Makalah Assesmen Dan Evaluasi Hasil Belajar_pencapaian Kompetensi Dan Pelaporan
Pelaporan Hasil Audit Internal
-
Upload
jason-newton -
Category
Documents
-
view
544 -
download
6
description
Transcript of Pelaporan Hasil Audit Internal
Pelaporan Hasil Audit Intern
Laporan audit merupakan dokumen formal di mana audit internal merangkum
pekerjaannya dengan melaporkan pengamatan dan rekomendasi Laporan audit
adalah produk akhir yang paling penting dari proses audit internal dan
merupakan kendaraan utama oleh
yang menggambarkan kegiatan audit internal untuk orang-orang baik di dalam
maupun di luar perusahaan Laporan audit memberikan bukti tentang karakter
profesional kegiatan audit internal dan memungkinkan orang lain untuk
mengevaluasi kontribusi ini Laporan audit yang efektif tentu saja harus
didukung oleh kerja lapangan audit yang berkualitas tinggi seperti dibahas
dalam Bab 9 tetapi lapangan audit yang sama dapat dibatalkan oleh ditulis
dengan buruk atau tidak siap laporan Penyusunan laporan yang jelas dan efektif
harus menjadi perhatian utama bagi auditor internal di semua tingkatan dari
eksekutif Audit officer (CAE) untuk anggota staf tim au-dit Pemahaman tentang
bagaimana membangun dan menyusun laporan audit internal yang efektif adalah
seperangkat pengetahuan dasar (CBOK) persyaratan
Pelaporan audit internal yang baik adalah lebih dari sekedar pembuatan laporan
dan penampilan Laporan audit harus mencerminkan filosofi dasar total
pendekatan audit internal suatu perusahaan termasuk tujuan tinjauan yang
mendasarinya mendukung strategi-strategi dan kebijakan utama prosedur yang
mencakup pekerjaan audit dan kinerja profesional dari staf audit Sementara
laporan audit adalah sarana utama komu-nikasi auditor internal akan kurang
efektif jika komunikasi mereka dengan seluruh perusahaan hanya dibatasi
laporan yang diterbitkan Komunikasi juga harus dilakukan melalui wawancara
selama penelitian lapangan menutup rapat ketika temuan audit pertama kali
disajikan pertemuan dengan manajemen senior dan komite audit untuk
memberitahukan mereka tentang hasil audit dan banyak kontak lain melalui-out
perusahaan Semua anggota perusahaan audit internal harus menjadi
komunikator yang efektif baik dalam kata-kata tertulis dan lisan mereka Bab ini
membahas gaya tujuan dan penyajian laporan audit internal termasuk berbagai
format dan metode penyajian hasil audit kepada manajemen dan lain-lain dalam
perusahaan Laporan audit merupakan komponen utama komunikasi internal
audit
Tujuan dan Jenis Laporan Audit Intern
Laporan audit internal memiliki tujuan dasar untuk menggambarkan audit yang
direncanakan dan dijadwalkan dan untuk mengkomunikasikan hasil audit
tersebut Secara alami mereka laporan audit internal umumnya kritis dan
cenderung menekankan hal-hal seperti yang diidentifikasi pengontrol internal
kelemahan Sementara itu benar-benar tepat untuk melaporkan bahwa audit
internal terakhir beberapa daerah dan tidak menemukan masalah jika
departemen audit atau beberapa individu secara konsisten tidak menemukan
masalah di sebagian besar audit yang dijadwalkan mungkin ada kebutuhan
untuk meninjau pendekatan penilaian risiko audit internal atau untuk menguji
kembali kegiatannya Apakah dokumen tertulis resmi diedarkan kepada
manajemen senior dan tingkat papan atau presentasi lisan informal yang pada
akhir kegiatan lapangan audit semua laporan audit internal harus selalu
memiliki empat tujuan dasar dan komponen
1 Tujuan waktu dan ruang lingkup review Laporan audit harus summa-Rize
tujuan tingkat tinggi dari tinjauan di mana review terjadi dan ruang lingkup
tingkat tinggi audit internal Pernyataan ruang lingkup misalnya mungkin
mengungkapkan bahwa audit dilakukan atas permintaan komite audit atau
dimulai sebagai hasil dari penipuan ditemukan
2 Deskripsi temuan Berdasarkan kondisi diamati dan ditemukan selama review
laporan audit harus menjelaskan hasil audit Seringkali bagian ini adalah di mana
laporan menjelaskan apa jika ada yang salah dengan kondisi yang ditemukan
serta mengapa itu salah Istilah yang salah di sini meliputi kelemahan
pengendalian internal pelanggaran prosedur perusahaan atau salah satu dari
berbagai masalah audit internal lainnya
3 Saran untuk koreksi Laporan audit harus mencakup rekomendasi
berdasarkan temuan untuk memperbaiki kondisi dan penyebabnya The ob-
tujuan dari saran ini laporan meliputi laporan tentang perbaikan kondisi diamati
serta rekomendasi untuk meningkatkan operasi
4 Dokumentasi rencana dan clarificatio pandangan dari auditee Auditee
mungkin ingin menyatakan keadaan yang meringankan atau memberikan
klarifikasi masalah untuk setiap hal yang dilaporkan dalam perselisihan
Tergantung pada format laporan bagian ini sering kali menjadi tempat di mana
auditee secara resmi dapat mengajukan tanggapan atas temuan audit internal
dan rencana negara untuk tindakan korektif dalam menanggapi hasil temuan
audit dan rekomendasi
Ini proses empat langkah (1) mengapa audit internal meluncurkan review (2)
apa yang
audit internal ditemukan salah dan mengapa itu salah (3) apa yang harus
dilakukan untuk hal-hal yang benar dan (4) apa yang akan dilakukan oleh
auditee membentuk dasar dari hampir semua laporan audit internal Auditor
internal harus selalu menjaga empat langkah dalam pikiran ketika menyusun
laporan audit dan temuan audit terpisah yang memberikan dasar untuk laporan
ini audit
Sementara fungsi audit internal sering menghabiskan waktu yang cukup dalam
mempersiapkan laporan audit kadang-kadang mereka melupakan siapa
pembaca laporan Sebuah laporan audit internal harus disiapkan untuk komite
audit unit yang diaudit dan manajemen senior bertanggung-jawab Sementara
komite audit jauh lebih terlihat dan promi-menetap saat ini karena Sarbanes-
Oxley (SOX) peraturan laporan audit manajemen pembaca ada di semua
tingkatan termasuk pengelolaan komponen terakhir dan tingkat yang lebih
senior dari manajemen hingga komite audit pada tingkat tertinggi Setiap
kelompok manajemen memiliki kebutuhan khusus dan kepentingan dan laporan
ini audit harus melayani kepentingan perusahaan secara keseluruhan Lebih
khusus lagi pertanyaan turun ke apakah tanggung jawab audit internal adalah
untuk auditee langsung atau kelompok manusia pengelolaan dengan
keseluruhan atau tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi untuk daerah yang
diaudit
Auditee-yaitu staf dan kelompok manajemen yang diaudit-akan termotivasi oleh
kombinasi perusahaan dan kepentingan entitas lokal Manajemen auditee
langsung tahu bahwa kesejahteraan utamanya berkaitan erat dengan
keberhasilan total perusahaan tapi tahu juga bahwa penghargaan ini sangat
ditentukan oleh sendiri kinerja Ini persepsi kinerja adalah kombinasi dari hasil
operasional dicapai dan bagaimana manajemen yang lebih senior berpikir
bertanggung jawab langsung para manajer yang benar-benar memberikan
kontribusi Dalam istilah sehari-hari manajemen lokal atau unit berusaha untuk
terlihat baik untuk manajemen tingkat atas Apa ini semua berarti dalam hal
audit internal adalah bahwa manajer lokal sering ingin membantu tetapi ingin
secara yang tidak mendiskreditkan mereka dengan tingkat yang lebih senior
manajemen Idealnya mereka mungkin ingin memiliki pekerjaan audit internal
dengan mereka secara konsultan pribadi tetapi tidak melaporkan menemukan
apapun pakaian kotor kepada manajemen senior Sementara standar profesional
audit internal dibahas dalam Bab 8 dan 28 mengakui bahwa auditor internal
kadang-kadang dapat bertindak sebagai konsultan internal yang tidak peran
audit internal perdana
Audit internal harus mencoba untuk membantu manajemen lokal melakukan
pekerjaan lebih efektif mengetahui bahwa untuk mengidentifikasi masalah
pengendalian internal dan merekomendasikan solusi potensial ia harus
memiliki kerja sama penuh dan hubungan dekat kemitraan dengan mereka
Namun sikap ini koperasi dapat menempatkan tekanan pada audit internal jika
diminta untuk menarik pukulan dalam laporan audit yang disalin ke komite
audit dan manajemen senior Audit internal mungkin merasa bahwa
keprihatinan dilaporkan akan dilaksanakan lebih cepat jika tidak menyalahkan
manajemen lokal terlalu keras dalam laporan audit diterbitkan Namun audit
internal memiliki tanggung jawab utama untuk melaporkan dalam tujuan audit
pada kondisi yang ditemukan atau diamati Sementara menyediakan layanan
untuk manajemen lokal kewajiban audit internal yang mencapai semua jalan
sampai ke komite audit dewan
Sebagai titik awal untuk menyelesaikan tuntutan berpotensi bertentangan
semua tingkatan manusia pengelolaan harus memiliki pemahaman yang
komprehensif tentang kebutuhan masing-masing dan tanggung jawab audit
internal untuk melayani mereka Sering kali ada kebutuhan untuk penerima
laporan audit untuk meningkatkan tingkat toleransi dan fleksibilitas dengan
meningkatkan tingkat-temuan dan isu-isu yang dianggap cukup signifikan untuk
menjamin dimasukkan dalam laporan audit Dengan cara ini audit internal dapat
menghilangkan banyak hal yang lebih kecil yang seharusnya dan dapat
diselesaikan di tingkat lokal tanpa melibatkan tingkat yang lebih tinggi para
manajer Sebuah upaya bersama ditentukan diperlukan antara manajer lokal dan
audit internal untuk bekerja diperlukan tindakan follow-up selama audit
internal
Pengaruh umum dari tindakan ini adalah untuk mendorong lebih ke arah audit
internal dipandang sebagai memberikan layanan kepada manajemen lokal dalam
pekerjaan dan jauh dari yang dilihat sebagai mata-mata markas Pendekatan ini
harus terus mengakui bahwa audit internal selalu memiliki tanggung jawab
pelaporan penting untuk manajemen senior dan komite audit
Laporan Audit Diterbitkan
Meskipun laporan audit telah dibahas hampir satu konsep mereka dapat
mengambil berbagai format yang berbeda dan gaya mulai dari dokumen
berbasis web untuk hardcopy kertas laporan Dalam format apapun laporan
audit adalah dokumen laporan resmi yang berisi keprihatinan audit internal dan
rekomendasi setelah empat tujuan-tujuan yang telah dibahas sebelumnya Dalam
beberapa tahun terakhir manajemen kadang-kadang ditempatkan batasan atau
kendala audit internal yang terbatas itu dari menyiapkan laporan audit yang
efektif Sebagai contoh beberapa manajer senior di masa lalu dan hari-hari
dokumen kertas mungkin telah menyatakan bahwa semua laporan audit harus
satu halaman atau kurang dalam ukuran Jenis permintaan terkadang terjadi
karena fungsi audit internal menuliskan halaman dan halaman audit laporan
temuan yang mungkin tampak signifikan terhadap auditor internal tetapi tidak
kepada manajemen senior
Pentingnya pelaporan audit yang telah berubah setelah SOx Dalam sidang
kongres yang mengarah ke tindakan kritik diarahkan pada komite audit yang
kadang-kadang hanya menerima laporan diringkas tetapi tidak menerima
tingkat detail mengenai temuan audit Dengan SOx anggota komite audit dan
tentu saja manajemen senior untuk menerima salinan lengkap dari semua
laporan audit Sementara itu hak mereka untuk meminta laporan diringkas juga
mereka masih bertanggung jawab untuk menerima dan memahami semua
temuan audit dilaporkan Temuan pengendalian internal harus jelas diuraikan
dalam laporan audit internal Bagian ini membahas laporan audit diterbitkan
formal maupun mekanisme alternatif untuk pelaporan audit internal
(A) Pendekatan untuk Laporan Audit Diterbitkan
Bentuk dan isi laporan audit internal dapat sangat bervariasi Sebuah laporan
audit meliputi review pengendalian internal mungkin tampak berbeda dari
laporan pada kontrol kelangsungan bisnis atau satu di prosedur penyelidikan
penipuan Namun tidak peduli subjek audit internal laporan audit formal harus
selalu menutup format yang sama umum dimulai dengan halaman sampul
deskripsi pekerjaan yang dilakukan dan kemudian temuan audit internal dan
rekomendasi Kami menjelaskan laporan audit dalam arti sebuah jenis
multipage lebih tua dari dokumen Hari ini laporan biasanya dalam dokumen
berbasis web yang mungkin tidak pernah secara resmi dicetak Namun seperti
kata-kata dalam buku cetak tidak dapat diubah setelah dicetak versi software-
salinan laporan audit harus dilindungi dengan cara yang tidak ada satu tapi
penulis-audit internal-bisa mengubahnya setelah rilis atau publikasi
Sama seperti buku tradisional dimulai dengan halaman sampul dan kata
pengantar laporan audit harus dimulai dengan halaman pengantar Exhibit 171
adalah contoh dari audit laporan halaman pengantar untuk laporan audit resmi
yang meliputi peninjauan fungsi pur-mengejar di Produk Komputer perusahaan
sampel Global kami Laporan ini halaman pengantar atau halaman harus
memiliki unsur-unsur ini
1113094 Judul laporan dan tujuan ulasan Sebuah singkat judul definitif memberitahu
pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit dan juga berguna untuk
berbagai laporan ringkasan Demikian pula laporan audit harus memiliki
pernyataan singkat namun jelas tentang sasaran ulasan
1113094 Laporan petutur dan penerima karbon Laporan audit harus selalu ditujukan
kepada satu orang tingkat senior yang bertanggung jawab untuk menangani
temuan re-port seringkali seseorang biasanya setidaknya satu tingkat di atas
organisasi auditee Ada juga harus menjadi daftar yang dipilih dari penerima-
tembusan sebagaimana ditentukan oleh audit internal Salin penerima termasuk
auditee manusia manager anggota manajemen senior dan pihak-pihak lainnya
seperti mitra yang bertanggung jawab tim audit eksternal (Sebagai samping kita
menggunakan istilah kuno sini karbon copy-meskipun kertas tembusan memiliki
semua tapi menghilang di sebagian besar dunia saat ini Tentu saja kita berarti
salinan tambahan)
1113094 lingkup Audit dan tanggal lapangan Biasanya disertakan dengan pernyataan
tujuan audit adalah beberapa informasi disingkat tentang lingkup umum audit
dan tanggal perkiraan lapangan audit Pernyataan bahwa laporan yang diberikan
meliputi review dari fungsi pembelian untuk komponen elektronik di divisi
XYZ menuntun pembaca untuk mengharapkan laporan yang berbeda dari
pernyataan bahwa audit meliputi hanya fungsi pembelian
1113094 Lokasi dikunjungi dan waktu audit Karena potensi penundaan dalam
membungkus laporan audit waktu bisa lewat antara tanggal lapangan dan
laporan audit diterbitkan akhir Laporan halaman sampul harus dengan jelas
menyatakan ketika lapangan audit yang dilakukan dan juga menyebutkan lokasi
yang dikunjungi
1113094 Audit prosedur yang dilakukan Sebuah paragraf singkat yang menjelaskan
audit prosedur yang dilakukan seringkali sangat membantu bagi pembaca
laporan Informasi ini sangat berguna jika audit internal telah melakukan
beberapa pengujian khusus prosedur untuk sampai pada pendapatnya Di
daerah ini audit internal bisa menyebutkan penggunaan dari sampling statistik
misalnya seperti dibahas dalam Bab 9
Pendapat 1113094 Auditor berdasarkan hasil review Sebuah audit internal re-port harus
selalu memiliki beberapa penilaian yang cukup umum kecukupan keseluruhan
kontrol atau masalah lain di daerah terakhir Sebagai contoh pernyataan
pendapat mungkin worded menggunakan salah satu dari contoh-contoh ini
1113094 Kami menemukan kontrol di daerah terakhir akan cukup kecuali
1113094 Kami menemukan bahwa sebagian besar kontrol yang baik dan beroperasi
sebagaimana yang diinstal
1113094 Kami mengidentifikasi masalah kontrol yang signifikan di bidang Ulasan Kami
temuan
Pernyataan opini auditor dapat mengambil banyak bentuk Namun umumnya
menunjuk pada temuan audit rinci dan rekomendasi yang mengikuti halaman
pertama dari laporan audit penuh Exhibit 172 berisi beberapa contoh temuan
auditor lainnya termasuk pernyataan pendapat Tidak ada satu bentuk yang
tepat Gaya departemen audit harus konsisten dengan keinginan manajemen
senior
Laporan audit internal sering mengikuti salah satu dari beberapa pendekatan
umum Mengingat jenis usaha gaya keseluruhan manajemen keterampilan staf
audit internal dan berbagai faktor lainnya masing-masing format laporan audit
dijelaskan memiliki kelebihan sendiri serta kerugian Audit internal ingin
berkomunikasi apa itu apa yang ditemukan dan apa yang perlu dikoreksi
dengan cara yang akan mendapatkan perhatian dari manajer kunci di
perusahaan Semua profesional dihadapkan dengan rentetan dokumen kertas
serta komunikasi elektronik yang mereka diminta untuk membaca memahami
dan bertindak Audit internal ingin memberikan pembaca laporan dengan
informasi yang cukup untuk menjelaskan masalah-masalah tetapi tidak begitu
banyak bahwa anggota manajemen akan menempatkan laporan samping dengan
sedikit lebih dari niat baik membaca nanti Tanpa informasi yang cukup
pembaca mungkin tidak tahu apakah masalah serius atau masalah lain yang
membutuhkan tindakan ada Dalam laporan terlalu rinci pembaca mungkin
kehilangan poin penting mengingat volume besar materi yang disajikan
Pendekatan alternatif untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit
internal meliputi
1113094 Audit melaporkan dengan ensiklopedi cakupan Beberapa laporan audit
internal berusaha untuk menyajikan banyak informasi tentang daerah aktivitas
terakhir Tujuan mereka adalah untuk menyediakan sumber referensi yang
mendalam bagi pembaca laporan Informasi dapat bersifat historis atau
berkaitan dengan situasi saat ini-tion Ini dapat mencakup praktek operasional
dan hasil atau mungkin berhubungan dengan informasi keuangan Contoh di sini
mungkin review dari sistem otomatis yang berorientasi keuangan yang
kompleks atau deskripsi suatu proses manufaktur yang kompleks
1113094 Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Laporan audit terkadang memberikan
banyak-kadang terlalu banyak-informasi tentang prosedur audit benar-benar
dilakukan Langkah Audit dapat dijelaskan dalam beberapa detail seperti yang
mungkin lingkup verifikasi aktual dan pengujian Kadang-kadang pemeriksaan
ini cakupan laporan hampir mengulangi materi yang terkandung dalam standar
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
perusahaan Laporan audit merupakan komponen utama komunikasi internal
audit
Tujuan dan Jenis Laporan Audit Intern
Laporan audit internal memiliki tujuan dasar untuk menggambarkan audit yang
direncanakan dan dijadwalkan dan untuk mengkomunikasikan hasil audit
tersebut Secara alami mereka laporan audit internal umumnya kritis dan
cenderung menekankan hal-hal seperti yang diidentifikasi pengontrol internal
kelemahan Sementara itu benar-benar tepat untuk melaporkan bahwa audit
internal terakhir beberapa daerah dan tidak menemukan masalah jika
departemen audit atau beberapa individu secara konsisten tidak menemukan
masalah di sebagian besar audit yang dijadwalkan mungkin ada kebutuhan
untuk meninjau pendekatan penilaian risiko audit internal atau untuk menguji
kembali kegiatannya Apakah dokumen tertulis resmi diedarkan kepada
manajemen senior dan tingkat papan atau presentasi lisan informal yang pada
akhir kegiatan lapangan audit semua laporan audit internal harus selalu
memiliki empat tujuan dasar dan komponen
1 Tujuan waktu dan ruang lingkup review Laporan audit harus summa-Rize
tujuan tingkat tinggi dari tinjauan di mana review terjadi dan ruang lingkup
tingkat tinggi audit internal Pernyataan ruang lingkup misalnya mungkin
mengungkapkan bahwa audit dilakukan atas permintaan komite audit atau
dimulai sebagai hasil dari penipuan ditemukan
2 Deskripsi temuan Berdasarkan kondisi diamati dan ditemukan selama review
laporan audit harus menjelaskan hasil audit Seringkali bagian ini adalah di mana
laporan menjelaskan apa jika ada yang salah dengan kondisi yang ditemukan
serta mengapa itu salah Istilah yang salah di sini meliputi kelemahan
pengendalian internal pelanggaran prosedur perusahaan atau salah satu dari
berbagai masalah audit internal lainnya
3 Saran untuk koreksi Laporan audit harus mencakup rekomendasi
berdasarkan temuan untuk memperbaiki kondisi dan penyebabnya The ob-
tujuan dari saran ini laporan meliputi laporan tentang perbaikan kondisi diamati
serta rekomendasi untuk meningkatkan operasi
4 Dokumentasi rencana dan clarificatio pandangan dari auditee Auditee
mungkin ingin menyatakan keadaan yang meringankan atau memberikan
klarifikasi masalah untuk setiap hal yang dilaporkan dalam perselisihan
Tergantung pada format laporan bagian ini sering kali menjadi tempat di mana
auditee secara resmi dapat mengajukan tanggapan atas temuan audit internal
dan rencana negara untuk tindakan korektif dalam menanggapi hasil temuan
audit dan rekomendasi
Ini proses empat langkah (1) mengapa audit internal meluncurkan review (2)
apa yang
audit internal ditemukan salah dan mengapa itu salah (3) apa yang harus
dilakukan untuk hal-hal yang benar dan (4) apa yang akan dilakukan oleh
auditee membentuk dasar dari hampir semua laporan audit internal Auditor
internal harus selalu menjaga empat langkah dalam pikiran ketika menyusun
laporan audit dan temuan audit terpisah yang memberikan dasar untuk laporan
ini audit
Sementara fungsi audit internal sering menghabiskan waktu yang cukup dalam
mempersiapkan laporan audit kadang-kadang mereka melupakan siapa
pembaca laporan Sebuah laporan audit internal harus disiapkan untuk komite
audit unit yang diaudit dan manajemen senior bertanggung-jawab Sementara
komite audit jauh lebih terlihat dan promi-menetap saat ini karena Sarbanes-
Oxley (SOX) peraturan laporan audit manajemen pembaca ada di semua
tingkatan termasuk pengelolaan komponen terakhir dan tingkat yang lebih
senior dari manajemen hingga komite audit pada tingkat tertinggi Setiap
kelompok manajemen memiliki kebutuhan khusus dan kepentingan dan laporan
ini audit harus melayani kepentingan perusahaan secara keseluruhan Lebih
khusus lagi pertanyaan turun ke apakah tanggung jawab audit internal adalah
untuk auditee langsung atau kelompok manusia pengelolaan dengan
keseluruhan atau tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi untuk daerah yang
diaudit
Auditee-yaitu staf dan kelompok manajemen yang diaudit-akan termotivasi oleh
kombinasi perusahaan dan kepentingan entitas lokal Manajemen auditee
langsung tahu bahwa kesejahteraan utamanya berkaitan erat dengan
keberhasilan total perusahaan tapi tahu juga bahwa penghargaan ini sangat
ditentukan oleh sendiri kinerja Ini persepsi kinerja adalah kombinasi dari hasil
operasional dicapai dan bagaimana manajemen yang lebih senior berpikir
bertanggung jawab langsung para manajer yang benar-benar memberikan
kontribusi Dalam istilah sehari-hari manajemen lokal atau unit berusaha untuk
terlihat baik untuk manajemen tingkat atas Apa ini semua berarti dalam hal
audit internal adalah bahwa manajer lokal sering ingin membantu tetapi ingin
secara yang tidak mendiskreditkan mereka dengan tingkat yang lebih senior
manajemen Idealnya mereka mungkin ingin memiliki pekerjaan audit internal
dengan mereka secara konsultan pribadi tetapi tidak melaporkan menemukan
apapun pakaian kotor kepada manajemen senior Sementara standar profesional
audit internal dibahas dalam Bab 8 dan 28 mengakui bahwa auditor internal
kadang-kadang dapat bertindak sebagai konsultan internal yang tidak peran
audit internal perdana
Audit internal harus mencoba untuk membantu manajemen lokal melakukan
pekerjaan lebih efektif mengetahui bahwa untuk mengidentifikasi masalah
pengendalian internal dan merekomendasikan solusi potensial ia harus
memiliki kerja sama penuh dan hubungan dekat kemitraan dengan mereka
Namun sikap ini koperasi dapat menempatkan tekanan pada audit internal jika
diminta untuk menarik pukulan dalam laporan audit yang disalin ke komite
audit dan manajemen senior Audit internal mungkin merasa bahwa
keprihatinan dilaporkan akan dilaksanakan lebih cepat jika tidak menyalahkan
manajemen lokal terlalu keras dalam laporan audit diterbitkan Namun audit
internal memiliki tanggung jawab utama untuk melaporkan dalam tujuan audit
pada kondisi yang ditemukan atau diamati Sementara menyediakan layanan
untuk manajemen lokal kewajiban audit internal yang mencapai semua jalan
sampai ke komite audit dewan
Sebagai titik awal untuk menyelesaikan tuntutan berpotensi bertentangan
semua tingkatan manusia pengelolaan harus memiliki pemahaman yang
komprehensif tentang kebutuhan masing-masing dan tanggung jawab audit
internal untuk melayani mereka Sering kali ada kebutuhan untuk penerima
laporan audit untuk meningkatkan tingkat toleransi dan fleksibilitas dengan
meningkatkan tingkat-temuan dan isu-isu yang dianggap cukup signifikan untuk
menjamin dimasukkan dalam laporan audit Dengan cara ini audit internal dapat
menghilangkan banyak hal yang lebih kecil yang seharusnya dan dapat
diselesaikan di tingkat lokal tanpa melibatkan tingkat yang lebih tinggi para
manajer Sebuah upaya bersama ditentukan diperlukan antara manajer lokal dan
audit internal untuk bekerja diperlukan tindakan follow-up selama audit
internal
Pengaruh umum dari tindakan ini adalah untuk mendorong lebih ke arah audit
internal dipandang sebagai memberikan layanan kepada manajemen lokal dalam
pekerjaan dan jauh dari yang dilihat sebagai mata-mata markas Pendekatan ini
harus terus mengakui bahwa audit internal selalu memiliki tanggung jawab
pelaporan penting untuk manajemen senior dan komite audit
Laporan Audit Diterbitkan
Meskipun laporan audit telah dibahas hampir satu konsep mereka dapat
mengambil berbagai format yang berbeda dan gaya mulai dari dokumen
berbasis web untuk hardcopy kertas laporan Dalam format apapun laporan
audit adalah dokumen laporan resmi yang berisi keprihatinan audit internal dan
rekomendasi setelah empat tujuan-tujuan yang telah dibahas sebelumnya Dalam
beberapa tahun terakhir manajemen kadang-kadang ditempatkan batasan atau
kendala audit internal yang terbatas itu dari menyiapkan laporan audit yang
efektif Sebagai contoh beberapa manajer senior di masa lalu dan hari-hari
dokumen kertas mungkin telah menyatakan bahwa semua laporan audit harus
satu halaman atau kurang dalam ukuran Jenis permintaan terkadang terjadi
karena fungsi audit internal menuliskan halaman dan halaman audit laporan
temuan yang mungkin tampak signifikan terhadap auditor internal tetapi tidak
kepada manajemen senior
Pentingnya pelaporan audit yang telah berubah setelah SOx Dalam sidang
kongres yang mengarah ke tindakan kritik diarahkan pada komite audit yang
kadang-kadang hanya menerima laporan diringkas tetapi tidak menerima
tingkat detail mengenai temuan audit Dengan SOx anggota komite audit dan
tentu saja manajemen senior untuk menerima salinan lengkap dari semua
laporan audit Sementara itu hak mereka untuk meminta laporan diringkas juga
mereka masih bertanggung jawab untuk menerima dan memahami semua
temuan audit dilaporkan Temuan pengendalian internal harus jelas diuraikan
dalam laporan audit internal Bagian ini membahas laporan audit diterbitkan
formal maupun mekanisme alternatif untuk pelaporan audit internal
(A) Pendekatan untuk Laporan Audit Diterbitkan
Bentuk dan isi laporan audit internal dapat sangat bervariasi Sebuah laporan
audit meliputi review pengendalian internal mungkin tampak berbeda dari
laporan pada kontrol kelangsungan bisnis atau satu di prosedur penyelidikan
penipuan Namun tidak peduli subjek audit internal laporan audit formal harus
selalu menutup format yang sama umum dimulai dengan halaman sampul
deskripsi pekerjaan yang dilakukan dan kemudian temuan audit internal dan
rekomendasi Kami menjelaskan laporan audit dalam arti sebuah jenis
multipage lebih tua dari dokumen Hari ini laporan biasanya dalam dokumen
berbasis web yang mungkin tidak pernah secara resmi dicetak Namun seperti
kata-kata dalam buku cetak tidak dapat diubah setelah dicetak versi software-
salinan laporan audit harus dilindungi dengan cara yang tidak ada satu tapi
penulis-audit internal-bisa mengubahnya setelah rilis atau publikasi
Sama seperti buku tradisional dimulai dengan halaman sampul dan kata
pengantar laporan audit harus dimulai dengan halaman pengantar Exhibit 171
adalah contoh dari audit laporan halaman pengantar untuk laporan audit resmi
yang meliputi peninjauan fungsi pur-mengejar di Produk Komputer perusahaan
sampel Global kami Laporan ini halaman pengantar atau halaman harus
memiliki unsur-unsur ini
1113094 Judul laporan dan tujuan ulasan Sebuah singkat judul definitif memberitahu
pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit dan juga berguna untuk
berbagai laporan ringkasan Demikian pula laporan audit harus memiliki
pernyataan singkat namun jelas tentang sasaran ulasan
1113094 Laporan petutur dan penerima karbon Laporan audit harus selalu ditujukan
kepada satu orang tingkat senior yang bertanggung jawab untuk menangani
temuan re-port seringkali seseorang biasanya setidaknya satu tingkat di atas
organisasi auditee Ada juga harus menjadi daftar yang dipilih dari penerima-
tembusan sebagaimana ditentukan oleh audit internal Salin penerima termasuk
auditee manusia manager anggota manajemen senior dan pihak-pihak lainnya
seperti mitra yang bertanggung jawab tim audit eksternal (Sebagai samping kita
menggunakan istilah kuno sini karbon copy-meskipun kertas tembusan memiliki
semua tapi menghilang di sebagian besar dunia saat ini Tentu saja kita berarti
salinan tambahan)
1113094 lingkup Audit dan tanggal lapangan Biasanya disertakan dengan pernyataan
tujuan audit adalah beberapa informasi disingkat tentang lingkup umum audit
dan tanggal perkiraan lapangan audit Pernyataan bahwa laporan yang diberikan
meliputi review dari fungsi pembelian untuk komponen elektronik di divisi
XYZ menuntun pembaca untuk mengharapkan laporan yang berbeda dari
pernyataan bahwa audit meliputi hanya fungsi pembelian
1113094 Lokasi dikunjungi dan waktu audit Karena potensi penundaan dalam
membungkus laporan audit waktu bisa lewat antara tanggal lapangan dan
laporan audit diterbitkan akhir Laporan halaman sampul harus dengan jelas
menyatakan ketika lapangan audit yang dilakukan dan juga menyebutkan lokasi
yang dikunjungi
1113094 Audit prosedur yang dilakukan Sebuah paragraf singkat yang menjelaskan
audit prosedur yang dilakukan seringkali sangat membantu bagi pembaca
laporan Informasi ini sangat berguna jika audit internal telah melakukan
beberapa pengujian khusus prosedur untuk sampai pada pendapatnya Di
daerah ini audit internal bisa menyebutkan penggunaan dari sampling statistik
misalnya seperti dibahas dalam Bab 9
Pendapat 1113094 Auditor berdasarkan hasil review Sebuah audit internal re-port harus
selalu memiliki beberapa penilaian yang cukup umum kecukupan keseluruhan
kontrol atau masalah lain di daerah terakhir Sebagai contoh pernyataan
pendapat mungkin worded menggunakan salah satu dari contoh-contoh ini
1113094 Kami menemukan kontrol di daerah terakhir akan cukup kecuali
1113094 Kami menemukan bahwa sebagian besar kontrol yang baik dan beroperasi
sebagaimana yang diinstal
1113094 Kami mengidentifikasi masalah kontrol yang signifikan di bidang Ulasan Kami
temuan
Pernyataan opini auditor dapat mengambil banyak bentuk Namun umumnya
menunjuk pada temuan audit rinci dan rekomendasi yang mengikuti halaman
pertama dari laporan audit penuh Exhibit 172 berisi beberapa contoh temuan
auditor lainnya termasuk pernyataan pendapat Tidak ada satu bentuk yang
tepat Gaya departemen audit harus konsisten dengan keinginan manajemen
senior
Laporan audit internal sering mengikuti salah satu dari beberapa pendekatan
umum Mengingat jenis usaha gaya keseluruhan manajemen keterampilan staf
audit internal dan berbagai faktor lainnya masing-masing format laporan audit
dijelaskan memiliki kelebihan sendiri serta kerugian Audit internal ingin
berkomunikasi apa itu apa yang ditemukan dan apa yang perlu dikoreksi
dengan cara yang akan mendapatkan perhatian dari manajer kunci di
perusahaan Semua profesional dihadapkan dengan rentetan dokumen kertas
serta komunikasi elektronik yang mereka diminta untuk membaca memahami
dan bertindak Audit internal ingin memberikan pembaca laporan dengan
informasi yang cukup untuk menjelaskan masalah-masalah tetapi tidak begitu
banyak bahwa anggota manajemen akan menempatkan laporan samping dengan
sedikit lebih dari niat baik membaca nanti Tanpa informasi yang cukup
pembaca mungkin tidak tahu apakah masalah serius atau masalah lain yang
membutuhkan tindakan ada Dalam laporan terlalu rinci pembaca mungkin
kehilangan poin penting mengingat volume besar materi yang disajikan
Pendekatan alternatif untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit
internal meliputi
1113094 Audit melaporkan dengan ensiklopedi cakupan Beberapa laporan audit
internal berusaha untuk menyajikan banyak informasi tentang daerah aktivitas
terakhir Tujuan mereka adalah untuk menyediakan sumber referensi yang
mendalam bagi pembaca laporan Informasi dapat bersifat historis atau
berkaitan dengan situasi saat ini-tion Ini dapat mencakup praktek operasional
dan hasil atau mungkin berhubungan dengan informasi keuangan Contoh di sini
mungkin review dari sistem otomatis yang berorientasi keuangan yang
kompleks atau deskripsi suatu proses manufaktur yang kompleks
1113094 Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Laporan audit terkadang memberikan
banyak-kadang terlalu banyak-informasi tentang prosedur audit benar-benar
dilakukan Langkah Audit dapat dijelaskan dalam beberapa detail seperti yang
mungkin lingkup verifikasi aktual dan pengujian Kadang-kadang pemeriksaan
ini cakupan laporan hampir mengulangi materi yang terkandung dalam standar
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
4 Dokumentasi rencana dan clarificatio pandangan dari auditee Auditee
mungkin ingin menyatakan keadaan yang meringankan atau memberikan
klarifikasi masalah untuk setiap hal yang dilaporkan dalam perselisihan
Tergantung pada format laporan bagian ini sering kali menjadi tempat di mana
auditee secara resmi dapat mengajukan tanggapan atas temuan audit internal
dan rencana negara untuk tindakan korektif dalam menanggapi hasil temuan
audit dan rekomendasi
Ini proses empat langkah (1) mengapa audit internal meluncurkan review (2)
apa yang
audit internal ditemukan salah dan mengapa itu salah (3) apa yang harus
dilakukan untuk hal-hal yang benar dan (4) apa yang akan dilakukan oleh
auditee membentuk dasar dari hampir semua laporan audit internal Auditor
internal harus selalu menjaga empat langkah dalam pikiran ketika menyusun
laporan audit dan temuan audit terpisah yang memberikan dasar untuk laporan
ini audit
Sementara fungsi audit internal sering menghabiskan waktu yang cukup dalam
mempersiapkan laporan audit kadang-kadang mereka melupakan siapa
pembaca laporan Sebuah laporan audit internal harus disiapkan untuk komite
audit unit yang diaudit dan manajemen senior bertanggung-jawab Sementara
komite audit jauh lebih terlihat dan promi-menetap saat ini karena Sarbanes-
Oxley (SOX) peraturan laporan audit manajemen pembaca ada di semua
tingkatan termasuk pengelolaan komponen terakhir dan tingkat yang lebih
