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Introducción

La necesidad de realizar cálculos para muchas tareas cotidianas es una historia de más de mil años. Es precisamente esta necesidad la que desencadena el origen y desarrollo de máquinas para facilitar los cálculos, que después dieron origen a la computadora moderna. Las viejas y enormes computadoras podían realizar más operaciones en un tiempo mucho menor y con mayor precisión que cualquier persona. Con el pasar de los años, el uso de la PC (Personal Computer) se vuelve popular a partir de 1980, cuando se desarrolla software que facilita algunas tareas diarias de las personas comunes y no sólo de los gobiernos o centros de investigación. Uno de los programas de software más útiles fue la hoja electrónica de cálculo.

La aparición de la hoja de cálculo marcó un notable incremento en la aceptación de la computadora personal (PC) como herramienta de trabajo en los pequeños negocios, las escuelas y en el hogar, ya que permite automatizar muchas tareas que antes se realizaban con una hoja de papel, lápiz y tal vez con una calculadora.

Aunque hay muchas marcas de hojas de cálculo, Microsoft Excel es la más popular del mundo. Excel es parte de los programas de la suite de oficina de Microsoft Office. Aunque este libro tiene como base Excel (Microsoft Office Excel 2010), después de estudiarlo serás capaz de trabajar con cualquier marca de hoja de cálculo a la que te enfrentes en un futuro.

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Describe 5 situaciones en que las personas tenían necesidad de realizar cálculos, antes de la aparición de las calculadoras y computadoras.

1.

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4.

5.

Actividad 01 Cálculos

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Principios de la Hoja de Cálculo

Libros y hojas

Los archivos de la hoja de cálculo se conocen como libros. Un libro está formado de una o más hojas de cálculo. En su concepción más simple, una hoja de cálculo es un cuadriculado de filas y columnas donde se pueden guardar datos y crear fórmulas. La utilidad y el poder de la hoja de cálculo están en su capacidad de realizar cálculos con la información que contiene la hoja. Las hojas de cálculo tienen la enorme ventaja de que si alguno de los datos cambia, no es necesario repetrir los cálculos, ya que los resultados se actualizan automáticamente.

Referencia de una celda

La hoja de cálculo se compone de celdas, formadas por la intersección de una columna (vertical) y una fila (horizontal). Las columnas se identifican con letras (A, B, C…) y las filas se identifican con números (1,2,3…). Para referirnos a una celda, se utiliza la letra de la columna y el número de la fila que la forman, por ejemplo: A1, B4 ó C12. A esto se llama referencia de la celda.

Celda activaCuando trabajas con una hoja de cálculo, siempre hay una celda resaltada o seleccionada. Ésta es la celda activa. Si escribes algo o aplicas algún formato, los cambios tendrán efecto sobre la celda activa. Para cambiar la celda activa puedes usar el ratón o moverte por la hoja de cálculo usando las flechas de desplazamiento del teclado.

La dirección o referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres, por ejemplo:

Define los siguientes conceptos clave relacionados con las hojas de cálculo:

LExcel01 Línea del tiempo sobre la historia del cálculo

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1. Libro:

2. Hoja de cálculo:

3. Celda:

4. Fila:

5. Columna:

6. Referencia:

7. Celda Activa:

Actividad 02 Conceptos de la hoja de cálculo

Interface de MS Excel 2010

Pantalla Principal

Al iniciar MS Excel 2010 se crea un nuevo libro en blanco. La interfaz de la versión 2010 facilita al usuario a encontrar los comandos que necesita. Los comandos del programa se encuentran agrupados en las diferentes fichas que contiene la cinta de opciones.

Está formado de una o más hojas de cálculo.

Es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas.

Es la intersección de una fila y una columna.Una fila es una sucesión horizontal de celdas. Las filas se identifican mediante números consecutivos, siendo el 1 el número de la primera fila de la hoja.

Una columna es una sucesión vertical de celdas. Las columnas se identifican mediante letras mayúsculas, siendo la A la que hace referencia a la primera columna de la hoja. Al referirse a una celda, se utiliza la letra de la columna y el número de la fila que la forman, por ejemplo A1, B4 o C12.

Es la celda que esta resaltada o seleccionada, todo cambio tendrá efecto sobre esta celda.

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1. Ficha Archivo: Agrupa los comandos básicos para abrir, guardar e imprimir un archivo. Susti-tuye al Botón de Microsoft Office de Excel 2007 y al menú Archivo de versiones anteriores.

2. Cinta de opciones: Está compuesta por fichas en las que se organizan comandos o acciones específicos. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos.

3. Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene un conjunto de comandos independien-tes de la ficha que se están mostrando en la Cinta de opciones.

4. Cuadro de Nombres: Muestra la referencia o dirección de la celda activa.

5. Barra de Fórmulas: Muestra el contenido real de la celda activa y permite modificarlo.

6. Celda Activa: Indica la celda seleccionada, donde se introducirán los datos.

7. Barra de Título: Muestra el nombre del programa y del libro activo.

8. Hojas de cálculo: Muestra los nombres de las hojas de un libro. Con un clic puedes cambiar a otra hoja o renombrar una hoja con doble clic.

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Cinta de opcionesLa Cinta de opciones está diseñada para ayudarte a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar tu trabajo. Los comandos se encuentran organizados en grupos lógicos, que a su vez se concentran en fichas. Estas fichas están relacionadas con un tipo de actividad, como trabajar con fórmulas, insertar objetos o utilizar vistas del trabajo.

FichasGrupos

Botones de Comando

La cinta de opciones también se maneja en otros programas de Microsoft Office 2010 como Access, PowerPoint o Word.

Aunque raramente es necesario, la cinta de opciones de Excel 2010 tiene cierta libertad de personalización. Si tienes necesidad de personalizar la interface de tu programa, experimenta con el comando de la Ficha Archivo/Opciones/Personalizar cinta de opciones.

Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opciones presionando las teclas <Ctrl+F1>. También puedes ocultar la cinta haciendo doble clic en la ficha activa.

Tip

NotaEn este material utilizaremos la siguiente nomenclatura para localizar algún comando en la cinta de opciones:Ficha/Grupo/Comando

Por ejemplo, para referirnos al botón Copiar que se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, simplemente se mencionará: Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar

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Acceso rápido con el tecladoAlgunas personas se sienten más cómodas y trabajan más rápido utilizando únicamente el teclado y dejando el ratón sólo para algunas acciones menores. Para ello, casi todas las aplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen las mismas funciones que muchos botones de comando.Presiona y suelta la tecla <Alt>. Aparecerán pequeñas etiquetas sobre cada función disponible en la ficha activa como se muestra en la siguiente imagen:

Presiona la letra o la secuencia que aparece sobre la función que desees utilizar. Dependiendo de las teclas que presiones, podrán aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionando las letras hasta llegar al comando o control específico que deseas utilizar.

Para que desaparezcan las etiquetas sobre los botones, únicamente vuelve a presionar la tecla <Alt>.

Botones divididosEn las aplicaciones de Micorosoft Office 2010, muchos botones están divididos en dos secciones. La primera sección muestra un ícono de identificación. Si haces clic con el ratón sobre él, se ejecuta la acción inmediatamente. A lado de la imagen aparece un pequeño triángulo que indica que existe un menú colgante con más opciones para ese botón. Observa la siguiente imagen:

Si das clic en este triángulo se desplegarán más opciones de color para el relleno.

Si das clic en la cubeta, inmediatamente las celdas seleccionadas se rellenarán con el último color utilizado.

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Cuadros de diálogoEn algunos Grupos aparece, en la parte inferior derecha, una pequeña flecha diagonal . Esta flecha se llama iniciador de cuadro de diálogo. Al presionarla, aparecerá una caja con más opciones relacionadas al Grupo. También puede aparecer un panel con opciones detalladas de alguna actividad. Por ejemplo, este es el Cuadro de diálogo asociado al grupo Fuente.

Desde aquí se tienen opciones relacionadas al formato de las fuentes, que no aparecen directamente en el grupo como botones.

