1. Bilan comparatif des mdicaments (BCM) : passer du format papier au format lectronique 12 novembre 2013 www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

2. Bienvenue nos participants francophones Hlne Riverin Conseillre en scurit et en amlioration Safety Improvement Advisor www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

3. Pour nos participants francophones.. Pour accder aux diapositives franais: -Cliquez sur l'onglet "FRENCH" OU -Envoyer un courriel helene.riverin@csssvc.qc.ca Suivre la bote Chat pour les commentaires du confrencire traduit en franais www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

4. Prochain webinaire le 10 dcembre 2013 midi HE Rsultats du Mois de la vrification de la qualit du BCM 2 235 patients 99 1 906 en soins de courte dure 329 en soins de longue dure 40 % Organisations 28 % Rpondaient aux cinq critres de qualit Ne rpondaient qu 3 ou 4 critres de qualit Participez au webinaire pour connatre tous les rsultats et voir quel rle votre organisation peut jouer. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

5. Aperu Prsenter la trousse qui aidera les prestataires de soins passer en scurit et en douceur du BCM papier au BCM lectronique Discuter des rsultats du sondage pan-Canadien sur les pratiques technologiques courantes en matire de bilan comparatif des mdicaments (BCM) Dcrire les tapes et les prcautions prendre pour migrer vers le BCM lectronique Identifier les facteurs qui contribuent ou qui nuisent au succs de la migration du BCM papier au BCM lectronique Tirer des leons de la recherche effectue dans dautres organisations www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

6. Nos confrenciers aujourdhui Dre Elizabeth Borycki La Dre Borycki occupe le poste de professeur adjoint lUniversit de Victoria, en Colombie-Britannique. Elle a occup diverses fonctions, dont celles de spcialiste de linformatique clinique, spcialiste de la gestion des maladies, de consultante et de chercheure. Elle enseigne le comportement organisationnel et la gestion du changement, lvaluation des systmes, lamlioration de la qualit, linformatique et les technologies de linformation et la mthodologie, au premier cycles et aux cycles suprieurs de lcole dinformatique mdicale. Elizabeth Borycki a particip la rdaction de nombreux articles en informatique mdicale. Plus rcemment, elle a publi deux livres, The Human, Social and Organizational Aspects of Health Information Systems et Comprehensive Management of Chronic Obstructive Pulmonary Disease. Elle reprsente actuellement le milieu universitaire auprs de lAssociation canadienne dinformatique de la sant (COACH) et de lInternational Medical Informatics Association (IMIA). www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

7. Nos confrenciers aujourdhui Dr Andre Kushniruk Le Dr Kushniruk est professeur lcole dinformatique mdicale de lUniversit de Victoria. Il est galement professeur adjoint lcole de mdecine Mt. Sinai de New York et il a dj t directeur de lcole dinformatique mdicale de lUniversit de Victoria. Le Dr Kushniruk fait de la recherche dans de nombreux secteurs, dont lvaluation de leffet de la technologie, linteraction humain-ordinateur dans le secteur de la sant et dautres secteurs, de mme quen gnie de lutilisabilit. Son travail est internationalement reconnu et il a beaucoup publi dans le secteur de linformatique mdicale et des essais de technologies de linformation mdicales ( y compris des travaux dans le domaine de laide la dcision applique au bilan comparatif des mdicaments). Il se concentre sur llaboration de nouvelles mthodes de conception et dvaluation des technologies de linformation et sur ltude de linteraction humain-ordinateur dans le secteur de la sant et il est lun des chercheurs-cls de nombreux projets collaboratifs nationaux et internationaux. Son travail inclut la cration de nouvelles mthodes danalyse vido des utilisateurs dordinateurs, une recherche quil adapte actuellement ltude distance des applications en sant lectronique et des systmes informatiques de pointe, dont les systmes informatiss de dossiers mdicaux et les systmes daide la dcision. Le Dr Kushniruk a fait partie du corps professoral de nombreuses universits canadiennes et il a enseign dans des domaines comme linteraction humain-ordinateur, la gestion de bases de donnes et lanalyse et la conception de systmes. Il a t lu Fellow de lAmerican Medical Information Association (FACMI) en 2009 il a aussi sig au conseil dadministration de lAssociation canadienne dinformatique de la sant (COACH). Il dtient des baccalaurats en psychologie et en biologie, de mme quune matrise en informatique de lUniversit McMasters et un doctorat en psychologie cognitive de lUniversit McGill. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

