PANDUAN TUGAS BELAJAR DAN IZIN BELAJAR SERTA REGISTRASI ONLINE SISTEM APLIKASI TUGAS/IZIN BELAJAR BAGI

PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS LAMPUNG

Disusun dan diterbitkan oleh:

BAGIAN KEPEGAWAIAN

BIRO UMUM DAN KEUANGAN UNIVERSITAS LAMPUNG

2018

i

Kata Pengantar Puji syukur ke hadirat Allah SWT, sehingga buku Panduan Tugas Belajar Dan Izin Belajar Serta Registrasi Online Sistem Aplikasi Tugas/Izin Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Universitas Lampung ini dapat diselesaikan. Dengan terbitnya buku ini, diharapkan dapat menyamakan persepsi dan prosedur mengenai Tugas Belajar dan Izin Belajar di Lingkungan Universitas Lampung serta sebagai usaha untuk meningkatkan pelayanan dan penyediaan informasi yang ringkas. Kami menyadari buku ini jauh dari sempurna, dengan demikian kami menerima masukan yang membangun demi perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang.

Bandar Lampung, 31 Juli 2018 Penyusun

Daftar Isi

Halaman

Kata Pengantar....................................................................................................................... i I. Pendahuluan...................................................................................................................... 1 II. Proses Tugas Belajar dan Izin Belajar................................................................................ 2 III. Ketentuan Umum............................................................................................................. 3

3.1 Perbedaan Tugas Belajar dan Izin ............................................................................ 3 3.2 Program Pendidikan................................................................................................. 4 3.3 Penyelenggara Pendidikan........................................................................................ 4 3.4 Masa Studi................................................................................................................ 4 3.5 Usia........................................................................................................................... 5

IV. Hak dan Kewajiban........................................................................................................... 6 4.1 Hak dan Kewajiban Tugas Belajar............................................................................. 6 4.2 Hak dan Kewajiban Izin Belajar................................................................................. 7 4.3 Persyaratan............................................................................................................... 7

4.3.1 Persyaratan Tugas Belajar............................................................................... 7 4.3.2 Persyaratan Izin Belajar.................................................................................. 8

V. Registrasi ke Sistem Aplikasi Tugas/Izin Belajar Online..................................................... 9 VI. Dokumen Kelengkapan dan Prosedur.............................................................................. 13

6.1 Dokumen Kelengkapan dan Prosedur Usulan Tugas Belajar.................................... 13 6.2 Dokumen Kelengkapan dan Prosedur Usulan Izin Belajar........................................ 15

VII. Perpanjangan, Pembatalan dan Pengaktifan Kembali.................................................... 17 7.1 Perpanjangan Masa Tugas Belajar............................................................................ 17 7.2 Pembatalan Tugas Belajar......................................................................................... 18 7.3 Pengaktifan kembali Setelah Tugas Belajar............................................................... 18

VIII. Monitoring, Evaluasi dan Sanksi...................................................................................... 20 8.1 Monitoring dan Evaluasi............................................................................................ 20 8.2 Sanksi......................................................................................................................... 20

Referensi................................................................................................................................. 21

I. Pendahuluan

Panduan Tugas Belajar dan Izin Belajar ini disusun dan diterbitkan oleh Bagian Kepegawaian, Biro Umum dan Keuangan, Universitas Lampung berdasarkan referensi dari Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.48 Tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah No.53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil dan Surat Edaran Sekretaris Jenderal, Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi No. 2979/A.A2/SE/2018 tentang Penggunaan Aplikasi Tugas Belajar dan Izin Belajar di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi, sebagai usaha untuk meningkatkan layanan dan penyediaan informasi. Tugas belajar dan Izin belajar merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas sumberdaya manusia, untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan sarana pengembangan karir dosen dan tenaga kependidikan di lingkungan Universitas Lampung. Dosen dan Tenaga Kependidikan yang berstatus Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akan mengajukan tugas belajar dan izin belajar wajib mengajukan permohonan resmi secara tertulis ke Rektor melalui hierarki yang ada, dengan kelengkapan persyaratan berkas fisik, dan melakukan registrasi ke Aplikasi Tugas Belajar dan Izin Belajar Elektronik ke http://etubel.ristekdikti.go.id/, untuk diusulkan penerbitan Keputusan Tugas Belajar atau Izin Belajar ke Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Menristekdikti) sebagai legalitas pelaksanaan tugas belajar dan izin belajar.

