(기존) 공공기관 업무 환경

개인PC자료저장

사무실 중심의행정업무

고정된업무공간

사무실 개인PC 중심의 업무 환경자료 분산저장

자료 공유 및 협업이 어려움

공공기관 소통포털 협업서비스

(문서 작성/조회/공유)

PC

클라우드저장소 개인자료 조직별

업무자료

조직별기타자료

개인PC에 분산된 업무자료 통합관리 자료공유·협업 기반 구축

소통포털 강화 및 영상회의 도입 원격 의사소통 기반 구축

웹기반영상회의

타임라인방식소통포털

(변화할 모습) 공공기관 업무 환경

ESN

웹오피스저장소

Tool

내부 행정업무(고정공간 – 사무실)

외부 현장행정(원격지 - 차량이동/

출장지 등)

공공기관 혁신도시 이전 시대! 언제 어디서나 협업 공유 소통하는

클라우드 기반의 지능형 공유·협업환경

사용자A 상단 부분 편집

사용자B 하단 부분 편집

개인 폴더

TF 폴더

부서폴더

협업(웹오피스)

소통(ESN) 공유(저장소)

ESN을 통해 자료 협업대상자에게 자료공유확인 메시지 전달

소통과 협업 공유와 협업

저장소에서공유된문서를웹브라우저를통해실시간다자간공동협업

소통과 공유쉽고 빠른 협업공간 생성및 분산파일 시스템 기반개인저장소, 협업을 위한그룹저장소·TF저장소 제공

소통과 협업을위한 도구

주요 기능

A 타임라인형 소통

B 팀간 본부간 협업

페이스북과 같이게시물, 댓글 형태의소통수단 제공

쉽고 빠른 협업공간생성 가능원내 TF 가상 협업공간 제공

ESN을 통해 자료 공유 대상자에게 자료공유 확인 메시지 전달

C 유연한 조직 구성

조직도 외 수평적커뮤니티, TF 등 임시조직의 협업 공간 제공

업무자료공유를 위한 도구

주요 기능

폴더 중심 기능

개인 폴더 개인자료

부서폴더부서 공통자료

TF 폴더 TF 공유 자료

폴더 중심의 사용자 환경

• 부서 및 TF 공유자료 관리

개인 폴더

TF 폴더

부서폴더

실시간 동시 편집공유/협업 기반 구축

사용자 A

사용자A 상단 부분 편집

사용자B 하단 부분 편집

문서 읽기·쓰기

문서 읽기·쓰기

사용자 B

NIA 시범운영(’15) 을 시작으로 25개 공공기관, 6,450명 사용자 확산 민·관 협업환경으로 확대 검토 (내부망 협업-인터넷망 협업 등)

시범운영

시범확산

KOREN 내협업서비스ESN / 저장소 / 웹오피스

KOREN 내협업서비스ESN / 저장소 / 웹오피스영상회의

선도확산

본격확산

KOREN 내협업서비스 Public IaaS 시범운영

KOREN 내협업서비스 Public IaaS 운영 모바일연계실증

전국 25개의 공공기관들과 함께 효율적인 업무 환경으로 혁신해 나가고 있습니다

1인당 한주 2.75시간 취합시간 단축, 출장시 업무연속성 2.88시간 확보 등으로초과근무 1.91시간 절감에 기여

2018년이용현황설문조사결과, 연평균치

6450

73지방이전에따른불편함해소

25사용기관

개

사용자

명

%

99초과근무절감

143자료취합업무시간단축

시간/연간

149출장시업무시간확보

시간/연간

시간/연간

25개 공공기관, 6,450명 사용으로 업무 효율화 기여 클라우드기반업무혁신환경으로확산추진중 (’19: 45기관, 10,000명목표)

2

아직도 팀총괄에게 메일로 주간보고서를 보내시나요?본부 총괄이 팀별 보고서 취합하는데 동분서주 하시나요?

“조직의 인재는 취합하는데 배치된다“(VOC)

여러분들의 총괄은 매주 2.75시간 이상 취합에시간을＂어쩔 수 없이＂소비하고 있었습니다.

