OrganziacióN De Archivos De GestióN

Compilado por: Lucely Delgado SáncheCompilado por: Lucely Delgado Sánchez, Instructora SENAz, Instructora SENA

FUNDAMENTOS EN FUNDAMENTOS EN ORGANZAICIÓN DE ORGANZAICIÓN DE

ARCHIVOS DE GESTIÓNARCHIVOS DE GESTIÓN


RESPONSABILIDAD DE RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS LOS FUNCIONARIOS

POR LOS DOCUMENTOSPOR LOS DOCUMENTOS


EL Funcionario es responsable por los EL Funcionario es responsable por los

documentos desde el punto de vistadocumentos desde el punto de vista

PenalPenal

DisciplinarioDisciplinario

CulturalCultural


CONSTITUCIÓN NACIONAL

Art. 8. Protección de las riquezas culturales y naturalesArt. 15. Derecho a la intimidad, buen nombre, a conocer, actualizar y

rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en Archivos de entidades públicas y privadas. La correspondencia es inviolable.

Art. 20. Se garantiza la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial....

Art. 23. Derecho a presentar peticiones de interés general o particular y a obtener pronta resolución ...

Art. 72. Protección del Patrimonio Cultural de la Nación.Art. 74. Derecho a acceder a los documentos públicos salvo en los

casos que establezca la ley.


• Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacióny se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 07 de 1994 del A.G.N. Reglamento General de Archivos.

• Decreto Nal. 1382 de 1995. Ordena la Presentación de las T.R.D. y la Transferencia de la documentación histórica al A.G.N.

• Acuerdos 08 y 09 de 1995 del A.G.N. Transferencia y Presentación de las T.R.D. para los Organismos Nacionales

• Acuerdo 012 de 1995 del A.G.N. Sobre Órganos de Dirección C.D.A

• Ley 594 de 2000. Art. 24. Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D.

• Acuerdo 039 del 2002 del AGN. Reglamenta el procedimiento de elaboración y aplicación de las T.R.D.


OTRAS NORMAS Acuerdo 060 de2001 del AGN. Establece las pautas y procedimientos para el

manejo de las comunicaciones oficiales en las empresas.

Acuerdo 038 de 2002 del AGN. Desarrolla el articulo 15 de la ley 594 del 2.000

Ley 734 del 2002. Código Único Disciplinario.Art. 34. Son deberes de todo servidor publico

Numeral 1 y 5

Ley 594 de 2000. Ley General de ArchivosArticulo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

Articulo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo estén los archivos de las entidades públicas.


Código Penal Código Penal ARTICULO 286. FALSEDAD ARTICULO 286. FALSEDAD IDEOLOGICA EN DOCUMENTO IDEOLOGICA EN DOCUMENTO PUBLICO. El servidor público que en PUBLICO. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años. (10) años.


Código PenalCódigo PenalARTICULO 287. FALSEDAD MATERIAL EN ARTICULO 287. FALSEDAD MATERIAL EN DOCUMENTO PUBLICO. El que falsifique DOCUMENTO PUBLICO. El que falsifique documento público que pueda servir de documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a seis prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años. (6) años.

Si la conducta fuere realizada por un servidor Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, la pena público en ejercicio de sus funciones, la pena será de cuatro (4) a ocho (8) años e será de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.años.


Código PenalCódigo Penal

ARTICULO 288. OBTENCION DE DOCUMENTO PUBLICO FALSO. El que para obtener documento público que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor público, en ejercicio de sus funciones, haciéndole consignar una manifestación falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años.


Código Penal Código Penal

ARTICULO 289. FALSEDAD EN ARTICULO 289. FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO. El que DOCUMENTO PRIVADO. El que falsifique documento privado que pueda falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años. prisión de uno (1) a seis (6) años.



ARTICULO 291. USO DE ARTICULO 291. USO DE DOCUMENTO FALSO. El que sin haber DOCUMENTO FALSO. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. dos (2) a ocho (8) años.


Código Penal Código Penal ARTICULO 292. DESTRUCCION, SUPRESION U ARTICULO 292. DESTRUCCION, SUPRESION U OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PUBLICO. El que OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PUBLICO. El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de prueba, documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término. de derechos y funciones públicas por el mismo término.

Si se tratare de documento constitutivo de pieza Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena se aumentará de procesal de carácter judicial, la pena se aumentará de una tercera parte a la mitad.una tercera parte a la mitad.



ARTICULO 293. DESTRUCCION, ARTICULO 293. DESTRUCCION, SUPRESION Y OCULTAMIENTO DE SUPRESION Y OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO. El que DOCUMENTO PRIVADO. El que destruya, suprima u oculte, total o destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.prisión de uno (1) a seis (6) años.


Código Único Disciplinario Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002Ley 734 de 2002

•Incumplir ... Constitución, ... las leyes, los decretos, Incumplir ... Constitución, ... las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.convenciones colectivas y los contratos de trabajo.

•Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.está obligado.


Código Unico Disciplinario Código Unico Disciplinario Ley 734 de 2002Ley 734 de 2002

Proporcionar noticias o informes sobre Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no esté asuntos de la administración, cuando no esté facultado para hacerlo.facultado para hacerlo.

•Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no documentos o archivos a personas no autorizadas.autorizadas.

•Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.sus funciones.


Código Único Disciplinario Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002Ley 734 de 2002

Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. de aquel a quien corresponda su conocimiento.

Proporcionar dato inexacto o presentar documentos Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar una situación ascensos o para justificar una situación administrativa.administrativa.


Ley 397 de 1997 CulturaLey 397 de 1997 Cultura

Los documentos son un bien cultural Los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura.protegido por la Ley General de Cultura.

ARTICULO 4o. Definición de patrimonio cultural ARTICULO 4o. Definición de patrimonio cultural de la Nación. de la Nación. El patrimonio cultural de la Nación está El patrimonio cultural de la Nación está constituido por todos los bienes y valores culturales constituido por todos los bienes y valores culturales que son expresión de la nacionalidad colombiana, que son expresión de la nacionalidad colombiana, tales como... El conjunto de bienes ...materiales, tales como... El conjunto de bienes ...materiales, muebles ... inmuebles, que poseen un especial muebles ... inmuebles, que poseen un especial interés histórico, estético, ambiental, ecológico, interés histórico, estético, ambiental, ecológico,

científico, testimonial, documental,científico, testimonial, documental,


Ley 397 de 1997 CulturaLey 397 de 1997 CulturaARTICULO 12. Del patrimonio ...documental... ARTICULO 12. Del patrimonio ...documental... El El Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior... el Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior... el Archivo General de la Nación, respectivamente, son Archivo General de la Nación, respectivamente, son las entidades responsables de reunir, organizar, las entidades responsables de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio ... documental de la Nación, sostenido en patrimonio ... documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información. Así mismo, ... los diferentes soportes de información. Así mismo, ... los archivos municipales, distritales y los archivos municipales, distritales y departamentales, podrán ser depositarios de su departamentales, podrán ser depositarios de su patrimonio ...documental.patrimonio ...documental.


GUIA PARA LA GUIA PARA LA APLICACIÓN PARA LA APLICACIÓN PARA LA

ORGANZACIÓN DE ORGANZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓNARCHIVOS DE GESTIÓN


IMPORTANCIAIMPORTANCIA

La organización de los archivos de gestión se constituye en la prioridad para el establecimiento de un Sistema Institucional de Archivos, toda vez que es a partir de él en donde se empezaran a erradicar los problemas que aquejan hoy día a las entidades del Estado.


GUIA DE APLICACIÓNGUIA DE APLICACIÓN

La guía tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en los archivos de gestión, en atención a lo establecido en la TRD.



Se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad.



DEBE ENMARCAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS:


PRODUCCIÓN DOCUMENTALPRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Se normalizara la estructura o formato de los documentos de producción más frecuente como: Memorando, Nota Interna, Circulares, Telefax, Actas, Cartas; lo mismo que, el procedimiento para el envío y recibo de comunicaciones a través de la Oficina de Correspondencia .


ADMINISTRACIÓN DE LAS ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALESCOMUNICACIONES OFICIALES

Para la administración de las comunicaciones oficiales se aplicaran las pautas y procedimientos establecidos en el Acuerdo 060 de 2001 del AGN.


APERTURA DE SERIES APERTURA DE SERIES DOCUMENTALESDOCUMENTALES

Tomar la TRD de la respectiva dependencia e identificar las series y subseries documentales que le han correspondido.



Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la información que suministran las TRD, de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.



En cada separador registrar claramente el código y nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso.


SEPARADOR DE SERIE Y SEPARADOR DE SERIE Y SUBSERIESUBSERIE

Ejemplo.

110-01 ACTAS

Separador para la Serie

110-01.01 Actas de Comités

Separador para la Subserie


Ubicar los separadores en los archivadores, estimando la cantidad de expedientes que deban abrirse para cada serie y subserie dejando el espacio suficiente, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos, así se evitará que al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio.


IDENTIFICAR ARCHIVADORESIDENTIFICAR ARCHIVADORES

Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.


A1G202

10-02 INFORMES

1-.02.01 Informes de Actividades

A1G1

10.01 Actas

10-.01.01 Actas de Comités

10-01.02 Actas de Consejos

Identificar Archivadores

Número del Archivador

Número de la Gaveta


CLASIFICACIÓN DOCUMENTALCLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una misma serie y subserie.

Este proceso es el que se conoce como clasificación documental


ORDENACIÓNORDENACIÓN

Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas) los documentos, teniendo en cuenta su fecha de producción o trámite. De esta forma estará aplicando el Principio de Orden Original.


ORDENACIÓNORDENACIÓN

Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los recibidos) cuyo asunto atañe exclusivamente al respectivo expediente y ordénelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuación del anterior. (De izquierda a derecha)


RECUERDE SOBRE RECUERDE SOBRE ORDENACIONORDENACION

El sistema de ordenación de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental deberá facilitar la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación existentes son: Alfabético, Numérico, Cronológico, geográfico, entre otros.


¿Cómo identificar los legajos?¿Cómo identificar los legajos?

Sección : ________ Código _____Subsección ______________ Código _____Serie ________________ Código ______Subserie ______________ Código ______Fechas Extremas: inicio______ Fin_____Si tenemos más de 1 legajo del mismo

expediente:1 de _______


FOLIACIÓNFOLIACIÓN

Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere; para los fines pertinentes se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda (HB, B) y escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio, en forma legible y sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo y así sucesivamente.


FOLIACIÓNFOLIACIÓN

Solamente se debe anotar un número por folio.

El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la transferencia.


Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Carpeta No.__________Caja No.__________SECRETARIA GENERAL300.24 INFORMES300.24.02 Informes de ActividadesFechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12Folios: 155

Bogotá, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente Con el finPadarjjjhaf0

Noviembre 18 5

Identificar las carpetas con los siguientes datos


UBICACIÓN FISICA DE LOS UBICACIÓN FISICA DE LOS EXPEDIENTESEXPEDIENTES

Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, cuidando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental de la dependencia.


IDENTIFICACIÓN DE LOS IDENTIFICACIÓN DE LOS ARCHIVADORESARCHIVADORES

Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de forma que permita la localización física de los expedientes


A1G1

10-01- ACTAS

Actas de Comité de Archivo 2001

10-02.01. informes de gestión

Informe de Gestións 2001GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

302.01.01 Actas de Comité

302.02.01 Informes de Actividades

10-01.01 Actas de Comités

Actas de Comité de Archivo 2002

10-02 INFORMES

Informe de Gestións 2002


INVENTARIO DOCUMENTALINVENTARIO DOCUMENTAL

Realice el inventario documental.

Para tal fin diligencie el Formato único de Inventario Documental. Atendiendo a lo dispuesto en el acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación


ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE APOYODOCUMENTOS DE APOYO

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO.


CUMPLIMIENTO DE TIEMPOS DE CUMPLIMIENTO DE TIEMPOS DE RETENCIÓNRETENCIÓN

Velar por el Cumplimiento de los Tiempos de Retención dados en la TRD para el Archivo de Gestión de cada dependencia.

Los plazos empezaran a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina, es decir que han perdido vigencia los expedientes.


TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESTRANSFERENCIAS DOCUMENTALESPRIMARIASPRIMARIAS

Por definición, es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el Archivo de Gestión.


FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL


VIGILANCIAVIGILANCIA

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere pertinente.


VIGILANCIAVIGILANCIA

La contraloría tiene en su formato de auditoría. Un capitulo especialmente diseñado en asocio con el Archivo General de la Nación, que busca detectar los verificar el cumplimiento de la normatividad, sobre el control documental.


RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, entonces remítalo de inmediato a la oficina competente según el caso.



No realice los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.



Coloque dentro de cada carpeta máximo 180 folios

Organizar los archivos de gestión con fundamentos archivísticos

Evitar la duplicidad



No envié documentos vigentes al No envié documentos vigentes al Archivo CentralArchivo Central

Realizar transferencias documentales Realizar transferencias documentales en el formato de Inventario Único en el formato de Inventario Único DocumentalDocumental

Identificar correctamente los legajosIdentificar correctamente los legajos



Identificar las cajas de archivo inactivo de acuerdo a las instrucciones dadas por La unidad administrativa del Archivo

Realizar conservación preventiva a los documentos



Para el control interno y localización de documentos, actualice constantemente el formato “Inventario único de Transferencia Documental”. Este formato es regulado por el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación.

Diligencie el formato en todos sus campos



Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie el formato ¨FICHA DE AFUERA.

Recuerde realizar la gestión completa del préstamo que va hasta la devolución, archivo y ubicación del documento.


GRACIAS

OrganziacióN De Archivos De GestióN

Documents

Transcript of OrganziacióN De Archivos De GestióN