PARTEA a IV-a Documente specifice desfăşurării activităţii ... · exercitarea activităţii de...
Transcript of PARTEA a IV-a Documente specifice desfăşurării activităţii ... · exercitarea activităţii de...
PARTEA a IV-a
Documente specifice desfăşurării activităţii şi misiunilor de audit intern Modelele documentelor specifice desfăşurării activităţii şi misiunilor de audit intern sunt prevăzute în anexele nr. 1 - 72, care fac parte integrantă din prezentele norme.
anexa nr. 1
- Model -
Metodologie de elaborare a Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern
A. Îndrumarul de elaborare a Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern 1. Introducere 1.1. Scop 1.2. Autoritate şi responsabilitate 1.3. Obiectivele generale ale Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţi activităţii de audit intern 2. Implementare 2.1. Evaluarea internă 2.1.1. Baza legală 2.1.2. Stadiul actual 2.1.2.1. Supervizarea 2.1.2.2. Evaluarea performanţei auditorilor interni la finalizarea misiunilor de audit intern 2.1.2.3. Monitorizarea realizării activităţilor/acţiunilor repartizate 2.1.2.4. Evaluarea anuală a performanţelor profesionale individuale 2.1.2.5. Evaluarea realizată de structura auditată 2.1.2.6. Autoevaluarea cu privire la implementarea standardelor de control intern managerial 2.1.2.7. Alte evaluări interne 2.2. Evaluarea externă 2.2.1. Baza legală 2.2.2. Stadiul actual 2.2.2.1. Evaluarea realizată de Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (U.C.A.A.P.I.)/structurile de audit intern de la nivelurile ierarhic superioare 2.2.2.2. Evaluarea realizată de Curtea de Conturi 2.2.2.3. Alte evaluări externe 3. Monitorizarea implementării programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern cuprinde măsurarea şi analiza continuă a indicatorilor de performanţă. 4. Actualizarea Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern 5. Aprobarea Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern 6. Anexe B. Plan de acţiune privind asigurarea şi îmbunătăţirea calităţii activităţii de audit intern Compartimentul de audit intern Data elaborării:
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
2
Plan de acţiune privind asigurarea şi îmbunătăţirea calităţii activităţii de audit intern Nr. crt.
Obiective Acţiuni Indicatori Termene Responsabili Observaţii
Obiectivele programului vor acoperi toate rezultatele evaluărilor interne şi externe.
Şeful structurii de audit intern
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C. Raport privind monitorizarea calităţii activităţii de audit intern Raportul de monitorizare va cuprinde rezultatele monitorizărilor periodice efectuate şi concluzii.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
3
anexa nr. 2
- Model - Planul multianual de audit intern
Structura de audit intern Planul multianual de audit
intern Data:
Aprob,
Conducătorul entităţii publice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PLAN MULTIANUAL DE AUDIT INTERN
Nr. crt.
Domeniul auditabil Activitatea auditată/
structura de audit intern evaluată
Anul realizării
Anul 1 Anul 2 Anul 3
Șeful structurii de audit intern ……………………………………………..
(numele şi prenumele)
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
4
anexa nr. 3
- Model – Planul anual de audit intern
Structura de audit intern Planul anual de audit intern Data elaborării:
Aprob,
Conducătorul entităţii publice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PLANUL ANUAL DE AUDIT INTERN
Nr. crt.
Domeniul auditabil
Activitate auditată
Obiectivele misiunii de audit intern
Tipul misiunii de audit intern
Perioada de
realizare a misiunii de audit intern
Perioada supusă
auditării
Numărul de auditori
implicaţi în misiunea de audit intern
Entitatea/ structura auditată
Misiuni de audit intern de asigurare
Misiuni de evaluare a activității de audit intern
Misiuni de audit intern ad-hoc
Șeful structurii de audit intern ……………………………………………..
(numele şi prenumele)
Documente specifice desfăşurării misiunilor de regularitate
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
5
anexa nr. 4
- Model - Ordin de serviciu
Entitatea publică Structura de audit intern Nr. . . . . . Data . . . . . . . . . . . . Aprob, Conducător entitate publică
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. . . . lit. . . . din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Normelor specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul Serviciului Audit Intern al Ministerului Transporturilor, precum și în cadrul structurilor de audit intern ale entităților publice din subordinea și de sub autoritatea acestuia şi ale Planului anual de audit intern în perioada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . se va efectua o misiune de audit intern la . . . . . . . . . . . . ..
Perioada supusă auditării . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de audit intern este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obiectivele misiunii de audit intern sunt: a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; Menţionăm că se va efectua o misiune de audit intern de . . . . . . . . . . . . . . . Echipa de audit intern este formată din următorii auditori: 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , auditor intern, . . .. n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., auditor intern Supervizor al misiunii de audit intern este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .,
având funcţia de . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(numele şi prenumele)
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
6
anexa nr. 5
- Model - Declaraţia de independenţă
Entitatea publică Structura de audit intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Numele şi prenumele: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Misiunea de audit intern: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data: Nr. crt.
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţii Da Nu
1. Aţi avut/Aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul entităţii/structurii auditate care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de audit intern?
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri, care au legătură cu entitatea/structura auditată şi care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
3. Aţi avut/Aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat/implicată în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?
5. Aţi fost implicat/implicată în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura auditată?
8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
9. Aţi fost/Sunteţi implicat/implicată în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura ce va fi auditată?
10. Aţi avut/Aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate faţă de entitatea/structura auditată?
11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
7
12. Dacă în timpul misiunii de audit intern apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dumneavoastră de a lucra şi a elabora rapoarte de audit intern imparţiale, le notificaţi şefului structurii de audit intern?
1. Incompatibilităţi personale: 2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: 3. Dacă da, explicaţi cum anume:
Auditor intern/Supervizor, Şeful structurii de audit intern, …………………………….. …………………………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
8
anexa nr. 6
- Model -
Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern
Structura de audit intern Notificarea privind declanșarea misiunii
de audit intern Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către: Entitatea/Structura . . . . . . . . . . . . . . . . În atenția: Conducătorului entității/structurii Referitor la misiunea de audit intern: . . . . . . . . . . . . . .
Stimate/Stimată domn/doamnă . . . . . . . . . . . . . . , În conformitate cu Ordinul de serviciu nr. / urmează ca în perioada . . . . . . . . . .
să efectuăm o misiune de audit intern . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de audit intern îl reprezintă …………………………….. Obiectivele misiunii de audit intern sunt: a) . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . ; . . . . . . . . . . . . . n) . . . . . . . . . . . . . . . . . În cadrul misiunii de audit intern se vor examina și responsabilităţile asumate de
către conducerea entităţii/structurii auditate şi personalul de execuţie cu privire la organizarea şi realizarea activităţilor şi îndeplinirea obligaţiilor în mod eficient şi eficace.
Perioada supusă auditării: ... Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data unei şedinţe de
deschidere, în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit intern, cuprinzând: a) prezentarea auditorilor; b) detalierea obiectivelor misiunii de audit intern; c) modalitatea de desfăşurare a misiunii de audit intern, persoanele de contact; d) alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm să ne puneţi
la dispoziţie documentaţia necesară privind: legile şi reglementările aplicabile, organigrama entităţii, regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile operaţionale de lucru, rapoartele de activitate etc.
Menţionăm că documentele mai sus menţionate nu sunt limitative. Pe parcursul desfăşurării misiunii de audit intern pot fi solicitate şi alte documente pentru a clarifica unele aspecte referitoare la scopul misiunii.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
9
Pentru eventuale întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să contactaţi
pe doamna/domnul . . . . . . . . . . ., auditor intern, la telefon . . . . . , e-mail . . . . . . . . . . Cu deosebită consideraţie,
Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(numele şi prenumele)
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
10
anexa nr. 7
- Model -
Minuta şedinţei de deschidere
Structura de audit intern Desfășurarea ședinţei de deschidere Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE A. Lista participanţilor
Numele și prenumele
Funcţia Entitatea/Structura Semnătura
B. Consemnarea discuțiilor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
11
anexa nr. 8
- Model -
Chestionar de luare la cunoştinţă
Structura de audit intern Constituirea/actualizarea Dosarului
permanent Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ
Întrebări formulate Da Nu Observaţii*
1. Există cadru de reglementare pentru entitatea/structura auditată?
2. Există organe de conducere colectivă?
3. Există organigramă aprobată?
4. Există ROF actualizat și aprobat?
5. Există fișele posturilor?
6. Există politică de recrutare a personalului?
7. Există plan de pregătire și perfecționare profesională?
8. Există sisteme informatice adecvate activității structurii/entității auditate?
9. Sunt realizate raportări anuale privind activitatea desfășurată?
10. A fost completat chestionarul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial?
…………………………………………
n. ………………………………………
* Rubrică destinată justificării răspunsurilor.
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
12
anexa nr. 9
- Model -
Studiu preliminar
Structura de audit intern Prelucrarea și documentarea
informațiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
STUDIU PRELIMINAR
Capitole: a) Caracterizarea generală a entităţii/structurii auditate; b) Prezentarea strategiei şi a politicilor în domeniul auditabil; c) Analiza domeniului auditabil; d) Evaluarea obiectivelor entităţii/structurii auditate, a indicatorilor asociați și a conținutului Registrului riscurilor; e) Analiza structurii şi pregătirii personalului din cadrul entităţii/structurii auditate; f) Stabilirea modului de asigurare a calităţii şi identificarea politicii de îmbunătăţire şi dezvoltare a activităţilor domeniului auditabil; g) Stabilirea modului de asigurare şi disponibilitate a resurselor financiare necesare realizării activităţilor auditabile; h) Alte informaţii specifice domeniului auditabil; i) Stabilirea activităţilor/acţiunilor auditabile pentru fiecare obiectiv al misiunii de audit intern; j) Concluzii.
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
13
anexa nr. 10
- Model -
Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea acestora
Structura de audit intern Evaluarea riscurilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR ȘI
IERARHIZAREA ACESTORA
Nr. crt.
Obiectivele misiunii de
audit intern
Activităţi/acţiuni auditabile
Riscurile identificate
Criterii de analiză a riscului Punctajul
total (PT)
Ierarhizarea riscurilor Probabilitate
(P) Impact
(I)
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
14
anexa nr. 11
- Model -
Chestionar de control intern
Structura de audit intern Evaluarea controlului intern Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Întrebări formulate Da Nu Observaţii
1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . .
n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
15
anexa nr. 12
- Model -
Evaluarea iniţială a controlului intern şi stabilirea activităţilor ce urmează a fi auditate
Structura de audit intern Evaluarea controlului intern Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
EVALUAREA INIŢIALĂ A CONTROLULUI INTERN ŞI
STABILIREA ACTIVITĂŢILOR CE URMEAZĂ A FI AUDITATE
Nr. crt.
Obiectivele misiunii de
audit intern
Activităţi/ acţiuni
auditabile
Riscurile identificate
Ierarhizarea riscurilor
Controale interne
existente
Controale interne
aşteptate
Evaluarea iniţială a
controlului intern
Selectare în
auditare
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
16
anexa nr. 13
- Model -
Programul misiunii de audit intern
Structura de audit intern Programarea misiunii de audit intern Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de: Aprobat de: Şeful structurii de audit intern
PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT INTERN
Etape ale
misiunii de audit intern
Acţiuni de audit intern
Termenul Persoane implicate
Locul desfăşurării acțiunii de audit intern
Prevăzut Realizat
I. Pregătirea misiunii de audit intern
1. Elaborarea şi aprobarea Ordinului de serviciu
2. Elaborarea Declaraţiilor de independenţă
3. Elaborarea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern
4. Elaborarea Programului misiunii de audit intern
5. Deschiderea misiunii de audit intern
6. Constituirea şi actualizarea dosarului permanent
7. Prelucrarea şi documentarea informaţiilor
8. Evaluarea riscurilor
9. Evaluarea controlului intern
II. Intervenţia la faţa locului
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
17
1. Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor
2. Analiza problemelor și formularea recomandărilor
3. Analiza și raportarea iregularităților
4. Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de audit intern
5. Închiderea intervenției la fața locului
III. Raportarea rezultatelor misiunii de audit intern
1.Elaborarea Proiectului raportului de audit intern
2.Transmiterea Proiectului raportului de audit intern
3.Reuniunea de conciliere
4.Elaborarea Raportului de audit intern
5.Difuzarea Raportului de audit intern
IV. Urmărirea recomandărilor
Elaborarea Fişei de urmărire a implementării recomandărilor
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
Revizuit, Data: Șeful structurii de audit intern
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
18
anexa nr. 13.1
- Model - Programul intervenției la fața locului
Structura de audit intern Programarea misiunii de audit intern Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI
Obiectivele misiunii de
audit intern
Tipul instrumentului de
audit intern utilizat
Termenul Auditori interni
Locul desfășurării
testării Prevăzut Realizat
Obiectiv 1 1. Chestionar
2. Interviu
3. Test
. . . . . . . . . . . . .
n.1. Chestionar
n.2. Interviu
n.3. Test
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Obiectiv n 1. Chestionar
2. Interviu
3. Test
. . . . . . . . . . . . .
n.1. Chestionar
n.2. Interviu
n.3. Test
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
19
anexa nr. 14
- Model -
Chestionarul - Lista de verificare
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE
Nr. crt. Întrebări Da Nu Observaţii
Obiectivul misiunii de audit intern: . . . . . .
1.
2.
…
n.
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
20
anexa nr. 15
- Model nr. 1 -
Test
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
TEST NR……..
Obiectivul misiunii de audit intern
Obiectivul testului
Modalitatea de eşantionare
Descrierea testării
Constatări
Concluzii
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
21
anexa nr. 16
- Model nr. 2 -
Test
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
TEST NR….
Obiectivul misiunii de audit intern
Obiectivul testului
Modalitatea de eşantionare
Descrierea testării
Nr. crt.
Elemente de verificat
Respectat Constatare/ Comentariu
Recomandare Referinţe în
dosarele de lucru Da Nu Nu este cazul
1
2
. .
n
Concluzii:
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
22
anexa nr. 17
- Model -
Fişă de identificare şi analiză a problemei
Structura de audit intern Analiza problemelor și formularea
recomandărilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI
Problema
Constatarea
Cauza
Consecinţa
Recomandarea
Elaborat Auditorii interni, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supervizat Data:
Supervizorul/Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Luat la cunoştinţă Data:
Reprezentantul entităţii/structurii auditate, . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
23
anexa nr. 18
- Model -
Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor
Structura de audit intern Analiza și raportarea iregularităților Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR
Iregularitatea
Constatarea
Actele normative încălcate
Consecinţa
Recomandări
Anexe
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
24
anexa nr. 19
- Model -
Notă centralizatoare a documentelor de lucru
Structura de audit intern Revizuirea documentelor
Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Constatarea Documentele justificative/
Probele de audit Există
Nr. pagină Da Nu
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
25
anexa nr. 20
- Model -
Minuta şedinţei de închidere
Structura de audit intern Desfășurarea şedinţei de închidere Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
A. Lista participanţilor
Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura auditată Semnătura
B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
26
anexa nr. 21
- Model -
Proiectul raportului de audit intern
Structura de audit intern Proiectul Raportului de audit intern Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:
PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul structurii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de audit intern (baza legală de realizare a misiunii de audit intern, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de audit intern, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare), tipul, scopul şi obiectivele misiunii de audit intern, sfera de cuprindere a misiunii de audit intern; perioada supusă auditării. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de audit intern: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de audit intern. II. Constatări şi recomandări a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de constatările negative. Constatările negative sunt însoţite de cauze, consecinţe și recomandări. b) Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei de management. III. Concluzii
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
27
a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de audit intern sau global pe întreaga misiune de audit intern, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează. b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitățile auditate prin implementarea recomandărilor. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni. Semnături Proiectul Raportului de audit intern este semnat de fiecare membru al echipei de audit intern, supervizat de supervizor și revizuit de șeful structurii de audit intern, dacă este cazul.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
28
anexa nr. 22
- Model -
Minuta reuniunii de conciliere
Structura de audit intern Desfășurarea reuniunii de conciliere Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
A. Lista participanţilor
Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura auditată Semnătura
B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
29
anexa nr. 23
- Model -
Raport de audit intern
Structura de audit intern Raportul de audit intern Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:
RAPORT DE AUDIT INTERN
Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul structurii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, spațiul destinat avizului conducătorului entității publice, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Sinteza I1. Considerații generale Sunt prezentate datele de identificare a misiunii de audit intern, respectiv baza legală de realizare a misiunii de audit intern, tipul, scopul şi obiectivele misiunii de audit intern, durata misiunii de audit intern şi perioada auditată. I2. Constatări şi recomandări a) prezentarea principalelor constatări din cadrul Raportului de audit intern; b) prezentarea principalelor recomandări din cadrul Raportului de audit intern. I3. Concluzii Este prezentată o grilă de evaluare formulată pe obiectivele misiunii de audit intern. II. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de audit intern (baza legală de realizare a misiunii de audit intern, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de audit intern, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare), tipul, scopul şi obiectivele misiunii de audit intern, sfera de cuprindere a misiunii de audit intern; perioada supusă auditării. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de audit intern: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de audit intern. III Constatări şi recomandări a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic,
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
30
pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de constatările negative. Constatările negative sunt însoţite de cauze, consecinţe și recomandări. b) Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei de management. c) Eventualele modificări stabilite la reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către şeful structurii de audit intern. IV Concluzii a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de audit intern sau global pe întreaga misiune de audit intern, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează. b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitățile auditate prin implementarea recomandărilor. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni, inclusiv punctele de vedere ale entităţii/structurii auditate. Semnături Raportul de audit intern este semnat de fiecare membru al echipei de audit intern pe fiecare pagină, pe ultima pagină este semnat de supervizor și tot acolo este semnat de șeful structurii de audit intern, dacă este cazul. Raportul de audit intern este avizat de conducătorul entităţii publice.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
31
anexa nr. 24
- Model -
Nota de supervizare a documentelor
Structura de audit intern Supervizarea Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de supervizor:
NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Nr. crt.
Document
Propunerea şefului structurii de audit
intern/supervizorului misiunii de audit intern, ca urmare a revizuirii
documentului
Răspunsul auditorilor interni
Revizuirea răspunsurilor auditorilor interni de
către şeful structurii de audit intern/supervizor
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supervizor, …………………………
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
32
anexa nr. 25
- Model -
Fişa de urmărire a implementării recomandărilor
Structura de audit intern Urmărirea implementării recomandărilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
FIŞA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Entitatea/Structura
auditată Misiunea de audit intern:
Raport de audit intern nr. . . . . . . /. . . . . .
Nr. crt.
Recomandarea Implementat Parţial
implementat Neimplementat
Data planificată
Data implementării
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
33
anexa nr. 26
- Model -
Formular de evaluare a performanţei auditorilor interni implicaţi în misiunea de audit intern
Structura de audit intern Evaluarea performanţei auditorilor implicaţi
în misiunea de audit intern Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de supervizor: FORMULAR DE EVALUARE A PERFORMANȚEI AUDITORILOR INTERNI IMPLICAȚI ÎN MISIUNEA
DE AUDIT INTERN Zile efective: Zile alocate: Data raportului:
Pe o scală de la 1 “Nesatisfăcător” la 5 “Remarcabil” unde 3 înseamnă “Corespunde aşteptărilor”, notaţi următoarele: Notă: orice notă sub 3 trebuie explicată mai jos
1 2 3 4 5 Nu răspund
În etapa de pregătire a misiunii de audit intern, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele misiunii de audit intern şi a evaluat nivelul de risc.
Programul de audit a fost elaborat pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern.
A existat o bună comunicare între auditor şi reprezentanții entității/structurii auditate, cât şi între auditorul intern şi șeful structurii de audit intern.
Perspectivele şi nevoile părţii auditate au fost luate în considerare în timpul misiunii de audit intern.
Obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse într-o manieră eficientă şi la timp.
Reprezentanții entității/structurii auditate au avut posibilitatea luării la cunoștință a constatărilor prezentate şi a recomandărilor formulate pe parcursul intervenției la fața locului.
S-au respectat Normele specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul Serviciului Audit Intern al Ministerului Transporturilor, precum și în cadrul structurilor de audit intern ale entităților publice din subordinea și de sub autoritatea acestuia şi Manualul de proceduri.
Analizele şi concluziile sunt fundamentate; recomandările formulate pentru problemele identificate sunt fiabile.
Documentele elaborate pe parcursul misiunii de audit intern au
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
34
fost clare, concise, la obiect şi cu informații relevante. Probele de audit au susţinut concluziile la care s-a ajuns. Acțiunile de audit intern derulate au avut drept rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare.
