ope MOLINO ANDINO S.A..docx

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CUESTIONARIODEAUDITORIAOPERACIONALC-01

rea:RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

Funcin a evaluar :RECURSOSHUMANOS-PLANILLAS

Entrevistado: Director General

Objetivo: Obtener la informacin necesaria para el diseo de los programas de auditora operacional para el rea de Administracin.

NPREGUNTASINOCOMENTARIOS

1La Planilla ese laborada por medio de un sistema informtico?

2Se controla la informacin de la planilla en trminos de monetarios son debidamente documenta dos y autorizados por el responsable?

3Las modificaciones en los salarios, retiros o adiciones de personal son debidamente documentadas y autorizadas por el responsable?

La modificacin si son autorizadas pero no siguen una rutina.

4Se verifica los clculos de deducciones efectuadas y prestaciones aplicadas, de acuerdo a lo estipulado por la ley, en cada periodo de pago?

5Muestra la planilla la firma de recibo del pago, por cada uno de los empleados?

6Se encuentra adjunto a la planilla el documento que comprueba el pago a las entidades correspondientes, de las retenciones efectuadas a los empleados?

No se encuentraAdjunto pero si se tiene tal documento.

7Se verifica que el pago corresponda al total de las retenciones efectuadas?

8Se realiza el pago de las retenciones en el periodo establecido por la ley?

9Existe evidencia de verificacin de las firmas que autorizaron estos pagos?

10Existe un archivo que contenga todos los documentos que comprueban los pagos de planillas?

Firma Responsable:

Observaciones:


rea:RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

Funcin a evaluar: RECURSOS HUMANOS-SELECCINDELPERSONAL

Entrevistado: Direccin General


NPREGUNTASSINOCOMENTARIOS

1Elaboran perfiles para el reclutamiento de personal a contratar de los puestos disponibles?

Si se elabora un perfil pero no se encuentra muy definido ni especificado.

2Establecen rangos de sueldos para cada uno de los puestos de la institucin?

Siempre depende de la materia o el cargo que ocupe.

3Reciben requerimiento de personal para dar inicio el proceso de reclutamiento y seleccin de personal?

Las entrevistas son directamente con los Directores.

4Archivan en el expediente, las pruebas de conocimiento y de aptitudes realizadas al personal seleccionado?

5Elaboran un documento que muestre las condiciones pactadas en la contratacin del personal?

6Proporcionan manuales de procedimientos de los puestosA desempear al personal contratado?

7Proporcionan capacitacin al personal contratados sobre las diferentes actividades que se realiza en la empresa?

En caja y secretaria si se efecta capacitacin.

8Anexan al expediente de cada empleado contratado, el contrato individual de trabajo?

9Envan el contrato individual de trabajo a la institucin correspondiente en el plazo estipulado por ley?

10Intervienen diferentes personas en el proceso de contratacin de personal?

Firma Responsable:

Observaciones:


rea:ADMINISTRACIONACADEMICAYGENERAL

Funcin a evaluar: RECURSOS HUMANOS-CUMPLIMIENTODELASLEYESLABORALES

Entrevistado: Director General


N

PREGUNTASSINOCOMENTARIOS

1Se especifica en el contrato de trabajo todas las condiciones legales bajo las cuales se realiza la contratacin del personal?

2Se actualiza los contratos de trabajo con los cambios o modificaciones en las condiciones de contratacin de personal?

3Se establece una reserva laboral de acuerdo a lo estipulado por la Ley?

4

Todos los empleados se encuentran afiliados a las diferentes instituciones de seguridad social?

Por razonesPersonales o decisin propia no todos estn asegurados

5Existen documentos comprobatorios del pago de vacaciones anuales al personal?

6Se calcula el pago de las vacaciones de acuerdo a lo estipulado por la ley?

7

Proporciona la empresa prestaciones adicionales a la Ley?

MayormenteNo pero en algunas emergencias s.

8Gozan los empleados sus vacaciones en el tiempo que les corresponde?

9Los aguinaldos son pagados en el tiempo que estipula laLey?

10Paga la institucin horas extras a sus empleados?

Firma Responsable:

Observaciones:

MOLINO ANDINO S.A.2.1 ESTRUCTURA RGANICA2.1.1 Organigrama Estructural A continuacin se presenta el organigrama estructural vigente de la Empresa MOLINO ANDINO S.A.:

Organigrama Estructural MOLINO ANDINO S.A. 1 20

El organigrama estructural de MOLINO ANDINO S.A. est apegado a la realidad de la empresa, en cuanto a sus niveles directivos y la divisin de las diferentes reas o jefaturas de la empresa se encuentran establecidas de acuerdo a la jerarqua que se ha establecido internamente. El Departamento de Recursos Humanos se encuentra dentro de la Gerencia de Planta, debido a que, sta es el rea que mayor cantidad de personal abarca en referencia a todos los funcionarios de la empresa. Sin embargo, este departamento se encarga de administrar el recurso humano de la empresa tanto de la parte productiva como administrativa.2.2 MisinEstamos comprometidos a ofrecer productos alimenticios de calidad, diseados para llenar la vida de sabor a nuestros consumidores. Amasaremos cada da un mejor futuro para nuestros clientes y distribuidores.2.3 VisinQueremos crecer consistentemente a travs de los aos, con una participacin significativa en mercados internos y externos, en un contexto de adecuada rentabilidad2.4 PrincipiosMOLINO ANDINO S.A. se caracteriza por el desarrollo de los siguientes principios corporativos dentro del giro de su negocio: Trabajo en equipo: Cada uno de los miembros de MOLINO ANDINO S.A. de acuerdo a sus habilidades y destrezas, aporta de manera sustancial desde su quehacer diario, al logro de la excelencia empresarial. Servicio al cliente: MOLINO ANDINO S.A. se orienta a satisfacer las expectativas de sus clientes internos y externos mediante una respuesta a todas sus inquietudes generando un ambiente de tranquilidad, confianza mutua y fidelidad. Mejoramiento continuo: A nivel individual, grupal y organizacional MOLINO ANDINO S.A. busca la excelencia en todos sus procesos, para responder a las necesidades y expectativas de los clientes, y del entorno, de manera que se logre un alto nivel de satisfaccin. Competitividad: MOLINO ANDINO S.A. mantiene y mejora la calidad, de sus productos gracias al desarrollo tecnolgico de sus instalaciones y maquinaria, y a contar con un equipo humano altamente competente. 2.5 ValoresDentro de MOLINO ANDINO S.A. se considera como valores clave los siguientes: Sencillez: Valor que refleja la claridad en la mente e intelecto de nuestro grupo de profesionales y trabajadores, con la finalidad de contar con la sensatez de no dejarse llevar por las apariencias, halagos o perderse en el xito alcanzado; es ejemplo de productividad al concentrarse en nuevas metas trazadas por cada una de las reas de la empresa. Rectitud: Generando confianza en cada una de las actividades que se desarrollan dentro de la empresa, se reflejar al manejar y tratar correctamente el Recurso Humano de la entidad, para obtener de ellos entrega y compromiso. Creando conciencia colectiva de la importancia de incorporar este valor, en todas y cada una de la nuestras actuaciones dentro y fuera de la entidad. Destreza profesional: El personal capacita a todo su personal con la finalidad de potencializar sus destrezas para el desarrollo de sus actividades, promoviendo el desempeo oportuno y adecuado. Responsabilidad: Cumplimos con las obligaciones y compromisos adquiridos, asumiendo las consecuencias de las acciones y omisiones que de este proceso se desencadenen. 2.6 Objetivos2.6.1 Objetivo General Ser un ente generador de empleo aplicando procesos de calidad en la elaboracin, distribucin y comercializacin de pastas, fideos y galletas. Buscando un ptimo desarrollo de las tcnicas de procesamiento de cereales, para aprovechar las propiedades nutritivas y vitamnicas que stos ofrecen. 2.6.2 Objetivos Especficos Ser una empresa lder en el mercado de alimentos principalmente elaborados de harinas de trigo. Contribuir al mejoramiento nutricional de la persona en todas las etapas de su vida, al complementar su alimentacin con un producto garantizado e higinicamente elaborado con las mejores materias primas. Elaborar y comercializar diversos tipos de galletas, fideos, tallarines y pastas en general en diferentes presentaciones de empaque. Proteger la salud del individuo aplicando las normas sanitarias especficas relacionadas con la industria alimenticia.

