2017

Deni Heryanto

Panduan Pengelolaan

Online Journal Universitas Garut

www.journal.uniga.ac.id

i

DAFTAR ISI

Daftar Isi ............ .......................... ................................................................... i

PERAN MANAJER (ADMIN) JURNAL

1.1 Membuat Dewan Redaksi..... ................................................................... 1

1.2 Membuat Pengguna Berdasarkan Peran ................................................... 3

1.3 Mendaftarkan Anggota pada Dewan Redaksi .......................................... 5

1.4 Melengkapi Konten Jurnal ... ................................................................... 7

1.4.1 Detail .................. ................................................................... 7

1.4.2 Kebijakan ............... ................................................................... 8

1.4.3 Penyerahan Naskah ................................................................... 9

1.4.4 Manajemen ............. ................................................................... 10

1.4.5 Tampilan ................. ................................................................... 10

PERAN PENULIS

2.1 Mengisi Metadata Artikel dan Upload Artikel ......................................... 12

PERAN EDITOR

3.1 Membuat Bagan Volume Jurnal ............................................................... 17

3.2 Memeriksa, Mengedit Metadata Artikel dan Publish Artikel .................. 18

1

PERAN MANAJER (ADMIN) JURNAL

1.1 Membuat Dewan Redaksi

Untuk membuat Dewan Redaksi anda harus login terlebih dahulu sebagai Manajer

Jurnal/ Admin Jurnal, jika belum memiliki akun sebagai manajer jurnal maka Super

Admin dapat membuat akun dan mendaftarkannya sebagai manajer jurnal. Jika sudah

memiliki akun sebagai manajer jurnal login terlebih dahulu

Gambar 1.1 Login Jurnal

Jika berhasil login tampilan selanjutnya akan berupa seperti gambar dibawah ini:

Gambar 1.2 Tampilan beranda sebagai peran manajer/ admin jurnal

2

Carilah sub menu dengan nama “Dewan Redaksi” klik sub menu tersebut untuk membuat

bagan Dewan Redaksi, pilih “Manajer Jurnal membuat dewan sendiri dan

menambahkan pengguna di bawah masing-masing dewan” dan klik Rekam.

Gambar 1.3 Membuat Bagan Dewan Redaksi

Setelah itu klik “Buat Dewan” yang terletak pada bagian bawah tombol rekam untuk

melanjutkan mebuat masing-masing dewan editorial, isi dengan “Chief Editor”/ dapat

disesuaikan berdasarkan arahan dari editor jurnal tersebut dan hilangkan ceklis untuk

tidak menampilkan email ataupun ceklis untuk menampilkan email, setelah itu klik

“Simpan”.

Gambar 1.4 Menambahkan Chief Editor

Ulangi langkah tersebut untuk membuat bagian editorial lainya jika dibutuhkan, maka

hasilnya akan seperti pada gambar dibawah ini:

3

Gambar 1.5 Urutan bagian editorial pada Dewan Redaksi

Jika sudah maka Bagan Dewan Redaksi telah selesai dibuat.

1.2 Membuat Pengguna berdasarkan Peran

Untuk mengisi jajaran dewan redaksi maka harus dibuat terlebih dahulu pengguna

berdasarkan peran “Editor” dan/ “Editor Bagian”, untuk kembali ke sub menu awal klik

menu “Beranda Pengguna” yang terletak pada bagian atas halaman setelah itu klik

“manajer Jurnal” dan tampilan akan kembali ke sub menu awal.

Gambar 1.6 Tampilan beranda sebagai peran manajer/ admin jurnal

4

Lihat pada bagian “Pengguna” dan klik sub menu “Buat Pengguna Baru” dan isi form

pengguna yang akan dibuat.

Gambar 1.7 Form untuk membuat Pengguna Baru

Lengkapi pengisian form tersebut terutama pada kolom yang ditandai dengan bintang (*)

dan jangan lupa pilih peran yang akan dibuat, hilangkan semua ceklis pada kolom setelah

ulangi kata sandi (agar kita dapat membuat password sesuai keinginan dan dapat

disesuaikan untuk fitur ceklis lainya) dalam kasus diatas membuat pengguna sebagai

5

peran “Editor” jika sudah terisi klik “Simpan”/ “Simpan dan Buat yang lain” jika masih

ada pengguna yang harus di buat”.

1.3 Mendaftarkan Anggota pada Dewan Redaksi

Jika pembuatan semua pengguna selesai maka untuk mendaftarkan anggota pada

Dewan Redaksi kita kembali pada sub menu “Dewan Redaksi”.

Gambar 1.8 Urutan bagian editorial pada Dewan Redaksi

Untuk menambahkan anggota klik “keanggotaan” disesuaikan dengan bagian dewan

editorial mana yang akan di tambahkan, lihat gambar contoh dibawah.

Gambar 1.9 Menambahkan anggota Dewan Redaksi

6

Klik “tambah Anggota” yang ada di bagian bawah halaman lalu pilih pengguna yang

akan didaftarkan, lihat gambar contoh dibawah.

Gambar 1.10 Menambahkan anggota Dewan Redaksi

Klik “Tambah Anggota” sesuai nama pengguna yang bersangkutan, untuk menambahkan

anggota bagian dewan lainya, lakukan proses yang sama disesuaikan dengan bagian

dewan tertentu. Jika proses semua selesai dan dilakukan dengan benar maka hasilnya

akan sperti pada gambar di bawah:

7

Gambar 1.11 Dewan Editorial Jurnal Publik

Untuk melihat jajaran dewan redaksi yang sudah di daftarkan tersebut klik menu

“Tentang Kami” -> sub menu “Dewan Editorial”.

1.4 Melengkapi Konten Jurnal

Lima langkah konfiurasi ini hanya untuk melengkapi isi/ konten-konten jurnal

yang diperlukan seperti:

4.1.1 Detail

Bagian Detail ini admin jurnal dapat melengkapi konten-konten yang

bersifat informasi seperti: Nama Jurnal, ISSN, Kontak Utama, Kontak dukungan

teknis, identifikasi email, dll. Untuk mengisi konten tersebut klik menu “Beranda

Pengguna” di atas maka akan tampil seperti gambar di bawah ini:

Gambar 1.12 Beranda Pengguan

8

Klik sub menu “Setup” yang ada disebelah kiri halaman untuk memulai pengisian

konten yang diperlukan.

Gambar 1.13 Form Detail

Isilah form detail tersebut sesuai dengan kebutuhan konten jurnal yang

bersangkutan dimulai dari Informasi Umum sampai Visi dan Tujuan Jurnal, untuk

catatan yang paling penting harus di isi adalah bagian form yang ditandai dengan

bintang (*) jika sudah klik simpan dibagian paling bawah.

4.1.2 Kebijakan

Pada bagian kebijakan jurnal ini ialah informasi mengenai kebijakan-

kebijakan yang diberikan dalam proses editorial, isilah sesuai dengan arahan

anggota dewan redaksi jika sudah klik tombol simpan di bagian paling bawah.

9

Gambar 1.14 Form Kebijakan Jurnal

4.1.3 Penyerahan Naskah

Pada bagian ini konten dimaksudkan untuk aturan/ petunjuk bagi penulis,

isi bagian Penyerahan ini sesuai arahan dari anggota Dewan Redaksi Jurnal yang

bersangkutan jika sudah klik simpan pada tombol dibagian paling bawah.

Gambar 1.15 Form Penyerahan Naskah

10

4.1.4 Manajemen

Pada Bagian ini dimaksudkan untuk mengatur jurnal, salah satunya ialah

agar editor dapat membuat bagan penjadwalan penarbitan jurnal seperti Tahun

Terbit, Volume, Nomor, Judul, dll. Isi form manajemen ini sesuai yang diperlukan

dan arahan anggota Dewan Redaksi. Tidak lupa untuk menyimpan konfigurasi.