II. Proses Tugas Belajar dan Izin Belajar Proses dalam Tugas Belajar dan Izin Belajar adalah sebagai berikut:

1. Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS harus memahami persyaratan, ketentuan, dan, sanksi sebelum mengajukan permohonan Tugas Belajar dan Izin Belajar.

2. Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS yang mengikuti seleksi beasiswa dan seleksi masuk perguruan tinggi harus mendapat persetujuan tertulis terlebih dahulu dari Rektor (permohonan tertulis ditujukan ke Rektor melalui hierarki yang ada).

3. Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS yang lulus seleksi masuk perguruan tinggi luar negeri harus mengurus Surat Persetujuan dari Sekretaris Negara Republik Indonesia (SP SETNEG RI) yang nantinya menjadi salah satu syarat untuk mengusulkan penerbitan Keputusan Tugas Belajar. (Layanan SP SETNEG RI ini tidak dilayani di Bagian Kepegawaian tetapi ada di Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Kerjasama dan Layanan Internasional Universitas Lampung).

4. Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS mengajukan Usul Keputusan Tugas Belajar atau Izin Belajar ke Rektor melalui hierarki yang ada (lengkapi semua persyaratan berkas fisik) dan Registrasi ke Aplikasi Tugas Belajar dan Izin Belajar Elektronik ke http://etubel.ristekdikti.go.id/

5. Rektor akan mengajukan Tugas Belajar dan Izin Belajar ke Menristekdikti. 6. Menristekdikti menerbitkan Surat Keputusan Tugas Belajar atau Izin Belajar. 7. Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS berangkat melaksanakan Tugas Belajar atau Izin

Belajar. 8. Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS memasuki Masa Tugas Belajar atau Izin Belajar

(dilakukan monitoring oleh atasan langsung/Ketua Jurusan dan melaporkan secara tertulis ke Rektor setiap semester melalui hierarki yang ada).

9. Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS yang diberi penugasan belajar diberi kesempatan Perpanjangan Masa Studi Tugas Belajar (dengan syarat dan ketentuan).

10. Pengaktifan Kembali setelah Tugas Belajar (hanya untuk yang tugas belajar). 11. Masa ikatan dinas (hanya untuk yang tugas belajar).

III. Ketentuan Umum 3.1 Perbedaan Tugas Belajar dan Izin Belajar

Tugas Belajar dan Izin Belajar merupakan penugasan dan izin yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada PNS dosen dan tenaga kependidikan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau setara, baik di dalam maupun di luar negeri. Tugas belajar dan izin belajar memiliki beberapa perbedaan, diantaranya yaitu:

Tugas Belajar Izin Belajar Wajib registrasi online ke http://etubel.ristekdikti.go.id/

Wajib registrasi online ke http://etubel.ristekdikti.go.id/ untuk PNS golongan IV/c, IV/d dan IV/e.

Bersifat Penugasan Bukan Penugasan Harus ada jaminan pembiayaan yang bersumber dari:

APBN; APBD; Bantuan

Badan/Yayasan/Lembaga/Perusahaan/Organisasi Swasta Nasional Berbadan Hukum;

Bantuan pihak asing yang tidak mengikat atau; Sumber lain yang syah.

(bukan biaya sendiri)

Biaya Sendiri

Harus ada Surat Persetujuan dari Sekretaris Negara RI bagi yang tugas belajar ke luar negeri.

Dibebaskan sementara dari jabatan/jabatan fungsional.

Tetap aktif, tidak meninggalkan tugas kedinasan sehari-hari.

Dibatasi masa studi dan diberi kesempatan mengajukan usul perpanjangan 6 bulan sebelum batas masa studi habis untuk 2 (dua) kali semester.

Adanya Pengaktifan setelah Tugas Belajar Tidak ada pengaktifan karena tidak dibebaskan sementara dari jabatannya/karena selama ini tidak meninggalkan tugas kedinasan sehari-hari/selama ini statusnya adalah aktif.

Wajib Ikatan Dinas

4

3.2. Program Pendidikan Tugas Belajar dan Izin Belajar diberikan kepada Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS untuk menempuh program pendidikan yang meliputi:

a. Pendidikan Akademik, yaitu Program Sarjana (S1), Program Magister (S2) dan Program Doktor (S3);

b. Pendidikan Vokasi, yaitu pendidikan Diploma I, Diploma II, Diploma III, dan Diploma IV. c. Pendidikan Profesi, yang merupakan pendidikan Spesialis.

