PANDUAN OPERASIONAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DATABASE PEGAWAI (SIMDAPEG)

http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/

DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN PROVINSI KALIMANTAN BARAT

21 Mei, 2014

Oleh : Wendy, S.Kom. - [2014]

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan yang Masa Esa atas hikmat dan penyertaan dalam penulisan dan

penyusunan buku Pedoman Operasional Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai

(SIMDAPEG) hingga berjalan lancar.

Terima kasih kepada Kepala Dinas Bapak Ir. Gatot Rudiyono,SH.,MM. yang telah memberikan

dukungan, dan kepada Sekretaris Dinas Ibu Ir. Rohiza Adriani, MH. atas bantuan dan masukkan

terhadap aplikasi SIMDAPEG sehingga dapat selesai dengan baik, teman –teman Dinas Kelautan dan

Perikanan Provinsi Kalimantan Barat yang telah menjadi sumber inspirasi setiap hari.

Buku Pedoman Operasional Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai (SIMDAPEG) disusun

agar dapat menjadi pedoman dalam mengoperasikan aplikasi SIMDAPEG sehingga memudahkan

pengguna aplikasi dalam melakukan manajemen database pegawai.

Adapun pengguna aplikasi adalah ditujukan kepada pengguna dari kalangan pegawai Dinas Kelautan

dan Perikanan Provinsi Kalimantan Barat yang diberikan wewenang maupun kewajiban untuk

melakukan manajemen database pegawai lingkup Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Kalimantan

Barat sendiri, walaupun tidak menutup kemungkinan aplikasi SIMDAPEG ini digunakan untuk instansi

lain.

Dengan adanya aplikasi SIMDAPEG dan buku Pedoman Operasional Sistem Informasi Manajemen

Database Pegawai (SIMDAPEG) ini, diharapkan dapat membantu meringankan, mempermudah,

mempercepat dan meningkatkan kinerja dinas terutama dalam melakukan manajemen data pegawai.

Pontianak, 21 Mei 2014

Pranata Komputer,

Wendy, S.Kom.

Penata Muda (III/a)

NIP 19860506 201101 1 003

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................... ii

Peta Situs (Site Map) ............................................................................................................................... 1

Login dan Hak Akses ................................................................................................................................ 2

Login .................................................................................................................................................... 2

Hak Akses ............................................................................................................................................ 3

Guest ............................................................................................................................................... 3

Authenticated ................................................................................................................................. 3

Data Entry ....................................................................................................................................... 3

Admin .............................................................................................................................................. 3

Menu ....................................................................................................................................................... 4

Menu Utama ....................................................................................................................................... 4

Home ............................................................................................................................................... 4

About ............................................................................................................................................... 4

Contact ............................................................................................................................................ 4

Login / Logout ................................................................................................................................. 5

Menu Data Entry ................................................................................................................................. 5

Create pegawai ............................................................................................................................... 5

Create detil pangkat ........................................................................................................................ 6

Create detil jabatan......................................................................................................................... 6

Menu View .......................................................................................................................................... 7

Menu User .......................................................................................................................................... 8

Menu Admin ....................................................................................................................................... 8

Manage Pegawai ............................................................................................................................. 9

Create Pangkat ................................................................................................................................ 9

Manage Pangkat ............................................................................................................................. 9

Create Jabatan ................................................................................................................................ 9

Manage Jabatan .............................................................................................................................. 9

Manage Detil Pangkat ..................................................................................................................... 9

Manage Detil Jabatan ................................................................................................................... 10

Create User ................................................................................................................................... 10

iii

List User ......................................................................................................................................... 11

Manage Rights .............................................................................................................................. 11

Fitur ....................................................................................................................................................... 15

Penambahan Data Baru / Create Data & Upload Dokumen ............................................................. 15

Create Data ................................................................................................................................... 15

Upload Dokumen .......................................................................................................................... 15

Mencari Data ..................................................................................................................................... 16

Perubahan Data / Update ................................................................................................................. 16

Hapus Data / Delete .......................................................................................................................... 17

Export Data ....................................................................................................................................... 18

Download Dokumen PDF .................................................................................................................. 18

1

Peta Situs (Site Map)

Berikut ini adalah peta situs (site map) aplikasi Sistem Informasi Database Pegawai :

<urlset>

<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/</loc></url>

<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php?r=site/index</loc></url>

<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php?r=site/page&view=about</loc></

url>

<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php?r=site/contact</loc></url>

<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php?r=site/login</loc></url>

<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php</loc></url>

</urlset>

2

Login dan Hak Akses

Login Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai (SIMDAPEG) dapat diakses melalui internet

browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Opera, dsb) pada alamat url

http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg atau melalui link SIMDAPEG pada halaman portal

http://dislautkan.kalbarprov.go.id/.