Gambar 1.16 Form Manajemen

4.1.5 Tampilan

Pada bagian ini manajer/ admin jurnal dapat merubah/ menambahkan

konten yang deprlukan seperti menyisipkan gambar untuk beranda, merubah logo

jurnal, merubah header/ footer halaman jurnal serta dapat memasukan deskripsi

tentang jurnal tersebut.

11

Gambar 1.17 Form Tampilan

12

PERAN PENULIS

2.1 Mengisi Metadata Artikel dan Upload Artikel

Untuk peran penulis, pada tahap ini diasumsikan penulis sudah mendapatkan akun

yang sudah di buat oleh manajer/ admin jurnal, ini mengacu pada proses konfigurasi

langkah tiga “Penyerahan Naskah” yang dilakukan oleh manajer/ admin jurnal ialah

penulis dapat di daftarkan melalui manajer/ admin jurnal, maka secara automatis penulis

tidak bisa daftar dengan sendirinya. Untuk itu pada bagian ini penulis harus datang dan

menemui langsung pada manajer/ admin jurnal dan meminta untuk di daftarkan, hal ini

agar penulis dapat melakukan submit artikel pada jurnal yang bersangkuitan. Jika

manajer/ admin jurnal telah mendaftarkan sebagai peran penulis, maka hal yang paling

utama penulis harus unduh terlebih dahulu template jurnal yang bersangkutan dengan

cara membuka situs www.journ.uniga.ac.id dan unduh template jurnal tersebut seperti

contoh pada gambar berikut:

Gambar 2.1 Download Template Jurnal

13

Sebelum submit artikel, penulis diwajibkan untuk memindahkan seluruh isi artikel

tersebut pada template jurnal yang sudah di download, setelah itu penulis dapat login

untuk submit artikel.

Gambar 2.2 Login sebagai Penulis

Jika login berhasil maka akan tampil halaman seperti contoh berikut:

Gambar 2.3 Halaman Beranda Penulis

Jika sudah masuk pada halaman beranda penulis, selanjutnya klik “Penyerahan Naskah

Baru” yang ada pada samping kiri halaman, maka akan tampil tahapan submit artikel.

14

Gambar 2.4 Form Komentar untuk Editor

Jika ada komentar untuk editor maka isi pada bagian form tersebut, jika tidak lewati

langkah ini dengan menekan tombol “Simpan dan Lanjutkan”.

Gambar 2.5 Upload Artikel

15

Pada tahap ini penulis dipersilahkan upload artikel dalam bentuk format (pdf) dan

tentunya sudah dalam versi yang disesuaikan dengan template jurnal tersebut. Lanjutkan

pada proses selanjutnya mengisi metadata artikel.

Gambar 2.6 Mengisi Metadata Artikel

Isilah Judul Artikel dan Abstrak sesuai judul dan abstrak pada artikel yang akan submit,

lalu klik “simpan dan lanjutkan” untuk proses selanjutnya.

Gambar 2.7 Unggah File Tambahan

16

Jika memiliki file artikel tambahan silahkan upload file tambahan, jika tidak lewati

langkah ini “Simpan dan Lanjutkan”.

Proses selanjutnya ialah perifikasi penyerahan selesai, dan menunggu proses editorial

artikel tersebut layak publish atau tidak, Logout.

Gambar 2.8 Perifikasi Penyerahan Selesai

17

PERAN EDITOR

3.1 Membuat Bagan Volume Jurnal

Pada bagian Peran Editor ini, Editor dapat membuat bagan/ wadah untuk

menampung artikel berdsarkan terbitan Tahun, Volume, Nomor serta Judul. Editor harus

login terlebih dahulu, pada beranda halaman Editor seperti pada gambar dibawah:

Gambar 3.1 Beranda Halaman Editor

Langkah selanjutnya ialah membuat terbitan baru dengan menekan sub menu “Buat

Terbutan Baru” pada sebelah kiri halaman, maka akan tampil seperti contoh gambar

berikut:

18

Gambar 3.2 Form Terbitan Baru

Isilah form tersebut sesuai terbitan terbaru, ceklis Volume, Nomor, Tahun dan Judul agar

nantinya dapat di tampilkan pada konten menu “Terkini”. Jika mempunyai sampul jurnal

tersebut dapat ditambahkan, jika tidak dikosongkan saja dan klik “Simpan”.