Barra de herramientas de acceso rápido

Es una barra personalizable con comandos independientes a la Cinta de opciones. Te ayuda a tener acceso rápido a los comandos que más utilices en un trabajo. Los comandos predeterminados de la banda son: Guardar, deshacer y repetir/rehacer.

Puede ubicarse encima o debajo de la Cinta de opciones.

Puedes agregar o eliminar botones de comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido de dos maneras diferentes:

Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra en el extremo derecho de esta barra. Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente y desde ahí puedas agregar o eliminar los comandos que desees.

Video 01 La interface de Excel

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Video 02 Barra de herramientas de acceso rápido

Actividad 03 Conociendo Excel

1. Inicia MS Excel 2010.

2. Escribe cuáles son los grupos dentro de las siguientes fichas:

Ficha Insertar

Ficha Fórmulas

Ficha Datos

9. Haz clic sobre cualquier botón de la cinta de opciones con el botón secundario del ratón y después selecciona la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Esto agrega el comando seleccionado a la barra de herramientas de acceso rápido, de modo que sea de fácil acceso.

Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Minigráficos, Filtro, Vínculos,

Texto y Símbolos.

Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y

Cálculo.

Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de

datos y Esquema.

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3. Sin la ayuda del ratón y utilizando las teclas de Acceso rápido, escribe cuáles son las secuen-cias de teclas para seleccionar los siguientes botones:

Cambiar de fuente (Ficha Inicio/Fuente/Fuente)

Negritas (Ficha Inicio/Fuente/Negrita)

Hacer un Zoom del 100% (Ficha Vista/Zoom/100%)

Imágenes prediseñadas (Ficha Insertar/Ilustraciones/Imágenes prediseñadas)

Centrar un dato en la celda activa (Ficha Inicio/Alineación/Centrar)

4. Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido. Agrega los comandos: Guardar como, Cerrar y Salir. Ordénalos de manera que queden como en la siguiente imagen:

Alt>O>FF o CTRL+MAYÚS+T

Alt>O>1 o CTRL+N

Alt>N>0

Alt>B>Ñ

Alt>O>7

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Opciones de visualización

ZoomCuando se desea aumentar o disminuir la visualización de una hoja de cálculo puedes utilizar el Control deslizante del zoom que por omisión se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Escribe los títulos de los cuadros de diálogo que se pueden abrir con un iniciador de cuadro de diálogo, en los siguientes grupos de la Ficha Inicio.

Fuente

Alineación

Número

Revisa tu respuesta anterior y observa que los tres cuadros (Fuente, Alineación y Número) son en realidad el mismo cuadro de diálogo. Escribe los nombres de todas las fichas que estén en este cuadro de diálogo:

Formato de Celdas

Formato de Celdas

Formato de Celdas

Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger

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Vistas de libroEl grupo de comandos de la Ficha Vista/Vistas de libro, incluye 5 opciones para visualizar una hoja de cálculo. Las diferentes vistas no alteran el contenido ni estructura del libro, solamente cambia la forma de verlo en pantalla. Las vistas son:

Normal:Es la vista predeterminada y más común de la hoja de cálculo.

Diseño de página: Presenta la hoja tal y como aparecería impresa, mostrando la separación entre páginas, los encabezados y los pies de página.

Ver saltos de página: Muestra una vista previa de las

divisiones de página, útiles para preparar la impresión.

Vistas personalizadas: Si has modificado la vista usando

Zoom, divisiones de página u otros, puedes guardar esta configuración

como una vista personalizada y usarla después en otro libro con este botón.

Pantalla completa: Útil para ver la hoja en

toda la pantalla, ocultando la cinta de opciones y otras

herramientas.

Paneles En una hoja de cálculo se pueden crear paneles que permiten dividir la pantalla en dos secciones verticales y/u horizontales. Los paneles son útiles en hojas que contienen una gran cantidad de datos, pues ayudan a su visualización y análisis. Son muy prácticos cuando quieres mantener siempre visibles ciertos encabezados, independientemente de cómo te muevas en la hoja. Crear paneles permite mantener ciertas celdas fijas, mientras el resto de la hoja de cálculo puede ser desplazada con ayuda de las barras de desplazamiento. Los paneles se crean arriba y a la izquierda de la celda activa usando el comando Ficha Vista/Ventana/Dividir . Se pueden cambiar de posición arrastrando con el ratón, siempre y cuando no estén inmóviles.

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Otra manera de crear paneles es desde el cuadro de división que aparece en las barras de desplazamiento. Situando el ratón en esta área el puntero tomará la forma o . Arrastra la división hasta donde desees.

Cuadro de División.

Para quitar una división, basta con hacer doble clic sobre la barra de división o arrastrarla hasta los nombres de las columnas o las filas.

Para inmovilizar los paneles y evitar que puedan moverse con el ratón, utiliza en la Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar Paneles.

Video 03 Zoom, vistas y paneles

Inversamente puedes movilizar los paneles utilizando la misma opción.

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1. Abre el archivo Datos.xlsx de tu carpeta de actividades. La Hoja1 de este libro contiene una gran cantidad de datos.

2. Utiliza las flechas en tu teclado para navegar por la hoja hacia la derecha y hacia abajo y ver cuántas filas y columnas tiene.

¿Cuántas filas tiene esta tabla?

¿Cuántas columnas tiene la tabla?

3. Ajusta el Zoom de la hoja a 75% con Ficha Vista/Zoom.

4. Selecciona la celda B2.

5. Ahora crea paneles con la Ficha Vista/Ventana/Dividir. Elige la opción Inmovilizar Paneles.

6. Navega hacia abajo y hacia la derecha de la hoja, comprobando que los paneles superior e izquierdo, donde están los encabezados, permanezcan siempre visibles. Observa que la inmo-vilización de paneles permite mantener visibles los rótulos de las filas y columnas mientras te desplaza entre los datos.

7. Moviliza nuevamente los paneles con el comando Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar pane-les/Movilizar paneles.

8. Ahora inmoviliza únicamente la fila superior. ¿Cómo puedes lograrlo?

9. Navega nuevamente por la hoja de cálculo para comprobar que los paneles inmovilizados permanecen fijos.

10. Elimina las divisiones y ahora inmoviliza la primera columna. ¿Cómo puedes lograrlo?

Actividad 04 Paneles y Navegación

Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar/Inmovilizar primera columna

Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar/Inmovilizar fila superior

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11. Vuelve a navegar por los datos para comprobar que el panel inmovilizado permanece fijo.

12. Utiliza las opciones de ayuda F1 y contesta las siguientes preguntas. Utiliza tus propias palabras.

a. ¿Qué sucede al inmovilizar columnas y filas?

b. ¿Para qué crees que es útil esta opción?

c. ¿Qué sucede al dividir en paneles una hoja de datos?

d. ¿Para qué crees que es útil esta opción?

e. ¿Cuál es la diferencia entre inmovilizar paneles y dividir paneles?

f. Quita todas las divisiones antes de terminar la actividad.

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Manejo de archivos y Vista Backstage

La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usado en versiones anteriores de Microsoft Office.

Haciendo clic sobre la ficha Archivo, podrás ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista Backstage se usa para administrar los archivos, es decir, para guardarlos, abrirlos, imprimirlos, protegerlos o inspeccionarlos. Esta vista también permite configurar el programa y agregar información oculta (metadatos) a tus archivos. En resumen, la Vista Backstage contiene todo lo que se hace a un archivo que no se hace directamente sobre las hojas de cálculo.

Nuevo libro

Cuando inicias Excel aparece en pantalla un libro nuevo en blanco, pero puedes iniciar un nuevo libro en cualquier momento utilizando el comando Ficha Archivo/Nuevo/Crear o la combinación de teclas <Ctrl+U>.

Aunque la opción más común es iniciar un Libro en blanco, también es posible crear un nuevo libro a partir de una plantilla. Las plantillas son formas prediseñadas que contienen algunos textos y fórmulas para simplificar la captura de datos, de modo que el usuario sólo debe rellenar algunos espacios con la información necesaria. Hay plantillas para realizar facturas, recibos, informes de gastos, calendarios y hojas de balance entre otras.