Documentele misiunii de audit intern au fost completate în mod corect şi în conformitate cu Manualul de proceduri.
Auditorul intern a demonstrat o buna capacitate de lucru în echipa.
Auditorul intern a dovedit o bună exprimare în documentele misiunii de audit intern.
Auditorul intern a demonstrat un nivel înalt de productivitate personală şi a desfăşurat activitatea la timp.
Documentaţi atât comentariile pozitive, cât şi sugestiile de îmbunătăţire discutate cu auditorul intern: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
Supervizor, ……………………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
35
anexa nr. 27
- Model - Formular de evaluare a performanţei misiunii de audit intern (feed-back)
Structura de audit intern Evaluarea performanţei
misiunii de audit intern (feed-back) Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de:
FORMULAR DE EVALUARE A PERFORMANȚEI MISIUNII DE AUDIT INTERN
(FEED-BACK)
Completarea acestui formular este necesară pentru a obţine un feed-back de la dumneavoastră în scopul îmbunătăţirii calităţii activităţii de audit intern.
Vă rugăm să răspundeţi sincer şi deschis la întrebările din acest formular de evaluare pentru a ne ajuta să îmbunătăţim modul de organizare și derulare a misiunilor de audit intern.
Vă mulţumim pentru timpul acordat!
Misiunea de audit intern: Echipa de audit intern:
Acor
d to
tal
Acor
d
Nu
sunt
de
acor
d
Dez
acor
d to
tal
Nu
s-a
resp
ecta
t
1. V-a fost pusă la dispoziție/ați avut acces la Carta auditului intern.
2. Obiectivele şi scopul misiunii de audit intern v-au fost prezentate la începutul misiunii de audit intern.
3. În timpul misiunii de audit intern au fost luate în considerare problemele entității/structurii auditate şi sugestiile managementului.
4. Managementul a fost informat, în timpul misiunii de audit intern, în ceea ce priveşte stadiul acesteia şi problemele apărute.
5. Constatările și concluziile misiunii de audit intern au fost justificate cu probe de audit.
6. Deficiențele identificate au fost relevante pentru entitatea/ structura auditată.
7. Auditorii interni au fost bine informaţi în legătură cu activitatea auditată.
8. Auditorii interni au analizat punctele de vedere ale
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
36
entității/structurii auditate asupra proiectului de raport de audit intern.
9. Misiunea de audit intern a fost finalizată la termenul stabilit.
10. Auditorii interni au desfăşurat activitatea de audit intern cu profesionalism şi corectitudine.
11. În timpul misiunii de audit intern a existat o bună comunicare între auditori şi auditaţi.
12. Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte.
13. Auditorii interni au dat dovadă de obiectivitate şi imparţialitate în timpul derulării activităţii de audit intern.
Vă rugăm să menţionaţi aspecte suplimentare care ne vor ajuta să îmbunătăţim în
viitor calitatea activităţii de audit intern. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Completat de: ………………………………………… Funcţia: ……………………… Entitate/structură auditată : …………………………… Data: …………………………
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
37
Documente specifice desfăşurării misiunilor de performanță
anexa nr. 28
- Model - Lista întrebărilor
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
LISTA ÎNTREBĂRILOR
Obiectivul nr. 1al misiunii de audit intern: Întrebări nivelul 1 Întrebări nivelul 2 ……. Întrebări nivelul n Obiectivul nr. n al misiunii de audit intern Întrebări nivelul 1 Întrebări nivelul 2 ……. Întrebări nivelul n
Auditori interni, Supervizor,
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
38
anexa nr. 29
- Model -
Lista activităților/acțiunilor auditabile
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
LISTA ACTIVITĂȚILOR/ACȚIUNILOR AUDITABILE
Nr. crt.
Obiectivele misiunii de audit intern Activitățile/acțiunile
auditabile Observații
1.
… n.
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
39
anexa nr. 30
- Model -
Evaluarea obiectivelor
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
EVALUAREA OBIECTIVELOR
Obiectivul entității/structurii auditate
Cerințe
Specific Măsurabil Acceptabil Realist Limitat în timp
Evaluare generală
Propunere de abordare a
obiectivului evaluat
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
40
anexa nr. 31
- Model -
Evaluarea indicatorilor
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
EVALUAREA INDICATORILOR
Nr. crt.
Obiectivul evaluat Indicatori Criterii de evaluare a
indicatorilor 1. Obiectivul structurii
auditate: Indicator nr. 1 Indicator nr. 2 ..... Indicator nr. n
1.1. Relevant pentru obiectiv
1.2. Definit clar fără ambiguităţi
1.3. Uşor de înţeles şi de folosit
1.4. Comparabil 1.5. Verificabil 1.6. Acoperă toate variabilele de cantitate, calitate, cost, durată
1.7. Adecvat pentru activitate
1.8. Evaluarea generală
1.9. Propunere de abordare a indicatorului evaluat
2. Obiectivul structurii auditate:
2.1. Relevant pentru obiectiv
2.2. Definit clar fără ambiguităţi
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
41
2.3. Uşor de înţeles şi de folosit
2.4. Comparabil 2.5. Verificabil 2.6. Acoperă toate variabilele de cantitate, calitate, cost, durată
2.7. Adecvat pentru activitate
2.8. Evaluarea generală
2.9. Propunere de abordare a indicatorului evaluat
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
42
anexa nr. 32
- Model -
Evaluarea surselor de date
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
EVALUAREA SURSELOR DE DATE
Indicator evaluat
Surse de date
existente
Criterii stabilite pentru
evaluarea surselor de
date
Rezultatele evaluării surselor
de date
Aprecierea globală a suficienţei surselor de
date utilizate
Obiectivul structurii auditate:
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
43
anexa nr. 33
- Model -
Studiu preliminar
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
STUDIU PRELIMINAR
Capitole: a) Caracterizarea generală a entităţii/structurii auditate; b) Prezentarea strategiei şi a politicilor în domeniul auditabil; c) Analiza domeniului auditabil; d) Evaluarea obiectivelor entităţii/structurii auditate, a indicatorilor asociați și a conținutului Registrului riscurilor; e) Analiza structurii şi pregătirii personalului din cadrul entităţii/structurii auditate; f) Stabilirea modului de asigurare a calităţii şi identificarea politicii de îmbunătăţire şi dezvoltare a activităţilor domeniului auditabil; g) Stabilirea modului de asigurare şi disponibilitate a resurselor financiare necesare realizării activităţilor auditabile; h) Alte informaţii specifice domeniului auditabil; i) Stabilirea activităţilor/acţiunilor auditabile pentru fiecare obiectiv al misiunii de audit intern; j) Elaborarea, documentarea şi stabilirea concluziilor Studiului preliminar, cu privire la:
1) Analiza diagnostic a domeniului auditabil. 2) Stabilirea întrebărilor la care trebuie să se răspundă la finalul misiunii de performanţă. 3) Analiza obiectivelor entității/structurii auditate. 4) Analiza indicatorilor. 5) Analiza adecvării surselor de date folosite de management.
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
44
Documente specifice desfăşurării misiunilor de sistem
anexa nr. 34
- Model -
Evaluarea obiectivelor
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
EVALUAREA OBIECTIVELOR
Obiectivul entității/structurii auditate
Cerințe
Specific Măsurabil Acceptabil Realist Limitat în timp
Evaluare generală
Obiectivul redefinit de conducerea entităţii/structurii auditate şi agreat cu auditorii interni din punct de vedere al cerinţelor SMART
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
45
anexa nr. 35
- Model -
Evaluarea indicatorilor
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
EVALUAREA INDICATORILOR
Nr. crt.
Obiectivul evaluat Indicatori Criterii de evaluare a
indicatorilor 1. Obiectivul structurii
auditate: Indicator nr. 1 Indicator nr. 2 ..... Indicator nr. n
1.10. Relevant pentru obiectiv
1.11. Definit clar fără ambiguităţi
1.12. Uşor de înţeles şi de folosit
1.13. Comparabil 1.14. Verificabil 1.15. Acoperă toate variabilele de cantitate, calitate, cost, durată
1.16. Evaluarea generală
1.17. Propunere de abordare a indicatorului evaluat
2. Obiectivul structurii auditate:
2.1. Relevant pentru obiectiv
2.2. Definit clar fără ambiguităţi
2.3. Uşor de înţeles şi
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
46
de folosit 2.4. Comparabil 2.5. Verificabil 2.6. Acoperă toate variabilele de cantitate, calitate, cost, durată
2.7. Evaluarea generală
2.8. Propunere de abordare a indicatorului evaluat
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
47
anexa nr. 36
- Model -
Studiu preliminar
Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
STUDIU PRELIMINAR
Capitole: a) Caracterizarea generală a entităţii/structurii auditate; b) Prezentarea strategiei şi a politicilor în domeniul auditabil; c) Analiza domeniului auditabil; d) Evaluarea obiectivelor entităţii/structurii auditate, a indicatorilor asociați și a conținutului Registrului riscurilor; e) Analiza structurii şi pregătirii personalului din cadrul entităţii/structurii auditate; f) Stabilirea modului de asigurare a calităţii şi identificarea politicii de îmbunătăţire şi dezvoltare a activităţilor domeniului auditabil; g) Stabilirea modului de asigurare şi disponibilitate a resurselor financiare necesare realizării activităţilor auditabile; h) Alte informaţii specifice domeniului auditabil; i) Stabilirea activităţilor/acţiunilor auditabile pentru fiecare obiectiv al misiunii de audit intern; j) Elaborarea, documentarea şi stabilirea concluziilor Studiului preliminar, cu privire la:
1) Analiza domeniului auditabil. 2) Stabilirea activităților/acțiunilor auditabile. 3) Analiza obiectivelor entității/structurii auditate. 4) Analiza indicatorilor.
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
48
Documente specifice desfăşurării misiunii de consiliere
anexa nr. 37
- Model -
Ordin de serviciu Entitatea publică Structura de audit intern Nr. . . . . . Data . . . . . . . . . . . . Aprob, Conducător entitate publică
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. . . . lit. . . . din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Normelor specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul Serviciului Audit Intern al Ministerului Transporturilor, precum și în cadrul structurilor de audit intern ale entităților publice din subordinea și de sub autoritatea acestuia şi ale Planului anual de audit intern în perioada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . se va efectua o misiune de consiliere la . . . . . . . . . . . . . . .