senior dari manajemen hingga komite audit pada tingkat tertinggi Setiap
kelompok manajemen memiliki kebutuhan khusus dan kepentingan dan laporan
ini audit harus melayani kepentingan perusahaan secara keseluruhan Lebih
khusus lagi pertanyaan turun ke apakah tanggung jawab audit internal adalah
untuk auditee langsung atau kelompok manusia pengelolaan dengan
keseluruhan atau tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi untuk daerah yang
diaudit
Auditee-yaitu staf dan kelompok manajemen yang diaudit-akan termotivasi oleh
kombinasi perusahaan dan kepentingan entitas lokal Manajemen auditee
langsung tahu bahwa kesejahteraan utamanya berkaitan erat dengan
keberhasilan total perusahaan tapi tahu juga bahwa penghargaan ini sangat
ditentukan oleh sendiri kinerja Ini persepsi kinerja adalah kombinasi dari hasil
operasional dicapai dan bagaimana manajemen yang lebih senior berpikir
bertanggung jawab langsung para manajer yang benar-benar memberikan
kontribusi Dalam istilah sehari-hari manajemen lokal atau unit berusaha untuk
terlihat baik untuk manajemen tingkat atas Apa ini semua berarti dalam hal
audit internal adalah bahwa manajer lokal sering ingin membantu tetapi ingin
secara yang tidak mendiskreditkan mereka dengan tingkat yang lebih senior
manajemen Idealnya mereka mungkin ingin memiliki pekerjaan audit internal
dengan mereka secara konsultan pribadi tetapi tidak melaporkan menemukan
apapun pakaian kotor kepada manajemen senior Sementara standar profesional
audit internal dibahas dalam Bab 8 dan 28 mengakui bahwa auditor internal
kadang-kadang dapat bertindak sebagai konsultan internal yang tidak peran
audit internal perdana
Audit internal harus mencoba untuk membantu manajemen lokal melakukan
pekerjaan lebih efektif mengetahui bahwa untuk mengidentifikasi masalah
pengendalian internal dan merekomendasikan solusi potensial ia harus
memiliki kerja sama penuh dan hubungan dekat kemitraan dengan mereka
Namun sikap ini koperasi dapat menempatkan tekanan pada audit internal jika
diminta untuk menarik pukulan dalam laporan audit yang disalin ke komite
audit dan manajemen senior Audit internal mungkin merasa bahwa
keprihatinan dilaporkan akan dilaksanakan lebih cepat jika tidak menyalahkan
manajemen lokal terlalu keras dalam laporan audit diterbitkan Namun audit
internal memiliki tanggung jawab utama untuk melaporkan dalam tujuan audit
pada kondisi yang ditemukan atau diamati Sementara menyediakan layanan
untuk manajemen lokal kewajiban audit internal yang mencapai semua jalan
sampai ke komite audit dewan
Sebagai titik awal untuk menyelesaikan tuntutan berpotensi bertentangan
semua tingkatan manusia pengelolaan harus memiliki pemahaman yang
komprehensif tentang kebutuhan masing-masing dan tanggung jawab audit
internal untuk melayani mereka Sering kali ada kebutuhan untuk penerima
laporan audit untuk meningkatkan tingkat toleransi dan fleksibilitas dengan
meningkatkan tingkat-temuan dan isu-isu yang dianggap cukup signifikan untuk
menjamin dimasukkan dalam laporan audit Dengan cara ini audit internal dapat
menghilangkan banyak hal yang lebih kecil yang seharusnya dan dapat
diselesaikan di tingkat lokal tanpa melibatkan tingkat yang lebih tinggi para
manajer Sebuah upaya bersama ditentukan diperlukan antara manajer lokal dan
audit internal untuk bekerja diperlukan tindakan follow-up selama audit
internal
Pengaruh umum dari tindakan ini adalah untuk mendorong lebih ke arah audit
internal dipandang sebagai memberikan layanan kepada manajemen lokal dalam
pekerjaan dan jauh dari yang dilihat sebagai mata-mata markas Pendekatan ini
harus terus mengakui bahwa audit internal selalu memiliki tanggung jawab
pelaporan penting untuk manajemen senior dan komite audit
Laporan Audit Diterbitkan
Meskipun laporan audit telah dibahas hampir satu konsep mereka dapat
mengambil berbagai format yang berbeda dan gaya mulai dari dokumen
berbasis web untuk hardcopy kertas laporan Dalam format apapun laporan
audit adalah dokumen laporan resmi yang berisi keprihatinan audit internal dan
rekomendasi setelah empat tujuan-tujuan yang telah dibahas sebelumnya Dalam
beberapa tahun terakhir manajemen kadang-kadang ditempatkan batasan atau
kendala audit internal yang terbatas itu dari menyiapkan laporan audit yang
efektif Sebagai contoh beberapa manajer senior di masa lalu dan hari-hari
dokumen kertas mungkin telah menyatakan bahwa semua laporan audit harus
satu halaman atau kurang dalam ukuran Jenis permintaan terkadang terjadi
karena fungsi audit internal menuliskan halaman dan halaman audit laporan
temuan yang mungkin tampak signifikan terhadap auditor internal tetapi tidak
kepada manajemen senior
Pentingnya pelaporan audit yang telah berubah setelah SOx Dalam sidang
kongres yang mengarah ke tindakan kritik diarahkan pada komite audit yang
kadang-kadang hanya menerima laporan diringkas tetapi tidak menerima
tingkat detail mengenai temuan audit Dengan SOx anggota komite audit dan
tentu saja manajemen senior untuk menerima salinan lengkap dari semua
laporan audit Sementara itu hak mereka untuk meminta laporan diringkas juga
mereka masih bertanggung jawab untuk menerima dan memahami semua
temuan audit dilaporkan Temuan pengendalian internal harus jelas diuraikan
dalam laporan audit internal Bagian ini membahas laporan audit diterbitkan
formal maupun mekanisme alternatif untuk pelaporan audit internal
(A) Pendekatan untuk Laporan Audit Diterbitkan
Bentuk dan isi laporan audit internal dapat sangat bervariasi Sebuah laporan
audit meliputi review pengendalian internal mungkin tampak berbeda dari
laporan pada kontrol kelangsungan bisnis atau satu di prosedur penyelidikan
penipuan Namun tidak peduli subjek audit internal laporan audit formal harus
selalu menutup format yang sama umum dimulai dengan halaman sampul
deskripsi pekerjaan yang dilakukan dan kemudian temuan audit internal dan
rekomendasi Kami menjelaskan laporan audit dalam arti sebuah jenis
multipage lebih tua dari dokumen Hari ini laporan biasanya dalam dokumen
berbasis web yang mungkin tidak pernah secara resmi dicetak Namun seperti
kata-kata dalam buku cetak tidak dapat diubah setelah dicetak versi software-
salinan laporan audit harus dilindungi dengan cara yang tidak ada satu tapi
penulis-audit internal-bisa mengubahnya setelah rilis atau publikasi
Sama seperti buku tradisional dimulai dengan halaman sampul dan kata
pengantar laporan audit harus dimulai dengan halaman pengantar Exhibit 171
adalah contoh dari audit laporan halaman pengantar untuk laporan audit resmi
yang meliputi peninjauan fungsi pur-mengejar di Produk Komputer perusahaan
sampel Global kami Laporan ini halaman pengantar atau halaman harus
memiliki unsur-unsur ini
1113094 Judul laporan dan tujuan ulasan Sebuah singkat judul definitif memberitahu
pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit dan juga berguna untuk
berbagai laporan ringkasan Demikian pula laporan audit harus memiliki
pernyataan singkat namun jelas tentang sasaran ulasan
1113094 Laporan petutur dan penerima karbon Laporan audit harus selalu ditujukan
kepada satu orang tingkat senior yang bertanggung jawab untuk menangani
temuan re-port seringkali seseorang biasanya setidaknya satu tingkat di atas
organisasi auditee Ada juga harus menjadi daftar yang dipilih dari penerima-
tembusan sebagaimana ditentukan oleh audit internal Salin penerima termasuk
auditee manusia manager anggota manajemen senior dan pihak-pihak lainnya
seperti mitra yang bertanggung jawab tim audit eksternal (Sebagai samping kita
menggunakan istilah kuno sini karbon copy-meskipun kertas tembusan memiliki
semua tapi menghilang di sebagian besar dunia saat ini Tentu saja kita berarti
salinan tambahan)
1113094 lingkup Audit dan tanggal lapangan Biasanya disertakan dengan pernyataan
tujuan audit adalah beberapa informasi disingkat tentang lingkup umum audit
dan tanggal perkiraan lapangan audit Pernyataan bahwa laporan yang diberikan
meliputi review dari fungsi pembelian untuk komponen elektronik di divisi
XYZ menuntun pembaca untuk mengharapkan laporan yang berbeda dari
pernyataan bahwa audit meliputi hanya fungsi pembelian
1113094 Lokasi dikunjungi dan waktu audit Karena potensi penundaan dalam
membungkus laporan audit waktu bisa lewat antara tanggal lapangan dan
laporan audit diterbitkan akhir Laporan halaman sampul harus dengan jelas
menyatakan ketika lapangan audit yang dilakukan dan juga menyebutkan lokasi
yang dikunjungi
1113094 Audit prosedur yang dilakukan Sebuah paragraf singkat yang menjelaskan
audit prosedur yang dilakukan seringkali sangat membantu bagi pembaca
laporan Informasi ini sangat berguna jika audit internal telah melakukan
beberapa pengujian khusus prosedur untuk sampai pada pendapatnya Di
daerah ini audit internal bisa menyebutkan penggunaan dari sampling statistik
misalnya seperti dibahas dalam Bab 9
Pendapat 1113094 Auditor berdasarkan hasil review Sebuah audit internal re-port harus
selalu memiliki beberapa penilaian yang cukup umum kecukupan keseluruhan
kontrol atau masalah lain di daerah terakhir Sebagai contoh pernyataan
pendapat mungkin worded menggunakan salah satu dari contoh-contoh ini
1113094 Kami menemukan kontrol di daerah terakhir akan cukup kecuali
1113094 Kami menemukan bahwa sebagian besar kontrol yang baik dan beroperasi
sebagaimana yang diinstal
1113094 Kami mengidentifikasi masalah kontrol yang signifikan di bidang Ulasan Kami
temuan
Pernyataan opini auditor dapat mengambil banyak bentuk Namun umumnya
menunjuk pada temuan audit rinci dan rekomendasi yang mengikuti halaman
pertama dari laporan audit penuh Exhibit 172 berisi beberapa contoh temuan
auditor lainnya termasuk pernyataan pendapat Tidak ada satu bentuk yang
tepat Gaya departemen audit harus konsisten dengan keinginan manajemen
senior
Laporan audit internal sering mengikuti salah satu dari beberapa pendekatan
umum Mengingat jenis usaha gaya keseluruhan manajemen keterampilan staf
audit internal dan berbagai faktor lainnya masing-masing format laporan audit
dijelaskan memiliki kelebihan sendiri serta kerugian Audit internal ingin
berkomunikasi apa itu apa yang ditemukan dan apa yang perlu dikoreksi
dengan cara yang akan mendapatkan perhatian dari manajer kunci di
perusahaan Semua profesional dihadapkan dengan rentetan dokumen kertas
serta komunikasi elektronik yang mereka diminta untuk membaca memahami
dan bertindak Audit internal ingin memberikan pembaca laporan dengan
informasi yang cukup untuk menjelaskan masalah-masalah tetapi tidak begitu
banyak bahwa anggota manajemen akan menempatkan laporan samping dengan
sedikit lebih dari niat baik membaca nanti Tanpa informasi yang cukup
pembaca mungkin tidak tahu apakah masalah serius atau masalah lain yang
membutuhkan tindakan ada Dalam laporan terlalu rinci pembaca mungkin
kehilangan poin penting mengingat volume besar materi yang disajikan
Pendekatan alternatif untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit
internal meliputi
1113094 Audit melaporkan dengan ensiklopedi cakupan Beberapa laporan audit
internal berusaha untuk menyajikan banyak informasi tentang daerah aktivitas
terakhir Tujuan mereka adalah untuk menyediakan sumber referensi yang
mendalam bagi pembaca laporan Informasi dapat bersifat historis atau
berkaitan dengan situasi saat ini-tion Ini dapat mencakup praktek operasional
dan hasil atau mungkin berhubungan dengan informasi keuangan Contoh di sini
mungkin review dari sistem otomatis yang berorientasi keuangan yang
kompleks atau deskripsi suatu proses manufaktur yang kompleks
1113094 Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Laporan audit terkadang memberikan
banyak-kadang terlalu banyak-informasi tentang prosedur audit benar-benar
dilakukan Langkah Audit dapat dijelaskan dalam beberapa detail seperti yang
mungkin lingkup verifikasi aktual dan pengujian Kadang-kadang pemeriksaan
ini cakupan laporan hampir mengulangi materi yang terkandung dalam standar
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
ditentukan oleh sendiri kinerja Ini persepsi kinerja adalah kombinasi dari hasil
operasional dicapai dan bagaimana manajemen yang lebih senior berpikir
bertanggung jawab langsung para manajer yang benar-benar memberikan
kontribusi Dalam istilah sehari-hari manajemen lokal atau unit berusaha untuk
terlihat baik untuk manajemen tingkat atas Apa ini semua berarti dalam hal
audit internal adalah bahwa manajer lokal sering ingin membantu tetapi ingin
secara yang tidak mendiskreditkan mereka dengan tingkat yang lebih senior
manajemen Idealnya mereka mungkin ingin memiliki pekerjaan audit internal
dengan mereka secara konsultan pribadi tetapi tidak melaporkan menemukan
apapun pakaian kotor kepada manajemen senior Sementara standar profesional
audit internal dibahas dalam Bab 8 dan 28 mengakui bahwa auditor internal
kadang-kadang dapat bertindak sebagai konsultan internal yang tidak peran
audit internal perdana
Audit internal harus mencoba untuk membantu manajemen lokal melakukan
pekerjaan lebih efektif mengetahui bahwa untuk mengidentifikasi masalah
pengendalian internal dan merekomendasikan solusi potensial ia harus
memiliki kerja sama penuh dan hubungan dekat kemitraan dengan mereka
Namun sikap ini koperasi dapat menempatkan tekanan pada audit internal jika
diminta untuk menarik pukulan dalam laporan audit yang disalin ke komite
audit dan manajemen senior Audit internal mungkin merasa bahwa
keprihatinan dilaporkan akan dilaksanakan lebih cepat jika tidak menyalahkan
manajemen lokal terlalu keras dalam laporan audit diterbitkan Namun audit
internal memiliki tanggung jawab utama untuk melaporkan dalam tujuan audit
pada kondisi yang ditemukan atau diamati Sementara menyediakan layanan
untuk manajemen lokal kewajiban audit internal yang mencapai semua jalan
sampai ke komite audit dewan
Sebagai titik awal untuk menyelesaikan tuntutan berpotensi bertentangan
semua tingkatan manusia pengelolaan harus memiliki pemahaman yang
komprehensif tentang kebutuhan masing-masing dan tanggung jawab audit
internal untuk melayani mereka Sering kali ada kebutuhan untuk penerima
laporan audit untuk meningkatkan tingkat toleransi dan fleksibilitas dengan
meningkatkan tingkat-temuan dan isu-isu yang dianggap cukup signifikan untuk
menjamin dimasukkan dalam laporan audit Dengan cara ini audit internal dapat
menghilangkan banyak hal yang lebih kecil yang seharusnya dan dapat
diselesaikan di tingkat lokal tanpa melibatkan tingkat yang lebih tinggi para
manajer Sebuah upaya bersama ditentukan diperlukan antara manajer lokal dan
audit internal untuk bekerja diperlukan tindakan follow-up selama audit
internal
Pengaruh umum dari tindakan ini adalah untuk mendorong lebih ke arah audit
internal dipandang sebagai memberikan layanan kepada manajemen lokal dalam
pekerjaan dan jauh dari yang dilihat sebagai mata-mata markas Pendekatan ini
harus terus mengakui bahwa audit internal selalu memiliki tanggung jawab
pelaporan penting untuk manajemen senior dan komite audit
Laporan Audit Diterbitkan
Meskipun laporan audit telah dibahas hampir satu konsep mereka dapat
mengambil berbagai format yang berbeda dan gaya mulai dari dokumen
berbasis web untuk hardcopy kertas laporan Dalam format apapun laporan
audit adalah dokumen laporan resmi yang berisi keprihatinan audit internal dan
rekomendasi setelah empat tujuan-tujuan yang telah dibahas sebelumnya Dalam
beberapa tahun terakhir manajemen kadang-kadang ditempatkan batasan atau
kendala audit internal yang terbatas itu dari menyiapkan laporan audit yang
efektif Sebagai contoh beberapa manajer senior di masa lalu dan hari-hari
dokumen kertas mungkin telah menyatakan bahwa semua laporan audit harus
satu halaman atau kurang dalam ukuran Jenis permintaan terkadang terjadi
karena fungsi audit internal menuliskan halaman dan halaman audit laporan
temuan yang mungkin tampak signifikan terhadap auditor internal tetapi tidak
kepada manajemen senior
Pentingnya pelaporan audit yang telah berubah setelah SOx Dalam sidang
kongres yang mengarah ke tindakan kritik diarahkan pada komite audit yang
kadang-kadang hanya menerima laporan diringkas tetapi tidak menerima
tingkat detail mengenai temuan audit Dengan SOx anggota komite audit dan
tentu saja manajemen senior untuk menerima salinan lengkap dari semua
laporan audit Sementara itu hak mereka untuk meminta laporan diringkas juga
mereka masih bertanggung jawab untuk menerima dan memahami semua
temuan audit dilaporkan Temuan pengendalian internal harus jelas diuraikan
dalam laporan audit internal Bagian ini membahas laporan audit diterbitkan
formal maupun mekanisme alternatif untuk pelaporan audit internal
(A) Pendekatan untuk Laporan Audit Diterbitkan
Bentuk dan isi laporan audit internal dapat sangat bervariasi Sebuah laporan
audit meliputi review pengendalian internal mungkin tampak berbeda dari
laporan pada kontrol kelangsungan bisnis atau satu di prosedur penyelidikan
penipuan Namun tidak peduli subjek audit internal laporan audit formal harus
selalu menutup format yang sama umum dimulai dengan halaman sampul
deskripsi pekerjaan yang dilakukan dan kemudian temuan audit internal dan
rekomendasi Kami menjelaskan laporan audit dalam arti sebuah jenis
multipage lebih tua dari dokumen Hari ini laporan biasanya dalam dokumen
berbasis web yang mungkin tidak pernah secara resmi dicetak Namun seperti
kata-kata dalam buku cetak tidak dapat diubah setelah dicetak versi software-
