PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB …... · Bapak Drs. Sonhaji, M.Si. selaku Dosen...
Transcript of PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB …... · Bapak Drs. Sonhaji, M.Si. selaku Dosen...
i
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA
USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan
Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
PANDU SURYA WIGUNA
D1507055
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA
USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA
Disusun Oleh:
PANDU SURYA WIGUNA
D1507055
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Drs. Sonhaji, M.Si.
NIP. 195912061988031004
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA
USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA
Disusun Oleh ;
PANDU SURYA WIGUNA
D1507055
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari ;
Tanggal ;
Tim Penguji ;
1. Penguji I ; Drs. Sonhaji, M.Si.
NIP. 195912061988031004
2. Penguji II ; Dra. Retno Suryawati, M.Si.
NIP. 196001061987022001
Mengetahui
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
Sesali masa lalu karena ada kekecewaan dan kesalahan kesalahan, tetapi jadikan
penyesalan itu sebagai senjata untuk masa depan agar tidak terjadi kesalahan lagi.
Pengetahuan tidaklah cukup, apabila kita belum mengamalkannya. Niat tidaklah cukup,
apabila kita tidak melakukannya.
Belajarlah mensyukuri apa yang sudah kita miliki, dan janganlah kita selalu menyesali
apa yang belum kita capai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua Orang tuaku yang selalu memberikan dukungan dan
doa
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku
Almamater tercinta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama : PANDU SURYA WIGUNA
NIM : D1507055
KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI
-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan
karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima
sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir
tersebut.
Surakarta, 8 JULI 2012
Yang membuat pernyataan,
PANDU SURYA WIGUNA
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan
rahmat dan karunia Nya bagi
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA)
DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna
memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan. Namun
berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan
tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Sonhaji, M.Si. selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan
memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si. selaku Ketua Program Diploma Manajemen Administrasi.
3. Bapak Prof. Pawito, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Budho Laksono SH, MH , selaku pembimbing peserta magang di Dinas
Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta.
5. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun
material.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
6. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si. dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh
perkuliahan dengan baik.
7. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi
angkatan 2007.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas
akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis
sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan
pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi
pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 8 JULI 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i
PERSETUJUAN ........................................................................................... ii
PENGESAHAN ............................................................................................. iii
PERNYATAAN ............................................................................................. iv
MOTTO ......................................................................................................... v
PERSEMBAHAN ......................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ................................................................................... vii
DAFTAR ISI .................................................................................................. ix
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xiii
ABSTRAK ..................................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ....................................................... 1
B. Perumusan Masalah ............................................................... 3
C.
D. Tujuan Pengamatan ............................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5
A. Pengertian Pengelolaan Arsip ................................................ 5
1. Pengertian Arsip ........................................................... 5
2. Fungsi Arsip ............................................................ 7
3. Jenis Arsip .................................................................. 8
4. Peralatan Arsip .............................................................. 9
Halaman
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
5. Penataan dan Penyimpanan Arsip ................................... 10
6. Peminjaman Arsip ........................................................... 13
7. Penemuan Kembali Arsip ............................................... 13
8. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip ................................ 15
9. Penyusutan dan Pemindahan Arsip ................................. 18
10. Pemusnahan Arsip ........................................................ 18
11. Kendala-
B. Metode Pengamatan
1.
2.
3.
4.
5.
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI .................................... 22
A. Lokasi pengamatan ............................................................... 22
B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
................................................................................................ 22
C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta 27
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
................................................................................................ 28
E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
................................................................................................ 28
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ..................... 37
A. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Surakarta ................................................................ 37
1. Pengurusan Surat ............................................................... 39
2. Penataan Berkas ................................................................. 41
3. Penemuan Kembali Arsip .................................................. 42
4.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
B. Analisa Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta .......................................................... 44
C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta
D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip
Dinamis Aktif di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
48
BAB V PENUTUP ................................................................................... 49
A. Kesimpulan ........................................................................... 49
B. Saran ..................................................................................... 50
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 51
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada Tahun
2 0 1 0 3 5
Tabel 4.1 Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Dinas Koperasi
dan UMKM Kota Surakart
Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gb. 3. 0. Bagan Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota
.. . 30
. ..... 39
Gb. 4.2 Gambar Tab Folder ............................................................................ 42
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
ABSTRAK
PANDU SURYA WIGUNA D1507055, PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI
BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM
DAERAH SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program
Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta,
2011, 51 halaman
Laporan Tugas akhir ini ditulis dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan
tata kearsipan pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM kota Surakarta.
Jenis pengamatan ini adalah diskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan sejumlah data-
data yang diperoleh dari Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang kemudian
diolah dan dianalisis sehingga bisa ditarik kesimpulan dari pengamatan ini. Dalam analisis data
menggunakan metode diskriptif kualitatif dalam menentukan metode analisis data, dilakukan
dengan cara observasi, wawancara, dokumentasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-
unsur satu dengan yang lain sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.
Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya
belum optimal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya tempat dan
sumber daya manusia yang mengelola arsip maka dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
banyak membutuhkan SDM lebih banyak.
Pengurusan surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah sedikit
lebih maju, karena menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat mempermudah proses
pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,maka semakin
banyak pula data-data,berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih
mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga apabila
dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.
Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor, oleh karena itu
untuk menjaga daur hidup arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
pemindahan, serta pemusnahannya diperlukan system yang baik dan proses yang benar.
Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suau kegiatan dan catatan suatu informasi tentang
suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari
suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga
berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggungjawaban kegiatan organisasi yang
bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau
kebijakan baru oleh pimpinan instansi yang memerlukan data kearsipan (Boedi Martono,
1992:21).
Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber
informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi (Ig. Wursanto, 1989:12).
Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar
didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya. Didalam
pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan
penemuan kembali. Penataan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat
diketemukan dengan mudah,cepat, dan tepat.
Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.
Hal itu terbukti dengan dikeluarkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal tentang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Bab IV pasal 9, yang berkewajiban untuk menyimpan,
memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Negara Republik Indonesia terutama arsip-arsip
yang berfungsi statis adalah:
1. Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam
pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintah pusat misalnya arsip-arsip yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara
(BUMN).
2. Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam
pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari Kantor Wilayah,
Departemen-departemen pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya.
3. Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia) maupun Arsip Nasional
Daerah (Arsip Nasional Wilayah)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-
badan swasta( misalnya bank-bank swasta) dan atau perorangan (misalnya arsip yang
dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional).