3.3. Penyelenggara Pendidikan Perguruan tinggi dan program studi yang menjadi tempat pelaksanaan studi lanjut harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Perguruan tinggi yang didirikan oleh pemerintah. b. Perguruan tinggi kedinasan. c. Perguruan tinggi swasta dengan akreditasi minimal B dengan program studi minimal

terakreditasi B; d. Perguruan tinggi negara asing/sahabat yang diakui oleh negara yang bersangkutan dan

Pemerintah Indonesia.

3.4. Masa Studi

Masa studi yang diberikan untuk masing-masing program pendidikan adalah sebagai berikut: Diploma I : 2 semester (dan diberi kesempatan perpanjangan masa studi sebanyak 2 semester*) Diploma II : 4 semester (dan diberi kesempatan perpanjangan masa studi sebanyak 2 semester*) Diploma III : 6 semester (dan diberi kesempatan perpanjangan masa studi sebanyak 2 semester*) Diploma IV : 8 semester (dan diberi kesempatan perpanjangan masa studi sebanyak 2 semester*) Sarjana : 8 semester (dan diberi kesempatan perpanjangan masa studi sebanyak 2 semester*) Magister : 4 semester (dan diberi kesempatan perpanjangan masa studi sebanyak 2 semester*) Doktor : 6 semester (dan diberi kesempatan perpanjangan masa studi sebanyak 2 semester*) *Perpanjangan masa studi tidak otomatis diberikan, tetapi yang bersangkutan harus mengusulkan lewat hierarki yang ada 6 (enam) bulan sebelum masa studi berakhir, harus ada jaminan perpanjangan pembiayaan dari pemberi beasiswa, laporan perkembangan studi terkini, dan ada pemeriksaan, berita acara pemeriksaan, laporan hasil pemeriksaan yang memuat kesimpulan bahwa keterlambatan penyelesaian studi bukan karena kelalaiannya, serta pembinaan/keputusan sanksi.

5

3.5. Usia Usia maksimal PNS Dosen dan Tenaga Kependidikan saat akan memulai tugas belajar ke Program:

Diploma I : 25 tahun Diploma II : 25 tahun Diploma III : 25 tahun Diploma IV : 25 tahun Sarjana : 25 tahun Magister : 37 tahun Doktor : 40 tahun

IV. Hak dan Kewajiban 4.1 Hak dan Kewajiban Tugas Belajar

Dosen dan tenaga kependidikan yang sedang menjalani tugas belajar baik di dalam maupun di luar negeri berhak: 1. Mendapat biaya tugas belajar; 2. Mendapat kenaikan pangkat; 3. Mendapat kenaikan gaji berkala; 4. Mendapat penilaian dalam Penilaian Prestasi Kerja (SKP/DP3); 5. Mendapat tunjangan belajar; 6. Masa menjalani tugas belajar tetap dihitung sebagai masa kerja. Sebagai penerima tugas belajar, dosen dan tenaga kependidikan juga memiliki kewajiban-kewajiban antara lain: 1. Menyerahkan tugas dan tanggung jawab sehari-hari kepada atasan langsung atau pejabat lain

yang ditunjuk; 2. Melaporkan keberadaannya kepada perwakilan RI di negara tempat tugas belajar; 3. Melaporkan alamat lembaga pendidikan dan tempat tinggal kepada pimpinan unit kerja,

termasuk apabila pindah alamat. 4. Melaporkan perkembangan pelaksanaan tugas belajar per semester kepada atasan

langsung/Ketua Jurusan dan dilaporkan tertulis ke Rektor melalui hierarki yang ada; 5. Melaporkan perkembangan pelaksanaan tugas belajar kepada perwakilan Republik Indonesia di

negara tempat tugas belajar di luar negeri sebagai bahan pertimbangan pejabat dan penilaian prestasi kerja (SKP/DP3).

6. Mengajukan permohonan perpanjangan masa tugas belajar (paling lambat 6 bulan sebelum masa tugas belajar yang ditentukan berakhir);

7. Kembali ke Unit Kerja asal, pada kesempatan pertama setelah masa tugas belajar selesai; 8. Memberikan laporan tertulis kepada atasan langsung/Ketua Jurusan paling lambat 1 (satu) bulan

setelah menyelesaikan tugas belajar atau berakhir masa studi dan masa kesempatan perpanjangan melaksanakan tugas belajar;

9. Melaksanakan ikatan dinas di Unit Kerja asal; 10. Menaati seluruh peraturan perundang-undangan yang berlaku; 11. Membayar sejumlah ganti rugi atas biaya pendidikan yang telah diterima kepada negara apabila:

a) Membatalkan secara sepihak tugas belajar; b) Membatalkan perjalanan ke tempat belajar; c) Tidak mendapat hasil yang sewajarnya dalam waktu yang telah ditetapkan karena

kelalaiannya;

7

d) Tidak melaksanakan ikatan dinas, baik seluruh maupun sebagian masa ikatan dinas yang telah ditentukan. Masa Ikatan dinas dilaksanakan dengan ketentuan: 2n+1 bagi pegawai pelajar di luar negeri; 1n+1 bagi pegawai pelajar di dalam negeri.

