PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN …

TERPADU PUSKESMAS (SP2TP) DI WILAYAH KERJA
PUSKESMAS TERJUN KECAMATAN MEDAN MARELAN
TAHUN 2017
TERPADU PUSKESMAS (SP2TP) DI WILAYAH KERJA
PUSKESMAS TERJUN KECAMATAN MEDAN MARELAN
TAHUN 2017
Sarjana Kesehatan Masyarakat
“PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN
TERPADU PUSKESMAS (SP2TP) DI WILAYAH KERJA PUSKESMAS
TERJUN KECAMATAN MEDAN MARELAN TAHUN 2017” ini beserta
seluruh isinya adalah benar hasil karya saya sendiri, dan saya tidak melakukan
penjiplakan atau pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai dengan etika
keilmuan yang berlaku dalam masyarakat. Atas pernyataan ini, saya siap
menanggung resiko atau sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian
ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya saya ini, atau
klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.
Medan, September 2017
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan
sumber pengumpulan data dan informasi di tingkat Puskesmas. Segala data dan
informasi baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut
puskesmas untuk dikirim ke pusat serta sebagai bahan laporan untuk kebutuhan.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem administrasi pencatatan dan
pelaporan dalam pelaksanaan SP2TP dari aspek input (sumber daya manusia,
material dan kebijakan), aspek proses (pencatatan dan pelaporan masing-masing
program kepetugas SP2TP dan menginput laporan data dalam pelaporan (LB)),
dan aspek output (ketepatan waktu, kelengkapan data, dan keakurata data)
diwilayah kerja Puskesmas Terjun Kecamatan Medan Marelan.
Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara mendalam. Dengan informan sebanyak 8 orang dengan kategori Kepala Puskesmas Terjun, Koordinator SP2TP
Puskesmas Terjun, 5 orang pelaksana kegiatan program dan Koordinator SP2TP
di Dinas Kesehatan Kota Medan.
Hasil penelitian diperoleh bahwa pelaksanaan sistem pencatatan dan
pelaporan terpadu (SP2TP) di wilayah kerja Puskesmas Terjun sudah terlaksana
meskipun belum optimal, ditemukan beberapa masalah yaitu, belum adanya
koordinasi yang baik antara koordinator SP2TP dengan petugas program SP2TP,
belum adanya dukungan sumber daya manusia khusus pelaksanaan SP2TP baik
secara kualitas dan kuantitas, belum adanya dukungan alat teknologi dalam
pengerjaan laporan sehingga masih adanya petugas mencatat, dan menginput data
laporan secara manual serta dalam pelaporan laporannya selalu tidak tepat waktu
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, belum adanya buku pedoman khusus
untuk membantu pelaksanaan SP2TP, dan tidak adanya kebijakan khusus dari
penanggung jawab SP2TP di Puskesmas terjun dalam menangani setiap
keterlambatan laporan yang terjadi, perlu adanya koordinasi antara petugas
masing-masing program dengan koordinator SP2TP yang baik dan terbuka agar
pelaksanaan program ini berjalan lancar, serta adanya sarana dan prasarana yang
memadai untuk mendukung pelaksanaan SP2TP di puskesmas.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah input SP2TP dari SDM,
pengetahuan dan pelatihan tentang SP2TP di Puskesmas Terjun masih kurang
baik secara kualitas dan kuantitas. Proses SP2TP di Puskesmas Terjun masih
belum optimal sesuai dengan pedoman. Output dari pengelolaan SP2TP di
Puskesmas Terjun yang berupa informasi kesehatan kualitasnya kurang baik.
Kata Kunci: Pelaksanaan, Sistem, Pencatatan, Pelaporan, Puskesmas.
Universitas Sumatera Utara
ABSTRACT
Integrated Reporting and recording system of clinics (SP2TP) is a source
of information and data collection on the level of the Health Centre. All data and
information is both a major factor and other supporting personnel concerning the
clinics to be sent to the Centre as well as a report for your needs. The purpose of
this research is to know the administrative system of recording and reporting in
the implementation of SP2TP of the inputs (human resources, materials and
policy), aspects of the process (the recording and reporting of each program to
the SP2TP officer and reporting of data in the report input (LB)), and output
(timeliness, completeness and accuracy of the data, the data) the working relic of
Health Centre Terjun Subdistrict Medan Marelan.
This research is descriptive research with qualitative approach. Data
collection is done with the interview. With an informant as much as 8 people with
category Head Falls SP2TP, Coordinator of the Health Centre Plunge, 5 people
implementing activities program and coordinator of the SP2TP in the health
service of the city of Medan.
The research results obtained that the implementation of the integrated
reporting and recording system (SP2TP) in the region had already started to
Plunge even though the clinic has not been optimal, found several problems, not
the existence of a good coordination between the Coordinator of SP2TP with the
SP2TP program officer, not the existence of specialized human resources support
the implementation of the SP2TP both in quality and quantity, not to support
technology tools in the workmanship of the report so that it is still the presence of
the clerk records , and enter data manually as well as reports in the reporting of
the results are not always timely in accordance with time, yet the existence of a
special handbook to assist the implementation of SP2TP, and the absence of a
specific policy of person in charge SP2TP in Clinics plunge in dealing with any
delay in reporting the case, need for coordination between the officers of each
program with a good SP2TP Coordinator and open so that the implementation of
this program in full swing , as well as the existence of adequate facilities and
infrastructure to support the implementation of the SP2TP in the Health Centre.
Conclusion of this research is SP2TP input from human resources,
knowledge and training on SP2TP in Health Centre Plunge still lacking both in
quality and quantity. The process of SP2TP in Health Centre Plunge still not
optimized in accordance with the guidelines. The output of SP2TP management in
health centers health information in the form of falls and the quality is not good.
Keywords: Implementation, Systems, Record-Keeping, Reporting, Health
Centre.
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Skripsi yang berjudul “PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN
PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP) DI WILAYAH KERJA
PUSKESMAS TERJUN KECAMATAN MEDAN MARELAN TAHUN
2017”. Skripsi ini adalah salah satu syarat yang ditetapkan untuk memperoleh
gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat di Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Sumatera Utara.
Penulisan skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai
pihak, baik secara moril maupun materil. Untuk itu pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang tulus kepada :
1. Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H., M.Hum., selaku Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si., selaku Dekan Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Sumatera Utara.
3. Dr. Drs. Zulfendri, M.Kes., selaku Ketua Departemen Administrasi dan
Kebijakan Kesehatan sekaligus sebagai Pembimbing I.
4. dr. Fauzi, SKM., Selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak
membimbing dan meluangkan waktu, memberikan saran, dukungan, nasihat,
serta arahan dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Dr. Juanita, SE, M.kes., dan dr. Heldy B.Z., MPH., selaku Dosen Penguji
yang telah banyak memberikan saran dan kritik demi penyempurnaan skripsi
ini.
6. Ir. Etty Sudaryati, MKM, Ph.D., selaku Dosen Pembimbing Akademik yang
telah memberikan perhatiannya kepada penulis selama mengikuti pendidikan
di Fakultas Kesehatan Masyarkat Universitas Sumatera Utara.
7. dr. Surya S. Pulungan selaku Kepala Puskesmas Terjun Kecamatan Medan
Marelan dan seluruh staf yang telah memberi izin dan bantuan dalam
pelaksanaan penelitian.
Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu dan bantuan
selama masa perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
9. Drg. Hj. Usma Polita Nasution, M.Kes., selaku Kepala Dinas Kesehatan Kota
Medan yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian ini.
10. Terkhusus dan teristimewa untuk orang tua tercinta, Ayahanda Drs.
Syahminan Lubis, S.H dan Ibunda Nur Minta Siregar, BA yang telah
membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang yang begitu berharga
serta memberi dukungan dan doa bagi penulis dalam menyelesaikan
pendidikan dan penulisan skripsi ini.
11. Abang dan Kakak yang penulis sayangi Muhammad Sopian Lubis, S.H dan
Aisyaturrodiah Lubis, S.H yang telah banyak memberikan doa, nasihat, kasih
sayang, perhatian, dukungan serta motivasi dalam penyelesaian skripsi ini.
12. Para sahabat tersayang (Saufi Ichwana, SKM., Widya Novita Sari, SKM.,
Rafida, Evi Anggraini, Wina Wahyuni dan kawan-kawan seperjuangan di
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumarera Utara) terima kasih
atas dukungan, motivasi serta doa-doanya selama ini. .
13. Teman-teman seperjuangan PBL di Desa Lidah Tanah, Kabupaten Serdang
Bedagai, Fitri Adelina, Irma Yulita, Wilda Susanti, SKM., Siti Namira,
SKM., Josua Matulesi yang selalu memberikan dukungan dan motivasi
kepada penulis.
14. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
memberikan dukungan dan bantuan selama penulisan skripsi ini.
Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi Penulis dan para pembaca dan
agar dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya, serta penulis menyadari bahwa
skripsi ini kemungkinan masih banyak kekurangan, baik dari penulisan,
pemahaman materi, pemakaian bahasa, penyampaian materi, dan lain-lain. Oleh
sebab itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun untuk
kesempurnaan Skripsi ini.
