PELAYANAN REFERENSI

DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli

Madya ( A.Md ) dalam bidang perpustakaan

Oleh:

Nama : F.NUGROHO BUDHI P

Nim : D1806015

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2009

  

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh Dosen pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji

Tugas Akhir Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Pada hari : Selasa

Tanggal : 9 juni 2009

Dosen Pembimbing

Dra. Sri Urip Haryati, M.Si NIP. 131283612

ii

  

PENGESAHAN

Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dan

diterima untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan profesi Ahli Madya

(A.Md.)

Hari : Selasa

Tanggal : 9 Juni 2009

Panitia Penguji Tugas Akhir :

Penguji I Drs.Harmawan,M.Lib (………………………………) NIP.131568195

Penguji II Dra.Sri Urip Haryati,M.Si (……………………………….) NIP.131283612

Mengetahui

Dekan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Drs.H.Supriyadi,SN.SU

NIP.130936616

iii

  

MOTTO

♣ Hidup itu bukan tanpa rasa sakit dan rasa sakit merupakan proses

untuk mencapai kesuksesan dalam hidup ( Viji )

♣ Berusaha menjadi yang terbaik lebih penting dari pada yang pertama

(Bill Gates)

♣ Sesuatu yang hebat tidak akan tercapai tanpa semangat yang besar (

Kenny Rodriguez )

♣ Lebih baik berusaha sampai mati dari pada menunggu mati tanpa

berusaha ( Lorenzo )

iv

  

PERSEMBAHAN

Laporan Tugas Akhir ini Di persembahkan untuk:

• Tuhan Yesus Kristus yang telah memberi berkatNya

• Mom you are the queen of my heart, Dad thanks untuk pelajaran hidup

menjadi seorang laki-laki

• Adikku theresia, thanks sis u’re the best

• Septania Gabriella Siagian, thanks dear you teach me so many things

no one compares you in this world

• Dimaz automatic, pito bla-bla blast, bim-bim rawk, Erwin moron,

perjuangan belum berakhir teman..

• Anak- anak Alone: ema, dodik, agung

• Anak- anak UMS Skateboarding

• My deck hello 7,5 thanks for theraphy

v

  

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis Panjatkan Kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan berkatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan

baik. Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli

Madya (A.Md.) Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mengambil judul “Pelayanan

Referensi di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta”. Penulis menyadari

bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan dan bimbingan yang

telah diberikan oleh berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si selaku Ketua Program Diploma

III Perpustakaan.

3. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak memberikan bimbingan kepada penulis dalam menyusun Tugas

Akhir ini.

4. Bapak Drs.Harmawan,M.Lib selaku Dosen penguji yang telah

bemberikan bimbingan dalam menyusun Tugas Akhir ini.

5. Bapak Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik

vi

  

yang telah banyak membantu dan membimbing dalam penulisan Tugas

Akhir ini.

6. Romo Prof. Dr. Frans Susilo, SJ. Selaku Kepala Perpustakaan Universitas

Sanata Dharma Yogyakarta yang telah memberi kesempatan kepada

penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

7. Segenap staf dan karyawan perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta

yang telah banyak membantu dan membimbing penulis dalam menyusun

tugas akhir ini.

8. Segenap Dosen Pengajar Program Diploma III Perpustakaan yang telah

membagi ilmunya kepada penulis.

Mengingat keterbatasan kemampuan dan pengetahuan, penulis menyadari

bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu segala kritik dan saran yang

diajukan guna penyempurnaan tugas akhir ini akan diterima dengan senang hati.

Akhir kata, penulis berharap semogga tugas akhir ini dapat bermanfaat vagi

semua pihak guna perkembangan Ilmu Pengetahuan di bidaang Perpustakaan.

Surakarta, 28 Mei 2009

Penulis

vii

  

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL…………………………………………………………………. i

HALAMAN PERSETUJUAN………………………………………………………. ii

HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………………….. iii

HALAMAN MOTTO………………………………………………………………… iv

HALAMAN PERSEMBAHAN……………………………………………………… v

KATA PENGANTAR………………………………………………………………… vi

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. viii

DAFTAR TABEL DAN BAGAN……………………………………………………. x

DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………………….. xi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang…………………………………………………………………. 1

B. Tujuan ………………………………………………………………………… 2

C. Pelaksanaan …………………………………………………………………. 3

D. Metode Pengumpulan Data ………………………………………………….. 3

E. Rumusan Masalah ……………………………………………………………. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Perpustakaan …………………………………………………….. 5

B. Referensi dan Layanan Referensi …………………………………………… 6

C. Fungsi Layanan Referensi …………………………………………………… 10

D. Pengertian Koleksi Referensi dan Jenis Koleksi Referensi …………………. 11

E. Pustakawan Referensi ……………………………………………………….. 14

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAN UNIVERSITAS SANATA

DHARMA YOGYAKARTA

A. Sejarah Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta …………….. 16

B. Ruang/Gedung Perpustakaan ……………………………………………….. 19

C. Koleksi ……………………………………………………………………… 20

D. Struktur Organisasi …………………………………………………………. 21

E. Sumber Daya Manusia ……………………………………………………… 25

viii

  

F. Sumber Dana/Anggaran ……………………………………………………... 26

G. Sarana dan Prasarana ………………………………………………………… 26

H. Layanan Pemakai …………………………………………………………….. 26

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

A. Analisa Masalah …………………………………………………………….. 31

B. Hambatan-hambatan ………………………………………………………… 36

C. Pemecahan Masalah …………………………………………………………. 37

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan …………………………………………………………………. 38

B. Saran ………………………………………………………………………… 40

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………… 41

LAMPIRAN ………………………………………………………………………. . 42

ix

  

DAFTAR TABEL DAN BAGAN

Bagan I : Alur Kerja Menjawab Pertanyaan Referensi

Bagan II : Struktur Organisasi Makro

Bagan III : Struktur Organisasi Mikro

Table 1.1 : Daftar Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Table 1.2 : Daftar Staf UPT Perpustakaan Sanata Dharma Berdasar Jenjang

pendidikan

x

  

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Surat Tugas Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 2 : Surat Keterangan Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 3 : Jadwal Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 4 : Catatan Kerja Harian

Lampiran 5 : Formulir Layanan Peminjaman Antar Kampus

Lampiran 6 : Formulir Aktivasi Anggota biasa perpustakaan

Lampiran 7 : Formulir serah terima koleksi dari pengembangan koleksi ke pengolahan

koleksi

Lampiran 8 : Rekapitulasi statistik buku dipinjam

Lampiran 9 : Rekapitulasi statistik buku kembali

Lampiran 10 : Label buku pusdok Verhaar, Referensi, Pustaka Ignasian

Lampiran 11 : Kartu Buku

Lampiran 12 : Contoh Koleksi Digital

xi

  

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini yang

begitu pesat, perpustakaan dituntut untuk lebih professional, karena perpustakaan,

terutama perpustakaan perguruaan tinggi merupakan unit pelaksana teknis yang

berfungsi memberikan layanan informasi kepada mahasiswa, dosen, dan karyawan

Universitas dalam menjalankan tugas – tugas Tri Dharma Perguruaan Tinggi yang

mencakup pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Keberadaan perpustakaan di perguruan tinggi tidak semata – mata hanya pemenuhan

yang diatur oleh pemerintah, tetapi karena sangat diperlukan oleh segenap aktifitas

akademika, tanpa adanya perpustakaan, maka proses belajar mengajar di perguruaan

tinggi tidak dapat berjalan dengan baik.

Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau

akomodasi fisik tempat penyimpan buku semata, akan tetapi secara sederhana

perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumberdaya manusia, “ruang

khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya.

(Abdullah,2003:3).

Untuk menilai dan mengetahui kualitas suatu perpustakaan, salah satu tolak

ukurnya adalah pelayanan kepada penggunanya, baik itu pelayanan secara umum,

pelayanan terhadap ketersediaan informasi, maupun pelayanan referensi. Pelayanan

1

  

referensi merupakan salah satu yang tidak kalah pentingnya dengan pelayanan lainnya

yang ada di perpustakaan.

Pelayanan referensi bertugas menyediakan bahan acuan dan informasi, terutama

untuk mendukung kegiatan pendidikan, pengajaran dan penelitian, sesuai dengan prinsip

pelayanan referensi yang bersifat universal, cepat, tepat, dan mudah. pelayanan referensi

yang diberikan tergantung pada berbagai faktor, seperti situasi lokal, tradisi lokal, jenis

pemakai, besar kecilnya perpustakaan, sumber pustaka yang tersedia serta pandangan

hidup pustakawan menyangkut organisasi dan administrasi perpustakaan.

Untuk menjadikan perpustakaan yang lebih berkualitas, maka sudah sewajarnya

jika bagian pelayanan referensi juga harus mengikuti kemajuan ilmu pengetahuan dan

teknologi, agar perpustakaan dapat dijadikan sebagai pusat sarana untuk mencari

informasi.

B. Tujuan

Tujuan dari penulisan tugas akhir tentang layanan referensi adalah untuk

mengetahui :

1. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme kerja serta kegiatan –

kegiatan di bagian referensi?

2. Untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi, serta bagaimana

mengatasi permasalahan yang ada di bagian pelayanan referensi?

2 

  

C. Pelaksanaan

Observasi ini dilaksanakan di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta pada :

Tanggal : 16 Februari 2009 s.d. 31 Maret 2009.

D. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah:

1. Observasi:

Metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung,

yaitu mengamati, melaksanakan, dan mencatat semua proses dan hal

penting dari kegiatan yang dilakukan oleh pustakawan dan pegawai

perpustakaan.

2. Dokumentasi:

Kegiatan mencari atau mengumpulkan data yang bersumber pada

dokumen tertulis, yang dimiliki oleh Perpustakaan Sanata Dharma

Yogyakarta.

3. Wawancara:

Mengadakan dialog langsung dengan pimpinan perpustakan atau staf

yang bekerja di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta.

4. Literatur:

Membaca buku – buku yang berkaitan dan berhubungan dengan

perpustakaan terutama tentang koleksi dan layanan referensi.

3 

  

E. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang akan dikemukakan

dalam laporan ini adalah:

1. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme kerja serta kegiatan –

kegiatan di bagian referensi?

2. Hambatan apa saja yang ada dalam pelaksanaan layanan referensi dan

bagimana cara mengatasi hambatan – hambatan yang ada di pelayanan

referensi?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 

  

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Perpustakaan

Istilah dan pengertian perpustakaan menurut berbagai sumber pendapat dari

berbagai tokoh:

1. Abdullah (2003: 3)

Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi

fisik tempat menyimpan buku semata, akan tetapi secara sederhana dapat di nyatakan

bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manusia,

“ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaan serta sebuah

sistem yang di dalamnya terdapat unsur tempat koleksi yang disusun berdasarkan

sistem tertentu dan pemakaiannya.

2. Muljani A. Nurhadi (1983: 3)

Perpustakaan merupakan unit kerja yang mengumpulkan, menyimpan, memelihara,

dan mengelola pemanfaatan koleksi untuk para penggunanya.

3. Lasa Hs (1990: 48)

Perpustakaan adalah pengumpulan bahan informasi yang terdiri dari bahan buku /

book materials dan bahan buku/ non book materials yang disusun dengan sistem

tertentu diperuntukkan bagi pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaatnya

atau pengertiannya, tidak untuk dimiliki sebagian maupun keseluruhan.

Dari berbagi pengertian “perpustakaan” seperti di atas, dapat disimpulkan bahwa:

5 

  

Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumberdaya manusia dan

kumpulan koleksi bahan buku dan bahan non buku yang disusun berdasarkan sistem

tertentu untuk diambil manfaatnya atau pengertiannya.

B. Referensi dan Layanan Referens

• Istilah “referensi” berasal dari bahasa inggris “to refer” yang berarti “menunjuk”,

yaitu menunjuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang

disampaikan oleh pemakai perpustakaan. Koleksi referensi dapat diartikan sebagi

bahan bacaan yang disusun dengan sistem tertentu untuk mendapatkan informasi

yang lebih khusus. Abdullah (2003: 225)

• Sedangkan untuk layanan referensi menurut American Library Association (ALA ),

“layanan referensi” merupakan sebagian layanan perpustakaan yang secara langsung

berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan

perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat non

ilmiah.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan 2 (dua) hal tentang layanan referensi,

yaitu:

1. Memberikan petunjuk kepada sumber informasi yang ada di perpustakaan yang

disusun dengan sistem tertentu.

2. Memberikan informasi langsung kepada pembaca, baik informasi yang ilmiah

maupun informasi yang bersifat non ilmiah.

6

  

1. Kegiatan layanan referensi menurut Mustafa dan Saleh (1994: 323) dapat dibagi

menjadi dua jenis kegiatan pokok, yaitu:

a. Kegiatan pokok pelayanan referensi

1) Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan, koleksi, maupun hal – hal lain yang mudah dan cepat memenuhinya, misalnya memberikan keterangan mengenai lokasi buku di rak, memberikan keterangan mengenai jenis catalog perpustakaan dan lokasi di perpustakaan.

2) Memberikan informasi yang bersifat spesifik atau khusus, untuk memenuhinya diperlukan referensi bahan pustaka yang ada atau konsultasi dengan petugas lainnya, misalnya menjawab pertanyaan yang bersifat fakta seperti: alamat seorang tokoh, arti suatu kata, jumlah penduduk suatu Negara atau sebagainya.

3) Memberikan bantuan penelusuran koleksi referensi yang diperlukan para pengguna dengan mengunakan catalog, bibliografi, komputer dan alat penelusur lain.

