Pelatihan Auditor Internal ISO 9001 :2015 - mistertrainer.commistertrainer.com/AUDIT INTERNAL...
Transcript of Pelatihan Auditor Internal ISO 9001 :2015 - mistertrainer.commistertrainer.com/AUDIT INTERNAL...
Pelatihan
Auditor Internal ISO 9001 :2015
PT ELASTIS REKA AKTIF
SISTEM MANAJEMEN MUTU
5 – 6 December 2016
2
TUJUAN PELATIHAN
• Memberikan Pemahaman tentang latar belakang audit
internal Sistem Manajemen ISO 19001:2011
• Memberikan wawasan kepada peserta tentang
persiapan audit , pelaksanaan audit serta evaluasi hasil
audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2015
• Memberikan wawasan kepada peserta bagaimana
melakukan analisa proses dan pengembangan checklist
audit
• Memberikan kemampuan peserta dalam menjalankan
Audit Internal
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Agenda Pelatihan
Session 1 : Pengantar Audit Mutu Internal
Session 2 : Perencanaan Audit
Session 3 : Pengembangan Checklist
Session 4 : Pelaksanaan Audit
Session 5 : Kesalahan Utama Dalam audit
Session 6 : Pelaporan Audit
Session 7 : Tindak Lanjut Audit
Session 8 : Efektifitas Audit
Latar Belakang Maksud dan Tujuan
Latar Belakang
Organisasi yang berbasis
pada sistem selalu mengacu kepada konsistensi pada sistem tersebut. Untuk itu diperlukan keterbukaan oleh seluruh komponen organisasi dalam menjalankan audit internal yang merupakan salah satu media check and balance yang diperlukan dalam organisasi moderen.
Maksud dan Tujuan Memberikan pemahaman
kepada peserta agar dapat mempersiapkan kemampuannya didalam merencanakan,memprsiapkan, dan melaksanakan audit internal berbasis kepada prinsip PDCA dalam sistem manajemen mutu pada Perusahaan pada akhirnya dapat memberikan nilai tambah dalam memajukan organisasi Perusahaan melalui kegiatan internal audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
DEPARTMENT
UNIT PERUSAHAAN NASIONAL INTERNASIONAL
1. Menjalankan
tugas tugas Unit
2. Mencapai target
dan Sasaran
1. Menanjalankan
tugas dan
mencapai KPI
DPT
1. Menjalankan
kebijakan PER
2. Mencapai target
kinerja
perusahaan
3. Memastikan
sistem berjalan
secara
kesinambungan
1. Memastikan
kebijakan group
di jalankan
2. Memastikan
kontribusi bagi
pencapaian
target group
perusahaan
3. Menjadi anggota
group perusahaan
yang kredible
Harmonisasi Internasional
Menuju Pola Pikir Kesisteman dengan PDCA
ISO 9001 1 9 8 7
ISO 9001 1 9 9 4
ISO 9001 2 0 0 0
Perubahan tidak signifikan
Perubahan Signifikan
ISO 9001 2 0 0 8
Perubahan tdk Signifikan
Perubahan tdk Signifikan
Penegasan dan Klarifikasi
PERKEMBANGAN ISO 9000
1984 Terbit
Revisi 1 Revisi 2 Revisi 3 Revisi 4
PROCESS APPROACH
ISO 9001 2 0 1 5
Revisi 5
2015 31 tahun
Perubahan Signifikan
STRUKTUR SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO
9001:2015
Session 1 :
PENGANTAR
AUDIT MUTU INTERNAL
Materi Pembahasan :
Dasar dan Persyaratan Audit
Definisi Audit
Maksud dan Tujuan Audit Mutu Internal
Prinsip-prinsip Audit
Jenis-jenis Audit
Istilah-Istilah Audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Dasar Audit
Tuntutan Pelanggan / Pasar
Peraturan / Undang-undang
Kebutuhan Organisasi
Mengapa harus ada
Audit Sistem ???
10
Sasaran Organisasi
• Setiap Organisasi memiliki rencana
target/sasaran yang ingin dicapai.
• Sasaran Organisasi dapat berubah
sesuai situasi dan kondisi yang terjadi
pada organisasi tersebut.
• Sasaran Organisasi dapat didasari oleh
adanya :
•Tujuan Organisasi
•Visi & Misi
•Nilai-nilai
•Proses + Goal
• Struktur + Rencana Kerja &
Anggaran
EXCELLENCE
SISTEM MANAJEMEN = TOOLS - ARAH DAN TUJUAN ORGANISASI
(1) Reaksi terhadap Masalah
Tujuan Stategis dan Operasional
(2) Awal Pendekatan Sistematis
(3) Pendekatan Terarah (4) Pendekatan Terintegrasi
Tujuan Stategis dan Operasional
Tujuan Stategis dan Operasional
Tujuan Stategis dan Operasional
12
Pencapaian Sasaran
Pencapaian sasaran organisasi harus dilakukan dengan
melalui penggunaan suatu Sistem Manajemen yang didukung
dengan adanya sumber daya yang sesuai.
SISTEM MANAJEMEN
MONEY (Pendanaan)
MACHINE (Peralatan)
MAN (Pimpinan & Karyawan)
MATERIAL (bahan bahan )
METHODE (Perkuliahan)
Sasaran Organisasi
5 M
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Maksud dan Tujuan Audit Sistem
Memenuhi Persyaratan :
Pelanggan / Pasar
Peraturan / Undang-undang
Sistem Manajemen Organisasi ------
Kebutuhan Organisasi Sebagai Alat Manajemen untuk pengawasan dan peningkatan
kinerja
Menemukan dan mencegah potensi masalah yang akan timbul
Memperbaiki dan menyelesaikan masalah yang terjadi
Meningkatkan kualitas proses maupun sumber daya
Mengukur efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu
Meningkatkan komunikasi antar departemen/fungsi
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Referensi ISO 9001:2015
Suatu program audit harus direncanakan, dengan
mempertimbangkan status dan kepentingan dari proses dan bagian
yang akan diaudit serta hasil audit sebelumnya.
