Cambios que se hicieron en el Programa de Boletas.

Al momento de Capturar

Más candados

Al momento de capturar un nuevo préstamo en el sistema, ademas de la característica preexistente de aviso cuando el cliente o pignorante a dejado perder prendas (pasó su fecha de comercialización y el bién dejado en garantía paso a remate), ahora nos informa también si tiene boletas de empeño vencidas (pasada la fecha de vencimiento) avisandonos así para revisar el historial del cliente antes de otorgarle un nuevo préstamo. Esta característica es solo informativa, es decir, se puede todavía emitir la boleta de empeño sin ninguna restricción.

No podrá modificar directamente el préstamo en la pantalla principal de captura, solo en el formulario de captura de la prenda, evitando así la generación de incongruencias en la información. Esto también se aplica a el interés antes de iva, iva, subtotal y liquidación de desempeño. Solo se podrá modificar en esta pantalla el avalúo de la prenda, la tasa de interes y el total de intereses a cobrar (estos dos últimos si se tiene calidad de administrador o administrador limitado o encargado. Sin embargo, cabe mencionar como se observa en el parrafo siguiente que el administrador puede quitar este privilegio al encargado o administrador limitado)

Hay la capacidad para que el administrador limite al encargado de forma que no pueda modificar las tasas de interés ya sea al generar una nueva boleta o a travez de el catálogo “tasas de interés”, asi como el catálogo de metales y piedras (cotización del oro por kilataje y gramos) y los parámetros de definición de la compañía. Esto se puede activar o desactivar en definición de la compañía en la sección de limites autorizados. La categoría de usuario ya no podrá modificar los intereses a cobrar al realizar un préstamo.

Una vez capturada la boleta de empeño (impresa o no), solo el administrador podrá hacer modificaciones o agregar nuevas prendas a la misma. Una vez que la boleta de empeño tuvo movimientos (refrendo, pago, etc), ni siquiera el administrador general podrá hacer esto.

Tendrá que capturar información como descripción de la prenda, categoría, que antes podía dejar en blanco.

En la ventana de detalle de la prenda ahora se cuenta con el campo de cantidad esto permite capturar lotes de artículos, por ejemplo, si se empeñan 500 cd’s ya no se tiene que capturar uno por uno, hoy se puede capturar el lote de 500 con este campo. Si pensaramos en un lote de joyería, esta característica nos permite vender o separar parte de este lote, si especificamos la cantidad de piezas que lo componen además del total de gramos. En el caso de joyería, el costo de la venta se prorratea en base a los gramos, y en las demas categorías, en base a la cantidad de artículos. Si no se pone ningún valor en este campo por default toma el valor de uno.

MANEJO DE SUCURSALES.

Puede utilizar una base de datos central, y las sucursales trabajar en linea conectadas al servidor (esto a travez de una red local o de área amplia como el internet), pudiendo de esta forma obtener todos los reportes en forma individual por sucursal o consolidados de todas las sucursales.

Al utilizar este esquema, sus clientes veran el beneficio de que sus datos estan dados de alta a cualquier sucursal a la que acudan, pudiendo incluso realizar movimientos en una sucursal cuando sus prendas se encuentran empeñadas en otra.

Por otro lado, con el control de números de serie, si se da el caso de que le compren en una sucursal para tratar de empeñarle en otra y obtener un beneficio al hacerlo, el sistema reconocerá la prenda como de reingreso, especificando el monto del último préstamo y las condiciones de la misma en forma automática, pudiendo, si así lo desea, limitar el monto del préstamo en base a este valor.

CONSECUTIVO DE FOLIOS NO SE PUEDE REGRESAR.

El último folio impreso o consecutivo de impresión ya no se podrá regresar a un número menor a menos que se ingrese al sistema con calidad de administrador y se haga desde la pantalla definición de la compañía cambiándolo en el campo ultimo billete de empeño usado de la sección de generales. Hacia delante si se puede seguir cambiando con facilidad.

Ahora si se quiere cambiar el consecutivo dando llave y modificando el último billete de empeño usado a uno menor no nos dejara, nos mandara un mensaje que solo se puede cambiar entrando con administrador y desde definición de la compañía como se muestra en la siguiente imagen, ahora si queremos adelantar el foliador si podemos hacerlo dando llave y modificando directamente en la pantalla principal.

Nuevos Botones

Joyería (Para capturar compras a un mismo cliente Mas Fácil)

El sistema cuenta ahora con 2 nuevas pantallas: “Joyería” y “Pagos Múltiples”. El botón que dice Joyería se utiliza para capturar compras que se hagan de Joyería, Aparatos, a un mismo cliente

La finalidad de la pantalla de Joyería es facilitar la captura de prendas que se compran al por mayor, en donde no nos interesa capturar boleta x boleta y el nombre de quien nos vende digamos 100 prendas es el mismo. Se capturan los datos generales de la persona en la primera boleta y después en los renglones de abajo se capturan todos los detalles de los artículos que nos va a vender esa persona.

Al terminar de capturar se imprime una etiqueta de código de barras para cada artículo que se capturo, si está activada la opción de imprimir folios en definición de la compañía. Como son compras que se le hicieron al cliente el plazo se puede establecer a Cero o un día para que salgan a remate inmediatamente (considerar los 2 días que nos da de holgura el sistema después del vencimiento para enajenar la prenda en forma automática). Las características especiales que tiene esta ventana es que esta diseñada para capturar Compras de artículos que se le hacen a un mismo cliente, simulando un empeño.

En el ejemplo que tenemos en la figura de arriba se van a capturar los detalles de las prendas del cliente Graciela Flores Navarrete.

Se puede incluso utilizar una base de datos independiente para el control de la venta de joyería y aparatos, en donde todas las enajenaciones que se obtienen del programa de boletas se dan de baja y se capturan en esta base de datos nueva, pudiendo tomar piezas de una sucursal y trasladarla a otra para su venta. En el programa de Boletas se puede

especificar un pago total (cancelando la enajenación) o una venta con factura con valor de pago recibido igual o menor al capital, lo que permite generar una pérdida para la casa de empeño en caso de ser necesario.

Capture Varios Movimientos para un Mismo Cliente con Pagos Múltiples (excepto prestamos).

En ocasiones los clientes vienen a refrendar varias boletas, con el anterior sistema, se tenia que buscar boleta x boleta e ir sumando las cantidades manualmente para obtener el monto total de los dos refrendos, con el botón de Pagos Múltiples esto se hace automáticamente. En resumen, el botón de Pagos Múltiples le permite manejar varios movimientos para un mismo cliente no solo refrendos sino cualquier tipo de movimiento Pagos, Refrendos, Separaciones, Ventas (excepto Prestamos Nuevos), Inclusive se pueden manejar distintos movimientos para un mismo cliente y obtener el total.

Para capturar aquí, se pone el folio de la prenda, la serie y se elige el Tipo de Movimiento y las opciones que aparecen después a la derecha dependen del movimiento que se haya elegido. El monto total de las transacciones se puede ver en la parte de abajo donde dice Pago Recibido. Para tener una vista previa del recibo se da clic al icono con la hoja y la lupa en la parte de abajo y para imprimir se da clic en el icono de la impresora.

Cuando se capturan todos los movimientos del cliente y se manda a imprimir el sistema manda a imprimir un ticket con el total de los movimientos. Si quieres imprimir un ticket donde salga el detalle para cada movimiento hay que especificarlo en “Definición de la Compañía” sub sección “Especificas del Equipo”. Donde tenemos las siguientes opciones en la parte de “En pantalla de pagos múltiples”:

Imp. Recibo Pago: para que se imprima un ticket, o la cantidad de copias especificadas a su derecha, con los detalles de el pago cuando el movimiento sea un Pago total o parcial. Para utilizar un valor distinto de 1 (uno) en el campo cantidad de copias requiere que se solicite a nuestro personal que prepare el sistema para imprimir cada copia subsecuente ya sea con el mismo diseño o con un formato distinto para cada una, en donde se puede especificar incluso si desea dirigir dichos reportes a impresoras diferentes.