Medan, September 2017
HALAMAN PENGESAHAN ...........................................................................ii
2.3 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ....14
2.4.1 Pengertian SP2TP .................................................................14
2.4.2 Tujuan SP2TP ......................................................................17
2.4.5 Pengorganisasian SP2TP ......................................................19
2.4.7 Proses SP2TP ........................................................................21
3.2.1 Lokasi Penelitian ...............................................................39
3.2.2 Waktu Penelitian ...............................................................39
3.3 Informan Penelitian ......................................................................39
3.6 Instrumen Pengambilan Data........................................................40
3.7 Definisi Operasional .....................................................................40
4.1.2 Wilayah KerjaPuskesmas Terjun .......................................43
4.1.3 Sumber Daya Manusia Puskesmas Terjun .........................45
4.1.4 Karakteristik Informan ......................................................45
4.2.1 SDM ..................................................................................46
Terjun ....................................................................47
Terjun .....................................................................47
Terjun .....................................................................48
di Puskesmas (SP2TP) di Wilayah Kerja
Puskesmas Terjun ................................................48
di Puskesmas Terjun ............................................50
Kendala Dalam Pengumpulan Data di
Wilayah Puskesmas Terjun ..............................51
dan Buku II, Seri A, B, dan C serta
Formulir SP2TP dan Buku Register .................53
4.2.2.3 Sarana Dan Prasarana Yang Digunakan
Untuk Membuat Laporan SP2TP .....................54
4.2.3 Kebijakan SP2TP ...............................................................55
Terpadu Puskesmas (SP2TP) di Wilayah
Marelan..................................................................55
ke Petugas SP2TP ..............................................................57
4.4 Output SP2TP di Puskesmas Terjun ............................................63
4.4.1 Ketepatan Waktu ...............................................................63
4.4.2 Kelengkapan Data ..............................................................64
4.4.3 Keakuratan Data .................................................................66
5.2 Proses SP2TP di Puskesmas Terjun ...........................................80
5.3 Output SP2TP di Puskesmas Terjun ..........................................85
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................89 6.1 Kesimpulan ..................................................................................89
Marelan 2016 ................................................................................. 44
Tabel 4.2 Jumlah Sumber Daya Manusia di Puskesmas Terjun Kecamatan
Medan Marelan 2016 ..................................................................... 45
Dinkes : Dinas Kesehatan
Ispa : Infeksi Saluran Pernapasan Akut
KB : Keluarga Berencana
KMS : Kartu Menuju Sehat
KTP : Kartu Tanda Pengenal
Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan
PJP : Pembangunan Jangka Panjang
Posyandu : Pos Pelayanan Terpadu
SK Menkes : Surat Keputusan Menteri Kesehatan
SPT : Sistem Pelaporan Terpadu
SP3 : Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
UKM : Upaya Kesehatan Masyarakat
UKP : Upaya Kesehatan Perorangan
Lampiran 3 Surat Izin Survei Pendahuluan dari FKM USU
Lampiran 4 Surat Izin Pendahulan Dinas Kesehatan Kota Medan
Lampiran 5 Surat Izin Peneltian dari FKM USU
Lampiran 6 Surat Izin Penelitian Dinas Kesehatan Kota Medan
Lampiran 7 Surat Keterangan Selesai Penelitian dari Puskesmas Terjun
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Naimatussaadah Lubis
Jenis Kelamin : Perempuan
Suku Bangsa Ayah : Mandailing
Suku Bangsa Ibu : Mandailing
Kecamatan Percut Sei Tuan Kabupaten Deli Serdang
Sumatera Utara
Pendidikan Formal
2. MTS Al-Washliyah Tembung : 2007-2010
3. MAN 3 Medan : 2010-2013
4. Lama Studi Di Fkm USU : 2013-2017
dikembangkan sejak dicanangkannya Pembangunan Jangka Panjang (PJP) yang
pertama tahun 1971. Pemerintah mengembangkan puskesmas dengan tujuan
untuk mendekatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat yang sebagian
terbesar masih tinggal dipedesaan. Puskesmas sebagai tulang punggung
penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat diwilayah
kerjanya berperan menyelenggarakan upaya kesehatan untuk meningkatkan
kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk agar
memperoleh derajat kesehatan yang optimal (Permenkes No. 44 Tahun 2016).
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014
menyatakan puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan
perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan
preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya
diwilayah kerjanya.
didasarkan pada misi puskesmas sebagai pusat pengembangan kesehatan (Centre
for Health Development) di wilayah kerjanya. Manajemen kesehatan yang baik
akan terwujud jika didukung dengan sistem Informasi kesehatan yang handal
(Muninjaya, 2011).
kesehatan dibawah koordinasi Dinkes Kabupaten/Kota seharusnya diintegrasikan
kedalam strategi pengembangan Kabupaten Sehat 2010. Dengan demikian,
gerakan reformasi puskesmas di Indonesia sejalan dengan gerakan reformasi
kesehatan ditingkat Kabupaten/Kota. Untuk itu, gugus kerja (integreted taskforce)
di tingkat Kabupaten/Kota juga harus dibentuk (Muninjaya, 2004).
Salah satu sumber informasi manajemen puskemas (SIMPUS) di Negara
Indonesia adalah Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP).
Sistem informasi puskesmas (SIMPUS) dan sistem pelaporan terpadu (SPT) telah
dikembangkan di berbagai jajaran dinas kesehatan kabupaten yang ada di
Indonesia. SIMPUS merupakan perangkat lunak yang digunakan puskesmas
untuk merekam data kunjungan pasien rawat jalan. Data kunjungan pasien
disimpan dan digunakan untuk membuat data pelaporan pada periode waktu
tertentu yang selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Dinas Kesehatan. Data
pelaporan antar puskesmas ditingkat kabupaten memiliki struktur data yang sama.
SPT SIMPUS merupakan sistem informasi yang digunakan di tingkat kesehatan.
Sistem ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dinas kesehatan dalam
mengelola data-data yang dimiliki.
sejak tahun 1981. SP2TP secara potensial, dapat berperan banyak dalam
menunjang proses manajemen puskesmas. Namun berbagai data SP2TP yang
tersedia untuk menunjang manajemen puskesmas belum dapat dimanfaatkan
secara optimal oleh karena berbagai hal yang berkaitan dengan rancangan sistem
tersebut. Disamping itu, kapasitas sumber daya yang terbatas di puskesmas, baik
dari segi manusia maupun sarana pendukungnya, tidak memungkinkan
memanfaatkan data SP2TP secara optimal dan informasi lainnya dalam
menunjang manajemen puskesmas (Depkes RI, 1997).
Berdasarkan pendapat Tiara (2011), yang dikutip oleh Pontoh (2013)
bahwa Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu puskesmas (SP2TP) adalah
kegiatan Pencatatan dan Pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
pelayanan kesehatan di puskesmas yang ditetapkan melalui Keputusan Menteri
Kesehatan RI Nomor 63/MENKES/SK/II/1981. Data SP2TP berupa umum dan
demografi, ketenagaan, sarana, kegiatan pokok puskesmas. Menurut Yusran
(2008), yang dikutip oleh Pontoh (2013) yaitu sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Pukesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan
puskesmas secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas.
Sistem pelaporan ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi
puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna
mendukung manajemen kesehatan.
antara lain banyaknya variabel yang harus dilaporkan sehingga menambah beban
tugas petugas. Berbagai upaya telah dilakukan guna memecahkan masalah yang
ada, sampai akhirnya dikeluarkan keputusan Direktur Jendral Pembinaan
Kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/INFO/V/96 Tentang Penyederhanaan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas. Sesuai dengan keputusan
(Depkes RI, 1997).
merupakan suatu cara yang sudah tertentu untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan sukses. Kegiatannya terdiri
dari input untuk menyediakan data, proses untuk memproses dan mengolah data,
output untuk menghasilkan laporan, penyimpanan untuk memelihara dan
menyimpan data, serta kontrol yang menjamin suatu sistem informasi berjalan
sesuai dengan yang diharapkan.
sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) di Dinas Kesehatan
Kota Medan tentang SP2TP diketahui bahwa dari 39 puskesmas yang ada di kota
Medan, Puskesmas Terjun yang menjadi pilihan objek penelitian penulis. Hal ini
dikarenakan pada survey awal penelitian di Dinas Kesehatan Kota Medan
Puskesmas Terjun yang sering terlambat dalam pengiriman laporan bulanan. Dari
hasil penelitian awal yang dilakukan di puskesmas terjun diperoleh beberapa
permasalahan yaitu: (1) Puskesmas Terjun paling sering terjadi keterlambatan
dalam pengiriman laporan bulanan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
puskesmas (SP2TP) oleh petugas puskesmas, yang seharusnya pengiriman
laporan bulanan dilakukan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, (2) tidak
adanya data LB2 didalam laporan SP2TP Puskesmas Terjun; (3) Data yang diolah
sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pelaporannya.
Adanya keterlambatan pelaporan SP2TP, data laporan bulanan yang tidak
lengkap serta data yang diolah sering terjadi kesalahan. Hal ini menunjukkan
adanya berbagai kesulitan yang sedang dihadapi baik oleh pengelola SP2TP
maupun pengelola program di puskesmas sehingga pelaksanaan SP2TP belum
berjalan efektif. Adapun yang menjadi kesulitan dalam pelaksanaan SP2TP di
Puskesmas Terjun yaitu kurangnya/minimnya tenaga kerja (SDM), pencatatan
masih dilakukan secara manual artinya belum menggunakan komputerisasi, tidak
adanya koordinasi antara pengelola pelaporan dengan petugas program di
Puskesmas Terjun tentang waktu yang ditetapkan dalam pengiriman laporan
SP2TP, belum tersedianya buku pedoman tentang SP2TP dan belum
terlaksananya pelatihan untuk mengolah data SP2TP dan pelatihan komputer bagi
koordinator SP2TP dan petugas program di Puskesmas Terjun.
Penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya oleh Suryani (2013) SP2TP
di wilayah Dinas Kesehatan Kabupaten Dompu Provinsi Nusa Tenggara Barat
menyatakan bahwa pencatatan pada laporan sistem pencatatan dan pelaporan
terpadu puskesmas (SP2TP) semua puskesmas di Kabupaten Dompu dalam
pekerjaanya masih bersifat manual, pelaporan pada sistem pencatatan dan
pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) masih belum lengkap karena tidak ada
koordinasi, tidak ada buku petunjuk, sulitnya transportasi, mati lampu (listrik),
tidak ada honor khusus. Pelaksanaan pada sistem pencatatan dan pelaporan
terpadu puskesmas (SP2TP) masih ada yang bermasalah karena belum lengkap
dan belum tepat waktu dalam pelaporannya. Walaupun pengawasan pada sistem
pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) sudah dilakukan ditiap
puskesmas di Kabupaten Dompu karena setiap laporan yang masuk ke Dinas
Kesehatan selalu dilakukan analisis tapi tidak dapat membantu dalam
kelengkapan laporan yang dikirim oleh puskesmas.
Informasi atau laporan haruslah mempunyai kualitas yang relevan, tepat
waktu dan efisien agar dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan sebagai dasar
pengambilan keputusan. Sebagaimana di jelaskan dalam Undang-Undang Nomor
36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan menyatakan untuk menyelenggarakan upaya
kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi kesehatan. Informasi atau
laporan haruslah mempunyai kualitas yang relevan, tepat waktu dan efisien agar
dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Sedangkan informasi yang dibuat dengan cara manual mempunyai resiko terhadap
kebenaran dan keakuratan kemungkinan terjadi kesalahan baik yang disengaja
maupun yang tidak disengaja akan lebih besar, sehingga keakuratan informasinya
pun berkurang.
pengumpulan data dan informasi ditingkat puskesmas. Segala data dan informasi
baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk
dikirim ke pusat serta sebagai bahan laporan untuk kebutuhan. Dengan demikian
kajian terhadap kegiatan SP2TP sangatlah penting mengingat data hasil kegiatan
puskesmas menjadi informasi dipuskesmas dan untuk memenuhi administrasi
pada jenjang yang lebih tinggi dalam tingkat pembinaan, perencanaan, dan
penetapan kebijaksanaan. Sehingga bermanfaat untuk peningkatan upaya
kesehatan puskesmas melalui: perencanaan, (perencanaan mikro), penggerakan
penilaian (stratifikasi).
