Palestra Marilea de Castro
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Matriz - Betim - MGFilial Centauro - Contagem - MGFilial Hammer - Contagem - MGFilial Paraná - PR
Ferramentaria
Filial São Jose dos Pinhais - PRFilial Thera -MGFilial Tec Ferramentaria –MGFilial TaubatéFilial Belo Horizonte-Tec
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CLIENTES
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Dificuldade de tomada de decisões ‐ Informação correta no
tempo certo.
Volume de documentos em papel tornado difícil sua
recuperação.
Atualmente a capacidade de gerar documentos é superior à capacidade de gerenciá‐los.
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Procurar documentos em
papel é como procurar num
labirinto..
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Dificuldade de recuperação de documentos Setor Juridico
Tempo de atendimento dificultava o processo de
defesa trabalhista. Interferencia na produtividade
Deposito de documentos espalhados por todas as
empresas do grupo.
Atendimento a fiscalização comprometido
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Procurar uma empresaque resolvesse oproblema.Contratação de empresade consultoria queiniciou o Trabalho em1998.
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• 1ª Etapa:• Centralização do Acervo para criação do
Arquivo Central da Aethra.• Desejo do Presidente: Eu quero uma empresa
que não tenha armários ou gavetas. • Garantia de Investimento em Tecnologia
(Software e Hardware)• Liberação de espaço Fisico para constituição
do Arquivo Central.
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Arquivo
Brasil Design
Hammer
Tec em Moldes e Estampos
Tec IIHammer Contagem
Perfilados Hammer
Betim
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• Recursos Humanos• Materiais• Infra-estrutura
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Os objetivos e metas do negocio Aethra determinam
seus processos organizacionais que são
direcionados por sistemas normativos (políticas, normas,
procedimentos) e operacionalizados através de transações que
envolvem documentos , informações e conhecimento.
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É considerado a ligação entre os processos de uma empresa, seus sistemas normativos, registro informacionais e o conhecimentoO processo de organização, armazenagem e de recuperação considera esta ligação.
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Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dosregistros
Taxonomia e Temporalidade
Documental
Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos
Metodologia e Ferramentas
Mapeamento / Processos de Negócios
Organização dos
Registros
Tecnologias (GED,
Workflow)
Rastreabilidade e Resultados
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2ª Etapa: Definido pelo Presidente do Grupo Aethra• Descentralização do Acervo para criação das
Unidades de Documentação.• Manter na empresa documentos relativos aos últimos
seis meses.• Liberação de recursos: Garantia de Investimento em
Tecnologia (Software e Hardware).• Criação dos arquivos nas empresas do Grupo Aethra• Liberação do espaço ocupado com arquivos no prédio
administrativo.• Contratação de empresa de armazenamento de
documentos.
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Arquivo
Aethra Betim
Filial Hammer
Filial Contagem
Filial ParanaFilial Tec
Ferramentaria/ BH
Filial Thera
Filial Corporativa
Filial TaubatéFilial Paraná
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UND-HAMMER
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• Aethra Matriz – Betim• Aethra Filial Hammer-Cinco• Aethra Filial Tec BH• Aethra Filial Tec Ferrametaria• Aethra Filial Contagem- Contagem• Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais• Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais• Aethra Filial Taubaté• Aethra Filial Corporativo (Administrativo)• AKC
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GED / TAXONOMIA/ TTD
• Recuperar um documento
quase imediatamente sem sair
de sua mesa de trabalho.
•Documentos nunca serão
perdidos, extraviados ou
estarão indisponíveis.
•Um tempo muito pequeno é
exigido para a recuperação e
visualização de documentos na
tela do computador.
GED
Resultado: economia de tempo e a redução de
custo.
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Tabela de Temporalidade Documental
1ª Tabela da Aethra:Elaborada em Papel
Aprovação através da assinatura
No futuro:Será gerada pelo sistema
A aprovação por consenso.Depende da vontade politica
Ele abrangerá: modelo de documentos, quanto tempo se guarda na Aethra, quem se
responsabiliza pelo descarte e em que midia será preservado.
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Taxonomia: é uma lista crescente de conceitos e
categorias segundo os quais se organizam conteúdos
empresariaisPrecisa ser intuitiva
Mapa de localização de documentos.
Baseado no macro fluxo empresarial
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• Aethra Matriz – Betim• Aethra Filial Hammer-Cinco• Aethra Filial Tec BH• Aethra Filial Tec Ferrametaria• Aethra Filial Contagem- Contagem• Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais• Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais• Aethra Filial Taubaté• Aethra Filial Corporativo (Administrativo)• AKC
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• JURIDICO• CONJUNTOS
SOLDADOS• QUALIDADE• ESTAMPARIA• TANQUES• EIXOS• PAVIMENTO
• FISCAL• CONTABILIDADE• ENGENHARIA• FINANCEIRO• COMERCIAL• COMPRAS• RECURSOS HUMANOS
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INDICADORES
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Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dosregistros
Taxonomia e Temporalidade
Documental
Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos
Metodologia e Ferramentas
Mapeamento / Processos de Negócios
Organização dos
Registros
Tecnologias (GED,
Workflow, COLD)
Rastreabilidade e Resultados
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• Volume de documentos e caixas,• Numero de solicitação de
pesquisa,• Numero e custo do transporte,• Numero de documentos
scaneados.
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COMO O CDI É VISTO PELA EMPRESA?• PARCEIRO• ORGANIZADOR• GARDIÃO
NO FUTURO:• CONSULTORES INTERNOS