3.2 Memeriksa, Mengedit Metadata Artikel dan Publish Artikel

Editor memeriksa artikel yang masuk dengan cara kembali pada beranda halaman

Editor seperti pada contoh gambar berikut:

19

Gambar 3.3 Beranda Halaman Editor

Klik “1 Belum Ditugaskan” maka akan tampil seperti gambar berikut:

Gambar 3.4 Halaman Pemeriksaan Artikel

Klik Judul Artikel tersebut akan tampil halaman Ringkasan seperti pada contoh gambar

dibawah:

20

Gambar 3.5 Halaman Ringkasan

Pada bagian ringkasan ini editor dapat memeriksan file artikel yang di upload oleh penulis

dengan cara klik isi File Asli“ yang terdapat pada bagian Naskah di atas kolom editor.

Setelah editor memriksa artikel tersebut, editor dapat menambahkan Editor Bagian, jika

tidak leawati bagian tersebut. Pada kolom Status, editor dapat memberitahukan penulis

layak tidaknya artikel tersebut dapat terpublikasikan dengan menekan “Penolakan dan

langganan Arsip” dan langsung diarahkan pada halaman pengirimann email seprti pada

contoh dibawah:

21

Gambar 3.6 Pengiriman Email penolakan artikel untuk Penulis

Jika artikel tersebut layak, maka lewati proses pemberitahuan pada penulis melalui email

ini. Dibagian bawah terdapat sub menu “Edit Metadata” kli Edit Metadata untuk

memeriksa dan mengedit jika terdapat kesalahan dalam penulisan metadata. Selanjutnya

jika artikel tersbut layak terpublikasikan langsung saja pada sub menu “Pengeditan”

seperti cotoh dambar halaman pengeditan terebut:

22

Gambar 3.7 Pengiriman Email penolakan artikel untuk Penulis

Pada Proses Copyedit klik selesai dua-duanya dilanjukan pada Penjadwalan klik “Untuk

Ditugaskan” hal ini untuk memasukan artikel pada terbitan ke berepa. Lihat contoh

gambar dibawah:

Gambar 3.8 Penjadwalan

23

Klik bagan terbitan yang sudah dibuat dan klik tombol “Rekam” maka akan tampil seperti

contoh gambar dibawah ini:

Gambar 3.9 Penjadwalan

Pada bagian kolom Layout, agar artikel dapat di download oleh siapa saja maka editor

perlu upload file dengan menkan format Galley contoh pada gambar berikut:

Gambar 3.10 Layout

Klik Galley, Browse file yang akan di upload lalu klik unggah hasilnya akan seperti

gambar berikut:

24

Gambar 3.11 Galley

Isi kolom label Dengan kata “Download (pdf)”, hal ini agar pembaca dapat mengunduh

file artikel tersbut lalu klik simpan. Selanjutna pada tahap Proses Proofead;

Gambar 3.12 Proses Proofread

Klik “Mulai” dua-duanya lalu:

Gambar 3.13 Proses Proofread

25

Lalu klik “Selesai” dua-duanya. Setelah itu kembali ke Penjadwalan di atasnya

Gambar 3.14 Proses Penjadwalan

Klik “Daftar Isi”, untuk memasukan jumlah halaman artikel tersebut isilah kolom

halaman sesuai dengan halaman artikel tersbut seperti pada contoh gambar dibawah, dan

klik “Simpan” dan klik juga “Terbitan Umum” hal ini agar jurnal tersebut dapat di akses

oleh pembaca ataupun siapa saja.

Gambar 3.15 Pengisian Halaman

Maka peran editor pada bagian ini telah selesai dan Logout dari Sistem.

Contoh Artikel yang sudah terpuiblikasi pada Jurnal Publik seperti pada gambar berikut:

26

Gambar 3.16 Contoh Artikel yang Terpublikasi