Palestra administração e organização de eventos
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“Da concepção à realização:
como administrar eventos de
sucesso”
Adriana Mantese Gáspari
E-mail: [email protected]
Formação Acadêmica:
• Especialista em Administração Hoteleira
• Especialista em Administração e Organização em Eventos
Experiência Profissional:
• 22 anos de mercado em rede de hotéis nacionais e internacionais,
• Responsável pela organização e montagem do Centro de Convenções de Ribeirão Preto
• Coordenação de Cursos de Graduação em Turismo
• Coordenação de Curso de Pós Graduação - Senac
• Consultoria e assessoria na implantação de meios de hospedagem
• Consultoria e Treinamento a Empresas de Turismo e Eventos
Adriana M. Gáspari
“Eventos”
Homem sempre viveu situações de eventos
Viagens de Descobertas / Conquistas de terras / Lutas / Festas
A atividade de EVENTOS teve crescimento favorável em função dos
diversos aspectos que englobam a atividade.
É a porta de entrada para o mundo dos negócios
MERCADO DE EVENTOSDados Atuais – Brasil
Faturamento R$ 45 bilhões / ano
2,9 milhões de empregos
320 mil eventos / ano
26.500 eventos / mês
900 eventos / dia
37 eventos / hora
296 eventos a cada 8 horas
80 milhões de participantes
Turista de Eventos fica no país 8 a 9 dias
Gasto médio / dia = US$ 225,00
Fonte : http://www.revistadoseventos.com.br
MERCADO DE EVENTOS
OPORTUNIDADES
Empresas
especializadas na área
Criação de Orgãos
Nacionais e Internacionais.
Valorização do turismo
na cidade sede.
Crescimento na
infraestrutura, nos
serviços e em
tecnologia
Troca de experiências e
atualizações.
Relacionamento
Valorização da Marca
Interfere na Sazonalidade
Redução sócio-econômica
Crescimento da
atividade no mundo
MERCADO DE EVENTOS - Ribeirão Preto/SP
“Eventos de Marca”
17ª AGRISHOW – Feira Internacional Agrícola
Público de 80 a 100 mil pessoas
14º CARNABEIRÃO
100 mil pessoas9ª Edição João Rock - 30 mil pessoas
MERCADO DE EVENTOS - Ribeirão Preto/SP
14ª AVIRRP - Feira Agentes
de viagens - 4 mil agentes
6ª VIRADA CULTURAL – 30 mil pessoas
1ª STOCK CAR - 45 mil pessoas18ª FOLIA DE REIS - 25
mil pessoas
MERCADO DE EVENTOS
Diversidade
Turismo de Negócios //// Turismo de Eventos
Turismo de Lazer e Entretenimento
Turismo Religioso / Turismo de Compras
Turismo Gastronômico
Exposições / Feiras / Mostra / Leilões
Corporativos / Educacionais / Incentivos / Científicos
Esportivos / Culturais / Sociais / Saúde
Aventura
MERCADO DE EVENTOS
Conquistas
Cidade Referência
Turismo de Negócios e Turismo de Eventos
Cartilha com potencialidades e deficiências.
Escolhidos dentre o mais de 5.000 municípios brasileiros.
Turismo de Saúde: Evento em Los Angeles com + 200 expositores.
Do Brasil, apenas 4 cidades: Belo Horizonte, Porto Alegre, Recife e Ribeirão Preto.
DesafiosFalta de mão de obra
qualificada
Multiplicidade de ofertas
Concorrência
Políticas Trabalhistas
Falta de infraestrutura local
Ausência de Políticas Públicas
Espaços com Má Qualidade
Pré-Requisitos
Pensar nas ações:
Para quem?
O que deverá ser feito ?
Como?
Com que finalidade?
Onde?
Quando?
