PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARANjamkridariau.com/data/5.SistemPelaporan.pdf · Pedoman Etika...
-
Upload
nguyennguyet -
Category
Documents
-
view
228 -
download
0
Transcript of PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARANjamkridariau.com/data/5.SistemPelaporan.pdf · Pedoman Etika...
2017
PT JAMKRIDA RIAU Jl. Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru Phone/Fax : 0761-7871467
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM)
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 1
REVISI I - 16/01/2017
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 1 BAB I. PENDAHULUAN 2
1. Latar Belakang 2 2. Maksud dan Tujuan 3 3. Acuan Pedoman 3
4. Ruang Lingkup 4 5. Daftar Istilah 4
BAB II. KEBIJAKAN KEWENANGAN 7 1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan
Pelanggaran
7
2. Kewenangan Tim Pengelola Pelaporan pelanggaran 7
BAB III. PENGELOLAAN PELAPORAN PELANGGARAN 9
1. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran 9
2. Proses Penanganan Pelaporan 10
3. Administrasi Pelaporan 12
4. Tindak Lanjut dan Pemantauan 12
5. Penyampaian Tanggapan 13
6. Publikasi dan Sosialisasi 14
BAB IV. PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI 15
1. Perlindungan Pelaporan dan Terlapor 15
2. Apresiasi Pelapor 16
3. Sanksi 16
BAB V. PENUTUP 17
BAB VI. LAMPIRAN 18
Berita Acara Penelahaan Awal/Klarifikasi 19
Berita Acara Hasil lnvestigasi 20
Skema Proses Pelaporan Pelanggaran PT . Jamkrida Riau 21
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 2
REVISI I - 16/01/2017
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang :
PT Penjaminan Kredit Daerah Provinsi Riau disingkat dengan PT. Jamkrida Riau atau
Perusahaan berkomitmen untuk meningkatkan kualitas penerapan Good Corporate
Governance (GCG) secara konsisten dan berkelanjutan dengan berpedoman pada
peraturan dan perundangan yang berlaku, maka dalam pelaksanaan penerapan GCG
sebagaimana dimaksud, Direksi menyusun mekanisme pelaporan atas dugaan
penyimpangan pada PT Jamkrida Riau.
Dalam proses menjalankan kegiatan usahanya PT.Jamkrida Riau senantiasa
memperhatikan kepentingan setiap pemangku kepentingan perusahaan (stakeholders),
berdasarkan atas asas kewajaran dan kesetaraan sesuai prinsip-prinsip Good
Corporate Governance (GCG) yaitu transparansi, akuntabilitas, responsibilitas,
independen dan kewajaran.
Adanya pelaporan pelanggaran dari pihak stakeholders sebagai akibat dari kurang
diperhatikannya hak-hak stakeholders dengan baik atau bahkan kadang-kadang
terabaikan oleh pihak perusahaan, dapat berdampak negatif atas reputasi dan
kepercayaan masyarakat pada perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut maka
penyelesaian pelaporan pelanggaran dari stakeholders sangatlah diperlukan dalam
rangka menjamin hak-haknya dalam berhubungan dengan perusahaan dan menjamin
penanganan yang memenuhi ketentuan dan persyaratan yang ditetapkan oleh
perusahaan, pemerintah dan aparat berwajib.
Mekanisme penanganan pelaporan pelanggaran yang jelas merupakan hal yang mutlak
diperlukan, agar tidak terjadi perselisihan atau potensi sengketa yang berlarut-larut
antara pihak stakeholders dengan perusahaan. Secara internal perusahaan, pelaporan
pelanggaran menjadi cara untuk mendorong karyawan perusahaan untuk lebih berani
bertindak dalam mencegah terjadinya kecurangan dan korupsi dengan melaporkannya
ke pihak yang dapat menanganinya. Hal ini berarti, mengurangi budaya “diam” menuju
ke arah budaya “kejujuran” “kepedulian” dan “keterbukaan”. Pedoman Pelaporan
Pelanggaran (Whistleblowing System) ini merupakan sistem yang dapat dijadikan
media bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai tindakan
pelanggaran yang diindikasi terjadi di dalam perusahaan. Mekanisme ini dapat menjadi
cara yang efektif apabila dilakukan dengan struktur dan proses yang benar dan jelas,
karena para pelapor memerlukan rasa aman dan jaminan keselamatan untuk
berpartisipasi dalam mencegah kecurangan dan tindak pidana korupsi.
