Organizacion de eventos clase congresos y convenciones
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Clasificación de los grupos,
congresos y convencionesLic. Sheyla Luna
Clase 2do Parcial 5to semestre de Idiomas y Relaciones Públicas
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Clasificación de los grupos, congresos
y convenciones
Desde el punto de vista del mercado
Asociaciones de EjecutivosSociedades profesionalesOrganizaciones FraternalesAsociaciones CientíficasAsociaciones MilitaresUniones LaboralesOrganismos FemenilesAsociaciones Educativas
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Clasificación de los grupos, congresos
y convenciones
Desde el punto de vista de su
objetivo
Convencionescorporativas
ConvencionesSeminariosJuntas de Ventas
Convenciones institucionalesO
Convenciones Asociaciones
CongresosConferenciasGrupos TurísticosGrupos deportivos
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Desde el punto de vista del mercado
1. Asociaciones de Ejecutivos:a. Son los ejecutivos que viajan con todo pagado y con cuenta de
gastosb. Generalmente no reparan en costos y utilizan servicios de lujo
solventados por sus respectivas empresas2. Sociedades Profesionales
a. Son ejecutivos que viajan aproximadamente 2 veces por añob. Los gastos corren por su cuentac. Son deducibles de sus ingresos que pueden ser pagados por sus
firmas comerciales o por su propia asociación3. Organizaciones Fraternales
a. Se trata de viajeros que se desplazan con un fin social, sin cariz comercial
b. Sus gastos son solventados por ellosc. Se celebran a nivel Internacional, nacional o regional
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Desde el punto de vista del mercado
4. Asociaciones Científicas• Agrupan a personas relacionadas con la ciencia• Sus convenciones son técnicas y profesionales• Es posible que las asociaciones planeen a corto o
a largo plazo sus actividades
5. Asociaciones Militares• Realizan pequeñas juntas de personal
generalmente retirado, y por lo mismo reditúan menores ingresos.
• Escogen áreas de resort económicas con un fin social
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Desde el punto de vista del mercado
6. Sindicatos• Realizan congresos nacionales, estatales y regionales
integrados por obreros especializados• Son solventados por el Estado o por los sindicatos• Los más solicitados son los de PEMEX y SHCP
7. Asociaciones Femeniles• Los espectáculos no se incluyen en este tipo de reuniones.• Se multiplicó después de los movimientos de liberación
femenina ( Ejemplo Ammje)8. Asociaciones Educativas• Son maestros, catedráticos y educadores. Constituyen un
buen negocio, especialmente en temporadas de bajo nivel ocupacional.
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Desde el punto de vista del fin que
persiguen y la forma en que se desarrollan
1. Convenciones Corporativas. Son las que organizan
las grandes empresas con el fin de motivar entrenar y capacitar a su personal; se caracterizan por ser obligatorias,mas frecuentes y tener mayor volumen de asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la empresa. Estas reuniones se clasifican en:
a. Convenciones
b. Seminarios
c. Juntas de Ventas
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Convenciones
• Son eventos de comunicación cuyo objetivo es divulgar y desarrollar ideas o pensamientos, con lo que se obtiene una síntesis útil para el futuro.▫ Convenciones Institucionales
Tambien representan un gran volumen dentro del mercado de convenciones ;
Se realizan con menos frecuencia que las corporativas ya que son independientes y su gasto es considerable
Pueden ser pagadas por las asociaciones o los participantes
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Convenciones
▫ Convenciones de asociaciones:
Se celebran a niveles locales, estatales, nacionales e internacionales
Agrupan a miembros de una comunidad que ejercen la misma profesión, actividad o especialidad o comparten un mismo interés colectivo
La asistencia es voluntaria y los gastos son cubiertos por el asistente.
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Convenciones
▫ Convenciones empresariales
Son eventos que las empresas celebran a niveles locales, regionales, estatales, nacionales y ocasionalmente internacionales.
Se convoca a los ejecutivos, distribuidores y/o agentes de venta
Se exponen los nuevos productos y/o servicios a las empresas.
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Clasificación de las convenciones
empresariales
Congresos
Conferencias
Grupos Turísticos
Grupos Deportivos
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Congreso
Su propósito es impartir e
intercambiar información
Encontrar soluciones y
averiguar hechos
Campos técnicos, económicos y
múltiples áreas
Fusión de opiniones y experiencias de
personal altamente capacitado
Reúnen a las autoridades de la
materia que se trate
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Congresos• Se considera el evento más complicado de organizar,
si se compara con seminario o convenciones.• Organiza agrupaciones y/o asociaciones de carácter
mundial.• Los asistentes proceden de diversos países y sus
carácterísticas se adecúan al carácter de cada reunión.
• Por lo general los gastos son de los participantes son absorbidos total o parcialmente por las dependencias a las que representan.
• Pueden ser:▫ Regionales▫ Nacionales▫ Internacionales
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Conferencias
• Son exposiciones de diversos temas en la que los expertos presentan ponencias
• En este tipo de reuniones se llega a variar conclusiones, las cuales se somenten a discusión entre los participantes antes de considerarlas finales.
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Grupos turísticos
• Son conjuntos de personas con un interés común que parten de un cierto destino a un lugar determinado, a fin de conocer la cultura la arqueología, las bellezas naturales y las diversiones del mismo.
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Grupos deportivos
• Concurren a espectáculos en donde muestran su fuerza física y agilidad mental.
• Los ejemplos clásicos son :
▫ las olimpiadas
▫ Los juegos centroamericanos
▫ Panamericanos
▫ Campeonatos mundiales
▫ Torneos internacionales
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La oficina de congresos y
convencionesLic. Sheyla Luna
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Objetivo
La finalidad de la oficina de congresos y convenciones es organizar y desarrollar aquellos eventos que hacen que una convención tenga el éxito esperado.
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Funciones
• Para efectuar la planeación correcta, la oficina de visitantes y convenciones resuelve los problemas relacionados con la elección del lugar sedw;
▫ los hoteles y su clasificación,
▫ los servicios que dispone cada lugar
▫ Así como sus principales características
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Orienta a los visitantes en:
• Números de cuartos disponibles• Tarifas• Ubicación
Alojamiento
• Número y capacidad de salones• Número de oficinas de RRPP• Local para oficinas generales• Espacios para recepción y registro• Espacios para realizar exposiciones• Facilidades para efectuar eventos sociales
Instalaciones y Servicios
• Facilidades de transporte local• Diversiones y actividades recreativas• Tiendas comerciales, etc.
Localización
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Orienta a los visitantes en:
• Eventos que tendrán lugar en hoteles, restaurantes etc.
• Alquiler de auditorio y espacios para desarrollar diversas actividades
• Contratación de la música o del espectáculo para los eventos
Contratación
• Planeación y realización del evento• Programación de actividades• Organización de la promoción necesaria• Recepción de invitados y convencionistas• Organización de la transportación• Planeación y realización de los festejos
que se efectuarán durante la convención
Organización