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CETEC – Unidade de Ensino Médio e Técnico
ORIENTAÇÕES SOBRE O SISTEMA DECADASTRO DE ALUNOS
Elaboração: Lilian Guilhoto Salazar
CETEC – Unidade de Ensino Médio e Técnico
Histórico
• O Sistema de Cadastro de Alunos do Estado de São Paulo foi instituído pelo Decreto Nº 40.290, de 31 de agosto de
1995.
• Deliberação CEE nº 02/00 ‐ Dispõe sobre o cadastramento geral dos alunos de educação básica no sistema de
ensino do Estado de São Paulo
• Resolução SE N.º 12, de 8 de fevereiro de 2007 ‐ Institui o Sistema de Cadastro de Alunos do Estado de São Paulo
como instrumento de coleta de dados do Censo Escolar
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Realizar os procedimentosde conexão com a PRODESP.Dar duplo clique no íconeTerminal PRODESP.
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Na tela inicial de conexãocom a PRODESP digitar:CICSEDUC [ENTER]
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Digitar o Nome de operador OUa Chave de acesso (com 4dígitos) encaminhada pelaCETEC, assim que disponibilizadapela SEE.
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No primeiro acesso osistema irá solicitar que ousuário cadastre umaChave Secundária, com 8dígitos.
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Rotina Anual/Semestral
Quadro Resumo
Coleta de Classes
Formação de Classes / Matrícula
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A partir do MENU PRINCIPALclicar na opção 15 ‐ COLETA DEQUADRO RESUMO E CLASSES ena sequencia clicar na opção 1 ‐COLETAR QUADRO RESUMO
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Para incluir o quadro daescola pela primeira vez aopção no MENU é a “1”.[ENTER]
Caso a escola já tenha feito a Inclusãodo Quadro e queira realizar algumaalteração a opção a ser utilizada é a2 – ALTERAR QUADRO RESUMO
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A escola deverá digitar para cada série,de cada nível de ensino, a quantidadede classes correspondentes.
Informar o número de classes para cadasérie do Ensino Médio, que serãoutilizadas no ANO.
Informar o número de classes total do EnsinoTécnico, que serão utilizadas no SEMESTRE.
Informar o número de classes total do EnsinoMédio Integrado ao Técnico, que serãoutilizadas no ANO.
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Através desta opção a Unidadeirá gerar o número de classes aser utilizadas no ano/semestre.
Com relação a formação de classes, este menu permite que a Unidade possa:
•Incluir
•Alterar Desde que as classes estejam vazias/sem alunos.
•Excluir
•Consultar
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Neste MENU, conforme podemos observar,há duas opções que possibilitam a inclusãoda coleta de classes:
1 ‐ INCLUIR ‐ POR NUMERO DA CLASSEPara realizar a coleta de classes atravésdesta opção é necessário que a escolaefetue, antes, uma consulta dos números declasses atribuídos a ela.
2 ‐ INCLUIR ‐ POR ESCOLA
Para realizar a coleta de classesatravés da segunda opção é necessáriosomente o Código CIE da escola.
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Informar Código CIE e aquantidade de classes TOTAL queserão utilizadas no semestre. Issocontando classes descentralizadase as classes pertencentes ao Planode Expansão.
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Ao incluir a formação de classes por Escola,aparecerá para o operador do sistema a Unidadesede e as Escolas vinculadas a ETEC pelo Planode EXPANSÃO e Classes Descentralizadas (casotenha). O usuário deverá selecionar a Escola einiciar a formação de classes e assimsucessivamente para cada uma das Escolas.
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Após serem gerados os númerosdas classes, o usuário deveráacessar as opções: 15.2.2. Esta telatraz os números disponíveis para aescola coletar as classes no anoletivo.
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Digitar um “X” no númerodesejado, conforme exemplo.Após a digitação do “X” teclar[ENTER]
Obs.: É imprescindível coletar todas as classes informadas no Quadro Resumo
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A escola deverá preencher os campos da coleta de classes de acordo com acodificação do Sistema para Turno, Tipo de Ensino, Habilitação, Série, etc.Para isso, basta teclar “enter” nos campos e a sistema apresentará astabelas de codificações.