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Plantillas prediseñadas de Excel.

Busca plantillas en el sitio de Microsoft. Miniatura de ejemplo

del libro que será creado.

La Ficha Archivo/Nuevo de Excel, muestra la siguiente vista:

Guardar y Guardar como…

Como cualquier documento, un libro se almacena en la computadora temporalmente mientras trabajas con él y para conservarlo es necesario guardarlo en un archivo.

La primera vez que se guarda un libro, aparece el cuadro de diálogo Guardar como…, para que puedas introducir un nombre e indicar dónde guardar el archivo. Guardar como…se utiliza también para guardar un libro con un nombre diferente o en una ubicación distinta a la actual o con un formato distinto. Guardar un libro en otro formato es muy útil si se comparten libros con otras personas que utilizan diferentes programas o versiones anteriores de Excel.

Video 04 Vista Backstage y nuevo libro

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Excel 2010 tiene un formato especial de archivo (con terminación .xlsx) que no puede ser abierto con todos los programas de hoja de cálculo. Por eso es posible guardar archivos en formatos compatibles con versiones anteriores de Office o con otras marcas de hojas de cálculo.

Para guardar un archivo en otro formato, utiliza normalmente Ficha Archivo/Guardar como…, pero además de escribir el nombre y seleccionar la ubicación, haz clic en el menú colgante (el triángulo hacia abajo) de Guardar como tipo y de las opciones disponibles selecciona el formato del archivo con el que deseas guardar.

Muestra archivos y carpetas que hemos utilizado recientemente.

Abre la carpeta de Mis documentos.

Muestra lo que tenemos en el

escritorio.

Menú colgante con los tipos de archivo en los que se puede guardar el libro.

Guardar con contraseña y sólo lecturaDentro de la Vista Backstage es posible proteger un libro para que sólo pueda abrirse o modificarse si se conoce una contraseña. Hay dos maneras de guardar un archivo con una contraseña de apertura:

Desde la Vista Backstage: Ficha Archivo/Información/Proteger libro/Cifrar con contraseña.

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En el cuadro de diálogo Guardar como: da un clic en el botón Herramientas y del menú que aparece selecciona Opciones generales. Se despliega el cuadro de diálogo, en Opciones generales donde puedes ingresar la contraseña para abrir el documento.

Permite especificar el título que tendrá la ventana de la página

Web que se va a crear.

Elige si deseas guardar todo el libro o sólo la selección.

Guardar como página WebUna pagina Web es un documento que se codifica en un lenguaje llamado HTML. Aunque existen muchos programas específicamente diseñados para crear páginas Web, Excel permite guardar hojas simples con el formato de página Web. Los documentos Web tienen la extensión .htm o .html y se pueden abrir en cualquier navegador de Internet (Internet Explorer por ejemplo), inclusive si no se tiene Excel instalado.Para guardar el libro como página Web se utiliza la Ficha Archivo/Guardar como… Selecciona en el cuadro de diálogo, del menú colgante Tipo, la opción Página Web(*.htm; *.html) y el cuadro de diálogo mostrará las siguientes opciones:

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1. Abre el archivo Asistencia.xlsx que se encuentra dentro de tu carpeta de actividades.

2. Utiliza la Ficha Archivo/Guardar como… para guardar una copia del archivo en la ubica-ción que indique tu profesor, con el nombre Asistencia2 en el formato de Excel 2003.

3. Ahora guarda el archivo como una página Web, con el título de página Seminario de entre-namiento y el nombre de archivo Asistencia3.

4. Para revisar que se haya guardado bien la página, localiza el archivo Web y ábrelo en el navegador de Internet instalado en tu computadora.

Actividad 05 Guardar en otros formatos

Video 05 Guardar Como

Opciones especiales al Abrir

El botón Abrir, del cuadro de diálogo Ficha Archivo/Abrir contiene un menú colgantes que conviene estudiar con más detalle. Analiza estas opciones principales.

Permite modificar el archivo en una copia, sin afectar el

libro original.

Intenta reparar los daños que se detecten.

No se podrán guardar los cambios que se hagan al libro.

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Enviar a una dirección electrónica

Es muy fácil enviar una hoja de cálculo por correo electrónico (e-mail) sin necesidad de salir de Excel. Para enviar la hoja actual utiliza Ficha Archivo/Guardar y enviar/Enviar mediante correo electrónico.

Ten en cuenta que el envío de archivos por correo directamente desde Excel, solamente funcionará si previamente se han configurado las cuentas de Internet y correo en el equipo que utilizas.

Cerrar un libro

El libro activo puede cerrarse usando el comando Ficha Archivo/Cerrar o la combinación de teclas <Ctrl+F4>.

1. En Microsoft Excel 2010, cierra cualquier libro que pudiera estar abierto, sin cerrar el programa.

2. Usando el cuadro de diálogo Abrir de la Ficha Archivo/Abrir, busca todos los archivos de Excel que estén en tu carpeta de actividades. ¿Cuántos archivos son?

3. Abre el archivo Asistencia.xlsx con la opción Abrir como sólo lectura.

Actividad 06 Explorando opciones al abrir y crear archivos

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4. Realiza algunas modificaciones a los datos y guarda los cambios con la Ficha Archivo/Guardar o las teclas <Ctrl+G>. Explica qué sucede:

5. En la vista Ficha Archivo/Nuevo elige la categoría Plantillas de ejemplo. Elige la plantilla llamada Presupuesto mensual personal y luego presiona el botón Crear.

6. Observa el archivo y navega en él. En una plantilla se pueden capturar pocos datos ahorrando mucho tiempo y esfuerzo.

7. Envía el presupuesto por correo electrónico (e-mail) sin salir del programa. Recuerda que este envío sólo podrá hacerse si la conexión y cuenta de Internet han sido correctamente configuradas.

Entrada y edición de Datos

En una hoja de cálculo, los datos se empiezan a introducir en la celda activa. Puedes hacer clic en cualquier celda para que sea la celda activa y poder introducir datos en ella.

Para introducirun dato en la celda activa, simplemente se escribe con el teclado, pero el dato no entra a la celda hasta que presiones la tecla <Enter> o te cambies a otra celda (cambies de celda activa). Es importante mencionar que los comandos de la cinta de opciones (a excepción de los del grupo Fuente) no funcionan mientras estás introduciendo un dato: es necesario presionar <Enter> o cambiar de celda.

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Para editar (modificar) un dato, haz doble clic en la celda que lo contiene, o bien, corrige la información directamente en la Barra de Fórmulas.

Cuando los datos no caben en una celda, la hoja de cálculo despliega una serie de signos de número (#####) en la celda si es un dato numérico, o bien, muestra el dato truncado si es texto. Sin embargo, el dato está completo en la celda, aunque el espacio para mostrarlo no sea suficiente.

Más adelante en este curso, verás también que una fórmula mal escrita o un error en los cálculos, despliega un código especial en la celda. En otras palabras, es posible que veas una cosa en la celda cuando el contenido real es otro.

Siempre puedes verificar el contenido real de la celda activa en la Barra de Fórmulas. Si la celda contiene un dato numérico, puedes colocar el puntero del ratón cobre la celda para desplegar una etiqueta con el contenido completo de dicha celda.

Deshacer y Rehacer

Al trabajar en un libro, Excel va guardando en una lista todos los cambios que se van haciendo. Si cometes un error puedes deshacer la última acción que se haya realizado con sólo dar clic al botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido o usando la combinación de teclas <Ctrl+Z>. El menú colgante de este botón (el triángulo hacia abajo del botón Deshacer) muestra en orden las últimas acciones que se han realizado y puedes seleccionar tantas como quieras deshacer.

En caso contrario, si queremos repetir o restaurar una acción utilizamos el botón Rehacer de la misma Barra de Herramientas de acceso rápido o la combinación de teclas <Ctrl+Y>. El botón Rehacer también tiene su menú colgante (el triángulo hacia abajo) para restaurar múltiples acciones.

El botón Rehacer a veces se convierte en el botón Repetir y cambia de forma. Otras veces el botón no está disponible y queda inhabilitado. Experimenta con el programa y los botones deshacer y rehacer (o repetir) para responder lo siguiente:

1. ¿Cuándo aparece el botón Rehacer?

2. Dibuja el botón Rehacer

3. ¿Cuándo aparece el botón Repetir?

Dibuja el botón Repetir

¿Cuándo se deshabilita el botón Rehacer?

Actividad 07 Rehacer o Repetir

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Éste aparece cuando se ha ejecutado el comando Deshacer

Éste aparece cuando se ha realizado alguna acción. Y solo se puede repetir esta última acción. De forma predeterminada no se encuentra en la Barra de Herramientas de Acceso rápido así que hay que personalizarla para agregarlo.

Cuando la última acción no se puede repetir o cuando no se ha deshecho alguna acción.

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Ir a

Existen dos maneras para ir directamente a cualquier celda en la hoja de cálculo:

1. Escribe directamente la referencia de la celda a la que quieres ir en el cuadro de nombres. Si has creado nombres, puedes seleccionar alguno de la lista de “nombres asignados”.

2. Desde Ficha Inicio/Modificar, abre el menú del botón Buscar y seleccionar y elige la opción Ir a… Aquí puedes teclear la refrencia o nombre de la celda a la que quieres ir.

3. También puedes utilizar las teclas <Ctrl+I>para abrir rápidamente el cuadro de diálogo Ir a…

Historial de celdas utilizadas.

Teclea aquí la celda a donde quieres ir.

Puedes especificar distintas características de celdas.

Video 06 Entrada y edición de datos

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Combinaciones de teclas

Aprender algunas teclas o combinaciones de teclas puede ahorrarte mucho tiempo cuando trabajas en una hoja de cálculo. Muchas combinaciones son las mismas que en otras aplicaciones, lo que facilita su aprendizaje. Esta tabla muestra las teclas y combinaciones de teclas que se pueden utilizar para mover rápidamente el punto de inserción, para seleccionar o para editar celdas.

Teclas Desplazamiento

Flecha Izquierda Moverse una celda a la izquierda

Flecha Derecha Moverse una celda a la derecha

Flecha abajo Moverse una celda hacia abajo

Flecha arriba Moverse una celda hacia arriba

Inicio Ir a la primera celda de una fila

Ctrl+Inicio Ir a la celda A1

Ctrl+Fin Ir a la ultima celda con datos

AvPag Avanza hacia abajo una pantalla

Re Pag Avanza hacia arriba una pantalla

Ctrl+flecha izquierda Ir a la primera columna

Ctrl+flecha derecha Ir a la ultima columna con datos

Ctrl+flecha arriba Ir a la primera fila de un bloque de datos

Ctrl+flecha abajo Ir a la última fila de un bloque de datos

Teclas Selección

Shift + Flechas Seleccionar un rango de celdas contiguas

Ctrl + Clic Seleccionar un rango de celdas no contiguas

Ctrl+Barra Espaciadora Seleccionar toda la columna

Clic en la letra de Columna Seleccionar toda la columna

Clic en el número de fila Seleccionar toda la fila

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Nota Para utilizar una combinación de teclas, debes mantener presionada la primera tecla y luego presionar la segunda tecla. Cuando se ejecuta la acción, suelta las dos teclas.

Teclas Edición

Doble Clic Editar un dato en la celda seleccionada o en la barra de fórmulas

Clic en la barra de fórmulas Editar el dato de la celda seleccionada en la barra de fórmulas

Enter Introducir el dato de la barra de fórmulas a la celda

Esc Salir del modo de edición sin introducir nuevos cambios a la celda

1. Escribe la referencia de las celdas rellenas en esta tabla:

Actividad 08 Navegando en la hoja de cálculo

AmarilloAzulGris

NaranjaNegro

OlivoPúrpura

RojoVioleta

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2. Inicia en Excel una hoja de cálculo nueva.

3. Usando las teclas de desplazamiento adecuadas, busca y anota aquí:

La letra de la última columna: El número de la última fila: La referencia (dirección) de la última celda: En total, ¿con cuántas celdas cuenta una hoja de Excel 2010?

4. Introduce en la hoja de cálculo la información que se muestra en la figura, usando exactamen-te los datos y celdas que se muestran.

Cortar, copiar y pegar

En el grupo Ficha Inicio/Portapapeles se encuentran los comandos Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato.

Copiar y Cortar son acciones similares que sirven para pasar un dato o datos seleccionados a una memoria temporal especial llamada portapapeles. El portapapeles de Excel 2010 puede almacenar 24 elementos. Para verlo en cualquier momento, utiliza el iniciador de cuadro de diálogo del Grupo Portapapeles (la flecha diagonal que está en la esquina inferior derecha del grupo).

Por ahora no te preocupes por el formato (colores, ancho, alto de las celdas, entre otros, únicamente asegúrate que cada dato esté correcto y en la celda que le corresponde.

5. Guarda tu trabajo en la carpeta que el profesor indique con el nombre Pagos.xlsx

Portapapeles de Excel

La imagen muestra dos elementos que se han almacenado en el portapapeles, ya sea que hayan sido copiados o cortados de la hoja de cálculo. Para pegar alguno de los elementos del portapapeles en el punto de inserción, simplemente se hace un clic sobre él.

Al copiar (botón Copiar o <Ctrl+C>), los datos seleccionados permanecen en su posición original en la hoja de cálculo y una copia se crea en el portapapeles. La acción cortar (botón Cortar o <Ctrl+X>), borra el contenido seleccionado de su lugar de origen. Al momento de Copiar o Cortar alrededor de la celda o celdas seleccionadas, se activa una línea punteada animada. Para desactivarla presiona la tecla <Esc>.

La acción Pegar (botón Pegar o <Ctrl+V>)coloca el contenido almacenado en el Portapapeles en la ubicación que se elija: puede ser incluso en una hoja diferente o en otro libro y se puede utilizar las veces que sean necesarias.

Cuando se usa el comando Pegar en alguna celda, Excel 2010 inserta automáticamente una etiqueta inteligente de pegado.

Con esta etiqueta puedes elegir si el nuevo contenido tendrá el mismo formato que en la celda original o si deseas aplicarle otro formato para que coincida con el formato de su nueva ubicación, entre otras opciones.

La etiqueta inteligente de pegado permite realizar algunas acciones con mayor rapidez y ahorra tiempo para aplicar el formato apropiado a la celda. Revisa el video de este tema para conocer las opciones que tiene la etiqueta inteligente de pegado que se muestra en la siguiente figura:

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Las acciones de Copiar, Cortar y Pegar tienen estos nombres porque nos recuerdan las actividades que se tenían que hacer para crear documentos antes de que existieran las computadoras. Utiliza el siguiente espacio para crear un artículo de algún tema de tecnología, utilizando información y recortes de periódicos o revistas. Organiza la información para que incluyas al menos 3 fragmentos diferentes de textos y al menos 2 imágenes. Para realizar este artículo debes:

Copiar algún fragmento de texto de periódicos o revistas, sin alterar el original.

Cortar textos e imágenes y colocar estos recortes en una mesa que hará la función de portapapeles.

Pegar estos textos e imágenes tomándolos del portapapeles para ubicarlos en su nuevo destino.

Actividad 09 Un portapapeles real

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Mover y copiar sólo con el ratón

Puedes mover la información de una o más celdas seleccionadas con ayuda del ratón, arrastrando la selección de un borde mientras el apuntador del ratón cambia su forma a cuatro flechas:

NotaCuando mueves o copias sólo con el ratón, la información no se guarda en el portapapeles.