4) Memberikan bimbingan kepada para pengguna perpustakaan untuk mengenal berbagai jenis koleksi referensi untuk mencari informasi yang benar – benar dibutuhkan.

5) Membantu mengarahkan untuk menemukan pokok – pokok bahasan tertentu didalam buku yang sesuai dengan minat dan bidang studi pengguna perpustakaan.

b. Kegiatan penunjang layanan referensi

1) Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan perpustakaan atau jasa informasi lain dalam bidang bidang pemberian jasa pengguna informasi.

2) Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga mudah digunakan, dengan menata koleksi referensi (shelving) menurut klasifikasi yang digunakan oleh perpustakan secara teratur.

3) Mengorganisasi bahan kliping surat kabar 4) Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga sehingga mudah

digunakan. 5) Mencatat dan mengumpulkan data (statistik) kegiatan layanan referensi,

yaitu digunakan untuk keperluan laporan bagian layanan referensi dan bermanfaat untuk evaluasi sampai sejauh mana keberhasilan layanan referensi.

7

  

2. Jenis pertanyaan referensi

Menurut Mustafa dan Saleh (1994: 332), secara umum pertanyaan referensi

dapat dikelompokkan menjadi dua:

a. Pertanyaan dengan spesifikasi yang jelas, artinya jelas apa yang

diinginkan. Misalnya permintaan mengenai dokumen, buku, artikel, dan

sebagainya, dengan disertai data bibliografi, seperti pengarang, judul, atau

keduanya.

b. Pertanyaan tidak mempunyai spesifikasi yang jelas. Untuk menjawab

pertanyaan ini diperlukan wawancara terlebih dahulu agar informasi yang

diberikan oleh petugas referensi sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh

sipenanya. Contoh untuk pertanyaan ini adalah adalah “tolong carikan

tulisan mengenai hidroponik”, dalam hal ini petugas perlu mengetahui

apakah penanya tersebut membutuhkan informasi yang berasal dari

majalah, buku teks, atau petunjuk praktis saja. Juga perlu diketahui pula

tujuan apa penanya mencari informasi.

3. Prosedur menjawab pertanyaan referensi

Menurut buku “Pedoman Layanan Referensi dan Sirkulasi Perguruan Tinggi”

(1992: 45) untuk melaksanakan kegiatan menjawab pertanyaan referensi yang

diajukan oleh para pemakai atau pengunjung perpustakaan pada umumnya dapat

dilakukan dengan urutan kerja sebagai berikut:

8

  

Bagan I: Alur Kerja Menjawab Pertanyaan Referensi

Ya

Tidak

Tidak

Ya Ya

Tidak

Sumber Data: Pedoman Layanan Referensi dan Sirkulasi Perguruan Tinggi Th. 1992

   Mulai

    Pertanyaan

Identifikasi Kebutuhan Info (untuk keperluan apa)

Identifikasi Penanya (klasifikasi,spesialisasi,batas bidang studinya, bahasa yang dipergunakan dll)

Langsung dijawab

Catat pertanyaan

Catat pertanyaan

Analisis dan Klasifikasi pertanyaan

Kerjakan keseluruhan

Hubungi perpustakaan/jasa informasi lain

Ditemukan

Beritahukan kepada penanya dan beri saran

Selesai

Ditemukan

Rumuskan dan catat jawaban

Sampaikan jawaban

9

  

C. Fungsi Layanan Referensi

Menurut Abdullah (2003: 227) fungsi dari layanan referensi adalah:

1. Pengawasan

Petugas referensi dapat mengamati pengunjung, baik dalam kebutuhan

informasi yang diperlukan maupun latar belakang sosial dan tingkat

pendidikannya agar dapat menjawab pertanyaannya dengan tepat.

2. Informasi

Petugas referensi dapat memberikan informasi kepada pengunjung, yaitu

memberikan jawabn terhadap pertanyaan singkat maupun penelusuran informasi

yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai.

3. Bimbingan

Petugas referensi harus menyediakan waktu guna memberikan bimbingan

kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan bahan pustaka yang

dibutuhkan, misalnya melalui catalog perpustakaan, buku – buku referensi, serta

bahan pustaka lainnya.

4. Instruksi

Petuga referensi memperkenalkan kepada pemakai tentang bagaimana

menggunakan perpustakaan yang baik, dan ditujukan juga kepada usaha untuk

menggairahkan dan meningkatkan pengguna perpustakaan.

5. Bibliografis

Petugas referensi secara teratur menyusun daftar bacaan atau bibliografi

untuk keperluan penelitian atau mengenalkan bacaan yang baik dan menarik.

10

  

D. Pengertian koleksi Referensi dan Jenis koleksi Referensi

1. Pengertian koleksi referensi

Koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan atau di luar

perpustakaan yang terdiri dari berbagai bentuk dan dipergunakan sebgai bahan

untuk mendapatkan informasi tertentu. Koleksi tidak untuk dibaca secara

keseluruhan, tetap hanya dibaca pada bagian tertentu. Abdullah (2003: 229), ciri

koleksi referensi, antara lain:

a) Guna keperluan konsultasi

b) Tidak dibaca keseluruhan seperti buku biasa

c) Terdiri atas entri yang terpotong – potong

d) Tidak untuk dipinjamkan

e) Informasinya disusun berdasar abjad, judul, subyek, kronologis, dan

ada indeksnya.

2. Jenis koleksi referensi

Koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun macam isi

informasi (Sumardji, 1996: 28)

a. Menurut sifat informasi, koleksi referensi terdiri dari:

1) Koleksi referensi umum, yaitu koleksi referensi yang berisi atau

menyajikan informasi yang bersifat umum, ruang lingkupnya tidak

terbatas hanya mengeni subyek – subyek informasi tertentu, misalnya

terdapat pada buku almanak, seperti

• Almanak Indonesia.Jakarta:Biro Pusat Statistik,1982.

11

  

2) Koleksi referensi khusus, koleksi referensi yang berisi informasi khusus

mengenai subyek informasi atau pokok bahasan bidang pengetahuan

tertentu, seperti:

• Almanak Industri 1990.Jakarta:Departemen Perindustrian

RI,1990.

b. Menurut macam dan isi informasi, koleksi referensi terdiri atas:

1) Sumber Geografi

Sumber geografi merupakan sumber informasi yang berisi tentang

peta atau gambaran daerah di permukaan bumi.

2) Indeks dan Abstrak

Indeks merupakan daftar kata atau istilah yang biasanya terdapat

pada bagian akhir dari suatu buku tersusun secara alfabetis, yang

memberikan informasi mengenai halaman dimana terdapat masing –

masing kata atau istilah tersebut.

3) Bibliografi

Buku acuan yang berisi daftar buku atau bahan pustaka yang disusun

secara alfabetis. Bibliografi tidak memberikan uraian mengenai

subyeknya tetapi hanya menunjukkan bahan pustaka yang memuat

informasi subyek tersebut.