No campo referente ao horário ousuário não deve digitar com aseparação dos pontos(:). Deve digitarapenas os quatro dígitos numéricos.Ex: 0700 (e não 07:00)
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No Campo tipo de Ensino o usuário deverá teclar ”enter” para visualizar o código referente ao tipo de ensinoda classe. No caso das ETECs para o tipo de Ensino Técnico utilizaremos sempre a opção 23 ED PROFISSIONAL– TECNICO CONCOMITANTE e para o tipo de Ensino Técnico Integrado ao Médio a opção: 25 ENSINOMEDIO‐INTEGRADO ED PROFISSIONAL
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Terminada a coleta da classe e estando todos os dados corretos o usuário deverá teclar“enter” e confirmar com “S”, que os dados estão corretos.
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Observe que a primeira classe já foi coletada.
Obs. A capacidade física da sala, poderá sercoleta com sobra de vagas.Ex: uma sala com capacidade para 40 alunospode ser coletada com capacidade para 45.
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Completada a coleta de classes da Unidade sede, o usuário deverá fazer omesmo procedimento para as demais escolas vinculas pelo Plano de Expansão eClasses Descentralizadas.
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Observe que o sistema apresentaráapenas as classes não coletadas, ouseja, os números disponíveis para acoleta de dados.
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MATRICULA INFORMATIZADA:A partir do MENU PRINCIPAL, digitar nocampo OPÇÃO o número do item.No exemplo, o item ou opção é o “6”,que corresponde à MATRICULAINFORMATIZADA 2010. [ENTER]
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Neste primeiro exemplo de matricula,iremos Incluir aluno na classe sem RA(opção 06.3.2).É fundamental que antes de incluir umaluno sem RA seja feita a consulta paraverificar se o aluno já possui cadastro(usar as opções 02.1). Inicialmenteindicaremos o número da classe que oaluno deverá ser incluído.
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Digite os dados do aluno e tecle [ENTER]. O Sistema irá abrir outra parteda ficha do aluno para preenchimento.O usuário deverá completar a digitação e teclar ENTER, conferir osdados e confirmar digitando “S”.O Sistema irá gerar um RA para o aluno, que o usuário imediatamentevisualizará em vermelho no final do cadastro.
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Na coleta da ficha do aluno, algumas orientações básicas devem ser observadas:
• Não utilizar acentuação, ç, sinais gráficos;
• Utilizar sempre um documento oficial como base (RG civil, Certidão de Nascimento etc);
• Ao preencher os campos: nome do aluno, nome do pai e da mãe não abreviar nenhuma palavra, escrever os nomes completos;
• No campo sexo, preencher com as letras F ou M;
• Data de nascimento no formato: xx(dia) / xx (mês) / xxxx (ano).
• Deve‐se digitar os dados completos e corretos inclusive com as informações do endereço, RG civil no caso de brasileiro ou RNE (registro
nacional de estrangeiro) no caso de aluno estrangeiro.
• Todo aluno cadastrado no Sistema de Cadastro de alunos recebe uma “chave”, o R.A. (Registro do Aluno), que é gerado automaticamente
pelo Sistema no momento do cadastramento/matrícula do aluno.
• Essa chave identifica o aluno de forma precisa, facilita sua localização e a manutenção de seus dados (correções de dados cadastrais,
matrícula, transferência etc). E hoje é utilizado como chave de identificação do aluno em vários programas sociais, como Programa Ação
Jovem, Aprendiz Paulista, etc...
O Sistema de Cadastro de Alunos possui mecanismos de “bloqueio” para impedir que sejam lançados cadastros
duplicados. No entanto, isso pode ocorrer se houver erro na digitação; por isso é muito importante utilizar todas as
opções de consulta da ficha do aluno (opção 02.1) , antes de efetuar o cadastro da matricula SEM RA (opção 6.3.2).