“Contoh: jika masa tugas belajar adalah 3 tahun di luar negeri maka masa ikatan dinas yang

diwajibkan adalah selama 2(3)+1= 7 tahun”. 4.2 Hak dan Kewajiban Izin Belajar Dosen dan tenaga kependidikan yang memperoleh izin belajar tidak memperoleh hak dan kewajiban khusus, terkait dengan status izin belajarnya. 4.3 Persyaratan 4.3.1. Persyaratan untuk Tugas Belajar Persyaratan untuk Tugas Belajar bagi Dosen dan Tenaga Kependidikan yang akan melaksanakan tugas belajar, terlebih dahulu harus memenuhi persyaratan disertai bukti yang disahkan oleh pimpinan unit kerja. Persyaratan tersebut adalah: 1) Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Universitas Indonesia paling tidak sudah memiliki 2 (dua

tahun) masa kerja; 2) Penilaian Prestasi Kerja (SKP/DP3) bernilai minimal baik dalam 2 (dua) tahun terakhir; 3) Sehat jasmani dan rohani oleh Dokter; 4) Surat Persetujuan Rektor untuk mengikuti Seleksi Beasiswa dan Seleksi Masuk Perguruan Tinggi

untuk studi lanjut (Usulan ditujukan ke Rektor melalui hierarki yang ada). 5) Keputusan lulus seleksi/tes dari perguruan tinggi tempat tugas belajar dilaksanakan; 6) Adanya jaminan pembiayaan tugas belajar; 7) Mendapat persetujuan dari Sekretariat Negara untuk tugas belajar ke luar negeri; 8) Mendapat rekomendasi dari atasan langsung mengenai bidang studi yang akan ditempuh sesuai

dengan tugas dan pekerjaannya (bagi tenaga fungsional umum) atau bidang studi linear (bagi tenaga fungsional dosen);

9) Tidak sedang: a) Menjalani cuti di luar tanggungan negara; b) Melaksanakan tugas secara penuh di luar instansi induknya; c) Menjalani hukuman karena melakukan tindak pidana kejahatan;

d) Mengajukan keberatan ke badan pertimbangan kepegawaian (BAPEK) atau upaya hukum (gugatan) ke pengadilan terkait dengan penjatuhan hukuman disiplin;

e) Dalam proses penjatuhan hukuman disiplin tingkat ringan atau tingkat sedang; f) Dalam proses perkara pidana, baik pidana kejahatan maupun pelanggaran; g) Melaksanakan kewajiban ikatan dinas setelah tugas belajar; dan h) Melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjenjangan; 10) Tidak pernah: a) Gagal dalam tugas belajar disebabkan oleh kelalaiannya; b) Dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahannya.

8

11) Melakukan registrasi secara online ke Sistem Aplikasi Tugas/Izin Belajar dengan alamat http://etubel.ristekdikti.go.id/, dan melampirkan print out bukti/tangkapan layar (screenshoot) registrasi online.

12) Menandatangani perjanjian tugas belajar (setelah semua persyaratan lengkap); 4.3.2. Persyaratan Izin Belajar Untuk memperoleh izin belajar, seorang Dosen dan Tenaga Kependidikan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1) Biaya pendidikan dana fasilitas penunjang lainnya ditanggung sendiri oleh yang bersangkutan; 2) Tidak meninggalkan tugas kedinasan dan atau tugas pekerjaan sehari-hari; 3) Tidak menuntut kenaikan pangkat penyesuaian ijazah jika pendidikan tidak sesuai dengan

kebutuhan organisasi; 4) Memiliki Penilaian Prestasi Kerja (SKP/DP3) yang bernilai minimal “baik” dalam 2 (dua) tahun

terakhir; 5) Mendapat rekomendasi dari atasan langsung mengenai bidang studi yang akan ditempuh sesuai

dengan tugas dan pekerjaannya (bagi tenaga fungsional umum) atau bidang studi linear (bagi tenaga fungsional dosen);

12. Melakukan registrasi secara online ke Sistem Aplikasi Tugas/Izin Belajar (hanya bagi PNS Gol IV/c, IV/d dan IV/e) dengan alamat http://etubel.ristekdikti.go.id/, dan melampirkan print out bukti/tangkapan layar (screenshoot) registrasi online.

