Outils Collaboratifs Mégalis V3

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1 Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 Atelier sur la mise en oeuvre Atelier sur la mise en oeuvre des méthodes de travail collaboratives des méthodes de travail collaboratives

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1Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Atelier sur la mise en oeuvre Atelier sur la mise en oeuvre des méthodes de travail collaborativesdes méthodes de travail collaboratives

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2Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Mégalis en 2007 :• augmentation du nombre d'interlocuteurs• augmentations des services proposés

=> besoin d'organiser les échanges avec l'ensemble des interlocuteurs en fonction des besoins et objectifs fixés.

Aujourd'hui, Mégalis propose des outils permettant de faciliter les échanges.

Pour que de tels outils aient un apport concret, des méthodes de travail et d'organisations doivent être mises en place.

Outils de travail collaboratif et MégalisOutils de travail collaboratif et Mégalis

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3Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Les outils à disposition au sein de Mégalis :

● sites Internet : Mégalis, e-mégalis, réseau du net public breton● listes de diffusion● visioconférence● webcollaboration● streaming video● base documentaire e-mégalis● Forums e-mégalis● Espace de rédaction collective e-mégalis

=> Outils pour les échanges entre les collectivités et Mégalis

=> à disposition des collectivités pour leurs besoins propres,

=> mais aussi pour des travaux entre collectivités et leurs partenaires

L'existant au sein de MégalisL'existant au sein de Mégalis

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4Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Les lieux d'échanges entre Mégalis et les utilisateurs des services

Les lieux d'échangesLes lieux d'échanges

- E-administration- Education et formation

- Technique

Commissions thémaTIC Réunion Référents Mégalis

- Santé et services aux personnes- Culture numérique et vie dans la cité

Groupes de travail Présentation / démonstration au sein des collectivités

- Acheteurs- Actes

Réseau du net public breton- Archivage numérique

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5Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Les différents acteurs au sein des collectivités

● Directeur général des services / Secrétaire général (Secrétaire de mairie)● Directeur informatique / Responsable informatique● Acheteur public● Référent Mégalis● Responsable services assemblées

Les acteurs de MégalisLes acteurs de Mégalis

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6Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Le site www.megalis.org

Accès- site sous SPIP- rédaction par un prestataire extérieure- accès uniquement en lecture pour les internautes

Objectif Apporter de l'information à tous les publics sur le Syndicat mixte Mégalis et les services offerts.

Les sites Internet de MégalisLes sites Internet de Mégalis

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7Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Le site www.e-megalisbretagne.org

Accès- site sous SPIP- rédaction par Mégalis et un prestataire extérieur- accès uniquement en lecture pour les internautes

Objectif - Apporter de l'information sur l'e-administration en général à tous les publics.

- Apporter de l'information sur les services proposés sur la plate-forme à tous les publics et principalement, aux entreprises et aux agents utilisant la plate-forme.

- Donner accès aux services proposés sur la plate-forme.

Les sites Internet de MégalisLes sites Internet de Mégalis

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8Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Le site du réseau du net public bretonwww.megalis.org/reseau-netpublic

Accès- site sous SPIP + wiki sous Mediawiki- rédaction par un prestataire extérieure, et par flux RSS des partenaires- accès uniquement en lecture pour les internautes et en écriture sur le wiki

Objectif - Diffusion et valorisation des bonnes pratiques vers tout public

- wiki entre les partenaires pour la production de documents et l'organisation d'évènements

- wiki tout public pour échanger et faire connaître les bonnes pratiques des usages TIC en Bretagne

Les sites Internet de MégalisLes sites Internet de Mégalis

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9Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Propositions d'évolutions

Espace réservé aux membres de Mégalis ? = création d'un compte Mégalis web ? = quid compte e-mégalis versus compte Mégalis web ?

Proposer des wikis ?

Regrouper tous les sites en un seul ?

Les sites Internet de MégalisLes sites Internet de Mégalis

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10Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Accès- outil mailman- création et mise à jour par Mégalis

Objectif Liste d'informations uniquement => communication vers les membres et utilisateurs.

Listes existantes

Les listes de diffusionLes listes de diffusion

Groupe de travail Commissions thé[email protected] [email protected]@megalis.org [email protected]@megalis.org [email protected]@megalis.org [email protected]@megalis.org [email protected]

[email protected]

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11Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Evolution en cours des listes = création de listes adaptées aux besoins de communication de Mégalis

Fonctionnement du Syndicat Commissions thé[email protected] [email protected]@megalis.org [email protected]@megalis.org [email protected]@megalis.org [email protected]@megalis.org

Groupes de travail E-mé[email protected] [email protected]@megalis.org [email protected]@[email protected]

[email protected]@megalis.org

[email protected]

[email protected]

Les listes de diffusionLes listes de diffusion

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12Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Propositions d'évolutions

Créer d'autres listes ?

Créer des listes de diffusion avec modération ?

Créer des listes de diffusion sans modération ?

Les listes de diffusionLes listes de diffusion

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13Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

La visioconférence

Accès- Service opéré par Novasight- Nécessite une salle dédiée et des équipements spécifiques sur chaque site- Accès aux bénéfiaires des services Mégalis via le réseau Mégalis ou via Internet.- Accès de sites non Mégalis par RNIS ou Internet

Objectif

Faciliter l'accès aux réunions organisées par Mégalis en évitant les déplacements

=> réunions des groupes de travail=> réunions des commissions thémaTIC.

Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration

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14Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

La visioconférence

Fonctionnalités proposées :

- Une qualité sonore améliorée (son large bande 7Khz)

- La diffusion de documents numériques (radiographie, IRM, présentation de type powerpoint …) en format original et en simultané avec l’audio et la vidéo sur l’ensemble des sites compatibles (H.239)

- Une mosaïque des sites visualisés adaptable pour chaque site participant

- Une plus grande fluidité vidéo grâce à des débits plus importants et de nouvelles normes vidéo supportées (H.264)

- Un système de réservation des visioconférences sur Internet et la visualisation de l’occupation des terminaux de visioconférence sur 24 heures

Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration

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15Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Le webcollaboration

Accès- Service opéré par Rétis Comunication- Ne nécessite pas de logiciel sur les ordinateurs concernés car utilise la technologie flash d'Adobe incluse dans tous les navigateurs- Accès aux bénéfiaires des services Mégalis via le réseau Mégalis et via Internet

Objectif

Faciliter l'organisation de réunions en permettant :

- l'accès aux échanges depuis son poste de travail, en évitant les déplacements dans des salles spécifiques,- le partage en ligne de documents et d'applications- la rediffusion de contenu multimédia (eLearning)

Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration

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16Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Le webcollaboration

Fonctionnalités proposées

- Espaces privés virtuels de réunions

- Une salle de séminaire pour un grand nombre de participants

- Portail web pour la planification et la mise en place des réunions

- Notion de rôle - administrateur de site- présentateur- participant

- Stockage et rediffusion de documents

Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration

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17Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Le streaming vidéo

Accès- Service opéré par FT/Fictis- Nécessite l'installation d'équipements et logiciels sur site pour produire la vidéo + ressource humaine pour la prise de vue et/ou le montage vidéo.- Ne nécisste pas d'installation particulière sur les postes pour lire les video diffusées

Objectif

Donner accès aux contenus filmés des réunions organisées

=> en temps réel

=> ou en différé.

Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration

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18Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Le streaming vidéo

Fonctionnalités proposées

- Créer, gérer et diffuser des contenus audiovisuels par un logiciel Windows :- gestion d'une bibliothèque de contenus :

- stockage et indexation des contenus en base de données- gestion des méta-données descriptives.

- assistant de publication des contenus au sein d'espaces web.- gestion des statistiques d'accès aux contenus.

- Créer des contenus audiovisuels enrichis

- Opérer des retransmissions audiovisuelles d'évènements en direct

Les formats supportés sont Windows Media et Real video.Le format Flash video (flv) est possible (tranche conditionnelle)

Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration

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19Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Propositions d'évolutions

Tout d'abord faire connnaître ...• organisation en avril de 4 réunions, une par dpt, présentant les outils visio, webcollaboration et streaming.• publication d'un guide « mode d'emploi de la visioconférence »

Ensuite utiliser les services au sein de Mégalis • Proposer la visioconférence pour tous les évènements organisés par Mégalis ?•Proposer le service Webcollaboration pour les réunions des groupes de travail ?

• Mettre en oeuvre le Streaming vidéo pour :•les réunions des commissions thémaTIC ?•les réunions des groupes de travail ?•tous les évènements organisés par Mégalis ?

Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration

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20Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

La base de connaissance e-mégalis

Accès- plate-forme e-mégalisbretagne.org- en lecture à tout utilisateur ayant un compte- en écriture à une liste d'utilisateurs paramétrée par Mégalis

Objectif Donner accès à des documents : sur des thèmes métiers utiles aux agents des collectivités, sur des projets de Mégalis, etc ...

Propositions d'évolutionsMise en ligne de tous documents validés, qui n'ont pas vocation à évoluer :

- marchés publics : modèles de CCTP, de CCAP, étude juridique, etc.- Compte-rendus de réunions

La plate-forme e-mégalisLa plate-forme e-mégalis

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21Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Les forums e-mégalis

Accès- plate-forme e-mégalisbretagne.org- création des thèmatiques par Mégalis- en lecture/écriture à tout utilisateur ayant un compte

Objectif Donner la possibilité aux agents des collectivités d'échanger sur des thèmatiques.

Propositions d'évolutionsCréation de grandes thématiques :

- Marchés publics ?- Systèmes d'informations ?- Actes ?

La plate-forme e-mégalisLa plate-forme e-mégalis

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22Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

L'espace de rédaction collective e-mégalis

Accès- plate-forme e-mégalisbretagne.org- en lecture/écriture à tout utilisateur ayant un compte

Objectif Création de documents de manière collective : mise en ligne de documents, définition des contributeurs, réservation de documents, gestion des versions et historiques des contributions.

Propositions d'évolutionsCréation de compte-rendus de réunion ?Création de cahier des charges ?

La plate-forme e-mégalisLa plate-forme e-mégalis

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23Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Mise en oeuvre d'un nouveau service

• Constituer un groupe de travail

• Organiser les réunions

• Suivre les inscriptions

• Diffuser les comptes-rendus

• Valider les comptes-rendus

• Mettre en ligne des documents validés : ordre du jour, présentations, compte-rendus, feuille émargement, ...

• Discuter en dehors des réunions en temps réel ou différé

• Prendre des décisions

• Elargir le groupe de travail

Exemple d'échanges au sein de MégalisExemple d'échanges au sein de Mégalis

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24Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Outils

x x x x

listes de diffusion x x x

visioconférence x

webcollaboration x

streaming video

x x

Forums e-mégalis x

x

Constituer un groupe de travail

Organiser les réunions, suivre les

inscriptions

Participer aux réunions

Diffuser les comptes-rendus

Valider les comptes-rendus

Mettre en ligne des documents

validés

site Internet, blog, wiki, ...

base documentaire e-mégalis

Espace de rédaction collective e-mégalis

Exemple d'échanges au sein de MégalisExemple d'échanges au sein de Mégalis

Mise en oeuvre d'un nouveau service

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25Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Exemple d'échanges au sein de MégalisExemple d'échanges au sein de Mégalis

Outils

x x

listes de diffusion x x

visioconférence x

webcollaboration x x

streaming video

Forums e-mégalis x

Discuter en dehors des réunions en temps réel ou différé Prendre des décisions Elargir le groupe de

travail

site Internet, blog, wiki, ...

base documentaire e-mégalis

Espace de rédaction collective e-mégalis

Mise en oeuvre d'un nouveau service

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26Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008

Avant la mise en oeuvre, prendre en compte les impacts en terme d’organisation au sein de Mégalis, et dans les collectivités

=> avoir visibilité sur le planning prévisionnel des évènements/réunions=> pouvoir estimer la charge de travail de chaque type d'acteurs

Une fois les choix effectués, faire connaître au plus grand nombre, l'organisation et les outils choisis => définir un plan de communication

Mise en oeuvre d'une organisation collaborative =

Echanges, partages=

enrichissement mutuel de tous les partenaires

Les outils de travail collaboratifLes outils de travail collaboratif