Video 07 El Portapapeles

Borrar contenido y formato de celdas

La tecla <Del> o <Supr> en tu teclado es la forma más fácil de eliminar el contenido de las celdas seleccionadas. Sin embargo, esta tecla no elimina el formato ni los comentarios que pudieran tener las celdas. Utiliza el comando Ficha Inicio/Modificar/Borrar cuando sea necesario borrar algo en especial. Analiza las opciones:

Para copiar mientras se arrastra una selección, se mantiene presionada la tecla <Ctrl> hasta que se suelta la información en su nueva posición (suelta primero el botón del ratón y luego la tecla Control). Como ayuda adicional, junto al puntero del ratón aparece un signo + y una pequeña etiqueta con el nombre de la celda a la que te estás desplazando.

LExcel02 Cortar, copiar y pegar

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Borra el contenido de la celda y su formato.

Borra solamente el formato de la celda.

Borra solamente el contenido de la celda, quedando preestablecido el formato.

Borra solamente los comentarios asignados a la celda.

Borra los hipervínculos de las celdas seleccionadas.

Parámetros de fila y columna

Puedes modificar el ancho de una columna o el alto de una fila directamente con el ratón. Para cambiar el ancho de una columna, coloca el puntero en el extremo derecho del encabezado de columna (la letra de columna), hasta que tome la forma de dos flechas y arrastra.

Para cambiar el alto de una fila coloca el puntero en el extremo inferior del encabezado de fila (el número de fila), hasta que tome la forma de dos flechas y arrastra.

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Ajuste automático

Adicionalmente, cuando el puntero tiene la forma de flechas, puedes hacer doble clic para un ajuste automático que se adapta a los contenidos de las celdas en una fila o columna.

Alto y ancho específicos

Si necesitas aplicar dimensiones específicas a columnas o filas, selecciona en la Ficha Inicio/Celdas/Formato/Alto de fila… o Ancho de columna…

LExcel03 Parametros de fila y columna

Operaciones con filas y columnas

Para seleccionar una fila completa o toda una columna, haz un clic en el encabezado de columna o de fila. Verás que el puntero cambia a la forma de una flecha gruesa vertical para columnas u horizontal para filas.

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Aparece también una minibarra de herramientas que es útil para aplicar formato al área selec-cionada. Esta minibarra facilita el trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamaño de fuente, alineación, color de texto y uso de decimales. No es personalizable.

Para mostrar de nuevo una fila o columna oculta, hay que hacer un clic secundario justo en la línea donde debería estar la fila o columna que se desea mostrar: el puntero del ratón toma la forma de doble línea con doble flecha. En la figura siguiente por ejemplo, está oculta la columna F.

LExcel04 Insertar, eliminar, ocultar y mostrar filas y columnas

Si en este punto haces un clic secundario con el ratón, un menú contextual te dará opciones para insertar, eliminar, ocultar o mostrar filas o columnas.

Minibarra de herramientas.

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6. Inicia Excel y abre el libro Pagos.xlsx que se encuentra en tu carpeta de actividades.

7. Modifica el título de la tabla a “Pagos realizados en 2011”.

8. Agrega, a partir de la celda I3, los títulos de los meses de agosto a diciembre.

9. Abre el portapapeles de Office.

10. Con ayuda del ratón, las teclas de acceso rápido y el portapapeles, realiza las siguientes acciones:

a. Copia los gastos de los meses de enero y pégalos en los de octubre y diciembre. b. Haz que los pagos de agua de los meses de febrero y marzo, sean iguales a los de

agosto y septiembre.c. Pega sobre los datos de Luz y Teléfono de junio y julio, para que sean iguales que

agosto y septiembre.d. Copia los gastos de Gas de marzo y abril, puesto que deben ser iguales para agosto

y septiembre.e. En noviembre se pagaron algunas cantidades iguales que en otros meses: Agua

igual que en marzo, Luz igual que en agosto, Teléfono igual que en abril y Gas igual que en enero.

11. Selecciona completas las filas 1 a 7 y copia la tabla en A10.

12. Modifica el segundo título a “Pagos realizados en 2012”.

Actividad 10 Manejo de Celdas

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Video 08 Filas y Columnas

Trabajo con Hojas de Cálculo

Manejo de las hojas de un libro

Un nuevo libro de Excel tiene, de forma predeterminada, tres hojas de cálculo. Aunque para muchas aplicaciones estas tres hojas son suficientes, en ocasiones es necesario insertar más hojas, reorganizar, o incluso eliminar alguna hoja existente.

Las hojas están identificadas con etiquetas. Inicialmente las hojas de un nuevo libro se llaman Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Puedes cambiar el nombre de una hoja haciendo doble clic sobre su etiqueta.

Además de cambiar el nombre, es posible mover, copiar, insertar o eliminar hojas de cálculo en un libro, haciendo un clic secundario sobre la etiqueta de una hoja. El siguiente es el menú contextual de la etiqueta de una hoja de cálculo:

13. Escribe los pasos que realizaste para copiar la tabla completa.

14. ¿Cuántos elementos tienes en el portapapeles?

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Si en el menú contextual eliges el comando Mover o Copiar, aparece la siguiente caja de diálogo:

Permite elegir el libro actual o un nuevo libro

para mover o copiar la hoja seleccionada.

Define en qué lugar del libro se desea mover o insertar la hoja.

Si se activa esta opción, se crea una copia de la hoja seleccionada. Si está desactivada, sólo se mueve la hoja a la nueva posición.

Para insertar una hoja de cálculo nueva sigue alguno de estos pasos:

Haz clic en la ficha Insertar hoja de cálculo que se encuentra a la derecha de las etiquetas de las hojas existentes en un libro. La nueva hoja se insertará al final de las demás hojas, pero puedes arrastrarla a una nueva posición.

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Para insertar una hoja nueva antes de una hoja seleccionada, da clic al comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar hoja…

Video 09 Trabajo con Hojas

Insertar celdas

Es posible insertar una celda en cualquier lugar de la hoja de cálculo, pero toma en cuenta que al hacerlo, las celdas existentes se desplazan para dar cabida a la nueva celda.

Para insertar una celda es importante seleccionar la celda que se desea desplazar. El comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar celdas… muestra la siguiente caja de diálogo.

Mueve a la derecha el contenido de la celda seleccionada y de todas las que estén directamente a su derecha.

Inserta toda una fila arriba o toda una columna a

la izquierda de la celda seleccionada.

Mueve hacia abajo el contenido de la celda

seleccionada y de todas las celdas directamente

debajo de ella.

También puedes dar clic a una hoja de cálculo existente con el botón secundario del ratón y del menú contextual seleccionar Insertar… Desde el cuadro de diálogo Insertar que se despliega, selecciona Hoja de cálculo.

Para eliminar la hoja de cálculo actual, utiliza el comando Ficha/Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar hoja…También puedes eliminar una hoja haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre la etiqueta de la hoja de cálculo y seleccionando Eliminar del menú contextual.

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Eliminar celdas

De manera contraria a insertar, cuando se elimina una celda, las celdas contiguas se desplazan para ocupar el lugar de la celda eliminada.

No confundas eliminar una celda con borrar su contenido. Al borrar el contenido la celda se queda ahí, pero si la eliminas, otras celdas ocuparán su lugar. Las celdas desplazadas cambian de referencia, de manera que la hoja de cálculo conserva su integridad de filas y columnas, por lo que no tienes que preocuparte.

Para eliminar una celda o celdas seleccionadas, utiliza el comando Ficha Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar celdas… que muestra la siguiente caja de diálogo:

Elimina toda la fila o toda la columna donde está la celda seleccionada

Mueve hacia arriba el contenido de la celda seleccionada y de todas las que estén directamente debajo.

Mueve a la izquierda el contenido de la celda

seleccionada y de todas las que estén directamente a su

derecha.

Formato de Datos

Alineación, rotación y sangría

Al introducir información en las celdas, de forma automática los números se alinean siempre a la derecha de la celda y los textos se alinean siempre a la izquierda. Si necesitas modificar la alineación de cierta información, puedes utilizar los botones Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha de la Ficha Inicio/Alineación.

También es posible alinear el contenido de una celda verticalmente, para ubicarlo en la parte superior, central o inferior de una celda.

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Podemos definir las alineaciones a la derecha,

izquierda, centrado o justificado dentro del ancho

de una celda.