V. Registrasi ke Sistem Aplikasi Tugas/Izin Belajar Online

Sistem Aplikasi Tugas/Izin Belajar Online merupakan aplikasi untuk mengelola aktivitas yang terkait dengan Tugas/Izin Belajar di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi dengan alamat http://etubel.ristekdikti.go.id/ . Dosen dan Tenaga Kependidikan yang akan mengajukan permohonan usul Tugas Belajar/Izin Belajar harus melakukan registrasi, pengisian dan pengunggahan semua data dukung yang diminta dengan tahapan sebagai berikut:

1. Silahkan buka browser/peramban di komputer dan ke alamat http://etubel.ristekdikti.go.id/, Pilih menu “Daftar”.

10

2. Silahkan isi Form Pendaftaran User dengan data Nama, NIP, dan Email.

3. Silahkan buka email anda dan klik tautan konfirmasi yang dikirim oleh sistem aplikasi tugas/izin belajar online dan anda akan diarahkan ke halaman login sistem aplikasi tugas/izin belajar online dan diberikan username secara otomatis.

11

4. Silahkan buat password.

5. Silahkan ke menu “Login”, masukkan username dan password yang sudah dibuat.

12

6. Silahkan mengisi biodata dan mengunggah semua dokumen yang diminta oleh Sistem Aplikasi

Tugas/Izin Belajar Online dan klik “Simpan” pada setiap tahapan.

7. Silahkan cetak bukti tangkapan layar (screenshoot) bahwa anda sudah Registrasi, Pengisian dan Pengunggahan data dukung ke Sistem AplikasiTugas/Izin Belajar Online.

VI. Dokumen Kelengkapan dan Prosedur 6.1. Dokumen kelengkapan dan Prosedur Usulan Tugas Belajar Dokumen yang harus dilengkapi untuk usulan Tugas Belajar adalah:

1. Print out bukti/tangkapan layar (screenshoot) registrasi, pengisian dan pengunggahan data

dukung ke Sistem Tugas Belajar Online (http://etubel.ristekdikti.go.id) sebanyak 2 rangkap. 2. Surat Persetujuan Rektor untuk seleksi beasiswa dan seleksi perguruan tinggi untuk studi

lanjut, asli (1) dan fotokopi (1 rangkap, legalisir) 3. Surat Keterangan Sehat Jasmani dari Dokter di Rumah Sakit Pemerintah, asli (1) dan fotokopi

(1 rangkap, legalisir oleh penerbit/rumah sakit) 4. Surat Keterangan Sehat Rohani dari Dokter di Rumah Sakit Pemerintah, asli (1) dan fotokopi

(1 rangkap, legalisir oleh penerbit/rumah sakit) 5. Fotokopi Kartu Pegawai, 2 rangkap, legalisir. 6. Fotokopi Surat Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), 2 rangkap, legalisir. 7. Fotokopi Surat Keputusan PNS, 2 rangkap, legalisir. 8. Fotokopi Konversi NIP Lama ke NIP Baru kecuali pada pengangkatan CPNS sudah

menggunakan NIP Baru, 2 rangkap, legalisir. 9. Fotokopi Surat Keputusan Pangkat terakhir, 2 rangkap, legalisir. 10. Fotokopi Surat Keputusan Jabatan Fungsional terakhir, 2 rangkap, legalisir. 11. Penilaian Prestasi Kerja PNS selama 2 tahun terakhir minimal bernilai Baik, 2 rangkap,

legalisir. 12. Fotokopi KP4, 2 rangkap, legalisir. 13. Fotokopi Akta Nikah, jika sudah menikah, 2 rangkap, legalisir. 14. Rekomendasi atasan langsung (Ketua Jurusan) sesuai dengan Format III B lampiran

Permendiknas No 48 Tahun 2009, asli 1 dan fotokopi 1 rangkap, legalisir. 15. Surat Jaminan Pembiayaan dari pemberi beasiswa, asli 1 dan fotokopi 1 rangkap, legalisir. 16. Surat Keterangan atasan langsung /Ketua Jurusan bahwa bidang studi yang ditempuh linier

dan diperlukan organisasi, asli 1 dan fotokopi 1 rangkap, legalisir. 17. Fotokopi Bukti/Rekomendasi/Keputusan diterima menjadi mahasiswa baru, 2 rangkap,

legalisir. 18. Surat Pernyataan Dekan sesuai dengan Permendiknas No.48 Tahun 2009 Bab VI, asli 1 dan

fotokopi 1 rangkap, legalisir. 19. Surat Persetujuan dari Sekretariat Negara (SP-SETNEG) bila akan studi di luar negeri, asli 1,

fotokopi 1 legalisir. 20. Surat Perjanjian Tugas Belajar dengan Rektor, asli 4 rangkap.