Untuk dapat mengakses informasi data pegawai, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu

dengan membuka halaman login kemudian memberikan nama pengguna (username) dan kata sandi

(password) masing-masing. (gambar 1.1)

Jika Anda ingin browser dikenali oleh aplikasi, silahkan centang kotak opsi Ingat saya. (gambar 1.2)

Gambar 1.1 Login

Gambar 1.2 Username dan Password

3

Hak Akses Hak akses mengatur tentang izin yang diberikan aplikasi kepada pengguna untuk membuka

menu/halaman tertentu.

Pada aplikasi SIMDAPEG ada 4 tingkat hak akses, yaitu :

Guest,

Authenticated,

Data Entry, dan

Admin.

Guest

Guest adalah pengguna yang tidak mempunyai nama pengguna (username) dan kata sandi

(password) yang terekam pada sistem, sehingga pengguna yang memiliki hak akses Guest hanya

diperbolehkan membuka menu utama.

Authenticated

Authenticated adalah pengguna yang dikenali oleh aplikasi karena pengguna tersebut telah

melakukan login dengan nama pengguna (username) dan kata sandi (password) yang benar.

Pengguna dengan hak akses authenticated dapat mengakses menu utama dan menu view, serta

diperbolehkan meng-export data pegawai ke format Ms Excel dan men-download dokumen pegawai.

Data Entry

Data Entry adalah pengguna yang dikenali oleh aplikasi karena pengguna tersebut telah melakukan

login dengan nama pengguna (username) dan kata sandi (password) yang benar.

Pengguna dengan hak akses data entry dapat mengakses menu utama, menu view, menu data

entry, serta diperbolehkan meng-export data pegawai ke format Ms Excel dan men-download

dokumen pegawai.

Hak akses data entry diberikan kepada pengguna aplikasi yang bertugas menginput data pegawai.

Admin

Pengguna dengan hak akses admin merupakan seorang administrator aplikasi, mempunyai akses

menu utama, menu view, menu data entry dan menu admin serta diperbolehkan meng-export data

pegawai ke format Ms Excel dan men-download dokumen pegawai.

Melalui menu admin, seorang admin dapat melakukan management terhadap data pegawai, baik

melakukan entry data, view data, update data, hingga penghapusan data.

4

Menu

Gambar 2.1 Menu

Pada aplikasi SIMDAPEG ini terdapat 4 kelompok menu, yaitu :

Menu utama,

Menu data entry,

Menu view, dan

Menu user.

Menu Utama

Gambar 2.2 Menu Utama

Home

Home merupakan halaman depan aplikasi SIMDAPEG, berisi informasi umum aplikasi SIMDAPEG.

About

Halaman about berisi informasi pengembangan aplikasi SIMDAPEG.

Contact

Halaman contact menampilkan informasi alamat yang dapat dihubungi terkait aplikasi SIMDAPEG.

5

Login / Logout

Halaman login digunakan untuk melakukan login ke dalam aplikasi dengan memasukkan nama

pengguna (username) dan kata sandi (password)

Menu Data Entry Menu data entry terdiri dari tiga sub menu. (gambar 2.3)

Gambar 2.3 Menu Data Entry

Create pegawai

Menu ini digunakan untuk memasukkan data pegawai (data baru). (gambar 2.4)

Gambar 2.4 Create Pegawai

6

Create detil pangkat

Menu ini digunakan untuk memasukkan data kepangkatan pegawai (dari data pegawai yang telah

ada). (gambar 2.5)

Gambar 2.5 Create Detil Pangkat

Create detil jabatan

Menu ini digunakan untuk memasukkan data jabatan pegawai (dari data pegawai yang telah ada).

(gambar 2.6)

Gambar 2.6 Create Detil Jabatan

7

Menu View Menu view terdiri dari tiga sub menu. (gambar 2.7)

Gambar 2.7 Menu View

Ketiga sub menu tersebut berfungsi untuk menampilkan data pegawai, detil pangkat dan detil

jabatan.

Detil pangkat merupakan hubungan data pegawai terhadap data pangkat. Yang bertujuan

menentukan pangkat seorang pegawai.

Detil jabatan merupakan hubungan data pegawai terhadap data jabatan. Yang bertujuan

menentukan jabatan seorang pegawai.

Selain itu pada masing-masing sub menu tersebut terdapat fitur berikut :

Pencarian

Dengan mengetikkan kata kunci yang akan dicari pada field (bagian atas tabel) yang sesuai.

Export ke file Ms Excel

Dengan mengklik tombol Export (bagian bawah tabel).

Detail view

Dengan mengklik icon kaca pembesar (magnifier) (bagian kanan tabel) yang berfungsi untuk

menampilkan data rinci pegawai tersebut.

Gambar 2.8 Daftar Pegawai

8

Menu User Menu user terdiri dari sebuah sub menu yaitu sub menu Change Password (gambar 2.9) yang

digunakan untuk mengganti password pengguna. (gambar 2.10)

Gambar 2.9 Menu User

Gambar 2.10 Change Password

Menu Admin Menu admin terdiri dari terdiri dari sepuluh sub menu yang hanya dapat diakses oleh seorang admin.

(gambar 2.11)

Gambar 2.11 Menu Admin

9

Manage Pegawai

Untuk dapat melakukan manajemen data pegawai, pengguna harus mempunyai hak akses Admin

dan telah melakukan login.

Sub menu manage pegawai berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data pegawai, baik

melihat data rinci pegawai, mengubah data pegawai sampai menghapus data pegawai.

Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.

Create Pangkat

Untuk dapat melakukan penambahan data pangkat, pengguna harus mempunyai hak akses Admin

dan telah melakukan login.

Data pangkat cenderung bersifat tetap dan jarang mengalami penambahan/perubahan sehingga

wewenang mengakses sub menu Create Pangkat tidak diberikan kepada level data entry.

Lihat bagian Create Data untuk langkah-langkahnya.

Manage Pangkat

Untuk dapat melakukan manajemen data pangkat, pengguna harus mempunyai hak akses Admin

dan telah melakukan login.

Sub menu manage pangkat berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data pokok pangkat,

baik melihat data rinci data pokok pangkat, mengubah data pangkat sampai menghapus data

pangkat.

Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.

Create Jabatan

Untuk dapat melakukan penambahan data jabatan, pengguna harus mempunyai hak akses Admin

dan telah melakukan login.

Seperti data pangkat, data jabatan juga cenderung bersifat tetap dan jarang mengalami

penambahan/perubahan sehingga wewenang mengakses sub menu Create Jabatan tidak diberikan

kepada level data entry.

Lihat bagian Create Data untuk langkah-langkahnya.

Manage Jabatan

Untuk dapat melakukan manajemen data jabatan, pengguna harus mempunyai hak akses Admin dan

telah melakukan login.

Sub menu manage jabatan berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data pokok jabatan,

baik melihat data rinci data pokok jabatan, mengubah data jabatan sampai menghapus data jabatan.

Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.

Manage Detil Pangkat

Detil pangkat merupakan hubungan data pegawai terhadap data pangkat. Yang bertujuan

menentukan pangkat seorang pegawai.

10

Untuk dapat melakukan manajemen data detil pangkat, pengguna harus mempunyai hak akses

Admin dan telah melakukan login.

Sub menu manage pangkat berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data detil pangkat,

baik melihat data rinci data detil pokok pangkat, mengubah data detil pangkat sampai menghapus

data detil pangkat.

Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.

Manage Detil Jabatan

Detil jabatan merupakan hubungan data pegawai terhadap data jabatan. Yang bertujuan

menentukan jabatan seorang pegawai.

Untuk dapat melakukan manajemen data detil jabatan, pengguna harus mempunyai hak akses

Admin dan telah melakukan login.

Sub menu manage jabatan berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data detil jabatan, baik

melihat data rinci data detil pokok jabatan, mengubah data detil jabatan sampai menghapus data

detil jabatan.

Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.

Create User

Untuk dapat melakukan pembuatan data pengguna, pengguna harus mempunyai hak akses Admin

dan telah melakukan login.

Sub menu create user berfungsi untuk menambah data pengguna (user) aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Database Pegawai. (gambar 2.12)

Gambar 2.12 Create User

11

Keterangan :

Username : nama pengguna

Password : kata sandi

Email : alamat email

Superuser : superuser (admin) atau member biasa

Status : aktifkan atau non aktif

First Name : nama depan pengguna

Last Name : nama keluarga pengguna

Setelah semua fields terisi, klik tombol Create untuk menyimpan.

List User

Untuk dapat menampilkan daftar pengguna, pengguna harus mempunyai hak akses Admin dan telah

melakukan login.

Sub menu list user berfungsi untuk menampilkan daftar pengguna aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Database Pegawai. (gambar 2.13)

Gambar 2.13 List User

Manage Rights

Untuk dapat melakukan manajemen hak akses pengguna, pengguna harus mempunyai hak akses

Admin dan telah melakukan login.

Sub menu manage rights berfungsi untuk mengatur hak akses pengguna aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Database Pegawai. (gambar 2.14)

12

Gambar 2.14 Manage Rights – Assignments

Assignments

Pada bagian assignments, admin mengatur hak akses pengguna. Perhatikan gambar 2.14 di atas, dari

tabel tersebut dapat kita lihat bahwa pengguna ‘admin’ mempunyai hak akses ’Admin’, sedangkan

pengguna lainnya seperti ‘sekretariat’ memiliki hak akses ‘Data Entry’

Permissions

Pada bagian permissions, admin mengatur operasi apa saja yang bisa diakses oleh suatu level hak

akses. (gambar 2.15)

Gambar 2.15 Manage Rights - Permissions

Perhatikan gambar 2.15 di atas, dari tabel tersebut dapat kita lihat bahwa operasi Create Detil

Jabatan boleh dilakukan oleh level Data Entry saja (ditandai dengan adanya tombol Revoke

mencabut izin pada kolom Data Entry)

13

Roles

Pada bagian roles, admin mengatur hak akses apa saja yang ada.

Gambar 2.16 Manage Rights – Roles

Perhatikan gambar 2.16, dari tabel tersebut dapat diketahui terdapat 4 (empat) level hak akses,

yaitu : Admin, Authenticated, Data Entry, dan Guest

Tasks

Pada bagian tasks, admin mengatur pengelompokan operasi dasar.

Gambar 2.17 Manage Rights – Tasks

Operations

Pada bagian operations, admin mengatur operasi dasar apa saja yang ada pada setiap controller

aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai. (gambar 2.18)

14

Gambar 2.18 Manage Rights – Operations

15

Fitur

Penambahan Data Baru / Create Data & Upload Dokumen

Create Data

Untuk dapat melakukan penambahan data, pengguna harus mempunyai hak akses Data Entry atau

Admin dan telah melakukan login.

Penambahan data baru dilakukan melalui menu data entry, kemudian pilih sub menu sesuai dengan

data yang ingin ditambah.

Misalnya jika ingin menambahkan data pangkat seorang pegawai, maka pilihlah sub menu create

detil pangkat, kemudian isikan sesuai formulir (form). Lengkapi dengan upload file pdf (aplikasi

SIMDAPEG hanya mengizinkan file pdf) bila ada, dalam hal ini surat keputusan (sk) pangkat, untuk

petunjuk upload dokumen silahkan menuju ke bagian upload dokumen. (gambar 3.1)

Gambar 3.1 Penambahan Data Baru

Setelah mengisikan formulir tersebut, jangan lupa untuk mengklik tombol create yang terdapat di

bagian bawah formulir untuk disimpan ke database.

Data detil akan ditampilkan apabila penyimpanan data pangkat pegawai tersebut berhasil tersimpan.

Upload Dokumen

Sebelum memulai upload dokumen, perlu diketahui ada beberapa batasan yang diberlakukan pada

aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai yaitu :

Jenis dokumen yang dapat diupload pada aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database

Pegawai terdiri dari dua jenis yaitu dokumen foto/gambar dengan format jpg dan dokumen

surat dengan format pdf.

Selain itu, ukuran file juga perlu diperhatikan untuk mengurangi penggunaan space pada

server hosting. Batasan ukuran file yang di upload adalah sebesar 512 kB.

Upload dokumen dapat dilakukan pada saat menambah data ataupun mengubah data (untuk

keterangan lebih lengkap silahkan menuju ke bagian menambah data maupun bagian mengubah

data).