2.7. Manuales de organizacin2.7.1 Antecedentes MOLINO ANDINO S.A. es una de las empresas que se especializa en ofrecer productos alimenticios derivados de la transformacin de cereales. MOLINO ANDINO S.A., es una sociedad annima, dedicada a la elaboracin de productos alimenticios, como: galletas, fideos pastas, derivados de cereales de alta calidad, especialmente el trigo. La distribucin de su produccin, en su mayor parte, es de tipo mayorista. La empresa busca cumplir exigentes normas de sanidad, inocuidad, respeto y proteccin del medio ambiente, para satisfaccin sus clientes. La empresa cuenta con certificaciones relacionadas con dos sistemas de aseguramiento de la calidad muy conocidos: Buenas Prcticas de Manufactura (BPM). En razn del giro del negocio, debido a la alta demanda de mano de obra, las funciones que desempea el rea de Recursos Humanos son de gran relevancia. Por ello, es necesaria la implementacin de evaluaciones especficas que ayuden a medir el rendimiento de los trabajadores de cada rea de la empresa, de tal forma que se optimice el potencial de cada uno y brinden una mayor contribucin a la empresa. 2.7.2 Base Legal de la Empresa MOLINO ANDINO S.A. segn su constitucin tiene como objeto: La produccin, el envase y comercializacin de todo tipo de productos alimenticios. La comercializacin de todo tipo de bienes, insumos y equipos para el sector alimenticios; La elaboracin o comercializacin de fideos, tallarines, harinas, cereales, pastas en general y similares; La comercializacin y produccin de comestibles en todo tipo de empaque y presentacin, preservados, enlatados, enfundados, etc. La comercializacin y produccin de comestibles principalmente elaborados de harinas de trigo o cebada de otros cereales y todos sus subproductos. Cada accin de la empresa confiere a su titular la calidad de accionista y le atribuye como mnimo los derechos fundamentales que de ella se derivan. Las utilidades obtenidas en cada ejercicio econmico se distribuirn de acuerdo con la ley, en la forma que determine la Junta General de Accionistas. Para ello, el ejercicio econmico se contar desde el primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada ao. Son causas de disolucin de la compaa todas aquellas establecidas en la Ley de Compaas y resolucin tomada en este sentido por la Junta General con sujecin la ley. En caso de disolucin, la sociedad entrar en proceso de liquidacin y si no existiese oposicin, el Gerente General, asumir las funciones de liquidador. Adicionalmente, MOLINO ANDINO S.A. desarrolla sus actividades con la siguiente normatividad externa: Constitucin Poltica del Estado Plurinacional de Bolivia Ley Orgnica y Reglamento de Defensa del Consumidor Ley de Fomento Industrial Ley del Seguro Social Obligatorio Ley del Medio Ambiente Cdigo de Trabajo Ley Orgnica del Sistema Nacional de Compras Pblicas Ley de Rgimen Tributario Interno Y como normatividad interna, cuenta con las siguientes: Estatutos de la Compaa MOLINO ANDINO S.A. Reglamento Interno de Trabajadores MOLINO ANDINO S.A. Reglamento Interno de Seguridad de los Trabajadores MOLINO ANDINO S.A. 2.7.3 Objetivos y Metas de las reas Un objetivo organizacional es un escenario deseado que la empresa intenta alcanzar, es una imagen idealizada que la organizacin intenta para el futuro. Es la expresin de un deseo mediante acciones concretas para conseguirlo. rea de Produccin Ofrecer garanta sobre la inocuidad de los productos que se elaboran dentro de la planta productiva de la empresa. Promover supervisin continua para que los estndares de produccin sean optimizados con la finalidad de reducir el desperdicio de materia prima. Area de Desarrollo y Nuevos Productos Evaluar propuestas de investigacin de la incursin de nuevas lneas de produccin apegadas a la naturaleza del negocio. rea de Recursos Humanos Comprobar si los procesos administrativos que se aplican en la Empresa, se han establecido de una manera adecuada para la correcta administracin del capital humano que forma parte de la entidad. rea Financiera Comparar los resultados reales con los planes de operacin y las normas establecidas para reportar e interpretar los resultados de las operaciones a todos los niveles de la organizacin, incluyendo a los accionistas de la empresa, mediante de recopilacin de registros e informes contables y estadsticos adecuados. Analizar los proyectos de inversin para compra de nueva maquinaria o mejoramiento de infraestructura desarrollados por parte del personal Directivo, a efectos de elegir aquellos que brinden la mayor rentabilidad combinada con el menor riesgo. Los objetivos propuestos por la empresa, no reflejan los escenarios exactos en los cuales desea que se desarrolle cada una de las reas que la conforman. Razn por la cual, es pertinente que se desarrolle de forma integral una Planificacin Estratgica, que brinde a la empresa directrices para establecer objetivos puntuales sobre que desea innovar, mejor y potencializar en cada una de sus reas, con la finalidad de contar con procesos eficaces que incrementen su competitividad. 2.7.4 Polticas La poltica empresarial es un conjunto de valores y normas desarrolladas y adoptadas por una organizacin. De tal forma que al fomentarlas distingue a la organizacin de otras, permitiendo que se expresen principios, metas y su gestin corporativa. Suponen un compromiso de la empresa; al desplegarla a travs de los niveles jerrquicos de la empresa, se refuerza el compromiso y la participacin del personal. La Cultura Empresarial que ha establecido la empresa MOLINO ANDINO S.A. es la siguiente: Nos proponemos fomentar oportunidades de realizacin personal de nuestro equipo e invertir permanentemente en el desarrollo de nuestro pas Boliva. Nuestra labor diaria est inspirada en principios de respeto, sencillez, rectitud y destreza profesional, para as crecer consistentemente en el mercado ecuatoriano, penetrando tambin con esfuerzo y optimismo en mercados externos.Entre las principales polticas que ha establecido MOLINO ANDINO S.A, tenemos las siguientes: 2.7.5 Poltica de Calidad e Inocuidad Alimentaria En MOLINO ANDINO S.A. elaboramos productos derivados de cereales que satisfacen a nuestros clientes. Innovamos constantemente. Cumplimos la legislacin y requerimientos de calidad e inocuidad, y mantenemos comunicacin con nuestros clientes internos y externos El cuerpo directivo de la empresa se asegura de que las instalaciones se encuentran al ms alto nivel de limpieza y orden. Todo el personal posee formacin actualizada en materia de higiene alimentaria, y tiene a su disposicin los medios e instalaciones que le permiten mantener unos elevados estndares de higiene. La comunicacin interactiva favorece la mejora continua del sistema de gestin de seguridad alimentaria a travs de las propuestas de mejora de nuestro personal y clientes. 2.7.6 Poltica de Buenas Prcticas de Manufactura (B.P.M.) Las B.P.M. son principios bsicos y prcticas generales de higiene en la manipulacin, preparacin, elaboracin, envasado, almacenamiento, transporte y distribucin de alimentos para consumo humano, con el objeto de garantizar que los productos que se fabriquen en condiciones sanitarias adecuadas y se minimicen los riesgos inherentes durante las diferentes etapas de la cadena de produccin El personal que ingrese a la planta deber portar mandil blanco, cofia y mascarilla; adems de, desprenderse de sus artculos personales, como: reloj, bisutera, joyas o accesorios. El personal que labore dentro del rea productiva deber utilizar adecuadamente el uniforme asignado, cabe sealar que, previo a su ingreso al turno de trabajo debern tomar una ducha y no utilizar ningn tipo de maquillaje o fragancia corporal para evitar la contaminacin del material y posteriormente los productos que se fabrican en la empresa. El material destinado para el envasado y el empaque deben inspeccionarse siempre con el objetivo de tener la seguridad de que se encuentran en buen estado. Bajar sustancialmente los Costos de la No Calidad (reprocesas, devoluciones, prdida de reputacin, desmotivacin, responsabilidades legales, reduccin de rentabilidad, etc.), mediante la implementacin de un sistema de anlisis de puntos crticos. Verificar la obtencin de alimentos inocuos mediante la optimizacin de los procesos de produccin, la mejora de las prcticas higinico- sanitarias y el adecuado control del estado de los equipos, instalaciones y edificios propiedad de MOLINO ANDINO S.A. 2.7.7 Poltica de Seguridad y Salud de los trabajadores Implantar mecanismos administrativos internos para la investigacin de cada incidente y accidente, determinando sus causas, para el control de condiciones peligrosas y actos inseguros causantes de accidentalidad. Propiciar y apoyar un mejoramiento continuo de personal de la empresa, en materia de seguridad y salud. La Seguridad abarca a las personas, bienes y a la informacin y todos sus sistemas. Para ello la empresa se compromete a mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable, cumpliendo y haciendo cumplir la normativa nacional vigente en materia de seguridad y salud en el trabajo, y sobre todo asignando los recursos econmicos y humanos para el cumplimiento de todos los planes y programas inherentes a seguridad y salud de los trabajadores.2.8 Manual de FuncionesEl organigrama funcional de MOLINO ANDINO S.A. define las funciones que desempea cada una de las personas segn el cargo asignado. 