4) Sumber Biografi

Buku acuan yang berisi informasi mengenai nama, tanggal lahir,

kualifikasi, kedudukan, hobi, keluarga, alamat, hasil karya, dan

riwayat hidup orang terkenal yang disusun secara alfabetis.

12

  

5) Kamus

Buku acuan yang berisi daftar kata suatu bahasa atau daftar istilah

yang disusun secara sistematis, biasanya alfabetis, dengan keterangan

arti dan penggunaannya.

6) Ensiklopedi

Merupakan buku acuan yang menghimpun berbagai cabang ilmu

pengetahuan tertentu dalam artikel terpisah dan disusun secara

sistematis, fungsi ensiklopedi menjawab pertanyaan apa,bagaimana,

dimana, dan mengapa.

7) Direktori

Merupakan buku acuan yang berisi: daftar nama orang (pejabat,

lembaga, badan organisasi) dilengkapi dengan alamat, kegiatan,

kode, dan data lain yang disusun secara alfabetis atau urutan kode

nomor.

8) Buku Tahunan

Terbitan yang bersifat tahunan, isinya mengulas perkembangan atau

kejadian dalam setahun, merekam informasi terbaru,dan disajikan

dalam bentuk model statistik.

9) Buku pegangan/handbook/pedoman

Terbitan yang biasanya memuat keterangan tentang suatu bidang,

disajikan dalam bentuk yang padat dan praktis. Buku ini merupakan

sumber referensi singkat, isinya meliputi berbagai macam data,

13

  

sedangkan buku pedoman memuat petunjuk mengenai bagaimana

melakukan sesuatu, kemana dan apa yang harus dikerajakan.

10) Almanak

Penanggalan atau kalender dalam setahun. Buku ini berisi tentng

informasi mengenai daftar hari, minggu, bulan, peristiwa, dan hari

penting dalam setahun.

E. Pustakawan Referensi

1. Pengertian pustakawan

Pustakawan adalah seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan

dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas

lembaga induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi

yang dimilikinya melalui pendidikan (kode etik pustakawan Indonesia)

2. Syarat pustakawan referensi

Untuk dapat mendukung kinerja perpustakaan dalam pelayanan referensi

yang baik, pustakawan referensi harus mempunyai skill dan kemampuan yang

memadai. Beberapa syarat yang dimaksud menurut Sudjono Trimo (1997: 29)

a. Disamping pengetahuannya tentang library know how dan tentang buku –

buku sumber informasi, pustakawan harus memiliki:

b. Pengetahuan tentang the users.

c. Metode dan teknik penelusuran informasi, dan

14

  

d. Menguasasi ilmu pengetahuan yang menjadi bidang garapan para pemakai

jasa layanan perpustakaan. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

  

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

A. Sejarah

Sebelum mengenal lebih jauh tentang sejarah perpustakaan Sanata Dharma

maka terlebih dahulu disampaikan visi, misi, dan semboyan Perpustakaan Sanata

Dharma Yogyakarta.

1. Visi

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma adalah bagian yang tak terpisahkan

dari Universitas Sanata Dharma yang terpanggil untuk mencari, menemukan,

dan mengungkapkan kebenaran sejati, serta ikut ambil bagian dalam

pembinaan generasi muda dengan berlandaskan pada nilai – nilai kebangsaan

dan kebudayaan nasional, nilai – nilai kristiani, dan spiritualitas ignatian.

Oleh karena itu Perpustakaan Sanata Dharma sebagai suatu sistem penyedia

dan pengelola informasi berperan aktif dalam mendukung usaha seluruh

civitas academica Universitas Sanata Dharma untuk menggali kebenaran,

mengembangkan ilmu, membina generasi muda dengan dilandasi semangat

cinta kasih dan pengabdian pada sesama.

16

  

2. Misi

a. Menyediakan dan mengelola bahan – bahan informasi yang aktual,

lengkap, dan akurat, berupa bahan pustaka tercetak maupun elektronik,

untuk mendukung kegiatan Universitas Sanata Dharma dalam proses

belajar mengajar, penelitian dan pengembangan ilmu, serta pengabdian

kepada masyarakat.

b. Menyediakan jasa layanan berupa pemakaian dan pengadaan bahan –

bahan pustaka, serta penyediaan sarana prasarana yang diperlukan

untuk mendukung kegitan seluruh civitas academica Universitas

Sanata Dharma.

c. Menjaga dan melestarikan serta mengembangkan bahan – bahan

informasi yang merupakan kekayaan koleksi Perpustakan Sanata

Dharma.

d. Meningkatkan kualitas perpustakaan secara terus – menerus sebagai

suatu sistem penyedia dan pengelola informasi yang modern, serta

tanggap terhadap kemajuan ilmu dan teknologi.

e. Mengadakan kerjasama dengan perpustakaan dan penyedia informasi

lainnya untuk meningkatkan kualitas kinerja perpustakaan.

3. Semboyan

We Provide Information to Produce Knowledge.

Pada awalnya suatu Lembaga Pendidikan Sanata Dharma yang disebut

Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) Sanata Dharma yang berdiri tahun 1957.

17

  

Sehingga Perpustakaan diperkirakan berdiri tahun 1957-an, dengan nama Perpustakaan

Perguruan Tinggi Pendidikan Guru Sanata Dharma.

Seiring dengan perkembangan dan tuntutan jaman, pada tahun 1965, Lembaga

Pendidikan PTPG berubah menjadi Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP)

Sanata Dharma. Pada waktu itu perpustakaan menempati gedung dengan 2 lantai yang

terletak di timur asrama Realino.

Pada tahun 1993, tepatnya tanggal 20 April 1993, berdasarkan SK Mendikbud

No. 46/D/01/1993, Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) berubah menjadi

Universitas Sanata Dharma, sehingga secara otomatis perpustakaan juga ikut berubah

namanya menjadi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma. Untuk meningkatkan

layanan perpustakaan, maka tahun 1994 mulai membangun gedung baru di atas tanah

seluas 4.000 m2, yang terdiri atas 4 lantai yang berlokasi di kampus II Mrican Jl.

Gejayan.

Sebagai perhatian yang besar dari pemerintah yang di tengah proses

pembangunan gedung tersebut, pada tanggal 23 September 1994 Mendikbud, Prof. Dr.

Wardiman Djojonegoro, berkenan memberikan tandatangan pada prasasti yang berbunyi

“Perpustakaan ini dibangun untuk memajukan pendidikan, ilmu pengetahuan dan

teknologi ”

Pada tanggal 15 Maret 1995 Kardinal Pio Leghi, Prefek Konggresasi

Pendidikan Katolik didampingi Duta Besar Vatikan untuk Indonesia memberkati gedung

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, pada tanggal 27 Juni 1995 oleh Soetoyo,

Koordinator Kopertis Wilayah V, juga melakukan pemberkatan gedung Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma.

18

  

Dengan dibangunnya kampus III yang terletak di Paingan Jl. Maguwoharjo dan

berprinsip pada mendekatkan koleksi kepada pengguna, maka sejak tahun 1996 dibuka

unit Perpustakaan dengan koleksi sesuai dengan fakultas yang ada di kampus III Paingan

yang meliputi bidang-bidang eksakta seperti matematika, fisika, teknik, farmasi, dan

psikologi.

Semenjak berdirinya perpustakaan hingga sekarang, Perpustakaan Universitas

Sanata Dharma telah mengalami beberapa kali pergantian kepemimpinan, antara lain:

1. Romo Wilhelm J. van Der Mulen, SJ., MA. 1957 – 1979

2. Romo Dr. Frans Susilo, SJ. 1980 – 1981

3. Romo Dr. James J. Spillane, SJ. 1981 – 1988

4. Drs. B. Bastian Arief, MLS 1988 – 1990

5. Peter Dr. James J. Spillane, SJ 1990 – 1993

6. Drs. B. Bastian Arief, MLS. 1993 – 1997

7. Romo Dr. Frans Susilo, SJ. 1997 – Sekarang

B. Ruang / Gedung

Perpustakan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta berlokasi di Mrican,

Tromol Pos 29 Yogyakarta. Saat ini perpustakaan mempunyai empat lantai sebagai

tempat melakukan kegiatan sehari – hari.

a. Lantai dasar (Basement) digunakan untuk koleksi yan disirkulasikan, koleksi

khusus Pater Prof. Dr. P. J. Zoet Mulder, SJ., koleksi khusus pusat dokumentasi

Verhaar dan Artati serta ruang pemeliharaan bahan pustaka.

19

  

b. Lantai I digunakan untuk ruang kepala perpustakaan dan wakil kepala

perpustakaan, ruang seminar, loker, layanan sirkulasi, ruang administrasi, dan

ruang pengadaan bahan pustaka.

c. Lantai II terdapat ruangan layanan workstation, koleksi CD dan DVD, akses

internet, koleksi cadangan, koleksi referensi dan layanan foto kopi.

d. Lantai III digunakan untuk koleksi majalah terjilid, koleksi majalah lepas,

koleksi surat kabar dan terdapat juga ruang diskusi, serta koleksi ignatian.

C. Koleksi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, UPT

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dalam memenuhi kebutuhan penggunanya dari

tahun ke tahun koleksinya selalu berkembang, baik koleksi tercetak maupun terekam.

Adapun jenis koleksi yang ada di Perpustakaan Sanata Dharma adalah sebagai berikut:

1. Koleksi buku teks dibagi ke dalam 3 kelompok, yaitu:

a. Buku cadangan, yang terdiri dari bahan pustaka yang bukan foto kopi.

Koleksi ini tidak dipinjamkan, tapi hanya dibaca di tempat.

b. Buku teks umum, biasanya terdiri dari minimal 4 eksemplar (buku

tergantung banyaknya permintaan dari pengguna) buku ini dapat

dipinjam oleh anggota perpustakaan.

c. Buku referensi, terdiri dari almanak, bibliografi, ensiklopedi, handbook,

kamus, peraturan perundang-undangan, terbitan BPS, dan lain-lain.

2. Koleksi skripsi.

3. Koleksi peta.

20

  

4. Koleksi multi media, yang terdiri dari CD, DVD, Kaset, dan Disket.

5. Koleksi khusus Soedmulder, terdiri dari koleksi-koleksi sastra jawa kuno.

6. Koleksi Verhaar, terdiri dari koleksi bidang bahasa.

Jumlah koleksi UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma sampai dengan

bulan Oktober 2008 adalah sebagai berikut:

Tabel1.1

Daftar Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

No Jenis Koleksi Judul Eksemplar 1. Buku 97.803 191.6302. Majalah Lepas 261 1.8103. Majalah Terjilid 198 2.5644. Jurnal Lepas 560 4.0555. Jurnal Terjilid 455 1.1066. Surat Kabar 13 -- 7. Tabloid 8 --8. CD ROM 851 3.7989. Disket 117 15010. Kaset 29 8311. Pustaka Artati + 5.000 + 7.00012. Posdok Verhaar 5.964 8.00013. Skripsi - -14. Tesis - -15. Kaset DVD 280 381

Sumber UPT. Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, 2008

D. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas

kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi tersebut,

serta wewenang dan tanggungjawab setiap anggota organisasi yang melakukan tiap-

tiap tugas kerja tersebut. Adapun struktur organisasi dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :

21

  

1. Struktur Organisasi Makro

Struktur organisasi makro adalah penggambaran kedudukan Perpustakaan

sebagai unit kerja di dalam struktur organisasi Universitas Sanata Dharma.

Organisasi makro ini menggambarkan secara formal hal-hal yang berhubungan

dengan lembaga induknya.

Perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis yang secara bersama-sama

mempunyai kedudukan yang sama dengan unit yang lain dalam mencapai tujuan

lembaga induknya. UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma berada di

bawah tanggungjawab Rektor. Hal-hal yang berkaitan dengan akademik melalui

Pembantu Rektor I, dan yang berkaitan dengan keuangan di bawah Pembantu

Rektor II. Adapun struktur organisasi makro Perpustakaan adalah sebagai

berikut:

22

  

Bagan II

Struktur Organisasi Makro

YYyterer

Sumber UPT Sanata Dharma

Yayasan Sanata Dharma

Rektor Dewan Penyantun

Senat Universitas

Senat Mahasiswa Universitas

Dekan

PD I PD II

Senat Mahasiswa

fakultas 

Senat Fakultas

LPUSD

PP PP

PP PP

PPM

BAU BAPSBAA

UPT Perpustakaan

Jurusan

Sek. JurusanLaboratorium Kelompok Dosen

Mahasiswa

PR I PR II PR III

PD III

23

  

2. Struktur Organisasi Mikro

Struktur organisasi mikro adalah penggambaran dan penegasan tentang

kedudukan bidang, macam kegiatan kerja dan kewenangannya secara hirarkis dari sub-

unit kerja yang ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan.

Dalam struktur organisasi mikro Kepala Perpustakaan membawahi bagian

administrasi, pengembangan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka dan pelayanan

pengguna. Adapun struktur organisasi mikro perpustakaan sebagai berikut:

Bagan III

Struktur Organisasi Mikro

UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Sumber UPT Perpustakaan Sanata Dharma

KEPALA  

WAKIL KEPALA

ADMINISTRASI 

PENGEMBANGAN KOLEKSI

PEMELIHARAAN SARANA FISIK

PELAYANAN PENGGUNA

PENGOLAHANKOLEKSI

24

  

E. Sumber Daya Manusia Perpustakaan

Sumber daya manusia di perpustakaan merupakan salah satu faktor yang sangat

penting. Oleh sebab itu sumber daya manusia harus dikembangkan sesuai dengan

kebutuhan yang harus dipenuhi. Untuk menjawab tantangan dan perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi, pengembangan UPT Perpustakaan Universitas Sanata

Dharma dalam merekut pegawainya selalu melihat latarbelakang pendidikan di bidang

perpustakaan. Hal ini dapat dilihat bahwa, sebagian besar staf perpustakaan memiliki

pengetahuan dan pendidikan tentang perpustakaan.

UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma memiliki 32 staf yang terdiri

dari 21 tenaga tetap dan 11 tenaga kontrak yang masing-masing mempunyai tugas dan

tanggung jawab. Dari 32 staf perpustakaan sebagai berikut:

Tabel 1.2

Daftar Staf UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Berdasarkan Jenjang Pendidikan

No Jenjang Pendidikan Jumlah Keterangan 1. S3 Non Perpustakaan 1 Kepala Perpustakaan 2. S1 Perpustakaan + Pendk. Bhs.Indonesia 1 Tetap 3. S1 Perpustakaan 2 Tetap 4. S1 Pendk. Bhs. Inggris 1 Tetap 5. S1 Bhs. Indonesia + Kursus

Perpustakaan 1 Tetap

6. S1 Sastra Nusantara 1 Kontrak 7. D3 Perpustakaan 4 Tetap 8. D3 Teknik Penerbangan 1 Kontrak 9. D2 Perpustakaan 2 1 tetap, 1 kontrak 10. SLTA + Kursus Perpustakaan 6 5 tetap, 1 kontrak 11. SLTA + Kursus Komputer 1 Tetap 12. SLTA 10 3 tetap, 7 kontrak 13. Studi lanjut S1 UNPAD 1 Tetap

Jumlah 32

Sumber UPT. Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

25

  

F. Sumber Dana / Anggaran

Sumber dana yang diperoleh perpustakan Sanata Dharma diperoleh dari

Yayasan Sanata Dharma sendiri. Dana tersebut dialokasikan sebagai pembelian buku

khususnya untuk kemajuan perpustakaan Sanata Dharma. Maka dibuat anggaran setiap

tahunnya untuk dapat mengetahui apa saja dana tersebut, berapa banyak yang telah

digunakan. Semua itu masuk ke pembulatan yang akan dipertanggung jawabkan pada

rapat tahunan. Setiap pembelian perlengkapan perpustakan harus di buat daftar dan

diajukan ke kepala perpustakaan untuk persetujuaan, bukti dari transaksi pembelian

dikumpulkan dan dibuat pembukuannya baru dilaporkan dalam rapat tahunan.

G. Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua benda atau barang dan

inventaris yang menjadi milik perpustakaan dan digunakan untuk penyelenggaraan dan

pendukung kegiatan perpustakaan.

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma sejauh ini memiliki berbgai sarana

dan prasarana yang bertujuan untuk menunjang kegiatan terutama untuk para pengguna

jasa perpustakaan tersebut. Sarana dan prasarana yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai

perpustakan antara lain: almari, rak, meja, kursi, AC, computer, telepon, pengguna

automasi untuk penelusuran.

H. Fasilitas dan Layanan Perpustakaan

Fasilitas dan layanan yang diberikan UPT Perpustakaan Universitas Sanata

Dharma adalah:

26

  

1. Gedung Perpustakaan.

Dengan dibangunnya gedung baru di Mrican, maka mulai bulan Juni 1995

perpustakaan manempati gedung dengan 4 lantai. Gedung tersebut difungsikan

untuk:

a. Lantai Dasar (Basement) digunakan untuk ruang koleksi yang disirkulasikan,

koleksi khusus Pater Prof. Dr. P. J. Zoet Mulder, SJ., koleksi khusus pusat

dokumentasi Verhaar, dan pemeliharaan bahan pustaka.

b. Lantai I digunakan untuk ruang kepala, ruang seminar Maulana, tempat

penitipan tas, layanan sirkulasi, ruang pengolahan, ruang administrasi, dan

pengadaan bahan pustaka.

c. Lantai II digunakan untuk layanan workstation, koleksi CD dan DVD, akses

internet, buku tandon, referensi, dan layanan fotokopi.

d. Lantai III digunakan untuk layanan majalah, jurnal, skripsi, layanan fotokopi,

ruang seminar Driyarkara, dan ruang Amato yaitu ruang koleksi khusus

pariwisata yang dikelola oleh Pusat Pengembangan dan Penelitian Pariwisata.

Sementara Perpustakaan Kampus III, mulai bulan Januari 2003, menempati

gedung baru, yaitu lantai 2 dan 3. Gedung tersebut difungsikan sebagai berikut:

a. Lantai II digunakan untuk ruang kepala perpustakaan, ruang staf, ruang

koleksi umum, dan ruang layanan sirkulasi.

b. Lantai III digunakan untuk koleksi tandon, koleksi referensi, koleksi skripsi,

jurnal, workstation, dan layanan foto kopi.

2. Fasilitas Penelusuran

27

  

Untuk mempermudah penelusuran bahan pustaka, perpustakaan

menyediakan katalog elektronik di setiap lantai. Katalog ini berupa OPAC

(Online Public Acces Catalog) yang dapat diakses dengan komputer yang

tersambung ke Network yang ada di Universitas Sanata Dharma.

3. Layanan Sirkulasi

Kegiatan layanan ini meliputi peminjaman, pengembalian, perpanjangan,

dan pemberian sanksi bagi mereka yang terlambat mengembalikan pinjamannya,

serta mengurus surat bebas pinjaman. Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma dengan menerapkan komputerisasi. Untuk

memperlancar layanan ini, perpustakaan menggunakan software NCI Bookman.

Dengan software NCI Bookman ini diharapkan dapat melayani pengguna secara

cepat sehingga tidak terjadi antrian dalam hal meminjam bahan pustaka.

4. Layanan Ruang Baca

Layanan ruang baca di samping tersedia koleksi-koleksi yang hanya dibaca

di tempat dan foto kopi, agar nyaman dalam belajar, ruang baca yang luas dan

tenang dilengkapi dengan AC (Air Conditioner). Dengan berprinsip pada

mendekatkan koleksi pada pengguna, maka setiap ruang baca selalu disediakan

koleksi.

5. Layanan Workstation

Pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan komputer yang ada di ruang

workstation, baik di Perpustakaan Mrican maupun Paingan. Di ruang workstation

ini pengguna dapat bekerja untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dan akses

internet.

28

  

6. Layanan Foto kopi

Untuk memenuhi kebutuhan pengguna, khususnya koleksi cadangan yang

tidak bisa dipinjam, perpustakaan menyediakan fasilitas layanan foto kopi.

Layanan ini diharapkan dapat membantu pengguna untuk memperoleh informasi

yang diperlukan dengan cara memfoto kopi buku yang dikehendaki sesuai

dengan peraturan yang berlaku.

