Organisasi Modern Pada

Era Digital

Sistem Informasi

Pertemuan II

Latar Belakang Masalah Munculnya Sistem Informasi Publik

• Perkembangan teknologi informasi • Perkembangan sistem informasi manajemen • Meningkatnya penggunaan teknologi informasi,

khususnya internet • Para manajer sekarang ini dituntut kemampuan

mereka untuk dapat memanfaatkan informasi yang membanjiri organisasi dan membuat keputusan secara tepat berdasarkan informasi tersebut

Manajemen Administrasi

• Definisi ilmu administrasi perkantoran

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN

Menurut Quible (2001), 4 tahapan dalam teori manajemen, yaitu :

• Manajemen ilmiah (awal tahun 1900-an)

• Manajemen administratif (awal tahun 1930-an)

• Manajemen hubugan manusia (tahun 1940-1950)

• Manajemen modern (sekarang ini)

MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN

• Menurut Odgers (2005), manajer administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya.

Tanggung Jawab Manager Administrasi

• Perencanaan• Pengorganisasian• Pengalokasian staf• Pengarahan• Pengawasan• Tantangan• Kualifikasi

Kiat Menjadi Pegawai Administrasi

1. Menjadi orang yang efisien

2. Mengetahui penggunaan software

3. Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses komunikasi tertulis

4. Memahami konsep dari prosedur equipment oriented

5. Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi

6. Menggunakana otomatisasi kantor

7. Menggunakan sumber data yang kredibel

8. Memahami filing dan records control

9. Memahami jasa lanyanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor

10. Mengetahui pentingnya job campaign

11. Menyadari peluang karier dan mobilitas pekerjaan

ORGANISASI PERKANTORAN

• Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta mampu merancang dan memodifikasi struktur organisasi administrasi perkantoran.

• Memahami posisi sekretaris dan kesekretarisan di kantor administrasi modern

Penerbit Erlangga

PRINSIP ORGANISASI

6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi

• Spesialisasi pekerjaan• Departementalisasi• Rantai komando• Rentang pengawasan• Sentralisasi dan Desentralisasi• Formalisasi

Penerbit Erlangga

STRUKTUR ORGANISASI

• Struktur Garis

Penerbit Erlangga

Direktur

Sekretaris Bendahara Manajer Operasi

Supervisor Supervisor

• Struktur Garis dan Staf

Penerbit Erlangga

Direktur Utama

Asisten Direktur Utama

DirekturKeuangan

DirekturProduksi

Direktur Pemasaran

DirekturSDM

Supervisor Supervisor

• Struktur Fungsional

Penerbit Erlangga

Rektor

Pembantu Rektor IIBidang Administrasi

Dekan

Pembantu Dekan IIPembantu Dekan I Pembantu Dekan III

Pembantu Rektor IBidang Akademik

Pembantu Rektor IIIBidang Kemahasiswaan

• Struktur Produk

Penerbit Erlangga

Direktur Utama Astra Company

Direktur ToyotaAstra Motor

Direktur DaihatsuAstra Motor

Direktur HondaAstra Motor

ManajerKeuangan

ManajerProduksi

ManajerPemasaran

ManajerPersonalia

• Struktur Komite

Penerbit Erlangga

Presiden

Menteri Negara

Dep

Menteri Negara

Non Dep

PejabatSetingkat

Menteri

Komite :KPU, KPPU

• Struktur Matriks

Penerbit Erlangga

ManajerProyek A

ManajerProyek B

DirekturProduksi

DirekturKeuangan

DirekturPemasaran

MERANCANG, MENGANALISIS, DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN

• Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004)

Penerbit Erlangga

Tiga Hal Penting dalam Merancang Sebuah Pekerjaan

• Analisis alur kerja (work flow analysis)

• Strategi bisnis yang diambil

• Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut

Analisis Pekerjaan

• Menganalisis pekerjan merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tersebut

Penerbit Erlangga

Mendeskripsikan Pekerjaan

Menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis disebut dengan deskripsi pekerjaan.

Penerbit Erlangga

Dua Jenis Deskripsi Pekerjaan

• Deskripsi pekerjaan secara khusus

• Deskripsi pekerjaan secara umum

Empat Elemen Penting Deskripsi Pekerjaan

• Identifikasi informasi

• Ringkasan pekerjaan

• Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan

• Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum

Penerbit Erlangga

2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

Menurut Susanto (2001), tiga peran sekretaris, yaitu:

1. Sebagai pusat informasi

2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan

3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lain, dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran

Penerbit Erlangga

Tiga Aspek Jenis Jabatan Sekretaris

• Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab

• Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

• Berdasarkan spesialisasi

Lima Bagian Tugas Sekretaris

• Tugas perkantoran

• Tugas resepsionis

• Tugas keuangan

• Tugas sosial

• Tugas insidentil

Penerbit Erlangga

Tiga Tahapan yang Dilalui Sekretaris1. Dependance

pada tahap awal sekretaris memiliki ketergantungan yang tinggi pada atasan dan rekan kerja.

2. Independenceseiring dengan adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap pekerjaan, sekretaris semakin mampu memahami dan menjalankan pekerjaan. memiliki perasaan bahwa ia dibutuhkan organisasi.

3. Interdependencesudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang konstruktif.

Penerbit Erlangga

Perbedaan Sistem Informasi Antara Organisasi Publik dan Organisasi Bisnis

• Berikut adalah perbedaan organisasi publik dan organisasi privat secara umum

Organisasi Publik

• Pengertian

Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.

Lingkungan Organisasi • Lingkungan dalam organisasi publik :

- Lingkungan otorisasi, artinya untuk melakukan sesuatu, organisasi publik terlebih dahulu harus mendapat izin atau legalitas.

- Sumber pendanaan dan wewenang diperoleh melalui lingkungan otorisasi tersebut. Misal, dalam pengajuan anggaran kepada DPR, untuk mendapat pengabsahan atas suatu rencana kegiatan pemerintah. Ini merupakan dasar bagi organisasi publik untuk membangun kapasitas organisasi dan kemampuan operasionalnya.

- Proses penciptaan nilai dalam organisasi publik, bukan didasarkan pada hukum penawaran dan permintaan pasar, melainkan melalui proses birokratis, yaitu izin dari lingkungan otorisasi

Organisasi Privat • Pengertian

Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal – hal yang „terpisah‟ dari masyarakat secara umum.Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.

Lingkungan Organisasi • Lingkungan dalam organisasi privat:

- Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham yang menentukan pendanaan dan batas – batas wewenang perusahaan. Akan tetapi, tentu saja lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik.

- Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan pada naik-turunya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung lebih cepat.

Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi bisnis ditinjau dari pendekatan sistem infornasi terletak pada tujuan dan

departemen/fungsi-fungsinya

a. Organisasi Bisnis

1. Tujuan yang dilayani adalah pelanggan

2. Memiliki fungsi / departemen Bisnis

Seperti : Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, dll

b. Organisasi Publik

1. Tujuan yang dilayani adalah citizen

2. Memiliki fungsi / departemen Publik

Seperti :

o Bagian Kependudukan (SIMDUK),

o Bagian Keuangan Negara (SIAPUDA),

o Bagian Sistem Informasi Pusat Pelayanan Publik

Tabel perbandingan organisasi publik dan privat secara umum

No Organisasi Publik

Organisasi Privat / Bisnis

1 Tujuan Non Laba laba

2 Produk Yang dihasilkan Publics goods Privat goods

3 Cara pengambilan keputusan demokratis Strategis bisnis

4 Ukuran kinerja Social welfare Efisiensi

5 Misi organisasi “melakukan kebaikan”

“untung rugi”

Kerangka Sistem Informasi Pada Organisasi Publik

36

• Informasi sangat esensial dlm kehidupan modern : perorangan ,organisasi , lembaga, masyarakat , negara .

• Sebagai alat untk mengerjakan dan meningkatkan pengelolaan agar lebih cepat, efisien , lebih produktif dan dpt dipercaya.

• Ketersediaan informasi dlm dunia modern merubah cara berpikir dan kinerja hidup.

• Informasi dipandang sbg energi dan alat memberdayakan manusia modern.

MANFAAT INFORMASI DLM

DUNIA MODERN

p. hp

37

38

TEKNOLOGI ADMINISTRASI &TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi Administrasi adalah bagian dari ilmu administrasi yg melakukan studi serta mengembangkan berbagai teknik pengerjaan berikut desain-desain ,mesin dan pesawat-pesawatnya yg harus dipakai dalam rangka administrasi.

Perkembangan administrasi yang pesat sekarang ini berkat penggunaan komputer dan sarana komunikasi ( TI )

ERA FOKUS KERANGKA KERJA

TARGET KEGUNAAN

Komputerisasi Pemrosesan data Monopoli Organisasi Efisiensi

Teknologi informasi

Pengguna langsung

Perdagangan bebas

Individu Efektif

Sistem Informasi Sistem strategi Perdagangan bebas

Proses bisnis Keunggulan bersaing

Globalisasi ekonomi

Transformasi Bisnis

Globalisasi Sistem Dinamik Adaptasi

Indrajit. E (1999 )

Terima Kasih

Sampai Jumpa Minggu Depan

Seribu langkah besarDimulai dengan satu langkah kecil