Antes de efetuar o novo cadastramento é importante o máximo de atenção para evitar que erros de digitação venham a
gerar mais de um “R.A.” para o mesmo aluno.
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Feito a pesquisa do sistema (opção:2.1) e localizado que o aluno já possuiRA, o cadastro fica bem mais simples,basta informar o número da classe eincluir o aluno pelo número do RA.
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Localizado que o aluno possui matrícula ativa nosistema, antes do Inicio do Ano Letivo: atravésdesta opção o operador desloca o aluno para aturma desejada sem que o sistema realizequalquer registro. Desde que o Tipo de Ensinoseja o mesmo. Impressa as listas do diário declasse a opção troca é fechada.
IMPORTANTE: O operador deve realizar a opção de troca, com bastante atenção, principalmente comAlunos de OUTRA ESCOLA, para não “puxar” aluno errado. Certifique‐se antes usando as opções deConsultas de aluno e matrícula (opções 2.2 ou 2.4).
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Localizado que o aluno possui matrícula ativa no sistema, após o Inicio do Ano Letivo: Através da consulta damatricula do aluno (opção 2.4.1) a unidade localiza a Escola (na qual o aluno consta com matricula ativa, nosistema) pelo Código CIE. E, através da opção 2.5.8 obtêm os dados da Escola e Diretoria de Ensino Responsável. ASEE solicita que as Unidades de Ensino se comuniquem e solicitem diretamente uma a outra, a baixa portransferência do aluno no sistema. E, somente se não for atendido, solicitar a CETEC para que possa serencaminhado a SEE, em tempo hábil e a mesma cobrará providencias da Diretoria de Ensino Responsável.
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Manutenção de Matrículas:
• O Sistema de Cadastro de Alunos é o espelho da Unidade Escolar, ou seja, reflete a realidade da Escola, portanto
deve ser mantido rigorosamente atualizado.
• Semanalmente a Unidade deve fazer uma manutenção das matriculas, atualizando, a movimentação de alunos
como: abandonos, transferências e etc.
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Para alterar algum dado daficha do aluno, utilize asopções:
03.3.3 (por RA)ou
03.3.2 (por classe)
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O operador escolhe oscampos que necessitaalterar:
•Dados Pessoais•Endereço•Documentos
CADASTRO DOS ALUNOS ATUALIZADO:
Solicitamos especial atenção da Unidade para que os cadastros dos alunos sejam mantidosrigorosamente atualizados. Caso o aluno já possua RA (ou seja, não foi gerado pela ETEC) aUnidade deve verificar a atualizar o cadastro do aluno no sistema, como por exemplo:endereço, documentos e etc.
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Esta opção é utilizada para transferência dealunos no ano letivo, sendo:3.5.1 ‐ Pela escola de “origem” (aquela daqual o aluno está saindo) e 3.5.2 ‐ Pela escolaque está recebendo o aluno por transferência.
No Sistema, a mudança de turno/turma, dentroda mesma escola (remanejamento), também érealizada através da opção de transferência.
Obs.: A Unidade só consegue receber um alunopor transferência, a partir do dia seguinte da datada baixa por transferência da outra turma.
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Procedimento para Manutenção e Cadastro dos alunos das Novas ETECs e Classes
Descentralizadas:
No Sistema de Cadastro de Alunos a Escola só existe depois de gerado o Código CIE.
O responsável pela Gestão e Acampamento do Sistema de Cadastro de Alunos, na CETEC, verifica no Sistema que o
código da Unidade foi gerado e solicita o cadastramento no Nome de Operador e Chave de Acesso ao Sistema.
Após a solicitação ser atendida, o responsável irá encaminhar os dados para a Unidade juntamente com o Arquivo e
orientações para Instalação do Programa.
Conforme comunicado CETEC de 27/02/2009 a ETEC – Sede providenciará através da opção 3.5.1 a “Baixa por
transferência” dos alunos, no sistema, e a Nova ETEC, de posse dos prontuários, providenciará o cadastro desses alunos,
através das opção : 3.5.2 “Recebidos por Transferência”.
