Paiement centralisé AirPlus Les solutions pour une gestion optimale de vos déplacements professionnels. AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT.

3 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT.

Comment améliorer la gestion de vos déplacements professionnels ?

Simplifier vos processus de paiement avec vos prestataires voyages ?

Optimiser le traitement comptable de vos factures grâce à un relevé personnalisé ?

Obtenir une information complète pour le contrôle et l’optimisation de vos frais de voyages ?

Sécuriser les déplacements de vos collaborateurs et invités ?

Contrôlez vos déplacements professionnels.Les solutions de paiement centralisé AirPlus s’adaptent à vos besoins.

Le traitement des frais de voyages : un processus laborieux.Vols, trains, hôtels, loueurs de voitures, restaurants…La gestion des déplacements professionnels est pour vous un processus complexe se traduisant souvent par une pile de factures sur votre bureau et par un manque d’information sur le volume d’achat effectué ?Vous aimeriez recevoir un relevé unique d’opérations reprenant toutes vos transactions, suivant vos axes analytiques pour imputer correctement vos frais de voyages ? Pas de problème !

AirPlus vous accompagne dans la gestion de vos déplacements professionnels.

Optez pour un système de paiement centralisé pour le règlement de vos prestations voyages.Recevez un relevé de facturation unique synthétisant l’ensemble de vos transactions. Grâce aux données analytiques supplémentaires définies en fonction de vos besoins, vous imputez facilement vos coûts et bénéficiez ainsi d’une vue précise sur votre budget voyages.

Des solutions efficacesQuelle que soit la solution de paiement centralisé AirPlus ( Carte Logée et / ou Carte Virtuelle ), vous économisez du temps et de l’argent. Vous disposez désormais de relevés consolidés intégrables directement dans vos outils comptables et de gestion de notes de frais.

Les solutions de paiement centralisé AirPlus vous garantissent une protection totale de vos données.

Vous vous posez des questions sur la sécurité de vos données ? C’est légitime !AirPlus respecte les consignes de l’Union Européenne pour la protection des données, les normes de sécurité énoncées par la loi Fédérale sur la Protection des Données ainsi que les conditions requises par MasterCard et VISA.AirPlus gère l’ensemble du traitement des données en interne.Vos données sont utilisées aux seules fins de l’exécution des contrats qui nous lient.

Réglez vos déplacements en toute simplicité.

Il vous suffit d’activer votre numéro de compte de paiement centralisé au sein de votre agence de voyages, sur votre système de réservation en ligne, ou directement auprès de vos prestataires ( loueurs, plateformes de réservation hôtelière ou de restauration, Portail Entreprise SNCF… ).L’ensemble des transactions sera désormais payé automatiquement et de manière centralisée, quel que soit les canaux de réservation que vous décidez d’utiliser.

AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT.4

Un instrument aux multiples facettes.Bien au - delà de la simple gestion de comptes.

Un réseau d’acceptation mondial.

Les solutions de paiement AirPlus sont acceptées directement par plus de 250 compagnies aériennes et les principales compagnies low cost ; par les agences de voyages, les loueurs de voitures, les plateformes hôtelières et de restauration ; le Portail Entreprise SNCF et encore bien d’autres prestataires…La solution Carte Virtuelle AirPlus bénéficie de l’acceptation mondiale du réseau MasterCard.

Une intégration comptable sur mesure.

Prêts pour une intégration dans vos systèmes d’information.Grâce à AirPlus FlexEbill, vous personnalisez les données de facturation électronique de votre compte de paiement centralisé tout en automatisant complètement vos processus de traitement comptable.

Cette flexibilité comprend :

> Une présentation du relevé adapté à vos besoins d’intégration

> Personnalisation de l’ordre des champs de données> Possibilité de changer la disposition du relevé

de facturation à tout moment

Le relevé de facturation électronique AirPlus peut être un élément de réflexion dans un projet de dématérialisation de vos factures fournisseurs.

Disposez d’un suivi détaillé de vos coûts de déplacements professionnels.

Avec AirPlus, vous réglez en toute tranquillité et transparence vos déplacements professionnels.Disponible 24h sur 24, partout dans le monde, le portail Voyages d’Affaires AirPlus vous permet :

> d’accéder à des informations journalières> de vérifier vos transactions> d’afficher et de consulter grâce à l’outil de reporting,

AirPlus Information Manager, les données statistiques voyages les plus fines du marché ( coupon de vol, nuitées … )

> de télécharger vos données de facturation> d’imputer vos dépenses selon vos centres de coûts

Les solutions de paiement centralisé assurent vos collaborateurs pendant leurs déplacements.