1. Junta General de Accionistas Nombrar, remover y fijar la retribucin del Presidente, Vicepresidente Ejecutivo y Gerente General. Para ocupar estos cargos no se requiere ser accionistas de la compaa y los elegidos pueden ser indefinidamente reelegidos. El periodo de duracin en el cargo es de cinco aos. Acordar aumentos y disminuciones de capital. Resolver acerca de la amortizacin de las acciones. Conocer anualmente las cuentas, el balance, los informes que presenten los administradores y los Comisarios acerca del negocio y dictar la resolucin correspondiente. Contratar auditoras externas. Todos los dems deberes y atribuciones constantes en estos estatutos y los que le concede la ley. 2. Presidente Ejecutivo Maximizar el capital de los accionistas, minimizando el riesgo de todas las operaciones y decisiones inherentes a la empresa, en todos los cambios y reas en las que se desempea. Planificar, ejecutar y controlar todas las actividades que se realiza en la empresa, para la consecucin adecuada y sistemtica de los objetivos que han sido planeados con anterioridad. Velar que se cumplan los mismos de acuerdo a un presupuesto y un plan especfico aprobado por el directorio. Garantizar que todos los recursos que tiene la empresa sean utilizados de manera eficiente y eficaz, dentro de los mrgenes de competitividad del sector para obtener el mayor grado de rentabilidad posible. 3. Director de Negocios Desarrollar estrategias e iniciativas que sean el motor de impulso de las ventas de productos, soluciones y servicios. Descubrir y potencializar nuevas oportunidades de negocio que permitan el crecimiento de la compaa. Establecer y definir las metas de la organizacin, as como las acciones que se deben tomar para concretar la visin y misin de MOLINO ANDINO S.A. Realizar las coordinaciones internas de las actividades y proyectos que llevar a cabo. Programar, coordinar, ejecutar y evaluar el levantamiento de informacin para asegurar una oportuna toma de decisiones. Realizar estudios sobre posibles alianzas estratgicas que la empresa requiera para ampliar sus lneas de negocio. Mantener una adecuada relacin comercial y poltica con los clientes y proveedores de la empresa. Coordinar y ejecutar actividades de atencin, anlisis y exposicin de la informacin garantizando el cumplimiento de los planes anuales de trabajo. Contribuir al desarrollo de nuevos productos a partir de la interpretacin de las necesidades del cliente. Destinar recursos y dirigir estudios para analizar los factores externos que afectan al giro del negocio: competidores potenciales y como promover el incremento de valor agregado a la gestin de la empresa. 4. Gerente de Supply Chain Elaborar planes de abastecimiento para materias primas, materiales de empaque que sern utilizados en el proceso productivo. Contribuye a mejorar la productividad, eficiencia y el rendimiento en los procesos propios de la elaboracin de los productos que se elabora. Coordinar la entrega-recepcin de materias primas para las fechas previamente establecidas y de acuerdo con los cronogramas de produccin Asegurar el cumplimiento de Normas de Seguridad, Higiene y Calidad de los Proveedores como del producto enviado a los Clientes. Promover la motivacin, capacitacin y desarrollo del personal que trabaja en la empresa. Proponer, Coordinar y controlar la elaboracin y ejecucin de planes de inversiones de capital. Elaborar presupuestos y controlar los gastos y costos de fabricacin de los productos. Mantener actualizados los manuales, procedimientos, Instructivos, 5. Jefe de Almacn y Logstica de Producto Terminado Funciones Generales Coordinacin y control de despachos desde la Bodega de Producto Terminado hacia las Bodegas de las Regionales y clientes de Corporacin Superior. Supervisin y Control de los Inventarios de las bodegas a su cargo. Coordinacin con el departamento de produccin, en la planificacin de produccin en base a los requerimientos y presupuestos de ventas, para el cumplimiento de los despachos. Emisin de informes de los despachos de producto terminado. Revisar y supervisar los procedimientos e informes que emitan los bodegueros, asistentes de bodega para las reas asignadas y relacionadas. Emitir informes sobre el estado del producto terminado al rea de Aseguramiento de la Calidad. Elaborar y mantener los registros relacionados con sus responsabilidades. Controlar el movimiento de los inventarios fsicos y la verificacin del registro en el sistema. Y otras actividades y responsabilidades que se encuentran detalladas en el Sistema de la Gestin de la Inocuidad. Funciones de Logstica Movilizar el producto de acuerdo a los requerimientos, asegurando la preservacin de sus caractersticas. Receptar los pedidos de las bodegas regionales y clientes, para atender en forma oportuna sus requerimientos. Solicitar y coordinar el transporte para despacho de producto. Verificar que se cumpla con las disposiciones y procedimientos del control de vehculos por parte del departamento del Aseguramiento de la Calidad. Coordinar el abastecimiento de contenedores y documentos para los despachos a clientes del exterior y especiales. Coordinar la disponibilidad de los transportistas para traslados varios que se requiera en la empresa. Coordinar con las Bodegas de las Regionales la reposicin de inventarios de acuerdo a los stocks mnimos y requeridos para las ventas. Funciones Operativas Revisin de calidad de producto terminado, en coordinacin con departamento de control de calidad. Verificacin de producto terminado en devolucin para ejecucin de reproceso o bajas. Verificacin del aseo de las reas asignadas y de responsabilidad en las bodegas. Controlar el mantenimiento preventivo de los equipos de bodega. Asegurar el cumplimiento de las actividades de fumigacin y limpieza de acuerdo a la planificacin y disposiciones establecidas observando las BPM. Revisar los pedidos que comercializacin coloca y coordinar con produccin su elaboracin. Controlar que el producto cumpla con todas las normas de calidad en cuanto a peso, empaque, envoltura y caducidad. Comunicar a produccin los requerimientos para reposicin de stock. Elaborar y remitir informes solicitados por Directores y Gerencias sobre los movimientos de inventarios, saldos y dems temas relacionados con el manejo de las bodegas. 6. Gerente de Planta Funciones Generales Planificar, dirigir, organizar y controlar las actividades de las operaciones de la planta garantizando el cumplimiento de los planes de produccin dentro de los parmetros de calidad, costos y plazos de entrega. Controlar las siguientes reas: Produccin, Mantenimiento, Seguridad Industrial y Recursos Humanos. Efectuar la planificacin inherente a las reas de responsabilidad, anlisis de costos, revisin de niveles de inventarios y proyecciones de produccin. Coordinar con el Departamento Comercial el presupuesto y abastecimiento oportuno de los productos. Funciones de Mantenimiento Apoyo en la solucin de problemas de las mquinas Revisin y Control de gastos de mantenimiento Coordinar montajes industriales y mejoras de equipos existentes. Funciones en Recursos humanos Supervisar el cumplimiento de los subsistemas de recursos humanos en el complejo industrial Desarrollar planes de carrera y promover la motivacin y capacitacin para todos los colaboradores del complejo industrial Planificar y realizar seguimiento del proceso de mejoramiento continuo en la planta como herramienta para generacin de iniciativas de productividad para alcanzar los objetivos previstos. Mantener la disciplina y orden dentro del complejo industrial Revisin y aprobacin de requerimiento de personal Induccin y capacitacin al personal de produccin Funciones en el Sistema de Gestin Cumplir y hacer cumplir los procedimientos, instructivos y dems normas del sistema de gestin. Mantener actualizados todos los documentos del sistema de gestin. Funciones de Costos Elaborar presupuestos anuales y controlar los gastos en las reas de su responsabilidad. Asignacin de costos de mano de obra. 7. Jefe de Recursos Humanos Planificar las necesidades de Recurso Humano (mano de obra directa e indirecta) para la planta, en coordinacin con el Gerente de Planta. Recibe requerimientos de personal de jefes inmediatos y define perfil requerido. Consulta Descripcin del Puesto y planifica reclutamiento. Realiza entrevista preliminar a candidatos. Entrevista a candidatos finalistas, al igual que el jefe inmediato solicitante. Comunica al candidato escogido sobre la decisin de la Empresa y coordina su incorporacin. Recibe al nuevo empleado y lo presenta al equipo de trabajo de la empresa. Firma el contrato de trabajo por parte del Empleador Firma "Autorizacin de Ingreso a Nmina" Verifica solicitudes de vacaciones y las aprueba Verifica las novedades de las horas extras emitidas por los asistentes de RR.HH y aprueba la nmina Aprueba liquidaciones del personal Supervisa el proceso de levantamiento de informacin del Plan de Capacitacin, y lo presenta a Gerencia para su aprobacin Verifica el cumplimiento del Plan de Capacitacin y evala la capacitacin recibida Planifica, y verifica la ejecucin de los procesos del rea, y propone cambios de ser necesario. Coordina con el Dpto. Mdico la atencin al nuevo personal, y campaas preventivas con el personal contratado. Participa en las actividades del Comit de Higiene y Seguridad Industrial Verifica el servicio prestado por la compaa de seguridad, el proveedor de alimentacin, los transportistas y limpieza. Coordina con el asesor legal los problemas laborales Elabora los ndices de gestin del Departamento Realiza llamados de atencin y/o desvinculaciones del personal Realiza seguimiento al trmite legal de accidentes laborales Verifica el cumplimiento de las normas del sistema de inocuidad en las reas bajo su responsabilidad Verifica el cumplimiento de las polticas internas y del Cdigo del trabajo en cuanto al manejo del personal Atiende a quienes solicitan prstamos o anticipos, y aprueba las solicitudes que cumplan con los requisitos establecidos por la Empresa 8. Jefe de Mantenimiento Funciones de Mantenimiento de Activos Elaborar y aplicar programas de Mantenimiento preventivo y predictivo, buscando la minimizacin de paros de planta por mantenimiento correctivos para lograr la mxima eficiencia de las mquinas propiedad de la empresa. Elaborar y aplicar planes de mantenimiento de edificios, jardines, cerramientos y dems activos de la empresa. Coordinar con Produccin el cumplimiento de planes y programas de mantenimiento preventivo; mantener reportes efectivos para prevenir daos de mquinas y equipos. Preparar presupuestos anuales y mensuales para Mantenimiento. Mantener un control de gastos del Departamento para optimizar los recursos Funciones en el Sistema de Gestin de Inocuidad Cumplir y hacer cumplir las Normas de seguridad Industrial, y buenas prcticas de manufactura en los trabajos del equipo de Mantenimiento Mantener actualizados los procedimientos, instructivos, registros y dems base documental de los sistemas de Calidad de la empresa. Emitir informes a la Gerencia de Operaciones sobre los indicadores de gestin y control estadstico de paros de planta. Funciones sobre la Administracin del Personal del rea Preparar y comunicar con antelacin los horarios del personal a su cargo, con una distribucin equitativa de trabajo Comunicar a tiempo a Recursos Humanos las novedades y requerimientos del personal. Evaluar al personal a su cargo y Proponer planes de capacitacin y desarrollo. 9. Jefe de Produccin Funciones Generales Elaborar programas de Produccin buscando la mayor productividad, mejor eficiencia y rendimiento en las lneas de produccin de la empresa. Cumplir y hacer cumplir las Normas de seguridad, higiene y calidad de los procesos productivos. Mantener actualizados los procedimientos, instructivos, registros y dems base documental de los sistemas de gestin de inocuidad y Calidad de la empresa. Funciones sobre la Mano de Obra Administrar el personal a su cargo, con una distribucin equitativa de trabajo, procurando la mayor productividad en los procesos. Evaluar al personal a su cargo y Proponer planes de capacitacin, entrenamiento y desarrollo. Entrenar al personal en el puesto de trabajo. Planificar con antelacin y solicitar a Recursos Humanos la dotacin de personal necesario. Emitir horarios de trabajo del personal y controlar el cumplimiento de los mismos; comunicar oportunamente las novedades del personal a Recursos Humanos. Funciones de Maquinaria Coordinar con Mantenimiento la ejecucin y cumplimiento de planes y programas de mantenimiento preventivo; mantener reportes efectivos para prevenir daos de mquinas y equipos. Funciones de Materiales Proponer y mantener controles y reportes de necesidades y consumo de materiales en las diferentes lneas de produccin, utilizando los sistemas informticos establecidos por la empresa. Mantener actualizada la informacin y reportes de entrega de producto terminado a bodega e ingreso al sistema. Emitir diariamente los balances de produccin, de los productos fabricados el da anterior. Funciones de Mejoramiento Proponer proyectos de mejoramiento de los procesos productivos Emitir reportes peridicos de avance y cumplimiento de planes y programas. Emitir informes mensuales del Departamento e indicadores de gestin Funciones sobre el Sistema Mantener actualizados los manuales, procedimientos, Instructivos, 10.Gerente de Desarrollo Alimenticios y Nuevos Negocios Funciones de Desarrollo Determinar y autorizar conjuntamente con la Gerencia de Planta las especificaciones de materia prima, material de empaque y producto terminado Liderar el comit de desarrollo de nuevos productos Elaboracin de prototipos y coordinacin de pruebas industriales Elaboracin de planos mecnicos, textos legales y aprobacin de artes finales Coordinacin de pruebas de impresin Formulacin de macro y micro nutrientes para la elaboracin de productos nutricionales Funciones sobre los Clientes Clave Coordinacin con Operaciones de la produccin y despacho de los productos Seguimiento de los trmites requeridos para el envo de producto (documentacin, trmites de exportacin, facturacin, etc.) Seguimiento de la cancelacin de facturas Atencin de reclamos Funciones Administrativas (Adquisiciones y Regulatorios) Coordinacin de Asuntos Regulatorios: Obtencin de registros sanitarios, calificacin del SENASAG y presentacin de informes mensuales. 11. Jefe Aseguramiento de Calidad Funciones de Materiales e Insumos Verificacin de Materias primas (M.P.) y empaque (M.E.) de los proveedores. Especificaciones de M.P., M.E., insumos Administracin de devoluciones Identificacin del estado del material Control Microbiolgico de materiales Funciones sobre Procesos Control estadstico de procesos productivos Definicin y actualizacin de estndares de procesos productivos Auditoras y mejoramiento de los procesos Control de Higiene de personal Control Microbiolgico de productos en procesos, ambientales, etc. Funciones de Producto Terminado Control de producto terminado (peso, sellado, textos legales, etc.) Aprobacin de Producto terminado para ingreso a bodega Identificacin y estado del Producto Terminado Control de producto no inocuo Control de producto no conforme Control microbiolgico de Producto terminado Control de devoluciones Funciones sobre Personal Manejo y control de personal del rea, distribucin de trabajo equitativo Evaluar, motivar y proponer planes de capacitacin del personal a su cargo 12. Jefe de Investigacin y Desarrollo Funciones de Desarrollo Determinar las especificaciones de materia prima, material de empaque, producto en proceso y producto terminado conjuntamente con la Jefatura de Aseguramiento de Calidad Liderar el Comit de desarrollo de nuevos productos Elaboracin de prototipos y coordinacin de pruebas industriales Revisin de planos mecnicos, elaboracin de textos legales y aprobacin de artes finales Formulacin de macro y micro nutrientes para la elaboracin de productos nutricionales Manejo y aprobacin de las frmulas de fabricacin de los productos de consumo masivo. Realizacin y obtencin de Registros Sanitarios, ampliaciones y renovaciones. Anlisis de productos existentes para confrontar que se estn respetando las formulaciones de los productos. Reformulacin de productos cuando as se requiera. 13. Director de Finanzas Supervisin del Control de Gestin: Definicin de procedimientos, diseo de los procesos presupuestarios. Coordinacin de la elaboracin de los Estados Contables y Financieros, siendo a este respecto especialmente importante, los ajustes a las Normas Contables Internacionales. Gestin de las variables financieras: Gestin de Tesorera, Crdito Management, Gestin de Cobros. Supervisin y Optimizacin de la poltica fiscal de la empresa. Supervisin de la relacin con terceros: Auditores externos, Administraciones. Estudios de informes de viabilidad de inversiones / proyectos, reorientaciones estratgicas. Diseo de las polticas de desarrollo de la compaa. 14. Gerente Financiero Ingresar asientos contables mensualmente: diarios generales, depreciaciones, provisiones, nminas, ajustes, pagos. Conciliar bancos Emitir balances mensuales Declaraciones de impuestos mensuales y presentacin de anexos Presentacin de balances e informes anuales a todos los Organismos de Control. Elaboracin de informes por lneas de negocios consolidados.

3.1 Anlisis PESTLA3.1.1 Factores poltico/legalesPara nuestra empresa, deberemos tener en cuenta principalmente las polticas del SENASAG, es decir todo producto terminado deber estar elaborado con calidad sanitaria e inocuidad, caso contrario no podremos obtener el Registro Sanitario. En particular, disponer de la preceptiva autorizacin sanitaria y aplicar sistemas permanentes de autocontrol de los alimentos.Reunir las condiciones tcnicas exigidas por los organismos competentes para la instalacin de maquinaria y tiles relativos a la climatizacin, refrigeracin, calefaccin, mecanismos elevadores y cmaras frigorficas, cualquiera que sea el sistema de funcionamiento.Garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de prevencin y proteccin contra incendios, industria y proteccin, as como de la normativa medioambiental y urbanstica, todo ello sin perjuicio del cumplimiento de cuantas otras normas fuesen de aplicacin. 3.1.2 Factores econmicosEn nuestro pas podemos observar que existen muchas empresas que se dedican a la elaboracin de productos alimenticios derivados de cereales, debido a esto hay mucha oferta en el mercado nacional, adems que nuestro mercado est siendo invadido por muchos productos de otros pases, punto que tambin afecta tanto a los ingresos de las empresas nacionales como a la economa del pas. Si estamos enfrentando un ciclo econmico negativo, es posible deducir que nuestra empresa al no brindar productos de primera calidad, ser abandonada por los clientes/compradores. 3.1.3 Factores Socio/ambientalesLa empresa debe dar a todos los que en ella trabajan, y no slo a los ejecutivos y a los tcnicos, la ocasin de realizarse dentro de sus mejores posibilidades. El medio ambiente social influye de manera fundamental en la empresa ya que:El grado de aceptacin o rechazo de sus productos depende de la imagen que tenga la empresa.Los constantes cambios en las costumbres y hbitos de la comunidad influyen en la empresa por que les toca variar sus productos.La empresa tambin influye en el medio social ya que garantizando unas condiciones ptimas a sus trabajadores y creando empleos origina un grado de aceptacin en la comunidad. Desde el punto de vista social la empresa es una asociacin de personas que, poniendo en actividad los elementos que dispone, procura a sus miembros y a sus familias el miembro de vida material y moral que les corresponde por su condicin de seres humanos. Ya no se puede pensar en la empresa privada simplemente como un mecanismo para la produccin de mercancas, servicios y beneficios; o como un organismo biolgico luchando para mantenerse vivo dentro de un ambiente. La empresa privada es hoy en da un sistema social con un gran impacto sobre las personas que la componen. Estas personas tienen una influencia recproca en la sociedad en que participan. Debe por lo tanto preocuparnos no slo cmo se producen y distribuyen los productos, sino tambin el tipo de publicidad que se utiliza, la manera en que se empleen los recursos naturales, la disposicin de los desperdicios y el impacto de todos esos factores en el fraguar de nuestros valores sociales.3.1.4 Factores TecnolgicosLa restauracin desde sus inicios como actividad empresarial, ha estado y est en un continuo proceso de cambio y transformacin, incorporando nuevos productos y tecnologas.La tecnologa es uno de los factores que ms cambios ha introducido en los ltimos aos en el mundo de la restauracin. Desde la llegada de los nuevos sistemas de elaboracin, conservacin y regeneracin se han variado los procesos de trabajo e incluso se han separado las zonas de produccin de las de servicio, se ha reducido la homo-dependencia, y se han incrementado la capacidad de produccin. 3.2 Anlisis FODA3.2.1 Fortalezas Experiencia de los recursos humanos Procesos tcnicos y administrativos para alcanzar los objetivos de la organizacin Caractersticas especiales del producto que se oferta Cualidades del servicio que se considera de alto nivel3.2.2Debilidades.