14

Prosedur usulan Tugas Belajar

Pengelola di Fakultas TU WR II / Ka. Biro BUK.

Kabag. Kepeg

Kasubbag Pendidik

Pengelola di Rektorat

Usul Surat pengantar & data dukung dan pengisian online

Arsip surat masuk dan memberi kertas disposisi pimpinan

Memberi disposisi

Memberi disposisi

Memberi disposisi

Cek kelengkapan berkas dan membuat konsep surat pengantar

Memeriksa konsep dan data dukung

ok

Y

T

Buat surat pengantar

Revisi surat pengantar

Kemristekdikti di Jakarta

Arsip

Surat pengantar & data dukung

Surat pengantar & data dukung

Surat pengantar & data dukung

Terbit SK Tugas Belajar dan diarsipkan

SK Tugas Belajar dan ke YBS

15

6.2. Dokumen Kelengkapan dan Prosedur Usulan Izin Belajar Dokumen yang harus dilengkapi untuk usulan Izin Belajar adalah: 1. Print out bukti/tangkapan layar (screenshoot) registrasi dan pengisian dan pengunggahan data

dukung ke Sistem Tugas Belajar Online (http://etubel.ristekdikti.go.id) sebanyak 2 rangkap. 2. Surat Rekomendasi atasan langsung/Ketua Jurusan bahwa studi lanjut tersebut mempunyai

hubungan pekerjaan dan sesuai dengan kebutuhan dan pengembangan organisasi, asli (1) dan fotokopi (1 rangkap, legalisir).

3. Bukti/Rekomendasi/Keputusan diterima menjadi mahasiswa baru, dan bukti akreditasi program studi minimal berakreditasi “B”, fotokopi (2 rangkap, legalisir).

4. Surat Pernyataan bahwa biaya pendidikan ditanggung sendiri, tidak meninggalkan tugas kedinasan sehari-hari, tidak menuntut kenaikan pangkat jika tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi bermaterai 6000, asli (1) dan fotokopi (1 rangkap, legalisir).

5. Surat Pernyataan Jaminan Pembiayaan bermaterai 6000, asli (1) dan fotokopi (1 rangkap, legalisir).

6. Surat Keterangan Sehat Jasmani dari Dokter Rumah Sakit Pemerintah, asli (1) dan fotokopi (1 rangkap, legalisir oleh penerbit/rumah sakit).

7. Surat Keterangan Sehat Rohani dari Dokter Rumah Sakit Pemerintah, asli (1) dan fotokopi (1 rangkap, legalisir oleh penerbit/rumah sakit)

8. Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Negeri Sipil, fotokopi (2 rangkap, legalisir). 9. Keputusan Konversi Nomor Induk Pegawai, fotokopi (2 rangkap, legalisir). 10. Pangkat/Jabatan terakhir, fotokopi (2 rangkap, legalisir). 11. DP3/Sasaran Kerja Pegawai 2 (dua) tahun terakhir, fotokopi (2 rangkap, legalisir).

16

Prosedur usulan Izin Belajar

Pengelola di Fakultas TU WR II / Ka. Biro BUK.

Kabag. Kepeg

Kasubbag Pendidik

Pengelola di Rektorat

Usul Surat pengantar & data dukung dan pengisian online

Arsip surat masuk dan memberi kertas disposisi pimpinan

Memberi disposisi

Memberi disposisi

Memberi disposisi

Cek kelengkapan berkas dan membuat konsep surat pengantar

Memeriksa konsep dan data dukung

OK

Y

T

Buat surat pengantar

Revisi surat pengantar

Kemristekdikti atau delegasi ke Rektor

Arsip

Surat pengantar & data dukung

Surat pengantar & data dukung

Surat pengantar & data dukung

Terbit SK Izin Belajar dan diarsipkan

SK Izin Belajar dan ke YBS

VII. Perpanjangan, Pembatalan dan Pengaktifan Kembali 7.1 Perpanjangan Masa Tugas Belajar Perpanjangan masa studi tidak otomatis diberikan, tetapi yang bersangkutan harus mengurus, mengusulkan lewat herarki yang ada, dan ada pemeriksaan, berita acara, pembinaan/sanksi dari atasan langsung/Ketua Jurusan bahwa keterlambatan penyelesaian studi bukan karena kelalaiannya. Usulan perpanjangan masa tugas belajar disampaikan paling lambat 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya masa tugas belajar. Perpanjangan masa tugas belajar diberikan paling lama 1 (satu) tahun. Dokumen yang harus dilengkapi:

1. Laporan Perkembangan Pelaksanaan Tugas Belajar oleh yang bersangkutan, (asli dan fotokopi)

2. Berita Acara Pemeriksaan, Laporan, dan Pembinaan/Keputusan Sanksi bahwa bahwa keterlambatan penyelesaian studi bukan karena kelalaiannya, asli (1 buah) dan fotokopi (1 rangkap, legalisir)

3. Rekomendasi dari lembaga pendidikan perguruan tinggi tempat studi lanjut (untuk dalam negeri) atau Rekomendasi dari Sekretaris Negara (bagi studi lanjut luar negeri) fotokopi (2 rangkap, legalisir)

4. Rekomendasi/Jaminan perpanjangan pembiayaan, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 5. Keputusan Tugas Belajar, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 6. Keputusan Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 7. Penilaian Kinerja Pegawai/DP3 selama 2 (dua) tahun terakhir, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 8. SK Kartu Pegawai, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 9. SK CPNS, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 10. SK PNS, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 11. SK Jabatan Fungsional Terakhir, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 12. SK Pangkat terakhir, fotokopi (2 rangkap, legalisir) 13. Perjanjian Perpanjangan Masa Studi Tugas Belajar (surat perjanjian akan dibuatkan setelah

persyaratan lengkap).

18

7.2 Pembatalan Tugas Belajar Pembatalan tugas belajar dapat dilakukan oleh pejabat berwenang baik sebelum keberangkatan maupun selama dalam masa tugas belajar. Pembatalan dilakukan jika penerima Tugas Belajar:

1. Dikemudian hari terbukti tidak memenuhi syarat diberi tugas belajar; 2. Dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; 3. Tidak berangkat ke tempat pelaksanaan tugas belajar sesuai jadwal yang telah ditentukan; 4. Mengajukan permohonan pengunduran diri; 5. Tidak melaporkan perkembangan tugas belajarnya meskipun telah diberi peringatan; 6. Bekerja di luar kegiatan tugas belajar; 7. Tidak mampu menyelesaikan program tugas belajar yang diikuti (setelah evaluasi); 8. Tidak dapat melaksanakan tugas belajar karena hal-hal peristiwa di luar kemampuannya; 9. Tidak memungkinkan menyelesaikan program tugas belajar sesuai dengan waktu yang

ditentukan karena tidak sehat jasmani atau rohani; 10. Pegawai pelajar diangkat dalam jabatan struktural atau diberi tugas tambahan; 11. Ada kepentingan dinas atau kepentingan organisasi yang mengharuskan tetap melaksanakan

tugas baik di lingkungan Departemen maupun di instansi lain. Pegawai pelajar yang dibatalkan tugas belajarnya wajib mengembalikan ke kas negara seluruh biaya yang telah dikeluarkan selama melaksanakan tugas belajar ditambah 100%. 7.3 Pengaktifan kembali setelah Tugas Belajar Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS yang tugas belajar harus segera diusulkan untuk diaktifkan dalam kurun waktu 1 (satu) bulan apabila:

a. Sudah lulus dan meraih ijazah sesuai dengan keputusan dan perjanjian tugas belajar; atau b. Masa studi sesuai dengan keputusan dan perjanjian tugas belajar dan kesempatan

perpanjangan masa studi, sudah tercapai/habis**. **Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS yang tugas belajar yang tidak mencapai hasil/ijazah yang diharapkan hingga masa studi tercapai/habis, harus melaporkan diri ke atasan langsung/Ketua Jurusan untuk diperiksa, dituangkan ke dalam Berita Acara Pemeriksaan, Laporan Pemeriksaan dan Pembinaan/Sanksi. Jika yang bersangkutan tidak melapor maka Atasan Langsung/Ketua Jurusan mengambil inisiatif untuk memanggil yang bersangkutan untuk diperiksa, dituangkan ke dalam Berita Acara Pemeriksaan, Laporan Pemeriksaan dan Pembinaan/Sanksi. Laporan pemeriksaan harus memuat kesimpulan akhir bahwa kegagalan dalam tugas belajar tersebut karena kelalaiannya atau tidak. Berita Acara Pemeriksaan, Laporan Pemeriksaan dan Pembinaan/Sanksi menjadi syarat pengaktifan kembali setelah tugas belajar disamping syarat-syarat yang lain.