8. Veuillez rpondre notre sondage 8 www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

9. Bilan comparatif des mdicaments (BCM) : passer du format papier au format lectronique Andre Kushniruk Elizabeth Borycki Helen Monkman Alex Kuo Universit de Victoria Margaret Colquhoun Alice Watt ISMP Canada Marie Owen ICSP www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

10. Bilan comparatif des mdicaments (BCM) Un processus o les prestataires de soins travaillent de faon concerte avec les patients et dautres soignants pour sassurer que toute linformation sur la prise de mdicaments soit communique aux points de transition Admission, transfert, cong Dans le but de prvenir les prjudices causs par une communication inefficace Un dfi relever! www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

11. En quoi consiste le BCM lectronique? Le BCM lectronique utilise les systmes dinformation de sant (SIS) pour accder aux banques de donnes sur la mdication des patients et les intgrer dans le but dtablir le meilleur schma thrapeutique possible (MSTP) lectronique et de dceler et rsoudre les divergences. Il peut tre intgr simultanment dautres systmes tels que la saisie informatise des mdicaments dordonnance (SIMO). www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

12. BCM lectronique : deux listes de mdicaments nayant pas fait lobjet dun bilan comparatif (Tir et adapt de Markowitz, 2011) www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

13. BCM lectronique : deux listes de mdicaments corrles (Tir et adapt de Markowitz, 2011) www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

14. BCM lectronique : dossier pharmacologique final une fois le bilan comparatif des mdicaments effectu (Tir et adapt de Markowitz, 2011) www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

15. Organigramme du processus BCM lectronique www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

16. Aperu thorique du BCM lectronique www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

17. Quel est la situation actuelle du BCM lectronique? www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

18. BCM lectronique : une revue de la littrature Une revue de la littrature a t effectue par la recherche du descripteur bilan comparatif des mdicaments dans les bases de donnes bibliographiques PubMed et CINAHL 218 diffrents articles, publis entre 2003 et octobre 2012 examins par titre, rsum (le cas chant) et/ou article intgral afin dextraire toute tude ne constituant pas une recherche originale (par ex. les billets ditoriaux) ou ne couvrant pas suffisamment le sujet ltude. 139 articles conformes aux critres dinclusion et retenus Les caractristiques suivantes ont t galement prises en compte: Type de BCM Points de prestation de soins Mesure des rsultats www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

19. Type de BCM Processus BCM allant de : BCM en version papier uniquement; BCM hybride (c.--d. en partie papier et en partie lectronique); BCM entirement lectronique. Le nombre dtudes consultes pour chaque type de BCM est comparable : papier (35 tudes) hybride (40 tudes) lectronique (44 tudes) Ces chiffres excluent les articles ne prcisant ou ne dcrivant pas le type de BCM utilis. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

20. Principaux rsultats : points de service Les articles retenus portaient sur le BCM tel quil tait effectu aux diffrents points de service. La plupart des articles ont mis laccent sur les processus hybrides. Peu darticles se sont attards aux processus BCM lectroniques aux diffrents points de service. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

21. Principaux rsultats : enqutes BCM aux diffrents points de service Mesures quantitatives du bilan comparatif des mdicaments www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

22. Principaux rsultats : technologies de linformation (TI) et BCM lectronique Les raisons de lutilisation des technologies de linformation pour amliorer le processus BCM sont : Gnrer les meilleurs schmas thrapeutiques possibles (MSTP) Apporter un soutien lectronique aux efforts humains dvolus au BCM Dotation de sources de donnes lectroniques Dotation doutils lectroniques pour comparer les listes de mdicaments et relever et rsoudre les divergences www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

23. Boockvar et al. (2011). Medication Reconciliation: Barriers and Facilitators from Perspectives of Resident Physicians and Pharmacists (J. of Hospital Medicine) Groupes de discussion et observation sur loutil BCM lectronique du U.S. Veterans Affairs (VA) Les participants ont convenu de lobjectif du BCM lectronique de prvenir les erreurs, mais ont diverg dopinion sur latteinte de cet objectif. Les participants ont squenc la tche de faon diffrente laide de loutil. Faute de temps, les mdecins se sont occups dautres responsabilits plus prioritaires. Les barrires comprennent les tches multiples, les sources dinformation non fiables et le besoin de formation. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

