Organiza o de Eventos Esportivos: çã -...
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Eu, o intrometido
• Forma oçã• Primeiros eventos – Academia de Com rcioé• Faculdade de Comunica o – Atltica-UFJFçã é• Jogos Universitrios de Juiz de Foraá• Phormar Formaturas e Eventos
• Wadson Ribeiro
• Elabora o de projetos – DUO e AUJEçã
Organiza o de Eventos Esportivosçã
• Teoria ou prticaá• O diferencial do profissional de comunica o – ver como evento e n o somente çã ã
como competi o esportivaçã• Quem pode fazer?
• Imprescind vel saber administrarí• Planejamento
• Organiza oçã• Dire o çã• Controle
• Empreendedorismo
• preciso ter tcnica, criatividade, bom senso, dedica o, comprometimento, vis o e É é çã ãacompanhamento
Histria dos eventos esportivosó• A fonte cl ssica de referncia – Jogos Olmpicos – Foram 1170 anos de Jogos, que come aram em 776 a.C e s á ê í ç ó
terminaram no ano 393 d.C, quando a Grcia foi conquistada pelos Romanos;é• O esporte, quando conceituado como empreendimento, produto de s culos de histria. Gestores de todos os é é ó
tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atra o para as massas:çã• Egito – Lutas (1.850 a.C)
• Roma – Coliseu (1.500 a.C)
• Irlanda – Arremesso peso (1.160 a.C)
• China – Arco (530 a.C)
• P rsia – P lo (651) é ó• Jap o – Sum (754) ã ô• Inglaterra – Crquete (1520) í• Fran a – Tnis (1635) ç ê
Tipologia de eventos esportivos
• Olimpadasí – evento suis generis – ao mesmo tempo g nero e esp cie (tipo) de evento, dado ê éo seu carter singular. Competi o que re ne vrias modalidades esportivas e consome alguns á çã ú ádias na realiza o das diversas categorias. Tem periodicidade prpria (na origem das mais çã ó éantigas);
• Campeonato – evento em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma
dura o relativamente longa. Recomend vel quando h disponibilidade de tempo e de recursos;çã á á
• Torneio – competi o de carter eliminatrio, que realizada em um curto espao de tempo. çã á ó é çDificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomend vel quando se tem ápouco tempo e um grande n mero de participantes;ú
Tipologia de eventos esportivos
• Taa ou Copaç - uma vari vel dos torneios ou campeonatos; com exce o dos eventos mais tradicionais (como á çãa Copa do Mundo de Futebol), normalmente utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover éalgum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento;
• Festival – atividade esportiva participativa e informal. Visa a integra o e a promo o da modalidade, alm çã çã éde motivar os participantes e familiares;
• Gincana – evento recreativo que conta com diversas esta es criativas e/ou objetivos a serem atingidos. çõVoltada para o lazer;
• Desafios – atividade normalmente individual, que tem os processos de escala como referncia.ê
• Exibi oçã – evento de performance individual ou coletiva, em que s o valorizadas as destrezas do(s) ãparticipante(s), sem finalidade competitiva.
Os Jogos Universit rios de Juiz de Fora – JUJF á
• Histria;ó• Resgate;
• O JUJF Moderno;
• Iniciativa p blica e privada;ú• Reconhecimento da CBDU;
• Plano gestor de trs anos – ê retomada, expans o e confirma o;ã çã
• Desafios.
Etapas da organiza o esportivaçã
• Planejamento (pesquisa)
• Pr-evento (organiza o) é çã• Desenvolvimento (execu o) çã• P s-Evento (avalia o)ó çã
Planejamento esportivo – CALEND RIOÁ
• Critrios relacionados ao sucesso do evento: é perodo do ano, data especfica, í íhorrio, frequ ncia, dura o e intensidade;á ê çã
• Riscos ou oportunidades?
