ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
FONDO: Se refiere a la totalidad de la documentación generada por una entidad en función de su actividad u oficio. (Univ. San Buenaventura)
SECCIÓN: Se refiere a aquellas oficinas de mayor jerarquía (Rectoría, Secretaría, Vicerrectoría Académica, Dirección de Planeación)
SUBSECCIÓN: Son aquellas oficinas que dependen de las oficinas de mayor Jerarquía (Biblioteca, oficina de Gestión Documental, Posgrados, etc.)
SERIE: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, producidos por una oficina en cumplimiento de sus funciones. Ej. Actas
SUBSERIE: Es una división de la serie. Ej. Actas de reunión, Actas de comité
TIPO DOCUMENTAL: Son los documentos en sí. Ej. un acta, un informe, un contrato, una solicitud, etc. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por la oficina en razón de sus funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación. DOCUMENTO DE APOYO: Es de carácter general, que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma Universidad o proceder de un ente externo y no forman parte de las series documentales de la oficina.
Definiciones:
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
Ciclo vital de los documentos
Archivo de gestión o activo
Archivo central o semiactivo
Archivo histórico o inactivo
VALORES PRIMARIOS: AdministrativoLegal y FiscalContable y técnico
VALORES SECUNDARIOS: Cultural HistóricoCientífico
La Tabla de Retención Documental (TRD)
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AG AC CT S M/D E FAAD.1 RESOLUCIONESFAAD.1.3 Resoluciones de Decanatura 2 5 XFAAD.2 INFORMESFAAD.2.1 Informes de gestión 2 5 XFAAD.4 ACTASFAAD.4.1 Actas de consejo 2 5 XFAAD.4.2 Actas de comité 2 5 X
FAAD.7 EVENTOS 2 5 X X* Cronograma* Informes o memorias* Registros fotográficos y filmicos
En este documento se encuentran decisiones de máxima importancia para la Facultad.Cumpliendo con su proceso de análisis y evaluación, pueden eliminarse.En este documento se encuentran decisiones de máxima importancia para la Facultad.En este documento se encuentran soportadas decisiones importantes para la Facultad y los programas académicos.Se procede a seleccionar los eventos y tipos documentales más significativos para darseles CT y se guardarán en medio magnetico.
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE: Facultad de Arquitectura, Arte y Diseño
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES Retención Disposición final
Oficina de Gestión Documental
Serie: Mayúscula sostenida y en negrillaSubserie: Mayúscula inicial y en cursivaTipos documentales: Mayúscula inicial y asterisco (*)
Código: Compuesto por el código de la oficina y el código de la serie o subserie
Listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital.
PASO No. 2: Identifique las series, subseries o asuntos de la oficina según la TRD.
El Principio de procedencia, nos indica que los documentos deben estar guardados y organizados en la dependencia u oficina que los produce.
De tal manera que clasifique o separe los documentos propios de la oficina de los de otras oficinas de la misma institución o de entidades externas.
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PASO No. 1: Clasifique la documentación.
La oficina de Gestión Documental le suministrará la TRD de su Oficina.
Carpeta colgante
Carpeta secundaria o interna
Universidad de San Buenaventura-Cali
Vicerrectoría AcadémicaFacultad de Ingenierías
FI-DEC.9.2
Programa Académico
AZFondo, sección, Subsección
Código asignado de la serie
Nombre de la serie o subserie y contenido
DTH.5.2Circulares: NormativasFechas: 02/03/2008 a
12/12/2008Folios : 1-10
Universidad deSan Buenaventura
Seccional Cali
Vicerrectoría Administrativa y financiera
Departamento de Talento Humano
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PASO No. 3: Marcación de las unidades de conservación
Identifique:
Fondo, Sección, Subsección El código asignado en la TRD (Codificación de la dependencia y de la serie o subserie) El nombre de la serie o subserie y su contenido
Enero 16 1
Enero 25 2
Febrero 02 3
Febrero 20 4
Universidad de San BuenaventuraVicerrectoría Académica
Dirección Bienestar InstitucionalDBI.7
Evento: Padres de familiaFechas Extremas: 16-01-2008 a 02-03-2008
Folios: 1-74
Marzo 02 5
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 150 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta siguiendo la numeración de los folios de
manera continua.
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PASO No. 4: Organización de documentos en las unidades de conservación
Después de haber marcado las carpetas, organice los documentos aplicando el Principio de orden natural , el cual nos indica que los documentos deben ser organizados en las carpetas siguiendo un orden de secuencia o cronológica.
Ejemplo: Serie EVENTOS
Historia académica
R.A.15.1
Actas de Comité
curricular
Actas de
reunión
DI.2.1 Informes de gestión 2007
DI.2.1 Informes de gestión 2008
DI.3.1 Comunicados Institucionales 2007-08
DIB.7 Eventos
DI.10.1Proyectos de investigación
Expedientes
DI.11Publicaciones
PASO No. 5: Ubicación y descripción
Organice las carpetas en los archivadores en el orden en que aparecen las series o subseries en la TRD.
En la cara externa de cada archivador, describa alfanuméricamente cada archivador y su gaveta, junto con las series o subseries que la contengan.
A1G1
A1G2
A1G3
DRI.2.1 Informes de gestiónDRI.3.1 Comunicados de prensaDRI.4.2 Actas de comité
DRI.7 Eventos
A1G2DRI.7. Eventos
A1G3DRI.8.3 Planes de mejoramiento
DRI.312 Convenios
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Documentos de apoyo
Una vez organizado el archivo de la oficina aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos transitorios o de apoyo que son de carácter general,sirven únicamente para la gestión de la oficina. No setransfieren al archivo central.
Se pueden clasificar por asunto, esto permitirá identificarlos fácilmente cuando así se requiera. No deben clasificarse porel nombre de otras oficinas.
Retire aquellos documentos que no incidan en el cumplimiento de sus funciones. Ej. Duplicados, propaganda.
Elimine los documentos de apoyo o transitorios que hayan perdido su utilidad o vigencia.
Docu
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PASO No. 6: Clasificación de documentos transitorios
PASO No. 7: Eliminación de documentos
DOCUMENTOS ESENCIALES
Son aquellos documentos que son esenciales para el funcionamiento de la Universidad, ya que documentan la posición legal y financiera de la organización y preservan los derechos de los empleados y clientes. Ejemplo:
Historias AcadémicasHistorias laboralesDocumentos contablesInventarios Documentos de cada programa académico
Documentos de archivo de programas académicos
• Resolución del MEN•Pensum académico• Contenidos analíticos• Documentos de acreditación• Documentos de registro calificado, etc.
Estando activos deben agruparse cronológicamente
El jefe de cada oficina debe velar por la conservación adecuada de aquellos documentos considerados esenciales
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