3ª FASEPós-evento
AvaliarFechar
2ª FASEEvento ou
Trans-evento
ExecutarRealizar
1ª FASEPré-evento
Planejar ConceberOrganizar
Planejamento1ª FASE
Pré-evento
Planejar ConceberOrganizar
Partes Envolvidas
Empresa
Evento
Acionistas Diretores
Funcionários
Familiares
Comunidade
Geral
Consumidores
ImprensaEntidades de
Classe
Concorrentes
Poder
Público
Comunidade
Financeira
Fornecedores
Revendedores
Modelo de Kunsch (Meirelles, 1999)
Público
Misto
Público
Interno
Público Externo
PRÉ-EVENTO
Lema: “Pensar o evento”
Conhecer “onde se pretende chegar”
Estabelecer estratégias que orientem as ações futuras.
PALAVRAS CHAVES:Planejar
Gestão Financeira
Contratar
Executar
Controlar
Organograma
Comissão Executiva
Coordenação Geral
Organizadora de
evento
Comissão de
Marketing
Comissão
TécnicaComissão de
Finanças
Convidados
Palestrantes
Imprensa
Relações
Públicas
Publicidade
Propaganda
Inscrições
Contas a
Pagar
Receber
Tesouraria
Inscrições
Captação
de
Recursos
Alimentos
e Bebidas
Recepção
Secretaria
Fechamento
x
Pós EventosInfra-estrutura
Cerimonial ,
Protocolo e
Etiqueta
Estabelecer Contratos
Gerenciamento
de Eventos
Local
Artistas
Palestrantes
Convidados
Emissoras
&
Assessorias
Fornecedores
&
Terceirizados
Clientes
Expositores
Patrocinadores
Parceiros
Apoios
Contratos
Contratos
Alimentos
&
Bebidas
• Almoço
• Jantar
• Coquetel
• Welcome DrinK
• Welcome Coffee
• Café da Manhã
• Brunch
• Churrasco
Captação de Recursos
Cerimonial, Protocolo e Etiqueta
Lei nº 5.700 de 01de setembro de 1971 regulamenta uso dos símbolos nacionais
Hino Nacional
Decreto 11.074 de 5 janeiro de 1978 normas Cerimonial Público
“ CHECK LIST ”
“Será a montagem do eventoe a operacionalização do atendimento ao público alvo, fornecedores e contratados
durante o pré-evento no local ”. (Martin, 2003)
TRANS-EVENTO ou EVENTO
TRANS-EVENTO ou ACONTECIMENTO
Luz ... Câmera ... Ação!!!
“Vivenciar o Evento”
Realizar
Controlar
PALAVRAS CHAVES:
Concretizar
Operacionalizar
Montar
TRANS-EVENTO ou ACONTECIMENTO
Terminou o Evento!!!!
“Execução Final”
Desmontar
Guardar
Ordenar
Pagar
Conferir
PÓS-EVENTO - FASE FINAL
Para o organizador o evento não termina quando acaba . . . somente após finalizar as
pendências e emitir Relatório Final.
“Analisar Resultados”
Prestar contas
Demitir
PALAVRAS CHAVES:
Fidelizar
AgradecerArquivar
Avaliar
Relatar Clipping
Arquivar
Dicas Importantes• Planejamento - Pensar nos detalhes
• Entender o Perfil do Cliente / Público Alvo
• Cada evento é um novo desafio
• Nunca um evento é igual ao outro
• Pouco tempo para execução
• Muitos eventos podem ser simultâneos
• Flexibilidade
• Segurança
• Sustentabilidade
• Solucionar problemas
• Ter sempre Plano “B”
• Manter a equipe motivada
• Avaliação Crítica
• Seja Ético sempre!
Criar expectativas;
Ser acessível ao maior nº possível de
pessoas - Público alvo;
Possuir um nome de fácil memorização;
Satisfazer a necessidade do Público alvo;
Proporcionar Segurança.
Como deverá ser um Evento?
OPORTUNIDADES BRASIL (Revista Exame - 16/12/2009)
Momento de OURO os Maiores Eventos Esportivos do Mundo
Negócios se multiplicarão em todas as áreas
Expectativa de 600 mil turistas a mais
Qual a imagem?
“Pacote de Investimentos Esperados”
Mobilidade Urbana 8 bilhões
Aeroportos 6 bilhões
Turismo 5,4 bilhões
Estádios 4,8 bilhões
Portos 0,5 bilhão // Total = 24,7 bilhões