Organisatie van congressen en seminaries

Aandachtspunten en hints

Antwerpen Congresbureau

Jean-Pierre Bodson PR & Communicatie

Antwerpen Congresbureau Frankrijklei 128 A 2000 Antwerpen +32(0)3-202.16.26 www.antwerpencongresbureau.be jeanpierre@antwerpencongresbureau.be

Antwerpen Congresbureau

25 jaar knowhow in ondersteuning van congressen

Historiek Antwerpen Congresbureau 25 jaar geleden opgericht door gouverneur

Kinsbergen. Opgericht voor de promotie van de provincie

Antwerpen als bestemming voor congressen. 3 deelregio’s als macroproduct. Promotie op nationaal en internationaal vlak. Ondersteunt de organisator bij de uitwerking

van zijn MICE-evenement.

Werking Antwerpen Congresbureau (1) Organisatoren in contact brengen met de

ideale partners. Een externe opvolging van het evenement.

Voor bijkomende vragen van de organisator op te lossen. Bijsturen

Tijdens Extra ondersteuning

Na Teveredenheids-enquete

Werking Antwerpen Congresbureau (2) Uitwerken aanbod van de drie producten van

de provincie Antwerpen: Stad Antwerpen Mechelen Kempen

Service voor elk product. Zoeken naar mogelijke klanten. Algemene promotie van de macroproducten.

Werking Antwerpen Congresbureau (3) lobbying, vertegenwoordiging en verdediging van Antwerpen als MICE-

bestemming samenwerking met diverse economische organisaties en overheden:

toeristische diensten Kamer van koophandel ...

Belang van Antwerpen als MICE-bestemming bij betrokkenen benadrukken.

Waar mogelijk samenwerking als dienstenplatform met Toerisme Vlaanderen.

AC biedt volgende diensten aan : gezamenlijke promotie deelname aan beurzen met participatie van de diverse regio’s website ondersteuning

Vertegenwoordiging van de regio’s binnen de grote internationale professionele organisaties (o.a. ICCA, MPI )

Mice evenementen

Organisatie van Meetings, Incentives, Congressen, en bedrijfsEvenementen

Economisch belang van congressen Een internationale congresganger => €320/dag

(=> impact op werkgelegenheid) Grote wereldsteden(Londen, Parijs,…)

Business toerisme €420/dag/pers. (all inclusive) Toerist €180 /dag/pers.

Noordelijk gelegen landen (Scandinavië, …) Business toerisme €350 - €370/dag/pers. Toerist €140/dag/pers.

Centraal Europa: (Brussel, Antwerpen, …) Business toerisme €320/dag/pers. Toerist €120 /dag/pers.

Economisch belang van congressen(2) 50 – 60% deelnemers: vaste deelnameprijs,

waarvan; 29% meeting /congres van een bedrijf 71% meeting/congres van verenigingen

Deze deelnemers spenderen gemiddeld €432/dag/pers.

€103 overnachting + ontbijt. Transport: €242 (interlokaal en lokaal)

Economisch belang van congressen(3) Raming congressen in kunststeden/ jaar: 92500;

Antwerpen: 28000 Mechelen: 1500

Budget: gemiddeld €3525/ venue meetings en congressen op duurtijd:

Eéndaags: 73% Tweedaags: 15% Vanaf 3 dagen: 12%

Gemiddeld aantal personen/ meeting - congres: 100 Contact tussen organisator en toeleveringsdiensten:

Rechtstreeks naar venue : 96% Via PCO: 2% Via congres bureau: slechts 1%

Organisatoren van Congressen Bedrijven Vakverenigingen Sociale verenigingen Overheden Nationaal Internationaal …

Aanpak van de organisatie

De manier waarop een congres door de organisator wordt uitgewerkt hangt af van verschillende factoren:

Afhankelijk van het bedrijf, of de sector Afhankelijk van het budget Afhankelijk van het doelpubliek Afhankelijk van het onderwerp Afhankelijk van de lengte van het congres …

Organisaties van bedrijven Seminaries kort (1 – 2 dagen)

Trainingen / Bijscholingen Teambuilding Brainstorming Budgettering

Seminaries lang Opleidingen, trainingen Productopleidingen

Evenementen (1 dag of minder) Personeelsfeest – recepties klanten Opendeur dagen – persbezoeken Productvoorstellingen

Organisaties van verenigingen

Seminaries kort, Workshops Trainingen Informatie uitwisseling Knowhow uitwisseling Doelgerichte niche acties

Congressen Meerdaags Netwerking zeer dikwijls hoofddoel Bijleren – brainstorming Internationale knowhow uitwisselen Voorname sprekers

De organisatie (1) Reden tot organiseren Het congres-onderwerp is de aanzet tot het

evenement De organisatie is ondergeschikt aan het

onderwerp

Organisatie (2) Doelgroepen Bepalen van doelgroep = 1ste bezorgdheid organisator

Wordt bepaald door het onderwerp Wie wil ik uitnodigen Waarom (Prospecten, klanten, pers, geïnteresseerden,…)

Locatie van evenement eveneens afhankelijk van doelgroep.

Grootte van de groep Bereikbaarheid (centraal gelegen, openbaar of ander vervoer,

…) Perceptie van doelgroep t.o.v. venue of gaststad. (Is dit de

werkelijkheid)

Organisatie (3) - Budget Budget bepaalt de organisatie, maar wordt

ook mee bepaald. Budgetplanning = belangrijk Sponsoring

Welke sponsoren komen in aanmerking Effect van de sponsor op uitstraling evenement Credibiliteit Sponsoring in goederen, diensten of financieel

Return on invest Visibiliteit Klanten …

Organisatie (4) - Sprekers

Ideale sprekers Beschikbaarheid Uitstraling naar de doelgroep Prijs

Hoe de sprekers aantrekken Intern, via sponsors, …

Manier van voorstellen Voorbereiding Samenvatting maken? Technische ondersteuning

Organisatie (5) - Promotie

Welke promotie wordt er gevoerd Budget Kanalen

Post E-mail Telefoon Internet SMS …

Welke boodschap

Organisatie (6) - Leveranciers Overzicht van alle benodigdheden

Catering Techniek Vervoer …

Contacteren van de leveranciers Welke leveranciers

Weerslag op het budget Perceptie van doelpubliek t.o.v. sponsor Sponsors

Wanneer leveren Zie ook draaiboek

Organisatie (7) – Planning (1)

Voorafgaande planning Planning ten opzichte van doelgroep

Andere evenementen op het ogenblik van uitvoering Periode (bv. schoolvakanties voor onderwijzers)

Planning t.o.v. seizoen Bv. nieuwe smaak ijs voorstellen = in de zomer Buiten of binnen organisatie

Project management Deadlines

Haalbaarheid Buffer inbouwen

Regelmatige overlegvergaderingen

Organisatie (7) – Planning (2)

Uitgewerkte planning is belangrijk Speakers contact

Info, CV en eventueel foto Promotie Contracten venue Contracten techniek Contracten met leveranciers

Draaiboek Werkinstrument Uitgewerkt

Wet van Murphy Backup voorzien Improviseren onder druk

Organisatie (8) - Uitvoering

Volg het draaiboek nauwlettend Hoe preciezer het is uitgewerkt, hoe veiliger Verwerk in het draaiboek ook reserve scenario’s

Wees op alles voorbereid Behoud het overzicht Delegeer !!!

Vragen