Recibo Refrendo: para que se imprima un ticket, o la cantidad de copias especificadas a su derecha, con los detalles del refrendo cuando el movimiento sea un Refrendo. Se hace la misma observación que en el concepto anterior para el número de copias.

Recibo de Ventas: para que se imprima un ticket, o la cantidad de copias especificadas a su derecha, con los detalles de la venta cuando el movimiento sea una Venta o separación. Por favor observe lo comentado en el concepto Imp. Recibo de pago en relación al número de copias.

Esto es por si se quiere que se inprima un ticket individual, para cada tipo de movimiento capturado, en forma automática, inmediatamente después de pasar al siguiente renglón. Por ejemplo si palomea la opción de “Recibo Refrendo” solamente,

si el cliente hace un Pago, un Refrendo y una Compra se imprimirá solamente un ticket con los detalles del movimiento de refrendo, mas no para el pago ni para la compra. De forma opcional, y a petición del usuario, se puede imprimir un ticket con el resumen de las todas las operaciones incluidas en el pago múltiple haciendo clic en el botón de vista previa para previsualizarlo en pantalla antes de imprimir o, si desea imprimirlo inmediatamente, en el botón imprimir.

Veamos un ejemplo de Pagos Múltiples, donde un cliente tiene dos artículos empeñados y viene a hacer un Pago Total de uno y Refrendar el otro, los folios son el 21944 y 32590 de la serie A y supongamos que se palomeo Recibo Refrendo en Definición de la Compañía. Pasos

1. Se pone el Número del folio y la Serie.2. Se elige de las opciones que hay en Texto Tipo de Movimiento, el tipo de

Movimiento que se va a realizar (refrendo, separación, pago total o parcial, etc.), verifica que la cantidad sea la correcta para el movimiento que se va a hacer.

3. Se va hacia otro renglón para que pida Usuario y Contraseña y se guarde el movimiento.

4. Se repiten los pasos 1 a 3 por cada movimiento solicitado por el cliente, no necesitando teclear nombre de usuario y contraseña para cada renglón posterior.

Nota: si el movimiento es de una separación o venta puede teclear adicionalmente el nombre del cliente que hace la separación o venta y, en el caso de apartado, el precio de venta pactado así como el abono inicial que esta dando, esos datos vienen a la derecha del tipo de movimiento.

Una vez dados de alta los movimientos si queremos obtener una vista previa del recibo le damos clic al icono Vista Previa (la hoja con la lupa) y al darle clic aparece una ventana que da el total a pagar, donde dice recibido se captura el dinero que nos esta

dando y el sistema presenta el cambio que se le debe dar; al darle clic en Ok nos da una Vista Previa del Recibo que presento a continuación:

La Vista Previa presenta un recibo unico con el resumen de los movimientos y una descripción por cada una de las transacciones que se hicieron, en este caso un Refrendo y un Pago Múltiple, mismo que se imprimirá al darle clic al icono de la impresora. Una vez impreso o previsualizado el recibo ya no se puede añadir otra transacción a ese pago múltiple, debiendo iniciar la captura de uno nuevo haciendo clic en el primer icono en su barra de herramientas.

Reportes Mejor Organizados

Dentro del menú Reportes las opciones están agrupadas de acuerdo con la categoría de reporte que le corresponde. Así en la categoría de Cortes Diarios tenemos todas las opciones de Cortes de Caja, en la de formatos están todas las vistas de los recibos de pago y así cada categoría trae las opciones que caen dentro de su grupo. Esto permite una búsqueda más fácil del reporte que desea.