• coincidir com eventos cvicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais; í• coincidir com outros eventos similares;
• coincidir com outros eventos de grande porte;
• coincidir com a grade de programa o dos meios de comunica o; çã çã• n o desafiar h bitos, costumes e prticas locais.ã á á
Planejamento esportivo – LOCAL
• Localiza o e estrutura s o fundamentais;çã ã• Possibilidades: arenas, est dios, gin sios, quadras, piscinas, pistas, parques, ruas;á á• Pontos a se levar em conta:
• Objetivos e porte do evento;
• Condi es econ micas dos participantes;çõ ô• Facilidades de acesso;
• Condi es tursticas;çõ í• Condi es de hospedagem;çõ• Concentra o local dos participantes;çã• Custo x benefcio.í
Planejamento esportivo – P BLICOÚ
• Defini o do p blico-alvo a partir do mercado. Qual segmento ser çã ú áfocado? Pesquisa deve se basear em critrios: é geogrfico, demogrfico, á ácomportamental, psicogrfico á (fatores psicolgicos, sociolgicos e antropolgicos, assim como ó ó óbenefcios desejados, auto-imagem e estilo de vida, que vislumbram identificar como o mercado segmentado í épara tomar decis es particulares sobre um produto, pessoa, ideologia);õ
• Os eventos esportivos tm como caracterstica alcan ar vrios tipos de ê í ç ásegmentos interessados e potenciais formadores de opini o, comoã :
organiza es çõ (acionistas, fornecedores e revendedores), lideran as comunitrias, governo ç áe polticos, associa es e sindicatos, veculos de comunica o, funcion rios.í çõ í çã á
Planejamento esportivo – P BLICOÚ
• Uma das tcnicas que ajuda na hora do sucesso de um evento é éa voc saber do seu target prim rio se ele gosta da proposta do ê áevento. Se ele n o gostar, quem ir competir?ã á
Planejamento esportivo – REGULAMENTO
• Fundamental para uma competi o justa, organizada e çãdin mica. Deve observar as seguintes caractersticas: â í• Objetividade
• Precis o ã• Clareza
• Abrang nciaê
Planejamento esportivo – REGULAMENTO
• Estrutura b sica de um regulamento:á• Histrico ou justificativa;ó• Descri o da competi oçã çã
• Objetivo;
• Participantes;
• Categorias;
• Programa;
• Dire o (do evento);çã• Datas, locais e horrios;á• Fases e sistemas de disputa;
• Inscri es çõ• Data e local;
• N mero de inscritos por modalidade;ú• Especifica es para cada modalidade;çõ• Condi es para inscri o;çõ çã• Valor da inscri o;çã
Planejamento esportivo – REGULAMENTO
• Estrutura b sica de um regulamento (cont.):á• Normas disciplinares
• Arbitragem;
• Penalidades;
• Recursos;
• Premia oçã• Direitos dos participantes;
• Rela o de prmios;çã ê
• Disposi es geraisçõ• Cerim nia de abertura e encerramento;ô• Atividades especiais.
Etapas da organiza oçã• O Lead esportivo
• O que: qual a o vai ser desenvolvida?çã• Quem: quem ser o respons vel pela sua implanta o? Qual o p blico-alvo á á çã ú
(target prim rio e secund rio)?á á• Quando: quando a a o ser realizada (calend rio)?çã á á• Como: como a a o vai ser implementada (passos da a o)? Quais modalidades? çã çã
Qual a premia o?çã• Onde: onde a a o ser desenvolvida? Qual a abrang ncia? çã á ê• Por que: quais objetivos? por que foi definida esta solu o (resultado çã
esperado)? Por que pode dar certo?
• Quanto: quanto ser gasto?á
Etapas da organiza o – an lise de viabilidadeçã á
• Pesquisa de mercado necess ria para se saber o panorama macro é áe micro ambiental do mercado em que se est operando;á
• nfase deve ser principalmente sobre:Ê• Proposta tem tica do evento (ideal);á• Defini o de data e local mais adequados;çã• Perfil dos participantes potenciais.
Etapas da organiza o – an lise de viabilidadeçã á• Para avaliar a viabilidade do evento, um dos principais m todos adotados é
a an lise SWOT – Strenghts (foras), Weaknesses (fraquezas), é á çOpportunities (oportunidades) e Threats (ameaas)ç
• Sun Tzu, autor de “A Arte da Guerra”, em um de seus principais
conselhos, fala: “Concentre-se nos pontos fortes, reconhe a as fraquezas, çagarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaas”.ç
Levantamento de recursos
• Tcnicos e desportivos;é• Recursos materiais – material de expediente e secretaria, de
participante, grfico, para a imprensa, sonoriza o e ilumina o;á çã çã• Infraestrutura;
• Recursos humanos;
Organograma de um evento esportivo
Direção TécnicaSecretaria Geral
Coordenadores de modalidades
Coordenadores de arbitragem
Supervisor geral dos boletins t cn.é
Direção OperacionalComiss o Cientfica;ã í
Comiss o de Comunica o e Marketing*ã çãComiss o de Cerim nias e Eventos Culturais*ã ô
Comiss o de Seguran aã çComiss o de Voluntriosã á
Comiss o Mdicaã éComiss o de Transporteã
Comiss o de Hospedagem e Alimenta o ã çã
Comissão Disciplinar
Coordenação GeralCoordenador Geral
Comissão de Honra Comitê Organizador
Coordenação GeralComiss o de Finan asã ç
Assessoria de Imprensa*
Assessoria JurdicaíComiss o de Controleã
Comit de Comunica o e Marketingê çã• Elaborar as estratgias e o plano de comunica o; é çã• Estabelecer a programa o visual da competi o bem como cuidar da imagem e das marcas çã çã
envolvidas com o evento;
• Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados;
• Escolha adequada de meios de divulga o;çã• Estabelecer rela es comerciais com os patrocinadores, apoiadores e provedores;çõ• Coordena o das assessorias de imprensa e rela es p blicas;çã çõ ú• Produ o de cartazes, mala direta, mailing;çã• Constru o de site;çã• Perfis nas mdias sociais;í• Supervisionar o merchandising do evento.