Dari hari ke hari surat-surat yang masuk dan keluar di Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta semakin banyak, surat yang ada tersebut perlu dikelola sebaik mungkin
karena masih diperlukan keberadaannya. Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang
menyangkut administrasi kearsipan, peran arsip pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta sangat penting. Pada umumnya semua Bagian/Sub bagian memanfaatkan sistem
pengelolaan/penataan arsip, tapi dalam kesempatan ini lebih spesifik ke Bagian Umum (Sub
bagian tata usaha).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Oleh karena itu penulis mencoba untuk meneliti bagaimana sistem penataan arsip yang baik dan
benar pada Kantor Kantor Dinas Koperasi dan UMKM dan tertarik untuk mengambil judul
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan penulis
ambil dari pengamatan ini adalah:
Bagaimana pelaksanaan tata kearsipan di bagian umum (sub bagian tata usaha) di Kantor Dinas
Koperasi dan UMKM Kota Surakarta?
C. Manfaat Pengamatan
Adapun manfaat pengamatan adalah sebagai berikut:
1. Manfaat Praktis
a. Bagi Instansi
Sebagai masukan sumbangan pemikiran khusus pada Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta.
b. Bagi Penulis
Menambah pengalaman dan pengetahuan mengenai masalah yang berhubungan
dengan pengelolaan dan penataan arsip.
c. Bagi Akademik
Sebagai bahan referensi dan menambah perbendaharaan serta dapat bermanfaat bagi
adik-adik kelas sebagai penambahan informasi nantiny
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
D. Tujuan Pengamatan
1. Tujuan Operasional
Pengamatan ini bertujuan mengetahui bagaimana penataan arsip di bagian umum (sub
bagian tata usaha) pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
2. Tujuan Individual
Hasil pengamatan digunakan sebagai syarat bagi penulis untuk meraih gelar Ahli Madya
di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan pengaturan informasi atau data yang
bertujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali. Pengelolaan bisa diartikan
manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan
penggunaan sumber daya sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan. (Handoko T. Hani, 1997 : 8).
Pengelolaan arsip dalam tugas akhir ini yaitu suatu proses atau kegiatan dalam
suatu organisasi dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada,
dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penataan, penyimpanan, penemuan
kembali arsip, sampai dengan kegiatan pemindahan arsip.
1. Pengertian Arsip
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief,
sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari bahasa Yunani
yaitu dari kata Arche n kata Arche ini berkembang
menjadi kata Archia Arche berubah lagi
menjadi kata Ar-cheion
Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali),
dan istilah Records, yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi
kearsipan (Suraja Yohannes, 2006:32).
Arsip juga bisa diartikan sebagai kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu
disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat
(Sutarto, 1997:200).
Kata arsip meliputi 3 pengertian :
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau
dokumen (Barthos Basir, 1990 : 101)
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 macam yaitu arsip
dinamis dan arsip statis.
a. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada
penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi. Dengan demikian arsip statis
sudah tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu :
a. Arsip dinamis aktif
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Adalah arsip dinamis yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerja
dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.
b. Arsip dinamis inaktif
Adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang
dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat
memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi dapat
berwujud surat-menyurat, dan tata bahan-bahan yang dapat berbicara serta member
keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartu-
kartu lembaran dan buku catatan yang berisi korespondensi, dapat juga berbentuk hasil
penelitian, skripsi, latihan-latihan dan laporan tentang suatu hal (widjaja, 1986 : 92).
Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Dari pengetian diatas dapat diartikan arsip aktif sebagai kumpulan naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh perusahaan tersebut dalam bentuk dan corak apapun baik
dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pencatatan dokumen yang berguna untuk kelancaran dan kemajuan organisasi
Arsip Dinamis Aktif adalah Arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Sebagaimana
terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip.
2. Fungsi Arsip
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka
keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada
sebuah kantor benar-benar menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung
penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Arsip mempunyai 4 fungsi yaitu :
a. Fungsi Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian
informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.
b. Fungsi Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sabagai pendukung
legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
c. Fungsi Sejarah
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa
yang akan datang
d. Fungsi Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan. Sebagai
penambahan pengetahuan.
Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan
karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif
atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat
penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur
dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat
apabila arsip tersebut dibutuhkan.
3. Jenis Arsip
Menurut Suraja Yohannes (2006 : 35) dalam Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut :
a. Arsip Aktif (Dinamis aktif)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di
lingkungan unit pengolah dari suatu organisasi/kantor.
b. Arsip Inaktif (Dinamis inaktif)
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus atau frekuensi
penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
c. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
d. Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan
pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting
untuk generasi yang akan datang.
4. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Wursanto dalam Kearsipan 1
(1999: 32-60) adalah sebagai berikut :
1. Map
Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
2. Folder
Folder adalah lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang
untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau
sekelompok arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat kode
dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang digunakan apakah vertical
atau leteral.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunujuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
4. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang
diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua, tiga, empat, atau lima laci.
5. Almari Arsip
Almari arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
6. Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu yang digunakan untuk menaruh
atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
7. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Rotary adalah alat penyimpanan arsip yang dapat digerakkan secara berputar
sehingga dalam penempatan dan penemuan tidak banyak memakan tenaga.
8. Cardex (card index)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip
(kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Biasanya digunakan untuk menyimpan kartu kendali.
5. Penataan dan Penyimpanan Arsip
Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi
yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan
penataan arsip terdiri dari:
1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.
2. Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum.
3. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan.
4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas.
5. Menentukan indeks,
Berikut sistem penataan dan penyimpanan arsip menurut Sutarto (1997 : 176-194)
adalah:
1. Sistem abjad.
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian
kode arsip dengan menggunakan abjad dari A Z. kode abjad tersebut diindek dari
nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip
yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.
3. Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas
tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering
penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat
keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
4. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan
disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor
kode penyimpanan bukan nomor surat.
(1) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering
menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem
desimal. Penyimpanan dengan system ini banyak digunakan di perpustakaan.
(2) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat
digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar. Oleh karena itu
sistem ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan besar.
5. Sistem wilyah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang
dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat
didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat
kecamatan sampai kelurahan.
Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan
yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :
1. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali yang
masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi).
Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain :
1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola
oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip.
2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui
apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan dapat
dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.
2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja
mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan akan
diperoleh beberapa kerugian antara lain :
1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan.
2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.
3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan, khususnya
pelaksanaanpenataan berkas.
4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin
meningkat memenuhi ruang kerja.
5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki
pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan
pekerjaan pokok mereka.
3. Penyimpanan Desentral Terkendali
Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara system sentralisasi
dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan
dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit
kearsipan. Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan
penataan berkas dapat terjamin.
6. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena
diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada
tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui
dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan dikembalikan.
Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/ditentukan
prosedur/tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern
organisasi. Pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan
menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam/out-slip atau lembar
peminjaman arsip.
Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing-masing yaitu
sebagai berikut:
1. Lembar peminjaman arsip I (putih). Disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan
tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman.