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O sistema também permiteregistrar o Abandono do alunono ano letivo.
Trancamentos e desistências,também são registrados comoabandonos.
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RECLASSIFICAÇÃO DO ALUNO:
O Sistema de Cadastro de Alunos, NÃO disponibiliza a reclassificação de alunos, para os tipos de Ensinos 23(ED PROFISSIONAL ‐ TECNICO CONCOMITANTE) e 25 (ENSINO MEDIO‐INTEGRADO ED PROFISSIONAL).Portanto para realizar a reclassificação no sistema, a ETEC deverá: Encaminhar uma cópia do Doc 32(Disponibilizado no site http://www.cpscetec.com.br/cpscetec/secretaria/dc5_reclassificacao.doc) àSupervisão Educacional – Área Vida Escolar (CETEC) que dará o parecer favorável para encaminhamento a SEEonde será registrada a Reclassificação.
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Essa opção deve ser utilizada pela escolapara registrar que o aluno teve suamatrícula efetivada e não compareceu.
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A partir da opção 2 temos disponíveis as principais opçõespara CONSULTAS:
2.1 – FICHA DO ALUNO: Consulta a ficha do alunopor: R.A., Nome fonético, Nome completo, Escola,Mãe, Pai e RG .
2.4 – MATRICULA DO ALUNO:Consulta todas as matrículas do aluno.
2.2 – CLASSES: Opções de Consulta de quantidade eformação da classe.
2.5 – CADASTRO DE ESCOLAS: Consulta Escolas,Pelo código CIE, Nome Fonético, Município, etc.
2.8 – DADOS GERAIS – ESCOLA:Dados Gerenciais da escola podem ser obtidospelas opções 02.8.1 ou 02.8.3.
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Para solucionar problemas no Sistema:
• Confira se está usando a opção adequada;
• Realize as consultas pertinentes: por exemplo, ao tentar cadastrar um novo aluno consulte a 2.1.0 (ficha do aluno),
ou para matrículas use a 02.4.0 (consulta de matrículas);
• No caso de realizar alguma operação incorreta (erro), entre em contato com a CETEC para receber orientação de
como proceder;
• No caso de não conseguir realizar alguma operação no Sistema a Unidade deve encaminhar ao responsável na
CETEC pela Gestão do programa um e‐mail informando:
– RA do Aluno;
– Nome Completo;
– Número da Classe;
– Número do Aluno na Classe;
– Data da Matrícula;
– Motivo da Solicitação (mensagem informada pelo sistema e opção utilizada).
• Obs.: Alunos com matrícula no EJA, CEES, Ensino de Línguas, Ensino à Distância e ou que já cursaram umadeterminada série/módulo e por qualquer motivo desejam cursar novamente, o sistema não permite o cadastro,portanto esses casos devem ser sempre encaminhados para o Gestor do Programa, na CETEC, paraencaminhamento a SEE para que a mesma realize o cadastro.
Observações Gerais:
• Em caso de dúvida não “crie” a solução, busque orientação na CETEC;
• O Sistema tem várias regras de consistência para garantir a precisão dos dados. Nenhum operador tem a obrigação
de conhecer todas elas.
• Chave secundária expirada, perdida ou esquecida = 0800 7700012
• Nome do responsável na CETEC (Gestão e Acompanhamento do Sistema)= Lilian Guilhoto Salazar
• Telefone = (11) 3327‐3023
• E‐mail = [email protected]
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Teclas de atalho:
• Use a tecla TAB para avançar de um campo a outro;
• Use a tecla Shift+TAB para retroceder de um campo a outro;
• Use a tecla Print Screen para “capturar” a imagem apresentada na tela e colar em outros aplicativos (por exemplo
no Word);
• A tecla F11 retorna para o Menu Inicial;
• A tecla F8 retorna a mesma opção que estava em uso;
• A tecla Pause Break retorna uma tela.