BLOQUE TEMÁTICO II: PROCESOS DE DOCUMENTALIZACION

SUSCEPTIBLES DE INFORMATIZACIÓN

I. PROCESOS DE FUNCIÓN ADMINISTRATIVA:

a. CÓMO ORGANIZAR EL ARCHHIVO DE OFICINA:

En cada puesto de trabajo solo deben estar presentes, los

expedientes en tramitación, otro punto importante, es elaborar un

esquema logico y ordenado de los diversos elementos que componen el

departamento, se trata en definitiva, de reproducir en forma de

esquema o de cuadro de división interna, la estructura del

departamento; Que en la ordenación del Archivo, funcionará como

cuadro de clasificación.

ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO DE UN

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

1. PLANTILLA DE PERSONAL

a. Correspondencia.

b. Expedientes de Contratación/ Personales/Selección de

Personal, Nóminas, Retribuciones y Reclamaciones

Salariales.

c. Plantillas.

2. DISCIPLINA Y CONTROL.

a. Expedientes disciplinarios.

b. Instrumentos de Control de Acceso.

c. Partes de alteraciones (Permisos, bajas, vacaciones…)

3. CLASES PASIVAS, MUTUALIDADES, Y SEGURIDAD SOCIAL.

a. Certificaciones.

b. Expedientes de Asistencia.

c. Libros de visita.

d. Partes de cotización.

4. RELACIONES LABORALES.

a. Convenios.

b. Expedientes de Elecciones Sindicales.

Otro aspecto muy importante y a tener en cuenta en una oficina, es la

elaboración de un inventario que se colocará en la portada de la carpeta

del expediente,. Las partes de la ficha del inventario son:

a) Fecha limite del expediente.

b) Entrada descriptiva breve, precisa, y concisa que sirve para

conocer el contenido de cada expediente.

c) Dígitos del cuadro de clasificación de la serie.

d) Signatura del Archivo, es decir, el número de la caja, y del

expediente dentro de la caja.

EJEMPLO FICHA DEL INVENTARIO:

ENCABEZAMIENTO:

AÑO INICIO- AÑO FIN DÍGITOS DEL CUADRO DE CLASIFICACION

denominación serie

1945 -1980 2.5.1. Expedientes Personales.

DESCRIPCIÓN ……….. Javier Irazu García, Secretario General

SIGNATURA 15-3.

b) LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación del

expediente, debe formar parte de este, y no se ordenara de otra manera.

Por otra parte, la correspondencia mantenida por la oficina y que no sea

de la tramitación de los expedientes formara una o dos series

documentales en la que cada documento ira unido con su respuesta, en

el caso de haberla.

En las Administraciones Públicas donde toda la correspondencia

ingresada pasa por registro de entrada, y en la que se envía fuera pasa

por registro de salida, llevará la fecha y el número de registro.

c) EL INGRESO DE DOCUMENTOS

Los ingresos de documentos en los archivos son de dos tipos:

1. ORDINARIO: Se efectúan mediante transferencia en plazo y

tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad.

También se pueden denominar internos ya que se producen

dentro de un sistema de archivos, sin interferencias exteriores.

Es el tipo de ingreso más común.

2. EXTRAORDINARIOS: Se producen de forma ocasional sin plazo

determinado, ni periodicidad alguna. Hay 4 tipos:

a. DONACIÓN: Consiste en la entrega, sin mediación de

compra o intercambio de bienes. No hace falta ninguna

formalidad jurídica para recibirlo, salvo la redacción de

un acta de entrega.

b. LEGADO: Se diferencia de la donación, en que se realiza

tras la ejecución del testamento de los herederos.

c. COMPRA: Es un proceso poco frecuente en los Archivos

por falta de medios económicos.

d. REINTEGRACIÓN: Consiste en devolver al archivo la

documentación que ha estado en poder de otras

personas, organismos, e incluso naciones EJ Guerra

Civil, Guerra Mundial

e. POR DEPÓSITO: Como su nombre indica, es el depósito

de una documentación por un periodo de tiempo

indefinido o determinado, según los casos, no implica

transferencia de propiedad, y los documentos no se

convierten en propiedad del receptor. Sus propietarios

pueden reivindicar y obtener su posesión siempre, a

menos que una cláusula especial en el contrato de

depósito prevea especialmente que será transformado en

donación al término de un plazo determinado.

LA RELACION DE ENTREGA

1. Clasificar los Fondos: Consiste en establecer diversas

clases documentales, en función de su procedencia,

es decir, del Autor que los ha creado.

2. Ordenar los Documentos dentro de cada agrupación o

serie documental: uniendo unos con otros, conforme

a la unidad de orden establecida para caso.

3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que

ponga de relieve la estructuración dada al fondo.

LA CLASIFICACIÓN

¨CLASIFICAR´´ procede del LATÍN clasis facere = HACER CLASES.

Etimológicamente la palabra clasificar proceder del latín Clasis

facere = Hacer clases.

Pero archivísticamente clasificar consiste en agrupar los

documentos de un fondo mediante clases; desde los más amplios a los

más específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden

original.

Son 3 los elementos que podemos considerar en la clasificación de

los documentos:

- Elementos que hay que considerar en la clasificación de los

documentos:

LAS ACCIONES; Toda organización o entidad es

creada para unos fines para los cuales se dota de

unas atribuciones o competencias para lograrlos.

EJ: un grupo de personas que desea competir en el

mercado de los robots constituye una empresa y

para funcionar la dota de una serie de

competencias como son: recursos humanos y

materiales, investigación y desarrollo, y la venta de

producto entre otras. Cada una de estas

competencias se descompone en distintas

atribuciones, así la gestión de los recursos

humanos implicara la contratación, el control de la

actividad, y las relaciones laborales etc.

LA ESTRUCTURA ORGÁNICA: Cualquier entidad

necesita una organización para conseguir sus fines;

es decir, una estructura organizativa que le permita

el funcionamiento idóneo, la empresa se

estructurara en niveles jerárquicos especializados,

como el Consejo de Administración, Dirección

General, Departamentos, Oficinas Etc.

LOS ASUNTOS O MATERIAS: Este es un elemento

que no deriva directamente de la Entidad, si no de

la percepción que se tenga de la misma, esto es, de

los asuntos o materias, que cada cual, crea

observar tanto en sus actividades como en su

organización. En este EJ los asuntos pueden ser

entre otros; EDIFICIOS, RETRIBUCIONES,

PERSONAL CONTRATADO, ETC.

TRES TIPOS DE SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

1. LA CLASIFICACION FUNCIONAL: Como su propio nombre

indica, las funciones de la Entidad que genera o ha generado el

fondo del Archivo son los elementos tomados en consideración

para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en

primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con las

actividades de las que son resultado.

2. CLASIFICACIÓN ORGÁNICA: En este sistema, las series se

agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones

administrativas o estructura orgánica de la entidad,

reproduciendo sus servicios, secciones, unidades etc. Solo a

partir de este nivel, es posible establecer la clasificación

orgánica, la cual, se realiza jerárquicamente desde las unidades

administrativas básicas hasta las divisiones más amplias.

3. CLASIFICACION POR MATERIAS: Este tipo de clasificación es el

resultado, del análisis del contenido de los documentos es decir,

de los asuntos materias de los que trata.

1. La relación de entrega

Es un documento normalizado, impreso, que acompaña a cada remisión, y que

proporciona los siguientes datos:

Nombre del servicio remitente, signatura del remitente (nº de caja y nº expediente), breve

descripción de los expedientes, fechas extremas, accesibilidad, plazo de conservación,

código del cuadro de clasificación y signatura del archivo.

La hoja va por triplicado. Una vez se reciba la documentación en el archivo, el archivero se

encargará de verificar la información y firmará la hoja. Una de las copias se devolverá al

departamento correspondiente, otra irá al registro general de ingresos, y la última a otra

sección administrativa.

La relación de entrega tiene una triple utilidad: jurídica, de gestión y de información.

-Jurídica: en cuanto a la responsabilidad de los fondos.

- De gestión: gestión de los fondos documentales y su puesta en servicio.

- De información: utilidad porque durante mucho tiempo será el único instrumento de

utilidad disponible.

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO: CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN E INSTALACIÓN

La organización el archivo corresponde a una doble necesidad: proporcionar una

estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del

organismo reflejado en él, además de facilitar la localización de los documentos.

Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que proporcione el

proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Pero además, atendiendo a la

función primordial, debe facilitar la localización de los documentos , proporcionando con

su estructura organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con

acierto, exclusividad y sin ambigüedades.

1. Principio de procedencia: es el principio fundamental de la archivística que establece

que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse

con los de otros. Derivados del principio de procedencia son:

El principio de respeto a la estructura: que establece que la clasificación interna de un

fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo

productor.

Principio de respeto al orden original: que establece que no se debe alterar la

organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe

reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento. En resumen, consiste en

respetar el origen de los fondos, es decir, en mantenerlos agrupados sin mezclarlos unos

con otros los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una

adminitración pública, privada, una persona, familia, etc.

De acuerdo con estos principios, la organización del archivo conlleva una

serie de tareas:

- Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases

documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los

ha creado.

- Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental:

uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecido para

cada caso.

- Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la

estructuración dada al fondo.

1. La clasificación: Etimológicamente, la palabra “Clasificar” procede del

latín “clasis facere”, es decir, “hacer clases”. Pero archivísticamente,

clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un

fondo mediante clases, desde los más amplios a los más específicos, de

acuerdo con los principios de procedencia y orden original.

Hay que tener en cuenta los siguientes 3 elementos a la hora de clasificar

los documentos.

Las acciones: toda organización o entidad es creada con unos fines, para

los cuales se dota de unas atribuciones o competencias suficientes para

lograrlos.

Ejemplo: un grupo de personas que desea competir en el mercado de los

robots constituye una empresa, y para funcionar la dota de una serie de

competencias, que son: la gestión de recursos humanos y materiales, la

investigación y el desarrollo y la venta de productos, entre otras.

Cada una de estas competencias se descompone en distintas atribuciones.

Así, la gestión de los recursos humanos implicará la contratación, el

control de la actividad, las relaciones laborales, etc.

La estructura orgánica: cualquier entidad necesita una organización para

conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita el

funcionamiento idóneo.

Siguiendo el ejemplo anterior, la empresa se estructurará en niveles

jerárquicos especializados, como el Consejo de Administración, Dirección

General, departamentos, oficinas, etc.

Los asuntos o materias: éste es un elemento que no deriva directamente

de la entidad, sino de la percepción que se tenga de la misma. Esto es, de

los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus

actividades, como en su organización.

En el ejemplo, los asuntos pueden ser, entre otros, edificios, retribuciones,

personal contra

Elección de sistema de clasificación:

La elección de sistema de clasificación más apropiado entre los tres

anteriores depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico,

que son:

- Debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la

clasificación dada al fondo perdure en el tiempo.

- Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de

la percepción que el archivero pueda tener en cuanto a aspectos

inequívocos. Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia

naturaleza de los documentos, es decir, el proceso administrativo del cual

son resultado. etc.

Existen tres tipos de sistemas de clasificación:

Clasificación funcional: como su propio nombre indica, la funciones de la

entidad que genera o ha generado el fondo del archivo son los elementos

tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este

criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con

las actividades de las que son resultado.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Es una estructura jerárquica y lógica, que refleja las funciones y

actividades de una organización funciones que generan la creación o la

recepción de los documentos. Se trata de un sistema que organiza

intelectualmente la información, y que permite situar los documentos los unos

con los otros, para constituir los expedientes. El requisito previo para la

elaboración de un sistema de clasificación es un perfecto conocimiento de las

funciones del Organismo que genera los documentos.

El cuadro de clasificación, no debe ser elaborado en un primer lugar, si

no a posteriori. Se debe realizar partiendo del conocimiento previo de la

Organización y los procedimientos de la Entidad, este es el contexto que le

permita analizar el conjunto de los documentos como un todo.

Y así el Archivero podrá identificar y establecer la serie, así como las

demás agrupaciones documentales. El cuadro es el resultado de un trabajo

simultáneo con otras tareas como la organización y la descripción. Solo es

posible establecerlo, tras haber manejado y utilizado toda la documentación.

EJEMPLO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN

1. Gobierno

1.1. Ayuntamiento pleno.

- Privilegios Fundacionales

- Expediente de constitución del Ayuntamiento.

- Expediente de Sesiones.

- Actas

- Ordenanzas y Reglamentos.

1.2. ALCALDÍA.

1.2.1. Autoridad Judicial.

1.2.2. Expedientes de causas Civiles.

1.2.3. Expedientes de Causas Criminales.

1.2.4. Actos de Conciliación.

1.2.5. Hidalguías.

1.2.2. Secretaría Particular

- Asuntos de Gobierno.

- Bandos.

- Correspondencia.

- Decretos y Edictos.

- Mociones.

- Planes y Memorias de Gestión.

- Prensa y Protocolo.

- Libros de Firmas.

- Expedientes de Honores, distinciones, y Actos Representativos.

- Boletines.

- Hemeroteca.

1.3. Comisiones de Gobierno

- Expedientes de Sesiones.

- Actas.

- Comisiones Informativas y Especiales.

- Expedientes de Sesiones.

- Actas.

ORGANIGRAMA

FONDO

Sub- FONDO

Serie. Serie

Sub - Fondo.

Serie.

Sub FONDO

Serie.

EXPEDIENTE.

E EXPEDIENTE

Unidad Documental.

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

ORDENACION

La ordenación de un fondo no termina con la clasificación. La

ordenación es una tarea que consiste en relacionar unos elementos con otros

de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea, fechas,

números etc. La ordenación se aplica en diferentes niveles, documentos,

expedientes, series etc.

Los documentos se ordenan en los expedientes siguiendo la lógica de su

tramitación que por lo general coincide con una secuencia cronológica. Los

expedientes a su vez, se ordenan dentro de la serie, siguiendo la misma lógica,

por su parte, las series y demás agrupaciones documentales se ordenan

teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando

con las accesorias, aunque no siempre es posible establecerla objetivamente.

METODOS DE ORDENACIÓN

1. CRONOLÓGICO

Las fechas de los documentos es el criterio de ordenación empleado,

siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor, el año, el mes,

y el día. Comenzando desde el año más remoto hasta el más reciente, dentro

de cada año por meses, y dentro de estos, por días. Si desconociésemos el día,

el elemento se colocara al final del mes. Si desconociésemos el mes, este se

colocara al final del año. Si desconocemos el año, este se colocara después de

Unidad Documental

la década o siglo correspondiente. Este es el método mas difundido

especialmente para ordenar los documentos dentro de los expedientes por

cuanto en principio el orden cronológico coincide casi siempre, con el orden

lógico de la tramitación administrativa.

2. ALFABÉTICO:

Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación y su posición

en la palabra o frase en la que se basa. Así cuando se consideran nombres de

personas (método onomástico) se ordenan poniendo el primer apellido seguido

del segundo, y del nombre propio. ESTE ES EL METODO IDÓNEO PARA LA

SERIE DE EXPEDIENTE PERSONALES. Si se consideran los nombres de lugar

que es el método Geográfico o Toponímico, se ordenan según su jerarquía

especial, empezando por las agrupaciones mayores y terminando por las

menores. Así una serie documental de obra, comenzara por el distrito/ barrio

/calle/avda./plaza/nº de finca, planta, o vivienda. En el caso de las

explotaciones forestales o rurales, se sigue el orden Topográfico de los

toponímicos.

3. NÚMERICO.

Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie desde el numero

1 hasta en adelante es el método empleado en los documentos contables.

4. ALFANUMÉRICO

Consiste en la combinación de letras y números para componer los

códigos de ordenación. De entre estos métodos, no es posible establecer cual

de ellos es el mejor.

Al definir el tipo de ordenación que se va aplicar en cada momento se

elegirá a aquel que se adapte mejor al objeto de ordenación.

LA INSTALACIÓN

La instalación de los documentos en el depósito, es una tarea

relacionada con la organización de los fondos y consiste en la ubicación física

de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o

libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expediente en forma de

paquetes o protegidos por un envase, ubicados en las estanterías para ofrecer

mayor protección a los documentos, y resistencia a los agentes nocivos, luz,

polvo, etc. antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, hay

que identificarlo, a fin de saber cual es su ubicación física, para ello, se le

otorga una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo

contiene, y a su orden dentro de esta. Así un expediente ubicado en la caja 97,

y cuyo orden es el tercero se le dará la signatura 97,3. De este modo la

ubicación física del mismo será inequívoca.

CONCEPTO DE BIBLIOTECA

La palabra Biblioteca procede del Griego THEKE= CAJA. BIBLION=

LIBRO. Significa lugar donde se guardan los libros.

Según la Norma UNE 50 -113 92 Sobre Conceptos Básicos de la

Información y de la Documentación se define el término biblioteca en 2

sentidos:

1º Cualquier colección organizada de libros y publicaciones de serie

impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles

para préstamo consulta.

2º. Es Organismo o Parte, cuya principal función consiste en constituir

bibliotecas mantenerlas actualizadas y facilitar el uso de los documentos que

precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información de

investigación educativas, o de esparcimiento contando para ello, con un

personal personalizado. Hay que tener en cuenta que estos son, los requisitos

mínimos de una biblioteca, y no, excluyen otros servicios y documentos, tanto

de tipo clásico como en soporte electrónico.

FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA

1. Proporcionar los documentos: Tradicionalmente, se ha

considerado que las bibliotecas comunican documentos, y no la

información que contienen o desprenden de ellos. Pero actualmente

las bibliotecas deberán facilitar el encuentro entre usuario y

documento.

2. Ser un Servicio de Información; Una biblioteca debe orientar,

producir información, editar guías de la biblioteca, informes, bases

de datos de la información general, y todo lo que haga que la

información se conozca se comprenda, y se aplique.

3. Contribuir a la Formación de los Usuarios por sí misma y en

Cooperación del Sistema Educativo; La biblioteca debe educar,

enseñar a obtener, analizar y usar la información, como base del

conocimiento.

4. Ser Foco de Cultura y del Ocio Recreativo; La biblioteca debe

hacerlo a través de la extensión cultural, en relación a la temática de

su colección, su tipo, las necesidades de carencia de su entorno, etc.

5. Dar asesoramiento y consultoria de la información; La biblioteca,

es el organismo experto en la información que gestiona para su uso

independientemente del lugar y del soporte en que se presente, debe

colaborar en que se comunique y se asimile de forma eficaz.

6. Ser un Espacio de Trabajo, Estudio, y Convivencia; La biblioteca

como espacio y plaza pública ayuda a mejorar la oferta cultural de la

ciudad o la institución a la que pertenece, haciéndola, mas habitable

y viva. La biblioteca, debe ser un espacio no segregador en el que se

fomente o posibilite prácticas culturales diversas.

TIPOLOGIAS DE LAS BIBLIOTECAS

Según la Clasificación establecida por la UNESCO:

- Bibliotecas Nacionales.

- Bibliotecas de Instituciones de Enseñanza Superior; Están las

bibliotecas universitarias centrales, bibliotecas de institutos, y

departamentos universitarios, y bibliotecas de enseñanza superior, que

no forman parte de la universidad.

- Otras Bibliotecas importantes no especializadas. Son bibliotecas

enciclopédicas de carácter no científicas que no son universitarias.

- Bibliotecas Escolares.

- Bibliotecas publicas o populares.

- Bibliotecas Especializadas

ISBN

Sistema Internacional Estándar de número de libros. Es un numero

creado para dotar a cada libro, de un numero que le identifique, este numero,

permite coordinar, y normalizar la identificación de cualquier libro

independientemente de su soporte, y utilizar herramientas informáticas para

localizarlo y facilitar su circulación por el mercado editorial. El ISBN se utiliza

en 166 países, se trata de conseguir que cada obra monográfica publicada

tenga numero de identificación único y simple.

COMO ESTA FORMADO: Consta de 13 dígitos, agrupados en 5 bloques.

Y al imprimirlo a de ir siempre precedido por las siglas ISBN. Las 5 partes son

las siguientes:

1. PREFIJO: Es un número de 3 dígitos, que proporciona la EAN

INTERNACIONAL. E identifica el producto libro, se ha asignado los

códigos 978 y 979 para ISBN.

2. IDENTIFICADOR DE GRUPO: Identifica el grupo nacional, geográfico

o lingüístico de las editoriales, lo asigna la Agencia Internacional del

ISBN lo asigna la Agencia Internacional del ISBN que a España le

asignó el nº 84.

3. PREFIJO EDITORIAL: Identifica a una Editorial concreta de cada

grupo nacional y lo asigna la Agencia del ISBN en España.

4. NÚMERO DE TÍTULO: Identifica el numero de titulo de una obra

publicada por una Editorial concreta. Los asigna la Editorial, a

partir de los bloques que le proporciona la Agencia en España.

5. DIGITO DE CONTROL: Consta de 1 digito, que garantiza la correcta

utilización de todo el sistema y lo asigna el sistema informático de la

Agencia.

ISBN 978 -84-8181-285-5

978 Producto libro.

84 – PAIS ESPAÑA.

8181 EDITORIAL. MINISTERIO DE CULTURA.

285 TITULO DEL LIBRO

5 DIGITO DE CONTROL.

QUE PUBLICACIONES LO LLEVAN (ISBN)

El ISBN es UN numero pensado para favorecer el comercio de las

publicaciones, si estas no van a ser puestas a la venta, no necesitan

ISBN.

- Obras monográficas impresas.

- Publicaciones en baile, o sus equivalencias en nuevas tecnologías.

- Separatas de Artículos o números monográficos de una publicación

seriada concreta.

- Películas, videos, transparencias de contenido educativos o didácticos

siempre que sean recursos didácticos de materia que se imparten en la

enseñanza reglada audio libros que estén en soporte físico o disponibles

en Internet, publicaciones monográficas electrónicas que ya estén en

soporte físico, o por internet, copias digitales de publicaciones digitales,

impresas, publicaciones multimedia, cuyo componente principal sea el

texto, publicaciones en micro formas, programas informativos o

didácticos diseñados con propósitos educativos o de capacitación como

tutoriales parra el aprendizaje, y mapas.

- PUBLICACIONES QUE NO LLEVAN ISBN+

En publicaciones gratuitas.

Publicaciones seriadas, como revistas o diarios que llevarían

ISSN.

Partituras, cuyo código de identificación es el ISMN.

Grabaciones de sonidos musicales, su código es el ISRC.

Productos audiovisuales como películas cinematográficas,

documentales dibujos animados, anuncios publicitarios, código:

ISAN

Materiales ajenos a una obra monográfica que no tengan valor

potencial por separado y que no se venda por separado, no

utilizaran un ISBN propio pero pueden indicar ISBN de la obra

monográfica que acompañan.

Publicaciones que acompañan a periódicos y publicaciones.

Materiales docentes de uso interno para centros de enseñanza.

Memorias, Estatutos, y materiales de régimen interno de

empresas, instituciones, o asociaciones

Obras textuales en abstracto.

Material impreso, o en otros soportes de carácter temporal,

como catálogos de librerías, o editoriales, catálogos comerciales

y publicitarios, folletos turísticos, cancioneros, folletos y

programas deportivos cinematográficos, políticos, escolares,

actos culturales etc.

Impresiones artísticas, documentos personales como el

Currículum Vitae.

Tarjetas de felicitación, correos electrónicos, y correspondencia

electrónica

Almanaques, agendas, y calendarios.

Albúmnes de cromos, sellos, monedas,. Directorios telefónicos,

guiones de cine, radio, y televisión, salvo, que se publique

comercialmente, libros de colores, y pegatinas.

Pasatiempos, publicaciones de disponibilidad limitada y

recursos actualizables como por ejemplo publicaciones que se

imprimen bajo demanda de un contenido adaptadas a las

peticiones de usuario.

DÓNDE Y CÓMO APARECE EL ISBN EN UNA PUBLICACIÓN.

Si son publicaciones impresas, deberá aparecer en el reverso de la

portada, y si no fuera posible, deberá aparecer en algunas de las siguientes

partes del libro:

- Parte inferior de la contraportada externa.

- En el pie de la portada o junto a los créditos de la publicación.

- En el pie de la contraportada.

- En la parte inferior del reverso de la sobrecubierta o cualquier otra

funda protectora.

Si son publicaciones electrónicas, u otras formas de productos no

impresas, que suponen una presentación visual del contenido almacenado de

forma electrónica (publicación en Internet) el ISBN aparecerá en la pantalla de

visualización del titulo o equivalente.

Si son publicaciones electrónicas que se difunden como un objeto

físico como un CD ROM el ISBN aparecerá en cualquiera de las etiquetas que

estén pegadas de forma permanente en el objeto, si no es posible, aparecerá en

la parte de abajo del dorso del embalaje permanente de dicho objeto en la

funda.

Si son películas de video, el ISBN aparecerá en los títulos de créditos.

El ISBN debe imprimirse siempre con un tipo de imprenta

suficientemente grande para ser legible no menor de 9 puntos.

¿ES NECESARIO CAMBIAR EL ISBN CUÁNDO SE PRODUCE UN

CAMBIO DE FORMATO? SÍ

GESTIÓN DE LAS COLECCIONES

- Concepto:

Para referirnos a todo lo relacionado con la planificación, formación, y

evaluación, y mantenimiento de los contenidos abarca varias actividades como

la conservación, la cooperación, para compartir recursos y el expurgo.

- Objetivos de la Gestión de la Colección:

Objetivos Relativos a la Colección; Exhaustividad, control del

crecimiento evitando los desequilibrios expurgos de los

materiales que deben retirarse de las zonas de consulta,

actualización.

Objetivos Relativos a los Usuarios; disponibilidad y

accesibilidad máxima que es la posibilidad real de utilización,

tiempo de acceso reducido, acceso de los recursos externos,

validez y uso de la colección de referencia.

Objetivos Relativos a la Institución La colección debe contribuir

a que la institución logre sus objetivos.

LA SELECCIÓN

Es imposible tenerlo todo. Para tener una buena colección hay que

tener unos buenos conocimientos profesionales, editoriales y

culturales. Una buena selección produce una buena biblioteca, que

sirve al usuario lo que necesita y le da a conocer lo que desconoce. La

selección se puede realizar de modo directo revisando las obras, o a

través de fuentes de información críticas bibliográficas sobre obras

recomendadas, guías de lecturas etc.

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y FUENTES.

La selección para la incorporación o no de fondos debe efectuarse teniendo en

cuenta:

- Las necesidades de lectores y usuarios.

- Los avances y las novedades en los distintos aspectos del conocimientos

- Los recursos disponibles a tener en cuenta, para sacar el máximo

rendimiento.

- La obligada neutralidad ideológica, hay que evitar cualquier

discriminación por raza, lengua, cultura, religión, sexo, etc.

- Por el reconocimiento del autor, editor, o comité de redacción.

- Por la actualización de la obra y su revisión.

- Por el tema.

- Por la ideoneidad del vocabulario.

- Por la relevancia de la obra para los usuarios.

- Organización lógica de los contenidos y sus partes.

- Por el estilo apropiado e inteligible para los usuarios.

- Por los aspectos técnicos; buena disposición de los elementos,

ilustraciones, imágenes, etc.

- Características físicas; tipografía concreta, diseño, facilidad de uso,

durabilidad del papel, y la encuadernación.

- Aspectos Complementarios; Existencia de bibliografías, apéndices,

notas, guías del material

- Interés bibliotecario, adecuación a la colección existente, flexible de uso,

equilibrio, que aporte.

- El precio.

EL EXPURGO EN LAS BIBLIOTECAS.

Una biblioteca es una colección viva, hay que adaptar la colección a las

necesidades de los usuarios. El expurgo requiere como es lógico, una

evaluación previa de la colección, el resultado del expurgo no es siempre la

destrucción pues se considera también posible, y conveniente la redistribución

a otras bibliotecas o ser regalados o vendidos.

BARRERAS AL EXPURGO

Barreras PSICOLOGICAS: el excesivo afán conservador. Al bibliotecario

tradicional no le gusta tirar nada, existe una resistencia a admitir que lo

comprado ya no vale o la selección fue errónea, también se puede pensar que

todavía se volverá a pedir la obra.

Tamaño y Prestigio. Una biblioteca parece más importante si es más

grande.

Legales: problemas con la propiedad del libro, ya que se considera un

bien inventariable.

LA ADQUISICIÓN

Modalidades de incorporación de fondos

1. La compra.

2. El canje de publicaciones es importante pero hay que tener en

cuenta la calidad y la utilidad de fondos que nos envíen. El

intercambio de publicados o múltiples puede ser un medio de

vivificación de los fondos antiguos. Para la gestión del canje, se

deben editar listados con fecha, dar de baja los no disponibles. Es

un buen mecanismo para garantizar la actualización de las

colecciones de publicaciones periódicas.

3. Donaciones y Legados.

4. Depósito.

EL PROCESO DE ADQUISICIÓN:

Debe estar bien organizado, lo que supone:

1. Comprobar los datos bibliográficos lo que facilitara la tramitación del

pedido.

2. Comprobación de la existencia de las obras solicitadas en el catalogo de

las bibliotecas.

3. Creación de un fichero de pedidos, proveedores, y cronológicos. Debería

ser una ficha con triple autocopia, para enviar el original, para el pedido

y guardar las copias en los ficheros de pedidos y proveedores.

EL SELLADO DE LOS LIBROS

Es la colocación del sello de la biblioteca, en determinadas paginas,

especialmente en la portada como prueba de propiedad de la obra, debe estar

presente pero ser discreto, no tapando la información, ni perjudicando la

conservación.

ORDENACIÓN DE LAS COLECCIONES. LAS SIGNATURAS TOPOGRÁFICAS

FACTORES

- Del Tipo de Biblioteca: del tamaño de la colección, y del espacio

disponible, así como del ritmo de crecimiento que obligara a sistema en

los que se aprovecha más o menos espacio.

- Del tipo de frecuencia de uso. Que aconsejara una ordenación que

permita más o menos el acceso.

- Del tipo de Usuarios. Que puede llevar a criterios por edades o niveles.

Ordenaciones Más Habituales

- Sistemática normalmente a través de CDU. Clasificación Decimal

Universal

- Por Número CURRENS secuencia correlativa de números, en su

aplicación más pura coincide con el número de registro y se utiliza

sobre todo, en bibliotecas con gran cantidad de documentos en

depósitos cerrados.

- Por agrupaciones propias según las necesidades de la Institución o el

Usuario.

COOPERACIÓN INTERBIBLIOTECARIA

Las bibliotecas, necesitan cooperar con otras instituciones y principalmente

con otras bibliotecas para logar sus objetivos y mejorar sus resultados. Los

objetivos de la cooperación bibliotecaria consisten en posibilitar y potenciar los

tres desafíos con los que se enfrentan hoy las bibliotecas; la eficacia, la

eficiencia, la competitividad, para mejorar los servicios.

A través de la cooperación los sistemas de información ganan en operatividad

y consiguen más fácilmente los fines propuestos, es decir, se potencia la

eficacia, desarrollando actividades cooperativas. Las bibliotecas y centros de

documentación optimizan recursos que rentabilizan inversiones, es decir,

ayudan a ser mas eficientes por medio de la cooperación. Las instituciones

documentales aumentan su utilidad social elevando su nivel de

competitividad.

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO:

Todos los programas de préstamo interbibliotecario han de converger en la

creación de sistemas nacionales de préstamo, única forma para garantizar el

préstamo internacional. Pero además ha de cumplir algunos requisitos:

1. Las instituciones que cooperen en esta materia, deben especificar por

escrito, y tras un acuerdo global las normas que van a regir en esta

actividad.

2. En todo convenio de préstamo interbibliotecario, debe, especificarse

además, cuales son los usuarios de cada institución que van a tener

derecho a este servicio, y cuales son sus derechos.

3. Se debe huir de la burocratización del sistema, para lo cual, es preciso

simplificar y precisar las clausulas del convenios.

4. Debemos diversificar nuestras peticiones siguiendo la pista de la

biblioteca, más cercana, para lo cual, se hace necesaria la existencia de

catálogos colectivos actualizados y de las colecciones destinadas

exclusivamente al préstamo interbibliotecario.

5. Es aconsejable cobrar una cuota, por cada documento prestado para

rentabilizar los gastos de este servicio.

LOS SERVICIOS DE EXTENSIÓN BIBLIOTECARIA

La extensión bibliotecaria, engloba una serie de servicios y medidas,

que toman las bibliotecas, para eliminar las barreras físicas, geográficas,

sociales, económicas, culturales, o de cualquier naturaleza que impidan o

dificulten el acceso a la cultura de ciertos grupos de población.

Necesidades Especiales que pueda atender la Biblioteca

1. Necesidad de acercamiento geográfico, préstamo por correo, el

bibliobús etc.

2. Atención a las discapacidades permanentes, físicas, psíquicas, y

sensoriales.

3. Servicio de acercamiento a ciudadanos con limitaciones socio –

económicas; minorías étnicas religiosas, emigrantes, parados, y

adultos no alfabetizados.

4. Servicios a lectores recluidos, hospitales, enfermos recluidos en su

hogar, cárceles, residencias de ancianos, centros del menor etc.

Las bibliotecas sucursales

Entendemos por biblioteca sucursal una forma de extensión

bibliotecaria, que se pone en marcha para atender las necesidades de los

usuarios residentes en zonas alejadas de la biblioteca central, debe disponer

de la colección, el personal y las instalaciones suficientes para atender los

siguientes servicios;

- El préstamo personal.

- Consulta en sala.

- Orientación al lector.

- Servicio de periódicos y de información general.

- Sector infantil.

- La posibilidad de acceso directo a la biblioteca central

Bibliotecas Móviles

Normalmente son a través de bibliobuses y se utilizan principalmente para

zonas rurales, o barrios urbanos sin servicio. También se ha experimentado

para reforzar los servicios en épocas especiales, en poblaciones con

incrementos estacionales como las zonas costeras en vacaciones.

Préstamo Colectivo

Es un modo de extensión bibliotecaria, cuando se aplica al envío del

orden de libros, a zonas aisladas rurales, donde no llegan ni las bibliotecas

móviles ni las sucursales. Estos lotes se ofertan a los lectores bajo el cuidado y

organización de alguna institución, como ayuntamiento, escuelas parroquias

Préstamo Por Correos

Es un servicio dirigido fundamentalmente, a personas que por cualquier

motivo, les resulta difícil o imposible, el acceso a la biblioteca, presenta sin

embargo, grandes problemas como un alto puesto de mantenimiento, lentitud

en administrar los pedidos y complicaciones para el lector.

Las Minorías Socio – Económicas que integran a los inmigrantes, y

grupos no alfabetizados

PARADOS:

Algunas medidas que se pueden poner en marcha, en una biblioteca,

cuando se trata de atender las necesidades de los usuarios en paro son:

1. La biblioteca debe poner a disposición del parado, una parte de la

colección, con libros que traten temas laborales al igual que legales.

En muchos casos, el trabajador necesita reciclarse para encontrar

un nuevo empleo.

2. También la biblioteca debe mantener continuas relaciones con las

oficinas de empleo, pudiendo tomar en algunos casos, funciones de

información, normalmente a través de una publicación, o en el

tablón de anuncios sobre ofertas de empleo.

3. También la biblioteca, puede prestar sus locales, para reuniones,

conferencias, clases, cursos, etc.

4. Asesorar en materias laborales y asesorías sobre documentación

necesaria sobre asuntos laborales y sociales.

INMIGRANTES (minorías étnicas y lingüísticas)

El manifiesto de la UNESCO, sobre la biblioteca publica, concede a la

biblioteca pública, un papel indispensable para el fomento de la paz, y de la

comprensión entre las personas y entre las naciones, e insiste sobre la

garantía de acceso libre y en igualdad de condiciones a todas las personas sin

distinciones.

ADULTOS NO ALFABETIZADOS

La educación de adultos se refiere a los intentos de mejorar la formación de los

individuos que no completaron su formación básica, las pautas de actuación

serían

1. Los bibliotecarios deben visitar la sede de educación de adultos, desde

el inicio del curso, para darles a conocer la biblioteca, y sus servicios.

2. La biblioteca debe ser presentada de la forma menos institucional,

posible, e insistir que su acceso es personal y libre.

3. En colaboración con los educadores se fija un calendario de actividades

sin carácter obligatorio en ningún caso debe mostrarse a la biblioteca

como un recinto, dependiente del recinto escolar si no que se relaciona

de forma autónoma.

LECTORES RECLUIDOS

- Enfermos internados en centros sanitarios. La atención bibliotecaria a

este grupo, es mucho más fácil y barata, si se sigue la estructura

administrativa sanitaria como hospitales, centros de rehabilitación etc.

pero no podemos olvidar enfermos en casa, y ancianos, a los que la

biblioteca tiene que atender de forma específica.

- Bibliotecas de Hospital:

Se trata de servicios desarrollados en común, con instituciones sanitarias y

bibliotecarias.

Características:

1. instalaciones: debe contar con 2 salas como mínimo. Una, de lectura,

y otra de depósito de la colección y carritos de libros.

2. Equipo: esta compuesto por el transporte de libros, ya que muchos

enfermos no pueden acudir al local de la biblioteca, también debe haber

atriles para impedidos y material sonoro e instrumentos lectores, para

deficientes visuales.

3. La colección: deberá contener temas de carácter general, periódicos,

revistas, y cualquier publicación periódica de interés. Se aconseja un

mínimo de 8 libros, por cama, en cada hospital.

4. El personal: se recomienda para hospitales de 500 camas, una persona

bibliotecaria, ayudada por personal del hospital o voluntarios. El

bibliotecario de hospital debe tener estas características;

a. Debe aplicar sus conocimientos psicológicos, al trato con los

pacientes.

b. Debe intentar conocerlos y saber las lecturas más recomendables

para ellos.

c. Tener dotes de buen comunicador, y saber relacionarse con los

usuarios, pues, una de sus tareas principales, es la visita de los

enfermos en cama.

d. Aplicando la biblioterapia debe intentar ayudar al paciente, en el

desarrollo de sus potenciales y de sus habilidades y autoestima.

- Enfermos de casa y ancianos:

Los enfermos recluidos en el hogar de modo permanente o temporal, al igual

que los ancianos, tradicionalmente, han contado con el servicio de préstamo

por correo, o el bibliobús, pero en la actualidad, existe un servicio de visitas a

domicilio con un amplio catalogo de libros.

- Las Bibliotecas en los centros penitenciarios:

La Constitución garantiza el derecho de todos los españoles a estar

informados, y a tener el acceso a la cultura. Los servicios bibliotecarios

especiales en las prisiones normalmente dependen de la actividad

educativa y han aumentado en estos últimos años.

MÓDULO III: CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN ARCHIVOS Y

BIBLIOTECAS.

Concepto Conservación Preventiva: es una disciplina que pretende

evitar el deterioro a través de la interrelación de los bienes culturales en su

entorno, como método de trabajo se anticipa a los procesos de degradación de

los bienes culturales con estudios sistemático y global de los objetos y

colecciones.

Su aplicación atañe a todas las personas y las actividades desarrolladas

en el centro. El plan de conservación preventiva es el mejor instrumento para

garantizar la protección de los fondos, ya que trata de anticiparse a los

procesos de degradación, deteniéndose en el estudio pormenorizado de sus

causas como el microclima, limpieza, deposito, manipulación, transporte,

exposición, seguridad biodeterioro, y siniestros.

El punto de partida, para determinar los riesgos de deterioro, es

conocer la tipología y las características materiales de los fondos

documentales, su estado de conservación, y el uso que se hace de los mismos,

para establecer las prioridades es necesario analizar el estado del edificio y de

sus instalaciones así como de los medios de los que se dispone.

La conservación preventiva es tarea de todos, por ello, es necesario,

difundir los procedimientos y objetivos de la conservación preventiva entre los

usuarios y los trabajadores.

MEDIO AMBIENTE

Controlar las condiciones medioambientales, requiere contemplar la

institución como un ecosistema, todas las variables son interdependientes. El

entorno y el clima exterior; son las condiciones naturales que la mayoría de los

casos afectan al ambiente interior.

Edificio: se debe diseñar un calendario, de inspecciones de

mantenimiento del edificio, de su estructura y de sus instalaciones para ver el

estado de sus cubiertas, muros, vanos, canalizaciones de agua y gas, sistemas

de drenaje, instalaciones eléctricas, equipos de seguridad etc.

No se deben utilizar pinturas ni acabados, que puedan enmascarar

problemas de filtración de humedades, ni que lleven sustancias toxicas o que

sean susceptibles de un ataque biológico.

Humedad Relativa y Temperatura: La temperatura (T) y la humedad

relativa (HR) están interrelacionadas y el cambio de una, supone la

modificación de la otra. Hay que lograr unos valores estables de ambas,

evitando fluctuaciones acusadas que son las más perjudiciales para los

materiales que componen el patrimonio bibliográfico y documental.

Ventilación:

Una ventilación constante, es el mejor instrumento, para reducir las

fluctuaciones de humedad relativa y temperatura, bajando la humedad

ambiental, se disminuye el riesgo de los procesos de condensación producidos

en superficies frías.

Además, evita la acumulación de gases volátiles y partículas de

polución de contaminantes atmosféricos, y también elimina los depósitos de

polvo, y es esencial para reducir el crecimiento microbiano y la germinación de

esporas.

Iluminación:

Los documentos custodiados en archivos y bibliotecas, son

especialmente sensibles a la luz. Por ello, se debe emplear una iluminación

fluorescente, con filtros para la radiación UV o luminarias incandescentes

suficientemente separadas de los fondos, para que no les afecte. También hay

que instalar filtros en las ventanas de salas, y depósitos, para filtrar la luz

solar hay que buscar una solución intermedia, entre la necesidad de consulta

de fondos, y el mantenimiento de los bajos niveles de iluminación.

Contaminación.

Es necesario realizar un seguimiento constante de la calidad del aire,

para garantizar un ambiente saludable, son imprescindible el mantenimiento

de los equipos de humificación, se debe evitar la presencia de materiales que

desprendan compuestos volátiles nocivos y el uso de productos tóxicos.

En regiones con elevada contaminación atmosférica se debe evitar la

ventilación natural procurando una buena ventilación del aire, a través del

sistema de ventilación forzada con filtros adecuados al tipo de contaminante

de la zona.

La Limpieza

El polvo puede contener partículas metálicas y grasas, retiene humedad

constituyendo un medio idóneo, para el desarrollo de insectos y

microorganismos que representan un serio peligro para la salud de las

personas, además asociado a factores ambientales como la alta humedad

relativa y temperaturas elevadas provoca reacciones químicas que destruyen

los materiales que componen los bienes culturales. La limpieza ayuda a

conocer el estado de las colecciones y prolonga su vida útil.

Mobiliario y edificio:

Las aéreas verdes, y de circulación que rodean al edificio, deben

limpiarse diariamente, y proceder a la retirada de las basuras. Es

recomendable, evitar las moquetas y alfombras que retienen polvo, al igual

que las plantas que pueden atraer microorganismos e insectos. La limpieza de

los suelos debe hacerse con aspiradores o mopas; sólo, en el caso de suciedad

extrema, se aconseja utilizar fregonas o trapos húmedos, siendo necesario

secar a continuación la superficie.

Nunca utilizar detergentes, ceras o aguas cerca de los documentos.

Recoger los insectos o las deposiciones que se encuentren durante la limpieza

y enviarlos al responsable para ver si se trata de una plaga.

La limpieza de mobiliario se hará con trapos y gamuzas electroestáticas

se debe hacer siempre, de arriba abajo y del fondo al frente. Los útiles y los

productos de limpieza deben guardarse fuera del depósito, de las colecciones.

La limpieza de los documentos deberá ser realizada por los restauradores.

Manipulación.

Es un factor de máximo riesgo para los documentos, y una de las

causas de deterioro más habitual en bibliotecas y archivos, pudiendo llegar a

ser el principal enemigo de la conservación de las colecciones. El equilibrio

entre la necesidad de acceso a los fondos documentales y conservación, puede

hacerse con 2 medidas.

1. Reducir al máximo la manipulación, a través de las siguientes

acciones:

a. Los catálogos informatizados deben ser actualizados con

regularidad.

b. Restringir la consulta a los materiales frágiles.

c. Estudiar las posibilidades de digitalización o filmación de los

documentos.

d. Realizar copias máster, para no volver a recurrir al

documento original.

2. Evitar practicas de manipulación incorrectas a través de:

a. No alterar el orden de los documentos.

b. Transportar pocos libros a la vez.

c. No apilar más de 3 volúmenes ni apoyarse sobre ellos.

d. No forzar la apertura de las encuadernaciones, y cerrarlos

cuando acabe la consulta.

e. No tocar el texto, o las imágenes de las páginas.

f. No usar instrumentos cortantes ni tinta cerca de los

documentos, utilizar lápiz y no colocar notas o folios sobre un

libro, cuando se esta escribiendo.

g. No utilizar notas adhesivas tipo posit ni clips.

h. No humedecer el dedo para pasar de página.

i. Avisar al responsable de la existencia de libros y documentos

en mal estado.

j. No fumar, comer, o beber, en las salas de lecturas.

k. Manipular los fondos, con cuidado, y con las manos limpias.

l. Para extraer un libro de la estantería no tirar de la cabezada.

Sino empujar suavemente los contiguos, y tomarlo por las

tapas recolocar después la fila en posición vertical, con ayuda

de los apoya – libros.

El Transporte

Cada vez son más los archivos y bibliotecas, que deciden crear

pequeños espacios para exhibir sus fondos o prestarlos para exposiciones a

otras instituciones. Tampoco podemos olvidar el préstamo interbibliotecario

que exige el traslado de libros y documentos pudiendo producirse deterioro

por ello, es conveniente tomar una serie de medidas que aseguren en

conservación durante y exposición.

MEDIDAS A TOMAR EN CUENTA.

1. Antes de retirar, los documentos de su ubicación, asegurarse de

disponer de espacio suficiente libre para colocarlos, nunca depositar

en el suelo.

2. Para traslado de fondos, dentro de un mismo edificio, utilizar

elementos protectores, como cajas, carpetas. Etc.

3. Las obras de gran formato, deben ser manipuladas entre 2 personas,

colocándolas sobre un soporte auxiliar, previsto de un reborde

redondeado que impida su deslizamiento.

4. Cuando los documentos salgan de la institución, deben hacerlo en

embalajes acolchados con materiales inertes, que amortigüen

posibles golpes y vibraciones.

Exposición

Las exposiciones representan un importante factor de riesgo, por lo que

en muchas ocasiones es preferible, renunciar a la exhibición del original, y

utilizar reproducciones.

Como norma básica, se deben exponer únicamente, las obras que se

encuentren en buenas condiciones de conservación, tomando las medidas

pertinentes, para evitar los cambios ambientales que puedan perjudicarlas.

Cuando coincidan en las vitrinas materiales de distinta naturaleza, se

debe tomar como referencia, las condiciones ambientales óptimas del más

sensible.

Cuando se trata de una obra enmarcada, las traseras deberán

separarse unos milímetros de la pared, para evitar las condensaciones y la

absorción de humedad de los muros.

Las vitrinas deben ser estables, y resistentes, seguras frente a robos

capaces de proteger del polvo y la suciedad, y con un mantenimiento sencillo.

Las salas de exhibición deben ser vigiladas, durante las horas que

permanezcan abiertas, y revisadas antes de su apertura, y al cierre, para

detectar posibles anomalías.

Se deben tener en cuenta, que la presencia de visitantes, puede alterar

los valores de humedad y temperatura de la sala.

Depósito:

El almacenamiento inadecuado tiene un efecto directo en la vida

útil de los materiales. El descuido y el amontonamiento pueden

producir grandes daños. El depósito es el corazón del archivo o la

biblioteca. Los espacios del depósito deben separarse por muros o

puertas cortafuegos, que permanecerán cerradas sin ningún obstáculo

que les impida cumplir su función. La instalación de doble puerta de

acceso evitará corrientes, y con ello el polvo que entra del exterior.

También es importante contar con un espacio independiente bien

iluminado, que disponga del material adecuado para la inspección,

recepción y desembalaje de las obras.

-Recomendaciones generales de mobiliario: se recomiendan los

acabados de aluminio anodinado o acero con esmalte en polvo con

superficies lisas, no abrasivas, bordes romos y sin piezas que

sobresalgan para evitar que se puedan dañar los documentos. La

distribución de los muebles en el depósito tendrá una separación

suficiente para facilitar el acceso.

Los armarios compactos permiten ahorrar espacio, aunque presentan el

inconveniente de la dificultad de la ventilación y generan vibraciones al

desplazarlos.

Seguridad:

La seguridad es una parte fundamental en la conservación

preventiva. Cualquier actividad que se realice en el archivo o biblioteca

debe partir de la seguridad de sus fondos. La institución deberá contar

con los obligatorios planes de emergencia y autoprotección que marca

la ley. Deberá asegurar la información contenida en inventarios y

catálogos, haciendo duplicados y protegiéndolos especialmente.

Recursos técnicos contra actos antisociales:

- Robo, hurto y vandalismo:

1. Proteger todos los accesos del edificio con luces exteriores de

seguridad, cerramientos firmes, rejas y contraventanas en los vanos de

los primeros pisos.

2. Establecer accesos diferenciados para el personal y los

usuarios. Vigilar la entrada y salida de personas y materiales por medio

de controles de escaneo y personal de seguridad 24 horas.

3. Instalar taquillas en los vestíbulos para el depósito de bolsos y

objetos personales de los usuarios.

4. Controlar la entrega y devolución de los juegos de llaves de todas las

dependencias.

Préstamo y consulta:

1. Registrar la acreditación del usuario en la base de datos

informática de los préstamos.

2. Revisar los ejemplares tras la consulta para detectar

anomalías, y registrarlas en los formularios de incidencias y en la ficha

informática.

3. Incorporar sistemas detectores anti-hurto.

4. Limitar la consulta de las colecciones del fondo antiguo

5. Restringir la entrada de los materiales en la sala de consulta

del fondo antiguo, permitiendo únicamente el empleo de folios y lápices

de grafito.

6. Revisar las papeleras de las salas de lectura al finalizar la

jornada laboral, para asegurarse que no se eliminan por error

documentos pertenecientes a la colección.

- Equipos de protección contra el fuego

Los edificios públicos deben contar con un sistema efectivo de

detección y extinción de incendios. Para ello se debe:

1. Instalar detectores en todo el edificio, y conectarlos a la central

de alarma y servicio de bombero y policía.

2. Para proteger la documentación frente a incendios de mayores

proporciones, son recomendables los sistemas de rociado de agua de

columna seca, que evitan el riesgo de derrame de agua en las tuberías,

y los rociadores de agua nebulizada, con gran capacidad de

enfriamiento.

3. Los sistemas automáticos de gases inertes tienen el

inconveniente de su alto coste, y constituyen un riesgo para las

personas y el medio ambiente.

4. El alumbrado de emergencia debe revisarse periódicamente.

5. Instalar mecanismos automáticos de desconexión de los

equipos técnicos en presencia de fuego.

6. Limitar el uso de mobiliario y materiales constructivos

combustibles.

7. Sectorizar los espacios interiores con muros, puertas

ignífugas, etc, para detener la propagación del fuego.

- :

La intensidad de las alteraciones y su tipología se producen en

función de los componentes de los soportes y del impacto de las

condiciones ambientales. La alteración indeseada de las propiedades

físicas y químicas de un material, debida a la acción de los organismos

biológicos, se conoce como biodeterioro.

-Programa de control del biodeterioro:

Mantenimiento e inspecciones:

1. Realizar un mantenimiento continuado del edificio; se deben

tapar los huecos y las hendiduras de los muros, así como reparar los

sistemas de drenaje para evitar filtraciones de agua.

2. Vigilar la aparición de gotas de condensación.

3. Inspeccionar zonas ajardinadas que puedan propiciar la

entrada de insectos y pequeños roedores.

4. Desarrollar rutinas de inspección de salas, depósitos y objetos

históricos, para detectar la presencia de microorganismos y posibles

plagas.

5. Mantener sistemas de trampeo para localizar por dónde entran

y salen los insectos.

6. Aislar y estabilizar los objetos y colecciones infectadas, hasta que

reciban tratamiento.

LIMPIEZA

- PROHIBIR LA INTRODUCCION DE ALIMENTOS EN EL EDIFICIO, Y

EVITAR LA MANIPULACION DE LOS FONDOS SIN GUANTES.

- PARA PREVEER LOS POSIBLES RIESGOS DE INFECCION DEL

PERSONAL DE LIMPIEZA, DEBERA MANIPULAR LOS OBJETOS

CONTAMINADOS CON DOBLE GUANTES, Y MASCARILLA.

REPUESTAS ANTE EL BIODETERIORO: Los insectos:

Afectan tanto al edificio, como a los objetos, hallar insectos en algún

estado de su ciclo biológico; larvas, pupas detritus, en forma de polvo o

columna no necesariamente indica la presencia de una plaga, sin embargo

debemos extremar las precauciones para su detención, ya que pueden ser,

evidencias de infestación.

Termitas: las termitas son difíciles de erradicar y muy destructivas.

Destruyen todo el material orgánico, especialmente si esta húmedo y

contaminado por microorganismos. La termita subterránea tiene sus nidos,

principales en el exterior y accede al interior a través de tuberías y otras

conducciones. Actualmente se erradican con productos no tóxicos para las

personas, impidiendo que lleguen a la fase adulta. La erradicación de las

humedades elimina la presencia de termitas subterráneas evitando la

necesidad de aplicar productos químicos.

La termita de madera seca, tiene sus nidos en el interior del edificio,

instalándose en muros y vigas de madera, estanterías, y mobiliario, diverso, es

más difícil de eliminar que la subterránea ya, que, para ello, hay que utilizar

productos tóxicos para la estructura del inmueble.

Termita (orden isóptera) subterránea; Familia Rhinotermitidae. Madera

Seca = Kalotermitidae.

Carcoma = Coleóptera. Son insectos muy frecuentes. Abarcan

numerosos grupos; sus larvas son la amenaza más importante, porque son las

que se comen, ya que son las que comen, y los adultos tienen la función

reproductora.

Se pueden reproducir, varias veces al año. Con condiciones favorables

dependiendo de la subfamilia a la que pertenezcan; pueden atacar a sedas,

cueros, pergaminos, papel, madera, etc.

Polillas = Lepidóptera. Son comunes en los edificios. Su desarrollo esta

muy influenciado por la temperatura. Y afectan al tejido y al papel.

Piojo del Libro= liposcelidae. Produce orificios muy pequeños. Atacan

al paginado y a las encuadernaciones, son de apariencia casi transparente,

siendo necesario, ser observados por el telescopio.

Pececillo de Plata = THYNASURA Familia lepismatidae. Precisa

humedad, temperatura moderada y ausencia de luz, deteriora el papel, con

erosiones irregulares, dándole un aspecto de raspado. Supone un peligro para

el material fotográfico, ya que la gelatina, es un nutriente apropiado para su

desarrollo.

BLOQUE III: CONOCIMIENTOS BÁSICOS SOBRE LA

PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO DE INFORMATIZACIÓN.

VOCABULARIO INFORMÁTICO

Shortcut: icono que permite abrir fácilmente un determinado programa o

archivo, este se crea en el escritorio.

ADSL (Asymetrix Digital Suscriber Line) línea asimétrica de abonado digital.

Es un sistema de transmisión digital sobre hilo de cobre o fibra óptica, que por

sus características puede alcanzar velocidades muy superiores a las del

modem y permite hablar por teléfono, mientras navegas.

Autoextraíble (. EXE) Es un tipo de archivo, que contiene otros archivos en su

interior, normalmente comprimidos para poder transmitir mas eficiente y

rápidamente. Un archivo autoextraíble, contiene el software necesario para la

descompresión y ejecución de la aplicación.

AVATAR: En ciertos Chat De Word Wide Web (WWW) es una imagen que

representa al usuario con la misma función que un login name.

Backup: Es una copia de seguridad. Se hace para prevenir una posible

pérdida de información.

Bit: abreviatura de Binarydigit. Es la unidad más pequeña de almacenamiento

en un sistema binario dentro del ordenador. 0. = si 1 =no. La unión de 8 BIT

es un byte.

BLOG: Viene de Web Log. Un blog es una pagina Web, que sirve como un

diario personal publico, normalmente se actualiza a diario, y refleja la

personalidad del Autor.

Inbox: Buzón de Entrada. Carpeta de un programa de e- mail, donde aparecen

los mensajes recibidos.

OutBox: Carpeta de un programa de e- mail donde aparecen los mensajes

enviados.

CHAT: Es un servicio de Internet, que permite a uno o mas usuarios,

conversar On Line mediante un teclado.

Comprimir: Reducir el tamaño de un Archivo, para ahorrar espacio, o

transmitirlo a mayor velocidad. Programa mas frecuente: Winzip.

Controlador o Driver: programa cuya función es controlar el funcionamiento

de un dispositivo del ordenador o de sus periféricos.

Cookie: es un pequeño archivo de texto, que un sitio Web, coloca en el disco

duro del ordenador de quien lo visita. Al mismo tiempo recoge información de

del usuario, aunque agiliza la navegación, en el sitio Web, su uso es

controvertido porque pone ven riesgo la privacidad de los Usuarios.

CPU: Unidad Central de Procesamiento.

Desfragmentar: es un proceso, de reordenar las partes de un archivo en

sectores contiguos de un disco duro, para aumentar la velocidad de acceso y

la obtención de datos del mismo.

DIVX: Formato de compresión digital de audio video, de excelente calidad para

ver películas.

Dominio: es la extensión de una dirección en Internet, que indica el país de

origen la actividad realizada, mediante un conjunto de caracteres.

Encriptar: proteger archivos, expresando su contenido en un lenguaje

cifrado. Los lenguajes cifrados simples consisten por ejemplo, en sustituir

palabras por números.

ETHERNET: es un estándar para ordenadores muy utilizado por su aceptable

velocidad y bajo costo. Admite distintas velocidades, según el tipo de hardware

utilizado, siendo las velocidades mas comunes 10 Mbits / s 100 mbits/s.

Extensión de Archivo:

Archivos de Imágenes (BMP, JPG, JPEG, GIF.)

ARCHIVO DE Word (DOC)

Archivo ejecutable (EXE,)

Archivo de fuentes o letras (FON, TTF,)

Archivo de ayuda en Windows. = HLP

Extensiones asociadas a paginas Webs.= HTM, HTML, PHP, ASP, XML

Bases de Datos de Access.= MDB

Extensiones referentes a archivos de música; MP3 – WAV – WMA

Extensión referente a formato = EXCEL. XLS

Archivos de video = AVI, DIVX, MPEG, MOV,

Son caracteres, que precedidos de un punto, aparecen detrás de un nombre de

un archivo. Permiten clasificar e identificar los ficheros.

EXTRANET: Es parte de una INTRANET de acceso disponible a los clientes y a

otros usuarios ajenos a la compañía.

FAQ FREQUENTLY ASKED QUESTIONS: Preguntas frecuentes. Son

documentos que listan las preguntas frecuentes y sus respuestas, sobre el

tema principal del sitio Web visitado.

FILE NOT FOUND: Archivo no encontrado.

FIREWALL: Corta- fuegos. Es un elemento de hardware o software para

prevenir algunos tipos de comunicaciones prohibidas según las políticas de

red que se hayan definido en función de las necesidades de la organización

responsable de la red.

FLOPPY: Es la forma inglesa de denominar al disquete.

Hacker: experto informático, especialista en sistemas ajenos sin permiso,

generalmente para mostrar la baja segu7ridad de los mismos, o simplemente

para demostrar que es capaz de hacerlo.

Hardware = Disco duro O soporte físico o conjunto de elementos materiales

que componen un ordenador como disco duro, CDROM, disquetera etc. En

dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y electromagnéticos

circuitos, cables, tarjetas, periféricos de todo tipo.

HOAX: termino utilizado para denominar a rumores falsos, que se difunden

por la red.

HOST = Anfitrión. Es cualquier ordenador en red que actúa como contenedor

de servicio disponible para otros ordenadores en red. Es bastante común tener

un HOST que proporcione diversos servicios.

HUB= concentrador. Un dispositivo que se utiliza como punto central de una

red, donde confluyen los enlaces de los diferentes dispositivos de la misma.

HTML = HYPERTEXT MARKUP LANGUAGE. Significa lenguaje de etiquetado

de documentos hipertextual. Es un lenguaje de marcación diseñado para

estructurar textos y documentos y preservarlos en forma de hipertextos. Que

es el formato estándar de las páginas Web.

HTTP= HYPERTEXT TRANSFER PROTOCOL. Protocolo de transferencia de

hipertexto. Es un protocolo que permite transferir información, en archivo de

texto, grafico, video, audio, y otros archivos multimedia.

ICONO = Es una imagen que representa un programa u otro recurso, y que al

pincharlo conduce a abrir dicho programa.

IMPORTAR = Incorporar un objeto desde otro programa, añadiendo un

elemento a una ruta específica.

INTERFACE = INTERFAZ. En software un interfaz es la parte del programa

informático que permite el flujo de información entre varias aplicaciones o

entre el propio programa del usuario.

INTRANET = es una red de redes de una empresa.

JPEG: JOINT PHOTOGRAPHIC EXPERTS GROUPS. Es un algoritmo diseñado

para comprimir imágenes, con 24 bits de profundidad o en escala de grises. Es

también un formato de fichero que solo trata imágenes fijas.

LAN: Local Área Network Red de área local. Es la interconexión de varios

ordenadores y periféricos, su extensión esta limitada físicamente a un edificio

o a su entorno de varios kilómetros. Su aplicación mas extendida es la

interconexión de ordenadores personales y estaciones trabajo, oficinas etc.

para compartir recursos e intercambiar datos y aplicaciones.

LOGIN= es el procedimiento de identificación, para utilizar un sistema.

Mailing List= LISTA DE CORREO. Es un grupo de personas suscritas a una

discusión periódica por e- mail, sobre un determinado tema.

Puerto: es un lugar específico de conexión con otro dispositivo, puede tratarse

de un puerto serial o en paralelo.

Software=

- Definición de NECESIDADES:

- Creación de un Sistema de Gestión de Datos.

Digitalización.

Integración de la información de gestión documental.

- Requisitos del Software y Hardware

Identificar los documentos dentro del entorno de las Bases de

Datos.

Almacenamiento, Clasificación, Seguridad, Custodia, creación….

- Escáneres y Dispositivos de Digitalización.

- Servidores.

- Gestores de Bases de Datos.