Pelaporan yang diperoleh dari mekanisme pelaporan pelanggaran (Whistleblowing) ini
perlu mendapatkan perhatian dan tindak lanjut, termasuk juga pengenaan hukuman
yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran dan juga bagi
mereka yang berniat melakukan hal tersebut.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 3
REVISI I - 16/01/2017
2. Maksud dan Tujuan :
Maksud penyusunan Pedoman Pengelolaan Pelaporan Pelanggaran sebagai dasar atau
pedoman pelaksanaan dalam menangani pelaporan pelanggaran dari stakeholders
untuk menjamin terselenggaranya mekanisme penyelesaian pelaporan pelanggaran
yang efektif dalam jangka waktu memadai oleh stakeholders.
Tujuan dari Pedoman ini adalah menyediakan suatu panduan bagi organisasi untuk
membangun, menerapkan dan mengelola suatu Sistem Pelaporan Pelanggaran (WBS).
Sehingga diharapkan pedomanini dapat memberikan manfaat bagi peningkatan
pelaksanaan Corporate Governance di perusahaan. Melalui sistem ini diharapkan
meningkatkan tingkat partisipasi karyawan dalam melaporkan pelanggaran. Disamping
itu, penyusunan pedoman ini juga sebagai acuan dalam tata cara pengelolaan
penanganan pengaduan/penyingkapan (Whistleblowing System) bagi Dewan Komisaris,
Direksi, Karyawan serta pihak yang berkepentingan dalam berhubungan dengan
perusahaan, agar setiap laporan yang disampaikan terjaga kerahasiaannya dan kasus
yang dilaporkan dapat dipertanggungjawabkan serta dapat ditindaklanjuti.
3. Acuan Pedoman :
a. Undang-Undang No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 tahun 2006 tentang Perlindungan
Saksi dan Korban.
c. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2001 tentangPerubahan Atas Undang-undang Republik Indonesia Nomor 31tahun 1999 tentang
Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 tahun 2000 tentang Tata
Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan PemberantasanTindak Pidana Korupsi.
e. Anggaran Dasar PT. Jamkrida Riau.
f. Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) tahun 2008 oleh Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG).
g. Pedoman Good Corporate Governance (GCG) PT. Jamkrida Riau.
h. Pedoman Etika Bisnis & Etika Kerja (Code of Conduct) PT. Jamkrida Riau.
i. Pedoman Displin Pegawai (PDP) PT. Jamkrida Riau.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 4
REVISI I - 16/01/2017
4. Ruang Lingkup :
Pedoman Pelaporan Pelanggaran ini diberlakukan bagi Dewan Komisaris, Organ
Pendukung Dewan Komisaris, Direksi, Organ Pendukung Direksi dan seluruh Karyawan
di lingkungan PT. Jamkrida Riau dalam menjalankan tugas sehari-hari sesuai dengan
prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) serta para pemangku kepentingan
(stakeholders) lainnya.
5. Daftar Istilah :
a. Whistleblowing System adalah sistem yang mengelola pelaporan/penyingkapan
mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya secara
rahasia, anonim dan mandiri (independent) yang digunakan untuk mengoptimalkan
peran serta individu perusahaan dan mitra kerja dalam mengungkap pelanggaran
yang terjadi dilingkungan perusahaan.
b. Whistleblower adalah Karyawan, klien/terjamin, vendors, supplier atau orang
lain yang berkepentingan dengan eksistensi perusahaan/organisasi.
c. Individu Perusahaan terdiri dari anggota Dewan Komisaris, Sekretaris Dewan
Komisaris, semua anggota komite di bawah Dewan Komisaris, anggota Direksi,
Karyawan serta tenaga-tenaga yang diperbantukan dalam pengelolaan
perusahaan.
d. Dewan Komisaris adalah organ Perusahaan yang mewakili Pemegang Saham
untuk melakukan pengawasan dan memberikan arahan/nasihat kepada Direksi
dalam pengelolaan perusahaan serta menjalankan fungsi untuk memperkuat citra
perusahaan.
e. Direksi adalah organ Perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas
pengelolaan perusahaan, untuk kepentingan dan tujuan perusahaan, serta
mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan
ketentuan Anggaran Dasar, tunduk pada semua peraturan yang berlaku terhadap
BUMD dan tetap berpegang pada penerapan prinsip Good Corporate Governance.