Qu’il s’agisse de vos salariés ou de vos collaborateurs externes (invités et / ou partenaires), AirPlus propose des couvertures assurances étendues à toutes les prestations voyages réglées au moyen d’un compte de paiement centralisé.

Une couverture assurance inégaléeLa cotisation annuelle de la Carte Logée comprend l’assurance accidents voyage.Lorsque qu’un billet d’avion ou de train a été réglé au moyen de la Carte Logée AirPlus, vos collaborateurs sont assurés pendant toute la durée de leur déplacement professionnel ( jusqu’à 30 jours). L’assurance accidents voyages indemnise le voyageur en cas d’accident à la personne :

> Décès : EUR 25,000> Invalidité : EUR 25,000> Invalidité totale : EUR 50,000

Grâce à l’assurance accidents dans les transports, vos voyageurs bénéficient d’une indemnisation élargie lorsqu’ils empruntent des moyens de transport :

> Décès : EUR 400,000> Invalidité : EUR 400,000> Invalidité totale : EUR 600,000

L’assurance accidents voyages d’AirPlus couvre d’autres types de dépenses consécutives à un accident mais aussi des dépenses liées au retard bagage ou avion ainsi que l’organisation d’une assistance voyage ou médicale.

Des prestations d’assurance optionnellesLe montant de votre assurance invalidité est insuffisant ? Vous souhaitez bénéficier aussi d’une assurance maladie ? Une assurance en cas d’annulation de voyage peut vous intéresser ? Nous proposons des offres qui tiennent compte des demandes les plus fréquentes en matière de gestion des déplacements professionnels.Vous avez la liberté de sélectionner et de personnaliser les couvertures assurance supplémentaires pour chaque Carte Logée souscrite par votre société.N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT. 76 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT.

1 Tous les détails Votre relevé comprend bien entendu tous les éléments relatifs au voyage. Les informations concernant le voyageur, l’itinéraire, la date et le nom du prestataire figurent en standard sur nos relevés.

2 Brut/net La TVA appliquée par vos prestataires est indiquée sur le relevé. A savoir, seules quelques transactions sont soumises à la récupération de la TVA.

3 Coûts de transaction Votre relevé fait apparaître les frais d’agence, imputés aux transactions concernées.

4 Données supplémentaires En plus des données standards telles que le voyageur, la date, l’itinéraire, le prix, etc, vous pouvez définir des champs de données supplémentaires. Les informations concernant les centres de coûts, l’identification des collaborateurs, les services, etc. facilitent l’imputation des coûts et l’intégration comptable.

5 Sous - totaux Avec le relevé au format pdf, il est possible d’effectuer un tri avec sous - totaux. Ex : par voyageur, par centre de coûts…

Avec un compte de paiement centralisé AirPlus, vous disposez d’un relevé de facturation unique et clair.

Vous avez le choix entre les possibilités suivantes :

> un relevé par Compte de paiement AirPlus> un relevé global regroupant plusieurs Comptes

Vous réglez l’ensemble de vos dépenses directement à AirPlus selon une période de facturation flexible et définie au préalable avec nos services.

A ce titre, le relevé de facturation AirPlus est un moyen d’assurer votre conformité avec la Loi de Modernisation de l’Economie (LME) et les règles fiscales applicables en France.

Les relevés de facturation AirPlus existent sous différents formats, en fonction de vos besoins.

Le format standard reprend les numéros de factures ainsi que les éléments de facturation de vos prestataires voyages, notamment:

> date d’achat et de voyage> nom du voyageur> détail de la prestation> montants ( montant net, TVA déductible et montant

brut )

Sur le relevé de facturation, AirPlus reprend le montant de la TVA des factures.

Des données supplémentaires de facturationSur demande, nous pouvons ajouter sur votre relevé de facturation AirPlus jusqu’à neuf données supplémentaires de facturation pour vous permettre d’imputer au plus près vos dépenses voyages. Voici quelques exemples de données supplémentaires :

> centre de coûts> matricule de l’employé> code projet> service> numéro de commande> imputation comptable

Les données de facturation peuvent également être triées selon vos critères pour faciliter encore plus l’intégration comptable.

5

5

2

3

4

1

11

AirPlus International22, rue Caumartin75009 ParisFrance

T + 33(0) 1 43 12 36 36F + 33(0) 1 43 12 32 78paris@airplus.comwww.airplus.com

Vous souhaitez réduire vos frais de voyages ? Faire des économies de temps et d’argent ?Contactez-nous !En matière de gestion des déplacements professionnels, il vous faut un spécialiste.Faites confiance à l’expertise globale d‘AirPlus et prenez rendez-vous avec notre équipe locale. Elle sera à votre écoute pour vous accompagner et déterminer la solution la mieux adaptée à la gestion de vos déplacements professionnels.

1975

/D

E-EN

, 09/

2015

pb