Perioada supusă consilierii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de consiliere este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obiectivele misiunii de consiliere sunt: a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; . . . n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Echipa de consiliere este formată din următorii auditori: 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , auditor intern, . . . n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., auditor intern Supervizor al misiunii de consiliere este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ,
având funcţia de . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(numele şi prenumele)
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
49
anexa nr. 38
- Model -
Declaraţia de independenţă Entitatea publică Structura de audit intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Numele şi prenumele: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Misiunea de consiliere: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data:
Nr. crt.
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţii Da Nu
1. Aţi avut/Aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul entităţii/structurii consiliate care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de consiliere?
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri, care au legătură cu entitatea/structura consiliată şi care ar putea să vă influenţeze în misiunea de consiliere?
3. Aţi avut/Aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat/implicată în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi consiliată?
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?
5. Aţi fost implicat/implicată în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi consiliată?
6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi consiliată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura consiliată?
8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi consiliată?
9. Aţi fost/Sunteţi implicat/implicată în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura ce va fi consiliată?
10. Aţi avut/Aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate faţă de entitatea/structura consiliată?
11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
50
entităţii?
12. Dacă în timpul misiunii de consiliere apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dumneavoastră de a lucra şi a elabora rapoarte de consiliere imparţiale, le notificaţi şefului structurii de audit intern?
1. Incompatibilităţi personale: 2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: 3. Dacă da, explicaţi cum anume:
Auditori interni/supervizor Șeful structurii de audit intern, ………………… ………………………………
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
51
anexa nr. 39
- Model -
Notificarea privind declanşarea misiunii de consiliere
Structura de audit intern Notificarea privind declanșarea misiunii
de consiliere Data:
Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE CONSILIERE
Către: Entitatea/Structura . . . . . . . . . . . . . . . . În atenția: Conducătorului entității/structurii Referitor la misiunea de consiliere: . . . . . . . . . . . . . .
Stimate/Stimată domn/doamnă . . . . . . . . . . . . . . , În conformitate cu Ordinul de serviciu nr. / urmează ca în perioada . . . . . . . . . .
să efectuăm o misiune de consiliere . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de consiliere îl reprezintă …………………………….. Obiectivele misiunii de consiliere sunt: a) . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . ; . . . . . . . . . . . . . n) . . . . . . . . . . . . . . . . . În cadrul misiunii de consiliere se vor examina și responsabilităţile asumate de
către conducerea entităţii/structurii consiliate şi personalul de execuţie cu privire la organizarea şi realizarea activităţilor şi îndeplinirea obligaţiilor în mod eficient şi eficace.
Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data unei şedinţe de deschidere, în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de consiliere, cuprinzând:
a) prezentarea auditorilor; b) detalierea obiectivelor misiunii de consiliere; c) modalitatea de desfăşurare a misiunii de consiliere, persoanele de contact; d) alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm să ne puneţi
la dispoziţie documentaţia necesară privind: legile şi reglementările aplicabile, organigrama entităţii, regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile operaţionale de lucru, rapoartele de activitate etc.
Menţionăm că documentele mai sus menţionate nu sunt limitative. Pe parcursul desfăşurării misiunii de audit intern pot fi solicitate şi alte documente pentru a clarifica unele aspecte referitoare la scopul misiunii.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
52
Pentru eventualele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe domnul . . . . . . . . . . ., auditor intern, la telefon . . . . . , e-mail . . . . . . . . .
Cu deosebită consideraţie,
Şeful structurii audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(numele şi prenumele)
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
53
anexa nr. 40
- Model -
Minuta şedinţei de deschidere
Structura de audit intern Desfășurarea şedinţei de deschidere Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE
A. Lista participanţilor
Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura
B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
54
anexa nr. 41
- Model -
Chestionar de luare la cunoştinţă
Structura de audit intern Constituirea/actualizarea dosarului
permanent Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ
Întrebări formulate Da Nu Observaţii*
1. Există cadru de reglementare pentru entitatea/structura consiliată?
2. Există organe de conducere colectivă?
3. Există organigramă aprobată?
4. Există ROF actualizat și aprobat?
5. Există fișele posturilor?
6. Există politică de recrutare a personalului?
7. Există plan de pregătire și perfecționare profesională?
8. Există sisteme informatice adecvate activității structurii/entității consiliate?
9. Sunt realizate raportări anuale privind activitatea desfășurată?
10. A fost completat chestionarul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial?
…………………………………………
n. ………………………………………
* Rubrică destinată justificării răspunsurilor.
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
55
anexa nr. 42
- Model - Lista obiectivelor, activităților/acțiunilor
Structura de audit intern Prelucrarea și documentarea informațiilor Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
LISTA OBIECTIVELOR, ACTIVITĂȚILOR/ACȚIUNILOR
Nr. crt.
Obiective Activități/acțiuni Observații
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
56
anexa nr. 43
- Model - Programul misiunii de consiliere
Structura de audit intern Programarea misiunii de consiliere Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de: Aprobat de: Șeful structurii de audit intern
PROGRAMUL MISIUNII DE CONSILIERE
Etape ale misiunii de consiliere
Acţiuni de audit intern
Termenul Persoane implicate
Locul desfăşurării acțiunii de consiliere
Prevăzut Realizat
I. Pregătirea misiunii de consiliere
1. Elaborarea şi aprobarea Ordinului de serviciu
2. Elaborarea Declaraţiilor de independenţă
3. Elaborarea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de consiliere
4. Elaborarea Programului misiunii de consiliere
5. Deschiderea misiunii de consiliere
6. Constituirea şi actualizarea dosarului permanent
7. Prelucrarea şi documentarea informaţiilor
II. Intervenţia la faţa locului
1. Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
57
2. Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de audit intern
3. Închiderea intervenției la fața locului
III. Raportarea rezultatelor misiunii de consiliere
1. Elaborarea Raportului de consiliere
2. Difuzarea Raportului de consiliere
IV. Urmărirea implementării propunerilor de soluții
Elaborarea Fişei de urmărire a implementării propunerilor de soluții
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
Revizuit, Data: Șeful structurii de audit intern
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
58
anexa nr. 43.1.
- Model - Programul intervenției la fața locului
Structura de audit intern Programarea misiunii de consiliere Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI
Obiectivele misiunii de consiliere
Tipul instrumentului de
audit intern utilizat
Termenul Auditori interni
Locul desfășurării testării Prevăzut Realizat
Obiectiv 1 1. Chestionar
2. Interviu
3. Test
. . . . . . . . . . . . .
n.1. Chestionar
n.2. Interviu
n.3. Test
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Obiectiv n 1. Chestionar
2. Interviu
3. Test
. . . . . . . . . . . . .
n.1. Chestionar
n.2. Interviu
n.3. Test
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
59
anexa nr. 44
- Model -
Chestionarul - Lista de verificare
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE
Nr. crt.
Întrebări Da Nu Observaţii
Obiectivul misiunii de consiliere: . . . . . .
1.
2.
…
n.
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
60
anexa nr. 45
- Model nr. 1 -
Test
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
TEST NR….
Obiectivul misiunii de consiliere
Obiectivul testului
Modalitatea de eşantionare
Descrierea testării
Constatări
Concluzii
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
61
anexa nr. 46
- Model nr. 2 -
Test
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
TEST NR….
Obiectivul misiunii de consiliere
Obiectivul testului
Modalitatea de eşantionare
Descrierea testării
Nr. crt.
Elemente de verificat
Respectat Constatare / Comentariu
Propunere de soluție
Referinţe în dosarul documentelor de
lucru Da Nu Nu este cazul
1
2
. .
n
Concluzii:
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
62
anexa nr. 47
- Model -
Notă centralizatoare a documentelor de lucru
Structura de audit intern Revizuirea documentelor Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Constatarea Documentele justificative/
Probele de audit Există
Nr. pagină Da Nu
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
63
anexa nr. 48
- Model -
Minuta şedinţei de închidere
Structura de audit intern Organizarea şedinţei de închidere Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
A. Lista participanţilor
Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura
B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
64
anexa nr. 49
- Model - Raport de consiliere
Structura de audit intern Raportul de consiliere Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:
RAPORT DE CONSILIERE
Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul strutcturii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, spațiul destinat avizului conducătorului entității publice, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Sinteza I1. Considerații generale Sunt prezentate datele de identificare a misiunii de consiliere, respectiv baza legală de realizare a misiunii de consiliere, tipul, scopul şi obiectivele misiunii de consiliere, durata misiunii de consiliere şi perioada pentru care se efectuează evaluări. I2. Constatări şi propuneri de soluții a) prezentarea principalelor constatări din cadrul Raportului de consiliere; b) prezentarea principalelor propuneri de soluții din cadrul Raportului de consiliere. I3. Concluzii Sunt prezentate principalele propuneri de soluții prin realizarea cărora se poate înregistra apariția unui plus de valoare în activitățile evaluate. II. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de consiliere (baza legală de realizare a misiunii de consiliere, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de consiliere, entitatea/structura consiliată, durata acţiunii de consiliere), tipul, scopul şi obiectivele misiunii de consiliere, sfera de cuprindere a misiunii de consiliere; perioada supusă consilierii. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de consiliere: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de consiliere. III Constatări şi propuneri de soluții
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
65
a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de cele negative, iar constatările negative sunt însoţite de propuneri de soluții. b) Propunerile de soluții sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii consiliate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii consiliate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii consiliate şi de creştere a performanţei de management. c) Eventualele modificări propuse de către şeful structurii de audit intern. IV Concluzii a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de consiliere sau global pe întreaga misiune de consiliere, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează. b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitățile pentru care s-a acordat consiliere prin aplicarea propunerilor de soluții. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni. Semnături Raportul de consiliere este semnat de fiecare membru al echipei de consiliere pe fiecare pagină, pe ultima pagină este semnat de supervizor și tot acolo este semnat de șeful structurii de audit intern, dacă este cazul. Raportul de consiliere este avizat de conducătorul entităţii publice.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
66
anexa nr. 50
- Model -
Nota de supervizare a documentelor
Structura de audit intern Supervizarea Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de supervizor:
NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Nr. crt.
Document
Propunerea şefului structurii de audit
intern/ supervizorului misiunii de audit intern, ca urmare a revizuirii
documentului
Răspunsul auditorilor interni
Revizuirea răspunsurilor auditorilor interni de
către şeful structurii de audit intern/supervizor
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supervizor, ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
67
anexa nr. 51
- Model -
Fişa de urmărire a implementării propunerilor de soluții
Structura de audit intern Urmărirea implementării propunerilor de soluții
Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:
FIŞA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII PROPUNERILOR DE SOLUȚII
Entitatea/Structura
consiliată Misiunea de consiliere:
Raport de consiliere nr. . . . . . . /. . . . . .
Nr. crt.
Propunere de soluție
Implementat Parţial
implementat Neimplementat
Data planificată
Data implementării
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
68
anexa nr. 52
- Model -
Formular de evaluare a performanţei auditorilor implicaţi în misiunea de consiliere
Structura de audit intern Evaluarea performanţei auditorilor implicaţi în misiunea de consiliere
Data:
Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de supervizor:
FORMULAR DE EVALUARE A PERFORMANȚEI AUDITORILOR IMPLICAȚI ÎN MISIUNEA DE
CONSILIERE
Zile efective: Zile alocate: Data raportului: Pe o scală de la 1 “Nesatisfăcător” la 5 “Remarcabil” unde 3 înseamnă “Corespunde aşteptărilor”, notaţi următoarele: Notă: orice notă sub 3 trebuie explicată mai jos
1 2 3 4 5 Nu răspund
În etapa de pregătire a misiunii de consiliere, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele misiunii de consiliere.
Programul de consiliere a fost elaborat pentru a atinge obiectivele misiunii de consiliere.
A existat o bună comunicare între auditor şi reprezentanții entității/structurii consiliate, cât şi între auditor şi șeful structurii de audit intern.
Perspectivele şi nevoile părţii consiliate au fost luate în considerare în timpul misiunii de consiliere.
Obiectivele misiunii de consiliere au fost atinse într-o manieră eficientă şi la timp.
Reprezentanții entității/structurii consiliate au avut posibilitatea luării la cunoștință a constatărilor prezentate şi a propunerilor de soluții formulate pe parcursul intervenției la fața locului.
S-au respectat normele specifice privind exercitarea activității de audit intern şi manualul de proceduri.
Existenţa unor analize şi concluzii fundamentate; propuneri de soluții formulate pentru problemele identificate sunt fiabile.
Documentele elaborate pe parcursul misiunii de consiliere au fost clare, concise, la obiect şi cu informații relevante.
Probele de audit au susţinut concluziile la care s-a ajuns. Acțiunile de consiliere derulate au avut drept rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
69
Documentele misiunii de consiliere au fost completate în mod corect şi în conformitate cu Manualul de proceduri.
Auditorul intern a demonstrat o buna capacitate de lucru în echipa. Auditorul intern a dovedit o bună exprimare în documentele misiunii de consiliere.
Auditorul intern a demonstrat un nivel înalt de productivitate personală şi a desfăşurat activitatea la timp.
Documentaţi atât comentariile pozitive, cât şi sugestiile de îmbunătăţire discutate cu auditorul intern: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
Supervizor,
………………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
70
Documente specifice desfăşurării misiunii de evaluare a activității de audit intern
anexa nr. 53
- Model -
Ordin de serviciu Entitatea publică Structura de audit intern Nr. . . . . . Data . . . . . . . . . . . . Aprob, Conducător entitate publică
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. . . . lit. . . . din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Normelor specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul Serviciului Audit Intern al Ministerului Transporturilor, precum și în cadrul structurilor de audit intern ale entităților publice din subordinea și de sub autoritatea acestuia şi ale Planului anual de audit intern în perioada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . se va efectua o misiune de evaluare la . . . . . . . . . . . . . . .
Perioada supusă evaluării . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de evaluare este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obiectivele misiunii de evaluare sunt: a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Echipa de evaluare este formată din următorii auditori: 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , auditor intern, . . . n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., auditor intern Supervizor al misiunii de evaluare este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ,
având funcţia de . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(numele şi prenumele)
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
71
anexa nr. 54
- Model -
Declaraţia de independenţă Entitatea publică Structura de audit intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Numele şi prenumele: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Misiunea de evaluare: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nr. crt.
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţii Da Nu
1. Aţi avut/Aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul structurii de audit intern evaluate care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de evaluare?
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri, care au legătură cu structura de audit intern evaluată şi care ar putea să vă influenţeze în misiunea de evaluare?
3. Aţi avut/Aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat/implicată în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea structurii de audit intern evaluate?
4. Aţi fost implicat/implicată în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale structurii de audit intern ce urmează a fi evaluată?
5. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii în cadrul căreia îşi desfăşoară activitatea structurii de audit intern ce urmează a fi evaluată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
6. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, care are legătură cu structura de audit intern evaluată?
7. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru structura de audit intern evaluată?
8. Aţi avut/Aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate faţă de structura de audit intern evaluată?
9. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica structurii de audit intern evaluate?
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
72
10. Dacă în timpul misiunii de audit intern apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dumneavoastră de a lucra şi a elabora rapoarte de audit imparţiale, le notificaţi şefului structurii de audit intern?
1. Incompatibilităţi personale: 2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: 3. Dacă da, explicaţi cum anume: Data:
Auditori interni/supervizor Șeful structurii de audit intern, ………………… ………………………………
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
73
anexa nr. 55
- Model -
Notificarea privind declanşarea misiunii de evaluare
Structura de audit intern Notificarea privind declanșarea misiunii
de evaluare Data:
Entitatea/structura evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE EVALUARE
Către: Entitatea/Structura . . . . . . . . . . . . . . . . În atenția: Conducătorului entității publice/Şefului structurii de audit intern Referitor la misiunea de evaluare: . . . . . . . . . . . . . .
Stimaţi/Stimate domni/doamne . . . . . . . . . . . . . . , În conformitate cu Ordinul de serviciu nr….. /…. urmează ca în perioada . . . . . . .
să efectuăm o misiune de evaluare . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de evaluare îl reprezintă …………………………….. Obiectivele misiunii de evaluare sunt: a) . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . ; . . . . . . . . . . . . . n) . . . . . . . . . . . . . . . . . În cadrul misiunii de evaluare se va examina modul de organizare şi funcţionare a
activităţii de audit intern desfăşurată la nivelul .............. Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data unei şedinţe de
deschidere, în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de evaluare, cuprinzând: a) prezentarea auditorilor; b) detalierea obiectivelor misiunii de evaluare; c) modalitatea de desfăşurare a misiunii de evaluare, persoanele de contact; d) alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi
la dispoziţie documentaţia necesară privind: Organigrama entităţii publice, Regulamentul de organizare şi funcţionare aferent structurii de audit intern, Fişele posturilor auditorilor interni, Procedurile structurii de audit intern, Documentația aferentă planificării multianuale și anuale pentru anii ......., Situaţia pregătirii profesionale a auditorilor interni, Dosarele misiunilor de audit intern aferente anilor .........., Rapoartele de activitate pentru anii ......, Rapoarte de evaluare interne/externe precedente,etc.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
74
Menţionăm că documentele mai sus menţionate nu sunt limitative. Pe parcursul desfăşurării misiunii de audit intern pot fi solicitate şi alte documente pentru a clarifica unele aspecte referitoare la scopul misiunii.
Pentru eventuale întrebări privind desfăşurarea misiunii de evaluare, vă rugăm să
contactaţi pe domnul/doamna . . . . . . . . . . ., auditor intern, la telefon . . . . . , e-mail . . . Cu deosebită consideraţie,
Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(numele şi prenumele)
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
75
anexa nr. 56
- Model -
Minuta şedinţei de deschidere
Structura de audit intern Desfășurarea şedinţei de deschidere Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE
A. Lista participanţilor
Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura
B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
76
anexa nr. 57
- Model - Chestionar de luare la cunoştinţă
Structura de audit intern Constituirea/actualizarea dosarului
permanent Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ
Întrebări formulate Da Nu Observaţii*
1. Există cadru de reglementare pentru structura de audit intern evaluată?
2. Există organe de conducere colectivă?
3. Există organigramă aprobată?
4. Există ROF actualizat și aprobat?
5. Există fișele posturilor?
6. Există politică de recrutare a personalului?
7. Există plan de pregătire și perfecționare profesională?
8. Există sisteme informatice adecvate activității structurii de audit intern evaluate?
9. Sunt realizate raportări anuale privind activitatea evaluată?
10. A fost completat chestionarul de auto-evaluare a sistemului de control intern managerial?
…………………………………………
n. ………………………………………
* Rubrică destinată justificării răspunsurilor.
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
77
anexa nr. 58
- Model -
Lista obiectivelor, activităţilor/acţiunilor
Structura de audit intern Colectarea şi prelucrarea informaţiilor Data:
Stuctura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
LISTA OBIECTIVELOR, ACTIVITĂȚILOR/ACȚIUNILOR
Nr. crt.
Obiective Activități/acțiuni Observații
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
78
anexa nr. 59
- Model -
Programul misiunii de evaluare
Structura de audit intern Programarea misiunii de evaluare Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de: Aprobat de: Șeful structurii de audit intern
PROGRAMUL MISIUNII DE EVALUARE
Etape ale misiunii de evaluare
Acţiuni de audit intern
Termenul Persoane implicate
Locul desfăşurării acțiunii de evaluare
Prevăzut Realizat
I. Pregătirea misiunii de evaluare
1.Elaborarea şi aprobarea Ordinului de serviciu
2.Elaborarea Declaraţiilor de independenţă
3.Elaborarea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de evaluare
4.Elaborarea Programului misiunii de evaluare
5. Deschiderea misiunii de evaluare
6.Constituirea şi actualizarea dosarului permanent
7.Prelucrarea şi documentarea informaţiilor
II. Intervenţia la faţa locului
1.Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor
2.Analiza problemelor și formularea
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
79
recomandărilor
3.Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de audit intern
4.Închiderea intervenției la fața locului
III. Raportarea rezultatelor misiunii de evaluare
1.Elaborarea Proiectului raportului de evaluare
2.Transmiterea Proiectului raportului de evaluare
3.Reuniunea de conciliere
4.Elaborarea Raportului de evaluare
5.Difuzarea Raportului de evaluare
IV. Urmărirea recomandărilor
Elaborarea Fişei de urmărire a implementării recomandărilor
Auditori interni, Supervizor,
………………………… ……………………..