16

Mencari Data Untuk dapat melakukan pencarian data, pengguna harus mempunyai hak akses minimal

authenticated dan telah melakukan login.

Pencarian dilakukan melalui menu view, kemudian pilih sub menu sesuai dengan data yang ingin

dicari.

Misalnya jika ingin mencari data pangkat seorang pegawai, maka pilihlah sub menu daftar pangkat,

kemudian ketikkan nip atau nama pegawai tersebut pada textbox di bagian atas tabel. (gambar 3.1)

Gambar 3.2 Cari Data

Setelah pencarian dilakukan, kita dapat melihat data detil pegawai tersebut dengan mengklik icon

kaca pembesar (magnifier) yang berada di sebelah kanan tabel.

Perubahan Data / Update Perubahan data, baik data pegawai, data pangkat, data jabatan, data detil pangkat, maupun data

detil jabatan dapat dilakukan oleh data entry atau admin.

Perubahan data dilakukan melalui sub menu daftar atau sub menu manage.

Misal jika ingin mengubah data pegawai, maka pilihlah sub menu manage pegawai. Kemudian klik

tombol pensil di samping data yang ingin di ubah. Admin bisa melakukan pencarian terlebih dahulu

untuk menampilkan data yang ingin di ubah. (gambar 3.3)

17

Gambar 3.3 Manage Pegawai

Kemudian lengkapi fields yang ingin diubah (gambar 3.4)

Gambar 3.4 Perubahan Data

Setelah selesai melengkapi isi fields yang ingin diubah, klik tombol Save untuk menyimpan

perubahan tersebut.

Hapus Data / Delete Penghapusan data, baik data pegawai, data pangkat, data jabatan, data detil pangkat, maupun data

detil jabatan hanya dapat dilakukan oleh admin.

Penghapusan data dilakukan melalui sub menu manage.

Misal jika ingin menghapus data pegawai, maka pilihlah sub menu manage pegawai. Kemudian klik

tombol silang di samping data yang ingin di hapus. Admin bisa melakukan pencarian terlebih dahulu

untuk menampilkan data yang ingin di hapus. (gambar 3.4)

18

Setelah mengklik tombol silang, akan muncul dialog box seperti pada gambar 3.6. Klik tombol OK

untuk menghapus data tersebut atau klik tombol Cancel untuk membatalkan penghapusan data.

Gambar 3.5 Hapus Data

Export Data Untuk dapat menghasilkan file Ms Excel, pengguna harus mempunyai hak akses minimal

authenticated dan telah melakukan login.

Export dapat dilakukan melalui menu view, kemudian pilih sub menu sesuai dengan data yang ingin

dicari.

Misalnya jika ingin meng-export data pangkat pegawai, maka pilihlah sub menu daftar pangkat.

Kemudian klik tombol export yang berada di bagian bawah tabel (gambar 3.6), akan muncul sebuah

dialog box. (gambar 3.3)

Gambar 3.6 Export Data

Jika ingin membuka file melalui Ms Excel, pilihlah opsi Open with Microsoft Excel kemudian klik ok.

Jika ingin menyimpan file Ms Excel tersebut, pilihlah opsi Save File kemudian klik ok.

*Lakukan pencarian terlebih dahulu untuk menghasilkan data yang lebih spesifik.

Download Dokumen PDF Untuk dapat mengunduh (download) dokumen pdf, pengguna harus mempunyai hak akses minimal

authenticated dan telah melakukan login.

19

Download dapat dilakukan melalui menu view, kemudian pilih sub menu sesuai dengan data yang

ingin diunduh.

Misalnya jika ingin mengunduh surat keputusan (sk) pangkat pegawai, maka pilihlah sub menu

daftar pangkat.

Lakukan pencarian terhadap data pangkat yang diinginkan seperti pada pembahasan sebelumnya

(Mencari Data).

Kemudian klik icon kaca pembesar (magnifier) di sebelah kanan data yang diinginkan untuk

menampilkan data detail pangkat.

Setelah muncul data detail pangkat, klik pada link file pdf yang diinginkan (gambar 3.7)

Gambar 3.7 Download Dokumen PDF

Akan muncul sebuah jendela unduh (download), lokasi penyimpanan file pdf hasil unduh (download)

tersebut tergantung pada pengaturan (setting) masing-masing internet browser. (gambar 3.8)

Gambar 3.8 Hasil Download