PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PUSAT LAYANAN TI file1. Buka Tiket, untuk membuka tiket gangguan atau...
Transcript of PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PUSAT LAYANAN TI file1. Buka Tiket, untuk membuka tiket gangguan atau...
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 0
PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PUSAT LAYANAN TI
Direktorat SIS - BPS
Untuk Pengguna
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 1
Daftar Isi
Daftar Isi .................................................................................................................................................... 1
Pendahuluan ............................................................................................................................................ 2
1. Menu Login...................................................................................................................................... 2
2. Menu Buka Tiket ........................................................................................................................... 4
3. Menu Cek Status Tiket .............................................................................................................. 10
4. Menu Basis Pengetahuan ......................................................................................................... 11
5. Menu Katalog Layanan ............................................................................................................. 11
6. Menu SOP ....................................................................................................................................... 12
7. Menu Word Cloud ....................................................................................................................... 13
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 2
Pendahuluan
Pusat Layanan TI BPS merupakan sevice desk untuk layanan TI yang dibangun oleh
Direktorat SIS sebagai penyedia Layanan TI, yang berfungsi sebagai media untuk
menyampaikan permintaan maupun gangguan terkait layanan TI bagi seluruh pegawai
BPS sebagai pengguna.
Pusat Layanan TI BPS menyediakan empat channel bagi pengguna untuk melaporkan
gangguan maupun permintaan TI, salah satunya melalui web portal. Web portal dapat
diakses pada tautan http://halosis.bps.go.id.
1. Menu Login
Untuk masuk ke dalam sistem, pengguna dapat membuka tautan tersebut dan login
menggunakan username dan password community.
Gambar 1. Tampilan halaman login
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 3
Gambar 2. Tampilan halaman utama
Di halaman awal, terdapat beberapa menu utama, diantaranya:
1. Buka Tiket, untuk membuka tiket gangguan atau permintaan
2. Cek Status Tiket, untuk memantau status tiket yang telah dibuat
3. Basis Pengetahuan, untuk mencari solusi awal gangguan
4. Katalog Layanan, untuk melihat daftar layanan TI dan informasinya
5. SOP, untuk melihat prosedur beberapa aktifitas terkait layanan TI
6. Word Cloud, untuk menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada
Basis Pengetahuan
1 2 3
4 5
6
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 4
2. Menu Buka Tiket
Pengguna dapat membuat laporan atas gangguan maupun permintaan layanan TI
melalui menu Buka Tiket. Ketika di klik Buka tiket Baru, maka yang muncul adalah
halaman Basis Pengetahuan. Hal ini bermaksud supaya sebelum melaporkan
gangguan, pengguna dapat melakukan self service untuk mencari solusi. Hal ini akan
sangat membantu, karena petugas Pusat Layanan TI dapat lebih tanggap menangani
laporan lainnya. Penggunaan detail fitur Basis Pengetahuan akan dijelaskan pada sesi
selanjutnya. Ketika pengguna tidak dapat menemukan solusi yang dicari maka
muncul checkbox yang menyatakan pengguna tidak menemukan solusi.
Gambar 3. Tampilan sebelum membuka tiket
Setelah checkbox di aktifkan, maka akan muncul tombol untuk membuka tiket.
Gambar 4. Tampilan pencarian solusi
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 5
Setelah terbuka halaman Buka Tiket, isikan beberap informasi yang wajib dipilih dan
di isi oleh user diantaranya sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 5. Tampilan proses pembuatan tiket
Kategori Layanan (Wajib dipilih)
Kategori Layanan adalah kelompok besar (group) dari seluruh layanan yang
disediakan oleh Pusat Layanan TI yang terdiri atas 13 Kategori Layanan, yang
dapat dilihat pada Katalog Layanan TI pada halaman Beranda
Sub Kategori Layanan (Wajib dipilih)
Sub Kategori Layanan adalah jenis layanan yang disediakan oleh Pusat
Layanan TI. Daftar kategori layanan dan sub kategori layanan terlihat pada
tabel berikut ini.
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 6
No Kategori
Layanan Sub Kategori Layanan
1 Layanan Koneksi Jaringan
Layanan Akses Jaringan BPS dan Koneksi Internet Layanan Koneksi VPN (Virtual Private Network) Site Layanan Pendaftaran dan Troubleshooting VSAT Layanan Koneksi Personal VPN
2 Layanan Komunikasi
Layanan VoIP Layanan Email Layanan Vicon Layanan Chatting/Messenger (Skype For Business/Lync)
3 Layanan Hosting
Layanan Web Hosting Layanan Server Hosting Layanan Database Hosting Layanan Personal Virtual Desktop
4 Layanan Penyimpanan dan Berbagi Data
Layanan File Share Storage/Spool Layanan Personal Storage (Laci) Layanan Pertukaran Data dengan Eksternal BPS Layanan Crawling Informasi Layanan Pengelolaan Data Sensus dan Survei
5 Layanan Portal Layanan Portal Kolaborasi (Sharepoint) Layanan Portal Pegawai (Community)
6 Layanan Perangkat Jaringan
Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Firewall Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Server Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Access Point Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Switch
7 Layanan Piranti Lunak
Layanan Pengelolaan Piranti Lunak Layanan Permintaan Piranti Lunak
8 Layanan Perangkat Keras
Layanan Perbaikan Koneksi & Perangkat Mesin Handkey Layanan Komputer Layanan Printer dan Scanner Layanan UPS
9 Layanan Pembangunan Aplikasi
Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Survei Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pembangunan Aplikasi Monitoring Survei/Sensus Layanan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen
10 Layanan Pengembangan Aplikasi
Layanan Aplikasi Back Office Layanan Simpeg Online Layanan Presensi Online (Pusat) Layanan Prestasi Online Layanan Baperjakat Online Layanan TK Online Layanan SIM Perundang-Undangan Layanan KP Online Layanan Aplikasi PPID Layanan Simkeu Desktop Layanan Aplikasi Absensi Desktop Layanan Aplikasi Katalog Mikrodata Layanan Aplikasi Laporan Pekerjaan Pimpinan Layanan Sipintar Layanan Aplikasi Inpassing
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 7
No Kategori
Layanan Sub Kategori Layanan
Layanan Aplikasi Uji Kompetensi Layanan Website Paguyuban BPS Layanan Pengelolaan Presensi Online Daerah Layanan Aplikasi Mutasi Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Survei
Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pengembangan Aplikasi Monitoring
Survei/Sensus
11 Layanan Konsultasi
Layanan Konsultasi terkait Pengolahan Data
12 Layanan Kompilasi Data
Layanan Kompilasi, Pemrosesan dan Tabulasi Data Pengolahan
Layanan Kompilasi dan Tabulasi Data Sistem Informasi Manajemen
13 Layanan Lainnya Layanan Shorten URL Layanan Dukungan Pimpinan
Jenis Tiket (Wajib dipilih)
Terdapat dua pilihan jenis tiket yaitu :
a. Gangguan. Yaitu untuk laporan yang bersifat gangguan terhadap layanan
TI. Pilih jenis tiket ‘Gangguan’, kemudian isikan form seperti pada gambar
berikut.