Podemos definir las alineaciones superior, inferior, centrado, justificado o distribuido

dentro de la altura de una celda.

Determina el espacio entre el dato y la orilla

de la celda.

Cambia el contenido de una celda a orientación vertical o inclinada (giro en grados).

Distribuye un texto en varios renglones, ajustando

el alto de la fila.

Reduce el tamaño de la fuente para que el texto quepa en el ancho de la celda.

Permite combinar o descombinar dos o más celdas seleccionadas.

La forma más exacta de realizar una alineación o incluir una sangría (espacio entre el extremo de la celda y su contenido) es a través del cuadro de diálogo de la Ficha Inicio/Alineación, que aparece al dar clic al iniciador de cuadro de diálogo de este grupo (la flechita diagonal de la parte inferior). Analiza cuidadosamente todas las opciones de esta ficha:

Formatos de celda

Dar formato quiere decir modificar la apariencia de los datos, sin que se modifique su contenido o estructura. Todas las acciones para dar color, estilos, tipos de letra y demás aspectos que tienen que ver con la presentación o apariencia de la celda, caen dentro de la categoría de Formato.

Puedes modificar casi todos los parámetros de formato con los botones de la Ficha Inicio.

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Bordes

Los bordes se aplican a una o varias celdas que se quieren resaltar o marcar como alguna parte importante de la hoja de cálculo.

Cuando deseamos aplicar un borde a una o más celdas seleccionadas, damos clic en la flecha junto al botón Ficha Inicio/Fuente/Borde, para elegir alguno de los bordes predefinidos.

Para aplicar bordes con estilos más específicos, selecciona la opción Más bordes…

Se define la ubicación del borde de la celda.

Estilo y color de la línea del borde.

Bordes preestablecidos con contorno e interior.

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El botón Bordes muestra el estilo de borde usado por última vez. Para aplicar directa-mente ese estilo haz clic en el botón y no en la fecha.

Tip

Sombreados y tramas

Los sombreados y tramas (color o tipo de fondo) se aplican a una celda que se quiere resaltar o marcar como alguna parte importante de la hoja de cálculo.

Desde el botón colgante en la Ficha Inicio/Fuente/Color de relleno puedes aplicar un sombreado a una o varias celdas seleccionadas. Elige alguno de los colores predefinidos que aparecen cuando das clic en el triángulo del botón.

Para aplicar rellenos con estilos más específicos, es necesario utilizar la caja de diálogo Formato de Celdas que se selecciona desde el botón colgante en la Ficha Inicio/Celdas Formato/Celdas.En este cuadro de diálogo usa la ficha Relleno.

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Las tramas son diseños de patrón, como cuadriculados, líneas diagonales, puntos, entre otros.

Aplica color de fondo a las celdas utilizando la paleta de colores.

Aplica degradado, textura y rellenos en las celdas

Agrega colores que no están disponibles en la paleta de colores.

Da color al primer plano para crear una trama que utilice dos colores.

Combinar celdas

Al combinar, dos o más celdas aparecen como si fueran una sola. Un grupo de celdas seleccionadas se combinan con el botón Ficha Inicio/Alineación/Combinar y centrar .

Notarás que este es un botón dividido que contiene otras opciones de combinación. La referencia (dirección) de la celda combinada será la de la primera celda del grupo. Para desactivar la combinación de celdas puedes usar también el mismo botón.

Video 10 Formato de Datos

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Crea un libro nuevo y realiza las siguientes actividades:

1. En la celda F4 introduce tu nombre completo. Cambia el formato de fuente de la celda F4 a Garamond, 13 puntos, color azul, negritas, con bordes externos.

2. Cambia el color de la etiqueta de la primera hoja a rojo.

3. Cambia el nombre de la primera hoja (su etiqueta) a “Administración”.

4. Ajusta automáticamente el ancho de la columna F para que se adapte exactamente al texto.

5. Inserta una nueva hoja al libro, de manera que quede después de la primera hoja.

6. Crea una copia de la hoja “Administración” ubicándola al final de todas las hojas. Renombra esta hoja como “Alumnos”.

7. Mueve la hoja “Alumnos” antes de la hoja “Administración”.

8. En la nueva hoja, aplica un color de relleno azul claro a la celda F4 y cambia el color de la fuente a rojo.

9. Crea un borde grueso alrededor de la celda F4.

10. Guarda el libro en la ubicación que indique tu profesor con el nombre Admins.xlsx

Actividad 11 Aplicando formato

Copiar formato

A veces se quiere dar a una celda o conjunto de celdas, el mismo formato (colores, estilos, tamaños y fuentes) que se han aplicado a otra parte de la hoja de cálculo. En vez de establecer manualmente los colores, estilos, tamaños y fuentes puedes copiar el formato de una celda a otra.

Para hacerlo, basta seleccionar la celda que ya tiene el formato y presionar el botón Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar formato. Después, con el nuevo puntero del ratón con forma de brocha, debes seleccionar las celdas en las que se quiere copiar el formato.

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1. Inicia un nuevo libro de Excel.

2. Cambia el nombre (etiqueta) de la primera hoja de cálculo a Horario.

3. A partir de la fila 3, captura tu horario de clases, utilizando columnas para cada día de la semana y filas para cada periodo de clase.

4. Modifica el ancho de las columnas y el alto de las filas para una mejor presentación.

5. Escribe el título “Horario de Clases” en la celda B1. Después selecciona todas las celdas desde B1 hasta G1 y combínalas con el botón Combinar y Centrar .

6. Utiliza las herramientas del grupo Fuente para asignar estilos de fuentes, alineación, bordes y sombreados. Puedes usar diferentes colores.

7. Utiliza la herramienta Copiar formato para dar a la tabla un formato uniforme sin tener que asignar manualmente el formato a cada parte.

8. Guarda tu trabajo con el nombre Horario.xlsx

Actividad 12 Aplicar formato-Horario

Formato de Número

De forma predeterminada, los valores numéricos tienen un formato estándar, pero para muchas aplicaciones es más conveniente mostrar los números con algún formato especial. Imagina que en una celda está el número 75456.876. Con el botón Ficha Inicio/Número/Estilo millares , los números se muestran con separadores de miles y dos decimales. En nuestro ejemplo, el número se vería así: 75,456.88 (redondeado con dos decimales).

Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales permiten mostrar el número con más o menos posiciones decimales respectivamente. Los botones de Formato de número de contabilidad ($) y Estilo porcentual, son otras maneras de mostrar números en una celda. El mismo número puede mostrarse de varias maneras usando uno o varios de estos formatos en combinación, por ejemplo:

75,456.8760 con 4 decimales.75,456.9 con 1 decimal.75,457 con 0 decimales.$ 75,456.88 con formato de contabilidad.7545688% con formato de porcentaje sin decimales.

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Es importante mencionar que sea cual fuere el formato que apliques a un número, sólo cambia su apariencia en la hoja, puesto que el dato original permanece intacto. En todos los casos anteriores, el número que está realmente en la celda sigue siendo 75456.876 y lo puedes comprobar revisando el contenido de la celda en la barra de fórmulas.

Por la misma razón, es necesario recordar que al introducir valores numéricos, sólo debes teclear los números, evitando escribir comas para separar los miles o símbolos como $ u otros. Los separadores de miles, símbolos de moneda o porcentaje, entre otros, se aplican utilizando comandos de formato.

En el grupo Número se encuentra un menú colgante en donde puedes seleccionar un formato de número de forma rápida.

Para formatos de número más específicos es necesario utilizar la caja de diálogo Formato de celdas (Número), dando clic al iniciador de cuadro de diálogo (la flechita diagonal) del grupo Número.

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NotaNota acerca de la configuración regional:El separador de miles (una coma o un punto), el separador de decimales (un punto o una coma), el símbolo de moneda y el formato de fecha predeterminados, dependen del país en que te encuentres. Se especifican en la configuración regional del sistema operativo (Windows o Mac OS).

Si en tu equipo estos símbolos están mal configurados o tienes necesidad de cambiarlos, el cambio debe realizarse en la configuración del sistema operativo y no dentro de Excel.

