Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van...

39
Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij gemeenten 2018 Opgesteld door: ICTU Lea Mazor, Tim Berkelaar Juni 2018 In opdracht van: VNG Realisatie Mogelijk gemaakt door: Ministerie van BZK

Transcript of Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van...

Page 1: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

Peiling: Stand van zaken digitale

informatiehuishouding bij gemeenten 2018

Opgesteld door:

ICTU

Lea Mazor, Tim Berkelaar

Juni 2018

In opdracht van:

VNG Realisatie

Mogelijk gemaakt door:

Ministerie van BZK

Page 2: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

2

Inhoudsopgave

Samenvatting en conclusies 3

Aanleiding en uitvoering 5

Onderzoeksverantwoording 5

Status digitalisering informatiehuishouding 7

Archivering en E-mail 8

Gecontroleerde beheeromgeving 9

Zoeken en vinden 11

Openbaarheid en AVG/Privacy 12

Waardering en selectie 14

Metagegevensschema 15

Archiefbewaarplaats 17

Bijlagen

Bijlage 1: Open antwoorden 21

Bijlage 2: Uitnodigingstekst 32

Bijlage 3: Vragenlijst 33

Page 3: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

3

Samenvatting en conclusies

Het kwantitatief onderzoek “Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij

gemeenten 2018“ bevat de uitkomsten van een online peiling. Deze is voorgelegd

aan alle gemeenten in het voorjaar van 2018. Het doel van het onderzoek is inzicht

geven in de huidige stand van zaken betreffende het digitaal informatiebeheer bij

gemeenten. Deze peiling is ten dele een herhalingsmeting van de peiling in 2016.

Daarmee kunnen we trends en ontwikkelingen in beeld brengen. Voor een deel

omvat deze peiling ook een aantal nieuwe thema’s.

Het onderzoek is in een relatief korte periode uitgevoerd (doorlooptijd van ca. drie

weken). Maar liefst 40% van de gemeenten heeft deelgenomen. In een relatief kort

tijdsbestek een dergelijk hoge respons, onderschrijft de gevoelde urgentie bij het

thema. Zeker ook toont het dat gemeenten goed in ‘de materie zitten’.

Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting

zien wij :

Gemeenten met veel zaken tegelijk bezig zijn. Prioriteiten liggen dan ook op veel

vlakken. Met het oog op het ingaan van de AVG wet op 25 mei is het te

verklaren dat momenteel de grootste prioriteit bij privacy en veiligheid ligt.

Bewustwording creëren bij medewerkers van het belang van een goede

informatiehuishouding krijgt daarnaast veel aandacht.

Gemeenten verschillende gecontroleerde beheeromgevingen gebruiken voor

het beheren en opslaan van informatie. Het gebruik van zaaksystemen neemt

toe, het gebruik van het DMS neemt daarentegen niet af.

E-mailarchivering nog onvoldoende en adequaat gebeurt.

Het merendeel zegt overzicht te hebben van een deel of van alle

informatiesystemen waarin zich gecontroleerd te bewaren en te vernietigen

informatie bevindt.

Er nog mondjesmaat gebruik wordt gemaakt van Enterprise search faciliteiten

om informatie toegankelijk te maken.

De selectielijst 2017 nagenoeg bij alle gemeenten, in een of meerdere systemen

is geïmplementeerd. De hotspot-monitor, als aanvullend instrument op de

selectielijst wordt daarentegen nog weinig gehanteerd.

Gemeenten aan actieve openbaarheid van informatie werken. Echter lang niet

alle informatie, die op grond van het wetsvoorstel Wet open overheid actief

openbaar zou moeten worden gemaakt, wordt al openbaar gemaakt. Dit kan

bij invoering van deze wet, behoorlijke impact op gemeenten hebben.

Informatie aangaande besluitvorming en uitvoering, vergaderstukken en in

Page 4: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

4

mindere mate financiële informatie (jaarrapportages) worden actief openbaar

gemaakt. Wob-verzoeken maken gemeenten minder vaak actief openbaar.

Het merendeel van de gemeenten beperkingen aan de openbaarheid stelt bij

overbrenging van archieven naar archiefbewaarplaats. Het betreft vooral

beperkingen aan de openbaarheid op grond van de persoonlijke levenssfeer en

belangen derden. Gemeenten geven aan dit gemiddeld in 5% van de gevallen

gebeurt. Dit percentage lijkt laag, gelet op privacy, auteursrechten en digitale

archieven waarmee gemeenten rekening dienen te houden.

Archiefbewaarplaatsen veelal in eigen beheer, bij streek- of regionaal archief of

bij een regionaal historisch centrum zijn ondergebracht. Ten opzichte van de

vorige meting is tevens een verschuiving zichtbaar ten aanzien van de E-depot

voorziening. Was men in 2016 vooral bezig met oriënteren op een E-depot nu zien

we dat gemeenten zich daadwerkelijk voorbereiden op het overbrengen naar

een E-depotvoorziening.

Over de gehele linie laat de peiling zien dat gemeenten stappen hebben gezet in

de taken en uitdagingen waarvoor ze staan. Dit zien we zowel bij kleine als bij

(middel)grote gemeenten. Op enkele terreinen lopen grote gemeenten iets voorop,

zo zijn zij iets verder met de inzet van techniek alsmede het gebruik van

samenwerkingsruimten. Ten opzichte van de 1-meting (2016) is ook op een aantal

terreinen van digitaal informatiebeheer vooruitgang zichtbaar.

In de voorliggende rapportage wordt verder ingegaan op de verschillende

onderwerpen die in de peiling zijn meegenomen.

Page 5: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

5

Aanleiding en uitvoering Sinds een aantal jaren monitort de VNG de stand van zaken rond de digitale

informatiehuishouding bij gemeenten. Bij de start van het programma Archief 2020,

begin 2013 en in 2014 vonden hiertoe kwalitatieve nulmetingen plaats onder alle

decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen). In 2016 bestond

behoefte aan een actueel en kwantitatief beeld van de stand van zaken, om mede

op basis daarvan knelpunten en aanknopingspunten voor het

archiefinnovatiebeleid aan te kunnen scherpen. In april 2018 heeft ICTU een 2-

meting uitgevoerd onder gemeenten. Dit rapport beschrijft de resultaten van deze 2-

meting.

Onderzoeksverantwoording

Opzet peiling

Het onderzoek betreft een ‘online’ peiling. De vragenlijst is opgesteld in

samenwerking met de VNG en vooraf door hun getest. Met het oog op de

vergelijkbaarheid met de eerdere meting in 2016 is een aantal thema’s uit de 1-

meting opnieuw (op dezelfde manier) uitgevraagd. Daarnaast is ook een aantal

nieuwe thema’s toegevoegd. In de bijlage is de vragenlijst opgenomen.

Doelgroep en respons Alle gemeenten (380) zijn voor het onderzoek benaderd. In totaal hebben 151

gemeenten de vragenlijst volledig ingevuld. Daarmee komt de respons op 40%.

In onderstaande tabel is weergegeven hoe de respons is verdeeld naar

gemeentegrootte. Grote gemeenten zijn iets oververtegenwoordigd ten opzichte

van de kleine en middelgrote gemeenten. Van de 31 grote gemeenten hebben er

21 meegedaan.

Respons gemeente naar gemeentegrootte

Klein

<30.000

Middelgroot

30.000 - 100.000

Groot >100.000 Totaal

Aantallen 79 51 21 151

Percentage

doelgroep

binnen

gemeenten

52% 34% 14% 100%

Percentage

binnen

gemeentegrootte

bereikt

37% 38% 68% 40%

Page 6: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

6

De online vragenlijst is op naam verzonden naar gemeentesecretarissen. In

onderstaande tabel is te zien wat de functies zijn van de personen binnen de

organisatie die de vragenlijst uiteindelijk hebben ingevuld.

Wat is uw functie/werkdomein?

Waar is in uw organisatie de uitvoering van het informatiebeheer belegd?

Rapportage Dit rapport beschrijft de stand van zaken onder gemeenten. Daar waar tussen

resultaten bij de verschillende gemeentegrootten significante verschillen bestaan,

rapporteren wij deze. In de rapportage beschrijven we ook ontwikkelingen ten

opzichte van de 1-meting. Het betreft significante afwijkingen. In een enkel geval

beschrijven we ook die verschillen die groot zijn, maar niet significant, omdat deze

mogelijk wel interessant zijn voor nader onderzoek).

9 9 26 23 3 22 7

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Algemeen management ICT management Informatiebeleid

Informatiebeheer Archivaris DIV

Anders, namelijk

57 1 25 3 13

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

DIV ICT

Informatiemanagement Proceseigena(ar)en/procesbeheerder(s)

Anders, namelijk

Page 7: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

7

Status digitalisering informatiehuishouding

Veel zaken hebben de aandacht van gemeenten. Privacy en veiligheid

hoogste prioriteit op dit moment.

Er komt veel op gemeenten af. Gemeenten geven aan veel zaken prioriteit. Uit het

onderzoek blijkt dat op dit moment de grootste aandacht uitgaat naar privacy en

veiligheid. Daarnaast is te zien dat aandacht voor zowel de techniek als voor de

mens hand in hand gaan. Gemeenten geven veel prioriteit aan het creëren van

bewustwording en het bevorderen van gewenst gedrag bij medewerker en

daarnaast aan de doorontwikkeling van het DMS-systeem.

E-mail archivering, Archivering van de samenwerkingsruimten, en actieve

openbaarheid krijgen relatief minder prioriteit. Naast deze zaken is ook een aantal

keer ‘zaakgericht werken‘ genoemd als prioriteit.

Gemeentegrootte

Grote gemeenten geven aan twee zaken meer prioriteit dan gemiddeld:

implementatie van procesapplicaties (38% versus 18% gemiddeld) en archivering

samenwerkingsruimten (14% versus 4%).

Waar gaat in uw organisatie momenteel de grootste prioriteit naar uit bij (digitaal)

informatiebeheer? (meerdere antwoorden mogelijk, n=151).

3%

4%

11%

16%

18%

23%

23%

28%

30%

31%

51%

54%

61%

70%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Actieve openbaarheid

Archivering samenwerkingsruimten

E-mail archivering

Anders, namelijk

Implementatie specifieke procesapplicaties

Overbrenging naar archiefbewaarplaats

Keteninformatisering en -architectuur

Doorontwikkeling/uitbreiding digitale balie en berichtenbox

Wegwerken papieren achterstand

Bevorderen gewenst gedrag

Duurzaam toegankelijk maken van informatie

Doorontwikkeling DMS systeem

Bewustwording belang goed digitaal informatiebeheer

Privacy en veiligheid

Page 8: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

8

Archivering e-mail

Actief beheer op E-mail, adequate archivering moeilijk

Volgens de Archiefwet en de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen

2017 moet E-mail (tijdelijk of permanent) worden bewaard. Op welke manieren

gaan gemeenten hiermee om? Het beeld dat naar voren komt is dat gemeenten E-

mail in de regel als overheidsinformatie actief beheren en koppelen aan het

betreffende zaakdossier. Dit blijkt ook uit het gegeven dat gemeenten niet louter alle

E-mail bewaren dan wel vernietigen. Mogelijk denken gemeenten hierbij vooral aan

de functionele e-mailbox.

Volgens de Archiefwet en de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 moet E-mail

(tijdelijk of permanent) worden bewaard. Kunt u aangeven of het volgende voor uw organisatie geldt?

(meerdere antwoorden mogelijk, n=151).

Archivering van relevante E-mail ervaart ruim de helft van de gemeenten (58%) wel

als een behoorlijk probleem. Grote en middelgrote gemeenten ervaren dit vaker als

probleem dan kleine gemeenten (groot: 76%, middelgroot: 71% en klein: 46%).

Gemeenten noemen verschillende redenen hiervoor. Twee worden vaak genoemd:

1. Verantwoordelijkheid voor het archiveren van e-mail ligt bij de medewerker

zelf en niet bij DIV. Maar de medewerker ontbreekt het aan voldoende

discipline en ziet niet altijd nut en noodzaak ervan in. Bovendien veronderstelt

het dat de medewerker een goede afweging kan maken welke e-mail

archiefwaardig is, en dit is niet altijd zo.

2. Het ontbreken van adequate technische voorzieningen en onvoldoende

integratie met het zaaksysteem en procesapplicaties.

“DIV heeft weinig zicht op of relevante e-mails in mailboxen van medewerkers door

hen worden gearchiveerd.”

“Medewerker is verantwoordelijk voor overhalen naar zaaksysteem/dms. Dit wordt

niet altijd even consistent gedaan.“

“Geen selectie, geen systeem van bepaling van relevantie voor dossiervorming,

gebrekkige zoekfuncties.”

“Men heeft geen besef dat dit onderdeel uitmaakt van het archief, de middelen om

dit makkelijk te archiveren zijn er niet, e-mail is apart archiefvraagstuk geworden.”

47

2

7

13

74

34

85

84

81

21

19

13

9

5

5

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

E-mailboxen van medewerkers die zijn vertrokken wordenvernietigd, ongeacht de inhoud en bewaartermijnen

E-mail van het management wordt bewaard, de restwordt vernietigd (capstone methodiek)

Alle e-mail wordt vernietigd na een bepaald tijdstip,ongeacht de bewaartermijn

Alle e-mail wordt bewaard, ongeacht de medewerker ofbewaartermijn

E-mail wordt in de regel als overheidsinformatie actiefbeheerd en gekoppeld aan het betreffende zaakdossier

Ja Nee Weet niet

Page 9: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

9

“Veel ongestructureerde informatie en nog geen adequate technische voorziening

ervoor ingericht.”

Gecontroleerde beheeromgeving Gemeenten hanteren meerdere gecontroleerde beheeromgevingen, gebruik

van zaaksystemen neemt toe

Het systeemlandschap om digitale informatie te beheren en op te slaan, blijkt niet

beperkt te zijn tot één systeem. Gemeenten maken gebruik van meerdere

beheeromgevingen en verschillende applicaties. DMS/RMA, specifieke

procesapplicaties en zaaksystemen worden het vaakst genoemd. Dit beeld komt

overeen met het beeld in 2016. Wel lijkt er een toename van het gebruik van

zaaksystemen zichtbaar. Het gebruik hiervan wordt in 2018 vaker genoemd

(respectievelijk 85% versus 70% in 2016). Het gebruik van het DMS/RMA blijft gelijk.

Gezien het gegeven dat doorontwikkeling van het DMS systeem voor de helft van

de gemeenten prioriteit heeft, mag verwacht worden dat het naast elkaar bestaan

van verschillende gecontroleerde beheeromgevingen voorlopig de praktijk blijft. Welke gecontroleerde beheeromgevingen zijn in de organisatie in gebruik om digitale informatie op te

slaan/beheren? (Meerdere antwoorden mogelijk n=151).

Gemeentegrootte

Grote en middelgrote gemeenten maken nagenoeg allemaal gebruik van

zaaksystemen (groot: 95%, middelgroot: 92%). Bij kleine gemeenten is dit vooralsnog

iets minder het geval (klein: 79%).

Ook voor het gebruik van specifieke procesapplicaties als gecontroleerde

beheeromgeving geldt dat grote en middelgrote gemeenten deze vaker gebruiken

(groot: 86%, middelgroot: 73% en klein: 60% t.o.v gemiddelde: 68%).

Tot slot gebruiken grote gemeenten ook vaker samenwerkingsruimten als

gecontroleerde beheeromgeving (43% versus 16% gemiddeld).

1%

6%

16%

68%

85%

88%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Geen van deze

Anders, namelijk

Samenwerkingsruimten

Specifieke procesapplicaties

Zaaksyste(e)m(en)

DMS/RMA

Page 10: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

10

Merendeel gemeenten hebben tenminste deels overzicht van alle

informatiesystemen waarin zich gecontroleerd te bewaren en te vernietigen

informatie bevindt

Volledig overzicht van alle informatiesystemen waarin zich gecontroleerd te

bewaren en te vernietigen informatie bevindt is vooralsnog bij een minderheid van

de gemeenten het geval (36%). De helft van de gemeenten zegt deels overzicht te

hebben van alle informatiesystemen. Nauwelijks overzicht van alle

informatiesystemen is daarentegen weinig aan de orde.

In hoeverre heeft u overzicht van alle informatiesystemen (applicaties) waarin zich gecontroleerd te

bewaren / te vernietigen informatie bevindt? (n=151).

Hanteren van de uniforme en gestandaardiseerde inkoopvoorwaarden

(GIBIT) gangbaar bij gemeenten

Het merendeel van de gemeenten maakt bij de inkoop van ICT producten en

diensten altijd of soms gebruik van de GIBIT. We kunnen hieruit opmaken dat het

GIBIT voldoende bekend is bij gemeenten. Interessant hierbij is bovendien dat van

deze totale groep gemeenten (n=119) bijna driekwart (73%) aangeeft dat hierbij ook

specifiek aandacht is besteed aan de ‘kwaliteitsnorm archivering’. Dit duidt er

mogelijk op dat het belang van goed archiveren breder in de organisatie

doordringt.

36 52 11 1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Volledig (meer dan 90%) Deels (meer dan 50%)Nauwelijks (meer dan 10%) Nog niet helemaal (minder dan 10%)

Page 11: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

11

Hanteert u de gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT), n=151?