7. Keanggotaan

UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dalam melayani

penggunanya dikelompokkan menjadi dua jenis keanggotaannya, yaitu:

a) Anggota yang dapat melakukan peminjaman bahan pustaka.

Yang dimaksud anggota di sini adalah civitas akademika dan staf

administrasi Universitas Sanata Dharma. Untuk dapat melakukan

peminjaman bahan pustaka setiap anggota harus memenuhi persyaratan yang

harus dipenuhi terlebih dahulu sesuai dengan peraturan yang berlaku.

b) Anggota baca

Yang termasuk dalam keanggotaan ini terdiri dari Alumni Universitas

Sanata Dharma, mahasiswa pasca sarjana, peneliti, dan mahasiswa di luar

Universitas Sanata Dharma. Jenis keanggotaan ini anggota tidak dapat

melakukan peminjaman bahan pustaka.

8. Jam Pelayanan

Pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan buka dari hari

Senin – Sabtu, dengan rincian waktu sebagai berikut:

29

  

a. Pelayanan Perpustakaan

Senin – Jumat Jam : 07.00 WIB – 20.30 WIB

Sabtu Jam : 07.00 WIB – 11.45 WIB

9. Penjilidan

Sesuai dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi yaitu, mengumpulkan,

mengolah, menyebarkan, dan melestarikan bahan pustaka, maka UPT

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma melaksanakan pemeliharaan bahan

pustaka yaitu dengan menjilid buku-buku yang rusak.

10. Penerbitan Media Informasi Perpustakaan

Dalam rangka pengembangan sumber daya manusia di bidang penulisan

yang berkaitan dengan perpustakaan dan sebagai media informasi, maka sejak

tahun 2000 UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma menyediakan media

informasi yang diberi nama “ Info PERSADHA ” yang terbit 2 (dua) kali dalam

setahun. Dengan adanya media ini staf perpustakaan dituntut untuk aktif dalam

menuangkan gagasan dan pikiran yang berkaitan dengan bidang perpustakaan.

  

 

 

 

 

 

 

 

30

  

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

Pelayanan referensi di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta merupan salah

satu kegiatan pokok pelayanan yang tidak kalah pentingnya dengan pelayanan lain yang

ada di perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta. Pelayanan referensi khusus

menyediakan dan menyajikan koleksi referensi kepada para pengguna perpustakaan

dengan tujuan untuk mengarahkan pengguna untuk menemukan dan menggunakan

setiap koleksi referensi dengan cepat dan tepat.

A. Analisa Masalah

Hasil pengkajian terhadap pelaksanaan pelayanan referensi di perpustakaan

Universitas Sanata Dharma dapat diuraikan bahwa, pelayanan referensi berkaitan erat

dengan:

1. Sarana dan prasarana

1) Ruangan

Layanan Referensi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

menempati lantai 2 gedung perpustakaan. Guna mendukung

penyelenggaraan kegiatan layanan referensi, ruangan dilengkapi dengan

AC, 2 (dua) unit computer untuk penelusuran koleksi bahan pustaka,

sirkulasi udara serta pencahayaan yang baik.

2) Perabotan dan Perlengkapan

31

  

Perlengkapan yang tersedia guna mendukung kelancaran pelayanan

referensi, antara lain: meja baca, kursi, rak buku, almari, globe, komputer,

mesin foto copy, jam dinding.

3) Hari dan Jam Buka Pelayanan

Pelayanan referensi di buka setiap hari senin – sabtu dengan kekentuan

waktu sebagai berikut:

Senin – Jumat : Pukul 07.00 wib – 20.30 wib.

Sabtu : Pukul 07.00 wib – 11.45 wib.

4) Sumber Daya Manusia

Pelayanan referensi di perpustakaan Universitas Sanata Dharma berdiri

sendiri dan tidak ada staf yang menangani. Hanya terdapat 4 (empat)

pegawai yang hanya menangani pelayanan foto copy, dan print.

5) Jenis Koleksi referensi

Jenis koleksi referensi yang berada di Perpustakaan Universitas Sanata

Dharma memakai kode Rf, contoh koleksi referensi sebagai berikut:

1) Kamus

• Based on the American heritage dictionary, Kaethe Ellis, Boston:

Houghton Mifflin, 1976

• Kamus Jerman Indonesia, Soemantri, Jakarta: Mutiara,1980

2) Ensiklopedi

• Encyclopedia of Packaging Technolgy, Aaron L. Brandy, New

York: Jhon Wiley and Sons Inc, 1997

32

  

• Encyclopedia Dictionary of Selling, Garofalo Gene, New jersey:

Pretice Hall, 1994

3) Hand book

• Leksikon Manajemen Srategi, Hayden Catherine , Jakarta: PT

Elex Media Computindo, 1986

• Tools for executives, Tyran Michael R, Jakarta: PT Elex Media

Computindo, 1994

4) Bibliografi

• Batavia – Jakarta 1600- 2000, Ewald Ebing, Leiden: KITL Press,

2000

• National Bibliographical Service, Latsen Knud, Paris: UNESCO,

1953

5) Badan Pusat Statistik

• Statistik Indonesia 1993, Jakarta: Biro Pusat Statistik, 1993

• Statistik Keuangan Pemda Provinsi 2003-2006, Biro Pusat

Statistik, Jakarta: CV Angkasa, 2006

6) Perundang – undangan

• UU RI No 15 Tahun 2006 Tentang Badan pemeriksaan Keuangan,

Jakarta: Eko Jaya, 2006

• UU RI No 31 Tahun 2002 Tentang Partai Politik, Jakarta: Cipta

Jaya, 2003

33

  

7) Almanak

• Family Almanac, Morrisharth, New York: N.Y, 1972

• The 1989 Information please Almanac, Information Please, 1989

8) Direktori

• Directory of the RI Government, Pemerintah RI, Jakarta: PT Mitra

Info, 2000

• Golkar Parpol dan Organisasi Kemasyarakatan (Ormas), Republik

Indonesia, 1994

9) Atlas

• Atlas Advanced, Collins Logmans, University of Edinburgh: The

New York Times, 1964

• The times Atlas of the World, Random House: Badan penerbit

ALDA

10) Buku Tahunan

• Bank Indonesia Laporan Tahunan Pembukuan 1974/1975,

Jakarta:1975

2. Kegiatan Layanan Referensi

Kegiatan layanan referensi di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta adalah system pelayanan terbuka (open access). Di mana

pengguna dapat memilih atau mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan.

Dalam prakteknya biasanya pengguna menggunakan OPAC (online public

access catalog) untuk mempermudah pencarian koleksi referensi yang dapat

diakses melalui computer yang telah di sediakan.

34

  

a. Kegiatan Layanan referensi

1) Layanan informasi

Layanan referensi Perpustakaan Sanata Dharma

Yogyakarta memberikan layanan informasi berupa koleksi

referensi, karena tidak adanya staf yang menangani bagian koleksi

referensi, pengguna dituntut untuk mandiri dan dewasa sehingga

Perpustakaan Sanata Dharma mempercayakan semua penggunaan

koleksi referensi dapat dicari sendiri oleh pengguna yang

membutuhkan. Dalam hal ini Perpustakaan Sanata Dharma hanya

akan memberikan jalan keluar jika memang apa yang di cari

pengguna di koleksi referensi tidak diketemukan, maka pihak

perpustakaan melalui bagian sirkulasi akan membantu dan

menjawab apa yang dilontarkan pengguna.

2) Layanan bimbingan

Bimbingan kepada pengguna sangat diperlukan, karena

tidak semua pengguna perpustakaan mengetahui dan dapat

menggunakan koleksi referensi secara cepat dan tepat. Hal ini

mengingat bahwa di Perpustakaan Sanata Dharma tidak adanya

staf referensi maka pihak perpustakaan biasanya mengadakan

pendidikan pengguna perpustakan dilaksanakan pada waktu

orientasi mahasiswa baru, mereka diberikan bimbingan tentang

layanan, cara penggunaan koleksi perpustakaan serta penggunaan

fasilitas perpustakan.

35

  

3) Layanan ruang baca dan fotocopy

Layanan ruang baca disediakan untuk anggota

perpustakaan yang membutuhkan bahan – bahan pustaka yang

tidak boleh dipinjam atau di bawa pulang. Ruang baca ini

digunakan oleh pengguna perpustakaan atau anggota baca untuk

mempelajari informasi yang dibutuhkan. Perpustakaan juga

menyediakan foto copy untuk koleksi referensi ataupun koleksi

bacaan atau cadangan.

4) Kegiatan rutin

Dalam hal ini mengingat tidak adanya staf khusus referensi

maka pengembalian buku referensi ataupun buku bacaan dan

cadangan yang bersifat tidak boleh dipinjam tetapi hanya bisa

dibaca ditempat dalam pengembalian buku ke rak (shelving) di

bantu oleh tenaga part time dari mahasiswa.

B. Hambatan – hambatan

Dari hasil pengamatan yang telah dilaksanakan di Perpustakaan Universitas

Sanata Dharma Yogyakarta, dapat disampaikan bahwa, dalam penyelenggaraannya

Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta juga menjumpai berbagai hambatan sehingga

pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan perlu adanya peningkatan.

Hambatan – hambatan yang dimaksud adalah:

1. Ruang layanan referensi yang masih menjadi satu dengan ruang baca terkesan

kurang tenang bagi pengguna lainnya.

36

  

2. Tidak bisa mengetahui jika ada koleksi referensi yang rusak, dikarenakan

tidak adanya petugas khusus bagian referensi

3. Tidak adanya bagian petugas khusus bagian referensi yang menangani koleksi

referensi karena dinilai kurang efektif.

C. Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisa temuan masalah di atas, untuk meningkatkan layanan

referensi perlu beberapa hal yang harus menjadi perhatian.

a. Perlu adanya penataan ruangan sendiri untuk bagian koleksi referensi

agar pengguna referensi tidak terganggu dengan aktivitas lain.

b. Pihak perpustakaan Sanata Dharma mengadakan cek list buku rutin

setiap 3 minggu

c. Dalam hal ini pihak perpustakaan akan mengadakan bimbingan dan

melalui bimbingan yang diadakan Perpustakaan Universitas Sanata

Dharma melalui beberapa tahap bimbingan yang diakhiri dengan tes,

maka pihak perpustakaan menganggap bahwa mahasiswa sudah

dewasa dan mampu untuk menggunakan koleksi referensi yang

tersedia.

 

 

 

 

37

  

BAB V

PENUTUP

Sebagai penutup Tugas Akhir ini, dapat disampaikan beberapa kesimpulan dan

saran yang dapat digunakan sebagai koreksi guna meningkatkan mutu dan kualitas

perpustakaan pada umumnya dan di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta pada

khususnya.

A. Kesimpulan

1. Lokasi Perpustakaan Sanata Dharma berada di Mrican, Teromol Pos 29,

Yogyakarta 55002

2. Koleksi referensi di perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta meliputi:

direktori, atlas, almanak, bibliografi, handbook, ensiklopedi, kamus,

perundang – undangan, terbitan Badan Pusat Statistik, buku tahunan.

Koleksi referensi boleh di fotokopi atau dibaca di tempat.

3. Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta menggunakan software NCI

bookman untuk penelusuran bahan pustaka guna memuaskan pengguna dan

memudahkan pekerjaan oleh petugas.

4. Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta tidak memiliki staf layanan

referensi.

5. Sistem pelayanan referensi memakai layanan terbuka (open access) dimana

pengunjung perpustakaan dapat memilih dan mencari sendiri koleksi yang

diperlukan di rak koleksi.

38

  

6. Adanya layanan bimbingan untuk pengguna perpustakaan agar pengguna

bisa memanfatkan dan menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan

dengan benar dan tepat.

7. Kartu katalog tidak dipakai lagi dan saat ini menggunakan kartu buku.

8. Koleksi referensi berada di lantai dua dengan koleksi cadangan dan

pelayanan workstation, dan layanan foto kopi

9. Kegiatan rutin Perpustakaan Sanata Dharma antara lain: bintang

perpustakaan, valentine day, lomba menulis puisi, resensi buku, mading,

nonton bareng, dialog perpustakaan.

10. Disetiap ruangan selalu terjaga kebersihannya serta bahan pustaka terawatt

dengan baik.

39

  

B. Saran

Kegiatan Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta secara garis besar sudah

cukup bagus, namun masih ada hal yang perlu ditingkatkan, yaitu:

1. Perlu adanya bagian khusus referensi yang menangani koleksi referensi

sehingga pengguna yang kesulitan tidak perlu bertanya ke bagian lain.

2. Peningkatan promosi koleksi referensi baru dengan meletakkan koleksi baru

tersebut pada almari display di lokasi yang srtategis agar terlihat oleh

pengunjung atau pengguna perpustakaan.

3. Meningkatkan bimbingan pengguna perpustakaan agar pengguna bisa

memanfaatkan dan menggunakan layanan perpustakaan dengan baik dan tepat

guna.

40

  

DAFTAR PUSTAKA

Abdullah, Amin. Dasar – dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Yogyakarta: IAIN

Sunan Kalijaga, 2003.

Lasa, Hs. Kamus Istilah Perpustakaan, Yogyakarta: Kanisius, 1990.

Mustafa, badollahi. Bahan Rujukan Umum, Jakarta: Universitas Terbuka, 1994.

Nurhadi, A Muljani. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangan di Indonesia,

Yogyakarta: Andi Offset, 1983

Sumardji, P. Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Yogyakarta: Kanisius, 1996.

Trimo, Sudjono. Reference Work dan Bibliography, Jakarta: Bumi Aksara, 1997.

 

41