Formato de FechaPuedes introducir una fecha directamente separando el día, mes y año con guiones o líneas diagonales. Excel sabrá automáticamente que se trata de un dato de fecha y lo presenta adecuadamente. Por ejemplo: el 30 de enero de 2012 se puede introducir de cualquiera de estas formas (entre otras posibilidades):

30/01/201230/1/1230-1-1230/ene/1230/ene/2012

Una vez introducido un valor de fecha, Excel aplicará un formato de fecha automáticamente, que se puede modificar con las opciones del menú colgante Formato de Número del grupo Número. También puedes utilizar el cuadro de diálogo Formato de Celda (Número).

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Formato de Número de contabilidad

Este formato agrega automáticamente un símbolo monetario como $ y muestra los números con separador de miles y dos decimales. El menú colgante del botón contiene diferentes símbolos monetarios que varían dependiendo de la configuración regional de tu computadora.

Estilos más específicos se aplican con las opciones del cuadro de diálogo Formato de celda/ Número, directamente en las Categorías de Moneda o Contabilidad.

Forma en que se presentarán los números

negativos.

Indica el símbolo de la moneda correspondiente a la región.

Formato Porcentaje

Al aplicar el formato de porcentaje, cualquier número en la celda aparece multiplicado por 100 y seguido del símbolo de porcentaje %. Por ejemplo: 0.15 se verá como 15%, 0.03 se verá como 3% y 12 se verá como 1,200%. No olvides que 3% es en realidad el número 0.03 y 1,200% es en realidad un 12.

Analiza también el cuadro de diálogo Formato de celda/Número, directamente en la Categoría de Porcentaje.

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Actividad 13 Formateo de Celdas

1. Inicia un nuevo libro en Excel.

2. Copia en forma idéntica la siguiente tabla.

3. Utiliza los comandos del grupo Ficha Inicio/Número para dar formato a las columnas y filas de manera que tu trabajo quede igual a la siguiente imagen. No debes volver a teclear nada. Dar formato a los números debe ser suficiente para que queden igual.

4. Utiliza también los comandos del grupo Fuente para agregar formato de relleno y bordes. También utiliza el botón Combinar y Centrar cuando se requiera.

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Dar formato como tabla

Para dar formato rápido de tabla, puedes utilizar los formatos preestablecidos que incluye Excel. Es muy sencillo dar una excelente apariencia a una tabla: selecciona el conjunto de celdas al que quieras aplicar el estilo y desde el botón de la Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla selecciona algún estilo predefinido.

Video 11 Estilos de celda y formato de tabla

Estilos

Los estilos son formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente a una o más celdas. Un estilo puede incluir formato de número, alineación, color, bordes o tramas, entre otros formatos. La ventaja de utilizar un estilo en vez de aplicar formatos por separado, es que al darle estilo a una celda, se aplican todos los formatos al mismo tiempo. Los estilos le dan a una tabla una apariencia profesional de forma rápida.

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Los estilos se pueden aplicar a las celdas seleccionadas desde el grupo Ficha Inicio/Estilo. Los estilos disponibles se identifican por el Nombre de estilo. El grupo Estilo tiene 3 botones que por practicidad describiremos en orden inverso a como aparecen en el grupo:

Estilos de celdaExcel cuenta con una gran variedad de estilos de celda predefinidos para hacer que tu trabajo sea más rápido. Selecciona una celda o un conjunto de celdas y desde la Ficha Inicio/Estilos/Estilos de celda elige algún diseño que te agrade.

Formato condicionalCon un formato condicional se resaltan y enfatizan celdas dependiendo de su contenido. El formato condicional puede cambiar automáticamente si el contenido de una celda cambia. Así puedes encontrar rápidamente valores fuera de rangos o identificar tendencias.

Como podrás ver, el botón de Formato condicional contiene 5 opciones principales, que a su vez contienen comandos más detallados:

Resaltar reglas de celdas. Permite elegir un formato para resaltar sólo las celdas que cumplan con alguna de las condiciones que se especifiquen. Por ejemplo, puedes hacer que el color de texto sea rojo si el valor de una celda es menor que 6 y que sea verde si es mayor que 8.

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Video 12 Formato Condicional

1. Inicia un nuevo libro en Excel.

2. En las celdas A1 - A10, captura los números del 1 al 10, utilizando una celda para cada número.

3. Copia esta lista a las columnas B, C, D, E, F y G.

4. Ahora copia la tabla creada (de A1 - F10) en la celda A1 de la Hoja2 y en la celda A1 de la Hoja3. Deberás tener copias idénticas de la tabla de números en las 3 primeras hojas del libro.

5. Renombra las hojas. La Hoja1 debe llamarse “Estilos de Celda”. A la Hoja2 nómbrala “For-mato de Tabla”. Renombra la Hoja3 como “Formato Condicional”.

6. En la hoja “Estilos de Celda” utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Estilos de celda para aplicar un estilo diferente a cada columna de números.

7. En la hoja “Formato de tabla” utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla para dar un formato a toda la tabla. Recuerda que debes seleccionarla primero. Cuando el comando te pregunte dónde están los datos y si tienen o no encabezados, asegúrate de dar las respuestas correctas.

Actividad 14 Estilos

Reglas superiores e inferiores. Sirve para resaltar N elementos de un grupo de celdas que cumplan con alguna de las condiciones disponibles, como ser los N mejores, los N inferiores o estar por encima del promedio.

Barras de datos. Esta es una vistosa forma de agregar una ayuda gráfica a una lista de datos. Permite desplegar una barra de color cuya longitud depende del valor de una celda comparado con los valores de otras celdas de una lista.

Escalas de color. Tiene la misma función que el formato de Barras de datos, pero en vez de mostrar barras de diferentes longitudes, asigna diferentes tonalidades de color a las celdas.

Conjuntos de iconos. Similarmente a los dos anteriores, este comando permite desplegar en las celdas, iconos que cambian dependiendo de su valor, en comparación con los valores de otras celdas en una lista.

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8. Ahora ve a la hoja “Formato condicional”, donde paso a paso comprobarás cada una de las opciones realizando lo siguiente:

a. Selecciona los 10 números de la columna A. Utiliza el botón Ficha Inicio/ Estilo/Formato condicional/Resaltar reglas de celda/Mayor que para hacer que todas las celdas mayores que 7.5 tengan un Relleno verde claro con texto verde oscuro.

b. Similarmente en la misma columna A, aplica un formato condicional para que todas las celdas menores que 6 tengan un Relleno rojo claro con Texto rojo oscuro.

c. Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para verificar que el formato cambia automáticamente para adaptarse al contenido de la celda.

d. Ahora selecciona los 10 números de la columna B. Utiliza el botón Ficha Inicio/ Estilo/Formato condicional/Reglas superiores e inferiores/Por debajo del promedio para resaltar con rojo los valores que estén debajo de la media de la lista.

e. Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para verificar que el formato cambia automáticamente para adaptarse al contenido de la celda.

f. Selecciona los 10 números de la columna C. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/ Formato condicional/Barras de datos y aplica cualquier color. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba cómo la longitud de las barras se adapta a la comparación de los valores de las celdas.

g. Selecciona los 10 números de la columna D. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/ Formato condicional/Escalas de color y aplica cualquier combinación disponible. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba como la tonalidad de fondo se adapta a la comparación de los valores de las celdas.

h. En la columna E selecciona la lista de números y aplica la opción de 5 flechas del botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Conjunto de iconos. Cambia algunos valores de la columna E para que verifiques que el ícono que se

muestra depende de la relación de valores en la lista. En este caso, el valor medio se identifica con una flecha horizontal. Las flechas de todos los valores por debajo del promedio se inclinan hacia abajo, mientras las flechas de los valores arriba del promedio giran hacia arriba.

i. Aplica un formato condicional de iconos diferente a los números de las columnas F y G.

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1. Inicia un nuevo libro en Excel.

