A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD KERAJAAN

1

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

SKOP

Pengenalan

Pelan Tindakan Bencana (PTB) ?

Objektif

Tujuan dan Faedah Penyediaan PTB

Komponen PTB

Penggunaan PTB

2

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

•Memahami keperluan penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)

•Bertindak (response) apabila berlaku sesuatu

bencana kepada rekod

•Mengambil tindakan pemulihan dengan kadar segera selepas berlaku bencana

•Memaklumkan kepada ANM sebarang insiden bencana kepada rekod

OBJEKTIF

3

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• ARAHAN 20 MAJLIS KESELAMATAN NEGARA

Insiden semulajadi atau manusia secara tiba-tiba

mengakibatkan kerosakan

• BUKU PENGENALAN PENGURUSAN REKOD MS.97

Satu peristiwa yang akan menyebabkan kehilangan nyawa, harta benda, rekod serta mengganggu dan mencacatkan operasi perniagaan atau aktiviti sesuatu organisasi

4

BENCANA

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor bukan alam mahupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya kehilangan nyawa, kerosakan harta benda,”.

• Disaster is a sudden, calamitous event bringing great damage, loss, and destruction and devastation to life and property.

5

BENCANA-samb.

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• Asian Disaster Preparedness Center (ADPC) “The serious disruption of the functioning of society, causing widespread human, material or environmental losses, which exceed the ability of the affected communities to cope using their own resources”

6

BENCANA-samb.

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Bencana Semulajadi

•Tsunami •Ribut •Banjir •Faktor Biologi •Gempa •Tanah Runtuh •Kebakaran

Bencana Akibat Perbuatan Manusia • Peperangan • Api • Vandalisme • Pencerobohan Maklumat • Dan Lain-lain

Tindakan

Pemulihan Persediaan Peralatan / Kemudahan

Tenaga dan Kepakaran

Kemusnahan Rekod/Hartabenda

Bencana Semulajadi

•Tsunami •Ribut •Banjir •Faktor Biologi •Gempa •Tanah Runtuh •Kebakaran

Bencana Akibat Perbuatan Manusia • Peperangan • Api • Vandalisme • Pencerobohan Maklumat • Dan Lain-lain

7

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 8

Bencana Di Negara Jiran - Indonesia

Sumber : Dodi Nandika - 19 th SARBICA Executive Board Meeting and International Seminar on Disaster Management of Archives: Challenge and Solution. Bandung, 27 September 2013

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 9

Adakah Negara Kita Bebas Bencana ?????

Ya Tidak

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

10

KEJADIAN BENCANA DI MALAYSIA

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

11

Bencana … samb…

Tanah Runtuh, Kuala Lumpur 2008

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 12

BENCANA REKOD

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

13

Bencana Rekod. Samb…..

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• 75.0 meter panjang (buku perpustakaan dan fail jabatan) Jabatan A

• 45.0 meter panjang (buku teks & buku perpustakaan sahaja) Jabatan B

• 1.0 meter panjang (buku bacaan) Jabatan C

• 20.0 meter panjang (buku bacaan & fail jabatan) Jabatan D

14

Kerosakan Rekod Akibat Bencana Banjir di Chukai, Kemaman Disember 2013

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• 15.0 meter panjang (fail) Jabatan E

• 0.5 meter panjang (fail) Jabatan F

• 20.0 meter panjang (fail, buku perpustakaan & bahan bukan fail) Jabatan G

• 15.0 meter panjang (fail, borang dan bahan bukan fail) Jabatan H

15

Kerosakan Rekod Akibat Bencana Banjir di Chukai, Kemaman Disember 2013

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 16

Apakah Pelan Tindakan Bencana?

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

BUKU PANDUAN PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN BENCANA - ANM

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Pelan kontigensi yang disediakan sebagai panduan kepada setiap kementerian/ jabatan/ agensi kerajaan untuk menyelamat rekod-rekod dari musnah sekiranya berlaku bencana.

Menggariskan peraturan – peraturan pengurusan rekod sebelum, semasa dan pemulihan selepas bencana.

18

PELAN TINDAKAN BENCANA (PTB)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

P

T

B Selepas Bencana

Semasa Bencana Pemeliharaan

Rekod

Sebelum Bencana

19

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) - Perkara 7 – Fungsi Ketua Pengarah (q)

Perkara 8.9 Panduan Pengurusan Pejabat 2007

Perkara 20 Arahan Keselamatan

20

PUNCA KUASA

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) - Perkara 7 – Fungsi Ketua Pengarah (q)

• Mengenal pasti dan membuat salinan rekod penting yang perlu bagi keberterusan fungsi atau penyusunan semula sesuatu organisasi semasa dan selepas darurat dan juga rekod yang perlu bagi perlindungan hak dan kepentingan organisasi itu dan orang perseorangan yang secara langsung terjejas dengan kegiatan organisasi itu

21

Arahan & Peraturan Berkaitan

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• Panduan Pengurusan Pejabat 2007, Bab 8, Perkara 8.9 :

• Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan

Pelan Tindakan Bencana yang meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan Pelan Tindakan Bencana bagi pemeliharaan dan pemuliharaan rekod awam.

22

Arahan & Peraturan Berkaitan (samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• Arahan 20 Majlis Keselamatan

Negara

• Arahan ini menggariskan dasar pengurusan

dan bantuan bencana serta menentukan

peranan serta tanggungjawab agensi-agensi

yang terlibat semasa bertindak menangani sesuatu kejadian bencana yang berlaku. Arahan ini juga meliputi tindakan pemantauan terhadap aktiviti-aktiviti pencegahan dan persediaan agensi-agensi tertentu untuk menghadapi sesuatu bencana.

23

Arahan & Peraturan Berkaitan (samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Memastikan rekod-rekod penting lagi bernilai dapat diselamatkan dan terpelihara bagi membolehkan kementerian / jabatan/ agensi kerajaan terus beroperasi meskipun terlibat dalam bencana.

24

Objektif Penyediaan PTBR

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• Mengenalpasti rekod penting yang perlu untuk

kesinambungan perkhidmatan

• Memastikan rekod awam selamat daripada bencana,

• Meminimumkan kerosakan rekod awam dengan mengenal

pasti jenis dan punca kerosakan bagi tindakan pemulihan,

• Persiapkan pejabat awam untuk menghadapi kemungkinan

bencana

25

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• Membolehkan pejabat awam terus beroperasi

selepas menghadapi sesuatu bencana

• Mengambil tindakan pemulihan dengan kadar

segera selepas menghadapi sesuatu bencana,

• Membentuk satu pasukan Petugas (Response

Team) di pejabat awam.

26

Keperluan Pelan Tindakan Bencana (samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Penyediaan panduan pelan tindakan bencana

Pembentukan jawatankuasa pengurusan bencana

Penyediaan fasiliti dan infrastruktur

27

Kaedah Penyediaan Pelan Tindakan Bencana

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Sebelum bencana

Bentuk Pasukan bertindak Bencana (Response Team)

Membuat analisa risiko

Menyediakan peralatan menyelamat dan pemuliharaan

Menyediakan peraturan serta panduan menghadapi bencana

Memantapkan kawalan dan peralatan keselamatan

Memberi latihan serta program kesedaran bencana

28

Panduan Pelan Tindakan Bencana

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Analisa Risiko

Lokasi

Cuaca

Pengalaman - Banjir - Kebakaran

Kehilangan Rekod

Vandalisme

Pencerobohan

29

Sebelum Bencana – Persediaan Dan Pencegahan

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Persediaan Panduan-Panduan dan Peraturan

Arahan Keselamatan

Panduan Pengurusan Rekod

Peraturan Keselamatan

Peraturan Pengendalian Rekod

Peraturan Keluar Masuk Pejabat

Akta-akta

Peraturan pengendalian alat-alat pencegahan kebakaran

30

Persediaan Dan Pencegahan (Samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Persediaan dan Pencegahan(samb.)

Penubuhan Jawatankuasa Untuk bertindak secara berkesan dan teratur ketika

berhadapan dengan bencana

JK Pengurusan Bencana sepatutnya bersedia untuk menghadapi bencana dan bertanggungjawab untuk bertindak dan melaksanakan tindakan pemulihan mengikut kaedah-kaedah yang ditentukan.

Response Team – melaksanakan kerja-kerja menyelamat dan memindahkan rekod-rekod.

31

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Kemudahan & Peralatan

Alat Pemadam Api

Fire and Gas Extinguisher

Alat Penggera/Alarm

Topi

Glove

32

Persediaan dan Pencegahan(samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Pemeriksaan Peralatan dan Kemudahan

Berjadual/Berkala

Bantuan dari Bomba dan Penyelamat

Pembekal

33

Persediaan dan Pencegahan(samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Latihan Menghadapi Bencana

Berjadual

Berkumpulan

Kesedaran

Mengenalpasti kelemahan-kelemahan pelan kontigensi

34

Persediaan dan Pencegahan(samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Keselamatan

Pelan Lantai

Laluan Kecemasan

Tempat Berhimpun

Lokasi Rekod

35

Persediaan dan Pencegahan(samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 36

Persediaan dan Pencegahan(samb.) Hot-Line (Direktori Bencana)

ATM 03-26921333

JPS 03-42552613

Indah Water 03-27801100

GAS 03-92067800

JKR 03-26919011

Telekom 03-77279393

Hospital Kuala Lumpur 03-26155555

TNB 03-22965566

PDRM 03-22626222

Jabatan Kimia 03-79853000

DBKL 03-26179931

Bomba dan Penyelamat

03-88880036

Pasukan Gerakan Am

03-90862222

Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan

03-88881255 Majlis Keselamatan Negara

03-88881997

Direktori Bencana

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

RFID

CCTV

KESELAMATAN

RFID

BILIK KAWALAN

37

Persediaan dan Pencegahan(samb.)

ELEKTRONIK

CARD-KEY READER

CCTV

BILIK KAWALAN

ELEKTRONIK

CARD-KEY READER

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Salinan Keselamatan (Pendua)

Back-up Records (medium)

Mikrofilem

Lain-lain Medium (CD, DVD)

Tape

Back-up Sistem (Contoh di Arkib Negara)

Backup to tape - Tape akan disimpan di Repositori

Backup to disk – Operasi Backup di Pusat Data Utama

Salinan data yang telah dibackup disimpan di

Pusat Data Secondary

Penyimpanan - On-site

- Off-site 38

Persediaan dan Pencegahan(samb.)

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

• Gerakkan Pasukan Tindakan Bencana

• Hubungi agensi dan petugas yang berkaitan

• Sediakan alatan menyelamat yang sesuai

• Bertindak mengikut arahan

• Pemeriksaan tempat dengan berhati-hati

• Perlindungan kepada rekod-rekod

• Buat tinjauan serta sediakan laporan bagi tindakan

seterusnya

39

Semasa Bencana - Tindakan

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Pastikan ruang/kawasan selamat

Buat analisa kerosakan

Kenalpasti rekod-rekod penting yang perlu penyelamatan awal

Pastikan tindakan pemulihan

Sediakan laporan keseluruhan kerja yang dijalankan

40

SELEPAS BENCANA – AKTIVITI MENYELAMAT DAN PEMULIHAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Analisa Kerosakan/Laporan

Kenalpasti Jenis Kerosakan

Kenalpasti Kaedah Pemulihan yang sesuai

Pengasingan rekod bernilai dan tidak

Laporan Penuh Bencana

Tindakan pelupusan rekod yang musnah/tidak dapat

dipulihkan (ANM)

41

SELEPAS BENCANA – AKTIVITI MENYELAMAT DAN PEMULIHAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

MENGETAHUI APA YANG PERLU DISELAMATKAN

2003 Flood at

University of Hawaii at Manoa

Photos, Honolulu Star-Bulletin

http://www2.hawaii.edu/~smurata/flood/

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

MENGETAHUI KAEDAH PENYELAMATAN

UK Law Library

Salvage methods: Air Drying

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

KAEDAH PENYELAMATAN

Salvage methods: offsite freezing

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

Air dry, Vacuum freeze-dry

Photos, Kathy Ludwig, NARA

Vacuumfreeze-dry

Air dry

KAEDAH PENYELAMATAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

For large scale disaster: recovery service vendor, such as Munters. A representative from Munters gave the

UK Libraries’ employees a lecture.

KAEDAH PENYELAMATAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

PERALATAN DAN BEKALAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

LATIHAN – BERMAKLUMAT DAN MENYERONOKAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

BENGKEL DAN LATIHAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

BENGKEL DAN LATIHAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

LATIHAN : BEKERJASAMA DENGAN JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT

extinguisher

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 52

Pembentukan Pasukan Petugas Bencana

Rekod Penting Negara dapat diselamatkan

Kerosakan rekod dapat diminimakan

Kesedaran dan persediaan pada organisasi

Jabatan dapat beroperasi semula

Tindakan Pemulihan Segera

IMPAK

RUMUSAN

A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A

“ The Art of War teaches us to rely not on the likelihood of the enemy’s not coming, but on our readiness to receive him; not on the chances of

his not attacking, but rather on the fact we have made our position steadfast ”

Sun Tzu : Art of War

The Art of War mengajarkan kita untuk tidak bergantung pada kemungkinan musuh tidak datang, tetapi pada kesediaan kita untuk menerima-nya, bukan pada

kemungkinan-nya tidak menyerang, tetapi lebih pada kenyataan kita telah membuat persediaan "

53