E a verba?
• Vender – o mais difcil – a primeira edi o ento...;í çã ã• Trabalho aliado do Comit de Comunica o e Marketing com o Comercial do ê çã
evento (Comercial interno x Agentes Comerciais);
• Leis de Incentivo ao Esporte;
• Como ir ao mercado?;
• Desenvolver:
• Prospec es de mercado;çõ• Elabora o de propostas;çã• Formaliza o de contratos;çã• Delineamento de parcerias .
Acabou. E a? P s-eventoí ó• Uma das caractersticas mais interessantes dos eventos esportivos a possibilidade do í é
patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experi ncia, da êidentifica o e das emo es vividas pelos torcedores e atletas, fazendo com que os çã çõpatrocinadores/parceiros dividam da mesma avalia o do evento;çã
• Fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforos tarefa de consolida o final ç à çãdo evento, promovendo atividades de encerramento das a es desenvolvidas. Ex.: Cerim nia de çõ ôEncerramento.
Acabou. E a? P s-eventoí ó• Elabora o de relatrios:çã ó– Relatório Geral: Pesquisa inicial; Memorial do projeto; Membros do comit organizador; Patrocnios ê í
e convnios; Rela o de participantes; Regulamento; Locais das competi es e demais atividades; Tabela de jogos e ê çã çõresultados; Rela o de vencedores e premiados; Classifica o final; Estimativa de p blico; Registro de cerimonial e çã çã úapresenta es artsticas; Material grfico e outros formatos de divulga o; Presta o de contas; Custo estimado e çõ í á çã çãfinal; Bens adquiridos; Cronograma e execu o; Ofcios e cartas de agradecimento; Clipping (eletrnico e impresso); çã í ôPesquisas de avalia o (satisfa o, recall);çã çã
– Prestação de Contas: Entradas e sadas; Saldo banc rio; Contas a receber; Contas a pagar; í áNotas fiscais; Tributos; Resumo financeiro (balan o);ç
– Cartas de Agradecimento: Autoridades; Participantes Organiza o de Eventos çãEsportivos; Colaboradores (equipes de trabalho); Prestadores de servi o; Patrocinadores, apoiadores e demais çparceiros; Imprensa.
Avalia o de Qualidadeçã
• Reuni es Tcnicas p s-evento internas e externas – crticas e sugestes;õ é ó í õ• Pesquisas internas apenas n o retratam fielmente o retorno do evento;ã• Ouvir o cliente mostra que tem uma voz ativa no mercado;
• Ferramenta para estimular a melhoria do evento.
Referncias bibliogrficasê á• MARIN, Edward Robinson; LOPES, Evandro Lus; PIZZINATTO, Nadia Kassouf. í Segmentação psicográfica de
consumidores de produtos de marca própria:Uma aplicação da escala VALS no varejo paulistano. Universidade de S o Paulo. Ago.2008. Disponvel em: < http://www.ead.fea.usp.br/semead/11semead/ã íresultado/trabalhosPDF/670.pdf> . Acesso em: 27 abr. 2011.
• MENDES, Ricardo. Organização de Eventos. Instituto Federal de Educa o, Ci ncia e Tecnologia da Bahia çã êCampus Porto Seguro, mar.2009. Disponvel em: í< http://www.portoseguro.cefetba.br/doc_professores/educacao_fisica_ricardo/2%C2%BA%20Ano/Apostila%20-
%20Eventos%20Esportivos%20-%202o.%20ano.pdf> . Acesso em: 25 abr. 2011.
• N BREGA, Renato Garcia. Organiza o de Eventos Esportivos. In: AZEVDO, Paulo Henrique. Ó çã Ê Terminologia da organização de eventos esportivos. Universidade de Braslia. Disponvel em: í í< http://vsites.unb.br/fef/downloads/paulo-henrique/linguagem_esportiva-ph.pdf> . Acesso em: 26 abr. 2011
• POIT, Davi Rodrigues. Organização de Eventos Esportivos. S o Paulo: Phorte Editora, 2005.ã• REZENDE, Jos Ricardo. é Manual Completo da Lei de Incentivo ao Esporte. S o Paulo: All Print ã
Editora, 2008.
Oficina
• Montagem de um evento a partir do Lead Esportivo
• O que: qual a o vai ser desenvolvida?çã• Quem: quem ser o respons vel pela sua implanta o? Qual o p blico-alvo (target prim rio e á á çã ú á
secund rio)?á• Quando: quando a a o ser realizada (calend rio)?çã á á• Como: como a a o vai ser implementada (passos da a o)? Quais modalidades? Qual a çã çã
premia o?çã• Onde: onde a a o ser desenvolvida? Qual a abrang ncia? çã á ê• Por que: quais objetivos? por que foi definida esta solu o (resultado esperado)? Por que pode çã
dar certo?
• Quanto: quanto ser gasto?á
Basileu Rodrigo Tavares
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