Capital de trabajo mal utilizado Deficientes habilidades gerenciales Problemas con la calidad Falta de capacitacin3.2.3Oportunidades

Mercado mal atendido Necesidad del producto Fuerte poder adquisitivo3.2.4Amenazas

Competencia muy agresiva Tendencias desfavorables en el mercado3.3 Anlisis Fuerzas PorterLa rivalidad entre los competidores existentes es alta en la industria de alimentos. Operan con importantes competidores como Fideos Aurora, Fideos Lazzaroni, Industria La Estrella, San Gabriel, San Luis y miles de pequeas tiendas locales de productos alimenticios derivados de cereales.Los clientes de Molino Andino poseen gran cantidad de poder de negociacin porque no hay, ni siquiera un mnimo costo de cambio para los clientes, y hay una gran cantidad de ofertas disponibles para ellos.La amenaza de los productos para Molino Andino es sustancial. Especficamente, las pastas y fideos se encuentran en gran cantidad en los mercados, adems que por la demanda de estos productos existen empresas importadoras Los proveedores de Molino Andino tienen alto poder de negociacin debido al hecho de que la demanda de estos productos es alta los derivados de la materia prima que se utiliza en la produccin se pueden producir slo en ciertas reas geogrficas. Sin embargo, la amenaza de nuevos participantes en la industria para competir con molino Andino es baja, debido a que el mercado est muy saturado y la cantidad inmensa de recursos financieros relacionados con los edificios y propiedades se requieren con el fin de entrar en la industria.

Identificacin de actividades para administrar el riesgo

RIESGO IDENTIFICADOACCIN PROPUESTACOMENTARIO

No cuenta con una Planificacin Estratgica establecida e implantada

Es necesario brindar las facilidades para el avance y culminacin de la elaboracin del plan estratgico para la empresa, el mismo que permitir mejorar la situacin organizacional, para establecer parmetros de proyeccin a objetivos futuros.

La Empresa desde el inicio de sus actividades no ha diseado un direccionamiento estratgico que le permita tener una visin clara de lo que desea lograr a futuro, ha manejado de manera global lineamientos del Conglomerado Empresarial al cual pertenece, sin contar con objetivos claros aplicables especficamente al giro de su negocio. El personal y dems miembros de la empresa no tienen una base sobre la cual puedan sentirse comprometidos, logrando con esto que no se enfoque las actividades que se realiza a mejorar el desempeo de los procesos.