24. Schnipper et al. (2009). Effect of an Electronic Medication Reconciliation Application and Process Redesign on Potential Adverse Drug Events (Archives de mdecine interne) Un essai randomis contrl a t effectu. Lintervention consistait en lutilisation dun outil BCM lectronique et en une revue du processus, avec un groupe tmoin de mdecins, dinfirmires et infirmiers, et de pharmaciens. Le principal rsultat mesur concernait les divergences non intentionnelles potentiellement prjudiciables entre les mdicaments pr-admission et les mdicaments ladmission ou au cong (IMPvnements iatrognes mdicamenteux potentiels) En conclusion, loutil BCM lectronique et la revue du processus ont t associs une diminution significative des IMP. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

25. Kushniruk et al. (2011). Cognitive Analysis of a Medication Reconciliation Tool Des tests dutilisabilit selon le protocole de pense voix haute et des simulations cliniques de lutilisation dun outil BCM lectronique ont t effectus. Tant les situations simules et relles taient observes. Conclusions Les pharmaciens et les mdecins ont une approche diffrente par rapport au processus cognitif de leur interaction avec loutil. Des diffrences importantes entre les pharmaciens et les mdecins ont t observes quant lexactitude et le temps dvolu aux tches. Il sest avr ncessaire denvisager une nouvelle conception, une personnalisation et une formation. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

26. Quelle est la situation du BCM lectronique au Canada? www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

27. BCM lectronique au Canada Le BCM dlaisse progressivement le papier pour prendre le tournant lectronique afin damliorer lefficacit et daccrotre la scurit; afin dintgrer le BCM aux systmes dinformation. BCM en format papier BCM hybride BCM lectronique + www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

28. BCM lectronique au Canada Nous avons effectu un sondage pancanadien en ligne sur les pratiques BCM afin dvaluer la situation actuelle du BCM lectronique au pays. Mthode : Sondage en ligne Effectu au printemps 2013 Participants : 2 799 personnes invites participer 212 personnes ont rpondu linvitation Y compris des mdecins, des infirmires et infirmiers, des pharmaciens, des gestionnaires, des experts en AQ et des professionnels des TI dans le domaine de la sant. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

29. O le BCM lectronique est-il mis en uvre au Canada? www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

30. Types de BCM lectronique au Canada www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

31. Perception du niveau de succs du BCM lectronique au Canada www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

32. Les facteurs de motivation pour le BCM lectronique en ordre dimportance www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

33. Les facteurs de russite de la mise en uvre du BCM lectronique www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

34. BCM lectronique au Canada Laspect fonctionnalit du BCM lectronique a prsent une haute variabilit, les fonctions ntant pas toutes utilises. La plupart des rpondants ont indiqu quaucune autre ressource (p. ex. humaine, financire) na t alloue au soutien du BCM lectronique (61 %). www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

35. Quels sont les avantages du BCM lectronique? Les avantages que nous pouvons tirer du BCM lectronique comprennent : une standardisation optimise de la documentation; une meilleure lisibilit de linformation; une communication plus efficace entre les prestataires de soins; un accs facilit linformation; une plus grande conformit au BCM lectronique favorise par la cration : darrts incitatifs rappelant que le BCM lectronique dun patient doit tre rempli, darrts obligatoires on ne peut procder au traitement de lordonnance tant que le BCM lectronique na pas t rempli. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

36. Quels sont les avantages du BCM lectronique? Outils daide la dcision Permet de comparer les listes de mdicaments Permet de dceler les divergences Fournit des mises en garde relativement linteraction de mdicaments ou aux allergies Intgration avec la saisie informatise des mdicaments dordonnance (SIMO) afin de faciliter et damliorer les processus de prescription Efficacit optimise de nombreux processus lis la mdication en tablissement de sant (Poon et al., 2006). www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

37. Aspects importants de la mise en uvre du BCM lectronique Lappui de la haute direction joue un rle important. La transition vers le BCM lectronique demande un apport continu en ressources, de la persvrance, une imputabilit clairement tablie, un long travail prliminaire et un engagement envers la russite. Comprendre ltat actuel du SIS de ltablissement est crucial pour la mise en uvre du BCM lectronique; par exemple, au moment de planifier la mise en uvre de la saisie informatise des mdicaments dordonnance (SIMO), il est judicieux de penser implanter le BCM informatique en simultanit, car leur intgration jumele est doublement efficace. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

38. valuation de ltat de prparation de lorganisation Avant de procder la mise en uvre, les tablissements devraient se pencher sur les lments suivants : Quel SIS est prsentement en exploitation dans leur tablissement? Quenvisagent-ils implanter en termes doutils de BCM lectronique? Le BCM lectronique des entres et sorties du SIS Toutes les personnes concernes devraient tre au courant du type de SIS dj en place. (p. ex. dossiers mdicaux lectroniques) Avoir une comprhension commune de la dfinition et des composantes du BCM lectronique www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

39. Standardisation des flux de travail, politiques et procdures organisationnelles Observation des flux de travail et simulations cliniques de plus en plus utilises partout dans le monde pour valuer limpact des nouveaux systmes dinformation sur le flux de travail; de prfrence dans un contexte similaire ou dans le contexte rel o le BCM lectronique est utilis. Lobservation des flux de travail et les simulations cliniques peuvent tre effectues ces fins : cartographier les flux de travail; valuer limpact de la technologie sur les processus de soins; identifier les sources potentielles derreurs induites par la technologie; concevoir linterface du BCM lectronique; laborer les politiques et procdures ainsi que la formation; pallier les flux de travail fastidieux et les cueils potentiels avant limplantation. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

40. Standardisation des flux de travail, politiques et procdures organisationnelles La mise en uvre du BCM lectronique implique gnralement des changements sur le plan des flux de travail. Il est important de communiquer les lments cls du processus, tels que : le plan densemble pour limplantation et le maintien du BCM lectronique dans ltablissement; les rles et responsabilits des professionnels de la sant relativement chacune des tches; un chancier bien tabli des tches excuter; limpact des changements sur les rles et les tches des professionnels de la sant; les changements dans les politiques et procdures organisationnelles. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

41. Choix et approvisionnement de solutions BCM lectroniques Les organisations doivent soupeser un certain nombre dlments avant de choisir et de se procurer la technologie du BCM lectronique : Quelle technologie de linformation est actuellement disponible dans ltablissement? Quelles caractristiques et fonctionnalits de la solution BCM seront : obligatoires pour une implantation; souhaitables (mais non requises); instaures une date ultrieure? www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

42. Choix de la solution BCM informatique La solution idale du BCM lectronique offrira les caractristiques et fonctionnalits qui permettront dafficher cte--cte les listes de mdicaments courants et du MSTP lectronique; de saisir les donnes sur les mdicaments actuels, antrieurs, actifs et cesss pour faciliter la comparaison; de signaler les divergences pharmacologiques; dafficher les mdicaments selon des intervalles de temps afin que lutilisateur comprenne quel mdicament doit tre pris ou a t pris et quand; de modifier la mdication sur le mme cran p. ex. continuer, cesser, suspendre ou changer lintgration avec SIMO (le cas chant) de sorte que les nouveaux mdicaments puissent tre facilement prescrits. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

43. Fiabilit du systme Lvaluation de la fiabilit du systme et la cration de cibles de fiabilit atteindre sont essentielles pour la mise en uvre du BCM lectronique. Un plan B advenant la dfaillance ou une panne du BCM lectronique c.--d. politiques et procdures en cas dinterruption Prvoir la disponibilit dune solution alternative informatique ou sur format papier en cas de dfaillances techniques qui empchent deffectuer le BCM lectroniquement. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

44. Utilisabilit Un systme de BCM lectronique lutilisabilit prouve est gnrateur de rsultats : Accroissement des taux de conformit Moins de solutions de rechange Moins de formation requise Processus BCM lectroniques plus efficaces Moins derreurs induites par la technologie plus sr pour les utilisateurs occasionnels ou les utilisateurs possdant des connaissances limites en informatique www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