Revizuit, Data: Șeful structurii de audit intern
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
80
anexa nr. 59.1
- Model - Programul intervenției la faţa locului
Structura de audit intern Programarea misiunii de evaluare Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI
Obiectivele misiunii de evaluare
Tipul instrumentului de
audit intern utilizat
Termenul Auditori interni
Locul desfășurării testării Prevăzut Realizat
Obiectiv 1 1. Chestionar
2. Interviu
3. Test
. . . . . . . . . . . . .
n.1. Chestionar
n.2. Interviu
n.3. Test
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Obiectiv n 1. Chestionar
2. Interviu
3. Test
. . . . . . . . . . . . .
n.1. Chestionar
n.2. Interviu
n.3. Test
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
81
anexa nr. 60
- Model - Chestionarul - Listă de verificare
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
CHESTIONARUL - LISTĂ DE VERIFICARE
Nr. crt.
Întrebări Da Nu Observaţii
Obiectivul misiunii de evaluare: . . . . . .
1.
2.
…
n.
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
82
anexa nr. 61
- Model nr. 1 - Test
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
TEST NR….
Obiectivul misiunii de evaluare
Obiectivul testului
Modalitatea de eşantionare
Descrierea testării
Constatări
Concluzii
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
83
anexa nr. 62
- Model nr. 2 - Test
Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea
constatărilor Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
TEST NR….
Obiectivul misiunii de evaluare
Obiectivul testului
Modalitatea de eşantionare
Descrierea testării
Nr. crt.
Elemente de verificat
Respectat Constatare / Comentariu
Recomandare Referinţe în
dosarele de lucru Da Nu Nu este cazul
1
2
. .
n
Concluzii:
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
84
anexa nr. 63
- Model - Fişă de identificare şi analiză a problemei
Structura de audit intern Analiza problemelor și formularea
recomandărilor Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI
Problema
Constatarea
Cauza
Consecinţa
Recomandarea
Elaborat
Auditorii interni, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supervizat Data:
Supervizorul/Şeful structrurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Luat la cunoştinţă Data:
Reprezentantul entităţii/structurii evaluate, . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
85
anexa nr. 64
- Model -
Notă centralizatoare a documentelor de lucru
Structura de audit intern Revizuirea documentelor Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Constatarea Documentele justificative/
Probele de audit Există
Nr. pagină Da Nu
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
86
anexa nr. 65
- Model -
Minuta şedinţei de închidere
Structura de audit intern Organizarea şedinţei de închidere Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
A. Lista participanţilor
Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura
B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
87
anexa nr. 66
- Model -
Proiectul raportului de evaluare
Structura de audit intern Proiectul Raportului de evaluare Data:
Entitatea/structura evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:
PROIECTUL RAPORTULUI DE EVALUARE
Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul structurii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de evaluare (baza legală de realizare a misiunii de evaluare, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de evaluare, structura de audit intern evaluată, durata acţiunii de evaluare), scopul şi obiectivele misiunii de evaluare, perioada supusă evaluării. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de evaluare: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de evaluare. II. Constatări şi recomandări a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de constatările negative. Constatările negative sunt însoţite de cauze, consecinţe și recomandări. b) Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra structurii de audit intern evaluate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul structurii de audit intern evaluate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii structurii de audit intern evaluate şi de creştere a performanțelor. III. Concluzii a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de evaluare sau global pe întreaga misiune de evaluare, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
88
b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitatea de audit intern evaluată prin implementarea recomandărilor. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni. Semnături Proiectul Raportului de evaluare este semnat de fiecare membru al echipei de evaluare, supervizat de supervizor și revizuit de șeful strructurii de audit intern, dacă este cazul.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
89
anexa nr. 67
- Model -
Minuta reuniunii de conciliere
Structura de audit intern Desfășurarea reuniunii de conciliere Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
A. Lista participanţilor
Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura
B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
90
anexa nr. 68
- Model - Raport de evaluare
Structura de audit intern Raportul de evaluare Data:
Entitatea/structura evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:
RAPORT DE EVALUARE
Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul structurii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, spațiul destinat avizului conducătorului entității publice, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Sinteza I1. Considerații generale Sunt prezentate datele de identificare a misiunii de evaluare, respectiv baza legală de realizare a misiunii de evaluare, scopul şi obiectivele misiunii de evaluare, durata misiunii de evaluare şi perioada evaluată. I2. Constatări şi recomandări a) prezentarea principalelor constatări din cadrul Raportului de evaluare; b) prezentarea principalelor recomandări din cadrul Raportului de evaluare. I3. Concluzii Este prezentată o grilă de evaluare formulată pe obiectivele misiunii de evaluare. II. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de evaluare (baza legală de realizare a misiunii de evaluare, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de evaluare, structura de audit intern evaluată, durata acţiunii de evaluare), scopul şi obiectivele misiunii de evaluare, perioada supusă evaluării. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de evaluare: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de evaluare. III Constatări şi recomandări a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic,
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
91
pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de constatările negative. Constatările negative sunt însoţite de cauze, consecinţe și recomandări. b) Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra structurii de audit intern evaluate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul structurii de audit intern evaluate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii structurii de audit intern evaluate şi de creştere a performanţelor. c) Eventualele modificări stabilite la reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către şeful structurii de audit intern. IV Concluzii a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de evaluare sau global pe întreaga misiune de evaluare, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează. b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitățile structurii de audit intern evaluate prin implementarea recomandărilor. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni, inclusiv punctele de vedere ale reprezentanților structurii de audit intern evaluate. Semnături Raportul de evaluare este semnat de fiecare membru al echipei de evaluare pe fiecare pagină, pe ultima pagină este semnat de supervizor și tot acolo este semnat de șeful structurii de audit intern, dacă este cazul. Raportul de evaluare este avizat de conducătorul entităţii publice.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
92
anexa nr. 69
- Model -
Nota de supervizare a documentelor
Structura de audit intern Supervizarea Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de supervizor:
NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Nr. crt.
Document
Propunerea şefului structurii de audit
intern/supervizorului misiunii de audit intern, ca urmare a revizuirii
documentului
Răspunsul auditorilor interni
Revizuirea răspunsurilor auditorilor interni de
către şeful structurii de audit intern/supervizor
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supervizor, ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
93
anexa nr. 70
- Model -
Fişa de urmărire a implementării recomandărilor
Structura de audit intern Urmărirea implementării recomandărilor Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:
FIŞA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Structura de audit
intern evaluată Misiunea de evaluare:
Raport de evaluare nr. . . . . . . /. . . . . .
Nr. crt.
Recomandarea Implementat Parţial
implementat Neimplementat
Data planificată
Data implementării
Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
94
anexa nr. 71
- Model -
Formular de evaluare a performanţei auditorilor implicaţi în misiunea de evaluare
Structura de audit intern Evaluarea performanţei auditorilor implicaţi
în misiunea de evaluare Data:
Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de supervizor:
FORMULAR DE EVALUARE A PERFORMANȚEI AUDITORILOR INTERNI IMPLICAȚI ÎN MISIUNEA
DE EVALUARE
Zile efective: Zile alocate: Data raportului: Pe o scală de la 1 “Nesatisfăcător” la 5 “Remarcabil” unde 3 înseamnă “Corespunde aşteptărilor”, notaţi următoarele: Notă: orice notă sub 3 trebuie explicată mai jos
1 2 3 4 5 Nu răspund
În etapa de pregătire a misiunii de evaluare, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele misiunii de evaluare.
Programul de evaluare a fost elaborat pentru a atinge obiectivele misiunii de evaluare.
A existat o bună comunicare între auditor şi reprezentanții structurii de audit intern evaluate, cât şi între auditor şi șeful structurii de audit intern.
Perspectivele şi nevoile structurii de audit intern evaluate au fost luate în considerare în timpul misiunii de evaluare.
Obiectivele misiunii de evaluare au fost atinse într-o manieră eficientă şi la timp.
Reprezentanții structurii de audit intern evaluate au avut posibilitatea luării la cunoștință a constatărilor prezentate şi a recomandărilor formulate pe parcursul intervenției la fața locului.
S-au respectat normele proprii privind exercitarea activității de audit intern şi manualul de proceduri.
Existenţa unor analize şi concluzii fundamentate; recomandările formulate pentru problemele identificate sunt fiabile.
Documentele elaborate pe parcursul misiunii de evaluare au fost clare, concise, la obiect şi cu informații relevante.
Probele de audit au susţinut concluziile la care s-a ajuns. Acțiunile de audit intern derulate au avut drept rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
95
Documentele misiunii de evaluare au fost completate în mod corect şi în conformitate cu Manualul de proceduri.
Auditorul intern a demonstrat o buna capacitate de lucru în echipa. Auditorul intern a dovedit o bună exprimare în documentele misiunii de evaluare.
Auditorul intern a demonstrat un nivel înalt de productivitate personală şi a desfăşurat activitatea la timp.
Documentaţi atât comentariile pozitive, cât şi sugestiile de îmbunătăţire discutate cu auditorul intern: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
Supervizor,
……………………….
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
96
anexa nr. 72
- Model -
Structura Cartei auditului intern
Structura de audit intern Elaborarea Cartei auditului intern Data:
CARTA AUDITULUI INTERN - STRUCTURĂ MINIMALĂ 1. Dispoziţii generale 1.1. Carta auditului intern se elaborează de structurile de audit intern în conformitate cu prevederile art. 18 alin. (1) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare, Normele specifice privind exercitarea activităţii de audit intern, Codul privind conduita etică a auditorului intern şi Standardele internaţionale de audit intern. 1.2. Carta auditului intern este documentul oficial care prezintă misiunea, competenţa şi responsabilităţile structurii de audit intern. 1.3. Carta auditului intern stabileşte scopul și sfera auditului intern, fixează poziţia structurii de audit intern în cadrul entităţii publice, prezintă drepturile şi obligaţiile auditorilor interni care activează în cadrul structurii de audit intern și autorizează accesul acestora la datele și informaţiile care sunt necesare pentru realizarea activităţii de audit intern. 1.4. Carta auditului intern informează despre obiectivele, tipurile şi metodologiile privind derularea misiunilor de audit intern, prezintă regulile de conduită etică și stabileşte sistemul de relaţii al auditorilor interni cu reprezentanții entităților/structurilor auditate, conducătorul/organul de conducere al entității publice în care își desfășoară activitatea, auditorii externi şi prevede regulile de conduită etică. 2. Misiunea şi obiectivele structurii de audit intern 2.1. Misiunea structurii de audit intern este de a acorda consultanţă şi asigurări privind eficacitatea sistemelor de management al riscurilor, de control şi de guvernanţă, contribuind la obţinerea plusvalorii prin formularea recomandărilor pentru îmbunătăţirea funcționării acestora. 2.2. Structura de audit intern asistă conducerea entităţii/structurii auditate în realizarea obiectivelor prin rezultatele evaluărilor obiective şi detaliate cu privire la legalitatea, regularitatea, economicitatea, eficienţa şi eficacitatea activităţilor şi operaţiunilor desfășurate. 2.3. Obiectivele structurii de audit intern sunt stabilite astfel încât să sprijine entitatea/structura auditată în următoarele direcţii: a) asigurarea bunei administrări a patrimoniului; b) respectarea conformităţii în planificarea și desfășurarea activității; c) asigurarea unor sisteme informatice fiabile; d) îmbunătăţirea sistemelor de management al riscurilor, control şi guvernanţă; e) îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii activităților și operaţiunilor. 2.4. Obiectivele structurii de audit intern vizează, în principal: a) asigurarea conducătorului entității publice că activitățile se desfășoară conform așteptărilor și formularea de recomandări prin implementarea cărora să se realizeze îmbunătățirea proceselor de management al riscurilor, de control şi de guvernanţă;
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
97
b) consilierea conducătorului entității publice referitoare la proiecte, activități, acțiuni, etc. specifice și formularea propunerilor de soluții menite să adauge valoare acestora şi să îmbunătăţească procesele de guvernanţă din cadrul entităţilor publice. 2.5. Tipurile de audit intern ce se abordează de auditorii interni în activitatea lor, sunt: a) auditul de regularitate, care reprezintă examinarea tuturor activităților desfășurate la nivelul entității publice, sub aspectul respectării cadrului normativ, principiilor, regulilor, procedurilor şi metodologiilor care le sunt aplicabile; b) auditul performanţei, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor şi sarcinilor entităţii publice sunt corecte pentru atingerea țintelor şi apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele; c) auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient; pentru deficienţele identificate sunt formulate recomandări care determină corectarea acestora. 2.6. Tipurile de consiliere ce se abordează de auditorii interni în activitatea lor, sunt: a) consultanţa privind dezvoltarea de noi programe, sisteme şi procese şi/sau efectuarea de schimbări semnificative în programele şi procesele existente, inclusiv proiectarea de strategii de control corespunzătoare; consultanța are ca scop identificarea obstacolelor care împiedică desfăşurarea normală a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecinţelor, prezentând totodată propuneri de soluţii pentru eliminarea acestora; b) facilitarea înțelegerii, care constă în acordarea de asistenţă privind obţinerea de informaţii suplimentare pentru cunoaşterea în profunzime a funcţionării unui sistem, standard sau a unei prevederi normative, necesare personalului responsabil cu implementarea acestora; c) formarea și perfecționarea profesională, care constă în furnizarea de cunoştinţe teoretice şi practice referitoare la procesele de management al riscurilor, de control şi de guvernanţă, prin organizarea de cursuri şi seminare. 2.7. În funcție de natura acestora, misiunile de audit intern ce se derulează în cadrul structurii de audit intern, sunt: a) misiuni de asigurare; b) misiuni de consiliere; c) misiuni de evaluare a activității de audit intern. 2.8. După nivelul de planificare, misiunile de audit intern pot fi: a) misiuni de audit intern incluse în Planul anual de audit intern; b) misiuni de audit ad-hoc, care nu se regăsesc în Planul anual de audit intern. 2.9. Misiunile de evaluare a activității de audit intern se desfășoară de structurile de audit intern organizate la entitățile publice care au calitatea de organ ierarhic superior și constau în verificarea modului în care sunt respectate normele specifice, procedurile şi Codul privind conduita etică a auditorului intern. 2.10. Misiunile de audit ad-hoc se desfășoară în baza procedurilor operaționale aplicabile în cadrul structurii de audit intern, la solicitarea conducătorul entității publice, a structurii de audit intern din cadrul entității publice ierarhic superioare, la solicitarea Curții de Conturi sau a Autorității de Audit. 3. Sfera auditului intern 3.1. Sfera auditului intern cuprinde toate activităţile desfăşurate în cadrul entităţii publice, pentru îndeplinirea obiectivelor acesteia, inclusiv evaluarea sistemului de control intern managerial.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
98
3.2. Structura de audit intern trebuie să auditeze, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele: a) activităţile financiare sau cu implicaţii financiare desfăşurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din finanţare externă; b) plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; c) administrarea patrimoniului, precum şi vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri; d) concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului; e) constituirea veniturilor, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora; f) alocarea creditelor bugetare; g) sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia; h) sistemul de luare a deciziilor; i) sistemele de conducere şi control, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme; j) sistemele informatice. 4. Competenţa structurii de audit intern 4.1. Statutul/Independenţa structurii de audit intern 4.1.1. Structura de audit intern este organizată în subordinea directă a conducătorului entităţii publice. 4.1.2. Şeful structurii de audit intern este numit/destituit astfel: a) la nivelul Serviciului Audit Intern M.T. de către ministrul transporturilor, cu avizul Unității Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern; b) la nivelul entităţilor publice aflate în subordinea și sub autoritatea Ministerului Transporturilor/altor entităţi publice, după caz, de către conducătorul entităţii publice cu avizul şefului Serviciului Audit Intern M.T./șefului structurii de audit intern din cadrul entităţii publice ierarhic superioare. 4.2. Atribuţiile structurii de audit intern sunt: a) elaborează/actualizează norme specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul entităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea, avizate de către structura de audit intern de la nivelul entității publice ierarhic superioare, dacă nu se dispune altfel; b) elaborează proiectul Planului multianual de audit intern, și pe baza acestuia, proiectul Planului anual de audit intern și le înaintează spre analiză și aprobare conducătorului entității publice; c) efectuează activităţi de audit intern pentru a evalua dacă sistemele de management şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate; d) informează structura de audit intern de la nivelul entității publice ierarhic superioare despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii publice, precum şi despre consecinţele acestora; e) raportează la solicitarea structurii de audit intern de la nivelul entității publice ierarhic superioare asupra constatărilor, recomandărilor şi concluziilor rezultate din activitatea de audit intern; f) elaborează Raportul anual al activităţii de audit intern și îl supune analizei și aprobării conducătorului entității publice;
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
99
g) în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, informează imediat conducătorul entităţii publice şi structura de control intern abilitată să continue cercetările; h) verifică respectarea normelor, instrucţiunilor, precum şi a Codului privind conduita etică a auditorului intern în cadrul structurlor de audit intern din entităţile publice aflate în subordinea și sub autoritatea entităţii publice în care își desfășoară activitatea şi formulează recomandări care să determine creșterea performanțelor muncii de audit intern. 4.3. Independenţa organizatorică. 4.3.1. Structura de audit intern funcţionează în subordinea directă a conducătorului entităţii publice, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile entităţii publice. 4.3.2. Prin atribuţiile sale, structura de audit intern nu trebuie să fie implicată în exercitarea activităţilor auditabile sau în elaborarea procedurilor specifice, altele decât cele de audit intern. 4.3.3. Activitatea de audit intern nu trebuie să fie supusă ingerinţelor de nicio natură, începând de la stabilirea obiectivelor, realizarea efectivă şi până la comunicarea rezultatelor misiunilor de audit intern. 4.3.4. Şeful structurii de audit intern participă, în măsura în care se solicită acest lucru, la reuniunile conducerii entităţii publice sau ale oricăror alte comisii, consilii sau comitete cu atribuţii în domeniul guvernanţei, managementului riscurilor şi controlului. 4.4. Obiectivitate individuală. 4.4.1. Auditorii interni trebuie să aibă o atitudine imparţială, să nu aibă prejudecăţi şi să evite conflictele de interese, să îşi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, potrivit normelor şi procedurilor specifice activităţii de audit intern. 4.5. Autoritatea 4.5.1. Auditorii interni trebuie să realizeze activitatea de audit intern prin respectarea principiilor de legalitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate. 4.5.2. Auditorii interni au acces nelimitat la toate datele și informațiile pe care le consideră necesare pentru a-şi îndeplini corespunzător atribuțiile. 4.5.3. Auditorii interni au dreptul de a solicita informaţii şi explicaţii care le sunt necesare pentru realizarea obiectivelor misiunii de audit intern. 4.5.4. Auditorii interni pot solicita asistenţă de la persoane calificate din interiorul sau din afara entităţii publice, în cazul în care nu deţin cunoştinţele, abilităţile şi celelalte competenţe necesare pentru a realiza obiectivele misiunii de audit intern. 4.5.5. Structura de audit intern are dreptul de a realiza misiuni de audit intern la entităţile publice aflate în subordonarea și sub autoritatea sa, dacă solicitarea vine din partea conducătorului entității publice în care își desfășoară activitatea. 4.6. Standardele profesionale 4.6.1. Structura de audit intern trebuie să dispună de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit intern. Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în atingerea obiectivelor specifice ale structurii de audit intern. 4.6.2. Structurile de audit intern elaborează norme/metodologii specifice activităţii entităţii publice în conformitate cu normele generale privind exercitarea activităţii de audit intern, Codul privind conduita etică a auditorului intern şi buna practică în domeniul auditului intern. 4.6.3. Structura de audit intern trebuie să dispună de aplicaţii şi programe informatice moderne, metodologii, metode de analiză şi eşantionare şi instrumente de control al sistemelor informatice.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
100
4.6.4. Indiferent de natura lor, misiunile de audit intern trebuie încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienţă corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii. 4.6.5. Auditorii interni trebuie să respecte şi să aplice principiile fundamentale ale profesiei de auditor intern. 4.6.6. În desfăşurarea activităţii, şeful structurii de audit intern şi auditorii interni trebuie: a) să respecte regulile de conduită profesională; b) să posede cunoştinţele, abilităţile şi competenţele necesare pentru realizarea activităţilor în condiţii de eficienţă şi eficacitate; c) să fie capabili să comunice eficient, în scris şi oral, pentru a expune clar constatările, concluziile şi recomandările misiunii de audit intern; d) să exercite activităţile de audit intern cu seriozitate şi implicare. 4.6.7. Auditorii interni trebuie să îşi îmbunătăţească cunoştinţele, abilităţile şi competenţele printr-o formare profesională continuă. În acest sens, auditorii interni au obligaţia de a participa la activităţi de pregătire profesională cel puţin 15 zile lucrătoare pe an. 5. Responsabilităţile şefului structurii de audit intern şi ale auditorilor interni 5.1. Responsabilităţile şefului structurii de audit intern 5.1.1. Responsabilităţile şefului structurii de audit intern trebuie stabilite în conformitate cu atribuţiile structurii de audit intern. 5.1.2. Responsabilitățile şefului structurii de audit intern trebuie structurate potrivit celor 5 funcţii ale managementului, şi anume: planificarea, organizarea, coordonarea, antrenarea şi controlul. 5.1.3. Şeful structurii de audit intern trebuie să evalueze periodic dacă misiunea, competenţele şi responsabilităţile definite în Carta auditului intern permit structurii de audit intern să îşi realizeze obiectivele în condiţii de eficienţă şi eficacitate. 5.2. Responsabilităţile auditorilor interni 5.2.1. Responsabilitățile auditorilor interni trebuie stabilite în conformitate cu atribuţiile structurii de audit intern. 5.3. Drepturile auditorilor interni sunt stabilite în conformitate cu prevederile actelor normative care autorizează drepturile structurii de audit intern. 6. Metodologia auditului intern 6.1. Programarea misiunilor de audit intern 6.1.1. Auditorii interni realizează misiunile de audit intern pe baza Planului anual de audit intern și a Ordinului de serviciu. 6.1.2. Auditorii interni desemnați prin Ordinul de serviciu sunt responsabili de programarea şi realizarea misiunilor de audit intern care le-au fost încredinţate. La programarea misiunii de audit intern, auditorii interni trebuie să ţină cont de: a) obiectivele entităţii/structurii auditate şi mijloacele prin care se controlează realizarea acestora; b) riscurile semnificative legate de activitatea auditată, obiectivele misiunii de audit intern, resursele disponibile şi sarcinile fiecărui auditor intern în parte; c) adecvarea şi eficacitatea sistemelor de management al riscurilor şi de control a activităţii în raport cu un cadru de referinţă; d) posibilităţile de îmbunătăţire semnificativă a sistemelor de management al riscurilor şi de control a activităţii.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
101
6.1.3. Auditorii interni trebuie să elaboreze Programul misiunii de audit intern pentru fiecare misiune în parte, incluzând etapele și acțiunile acesteia, calendarul, locul desfășurării și repartizarea sarcinilor către auditorii interni. Programul trebuie să răspundă următoarelor cerinţe: a) să furnizeze informaţii cu privire la acțiunile ce vor fi realizate de auditorii interni pe timpul derulării misiunii de audit intern; b) să stabilească tehnicile și instrumentele de audit intern adecvate pentru a atinge obiectivele stabilite ale misiunii de audit intern; c) să identifice locația în care se vor desfășura acțiunile programate; d) să responsabilizeze auditorii interni; e) să permită realizarea evaluării interne în cadrul structurii de audit intern. 6.1.4. Obiectivele misiunii de audit intern sunt definite cu claritate, pentru fiecare misiune în parte, în funcţie de tipul auditului, natura și scopul misiunii. Obiectivele trebuie să abordeze procesele de management al riscurilor, de control şi de guvernanţă asociate domeniului auditabil. 6.1.5. Şeful structurii de audit intern trebuie să stabilească resursele care sunt necesare pentru realizarea obiectivelor misiunii de audit intern. La formarea echipei de audit intern trebuie să ţină cont de tipul auditului, natura şi complexitatea fiecărei misiuni, de limitele de timp şi de resursele disponibile. 6.1.6. Sfera de cuprindere a misiunii de audit intern este stabilită în urma examinării informaţiilor cunoscute/colectate despre activitatea auditată şi se referă la toate activităţile ce urmează a fi auditate, natura şi extinderea procedurilor puse în aplicare şi perioada supusă auditului. Sfera trebuie dimensionată corespunzător pentru a asigura atingerea obiectivelor misiunii de audit intern în condiţii de eficienţă. 6.2. Accesul auditorilor interni la informaţii şi documente 6.2.1. Auditorii interni au acces la toate datele şi informaţiile utile şi probante, pe care le consideră relevante pentru scopul şi obiectivele misiunii de audit intern. 6.2.2. Auditorii interni pot solicita date, informaţii, precum şi copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice sau juridice aflate în legătură cu structura auditată, iar acestea au obligaţia de a le pune la dispoziţie la data solicitată. 6.2.3. Personalul de conducere şi de execuţie din structura auditată are obligaţia să pună la dispoziția auditorilor interni documentele şi informaţiile solicitate, în termenele stabilite, precum şi tot sprijinul necesar desfăşurării în bune condiţii a misiunii de audit intern. 6.3. Notificarea entităţii/structurii auditate 6.3.1. Reprezentantul entităţii/structurii auditate trebuie să fie informat cu privire la misiunea de audit intern ce urmează a fi realizată prin transmiterea unei Notificări privind declanşarea misiunii de audit intern. Prin acest document reprezentanții entităţii/structurii auditate sunt informați cu privire la scopul, obiectivele şi durata misiunii de audit intern. Totodată sunt solicitate documente necesare pregătirii misiunii de audit intern. 6.3.2. Notificarea entităţii/structurii ce urmează a fi auditată se face cu 15 zile calendaristice înainte de declanşarea misiunii de audit intern, excepție făcând misiunile ad-hoc pentru care termenele sunt stabilite de fiecare structură de audit intern în parte, prin proceduri operaționale. Notificarea este însoţită de Carta auditului intern sau poate cuprinde informații cu privire la modalitatea de consultare a respectivului document (Intranet). 6.4. Realizarea intervenției la faţa locului 6.4.1. Misiunea de audit intern trebuie să fie realizată într-un climat de încredere şi să vizeze îmbunătăţirea activităţilor entităţii/structurii auditate.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
102
6.4.2. La şedinţa de deschidere, auditorii interni trebuie să stabilească, împreună cu responsabilii entităţii/structurii auditate, persoanele cu care se va colabora pe parcursul misiunii de audit intern, fie pentru a efectua teste asupra activității lor, fie pentru a lua interviuri şi a colecta probe de audit. 6.5. Instrumentele şi tehnicile de audit intern 6.5.1. Auditorii interni trebuie să utilizeze instrumente şi tehnici adecvate care să le permită să atingă obiectivele misiunii de audit intern în condiţii de eficienţă şi eficacitate. 6.6. Comunicarea rezultatelor 6.6.1. Constatările şi recomandările sunt aduse la cunoştinţa reprezentanților entităţii/structurii auditate pe măsura realizării, cu scopul menținerii nivelului optim al colaborării. 6.6.2. Intervenţia la faţa locului se finalizează pentru fiecare misiune de audit intern cu şedinţa de închidere, prin care se informează responsabilii entităţii/structurii auditate cu privire la constatările efectuate, recomandările formulate și concluziile stabilite. 6.6.3. Auditorii interni trebuie să comunice rezultatele misiunii de audit intern prin transmiterea Proiectului raportului de audit intern reprezentanților entității/structurii auditate, care îl analizează şi informează structura de audit intern, asupra punctelor de vedere în termen de 15 zile de la primirea documentului. 6.6.4. În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, structura de audit intern organizează reuniunea de conciliere cu reprezentanții entității/structurii auditate, în cadrul căreia se analizează constatările şi recomandările pentru care s-au formulat puncte de vedere. 6.6.5. Şeful structurii de audit intern transmite Raportul de audit intern, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entităţii publice, pentru analiză şi avizare. 6.7. Urmărirea recomandărilor 6.7.1. Structurile de audit intern trebuie să monitorizeze stadiul de implementare a recomandărilor formulate prin Rapoartele de audit intern, în vederea măsurării eficacităţii misiunii de audit intern şi stabilirii gradului de adecvare a soluţiilor date la problemele identificate. 6.7.2. Reprezentanții entităţii/structurii auditate trebuie să elaboreze şi să transmită structurii de audit intern un Plan de acţiune pentru implementarea recomandărilor. Reprezentanții entităţii/structurii auditate asigură urmărirea realizării Planului de acţiune și informează structura de audit intern la termenele stabilite, cu privire la stadiul de implementare a recomandărilor, progresele înregistrate şi termenele care nu sunt respectate. 6.7.3. Structura de audit intern evaluează periodic progresele înregistrate în implementarea recomandărilor raportate de entitatea/structura auditată. 7. Reguli de conduită 7.1. Auditorii interni trebuie să respecte Codul privind conduita etică a auditorului intern. 7.2. Auditorii interni trebuie să păstreze secretul profesional pentru toate informaţiile colectate cu ocazia desfășurării misiunii de audit intern. 7.3. Auditorii interni trebuie să informeze imediat conducătorul entității publice asupra oricăror indicii de fraudă sau iregularitate semnificativă constatate cu ocazia desfășurării misiunii de audit intern, nefiind în sarcina auditorilor interni să investigheze frauda sau să efectueze cercetări administrative în vederea recuperării unor prejudicii sau stabilirii persoanelor vinovate.
NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern
103
8. Colaborarea cu auditorii externi 8.1. Structura de audit intern trebuie să menţină un dialog constructiv cu auditorii externi, pentru a asigura coordonarea activităţii în vederea evitării suprapunerilor, uniformitatea de opinii, utilizarea eficientă de resurse, schimbul de informaţii şi conştientizarea constatărilor de audit. 8.2. Şeful structurii de audit intern colaborează cu auditorii externi pentru a se asigura că aceştia primesc informaţii adecvate despre activitatea desfăşurată în cadrul structurii pe care o conduce. 8.3. Structurile de audit intern din cadrul entităţilor publice transmit Curţii de Conturi, până la finele trimestrului I, pentru anul precedent, raportul privind activitatea de audit intern desfăşurată. 8.4. Reprezentanţilor autorizaţi ai Comisiei Europene şi ai Curţii de Conturi Europene li se asigură drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceştia trebuie să fie împuterniciţi în acest sens printr-o autorizaţie scrisă, care să le ateste identitatea şi poziţia, precum şi printr-un document care să indice obiectul şi scopul controlului sau inspecţiei la faţa locului. 9. Dispoziţii finale 9.1. Prevederile Cartei auditului intern sunt obligatorii pentru toţi auditorii interni care activează în cadrul structurilor de audit intern înfiinţate la nivelul entităţilor publice. 9.2. Şeful structurii de audit intern este responsabil pentru actualizarea periodică a Cartei auditului intern. 9.3. Carta auditului intern se elaborează ca document distinct de normele specifice privind exercitarea activităţii de audit intern. 9.4. Carta auditului intern este avizată de către Comitetul de audit intern și aprobată de către ministrul transporturilor.