Kriteria, lingkup frekuensi dan metode audit harus didefinisikan.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan
objektifitas dan keadilan dari proses audit.
Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan
pelaksanaan audit, dan untuk melaporkan hasilnya dan
pemeliharaan catatan harus didefinisikan dalam suatu prosedur
terdokumentasi.
Manajemen bagian yang diaudit harus memastikan tindakan
(koreksi) yang diambil tidak terlambat untuk menghilangkan
ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya.
Tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan
pelaporan hasil verifikasi.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Definisi Audit
Proses yang sistematis,
independen dan terdokumentasi
untuk mendapatkan bukti dan
mengevaluasinya secara objektif
untuk menentukan apakah
kebijakan, prosedur ataupun
persyaratan telah dipenuhi.
Menurut ISO 9001:2015 :
3D
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Prinsip-Prinsip Audit
Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Pelaku (Auditor) :
Nilai-nilai Etika
- Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan dan kebijaksanaan.
Penjelasan/pemaparan Yang Benar
- Kejujuran dan ketepatan pada laporan, temuan dan
kesimpulan.
Kehati-hatian Yang Professional
- Keahlian dan penilaian dalam melakukan audit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Prinsip-Prinsip Audit
Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Metodologi (Bebas & Sistematis) :
Kebebasan/Independen
- Dasar untuk kenetralan audit dan objektifitas dari kesimpulan audit.
Pembuktian berdasarkan Pendekatan
- Kepercayaan dan pengembangan kesimpulan audit dalam suatu proses audit yang sistematis.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Jenis-jenis Audit Sistem
Audit Internal (Pihak Pertama) :
Audit atas Sistem Manajemen Mutu Organisasi yang
dilakukan oleh personal dari organisasi itu sendiri.
Audit Eksternal (Pihak Kedua) :
Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh
pihak dari luar organisasi seperti pelanggan, supplier,
konsultan, sister-company dll, selain Badan Sertifikasi.
Audit Eksternal (Pihak Ketiga) :
Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh
pihak Badan Sertifikasi.
ISO 9001:2015
Jenis-jenis Audit Sistem
Jenis-jenis Audit Sistem
Jenis-jenis Audit Sistem
CUSTOMER
CERTIFICATION
BODY
ACCREDITATION
BODY
Organisation
1st party 2nd party
3rd party
4th Party
Jenis-jenis Audit Sistem
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Audit Internal vs Eksternal
Item/Kegiatan INTERNAL EKSTERNAL
Memberikan - Diharapkan/ - Tidak pernah/
Pendapat Disarankan jarang
Pertemuan - Tambahan/ - Disyaratkan /
Pembukaan & Tidak Wajib Harus dilakukan
Penutupan
Gaya Audit - Informal - Resmi/Formal
Reaksi Auditee - Mengabaikan - Ditanggapi
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Jenis-jenis Audit Sistem – (Fungsi)
Audit Pemenuhan (Compliance)
Audit yang dilakukan untuk memeriksa pemenuhan sistem manajemen
terhadap persyaratan standar dan persyaratan lainnya yang harus
diikutinya
Audit Tindak Lanjut (Follow Up):
Audit yang dilakukan untuk memeriksa pelaksanaan tindakan koreksi
terhadap hasil temuan dari audit pemenuhan yang dilakukan.
Audit Pengamatan (Surveilance Audit) :
Audit yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi secara periodik untuk
memeriksa konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu setelah
mendapatkan sertifikat.
Audit Kecukupan (Adequacy Audit) :
Audit yang dilakukan untuk memeriksa kesiapan dan pemenuhan
DPerusahaanumentasi Sistem Manajemen Mutu terhadap persyaratan yang
ditentukan.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Auditor
Auditor adalah seseorang yang memiliki
kompetensi untuk melakukan kegiatan
Audit atas suatu Sistem Manajemen Mutu
Kompetensi yang harus dimiliki :
Karakter/sifat pribadi
Kualifikasi
• Pengetahuan
• Pendidikan
• Pengalaman
• Keahlian
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Karakter Auditor
Memiliki etika.
contoh: adil, jujur, tulus, sabar dan jelas.
Berwawasan luas.
contoh: berkeinginan untuk memikirkan ide atau pandangan alternatif lainnya.
Diplomatis.
contoh: bijaksana dalam berinteraksi dengan orang lain.
Perhatian.
contoh: secara aktif berhati-hati dengan keadaan dan kegiatan sekitar.
Pengertian.
contoh: secara naluri menyadari dan bisa mengerti keadaan.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Karakter Auditor
Serba bisa.
contoh: mudah menyesuaikan dengan perbedaan keadaan.
Gigih.
contoh: teguh, memusatkan perhatian pada pencapaian sasaran.
Tegas.
contoh: pencapaian secara tepat waktu dalam penyimpulan berdasarkan pada alasan logika dan analisis.
Percaya Diri.
contoh: bertindak dan berfungsi secara bebas ketika berinteraksi secara efektif dengan orang lain.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Kualifikasi Auditor
Pendidikan
Memiliki latar belakang sesuai persyaratan organisasi
Pelatihan
Mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal
Pengalaman
Organisasi dapat menetapkan perlu atau tidaknya pengalaman seorang untuk menjadi auditor.
Pengetahuan dan Keahlian
Memiliki pengetahuan dan keahlian khusus
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Umum Teknik, Prinsip dan Prosedur Audit
Sistem Manajemen serta dokumentasinya
Organisasi
Persyaratan, Regulasi dan Aturan/hukum
Khusus Teknik dan metode yang berkaitan dengan mutu
Pemahaman proses dan produk
Pengetahuan Dan Keahlian Auditor
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Lead Auditor
Lead Auditor adalah seorang Auditor
yang mempunyai kualifikasi dan
kewenangan untuk mengatur suatu
kelompok Auditor dalam melakukan
Audit dari suatu Sistem Mutu.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Kompetensi Lead Auditor
Melakukan perencanaan audit dan penggunaan
sumber daya yang efektif
Mewakili tim auditor dalam berkomunikasi dengan
pihak pelanggan dan auditee
Mengorganisasi dan mengarahkan anggota tim audit
Memberikan arahan dan panduan kepada ‘Auditors-
in-training’
Memimpin tim audit dalam membuat kesimpulan
Mencegah dan memyelesaikan konflik
Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Evaluasi Auditor
Evaluasi Auditor dan Ketua Tim Audit (Lead Auditor) harus direncanakan, dilaksanakan dan dicatat sesuai dengan prosedur audit untuk memberikan hasil yang objektif, konsisten, adil dan terpercaya.
Proses evaluasi harus mengenali pelatihan dan penambahan keahlian lainnya
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Independensi Auditor
Seorang Auditor harus bersifat
independen atau bebas dimana
tidak terpengaruh oleh pihak lain
dalam area yang akan diauditnya
baik secara langsung maupun
tidak langsung dalam kapasitas
pribadi maupun profesional.
Auditor tidak boleh mengaudit
bagian atau pekerjaannya
Saya boleh Audit
ya Mas Bro,
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Auditee
Auditee adalah Pihak atau fungsi yang akan diaudit terhadap sistem mutu yang dijalankannya.
Auditee dapat merupakan suatu bagian ataupun personal yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem mutu yang ditetapkan
Auditee bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan dan keterangan kepada pihak Auditor selama proses audit berlangsung
Session 2 :
PERENCANAAN AUDIT
Materi Pembahasan :
Tujuan & Lingkup
Penjadwalan
Pemilihan Auditor
Pemberitahuan Audit
Pengaturan Khusus
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Tujuan Audit
Pada setiap pelaksanaan Audit sebaiknya ditetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai untuk memastikan kelancaran proses audit dan arah pelaksanaan kegiatan audit yang dijalankan.
Hasil audit terdahulu, baik eksternal maupun internal dapat dan sebaiknya digunakan sebagai referensi dalam menetapkan tujuan/sasaran audit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Lingkup Audit
Untuk melaksanakan Audit harus ditetapkan cakupan/lingkup yang akan diaudit.
Cakupan / Lingkup audit dapat berupa : Produk/Layanan
Proses Area
Fungsi
Bisnis Proses
Definisi Business Process:
“Suatu gambaran menyeluruh dari proses atau fungsi
utama dan relevansinya yang dapat menggambarkan
suatu organisasi menjalankan bisnisnya”
Bisnis Proses
Pengelompokan Proses dalam penyusunan Bisnis
Proses:
1. Main Process (Core Process)
2. Planning Process
3. Support Process
4. Review , Improvement & Documentation Process
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Penjadwalan Audit
Penjadwalan Audit dilakukan dalam
beberapa tahapan yaitu :
Menyiapkan Jadwal audit
Menentukan Frekwensi audit
Menentukan Waktu audit
Penjadwalan Audit disusun oleh
Koordinator Program Audit atau Wakil
Manajemen Mutu.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Jadwal Audit
Jadwal audit harus menunjukkan : Area/Proses yang akan diaudit
Waktu Pelaksanaan (hari, tanggal, jam)
Auditor
Status pelaksanaan
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Frekwensi Audit
Pada umumnya disesuaikan dengan tujuan dan sasaran audit ataupun persyaratan yang harus diikuti.
Tetapi dapat pula dipengaruhi oleh : Keinginan Manajemen
Tersedianya auditor
Perpindahan Proses
Masalah Dalam Proses
Hasil Audit Terdahulu.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Waktu Audit
Setelah mendapatkan Sertifikat ISO 9000, organisasi disarankan melakukan audit mutu internal sebanyak 2 kali dalam satu tahun yang dilakukan sebelum pelaksanaan Surveilance Audit oleh Badan Sertifikasi.
Setiap bagian/proses telah dilakukan audit minimal satu kali dalam satu tahun.
Lama waktu pelaksanaan audit tiap proses/area berkisar antara 1 – 2 jam tergantung besar cakupan/lingkup proses/area yang akan diaudit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemilihan Auditor
Tim Auditor untuk tiap proses/area terdiri atas 1 – 2 orang.
Auditor dipilih dengan dasar :
Telah mendapatkan pelatihan Audit Mutu Internal
Memiliki kompetensi sebagai Auditor
Auditor & Auditee pada tingkatan yang sama
Umumnya dari tingkatan Mid-Management
Auditor pemula dapat disertakan sebagai pendamping
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pembentukan Tim Audit
Dalam 1 organisasi, anggota Tim Auditor dapat terdiri dari beberapa orang tergantung kebutuhan.
Salah satu anggota ditunjuk sebagai
Pimpinan (Lead) Auditor Organisasi
Anggota Tim Auditor akan dibagi dalam beberapa kelompok, dimana tiap kelompok terdiri dari (umumnya) 1-2 orang
1 orang Lead Auditor (kelomppk)
1 orang Auditor
Tiap kelompok Auditor akan mendapatkan tugas sesuai jadwal yang sudah ditetapkan
A
B
C D
E
Lead
Auditor
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Tanggung Jawab Auditor
Melakukan Persiapan untuk Audit
Melakukan Audit Tepat Waktu
Menjelaskan temuan audit kepada Auditee
Menyepakati temuan audit dengan Auditee
Memastikan Auditee menetapkan tindakan koreksi
Menyiapkan Laporan Audit tepat waktu
Melakukan tindak lanjut Audit
Menutup Laporan Audit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Tanggung Jawab Auditee
Mempersiapkan diri dalam audit
Memastikan dokumen , prosedur, serta obyek audit di
persiapkan
Menjawab pertanyaan dari auditor
Menjelaskan ke lapangan tentang proses yang di
jalankan
Memberikan dokumen yang di minta oleh auditor
Menindaklanjuti temuan dan saran
Melaporkan kepada manajemen
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemberitahuan Audit
Pemberitahuan Audit dapat dilakukan secara
Resmi (tertulis)
Tidak Resmi (lisan)
Tanpa Pemberitahuan (spotcheck/audit)
Isi Pemberitahuan mencakup :
Tujuan/Sasaran Audit
Ruang Lingkup
Jadwal
Referensi/Acuan
Pemberitahuan disampaikan kepada :
Auditor
Auditee
Manajemen
Umum (karyawan & staff)
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pengaturan Khusus
Pengaturan perlu dilakukan terhadap hal-hal khusus seperti :
Area-area Khusus Ruang Tertutup/Steril, Tempat pada Ketinggian/Kedalaman tertentu
Penggunaan Peralatan Pengamanan
Safety tools seperti sepatu, topi/helm, sarung tangan dll.
Pemeriksaan Keamanan
Safety Regulation
Pemandu/Pendamping
Sebagai penunjuk arah/lokasi audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemandu/Pendamping
Pemandu/pendamping disarankan disediakan untuk Audit dari pihak Eksternal.
Pemandu/pendamping lebih baik dari Tim ISO yang memahami proses penerapan Standar ISO didalam Organisasi
Fungsi Pemandu/Pendamping :
Menunjukkan lokasi pelaksanaan audit
Memastikan waktu audit dengan pihak auditee
Menyiapkan kunjungan pada tempat tertentu
Memastikan pelaksanaan aturan keamanan dan keselamatan
diketahui dan dilaksanakan
Menyaksikan jalannya proses audit
Memberikan klarifikasi atau bantuan informasi
Session 3 :
PENGEMBANGAN CHECKLIST
Materi Pembahasan :
Maksud dan Tujuan Checklist
Bentuk Checklist
Pembuatan Checklist
Peninjauan Dokumen
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Checklist Audit
Checklist adalah alat bantu Auditor untuk menjamin kelengkapan cakupan kegiatan audit yang dilakukannya serta mencatat hasil pemeriksaan yang dilakukannya sehingga pelaksanaan audit dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Disarankan untuk membuat checklist sendiri sebagai hasil peninjauan dokumen dan memastikan kelengkapan pertanyaan sesuai dengan tujuan dan arah pelaksanaan audit
AUDIT
CHEC
KLIST
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Tujuan Checklist
Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana yang telah dibuat
Menjamin cakupan lengkap dari suatu area
Menambahkan ingatan auditor
Meningkatkan efisiensi auditor
Memberikan konsistensi antar auditor
Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit.
Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Bentuk Checklist
Tidak ada standar bentuk checklist
Disarankan membuat format dengan kolom untuk : Waktu Audit (Hari, Tanggal, Jam)
Jenis Audit
Nama Auditor
Nama & Bagian Auditee
Pertanyaan
Jawaban Pertanyaan : Ya & Tidak
Penjelasan/Keterangan
Keputusan/Hasil Penilaian
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Contoh Bentuk Checklist Audit
CHECKLIST AUDIT
Logo Organisasi PROSES/PROSEDUR :
NO. AUDIT :
TANGGAL :
HAL:
AUDITEE : AUDITOR :
No. Pertanyaan Y/T Keterangan Penilaian
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pembuatan Checklist
Pembuatan checklist diawali dengan pengenalan dan pemahaman atas proses atau area yang akan diaudit dengan cara :
Peninjauan Dokumentasi Proses
Pengumpulan informasi atas proses tersebut
Hal lain yang harus disiapkan dan dikenali adalah :
Persyaratan yang digunakan sebagai acuan/referensi
• Standar Sistem, Produk
• Peraturan dan Perundang-undangan
Hasil Audit sebelumnya atas proses/area tersebut
Pertanyaan checklist sebaiknya singkat dan padat, mengarah kepada apa yang ingin dicari / diperiksa.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Contoh Pertanyaan Checklist
Apa persyaratan ISO 9001:2015 yang berkaitan?
Apakah ada peraturan atau persyaratan lain yang terkait ?
Apa saja tujuan dari proses?
Apakah yang menjadi input proses?
Siapa saja pelanggan dari proses?
Apa saja aspek penting dalam proses tersebut & bagaiamana kendalinya?
Apakah langkah pengendalian aspek cukup efektif ?
Apakah dokumen pendukung (form, label dll) tersedia di lapangan ?
Bagaimana pengendalian dokumen dan catatan di lapangan?
Apakah mereka menggunakan laporan ketidak-sesuaian?
Apakah ada jadwal audit?
Apakah auditor yang ditunjuk memiliki kualifikasi dan independen dari bidang yang diaudit?
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Peninjauan Dokumentasi Proses
Peninjauan Dokumentasi Proses dilakukan untuk :
Mengenali Dokumen/prosedur Jenis dan Isi dokumen
Mengenali Proses & Interaksinya Input & Output
Sumber Daya
Mengenali Potensi Masalah pada proses
Memperhatikan persyaratan khusus Proses dan produk
Undang-undang & regulasi
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Mengenali Dokumentasi
Jenis Dokumen yang digunakan : Prosedur / Instruksi Kerja
Formulir
Pelaksana/Penanggung Jawab penggunaan dokumen
Isi dokumen Informasi / data :
• Data pokok
• Data pendukung
Tujuan penggunaan dokumen
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Mengenali Proses
Penggunaan sumberdaya untuk mengubah masukan menjadi keluaran
Memahami Siklus P-D-C-A yang ditetapkan dalam alur proses.
Proses dilakukan secara manual atau otomatis (komputerisasi)
Memahami urutan proses dilakukan dengan mengetahui tahapan atau aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses tersebut.
Sumber Daya
PROSES input output
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Memahami Interaksi Antar Proses dan Peta Proses
Memahami interaksi antar proses dilakukan dengan memperhatikan :
Bagian/area lain yang terkait
Hubungan dengan bagian/area yang terkait :
• Satu arah
• Dua arah (timbal balik)
Apa yang menghubungkan bagian/area tersebut :
• Produk
• Informasi/Data
Bentuk penghubung :
• Manusia
• Mesin atau komputer
• Dokumen
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Memahami Potensi Masalah
Seorang auditor diharapkan dapat mengetahui potensi masalah yang ada dalam proses yang akan diaudit berdasarkan pemahamannya terhadap sistem/proses yang dipelajarinya.
Potensi masalah juga dapat dipahami berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang diterima/dimilikinya, berdasarkan informasi yang diterima.
Potensi masalah yang ada tidak berarti suatu penyimpangan yang pasti/akan terjadi dan dicari dalam pelaksanaan audit.
Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana Auditee memahami permasalahan yang ada didalam bagian/prosesnya dan tindakan koreksi yang dilakukan.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Memperhatikan Persyaratan Khusus
Persyaratan Standar ISO 9001:2015
Persyaratan Organisasi
Persyaratan Industri
Hukum dan Undang-Undang
Peraturan Pemerintah
Session 4 :
PELAKSANAAN
AUDIT
Materi Pembahasan :
Persiapan
Pertemuan Pembukaan
Pelaksanaan Audit
MendPerusahaanumentasikan Hasil/Temuan Audit
Memberitahukan Temuan pada Auditee
Pertemuan Penutupan
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Persiapan Audit
Sebelum Audit dilakukan, pastikan beberapa hal telah siap dan tersedia antara lain :
Auditor dan Auditee telah sepakat atas jadwal/waktu audit yang ada.
Dokumen pendukung untuk pelaksanaan audit seperti :
• Salinan Prosedur
• Salinan Standar ISO 9001:2015
• Formulir Laporan Hasil Audit
• Checklist
Alat tulis
Alat pendoknumentasi/perekam (camera), jika perlu
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pelaksanaan Audit
Audit dilakukan pada Perusahaan tempat proses penerapan sistem dijalankan.
Pastikan Auditee sudah siap saat datang ke lokasi audit
Disarankan datang tepat waktu sesuai jadwal
Jangan terpengaruh pihak Auditee untuk membuang waktu saat tiba atau menuju lokasi audit
Lakukan pertemuan pembukaan jika perlu, jika tidak maka dapat langsung menuju tempat Auditee dengan bantuan pemandu atau pendamping.
Sebelum memulai audit, sepakati dahulu dengan pihak Auditee untuk dapat sama-sama memfokuskan diri pada pelaksanaan audit tersebut.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pertemuan Pembukaan
Pelaksanaan
Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan kondisi organisasi
Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.
Dilaksanakan secara singkat dan jelas
Tujuannya :
Konfirmasi Rencana Audit
Penjelasan pelaksanaan audit
Konfirmasi jalur komunikasi
Kesempatan bertanya dari auditee
Peserta :
Auditor
Auditee
Wakil Manajemen
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Agenda Pertemuan Pembuka
Perkenalan anggota tim audit dengan pihak yang diaudit dan sebaliknya.
Penjelaskan Auditor mengenai :
Tujuan audit
Ruang lingkup audit
Rencana/Jadwal audit
Metode audit
Kriteria penilaian.
Membahas hal-hal umum (logistik, waktu rapat penutupan, ruang khusus untuk para auditor, dsb).
Tanya jawab
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Kegiatan Audit
PENGAMATAN
WAWANCARA
PEMERIKSAAN
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mengetahui dan mendapatkan informasi dari Auditee mengenai :
Pemahaman atas Sistem & Dokumentasi
Pelaksanaan Sistem
Hasil dan Kegunaan Sistem
Penyelesaian Masalah
Tinjauan & Analisa Data
Tindakan Koreksi & Pencegahan
Lama wawancara disesuaikan dengan kebutuhan untuk mendapatkan informasi langsung dari Auditee
Gunakan Checklist untuk memandu proses wawancara
Jangan mengambil seluruh waktu audit hanya untuk wawancara
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Tehnik Wawancara
Hindari memberi pertanyaan yang mengarah dan memojokkan Auditee;
Mengapa anda mengunakan sistem inspeksi yang sudah jelas tidak efektif ?
Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject kan ?
Gunakan bahasa tubuh (mimik muka, gerak tangan, kontak mata)
Perhatikan saat Auditee berbicara, disarankan lebih banyak menjadi pendengar daripada pembicara
Katakan persetujuan atas penjelasan auditee yang sesuai dengan kriteria audit
Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti, bila ada istilah yang masih asing maka diperjelas artinya untuk menghindari pengertian yang berbeda
Pergunakan penekanan nada suara untuk memperjelas maksud
Tunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum mengajukan pertanyaan
Buat kesimpulan informasi yang didapat serta konfirmasi kepada auditee untuk persetujuan atau koreksinya.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Jenis Pertanyaan
Pertanyaan Terbuka
Bagaimana ……..?
Pertanyaan Tertutup
Apakah & Kapankah serta dimana ……?
Pertanyaan Mengarahkan
Benarkah ……..?
Pertanyaan Penegasan / Naif
Dapatkah ………?
Meminta untuk menunjukkan
Tunjukkan pada saya ….?
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan pada beberapa hal :
Dokumentasi
Penelusuran proses dan Interaksi antar Proses
Hasil Proses
Catatan Mutu
Sample pemeriksaan dilakukan secara random/acak dengan memilih sendiri bagian dari proses yang akan diaudit.
Melakukan penelusuran melalui produk dan atau dPerusahaanumen untuk mengetahui hubungan/kaitan satu proses dengan proses lainnya.
Pemeriksaan tidak boleh keluar dari lingkup proses yang diaudit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemeriksaan Dokumentasi
Kesesuaian DPerusahaanumentasi telah memenuhi persyaratan standar.
Identifikasi/kode dokumen
Bentuk/Layout
Konsistensi antar dokumen
Kelengkapan Dokumen.
Dokumen yang dimiliki oleh auditee sesuai dengan distribusi yang
ditetapkan.
Status Pengesahan dan pengendalian dokumen.
Pemahaman Auditee
Isi dan penggunaan
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Tehnik Penelusuran
Penelusuran dilakukan dengan mengambil secara acak/random satu atau beberapa catatan.
Cara Penelusuran :
Memeriksa dari awal proses ke akhir proses
Memeriksa dari akhir proses ke awal proses
Memeriksa dari tengah proses ke awal dan atau akhir proses
Hubungkan dan telusuri satu catatan dengan catatan yang lainnya dan periksa kesesuaiannya dengan uraian yang dijelaskan dalam prosedur.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemeriksaan Hasil Proses
Pemenuhan atas kesesuaian Produk
Persyaratan/spesifikasi pelanggan
Persyaratan organisasi
Persyaratan standar atau perundang-undangan tertentu
Pencatatan Data
Perhitungan Data
Validitas Data --- tanda tangan
Arti Data
Kinerja Pencapaian Sasaran Mutu
Rencana vs Realisasi
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemeriksaan Catatan
Pemeriksaan catatan dilakukan untuk mengetahui dan memeriksa bukti bahwa proses telah dilakukan.
Periksa dan pastikan bahwa antara catatan yang berhubungan dapat ditelusuri dengan mudah.
Metode untuk menelusuri antar catatan dapat menggunakan :
• Identifikasi Catatan ; kode dokumen, no. urut catatan
• Identifikasi Proses ; nama proses; nama pelaksana
• Identifikasi Produk ; nama produk; no. order
Penelusuran catatan dapat dilakukan melintas lingkup proses/bagian yang sedang diaudit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Catatan Yang Perlu Diperiksa
Laporan Internal Audit
Daftar Induk Dokumen
Hasil Tinjauan Manajemen
Hasil Survey Pelanggan
Laporan Keluhan Pelanggan
Catatan Hasil Pelatihan
Hasil Tinjauan Order
Daftar Supplier
Hasil Evaluasi Supplier
Hasil-hasil Kegiatan Desain dan Pengembangan
Laporan & Status Kalibrasi
Hasil Pencapaian Sasaran Mutu/Operasi Proses
Hasil Pengukuran Produk & Proses
Hasil Analisa Data
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemeriksaan Data
Untuk mengetahui dan memeriksa hasil dari proses yang dilakukan dan apakah telah memenuhi persyaratan ataupun sasaran yang ditetapkan.
Dilakukan dengan menelusuri data dan perhitungan yang dilakukan didalam catatan yang diperiksa. Jika perlu lakukan simulasi perhitungan atas data yang ada.
Periksa data pada satu catatan dengan data pada catatan lain yang berhubungan Pastikan data pada satu catatan memiliki korelasi dengan data
pada catatan lain untuk satu jenis kasus/masalah yang sama
Periksa validitas/keabsahannya yang cukup dan dilakukan oleh yang berwenang.
Periksa berapa lama data tersebut disimpan dan bagaimana penyimpanan data dilakukan.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pencapaian Kinerja
Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah realisasi hasil proses sesuai dengan rencana yang ada.
Rencana dapat berupa :
• Sasaran Mutu Bagian atau Organisasi
• Rencana Kerja/Planning
Realisasi dapat ditunjukkan dalam :
• Laporan Hasil Proses
Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan analisa dari perbandingan antara rencana dengan realisasi yang ada.
Metode tehnik statistik yang digunakan.
Pelaksana dan penanggung jawab analisa data
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pengamatan
Dalam pelaksanaan audit perlu dilakukan pengamatan terhadap beberapa hal yang bertujuan :
Sebagai tambahan informasi
Sebagai cara pembuktian hasil proses
Beberapa hal yang perlu diamati adalah :
Bahasa Tubuh Auditee
Kondisi Proses
Metode Kerja
Kemampuan Personel
Hasil Produk
Kondisi Sarana Kerja
Lingkungan Kerja
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Teknik Pengamatan
Tentukan informasi yang ingin dibuktikan penerapannya
Pimpin proses observasi, jangan terbawa oleh arahan auditee
Pahami secara lengkap proses yang ingin diamati
Hindari interupsi proses, minta izin bila ingin mendapatkan keterangan dari pelaksana proses
Perhatikan pelaksanaan proses dengan seksama
Amati kejadian-kejadian selama proses berlangsung
Amati hal-hal berikut ini dan bandingkan sesuai persyaratan :
Cara/Tahapan kerja yang dilakukan
Dokumen yang digunakan
Sumber daya yang digunakan
Pelaksana yang melakukan
Catat (masalah, lokasi, tanggal) jika terjadi proses atau dokumen atau sumber daya yang tidak sesuai.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Mendokumentasikan Temuan
Temuan Audit harus dicatat/didokumentasikan dengan segera saat temuan tersebut ditemukan
Pencatatan dapat menggunakan checklist atau lembaran lain atau langsung pada Laporan Audit yang tersedia.
Jika diperlukan dan bisa dilakukan, bukti temuan diminta untuk diserahkan sebagai pendukung laporan audit.
Salinan dokumen (prosedur, forms, dll) yang tidak sesuai
Untuk temuan visual, bisa dilakukan pendokumentasian dengan merekam / memotret dengan menggunakan kamera atau alat perekam lainnya.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pencatatan Temuan
Catatan temuan audit harus menjelaskan hal-hal sebagai berikut :
Masalah yang terjadi
Bukti terjadinya masalah :
• Dokumen / Catatan
• Hasil Tanya Jawab
Waktu terjadinya masalah
Lokasi terjadinya masalah
Standar/Persyaratan yang tidak dipenuhi
Jika perlu ditunjukkan potensi masalah yang akan ditimbulkan
karena terjadinya masalah tersebut.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Bukti Objektif
Informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau pernyataan dari KENYATAAN / FAKTA yang bersangkutan dengan suatu barang atau jasa atau penerapan dan adanya suatu unsur sistem mutu yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran atau pengujian dan yang dapat diverifikasi.
Beberapa contoh bukti objektif :
Catatan - catatan seperti risalah tinjauan
manajemen, catatan pengendalian mutu,
Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk,
standard teknis, dan lain -lain.
Kondisi fisik peralatan, mesin, area
penyimpanan, atau komponen produk.
Pernyataan dari pihak auditee pada waktu
diaudit.
Hasil observasi auditor pada beberapa area atau
aktivitas yang diaudit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Ketidaksesuaian
Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan yang ditentukan
Ketidaksesuaian mencakup penyimpangan atau kekurangan pada satu atau lebih bagian dari sistem mutu dengan persyaratan yang ditentukan
Umumnya digolongkan dalam 2 kriteria yaitu :
Major / Non Conformance
Minor / Discrepancy
Selain kedua hal diatas ada kriteria lain yaitu : “Remarks” atau “Opportunity For Improvement”
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pertemuan Penutup
Pelaksanaan
Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan
kondisi organisasi
Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.
Tujuannya :
Menjelaskan hasil-hasil Audit
Membahas temuan dan tindakan koreksi
Peserta :
Auditor
Auditee
Wakil Manajemen Mutu
Manajemen (Pimpinan)
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Agenda Pertemuan Penutupan
Ucapan terima kasih atas kerjasama dalam pelaksanaan audit.
Penjelasan atas hasil audit, temuan dan penilaian yang dilakukan Auditor.
Temuan audit diuraikan secara singkat dan jelas
Latar belakang dan alasan temuan dijelaskan
Penilaian atas tiap temuan dijelaskan
Menetapkan Tindakan Koreksi atas temuan Audit
Batas waktu penyelesaian tindakan koreksi
Bentuk & cara pelaporan tindakan koreksi
Kesepakatan waktu Tindak Lanjut Audit
Tanya jawab atas hasil temuan serta klarifikasi akhir
Penutupan, kesimpulan dan komitmen tindakan perbaikan dari Manajemen
Session 5 :
KESALAHAN PALING SERING DALAM
AUDIT MUTU INTERNAL
Materi Pembahasan :
Jenis Kesalahan
Penyebab
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Kesalahan dalam Melakukan Audit
Tidak melakukan persiapan ; 5P ( proper planning prevent poor performance)
Lakukan desk audit / pelajari SOP , standar sebelum melakukan
audit
Buat checklist
Kenali proses dan peta proses
Kenali potensi masalah
Hanya Fokus kepada SOP / Dokumen
Audit harus mencakup 5 komponen organisasi yang membentuk
kesisteman ( 5M)
Pastikan ke 5 nya tercakup
Pasang mata dan telinga
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Kesalahan dalam Melakukan Audit
Memberikan Kesan seolah olah mencari kesalahan seseorang
Audit harus fokus kepada proses , bukan person
Audit berbasis ke sistem
Tidak fokus kepada objective evidence, sehingga dapat berdampak kepada premature judgment
Laporan harus berbasis kepada content dan mampu telusur
Pengisian laporan audit harus berbasis kepada prinsip PLOR
Selalu memasukan reference dalam penulisan temuan
Mewancarai person yang salah karena tidak menguasai proses
Selalu memastikan auditee adalah yang paham dan mengerti
akan permasalahan yang diaudit
92
Session 6 :
PELAPORAN
AUDIT MUTU INTERNAL
Materi Pembahasan :
Penyiapan Laporan
Bentuk dan Isi Laporan
Pembuatan Laporan
Distribusi Laporan
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Penyiapan Laporan Audit
Hasil temuan audit yang didapat dan disepakati oleh Auditee, kemudian dilaporkan dalam formulir Laporan Hasil Audit.
Formulir Laporan Hasil Audit dapat menggunakan :
Laporan Khusus untuk Audit Mutu Internal
Formulir Laporan Ketidaksesuaian (Nonconformance Report)
Auditor bertanggungjawab untuk menyiapkan dan mengisi Laporan tersebut mengikuti proses Audit yang dilakukannya.
Banyaknya laporan audit tergantung kesepakatan penulisan jumlah temuan audit pada tiap laporan.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Bentuk & Isi Laporan Audit
Persyaratan ISO 9001:2015 tidak menetapkan bentuk/format standar Laporan Audit Mutu Internal, hanya mensyaratkan bahwa hasil audit harus dicatatkan / dilaporkan.
Format Laporan Hasil Audit harus dapat menjelaskan :
Waktu & Tempat Pelaksanaan Audit
Nama Auditor
Nama dan Bagian/Dept/Proses Auditee
Referensi (Dokumen atau Persyaratan Standar)
Temuan / Hasil Audit
Tindakan Koreksi yang akan dilakukan & target waktu penyelesaian
Tanda tangan persetujuan Auditee & Auditor
Hasil Tindakan Koreksi
Hasil Kesimpulan untuk penutupan Audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Contoh Format Laporan Audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pembuatan Laporan Audit
Auditor harus dengan segera membuat Laporan Audit selambatnya pada akhir pelaksanaan proses audit yang dilakukannya dan sebelum meninggalkan lokasi audit.
Auditor harus menjelaskan berapa banyak temuan dan berapa laporan yang dibuatnya
Satu temuan sebaiknya dibuat dalam satu laporan audit (lembar).
Sebelum meninggalkan lokasi audit, Auditor harus mendapatkan data Tindakan Koreksi dan target waktu penyelesaiannya dituliskan dalam Laporan oleh Auditee
Disarankan Auditor membuat salinan Laporan Audit, dimana :
Laporan asli disimpan oleh Auditor, untuk digunakan kemudian
Salinan dipegang oleh Auditee sebagai referensi untuk melakukan tindakan
koreksi.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pengisian Laporan Audit
Pengisian data laporan oleh Auditor
Laporan diisi dengan segera, jangan menunda menulis Laporan
Audit
Pengisian laporan harus singkat dan jelas
Setelah mengisikan temuan audit, tanda tangani laporan dan
serahkan pada Auditee
Pengisian oleh Auditee
Auditee mengisikan Tindakan Koreksi yang akan dilakukan berikut
target waktu penyelesaiannya
Tanda tangan laporan, serahkan pada Auditor
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pengisian Laporan Audit
1. Tulis informasi umum
2. Tulis temuan berbasis PLOR
3 Tanda tangan auditee dan Auditor
4. Auditee membuat analisa penyebab diketahui atasan
5. Auditee membuat analisa rencana perbaikan diketahui atasan
6. auditor pada saat nya melakukan verifikasi tindakan perbaikan , setelah itu ttd Management Representative
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Distribusi Laporan Audit
Laporan Audit didistribusikan kepada:
Auditee
• Disimpan sebagai referensi untuk melakukan tindakan koreksi.
Koordinator/Pimpinan Auditor/MR
• Sebagai data hasil kegiatan audit yang telah dilakukan oleh
Auditor yang ditunjuk.
• Untuk digunakan lagi pada saat Auditor melakukan Audit Tindak
Lanjut.
100
Session 7 :
TINDAK LANJUT AUDIT
Materi Pembahasan :
Tujuan Tindak Lanjut
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Pelaporan Tindak Lanjut
Penutupan Laporan Audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Tindak Lanjut Audit
Pemeriksaan terhadap tindakan koreksi yang dilakukan atas temuan audit untuk memastikan pelaksanaan dan efektifitas tindakan yang dilakukan tersebut.
Tujuan : Memastikan Tindakan Koreksi Dilakukan
Memastikan Tindakan Koreksi telah memperbaiki dan
menyelesaikan masalah
Menutup Laporan Audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit
Auditor bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan kembali (Audit Tindak Lanjut) terhadap hasil tindakan koreksi untuk memeriksa efektifitas tindakan koreksi yang dilakukan
Pelaksanaan Audit sesuai dengan target waktu yang disepakati dengan pihak Auditee.
Pemeriksaan dilakukan terhadap :
Hasil Tindakan Koreksi
Waktu Penyelesaian
Efektifitas Tindakan
Kebutuhan untuk perbaikan/peningkatan
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pelaporan Tindak Lanjut Audit
Menggunakan Laporan Hasil Audit, sesuai dengan masalahnya
Auditor mengisi hasil pemeriksaan atas tindakan koreksi yang diambil dengan mencantumkan hasil tindakan koreksi
Auditor mengambil copy laporan audit dari Auditee untuk dijadikan satu dengan laporan aslinya.
Menyerahkan laporan kepada MR/Koordinator Audit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Penutupan Laporan Audit
Jika tindakan koreksi selesai dilakukan maka auditor menandatangani laporan sebagai tanda penutupan laporan
Jika tindakan koreksi belum selesai, maka auditor memberikan keterangan :
Tambahan waktu yang diperlukan
• Laporan Audit belum ditutup
Timbulnya masalah baru (laporan permohonan tindakan koreksi)
• Laporan Audit bisa ditutup.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pelaporan Audit Kepada Manajemen
Hasil Audit Mutu Internal akan disampaikan kepada Pimpinan Manajemen untuk :
Mereview efektifitas penerapan sistem manajemen
mutu dalam mencapai rencana dan target perusahaan
Mendapatkan komitmen semua tingkatan di dalam
organisasi dalam menjalankan dan mengembangkan
sistem manajemen mutu
Menetapkan tindakan perbaikan atau pun peningkatan
yang diperlukan untuk efektifitas sistem manajemen
mutu
Session 8 :
EFEKTIFITAS DAN ETIKA
AUDIT
Materi Pembahasan :
Hambatan Pelaksanaan Audit
Efektifitas Audit
Etika Audit
Tips Audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Hambatan Audit
Mengulur Waktu
Penjadwalan Ulang
Pertanyaan yang tidak dijawab
Terus ‘Menghindar’ dari Audit
Gangguan Telepon
Dipanggil untuk hal ‘penting’
Memohon Auditor tidak menulis Laporan
Membuat kelihatan selalu tidak punya waktu (sibuk)
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Efektifitas Audit
Bergantung kepada :
Komitmen Pimpinan Manajemen
Perencanaan & Persiapan Audit
Koordinasi dan komunikasi antar seluruh pihak
Kompetensi Auditor
Pemahaman Auditor atas tugas & tanggung jawabnya
Penyediaan sarana pendukung
Kemudahan akses untuk mendapatkan data/informasi
Dukungan seluruh personal dalam Organisasi
Kesiapan Auditee untuk diaudit
Laporan Audit dibuat secara benar, lengkap dan jelas.
Tindakan koreksi dilakukan secara benar dan tepat waktu
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Etika Auditor
Melakukan audit tepat waktu.
Tidak menunggu terjadinya suatu kesalahan.
Audit tidak dilakukan dengan cara yang antagonis dan emosional
Auditor harus dapat bersikap diplomatis, tegas, percaya diri serta dapat mengendalikan diri.
Auditor harus penuh pengertian dan tidak mencaci-maki Auditee yang ada pada tingkatan yang lebih rendah dari dirinya.
Menilai dan melaporkan fakta sebagaimana yang ia lihat
Tidak memulai audit dengan prasangka tentang hasil akhir audit itu.
Jika membuat kesalahan, ia harus mengakui dan mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki.
Auditor tidak menentukan sampai dimana suatu proses dapat diterima, tapi hanya menentukan tingkat kesesuaian dengan persyaratan.
Memberitahukan Auditee beberapa bidang/proses tidak diaudit pada saat ini
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Beberapa Tips Dalam Audit
Gunakan humor untuk mengendalikan situasi yang ‘tegang’
Jelaskan pada Auditee bagaimana audit dapat membantu mereka
Fokus pada masalah bukan pada orang
Bertujuan pada ‘Apa’ yang salah bukan pada ‘Siapa’ yang salah
Konsultasi sebelum memutuskan
Mendengarkan pada Auditee
Setuju pada ketidaksetujuan
Membangun hubungan kerja yang baik
Menguraikan keterangan untuk klarifikasi
Buat Auditee merasa nyaman
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Hal Yang Dihindari
Konflik atau argumentasi
‘Mendikte’ Auditee
Memaksa melakukan menurut cara kita
Mengkritik atau menyindir Auditee
Memojokkan Auditee saat ada temuan
Salah dalam menilai temuan
Temuan tidak disepakati Auditee
Membahas hal yang tidak penting
Keluar dari lingkup audit
Mengikuti kemauan Auditee
Ingin cepat menyelesaikan proses Audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Auditor itu …..
Auditor itu bukan Polisi
Auditor tidak ahli terhadap semua area
Auditor tidak paham sepenuhnya atas area yang di audit
Auditor ada bukan untuk mencari kesalahan
Auditor tidak selamanya benar
Audit fokus ke manajemen sistem
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
“Mari tekadkan diri untuk menjalankan Sistem
Manajemen Mutu secara benar & konsisten
agar dapat memberikan produk dan
pelayanan yang terbaik untuk mencapai
kepuasan pelanggan”