PEDOMAN PENYIMPANAN DOKUMEN (ARSIP) -...
Transcript of PEDOMAN PENYIMPANAN DOKUMEN (ARSIP) -...
i
PEDOMAN PENYIMPANAN DOKUMEN (ARSIP)
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
2015
ii
PEDOMAN PENYIMPANAN DOKUMEN (ARSIP)
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab
Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag.
Ketua
Dr. H. Suwito, M.Ag.
Anggota
Ahmad Muttaqin, M.Si.
Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.
Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I.
Rofina Dienasari, S.H.I.
Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.
Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.
Penerbit
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto
Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto
Telp. 0281-635624, 628250 Fax. 0281-636553
All Right Reserved
Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur kita panjatkan kepada
Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua.
Shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad
SAW yang telah membawa umat manusia dari alam gelap gulita
menuju alam yang terang-benderang dengan cahaya Islam.
Penyimpanan surat menggunakan asas desentralisasi, dimana
tiap Fakultas/unit/lembaga melakukan penyimpanan surat sendiri
sendiri. Surat yang telah diproses sesuai disposisi pimpinan dan
telah ditindaklanjuti harus disimpan. Pedoman ini memuat berbagai
informasi dan ketentuan yang terkait dengan penyimpanan
dokumen (arsip).
Tim mengucapkan terimakasih kepada berbagai pihak yang
telah membantu terselesaikannya dokumen ini. Penulis menyadari
bahwa buku pedoman ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran
dan kritik dari semua pihak demi perbaikan dan kesempurnaan
sangat diharapkan. Akhirnya, semoga buku pedoman ini dapat
bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.
Purwokerto, Juni 2015
Tim Penyusun
iv
v
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................... i
TIM PENYUSUN ...................................................................... ii
KATA PENGANTAR ................................................................. iii
SK REKTOR ............................................................................ iv
DAFTAR ISI .............................................................................. v
A. Asas Pengurusan Surat ..................................................... 1
B. Tugas Unit Kearsipan ........................................................ 1
C. Tugas Unit Pengolah ......................................................... 1
D. Prosedur Pengurusan Surat............................................... 2
E. Penyimpanan Surat ........................................................... 3
F. Bagan Alur Surat Masuk .................................................... 4
G. SOP Surat Keluar .............................................................. 5
H. Penutup ............................................................................. 6
1
PEDOMAN PENYIMPANAN DOKUMEN (ARSIP)
A. Asas Pengurusan Surat
1. Semua surat masuk maupun keluar yang ditujukan kepada
rektor harus melalui Subbag Tata Usaha Humas dan Rumah
Tangga (TUHRT).
2. Surat masuk yang tidak melalui Subbbag Tata Usaha Humas
dan Rumah Tangga (TUHRT) biasanya yang ditujukan
kepada Fakultas, Unit atau lembaga, dengan pengantar buku
ekspedisi surat intern.
3. Surat yang bersifat rahasia langsung disampaikan kepada
kabiro dengan pengantar buku ekspedisi surat intern.
B. Tugas Unit Kearsipan
1. Melakukan penerimaan surat.
2. Mengatur pengarahan distribusi surat.
3. Melaksanakan pencatatan surat di buku agenda surat
masuk.
4. Melaksanakan pengiriman surat.
5. Sebagai tempat penyimpanan surat.
C. Tugas Unit Pengolah
1. Subbag Tata Usaha Humas dan Rumah Tangga (TUHRT)
mengagenda surat masuk yang ditujukan kepada Rektor
ditulis dibuku agenda surat masuk.
2. Memberikan lembar disposisi pada surat untuk proses
selanjutnya.
3. Subbag Tata Usaha Humas dan Rumah Tangga (TUHRT)
mengantar surat tersebut kepada Kabiro untuk
ditindaklanjuti.
4. Staf pimpinan mengatur arah surat sesuai dengan disposisi
pimpinan dan mengarahkan surat langsung kepada
2
pelaksana untuk surat-surat yang tidak memerlukan disposisi
pimpinan.
5. Pelaksana mempunyai tugas memproses penyelesaian surat
sesuai dengan disposisi pimpinan (untuk surat yang
memerlukan disposisi) dan memproses surat-surat rutin yang
diterima langsung dari staf pimpinan.
6. Setiap Fakultas, Unit dan Lembaga menyimpan surat yang
telah diproses sesuai disposisi pimpinan dan Subbag Tata
Usaha Humas dan Rumah Tangga (TUHRT) melaksanakan
penyimpanan berkas selama arsip masih aktif.
D. Prosedur Pengurusan Surat
Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan sesudah surat
diterima adalah :
1. Memeriksa kebenaran surat.
2. Memisahkan antara surat dinas, surat pribadi dan surat salah
alamat.
3. Menggolongkan antara surat biasa/terbuka dan surat
tertutup/rahasia.
4. Menyortir surat-surat sesuai dengan unit pengolahnya.
5. Membuka amplop surat surat dengan hati hati untuk
menjaga surat jangan sampai rusak.
6. Meneliti kembali surat apakah sesuai dengan catatan yang
tertera pada amplop, termasuk kelengkapan surat seperti
lampiran lampirannya.
7. Bagi surat yang kelengkapannya tidak sesuai dengan
suratnya harus diberi catatan seperlunya seperti tidak ada
lampiran, tidak ada surat pengantar dan lain sebagainya.
8. Surat yang salah alamat harus dikembalikan segera kepada
alamat yang dituju.
9. Apabila dalam surat tidak terdapat alamat yang jelas amplop
surat harus dilampirkan bersama surat tersebut.
10. Surat yang bersifat tertutup/rahasia langsung diserahkan
kepada Kabiro dengan pengantar buku ekspedisi intern.
3
E. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat menggunakan asas desentralisasi,
dimana tiap Fakultas/unit/lembaga melakukan penyimpanan
surat sendiri sendiri. Surat yang telah diproses sesuai disposisi
pimpinan dan telah ditindaklanjuti harus disimpan. Biasanya
penyimpanannya dimasukkan kedalam ordner berdasarkan urut
tanggal surat masuk. Ordner tersebut diberi label sesuai dengan
perihal surat misalnya arsip surat masuk institusi, arsip surat
peminjaman bus, arsip surat mahasiswa dan lain sebagainya.
Untuk surat yang bersifat penting disimpan di dokumen keeper
berdasarkan hal surat atau berdasarkan unit/lembaga/fakultas.
4
F. Bagan Alur Surat Masuk
5
G. SOP Surat Keluar
6
H. Penutup
Demikian Pedoman Penyimpanan Dokumen (Arsip),
dukungan dan kerjasama semua pihak sangat dibutuhkan demi
lancarnya penyimpanan dokumen (arsip) di IAIN Purwokerto.