* 50명 총괄 x 2.75시간 x 4주 x 12개월 = 연간6,600시간

어렵고 힘든 협업AS-IS 쉽고 편리한 협업TO-BE

사용자 A

사용자 B

메일발송실시간 동시

편집공유/협업 기반

구축

사용자 A

사용자 B

동시편집불가

사용자A 상단 부분 편집

사용자B 하단 부분 편집

매주 메일을 통한 자료제출, 취합에서 협업환경을 통한 즉시취합으로

초과근무를 줄이는 업무환경 혁신으로 해소

지능형 클라우드 업무환경 : NiCloud

NiCloud를 통한 업무혁신

언제어디서나협업, 소통

취합시간 단축

주요 성과

[1인당] 주당1인당2.75시간절감

(기존)주간2.75시간->(개선)자동취합으로절감

주당초과근무1.91시간(1인당)절감

[본부.팀총괄] 연 6,600시간 절감

본부.팀총괄 50명 x 2.75시간(절감시간)/주

x 4주 x 12개월

온라인 상에서 회의자료 공유[회의참석자] 연 96,000장 인쇄절감

보직자 50명 x 40장/1인당 x 4주 x 12개월

종이 없는 검토문화

•경영현안회의 본격 적용(‘16.6월~)경영현안회의 자료 작성 - 8개 전 본부 취합업무 활용

•CEO지시사항 관리 (’17.5월~) 등

협업환경·문화 혁신

공유·협업을 통한커뮤니케이션 강화

이용자 76% 2.75시간 자료취합

시간 절감, 이용자 79% 협업에

유용하다 응답

이용자 73%가 지방이전으로

인하여 불편한 점 해소에

도움된다고 응답

ICT 신기술을 도입표준 모델 수립

업무연속성 확보 및가능한 환경 제공

이용자 63%가 출장으로 인한

시간 손실을 주당 2.8시간

절감한다고 응답

업무 효율성제고!

신기술 도입 및활성화!

업무 연속성을 통한생산성 향상!

그렇다79% 그렇다

73%

NiCloud 도입 후 효과로 (2019.1.12~1.14, 이용기관 사용자 대상 설문조사)

1위: 저장소, 백업 공간으로 활용, 2위: 보고/취합 효율성 향상, 3위: 자료 관리 편리성으로 응답

I. 시작하기

로그인

1

* IE8~9 미지원, 크롬 추천, https 접속( 크롬, IE 11이상, 파이어폭스 등HTML5 표준 브라우저에서만 사용 가능 )

https://nicloud.or.kr 접속

2

타임라인 커뮤니케이션

4

> 조직(팀, 본부, 원), 커뮤니티 내 소통> 메신저를 통한 다자간 즉시 소통> 캘린더, 알림 등을 통한 공유

원내 소셜(ESN) 기반 소통채널

팀간 본부간 소통

1. 소통하기

조양호 수석

조양호 수석

사용자 편의성 고려한 UI 변경

자주쓰는 기능 상단 배치

아이콘, 휴지통 등 직관적 UI

마우스 우클릭을 통한 메뉴 호출

마우스 우클릭, 아이콘 방식

> 조직 및 업무협업 단위 그룹저장소> 조직단위 커뮤니티 단위 권한 자동 할당> 협업 문서 그룹저장소에서 관리

클라우드 저장소를 통한 문서 공유

사용자 개인 10GB 제공

2. 공유하기

> 윈도 탐색기 환경에서 파일 접근/관리> PC 폴더 – 클라우드 저장소간 동기화

윈도 탐색기 기능 추가

PC 폴더 와 저장소 폴더 동기화

자료백업, 업무자료 연속성 제공

탐색기를 통한 파일 관리

가상드라이브로 연결/직접활용

2. 공유하기

사용자A 상단 부분 편집

사용자B 하단 부분 편집

> 참여자별 양식이 정해져 있는 반복되거나 간단한 문서 작업(주간보고 등)- 도움말(F1), 단축키(Ctrl + / )

> 타 팀/본부 또는 팀 내부에서 협력하여 문서 작성> 한글을 실행시키지 않고 웹 상에서 확인 및 작성

웹오피스를 활용한 문서 협업

3. 협업하기 - 문서공동편집

> 설정에서 마이크, 카메라 등 설정 후 즉시개설 클릭> 회의 종류, 제목, 참여자 선택 후 개설 클릭

웹 브라우저에서 바로 영상회의 (무설치)

3. 협업하기 – 영상·음성회의

Ⅱ. 기능 활용 사례1. 주간보고 취합

2. 공동 자료 관리

3. 자료 공유 및 실시간 커뮤니케이션

4. 자료 동기화를 통한 내 자료 백업

5. TF 협업도 스마트하게

6. 영상회의로 협업하기

아직도 팀총괄에게 메일로 주간보고서를 보내시나요?

본부 총괄이 팀별 보고서 취합하는데 동분서주 하시나요?

1. 주간보고 취합

클라우드에 공통 주간보고서 공유해 보세요

공통 주간보고서에 내 업무 보고 직접 등록하면 취합 끝!

1. 주간보고 취합

그룹저장소 선택

(예시: 기술지원본부)

1. 주간보고 취합 : Step 1. 그룹저장소 선택하기

주간보고 파일 올리기

1. 주간보고 취합 : Step 2. 주간보고 파일 올리기

팀원에게 공지

그룹저장소[기술지원본부]

1. 주간보고 취합 : Step 3. 팀원에게 공지

공지 확인 및 바로 작성

1. 주간보고 취합 : Step 4. ESN에서 공지 확인 및 바로 작성

조양호 수석

조양호 수석

조양호

사용자A 상단 편집

공동 편집자 확인

사용자B 하단 편집

1. 주간보고 취합 : Step 5. 보고서 공동 작성

설치형 오피스와 동일한 단축키 지원

설치형 오피스에서 작성한 문서와의

호환성 향상

사용빈도가 많은 기능 지원

[참고] HWP파일 웹편집기 고도화

부서 공용자료 관리를 위해 장비 구입을 고려하시나요?

고장나기 쉬운 NAS나 파일서버 불안하지 않으세요?

자료 백업은 어찌할까요?

2. 공동 자료 관리

조직도를 반영한 클라우드 저장소 공간을 활용해 보세요

자료 백업 및 이력, 접근 권한 안전하게 관리해 드려요

2. 공동 자료 관리

1

> 부서 및 TF 기준으로 시스템관리자가 생성> 부서원 및 하위부서원이 모두 접근 가능> 조직 변경 정보 연동 권한 관리> 부관리자 추가 및 타부서원 접근 부여> 버전관리를 통한 자료변경 관리> 초기 30G 할당, 추가 용량 제공

그룹저장소를 통한 자료관리

2. 공동 자료 관리 : Step 1. 그룹저장소

조직 특성에 맞는 폴더 구성 및 활용

2. 공동 자료 관리 : Step 1. (예시) 업무 디렉토리 구조화

2> 파일별 최근 변경 10건 관리> 이전 버전 파일 다운로드> 이전 버전 파일 복원> 버전 파일 삭제

버전관리

2. 공동 자료 관리 : Step 2. 버전 관리

2. 공동 자료 관리 : Step 3. 편의 기능

1주일이내 신규 공유 받은 문서 표시

그룹저장소 사용자에게 문서 편집중 표시

3

4

휴지통 보관기능 사용여부 설정

보관기간 설정

입력 폼 클릭시 달력 팝업화면 표시

5

휴지통 파일 자동삭제 기능 설정 시 저장소 공간을효율적으로 관리가능

보관기간 이전파일 자동삭제

휴지통관리 메뉴

2. 공동 자료 관리 : Step 4. 휴지통 파일 자동삭제

작업 공지 및 커뮤니케이션을 위해 별도의 외부 서비스에

의존해야 하나요?

작업에 대한 커뮤니케이션 이력은 어디에 있나요?

3. 자료 공유 및 실시간 커뮤니케이션

소셜 커뮤니케이션 기능을 통해 빠르게 공유해 보세요

자료 공유하면서 팀원에게 바로 공지할 수 있습니다

커뮤니케이션 이력을 같이 공유합니다

주간보고작성해 주세요

기술지원팀작성 완료요

교육계획공지했나요

회의실예약했어요

교육일정공지해 주세요

3. 자료 공유 및 실시간 커뮤니케이션

공유하고자 하는 글 작성

3. 자료 공유 : Step 1. 내 조직 커뮤니티 선택

조양호

공유 파일 선택

파일이 저장될 저장소 내그룹폴더 위치 선택

3. 자료 공유 : Step 2. 공유 자료 및 내용 등록

3. 자료 공유 : Step 3. 팀원 전체와 댓글로 대화

문서 열어서 직접 수정

3. 자료 공유 : Step 4. 뉴스피드에서 바로 문서 작업

저장소 그룹 폴더에 안전하게 보관

3. 자료 공유 : Step 5. 클라우드 저장소로 연계 관리

아직도 PC에만 자료가 있나요?

저장소에 매번 자료 올리기 불편하신가요?

랜섬웨어 걱정되지 않으시나요?

4. 자료 동기화를 통한 내 자료 백업

클라우드 저장소 탐색기에서 폴더 동기화 설정을 해보세요

내 PC에서 변경한 문서 저장소에 자동 반영!!

4. 자료 동기화를 통한 내 자료 백업

4. 자료 동기화·백업 : Step 1. 클라우드 저장소 탐색기 설치

4. 자료 동기화·백업 : Step 2. 탐색기를 통한 저장소 접속

탐색기를 이용한 클라우드 저장소 자료 관리

4. 자료 동기화·백업 : Step 3. 탐색기 이용한 저장소 자료관리

PC 폴더와 저장소폴더의 자료 자동 동기화

!! 하나의 PC 에서만 사용을 권장 드립니다.

4. 자료 동기화·백업 : Step 4. 클라우드 저장소 동기화

탐색기에서 개인저장소 및 그룹저장소사용현황 확인가능

저장소 사용현황5

4. 자료동기화·백업:Step 5. 탐색기에서 저장소 사용현황 확인

부서간 협업을 위해 연락 및 자료 공유는 어떻게 하시나요?

쌓여 있는 이메일에서 공유된 문서를 찾고 계신가요?

5. TF 협업도 스마트하게

클라우드에서 쉽게 자료 공유 및 협업이 가능합니다

공동의 자산은 클라우드에서 안전하게 관리됩니다

5. TF 협업도 스마트하게

누구나 쉽게 커뮤니티 생성 가능

저장소 폴더 연동 관리자에게 신청

5. TF 협업 : Step 1. TF 커뮤니티 만들기

조양호

TF 그룹저장소 자료 관리 체계 정리

**저장소 그룹 폴더 생성을 원할 경우 관리자에게 요청해 주세요

(저장소 그룹 폴더와 연결해야 문서 공동 작업이 가능합니다.)

5. TF 협업 : Step 2. TF 그룹저장소 관리

저장소에 등록된 파일 정보를 공유

5. TF 협업 : Step 3. TF 자료 공유 및 커뮤니케이션

조양호

5. TF 협업 : Step 4. 뉴스피드에서 정보 공유

조양호

조양호 수석

회의는 역시 모여서 머리 맞대고 해야 하나요?

영상 미디어 기기를 갖춘 회의실에 줄서서 하시나요?

6. 영상회의로 협업하기

6. 영상회의로 협업하기

장소에 구애없이 별도 프로그램이나 기기연동 없이

웹브라우저에서 영상회의 참여가 가능합니다

회의 종류 선택

회의 제목 등록

참여자 초대

회의 시간 설정

바로 회의 개설

6. 영상회의 : Step 1. 회의 개설 및 초대

회의 참석을 위해 참여 버튼 클릭

6. 영상회의 : Step 2. 회의 참여

회의 참석자 표시

6. 영상회의 : Step 3. 회의 진행

문서공유 화이트보드

채팅 메모

비디오 뮤트

회의 녹화

마이크 뮤트파일전송

[참고] 영상회의 부가 기능