2. Captura la siguiente lista de calificaciones:

Actividad 15 Estilos y Autoformas

3. Cambia el nombre de la hoja de cálculo a “Condicional”.

4. Copia la tabla que capturaste a la Hoja2 y cambia su nombre por “Estilos”.

5. Regresa a la hoja “Condicional” y aplica a la lista de calificaciones un formato condicional del tipo Barra de datos. Describe en este espacio qué ventajas puede tener este formato para un alumno o profesor.

6. Para conocer a los alumnos con mejor promedio, vuelve a seleccionar la lista de calificaciones y aplica un formato condicional para destacar aquellos valores que sean mayores al promedio del grupo.

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7. Ahora resalta de otro color a los alumnos que no aprobaron el curso.

8. Escribe los nombres de los alumnos que no aprobaron:

9. Cambia a la hoja de cálculo que nombraste como “Estilos”.

10. Selecciona el rango de todas las celdas y aplica un formato de tabla. Recuerda que este comando requiere que confirmes el rango de la tabla.

11. Prueba con diferentes estilos de tabla. ¿Cuál es el nombre del estilo que más te agradó?

12. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre CalificacionesFormato.xlsx

Manejo de datos

Ordenar

Cuando se trabaja con listas o tablas de datos, es muy común que se quieran acomodar de acuerdo a algún criterio de ordenación. Por ejemplo, una tabla con nombres de alumnos y calificaciones podría ordenarse alfabéticamente de acuerdo al apellido del alumno o podría ordenarse de mayor a menor promedio, entre otras posibilidades.

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Para ordenar una tabla de datos de acuerdo al contenido de una de sus columnas, selecciona uno de los elementos de la columna en cuestión y en la Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y filtrar elige entre las opciones Ordenar de A - Z u Ordenar de Z –A. Estas mismas opciones están en la Ficha Datos/Ordenar y filtrar.

Si deseas ordenar tomando en cuenta más de una columna, es necesario utilizar la opción Orden personalizado, la cual te permite considerar hasta un máximo de 64 niveles para ordenar una tabla. El mismo cuadro de diálogo se puede abrir de dos maneras: Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y filtrar/Orden personalizado, o bien con Ficha Datos/ Ordenar y filtrar/Ordenar.

Los criterios de ordenado se guardan para que puedas volver a aplicarlos.

Puedes ordenar datos alfabéticamente (A - Z o Z - A), numéricamente (de menor a mayor o de mayor a menor) o por fechas y horas, ya sea en una o en varias colum-nas. También puedes ordenar de acuerdo a una lista personalizada o a un formato, incluyendo el color de celda y el color de fuente. Además de ordenar por columnas, también es posible ordenar por filas.

Tip

LExcel05 Ordenar Datos

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1. Abre el libro Nombres.xlsx, que se encuentra en tu carpeta de trabajo.

2. En la hoja Apellido, selecciona una celda en la segunda columna, que no sea el encabezado y presiona el botón Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y filtrar/Ordenar de A - Z. Observa cómo se ordena toda la tabla alfabéticamente por apellido. Escribe los 3 primeros apellidos de la lista:

3. Selecciona la hoja “Edad” y elige una celda en la columna D, que no sea el encabezado. En el mismo grupo de botones de comando, presiona Ordenar y filtrar/Ordenar de Z - A. Observa cómo se ordena toda la tabla numéricamente en orden descendente. Escribe las 3 primeras edades de la lista ordenada:

4. En la hoja “Personalizado”, selecciona una celda en la primera columna que no sea el enca-bezado y abre el cuadro de ordenar con el botón Ordenar y filtrar/Orden personalizado. Revisa que esté seleccionada la opción Mis datos tienen encabezados. Como primer criterio selecciona Sexo, después agrega un nivel para ordenar por Nombre como segundo criterio. Presiona Aceptar. Describe cómo ha quedado ordenada la tabla:

5. En la hoja “Color”, selecciona una celda en la primera columna, que no sea el encabezado. Utiliza el comando Ordenar y filtrar/Orden personalizado. Revisa que esté seleccionada la opción Mis datos tienen encabezados. Como primer criterio selecciona la Edad, Ordenar según: Color de celda, Criterio de ordenación: verde. Da clic en Aceptar y anota en este espacio de qué forma cambió la lista al ordenarse con estos criterios:

Actividad 16 Ordenar Alumnos

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6. Vuelve a realizar el paso 5 pero ahora agrega la Edad como un segundo nivel de ordenamiento. Copia las primeras 4 filas de la tabla ordenada:

Escribe, ¿cuál es el nombre del alumno de menor edad?

¿En qué año nació el alumno de mayor edad de la lista?

7. En la hoja “Libre” ordena la tabla de modo que en la lista aparezcan primero todas las Muje-res y luego los Hombres. Dentro de cada grupo (mujeres y hombres) los alumnos deben estar ordenados por edad de mayor a menor.

¿Qué criterio utilizaste en el primer nivel de ordenación?

¿Debe ser ascendente o descendente?

¿Cuál debe ser el segundo nivel de ordenación?

¿Debe ser ascendente o descendente?

¿Cuál es el nombre y la edad de la primera mujer de la lista?

¿Cuál es el nombre y la edad del primer hombre de la lista?

69Excel

Series de auto llenado

En muchas listas, con frecuencia es necesario llenar datos repetitivos como series consecutivas de números o fechas. Por ejemplo, si deseas crear una lista con los números del 1 al 1000, escribir todos los meses del año o repetir un dato cientos de veces, no es necesario teclearlos una y otra vez. Hay varias formas de rellenar automáticamente grupos de celdas.

La forma más sencilla de autollenado es usando el ratón. Primero se introduce el primer dato en una celda y luego se arrastra desde el botón control de relleno, que es el pequeño cuadro negro de la esquina inferior derecha de la celda activa.

Video 13 Ordenar

Sabrás que estás sobre el botón control de relleno de una celda, porque el puntero del ratón, que normalmente tiene la forma de una cruz blanca gruesa , toma la forma de una cruz negra delgada .

Al terminar el arrastre, aparece una etiqueta de Opciones de autorelleno, con las siguientes opciones:

Copia el contenido de la celda inicial a toda la selección.

Sin insertar ningún dato a la celda, solamente copia el formato de la celda inicial.

Rellena las celdas sin formato.

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El tipo de serie estándar es Lineal.

Sólo se activa para series Cronológicas y permite elegir si el incremento será en años, meses,

días, etcétera.

El número en que finaliza la serie.

Este valor es opcional.

Permite crear series que aumentan de 1 en 1, de 2 en 2, etcétera. Para series decrecientes

introduce un valor negativo en este espacio.

Para rellenar una selección rápidamente con el contenido de la celda situada encima, utiliza la combinación de teclas <Ctrl+J>. Para rellenar la selección con el valor de la celda que se encuentra a la izquierda, puedes presionar <Ctrl+D>.

Tip

Video 14 Rellenar automáticamente

Otra forma de rellenar automáticamente una selección es usando el comando Ficha Inicio/Modificar/Rellenar/Series. Analiza cuidadosamente las opciones de este cuadro de diálogo:

71Excel

1. Inicia un libro nuevo de Excel y copia los siguientes encabezados. Iguala también el formato y captura los datos iniciales que se muestran.

Actividad 17 Creando series automáticamente

2. Utilizando el botón control de relleno, rellena la columna A con los números consecutivos del 1 al 1,500.

3. Llena la columna B con decenas (10, 20, 30…) hasta 15,000.

4. Realiza la misma operación para llenar la columna C con centenas hasta 150,000.

5. Rellena con horas la columna D creando una serie que complemente el ejemplo (incrementos de 1 hora).

6. Utiliza el autollenado de días para las columnas E y F respetando el formato inicial propuesto.

7. Llena con meses consecutivos (de uno en uno) la columna G y con meses salteados (de dos en dos) la columna H.

8. Realiza el autollenado apropiado para complementar las columnas I, J y K.

9. ¿Cuál crees que sea la mayor ventaja de utilizar las series de autollenado?

10. Escribe tres casos específicos en los que podrías hacer uso de la herramienta de rellenado automático.