f. Organ Pendukung Dewan Komisaris adalah organ yang membantu Dewan
Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan perusahaan, yaitu Komite
Audit, Komite Kebijakan Risiko, dan dapat juga membentuk Komite Nominasi dan
Remunerasi dan/atau Komite Kebijakan Tata Kelola Perusahaan serta Sekretaris
Dewan Komisaris.
g. Organ Pendukung Direksi adalah organ yang membantu Direksi dalam
melaksanakan pengelolaan perusahaan sesuai struktur organisasi yang ditetapkan
oleh Perusahaan;
h. PT. Jamkrida Riau, yang selanjutnya disebut Perusahaan, adalah Badan
Usaha Milik Daerah (BUMD) sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 5
Tahun 1962, mengenai modal untuk seluruhnya atau untuk sebagian merupakan
kekayaan daerah yang dipisahkan. Karyawan adalah pegawai yang telah
memenuhi syarat-syarat yang ditentukan, diangkat sebagai karyawan tetap
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 5
REVISI I - 16/01/2017
dengan ketetapan perusahaan yang diberikan hak dan kewajiban menurut
ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
j. Penerima Pelaporan Pelanggaran adalah Direksi dan Dewan Komisaris.
k. Pelaporan Pelanggaran adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau
perbuatan melawan hukum.
l. Pelanggaran adalah perbuatan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang
dapat merugikan Perusahaan maupun para pemangku kepentingan (stakeholders),
yang dilakukan oleh Karyawan atau pimpinan perusahaan kepada perusahaan atau
lembaga lain yang dapat mengambil tindakan atas pelanggaran tersebut.
Pengungkapan ini umumnya dilakukan secara rahasia (confidential).
m. Pelapor adalah pihak internal yaitu Karyawan Perusahaan, dan tidak tertutup
adanya pelapor berasal dari pihak eksternal yaitu pemegang sertifikat, pemasok,
regulator dan stakeholders yang lainnya.
n. Terlapor adalah orang yang diadukan/dilaporkan atas adanya indikasi/dugaan
melakukan pelanggaran Standar Etika Kerja dan Etika Bisnis (Code of Conduct).
o. Perwakilan stakeholders adalah perseorangan, lembaga dan atau badan hukum
yang bertindak untuk dan atas nama stakeholders dengan berdasarkan surat kuasa
khusus dari stakeholders.
p. Stakeholders adalah para pihak yang berkepentingan dengan Perusahaan.
q. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran adalah tim yang terdiri dari anggota
Satuan Pengawasan Internal (SPI), Divisi Sumber DayaManusia (SDM) dan unit
kerja lain yang berada di bawah kewenangan Direksi berdasarkan Keputusan
Direksi.
r. Pelanggaran Disiplin adalah perbuatan yang melanggar ketentuan Pedoman
Disiplin Pegawai PT. Jamkrida Riau.
s. Sidang Disiplin adalah sidang yang diadakan untuk memutuskan perkara atas
pelanggaran disiplin.
t. Tindak Pidana adalah perbuatan yang dilarang oleh suatu aturan hukum dimana
larangan tersebut disertai ancaman atau sanksi bagi yang melanggarnya
sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP).
u. lnvestigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan
pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor, yang telah dilaporkan melalui Tim.
v. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum
oleh Dewan Komisaris, Direksi, dan Karyawan yang bekerja untuk dan atas nama
PT. Jamkrida Riau, yang bertentangan dengan kepentingan Perusahaan atau
penyalahgunaan wewenang jabatan/kepercayaan yang diberikan kepadanya
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 6
REVISI I - 16/01/2017
dengan tujuan memperkaya diri sendiri, atau orang lain atau korporasi yang dapat
merugikan perusahaan.
w. Kecurangan adalah perbuatan tidak jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain
penipuan, pemerasan, pemalsuan, penyembunyian atau penghancuran
dokumen/laporan atau menggunakan dokumen palsu, yang dilakukan oleh
seseorang/sekelompok orang yang menimbulkan potensi kerugian ataupun
kerugian nyata terhadap Perusahaan atau orang lain.
x. Menyuap adalah perbuatan seseorang berupa memberi uang sogok/menyogok/
memberi hadiah atau janji yang diberikan atau diterima dalam bentuk apapun
kepada seseorang yang berpengaruh atau berhubungan dengan jabatannya
dengan tujuan ingin mendapatkan sesuatu untuk kepentingan pribadi ataupun
korporasi.
y. Benturan Kepentingan adalah sebuah situasi dimana seseorang dihadapkan
pada perbedaan kepentingan yaitu antara kepentingan pribadi atau perusahaan,
sehingga harus memilih dan mendahulukan kepentingan perusahaan di atas
kepentingan pribadinya.
z. Pencurian adalah mengambil barang atau sesuatu, baik seluruhnya atau sebagian
kepunyaan orang lain, dengan maksud untuk dimiliki secara melawan hukum.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 7
REVISI I - 16/01/2017
BAB II
KEBIJAKAN DAN KEWENANGAN
1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan
Pelanggaran.
a. Perusahaan berhak menerima pelaporan pelanggaran dari pihak internal maupun
eksternal.
b. Perusahaan wajib menerima dan menyelesaikan pelaporan pelanggaran secara
aman baik dari pelapor yang mencantumkan identitasnya maupun yang tidak.
c. Perusahan menyediakan 2 (dua) alternatif pengelolaan pelaporan, yaitu melalui
jalur Direksi maupun jalur Dewan Komisaris sesuai dengan level pelaku
pelanggaran.
2. Kewenangan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran
Para pihak yang memiliki kewenangan untuk menindaklanjuti pelaporan/penyingkapan
berdasarkan kategori Terlapor adalah :
a. Direksi, jika terlapor adalah individu perusahaan selain Tim Compliance, Dewan
Komisaris dan Direksi.
b. Dewan Komisaris, jika terlapor adalah Direksi.
c. Direktur Utama, jika terlapor adalah Dewan Komisaris dan/atau Tim Compliance.
Keterangan :
a. Kewenangan Direksi dan Pembentukan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang
Diduga Dilakukan oleh Karyawan PT.Jamkrida Riau.
1) Direksi bertanggung jawab atas terlaksananya pengelolaan Pelaporan
Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan sebagaimana diatur dalam
Keputusan ini.
2) Direksi membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang beranggotakan
perwakilan dari Satuan Pengawasan Internal (SPI), Direktorat Sumber Daya
Manusia (SDM) dan pihak lain yang diperlukan sesuai dengan kompetensi dan
keahliannya berdasarkan keputusan Direksi.
3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Direksi adalah Kepala Satuan
Pengawasan Internal (SPI).
4) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Direksi bertugas untuk
menindaklanjuti Pelaporan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan
PT.Jamkrida Riau.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 8
REVISI I - 16/01/2017
b. Kewenangan Dewan Komisaris dan Pembentukan Tim Pengelola Pelaporan
Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ
Pendukung Dewan Komisaris dan Organ Pendukung Direksi :
1) Dewan Komisaris bertanggung jawab atas terlaksananya Pedoman Pengelolaan
Pelaporan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris,
Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ
Pendukung Direksi, sebagaimana diatur dalam Keputusan ini.
2) Dewan Komisaris membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang
beranggotakan perwakilan dari Komite Audit dan pihak lain yang diperlukan
sesuai dengan kompetensi dan keahliannya berdasarkan keputusan Dewan
Komisaris.
3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur DewanKomisaris adalah
Komite Audit.
4) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran jalur Dewan Komisaris bertugas untuk
menindaklanjuti pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan
Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ
Pendukung Direksi, yang berada di bawah kewenangan Dewan Komisaris
berdasarkan Keputusan Dewan Komisaris.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 9
REVISI I - 16/01/2017
BAB III
PENGELOLAAN PELAPORAN PELANGGARAN
Lingkup pelaporan/penyingkapan yang dapat ditindaklanjuti oleh Tim meliputi :
1) Korupsi.
2) Suap.
3) Benturan Kepentingan & penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain diluar
perusahaan.
4) Pencurian.
5) Kecurangan.
6) Melanggar hokum, penyimpangan peraturan perusahaan dan undang-undang
yang berlaku.
Pelaporan/penyingkapan yang mendapat prioritas untuk ditindaklanjuti adalah kasus
yang terjadi 2 (dua) tahun terakhir.
1. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran.
a. Pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan ditujukan kepada Direksi PT. Jamkrida Riau.
b. Pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan
Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari
Organ Pendukung Direksi ditujukan kepada Dewan Komisaris PT. Jamkrida Riau.
c. Apabila penerima pelaporan pelanggaran bukan Direksi atau Dewan
Komisaris, maka yang bersangkutan wajib meneruskan pelaporan
pelanggaran tersebut kepada Direksi atau Dewan Komisaris. d. Perusahaan menerima setiap pelaporan pelanggaran yang diajukan dari
stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders baik secara lisan maupun
tertulis.
e. Perusahaan dalam hal ini Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan prosedur penyelesaian pelaporan pelanggaran pada saat stakeholders dan/atau perwakilan
stakeholders mengajukan pelaporan pelanggaran.
f. Penyampaian pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Karyawan
dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut :
1) Melalui website perusahaan www.jamkridariau.com
2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Direksi, dengan cara
diantar langsung atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat:
Direksi. PT Jamkrida Riau u.p Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran
Jalan Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru, Riau
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 10
REVISI I - 16/01/2017
g. Penyampaian pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan
Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ
Pendukung Direksi sebagaimana dimaksud pada ayat 1 butir b dalam bab ini
dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut :
1) Melalui website perusahaan yaitu www.jamkridariau.com
2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Dewan Komisaris, dengan
cara diantar langsung, atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat :
Direksi. PT Jamkrida Riau u.p Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran
Jalan Jend. Sudirman No. 438 Pekanbaru, Riau
h. Pelaporan pelanggaran secara tertulis dilengkapi fotokopi identitas dan bukti
pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.
i. Pelaporan pelanggaran secara tertulis tanpa identitas wajib dilengkapi bukti
pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan
dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.
j. Perusahaan wajib memberikan tanda terima jika pelaporan pelanggaran diajukan secara tertulis beridentitas.
k. Apabila pelaporan pelanggaran diajukan oleh perwakilan stakeholders, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu : 1) Fotokopi bukti identitas stakeholders dan perwakilan stakeholders. 2) Surat Kuasa dari stakeholders kepada perwakilan stakeholders yang
menyatakan bahwa stakeholders memberikan kewenangan bertindak untuk
dan atas nama stakeholders. 3) Jika perwakilan stakeholders adalah lembaga atau badan hukum, maka harus
dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan
pelaporan berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.
l. Perusahaan wajib menyampaikan bukti tanda terima pelaporan pelanggaran
kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang mengajukan
pelaporan.
2. Proses Penanganan Pelaporan :
a. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran melakukan verifikasi atas laporan yang
masuk berdasarkan catatan tim. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran akan
memutuskan perlu tidaknya dilakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran
dalam waktu 30 (tiga puluh) hari dan dapat diperpanjang paling lama 30 (tiga
puluh) hari kerja.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 11
REVISI I - 16/01/2017
b. Apabila hasil verifikasi sebagaimana ayat 1 (satu) menunjukkan bahwa
pelaporan tidak benar dan tidak ada bukti maka tidak akan diproses lebih
lanjut.
c. Apabila hasil verifikasi menunjukkan adanya indikasi pelanggaran yang disertai
bukti-bukti yang cukup, maka pelaporan dapat diproses ke tahap investigasi.
d. Terkait pelaporan pelanggaran yang melibatkan oknum Karyawan yang
memerlukan investigasi, wajib ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Pelaporan
Pelanggaran tingkat Direksi untuk diinvestigasi.
e. Terkait pelaporan pelanggaran yang melibatkan Direksi, Dewan Komisaris,
Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ
Pendukung Direksi yang memerlukan investigasi, wajib ditindaklanjuti oleh Tim
Pengelola Pelaporan Pelanggaran tingkat Dewan Komisaris untuk diinvestigasi.
f. Pelaku pelanggaran yang telah terbukti berdasarkan hasil investigasi, akan
diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.
g. Apabila hasil investigasi terbukti adanya pelanggaran disiplin oleh Karyawan,
maka dapat ditindaklanjuti sidang disiplin sesuai ketentuan yang berlaku
dengan Direksi sebagai hakim, Satuan Pengawasan Internal (SPI) sebagai
penuntut, Bagian Hukum sebagai pembela dan pendapat atau masukan dari
atasan yang bersangkutan.
h. Apabila terjadi pelaporan pelanggaran di tingkat Kantor Cabang, maka peran
Kantor Cabang sebatas sampai proses investigasi dan proses selanjutnya
ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran.
i. Apabila hasil investigasi terbukti adanya pelanggaran oleh Karyawan yang
mengarah ke tindak pidana, maka dapat ditindaklanjuti proses hukum yang
berlaku kepada lembaga penegak hukum dengan Direksi sebagai pejabat
penyerah perkara.
j. Skema Proses Pelaporan Pelanggaran sebagaimana terlampir.
k. Investigasi semua laporan mengenai pelanggaran yang masuk dilakukan
verifikasi, dengan tujuan untuk sedapat mungkin mengumpulkan bukti awal
yang cukup memadai, sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan apakah
laporan pelanggaran tersebut benar adanya atau bahkan sebaliknya ditemukan
tidak cukup bukti untuk diteruskan pada tahap investigasi. Proses investigasi
atas suatu laporan harus dilakukan dengan tetap memegang azas praduga
tidak bersalah dan objektifitas. Hasil dari proses investigasi berupa laporan
hasil investigasi yang disertai beberapa bukti pendukung yang merupakan
bukti fisik serta bukti nonfisik. Hasil laporan investigasi tidak berupa opini atau
pendapat tapi berupa kesimpulan akhir mengenai hasil investigasi yang
digunakan sebagai dasar putusan pengambilan tindakan.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 12
REVISI I - 16/01/2017
Investigasi dapat dilakukan baik oleh Independent Investigator (eksternal) maupun
oleh Tim Investigasi internal. Tim investigasi internal mencakup namun tidak
terbatas pada Satuan Pengawasan Internal (SPI). Independent Investigator dapat
ditunjuk untuk melakukan investigasi apabila terlapor adalah Direksi dan Pimpinan
satu tingkat dibawah Direksi (Pejabat) atau laporan bersifat materials dan
mempengaruhi citra perusahaan. Diluar kriteria tersebut, maka Investigasi akan
dilakukan oleh Tim Investigasi Internal.
Perusahaan harus dapat memilih dan menyediakan Auditor/Investigator yang
berintegritas untuk menjaga objektifitas hasil investigasi, sehingga kepercayaan
terhadap WBS dapat dijaga.
Proses investigasi harus bebas dari bias dan dilakukan tidak tergantung dari siapa
yang melaporkan ataupun siapa yang terlapor. Terlapor harus diberi kesempatan
penuh untuk memberikan penjelasan atas bukti-bukti yang ditemui, termasuk
pembelaan bila diperlukan.
Integritas Laporan dalam Sistem Pelaporan Pelanggaran adalah setiap tindakan
(Action) ataupun pembiaran (Omission) yang dilakukan/didesain/direkayasa untuk
menipu/mengelabui/memanipulasi pihak lain sehingga menjadi korban dan
menderita kerugian dan/atau pelakunya memperoleh keuntungan.
3. Administrasi Pelaporan :
a. Seluruh proses pelaporan pelanggaran diadministrasikan secara baik oleh Tim
Pengelola Pelaporan Pelanggaran.
b. Catatan penerimaan pelaporan pelanggaran memuat sekurangnya :
1) Nomor registrasi. 2) Tanggal penerimaan.
3) Petugas penerima. 4) Deskripsi singkat.
c. Pengelola WBS membuat laporan secara periodik (mingguan dan bulanan), antara lain meliputi jumlah pelaporan/penyingkapan, kategori pelaporan/penyingkapan dan saluran yang digunakan oleh Pelapor serta
menyampaikannya kepada Direksi.
4. Tindak lanjut dan Pemantauan Tindak Lanjut :
a. Tindak Lanjut Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut
pelaporan/ penyingkapan, maka Pelapor :
1) Dapat memberikan informasi mengenai data diri, sekurang-kurangnya
memuat : alamat, nomor telepon, faksimili, email (atau dengan pilihan
anonim).
2) Harus memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggung jawabkan,
yang meliputi :
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 13
REVISI I - 16/01/2017
Masalah yang diadukan.
Pokok pelaporan/penyingkapan yang ingin diungkapkan dan jumlah kerugian jika bisa ditentukan. Akan lebih baik apabila satu pelaporan/penyingkapan hanya untuk satu masalah saja sehingga dapat
fokus.
Pihak yang terlibat. Siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas kejadian tersebut
termasuk saksi dan siapa/pihak mana yang diuntungkan/dirugikan. Lokasi Kejadian.
Lokasi lapangan/unit operasi mana masalah tersebut terjadi dengan spesifik menyebutkan nama, tempat atau fungsi yang dimaksud.
Waktu Kejadian.
Periode kejadian dari masalah tersebut baik berupa bulan, tahun atau tanggal tertentu saat masalah tersebut terjadi.
Bagaimana terjadinya dan apakah ada bukti.
Apakah kasus ini pernah dilaporkan kepada orang/pihak lain.
Apakah kasus ini pernah terjadi sebelumnya.
b. Pemantauan Tindak Lanjut :
1) Pemantauan tindak lanjut pelaporan pelanggaran dilakukan oleh Tim
Pengelola Pelaporan Pelanggaran.
2) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dibawah pimpinan Ketua Tim
Pengelola Pelaporan harus menginformasikan pelaporan pelanggaran yang
masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Direksi
setiap saat diperlukan.
3) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dibawah pimpinan Komite Audit
harus menginformasikan pelaporan pelanggaran yang masuk, yang
diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Dewan Komisaris setiap
saat diperlukan.
5. Penyampaian Tanggapan :
a. Perusahaan melalui Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dapat
menginformasikan dan/atau memberikan tanggapan atas status proses
penyelesaian pelaporan pelanggaran kepada stakeholders dan/atau
perwakilan stakeholders yang meminta penjelasan kepada Perusahaan
mengenai pelaporan pelanggaran yang diajukannya.
b. Untuk pelaporan pelanggaran tanpa identitas, tidak ada kewajiban
Perusahaan untuk memberikan tanggapan.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 14
REVISI I - 16/01/2017
6. Publikasi dan Sosialisasi :
Tim melaporkan penanganan pelaporan/penyingkapan yang ditindak lanjuti
maupun yang tidak dapat ditindaklanjuti kepada Direktur minimal 3 (tiga) bulan
sekali dan dipublikasikan ke dalam media Perusahaan maupun media lainnya.
Perusahaan wajib mempublikasikan serta mensosialisasikan Pedoman.
Pengelolaaan Pelaporan Pelanggaran kepada seluruh Karyawan PT. Jamkrida Riau
maupun stakeholders melalui berbagai media Perusahaan, seperti :
a. Mencetak dan mendistribusikan dokumen Pedoman ini.
b. Website perusahaan.
c. Forum internal karyawan.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 15
REVISI I - 16/01/2017
BAB IV
PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI
1. Perlindungan Pelapor dan Terlapor
Perlindungan Pelapor dimaksudkan untuk memberikan jaminan atas kerahasiaan
identitas Pelapor dan perlindungan dari tindakan yang merugikan Pelapor. Bagi
Perusahaan, perlindungan Pelapor akan menumbuhkan rasa aman bagi Individu
Perusahaan dan pelapor lainnya.
Kebijakan perlindungan Pelapor dimaksudkan pula untuk mendorong setiap Individu
Perusahaan dan Pelapor lainnya untuk berani melaporkan pelanggaran.
Perusahaan berkomitmen untuk melindungi Pelapor yang beritikad baik dan
Perusahaan patuh terhadap segala peraturan perundangan yang terkait serta best
practices yang berlaku dalam penyelenggaraan sistem perlindungan Pelapor.
Perusahaan memberikan sanksi bagi pelaporan pelanggaran yang tidak sesuai dengan
maksud dan tujuan kebijakan ini; misalnya fitnah atau pelaporan palsu. Semua
laporan pelanggaran dijamin kerahasiaan dan keamanannya oleh perusahaan. Pelapor
dijamin haknya untuk memperoleh informasi mengenai tindak lanjut atas laporannya.
Pelapor dapat mengadukan bila mendapatkan balasan berupa tekanan atau ancaman
atau tindakan pembalasan lain yang dialaminya. Pengaduan harus disampaikan
kepada Tim Perusahaan melalui mekanisme yang telah ditetapkan Perusahaan. Dalam
hal masalah ini tidak dapat dipecahkan secara internal, Pelapor dijamin haknya untuk
membawa ke lembaga independen di luar Perusahaan, seperti misalnya mediator,
lembaga perlindungan saksi dan korban atas biaya Perusahaan.
Perusahaan memberikan perlindungan kepada Pelapor, atas kemungkinan
dilakukannya hal-hal sebagai berikut :
a. Pemecatan yang tidak adil;
b. Penurunan jabatan atau pangkat dengan alasan yang tidak jelas;
c. Pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya;
d. Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record).
Selain perlindungan di atas, untuk Pelapor yang beritikad baik, Perusahaan juga akan
menyediakan perlindungan hukum, sejalan denganyang diatur Undang-undang
No. 15 tahun 2002 jo Undang-undang No.25 tahun 2003 pada Pasal 43 tentang
Tindak Pidana Pencucian Uang danPasal 13 Undang-undang No.13 tahun 2006
tentang Perlindungan Saksidan Korban, dan Pasal 5 Peraturan Pemerintah No.57
tahun 2003 tentang Tata Cara Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi dalam
Tindak Pidana Pencucian Uang yaitu :
a. Perlindungan dari tuntutan pidana dan/atau perdata;
b. Perlindungan atas keamanan pribadi, dan/atau keluarga Pelapor dari
ancaman fisik dan/atau mental;
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 16
REVISI I - 16/01/2017
c. Perlindungan terhadap harta Pelapor; dan/atau;
d. Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan Terlapor, padasetiap tingkat
pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran tersebut masuk pada sengketa
pengadilan.
Dalam hal Pelapor merasa perlu, maka ia juga dapat meminta bantuan pada
Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai Undang-undang No.13
tahun 2006.
2. Apresiasi Pelapor
a. Perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada Pelapor atas
pelanggaran yang dapat dibuktikan sehingga aset/keuangan Perusahaan dapat
diselamatkan.
b. Penghargaan diberikan melalui Kebijakan Direksi.
3. Sanksi
Bentuk sanksi kepada Terlapor yang terbukti bersalah diberikan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 17
REVISI I - 16/01/2017
BAB V
PENUTUP
1. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System/WBS) inidisusun untuk
dapat menjadi acuan Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan
Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ Pendukung Direksi dan Karyawan di
lingkungan PT. Jamkrida Riau.
2. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) ini akan ditindaklanjuti dengan Keputusan
Direksi tentang Mekanisme Sidang Disiplin.
3. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dapat dirubah/direvisi secara berkala
untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
4. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dilakukan setelah
mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris PT. Jamkrida Riau.
5. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Pelanggaran (WBS) dinyatakan berlaku
sejak ditetapkan oleh Dewan Komisaris dan Direksi PT. Jamkrida Riau.
Mengetahui,
PT. JAMKRIDA RIAU
HERMAN BOEDOYO Direktur
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 18
REVISI I - 16/01/2017
BAB VI
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Berita Acara Penelahaan Awal/Klarifikasi
Lampiran 2 – Berita Acara Hasil lnvestigasi
Lampiran 3 – Skema Proses Pelaporan Pelanggaran Lampiran 1.
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 19
REVISI I - 16/01/2017
BERITA ACARA
No. : 000/BA/JR/BLN/THN
TENTANG
PENELAHAAN AWAL KLARIFIKASI
Pada hari ini, …………tgl …….. bulan ……………. tahun ………, telah dilakukan
presentasi atas Laporan Penyingkapan dari Whistle Blowing System (WBS) atas
pengaduan …………………………………………………………........................................
Berdasarkan hasil presentasi, Laporan Penyingkapan atas pengaduan tersebut
telah/tidak* sesuai dengan kriteria untuk ditindaklanjuti dengan investigasi.
lnvestigasi akan dilakukan dengan menggunakan Konsultan/Satuan Pengawasan
lnternal/Sekurity/Tim Compliance *.
Sekretaris Perusahaan,
(Nama Pejabat)
Tim Compliance :
1 ……………………………
2 ……………………………
3 ……………………………
* Coret yang tidak perlu
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 20
REVISI I - 16/01/2017
Lampiran 2.
BERITA ACARA
No. : 000/BA/JR/BLN/THN
TENTANG
HASIL INVESTIGASI
Pada hari ini, ………….tgl …… bulan ………… tahun……, telah dilakukan presentasi atas Laporan Hasil lnvestigasi oleh Konsultan/Satuan Pengawasan
lnternal/Sekurity/Tim Compliance* dari Whistle Blowing System (WBS) atas pengaduan……………………………….................................................................
Berdasarkan presentasi Laporan Hasil lnvestigasi, Laporan Penyingkapan No…………………….. Tersebut terbukti/tidak terbukti*.
Sekretaris Perusahaan,
(Nama Pejabat)
Tim Compliance :
1 . …………………………….
2 . …………………………….
3 . …………………………….
* Coret yang tidak perlu
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM) 21
REVISI I - 16/01/2017
SKEMA PROSES PELAPORAN PELANGGARAN PT. JAMKRIDA RIAU