19

Dokumen yang harus dilengkapi untuk usulan pengaktifan kembali setelah tugas belajar adalah:

1. Laporan tertulis dari yang bersangkutan, Asli 1 (satu) berkas dan Fotokopi 1 (satu) berkas. 2. Ijazah atau Surat Keterangan Lulus (SKL) sebanyak 2 (dua) rangkap dan dilegalisir oleh Dekan

atau Wakil Dekan Akademik dari Perguruan Tinggi yang menerbitkan Ijazah atau SKL tersebut. 3. Penyetaraan Ijazah Luar Negeri dan SP SETNEG bagi yang Tugas Belajar luar negeri

Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang dilegalisisir oleh Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi 2 (dua) rangkap dan SP SETNEG bagi yang Tugas Belajar luar negeri, fotokopi 2 (dua) rangkap.

4. Berita Acara Pemeriksaan, Laporan Pemeriksaan dan Pembinaan/Sanksi bagi Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS yang tugas belajarnya tidak mencapai hasil/ijazah yang diharapkan hingga masa studi tercapai/habis, masing-masing asli (1) dan fotokopi (1 rangkap, legalisir). Laporan pemeriksaan harus memuat kesimpulan akhir bahwa kegagalan dalam tugas belajar tersebut karena kelalaiannya atau tidak.

5. Surat Keputusan Tugas Belajar, fotokopi 2 (dua) rangkap. 6. Surat Keputusan Pembebasan sementara, fotokopi 2 (dua) rangkap. 7. Surat Keputusan Perpanjangan Masa Studi Tugas Belajar (jika ada), fotokopi 2 (dua) rangkap. 8. Surat Penugasan dari Rektor, fotokopi 2 (dua) rangkap. 9. Penilaian Prestasi Kerja (SKP/DP3) selama 2 (dua) tahun terakhir, masing-masing, fotokopi 2

(dua) rangkap. 10. SK Pangkat terakhir, fotokopi 2 (dua) rangkap. 11. SK Jabatan Fungsional terakhir, fotokopi 2 (dua) rangkap. 12. SK Calon Pegawai Negeri Sipil, fotokopi 2 (dua) rangkap. 13. SK Pegawai Negeri Sipil, fotokopi 2 (dua) rangkap. 14. SK Kartu Pegawai, fotokopi 2 (dua) rangkap. 15. SK Konversi NIP Lama ke Baru, kecuali pengangkatan CPNS sudah menggunakan NIP Baru,

fotokopi 2 (dua) rangkap.

VIII. Monitoring, Evaluasi dan Sanksi 8.1 Monitoring dan Evaluasi Atasan langsung/Ketua Jurusan harus memonitor dan mengevaluasi Dosen dan Tenaga Kependidikan yang melaksanakan Tugas Belajar atau Izin Belajar. Tujuan dilakukan monitoring dan evaluasi adalah untuk mengetahui:

a) Keberhasilan pelaksanaan tugas belajar; b) Pemberian nilai prestasi kerja (SKP/DP3); c) Keberadaan tempat tinggal; d) Perilaku pegawai pelajar.

8.2 Sanksi Dosen dan Tenaga Kependidikan PNS penerima Keputusan Tugas Belajar yang tidak melaksanakan kewajibannya akan dikenakan sejumlah sanksi dengan ketentuan sebagai berikut:

a) Hukuman disiplin sesuai peraturan perundang undangan; b) Pengembalian biaya-biaya yang dikeluarkan selama tugas belajar ke kas negara ditambah dengan

jumlah 100%.

Referensi

1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 Tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah No.53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil.

3. Surat Edaran Sekretaris Jenderal, Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 2979/A/A2/SE/2018 tentang Penggunaan Aplikasi Tugas Belajar dan Izin Belajar di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

4. Petunjuk Operasional Aplikasi Tugas Belajar (e-tubel) Version 1.0, Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

5. Panduan Tugas Belajar dan Izin Belajar untuk Pegawai Tetap, Universitas Indonesia.

6. Handouts Materi Sosialisasi Tugas Belajar dan Izin Belajar bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Universitas Lampung Tahun 2017.