Optimales Arbeiten mit Julia Verkaufsprofi

Dokumentation Optimales Arbeiten mit Julia Seite 1

Optimales Arbeiten mit Julia Verkaufsprofi

INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung .................................................................................................................................. 2

1. Zimmerplan ................................................................................................................................ 3

2. Funktionen ................................................................................................................................. 4

2.1. Einstellungen ........................................................................................................................... 4

2.1.1. Farben definieren ....................................................................................................... 4

2.1.2. Ausblenden von verschiedenen Buchungstypen ........................................................ 4

2.1.3. Zimmeraufteilung nach Kategorien ............................................................................ 4

2.2. Navigation ................................................................................................................................ 4

2.2.1. Navigieren im Kalender .............................................................................................. 4

2.2.2. Suchen von Gästen ..................................................................................................... 5

2.2.3. Zoomen und Bewegen im Kalender ............................................................................ 5

2.3. Zimmer ..................................................................................................................................... 5

2.4. Zimmerplan .............................................................................................................................. 5

2.4.1. Erstellen von Blöcken .................................................................................................. 5

2.4.2. Verschieben von Blöcken ............................................................................................ 5

2.4.3. Bearbeiten und löschen von Blöcken ......................................................................... 6

2.4.4. Verlängern/Verkürzen von Blöcken ............................................................................ 6

2.4.5. Buchungsvorgang und Sperrvorgang verlassen .......................................................... 6

2.5. Preisvergleich ........................................................................................................................... 6

2.6. Preiskalkulator ......................................................................................................................... 6

2.7. Vorgänge .................................................................................................................................. 7

2.7.1. Buchungsvorgang........................................................................................................ 7

2.7.2. Sperrvorgang .............................................................................................................. 7

3. Arbeiten Mit Julia ....................................................................................................................... 8

3.1. Zimmer sperren ....................................................................................................................... 8

3.2. Erstellen eines Angebots ‐ Schritt 1: Zimmer wählen ............................................................ 8

3.2.1. Anzahl Personen, Nächte und Verpflegung konfigurieren ......................................... 8

3.2.2. Weitere Zimmer zur Buchung hinzufügen .................................................................. 8

3.3. Erstellen eines Angebots ‐ Schritt 2: Gast Daten ................................................................... 9

3.4. Erstellen eines Angebots ‐ Schritt 3: Email ............................................................................ 9

3.5. Angebot in Reservierung ändern ............................................................................................. 9

3.6. Anzahlungsbestätigung versenden ........................................................................................ 10

3.7. Reservierung in Buchung ändern ........................................................................................... 10


3.8. Reservierungen und Buchungen Stornieren .......................................................................... 10

4. Gästeverwaltung ...................................................................................................................... 11

4.1. Details .................................................................................................................................... 11

4.2. History .................................................................................................................................... 11

5. Last Minutes ............................................................................................................................. 12

5.1. Last Minutes anlegen ............................................................................................................. 12

5.2. Last Minutes aktivieren ......................................................................................................... 12

6. Vorlagenverwaltung und Anhänge ............................................................................................ 13

6.1. Anhänge in die Datenbank laden ........................................................................................... 13

6.2. Dateien als Anhang den Email Vorlagen anfügen .................................................................. 13

7. Zimmerdetails eintragen und ändern ........................................................................................ 14

7.1. Zimmerdetails für alle Zimmer einer Kategorie festlegen ..................................................... 14

7.2. Zimmerdetails für einzelne Zimmer anpassen ...................................................................... 14

8. Bilder einfügen und austauschen .............................................................................................. 15

8.1. Bilder für alle Zimmer einer Kategorie hochladen ................................................................. 15

8.2. Bilder für einzelne Zimmer anpassen .................................................................................... 15

8.3. Probleme beim Hochladen der Bilder? .................................................................................. 15

9. Kreditkartenzahlungen ............................................................................................................. 16

9.1. Kreditkartenzahlung Akzeptieren .......................................................................................... 16

9.2. Kreditkartenzahlung des Gastes ............................................................................................ 16

9.3. Abbuchung der Anzahlung durch den Hotelier ..................................................................... 17

BEGRIFFSERKLÄRUNG

Zur Vermeidung von Missverständnissen und um die Verständlichkeit der Dokumentation zu verbessern finden Sie hier kurze Erläuterungen der untenstehenden Begriffe.

Begriff Erklärung

Blöcke Als Blöcke werden sämtliche Buchungstypen im Zimmerplan bezeichnet, z.B.: Anfragen, Reservierungen, Buchungen oder Sperren

Sperren Sperrt ein oder mehrere Zimmer z.B. für geschlossene Perioden

Buchungsvorgang Vorgang zum Erstellen und Bearbeiten von Angeboten, Reservierungen und Buchungen

Sperrvorgang Vorgang zum sperren von Zimmern

Reservierung Fixierte Reservierung vom Gast, welche noch nicht angezahlt wurde

Buchung Fixierte Reservierung vom Gast, welche bereits angezahlt wurde oder in der Webseite mit Kreditkarte bezahlt wurden


1. ZIMMERPLAN

Mit dem Zimmerplan können Sie Ihre Buchungen und Anfragen verwalten, Zimmer sperren und vieles mehr! Testen Sie die neuen Funktionen und optimieren Sie Ihren Workflow!

1 = Einstellungen 2 = Navigation 3 = Zimmer 4 = Zimmerplan 5 = Preiskalkulator 6 = Preisvergleich 7 = Vorgänge

7 2 1

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5 6


2. FUNKTIONEN

2.1. EINSTELLUNGEN

2.1.1. Farben definieren

Sie können die unterschiedlichen Farben von Anfragen, Reservierungen, Buchungen und Zimmerblöcken ganz einfach festlegen und an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Über die Farbfelder können Sie die gewünschte Farbe auswählen und diese z.B. an die Farbe in Ihrem Hotelprogramm anpassen.

2.1.2. Ausblenden von verschiedenen Buchungstypen

Über die Funktionsfelder „Anfragen“ und „Sperren“ können Sie bestimmen, welche Buchungstypen angezeigt werden sollen. Auf diese Weise können Anfragen und Sperren schnell ein‐ und ausgeblendet werden, um Reservierungen und verbindliche Buchungen übersichtlicher darzustellen.

2.1.3. Zimmeraufteilung nach Kategorien

Für eine bessere Übersicht der Zimmer und der damit verbundenen Koordination der Buchungen kann man mittels der Funktion „Kategorien“ die Zimmer in Kategorien verpacken. Dadurch erscheinen an der linken Seite nicht mehr alle Zimmer, sondern ein Ordner pro Kategorie. Durch aufklappen des jeweiligen Ordners über das Pfeilsymbol erscheinen alle Zimmer dieser Kategorie.

2.2. NAVIGATION

2.2.1. Navigieren im Kalender

Mit Hilfe dieser Buttons können Sie im Kalender zu Ihrem gewünschten Zeitraum navigieren.

Einen Monat zurück/vor

Eine Woche zurück/vor

Zu einem Datum springen

Zum heutigen Datum springen


2.2.2. Suchen von Gästen

An der rechten Seite des Kalenders sehen Sie eine Suchfunktion. Hier können Sie den Namen des gesuchten Gasts oder eine Reservierungsnummer eingeben und es werden Ihnen direkt alle Suchresultate aufgelistet. So können Sie auf schnellstem Wege zu einer Buchung springen um diese zu editieren.

2.2.3. Zoomen und Bewegen im Kalender

Für eine bessere Übersicht können Sie im Zimmerkalender ein‐ und auszoomen. Halten Sie dazu die STRG‐Taste gedrückt und bewegen Sie die Scrolltaste auf Ihrer Maus. Durch Klick auf den Namen eines Monats gelangen Sie wieder in die Monatsansicht zurück. Im Kalender können Sie sich schnell von einem Zeitraum zum nächsten bewegen, indem Sie die Maustaste auf einem freien Tag im Kalender gedrückt halten und nach links oder rechts fahren. Schon bewegt sich der Kalender mit Ihrem Mauszeiger mit und Sie gelangen schnell zum gewünschten Datum.

2.3. ZIMMER

In diesem Bereich werden sämtliche Zimmer angezeigt, die Sie entweder untereinander auflisten können bzw. nach Kategorien sortieren können (siehe Punkt 2.1.3 Zimmeraufteilung nach Kategorien)

2.4. ZIMMERPLAN

2.4.1. Erstellen von Blöcken

Zum Erstellen von Sperren, Angeboten oder Buchungen, doppelklicken Sie auf den Tag, an dem der Block beginnen soll. Nun können Sie zwischen „Angebot“ und „Sperre“ wählen.

Sobald Sie eine Funktion ausgewählt haben erscheinen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten (siehe Punkt 2.7 Vorgänge) an der rechten Seite des Kalenders.

2.4.2. Verschieben von Blöcken

Um Sperren bzw. Buchungen zu verschieben fahren Sie mit dem Mauszeiger über den gewünschten Block. Nun erscheinen wie links abgebildet ein Kreuz und Informationen über die Zimmerblockierung.

Drücken Sie die Maustasten und halten Sie diese gedrückt, während Sie der Sperre an die gewünschte Position ziehen. Lassen Sie der Sperre an der neuen Position los und wählen Sie „Sichern“.


2.4.3. Bearbeiten und löschen von Blöcken

Durch einen Klick auf einen Block können Sie dessen Einstellungen bearbeiten. Nach dem Doppelklick

erscheint auf der rechten Seite ein Bearbeitungsbereich wie zuvor beschrieben. Hier kann durch

„Löschen“ der Block auch wieder aus dem Kalender entfernt werden!

2.4.4. Verlängern/Verkürzen von Blöcken

Um Sperren bzw. Buchungen zu verlängern oder zu verkürzen, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den ersten bzw. letzten Tag des Blocks. Es erscheint ein Symbol, womit Sie durch gedrückt halten der Maustaste die Buchung länger ziehen oder verkürzen können.

2.4.5. Buchungsvorgang und Sperrvorgang verlassen

Wenn Sie während eines Vorgangs diesen verlassen möchten, um zum Beispiel eine neue Anfrage, usw.

zu erstellen, dann können Sie dies über das Abbrechen Symbol (dies finden Sie am oberen und unteren Ende des Buchungsvorgangs) oder Sie drücken die ESC‐Taste auf Ihrer Tastatur.

2.5. PREISVERGLEICH

Bei Verlegung von Buchungen oder Angeboten in ein anderes Zimmer bzw. einen anderen Zeitraum erscheint der Preisvergleich. In der linken Spalte sehen Sie die bisherige Preiskalkulation des Zimmers und in der rechten den aktuellen Preis. Wählen Sie um den alten Preis für die neue Zimmer‐ konstellation zu übernehmen oder wählen Sie Ok um den neuen Preis zu bestätigen.

2.6. PREISKALKULATOR

Mit einem Klick auf eine Buchung im Kalender oder im Warenkorb öffnen Sie den Preiskalkulator. Anzahl Erwachsene und Kinder geben die Anzahl der Personen an, die diesem Zimmer zugeordnet werden. Pro Kind erscheint ein Feld bei „Geburtsdatum Kind(er)“ in dem der Geburtstag jedes Kindes eingetragen werden muss. (Diese Eingabe dient außerdem der Berechnung der Kurtaxe.)

Nehmen Sie weitere Einstellungen vor, wie die Anzahl an Nächten, Verpflegung und falls Sie Haustiere erlauben, kann hier auch die Anzahl der Haustiere eingetragen werden.


An der rechten Seite im Preiskalkulator sehen Sie eine Tabelle, die sich immer sofort anpasst, wenn Sie Einstellungen ändern. Sie können den Preis auch einfach überschreiben oder Sie können nachschauen, wie Julia den Preis berechnet hat. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den Preis und eine kleine Infobox wird geöffnet, indem die Preisberechnung angeführt ist.

In diesem Beispiel wird der Preis Erwachsene wie folgt berechnet: 7 Übernachtungen x € 69,‐ Zimmerpreis x 2 Personen = € 966,‐

2.7. VORGÄNGE

2.7.1. Buchungsvorgang

Hier finden Sie sämtliche Einstellungsmöglichkeiten um in 3 Schritten Angebote und Buchungen zu erstellen und zu optimieren: 1 – Zimmer: festlegen des Buchungsstatus (Anfrage, Reservierung oder Buchung) Zimmer hinzufügen oder entfernen (Machen Sie dazu einen Doppelklick im Kalender). Preise bearbeiten (klicken Sie dazu auf ein Zimmer im Warenkorb) Personen und Anzahl Nächte anpassen

2 – Gast:

Kontaktdaten des Gastes 3 – Email: Sprachauswahl der Emailvorlage für den Gast anpassen der voreingestellten Standardtexte der Email‐Vorlagen

2.7.2. Sperrvorgang

Im Sperrvorgang können Sie die Einstellungen für Sperren anpassen. Wenn Sie

Zimmer im Kalender sperren möchten können Sie hier Dauer, Zimmer und

Beschreibung festlegen.

Mehr dazu finden Sie unter Punkt 3.1 Zimmer sperren.


3. ARBEITEN MIT JULIA

3.1. ZIMMER SPERREN

Zum Sperren eines Zimmers machen Sie einen Doppelklick auf einen freien Tag im Kalender. Nun können Sie „Sperre“ wählen um bestimmte Zimmer zu blockieren. Sobald Sie dies gewählt haben erscheinen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten an der rechten Seite des Kalenders.

Datum von: Beginn der Blockierung Nächte: wie viele Nächte blockiert werden sollen (standardmäßig erscheint die minimale Anzahl der Nächte) Datum bis: wird automatisch berechnet Zimmernummern: wählen Sie die zu blockierenden Zimmer aus (zum Blockieren aller Zimmer wählen Sie „Alle“) Beschreibung: Kommentar der Sperre, z.B.:“Geschlossen“

Hinzufügen/Sichern Löschen Abbrechen

3.2. ERSTELLEN EINES ANGEBOTS ‐ SCHRITT 1: ZIMMER WÄHLEN

Zum Erstellen eines Angebots doppelklicken Sie auf den Anreisetag des Gastes in dem Zimmer, welches Sie dem Gast anbieten möchten. Nun wählen Sie „Angebot“ und sobald Sie dies gewählt haben erscheinen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten an der rechten Seite des Kalenders.

3.2.1. Anzahl Personen, Nächte und Verpflegung konfigurieren

Nun erscheint im „Buchungsvorgang“ die Einstellungen mit dem ausgewählten Zimmer mit der Standardanzahl an Personen und der minimalen Anzahl an Nächte. Um diese zu bearbeiten klicken Sie im Warenkorb oder im Kalender auf das entsprechende Zimmer. Passen Sie die Preisgestaltung für Ihre ausgewählten Zimmer an (siehe Punkt 2.6 Preiskalkulator).

3.2.2. Weitere Zimmer zur Buchung hinzufügen

Um weitere Zimmer zu der Buchung hinzuzufügen können Sie, während Sie im rechten Bereich den

Buchungsvorgang sehen im Kalender auf den Anreisetag des zweiten Zimmers doppelklicken und es wird

im Warenkorb hinzugefügt. Dies können Sie mit beliebig vielen Zimmern machen, um z.B. ein Angebot

für Gruppen zu erstellen.


3.3. ERSTELLEN EINES ANGEBOTS ‐ SCHRITT 2: GAST DATEN

Zum Schritt 2 gelangen Sie über die blaue Pfeiltaste bzw. über klicken auf

den Button 2‐Gast.

Hier können Sie nun diverse Kontaktdaten des Gastes, wie Adresse, Email usw.

eintragen. Für die Speicherung der Buchung sind Anrede und Nachname

erforderlich. Alle weiteren Felder sind optional.

Für die Versendung des Angebots und der weiteren automatischen Emails per Julia

ist eine E‐Mail Adresse erforderlich.

Nun können Sie:

Speichern Zu Schritt 1 springen

Speichern und Email senden Zu Schritt 3 springen

Löschen Abbrechen

3.4. ERSTELLEN EINES ANGEBOTS ‐ SCHRITT 3: EMAIL

Im letzten Schritt können Sie die Sprache des zu versendenden Angebotes

auswählen.

Darunter erscheint nun der Standardtext der Email, welcher bereits

voreingerichtet wurde. Diesen Text können Sie nun persönlich für dieses einzelne

Angebot erweitern bzw. bearbeiten.

Wie bereits im Schritt 2 beschrieben können Sie hier nun die Buchung speichern

oder Speichern und Senden um dem Gast die Email zu schicken.

3.5. ANGEBOT IN RESERVIERUNG ÄNDERN

Um ein Angebot in eine Reservierung zu ändern öffnen Sie die Anfrage indem Sie

darauf klicken.

Im rechten „Buchungsvorgang“ können Sie nun in Schritt 1 die Anfrage auf

Reservierung umstellen. Sofort erscheinen die Anzahlungskonditionen, die Sie hier

auch anpassen können.

Nun klicken Sie auf Sichern oder auf Sichern und Versenden um eine

Reservierungsbestätigung an den Gast zu schicken.


3.6. ANZAHLUNGSBESTÄTIGUNG VERSENDEN

Ist die Anzahlung eines Gastes bei Ihnen eingegangen, können Sie dies in Julia

eintragen um eine Zahlungsbestätigung zu versenden.

Klicken Sie dafür auf die Reservierung und tragen Sie in Schritt 1 bei den

Anzahlungskonditionen „Bezahlt am“ den Tag ein, an dem der Gast die

Anzahlung geleistet hat, bzw. an dem die Anzahlung bei Ihnen eingegangen ist.

Der Status springt anschließend automatisch auf Buchung. Nun klicken Sie auf Sichern oder auf Sichern

und Versenden um eine Zahlungsbestätigung und eine Buchungsbestätigung an den Gast zu schicken.

3.7. RESERVIERUNG IN BUCHUNG ÄNDERN

Um eine Reservierung in eine Buchung zu ändern, öffnen Sie diese mit einem

Klick. Im rechten Einstellungsbereich können Sie nun in Schritt 1 ändern Sie den

Buchungsstatus auf. Nun klicken Sie auf Sichern oder auf Sichern und

Versenden um eine Buchungsbestätigung an den Gast zu schicken.

3.8. RESERVIERUNGEN UND BUCHUNGEN STORNIEREN

Eine Reservierung oder Buchung löschen Sie einfach, in dem Sie auf

den jeweiligen Block klicken. Nun können Sie im Buchungsvorgang

auf Löschen klicken.

In dem Pop‐Up können Sie bei Bedarf eine Stornierungsgebühr

eintragen und E‐Mail senden aktivieren, um dem Gast eine

Stornierungsbestätigung zu senden.

Falls Sie Email senden deaktiviert lassen wird der Block gelöscht ohne den Gast zu informieren.


4. GÄSTEVERWALTUNG

Der Hauptmenüpunkt „Gästeverwaltung“ fungiert als eine Art Gästekartei. Hier werden sämtliche Daten, wie Persönliche Daten, derzeit vorhandene Buchungen oder gesendete Emails abgelegt. Über das Suchfeld an der linken Seite können Sie sich alle Gäste anzeigen lassen (wenn Sie das Feld leer lassen und auf Suchen klicken) oder Sie suchen gezielt nach einem bestimmten Gast. Daraufhin erscheinen darunter die Suchresultate.

4.1. DETAILS

Sobald Sie einen Namen in der Liste der Suchresultate anklicken, erscheinen rechts davon die Detailinformationen des Gastes. Hier finden Sie die sämtliche Kontaktdaten des Gastes, wie Name, Anschrift, Telefonnummer, etc. falls diese einmal in Julia eingegeben wurden. Diese Angaben können jederzeit geändert und über „Sichern“ aktualisiert werden. Mit dem Button „Löschen“ kann ein Gast auch aus der Liste entfernt werden.

4.2. HISTORY

Unter der Registerkarte „History“ finden Sie sämtliche von Julia versendete E‐Mails, egal ob diese vom Gast angefordert, von Ihnen erstellt oder von Julia automatisch versendet wurden.

Mit diesem Symbol können Sie direkt in die Buchung des Gastes springen. Durch Klick auf die Lupe können Sie sich die bereits versendeten Emails ansehen. Hier können Sie die gewünschte Email erneut versenden.

Ref. Nr.: Auftragsnummer der Email Quelle: FrontEnd (Gast hat die Email über Ihre Julia angefordert)

BackEnd (Gast wurde durch Sie im System eingetragen) Datum der Aktion: Zeigt an, wann die Email versendet wurde. Empfänger: Email Adresse des Empfängers Aktion: Zeigt an, welche Email versendet wurde. Gesamt: Gesamtbetrag der Anfrage, Reservierung bzw. Buchung


5. LAST MINUTES

Mit der Funktion Last Minutes bieten Sie dem Gast einen Service, der von Julia völlig automatisch angeboten werden kann. Julia schaut selbstständig, wann ein Gast kurzfristig anreist und gewährt ihm, falls festgelegt, einen gewissen Rabatt des Standardpreises. Die Last Minute Konfiguration finden Sie unter dem Hauptmenüpunkt „Preisverwaltung“ – „Last Minutes“.

5.1. LAST MINUTES ANLEGEN

Im Last Minute Fenster sehen Sie links unten einen Button „Neu“. Klicken Sie darauf und geben Sie die gewünschten Last‐Minute‐Eigenschaften ein.

Von: Startdatum der Periode (diese gibt an in welchem Zeitraum Last Minutes angeboten werden sollen) Bis: Enddatum der Periode (diese gibt an in welchem Zeitraum Last Minutes angeboten werden sollen) Tage: Anzahl der Tage nach der Buchung die Julia als kurzfristig betrachtet. % Ermäßigung: Höhe des Prozentsatzes (Rabatt wird vom Standard‐Zimmerpreis berechnet)

5.2. LAST MINUTES AKTIVIEREN

Durch das Anlegen eines Last Minutes wird dieses noch nicht sofort angeboten. Dazu muss die Last Minute Funktion aktiviert werden (wie rechts abgebildet). Last Minutes können auch in verschiedene Saisonen (zB. Sommer und Winter) angelegt werden, um verschiedene Last‐Minute‐Eigenschaften zu unterschiedlichen Zeiten eingeben zu können.


6. VORLAGENVERWALTUNG UND ANHÄNGE

In der Vorlagenverwaltung befinden sich alle E‐Mail‐Vorlagen die von Julia für den Workflow benötigt werden. Diese Email Vorlagen können auch Anhänge beinhalten, wodurch bei bestimmten Emails Dateien wie zum Beispiel Hotelprospekte, Pauschalangebote, usw. mitgeschickt werden können.

6.1. ANHÄNGE IN DIE DATENBANK LADEN

Wählen Sie zuerst unter dem Menüpunkt „Hotelverwaltung“ – „Dateien“ Ihren Hotelordner aus.

Nun erscheint rechts davon ein Fenster mit den Dateien, die Ihr Ordner beinhaltet. Über das grüne Pfeilsymbol, können Sie nun jene Dateien uploaden, welche Sie später als Anhang mitschicken möchten.

Anschließend erscheint dieses Fenster. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie Ihre gewünschte Datei aus. Hier können Sie auch mehrere Dateien einfügen und abschließend klicken Sie auf . Nun wurden Ihre Daten in die Datenbank geladen.

6.2. DATEIEN ALS ANHANG DEN EMAIL VORLAGEN ANFÜGEN

Vor dem Namen Ihrer gewünschten Datei sehen Sie nun 3 Symbole. Um die Datei nun an eine Email Vorlage anzuhängen, wählen Sie das erste Symbol aus. Nun erscheint ein Fenster indem Sie eine Saison auswählen können, in der die Datei mitgeschickt werden soll. Darunter befindet sich eine Liste mit sämtlichen Email Vorlagen und den jeweiligen Sprachsymbolen. Suchen Sie sich die Vorlage aus, mit der die Datei mit geschickt werden soll und aktivieren Sie die dazugehörigen Sprachfeldern. Die Datei wird nun bei dieser Vorlage in den von Ihnen aktivierten Sprachen mitgeschickt. Der Anhang kann auch bei mehreren Vorlagen angefügt werden. Mit „Sichern“ wird die Datei den Vorlagen zugewiesen und gespeichert.


7. ZIMMERDETAILS EINTRAGEN UND ÄNDERN

7.1. ZIMMERDETAILS FÜR ALLE ZIMMER EINER KATEGORIE FESTLEGEN

All Ihre Zimmer haben eine bestimmte Ausstattung und Eigenschaften. Diese können Sie für jedes Zimmer individuell anpassen und kontrollieren.

Unter dem Hauptmenüpunkt „Zimmerverwaltung“ – „Kategorien“ finden Sie links eine gesamte Auflistung Ihrer Kategorien. Hier können Sie bequem Zimmerdetails einstellen und diese für alle Zimmer dieser Kategorie speichern – dies spart jede Menge Zeit und lästiger Einstellungsarbeit!

1) Wählen Sie eine Kategorie aus. 2) Wählen Sie den Punkt „Ausstattung“. 3) Wählen Sie unter Zimmertyp, ob es sich um Zimmer oder um Appartements handelt und

hier finden Sie alle Einstellungsmöglichkeiten eines Zimmers oder Appartements. 4) Aktivieren Sie einfach die vorhandenen Ausstattungsposten und tragen Sie die Anzahl der

vorhanden Betten und Schlafcouchen ein. 5) Klicken Sie auf „Für Alle Sichern“ um die Eigenschaften für alle Zimmer dieser Kategorie zu

speichern! Wenn Sie auf „Sichern“ klicken werden die Eigenschaften gespeichert, allerdings nicht für die dazugehörigen Zimmer übernommen.

Bei den Appartements können Sie zusätzlich die m², die Anzahl der Schlaf‐ und Badezimmer und die Küchenausstattung angeben.

7.2. ZIMMERDETAILS FÜR EINZELNE ZIMMER ANPASSEN

Um einzelne Zimmer später abzuändern gehen Sie wie folgt vor:

1) Wechseln Sie zu dem Menüpunkt „Zimmerverwaltung“ – „Zimmer“ bzw. „Appartements“ 2) Wählen Sie das zu bearbeitende Zimmer aus 3) Rechts erscheinen nun – unter dem Punkt „Details“ die gleichen Einstellungsmöglichkeiten

wie zuvor bei den Kategorien. 4) Ändern Sie diese wie gewünscht ab und mit „Sichern“ werden diese Einstellungen für dieses

eine Zimmer überschrieben.


8. BILDER EINFÜGEN UND AUSTAUSCHEN

8.1. BILDER FÜR ALLE ZIMMER EINER KATEGORIE HOCHLADEN

Zu jedem Ihrer Zimmer können bis zu 6 Bilder und/oder Grundrisse hochgeladen werden. Unter dem Hauptmenüpunkt „Zimmerverwaltung“ – „Kategorien“ finden Sie links eine gesamte Auflistung Ihrer Kategorien. Hier können Sie bequem Bilder und Grundrisse hochladen und diese für alle Zimmer dieser Kategorie oder sogar für alle Zimmer speichern – dies spart jede Menge Zeit und lästiger Einstellungsarbeit!

1) Wählen Sie eine Kategorie aus. 2) Wählen Sie den Punkt „Bilder“. 3) Wählen Sie unter „Neu“ ihr gewünschtes Bild aus und laden Sie dieses hoch. 4) Mit dem Button „Neu“ können Sie insgesamt bis zu 6 Bilder hochladen. 5) Klicken Sie auf „zu Kategorie“ um die Bilder für alle Zimmer dieser Kategorie zu speichern! 6) Klicken Sie auf „zu alle“ um die Bilder für alle Zimmer zu speichern!

8.2. BILDER FÜR EINZELNE ZIMMER ANPASSEN

Um Bilder einzelner Zimmer später abzuändern gehen Sie wie folgt vor:

1) Wechseln Sie zu dem Menüpunkt „Zimmerverwaltung“ – „Zimmer“ bzw. „Appartements“ 2) Wählen Sie das zu bearbeitende Zimmer aus 3) Rechts erscheinen nun – unter dem Punkt „Bilder“ die gleichen Einstellungsmöglichkeiten

wie zuvor bei den Kategorien. 4) Ändern Sie diese wie gewünscht ab und mit „Sichern“ werden diese Einstellungen für dieses

eine Zimmer überschrieben.

8.3. PROBLEME BEIM HOCHLADEN DER BILDER?

Sollte es Probleme beim Hochladen der Bilder geben, stellen Sie bitte sicher, dass:

die Datei weniger als 1 MB groß ist

sich im Namen keine Leer‐ und Sonderzeichen befinden.


9. KREDITKARTENZAHLUNGEN

9.1. KREDITKARTENZAHLUNG AKZEPTIEREN

Mit der Kreditkarten‐Funktion haben Sie die Möglichkeiten Kunden das Bezahlen des Anzahlungsbetrags via Kreditkarte zu erlauben. Dies geschieht im Menüpunkt FrontEnd – Funktionen: Aktivieren Sie die Funktion „Akzeptiere Kreditkarten“ und wählen die erlaubten Kreditkartentypen aus!

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen über „Sichern“. Die Daten werden SSL verschlüsselt und sind daher vor Missbrauch geschützt!

9.2. KREDITKARTENZAHLUNG DES GASTES

Sobald der Gast im FrontEnd Ihres Julia‐Systems ein Zimmer ausgewählt hat, kann er zwischen Anfrage und Reservierung wählen. Entschließt sich der Gast eine Reservierung zu tätigen, füllt er seine Kundendaten aus und muss die AGBs akzeptieren. Als nächster Schritt steht dem Gast nun die Bezahlungsmöglichkeit zur Verfügung und der Gast kann zwischen Banküberweisung und Kreditkartenzahlung wählen!


Wählt der Gast die Funktion Kreditkarte erscheinen folgende Felder um die Zahlung abzuschließen: Kreditkartenart Kontoinhaber Kreditkartennummer Kartenprüfnummer Gültig bis (MM/JJ)

9.3. ABBUCHUNG DER ANZAHLUNG DURCH DEN HOTELIER

Hat der Gast seine Daten eingegeben, werden diese über eine verschlüsselte Verbindung dem Hotelier übermittelt. Es bleibt dem Hotel frei, den Betrag sofort manuell abzubuchen oder die Kreditkartendaten nur im Fall einer Stornierung zu verwenden. In der Anzahlungsbestätigung erscheint die Information der Kreditkartenzahlung. Wenn Sie eine sofortige oder spätere Abbuchung des Betrages vornehmen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1) Gehen Sie zu dem Punkt Gästeverwaltung 2) Geben Sie im Suchfeld einen Teil oder der ganzen Namen des Gastes ein und klicken Sie auf

Suchen. 3) Wählen Sie den Namen des Gastes in den Resultaten aus 4) Wählen Sie den Punkt Buchungen 5) Hier finden Sie die Kreditkartendaten samt dem Anzahlungsbetrag (außer Kontonummer

und Kartenprüfnummer). 6) Um die Kreditkarte manuell belasten zu können klicken Sie auf den Email‐Button. Damit wird

eine E‐Mail mit den fehlenden Daten an Sie gesendet. Die getrennte Speicherung der Kreditkarteninformationen ist notwendig um die Daten des Gastes zu schützen.

Sobald Sie die E‐Mail mit den Daten erhalten haben können Sie die Kreditkarte manuell belasten!

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