Dampak dari pada keterlambatan pelaporan atau tidak adanya laporan
bulanan SP2TP yaitu tidak tersedianya data yang up to date yang dapat digunakan
sebagai informasi yang akurat/relevan bagi orang yang membutuhkan dan
dijadikan bahan referensi penelitian. Dan tanpa adanya pencatatan dan pelaporan
maka tidak adanya umpan balik dilintas sektor dari Dinas Kesehatan Kota ke
puskesmas, Dinas Kesehatan Kota ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Dinas
Kesehatan Provinsi ke Pusat untuk memberikan informasi sistem apa yang harus
dievaluasi kembali untuk memperbaiki mutu dalam pelayanan kesehatan, selain
itu tanpa adanya pencatatan dan pelaporan maka kegiatan atau program apapun
yang dilaksanakan tidak akan terlihat dan terdokumentasi wujudnya menjadi
informasi untuk pengambilan keputusan selanjutnya dan tidak tersedianya data
yang lengkap untuk kemudian dijadikan laporan tahunan atau buku profil tahunan
puskesmas.
Medan Marelan. Maka dengan demikian penulis ingin mengetahui mengenai
Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di wilayah
kerja Puskesmas Terjun Kecamatan Medan Marelan.
1.2 Permasalahan Penelitian
pencatatan dan pelaporan di Puskesmas Terjun Kecamatan Medan Marelan tidak
tercatat dengan rapi sehingga mengakibatkan terjadinya keterlambatan dan
ketidaklengkapan dalam pelaporan data SP2TP?
1.3 Tujuan Penelitian
kerja Puskesmas Terjun Kecamatan Medan Marelan.
1.4 Manfaat Penelitian
a. Bagi Puskesmas
Marelan dalam Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu
Puskesmas (SP2TP);
dasar penelitian selanjutnya.
sistem kesehatan tersebut. Jika menyebut perkataan sistem, ada banyak macamnya
pengertian dari sistem tersebut. Beberapa di antaranya yang di pandang cukup
penting adalah:
1. Berdasarkan pendapat Ryans, yang dikutip oleh (Azwar, 2010), Sistem adalah
gabungan dari elemen-elemen yang saling dihubungkan oleh suatu proses
atau struktur dan berfungsi sebagai kesatuan organisasi dalam upaya
menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan;
2. Berdasarkan pendapat John McManama, yang dikutip oleh (Azwar, 2010),
Sistem adalah suatu struktur konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang
saling berhubungan yang bekerja sebagai satu unit organik untuk mencapai
keluaran yang diinginkan secara efektif dan efisien;
3. Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang berhubungan dan
membentuk satu kesatuan yang majemuk, dimana masing-masing bagian
bekerja sama secara bebas dan terkait untuk mencapai sasaran kesatuan dalam
suatu situasi yang majemuk pula (Azwar, 2010);
4. Sistem adalah satu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang
berhubungan serta saling mempengaruhi yang dengan sadar dipersiapkan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Azwar, 2010).
Penggunaan pendekatan sistem dalam pekerjaan informasi atau pekerjaan
lainnya adalah untuk memudahkan pengelolaan terhadap objek bersangkutan agar
dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2.2.2 Sistem Kesehatan
Sedangkan pengertian kesehatan sebagaimana dalam Peraturan Presiden
Nomor 72 Tahun 2012 Tentang Sistem Kesehatan Nasional pada Pasal 1 ayat (1)
Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spritual maupun sosial
yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan
ekonomis.
Untuk itu adapun pengertian dari sistem kesehatan yaitu gabungan antara
pengertian sistem dan pengertian kesehatan. Untuk Indonesia sistem kesehatan
dikenal dengan nama sistem kesehatan nasional (SKN). Sebagaimana dalam Pasal
1 ayat (2) Tahun 2012 Tentang Sistem Kesehatan Nasional, yang selanjutnya
disingkat SKN adalah pengelolaan kesehatan yang diselenggarakan oleh semua
komponen bangsa Indonesia secara terpadu dan saling mendukung guna
menjamin tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya.
2.2.3 Data dan Sistem Informasi
Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari
data. Oleh karena itu, sebelum dijelaskan mengenai informasi akan dijelaskan
terlebih dahulu arti data (Hasibuan, 2011).
(2011), data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok
lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal
dan sebagainya. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi
susunan data, susunan kearsipan dan pusat data atau landasan data.
Jadi jelas kiranya bahwa data merupakan sumber informasi, merupakan
bahan informasi dan dengan sendirinya erat hubungannya dengan informasi.
Berdasarkan pendapat Gordon B. Davis, yang dikutip oleh Hasibuan
(2011) menyatakan bahwa informasi tersebut adalah data yang telah diolah
menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan yang mempunyai nilai
yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang
atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Dengan demikian kajian terhadap sistem informasi dan pengambilan
keputusan diarahkan untuk mempelajari proses pengambilan keputusan strategis
pada sebuah organisasi (keputusan kunci). Untuk pengambilan keputusan
strategis, diperlukan informasi yang akurat dan menyeluruh tentang organisasi,
terutama tentang bagaimana sistem yang ada dalam organisasi dapat tetap berjalan
sesuai dengan misinya mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Muninjaya, 2004).
Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada
orang yang tepat, pada waktu yang tepat dan dalam bentuk yang tepat pula
(Hasibuan, 2011).
pelaksanaan, dan pengembangan pembangunan kesehatan. Untuk
kesehatan. Informasi kesehatan digunakan sebagai masukan pengambilan
keputusan dalam setiap proses manajemen kesehatan baik manajemen pelayanan
kesehatan, manajemen institusi kesehatan, maupun manajemen program
pembangunan kesehatan atau manajemen wilayah. Disamping itu, dalam upaya
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, pemerintah memberikan kemudahan
kepada masyarakat untuk memperoleh akses terhadap informasi kesehatan. Dalam
rangka peningkatan sistem informasi kesehatan nasional, Menteri Kesehatan telah
menetapkan kebijakan strategi pengembangan sistem informasi kesehatan
nasional yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor
46 Tahun 2014 Tentang Sistem Informasi Kesehatan.
Dalam peraturan pemerintah Nomor 46 Tahun 2014 Tentang Sistem
Informasi Kesehatan pada Pasal 1 ayat (3) yang dimaksud dengan informasi
kesehatan adalah data kesehatan yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk
yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan
pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan. Sedangkan yang
dimaksud dengan data kesehatan yang terdapat pada ayat (2) adalah angka dan
fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara relatif belum
bermakna bagi pembangunan kesehatan.
Pemerintah Nomor 46 Tahun 2014 Tentang Sistem Informasi Kesehatan, yang
dimaksud dengan sistem informasi kesehatan adalah seperangkat tatanan yang
meliputi data, informasi, indikator, prosedur, perangkat, teknologi, dan sumber
daya manusia dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau
keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan.
2.2 Definisi Pencatatan dan Pelaporan
1. Pencatatan
perlengkapan (McMahon dkk,1999).
Catatan biasanya berupa informasi dalam buku catatan atau arsip, catatan
dapat juga tersimpan dalam pita rekaman atau komputer. Catatan merupakan
ingatan tata usaha dan merupakan perangkat penting untuk mengawasi dan
menilai pekerjaan, pencatatan membantu para pengawas:
a. Mempelajari apa yang terjadi;
b. Membuat keputusan yang efektif;
c. Menilai kemajuan pencapaian tujuan.
Catatan harus tepat, mudah diperoleh, tersedia bila diperlukan, dan berisi
informasi yang berguna bagi manajemen. Informasi tidak selalu dicatat kecuali
bila diketahui akurat dan ada gunanya.
Sedangkan pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian
suatu aktivitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file komputer, dan lain-lain
dengan ilustrasi tulisan, grafik, gambar, dan suara (Mubarak, 2012).
Manfaat pencatatan adalah sebagai berikut:
a. Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan;
d. Sebagai pertanggungjawaban;
g. Bukti hukum;
peristiwa khusus (Mubarak, 2012).
pelayanan kesehatan. Laporan juga merupakan perangkat manajemen penting
yang mempengaruhi tindakan selanjutnya (McMahon dkk, 1999).
Jenis-jenis laporan (lisan, tertulis atau melalui telepon atau radio bilamana perlu)
Isinya (informasi statistik mengenai kelahiran, kematian, dan kesakitan, atau
keterangan mengenai perkembangan atau kesulitan program), dan frekuensi serta
kegunaannya akan berbeda dari satu negara ke negara lain.
Sedangkan pengertian pelaporan adalah catatan yang memberikan
informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan kepihak yang
berwenang atau berkaitan terhadap kegiatan tersebut.
2.3 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
2.3.1 Pengertian SP2TP
menyatakan SP2TP adalah kegiatan Pencatatan dan Pelaporan data umum, sarana,
tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas yang bertujuan agar
didapatnya semua data hasil kegiatan puskesmas (termasuk puskesmas dengan
tempat tidur, puskesmas pembantu, puskesmas keliling, Bidan Desa dan
posyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada
jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur,
guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan sumber
pengumpulan data dan informasi ditingkat puskesmas. Segala data dan informasi
baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk
dikirim ke pusat seta sebagai bahan laporan untuk kebutuhan. Berdasarkan
pendapat Lapau (1989), yang dikutip oleh Pontoh (2013) menyatakan yaitu data
yang dikumpul oleh puskesmas dan dirangkum kelengkapan dan kebenarannya.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ialah laporan yang
dibuat semua puskesmas pembantu, posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan
desa dan lain-lain yang termasuk dalam wilayah kerja puskesmas. Jenis data yang
dikumpulkan dan dicatat dalam SP2TP adalah seluruh kegiatan di puskesmas
yang meliputi data:
2. Data ketenagaan puskesmas, dan;
3. Data sarana yang dimiliki puskesmas (Pontoh, 2013).
Berdasarkan pendapat Santoso (2008) yang dikutip oleh Pontoh (2013)
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital
dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan
Kabupaten/Kota maupun Kecamatan.
pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak
akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah
data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang
tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting
dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang
keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal yakni:
1. Pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;
2. Analisis;
3. Pemanfaatan.
yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian
direkapitulasikan kadalam format laporan SP3 yang sudah dibukukan.
Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku
tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke
Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas
Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas
Kesehatan Kabupaten.
Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis di kirim ke
Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses
untuk pemanfaatannya. Laporan SP2TP mempergunakan sistem tahun kalender.
Periode laporan dari puskesmas ke Dati II adalah bulanan dan tahunan. Periode
laporan dari Dati II ke Dati I dan pusat adalah triwulan.
2.3.2 Tujuan SP2TP
meningkatkan kualitas manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan
berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain
yang menunjang.
Tujuan dimaksud dapat terwujud apabila .
1. Data S2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai
dengan petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.
2. Pengolahan, analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para
penanggung jawab masing-masing kegiatan di puskesmas dan mengelola
program disemua jenjang administrasi.
3. Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP dan
sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, dan
tidak ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka seperti
jumlah, persentase dan sebagainya.
Tujuan umum dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP) ini ialah data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara
puskesmas di berbagai tingkat administrasi (Syafrudin dkk, 2009). Adapun tujuan
khususnya ialah:
1. Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan
pokok puskesmas akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur;
2. Terlaksananya pelaporan data secara teratur diberbagai jenjang administrasi
sesuai dengan peraturan yang berlaku;
3. Digunakan data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka
pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai
tingkat administrasi (Syafrudin dkk, 2009).
2.3.3 Ruang Lingkup SP2TP
dan puskesmas keliling;
a. Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas;
b. Data ketenagaan di puskesmas;
c. Data saran yang dimiliki puskesmas;
d. Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik didalam
gedung maupun diluar gedung.
tahunan).
3. Menyusun kartu indeks penyakit;
4. Menyusun sensus harian mengolah data kesakitan;
5. Menyajikan dalam bentuk narasi, tabel, grafik sesuai kebutuhan;
6. Melakukan analisa untuk kebutuhan pemantauan, intervensi, serta
perencanaan dimasa mendatang;
2.3.5 Pengorganisasian SP2TP
pengorganisasian yang terdiri dari:
memberikan bimbingan kepada koordinator SP2TP dan para pelaksana
kegiatan di puskesmas;
bertugas:
b. Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan bulanan
SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Kesehatan Dati II
paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya;
c. Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan
SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Dati II paling lambat
31 Januari tahun berikutnya;
puskesmas;
f. Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan yang dipimpin oleh
Kepala Puskesmas dengan pelaksanaan kegiatan untuk menilai
pelaksanaan kegiatan SP2TP.
bertugas:
a. Mencatat setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada;
b. Mengadakan bimbingan terhadap puskesmas pembantu dan bidan di
Desa;
c. Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan puskesmas
pembantu serta bidan di Desa menjadi laporan kegiatan yang menjadi
tanggung jawabnya. Hasil dari rekapitulasi ini merupakan bahan untuk
mengisi/ membuat laporan SP2TP;
d. Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan
masing-masing dalam dua rangkap dan disampaikan kepada koordinator
SP2TP puskesmas. Dengan rincian satu rangkap untuk arsip koordinator
SP2TP puskesmas dan satu rangkap oleh koordinator SP2TP puskesmas
disampaikan ke Dinas Kesehatan Dati II;
e. Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut
yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang
menjadi tanggung jawabnya;
2. Pemanfaatan di sesuaikan dengan tugas dan fungsi dalam pengambilan
keputusan;
operasionalisasi dan early warning sytem;
4. Pada Dati II digunakan untuk pemantauan, pengendalian dan pengambilan
tindak koreksi yng diperlukan;
5. Dati I digunakan untuk perencanaan program dan pemberian bantuan yang
diperlukan;
tingkat nasional;
puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan di desa harus dicatat. Bentuk
pencatatan berdasarkan pada sasaran, yaitu: catatan individu (catatan ibu, bayi
dan balita); catatan keluarga (kesehatan keluarga tertentu); dan catatan
masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas apabila ditemukan masalah
komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak balita). Bentuk catatan
berdasarkan kegiatan, yaitu: catatan pelayanan kesehatan anak; catatan pelayanan
kesehatan; catatan pelayanan kesehatan ibu; catatan imunisasi; catatan kunjungan
rumah; catatan persalinan; catatan kelainan; catatan kematian ibu dan bayi; dan
catatan awal/masuk; catatan pengembangan berisi kemajuan/perkembangan
pelayanan; catatan pindah dan catatan keluar (Mubarak, 2012). Dengan demikian
perlu adanya mekanisme pencatatan yang baik, formulir yang cukup serta cara
pengisian yang benar dan teliti. Untuk memudahkan pencatatan dapat formulir
standar yang telah ditetapkan dalam sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
puskesmas (SP2TP).
1) Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) atau yang disebut “family folder”;
2) Kartu Tanda Pengenal (KTP);
3) Kartu Rawat Jalan;
4) Kartu Rawat Tinggal;
5) Kartu Penderita Kusta;
7) Kartu penderita TB Paru;
8) Kartu Indeks Penyakit Khusus TB Paru;
9) Kartu Ibu;
10) Kartu Anak;
11) KMS Balita;
16) Kartu Rumah;
17) Register adalah formulir untuk mencatat/merekap data kegiatan didalam
dan diluar gedung puskesmas yang telah dicatat di kartu-kartu dan catatan
lainnya.
kunjungan ulang ke puskesmas harus melalui loket untuk mendapatkan kartu
tanda pengenal atau mengambil berkasnya dari petugas loket. Pasien tersebut
disalurkan pada unit pelayanan yang dituju. Apabila pasien mendapat pelayanan
kesehatan diluar gedung puskesmas, maka pasien tersebut akan dicatat dalam
register yang sesuai dengan pelayanan yang diterima (Depkes RI, 1997).
2. Pelaporan SP2TP
Pelaporan terpadu puskesmas menggunakan tahun kelender yaitu dari
bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Sesuai dengan
Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Masyarakat No. 590/BM/DJ/INFO/V/96
diberlakukan formulir laporan yang baru. Sedangkan kebutuhan Dati II dan Dati I
diberikan kesempatan mengembangkan variabel laporan sesuai dengan kebutuhan,
dengan memperhatikan kemampuan/beban kerja petugas di puskesmas.
a. Formulir laporan dari puskesmas ke daerah tingkat II adalah sebagai berikut:
1) Laporan bulanan;
penyakit menular (LB 3);
2) Laporan sentinel, berikut adalah bentuk laporan sentinel;
a) Laporan bulanan sentinel (LB 1S). Laporan yang memuat data
penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi, penyakit
infeksi saluran pernapasan akut (ISPA), serta Diare menurut umur dan
status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas
yang ditunjuk, yaitu ( 1 Puskesmas dari tiap Dati II) dengan periode
laporan bulanan serta dilaporkan ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I,
dan pusat (Ditjen PPM dan PLP);
b) Laporan bulanan sentinel (LB 2S). Dalam laporan ini memuat data
KIA, Gizi, Tetanus neonatorium, dan penyakit akibat kerja. Laporan
ini diberikan ke Dinas Kesehatan Dati I, Dati II, dan pusat (Ditjen
Binkesmas);
a) Data dasar puskesmas (LT-1);
b) Data kepegawaian (LT-2);
c) Data peralatan (LT-3).
b. Alur pelaporan
Laporan dari Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I Kanwil Depkes
Provinsi serta Pusat dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan
tersebut meliputi sebagai berikut: (Mubarak, 2012)
1) Laporan triwulan :
2) Laporan tahunan :
c. Frekuensi pelaporan
1) Laporan dari puskesmas ke Dati II (Depkes RI, 1997).
Laporan ini menggunakan formulir standar yang terdiri dari:
a) Laporan LB1, LB2, LB3 dan LB4, dilakukan setiap bulan dan paling
lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati
II. Khusus laporan LB2, satu kopi laporan dikirimkan pula ke gudang
farmasi Dati II (GFK).
b) Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan
berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I, dan Pusat
(untuk LB1S ke Ditjen PPM dan PLP dan LB2S ke Ditjen
Binkesmas).\
LT-2 (data kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum
pernah mengisi formulir data kepegawaian.
2) Laporan dari Dati II ke Dati I dan Pusat
Laporan ini dalam disket hasil entry data/ rekapitulasi dari laporan
SP2TP. Frekuensi laporan adalah:
Laporan ini dikirimkan paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari
triwulan yang dimaksud kepada:
b) Laporan tahunan
Laporan ini dikirimkan paling lambat akhir bulan februari dari tahun
berikutnya, kepada:
d. Mekanisme pelaporan
1) Tingkat puskesmas
a) Laporan dari puskesmas pembantu dan dari bidan di desa disampaikan
ke pelaksana kegiatan di puskesmas;
b) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam
gedung maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari
puskesmas pembantu dan bidan di desa;
c) Hasil rekapitulasi oleh pelaksana kegiatan dimasukkan ke formulir
laporan dalam dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator
SP2TP puskesmas;
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.
2) Tingkat Dati II
a) Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan piranti lunak yang
ditetapkan oleh Departemen Kesehatan;
b) Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima oleh Dinas Kesehatan
Dati II (Koordinator SP2TP Dati II), disampaikan kepada pelaksana
SP2TP untuk direkapitulasi/ dientri data;
c) hasil rekapitulasi data, setiap tanggal 15 disampaikan ke pengelola
program di Dati II;
sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan
tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja
program;
e) Hasil rekapitulasi/ entri data setiap 3 bulan dibuat dalam 3 disket
untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I, Kanwil Depkes Provinsi
Kesehatan Masyarakat.
a) Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan
piranti lunak yang sama dengan Dati II;
b) Laporan dari Dinas Kesehatan Dati II, diterima oleh Dinas Kesehatan
Dati I dan Kantor Wilayah Departemen Kesehatan (koordinator tim
SP2TP) dalam bentuk disket diteruskan kepada pelaksana SP2TP,
untuk dikompilasi/direkapitulasi;
Departemen Kesehatan untuk diolah dan dimanfaatkan dalam rangka
tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian yang diperlukan;
d) Hasil kompilasi yang telah diolah tersebut diumpan balikkan ke Dinas
Kesehatan Dati II.
4) Tingkat Pusat
Masyarakat paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut
disampaikan kepada pengelola program terkait dan pusat data kesehatan
untuk dianalisis dan dimanfaatkan serta dikirimkan ke Kanwil Depkes
Provinsi sebagai umpan balik.
2.3.8 Pemanfaatan data SP2TP
1. Untuk memenuhi kebutuhan administrasi pada jenjang yang lebih tinggi
dalam rangka pembinaan, perencanaan dan penetapan kebijaksanaan;
puskesmas, melalui:
c. Pengawasan, pengendalian dan penilaian (stratifikasi).
2.4 Definisi Puskesmas
Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 44 Tahun 2016 Tentang Pedoman
Manajemen Puskesmas, Pusat Kesehatan Masyarakat yang dikenal dengan
sebutan puskesmas adalah Fasilitas Kesehatan tingkat pertama yang bertanggung
jawab atas kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya pada satu atau bagian
wilayah kecamatan.
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 75 tahun 2014 Tentang
Pusat Kesehatan Masyarakat dalam Pasal 1 angka 2 puskesmas adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan
upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan
upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang
setinggi-tingginya diwilayah kerjanya.
Jika ditinjau dari sistem pelayanan kesehatan di Indonesia, maka peranan
dan kedudukan puskesmas adalah sebagai ujung tombak sistem pelayanan
kesehatan di Indonesia. Ini disebabkan karena peranan dan kedudukan puskesmas
di Indonesia adalah amat unik. Sebagai sarana pelayanan kesehatan terdepan di
Indonesia, maka puskesmas kecuali bertanggung jawab dalam menyelenggarakan
menyelenggarakan pelayanan kedokteran.
kesehatan untuk mewujudkan Indonesia sehat pada tahun 2010 dan kebutuhan
pembangunan sektor kesehatan di era desentralisasi ini, Depkes pusat sudah
menetapkan visi dan misi puskesmas. Visi pembangunan kesehatan melalui
puskesmas adalah terwujudnya kecamatan sehat tahun 2010.
Untuk mewujudkan visi puskesmas tersebut maka, ada tiga misi yang
harus di emban oleh puskesmas yaitu:
1. Menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan;
2. Memberdayakan masyarakat dan keluarga dalam pembangunan;
3. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dasar yang mutu.
Sesuai dengan misinya, puskesmas memiliki fungsi sebagai penggerak
pembangunan berwawasan kesehatan, pusat pemberdayaan masyarakat dan
keluarga dalam pembangunan kesehatan, dan sebagai pusat pelayanan kesehatan
tingkat pertama.
setiap puskesmas. Penyusunan struktur organisasi puskesmas disatu
Kabupaten/Kota dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sedangkan
penempatannya dilakukan dengan peraturan daerah. Pola struktur organisasi
puskesmas adalah, (Syafrudin, 2009) :
2. Unit Tata Usaha (bertanggung jawab membantu Kepala Puskesmas dalam
pengelolaan):
a. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM);
b. Upaya Kesehatan Perorangan.
4. Jaringan Pelayanan Puskesmas;
a. Unit Puskesmas Pembantu;
b. Unit Puskesmas Keliling;
Dalam Peraturan Pemerintah Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Pasal 34
ayat (1) organisasi puskesmas disusun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
berdasarkan kategori, upaya kesehatan dan beban kerja puskesmas. Organisasi
puskesmas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit terdiri atas:
a. Kepala Puskesmas;
c. Penanggungjawab UKM dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat;
d. Penanggungjawab UKP, Kefarmasian dan Laboratorium, dan;
e. Penanggungjawab Jaringan Pelayanan Puskesmas dan Jejaring Fasilitas
Pelayanan Kesehatan.
pengelolaan program kerja puskesmas berpedoman pada empat asas pokok yakni:
1. Asas pertanggung jawaban wilayah
Dalam asas dijelaskan bahwa puskesmas harus bertanggung jawab atas
semua masalah kesehatan yang terjadi di wilayah kerjanya. Karena adanya
asas yang seperti ini, maka program kerja puskesmas tidak dilaksanakan
secara pasif saja, melainkan harus secara aktif yakni memberikan pelayanan
kesehatan sedekat mungkin dengan masyarakat. Lebih dari pada itu, karena
Puskesmas harus bertanggung jawab atas semua masalah kesehatan yang
terjadi di wilayah kerjanya, maka banyak dilakukan berbagai program
pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit yang merupakan bagian
dari pelayanan kesehatan masyarakat.
Dalam menyelenggarakan program kerjanya, puskesmas harus melaksanakan
asas peran serta masyarakat. Artinya, berupaya melibatkan masyarakat dalam
menyelenggarakan program kerja tersebut.
asas keterpaduan. Artinya, berupaya memadukan kegiatan tersebut bukan saja
dengan program kesehatan lain (lintas program), tetapi juga dengan program
dari sektor lain (lintas sektoral).
4. Asas rujukan
asas rujukan. Artinya, jika tidak mampu menangani suatu kesehatan harus
merujuknya kesarana kesehatan yang lebih mampu. untuk pelayanan
kedokteran jalur rujukannya adalah rumah sakit. Sedangkan untuk pelayanan
kesehatan masyarakat jalur rujukan adalah berbagai kantor kesehatan,
(Azwar, 2010).
(chomprehensive health care service) kepada seluruh masyarakat di wilayah
kerjanya. Puskesmas menjalankan beberapa upaya kesehatan masyarakat
esensial sebagaimana yang terdapat pada pasal 36 ayat (2) Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat yang
meliputi program:
4. Pelayanan gizi; dan
Selain upaya kesehatan masyarakat esensial terdapat pula upaya kesehatan
pengembangan. Dalam pasal 36 ayat (4) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75
Tahun 2014 yang dimaksud dengan upaya kesehatan masyarakat pengembangan
merupakan upaya kesehatan masyarakat yang kegiatannya memerlukan upaya
pelayanan, disesuaikan dengan prioritas masalah kesehatan, kekhususan wilayah
kerja dan potensi sumber daya yang tersedia di masing-masing puskesmas.
2.4.4 Pengorganisasian Puskesmas
pekerjaan, pendistribusian otoritas/wewenang dan pengintegrasian semua tugas-
tugas dan sumber-sumber daya untuk mencapai tujuan puskesmas secara efektif
dan efisien. Secara aplikatif pengorganisasian tingkat puskesmas adalah
pengaturan pegawai puskesmas dengan mengisi struktur organisasi dan tata kerja
puskesmas yang ditetapkan oleh peraturan daerah Kabupaten/Kota disertai dengan
pembagian tugas dan tanggung jawab serta uraian tugas pokok dan fungsi
(tupoksi), serta pengaturan dan pengintegrasian tugas dan sumber daya puskesmas
untuk melaksanakan kegiatan dan program puskesmas dalam rangka mencapai
tujuan puskesmas (Pontoh, 2013).
merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan
yang dihubungkan dengan personil/pegawai, finansial, material, dan metode
puskesmas untuk mencapai tujuan puskesmas yang telah disepakati bersama
antara pimpinan dan pegawai puskesmas. Pengorganisasian puskesmas meliputi
hal-hal berikut:
penggunaan sumber daya puskesmas secara efisien;
pengelompokkan diikuti penugasan seorang penanggung jawab program yang
diberi wewenang mengawasi stafnya;
4. Cara pimpinan puskesmas membagi tugas yang harus dilaksanakan dalam
unit kerja dan mendelegasikan wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut
(Peraturan Menteri No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat).
Puskesmas Terjun Kecamatan Medan Marelan melalui indikator masukan
(input), proses (process), dan luaran (output). Oleh karena itu kerangka pikir
disusun sebagai berikut:
terdiri dari input, process, output (Azwar, 2010).
1. Unsur Input terdiri dari SDM/Tenaga, Material, Fasilitas,.
a. SDM/Tenaga merupakan tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja
pimpinan maupun tenaga kerja operasional/pelaksana. Dalam
pelaksanaan program SP2TP SDM/Tenaga yang dimaksud dalam
penelitian ini adalah menyangkut tenaga pelaksana dalam
penyelenggaraan program SP2TP di Puskesmas Terjun. Agar
terlaksananya pelaksanaan program SP2TP dengan baik maka dalam
unsur man ini perlu diperhatikan usia, masa kerja, pengetahuan,
pelatihan, dan ketersediaan tenaga kerja;
b. Material, bahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. yaitu alat
kelengkapan yang digunakan dalam proses pencatatan dn pelaporan yaitu
berupa tersedianya data, tersedianya buku pedoman dan formulir SP2TP
serta buku register, serta ketersediaan instrumen pencatatan dan
pelaporan dalam SP2TP (ketersediaan format pencatatan dan pelaporan,
bagan alur pelaporan);
c. Kebijakan, rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar
rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara
bertindak, adapun kebijakan yang ada dalam pelaksanaan SP2TP berupa
target waktu yang ditentukan dalam Keputusan Direktur Jendral
Pembinaan Kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/INFO/V/96 Tentang
(SP2TP).
2. Unsur proses ( process) adanya pelaksanaan progrm dimana komponen yang
satu saling berkaitan mempengaruhi komponen sistem ke komponen sistem
yang lain.
Kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk
tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas, disket, pita nama dan pita
film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara
(Mubarak, 2012). Pencatatan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah
kegiatan pencatatan dilakukan dengan mencatat hasil pengamatan,
pengukuran dan atau penghitungan pada setiap langkah/tahapan kegiatan
sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) yang telah dibakukan.
Sumber data dalam proses pencatatan dipuskesmas ini yakni pencatatan
yang terdiri dari pencatatan dalam gedung dan pencatatan diluar gedung.
Sedangkan laporan adalah keterangan yang disampaikan kepada tingkat
lain dari pelayanan kesehatan. Laporan juga merupakan perangkat
manajemen penting yang mempengaruhi tindakan selanjutnya (McMahon
dkk, 1999). Pelaporan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah
kegiatan untuk menyusun sekumpulan data hasil pencatatan untuk
disampaikan kepada pihak terkait sebagai bentuk pertanggungjawaban
dan atau pemberitahuan atas kegiatan dan hasil kegiatan yang teah
dilaksanakan.
Menginput laporan data dalam pelaporan (LB) adalah kegiatan
pengumpulan data-data yang diperoleh dari hasil pencatatan dan
pelaporan masing-masing kegiatan program yaitu LB1, LB2, LB3, LB4,
yang mana data- data yang diperoleh dari masing-masing kegiatan
program tersebut di input dan dimasukkan ke dalam formulir SP2TP oleh
koordinator SP2TP.
3. Unsur keluaran (output) yaitu berupa kualitas informasi meliputi ketepatan
waktu, kelengkapan data dan keakuratan data.
a. Ketepatan waktu, dalam mengirim laporan data SP2TP ke Dinas Kesehatan
dati II haruslah tepat waktu sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
b. Kelengkapan data, data yang dilaporkan haruslah lengkap, sesuai dengan
pedoman SP2TP.
c. Keakuratan data, data yang diolah dan dilaporkan haruslah bebas dari
kesalahan artinya data tersebut harus akurat.
deskriptif, yaitu suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama
untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara obyektif
dengan metode kualitatif.
3.2.1 Lokasi Penelitian
Medan Marelan.
Penelitian ini dilakukan pada bulan Januari 2017 sampai dengan selesai.
3.3 Informan Penelitian
3. Penanggung Jawab Program Puskesmas Terjun
4. Koordinator Dinas Kesehatan Kota Medan
3.4 Metode Pengumpulan Data
terhadap informan yang telah ditetapkan sebelumnya.
kegiatan pencatatan dan pelaporan terpadu di Puskesmas Terjun.
3.5 Jenis dan Sumber Data
1. Data Primer diperoleh melalui wawancara mendalam (indepth interview)
kepada informan dengan berpedoman pada panduan pertanyaan yang telah
dipersiapkan. Informan diwawancarai pada waktu yang berbeda, untuk itu
penelitian menggunakan alat bantu berupa alat tulis, kamera digital, tipe
recorder alat untuk perekam, dan pedoman wawancara.
2. Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dari laporan SP2TP di
Puskesmas Terjun Kecamatan Medan Marelan dan referensi buku-buku serta
hasil penelitian yang berhubungan dengan Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu.
pedoman wawancara kepada informan.
3.7 Definisi Operasional
1. Sistem adalah suatu struktur konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang
saling berhubungan yang bekerja sebagai satu unit organik untuk mencapai
keluaran yang diinginkan secara efektif dan efisien (John McManama);
2. Pencatatan adalah catatan berisi keterangan-keterangan yang di simpan di unit
kesehatan mengenai pekerjaan unit, keadaan kesehatan masyarakat, dan
staf, peralatan dan perlengkapan;
3. Pelaporan adalah keterangan yang disampaikan kepada tingkat lain dari
pelayanan kesehatan. Laporan juga merupakan perangkat manajemen penting
yang mempengaruhi tindakan selanjutnya;
4. Berdasarkan pendapat Ahmad (2005) yang dikutip oleh Pontoh (2013) SP2TP
adalah kegiatan Pencatatan dan Pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan
upaya pelayanan kesehatan di puskesmas yang bertujuan agar didapatnya
semua data hasil kegiatan puskesmas (termasuk puskesmas dengan tempat
tidur, puskesmas pembantu, puskesmas keliling, bidan desa dan posyandu)
dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang
administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur,
guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat;
5. Puskesmas adalah salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang
amat penting di Indonesia. Adapun yang dimaksudkan dengan puskesmas
ialah suatu unit pelaksana fungsional yang berfungsi sebagai pusat
pembangunan kesehatan, pusat pembinaan peran serta masyarakat dalam
bidang kesehatan serta pusat pelayanan kesehatan tingkat pertama yang
menyelenggarakan kegiatan secara menyeluruh, terpadu dan
berkesinambungan pada suatu masyarakat yang bertempat tinggal dalam
suatu wilayah tertentu.
melalui wawancara mendalam dengan semua informan yaitu Kepala Puskesmas
Terjun Kecamatan Medan Marelan, koordinator pelaporan SP2TP di Puskesmas
Terjun Kecamatan Medan Marelan, penanggung jawab program di wilayah kerja
Puskesmas Terjun Kecamatan Medan Marelan, dan informan tambahan yaitu
koordinator SP2TP di Dinas Kesehatan Kota Medan.
3.9 Metode Analisis Data
secara kualitatif beradasarkan keterangan serta alasan yang dinyatakan oleh
informan (Bungin, 2007).
Puskesmas Terjun merupakan salah satu puskesmas yang menjadi pusat
pembangunan. Pembinaan pelayanan kesehatan masyarakat seoptimal
mungkin,secara merata di kecamatan Medan Marelan. Puskesmas ini melayani
kesehatan masyarakat di lima kelurahan yaitu kelurahan Rengas Pulau,Kelurahan
Tanah 600, Kelurahan Paya Pasir, Kelurahan Terjun dan kelurahan Labuhan Deli.
Puskesmas ini didirikan pada tahun 1979 dan diresmikan oleh walikota madya
Medan Bapak A.S Rangkuti.Puskesmas Terjun menyediakan fasiitas rawat inap.
Kecamatan Marelan berbatasan dengan sebagai berikut :
Sebelah Utara : Berbatasan dengan Medan Belawan.
Sebelah Selatan : Berbatasan dengan Medan Labuhan.
Sebelah Timur : Berbatasan dengan Medan Helvetia.
Sebelah Barat : Berbatasan dengan Deli Serdang.
4.1.2 Wilayah Kerja Puskesmas Terjun
Batasan wilayah kerja puskesmas yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan
berdasarkan geografis, demografis, sarana transportasi, masalah kesehatan
setempat, sumber daya dan lain-lain. Luas wilayah kerja puskesmas terjun 447
HA meliputi 5 kelurahan dengan jumlah penduduk 125.487 jiwa.
Tabel 4.1 Jumlah Kelurahan di Puskesmas Terjun Kecamatan Medan
Marelan 2016
2 Kelurahan Rengas Pulau 35 Lingkungan
3 Kelurahan T.600 11 Lingkungan
4 Kelurahan P.Pasir 9 Lingkungan
5 Kelurahan L.Deli 11 Lingkungan
JUMLAH 88 Lingkungan
pembantu,yaitu :
Keterangan Peta Wilayah Kerja Puskesmas Terjun
Gambar 4.1
Adapun tenaga kesehatan yang terdapat di Puskesmas Terjun Kecamatan
Medan Marelan adalah:
Tabel 4.2 Jumlah Sumber Daya Manusia di Puskesmas Terjun Kecamatan
Medan Marelan 2016
5 Jumlah Sarjana Non Medis 1
6
7
8
9
dilihat pada tebel berikut :
Tabel 4.3 Karakteristik Informan
3 Suharni Siregar 56 DIII Petugas Gizi
4 Nikmahyani 47 S1 Petugas KIA
6 Muhardi Suryanto 51 DIII
Petugas Pengamatan
Penyakit Menular
4.2.1 SDM
Sumber daya manusia adalah pegawai yang siap, mampu, dan siaga dalam
mencapai tujuan-tujuan organisasi. Dengan begitu adapun yang dikatakan sebagai
sumber daya manusia dalam organisasi puskesmas yaitu orang-orang yang
mengabdikan diri dalam bidang tertentu diwilayah kerja puskesmas serta harus
mempunyai wewenang untuk melakukan upaya jenis tertentu dalam bidang yang
digelutinya dalam penyelenggaraan program di puskesmas.
Sumber daya manusia meliputi tingkat pengetahuan atau wawasan serta
kemampuan, dan masa kerja (lama bekerja) merupakan pengalaman individu yang
akan menentukan pertumbuhan dalam pekerjaan dan jabatan, pengetahuan dengan
tingkat pengetahuan ini dapat mempengaruhi kemampuan berpikir dan skill
dalam pelaksanaan dan pengetahuan tentang SP2TP.
Petugas program atau juga pelaksana kegiatan program adalah mereka
yang terlibat langsung dalam laporan SP2TP. Dalam penelitian ini mereka adalah
penanggung jawab kegiatan yang dilakukan didalam gedung Puskesmas Terjun
yaitu; penanggung jawab Gizi, KIA, imunisasi, dan petugas pengamat penyakit
menular.
Berikut ini pernyataan dari beberapa informan terkait masa kerja petugas
program kegiatan di Puskesmas Terjun:
“saya bekerja sudah hampir kurang lebih 20 tahun gitu dek.” (Informan 2)
“kalau saya dek tugas kira-kira sudah hampir 22 tahun.”(Informan 3)
“saya sudah bertugas di puskesmas selama 16 tahun lebih kurang dek.”
(Informan 4)
“mengenai sudah berapa lama saya bertugas di puskesmas iya kurang lebih
22 tahun lah dek.”(Informan 5)
“kalau saya menjadi pegawai di puskesmas sudah sekitar 20 tahun
dek.”(Informan 6)
terbilang sudah cukup lama dan terbilang sudah cukup berpengalaman dalam
bertugas.
jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP.
Hasil wawancara tentang masa kerja Koordinator SP2TP di Puskesmas
Terjun. Berikut pernyataan dari informan:
“saya sudah bertugas sebagai koordinator SP2TP baru jalan 4 tahun ini
dek, kalau untuk pendidikan terakhir saya DIII kebidanan dek.” (Informan
1).
Berdasarkan pernyataan diatas diketahui bahwa masa kerja Koordinator
SP2TP di Puskesmas Terjun masih terbilang baru artinya koordinator SP2TP di
puskesmas Terjun tersebut masih belum cukup berpengalaman sebagai
penanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP.
4.2.1.3 Masa Kerja Kepala Puskesmas di Puskesmas Terjun
Kepala Puskesmas bertanggung jawab atas Pelaksanaan Sistem pencatatan
dan Pelaporan Terpadu di puskesmas, serta membimbing Koordinator SP2TP dan
para pelaksana kegiatan di Puskesmas. untuk itu masa kerja sangat mempengaruhi
dalam menjabat sebagai Kepala Puskesmas.
Hasil wawancara tentang masa kerja kepala puskesmas di Puskesmas
Terjun. Berikut pernyataan dari informan:
“usia saya lebih kurang 55 tahun, untuk pendidikan terakhir saya adalah
profesi dokter, kalau untuk masa kerja ya dek kurang lebih 9 tahun dek.”
(Informan 7).
Puskesmas Terjun masih terbilang belum cukup lama.
4.2.1.4 Pengetahuan Informan Tentang Sistem Pelaksanaan Pencatatan dan
Pelaporan Terpadu di Puskesmas (SP2TP) di Wilayah Kerja
Puskesmas Terjun
Selain dilihat dari masa kerja informan, pengetahuan informan juga dapat
mempengaruhi kinerja informan tentang pelaksanaan SP2TP. Pengetahuan
tentang SP2TP disini mengenai pemahaman informan tentang tata cara pengisian,
pencatatan, pelaporan, pengolahan data dan penyajian informasi SP2TP, serta
siapa yang bertanggung jawab untuk data laporan program SP2TP di wilayah
Puskesmas.
Program tentang SP2TP:
“menurut saya SP2TP itu hanya sebatas laporan bulanan saja. Dan
sepengetahuan saya yang bertanggung jawab untuk pelaksanaan SP2TP
Kepala Puskesmas tapi yang bertanggung jawab untuk laporan setahu saya
koordinator SP2TP yang sekaligus sebagai petugas SP2TP yang bertugas
mengkordinir seluruh programer yang ada di puskesmas ini agar
mengumpulkan seluruh kegiatan di puskesmas.” (Informan 2).
“laporan dari hasil rekapan seluruh kegiatan program puskesmas yang
akan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota setiap bulan. Kalau penanggung
jawab untuk program SP2TP Kepala Puskesmas dek, karena dari semua
kegiatan yang ada di puskesmas kan Kepala Puskesmas yang bertanggung
jawab termasuk program SP2TP.” (Informan 4).
“....Kalau SP2TP itu laporan bulanan kegiatan puskesmas. setahu saya
Kepala Puskesmas yang bertanggung jawab untuk program SP2TP dek.”
(Informan 6).
“SP2TP itu adalah kegiatan untuk merangkap seluruh program kegiatan
yang ada di Puskesmas Terjun baik didalam gedung puskesmas maupun di
luar gedung puskesmas yang dilaporkan rutin setiap bulannya dalam
bentuk format khusus terdiri dari LB1, LB2, LB3 dan LB4. Kalau untuk
penanggung jawab data laporan SP2TP Kepala Puskesmas dek.”
(Informan 1).
“....menurut saya SP2TP itu kegiatan mengumpulkan program-program
pskesmas secara global...yang bertanggung jawab terhadap SP2TP ya
koordinator SP2TP dek karena kan dia yang mengumpulkan sampai
mengirimkan data ke Dinas Kesehatan Kota Medan.” (Informan 7).
Berdasarkan hasil wawancara menunjukkan bahwa pengetahuan informan
tentang Sistem Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP) menyatakan bahwa SP2TP merupakan bentuk laporan bulanan dari hasil
kegiatan yang ada di puskesmas dan yang bertanggung jawab untuk program
penanggung jawab terhadap manajemen puskesmas, artinya seluruh kegiatan
puskesmas termasuk kegiatan program SP2TP dalam setiap pencatatan dan
pelaporannya diketahui oleh Kepala Puskesmas.
4.2.1.5 Pelatihan SP2TP yang pernah diikuti Informan di Puskesmas Terjun
Pelatihan terkait SP2TP disini merupakan pendidikan non formal yang
diperoleh oleh tenaga pengelola SP2TP berkenaan dengan cara mengelola SP2TP
terkait pengelolaan data.
“hmm...untuk pelatihan SP2TP belum pernah dek, dan setahu saya
pelatihan itu memang tidak pernah dibuat oleh pihak Dinas Kesehatan
Kota.” (Informan 3).
“selama saya bekerja di puskesmas ini saya tidak pernah mengikut
pelatihan SP2TP, dan belum pernah diadakannya pelatihan utnuk SP2TP
itu dek.” (Informan 6).
pelatihan tentang SP2TP di Puskesmas Terjun. Pernyataan serupa juga di
sampaikan oleh koordinator SP2TP di Puskesmas Terjun, berikut pernyataan
informan:
“sepengetahuan saya dek, selama saya bekerja di puskesmas ini kurang
lebih empat tahun, saya tidak pernah mengikuti pelatihan dan itu memang
belum ada digerakkan dari pihak Dinas Kesehatan, seharusnya itu memang
dilaksanakan untuk menambah pengetahuan tentang SP2TP khususnya
bagi saya sebagai koordinator SP2TP. ”(Informan 1)
Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari informan dapat
menunjukkan bahwa informan yang ada di Puskesmas Terjun terkait informan
dalam pelaksanaan program SP2TP khususnya belum pernah mengikuti pelatihan
SP2TP tersebut dan juga pelatihan SP2TP itu belum pernah diadakan dari Dinas
Ksehatan Kota Medan untuk para petugas kegiatan laporan data SP2TP dan juga
koordinator SP2TP.
4.2.2 Material
dan pelaporan berupa tersedianya data dari berbagai jenis kegiatan secara lengkap
dan akurat untuk kemudian direkap dan dientri kedalam formulir SP2TP, buku
pedoman pencatatan dan pelaporan terpadu, formulir SP2TP dan ketersediaan
sarana dan prasarana.
Pengumpulan Data di Wilayah Puskesmas Terjun
Data yang diperoleh dari kegiatan baik dari dalam gedung puskesmas
maupun dari luar gedung puskesmas. Data yang diperoleh dari dalam gedung
puskesmas yaitu diperoleh dari penanggung jawab program di puskesmas yang
diperoleh dari kunjungan pasien di puskesmas, sedangkan data yang diluar
gedung puskesmas diperoleh dari laporan pustu dan posyandu.
Berikut beberapa pernyataan dari informan terkait ketersediaan data di
Puskesmas Terjun:
“Untuk data tersedia dek, sumber data di dapat dari dalam gedung
puskesmas berupa data kunjungan puskesmas, register kunjungan, dan
diagnosa penyakit, kartu KB, dan kartu status, dan data yang didapat dari
luar gedung puskesmas di peroleh dari pustu, setiap bulannya pihak pustu
melaporkan kegiatannya ke Puskesmas Terjun dengan cara pihak pustu
datang ke Puskesmas Terjun untuk memberikan laporannya ke petugas
masing-masing program.” (Informan 2).
puskesmas dan kalau laporan dari luar gedung puskesmas hanya dari
puskesmas pembantu saja, untuk itu laporan yang didapat hanya dari pustu
saja, dan pihak pustu melaporkan kegiatannya setiap bulannya dengan
mengirimkannya langsung ke Puskesmas Terjun.” (Informan 4).
“Data laporan bulanan diperoleh dari kegiatan sehari-hari puskesmas dan
juga dari pustu, dan setiap bulannya pihak pustu mengirimkan laporan ke
Puskesmas Terjun.” (Informan 5).
laporan bulanan setiap bulannya diperoleh dari dalam gedung puskesmas, dan
dari luar gedung puskesmas. Dari dalam gedung puskesmas yaitu kegiatan rutin
yang dilakukan puskesmas seperti kunjungan puskesmas, register kunjungan, dan
diagnosa penyakit, kartu KB, dan kartu status. Sedangkan data laporan bulanan
yang diperoleh dari luar gedung puskesmas didapat dari puskesmas pembantu,
yang mana puskesmas pembantu mengirimkan laporan bulanan setiap bulannya
ke Puskesmas Terjun sesuai dengan target waktu yang telah di tentukan dan
memberikannya kepada masing-masing petugas program kegiatan.
Pernyataan lain diberikan oleh informan 1 sebagai berikut:
“Laporan data diperoleh dari masing-masing program yang ada di
puskesmas dan juga pustu, sedangkan data obat-obatan diperoleh dari
ruang obat yang ada di puskesmas ini. Namun data obat-obatan itu di
bedakan dalam pengirimannya, artinya petugas apoteker langsung yang
mengirim laporan data obat-obatan ke pihak farmasi dinas kesehatan kota
medan. Akan tetapi, seharusnya pihak apoteker puskesmas tetap
menyetorkan hasil laporannya ke saya, tapi saya tidak pernah memperoleh
laporan tersebut.”(Informan 1).
informan terkait kendala dalam pengumpulan laporan bulanan:
“hmm... untuk kendala pasti ada ya seperti lamanya data laporan yang
dikirimkan pustu ke puskesmas sehingga menyebabkan petugas kegiatan
terlambat dalam merekapitulasi data laporan tersebut.” (Informan 2).
“....Kalau kendala pasti ada, karena pihak pustu selalu terlambat dalam
melaporkan kegiatan setiap bulannya dari jangka waktu yang diberikan.”
(Informan 4).
4.2.2.2 Ketersediaan Buku pedoman SP2TP, Buku I dan Buku II, Seri A, B,
dan C serta Formulir SP2TP dan Buku Register
Mengenai buku pedoman, sampai saat ini pihak puskesmas belum ada
memperoleh buku pedoman SP2TP tersebut. Berikut pernyataan dari beberapa
informan:
“Buku pedoman enggak ada dek, tapi formulir sama register ada di
puskesmas ini.” (Informan 2).
“Enggak ada itu buku pedoman disini dek, tapi untuk formulir dan register
selalu ada.” (Informan 3).
“Buku pedoman enggak ada disediakan dek, tapi kalau register dan
formulir ada dek.” (Informan 4).
“Buku pedoman enggak ada, tapi formulir dan register ada disediakan
dek.” (Informan 5).
“Buku pedoman tidak tersedia, dan memang tidak pernah ada, tapi untuk
formulir SP2TP dan buku register sudah tersedia di puskesmas ini.”
(Informan 6).
Berdasarkan dari pernyataan informan diatas menunjukkan bahwa untuk
persediaan buku pedoman SP2TP, Buku 1 dan Buku 2, Seri A, B, dan C sampai
saat ini belum tersedia di puskesmas terjun, bahka belum ada diberikan dari pusat
sampai sekarang ini, sedangkan persediaan untuk formulir SP2TP dan buku
register sudah tersedia di Puskesmas Terjun.
Pernyataan serupa juga diberikan oleh informan 1 sebagai berikut:
“Kalau buku pedoman sih belum ada dk, dari saya bertugas di puskesmas
ini kayaknya nggak ada buku pedoman SP2TP, saya belum pernah lihat,
dan kalau format laporan saya dapat sudah ada formatnya di komputer,
karena dari mulai awal saya kerja di puskesmas ini saya dapatkan
formatnya sudah ada kian di komputer, dan formulir SP2TP sudah selalu
tersedia di puskesmas namun untuk wilayah pustu tidak tersedia biasanya
pihak pustu dan posyandu memberi nama laporan bulanan perawatan.
Begitu juga untuk register SP2TP sudah tersedia di puskesmas ini.”
(Informan 1).
Berdasarkan pernyataan informan diatas menunjukkan bahwa diketahui
tidak adanya buku pedoman SP2TP yang tersedia atau apaupun itu mengenai
sistematik pencatatan dan pelaporan yang dapat digunakan untuk membantu
kelancaran program SP2TP di Puskesmas Terjun.
4.2.2.3 Sarana Dan Prasarana Yang Digunakan Untuk Membuat Laporan
SP2TP
Ketersediaan sarana dan prasarana dalam SP2TP adalah fasilitas yang
dipakai langsung atau alat untuk mencapai tujuan seperti adanya alat tulis kantor
dan form SP2TP untuk pengelolaan SP2TP, serta tersedianya layanan internet,
dan program pendukung seperti komputer, dan printer dalam pengelolaan SP2TP.
Berikut pernyataan dari beberapa informan terkait ketersediaan sarana dan
prasarana di Puskesmas Terjun:
untuk prasarana itu sendiri belum sepenuhnya terpenuhi, iya artinya lihat
aja dek pengerjaan kami belum menggunakan komputer. Memang ada
komputer tapi bukan untuk pengerjaan SP2TP, selain itu jaringan internet
juga belum terpenuhi. Sehingga dalam pengerjaan laporan bulanan ini
sangat terbatas.”(Informan 2).
karena pengerjaan laporan SP2TP belum menggunakan komputer, akan
tetapi komputer sudah ada Puskesmas Terjun ini tapi bukan untuk
pengerjaan laporan bulanan dan juga belum tersedianya jaringan internet
di puskesmas ini.”(Informan 5).
“Untuk sarana dan prasarana seperti komputer dan printer ada tapi itu tidak
dipergunakan dalam pengerjaan laporan data SP2TP, karena Laporan
1).
tersedianya sarana di puskesmas seperti kelengkapan ATK, dan ketersediaan data,
sedangkan untuk prasarana di Puskesmas Terjun belum terpenuhi karena dapat
dilihat dari pengerjaan setiap masing-masing program pembuatan laporan bulanan
SP2TP masih secara manual, artinya didalam pengolahan data laporan belum
menggunakan alat teknologi komputer dan belum tersedianya jaringan internet di
puskesmas ini.
komputer sehingga memudahkan para programer dalam bekerja mengolah data
hingga menginput laporan program mereka masing-masing.
4.2.3 Kebijakan SP2TP
Marelan
Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan
dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara
bertindak. Istilah ini dapat diterapkan pada pemerintahan, organisasi dan
kelompok sektor swasta, serta individu. Kebijakan disini berbeda dengan
peraturan dan hukum, jika hukum dapat memaksakan atau melarang suatu
prilaku, akan tetapi kebijakan hanya menjadi pedoman tindakan yang paling
mungkin memperoleh hasil yang diinginkan.
Dalam pelaksanaan SP2TP kebijakan yang dimaksud disini yaitu
mengenai target waktu. Target waktu pencapaian pengolahan SP2TP yang dimulai
dari jenjang pelayanan kesehatan tingkat Desa (Pustu, Polindes dan Poskesdes)
sampai ke puskesmas dan dari puskesmas sampai ke Dinas Kesehatan Kota
dengan ketentuan sesuai dengan pedoman paling lambat setiap tanggal bulan 10
pada bulan berikutnya untuk laporan bulanan dan untuk laporan tahunan paling
lambat tanggal 31 Januari pada tahun berikutnya.
Berikut pernyataan informan terkait kebijakan SP2TP di wilayah kerja
Puskesmas Terjun:
“Untuk kebijakan itu sudah ada dibuat secara nasional. Dalam hal ini
kebijakan SP2TP yaitu kebijakan tentang target waktu, tapi yang namanya
dalam pelaksanaan suatu kegiatan pasti tidak terlepas dari namanya
masalah, untuk itu mengenai target waktu yang ditentukan sudah di
upayakan semaksimal mungkin” (Informan 2).
“laporan dari wilayah diupayakan setiap tanggal 5 sudah direkap dan
sudah terkumpul kepada saya sebagai koordinator SP2TP tapi itu nggak
jalan, laporan saya terima dari programer selalu lewat waktunya,
selanjutnya saya sebagai koordinator SP2TP menginputnya kedalam
formulir SP2TP dan tanggal 10 dikirim ke Dinas Kesehatan Kota Medan.”
(Informan 2).
Berdasarkan pernyataan informan menunjukkan bahwa mengenai
kebijakan dalam SP2TP yaitu adanya target waktu, dan target waktu disini sudah
jelas ada ditetapkan namun hanya saja dalam pelaksanannya di pihak Puskesmas
Terjun belum melakukannya dengan tepat waktu, dalam hal ini pelaporan laporan
bulanan memang sering terlambat, hal ini dibenarkan oleh koordinator SP2TP di
Puskesmas Terjun dan juga di perkuat dengan pernyataan dari Kepala Puskesmas
Terjun, dibuktikan melalui hasil wawancara sebagai berikut:
“Kebijakan yang dilaksanakan mengikuti aturan nasional yang ada, untuk
kebijakan SP2TP secara khusus di Puskesmas ini belum ada. Sudah
dilkasanakan dengan efektif, tapi ya nak namanya suatu program apalagi
ditambah di puskesmas ini programnya banyak jadi sedikit banyaknya
walaupun sudah efektif akan tetapi masih ada kurang lebihnya.” (Informan
7).
Komitmen dari Dinas Kesehatan Kota Medan adalah menargetkan untuk
laporan SP2TP tepat waktu hal ini diperoleh dari hasil wawancara dengan
informan 8 di Dinas Kesehatan Kota Medan, sebagai berikut:
“target waktu yang diberikan kepada puskesmas tentang pengiriman
laporan bulanan setiap tanggal 7 dan paling lama tanggal 10 bulan
berikutnya. Dan kalaupun ada yang terlambat pihak Dinas Kesehatan
hanya memberitahukan lewat telepon atau sms saja.”(Informan 8).
Berdasrkan hasil wawancara dengan seluruh pernyataan informan
menunjukkan bahwa untuk target waktu Dinas Kesehatan Kota Medan
menargetkan agar smua laporan tepat waktu dikirimkan sebelum tanggal 10 setiap
bulannya, dan jika terlambat ada pemberitahuan melalui telepon ataupun sms.
4.3 Proses SP2TP di Wilayah Kerja Puskesmas Terjun
4.3.1 Pencatatan dan Pelaporan Masing-Masing Program ke Petugas SP2TP
Pencatatan adalah proses mencatat kegiatan pokok puskesmas yang
dilakukan didalam gedung seperti rawat inap dan rawat jalan, maupun kegiatan
diluar gedung. Proses pencatatan data merupakan rangkaian kegiatan dalam
menunjang ketersediaan data dan informasi.
Mencatatat semua kegiatan yang dilakukan didalam gedung puskesmas
yaitu pencatatan diloket dengan menggunakan RKK termasuk kartu status,
register kunjungan, kartu KB, dan register nomor indeks serta penambahan
catatan pada layanan yang dituju sudah dilakukan petugas loket dan layanan,
dibuktikan dengan pernyataan dari informan sebagai berikut:
“pencatatan biasanya dilakukan oleh para programernya masing-masing.
Dalam membuat laporan bulanan setiap bulannya”(Informan 2).
memang ada beberapa laporan yang itemnya itu banyak mislanya program
gizi dn KIA, program ini yang sering terlambat masuk karena banyaknya
laporan yang mau direkap program KIA dan Gizi.” (Informan 1).
Berdasarkan pernyataan informan diatas menunjukkan bahwa pencatatan
laporan bulanan SP2TP yakni para programer yang melakukan kegiatan dari tiap-
tiap unit yang ada di Puskesmas. semua yang dicatat kemudian akan dijadikan
sebagai suatu informasi berupa laporan bulanan.
Ada beberapa kendala yang ditemukan oleh petugas program dalam
merekap laporan ini seperti tidak adanya fasilitas yang menunjang sehingga
muncullah situasi yang membuat perekapan terlambat. Berikut pernyataan dari
beberapa informan:
“sumber data di dapat dari dalam gedung puskesmas berupa data
kunjungan puskesmas, register kunjungan, dan diagnosa penyakit, kartu
KB, dan kartu status, dan data yang didapat dari luar gedung puskesmas di
peroleh dari pustu, setiap bulannya pihak pustu melaporkan kegiatannya ke
Puskesmas Terjun dengan cara pihak pustu datang ke puskesmas terjun
untuk memberikan laporannya ke petugas masing-masing program, untuk
kendala pasti ada ya seperti lamanya data laporan yang dikirimkan pustu
ke puskesmas sehingga menyebabkan petugas kegiatan terlambat dalam
merekapitulasi data laporan tersebut.” (Informan 2).
“Laporan bulanan biasanya diperoleh dari dalam dan luar gedung
puskesmas, dari luar gedung puskesmas hanya dari pustu saja, dan setiap
bulannya pustu melaporkan datanya ke puskesmas dengan cara
mengirimkannya ke puskesmas terjun. Kendala pasti ada ya paling data
laporannya terlambat masuk ke puskesmas sehingga membuat petugas
kegiatan terlambat melakukan rekapitulasi data laporan.” (Informan 3).
Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan kunci dan
informan tambahan di puskesmas, sudah melakukan kegiatan pada tahap
pencatatan SP2TP, namun berdasarkan data SP2TP yang diperoleh dari
puskesmas terdapat beberapa kolom yang tidak terisi seperti di data kesakitan
(penyakit bakteri, penyakit virus, penyakit karena arthropoda, penyakit kelamin,
penyakit infeksi, penyakit susunan saraf, penyakit saluran pernafasan, kecelakaan
dan keracunan), di data Gizi dan KIA (Jumlah anak balita dapat vit.A, Jumlah ibu
nifas dapat vit. A, jumlah ibu hamil dapat obat tambahan darah, jumlah balita
dapat syrup tambahan darah, jumlah bumil dapat kapsul yodium, jumlah
penduduk dapat kapsul yodium, jumlah WUS, jumlah WUS baru dengan LILA,
jumlah murid SD kelas 1 di vaksin DT1 dan DT II, jumlah murid SD kelas VI di
vaksinasi TT I dan TT I, pengamatan penyakit menular, tetanus neonatorium,
malaria, rabies, filaria, frambusia, ispa dan kusta) dan di data kegiatan puskesmas
(data rawat tinggal, kegiatan perawatan kesehatan masyarakat), serta lampiran
data LB2 yang tidak ada. Sehingga dalam pelaporan data-data yang disebutkan
dia

PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN …

Documents

Transcript of PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN …