PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI...

37

Transcript of PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI...

Page 1: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai
Page 2: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

PEDOMAN PENGELOLAANARSIP STATIS DI LINGKUNGAN

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

Page 3: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

PENGANTAR

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjaminkeselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagikehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Buku panduan ringkas ini disusun sebagai acuan ataupanduan teknis dalam mengolah arsip statis, untuk menjaminkeselamatan dan kelestarian arsip di Universitas NegeriSemarang.

Mudah-mudahan dengan panduan ringkas ini arsipstatis di Universitas Negeri Semarang dapat dikelola denganbaik berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Kami ucapkan terimakasih pada tim penyusun dansemua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku ini.

Semarang, Desember 2013Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum

Dr. Wahyono, M.M.NIP 195601031983121001

Page 4: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERISEMARANG

NOMOR 25 TAHUN 2013TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS DILINGKUNGAN

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG,

Menimbang : a. bahwa agar pengelolaan arsip statis diUniversitas Negeri Semarang dapatdilaksanakan secara konsisten dan benar,memudahkan penyimpanan dan memudahkantemu balik, maka diperlukan PedomanPengelolaan Arsip Statis yang baik dilingkungan Universitas Negeri Semarang;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimanadimaksud dalam huruf a, perlu menetapkanPeraturan Rektor tentang Pedoman PengelolaanArsip Statis dilingkungan Universitas NegeriSemarang;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003tentang Sistem Pendidikan Nasional (LembaranNegara Tahun 2003 Nomor 78, TambahanLembaran Negara Nomor 4301);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun

Page 5: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran NegaraNomor 5071);

3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran NegaraTahun 2012 Nomor 158, Tambahan LembaranNegara Nomor 5336);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979tentang Penyusutan Arsip (Lembaran NegaraTahun 1979 Nomor 51, Tambahan LembaranNegara Nomor 3071);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010tentang Pengelolaan dan PenyelenggaraanPendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010Nomor 23, Tambahan Lembaran NegaraNomor 5105) sebagaimana telah diubah denganPeraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010tentang Perubahan Atas Peraturan PemerintahNomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan danPenyelenggaraan Pendidikan (LembaranNegara Tahun 2010 Nomor 112, TambahanLembaran Negara Nomor 5157);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (LembaranNegara Tahun 2012 Nomor 53, TambahanLembaran Negara Nomor 5286);

7. Keputusan Presiden Nomor 271 Tahun 1965tentang Pengesahan Pendirian IKIP Semarang;

8. Keputusan Presiden Nomor 124 Tahun 1999tentang Perubahan Institut Keguruan dan IlmuPendidikan (IKIP) Semarang, Bandung danMedan menjadi Universitas;

9. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004tentang Pengelolaan Arsip Statis;

10. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi ArsipSubtantif dan Fasilitatif di lingkungan PTN danKopertis;

Page 6: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

11. Peraturan Menteri Pendidikan NasionalNomor 59 Tahun 2009 tentang Organisasi TataKerja Universitas Negeri Semarang;

12. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor8 Tahun 2011 tentang Statuta UniversitasNegeri Semarang;

13. Peraturan Menteri Pendidikan danKebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentangPengelolaan Arsip dan Dokumentasi sertaInformasi Publik di Lingkungan KementerianPendidikan dan Kebudayaan (Lembaran NegaraTahun 2012 Nomor 894);

14. Keputusan Menteri Pendidikan danKebudayaan Nomor 137/MPK.A4/KP/2013tentang Pengangkatan Prof. Dr. FathurRokhman, M.Hum. sebagai Rektor UniversitasNegeri Semarang Untuk Meneruskan SisaMasa Jabatan Tahun 2010-2014;

15. Peraturan Rektor Nomor 34 Tahun 2009tentang Pola Klasifikasi Kearsipan dilingkungan Universitas Negeri Semarang;

16. Peraturan Rektor Nomor 35 Tahun 2009tentang Pedoman Tata Kearsipan dilingkungan Universitas Negeri Semarang;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANGPEDOMAN PENGELOLAAN ARSIPSTATIS DILINGKUNGAN UNIVERSITASNEGERI SEMARANG.

Pasal 1Pengelolaan Arsip Statis adalah kegiatan pengelolaan arsip yangdihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai gunakesejarahan, dan telah habis masa retensinya, yang berketeranganuntuk dipermanenkan.

Page 7: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

Pasal 2Pengelolaan Arsip Statis di Lingkungan Universitas NegeriSemarang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 menjadi rujukandalam melaksanakan pengelolaan arsip statis, menyelamatkan/mengamankan arsip yang bernilai kesejarahan, dan bila dibutuhkandapat ditemukan dengan mudah, cepat, tepat, serta biaya yangringan.

Pasal 3Pengelolaan Arsip Statis Universitas Negeri Semarang sebagaimanaterlampir merupakan bagian yang tak terpisahkan dari peraturan ini.

Pasal 4Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Semarangpada tanggal 11 Desember 2013

REKTORUNIVERSITAS NEGERI SEMARANG,

FATHUR ROKHMAN

Tembusan peraturan ini disampaikan kepada:1. Pembantu Rektor2. Dekan3. Direktur Pascasarjana4. Ketua Lembaga5. Kepala Biro6. Ketua Badan7. Kepala UPTUniversitas Negeri Semarang.

Page 8: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

DAFTAR ISI

Prakata ... ............................................................... iPeraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 25Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan ArsipStatis Di Lingkungan Universitas Negeri Semarang .............. iiDaftar Isi ... ............................................................... viBAB I PENDAHULUAN ............................................. 1

A. Latar Belakang............................................ 1B. Tujuan ........................................................ 2C. Dasar Hukum.............................................. 3

BAB II PENGERTIAN ARSIP STATIS....................... 4A. Pengertian Umum ....................................... 4B. Fungsi Arsip Statis...................................... 4

BAB III PENGELOLAAN ARSIP STATIS.................. 11A. Akuisisi Arsip Statis ................................... 11B. Prinsip-prinsip Pengelolaan Arsip Statis...... 14C. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam

Mengelola Arsip Statis................................ 14D. Preservasi/Pemeliharaan Arsip Statis .......... 16E. Prinsip Preservasi........................................ 23F. Akses dan Layanan Arsip Statis .................. 25

BAB V PENUTUP ....................................................... 28DAFTAR PUSTAKA ................................................... 29

Page 9: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

BAB IPEDAHULUAN

A. Latar BelakangUniversitas Negeri Semarang dalam melaksanakan

kegiatan Tri Dharma perguruan tinggi, sejak awal sampai saatini, telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai bentuk danjenis media. Arsip-arsip tersebut harus dikelola secara baik dantepat sesuai dengan kaidah-kaidah manajemen kearsipan,sehingga informasi yang tersimpan di dalamnya bisadimanfaatkan secara optimal. Sementara itu, masing-masingjenis dan media simpan arsip yang berbeda memerlukanpenanganan yang berbeda pula. Jika bermacam-macam jenisdan media arsip belum ditangani secara optimal, maka tidakmenutup kemungkinan informasi-informasi penting terkaitdengan pelaksanaan kegiatan universitas akan berakhir ditempat peleburan kertas atau di tempat sampah.

Dengan semakin meningkatnya kegiatan di suatu unitkerja di lingkungan UNNES akan meningkat pula volume arsipyang tercipta. Jika arsip-arsip yang tercipta tersebut tidaksegera ditangani secara cepat dan tepat maka tidak menutupkemungkinan ruang simpan arsip akan menjadi penuh danbahkan mungkin sudah tidak cukup menampung lagi, yangakhirnya arsip menumpuk di kolong meja, di atas almari, dipojok ruang kerja, atau di bawah tangga dan sebagainya.Kondisi seperti itu dapat menghadirkan pemandangan yangtidak sedap bahkan dapat mengganggu kenyamanan kerja sertarentan dengan kesehatan. Persoalan tersebut seharusnya tidakperlu terjadi apabila tiap-tiap unit kerja mampu mengelola arsipsecara benar menurut kaidah manajemen kearsipan.

Page 10: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

B. TujuanBuku Pengeloaan Arsip Statis di Lingkungan Universitas

Negeri Semarang ini disusun agar pengelolaan arsip statis dilingkungan UNNES dapat dilaksanakan secara konsisten danbenar, memudahkan penyimpanan, memudahkan temu balik,sehingga arsip tersebut benar-benar dapat menjadi bahanreferensi atau rujukan para pengambil kebijakan dalam rangkapengembangan organisasi atau unit kerja. Selain itu, denganpanduan ringkas ini juga diharapkan agar unit pencipta(creating agency) dan pengguna (user) arsip dapat memahamipentingnya pengelolaan arsip statis sesuai dengan kaidah tatakelola arsip statis, sehingga pengelolaan arsip dapatdilaksanakan secara tepat dan konsisten oleh masing-masingunit kerja di lingkungan UNNES. Berangkat dari kesadarandan pemahaman itu diharapkan kepedulian terhadap penataan,perawatan, serta penyelamatan arsip statis yang bernilaikesejarahan menjadi meningkat.

Tujuan penyusunan buku Pengeloaan Arsip Statis diLingkungan Universitas Negeri Semarang adalah:1. Unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan arsip statis

miliknya dengan cara yang mudah dan sesuai dengankaidah-kaidah tata kelola arsip statis;

2. Unit kerja dapat menyelamatkan/mengamankan arsipyang bernilai kesejarahan, baik fisik arsip maupuninformasinya;

3. Arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengancepat-waktu, tepat-orang dan tepat-arsip, serta biayaserendah mungkin.

Page 11: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

C. Dasar HukumPenyusunan buku Pengeloaan Arsip Statis di Lingkungan

Universitas Negeri Semarang berdasarkan:1. Undang-undang Republik Indonesia, nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan;2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, nomor 37 Tahun

2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan DepartemenPendidikan Nasional;

3. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional, nomor 1 Tahun2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyerahan ArsipStatis di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;

4. Keputusan Kepala ANRI, nomor 10 Tahun 2000 tentangStandar Folder dan Guide Arsip;

5. Keputusan Kepala ANRI, nomor 11 Tahun 2000, tentangStandar Boks Arsip;

6. Keputusan Kepala ANRI, nomor 12 Tahun 2000, tentangStandar Penyimpanan Fisik Arsip;

7. Pedoman Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, ANRI.8. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 34

Tahun 2009 tentang Pola Klasifikasi Kearsipan diLingkungan Universitas Negeri Semarang

Page 12: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

BAB IIPENGERTIAN ARSIP STATIS

A. Pengertian UmumArsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, dan telah habismasa retensinya, yang berketerangan untuk dipermanenkan.

Arsip ini diakuisisi sudah melalui penilaian yakni analisisformasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilaiguna dan jangka simpan arsip dilihat dari kaidah hukum dankepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentinganlainnya.

B. Fungsi Arsip StatisArsip statis tidak saja penting untuk mempelajari

kondisi masa lalu tetapi juga akan dampak pengetahuan masakini dan masa yang akan datang. Pelestarian danpenyempurnaan pemerintahan, institusi lain dan organisasi,perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian danpemanfaatan arsip statis, fungsi tersebut antara lain:(1) Sebagai memori

Arsipstatis di Universitas Negeri Semarang merupakanmemori suatu lembaga yang harus dilestarikan. Arsipstatis digunakan untuk merekam kegiatan sehinggapenting bagi lembaga untuk dapat menggugah kembalimemorinya sehingga dapat menggali kembali peristiwamasa yang lampau. Arsip statis ini merupakan bentuk darifungsi lembaga yang memungkinkan kesinambugan dankonsistensi dalam kehidupan lembaga. Misalnya dapat

Page 13: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

mengetahui kapan SK struktur organisasi perpustakaandikeluarkan, tindakan untuk melakukan sesuatu, sertadapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yangdiperlukan.

(2) Sebagai pembuktianDalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidanamaupun perdata, semua pihak memerlukan arsip untukpembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan.Dalam hal legitimasi, yang diperlukan tidak saja arsipdinamis tetapi juga arsip statis. Sebagai contoh dalamperkara gugatan tanah, masing-masing pihak yangbersengketa pasti akan membutuhkan arsip yang adaketerkaitan dengan kasus tersebut sebagai bukti otentik.Demikian juga dengan arsip-arsip lain dalam konteksyang sama.

(3) Sesuai dengan ketentuan perundang-undanganSebagai universitas konservasi yang taat azas makaberdasarkan ketentuan hukum kita harus melakukanpenyimpanan arsip dalam waktu tertentu. Sebagai contohpada Bagian Kepegawaian khususnya arsip pegawai, barubisa menjadi statis apabila pegawai tersebut telah pensiunsampai dengan yang bersangkutan meninggal dunia,kemudian janda atau dudanya atau anaknya telahmelewati usia 18 tahun. Jadi, masa simpan arsip dinamispegawai berbeda lamanya dengan arsip dinamiskeuangan. Pemusnahan arsip dinamis pegawai, harusdilakukan oleh instansi yang bersangkutan denganpersetujuan Badan Administrasi Kepegawaian Negara danArsip Nasional RI. Pemusnahan arsip dinamis keuanganharus disetujui oleh instansi yang bersangkutan ditambah

Page 14: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

dengan persetujuan Badan Pemeriksa Keuangan danArsip Nasional. Demikian juga dengan arsip di BagianKeuangan. Apabila akan melakukan pemusnahan harusseizin/persetujuan Badan Administrasi KepegawaianNegara dan ANRI serta arsip di bidang Keuangan harusseizin instansi yang bersangkutan ditambah BadanPemeriksa Keuangan dan ANRI.

(4) Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarahArsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian,tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masalampau. Sebagai sumber informasi yang paling utamaadalah arsip. Sehingga dokumen arsip statis ini sebagairingkasan asli yang digunakan untuk penelitian sejarah,sains, dan teknologi.

(5) Untuk keselamatan manusiaArsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupunrohani manusia dan sebagai wujud pembuktian suatukasus.

(6) Untuk kepentingan masyarakatSuatu contoh para peneliti kedokteran denganmenggunakan rekam medis dan arsip kedokteran untukmelacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam upayamencari penyembuhan dan pencegahan.

(7) Untuk kepentingan pendidikanArsip pendidikan digunakan sebagai pemantauperkembangan kemajuan peserta didik mulai dari awalsampai akhir pendidikan, sehingga dapat dijadikansebagai sejarah bagi generasi penerus. Selain itu arsipstatis berfungsi sebagai inspirasi, karena dengan arsipstatis dapat memperluas wawasan bagi generasi penerus

Page 15: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

ke dalam lingkungan yang lebih luas.(8) Memelihara aktivitas hubungan masyarakat

Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagihubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan,kontinuitas operasional, dan usia organisasi/lembagamembantu mengembangkan tugas dan hubungankemasyarakatan.

(9) Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atauperoranganUntuk memperoleh gambaran tentang kejadian padatahun-tahun pertama perkembangan sebuah lembaga,maka diperlukan suatu arsip. Demikian juga dalamperingatan-peringatan penting suatu lembaga/instansidiperlukan kilas balik perjalanan sejarah sebuahorganisasi. Contoh asal-usul berdirinya IKIP Semarangkemudian dari IKIP Semarang menjadi UniversitasNegeri Semarang, demikian juga perubahan-perubahanstatus yang berada di tingkat unit kerja.

(10)Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaankepribadian nasionalArsip statis sebagai penyedia data dan juga sebagaipenyedia dasar umat manusia, memberikan pengarahantujuan, menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia,memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakatluas.

Page 16: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

FLOWCHART PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Arsip yg Mempunyai NilaiFungsi/Nilai Kesejarahan

yang Berguna bagi Lembaga,Bangsa dan Negara

Arsip Statisdi Pusat Arsip UniversitasMasa Simpan > 10 Tahun

Penerimaan Arsip In Aktifdari Unit Kerja

Masa Simpan > 5 Tahun

Mengelompokkan ArsipSesuai dengan Kode

Klasifikasi Surat

Mengidentifikasi,Mendata, Melakukan

Penilaian Arsip Sesuaidengan JRA

Page 17: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

STANDAR OPERASIONAL PROSEDURPENGELOLAAN ARSIP STATIS

1. Pemberkasan- Penerimaan arsip dari unit kerja- Pemeriksaan- Penandatanganan berita acara penerimaan arsip- Pembuatan daftar arsip statis- Penataan arsip dalam folder- Penataan arsip dalam boks- Pelabelan boks

2. Penyimpanan- Penempatan boks dalam almari arsip- Penemuan kembali

3. Perawatan- Pembersihan arsip dari kotoran- Fumigasi/penyemprotan anti serangga/jamur

4. Penyelamatan/pengamanan- Reprografi arsip- Alih media arsip

5. Penggunaan- Peminjaman arsip

Page 18: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

ALUR PROSES PENGELOLAAN ARSIP STATIS

No Uraian KegiatanUnit

KerjaTerkait

Subbag.TU/Pengolah Kabag.

UmumKa.

BAUKR/PR

Terkait WaktuPengolahArsip

PenataArsip

1 Pemberkasan- Penerimaan arsip

dari unit kerja- Pemeriksaan- Penandatanganan

berita acarapenerimaan arsip

- Pembuatan daftararsip statis

- Penataan arsipdalam folder

- Penataan arsipdalam boks

- Pelabelan boks2 Penyimpanan

- Penempatan boksdalam almari arsip

- Penemuan kembali3 Perawatan

- Pembersihan arsipdari kotoran

-Fumigasi/penyemprotan antiserangga/jamur

4 Penyelamatan/pengamanan

- Reprografi arsip- Alih media arsip

5 Penggunaan- Peminjaman arsip- Pembuatan tanda

terima

S

ta

rt

Page 19: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

BAB IIIPENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengelolaan arsip statis di Universitas Negeri Saemarangdilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagaipertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara bermula dari dan dilaksanakanpengelolaan arsip statis oleh unit pengelola arsip statis darimasing-masing satuan kerja dengan tujuan untuk menjaminidentifikasi pemeliharaan dan penggunaannya sertamemberikan informasi mengenai organisasi dilihat dari segihukum dan tujuan penelitian. Hal ini dapat dilakukan melalui:

A. Akuisisi Arsip StatisAkuisisi arsip adalah proses pelaksanaan dan pemindahanarsip statis dari satuan kerja pencipta arsip ke pusat arsipuniversitas, setelah melalui verifikasi dari unit kerja danhak pengelolaannya menjadi tanggung jawab pusat arsipuniversitas.Prosedur akuisisi arsip statis dilakukan melalui:a. Verifikasi Arsip Statis

Arsip statis yang diserahkan oleh satuan kerja ke pusatarsip perguruan tinggi harus melalui verifikasiberdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Contohdaftar penyerahan arsip statis seperti berikut ini:

Page 20: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

No. URAIAN MASALAH TAHUN JUMLAH LOKASISIMPAN

1Berkas pembangunankampus Sekaran

1991 1 berkas A4.R2.B3

2Berkas beasiswa 2000-2005 5 Folder A5.R1.B103Dst

b. Penerimaan Arsip Statis1) Unit kerja menyerahkan arsip statis yang diterima

oleh pusat arsip.2) Kelengkapan arsip sebagaimana tertulis dalam

berita acara serah terima.3) Melakukan pemeriksaan arsip statis dan

mencocokkan dengan daftarnya.4) Memperbaiki arsip statis yang mengalami

kerusakan sebelum disimpan.5) Menyimpan arsip statis sesuai dengan bentuk dan

media arsip.

Page 21: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

Berikut ini contoh Berita Acara penyerahan arsip statis:

KOP SURAT UNIT KERJABERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIPSTATIS

Nomor:

Pada hari ini..........tanggal:.......bulan.....tahun......., yangbertandatangan dibawah ini:Nama :NIP :Pangkat/gol :Jabatan :Atasnamaunit kerja....................................................sebagaipihak pertama;Nama :NIP :Pangkat/gol :Jabatan :Atasnama Pusat Arsip Universitas Negeri Semarangsebagai pihak kedua;Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktifunit....................berjumlah....... boks/ berkas. Pihak keduatelah menerima dan membenarkan bahwa arsip yangdipindahkan oleh pihak pertama sesuai dengan DaftarPertelaan Arsip Sementara (DPAS) seperti tersebut diatas.Pihak kedua selanjutnya bertanggung jawab mengelolaarsip statisyang telah dipindahkan oleh pihak pertama.

Semarang,……………Yang menerima Yang menyerahkan,

........................... ...................................NIP: NIP:

Page 22: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

B. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Arsip Statis1. Prinsip asal-usul (Principle of provenance)

Arsip dikelola berdasarkan penciptanya adalah sebagaibahan bukti harus merekam informasi mengenaisumber yang menjelaskan konteks dari pencipta danpenggunaannya.

2. Prinsip aturan asli (Principle of original order)Arsip harus dipelihara dalam susunan skema yangsama dengan pada saat arsip digunakan olehpenciptanya. Tujuannya untuk memelihara autensitasdan iritegritas arsip sebagai bahan bukti prosespekerjaan dan kegiatan.

3. Prinsip rantai penanggung jawab (Principle ofcontinuous custody)Peranan arsip sebagai bahan bukti dan berkelanjutanyang hanya dapat diyakinkan keamanan fisik danintegritas intelektualnya.Jadi arsip dijamin untuk dipelihara dari kerusakan,pemisahan dari kelompoknya, serta pemusnahan yangtidak benar dan tidak bertanggungjawab. (ArsiparisInggris, Sir Hillary Jenkinson, Modul KearsipanANRI).

C. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengelolaarsip statis1. Pemeriksaan

Sebelum arsip akan disimpan perlu dilakukanpemeriksaan dan untuk memastikan apakah arsiptersebut benar-benar arsip statis sesuai dengan jadwalretensi arsip. Apabila terdapat arsip yang kurang

Page 23: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

lengkap harus diupayakan kelengkapannya dengancara meneliti dan menanyakan pada unit asal (unitpengolah arsip). Apabila belum ditemukan dapatmenghubungi pejabat yang berwenang pada unitpencipta arsip untuk membuat arsip pengganti.Pemeriksaan terhadap kondisi fisik arsip harusdilakukan per lembar (untuk arsip tekstual) dan bilaada arsip yang rusak segera dilakukan perbaikan.

2. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip SementaraDaftar ini berfungsi sebagai alat bantu penemuan arsip(finding aids) di pusat arsip (record center). Daftarpertelaan arsip sementara (DPAS) dilakukan setelahtahapan pemeriksaan selesai, Daftar Pertelaan Arsip inidapat digunakan juga sebagai pengendalian dalamproses penyusutan arsip.

Contoh Daftar Pertelaan Arsip SementaraDaftar Ikhtisar Arsip

Instansi : Alamat :Telephone :

No.Unit KerjaAsal Arsip

KurunWaktu Jenis Fisik

JalanMasuk Penataan Lokasi Ket.

1

2

3

3. Penataan Arsip dan BoksPenataan arsip dalam boks diupayakan sama denganketika masih aktif. Dalam satu boks arsip berisi satuseries arsip yang retensinya sama atau berdekatan. Biladalam satu boks arsip berisi series yang berbeda akan

Page 24: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

mempersulit ketika arsip tersebut akan dilakukanpenyusutan. Boks arsip tersebut diberi nomor ataukode yang diperlukan sebelum ditata dalam rak arsip.

D. Preservasi/Pemeliharaan Arsip StatisSecara alami arsip statis yang disimpan unit pengolah

arsip pusat akan mengalami proses kerusakan jika disimpandalam waktu lama. Kertas sebagai salah satu media rekam arsipmerupakan bahan organik yang dapat terurai seiring denganwaktu. Di sisi lain, arsip foto, film, rekaman suara, dan arsipelektronik lainnya memiliki rasio kerusakan karenamengandung bahan-bahan yang tidak stabil.

Preservasi arsip merupakan upaya memelihara danmenjaga arsip dari kerusakan yang mungkin terjadi. Berbagaibentuk usaha pemeliharaan arsip dinamis yang dikemukakan diatas dapat digunakan untuk melakukan pemeliharaan arsipstatis. Sedangkan penjagaan arsip dari kemungkinan kerusakandapat dilakukan dengan membersihkan ruangan secaraberkelanjutan; memeriksa ruangan dan sekitarnya untukmemastikan aman dari serangga, rayap dan sejenisnya;penggunaan racun serangga dan kapur barus, pengawasanserangga anai-anai, larangan makan dan merokok di ruangarsip, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan, secararutin mengganti klip sebelum berkarat, mempergunakan rakdari logam, menjaga kebersihan arsip, mengeringkan arsipyang basah, dan melakukan perbaikan terhadap arsip yangrusak dan sebagainya

Pengelolaan arsip statis di unit pengelola arsip pusatmenghasilkan sarana bantu penemuan kembali arsip statis

Page 25: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

untuk kepentingan akses dan layanan arsip statis kepadapengguna arsip.

1. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan berdasarkan:a. Asas asal usul adalah asas yang mengaitkan arsip ke

sumber asalnya dengan pengertian bahwa arsip diaturtanpa melepaskan arsip dari instansi yangmenciptakannya;

b. Asas aturan asli adalah asas yang mengaitkan arsipdengan pengaturan arsip.Pengelolaan arsip statis dilakukan dengan menatainformasi dan fisik arsip untuk menghasilkan saranabantu penemuan arsip statis (finding aids). Jenis saranabantu penemuan kembali arsip statis adalah daftar arsip,dan inventaris arsip.

2. Kegiatan pengelolaan arsip statis yang harus dilakukanyaitu:a. Pemeriksaan

Kegiatan ini merupakan kontrol awal sebelum dilakukanpenyimpanan arsip. Pemeriksaan perlu dilakukan untukmemastikan apakah arsip tersebut benar-benar arsipstatis dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip danuntuk memastikan kelengkapan setiap series arsip.Apabila dalam series arsip kurang lengkap, diupayakankelengkapannya dengan cara meneliti/memeriksa daftarpertelaan arsip pindah atau menanyakan pada unit asal(unit pengolah arsip). Apabila belum ditemukan, dapatmenghubungi pejabat yang berwenang pada unitpencipta arsip untuk membuat semacam arsip pengganti.Pemeriksaan terhadap kondisi fisik arsip juga harus

Page 26: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

dilakukan perlembar (untuk arsip tekstual) dan apabilaada arsip yang rusak segera diadakan perbaikanseperlunya.

b. Penyusunan Daftar Pertelaan ArsipPenyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dilakukansetelah tahapan di atas selesai. DPA tersebut dapatdigunakan untuk pengendalian dalam proses penyusutanarsip. Selain itu, daftar tersebut juga dapat berfungsisebagai alat bantu penemuan arsip (finding aids) di PusatArsip (Records Center), karena daftar tersebut memuatinformasi deskripsi/masalah/jenis arsip statis dan kodesimpan arsip dari suatu koleksi arsip unit pencipta arsipyang tersusun secara teratur berkas arsipnya.

Contoh Daftar Pertelaan Arsip:DAFTAR PERTELAAN ARSIPKode DT.00

Kelompok Subjek Akademik

No. Jenis/Series Arsip Tahun Volume Cara Penataan No. Boks Retensi(tahun)

1 Administrasi Tim /PanitiaPenyelenggaraUjian

1996 1 Boks Subjek PP. 01 2

2 Laporan KelulusanMahasiswa

1996 2 Boks Subjek PP.01PP.02

4

3 dst

Daftar Pertelaan Arsip memiliki variasi yangdisesuaikan dengan kondisi alat simpan dan arsip yangdisimpan. Daftar tersebut harus selalu dijaga akurasinyadan aktualisasinya serta sesuai dengan kondisi arsipyang disimpan.

Page 27: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

c. Penataan Arsip dan BoksPenataan arsip dalam boks juga harus memperhatikanpenataan arsip ketika masih aktif. Sebaiknya setiap boksarsip hanya berisi satu series arsip saja atau series yangsangat berdekatan dengan retensi yang sama. Jika satuboks arsip berisi beberapa series arsip dan retensinyaberbeda akan mempersulit ketika arsip tersebut akandilakukan penyusutan setelah chasing atau folder yangberisi arsip diberi kode dimasukkan dan ditata dalamboks arsip. Boks arsip tersebut diberi nomor dan ataukode yang diperlukan, sesuai dengan nomor urut danatau kode maupun nomor lokasi penyimpanan jikadiperlukan. Setelah itu dapat dilanjutkan dengan menataboks dalam rak arsip.Penataan boks dalam rak arsip sangat tergantung padasistem penomoran boks yang digunakan, sedangkansistem penomoran boks arsip sangat tergantung padaruang dan alat simpannya (rak). Bila terdapat banyakruang simpan maka perlu diberi nomor/kode atau hurufuntuk setiap ruang simpan yang ada. Jika terdapatbeberapa rak arsip dalam suatu ruang simpan arsip,maka harus juga dipersiapkan kode untuk setiap raknyasehingga pada boks arsip bisa diberi kode sebagaiberikut:

Contoh kode:DT.01: artinya kode arsip Pendidikan Tinggi boks

nomor 01.

Page 28: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

Jika penomoran dilaksanakan dengan cara sepertitersebut di atas, maka penataan boks pada setiap rakharus dilakukan pula dengan cara yang cermat danmudah serta efisien, misalnya dengan pengaturan boksarsip dengan nomor terkecil berada di ujung kiri atas rakarsip, kemudian terus ke kanan, turun ke bawah, bisadilanjutkan dari sisi kiri atau kanan rak, kemudian turunke bawah lagi dan demikian seterusnya.

Contoh boks

Contoh label boks :

DT . 01

Cara penataan ini tidak baku, bisa dengan cara/ sistemlain yang penting konsisten dan sesuai dengan lokasisimpan yang terdapat pada Daftar Pertelaan Arsipsimpannya.

Page 29: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

Untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statisperlu memperhatikan sarana dan prasarana antara lain:1) Perencanaan Gedung

Gedung yang menyimpan arsip harus tahan a p i /kebakaran kurang lebih selama 3 jam dengan lokasi yangmudah terjangkau. Hal ini dimaksudkan apabila terjadikebakaran arsip masih bisa diselamatkan. Ventilasi yangbaik memungkinkan sirkulasi udara. Sistem pengamananfisik juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu.

2) Ruangan penyimpananRuang penyimpanan yang harus diperhatikan:

a) Kontrol suhu dan kelembabanBerkisar antara 18°-21°C. Kelembaban yangdianjurkan ialah 45% sampai 50%.Untuk mengukur suhu dan kelembaban udaradigunakan alat Hygrothermograph atau Hygrothermo-meter.

b) CahayaRadiasi ultraviolet (UV) dan atau cahaya mataharidapat mempercepat reaksi kimia pada kertas oleh

Page 30: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

karena itu arsip harus dihindari dari cahaya sinarmatahari.

c) RuanganUntuk kelestarian arsip ruangan harus memenuhi atausesuai dengan volume arsip, dengan demikian arsiptidak berdesak-desakan.Beberapa hal yang harus diperhatikan dalammelestarikan buku:2) Dalam memperbaiki dokumen jangan

menggunakan selotip atau lem.3) Menyimpan dokumen diletakkkan secara mendatar

jangan digulung atau dilipat.4) Jangan mengikat dokumen dengan menggunakan

karet gelang karena dalam waktu yang lama akanmengakibatkan lengket.

5) Jauhkan dari sinar matahari atau sinar lampufluoresen.

6) Jangan gunakan paper clip, stapples, atau lainnyauntuk menyatukan dokumen.

7) Gunakan tempat sebagai penyimpan foto/dokumenyang bebas dari asam.

8) menyimpan dokumen dan foto janganmenggunakan pembungkus plastik, adhesive ataukertas konstruksi hitam, karena akan merusakdokumen.

9) Jangan menyimpan negatif atau slide dalamlembaran plastik karena akan merusak gambar.

10) Simpanlah dokumen dalam almari arsip yangmengalir udara bebas dengan suhu konstan sekitar200C dan kelembaban 50%.

Page 31: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

3) PeralatanMenyimpan arsip statis hendaknya jangan menggunakanfilling cabinet. Hal ini disebabkan karena untukmenyimpan arsip yang lama akan merusak dokumen,selain itu filling cabinet harganya mahal, kurang luwes,makan tempat, dan tidak kondusif. Demikian juga almarikayu/rak kayu karena rak kayu mengandung peroksida,dammar, ter dan produk asam yang bias merusak arsip.Tempat penyimpanan arsip foto, disc, tape dan petadiperlukan tempat penyimpanan yang khusus yang amanbagi kelestarian arsip

E. Prinsip PreservasiPreservasi arsip statis merupakan upaya untuk

mempertahankan arsip statis dalam keadaan sebaik mungkin,sehingga arsip statis dapat bertahan dalam jangka waktu yanglama. Prinsip preservasi arsip statis adalah sebagai berikut:1) Arsip statis harus selamanya dilestarikan;2) Semua aspek dari format asli, nilai kesejarahan, teks,

gambar, dan keadaan fisik akan dilestarikan jikamemungkinkan;

3) Preservasi preventif dilakukan untuk mencegah kerusakandan mengurangi semua efek pada arsip statis;

4) Preservasi kuratif dilakukan jika diidentifikasi adanyakerusakan dan kebutuhan akan adanya prioritas;

5) Arsip statis yang asli dapat diakses namun untuk arsipyang kondisinya rusak/rapuh dalam bentuk copy/salinan.

Page 32: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

Kegiatan atau tindakan preservasi arsip ada dua macam yaitu:a. Preservasi Preventif

Yang dimaksud preservasi preventif adalah tindakan yangpaling efektif dalam mendukung preservasi jangka panjangarsip statis dengan tujuan mencegah dan memperlambatkerusakan yang terjadi pada fisik arsip statis. Hal ini dapatdilakukan melalui: pengaturan terhadap lokasipenyimpanan, penyusunan rak penyimpanan dan boks/kontainer, penanganan arsip, pengendalian hama terpadu,dan reproduksi.

b. Preservasi KuratifBertujuan memperbaiki/merawat arsip yang mulai/sudahrusak atau kondisinya semakin memburuk, sehinggamemperpanjang usia arsip.Preservasi kuratif dapat dilakukan dengan cara:1) Seluruh proses perbaikan arsip tidak akan

menghilangkan, mengurangi, menambah, merubah nilaidari arsip sebagai alat bukti. Tidak hanya isiinformasinya saja tetapi juga struktur fisiknya memilikinilai sebagai alat bukti;

2) Seluruh proses tidak akan merusak atau melemahkanarsip;

3) Sebisa mungkin bahan yang hilang digantikan denganbahan yang sama atau yang mirip;

4) Proses perbaikan arsip harus dilakukan oleh ahliperbaikan arsip yang terlatih.

Page 33: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

F. Akses dan Layanan Arsip StatisPelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau

pemberian service informasi yang terkandung di dalam arsipyang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnyamengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedurpenggunaannya.

Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diaturberdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. Pimpinan tertinggidari suatu organisasi berhak menggunakan seluruh arsip dariorganisasi itu. Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatursedemikian rupa sehingga keamanan informasi yangterkandung dalam arsip itu sendiri tetap terjaga.

Akses dan layanan arsip statis harus memperhatikanprinsip-prinsip sebagai berikut:a. Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan perundang-

undangan arsip statis sudah dapat dibuka (principle oflegal authorization);

b. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis(finding aids) baik manual maupun elektroniks

c. Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan diaksesdan diberikan kepada pengguna arsip statis dalam keadaanbaik;

d. Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkankeamanan dan pelestarian atau terhindar dari resikokerusakan, kehilangan, dan perbuatan merusak danmenghancurkan oleh pengguna arsip statis;

e. Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar, denganpelayanan paling mendasar, tanpa biaya;

f. Ketersediaan akses arsip statis dilakukan melalui proseduryang jelas (transparan) kepada semua pengguna arsip statis

Page 34: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

tanpa membedakan (diskriminasi) apapunkebangsaannnya, latar belakang, usia, kualifikasi ataukepentingan penelitiannya;

g. Prosedur akses harus sederhana mungkin untuk menjaminperlindungan arsip statis dan penghilangan, pengubahan,pemindahan atau perusakan.

Penggunaan arsip statis oleh pengguna internal maupuneksternal pada unit pengelola arsip pusat harus senantiasadikontrol dengan baik. Hal-hal yang perlu diperhatikan antaralain:1) Menginformasikan kebijakan dan peraturan unit pengolah

arsip pusat kepada pengguna dan meminta tanda tanganmereka sebagai tanda persetujuan untuk mengikutiperaturan-peraturan tersebut.

2) Meminta identitas pengguna arsip statis dan memintanyauntuk melengkapi formulir registrasi yang berisi nama,alamat, dan arsip statis yang diminta. Formulir ini harusdisimpan untuk mengantisipasi adanya pencurian ataupenyalahgunaan arsip dan untuk statistik unit pengolaharsip pusat.

Contoh blanko peminjaman arsip

No NamaPeminjam

Jenisarsip

Jumlaharsip

Asli/copy

Tglpinjam

Tglkembali

Ket

Page 35: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

3) Penggunaan arsip statis hanya diberikan di ruang baca.4) Pengguna arsip statis hanya menggunakan satu folder atau

boks setiap kali peminjaman/penggunaan.5) Pengguna arsip statis tidak boleh merokok, makan, minum,

atau menggunakan peralatan audio yang akan mengganggupengguna yang lain.

6) Petugas arsip statis harus:a) Mengembalikan arsip ke tempat penyimpanan

sementara segera setelah digunakan;b) Membatasi pengkopian, pencetakan foto, atau

pemindahan arsip statis untuk menjamin preservasidan keamanan, mematuhi peraturan hak cipta, danpenggunaan yang bijaksana terhadap sumber dayayang ada;

c) Membatasi orang yang dapat masuk ke dalam tempatpenyimpanan arsip (hanya staf yang diperbolehkan).

Page 36: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

BAB IVPENUTUP

Buku Pedoman ini hanya memuat aturan-aturanpokoknya saja, terutama mengenai bagaimana mengelola arsipstatis dengan baik dan sistematis, mulai dari mengakuisisiarsip, penyerahan ke Pusat Arsip Universitas, pengelompokanarsip, dan penyimpanan arsip. Hal-hal yang bersifat spesifikdalam pengelolaan arsip simpan, baik fisik, seperti aturan-aturan yang harus terpenuhi dalam membangun gedung/ruangarsip simpan maupun non-fisik seperti jadual retensi arsipsimpan dan lain-lainnya akan disusun dalam buku tersendiri.

Semoga buku pedoman ini dapat dipakai sebagai acuanbagi semua pihak di lingkungan Universitas Negeri Semarang,terutama dalam hal pengelolaan arsip di Universitas NegeriSemarang agar lebih baik dan sesuai standar peraturan yangberlaku.

Namun buku ini belumlah sempurna, masih banyakkekurangan karena keterbatasan kami. Kritik dan saran daripembaca kami perlukan agar buku ini menjadi lebih baik.

Page 37: PEDOMAN PENGELOLAAN UNIVERSITAS NEGERI …unnes.ac.id/wp-content/uploads/Pedoman-Pengelolaan-Arsip-Statis... · B. Fungsi Arsip Statis ... telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai

DAFTAR PUSTAKAPeraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 105 Tahun 2004 tentangPengelolaan Arsip Statis

Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di LingkunganPerguruan Tinggi, Arsip Nasional Republik IndonesiaTahun 2011

Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip Inaktif UniversitasUdayana, Pusat Arsiparis Universitas Udayana, 2009

Machmoed Effendhie, dkk, 2011. Panduan RingkasTata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan UniversitasGadjahMada. UGM.

Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai PengembanganPendidikan, Universitas Sumatera Utara, 2011

Rita Komalasari. 2007. Manajemen Arsip Statis, IPB