45. Cot Pour assurer le succs de la mise en uvre, il est important de connatre les cots du projet et de son implantation long terme. Sassurer de lengagement et du soutien de la haute direction en sassociant un cadre parrain attach au projet Sassurer dun soutien financier suffisant pour une mise en uvre durable du BCM lectronique Cerner limpact de lutilisation des nouveaux processus BCM lectroniques sur le personnel mdical et infirmier ainsi que les pharmaciens. Sassurer quil y a un personnel suffisant disposant dassez de temps pour effectuer le BCM lectronique sur une base continue Faire des valuations priodiques pour sassurer que tous les professionnels de la sant se conforment aux processus BCM lectroniques Prvoir un budget consacr lvaluation et au suivi www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

46. Scurit Le BCM lectronique a le potentiel : de rduire le nombre derreurs; mais aussi dintroduire des erreurs dans le processus BCM. Pour tirer pleinement profit de la capacit du BCM lectronique rduire le nombre derreurs : Sassurer que les professionnels de la sant sont sensibiliss limportance de leur rle, et ce, sous tous les aspects des processus BCM lectroniques Encourager les professionnels de la sant et les patients dclarer les chappes belles et les erreurs qui surviennent, dans le but de perfectionner les processus BCM lectroniques, dassurer la fiabilit des systmes et doptimiser les avantages du BCM lectronique. Sassurer de la mise en place dun plan dvaluation bien tabli pour surveiller la conformit au BCM lectronique et rendre compte des rsultats de son implantation. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

47. Difficults et dfis que prsente le virage vers le BCM lectronique selon les conclusions tires de sondages et douvrages Alourdit par ricochet le fardeau de la tche en raison de la saisie lectronique des donnes sur les mdicaments Difficults lies lintgration Change la faon dont les usagers communiquent Rticence adopter une nouvelle technologie www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

48. Recommandations Comprendre le flux de travail actuel avant de procder la mise en uvre Comprendre comment le BCM lectronique peut sintgrer linfrastructure existante et projete du systme dinformation de sant Obtenir lappui de la direction et le soutien financier (et ce, long terme) Prendre soin de bien dfinir les tapes pour la mise en uvre du BCM lectronique www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

49. valuation ncessaire tout au long du processus de mise en uvre valuation des flux de travail et tests dutilisabilit Intgration linfrastructure existante Adquation de la formation valuation de lerreur et de la performance Nombre et % de patients ayant fait lobjet dun bilan comparatif des mdicaments Exactitude du bilan comparatif des mdicaments Frquence dutilisation www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

50. laboration rcente dune trousse sur la transition du BCM papier vers le BCM lectronique Pour soutenir les efforts des gestionnaires et des professionnels de la sant qui caressent le projet de faire une transition vers le BCM lectronique ou qui y travaillent dj Avec lappui financier dInforoute Sant du Canada Sous la direction dAE Informatics, de professeurs de lUniversit de Victoria, dISMP Canada et de lICSP. La trousse sera rendue disponible par lentremise dISMP Canada et de lICSP. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

51. www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

52. Table des matires de la trousse Quel est la situation actuelle du BCM lectronique? Quelles sont les tapes de la mise en uvre du BCM lectronique? Quelles sont les choses considrer ultrieurement la mise en uvre du BCM lectronique? Comment le BCM lectronique devrait-il tre valu? Leons retenues Listes de vrification Caractristiques idales Approvisionnement et pr-mise en uvre valuation www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

53. Trousse : Listes de vrification et conseils www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

54. Conclusions Le BCM lectronique peut savrer un outil important pour la scurit des patients et prsente de multiples avantages. Un certain nombre de facteurs influent sur la russite de la mise en uvre du BCM lectronique. Au terme dun long travail fond sur un sondage national, une revue de la littrature ainsi que des entrevues, ce prcieux outil a vu le jour : Electronic MedRec Implementation Planning Kit (Trousse sur la mise en uvre du BCM lectronique) Pour plus dinformation : andrek@uvic.ca www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

55. Merci! www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

56. 56 www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

57. Prochains webinaires 10 dc. 2013 Rsultats du Mois national de vrification de la qualit 14 jan.2014 Le projet Marquis - Dr Jeffrey Schnipper 11 fv. 2014 Le rle des patients dans le BCM 25 mars 2014 Le bilan comparatif des mdicaments en soins domicile 57 www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

58. Veuillez rpondre notre sondage 58 www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca