Opleiding crisiscommunicatie in de noodplanning Dag 1 - Marc
-
Upload
marc-van-daele-deconversatie -
Category
Documents
-
view
756 -
download
0
description
Transcript of Opleiding crisiscommunicatie in de noodplanning Dag 1 - Marc
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Opdracht 1: de juiste plaats kiezenGroep A• Dorien Baens• Sofie Daniëls• Lieven De Bosscher• Ruth Flikschuh• Hilde Van Vinckenroye
Groep B• Wilfried Geraerts• Guy Graulus• Elke Hemelings• Marie-Claire Hulsmans• Josiane Jorissen• Mieke Stoop
Groep C• Ruth Indesteege• Els Kenens• Luk Oliestelder• Sigrid Peeters• Jo Trekels
Groep D• Anneleen Adang• Kristien Luyckx• Nico Rutten• Heidi Stalmans• Kim Tempels• Tiny Van de Keere
1
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisiscommunicatie in de noodplanning
Bart Bruelemans
Peter Mertens
Marc van Daele
Paul Verbraeken
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Menu
maandag 13 mei• Crisiscommunicatie als
onderdeel van de noodplanning
• Sociale media in de noodplanning
• Crisiscommunicatieplan
Woensdag 5 juni• Revisie
crisiscommunicatieplan• Communicatie oefenen• Omgaan met de pers
3
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Menu van de dag
Een willekeurige, betreurenswaardige, maar veelzijdige gebeurtenis
Crisiscommunicatie als onderdeel van de noodplanning– Organisatie van noodplanning (Bart)– Fasen van de noodplanning (Bart)– Verloop van een incident (Bart)– Soorten incidenten (Bart) – Opdracht van discipline 5 (Marc)– Soorten communicatie (Marc) – Omgaan met informatie (Bart)
Sociale media in de noodplanning– Welke sociale media– Mogelijkheden van twitter en Facebook– Monitoring– Organisatie van D5 (organisaties, middelen, personeel
Crisiscommunicatieplan
4
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
De crisisquizHet KB op de noodplanning in 22 vragen
5
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Wanneer wordt de civiele bescherming opgeroepen?
6
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Voor de inrichting van het coördinatiecomité heb je heel wat nodig. Welke drie kies jij als belangrijkste en waarom?
– Bord en beamer– Internetaansluiting– Telefoontoestellen– Kaarten– Radio
7
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Wie is er lid van de gemeentelijke veiligheidscel?
8
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Welke fases onderscheiden we in de noodplanning?
9
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Wat is een CP Ops?
10
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Wat is een VMP?
11
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Geef enkele taken van de burgemeester tijdens een gemeentelijke fase?
12
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Waar hou je rekening mee bij het afschalen van een fase?
13
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Is overgaan tot een evacuatie een operationele of beleidsbeslissing?
Voor welke discipline?
14
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Wie kies je om de pers te woord staan bij een gemeentelijke fase?
15
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Welk zijn drie belangrijke aandachtspunten bij een evacuatie?
16
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
De pers wil op het terrein. Hoe ga je daar mee om?
17
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Hoe kan de communicatie tussen de CP Ops en het CC gebeuren?
18
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Wie zit er in het coördinatiecomité tijdens een gemeentelijke fase?
19
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Geef je een interview op de rampsite of in de buurt van het CC?
20
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisisquiz
Onder welke voorwaarden kun je materieel van het leger inzetten?
21
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201322
Crisisquiz
Wat is motorkapoverleg?
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201323
Crisisquiz
Welke zijn de drie meest geschikte communicatiemiddelen om wijkbewoners de informeren dat hun wijk wordt geëvacueerd?
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
DE OPDRACHT VAN DISCIPLINE 5
25
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Opdracht van discipline 5
• Het waarschuwen van de bevolking• Het informeren van slachtoffers en de
familieleden van slachtoffers• Het informeren van de (betrokken) bevolking
over de te nemen beschermingsmaatregelen• Het informeren van de (betrokken) bevolking
over de maatregelen die door de overheid worden getroffen
• Het informeren van het publiek
26
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Minimale invulling volgens het KB
De overheden moeten in hun ANIP bepalen• Hoe de bevolking geïnformeerd wordt (lijst van kanalen
en middelen)• Hoe de communicatie met de media wordt
georganiseerd• De rolverdeling tijdens een noodsituatie (Dir-Info,
woordvoerder, verantwoordelijk D5)• Welke informatienummers moeten worden vrijgegeven• Hoe informatie aan de bevolking gecoördineerd wordt
met de informatie over de slachtoffers
27
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Monodisciplinair noodplan discipline 5
• Aanvulling op het ANIP• Inhoud
– Opdrachten van D5– Samenstelling en taakverdeling– Praktische regelingen voor noodnummers,
persopvang …– Afstemming bij opschalen of afschalen
28
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Voor de noodsituatie
De bevolking informeren over– De risico’s waaraan ze worden blootgesteld– De maatregelen die de overheden nemen om
het risico maximaal in te perken– De maatregelen die de bevolking bij een
noodsituatie kan nemen
29
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Tijdens de noodsituatie
30
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Tijdens de noodsituatie
• De betrokken bevolking waarschuwen• De betrokken bevolking informeren over
de evolutie van de situatie• De betrokken bevolking informeren over
de aanbevelingen die de overheden geven en over de maatregelen die ze hebben genomen
• Het ruime publiek informeren
31
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Na de noodsituatie
• De betrokken bevolking informeren over de maatregelen voor een terugkeer naar een normale situatie
• De bevolking informeren over de veschillende aspecten volgend op de noodsituatie
32
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
De opdracht is niet
• Interne communicatie tussen de verschillende partners
• Communicatie van richtlijnen vanuit het CC naar de uitvoerende diensten
• Communicatie tussen de disciplines
33
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Taken van discipline 5
34
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Organisatie van de communicatiecel
• Verantwoordelijke discipline 5• Dir-Info• Woordvoerder• Medewerkers discipline 5
– Back-office– Call center
• Communicatieverantwoordelijke van bedrijven of organisatoren
35
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Opstarten van de communicatiecel• Roep iedereen samen en zeg duidelijk waar ze moeten zijn.• Verdeel de taken onderling.• Win informatie in over de toestand.• Start de monitoring van sociale media.• Overweeg of een alarmering van de bevolking nodig is.• Bereid een eerste boodschap voor.• Afspraken met disciplines over externe communicatie• Maak de ruimte werkklaar.• Zet de nodige middelen op (website, infonummer …)• Adviseer het CC over de verdere externe communicatie
36
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Discipline 5 in de CP-Ops
• Informeert zich over de evolutie van de noodsituatie, de organisatie van het interventieterrein en de omschrijving van de zones
• Herkenbaar met een hesje• Onthaalt en begeleidt de pers op het plaats van
de ramp• Kan ingevuld worden door een
communicatieverantwoordelijke van een discipline of van een andere gemeente
37
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Discipline 5 in het CC
38
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Discipline 5 in het CC
• De verantwoordelijke D5 is lid van het CC• Verzamelt feiten, behoudt het overzicht van de
beslissingen en maatregelen en de ingezette middelen.
• Toetst de informatie voor verspreiding bij het CC.• Waakt erover dat enkele gevalideerde informatie
wordt verspreid.• Coördineert de communicatieacties.
39
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Taken van discipline 5
• Informatie verzamelen• Redactie van berichten• Call center• Website bedienen• Pers te woord staan• Logboek bijhouden• Monitoren van pers en sociale media• Sociale media bedienen• Woordvoering
40
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Multidisciplinaire samenwerking
• De pers op het rampterrein– Samenwerking met D3
• Interviews met intervenanten van disciplines op het terrein– Afspraken met D5
• Informatie aan de slachtoffers en hun familie– Opdracht van D2– Samenwerking vanuit het CC
• Gerechtelijke overheden– Overleg met de persmagistraat
41
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Geloofwaardige communicatie
• Discipline 5 heeft geen monopolie meer op de informatie.
• Snel deelnemen aan de communicatie geeft geloofwaardigheid.
• The Golden Hour
42
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Eerste bericht
• Een formulier kan helpen• Inhoud
– Info over de noodsituatie (waar, wat, wanneer, welk product, welk risico)
– Onmiddellijke maatregelen voor de bevolking
43
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Meldingsformulier
• Info over de noodsituatie (waar, wat, wanneer, welk product, welk risico)
• Onmiddellijke maatregelen voor de bevolking (schuilen, ramen & deuren, luister naar de media, telefoneer niet …)
• Informatie over de slachtoffers (aantal, contactpersoon, infonummer voor familieleden)
• Welke infokanalen
44
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Alarmeringskanalen
• Omroepwagens• Vaste telefonie (CIN)• Cell broadcasting (sms)• Teletekst• Sociale media
45
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Woordvoering
46
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Geloofwaardigheid hangt af van vertrouwen
45%
20%
20%
15%
Zorg en empathieEerlijkheidRedelijkheidCompetentie
47
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Woordvoering in een federale fase
Feiten lokaal Duiding lokaal
Feiten nationaal
Duiding nationaal
Empathie Symbool-functie
Operationele diensten
X X
Burgemeester X X X
Gouverneur X X X
Minister X X X
Premier X X
Koning X X
48
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Activering monodisciplinair plan buiten fase van de noodplanning• Hoge mediadruk• Gebrek aan vitale informatie voor een
bepaalde bevolkingsgroep• Oncontroleerbare geruchten
Op initiatief van verantwoordelijke D5 na akkoord van de bevoegde overheid
49
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201351
Maandag 24 oktober‘s morgens het weer met Frank/Sabine• Licht bewolkt. Temperaturen van 11 tot 17
graden. Zwakke of matige wind uit het zuidoosten.
• Hevige onweersbuien met rukwinden over het westen.
• Plaatselijk zeer veel regen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201352
Kaart gemeente
52
School
Kerk
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201353
Extra nieuwsflash
• Door een wolkbreuk staan er grote delen van de gemeente, maar ook de buurgemeenten blank.
• Het dak van de basisschool zou onder de druk van het water ingestort zijn. De Sint-Pieterskerk aan de overzijde van de straat is getroffen door een windhoos.
• Er was een feest aan de gang in de school en een viering in de kerk. Er zouden verschillende slachtoffers zijn en er is ook sprake van tientallen vermisten.
• De hulpdiensten zoeken op dit ogenblik met man en macht naar overlevenden.
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201354
Enkele lokale beelden…
54
Stokerijstraat Industriepark
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201355
Eerste beelden uit de omgeving…
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201356
Kerk en school
56
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201357
Enkele bijkomende feiten
• Maandag 19 september 18u30• Viering in Sint-Pieterskerk aan de gang• Feest in de school – kinderen, ouders en
grootouders• Aantal geschatte aanwezigen:
– 350 (kerk) – 120 (school)
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201358
Eerste relaas van ploegen op het terrein…• Door wateroverlast en slechte waterafvoer begeeft
ongeveer 25 % van het dak van de school het.• Het dak van de kerk heeft het in het midden begeven• De hoofdingang blijft bruikbaar• Vooral ter hoogte van de grootste zaal in de school is er
zware schade• De chaos is compleet• Er wordt gevreesd voor tientallen slachtoffers. 50
mensen zouden zich nog onder het puin bevinden.• Tientallen gekwetsten verlaten kruipend het gebouw• Het HC 100 krijgt honderden oproepen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201359
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201360
Vaststellingen (vervolg)
• Door het grote aantal oproepen is het GSM netwerk grondig verstoord rond de site
• De hulpdiensten geraken door de overstromingen moeilijk ter plaatse
• Tientallen vrienden en kennissen zoeken spontaan mee naar de slachtoffers
• Er is totaal geen overzicht op de namen van de vermisten noch van de geredden
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 201361
Voorlopig overzicht slachtoffers
61
Groep A Groep B Groep C Groep D
1 overledene 3 overledenen 0 overledenen 1 overledene
2 zwaar gewonden
2 zwaar gewonden
10 zwaar gewonden
5 zwaar gewonden
5 licht gewonden
0 licht gewonden
20 licht gewonden 1 licht gewonde
23 vermisten 20 vermisten 5 vermisten 10 vermisten
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Een crisiscommunicatieplan
62
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
EEN CRISISCOMMUNICATIEPLAN
63
Doelstellingen
Doelgroepen Kanalen
Boodschappen Planning
Organisatie
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
3 goede redenen
• Omdat het moet• Omdat je in een crisis niets aan het toeval
of aan de inspiratie van het moment moet overlaten
• Omdat samenwerking met beleidsverantwoordelijken beter werkt vanuit een vastgelegd plan
64
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
3 goede vragen
• Wat is de doelstelling?• Past de communicatieactie in die
doelstelling?• Is communiceren het beste middel?
65
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Doelstelling vs. inhoud
• Doelstelling = wat je wil bereiken• Inhoud = wat je hierover communiceert
66
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Doelgericht
Oude situatie + Communicatie Nieuwe situatie
67
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
3 elementen van een boodschap
Boodschapper
InhoudToon
68
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Doelgroepen
69
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Doelgroepen
• Een doelgroep is een verzameling individuen in dezelfde situatie of met dezelfde drijfveren.
70
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
3 grote doelgroepen
• De betrokken bevolking• De bevolking in het algemeen• De pers
71
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Veel kleinere doelgroepen
• Kinderen• Ouderen• Mensen met een andere moedertaal• Analfabeten• Personen met een handicap• Ouders• Slachtoffers
72
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Doelgroepen in ons incident
5 minuten
73
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Boodschappen in ons incident
• Welke doelstellingen• Voor welke doelgroepen
74
10 minuten
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Communicatiemiddelen
Persbericht Website Public address Sirenes
Teletekst Banner op televisie Sociale media Informatienummer
Sms Persconferentie
75
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Communicatiemiddelen per doelgroep / boodschap
76
5 minuten
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Persbericht
• Zorg dat het bericht opvalt• Vermeld datum, tijdstip en afzender• Kort en feitelijk• Wie, wat, waar, wanneer, onmiddellijke gevolgen, wie
doet wat en welke zijn de aanbevelingen• Waar volgt meer informatie• Contactpersoon voor de media• Laat het nalezen door een medewerker• Bericht of info valideren• Interne verspreiding
77
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Inrichten van een perscentrum• Goed bereikbaar – rekening houden met perimeters• Pers tot aan gele zone, of in de gele of oranje zone mits
toelating CP-Ops en organisatie door Dir Info• Faciliteiten
– Zaaltje voor briefings– Sanitair– Tafels en stoelen– Dranken– Prikbord– Hotspot en telefoonlijnen– Kopieertoestel
• Parking, ook voor satellietwagens
78
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Voorbereiding van een infonummer
• Aangepaste infrastructuur met voldoende lijnen
• Bereid vragen en antwoorden voor• Bereid een aantal kernboodschappen voor• Vorm een team van medewerkers• Regelmatig opleiding en training
79
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Activatie van een infonummer
• Duidelijke briefing voor alle operatoren• Werkwijze voor antwoord op onopgeloste
vragen• Welk nummer en vanaf wanneer• Welk soort info (bv. over slachtoffers = D2)• Feedback over aantal en aard van de
vragen aan verantwoordelijke D5
80
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Communicatietips
• Beheers de informatiestroom.• Durf toegeven dat je nog niet alle info hebt.• Geef enkel gevalideerde info.• Enkel info over zaken waarvoor je bevoegd bent.• Denk aan de gevolgen van de communicatie.• Vermijd tegenstrijdige informatie en stem af met anderen.• Blijf communiceren, zo blijf je meester van de informatiestroom.• Leg het accent op de positieve stappen die de overheid neemt.• Rond de communicatie over het incident af.
81
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Communicatie in de nazorg
• Blijf communiceren over de terugkeer naar de normale situatie.– Schadevergoedingen– Tijdelijke hinder
• Blijf beschikbaar voor media en bevolking en zeker voor slachtoffers en hun familie (in overleg met D2).
• Bouw de opgezette middelen geleidelijk af.
82
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Inhoud van een communicatieplan
• Communicatiedoelstellingen– Hoofddoelstellingen– Subdoelstellingen
• Doelgroepen• Communicatiemiddelen en –acties per
doelgroep• Interne organisatie• Actiefiches
83
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Actiefiches
• Alarmeringslijst D5• Taakverdeling D5• Samenwerking met communicatie disciplines• Installatie back-office D5• Gebruik kanalen
– Persbericht: sjabloon + basisberichten + perslijst– Persconferentie: werkwijze, taakverdeling– Sociale media: accounts, software voor monitoring, workflow– Website: redactieaccounts, basisberichten, werkwijze– Infonummer: nummer, procedure voor opstart, contactgegevens call-takers– Toegangsgegevens OSR + CIN
84
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
SOCIALE MEDIA IN CRISISCOMMUNICATIE
Van crisis 1.0 naar crisis 2.0
86
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
EEN NIEUWE CRISISCOMMUNICATIE
Van 1.0 naar 2.0
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisiscommunicatie 1.0
• Alarmering• Overleg (GCC – operationele coördinatie – monodisciplinair)
• Verzamelen van informatie• Schrijven van een persbericht• Validering van het persbericht• Verzenden van het persbericht• Overige kanalen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Crisiscommunicatie 2.0
• Ooggetuigen berichten op Twitter, Facebook …
• Ooggetuigen plaatsen filmpjes op Youtube
• Online nieuwssite starten (bijna) live verslaggeving
• Online nieuwssites nemen twitter berichtenstroom op
• Pers doet nieuwsgaring op sociale media
• Validering bestaat niet meer
• Alarmering• Overleg (GCC – operationele
coördinatie – monodisciplinair)
• Verzamelen van informatie• Schrijven van een
persbericht• Validering van het
persbericht• Verzenden van het
persbericht• Overige kanalen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Aluminiumbrand in Melsele – 2 december 2011http://youtu.be/q3xl_YUEV24
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Aluminiumbrand in Melsele – 2 december 2011http://youtu.be/dGWCHCnIZz0
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Aluminiumbrand in Melsele – 2 december 2011http://youtu.be/U9-VbTktDvc onmiddellijk op www.gva.be
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
ZIJN SOCIALE MEDIA NU ZO BELANGRIJK?
Even kaderen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Tweets over het schietincident in
Luik
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Tweets over het schietincident in
Luik
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
62 reacties van lezers op
nieuwsbericht
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Iedereen burgerreporter
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
De overheid in het oog van de mediastorm
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Positioneer je als bron van officiële informatie
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
TWITTER VOOR CRISISCOMMUNICATIE
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Eigenschappen van twitter
• Beperkt profiel• Volgen en gevolgd worden• Eenzijdig volgen• Korte berichten (140 tekens)• Eén inhoudstype + 3rd party extensions
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Eigenschappen van twitter
• Eenvoudig• Snel• Grote verspreiding• Communiceren met onbekenden via #tag• Eenvoudig mobiel te gebruiken
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Tweetdeck
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Hootsuite
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Hootsuite
• Verschillende accounts• Pro-members kunnen samenwerken in
teams met afzonderlijke redactie-publicatie• $ 5,99 / maand
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Tijdens een crisis
• Inventariseer welke #tags er rondgaan• Kijk wie er informatie over de crisis verspreid
en volg hen• Identificeer opinieleiders met een groot netwerk• Stel een dashboard op• Positioneer je als officiële bron van informatie• Vernoem journalisten en opinieleiders met hun
@naam• Normale account of crisisaccount?
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Tips voor tweets
• Geef feitelijke informatie• Wees specifiek en vermijd vage ambtelijke taal• Link naar uitgebreide info op facebook of website• Check inkomende info en retweet• Maak gebruik van andere tweeps door hen
rechtstreeks te adresseren en hen te vragen om te RT’en
• Gebruik een reply om mensen te bedanken• Geef vergissingen toe en zet fouten recht
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Reply
• Als journalisten info vragen, geef nooit info die niet van jou is. Verwijs naar website of perswoordvoerder (eventueel via DM)
• Ga nooit in op scheldpartijen of emotionele discussies
• Toon een gedoseerde en oprechte empathie.
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
DM (Direct Message)
• Gebruikt voor persoonlijke communicatie• Voor communicatie met individuele
journalisten
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
De juiste toon
• Informeel kanaal gebruikt voor formele communicatie, dus u-vorm
• Richt je op de informatiebehoefte van het publiek, niet op eigen reputatie
• Twitter heeft veel impact op de publieke opinie
• Empathie is belangrijk, zonder te overdrijven.
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
FACEBOOK IN CRISISCOMMUNICATIE
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Eigenschappen van facebook
• Sterk gelinkt met gebruikersprofiel (timeline)
• Connecties door aanvraag-acceptatie• Veel inhoudstypes• 3 types: profielen, groepen, fanpagina’s• Verschillende vormen van links
• Vind ik leuk, fototag, events, vrienden …
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Eigenschappen van facebook
• Veel interactie vanuit één bericht• Veel mogelijkheden voor foto en video• Fanpagina biedt mogelijkheid om te
faciliteren• Community-vorming• (Min of meer) gesloten omgeving
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Bezoekers en volgersHoe geraak je eraan?
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Bezoekers en volgersHoe geraak je eraan?
• Focus op kwaliteit
• Nodig vrienden uit
• Ken je publiek
• Hou het simpel
• Varieer de inhoud
• Stel vragen
• Leer hoe Edgerank werkt
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Bezoekers en volgersHoe geraak je eraan?
Slechts 17 % van je fans zien je updates
En daarom moet je dus weten hoe Edgerank werkt!
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Bezoekers en volgersHoe geraak je eraan?
Affiniteit
GewichtTiming
Edgerank
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Bezoekers en volgersHoe geraak je eraan?
Enkele verrassende feiten
De meeste mensen die je pagina leuk vinden, bezoeken je pagina maar één keer.
Berichten op een fanpagina worden gemiddeld slechts door 17 % van de fans gezien.
Berichten die fans op je pagina plaatsen, worden meestal niet gezien door andere fans.
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Bezoekers en volgersHoe geraak je eraan?
Tips voor meer likes en comments
Zorg voor interactiviteit
Formuleer een duidelijke call to action
“Vind dit leuk als …”
“Klik op deze link om …”
“Wat vind jij van …”
Gebruik multimediacontent
Maak het plezierig
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Voordelen van facebook voor crisiscommunicatie
• Fanpagina’s hebben een gericht publiek (events, overheid …)
• Snelle verspreiding van info in netwerken• Bundeling van info van burgers en
ooggetuigen• Overheid kan op een zichtbare manier
geruchten corrigeren• Gestructureerde communicatie
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
INLEIDING TOT MONITORING
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Dubbele doelstelling
• Ontvangen van relevante informatie• Gericht verzenden van sturende informatie
(webcare)
Zeer arbeidsintensieve en gespecialiseerde job
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Organisatie van monitoring
• Voor de crisis– Opzetten platformen (Tweetdeck, Hootsuite …)– Samenstellen monitorenteam– Officiële #tags in kleine varianten in zoekfuncties– Alles testen
• Tijdens een crisis– Observeren, analyseren en informeren, maar zelf niets
publiceren– Info doorgeven aan D5 en CC voor controle en validatie
• Na de crisis– Evaluatie van het verloop van de informatie
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Kies waar je monitort
• Je kunt niet overal tegelijk zijn.• Let op de doelstellingen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Organisatie van sociale media
• Voorbereiding• Samenwerking
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Voorbereiding
• De overheid maakt socialemedia-accounts aan.
• Evalueren welke media de belangrijkste zijn.• #tag strategie opmaken• Inschakelen van overheidspersoneel• Communicatie met organisatoren• Opmaken van een crisiswebsite• Communicatie oefenen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
De overheid maakt socialemedia-accounts aanOfficiële account heeft grote geloofwaardigheid
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
De overheid maakt socialemedia-accounts aanOfficiële account heeft grote geloofwaardigheid
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Welke media zijn de belangrijkste?
Twitter – Facebook – Youtube - …
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
#tag strategie
• Bestaande #tag van event• #tag van locatie• #tag voor crisissen• #tag gelanceerd door anderen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Inschakelen van overheidspersoneelEen netwerk van netwerken
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Samenwerking met organisatoren
• Crisiscommunicatieplan voor grote events• Samenwerking op socialemediaplatformen• Uitwisselen contactinfo overheid-organisatie• Zelfde kanalen voor promotie en voor crisis• Spreek een #tag af• URL, accounts en #tag op tickets of
polsbandjes• Online reservering? Recycleer e-mailadres
voor crisisnieuwsberichten
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Opzetten van een crisiswebsite
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Opzetten van een crisiswebsite
• Centrale plaats voor online informatie• Duidelijke link op normale website overheid• Offline voorbereide pagina’s• Onmiddellijk op te starten• Gebruiksvriendelijk blogsysteem en RSS• Integratie video, audio en sociale media
updates• Voorzien op hoge belasting
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Communicatie oefenen
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Organisatie
Verantwoordelijke D5
Dir Info
Politiek
Woordvoerders disciplines
Bedrijf of organisatie
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Verantwoordelijke D5
• Voor de crisis– Aanmaak accounts, opbouwen netwerk,
afspraken werkwijze bij crisis• Tijdens de crisis
– Beheer van de communicatie en de accounts• Na de crisis
– Inzet sociale media voor info over schadevergoeding, rouw …
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Tijdens de crisis
• Workflow vanuit D5• Monitoring en bijsturing door back-office
D5• Vertrouwensrelatie tussen voorzitter CC
en D5• Van validering van berichten naar
validering van informatie• Samenwerking met organisatoren
Crisiscommunicatie in de noodplanning | Kortom vzw | 13 mei en 5 juni 2013
Vragen?