Además dentro de este menú encontramos nuevos Reportes

Enajenaciones por categoría (Enajenaciones)Nuevos Prestamos Por Categoría (Nuevos Prestamos)Por Cobrar Por Categoría (Por Cobrar)Por Cobrar Resumido Por Categoría (Por Cobrar)Inventario a la Venta Por Categoría (Ventas)Inventario a la Venta Resumido Por Categoría (Ventas)Inventario de separaciones clasificado por fecha de vencimiento del apartado.Estatus de Prendas (“Prendas en caja de seguridad”, “Prendas por recibir”, “Prendas en sucursal” y “Prendas entregadas al cliente”)Cartera Vencida

Donde los que dicen Por Categoría traen el detalle de los artículos y los que dicen Resumido Por Categoría traen los totales de las categorías sin los artículos.

A continuación presentamos dos reportes Por Cobrar: Por Cobrar Por Categoría y Por Cobrar Resumido Por Categoría.

Este es un reporte Por Categoria en el se puede ver que se dan los articulos de la categoria y el total de cada una de ellas.

En el siguiente reporte únicamente se da el resumen de las categorías este reporte es Inventario a la Venta Resumido Por Categoría.

Además, ya se puede sacar un reporte de las Cancelaciones de Movimientos, esto es de las cancelaciones de Pagos, Ventas, Refrendos, Separaciones y no solamente la cancelación de boletas como era anteriormente.

El menú reportes cuenta con una Nueva Categoría que es Estatus de Prendas. Esta se utiliza para algunas casas de empeño que no guardan las prendas en la Sucursal si no que las envían a Custodia a otro lugar para mayor seguridad, con este reporte nos damos cuenta donde están las prendas, si en la sucursal o en el lugar donde se mandan cuando

están empeñadas y podemos llevar el control de las prendas solicitadas con anticipación por el cliente, para poder a su vez requerirlas a la caja de seguridad.

Mayor funcionalidad en Definición de la Compañía.

Tasas de Interés

Si hace bonificaciones el sistema le permite establecer que no se hagan bonificaciones hasta que la boleta no se haya refrendado por lo menos una vez. La opción es No bonificar antes de 1 er. Refrendo.

Cuota mínima para cobro de intereses: con esto se establece que, por lo menos, se van a cobrar esos intereses, de modo que, si los intereses calculados para un Préstamo Nuevo están por debajo de ese límite se va a cobrar la Cuota mínima de intereses. Si están arriba los intereses calculados del Préstamo Nuevo se cobran los calculados.

PAGOS FIJOSAhora SIC Boletas de empeño le permite ofrecer a sus clientes el esquema de pagos fijos en sus préstamos, pudiendo utilizar una serie y formato diferente de boletas para esto o usar la misma serie y formato con el que ya se cuenta (importante mencionar que debe modificar su contrato y formato para poder contemplar las características especiales de este esquema, como lo són la obligación de cubrir periódicamente un pago mínimo que incluirá no solo intereses sino una parte de capital, así como la existencia de una fecha de terminación, pasada la cual no se podrá seguir refrendando el billete de empeño). primero que nada hay que entrar a definición de la compañía y luego a la pestaña de créditos a largo plazo para configurarlos como se muestra en la siguiente pantalla

Hay que palomear la opción de crédito a largo plazo, hay que poner el plazo en crédito que puede ser desde 1 hasta el número de meses que usted quiera manejar, especificando además si los pagos son por mes, por quincena o hasta por semana.

Tipo de Pago: es como se quiere que sea el pago si mensual, quincenal o semanal.

Calculo Intereses: El método de cálculo de intereses, “Saldos Insolutos” (Pagos variables con tasa de interés fija sobre saldos insolutos), “Pagos Fijos A” (Pagos fijos con la tasa de interés aplicada sobre el crédito por el total del período, por ejemplo: $1,000.00 pesos a una tasa del 10% nos da 100 pesos mensuales que por 6 meses nos arroja un pago total de $1,600.00 incluyendo capital a dividirse por igual entre el número de pagos) o “Pagos Fijos B” (Pagos fijos con tasa de interes sobre saldos insolutos, lo que resulta en una menor tasa global que en el método anterior) .

Numero de pagos: Son los pagos que dará el cliente un ejemplo si se saca el préstamo en pagos fijos de un año por mes serian 12 pagos.

Ahora vamos a capturar un préstamo nuevo con pagos fijos, capturamos todo normal, nombre, dirección, colonia, municipio descripción etc. etc. Solo que antes de mandar a imprimir la boleta hay que seleccionar un plazo (ejemplo 1 mes, 6 meses, 1 años, etc.) y luego seleccionamos la manera en que vamos a pagar (ejemplo si es a un año, como vamos a pagar en ese año si lo queremos hacer los pagos por mes, semana o quincenales.).

Una vez que hayamos seleccionado el plazo y los pagos la computadora nos dará de forma automática la fecha de terminación y el pago que realizara el cliente de acuerdo a la fecha correspondiente, al momento de seleccionar el plazo, no tendremos que seleccionar a cuantos días va a ser el préstamo ya que si seleccionamos a 30dias y el plazo es quincenal de manera automática cambiara los 30 días por 15.

Ya que se tengan todos los datos del cliente, el plazo y los pagos ahora si podemos mandar imprimir la boleta como es costumbre shift mas la tecla enter y nos pedirá usuario y contraseña al momento de imprimir la boleta, también debe ir acompañada de un ticket que son la fechas y la cantidad que va a pagar.

Una vez que se llegue la fecha en que el cliente tenga que realizar su primer pago se efectuara un pago parcial con la cantidad que contenga su recibo en esa fecha, enseguida tendremos que efectuar un refrendo (el cual se podrá hacer solo si ya completo el importe del pago fijo pactado) pero con la cantidad de $0.00 pork ya no se le cobraran intereses debido a que ya se habían cobrado junto con el pago parcial, lo que hace el sistema es primero cobra los intereses y lo que sobra se lo abona al capital. Al haber realizado el refrendo el sistema tiene que arrojarle otro ticket con las fechas que le restan por pagar habiéndole descontado el primer pago y así se seguirá cada vez que al cliente le toque ir a pagar y realice su pago parcial el sistema le dará otro ticket descontándole el pago que acaba de realizar, Cuando ya solo tenga el ultimo pago por realizar, o en cualquier momento de la vida del crédito, el Usuario podrá que realizar el pago total que se muestra en liquidación de desempeño, al realizar ese pago total quedara saldada la boleta y el cliente podrá llevarse su prenda.

El formato del Corte Diario se cambio a uno con mayor información.CORTE DIARIO. Para empezar en versiones anteriores se pedía el corte diario y solo se tenia que dar un clic en ok y no hacer ninguna otra actividad pork si no se bloqueaba y ya no respondía el sistema se tenia que salir de todo el sistema y volver a entrar. Ahora en esta nueva version se pueden dan varios clic en ok o darle clic y estan trabajando en otras cosas como por ejemplo Word, Excel, o inclusive estar utilizando el Messenger y cuando lo muestre aparecera el siguiente mensaje

Al darle aceptar nos mostrara el siguiente reporte que también es de la nueva versión

El corte diario, además de proporcionar mas información y en forma mas ordenada, se puede pedir ahora también por categoría obteniendo asi un resumen de operaciones para cada categoría. En primer lugar se da el resumen de nuevos préstamos, pagos, refrendos, ventas, etc pero ahora desglozado en capital, intereses, recargos o excedente sobre

capital en el caso de ventas, IVA y el total de intereses o utilidad de venta incluido el IVA. Además, se incluyen dos nuevas columnas, una con el total de ingresos por pagos y refrendos y la otra con el total cobrado por los conceptos anteriores más las ventas realizadas. El desglose de iva para las ventas se realiza solo sobre la utilidad obtenida restando el capital y no sobre el total de la venta.

El Resumen de Cartera (El total de los movimientos desde que empezó la casa de Empeño) se lo presenta ahora en la parte izquierda, solo si palomea, Incluir Movimientos Por Cobrar.

Los movimientos del día los puede encontrar en la parte derecha a partir de Resumen de Caja. Los renglones de abajo proporcionan los totales del día cuanto se presto, cuanto nos pagaron y cuanto se refrendo y lo cobrado en recargos esto es en tasa bruta, es decir, sin descontar IVA. Además, trae las estadísticas del Préstamo promedio y el Crecimiento con respecto al día anterior, y los incrementos en Cartera e inventario por Vencimiento.

Pasos a seguir en la Actualización del Sistema de Boletas:

Manejo de los Archivos

1. Dado que vamos a sustituir un archivo del directorio de sistema “Archivos de Programa”, quizás necesitemos calidad de administrador en Windows. Cierre sesión e inicie Windows con una cuenta con calidad de administrador.

2. Abra el CD que contiene el archivo con las modificaciones (debe buscar un archivo llamado SIC Boletas de empeño.2002.ade). Puede ser que venga comprimido dentro de un archivo llamado “SIC Boletas de Empeño.2002.libertad.zip”, de ser así, descomprímalo en un directorio temporal en el disco duro

3. Haga clic con el botón derecho del Mouse sobre el archivo descomprimido (SIC Boletas de empeño.2002.ade) y seleccione copiar del menú que se abre.

4. Haga doble clic en “Mi Pc”, para buscar la ruta “C:\Archivos de Programa\SIC Boletas de empeño.2002” (Mi Pc à Disco local C à Archivos de Programa à SIC Boletas de Empeño.2002)

5. Haga clic en el menú de edición de la ventana con el contenido del fólder SIC Boletas de Empeño.2002 y seleccione pegar

6. Debe recibir un mensaje preguntando si desea sustituir el archivo. Si no recibe este mensaje, algo hicimos mal. Responda que si

7. Lo mismo se aplica para el archivo Crear o Actualizar.

Correr el Proceso Crear o Actualizar

1. Se abre el archivo Crear o Actualizar, al momento que se abre pide usuario y contraseña, se le da clic en cancelar

2. La ventana que aparece es la de Propiedades de la Conexión. En Nombre de Servidor SQL se le pone el nombre del Servidor.

3. El tipo de Autenticación es SQL Server.4. Los datos de Usuario y Contraseña deben ser los de un Administrador del

Programa de Boletas.5. Se elige la Base de Datos a Actualizar 6. Primero se hace un respaldo de la Base de Datos botón Respaldar7. Se hace clic en Crear o Actualizar para actualizar la base de datos. Al terminar el

proceso debe de aparecer un mensaje diciendo: Se Creo o Actualizo correctamente la base de Datos. Damos clic en Aceptar y nos salimos del programa.

Ultimo Paso

1. Al abrir el programa de boletas pide Usuario y Contraseña, le damos clic en Cancelar. Para entrar a la ventana de Propiedades de la Conexión. Poniendo en Nombre de Servidor SQL el nombre del servidor, el Tipo de Autenticación a SQL Server, Usuario y Contraseña de Administrador y elegir la Base de Datos con la que se va a trabajar. Finalmente se da clic en Aceptar.

2. Una vez adentro del programa se palomea Imprimir folios (Definición de la Compañía/Especificas del Equipo), esta opción se desactiva cuando se corre el proceso Crear o Actualizar.

3. Vas al menú Utilerías/Opciones pestaña Avanzadas y se establece Tiempo de Espera OLE/DDE (seg.): en 0.

4. Se corre el proceso Utilerias/Reconstruir saldos de boletas.5. Se corre el proceso Utilerias/Reconstruir saldos de boletas (método 2) este

proceso puede tardar algunos minutos. Al finalizar el proceso lanza un mensaje que dice El Procedimiento almacenado se ha ejecutado correctamente pero no ha devuelto ningún registro, si no devuelve ese mensaje el proceso no se ejecuto.

6. Finalmente se corre Utilerias/Enajenar Automáticamente.