Zoeken en vinden

Enterprise search faciliteiten mondjesmaat gebruikt

Het gebruik van Enterprise search faciliteiten als zoekfunctie, die over verschillende

systemen en bronnen kunnen zoeken, staat bij gemeenten nog in de

kinderschoenen. Slechts één op de vijf gemeenten (21%) beschikt op dit moment

hierover. Een even groot deel is voornemens dit in te gaan zetten. Zeker de helft is dit

vooralsnog niet van plan! Dit is enigszins opmerkelijk gezien het ontbreken van goed

overzicht van alle informatiesystemen waarin zich gecontroleerd te bewaren en te

vernietigen informatie bevindt.

Beschikt uw organisatie over Enterprise Search-faciliteiten (zoekfuncties die over verschillende systemen

en bronnen kunnen zoeken)? n=151.

Van de gemeenten die deze faciliteiten in huis hebben, geven de meeste aan dat

iedereen in de organisatie toegang heeft tot deze faciliteiten (65%). Bij enkele

gemeenten betreft het alleen de netwerkbeheerder (10%) dan wel een aantal

geselecteerde functionarissen waarbij het vervolgens weer afhangt van

vertrouwelijkheid en autorisatie wie dit is (10%).

58 21 5 17

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Ja, altijd Soms wel, soms niet Nee Weet niet

21 56 21 3

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Ja Nee We zijn voornemens Enterprise Search-faciliteiten in te gaan zetten Weet niet

Page 12: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

12

Openbaarheid en AVG/privacy

Gemeenten maken op verschillende terreinen informatie actief openbaar.

Men spreekt van actieve openbaarheid als de overheid informatie die openbaar is

‘uit eigen beweging’ beschikbaar stelt, bijvoorbeeld door publicatie of ontsluiting op

internet. Het gaat hier om informatie die niet wettelijk verplicht gepubliceerd moet

worden.

Actieve openbaarheid vindt bij gemeenten plaats. Slechts enkele gemeenten

geven aan (nog) helemaal geen informatie actief openbaar te maken. Op het

terrein van besluitvorming (Vergaderstukken, Besluitenlijst B&W en de agenda) en

uitvoering (vergunningen) is dit vrij gangbaar. Ook op het terrein van beleid en

verantwoording vindt openbaarheid actief plaats, zo worden de jaarrapportages

actief openbaar gemaakt. Minder gangbaar is vooralsnog het actief openbaar

maken van financiële informatie (open spending, jaarplannen) en Wob-verzoeken.

Het wetsvoorstel Wet open overheid stelt actieve openbaarmaking van dergelijke

informatie verplicht. Wanneer deze wet wordt ingevoerd zal dit impact hebben op

de gemeenten.

Gemeentegrootte

Grote en middelgrote gemeenten maken vaker dan gemiddeld de agenda van

B&W actief openbaar (groot: 67%, middelgroot: 57%, klein: 41% t.o.v gemiddeld:

50%). Daarnaast maken grote gemeenten vaker dan gemiddeld

inkoopinformatie/informatie over gunning actief openbaar (38% versus 21%

gemiddeld).

De gemeente kan door actieve openbaarmaking bijdragen aan de transparantie van het openbaar

bestuur. Welke categorieën informatie worden actief openbaar gemaakt in uw organisatie?( meerdere

antwoorden mogelijk, n=151).

3%

10%

10%

15%

17%

18%

21%

22%

30%

34%

50%

54%

66%

82%

87%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wij maken (nog) geen informatie actief openbaar

Onderzoeksrapporten universiteiten en adviesbureaus

Wob-verzoeken

Weet niet

Inspectierapportages

Jaarplannen, ook van organisatieonderdelen

Inkoopinformatie, informatie over gunning

Beleidsevaluaties

Subsidie informatie

Open spending, begroting en realisatie

Agenda B&W

Jaarrapportages, verantwoordingsrapportages

Vergunningen

Besluitenlijst B&W

Vergaderstukken en ingekomen stukken, gemeenteraad

Page 13: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

13

Merendeel gemeenten stelt weleens beperkingen aan de openbaarheid bij

overbrenging van archieven naar archiefbewaarplaats

Beperkingen aan de openbaarheid bij de overbrenging van archieven naar een

archiefbewaarplaats komen voor bij gemeenten, zij het in beperkte mate.

Gemiddeld betreft het 5% van het totaal aantal overgebrachte inventarisnummers

(uitgedrukt in percentage van het aantal inventarisnummers ten opzichte van het

totaal aantal overgebrachte aantal inventarisnummers) en variërend van 1% tot 35%

van de gevallen.

Stelt u bij de overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats wel eens beperkingen aan de

openbaarheid? n=151

Beperkingen aan de openbaarheid vinden voornamelijk plaats op grond van de

persoonlijke levenssfeer en belangen derden.

72 12 16

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Ja Nee Weet niet

26%

61%

93%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Staatsveiligheid of belang van de Staat en zijnbondgenoten

Belangen derden

Persoonlijke levenssfeer

n=109

Page 14: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

14

Waardering en selectie

De selectielijst 2017 is nagenoeg bij alle gemeenten, in een of meerdere

systemen geïmplementeerd

Gemeenten hebben nagenoeg allemaal de selectielijst geïmplementeerd in een

van hun systemen, hoofdzakelijk in hun zaaksysteem en het DMS/RMA.

Voornamelijk grote gemeenten hebben de selectielijst in hun procesapplicaties

geïmplementeerd (43%). Aan de gemeenten die aangeven dat de selectielijst is

geïmplementeerd in hun procesapplicaties (13%), is gevraagd voor hoeveel

procesapplicaties dit is gebeurd (uitgedrukt in een percentage van het totaal aantal

procesapplicaties in de organisatie). Gemiddeld is de selectielijst in 40% van de

procesapplicaties geïmplementeerd.

Sinds 1 januari 2017 is de selectielijst 2017 van kracht waarmee bewaartermijnen van archiefbescheiden

zijn vastgesteld. Is de selectielijst geïmplementeerd (geautomatiseerd) in een of meer van de volgende

systemen bij uw organisatie? (Meerdere antwoorden mogelijk)

1%

6%

11%

13%

62%

71%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Weet niet

Anders, namelijk

Geen van deze bovenstaande drie

Procesapplicaties

DMS/RMA

Zaaksyste(e)m(en)

Page 15: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

15

Een op de vijf gemeenten past de Hotspot-monitor toe

Het gebruik van een hotspot-monitor, waarmee systematisch bijzondere

gebeurtenissen te identificeren zijn, is momenteel bij een op de vijf gemeenten in

gebruik.

Hanteert u een hotspot-monitor?

Metagegevensschema

Helft gemeenten metagegevensschema volgens TMLO opgesteld

Het zogeheten Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) draagt bij

aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen

overheden. Decentrale overheden wordt geadviseerd het TMLO op te nemen in hun

referentiearchitectuur en de standaard te implementeren in hun informatiesystemen

(TMLO, 2015).

Ten tijde van de 1-meting was het TMLO een vrij nieuwe standaard. Dit verklaarde

destijds mogelijk de uitkomst. Twee jaar later zou een toename van dit percentage

te verwachten zijn. Echter, dit is niet het geval. Eerder lijkt het op een afname te

duiden (51% van de gemeenten geeft namelijk aan het metagegevenssysteem

volgens het TMLO op te stellen, versus 63% in 2018, maar dit is geen significante

afname). Mogelijk ligt de oorzaak van de ontbrekende toename in het gebruik van

het TMLO in de hanteerbaarheid van het instrument. Is het metagegevensschema volgens het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden)

opgesteld?

20 66 15

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Ja Nee Weet niet

51 41 8

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Ja Nee Weet niet

Page 16: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

16

Ten opzichte van 2016 is tevens een afname zichtbaar in de mate waarin het

metagegevensschema in de organisatie is geïmplementeerd. In 2018 geven meer

gemeenten aan dit voor nog geen enkel proces te hebben gedaan dan in 2016

(26% versus 10% in 2016). Net als in 2016 loopt dit beeld wel sterk uiteen onder

gemeenten.

Voor hoeveel processen is het metagegevensschema in de organisatie geïmplementeerd?, n=151

7

10

22

26

11

22

15

28

26

10

18

4

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

2018

2016

Voor alle processen Voor bijna alle processen

Voor de helft van de processen Voor enkele processen

Voor nog geen enkel proces Weet niet

Page 17: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

17

Archiefbewaarplaats

In eigen beheer of bij een Streek- of Regionaal Archief blijft primaire keuze

Gemeenten hebben de archiefbewaarplaats relatief vaak bij een Streek of

Regionaal Archief ondergebracht. Voor grote gemeenten geldt dit overigens niet

(19% versus 48% gemiddeld), zij hebben de archiefbewaarplaats vaker in eigen

beheer (79% versus 35%).

Er lijkt een toename zichtbaar ten opzichte van 2016 (37% naar 48%) in de

onderbrenging bij een Streek of Regionaal Archief en een als het gaat om het

onderbrengen bij een van de Regionaal Historische Centra (van 23% in 2016 naar

15% in 2018). Het in eigen beheer hebben is gelijk gebleven. Op welke wijze heeft u uw archiefbewaarplaats georganiseerd en ondergebracht?, n=151

35 15 48 2

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

In eigen beheer via een eigen archiefbewaarplaats of archiefdienst

Een van de elf Regionaal Historische Centra waarvan het Nationaal Archief in het bestuur deelneemt

Bij een Streek- of Regionaal Archief

Anders, namelijk

Page 18: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

18

E-depotvoorziening: Gemeenten schuiven op van de oriëntatiefase naar

invoering en gebruik.

Ten opzichte van 2016 lijkt een verschuiving opwaarts te zien ten aanzien van het

gebruik van e-depotvoorzieningen. Een aantal gemeenten maakt hier al (voor een

deel) gebruik van voor de duurzame opslag en het beheer van digitale informatie.

Ook hebben steeds meer gemeenten meegedaan aan een pilot of bereiden zij zich

voor op de invoering ervan.

Kunt u aangeven in hoeverre binnen uw organisatie al gebruik wordt gemaakt van een e-

depotvoorziening? n=151

Gemeentegrootte

Grote gemeenten hebben vaker meegedaan aan een pilot (33% verus 12%

gemiddeld), maar zij zitten minder vaak in de fase van voorbereiding op de

implementatie (14% versus 28% middelgrote gemeenten en 34% kleine gemeenten).

Tot slot zijn de grote gemeenten wel vaker dan gemiddeld voor een deel

operationeel (14% versus 6%).

1 7

1

12

8

30

15

43

62

7

13 1

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

2018

2016

Operationeel voor alle relevante informatie

Operationeel voor een deel van de relevante informatie

Wij hebben meegedaan aan een pilot

Wij bereiden ons voor op de invoering

Wij zijn in de oriëntatiefase

Geen van deze

Weet niet

Page 19: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

19

Met de verschuiving richting het starten van de voorbereidingen krijgt de keuze voor

een leverancier ook iets meer contouren. Zo lijkt er een voorkeur voor een van de elf

RHC’s en een Streek- of Regionaal archief. Tegelijk is het voor drie op de tien

gemeenten nog niet duidelijk wie de leverancier wordt (24% nader te bepalen en 5%

weet niet).

Wie is uw (beoogde) leverancier van het e-depot (Meerdere antwoorden mogelijk)?

1%

1%

2%

4%

5%

14%

24%

27%

34%

5%

1%

6%

6%

6%

30%

34%

32%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Stadsarchief Rotterdam

Stadsarchief Amsterdam

Anders, namelijk

Zelf e-depot voorziening georganiseerd

Weet niet

Marktpartijen

Nader te bepalen/nog onbekend

Een van de elf RHC's met Nationaal Archief inbestuur

Streek- of een Regionaal archief

2016

2018

Page 20: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

20

Bijlagen

Page 21: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

21

Bijlage 1. Antwoorden open vragen

In dit hoofdstuk zijn de door de respondenten gegeven antwoorden op de open

vragen in de vragenlijst letterlijk overgenomen.

Vraag 1. Waar gaat in uw organisatie momenteel de grootste prioriteit naar uit bij

(digitaal) informatiebeheer? Anders, namelijk…

Processen (waarvan delen papier) in de organisatie digitaal maken

Zaakgericht werken

Zaakgericht werken met gewenst gedrag (cultuur verandering)

Bevorderen digitale vaardigheden

Aansluiten op e-depot

Gebruikersondersteuning zaaksysteem

Doorontwikkeling zaakgericht werken

Implementatie nieuw zaaksysteem

Digitaal zaakgericht werken

Basis in brede zin op orde proberen te brengen + creëren van

informatiebeleid + pve voor samenwerkingsplatform

koppelen van systemen

De niet zaakgerichte werkprocessen

Op alle punten wordt inzet gepleegd. Het is moeilijk om aan te geven waar

de grootste prioriteit ligt.

Koppelingen backofficesystemen met zaaksysteem

Controle digitaal archief

Digitalisering

Implementatie Zaakgerichtwerken / PvE Zaaksysteem

Zaakgericht werken

GGK sociaal domein, ensia, AVG

Volledig digitaal werken

Doorontwikkeling (digitale) dienstverlening

Digitaal vernietigen

Vraag 4: Kunt u aangeven waarom u de archivering van relevante e-mail een

probleem vindt?

Omdat email ook archiefwaardige informatie bevat en ook informatie die in

dossiers thuis hoort. Daarbij is er een maximum aan opslagcapaciteit

beschikbaar.

Niet iedere medewerker heeft in deze fase de mogelijkheid relevante e-mail

toe te voegen aan het digitale dossier. Voor deze groep is de organisatie

afhankelijk van aanlevering.

DIV heeft weinig zicht op of relevante e-mails in mailboxen van medewerkers

door hen worden gearchiveerd.

Medewerker is verantwoordelijk voor overhalen naar zaaksysteem/dms. Dit

wordt niet altijd even consistent gedaan

Page 22: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

22

Het decentrale karakter van e-mailboxen maakt dat voor een groot gedeelte

de behandelend ambtenaar verantwoordelijk is voor de afweging welke e-

mail archiefwaardig is. De afwegingscriteria zijn soms onduidelijk.

Samenspel en samengaan van technische voorziening, spelregels en houding

en gedrag.

De discipline van iedere medewerker (gedrag) om dit ook actief te doen is

een uitdaging

Omdat er geen zicht hebt op wat er bij individuele medewerkers binnenkomt.

Er is op dit moment nog 'open' standaard bestandsformaat waarin e-mail

opgeslagen kan worden. Hiermee is de digitale duurzaamheid een

aandachtspunt.

Veel medewerkers drukken de e-mail af en sturen deze fysiek naar DIV, zij

werken nog met een DMS waar nog niet zaakgericht gewerkt wordt. Andere

medewerkers voegen e-mails soms toe aan het zaaksysteem. De hybride

situatie van een DMS en een zaaksysteem zit de afdeling Informatie

management behoorlijk dwars. Zaakgericht werken is totaal niet geland bij

een groot deel van de gemeentemedewerkers.

Veel ongestructureerde informatie en nog geen adequate technische

voorziening ervoor ingericht.

Techniek is uitbesteed

grote massa, geen selectie, geen systeem van bepaling van relevantie voor

dossiervorming, gebrekkige zoekfuncties, hoop onzin tussen belangrijke

stukken, veel dubbele stukken, groeit tegen de klippen op

Momenteel zit er geen beheer op en is het aan de eindgebruiker hoe ermee

overweg gegaan wordt.

Mail kan opgeslagen worden bij een zaakdossier in het zaaksysteem, het is

aan de behandelaar om dit te doen.

In de meeste gevallen gebeurt dit ook prima, maar wordt toch nog wel eens

(deels) vergeten of niet correct gedaan.

Het zwakke punt zit in mail die betrekking heeft op een bepaalde zaak, maar

niet direct bij de behandelaar terecht komt. In die gevallen kan het gebeuren

dat men niet in de gaten heeft dat de mail bij een zaak hoort, en archiveert

deze niet.

Door het niet structureel toepassen van de archiveringsregels, lopen we kans

op informatieverlies. E-mail kan (zoals het nu nog is ingericht) een belangrijke

rol spelen bij het completeren van zaken en verantwoordingsinformatie. Dat

hebben we deels op orde, maar we hebben vanuit DI geen grip op alle e-

mail verkeer en de verwerking daarvan.

Medewerkers gebruiken alleen hun mailadres op eigen naam. Daarin worden

ook afspraken vastgelegd, die dus niet in het DMS terecht komen.

Mails in onze centrale box worden wel geregistreerd en verwerkt als zaak. Met

name voor bestuurders zijn er mogelijk integriteitsrisico's door het niet

vastleggen van mailwisselingen. We hebben meerdere emailaccounts.

officieel dienen werkgerelateerde mails binnen te komen bij het centrale

mailadres [email protected], in de praktijk komen ze echter ook

Page 23: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

23

binnen op specifieke mailadressen (voorlichting, burgerlijke stand,

aanbesteding etc.) en bij medewerkers op het persoonlijk account bij de

gemeente. Alleen de eerste categorie wordt automatisch in ons DMS

opgenomen en als inkomende brief verwerkt. Bij de overige mails is eea dus

afhankelijk vd discipline van de medewerker in kwestie.

Er komt veel email binnen bij de gemeente maar ik heb niet het gevoel dat

alle relevante e-mails ook daadwerkelijk worden doorgestuurd naar het

archief voor permanente of tijdelijke archivering.

Er is nog geen eenduidige en bevredigende oplossing van het probleem. De

huidige oplossingen zijn grofmazig en leiden tot verlies van (te bewaren)

informatie. Tevens zijn de hoeveelheden amper te overzien.

Nog niet alle mail komt op één centraal punt terecht, er zijn meerdere

mailadressen. Dit is bekend en hier wordt beleid voor gemaakt.

Is zwaar afhankelijk van discipline van medewerkers.

Verantwoording voor archivering van mails gericht aan mailadres

medewerkers ligt bij de betreffende medewerkers. Deze kunnen niet altijd

inschatten of een mail relevant voor archivering is. Bovendien is het niet

onwaarschijnlijk dat zij door de waan van de dag niet altijd aan het volgen

van de juiste procedure voor mailarchivering toekomen.

heeft te maken met bewustzijn van medewerkers, dat is complex

Omdat het compliance van de medewerkers vraagt en die zien lang niet

altijd nut en noodzaak in het archiveren van e-mailberichten.

e-mail die niet via het centrale e-mailadres van de organisatie binnenkomt

wordt mogelijk niet aan een zaak gekoppeld.

- Nog geen volledige toevoeging van mail aan zaakdossier

- Nog geen adequate doorvoering van bevoegdheden bij (her)inzage

- Nog geen integraal onderdeel van dossiervorming en archiefbeheer

Email is een communicatiemiddel met relevante informatie, dat net als

andere communicatiemiddelen beheerd dient te worden.

e-Mail systeem is geen archief (heeft geen archieffunctionaliteit aan boord)

maar vaak wel zo gebruikt. Daarnaast is het niet gekoppeld aan het

zaaksysteem.

Relevante mails worden regelmatig niet opgeslagen in het zaaksysteem.

Het uitfilteren van informatie/documenten die langdurig of permanent te

bewaren processen betreffen

Probleem is bewustwording bij gebruiker.

Bewustzijn om relevante zaak e-mails op te slaan bij een zaak ontbreekt vaak.

Door de implementatie van het zaaksysteem wordt er veel vanuit het

zaaksysteem gemaild, waardoor directe dossiervorming plaatsvindt. Doordat

we nog in een overgangssituatie zitten wordt er ook nog vanuit outlook

gemaild. Ondanks de mogelijkheid om ook deze e-mails in het dossier op te

nemen, gebeurt dit nog niet altijd.

Er is nauwelijks grip te krijgen op de grote hoeveelheid mail

Page 24: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

24

Er is geen controle op mogelijk, anders dan bijvoorbeeld bij "post".

Relevante email kan niet automatisch gearchiveerd worden. Teveel

handelingen nodig door medewerkers.

E-mailverkeer is vluchtig waardoor er veel e-mailcorrespondentie is en door

het ontbreken van een geautomatiseerde oplossing kost het veel tijd om dit

handmatig te beheren.

Is geen gestructureerde informatie. Dit wil je zoveel mogelijk voorkomen. Er zijn

meer geschikte kanalen voor communicatie. Net zoals de brief bij de

digitalisering zou de mail tot een minimum beperkt moeten worden in de

organisatie.

Er is een grote hoeveelheid mail. Dit leidt tot veel tijdverlies bij de

dossiervorming en de selectie. Mensen moeten veel keuzen maken qua

relevantie.

Niet alle relevante e-mail komt centraal binnen; de medewerkers bepalen

dan zelf of het aan de zaak moet worden toegevoegd. Bovendien is de

koppeling tussen mail en zaaksysteem/DMS niet optimaal.

Ja, bewustwording medewerkers verhogen dat dit onderdeel uitmaakt van

een zaak. Is niet privé.

Het is erg afhankelijk van het individu of op de juiste wijze met mail wordt

omgegaan.

Het is niet duidelijk in welke mate medewerkers e-mail in zaakdossiers

opnemen. Daarvoor zijn technische middelen ingericht (een uploadknop),

maar controle is er niet.

Er zijn nu totaal geen regels en de relevante data is niet beschikbaar in het

proces

Sommige mensen voegen het netjes bij het zaakdossier. Sommige ook niet. Dit

heeft ook te maken met digitale vaardigheden en bewustwording.

Men heeft geen besef dat dit onderdeel uitmaakt van het archief, de

middelen om dit makkelijk te archiveren zijn er niet, e-mai is apart

archiefvraagstuk geworden

E-mail kan hier (nog ) bij de medewerker binnenkomen op zijn eigen

(gemeentelijke) e-mail adres.

De ambtenaar moet zelf beoordelen of een (belangrijke) e-mail in het

zaaksysteem moet worden ingeboekt. Hij moet de mail dan doorsturen naar

het postteam waar het wordt ingeboekt in het zaaksysteem. De vraag is of dit

ook altijd wordt gedaan.

Belangrijke email wordt niet altijd bij de zaak opgeslagen. Deze blijven vaak in

de mailbox van de betreffende medewerker staan. Dit leidt tot onvolledige

dossiers.

Geen zicht op en weten dus ook niet of er documenten inzitten die bewaard

moeten blijven.

Gebruik persoonlijke mailboxen

Niet alle individuele medewerkers lijken te zijn doordrongen van het feit dat

formele mail voor registratie en archivering moet komen en dat de 'eigen'

mailbox niet bestemd is voor blijvende opslag van mailberichten.

Page 25: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

25

Omvang, gebrek aan structuur, gebrek aan discipline om relevante mails toe

te voegen aan zaken

Het is aan de eindgebruikers of een mail relevant is en in het zaaksysteem

opgenomen moet worden. Twijfel aan de discipline daartoe en of altijd de

juiste inschatting wordt gemaakt.

Niet iedereen is zich bewust dat archivering belangrijk is met betrekking tot de

e-mails.

Geen grip op mailboxen medewerkers. Daarnaast is het een gedrag kwestie.

Opslag is mail is complex en tijdrovend.

Diverse redenen:

Bewustwording bij medewerkers mbt email als communicatiekanaal en de

waarde van uitspraken in email

Opslag van email in zaaksysteem vs email opslag/archivering vs

verwijderen/vernietigen

Verantwoordelijkheid ligt bij de zaakeigenaar om de relevante e-mails in hun

zaak te zetten. het blijft een drempel om dit consequent te doen waardoor er

toch veel informatie niet in het zaaksysteem terecht komt uit de e-mails.

Omdat dit staat of valt met medewerkersdiscipline en er dus een

afhankelijkheid is van deze discipline of e-mail wel of niet gearchiveerd wordt

bij een zaak. Dat is ook bijna niet te controleren. Past binnen groter probleem

van digitale volledigheid. Beheer van e-mails vindt vaak ook nog plaats in

mailboxen.

Omdat er geen beheer door DIV plaatsvindt op de individuele mailboxen van

de medewerkers

Email wordt nog te veel buiten het zaaksysteem bewaard en daardoor is er

geen compleet inzicht

Er is grip op de e-mail via het centrale e-mailadres.

Er is geen grip op de e-mail in de persoonlijke mailboxen. Dat is de

verantwoordelijkheid van de medewerker zelf om deze te (laten) registeren,

wat te weinig gebeurt.

Niet centraal binnengekomen email kan belangrijke informatie bevatten,

maar wordt lang niet altijd in het zaaksysteem/dms opgenomen door de

ontvanger.

Het is bij ons de taak van de medewerker om de email ontvangen op zijn

emailadres aan de zaak in het DMS toe te voegen, er is geen inzicht of dit

consequent gebeurt.

Centraal ontvangen email voor onze gemeente (bij DIV) wordt wel aan het

zaakdossier toegevoegd waarop ook archiefbeheer wordt toegapast.

Omdat dit energie van medewerkers vraagt. Zij moeten hier actief mee aan

de gang.

Er zijn veel handelingen nodig om een e-mail op te nemen in zaaksysteem.

Daardoor wordt de medewerker niet gestimuleerd om dit uit te voeren.

Verantwoordelijk voor de email-box van de medewerker is

verantwoordelijkheid van de betreffende medewerker. Kun je dus ook moeilijk

grip op krijgen en moet je als organisatie op vertrouwen dat deze goed wordt

Page 26: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

26

opgeslagen in het DMS/zaaksysteem. De algemene mailbox van de

gemeente wordt wel goed gearchiveerd

In onze organisatie komt e-mail op naam van de ambtenaar binnen en wordt

ook verzonden op zijn/haar naam. Beheer wordt daardoor ondoenlijk. Mail

wordt bewaard op een aparte mailserver en kan in noodgevallen worden

doorzocht, maar correct beheer is niet mogelijk.

Er is wel een mogelijkheid om mail bij de zaak in het zaaksysteem te plaatsen,

maar dat kan niet worden afgedwongen.

Verlies van relevante informatie voor het archief.

er is onduidelijkheid over en weg gooien is lastig.... dus de berg mail groeit

centraal ontvangen mail ([email protected]) wordt gekoppeld aan een zaak

waarmee retentietijd is geborgd. Het is niet duidelijk hoe collega's omgaan

met mail ontvangen in hun werkmail.

E-mailboxen zijn persoonlijk, en mede om privacy wetgeving (maar ook

omdat het veel te veel werk zou zijn) mogen wen iet zo maar in andermans

mailboxen kijken. Daarbij zijn collega's niet consequent in het bewaren /

uploaden van hun emails voor archivering, ze zien hun outlook als een soort

van archiveringsomgeving.

Daarnaast is het e-mail format (.msg) irritant, omdat je door het plat te slaan

naar pdf informatie verliest. .MSG bestanden zijn echter niet duurzaam.

Voor mail welke ontvangen wordt in de persoonlijke mailboxen van

medewerkers, zijn wij (DIV) afhankelijk van het "archiveringsbewustzijn" van die

medewerkers. Het is voor medewerkers niet altijd duidelijk wat wel of niet

gearchiveerd moet worden.

Vooral het reply op reply is een probleem je archiveert hierdoor emails

verschillende malen .

Er is geen bewaar termijn, volgens archivaris moet op individueel email

worden geselecteerd. Advies vanuit archivarissen blijven uit om hier

pragmatisch mee om te gaan. AVG helpt ook niet om consistent beleid te

formuleren.

Medewerkers die vanuit het zaaksysteem werken, die mail wordt automatisch

gearchiveerd. Het probleem is dat niet alle mails vanuit een zaaksysteem

verstuurd worden ( bijvoorbeeld omdat er geen zaak is).

De mail van het management wordt als alle mail na einde dienstverband

vernietigd. De mails van het College (die er toe doen, hierop gaat selectie

worden toegepast), worden wel gearchiveerd.

E-mail betreft ook relevante archiefdocumenten. Door deze niet te archiveren

zijn de dossiers incompleet. Er is geen beleid op.

Relevante e-mails worden niet consequent opgeslagen. Daardoor bevinden

archiefwaardige e-mails zich op verschillende locaties.

Omdat het in de regel niet gebeurt. Men denkt dat Outlook ook goed is om

documenten in te bewaren. Een ander argument is dat in Outlook stukken

makkelijk te zoeken en te vinden zijn (en dat geldt niet voor het zaaksysteem).

Medewerkers zijn zich er te weinig van bewust dat e-mail onderdeel is van

een zaak/proces en daarom bewaard moet worden; hetzij tijdelijk, hetzij

Page 27: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

27

permanent. Door de inzet van handige tools wordt de drempel om e-mail te

registreren en te bewaren lager, maar het kan beter.

Beheersmatig gezien is e-mail een enorm probleem

Hoewel de regel is dat emails aan de desbetreffende zaak worden

gekoppeld, gebeurt dit vaak niet.

De verantwoordelijkheid om een e-mail te registreren ligt bij de ambtenaar.

Niet alle e-mail zijn archief waardig en zijn vaak een kopie (CC). De keuze en

werkzaamheden die dit met zicht meebrengt bepaald ook of men iets

registreert. Hierdoor worden e-mails niet geregistreerd en worden ze te lang

bewaard of vernietigd.

Op dit moment wordt relevante archiefinformatie uit e-mails niet op de juiste

manier bewaard.

Het is moeilijk om mensen bewust te maken van het belang van email als

archiefbescheiden en het gewenste gedrag te realiseren.

Onvoldoende integratie met zaaksysteem en procesapplicaties.

onvoldoende bewustwording bij medewerkers in de organisatie.

- Heel veel archiefwaardige informatie in de mail (toegankelijkheid en beheer

archief is niet optimaal) - AVG en beveiliging niet gewaarborgd

Medewerker moet zelf bewust zijn over archivering/vernietiging van email

Vraag 5: Welke gecontroleerde beheeromgevingen zijn in de organisatie in gebruik

om digitale informatie op te slaan/beheren? Anders, namelijk….

Intranet, Netwerk

Sharefile

Vergaderapplicatie iBabs

Filetrack

Afdelingsschijven

Alleen het DMS/RMA is gecontroleerd de rest bevat informatie maar niet

gecontroleerd

Netwerkschijven

Intranet

Samenwerkingsomgeving

Vraag 10: Wie in uw organisatie heeft toegang tot de Enterprise Search-faciliteiten?

Anders, namelijk….

Iedereen, maar zoekresultaten afhankelijk van vertrouwelijkheid en autorisatie

Page 28: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

28

Vraag 15: Sinds 1 januari 2017 is de selectielijst 2017 van kracht waarmee

bewaartermijnen van archiefbescheiden zijn vastgesteld. Is de selectielijst

geïmplementeerd (geautomatiseerd) in een of meer van de volgende systemen bij

uw organisatie? Anders, namelijk….

Nieuw DMS wel

EMC

op zaaktypeniveau

moet worden verwerkt in het zaaksysteem

analoge dossiers

nog niet, bij volledig zaaksgewijs werken wat later dit jaar wordt ingevoerd is

selectielijst geïmplementeerd

geautomatiseerde koppeling tussen iNavigator en het zaaksysteem

Zijn we nog mee bezig

proberen dit nu in zaaksysteem

Vraag 19: Op welke wijze heeft u uw archiefbewaarplaats georganiseerd en

ondergebracht? Anders, namelijk….

Bij ons eigen Archief dat een regionale functie heeft

Eigen beheer en huur

Wij zijn een samenwerkingsverband, een deel van het archief zit in een eigen

bewaarplaats, een deel bij een andere archiefdienst

Vraag 21: Wie is uw (beoogde) leverancier van het e-depot? Anders, namelijk….

Samen met BLNP gemeenten

Oriëntatie op interne oplossing binnen bestaande beheersorganisatie

De Ree

Vraag 22: Wat is uw functie/werkdomein? Anders, namelijk….

CISO

Manager Gegevensmanagement en DI

DIV/Archief adviseur

Staf

Adviseur Informatiemanagement

Facilitair management (incl I&A en DIV)

CIO

Senior adviseur informatiemanagement

Integrale Informatie Voorziening

Gezamenlijk ICT en Gemeentearchief

Page 29: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

29

23. Waar is in uw organisatie de uitvoering van het informatiebeheer belegd?

Combinatie ICT en DIV

DIM en SSC

Team informatievoorziening

Bij 2 teams. Gegevensmanagement en Informatieadvies en automatisering

Valt onder de afdeling Personeel, Organisatie en Informatiebeleid, daarin zijn

de clusters DIV en Informatiemanagement samen opgenomen

IM, ICT en DIV

Combi van DIV en lijnorganisatie

Dienstverlening

Valt binnen de gemeenschappelijke regeling BVO De Connectie

DIV / Informatiemanagement

Combinatie div en proceseigenaren

CIO

Informatiebeheer (voorheen DIV)

Samenwerkingsverband met drie gemeenten DOWR

Domein Informatievoorziening

Integrale Informatie Voorziening

Gezamenlijk bij ICT en Post & Archiefzaken

DIV + ICT

I&A

DIV en ICT (applicatie beheer) gezamenlijk

25. U heeft alle vragen ingevuld. Heeft u tot slot nog opmerkingen naar aanleiding

van deze vragenlijst?

Vragen rondom e-mailarchivering en vernietiging zijn Multi-interpretabel.

De insteek van de vragen komen mij vrij divers over. Ik kan er geen directe

onderzoekslijn in ontdekken. Aantal aspecten komen (bijna) niet aan de orde.

Ben benieuwd naar het resultaat en hop daar zeker kennis van te nemen.

De vragen zijn niet eenduidig te interpreteren en als gevolg daarvan niet

goed te beantwoorden. Bijvoorbeeld: - Vindt u de archivering van relevante

e-mail een probleem? Archivering hoeft niet als probleem beschouwd te

worden op het moment dat duidelijk is hoe daar mee omgegaan kan

worden. Probleem zit meer in de beschikbare technische mogelijkheden. -

Welke gecontroleerde beheeromgevingen zijn in de organisatie in gebruik om

digitale informatie op te slaan/beheren? Onder een gecontroleerde

beheeromgeving verstaan wij een informatiesysteem (applicatie) dat over de

functionaliteiten beschikt om informatieobjecten tot het moment van

verwijdering duurzaam te beheren, te behouden en beschikbaar te stellen.

Zolang de digitale informatie in het bronsysteem en opvolgers beschikbaar

blijft, de beheerprocessen daarom heen op orde zijn blijft het behouden etc.

Alleen de meeste systemen voldoen niet helemaal aan de NEN 2082 en dan

vooral op het onderdeel vernietiging. - In hoeverre heeft u overzicht van alle

Page 30: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

30

informatiesystemen (applicaties) waarin zich gecontroleerd te bewaren/te

vernietigen informatie bevindt? De vraag moet meer zijn in hoeverre er een

overzicht is van gegevens in relatie tot processen en bewaartermijnen en in

welke systemen deze aan te treffen zijn. - Sinds 1 januari 2017 is de selectielijst

2017 van kracht waarmee bewaartermijnen van archiefbescheiden zijn

vastgesteld. Is de selectielijst geïmplementeerd (geautomatiseerd) in een of

meer van de volgende systemen bij uw organisatie? De toevoeging

geautomatiseerd is verwarrend. Implementatie kan plaats hebben gevonden

of er nu wel of niet via algoritmes selectie- en vernietigingsacties uitgevoerd

kunnen worden. Bijvoorbeeld genereren overzichten en na genereren

overzichten op basis daarvan al dan niet handmatig vernietigen. - Is het

metagegevensschema volgens het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering

Lokale Overheden) opgesteld? Volgens het TMLO opgesteld is een

verwarrende omschrijving waar heel snel een nee op zal volgen. Vaak zal het

schema verwijzen naar de relevante onderdelen van het TMLO. - Wie is uw

(beoogde) leverancier van het e-depot? Deze vraag suggereert dat er geen

andere mogelijkheden zijn dan het via een externe (leveranciers)partij binnen

halen van een externe oplossing. Is een beetje redeneren vanuit een

papieren context. Er zijn meer mogelijkheden, bijvoorbeeld inpassen in de

bestaande beheerorganisatie en gebruikmakend van bestaande

functionaliteiten en opslagfaciliteiten al dan niet in samenwerking met andere

overheidsorganisaties. - Waar is in uw organisatie de uitvoering van het

informatiebeheer belegd? Geen vraag naar waar het informatiebeleid is

belegd? Bijvoorbeeld rol van een CIO oid?

Sommige vragen zijn zwart-wit gesteld, bijvoorbeeld het verwijderen van

emailboxen. hierop is geen toelichtingsveld om nuances aan te brengen. ik

vraag mij af of hiermee de juiste interpretaties uit de data gehaald kan

worden.

We constateren binnen onze organisatie dat we nog heel veel werk te doen

hebben en het zou helpen als hele concrete hulpmiddelen makkelijk

beschikbaar zijn om van te leren, zoals: ervaringen + concrete producten tav

TMLO, zaaktypecatalogus, protocol mbt email/internet, veranderplannen tbv

informatiebeheer, wijze van invulling van eigenaarschap (product owner

applicaties), wijze van invulling key-user/ digibuddies. En zo zijn er

waarschijnlijk nog veel meer voorbeelden. Het is ook goed om misschien

thema-dagen te houden voor uitvoerend personeel, ipv alleen voor

managers en adviseurs.

Nee, wel naar de uitkomsten. Wanneer komen deze beschikbaar?

Zutphen is de mooiste stad van Nederland - u moet er nodig naar toe.

Goeie vragen

We willen graag terugkoppeling over de resultaten

De gemeente is nu aan de slag met een groot inventarisatieproject. Naar

aanleiding hiervan zullen verbeterpunten en oplossingen naar voren komen.

Ik weet niet zeker of ik alle vragen juist heb ingevuld.

DIV en informatiebeheer is bij ons 1 afdeling

Page 31: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

31

Sommige vragen vergen een zorgvuldig antwoord waarbij toelichting

behoort; die optie is er niet en daardoor kloppen de antwoorden niet geheel

bij de juiste weergave

Actieve bekendmaking = publiceren op de website. Grotendeels in het RIS

Hotspot monitor is in oprichting.

Een aantal aanvullende opmerkingen: Vraag 5: hierin is de functionaliteit

vernietiging niet genoemd. Veel procesapplicaties kunnen wel informatie

beheren, maar niet vernietiging (conform de archiefwet). Dit is een probleem

dat in het kader van de AVG (datalek door niet tijdig te vernietigen) groter

wordt. Vraag 13: percentage dat beperkt is in de openbaarheid. Hiervan is

het lastig om een schatting te geven. Wij denken > 10%. Een percentage over

het aantal beperkingen op de openbaarheid zegt niets of de beperkingen

correct zijn toegepast. Een archiefinstelling kan bijvoorbeeld door vervroegde

overdracht een groter percentage hebben, dan een andere instelling. Vraag

16: wij beschikken niet over een hotspotmonitor, wel over een trendanalyse.

Binnenkort is ook de eerste Historische maatschappelijke analyse een feit.

Ik werk in een kleine organisatie en daar is het verschil tussen

informatiebeheer en informatiebeleid niet zo scherp. Deze vraag vond ik dus

lastig te beantwoorden.

Ingevuld door I&A adviseur, Teammanager DIV, Informatiemanager

Page 32: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

32

Bijlage 2: Uitnodigingstekst

Geachte heer/mevrouw, Graag vragen wij uw medewerking aan een peiling naar de stand van zaken van het digitaal informatiebeheer in uw gemeente. Door deze peiling, die Stichting ICTU uitvoert in opdracht van VNG Realisatie met steun van het ministerie van BZK, beogen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop gemeenten bezig zijn met een aantal actuele thema’s op het gebied van digitaal informatiebeheer. Zoals archivering van e-mail, openbaarheid en duurzame toegankelijkheid. Deze informatie wordt benut voor de inzet vanuit VNG Realisatie en de VNG. Dit onderzoek vormt tevens een vervolg op de nulmeting die in 2016 is uitgevoerd in opdracht van het programma Archief 2020. Door periodiek gemeenten te bevragen beogen wij de ontwikkeling op het gebied van informatiebeheer in de tijd te volgen. De uitkomsten van het onderzoek komen beschikbaar voor de deelnemers aan het onderzoek. Op die manier is het voor u mogelijk een indruk te krijgen van uw eigen situatie ten opzichte van collega-gemeenten en wellicht nieuwe inzichten te verwerven in mogelijkheden en kansen voor het digitaal informatiebeheer in eigen huis. Uitvoering Het invullen van de vragenlijst duurt ongeveer 15 minuten. De uiterste datum voor het invullen van de vragenlijst is 26 april. Vanaf 27 april is de vragenlijst niet meer toegankelijk. Voor de beantwoording van de vragen adviseren wij intern uw informatiemanager, gemeentearchivaris en/of hoofd DIV te raadplegen. Door op onderstaande link te klikken, start u de vragenlijst. Start vragenlijst Alle antwoorden worden volledig anoniem verwerkt. De resultaten worden op geaggregeerd niveau gepresenteerd en zijn niet tot een individuele gemeente herleidbaar. Meer hierover kunt u lezen in de privacyverklaring. Presentatie We presenteren de (voorlopige) uitkomsten van het onderzoek op 1 mei. Tevens ontvangt u van ons de (digitale) rapportage van het onderzoek. Mocht u nog vragen hebben over de vragenlijst, dan kunt een bericht sturen aan [email protected]. Wij danken u bij voorbaat voor uw medewerking. Met vriendelijke groeten, ICTU, Lea Mazor VNG Realisatie, André Plat

Page 33: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

33

Bijlage 3: vragenlijst Peiling Digitaal informatiebeheer gemeenten

Status digitalisering informatiehuishouding

1. Waar gaat in uw organisatie momenteel de grootste prioriteit naar uit bij (digitaal)

informatiebeheer?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

□ Wegwerken papieren achterstand

□ Bewustwording creëren over belang goed digitaal informatiebeheer

□ Bevorderen gewenst gedrag

□ Actieve openbaarheid

□ Duurzaam toegankelijk maken van informatie

□ E-mail archivering

□ Privacy en veiligheid

□ Doorontwikkeling DMS systeem

□ Implementatie specifieke procesapplicaties

□ Doorontwikkeling/uitbreiding digitale balie en berichtenbox

□ Keteninformatisering en -architectuur

□ Overbrenging naar archiefbewaarplaats

□ Archivering samenwerkingsruimten

□ Anders, namelijk_____

Archivering e-mail

2. Volgens de Archiefwet en de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke

organen 2017 moet e-mail (tijdelijk of permanent) worden bewaard. Kunt u

aangeven of het volgende voor uw organisatie geldt?

Ja Nee Weet

niet

E-mail wordt in de regel als overheidsinformatie actief

beheerd en gekoppeld aan het betreffende

zaakdossier

Alle e-mail wordt bewaard, ongeacht de medewerker

of bewaartermijn

Alle e-mail wordt vernietigd na een bepaald tijdstip,

ongeacht de bewaartermijn

E-mail van het management wordt bewaard, de rest

wordt vernietigd (capstone methodiek)

E-mailboxen van medewerkers die zijn vertrokken

worden vernietigd, ongeacht de inhoud en

bewaartermijnen

Page 34: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

34

3. Vindt u de archivering van relevante e-mail een probleem?

Ja

Nee → naar vraag 5

Weet niet→ naar vraag 5

4. Kunt u aangeven waarom u dit een probleem vindt?

Gecontroleerde beheeromgeving

5. Welke gecontroleerde beheeromgevingen zijn in de organisatie in gebruik om

digitale informatie op te slaan/beheren?

Onder een gecontroleerde beheeromgeving verstaan wij een informatiesysteem

(applicatie) dat over de functionaliteiten beschikt om informatieobjecten tot het

moment van verwijdering duurzaam te beheren, te behouden en beschikbaar te

stellen.

(Meerdere antwoorden mogelijk)

□ DMS/RMA

□ Zaaksyste(e)m(en)

□ Specifieke procesapplicaties

□ Samenwerkingsruimten

□ Anders, namelijk_____

□ Geen van deze

6. In hoeverre heeft u overzicht van alle informatiesystemen (applicaties) waarin zich

gecontroleerd te bewaren/te vernietigen informatie bevindt?

Volledig (meer dan 90%)

Deels (meer dan 50%)

Nauwelijks (meer dan 10%)

Nog niet helemaal (minder dan 10%)

Weet niet

7. Hanteert u de gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)?

De GIBIT betreft een set uniforme en gestandaardiseerde inkoopvoorwaarden die

gemeenten kunnen gebruiken bij de inkoop van ICT Prestaties, ontwikkeld door de

VNG. Het omvat alle producten en/of diensten die gemeenten op het gebied van

ICT verwerven.

Ja, altijd

Soms wel, soms niet

Nee → naar vraag 9

Weet niet → naar vraag 9

Page 35: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

35

8. Is er specifiek aandacht besteed aan de kwaliteitsnorm archivering?

Ja

Nee

Weet niet

Zoeken en vinden

9. Beschikt uw organisatie over Enterprise Search-faciliteiten?

Dit zijn zoekfuncties die over verschillende systemen en bronnen kunnen zoeken.

Ja

Nee →naar vraag 11

We zijn voornemens Enterprise Search-faciliteiten in te gaan zetten → naar

vraag 11

Weet niet → naar vraag 11

10. Wie in uw organisatie heeft toegang tot de Enterprise Search-faciliteiten?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

□ Netwerkbeheerder

□ Een aantal geselecteerde functionarissen, namelijk_____

□ Iedereen in de organisatie

□ Alleen de WOB-functionaris

□ Anders, namelijk_____

□ Weet niet

Openbaarheid

11. De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 15 dat bij de formele overbrenging van

archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats beperkingen aan de openbaarheid

kunnen worden gesteld. Stelt u bij de overbrenging van archieven naar een

archiefbewaarplaats wel eens beperkingen aan de openbaarheid?

Ja

Nee → naar vraag 15

Weet niet → naar vraag 15

12. Op welke gronden stelt u wel eens beperkingen aan de openbaarheid?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

Page 36: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

36

□ Persoonlijke levenssfeer

□ Belangen derden

□ Staatsveiligheid of belang van de Staat en zijn bondgenoten

13. Hoe vaak komt het voor dat er beperkingen worden gesteld aan de

openbaarheid? Kunt u dit uitdrukken in een percentage van het aantal

inventarisnummers ten opzichte van het totaal aantal overgebrachte

inventarisnummers?

Noteer hier het percentage in een getal, bijvoorbeeld 50 staat voor 50 procent. Als

u het niet precies weet, probeert u dan een zo goed mogelijke schatting te maken.

__________ %

Weet niet

14. De gemeente kan door actieve openbaarmaking bijdragen aan de transparantie

van het openbaar bestuur. Welke categorieën informatie worden actief openbaar

gemaakt in uw organisatie?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

□ Wij maken (nog) geen informatie actief openbaar

□ Jaarplannen, ook van organisatieonderdelen

□ Onderzoeksrapporten universiteiten en adviesbureaus

□ Beleidsevaluaties

□ Jaarrapportages, verantwoordingsrapportages

□ Inspectierapportages

□ Open spending, begroting en realisatie

□ Inkoopinformatie, informatie over gunning

□ Subsidie informatie

□ Agenda B&W

□ Besluitenlijst B&W

□ Vergaderstukken en ingekomen stukken, gemeenteraad

□ Vergunningen

□ Wob-verzoeken

□ Weet niet

Page 37: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

37

Waardering en selectie

15. Sinds 1 januari 2017 is de selectielijst 2017 van kracht waarmee bewaartermijnen

van archiefbescheiden zijn vastgesteld. Is de selectielijst geïmplementeerd

(geautomatiseerd) in een of meer van de volgende systemen bij uw organisatie?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

□ DMS → naar vraag 16

□ Zaaksysteem → naar vraag 16

□ Procesapplicatie

□ Anders, namelijk_____ →naar vraag 16

□ Geen van deze → naar vraag 16

□ Weet niet → naar vraag 16

15. Kunt u aangeven bij hoeveel procesapplicaties de selectielijst 2017 is

geïmplementeerd? Kunt u dit aangeven in een percentage van het totaal aantal

procesapplicaties in uw organisatie?

Noteer hier het percentage in een getal, bijvoorbeeld 50 staat voor 50 procent. Als u

het niet precies weet, probeert u dan een zo goed mogelijke schatting te maken.

__________ %

Weet niet

16. Met een hotspot-monitor worden systematisch bijzondere gebeurtenissen of

kwesties (hotspots) geïdentificeerd, met het oog op het bewaren van informatie die

daar betrekking op heeft. Hanteert u een hotspot-monitor?

Informatie die aangemerkt is als te vernietigen, kan blijvend bewaard worden op

basis van artikel 5 lid sub e van het Archiefbesluit 1995.

Ja

Nee

Weet niet

Metagegevensschema

17. Is het metagegevensschema volgens het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering

Lokale Overheden) opgesteld?

Ja

Nee

Weet niet

Page 38: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

38

18. Voor hoeveel processen is het metagegevensschema in de organisatie

geïmplementeerd?

Voor alle processen

Voor bijna alle processen

Voor de helft van de processen

Voor enkele processen

Voor nog geen enkel proces

Weet niet

Archiefbewaarplaats

19. Op welke wijze heeft u uw archiefbewaarplaats georganiseerd en

ondergebracht?

In eigen beheer via een eigen archiefbewaarplaats of archiefdienst

Een van de elf Regionaal Historische Centra waarvan het Nationaal Archief in

het bestuur deelneemt

Bij een Streek- of Regionaal Archief

Anders, namelijk_____

Weet niet

20. Kunt u aangeven in hoeverre binnen uw organisatie al gebruik wordt gemaakt

van een e-depotvoorziening? Welk antwoord is op uw organisatie van toepassing?

Onder een e-depot verstaan wij een voorziening met functionaliteit voor de

duurzame opslag en het beheer van digitale informatie.

Wij zijn in de oriëntatiefase

Wij hebben meegedaan aan een pilot

Wij bereiden ons voor op de invoering

Het gebruik van ons e-depot is operationeel voor een deel van de relevante

informatie

Het gebruik van ons e-depot is operationeel voor alle relevante informatie

Geen van deze

Weet niet

21. Wie is uw (beoogde) leverancier van het e-depot?

□ Zelf e-depot voorziening georganiseerd

□ Een van de elf Regionaal Historische Centra waarvan het Nationaal Archief in

het bestuur deelneemt

□ Streek- of een Regionaal archief

□ Stadsarchief Rotterdam

□ Stadsarchief Amsterdam

□ Marktpartijen

Page 39: Peiling: Stand van zaken digitale informatiehuishouding bij … · Op basis van de uitkomsten van de peiling en in vergelijking met de eerdere meting zien wij : Gemeenten met veel

39

□ Nader te bepalen/nog onbekend

□ Anders, namelijk_____

□ Weet niet

Algemene vragen

22. Tot slot volgen nu enkele achtergrondvragen over uw organisatie en uw

werkdomein. Deze hebben tot doel om de generieke en geaggregeerde uitkomsten

beter te kunnen duiden op basis van karakteristieken van de organisaties.

Wat is uw functie/werkdomein?

Algemeen management

ICT management

Informatiebeleid

Informatiebeheer

Controller

Archivaris

DIV

Anders, namelijk_____

23. Waar is in uw organisatie de uitvoering van het informatiebeheer belegd?

DIV

ICT

Informatiemanagement

Proceseigena(ar)en/procesbeheerder(s)

Anders, namelijk_____

24. Wat is de personeelsomvang van uw organisatie in aantal fte?

Het gaat om personeel met een contract voor onbepaalde tijd en bepaalde tijd,

exclusief uitzendkrachten, stagiairs en externen.

Minder dan 150 fte

150 tot 300 fte

300 tot 500 fte

500 tot 1.500 fte

1.500 tot 3.000 fte

3.000 fte of meer

Weet niet

25. U heeft alle vragen ingevuld. Heeft u tot slot nog opmerkingen naar aanleiding

van deze vragenlijst?

VNG Realisatie gaat een onderzoek uitvoeren naar de behoeften en mogelijkheden

van een gezamenlijke e-depotfunctie. Indien u belangstelling heeft om hierin een

actieve bijdrage te leveren, kunt u dit kenbaar maken aan: [email protected]