salinan laporan audit harus dilindungi dengan cara yang tidak ada satu tapi
penulis-audit internal-bisa mengubahnya setelah rilis atau publikasi
Sama seperti buku tradisional dimulai dengan halaman sampul dan kata
pengantar laporan audit harus dimulai dengan halaman pengantar Exhibit 171
adalah contoh dari audit laporan halaman pengantar untuk laporan audit resmi
yang meliputi peninjauan fungsi pur-mengejar di Produk Komputer perusahaan
sampel Global kami Laporan ini halaman pengantar atau halaman harus
memiliki unsur-unsur ini
1113094 Judul laporan dan tujuan ulasan Sebuah singkat judul definitif memberitahu
pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit dan juga berguna untuk
berbagai laporan ringkasan Demikian pula laporan audit harus memiliki
pernyataan singkat namun jelas tentang sasaran ulasan
1113094 Laporan petutur dan penerima karbon Laporan audit harus selalu ditujukan
kepada satu orang tingkat senior yang bertanggung jawab untuk menangani
temuan re-port seringkali seseorang biasanya setidaknya satu tingkat di atas
organisasi auditee Ada juga harus menjadi daftar yang dipilih dari penerima-
tembusan sebagaimana ditentukan oleh audit internal Salin penerima termasuk
auditee manusia manager anggota manajemen senior dan pihak-pihak lainnya
seperti mitra yang bertanggung jawab tim audit eksternal (Sebagai samping kita
menggunakan istilah kuno sini karbon copy-meskipun kertas tembusan memiliki
semua tapi menghilang di sebagian besar dunia saat ini Tentu saja kita berarti
salinan tambahan)
1113094 lingkup Audit dan tanggal lapangan Biasanya disertakan dengan pernyataan
tujuan audit adalah beberapa informasi disingkat tentang lingkup umum audit
dan tanggal perkiraan lapangan audit Pernyataan bahwa laporan yang diberikan
meliputi review dari fungsi pembelian untuk komponen elektronik di divisi
XYZ menuntun pembaca untuk mengharapkan laporan yang berbeda dari
pernyataan bahwa audit meliputi hanya fungsi pembelian
1113094 Lokasi dikunjungi dan waktu audit Karena potensi penundaan dalam
membungkus laporan audit waktu bisa lewat antara tanggal lapangan dan
laporan audit diterbitkan akhir Laporan halaman sampul harus dengan jelas
menyatakan ketika lapangan audit yang dilakukan dan juga menyebutkan lokasi
yang dikunjungi
1113094 Audit prosedur yang dilakukan Sebuah paragraf singkat yang menjelaskan
audit prosedur yang dilakukan seringkali sangat membantu bagi pembaca
laporan Informasi ini sangat berguna jika audit internal telah melakukan
beberapa pengujian khusus prosedur untuk sampai pada pendapatnya Di
daerah ini audit internal bisa menyebutkan penggunaan dari sampling statistik
misalnya seperti dibahas dalam Bab 9
Pendapat 1113094 Auditor berdasarkan hasil review Sebuah audit internal re-port harus
selalu memiliki beberapa penilaian yang cukup umum kecukupan keseluruhan
kontrol atau masalah lain di daerah terakhir Sebagai contoh pernyataan
pendapat mungkin worded menggunakan salah satu dari contoh-contoh ini
1113094 Kami menemukan kontrol di daerah terakhir akan cukup kecuali
1113094 Kami menemukan bahwa sebagian besar kontrol yang baik dan beroperasi
sebagaimana yang diinstal
1113094 Kami mengidentifikasi masalah kontrol yang signifikan di bidang Ulasan Kami
temuan
Pernyataan opini auditor dapat mengambil banyak bentuk Namun umumnya
menunjuk pada temuan audit rinci dan rekomendasi yang mengikuti halaman
pertama dari laporan audit penuh Exhibit 172 berisi beberapa contoh temuan
auditor lainnya termasuk pernyataan pendapat Tidak ada satu bentuk yang
tepat Gaya departemen audit harus konsisten dengan keinginan manajemen
senior
Laporan audit internal sering mengikuti salah satu dari beberapa pendekatan
umum Mengingat jenis usaha gaya keseluruhan manajemen keterampilan staf
audit internal dan berbagai faktor lainnya masing-masing format laporan audit
dijelaskan memiliki kelebihan sendiri serta kerugian Audit internal ingin
berkomunikasi apa itu apa yang ditemukan dan apa yang perlu dikoreksi
dengan cara yang akan mendapatkan perhatian dari manajer kunci di
perusahaan Semua profesional dihadapkan dengan rentetan dokumen kertas
serta komunikasi elektronik yang mereka diminta untuk membaca memahami
dan bertindak Audit internal ingin memberikan pembaca laporan dengan
informasi yang cukup untuk menjelaskan masalah-masalah tetapi tidak begitu
banyak bahwa anggota manajemen akan menempatkan laporan samping dengan
sedikit lebih dari niat baik membaca nanti Tanpa informasi yang cukup
pembaca mungkin tidak tahu apakah masalah serius atau masalah lain yang
membutuhkan tindakan ada Dalam laporan terlalu rinci pembaca mungkin
kehilangan poin penting mengingat volume besar materi yang disajikan
Pendekatan alternatif untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit
internal meliputi
1113094 Audit melaporkan dengan ensiklopedi cakupan Beberapa laporan audit
internal berusaha untuk menyajikan banyak informasi tentang daerah aktivitas
terakhir Tujuan mereka adalah untuk menyediakan sumber referensi yang
mendalam bagi pembaca laporan Informasi dapat bersifat historis atau
berkaitan dengan situasi saat ini-tion Ini dapat mencakup praktek operasional
dan hasil atau mungkin berhubungan dengan informasi keuangan Contoh di sini
mungkin review dari sistem otomatis yang berorientasi keuangan yang
kompleks atau deskripsi suatu proses manufaktur yang kompleks
1113094 Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Laporan audit terkadang memberikan
banyak-kadang terlalu banyak-informasi tentang prosedur audit benar-benar
dilakukan Langkah Audit dapat dijelaskan dalam beberapa detail seperti yang
mungkin lingkup verifikasi aktual dan pengujian Kadang-kadang pemeriksaan
ini cakupan laporan hampir mengulangi materi yang terkandung dalam standar
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
menghilangkan banyak hal yang lebih kecil yang seharusnya dan dapat
diselesaikan di tingkat lokal tanpa melibatkan tingkat yang lebih tinggi para
manajer Sebuah upaya bersama ditentukan diperlukan antara manajer lokal dan
audit internal untuk bekerja diperlukan tindakan follow-up selama audit
internal
Pengaruh umum dari tindakan ini adalah untuk mendorong lebih ke arah audit
internal dipandang sebagai memberikan layanan kepada manajemen lokal dalam
pekerjaan dan jauh dari yang dilihat sebagai mata-mata markas Pendekatan ini
harus terus mengakui bahwa audit internal selalu memiliki tanggung jawab
pelaporan penting untuk manajemen senior dan komite audit
Laporan Audit Diterbitkan
Meskipun laporan audit telah dibahas hampir satu konsep mereka dapat
mengambil berbagai format yang berbeda dan gaya mulai dari dokumen
berbasis web untuk hardcopy kertas laporan Dalam format apapun laporan
audit adalah dokumen laporan resmi yang berisi keprihatinan audit internal dan
rekomendasi setelah empat tujuan-tujuan yang telah dibahas sebelumnya Dalam
beberapa tahun terakhir manajemen kadang-kadang ditempatkan batasan atau
kendala audit internal yang terbatas itu dari menyiapkan laporan audit yang
efektif Sebagai contoh beberapa manajer senior di masa lalu dan hari-hari
dokumen kertas mungkin telah menyatakan bahwa semua laporan audit harus
satu halaman atau kurang dalam ukuran Jenis permintaan terkadang terjadi
karena fungsi audit internal menuliskan halaman dan halaman audit laporan
temuan yang mungkin tampak signifikan terhadap auditor internal tetapi tidak
kepada manajemen senior
Pentingnya pelaporan audit yang telah berubah setelah SOx Dalam sidang
kongres yang mengarah ke tindakan kritik diarahkan pada komite audit yang
kadang-kadang hanya menerima laporan diringkas tetapi tidak menerima
tingkat detail mengenai temuan audit Dengan SOx anggota komite audit dan
tentu saja manajemen senior untuk menerima salinan lengkap dari semua
laporan audit Sementara itu hak mereka untuk meminta laporan diringkas juga
mereka masih bertanggung jawab untuk menerima dan memahami semua
temuan audit dilaporkan Temuan pengendalian internal harus jelas diuraikan
dalam laporan audit internal Bagian ini membahas laporan audit diterbitkan
formal maupun mekanisme alternatif untuk pelaporan audit internal
(A) Pendekatan untuk Laporan Audit Diterbitkan
Bentuk dan isi laporan audit internal dapat sangat bervariasi Sebuah laporan
audit meliputi review pengendalian internal mungkin tampak berbeda dari
laporan pada kontrol kelangsungan bisnis atau satu di prosedur penyelidikan
penipuan Namun tidak peduli subjek audit internal laporan audit formal harus
selalu menutup format yang sama umum dimulai dengan halaman sampul
deskripsi pekerjaan yang dilakukan dan kemudian temuan audit internal dan
rekomendasi Kami menjelaskan laporan audit dalam arti sebuah jenis
multipage lebih tua dari dokumen Hari ini laporan biasanya dalam dokumen
berbasis web yang mungkin tidak pernah secara resmi dicetak Namun seperti
kata-kata dalam buku cetak tidak dapat diubah setelah dicetak versi software-
salinan laporan audit harus dilindungi dengan cara yang tidak ada satu tapi
penulis-audit internal-bisa mengubahnya setelah rilis atau publikasi
Sama seperti buku tradisional dimulai dengan halaman sampul dan kata
pengantar laporan audit harus dimulai dengan halaman pengantar Exhibit 171
adalah contoh dari audit laporan halaman pengantar untuk laporan audit resmi
yang meliputi peninjauan fungsi pur-mengejar di Produk Komputer perusahaan
sampel Global kami Laporan ini halaman pengantar atau halaman harus
memiliki unsur-unsur ini
1113094 Judul laporan dan tujuan ulasan Sebuah singkat judul definitif memberitahu
pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit dan juga berguna untuk
berbagai laporan ringkasan Demikian pula laporan audit harus memiliki
pernyataan singkat namun jelas tentang sasaran ulasan
1113094 Laporan petutur dan penerima karbon Laporan audit harus selalu ditujukan
kepada satu orang tingkat senior yang bertanggung jawab untuk menangani
temuan re-port seringkali seseorang biasanya setidaknya satu tingkat di atas
organisasi auditee Ada juga harus menjadi daftar yang dipilih dari penerima-
tembusan sebagaimana ditentukan oleh audit internal Salin penerima termasuk
auditee manusia manager anggota manajemen senior dan pihak-pihak lainnya
seperti mitra yang bertanggung jawab tim audit eksternal (Sebagai samping kita
menggunakan istilah kuno sini karbon copy-meskipun kertas tembusan memiliki
semua tapi menghilang di sebagian besar dunia saat ini Tentu saja kita berarti
salinan tambahan)
1113094 lingkup Audit dan tanggal lapangan Biasanya disertakan dengan pernyataan
tujuan audit adalah beberapa informasi disingkat tentang lingkup umum audit
dan tanggal perkiraan lapangan audit Pernyataan bahwa laporan yang diberikan
meliputi review dari fungsi pembelian untuk komponen elektronik di divisi
XYZ menuntun pembaca untuk mengharapkan laporan yang berbeda dari
pernyataan bahwa audit meliputi hanya fungsi pembelian
1113094 Lokasi dikunjungi dan waktu audit Karena potensi penundaan dalam
membungkus laporan audit waktu bisa lewat antara tanggal lapangan dan
laporan audit diterbitkan akhir Laporan halaman sampul harus dengan jelas
menyatakan ketika lapangan audit yang dilakukan dan juga menyebutkan lokasi
yang dikunjungi
1113094 Audit prosedur yang dilakukan Sebuah paragraf singkat yang menjelaskan
audit prosedur yang dilakukan seringkali sangat membantu bagi pembaca
laporan Informasi ini sangat berguna jika audit internal telah melakukan
beberapa pengujian khusus prosedur untuk sampai pada pendapatnya Di
daerah ini audit internal bisa menyebutkan penggunaan dari sampling statistik
misalnya seperti dibahas dalam Bab 9
Pendapat 1113094 Auditor berdasarkan hasil review Sebuah audit internal re-port harus
selalu memiliki beberapa penilaian yang cukup umum kecukupan keseluruhan
kontrol atau masalah lain di daerah terakhir Sebagai contoh pernyataan
pendapat mungkin worded menggunakan salah satu dari contoh-contoh ini
1113094 Kami menemukan kontrol di daerah terakhir akan cukup kecuali
1113094 Kami menemukan bahwa sebagian besar kontrol yang baik dan beroperasi
sebagaimana yang diinstal
1113094 Kami mengidentifikasi masalah kontrol yang signifikan di bidang Ulasan Kami
temuan
Pernyataan opini auditor dapat mengambil banyak bentuk Namun umumnya
menunjuk pada temuan audit rinci dan rekomendasi yang mengikuti halaman
pertama dari laporan audit penuh Exhibit 172 berisi beberapa contoh temuan
auditor lainnya termasuk pernyataan pendapat Tidak ada satu bentuk yang
tepat Gaya departemen audit harus konsisten dengan keinginan manajemen
senior
Laporan audit internal sering mengikuti salah satu dari beberapa pendekatan
umum Mengingat jenis usaha gaya keseluruhan manajemen keterampilan staf
audit internal dan berbagai faktor lainnya masing-masing format laporan audit
dijelaskan memiliki kelebihan sendiri serta kerugian Audit internal ingin
berkomunikasi apa itu apa yang ditemukan dan apa yang perlu dikoreksi
dengan cara yang akan mendapatkan perhatian dari manajer kunci di
perusahaan Semua profesional dihadapkan dengan rentetan dokumen kertas
serta komunikasi elektronik yang mereka diminta untuk membaca memahami
dan bertindak Audit internal ingin memberikan pembaca laporan dengan
informasi yang cukup untuk menjelaskan masalah-masalah tetapi tidak begitu
banyak bahwa anggota manajemen akan menempatkan laporan samping dengan
sedikit lebih dari niat baik membaca nanti Tanpa informasi yang cukup
pembaca mungkin tidak tahu apakah masalah serius atau masalah lain yang
membutuhkan tindakan ada Dalam laporan terlalu rinci pembaca mungkin
kehilangan poin penting mengingat volume besar materi yang disajikan
Pendekatan alternatif untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit
internal meliputi
1113094 Audit melaporkan dengan ensiklopedi cakupan Beberapa laporan audit
internal berusaha untuk menyajikan banyak informasi tentang daerah aktivitas
terakhir Tujuan mereka adalah untuk menyediakan sumber referensi yang
mendalam bagi pembaca laporan Informasi dapat bersifat historis atau
berkaitan dengan situasi saat ini-tion Ini dapat mencakup praktek operasional
dan hasil atau mungkin berhubungan dengan informasi keuangan Contoh di sini
mungkin review dari sistem otomatis yang berorientasi keuangan yang
kompleks atau deskripsi suatu proses manufaktur yang kompleks
1113094 Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Laporan audit terkadang memberikan
banyak-kadang terlalu banyak-informasi tentang prosedur audit benar-benar
dilakukan Langkah Audit dapat dijelaskan dalam beberapa detail seperti yang
mungkin lingkup verifikasi aktual dan pengujian Kadang-kadang pemeriksaan
ini cakupan laporan hampir mengulangi materi yang terkandung dalam standar
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
temuan audit dilaporkan Temuan pengendalian internal harus jelas diuraikan
dalam laporan audit internal Bagian ini membahas laporan audit diterbitkan
formal maupun mekanisme alternatif untuk pelaporan audit internal
(A) Pendekatan untuk Laporan Audit Diterbitkan
Bentuk dan isi laporan audit internal dapat sangat bervariasi Sebuah laporan
audit meliputi review pengendalian internal mungkin tampak berbeda dari
laporan pada kontrol kelangsungan bisnis atau satu di prosedur penyelidikan
penipuan Namun tidak peduli subjek audit internal laporan audit formal harus
selalu menutup format yang sama umum dimulai dengan halaman sampul
deskripsi pekerjaan yang dilakukan dan kemudian temuan audit internal dan
rekomendasi Kami menjelaskan laporan audit dalam arti sebuah jenis
multipage lebih tua dari dokumen Hari ini laporan biasanya dalam dokumen
berbasis web yang mungkin tidak pernah secara resmi dicetak Namun seperti
kata-kata dalam buku cetak tidak dapat diubah setelah dicetak versi software-
salinan laporan audit harus dilindungi dengan cara yang tidak ada satu tapi
penulis-audit internal-bisa mengubahnya setelah rilis atau publikasi
Sama seperti buku tradisional dimulai dengan halaman sampul dan kata
pengantar laporan audit harus dimulai dengan halaman pengantar Exhibit 171
adalah contoh dari audit laporan halaman pengantar untuk laporan audit resmi
yang meliputi peninjauan fungsi pur-mengejar di Produk Komputer perusahaan
sampel Global kami Laporan ini halaman pengantar atau halaman harus
memiliki unsur-unsur ini
1113094 Judul laporan dan tujuan ulasan Sebuah singkat judul definitif memberitahu
pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit dan juga berguna untuk
berbagai laporan ringkasan Demikian pula laporan audit harus memiliki
pernyataan singkat namun jelas tentang sasaran ulasan
1113094 Laporan petutur dan penerima karbon Laporan audit harus selalu ditujukan
kepada satu orang tingkat senior yang bertanggung jawab untuk menangani
temuan re-port seringkali seseorang biasanya setidaknya satu tingkat di atas
organisasi auditee Ada juga harus menjadi daftar yang dipilih dari penerima-
tembusan sebagaimana ditentukan oleh audit internal Salin penerima termasuk
auditee manusia manager anggota manajemen senior dan pihak-pihak lainnya
seperti mitra yang bertanggung jawab tim audit eksternal (Sebagai samping kita
menggunakan istilah kuno sini karbon copy-meskipun kertas tembusan memiliki
semua tapi menghilang di sebagian besar dunia saat ini Tentu saja kita berarti
salinan tambahan)
1113094 lingkup Audit dan tanggal lapangan Biasanya disertakan dengan pernyataan
tujuan audit adalah beberapa informasi disingkat tentang lingkup umum audit
dan tanggal perkiraan lapangan audit Pernyataan bahwa laporan yang diberikan
meliputi review dari fungsi pembelian untuk komponen elektronik di divisi
XYZ menuntun pembaca untuk mengharapkan laporan yang berbeda dari
pernyataan bahwa audit meliputi hanya fungsi pembelian
1113094 Lokasi dikunjungi dan waktu audit Karena potensi penundaan dalam
membungkus laporan audit waktu bisa lewat antara tanggal lapangan dan
laporan audit diterbitkan akhir Laporan halaman sampul harus dengan jelas
menyatakan ketika lapangan audit yang dilakukan dan juga menyebutkan lokasi
yang dikunjungi
1113094 Audit prosedur yang dilakukan Sebuah paragraf singkat yang menjelaskan
audit prosedur yang dilakukan seringkali sangat membantu bagi pembaca
laporan Informasi ini sangat berguna jika audit internal telah melakukan
beberapa pengujian khusus prosedur untuk sampai pada pendapatnya Di
daerah ini audit internal bisa menyebutkan penggunaan dari sampling statistik
misalnya seperti dibahas dalam Bab 9
Pendapat 1113094 Auditor berdasarkan hasil review Sebuah audit internal re-port harus
selalu memiliki beberapa penilaian yang cukup umum kecukupan keseluruhan
kontrol atau masalah lain di daerah terakhir Sebagai contoh pernyataan
pendapat mungkin worded menggunakan salah satu dari contoh-contoh ini
1113094 Kami menemukan kontrol di daerah terakhir akan cukup kecuali
1113094 Kami menemukan bahwa sebagian besar kontrol yang baik dan beroperasi
sebagaimana yang diinstal
1113094 Kami mengidentifikasi masalah kontrol yang signifikan di bidang Ulasan Kami
temuan
Pernyataan opini auditor dapat mengambil banyak bentuk Namun umumnya
menunjuk pada temuan audit rinci dan rekomendasi yang mengikuti halaman
pertama dari laporan audit penuh Exhibit 172 berisi beberapa contoh temuan
auditor lainnya termasuk pernyataan pendapat Tidak ada satu bentuk yang
tepat Gaya departemen audit harus konsisten dengan keinginan manajemen
senior
Laporan audit internal sering mengikuti salah satu dari beberapa pendekatan
umum Mengingat jenis usaha gaya keseluruhan manajemen keterampilan staf
audit internal dan berbagai faktor lainnya masing-masing format laporan audit
dijelaskan memiliki kelebihan sendiri serta kerugian Audit internal ingin
berkomunikasi apa itu apa yang ditemukan dan apa yang perlu dikoreksi
dengan cara yang akan mendapatkan perhatian dari manajer kunci di
perusahaan Semua profesional dihadapkan dengan rentetan dokumen kertas
serta komunikasi elektronik yang mereka diminta untuk membaca memahami
dan bertindak Audit internal ingin memberikan pembaca laporan dengan
informasi yang cukup untuk menjelaskan masalah-masalah tetapi tidak begitu
banyak bahwa anggota manajemen akan menempatkan laporan samping dengan
sedikit lebih dari niat baik membaca nanti Tanpa informasi yang cukup
pembaca mungkin tidak tahu apakah masalah serius atau masalah lain yang
membutuhkan tindakan ada Dalam laporan terlalu rinci pembaca mungkin
kehilangan poin penting mengingat volume besar materi yang disajikan
Pendekatan alternatif untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit
internal meliputi
1113094 Audit melaporkan dengan ensiklopedi cakupan Beberapa laporan audit
internal berusaha untuk menyajikan banyak informasi tentang daerah aktivitas
terakhir Tujuan mereka adalah untuk menyediakan sumber referensi yang
mendalam bagi pembaca laporan Informasi dapat bersifat historis atau
berkaitan dengan situasi saat ini-tion Ini dapat mencakup praktek operasional
dan hasil atau mungkin berhubungan dengan informasi keuangan Contoh di sini
mungkin review dari sistem otomatis yang berorientasi keuangan yang
kompleks atau deskripsi suatu proses manufaktur yang kompleks
1113094 Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Laporan audit terkadang memberikan
banyak-kadang terlalu banyak-informasi tentang prosedur audit benar-benar
dilakukan Langkah Audit dapat dijelaskan dalam beberapa detail seperti yang
mungkin lingkup verifikasi aktual dan pengujian Kadang-kadang pemeriksaan
ini cakupan laporan hampir mengulangi materi yang terkandung dalam standar
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
menggunakan istilah kuno sini karbon copy-meskipun kertas tembusan memiliki
semua tapi menghilang di sebagian besar dunia saat ini Tentu saja kita berarti
salinan tambahan)
1113094 lingkup Audit dan tanggal lapangan Biasanya disertakan dengan pernyataan
tujuan audit adalah beberapa informasi disingkat tentang lingkup umum audit
dan tanggal perkiraan lapangan audit Pernyataan bahwa laporan yang diberikan
meliputi review dari fungsi pembelian untuk komponen elektronik di divisi
XYZ menuntun pembaca untuk mengharapkan laporan yang berbeda dari
pernyataan bahwa audit meliputi hanya fungsi pembelian
1113094 Lokasi dikunjungi dan waktu audit Karena potensi penundaan dalam
membungkus laporan audit waktu bisa lewat antara tanggal lapangan dan
laporan audit diterbitkan akhir Laporan halaman sampul harus dengan jelas
menyatakan ketika lapangan audit yang dilakukan dan juga menyebutkan lokasi
yang dikunjungi
1113094 Audit prosedur yang dilakukan Sebuah paragraf singkat yang menjelaskan
audit prosedur yang dilakukan seringkali sangat membantu bagi pembaca
laporan Informasi ini sangat berguna jika audit internal telah melakukan
beberapa pengujian khusus prosedur untuk sampai pada pendapatnya Di
daerah ini audit internal bisa menyebutkan penggunaan dari sampling statistik
misalnya seperti dibahas dalam Bab 9
Pendapat 1113094 Auditor berdasarkan hasil review Sebuah audit internal re-port harus
selalu memiliki beberapa penilaian yang cukup umum kecukupan keseluruhan
kontrol atau masalah lain di daerah terakhir Sebagai contoh pernyataan
pendapat mungkin worded menggunakan salah satu dari contoh-contoh ini
1113094 Kami menemukan kontrol di daerah terakhir akan cukup kecuali
1113094 Kami menemukan bahwa sebagian besar kontrol yang baik dan beroperasi
sebagaimana yang diinstal
1113094 Kami mengidentifikasi masalah kontrol yang signifikan di bidang Ulasan Kami
temuan
Pernyataan opini auditor dapat mengambil banyak bentuk Namun umumnya
menunjuk pada temuan audit rinci dan rekomendasi yang mengikuti halaman
pertama dari laporan audit penuh Exhibit 172 berisi beberapa contoh temuan
auditor lainnya termasuk pernyataan pendapat Tidak ada satu bentuk yang
tepat Gaya departemen audit harus konsisten dengan keinginan manajemen
senior
Laporan audit internal sering mengikuti salah satu dari beberapa pendekatan
umum Mengingat jenis usaha gaya keseluruhan manajemen keterampilan staf
audit internal dan berbagai faktor lainnya masing-masing format laporan audit
dijelaskan memiliki kelebihan sendiri serta kerugian Audit internal ingin
berkomunikasi apa itu apa yang ditemukan dan apa yang perlu dikoreksi
dengan cara yang akan mendapatkan perhatian dari manajer kunci di
perusahaan Semua profesional dihadapkan dengan rentetan dokumen kertas
serta komunikasi elektronik yang mereka diminta untuk membaca memahami
dan bertindak Audit internal ingin memberikan pembaca laporan dengan
informasi yang cukup untuk menjelaskan masalah-masalah tetapi tidak begitu
banyak bahwa anggota manajemen akan menempatkan laporan samping dengan
sedikit lebih dari niat baik membaca nanti Tanpa informasi yang cukup
pembaca mungkin tidak tahu apakah masalah serius atau masalah lain yang
membutuhkan tindakan ada Dalam laporan terlalu rinci pembaca mungkin
kehilangan poin penting mengingat volume besar materi yang disajikan
Pendekatan alternatif untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit
internal meliputi
1113094 Audit melaporkan dengan ensiklopedi cakupan Beberapa laporan audit
internal berusaha untuk menyajikan banyak informasi tentang daerah aktivitas
terakhir Tujuan mereka adalah untuk menyediakan sumber referensi yang
mendalam bagi pembaca laporan Informasi dapat bersifat historis atau
berkaitan dengan situasi saat ini-tion Ini dapat mencakup praktek operasional
dan hasil atau mungkin berhubungan dengan informasi keuangan Contoh di sini
mungkin review dari sistem otomatis yang berorientasi keuangan yang
kompleks atau deskripsi suatu proses manufaktur yang kompleks
1113094 Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Laporan audit terkadang memberikan
banyak-kadang terlalu banyak-informasi tentang prosedur audit benar-benar
dilakukan Langkah Audit dapat dijelaskan dalam beberapa detail seperti yang
mungkin lingkup verifikasi aktual dan pengujian Kadang-kadang pemeriksaan
ini cakupan laporan hampir mengulangi materi yang terkandung dalam standar
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
auditor lainnya termasuk pernyataan pendapat Tidak ada satu bentuk yang
tepat Gaya departemen audit harus konsisten dengan keinginan manajemen
senior
Laporan audit internal sering mengikuti salah satu dari beberapa pendekatan
umum Mengingat jenis usaha gaya keseluruhan manajemen keterampilan staf
audit internal dan berbagai faktor lainnya masing-masing format laporan audit
dijelaskan memiliki kelebihan sendiri serta kerugian Audit internal ingin
berkomunikasi apa itu apa yang ditemukan dan apa yang perlu dikoreksi
dengan cara yang akan mendapatkan perhatian dari manajer kunci di
perusahaan Semua profesional dihadapkan dengan rentetan dokumen kertas
serta komunikasi elektronik yang mereka diminta untuk membaca memahami
dan bertindak Audit internal ingin memberikan pembaca laporan dengan
informasi yang cukup untuk menjelaskan masalah-masalah tetapi tidak begitu
banyak bahwa anggota manajemen akan menempatkan laporan samping dengan
sedikit lebih dari niat baik membaca nanti Tanpa informasi yang cukup
pembaca mungkin tidak tahu apakah masalah serius atau masalah lain yang
membutuhkan tindakan ada Dalam laporan terlalu rinci pembaca mungkin
kehilangan poin penting mengingat volume besar materi yang disajikan
Pendekatan alternatif untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit
internal meliputi
1113094 Audit melaporkan dengan ensiklopedi cakupan Beberapa laporan audit
internal berusaha untuk menyajikan banyak informasi tentang daerah aktivitas
terakhir Tujuan mereka adalah untuk menyediakan sumber referensi yang
mendalam bagi pembaca laporan Informasi dapat bersifat historis atau
berkaitan dengan situasi saat ini-tion Ini dapat mencakup praktek operasional
dan hasil atau mungkin berhubungan dengan informasi keuangan Contoh di sini
mungkin review dari sistem otomatis yang berorientasi keuangan yang
kompleks atau deskripsi suatu proses manufaktur yang kompleks
1113094 Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Laporan audit terkadang memberikan
banyak-kadang terlalu banyak-informasi tentang prosedur audit benar-benar
dilakukan Langkah Audit dapat dijelaskan dalam beberapa detail seperti yang
mungkin lingkup verifikasi aktual dan pengujian Kadang-kadang pemeriksaan
ini cakupan laporan hampir mengulangi materi yang terkandung dalam standar
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
audit dan manual prosedural seperti yang dibahas dalam Bab 7 dan 8 Dengan
jenis laporan audit mungkin ada pertanyaan tentang bagaimana tertarik
pembaca dalam rincian prosedural dan tujuan apa mereka benar-benar
melayani Sebagian besar pengguna laporan audit harus bersedia untuk
bergantung pada kompetensi audit internal bagi mereka teknis dimensi-dimensi
Deskripsi rinci adalah nilai hanya ketika audit internal perlu menggambarkan
wilayah yang kompleks seperti logika keputusan membentuk pendapat
berdasarkan audit parameter sampling statistik Pada keseimbangan rekening
rinci seperti prosedur teknis harus dikecualikan atau setidaknya diminimalkan
1113094 penjelasan rinci temuan audit Beberapa laporan audit internal masuk ke detail
tebal tentang hasil dari upaya berbagai audit Meskipun jangkauan di sini
mungkin terlihat mengesankan sering diragukan apakah jumlah ekstensif detail
menggambarkan temuan audit melayani tujuan yang berguna Dengan laporan
audit sangat besar buku pembaca dapat dimatikan dan dengan demikian
kehilangan bahan penting Laporan audit berbasis web dapat merangkum
temuan dan informasi latar belakang referensi melalui hyperlink Sebuah
laporan audit internal tidak harus mengubur pembaca dengan informasi lebih
daripada kebanyakan kebutuhan Laporan au-dit hanya harus memberikan
jumlah yang diperlukan dan cukup informasi tentang temuan audit dan
memungkinkan pembaca untuk memahami isu-isu yang terlibat rinci
1113094 Sebuah laporan yang sangat diringkas Pada ekstrem yang lain beberapa
pemeriksaan de-partments internal yang merilis laporan yang sangat
disimpulkan bahwa hanya mengatakan bahwa audit internal telah memeriksa
beberapa bidang topik dan biasanya tidak menemukan pengecualian kontrol
signifikansi Ini gaya yang sama laporan sering menyebutkan bahwa
pengecualian kontrol ditemukan dan mereka dikoreksi tanpa detail Laporan-
laporan ini sering melakukan sedikit lebih dari menyatakan bahwa audit internal
telah mengkaji suatu daerah dan menemukan beberapa item kecil yang tidak
termasuk dalam laporan meskipun mereka mungkin menarik bagi pembaca
Kecuali ringkasan laporan ini referensi lama bahan jelas lebih rinci mereka
tidak efektif untuk pemeriksaan kebutuhan re-port yang paling internal Selain
itu laporan diringkas dapat menempatkan pembaca komite audit pada risiko
dengan glossing atas kelemahan pengendalian internal yang berpotensi
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
signifikan dan dengan tidak memberikan rincian yang diperlukan di bawah
aturan SOx hari ini
1113094 Fokus pada isu-isu signifikan Laporan lebih umum format sering yang terbaik-
adalah salah satu yang hanya berfokus pada masalah signifikan yang
berpotensi bantalan impor-tant pada pengendalian kelemahan internal
kebijakan pendekatan operasional pemanfaatan sumber daya kinerja
karyawan dan hasil yang dicapai atau dicapai Manajer perusahaan yang lebih
senior tertarik terutama dalam prob-masalah yang bersifat dan ruang lingkup
tersebut Mereka biasanya ingin dihubungi dan diberi kesempatan untuk
berkontribusi solusi Jika isu-isu signifikan berhubungan dengan tindakan
selesai masalah akan harus masih lebih signifikan untuk mendapat pelaporan
Keuntungan dari ini fokus pada isu-isu penting adalah bahwa manajer senior
bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengarungi detail
yang berlebihan
Sebenarnya format laporan audit dan metode presentasi bervariasi dari satu
perusahaan ke yang lain Exhibit 172 menunjukkan contoh laporan audit positif
yang terdengar Meskipun ini adalah laporan memo-format dan hanya satu
halaman panjang laporan multi-halaman harus mengikuti gaya umum yang
sama Sementara laporan audit dulunya hardcopy dokumen diketik software
pengolah kata desktop atau laptop berbasis telah mengubah gaya dan format
laporan audit hari ini Laporan audit sekarang dapat dikeluarkan dengan
tipografi yang menarik font dengan grafis yang mendukung atau dalam format
benar-benar elektronik melalui intranet proprietary Namun tidak peduli apa
format dasar laporan audit harus selalu mengandung unsur-unsur apa audit
internal lakukan ketika itu berhasil dan apa yang ditemukan Sebuah bagian
kunci dari laporan audit internal harus temuan auditor dan rekomendasi
(B) Unsur Laporan Temuan Audit
Selama review auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin ditemui
pengecualian-tions atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
untuk meninjau yang dituangkan dalam program audit yang telah ditetapkan
(Lihat Bab 13 tentang bagaimana mempersiapkan audit pro-gram) Mereka
pengecualian diidentifikasi serta pengamatan audit internal lainnya adalah
subyek temuan laporan audit Sebagai contoh program audit dapat
mengarahkan auditor untuk meninjau sampel voucher biaya perjalanan untuk
memeriksa bahwa mereka benar dan disetujui untuk memverifikasi bahwa biaya
dilaporkan konsisten dengan kebijakan perjalanan pub-likasikan Jika audit
internal menemukan bahwa beberapa sampel yang dipilih tidak benar disetujui
atau tidak sesuai dengan kebijakan perjalanan audit internal akan memiliki satu
atau lebih temuan audit potensial untuk melaporkan
Auditor akan menghadapi sejumlah besar dan berbagai pengecualian ini dalam
perjalanan hampir setiap review Beberapa mungkin relatif penting-seperti
discov-ery bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk pembayaran
kekurangan tanda tangan persetujuan yang tepat Lainnya mungkin relatif kecil-
seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan $ 2550 untuk biaya
makan ketika kebijakan mensyaratkan bahwa biaya tersebut harus kurang dari $
2500 Sedangkan yang kedua adalah pelanggaran kebijakan manajemen senior
pemerintah mungkin tidak terlalu tertarik dengan laporan audit yang penuh
dengan pelanggaran tersebut relatif kecil Ini bukan untuk mengatakan bahwa
auditor internal harus melihat ke arah lain pada item seperti pengendalian
internal kecil Pengecualian pengendalian internal yang lebih kecil tersebut
harus didokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen pada akhir
lapangan kerja Namun mereka belum tentu jenis masalah untuk melaporkan
kepada komite audit dan manajemen senior melalui laporan audit resmi kecuali
serangkaian mereka mewakili tren Kemudian audit internal mungkin
mempertimbangkan item melalui diringkas menemukan meliputi kondisi secara
keseluruhan
Seorang auditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang
dikumpulkan selama review untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk
dimasukkan dalam laporan akhir Pada akhir kegiatan lapangan audit audit
internal harus selalu bertanya pada diri sendiri apakah ada informasi yang cukup
untuk mengembangkan temuan audit dan jika demikian bagaimana masalah
yang menjadi perhatian audit harus disajikan Pilihan untuk rentang kedua dari
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
diskusi informal dengan manajemen lokal untuk presentasi resmi dalam laporan
audit
Audit temuan laporan yang disajikan dalam format umum memungkinkan
pembaca laporan untuk memahami isu-isu audit yang mudah Tidak peduli apa
sifat pekerjaan audit atau temuan pembaca diharapkan mampu untuk memindai
temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu
diperbaiki Meskipun hasil audit laporan temuan penting baik bagi auditor
internal yang merancang temuan dan untuk pembaca laporan terkadang temuan
tidak dibangun dengan baik Temuan audit konsep yang buruk sering membuat
pembaca laporan mempertanyakan apa masalahnya dan mengapa mereka harus
peduli Baik temuan audit laporan harus berisi
1113094 Pernyataan kondisi Kalimat pertama dalam temuan laporan harus summa-Rize
hasil audit internal review dari bidang perhatian Hal ini dapat memberikan
perbandingan dari apa yang ada dengan apa yang seharusnya Apa-adalah
kalimat merangkum kondisi atau penilaian yang dilakukan oleh internal audit
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan dalam review Tujuannya adalah
untuk menarik perhatian pembaca laporan Contoh laporan temuan audit
laporan kondisi meliputi
1113094 peralatan produksi Usang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset tetap
1113094 backup dan kontinuitas rencana sistem tagihan pelanggan baru belum diuji
dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan
1113094 Pembagian ABC persediaan barang dalam proses tidak benar dinilai sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
1113094 Apa yang ditemukan Temuan ini harus membahas kedua prosedur dan hasil
prosedur tersebut Tergantung pada kompleksitas temuan dapat diringkas
dalam sedikit lebih dari satu kalimat atau mungkin memerlukan diskusi yang
luas menggambarkan prosedur audit Pernyataan apa-yang-ditemukan dapat
sesederhana Berdasarkan sampel dari biaya karyawan laporan diajukan untuk
kuartal keempat 20XX sewa badan mobil perusahaan itu disukai tidak
digunakan di lebih dari 65 dari biaya laporan terakhir Seringkali bagian ini
dari temuan ini jauh lebih luas seperti audit internal menjelaskan prosedur yang
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
dilakukan dan apa yang ditemukan Contoh dapat ditemukan dalam pameran
173 sampel audit temuan laporan
Kriteria 1113094 internal audit untuk menyajikan temuan Audit menemukan harus
selalu memiliki kriteria atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam
menilai pernyataan tentang kondisi Tanpa kriteria yang kuat tidak bisa menjadi
temuan audit Kriteria bervariasi sesuai dengan wilayah diaudit dan tujuan audit
Kriteria mungkin kebijakan prosedur dan standar perusahaan Dalam beberapa
kasus audit internal harus mengembangkan kriteria Dalam audit efektivitas
beberapa prosedur mungkin tidak ada target dipaparkan sebelumnya atau
pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dan standar dapat ditulis
dalam istilah umum atau samar Audit internal harus mempertimbangkan
masalah ini
1113094 Kriteria ekstrem Kinerja jelas tidak memadai atau beredar adalah tadinya
relatif mudah untuk menilai Namun ketika kinerja bergerak lebih dekat dengan
rata-rata menjadi lebih sulit untuk menilai Audit internal kadang-kadang dapat
menggunakan kasus ekstrim kinerja memadai sebagai kriteria untuk laporan
menemukan
Meskipun biasanya terlalu ekstrim atau pembakar ini mungkin menyebabkan
audit internal untuk
menyatakan bahwa beberapa kondisi yang diamati adalah hampir seburuk
1113094 Kriteria comparables Perbandingan dapat dibuat antara mirip opera-tions atau
kegiatan menentukan keberhasilan mereka atau kurangnya keberhasilan dan
menyebabkan untuk perbedaan Sementara itu tidak pernah baik untuk
menyatakan secara khusus bahwa Departemen A adalah X lebih buruk dari
Departemen B laporan mungkin membandingkan kondisi yang ditemukan
dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan
1113094 Kriteria elemen Dalam beberapa kasus auditor internal salah menetapkan
kriteria kinerja mereka dengan istilah yang luas sehingga tidak mungkin untuk
eval-Uate kondisi dilaporkan Jenis kriteria jelas menyatakan Semua manajer
harus membuat keputusan yang baik misalnya Sementara yang ideal kita
semua tahu mantan persepsi ada teratur Ukuran dilaporkan harus dipecah pada
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
fungsional basis organisasi atau elemen biaya yang berkaitan dengan kegiatan
tertentu
1113094 Kriteria keahlian Dalam beberapa kasus audit internal mungkin berguna untuk
mengandalkan ahli lainnya untuk mengevaluasi suatu kegiatan Para ahli ini
mungkin di luar perusahaan atau dapat menjadi bagian dari staf perusahaan
yang diaudit Jenis ini mendukung referensi sering memperkuat temuan audit
secara keseluruhan
1113094 Pengaruh melaporkan menemukan audit internal harus selalu
mempertimbangkan pertanyaan Seberapa penting ketika memutuskan apakah
akan menyertakan item dalam laporan audit Audit internal harus
mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak penting tidak mungkin
temuan sama sekali Setelah keputusan telah dibuat untuk memasukkannya
sebagai temuan dalam laporan audit pengaruh kondisi dilaporkan harus
dikomunikasikan Temuan yang akan menghasilkan penghematan keuangan atau
yang mempengaruhi operasi perusahaan dan pencapaian tujuan selalu
kepentingan khusus manajemen
1113094 Penyebab atau alasan untuk penyimpangan audit Jawaban atas pertanyaan
Mengapa sangat penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit Alasan
untuk penyimpangan dari persyaratan standar atau kebijakan harus dijelaskan
secara singkat tapi sebaik-baiknya Mengidentifikasi penyebab kondisi
menyediakan manajemen dengan dasar untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
Rekomendasi 1113094 internal audit Audit laporan temuan harus menyimpulkan
dengan merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat Ini adalah temuan audit
kesimpulan yang Apa yang harus dilakukan Rekomendasi bisa menjadi
peringatan sederhana untuk memperbaiki sesuatu atau dapat menjadi set yang
cukup rinci tindakan perbaikan yang disarankan
Meskipun deskripsi audit internal tentang tujuan prosedur audit yang
dilaksanakan dan pendapat dari kontrol sebagai hasil dari tinjauan merupakan
elemen penting dalam laporan audit internal anggota manajemen akan
mengevaluasi kualitas dari re-port pada dasar melaporkan temuan dan
rekomendasi Jika ada fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar
tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka audi-tee sering
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan Setiap saji dapat
menempatkan laporan audit seluruh dipertanyakan Audit internal harus
berhati-hati ekstrim untuk melaporkan temuan audit yang faktual dan akurat
Jika tidak sejumlah besar pekerjaan audit internal yang baik dapat diabaikan
Perawatan juga harus diambil dalam pengembangan yang kuat bermakna dan
realistis rekomendasi Rekomendasi umumnya harus mempertimbangkan biaya
dan manfaat dari berbagai tindakan yang direkomendasikan alternatif Tentu
saja jika temuan audit menyoroti potensi pelanggaran hukum rekomendasi
harus selalu mengambil tindakan korektif yang cepat dan lengkap
(C) Laporan Audit Pedoman Penyajian Seimbang
Jika tujuan internal audit adalah untuk mengevaluasi efisiensi ekonomi dan
efektivitas di mana manajemen telah dicapai tujuannya maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik memuaskan dan kondisi
yang tidak memuaskan yang ditemukan selama audit Sementara kondisi yang
memerlukan perbaikan harus selalu de-jelaskan komunikasi di sini harus
meminimalkan deskripsi hasil audit dalam hal benar-benar negatif Sebaliknya
audit internal harus berusaha untuk mendorong manajemen untuk mengambil
tindakan korektif yang diperlukan dan untuk menghasilkan hasil Sebuah
laporan audit internal tidak dapat sepenuhnya berhasil jika auditee tidak
menerima hasil audit tetapi laporan dengan temuan yang hanya berbicara
tentang apa yang benar juga menyediakan sedikit membantu manajemen
Akibatnya audit internal harus mengadopsi gaya pelaporan positif yang
seimbang dengan campuran yang menguntungkan serta komentar unfavor-bisa
yang sesuai yang selalu menyajikan hal-hal dalam perspektif dan yang
menekankan konstruktif bukan hanya komentar negatif
Untuk memberikan tingkat keseimbangan audit internal harus memilah-milah
berbagai data positif dan negatif dikumpulkan selama review dan bertanya pada
diri sendiri Apa yang harus jenis dan tingkat menguntungkan komentar untuk
dilaporkan sebagai hasil audit ini Jawabannya tidak dapat ditetapkan secara
tepat Kriteria yang sama yang digunakan dalam mengidentifikasi temuan yang
signifikan dapat digunakan untuk melaporkan item dianggap signifikan
berdasarkan standar kinerja Sebagai contoh asumsikan bahwa tujuan audit
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
adalah untuk mengevaluasi ketepatan waktu menyelesaikan permintaan
pembelian Komentar dalam temuan laporan harus berhubungan dengan
kemampuan perusahaan atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan ini
permintaan pembelian secara tepat waktu dan mengabaikan isu-isu terkait
lainnya Beberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang
lebih baik adalah
1113094 Memberikan laporan audit dengan perspektif Audit internal harus menghindari
godaan untuk mengutip hanya faktor-faktor yang mendukung kesimpulan dan
mengabaikan orang-orang yang mengalihkan perhatian dari mereka Perspektif
selalu ditambahkan ketika daftar efek moneter sebuah temuan serta nilai
seluruh akun dikaji A $ 1000 kesalahan terdengar jauh lebih parah ketika itu
adalah bagian dari account $ 100000 daripada yang dilakukannya untuk account
$ 10 juta Laporan Temuan harus mengungkapkan sebagai ap-propriate total
jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan
yang dihadapi Prosedur ini membuat jelas pentingnya temuan ini Juga ketika
kekurangan diungkapkan dalam hanya sebagian dari wilayah eks-amined
keseimbangan akan ditambahkan ke laporan dengan mengidentifikasi daerah-
daerah diperiksa yang tidak mengandung kekurangan Praktek ini harus sesuai
dengan kebijakan audit internal mengungkapkan prestasi serta kekurangan
1113094 Laporkan auditee prestasi Karena proses evaluasi melibatkan menimbang
aspek baik memuaskan dan memuaskan operasi auditee dalam terang tujuan
audit menyebutkan prestasi auditee dalam meningkatkan kontrol atau
mengoreksi kesalahan bersama dengan kekurangan mencatat atau aspek-aspek
yang perlu diperbaiki dapat meningkatkan kegunaan dari laporan audit alat
manusia pengelolaan Prestasi auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan ketika kesimpulan audit audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi
mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang
diinginkan atau diperlukan
1113094 Tampilkan tindakan yang direncanakan Dalam situasi dimana auditee telah
diambil atau telah membuat rencana untuk mengambil tindakan korektif
sebelum penyelesaian audit laporan audit harus mengungkapkan fakta ini
Selain itu langkah lain yang diambil oleh auditee dalam upaya untuk
memperbaiki kekurangan yang dilaporkan mungkin tidak begitu jelas tapi tetap
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
harus dianggap sebagai tindakan dilaporkan positif Sebagai contoh auditee
mungkin memiliki kontrak dengan konsultan dari luar untuk membantu
menerapkan pengendalian internal yang diperlukan dalam aplikasi teknologi
informasi yang tercakup dalam laporan audit Pengaturan tersebut harus
dimasukkan dalam laporan bersama dengan orang-kelemahan pengendalian
1113094 Laporan keadaannya Keadaannya umumnya terdiri dari faktor-faktor yang
berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit
dimana manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada Karena faktor-faktor
ini mengurangi tanggung jawab manajemen untuk kondisi mereka harus
dilaporkan sebagai bagian dari penyebab Keadaannya misalnya mungkin
termasuk kerangka yang sangat singkat waktu di mana sebuah program yang
diperlukan untuk dilaksanakan kondisi bisnis yang memerlukan perubahan
segera atau kurangnya dana anggaran yang memadai untuk menambah personel
atau sumber daya lain untuk mencapai tujuan
1113094 Sertakan tanggapan Audit sebagai bagian dari laporan audit Tanggapan auditee
terhadap temuan yang mungkin berisi informasi yang memberikan
keseimbangan tambahan untuk laporan audit Selain tindakan korektif yang
direncanakan auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau
mengutip fakta tambahan dan kondisi lainnya Dalam kasus di mana kesepakatan
belum tercapai pada temuan atau rekomendasi-rekomendasi mendasi auditee
harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar nonoccurrence
1113094 Meningkatkan laporan audit kualitas tonal Penggunaan kata-kata dan ide-ide
positif dan konstruktif daripada bahasa negatif dan mengutuk akan memberikan
laporan nada positif Kecuali mereka layak laporan audit harus menghindari
frase yang menunjukkan bahwa auditee gagal untuk menyelesaikan tidak
melakukan atau tidak memadai dan harus menyatakan laporan audit yang
ide dengan cara yang positif dan konstruktif Laporan audit dengan negatif
temuan audit judul dan topi-pertanyaan yang harus dihindari karena mereka
tidak menambah temuan dan bahkan dapat menggambarkan situasi yang
sebenarnya Dengan demikian judul negatif yang terdengar untuk menemukan
seperti Kontrol yang tidak memadai atas Perusahaan Kontrol Kas mungkin
diganti dengan Kontrol Kas Perlu Perbaikan atau hanya Kas Prosedur
Collection diikuti dengan diskusi tentang keprihatinan audit internal
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
Komentar ini tidak dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa semua laporan
audit harus sugarcoated dan bahwa audit internal tidak boleh membuat
pernyataan kritis yang kuat tentang auditee Sebuah audit internal dan laporan
audit selanjutnya sering dapat menjadi proses yang sangat kritis di mana audit
internal menyelidiki daerah yang mungkin belum menerima banyak perhatian
manajemen Jika audit internal menemukan masalah serius di daerah terakhir
jelas harus mengidentifikasi masalah yang mungkin signifikan kecuali tindakan
korektif cepat diambil Bila mungkin namun audit internal harus memberikan
kredit di mana jatuh tempo dan mendiskusikan keadaan baik positif atau
meringankan yang akan sesuai Exhibit 174 berisi beberapa contoh temuan
audit laporan negatif dan positif
(D) Alternatif Format Laporan Audit
Dengan teknologi saat ini hasil audit dapat dilaporkan dalam spektrum yang
luas dari format Sementara standar audit yang format laporan berbasis teks
dijelaskan di sini tentu akrab dan sering merupakan cara terbaik untuk
menyajikan pekerjaan audit audit internal dapat menggunakan pendekatan lain
untuk menggambarkan hasil temuan audit dan rekomendasi Bahwa laporan
standar menjadi catatan aktivitas tata kelola perusahaan yang memungkinkan
perusahaan untuk mengesahkan apa audit internal lakukan apa yang ditemukan
dan apa yang direkomendasikan Dalam masyarakat litigasi rawan kita adalah
penting bahwa suatu perusahaan dan komite audit perusahaan memiliki formal
catatan aman dari kegiatan audit internal Namun audit internal dapat memilih
untuk mempertimbangkan beberapa alternatif pendekatan terutama untuk
sementara hasil audit pelaporan Beberapa alternatif cara yang kurang formal
dan lebih disingkat dimana audit internal dapat melaporkan hasil kerjanya
meliputi
1113094 Laporan lisan Dalam beberapa situasi audit internal mungkin ingin
melaporkan hasil kerjanya dan setiap rekomendasi secara lisan Mode ini
pelaporan harus selalu terjadi setidaknya secara sementara ketika tim audit
lokasi melaporkan hasil kerjanya pada akhir audit konferensi penutupan
lapangan Dalam kasus lain laporan lisan mungkin merupakan hasil dari
kebutuhan tindakan darurat dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
laporan tertulis lebih formal Untuk beberapa hal mungkin selalu ada laporan
lisan sebagai sarana melengkapi atau menjelaskan laporan tertulis terutama
ketika individu dilayani memiliki kebutuhan khusus Pelaporan oral sering
berguna tetapi harus menjadi bentuk tambahan pelaporan Audit saja
Sebuah laporan lisan seharusnya tidak menjadi pengganti laporan tertulis
formal karena umumnya tidak ada catatan permanen melampaui segala catatan
rapat The au-ditor mungkin berpikir bahwa manajemen lokal setuju untuk
memperbaiki beberapa masalah tetapi manajemen mungkin tidak benar-benar
mengatakan bahwa Akibatnya ada lebih cenderung menjadi kesalahpahaman di
kemudian hari kecuali rinci catatan kontemporer yang diambil untuk
dokumentasi workpaper atau jika pertemuan tersebut direkam Namun muncul-
Ance dari tape recorder atau unit video yang biasanya menyebabkan
ketidakpercayaan Laporan audit Oral harus digunakan dengan hati-hati dan
tidak sebagai pengganti laporan kemudian dituliskan
1113094 Interim maupun informal laporan memo Dalam situasi di mana dipandang
advis-mampu menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan
selama audit atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler audit internal
mungkin ingin mempersiapkan semacam laporan tertulis sementara Laporan-
laporan ini mungkin berhubungan dengan masalah sangat signifikan di mana ada
kebutuhan untuk tindakan korektif yang cepat atau laporan mungkin jenis
laporan kemajuan Sebuah laporan memo harus digunakan minimal untuk
menggambarkan hasil presentasi lisan seperti yang dibahas sebelumnya Sebuah
laporan interim atau memo sering dirilis untuk merekam hasil presentasi lisan
dan untuk menarik perhatian manajemen lokal untuk temuan audit potensial
Materi yang dibahas dalam contoh laporan ini akhirnya akan dimasukkan dalam
laporan audit yang lebih formal membahas total hasil audit internal
1113094 laporan audit Kuesioner-jenis Biasanya beberapa jenis laporan tertulis
disiapkan pada penyelesaian tugas audit individu Sebuah jenis kuesioner
laporan bisa menjadi ringkasan interim berguna untuk laporan audit resmi atau
berfungsi sebagai lampiran dokumen laporan resmi Format ini bekerja terbaik
di mana ruang lingkup kajian audit berkaitan dengan masalah-masalah
prosedural cukup spesifik dan biasanya pada tingkat operasional yang cukup
rendah Jenis laporan ini biasanya memiliki kisaran yang cukup terbatas
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
kegunaan keseluruhan Exhibit 175 adalah contoh dari laporan audit kuesioner
Hal ini mungkin paling digunakan sebagai alat pendidikan untuk
menginformasikan manajemen masalah audit internal itu
1113094
Regular laporan audit deskriptif Dalam kebanyakan penugasan audit pekerjaan
harus diakhiri dengan penyusunan laporan audit deskriptif formal Bentuk ex-
tindakan dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi baik
antara penugasan audit individu dan antar departemen au-dit individu internal
Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai format
termasuk berbagai pendekatan untuk kuantitatif atau data keuangan presen-
sultasi Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor
didokumentasikan kerja internal audit pada tugas
1113094 Ringkasan dan laporan audit signifikan menemukan Fungsi audit internal
sering mengeluarkan tahunan (atau lebih sering) laporan meringkas berbagai
laporan individu dikeluarkan setiap temuan yang signifikan dan berbagai
konten mereka Laporan-laporan ini ringkasan sering disiapkan untuk komite
audit atau anggota lain dari manajemen senior Exhibit 235 menunjukkan
contoh jenis laporan temuan yang signifikan sebagai bagian dari diskusi tentang
melayani dan berkomunikasi dengan komite audit Ringkasan laporan yang
sangat berguna bagi manajer tingkat atas tetapi mereka harus hanya halaman
sampul untuk manajer senior dan anggota dewan yang memiliki SOx tanggung
jawab untuk memiliki akses ke laporan lengkap Dalam sebuah perusahaan audit
internal yang lebih besar ringkasan laporan juga memungkinkan CAE untuk
melihat upaya pelaporan keseluruhan dengan perspektif yang lebih dan secara
terpadu
Audit Intern Siklus Pelaporan
Dimulai pada langkah-langkah kerja awal dari audit internal sering diinginkan
untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir mengisi sebanyak
mungkin sebagai audit bergerak sepanjang Informasi dan statistik pada area
yang akan diaudit dapat dikumpulkan selama tahap survei dan termasuk dalam
kertas kerja seperti dibahas dalam Bab 16 Melakukan hal ini akan memastikan
bahwa informasi yang dibutuhkan diperoleh di awal audit dan akan mencegah
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
keterlambatan dalam proses laporan penulisan akhir Selain itu tujuan dan
ruang lingkup review pasti pada awal audit harus fine-tuned sebagai audit
berlangsung
Seperti temuan audit dikembangkan dan selesai mereka dapat dimasukkan ke
dalam bagian-bagian yang tepat dari laporan tersebut bersama dengan
komentar awal oleh au-ditee Laporan audit selesai kemudian hanya satu
langkah-meskipun satu-in sangat penting keseluruhan proses audit internal
terhadap mengevaluasi dan mengomentari iklan-equacy pengendalian internal
dalam rangka untuk melayani kebutuhan manajemen Proses Laporan audit
dimulai dengan identifikasi temuan penyusunan draft laporan untuk membahas
temuan-temuan dan rekomendasi terkait diskusi tentang isu-isu audit
diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan presentasi draft laporan com-
pletion tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan dan penerbitan
laporan audit resmi yang meliputi daerah dikaji Exhibit 176 garis menyarankan
fase kritis dan langkah-langkah tindakan untuk persiapan laporan audit
Meskipun departemen audit internal diberikan dapat mengubah beberapa
langkah-langkah ini sedikit mengubah laporan untuk kebutuhan sendiri
langkah-langkah ini umumnya adalah proses yang diperlukan untuk
mengeluarkan laporan audit internal secara tepat
Seperti temuan dikembangkan tim audit on-site internal harus meninjau mereka
dengan anggota manajemen auditee meminta perspektif mereka tentang
temuan audit berkembang Kemungkinan penyebab untuk temuan audit juga
harus dibahas dan informasi tambahan berkumpul untuk membuktikan atau
menyangkal laporan audit kondisi potensial
Dalam beberapa kasus personel perusahaan akan membantu dalam
memperoleh informasi untuk de-velop temuan Personil ini sering akan
memberikan umpan balik yang berguna apakah fakta audit internal adalah
benar dan apakah itu di jalur yang benar Area setuju-pemerintah dapat
menunjuk dan diselesaikan Membahas temuan dengan personel perusahaan
pada tingkat staf membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong
tindakan pelaksana Bila kesepakatan tercapai audit internal mungkin dapat
membatasi jumlah detail dimasukkan dalam laporan temuan audit sehingga
memperpendek laporan audit
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
(A) Draft Laporan Audit
Setelah pemeriksaan lapangan telah selesai dan audit internal telah membahas
temuan-temuan audit yang diusulkan dengan auditee laporan audit draf
umumnya harus disiapkan Kami telah menggunakan istilah ini umumnya karena
kadang-kadang sebuah draft laporan tidak diperlukan jika laporan investigasi
khusus harus dibuat untuk presentasi kepada manajemen Sebagai contoh audit
internal biasanya tidak akan menyiapkan penyelidikan penipuan rancangan
laporan untuk meninjau dengan orang-orang yang terlibat dalam penipuan
potensial Dalam kebanyakan kasus audit internal harus menyiapkan draft
laporan dengan temuan dan rekomendasi yang diusulkan bersama dengan ruang
untuk tanggapan manajemen Rancangan tersebut kemudian dikirim kepada
manajer langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit Ini adalah orang
yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang akan diambil Audit
internal kemudian menggabungkan tanggapan ini auditee dengan laporan asli
halaman header dan temuan rancangan dan rekomendasi untuk menghasilkan
laporan audit akhir seperti yang ditunjukkan dalam pameran 177 contoh Ini
draft laporan akhir biasanya disajikan sebagai kesempatan terakhir bagi auditee
untuk membaca dan memahami nada dan isi dari laporan audit yang akan
dikeluarkan
Menutup pertemuan dan rancangan laporan merupakan langkah penting untuk
memvalidasi kecukupan dan ketepatan temuan yang dilaporkan dan kesehatan
dari rekomendasi-rekomendasi terkait sebelum rilis laporan audit akhir
Sedangkan landasan utama untuk validasi ini adalah pekerjaan audit yang
dilakukan oleh staf audit internal pekerjaan tersebut perlu dilengkapi dengan
review dan konfirmasi dari personil auditee Manfaat dari validasi ini tambahan
ada dua Pertama ia menyediakan cross-cek pada akurasi kelengkapan dan
kualitas pekerjaan audit Fakta penting mungkin telah diabaikan atau keliru
ditafsirkan Mungkin juga ada faktor lain yang mempengaruhi beberapa hal
tertentu yang hanya diketahui orang-orang tertentu Pemaparan kepada auditee
sehingga menyediakan pemeriksaan penting pada apakah temuan dan
rekomendasi akan berdiri di bawah pengawasan nanti Manfaat kedua adalah
untuk membantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
lokal yang akan membuat kedua semangat kerja sama dan komitmen untuk
bekerja keluar solusi yang memadai
Jenis validasi harus pergi selama semua tahap review Salah satu cara yang
paling penting ini dilakukan adalah melalui penyajian draft laporan kepada
auditee manajemen Tergantung pada sifat dari tujuan audit dan kompleksitas
temuan audit draft laporan dapat disajikan pada konferensi penutupan di akhir
lapangan hanya sebelum keberangkatan personil audit lapangan atau
disampaikan kepada auditee setelah penyelesaian pekerjaan lapangan Strategi
untuk waktu draft laporan pengiriman meliputi
1113094 Pada konferensi keluar Audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf penuh pada konferensi keluar akhir-lapangan
Banyak audit yang terlalu kompleks dan ada mungkin terlalu banyak pertanyaan
akhir atau klarifikasi atau editing diperlukan untuk membolehkan laporan audit
draf yang akan disampaikan pada saat konferensi keluar Menyediakan draft
laporan pada konferensi keluar biasanya bekerja hanya untuk kepatuhan-jenis
audit lapangan yang lebih kecil atau lokasi cabang mana rekomendasi yang
untuk memperbaiki masalah kurang signifikan seperti barang mispriced di
cabang ritel lokal
1113094 Sebelum keberangkatan tim audit fiel Di sini tim audit telah membahas
keprihatinan dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan
kemudian menyiapkan draf laporan termasuk komentar tambahan atau
klarifikasi yang mungkin timbul dari konferensi itu Dalam kebanyakan situasi
pendekatan ini lebih realistis daripada menyajikan draft laporan pada saat
konferensi keluar Namun demikian tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan
audit dan pulang dapat menyebabkan tim audit untuk mengambil jalan pintas
dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan Sekali lagi
strategi ini bekerja terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana
1113094 Setelah selesai lapangan Dengan strategi ini tim audit memiliki konferensi
keluar tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit selama beberapa
hari ke depan atau bahkan berminggu-minggu Banyak perusahaan audit internal
menemukan pendekatan ini bekerja terbaik Audit manajemen memiliki
kesempatan untuk meninjau pekerjaan tim lapangan dan untuk melakukan
penyesuaian sebagaimana mestinya dengan laporan audit draf Risiko di sini
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk review akan ditarik ke
arah yang lain dan tidak akan menyelesaikan laporan audit draf secara tepat
waktu
Exit atau penutupan konferensi Audit harus mencakup anggota tim audit dan
manajemen lokal bertanggung jawab untuk daerah terakhir Dalam konferensi
tersebut temuan utama dan rekomendasi yang diusulkan ditelaah dan sejauh
bahwa kesepakatan telah dicapai antara audit dan perusahaan lokal pada hal-hal
tertentu kesempatan yang diberikan untuk menginformasikan manajemen yang
bertanggung jawab di daerah terakhir dan untuk mengamankan kesepakatan
lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi Konferensi penutupan menyediakan
audit internal dengan peluang besar untuk mengkonfirmasi kesehatan dari hasil
audit dan membuat modifikasi yang diperlukan untuk draft laporan audit
dibenarkan Ini juga merupakan kesempatan besar untuk menunjukkan layanan
konstruktif dan profesional audit internal dapat memberikan Pertemuan ini al-
meskipun kadang-kadang kontroversial dapat menjadi sarana utama untuk
membangun hubungan kemitraan suara dengan auditee Tujuannya harus untuk
mendapatkan sebanyak kesepakatan yang dimungkinkan agar laporan audit
dapat menunjukkan tindakan selesai
Dalam banyak situasi draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untuk ulasan
dan komentar tindakan korektif sebelum finalisasi laporan resmi atau final
Manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberi waktu terbatas
untuk meninjau draft laporan menyarankan perubahan nada keseluruhan atau
temuan spesifik dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka Sementara
audit internal harus mendorong manajemen auditee untuk meminta perubahan
pada draft laporan penekanannya harus pada isu-isu substantif dalam draft
laporan bukan pada kata-kata tersebut
Audit internal harus meminta tanggapan formal dalam mungkin 14 hari setelah
diterimanya laporan rancangan Meskipun ini adalah waktu yang relatif singkat
mengingat saat itu tim audit telah dihabiskan untuk kerja lapangan dan draf
laporan persiapan manajemen auditee harus mampu mengembangkan respon
agak cepat karena menyadari temuan dan menyarankan rekomendasi dari
konferensi keluar Namun baik audit internal dan manajemen auditee harus
mencoba untuk beroperasi dalam kerangka waktu umum yang sama Artinya
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
jika audit internal menghabiskan jumlah banyak waktu mempersiapkan draf
laporannya manajemen auditee harus diberikan jumlah yang lebih besar dari
waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan audit
Pengajuan rancangan laporan kepada auditee manajemen pada tahap berikutnya
memiliki manfaat melalui demonstrasi audit internal terhadap pertimbangan
yang tulus dengan auditee Namun audit internal harus bekerja dengan
manajemen auditee untuk menghindari penundaan yang berlebihan dalam
menyelesaikan laporan Sebagian besar efektivitas laporan tersebut adalah
sejauh mana itu dikeluarkan segera
(B) Laporan Audit Follow-Up dan Ringkasan
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit audit internal
harus menggabungkan tanggapan ini dengan rancangan temuan dan
rekomendasinya untuk melepaskan laporan audit akhir Laporan ini ditujukan
kepada manajemen setidaknya satu tingkat di atas manajemen auditee dengan
tembusan kepada komite audit dewan dan pejabat lain yang sesuai dari
perusahaan Sebuah contoh wakil dari suatu laporan audit akhir singkat tapi
lengkap ditunjukkan dalam Tampilan 177
Setelah laporan audit akhir telah dikeluarkan audit internal harus
menjadwalkan review tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan berdasarkan audit benar-benar diambil Dalam beberapa kasus
manajemen dapat meminta prosedur ini Sementara keinginan untuk tindak
lanjut itu sendiri sangat jelas pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah
tanggung jawab yang tepat dari audit internal dan apakah tindakan tersebut
oleh audit internal akan melemahkan tanggung jawab dasar manajer yang
bertanggung jawab atas tertentu kegiatan- Prioritas Meskipun standar audit
internal seperti dibahas dalam Bab 8 panggilan untuk tindak lanjut ulasan
mereka dapat menempatkan audit internal lebih dalam peran seorang perwira
polisi dan bisa bertentangan dengan hubungan kemitraan yang berkelanjutan
dengan auditee
Audit internal harus bermain hanya terbatas peran spesifik setelah laporan
audit telah dirilis seperti membuat sendiri tersedia untuk menanggapi
pertanyaan dan meninjau lagi situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
daerah Banyak perusahaan telah mengadopsi jenis menengah pendekatan
dimana koordinasi audit laporan rekomendasi tindak lanjut ditempatkan di
tangan yang lain kantor-biasanya dalam fungsi controller atau lebih netral
kelompok pelayanan administrasi Tindakan korektif kemudian diprakarsai oleh
garis yang bertanggung jawab atau manajer staf tetapi tanggapan dapat
dilakukan terhadap kelompok koordinasi Jika ada penundaan yang tidak
semestinya dalam berurusan dengan rekomendasi kantor koordinasi dapat
mengeluarkan laporan status tindak lanjut Dalam pendekatan ini salinan
tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi atau
audit internal dapat mempertahankan li-aison dengan kelompok koordinasi
Tidak ada jawaban tunggal terbaik mengenai bagaimana upaya tindak lanjut
harus ditangani tetapi pada keseimbangan tampaknya terbaik untuk bawahan
peran formal audit internal di dalamnya Bantuan audit internal selalu dapat
diminta secara khusus baik oleh kantor koordinator atau manajer individu Di
samping itu setiap adanya tindakan dapat disorot pada saat review audit
internal dijadwalkan berikutnya
Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang
dibaca dapat dimengerti dan persuasif Tujuannya adalah untuk mengeluarkan
laporan yang akan memerintahkan perhatian manajer yang memiliki tanggung
jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk
mengambil tindakan koreksi yang tepat Tujuan kedua adalah untuk laporan
audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal
Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan
yang diambil oleh auditee berdasarkan audit laporan rekomendasi internal
Kombinasi keterampilan teknis audit internal dan kemampuan untuk
mengkomunikasikan hasil-hasil kepada orang-orang dengan cara yang terbaik
akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif unsur pelaporan audit yang
baik Pentingnya ini bagian dari pekerjaan audit internal menggarisbawahi
kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian Ini berarti bahwa CAE
harus secara aktif terlibat dalam proses laporan audit dan semua tingkat staf
audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir Dalam
hubungan ini masalah-masalah pembangunan laporan juga harus diberikan
perhatian yang tepat dalam program pelatihan audit internal Ketika laporan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
selanjutnya beredar disebut dan dilaksanakan mereka menjadi pernyataan
mandat audit internal itu Laporan audit biasanya faktor utama dimana reputasi
departemen audit internal didirikan
(C) Laporan Audit dan Retensi Kertas kerja
Laporan audit internal Formal dan kertas kerja pendukungnya penting doc-
uments mendukung kegiatan audit internal Prosedur harus dilaksanakan untuk
mempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai
bagian dari perusahaan-lebar prosedur penyimpanan catatan biasa Sementara
penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informal sebagai upaya
terbaik keputusan fungsi audit internal aturan SOx telah mengubah hal-hal
Sebuah peristiwa besar yang terkait dengan jatuhnya Enron dan dorongan untuk
SOx adalah de-nan catatan audit oleh auditor eksternal perusahaan Karena
Enron eksternal Audit penghancuran dokumen ini aturan SOx mengharuskan
semua catatan terkait audit harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh
tahun Sementara aturan ini ditujukan untuk auditor eksternal mereka berlaku
untuk audit internal juga
Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukungnya harus
disimpan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman Beberapa perusahaan
memiliki prosedur sendiri untuk penyimpanan ini tetapi banyak orang lain
menggunakan penyedia luar yang menempatkan dokumen-dokumen ini di
daerah aman untuk nanti seperti yang diperlukan Sementara sumber-sumber
eksternal memberikan referensi untuk membantu setiap pengambilan nanti
audit internal harus menetapkan prosedur internalnya sendiri untuk pekerjaan
audit referensi silang dengan judul penyimpanan barang-barang yang disimpan
Kita sering berpikir catatan audit internal disimpan sebagai pengikat kertas file
workpaper tapi hari ini banyak pekerjaan audit internal dikembangkan pada
catatan digital berbasis komputer mulai dari catatan auditor dimasukkan pada
laptop auditor untuk foto dari kondisi pabrik diambil pada sel auditor -kamera
ponsel Bahan ini harus aman dan kemudian didownload ke media penyimpanan
yang aman Bahan pada komputer laptop Audit harus dibakar ke CD atau DVD
disk atau perangkat penyimpanan yang lebih permanen lainnya Untuk bahan
audit internal berada pada server perusahaan atau sistem warisan audit internal
harus membuat perjanjian dengan sistem informasi en-terprise untuk men-
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama
digunakan untuk sistem terpusat lainnya
Laporan audit internal dan kertas kerja pendukung dapat bahan pendukung
dalam proses pengadilan atau tindakan hukum bahkan pemerintah Suatu
perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal
audit untuk membuktikan dalam pengadilan hukum apa yang mereka lakukan
atau tidak dilakukan di beberapa daerah Juga perintah pengadilan mungkin
mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan mendukung beberapa
masalah Aturan retensi SOx tujuh tahun rekor mengatakan bahwa suatu
perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua catatan
pendukung yang meliputi banyak bidang Laporan audit internal dan kertas kerja
pendukung adalah catatan perusahaan penting yang tunduk pada aturan-aturan
retensi catatan yang sama
174 Komunikasi Efektif Peluang Internal Audit
Komunikasi merupakan elemen penting dari setiap fase internal audit kegiatan-
kegiatan Auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal
pertemuan tatap muka selama studi lapangan pemeriksaan atau pertemuan dan
melalui berbagai komunikasi formal dan informal lainnya Ketika ada
kesalahpahaman atau konflik penugasan audit atau bila rekomendasi auditor
tidak benar un-derstood analisis kesulitan biasanya menunjuk ke beberapa jenis
masalah komunikasi Auditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi
adalah bahan dasar hampir setiap jenis kegiatan audit dan harus bekerja untuk
meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik tingkat organisasi
Komunikasi yang efektif baik pada orang-ke-orang dasar dan dengan kelompok
yang lebih besar adalah komponen kunci keberhasilan audit internal Seorang
auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang
terkait dengan komunikasi yang efektif-kation dan cara mengatasinya dengan
mereka Situasi terus muncul dalam fungsi audit internal ketika individu perlu
berkomunikasi satu sama lain Ini di-clude memberikan instruksi lisan kepada
auditor staf membahas masalah operasional selama exit meeting audit
konseling bawahan mewawancarai calon karyawan atau melakukan review
kinerja staf Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi
terdiri dari dua arah aliran berkelanjutan dari mes-orang bijak Seorang auditor
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis masalah
yang dapat mengganggu atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif
Masalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi
dan termasuk
1113094 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan
pengirim pesan dan penerima Komunikasi dengan atasan garis sering berbeda
dari yang dengan seorang perwira senior
1113094 Mengabaikan tekanan emosi sementara baik oleh pengirim atau penerima
Sebuah exit meeting audit yang sering berubah menjadi situasi yang penuh
dengan konflik dan stres kecuali komunikator audit internal membutuhkan
perawatan untuk mempertimbangkan masalah ini emosional potensial 1113094 Gagal
benar mengevaluasi kemampuan penerima untuk menerima dan memahami
pesan Jika audit internal menemukan masalah kontrol yang parah di daerah
teknis dalam kegiatannya isu-isu tersebut harus dikomunikasikan dengan baik
1113094 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat
menyampaikan arti yang tidak diinginkan Kita telah membahas keprihatinan ini
ketika menyiapkan laporan audit tapi ini semua lebih penting dalam komunikasi
verbal
1113094 tergesa-gesa tidak semestinya dalam transmisi pesan yang melemahkan
kejelasan dan atau kredibilitas Pesan sering harus dikomunikasikan secara
perlahan sehingga semua pihak akan mengerti
1113094 Persepsi bahwa pengirim ingin memenuhi kebutuhan pribadi sehingga Induc-
ing resistensi emosional dan blok Seringkali orang lain melihat auditor internal
sebagai orang yang memiliki agenda pribadi Lainnya cepat menyadari hal ini
dan komu-nikasi bisa menjadi tersumbat
1113094 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan
waktu yang buruk terkait Keprihatinan audit internal tidak efektif
dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee
1113094 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan
ketidakpuasan penerima Sementara auditor internal harus membangun sebuah
kasus untuk menggambarkan con-memprihatinkan meyakinkan auditor tidak
harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi
harus selalu berkomunikasi dengan jelas perhatian kontrol
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
1113094 Dampak tindakan nonverbal seperti nada suara ekspresi wajah dan cara
komunikasi Sebagai contoh di beberapa bagian dunia kaki disilangkan dengan
telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai sebuah penghinaan
ekstrim
1113094 Tidak memberikan pertimbangan terhadap persepsi dan perasaan terkait
penerima Auditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka
Semua masalah ini merupakan bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk
auditor internal untuk menempatkan diri dalam perspektif penerima dan untuk
mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima Ketika itu pesan
audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati hasilnya harus efektif
percakapan dua arah Komunikator harus melakukan segala sesuatu yang praktis
untuk memahami bagaimana penerima berpikir dan merasa dan kemudian
berkomunikasi dengan cara yang memberikan semua pertimbangan mungkin
untuk pengetahuan itu Sementara komunikator sering telah bertentangan
kebutuhan yang lebih tinggi-prioritas yang mencegah sepenuhnya memuaskan
penerima masih penting untuk memiliki pemahaman yang baik dari proses
komunikasi total untuk membuat pilihan yang paling konsisten dengan
kesejahteraan keseluruhan perusahaan
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama penggerak utama-belajar dari
pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi
serangkaian pesan Ini disebut feedback Bagian dari efektif komunikasi dua arah
adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar
terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai Pendekatan yang
berbeda mungkin diperlukan dalam-Duce dan memanfaatkan umpan balik baik
ini Sebuah terkait komponen-mendengarkan-adalah penting dalam rangka
untuk memanfaatkan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan
minat dalam pandangan lain per-putra Jika tidak hasil dari pesan tersebut dapat
menciptakan respons emosional yang secara signifikan menghambat
penerimaan penerima dan pemahaman pesan yang dimaksudkan pengirim
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk persaingan konflik
dan kerjasama Secara tradisional konflik telah dilihat sebagai merusak dan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
tidak diinginkan Namun ketika dikelola dengan benar konflik dapat berguna
dalam mencapai kesejahteraan organisatoris Auditor internal perlu belajar
untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tapi untuk
mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan Tanggung jawab
internal audit terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan persaingan
dan potensi konflik Kedua unit usaha dan individu terus bersaing dalam hal
performa kerja pengakuan dukungan manajemen dan kebutuhan lainnya
Kompetisi yang harus mendorong pemikiran imajinatif dan suara dan kinerja
tingkat tinggi Pada saat yang sama kekuatan yang dihasilkan bisa begitu intensif
bahwa pesaing berusaha segala cara untuk menang terlepas dari kepatutan
dipertanyakan dan legitimasi sarana tersebut Pada saat itu persaingan tidak lagi
menguntungkan perusahaan dan tindakan koreksi yang tepat diperlukan
Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat dari
persaingan dan konflik yang sehat dalam arti profesionalisasi-sional sah tetapi
untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses Audit internal menjadi
sangat banyak bagian dari set kekhawatiran persaingan dan konflik Dalam
perjalanan tinjauan mereka auditor sering menemukan diri mereka dalam
konflik dengan berbagai elemen suatu perusahaan Auditor dapat menyebabkan
auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam perusahaan mereka dan
auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu Dalam
perjalanan review konflik sering terjadi dan auditor yang efektif harus
menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan
meyakinkan untuk mengambil tindakan yang tepat Namun auditor internal
yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik itu
Meskipun tujuan untuk menang adalah motivasi penting dan diinginkan itu
adalah tanggung jawab dari setiap manajer untuk membuat bawahan memahami
bahwa kadang-kadang ada hal-hal lain yang lebih penting daripada kemenangan
tertentu Dimasukkan ke dalam istilah lain orang perlu memahami bahwa
bagaimana seseorang menang lebih penting daripada fakta menang Prinsip-
prinsip ini juga perlu diperkuat terus menerus oleh penolakan pendekatan yang
tidak dalam kepentingan bersama Audit internal harus terus-menerus waspada
dan menonton untuk bendera merah yang menunjukkan potensi masalah Ketika
situasi masalah yang diamati tindakan tegas mungkin diperlukan Aturan dapat
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
diubah individu-individu tertentu disiplin tugas personel menyesuaikan
Idealnya konflik tidak boleh dibiarkan berkembang ke titik di mana tindakan ini
langsung lebih dramatis diperlukan Tantangannya adalah untuk memanfaatkan
konflik tetapi tidak membiarkan hal itu keluar dari kontrol sedemikian rupa
bahwa itu adalah kontraproduktif
Dalam perusahaan yang khas ada kebutuhan terus untuk benar
menyeimbangkan stabilitas dan perubahan Manajemen berusaha stabilitas
dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi yang standar
untuk meningkatkan pengendalian internal dan untuk memastikan penanganan
terbaik berulang peristiwa sejenis Namun kondisi berubah panggilan untuk
kebijakan dan prosedur telah diubah Menemukan keseimbangan yang tepat
antara stabilitas dan perubahan yang diperlukan sulit karena faktor yang terlibat
biasanya sulit untuk menganalisa dan mengukur Salah satu kendala untuk
berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan
dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias mendukung mereka
sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan perubahan Audit internal sering bertemu kendala ini ketika
merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur melalui laporan
auditnya Selain itu orang biasanya tidak suka untuk menerima perubahan
bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas Entah bagaimana kenyamanan
cenderung untuk menang atas objektivitas Untuk alasan ini auditor internal
sering menghadapi banyak perlawanan ketika mereka menyarankan perubahan
terlepas dari manfaat riil mereka
Pada tingkat tertinggi perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru
baru busi-ness usaha perubahan produk atau kebijakan pendukung baru
Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru relokasi pabrik
proses produksi baru atau perubahan pada orang tetapi auditor internal sering
tidak membuat rekomendasi-rekomendasi untuk perubahan di tingkat itu
Dalam beberapa kasus perubahan ini hanya melibatkan kebiasaan es-tablished
atau kenyamanan sementara yang lainnya memerlukan penyesuaian lebih besar
Ada sering beberapa perlawanan built-in berubah mulai dari sikap kecil untuk
disengaja tindakan-termasuk defensif dalam bentuk yang paling ekstrim
sabotase Ketika keputusan yang melibatkan perubahan telah benar dibuat
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
perlawanan apa pun itu harus diminimalkan dihilangkan atau setidaknya
cukup dikendalikan oleh manajemen
Ketika membuat rekomendasi mereka auditor internal harus memahami
bagaimana perusahaan akan berurusan dengan perubahan Bagaimana audit
internal mencapai perubahan yang diperlukan dengan cara yang terbaik akan
melayani kesejahteraan perusahaan tingkat yang lebih tinggi Dalam semua
kasus sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada
pentingnya perubahan direkomendasikan tertentu Karena individu
menempatkan prioritas tinggi pada kebebasan bertindak mereka pertimbangan
manusia sangat penting dalam desain dan implementasi kontrol ini Karena
semua manajer bertanggung jawab untuk kontrol internal dan pada saat yang
sama tunduk kepada mereka dampak dari perbaikan kontrol yang dianjurkan
pada orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati Mungkin tidak dalam tahap
proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu penting
Audit Laporan dan Memahami Masyarakat di Internal Audit
Diskusi ini untuk menciptakan laporan audit internal yang efektif telah
difokuskan pada di-Kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan
hubungan mereka dengan komite mereka audit manajemen senior dan satu
sama lain Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal
sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka itu juga
harus menarik bagi CAE dan komite audit Beberapa masalah yang unik dan
spesifik menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka termasuk masalah
citra karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada masalah
kontrol kepatuhan de-ekor atau dan dipandang oleh banyak orang sebagai
ancaman Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya gambar ini mungkin
telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan di
perusahaan-perusahaan Untuk beberapa mantan tenda gambar juga telah
menghasilkan karena beberapa auditor internal saat ini tidak melakukan cukup
melalui kerja audit mereka dan cara hubungan pribadi untuk membangun citra
yang lebih baik
Internal auditor saat ini menghadapi beberapa masalah serius dalam mengubah
gambar ini Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab perlindungan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan
tertentu yang cenderung membuat orang lain dalam perusahaan melihat mereka
sebagai antagonis atau polisi Total peran internal audit harus pergi jauh
melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung Auditor internal
modern saat ini tidak lagi polisi atau orang dengan perisai mata hijau yang
dimakamkan dalam apa yang kadang-kadang dipandang sebagai detail sepele
Sebaliknya auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan keseluruhan
perusahaan di semua tingkat dan dalam hubungannya dengan kegiatannya
Dalam semua aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus
tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak
maju Keberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang
menyediakan salah satu kesempatan yang tersedia terbesar untuk melayani
perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum
Kami telah menekankan auditor intern CBOK tema dalam buku ini Kemampuan
untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan audit yang efektif untuk
membuat rekomendasi-rekomendasi internal merupakan persyaratan CBOK
audit internal kunci Namun melampaui tugas menyiapkan dan menyampaikan
rekomendasi audit internal yang efektif dan re-port semua auditor internal
harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan
sesama tim audit internal dan semua anggota perusahaan mereka secara
keseluruhan