2. Lembar peminjaman arsip II (hijau). Oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat
arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
3. Lembar peminjaman arsip III (biru). Disertakan pada peminjam.
7. Penemuan Kembal Arsip
Untuk menemukan kembali arsip dalam waktu cepat dan tepat sudah tentu
menghendaki suatu cara atau system. Oleh karena itu system penemuan kembali
dokumen atau arsip sangatlah erat hubunganya dengan system penataan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
penyimpanan dokumen atau arsip tanpa mengetahui system penataan maka penemuan
kembali suatu dokumen atau arsip mengalami kesulitan. (Widjaja, 1986:172).
Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut
dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada waktu
dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa
syarat yang harus ditaati adalah :
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus
mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah
kata tangkap / indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.
5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan
harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang
bekerja secara detail tentang informasi. (Abu Bakar, 1990 : 74-75).
Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka
memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut :
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan
memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat
kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :
a. Kesederhanaan
Sistem penyimpanan arsip yang dipilih harus mudah, supaya bukan hanya
dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
b. Ketepatan menyimpan arsip
Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali
arsip dengan cepat dan tepat.
c. Memenuhi persyaratan ekonomis
Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta
biaya yang tersedia.
d. Menjamin keamanan
Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman
dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga
penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.
e. Penempatan arsip
Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh
semua unit.
f. Sistem yang digunakan harus fleksibel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka
penyempurnaan pada efisiensi kerja.
g. Petugas arsip
Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip
dengan sebaik-baiknya.
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari,
lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk
menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh
media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan
serta pemusnahan bila perlu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
8. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
1. Pemeliharaan arsip Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kualitas (tidak
mengalami kerusakan), kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun dari segi
informalitas (kerahasiannya), pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara:
a. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering, terang, ruangan harus
kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan
serangan api, air maupun serangan serangga.
b. Pemeliharaan
tempat penyimpanan Arsip disimpan ditempat yang terbuka (rak-rak / lemari
arsip). Penyimpanan arsip dalam rak-rak atau lemari arsip diatur secara renggang
agar ada udara diantara berkas-berkas yang disimpan.
c. Tindakan Preventif
Merupakan tindakan menjaga dari terjadinya kerusakan arsip dengan cara
tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan
atau minuman ke-ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa
makanan atau minuman menyebabkan masuknya serangga/ hewan lain kedalam
ruangan tempat arsip disimpan. Demikian juga petugas atau siapapun tidak
diperbolehkan merokok didalam ruangan, selain asapnya dapat menyebabkan
kerusakan kertas, menyalakan api untuk menghidupkan rokok dapat
membahayakan arsip. Disamping tindakan tertentu untuk mengamankan arsip
dapat juga dipasang tabung pemadan kebakaran.
d. Tempat arsip
Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, kalau tempat arsip dari kayu, maka
harus dipilih kayu yang berkualitas (missal: kayu jati). Jadi dengan tempat
penyimpanan yang baik, kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
e. Kebersihan
Menjaga arsip agar tetap utuh dilakukan dengan cara menjaga kebersihannya,
missal dengan peralatan yang sederhana seperti kemoceng.
2. Menurut Basir Barthos, (1990 : 50-56) perawatan arsip Secara fisik semua arsip
harus dirawat dari segi kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor
internal maupun eksternal.
a. Faktor Internal
1) Kertas
Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip men jadi penyebab
pencepatan rusaknya arsip. Maka kertas Yang digunakan harus dengan kertas
yang berkualitas baik.
2) Tinta
Adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan
untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) diatas kertas.
Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut :
a) pergunakanlah jenis tinta yang kualitas baik (tidak mudah luntur).
b) Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari
pohon oak.
3) Pasta atau lem
Dipergunakan sebagai perekat, bahan baku Yang dipergunakan
lem ada beberapa macam yaitu :
a) Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum, atau beras).
b) Lem yang terkuat dari getah arab atau cellulose tape dan sejenisnya
c) Perekat sintetis terutama polvem acecat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
b. Faktor Eksternal kerusakan akibat serangan dari luar antara lain :
1) Kelembaban udara
2) Udara yang terlalu kering,
3) Sinar matahari.
4) Kekotoran udara.
5) Debu.
6) Jamur
7) Rayap
8) Ngengat
9. Penyusutan dan Pemindahan Arsip
1. Penyusutan
Penyusutan arsip yang telah mencapai masa inaktif adalah merupakan bagian
dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan penyusustan yang dimaksudkan disini
adalah untuk mengurangi atrsip arsip yang tercipta dengan jalan arsip yang tidak
bernilai guna, serta memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip atau
ke file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula
kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang
layak dipindahkan.
Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata
kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub
sistem dalam tata kearsipan khususnya penataan berkas dan penyusustan arsip telah
berjalan secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan
sistematis sesuai dengan masingmasing jenis dan tipe arsip. Dipihak lain masing-
masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya, yang dituangkan dalam
jadwal retensi arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
2. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada
arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.
Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah
mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet
yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
10. Pemusnahan Arsip
1. Prosedur Pemusnahan
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip
secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara
total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
2. Cara Pemusnahan
Menurut Sulistyo-Basuki (2003 : 320) pemusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 4
cara yaitu :
a. Pencacahan
Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan microfilm yang
paling sering digunakan di indonesia. Alat pencacah ini dalam bahasa inggris
disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang menggunakan berbagai metode
untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.
b. Pembakaran
Metode pembakaran merupakan metode yang telah lama dikenal, bahkan
dahuli merupakan metode paling popular. Metode ini pernah dianggap paling
aman, namun pengalaman lapangan menunjukkan bahwa dokumen ang dibakar
sering kali terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja dokumen
rahasia dapat diketahui lawan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
c. Pemusnahan Kimiawi
Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan menggunakan
bahan kimiawi funa melenyapkan kertas dan melenyaapkan tulisan. Metode ini
mencakup menghancurlumatkan arsip dinamis aktif termasuk microfilm.
d. Pembuburan
Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen rahasia
yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan. Dokumen yang akan
dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian dicacah lalu dialirkan melalui
saringan.
11. Kendala Kendala Dalam Pengelolaan Arsip
Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan menurut Abu Bakar (1997 :
64) :
1. Pengertian dan kesadaran terhadap peranan arsip dalam kegiatan adminitrasi
perkantoran masih kurang atau belum sesuai record management.
2. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya, serta selalu
kekurangan biaya untuk perkembangan.
3. Para petugas kearsipan kurang atau tidak mendapat pendidikan khusus tentang
kearsipan.
4. Syarat petugas kearsipan masih belum mendapat perhatian, segingga keterampilan
dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak
teratur.
Sedangkan menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan dapat
disebutkan sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh
organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis,
sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau
pemaaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka
waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus - menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa di ikuti
dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip
tidak mecukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern
karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang
teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para
pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip
bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip
kurang mendapat perhatian yang semestinya.
B. Metode Pengamatan
1. Jenis Pengamatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif, yaitu
mendiskripsikan, memaparkan, menganalisa, sejumlah data yang ada di Kantor Dinas
Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta, yang beralamatkan di Jalan
Yosodipuro No.162, Surakarta.
2. Lokasi Pengamatan
Sesuai dengan tempat dimana pengamatan melakukan magang maka pengmatan ini
mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota
Surakarta.
3. Sumber Data
Sumber data yang diperoleh penulis dalam pengmatan ini adalah ;
1. Dari wawancara secara langsung di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil
Menengah Kota Surakarta yang menjadi sumber data adalah Divisi Bagian Pengolahan
Arsip.
2. Melalui buku- buku yang berupa Profil Perusahaan.
3. Melalui data-data arsip surat masuk maupun surat keluar.
4. Tehnik Pengamatan
1. Observasi langsung melalui magang atau praktek kerja nyata dilapangan di Kantor
Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta.
2. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil dan diperoleh
dibidang kearsipan di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota
Surakarta.
3. Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan keterangan-
keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan langsung dengan
responden yang dapat memberikan keterangan.
5. Tehnik Analisis Data
Pengamatan yang dilakukan menggunakan metode diskriptif kualitatif dalam
menentukan metode analisis data, yaitu dilakukan dengan cara observasi, wawancara,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
dokumentasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-unsur satu dengan yang
lain sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulan.
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja
Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl. Yosodipuro No. 162 Surakarta Telp. (0271)
714890. Kantor Dinas Koperasi UMKM Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan
Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2008, tentang Organisasi dan Tata
Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta, khususnya BAB VI Bagian Kesepuluh dan
Peraturan WalikotaSurakarta Nomor 20 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas,Pokok,
Fungsi dan Tata Kerja Dinas Koperasi Dan Usaha Kecil Mikro Menengah maka guna
kelancaran penyelenggaraan tugas perlu ditindaklanjuti dengan Pedoman Uraian Tugas
B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
Koperasi adalah institusi (lembaga) yang tumbuh atas dasar solidaritas tradisional
dan kerjasama antar individu, yang pernah berkembang sejak awal sejarah manusia
sampai pada awal Revolusi Industrial di Eropa pada akhir abad 18 dan selama abad 19,
sering disebut sebagai Koperasi Historis atau Koperasi Pra-Industri. Koperasi Modern
didirikan pada akhir abad 18, terutama sebagai jawaban atas masalah-masalah sosial yang
timbul selama tahap awal Revolusi Industri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Di Indonesia, ide-ide perkoperasian diperkenalkan pertama kali oleh Patih di
Purwokerto, Jawa Tengah, R. Aria Wiraatmadja yang pada tahun 1896 mendirikan
sebuah Bank untuk Pegawai Negeri. Cita-cita semangat tersebut selanjutnya diteruskan
oleh De Wolffvan Westerrode.
Pada tahun 1908, Budi Utomo yang didirikan oleh Dr. Sutomo memberikan
peranan bagi gerakan koperasi untuk memperbaiki kehidupan rakyat. Pada tahun 1915
dibuat peraturan Verordening op de Cooperatieve Vereeniging, dan pada tahun 1927
Regeling Inlandschhe Cooperatieve.
Pada tahun 1927 dibentuk Serikat Dagang Islam, yang bertujuan untuk
memperjuangkan kedudukan ekonomi pengusah-pengusaha pribumi. Kemudian pada
tahun 1929, berdiri Partai Nasional Indonesia yang memperjuangkan penyebarluasan
semangat koperasi. Hingga saat ini kepedulian pemerintah terhadap keberadaan koperasi
nampak jelas dengan membentuk lembaga yang secara khusus menangani pembinaan dan
pengembangan koperasi.
Kronologis lembaga yang menangani pembinaan koperasi pada saat itu adalah
sebagai berikut:
NO TAHUN KETERANGAN
1 1947-1964 Jawatan Koperasi dibawah pimpinan R. Suria Atmadja, pada masa ini ada suatu
peristiwa yang cukup penting yaitu tanggal 12 Juli 1947, Gerakan Koperasi
mengadakan Kongres di Tasikmalaya dan hasil Kongres menetapkan bahwa
tanggal 12 Juli dinyatakan sebagai Hari Koperasi
2 1966 Dalam tahun 1966 Departemen Koperasi kembali berdiri sendiri, dan dipimpin oleh
Pang Suparto. Pada tahun yang sama, Departemen Koperasi dirubah menjadi
Kementerian Perdagangan dan Koperasi dibawah pimpinan Prof. Dr. Sumitro
Djojohadikusumo, sedangkan Direktur Jenderal Koperasi dijabat oleh Ir. Ibnoe
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Soedjono (dari tahun 1960 s/d 1966)
3 1967 Pada tahun 1967 diberlakukan Undang-undang Nomor 12 Tahun 1967 tentang
Pokok-pokok Perkoperasian tanggal 18 Desember 1967. Koperasi masuk dalam
jajaran Departemen Dalam Negeri dengan status Direktorat Jenderal. Mendagri
dijabat oleh Basuki Rachmad, dan menjabat sebagai Dirjen Koperasi adalah Ir.
Ibnoe Soedjono.
4 1968 Kedudukan Direktorat Jenderal Koperasi dilepas dari Departemen Dalam Negeri,
digabungkan kedalam jajaran Departemen Transmigrasi dan Koperasi, ditetapkan
berdasarkan :
1. Keputusan Presiden Nomor 183 Tahun 1968 tentang Susunan Organisasi
Departemen.
2. Keputusan Menteri Transmigrasi dan Koperasi Nomor 120/KTS/
Mentranskop/1969 tentang Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Susunan
Organisasi berserta Tata Kerja Direktorat Jenderal Koperasi.
Menjabat sebagai Menteri Transkop adalah M. Sarbini, sedangkan Dirjen Koperasi
tetap Ir. Ibnoe Soedjono.
5 1983 Dengan berkembangnya usaha koperasi dan kompleksnya masalah yang dihadapi
dan ditanggulangi, koperasi melangkah maju di berbagai bidang dengan
memperkuat kedudukan dalam pembangunan, maka pada Kabinet Pembangunan IV
Direktorat Jenderal Koperasi ditetapkan menjadi Departemen Koperasi, melalui
Keputusan Presiden Nomor 20 Tahun 1983, tanggal 23 April 1983.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
6 1991 Melalui Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 1991, tanggal 10 September 1991
terjadi perubahan susunan organisasi Departemen Koperasi yang disesuaikan
keadaan dan kebutuhan
7 1992 Diberlakukan Undang-undang Nomor : 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian,
selanjutnya mancabut dan tidak berlakunya lagi Undang-undang Nomor: 12 Tahun
1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian
8 1993 Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor : 96 Tahun 1993, tentang Kabinet
Pembangunan VI dan Keppres Nomor 58 Tahun 1993, telah terjadi perubahan
nama Departemen Koperasi menjadi Departemen Koperasi dan Pembinaan
Pengusaha Kecil. Tugas Departemen Koperasi menjadi bertambah dengan
membina Pengusaha Kecil. Hal ini merupakan perubahan yang strategis dan
mendasar, karena secara fundamental golongan ekonomi kecil sebagai suatu
kesatuan dan keseluruhan dan harus ditangani secara mendasar mengingat yang
perekonomian tidak terbatas hanya pada pembinaan perkoperasian saja.
9 1998 Dengan terbentuknya Kabinet Pembangunan VII berdasarkan Keputusan Presiden
Republik Indonesia Nomor : 62 Tahun 1998, tanggal 14 Maret 1998, dan Keppres
Nomor 102 Thun 1998 telah terjadi penyempurnaan nama Departemen Koperasi
dan Pembinaan Pengusaha Kecil menjadi Departemen Koperasi dan Pengusaha
Kecil, hal ini merupakan penyempurnaan yang kritis dan strategis karena kesiapan
untuk melaksanakan reformasi ekonomi dan keuangan dalam mengatasi masa krisis
saat itu serta menyiapkan landasan yang kokoh, kuat bagi Koperasi dan Pengusaha
Kecil dalam memasuki persaingan bebas/era globalisasi yang penuh tantangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
10 1999 Melalui Keppres Nomor 134 Tahun 1999 tanggal 10 November 1999 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara,
maka Departemen Koperasi dan PK diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan
Pengusaha Kecil dan Menengah
11 2000 Berdasarkan Keppres Nomor 51 Tahun 2000 tanggal 7 April 2000, maka ditetapkan
Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil
Menengah.Melalui Keppres Nomor 166 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen. maka dibentuk Badan
Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pegusaha Kecil dan Menengah (BPS-
KPKM).
Berdasarkan Keppres Nomor 163 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan PKM diubah menjadi Menteri
Negara Urusan Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
Melalui Keppres Nomor 175 Tahun 2000 tanggal 15 Desember 2000 tentang
Susunan Organisasi dan Tugas Menteri Negara, maka Menteri Negara Urusan
Koperasi dan UKM diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan
Menengah.
12 2001 Melalui Keppres Nomor 101 Tahun 2001 tanggal 13 September 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Menteri Negara, maka dikukuhkan kembali Menteri Negara Koperasi dan Usaha
Kecil dan Menengah. Berdasarkan Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tanggal 13
September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Non Pemerintah, maka Badan Pengembangan
Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah dibubarkan. Melalui
Keppres Nomor 108 Tahun 2001 tanggal 10 Oktober 2001 tentang Unit Organisasi
dan Tugas Eselon I Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan UKM
ditetapkan membawahi Setmeneg, Tujuh Deputi, dan Lima Staf Ahli. Susunan ini
berlaku hingga tahun 2004 sekarang ini.
C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :
a. Visi.
tinggi untuk mendukung Kota Surakarta sebagai kota Budaya,
Perdagangan dan Jasa.
b. Misi.
Meningkatnya Koperasi dan UMKM yang kuat dan mandiri baik
dalam baik dalam bidang Kelembagaan, Permodalan maupun
Pemasaran
Meningkatkan Sumber Daya Manusia Koperasi dan UMKM yang
tangguh dan mempunyai jiwa wirausaha
Meningkatnya perlindungan bagi koperasi dan UMKM sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
1. Tugas Pokok
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota
Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang koperasi dan
usaha kecil mikro menengah. Yaitu membantu pemerintah memijamkan dan
mendidik para pengusaha mikro agar menjadi pengusaha yang sukses.
2. Fungsi
Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) mempunyai fungsi :
a. Penyelenggaan kesekretariatan dinas;
b. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan.
c. Pemberian perijinan di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah
(UMKM);
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
d. Perumusan kebijakan teknis di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil
Menengah (UMKM);
e. Penyelenggaraan sosialisasi;
f. Pembinaan jabatan fungsional.
E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta
Struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM daerah Kota Surakarta
disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan
adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan
seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta
Nomor 6 tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Surakarta,
maka perlu menetapkan Peraturan Walikota tentang penjabaran tugas pokok dan fungsi serta
tata kerja Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) kota Surakarta.
Adapun struktur organisasi kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta
sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas
Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,
mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
GAMBAR 3. 0 : BAGAN ORGANISASI DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA
SURAKARTA
KEPALA
Kelompok Jabatan Fungsional
Sekertariat
Sub bagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan
Sub bagian Keuangan
Sub bagian
kepegawaian
Bidang Usaha dan
permodalan
Bidang Koperasi
Bidang usaha mikro kecil
dan menengah
Seksi Usaha
Seksi Permodalan
Seksi Pendagaran dan pengesahan
Seksi dan Pembinaan dan pengawasan
Seksi Usaha Mikro
Seksi Usaha Kecil dan Menengah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian
dalam struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta adalah
sebagai berikut :
Sekertariat
Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum,
kepegawaian, keuangan dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dengan kebijakan teknis
yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris : Bp Budho
Laksono, SH.MH. Sekretariat terdiri dari :
a. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Adapun pelaksanaan tugas dari Bagian Kesekertariatan sebagai berikut :
Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Kasubbag : Supartono SE
Staff : a. Endang Sri Rejeki, SE. MM
b. Moch. Anwar Rizqon
Tugas Pokok dan Fungsi :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sekretariat
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan
3. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana
strategis dan rencana kerja dinas
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan
sebagai pertanggungjawaban tugas
5. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana
strategis dan rencana kerja Dinas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Subbagian Umum dan Kepegawaian
Kasubbag : Dra. Sunarti
Staff : a. Sri Utami, SE
b. Rasid Hidayat
c. Mardiati Aminingsih
Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian umum dan Kepegawaian sebagai berikut :
1. Melakukan rencana kerja Subbagian Umum dan Kepegawaian
berdasarakan rencana kerja Sekretariat
2. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor,
rumah tanga, dokumentasi dan informasi hokum, kearsipan dan
perpustakaan
3. Melakukan pengadaan operasionalisasi dan pemeliharaan perlengkapan
dinas serta kendaraan dinas
4. Mengelola data dan dokumentasi pegawai
5. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai
Subbagian Keuangan
Kasubbag : YF. Sri Rukmini DA
Staf : a. Sigit Wardoyo, S.Sos ( Bendahara Pengeluaran
b. Emi
c. Joko Subagyo
d. Narwan
Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Keuangan sebagai berikut :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan berdasarkan
rencana kerja Sekretariat.
2. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai.
3. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4. Melakukan administrasi pembukuan,pertanggungjawaban dan laporan
keuangan.
5. Menyiapkan laporan administrasi keuangan bendahara
Bidang UMKM ( Usaha Mikro, Kecil dan Menengah )
Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 20 Tahun 2008 tetang
penjabaran Tugas pokok dan fungsi dan tat kerja dinas koperasi dan UMKM Surakarta,
Bidang UMKM ( pasal 22 ) mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan
kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha mikro dan usaha kecil
menengah.
Untuk melaksanakan tugas sebgaimana dimakasud adalam pasal 22, Bidang usaha
mikro, kecil dan menengah mempunyai fungsi (pasal 23 ) :
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang usaha mikro
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan
dibidang usaha kecil menengah
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya
Struktur Organisasi Bidang UMKM
Staff : a. Roos Yulianto
b. Noorjannah, SH
c. Bambang Widaryanto, SE
Tujuan Pemberdayaan UMKM adalah sebagai berikut :
1. Menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan UMKM menjadi usaha
yang tangguh dan mandiri
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2. Meningkatakan peran UMKM dalam pembangunan daerah, penciptaan
lapangan kerja, pertumbuhan ekonomi, pengentasan kemiskinan
Bidang Koperasi
Kepala Bidang Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan
kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang koperasi dan pembinaan dan
pengawasan koperasi Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengesahan Koperasi mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan
di bidang pendaftaran dan pengesahan koperasi, meliputi : pelaksanaan kebijakan
pengesahan, pembentukan, penggabungan dan peleburan serta pembubaran koperasi.
Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan
dan pengawasan koperasi, meliputi : pembinaan dan pengawasan koperasi dan fasilitasi
pelaksanaan tugas dalam pengawasankoperasi.
Bidang Usaha dan permodalan
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang usaha dan permodalan. Dengan rincian tugas :
a. Melaksanakan rencana kerja Bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja
Dinas.
b. Member petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang undangan, keputusan, petunjuk
pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas sesuai dengan bidang tugas.
d. Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan
efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Gambar 3. 1 : Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada
Tahun 2010
NO Nama / Gol NIP
1. Saleh SH, HM 120 104 495
2 Budho Laksono SH, MH / IV B 130 960 287
3 Ir. Djati Utama/ IV A 700 005 133
4 Vitriaman, SE, MM / IV A 700 006 635
5 Didik Adi purtanto, S.E / IV A
6 Indriyanti, SH / III D 160 037 235
7 Sri Murdianti, SH / III D 070 007 082
8 YF. Sri Rukmini, D.A / III D
9 Ari Yuniarti, SE, M.Si / III D 070 024 798
10 Drs. Abdullah Fahmi / III D 700 005 828
11 Drs. Sumarno MM / IV A 010 240 982
12 Dra. Sri Subekti / III D 700 003 081
13 Drs. Joko Heruwanto / III D 490 028 391
14 Sri Noorjanah SH / III D 700 006 638
15 Dra. Sri Mulsiwi / III D 700 006 512
16 Joko Haryono, SE / III D 070 010 285
17 Suwandi, SE / III D
18 Sri Hartati H.S, SE /III B 700 004 511
19 Bambang Widaryanto, SE / III C 700 005 424
20 Nur solichah, S.Sos / III B 070 011 050
21 Joko Subagyo / III B 500 070 147
22 Roos Yulianto / III B 070 019 866
23 Ismiati / III B 700 000 631
24 Emi Prihati / III B 700 002 784
25 Giat Mahani / III B 500 083 586
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
26 Endang Sri Rejeki, SE, MM / III B 500 096 922
27 Sigit Wardoyo, S.Sos / III B 700 004 559
28 Mardiati Aminingsih / III B 700 004 918
29 Rosid Hidayad / III A 700 004 914
30 Narwan / III D 010 233 546
31 Martha Schoggers / III A 700 006 014
32 Sri Utami, SE / III B
33 Ramelan, SE / III B 010 250 943
34 Sularna, SH / III A 500 130 882
35 Sri Handayani / II D 500 127 163
36 Moch. Anwar Rizqon / II A
37 Edhi Sungkono, S.IP / III A
38 Sugiyono / II A
39 Heru Sutopo Sasongkojati, S.Sos / III A
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
BAB IV
PEMBAHASAN
Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang
memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema�s dan dapat ditemukan lagi dengan
mudah dan cepat. Proses pengelolaan kearsipan sangat pen�ng dalam kegiatan administrasi
perkantoran. Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis selama
melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 1 februari sampai 12
maret 2010 di Kantor Dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Dalam hal ini penulis akan
membahas tentang pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor Arsip Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta.
Dalam pengelolaan arsip membutuhkan prosedur dan penanganan yang baik oleh orang
yang memang sudah ahli dibidang tata kearsipan. Keberadaan Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta sangatlah pen�ng dan �dak bisa diabaikan begitu saja, karena Kantor
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta memegang peranan pen�ng dalam pengelolaan
arsip-arsip daerah Kota Surakarta. Dengan demikian maka penulis membahas dua rumusan
masalah melipu�:
A. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Akぼf Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengaturan dan
penataan informasi-informasi yang dianggap pen�ng agar tertata rapi dan bisa ditemukan
kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta dilakukan dengan baik dan benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi
target yang diharapkan. Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis ak�f,
adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis ak�f antara lain :
1. Menurut Kepala Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis ak�f adalah :
Suatu cara menata arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga kelihatan rapi
dan mudah ditemukan apabila dicari atau dibutuhkan kembali.
2. Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis
ak�f adalah :
Suatu cara menata arsip yang berbeda permasalahannya dijadikan satu, sehingga
membentuk berkas kerja dan menjadi informasi yang utuh dalam pengambilan
keputusan.
3. Menurut Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah yang dimaksud dengan pengelolaan
arsip dinamis ak�f adalah :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Suatu cara yang digunakan untuk menata arsip yang terdapat di unit pengolah sehingga
dapat kelihataan rapid an mudah ditemukan apabila diperlukan.
4. Menurut Pengelola Arsip, yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis ak�f
adalah :
Suatu cara mengelompokkan arsip-arsip yang sama permasalahannya menjadi satu
dengan menggunakansistem tertentu, sehingga mudah diketemukan kembali apabila
diperlukan.
Dari penyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis ak�f
di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah proses menata dan
mengelompokkan arsip dengan rapi agar mudah diketemukan kembali apabila dibutuhkan
kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta sudah dilaksanakan dengan berpedoman pola baru, yaitu pola kartu kendali yang
penataanya berdasarkan pokok permasalahan. Penataan ini dapat diketemukan kembali
dengan cepat dan tepat. Bisa dilihat di gambar dibawah ini :
Gambar 4.1 : Proses Pengelolaan Arsip Dinamis ak�f
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Menurut Dra. Sunar� (wawancara tanggal 17 Mei 2010) selaku Kasubbag Umum dan
Kepegawaian di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah
menggunakan sistem kartu kendali yang dimulai dari pengurusan surat, penataan berkas,
Dari pernyataan dan gambar diatas bisa dilihat bagaimana prosedur pengelolaan
arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun tahap-
tahap pengelolaan arsip dinamis ak�f akan dijelaskan antara lain :
1. Pengurusan Surat
Pengurusan surat dibagi menjadi 2 macam sebelum dilakukan penataan berkas. Yaitu
pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar.
a. Surat Masuk
Adapun tahap-tahap pengurusan surat masuk adalah :
1) Tahap yang pertama adalah penerimaan surat, dimana surat-surat masuk
diterima dan diperiksa apakah sudah sesuai dengan alamat dan tujuannya
2) Kemudian surat dibuka oleh unit Tata Usaha
3) Setelah surat dibuka kemudian ditulis di kartu kendali masuk
4) Setelah ditulis di kartu kendali, kemudian dituliskan di lembar disposisi
5) Kemudian diteruskan ke pimpinan untuk mengetahui arah surat sesuai
dengan masalah
6) Dari pimpinan dikembalikan lagi ke unit Tata Usaha kemudian diarahkan ke
tujuan atau unit pengolah sesuai dengan isi disposisi oleh pimpinan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
7) Unit pengolah memberikan �ndak lanjut isi surat sesuai dengan arahan
pimpinan
8) Setelah di �ndak lanju� oleh unit pengolah, kemudian sirat dikembalikan ke
unit Tata Usaha dan siap untuk dilakukan penataan berkas
b. Surat Keluar
1) Tahap pertama yang dilakukan dalam pengurusan surat keluar yaitu unit
pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang telah diolah
2) Kemudian konsep diteruskan ke unit Tata Usaha untuk dilanjutkan kepada
pimpinan
3) Apabila konsep sudah sesuai kemudian pimpinn menandatangani
4) Setelah ditandatangani oleh pimpinan kemudian dikembalikan lagi ke unit
Tata Usaha untuk di ke�k dan diberi nomor surat
5) Kemudian unit Tata Usaha mendistribusikan arsip surat keluar
6) Kemudian penataan berkas surat masuk dan surat keluar dijadikan satu
sesuai dengan masalahnya masing-masing
2. Penataan Berkas
Setelah peengurusan surat masuk dan surat keluar selesai, kemudian arsip surat
masuk dan surat keluar dijadikan satu berdasarkan permasalahannya masing-masing
agar mempermudah dalam penataan berkas. Adapun tahap-tahap penataan berkas di
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain :
a. Dalam penataan berkas yang pertama dilakukan adalah memisah-misahkan arsip
yang sedang dikelola dengan arsip yang akan dimusnahkan. Arsip yang �dak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
diperlukan antara lain amplop, blanko kosong dan lain-lain disisihkan untuk
dimusnahkan
b. Kemudian memeriksa apakah lampirannya lengkap sesuai dengan yang tersebut
dalam surat
c. Setelah diperiksa lampirannya kemudian menyisihkian salinan-salinan yang
rangkap untuk dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap)
d. Menentukan kode, indeks
e. Kemudian arsip-arsip yang sama dikelompokkan menjadi satu baik kesamaan
masalah, kesamaan jenis ataupun suatu proses dalam satu kegiatan
f. Setelah dikelompokkan, langkah selanjutnya menentukan 磘tel atau indeks
berkas yaitu menentukan tanda pengenal berkas yang ditulis dalam Tab Folder
g. Tahap penataan berkas yang terakhir yaitu penempatan sekat dan folder, serta
disimpan dalam filing cabinet. (untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar
dibawah ini )
Gambar 4.2 : Gambar Tab Folder
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
3. Penemuan Kembali Arsip
Proses penemuan kembali arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta telah menganut sistem baru yaitu pola kartu kendali. Dengan
pola kartu kendali bertujuan agar penemuan kembali arsip dinamis ak�f dapat
ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat.
Dari kartu kendali bisa dicari dimana letak arsip-arsip yang dibutuhkan. Karena
yang dicatat di kartu kendali adalah surat-surat yang dapat di klasifikasikan sebagai surat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
pen�ng. Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta kartu kendali yang
disimpan di masing-masing unit sebagai buk� arsip yang disimpan. Kartu kendali yang
digunakan rangkap �ga, antara lain :
- Kartu kendali I (warna pu�h) yang disimpan oleh pengarah surat atau
pencatat surat
- Kartu kendali II (warna kuning) yang disimpan oleh penata arsip
- Kartu kendali III (warna merah muda) yang disimpan oleh unit pengolah
Menurut Bpk. yasyid Hidayat (wawancara tanggal 18 Mei 2010) selaku staff
pengelola arsip di Sub Bagian Umum di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta mengungkapkan bahwa :
menggunakan pola kartu kendali untuk menemukan arsip-arsip yang dibutuhkan.
Dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode
Maka dengan menggunakan kartu kendali ini arsip-arsip yang dibutuhkan
kembali bisa dicari dan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali arsip di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain sebagai berikut:
a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari
b. Kemudian mencari kartu kendali arsip berdasrkan pokok masalah
c. Setelah kartu kendali ditemukan dan sesuai dengan klasifikasi arsip yang ingin
ditemukan, kemudian mulai mencari arsip berdasarkan kode yang terdapat di kartu
kendali
d. Selanjutnya mengambil arsip dari filing cabinet
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
e. Setelah arsip selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil kemudian
dikembalikan dan ditata kembali pada tempat semula agar arsip-arsip mudah
ditemukan kembali apabila dibutuhkan
4. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis ak�f di
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Pemindahan arsip pada dasarnya
adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa ak�fnya sudah habis dan masuk ke
dalam kategori arsip dinamis inak�f. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit
kearsipan pada unit kerja ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut.
Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta masih kurang tempat untuk
menyimpan arsip. Hal ini menyebabkan terjadi penumpukan arsip yang akan
dipindahkan. Dan dalam hal peralatan yang digunakan masih tradisional, jadi masih
memakan waktu cukup lama.
Hal ini seper� yang diungkapkan oleh Bapak yasyid Hidayat (wawancara tanggal
17 Mei 2010) selaku arsiparis di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta,
mengungkapkan bahwa :
Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa ak�fnya sudah habis. Akan
tetapi karena kurangnya tempat penyimpanan arsip terjadi banyak penumpukan arsip
B. Analisa Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Menurut Ibu Sri Utami, SE (wawancara tanggal 22 Mei 2010) selaku Staff (Sub Bagian
Umum) sebagai pengelola arsip juga di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta mengungkapkan bahwa:
ke tahun megalami peningkatan, hal ini cukup merepotkan Staff pengelola Arsip di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta khususnya di Sub Bagian Umum karena SDM
Penulis melakukan pengamatan tentang pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta untuk mengetahui data-data berdasarkan teori,
peraturan-peraturan maupun pendapat responden bahwa arsip yang berada di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta selain arsip dinamis ak�f juga terdapat arsip
tekstual dan non tekstual. Hal tersebut dapat dilihat pada table dibawah ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Tabel 4.1 : Jumlah Arsip Dinamis Akぼf Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Dinas
Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
NO TAHUN
JUMLAH ARSIP
TEKSTUAL NON TEKSTUAL
KASET FOTO
1.
2.
3.
2007
2008
2009
956 Berkas
1.070 Berkas
1.247 Berkas
-
-
-
2 Lembar
2 Lembar
6 Lembar
JUMLAH 3.273 Berkas - 462 Lembar
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Keterangan Tabel :
Pada tahun 2007 jumlah arsip tekstual aktif yang berasal dari sekretariat daerah sebanyak
956 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar, kemudian pada
tahun 2008 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DISPORA yang aktif sebanyak 1.070
berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar, sedangkan pada tahun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
2009 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DEPENDA yang aktif sebanyak 1.247
berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar.
Jadi jumlah arsip dinamis ak�f pada tahun 2007, 2008, 2009 arsip tekstual sebanyak
3.273 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 6 Lembar.
Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
NO TAHUN
JUMLAH ARSIP
TEKSTUAL NON TEKSTUAL
KASET FOTO
1.
2.
3.
2007
2008
2009
126 ML
204 ML
24 ML
-
-
-
462 Lembar
-
-
JUMLAH 354 ML - 462 Lembar
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
Dari data yang ada tersebut menggambarkan bahwa penataan arsip di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta belum maksimal penanganannya,
dimana terlihat bahwa semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum
tertangani semua, serta belum semua unit pengolah menyerahkan arsip dinamis aktif
ke Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Dari penjelasan diatas dapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
dilihat bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Dinas koperasi dan UMKM
Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai prosedur, akan tetapi belum optimal. Antara
lain dalam pengurusan dan penataan berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal
karena terbatasnya tempat dan sumberdaya manusia yang mengelola arsip.
Kesimpulan dari tabel-tabel diatas yaitu bahwa pengelolaan arsip dinamis
ak�f pemerintah kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah
dikelola dengan baik tetapi belum op�mal. Hal ini senada dengan pernyataan dari
Bapak yasyid Hidayat ( wawancara tanggal 22 mei 2010 ) selaku arsiparis di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang mengatakan bahwa :
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
ini sudah dilakukan semua sesuai prosedur yang telah ditentutan, akan tetapi
hasilnya belum op�mal. Bisa dilihat dari arsip belum dikelola secara penuh karena
terbatasnya
C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Tata Kearsipan Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM
Daerah Kota Surakarta
Berdasarkan dari pembahasan diatas bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis
ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik dan
sesuai prosedur yang telah ditentukan, tetapi masih ada sedikit kendala-kendala yang
dihadapi sehingga menghambat terciptanya op�malisasi pengelolaan arsip dinamis ak�f di
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun kendala-kendala yang ada
antara lain :
1. Dalam hal pengelolaan arsip masih sulit untuk mencapai op�malisasi, efisiensi dan
efek�fitas, karena masih kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Di
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta baru terdapat 1 orang arsiparis dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
3 staf kantor bagian pengelola arsip saja. Jadi sudah dapat dipas�kan kalau
pengelolaan arsip belum op�mal.
2. Dalam hal Sarana dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau gedung untuk
penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Sehingga mengakibatkan
arsip-arsip belum bisa dikelola sepenuhnya oleh bagian penggelola arsip.
3. Dalam hal pemindahan arsip yang dilakukan oleh Kantor Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta juga masih belum op�mal karena pemindahan dan penyimpanan arsip
masih menggunakan cara dan peralatan yang tradisional.
D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Penataan Arsip Dinamis
Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Untuk mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta langkah-langkahnya antara lain :
1. Dalam hal pengelolaan arsip sebaiknya menambah sumber daya manusia dalam
mengelola arsip, karena masih kurangnya unit pengelola arsip dan staf yang
membantu arsiparis untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana terbatas maka harus
menambah peralatan sedikit demi sedikit agar peralatan semakin lengkap. Untuk
tempat penyimpanan dan pengolahaan arsip, karena tempatnya terbatas maka
harus mengop�malkan tempat tersebut dengan cara menyingkirkan barang-barang
yang sudah �dak berguna agar dapat menghemat tempat.
3. Dalam hal pemindahan arsip penulis mengambil langkah untuk menggabungkan cara
tradisional dan modern. Yaitu dengan melakukan cara pemeliharaan dan perawatan
modern tanpa meninggalkan cara tradisonal. Dengan begitu maka pemeliharaan dan
perawatan arsip bisa dilakukan dengan lebih baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama pelaksanaan magang di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, bahwa pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik oleh bagian kearsipan
yang telah diberi tugas untuk menangani arsip-arsip yang masuk di Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta. Beradasarkan uraian pembahasan masalah yang telah dikemukakan
sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang
memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema�s dan dapat ditemukan lagi
dengan mudah dan cepat, sehingga perlu dikelola dengan baik.
2. Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis ak�f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya
belum op�mal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya
tempat dan sumber daya manusia yang mengelola arsip.
3. Pengurusan surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah sedikit lebih
maju, karena menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat mempermudah proses
pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
4. Sistem penemuan kembali arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
menggunakan sistem baru yaitu pola kartu kendali dengan cara menentukan pokok
masalah kemudian mencari berdasarkan kode klasifikasi.
5. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke lembaga kearsipan masih kurang op�mal,
karena kurangnya tempat yang cukup untuk mengelola dan menyimpan arsip.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis
mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan per�mbangan
bagi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan
pengelolaan arsip antara lain:
1. Perlu adanya penambahan sumberdaya manusia yang mengelola arsip, sehingga arsip
bisa dikelola dengan baik dan efek�f.
2. Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat
penyimpanan arsip agar �dak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena
terbatasnya tempat.
3. Dalam penanganan arsip terutama dalam hal pengentrian pada data yang dimasukkan
kekomputer, sebaiknya dilakukan secara bertahap dan teratur, agar �dak terjadi
penumpukan data.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user