Gambar 6. Tampilan proses pembuatan tiket gangguan
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 8
b. Permintaan. Yaitu untuk mengajukan permintaan layanan TI. Pilih jenis
tiket ‘Permintaan’ kemudian isikan form seperti pada gambar berikut.
Gambar 7. Tampilan proses pembuatan tiket permintaan
Untuk mengajukan permintaan layanan, terdapat form persyaratan yang
harus dilampirkan sebelum membuat tiket. User bisa mendownload formulir
terkait untuk kemudian di upload kembali pada halaman ini.
Ringkasan masalah (Wajib diisi)
Merupakan kalimat singkat yang mewakili permasalahan baik yang berupa
gangguan maupun layanan permintaan
Deskripsi Masalah (Wajib diisi)
Adalah penjelasan detil mengenai permasalahan. Semakin detail user
mengisikan deskripsi permaslahan akan semakin baik, artinya solusi yang
akan diajukan akan semakin sesuai engan permasalahan yang terjadi
Metode Callback (Wajib diisi)
Adalah metode yang digunakan oleh operator Pusat Layanan TI untuk
menghubunngi user kembali jika ada yang harus disampaikan
Laporan tidak dari yang bersangkutan (Tidak wajib diisi)
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 9
Bagian ini diisi jika yang membuka tiket adalah bukan user yang mengalami
gangguan TI atau meminta layanan TI
Tombol Buka Tiket
Setelah semua informasi selesai diinput, kemudian klik tombol Buka Tiket.
Setelah itu sistem secara otomatis akan men-generate nomor tiket dan
mengirimkan notifikasi dan nomor tiket ke akun email yang telah diinput.
Setelah membuka tiket User dapat mengecek email masing-masing untuk
mengetahui Nomor Tiket. Melalui portal ini user juga dapat melakukan dialog
baik dengan operator maupun dengan Technical Support jika tiketnya
dieskalasiang dialami. Dst...
3. Menu Cek Status Tiket
User dapat melihat status tiket yang telah dibuka, dan juga melihat historis
penangannya pada menu Cek Status Tiket. Pada halaman utama, klik tombol ‘Cek
Status Tiket’, maka akan ditampilan daftar tiket yang masih dalam status Open.
Gambar 8. Tampilan halaman utama
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 10
Gambar 9. Tampilan cek status tiket
Melalui daftar tiket diatas, user dapat melihat daftar tiket yang pernah dibuat, status
tiket, serta history tiket.
4. Menu Basis Pengetahuan
Basis Pengetahuan berisi beberapa pertanyaan yang sering diajukan
Gambar 10. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 11
Untuk melihat beberapa pertanyaan yang sering diajukan, user dapat memilih
kategori permasalahan, topik bantuan atau dengan mengetik kata kunci secara
langsung pada kategori overview
5. Menu Katalog Layanan
Katalog Layanan menampilkan informasi layanan apa saja yang disediakan oleh
Pusat Layanan TI BPS. Terdapat 13 kategori besar layanan yang mencakup sekitar
60 layanan TI.
Gambar 11. Tampilan katalog layanan
Untuk melihat lebih detil layanan apa saja yang disediakan, user dapat memilih salah
satu kategori layanan. Sebagai contoh Klik Layanan Koneksi jaringan
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 12
Gambar 11. Tampilan katalog layanan koneksi jaringan
Daftar layanan yang tertera pada gambar adalah daftar layanan yang masuk
kategori Layanan Koneksi Jaringan. Setiap layanan Ti yang disediakan akan
disertai dengan :
a. Service Level Agreement (SLA)
b. b. Formulir persyaratan pengajuan permintaan terkait layanan
6. Menu SOP
Menampilkan SOP operasional terkait Layanan TI, diantaranya :
a. SOP Manajemen Akses Layanan TI
b. SOP Manajemen Event
c. SOP Penanganan Gangguan
d. SOP Manajemen Pemenuhan Permintaan
e. SOP Manajemen Problem
f. SOP Lainnya terkait Layanan TI
Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 13
7. Menu Word Cloud
Menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada Basis Pengetahuan
Gambar 12. Tampilan Word Cloud
User dapat mengklik salah satu kata atau istilah tersebut, sehingga akan muncul
tampilan daftar Pengetahun terkait dengan kata tersebut.
Gambar 13. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan