Organização de Eventos e suas características básicas Por...
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Organização de Eventos e suas características básicas
CBC - 2016
Por: Paulo Erkeys
Olá, eu sou PENN - Paulo Erkeys!
Mestre em Reiki, terapeuta holístico, e tenho feito a
consultoria e assessoria técnica do ‘Instituto Ladainha’
desde 1992, ainda então ‘Associação de Capoeira
Fama’, cujo carro chefe era o projeto social chamado
‘Iniciar Capoeira’. Criamos juntos também, nos anos 90,
o projeto ‘Estação Três’, que hoje todos vocês
conhecem como o ‘Projeto da Capoterapia’.
Paulo Erkeys de Nóbrega Neto
Encontro de hoje!
Neste nosso pequeno encontro de hoje, vamos falar um pouco
sobre eventos, suas estruturas organizacionais e as características
básicas que são necessárias na hora de se pensar algo do gênero.
Como aqui é uma organização do terceiro setor, irei me ater ao
presente segmento.
E para começar esta nossa conversa de hoje, que será bem
curta, pelo fato da agenda de vocês está meio apertada, vamos
iniciar com a seguinte pergunta:
Você sabe a diferença dos tipos de eventos?
Este evento em que você se encontra participando, ao qual foi
dado o nome de ‘Conferência’, sendo que, possivelmente, já
esteja acostumado com o nome, seria mesmo esta a sua
classificação correta? Bem, vamos tentar descobrir daqui pra
frente.
Ter seu evento classificado corretamente facilitará de forma
profissional e inteligente a compreensão das pessoas, atraindo
o público correto, e terá maior abrangência na hora de
divulgar, sobretudo na mídia eletrônica como a internet.
Há centenas de classificações para eventos. Para cada “tipo”
existe um formato, estrutura e especificação que corresponde à
tipologia.
As pessoas ou profissionais que lidam com algum tipo de evento
precisam ler mais, pesquisar ou contar com o auxílio de alguém
com experiências na hora de formatar um planejamento,
inclusive se preparar para fazer uma determinada apresentação
atendendo a um convite, por exemplo.
Ao pesquisar tipologias de eventos encontraremos infinitas
possibilidades. Muitos “tipos” são semelhantes em seu
formato e constituição, fazendo com que pertençam a um
mesmo grupo, como eventos sociais, religiosos, profissionais
etc. A partir de um briefing você irá classificar o seu evento e
direcioná-lo para o foco correto. Veja alguns exemplos:
Eventos Sociais: Sem carácter comercial.
Almoço banquete;
Café da manhã;
Chás;
Coquetel;
Festas ao ar livre;
Festas beneficentes;
Festa de debutante;
Jantar banquete;
Noivados;
Open House;
..etc.
Eventos Profissionais: De caráter comercial,
geralmente promovidos por empresas, ou entidades.
Coffee break;
Desfiles;
Leilões;
Visitas institucionais;
Condecorações;
...etc.
Eventos Oficiais: Cerimonial sempre com base em normas de precedência.
Homenagens e premiações;
Inaugurações;
Assinaturas;
Celebração de convênios;
Posses;
..etc.
Eventos Técnicos-Científicos: Eventos ligados a
áreas específicas.
Ciclo de palestras;
Conferências;
Simpósios;
Seminários;
Congressos;
Fórum;
Mesa redonda;
Painel;
Reunião;
Workshop;
Convenção;
Feira;
..etc.
Eventos Artísticos
Exposição;
Mostra;
Vernissages;
Show;
Recital;
Sarau;
Peça Teatral;
Opera;
Concerto sinfônico;
..etc.
Eventos Socioculturais
Concursos;
Entrevistas coletivas;
Formaturas;
Autógrafos (manhã, tarde, noite);
Torneios;
...etc.
Eventos Religiosos
Batizados;
Casamentos;
Conclaves;
Primeira comunhão;
Missa;
Culto;
Ritual;
...etc.
Eventos Digitais
Palestras online;
Workshop online;
Vídeo/áudio conferência;
Cursos a distância (online);
Cursos semipresenciais;
Webnário;
...etc.
De volta ao assunto
Classificações:
Enfim, vocês viram o quanto é
grande o universo das
definições para um evento.
Portanto, vamos retomar ao
tema de classificação, e fazer
algumas e breves definições
dos tipos de eventos mais
comuns, especialmente dentro
do terceiro setor.
Evento palestras
O palestrante se propõe ou concorda em levar aos ouvintes o seu
conhecimento, a sua experiência ou o seu entendimento sobre determinado
assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao tempo de duração e a
participação do público. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60
minutos (depende da abrangência do assunto e da disponibilidade das pessoas),
com ou sem perguntas durante a exposição. O comum é que perguntas
ocorram após o término da palestra. Eu particularmente, tenho adotado esta
dinâmica de trabalho; apresento as instruções sobre os temas e subtemas, e
depois abro para o bate-papo, uma espécie de Faq, perguntas e respostas.
Ciclo de palestras
Consiste em uma sequência de palestras. Poderá referir-se a um
mesmo assunto (abordado sob vários pontos de vista ou
tópicos) ou sobre assuntos diferentes dentro de um mesmo
contexto.
Conferências
Diz a literatura de alguns autores que se trata de um formato de
reunião extremamente formal (diferente da palestra), na qual um
grande especialista desenvolve um tema e, ao final, responde a
perguntas. Um pouco parecido com a metodologia que venho
adotando em pequenas palestras. Entretanto, discordo da
necessidade extrema das formalidades, e nem da obrigatoriedade
de ser apresentada por uma pessoa catedrática em alguma
especialização.
Mesa Redonda
Utiliza-se essa caraterística de eventos para esclarecer, discutir
e trocar ideias sobre um determinado assunto. Os debatedores
têm, em geral, 20 minutos para expor seus pontos de vista. É
necessário um coordenador para presidir a mesa redonda e
dirigir as atividades (tempo de exposição, perguntas e
conclusões).
Seminário
Alguns livros destacam, que é uma reunião de especialistas. Os
participantes têm prévio conhecimento do que será tratado.
Divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão.
Entretanto, eu particularmente tenho participado de seminários
no segmento holístico e espiritualista durante 20 anos, e esses
eventos também tem formatos de cursos, pois há toda uma
estruturação teórica e conclui-se com algum tipo de iniciação.
Colóquio
Um nome bem clássico e meio esquisito quase não se houve falar
por aí. Esse é um tipo de evento em que o objetivo é discutir e tomar
decisões sobre um determinado assunto. Após a exposição de um
tema, a plateia é dividida em grupos de debate. Ao final, o resultado
das discussões de cada grupo é apresentado para apreciação e
votação de todos.
Fórum
Exclusivo para pessoas que dominem um tema. Nele, o participante poderá
debater suas ideias com outros participantes. Um mediador organiza os
participantes e direciona-os na busca do consenso, além de registrar os
principais pontos levantados. Eu coloquei esses dois temas na sequência,
porque eles são muito parecidos. Portanto, entendo que terminou nos
tempos de hoje, aquilo que seria um colóquio no passado, fundindo-se
com o formato de Fórum. Todos os Fóruns que já participei sua
metodologia tem sido identificada em duas características:
Colóquio=Fórum.
Congresso
Promovido para apreciação, estudos ou debates sobre algum
ramo de conhecimento de determinada classe (estudantes,
professores, profissionais). Em geral, engloba outros eventos:
mesas-redondas, palestras, reunião de grupos de trabalhos, dentre
outros, em sua própria estrutura de programação. Portanto, ele
pode ser formado por um aglomerado de outros eventos com
natureza mais técnicas.
Convenção
Reunião de categorias profissionais pela qual se busca a
integração da classe e a discussão de: procedimentos, realidade
profissional, legislações da área, dentre outros. Ex.: Convenção
de Capoterapeutas para definir novos parâmetros, regras e
procedimentos, etc.
Encontro
Objetiva-se, basicamente, apresentar trabalhos e estudos
feitos em determinada área.
Exposição
Consiste em divulgar um trabalho, como por exemplo, um
vernissage, uma série de carros antigos, etc.
Feiras
Utiliza a estrutura de estandes voltados a um grande público.
Tem por objetivo a exposição e a venda imediata de produtos
e/ou serviços.
Cursos
Consiste no detalhamento de determinado assunto ou
conjunto de temas com o foco na teoria, ou seja, "ensinar a
fazer". Ex.: Curso de Especialização em Práticas Laborais.
Oficinas
Assemelha-se a um curso. Contudo, seu foco é na prática do
conteúdo ensinado. Possui duas etapas: a primeira fase é
expositiva e, na segunda parte, os participantes testam os
conhecimentos obtidos. Ex.: Oficina de instrumento de
percussão.
Workshop
Tem em princípio um caráter promocional e comercial. Visa
detalhar um assunto de maneira mais prática. Divide-se em
três momentos: exposição, discussão e conclusão. A questão
da promoção não tem obrigatoriamente uma natureza
comercial ou mercantil, ela pode ser também algo como de
ajuda múltipla e/ou de autoajuda coletiva.
Inauguração
Este é um assunto mais comum, pois se trata do momento
destinado a entregar à sociedade ou a um grupo específico um
novo espaço/local pronto para ser utilizado. Inclui homenagens,
descerramento de placas, corte da fita inaugural, etc.
Mostra
Exposição com caráter itinerante, que percorre vários locais
ou cidades, com o mesmo conteúdo e formato. Objetiva
apenas divulgar um trabalho.
Abertura e
fechamento do
evento:
Na estrutura de um evento
geralmente se coloca
programações artísticas para dar
mais dinamismo ao
acontecimento. Porém, requer
cuidados para não colocar tudo a
perder por causa de uma escolha
infeliz.
Bem, esta foi uma breve apresentação sobre as classificações e
definições para alguns tipos de eventos. Antes de encerrar a
primeira parte deste pequeno Workshop, quero deixar registrado
para vocês um roteiro básico na parte do Planejamento que será
executado em um evento ou eventos.
Se é um evento novo, estude melhor e defina toda a natureza do mesmo
para poder ser apresentado em projeto ou planejamento com:
identificação, apresentação, justificativa, objetivos, público, metas,
programação; após isso, faça a definição dos participantes, a exemplo de
palestrantes, recursos, materiais, equipamentos, locais, datas e custos, etc.
Depois vem divulgações, convites, contratações, liberações, pagamentos
de taxas públicas (quando for o caso). Todas essas providências e o
passo a passo precisam estar previstos num Check list.
Check List para Eventos
Divulgação (Planejamento da divulgação, como será divulgado e os recursos aplicados...)
Programação (Elaboração do prospecto da programação...)
Aspectos legais (Gestão de contratos de fornecedores, quando necessário, acompanhar
processos e contratações...)
Inscrições (Como serão as inscrições, formulários, textos, cronogramas...)
Correspondências (Banco de dados, formulários, textos, etiquetas, envios, confirmações...)
Local (Definições, checagem, contratação, consertos, montagem, de espaços para o
evento...)
Recursos humanos (Coordenadores de área, exemplo: recepção, cerimonial, logística,
profissionais...)
Recursos tecnológicos e audiovisuais (internet, projeção, sonorização, filmagem, fotografia,
iluminação...)
Recursos materiais (Para a cerimônia /cerimonial, credenciamento de participantes e palestrantes,
materiais de escritório/outros...)
Serviços necessários (Transportes, buffet, decoração/cenografia, hospedagem, estantes...)
Divulgação de eventos (Produção e revisão de textos, imagens, sons, impressos, envios, entregas...)
Serviços de alimentação para eventos (Café da manhã, coffee-break, almoço, jantar, coquetel...)
Divisão de equipes para o evento (Coordenação e organização, equipe de credenciamento e atendimento a
participantes, equipe de atendimento e apoio a palestrantes, equipe de cerimonial, equipe de comunicação
e divulgação, secretaria executiva, equipe de tecnologia da informação, equipe de logística, equipe
comercial e contabilidade, equipe de serviços gerais e manutenção, equipe de segurança, equipe de
estacionamento.
Pós evento (Desmontagem, entregas de serviços locados ou emprestados, reunião de equipe para
avaliação e emissão de relatório final, envio de agradecimentos a parceiros, colaboradores e participantes
especiais...).
Concluindo a
primeira parte:
Enfim, aqui eu encerro a primeira
parte de apresentações dos temas
e questões, e abro agora para as
perguntas e respostas, e no final
concluiremos com as
consolidações das ideias.
E, antes da possível primeira pergunta de vocês presentes,
lanço inicialmente a minha para que todos reflitam e
concluam: Em qual natureza se classificaria o evento em que
vocês estão participando? “CBC- Conferência Brasileira de
Capoterapia” é mesmo uma ‘conferência’?
Cidade de Caldas Novas, GO, 07 de novembro de 2016.
Paulo Erkeys.
A vocês presentes nesta sala, e aos que acompanharão
depois neste vídeo, muito obrigado por me ouvirem até
aqui.
CBC - 2016
erkeys
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Referência bibliográfica: Manual de planejamento e organização de eventos UFG (Universidade
Federal de Goiás)