Necesidad de mejoramiento de la Estructura Organizacional

Se requiere efectuar cambios estructurales en la organizacin, estableciendo de manera independiente al Departamento de Recursos Humanos, a fin de mejorar las bases organizacionales acorde a las necesidades de la empresa para el manejo y administracin de su capital humano.La Empresa mantiene una estructura organizacional de acuerdo a las divisiones de negocio que maneja. Sin embargo, el Departamento de Recursos Humanos carece de autonoma al encontrarse dentro de la Gerencia de Planta. Si bien es cierto, esta rea de la empresa es fundamental, debido a que gestiona en s el giro del negocio; es importante que la gestin de personal, que es requerida tanto a nivel administrativo como a nivel de produccin sea autnoma e independiente para garantizar su calidad. Al contar con tanto personal prestando sus servicios a la empresa, se requiere un Departamento de Recursos Humanos bien estructurado, a fin de lograr una segregacin de funciones adecuada y se optimice el desarrollo de las actividades y procesos.

Manual de Procesos del Departamento de Recursos HumanosElaborar un manual de procedimientos que facilite al personal el conocimiento pleno de las actividades que se establecen en cada proceso, a fin de que se mejore en trminos de eficiencia y eficacia la gestin del personal del rea al momento de administrar el capital humano de la empresa.

Dentro del Departamento de Recursos Humanos de MOLINO ANDINO S.A. se han desarrollado instructivos de los procesos, no manuales en s, en los cuales se describe muy brevemente en qu consiste cada proceso impidiendo as que se lo conozca a cabalidad.

Falta de Aplicacin de Indicadores de GestinHacer uso de indicadores de gestin, que permitan medir el desempeo del recurso humano y la optimizacin de los dems recursos, a fin de mantener una gestin adecuada y oportuna en cada una de las actividades que se realizan.En el desarrollo de las actividades de los procesos de reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin y capacitacin al personal del Departamento de Recursos Humanos de MOLINO ANDINO S.A. no se hace uso de indicadores de gestin para la verificacin de la eficiencia y eficacia del desempeo, logrando con esto, que la empresa no desarrolle una adecuada gestin en cuanto al uso de los recursos y el cumplimiento de objetivos que promuevan la mejora continua en una organizacin.

MOLINO ANDINO S.A.MATRIZ DE RIESGOS

NCOMPONENTERIESGO IDENTIFICADOEFECTO POTENCIALIMPACTO POTENCIALENFOQUE DE AUDITORIATIPO DE RIESGO

BAJOMEDIO

ALTO

1

Planificacin EstratgicaLa empresa se encuentra en proceso de elaboracin del plan estratgico No cuentan con estrategias definidas claramente que le permitan a la empresa alcanzar metas y objetivos

x

Pruebas de Cumplimiento

Riesgo de Control

2Estructura OrganizacionalLa empresa mantiene una estructura organizacional en la cual la Unidad de RRHH no cuenta con la independencia necesariaDebilidad en la independencia de las reas

X


Riesgo Inherente

3

Manuales y Reglamentos InternosNo todo el personal conoce a cabalidad el contenido del Reglamento Interno de Trabajadores y el Reglamento Interno de Seguridad de los Trabajadores

Se han establecido polticas y normas que el personal debe cumplir de acuerdo a la normativa legal vigente, sin embargo existe desconocimiento por parte del personal

x


Riesgo de Control

4

Manual de FuncionesLa empresa cuenta con un manual de funciones de acuerdo a cada puesto, que no se aplica en su totalidad al momento de llevarse a cabo una contratacin Los perfiles de puesto no se actualizan peridicamente de acuerdo a los requerimientos que demanda cada cargo

x


Riesgo de Control

5

Manual de ProcesosNo existe un manual de procesos de la Unidad de Recursos Humanos. No se han utilizado herramientas como la flujo diagramacin que permitan un mejor entendimiento de los mismos El personal desconoce los procesos del rea completamente, por lo cual podra omitirse actividades importantes a cumplir. Adicionalmente, provoca una segregacin inadecuada de funciones

x


Riesgo de

6Niveles de ComunicacinUnidad de RRHH, se encuentra dentro de la planta industrial, por lo que se limita la comunicacin con el resto de reas Administrativas de la empresaSe limita la toma de decisiones para el rea de Recursos Humanos

X


Riesgo de Control

7Sistemas y ProgramasLa empresa ha implementado un software comercial que no se adapta a todos sus requerimientos de administracin de informacin Acceso limitado a reportes de informacin, lo que provoca demora en el procesamiento de datos. No se realizan mantenimientos preventivos a fin de precautelar la integridad de la informacin

X


Riesgo de Inherente

8Indicadores de Gestin-Medicin del ReclutamientoNo existen ratios que indiquen el grado de consecuencia de tareas y/o trabajosNo existe control cuantificable sobre los productos de cada proceso lo que no permite gestionar para mejorar

x


Riesgo Inherente

ESCALA DEL RIESGO

ALTO ALTO 99,99

MODERADO 88,88

BAJO 77,77

MODERADO ALTO 66,66

MODERADO 55,55

BAJO 44,44

BAJO ALTO 33,33

MODERADO 22,22

BAJO 11,11

MOLINO ANDINO S.A.PROCESO DE RECLUTAMIENTO AL PERSONALPERIODO: DEL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013FLUJOGRAMA NARRATIVONARRATIVA

Funcin: Coordinacin de Recursos Humanos

Se realiz la visita a las instalaciones del Departamento de Recursos con el objetivo conocer en qu consiste el proceso de Reclutamiento de Personal.

El proceso inicia con la necesidad de contratar personal para cubrir las vacantes de la empresa, de acuerdo a la planificacin que se ha hecho considerando las expectativas de crecimiento de la Empresa. Determinar la cantidad de personal a contratar y la prioridad de las vacantes a ser cubiertas. Para lo cual el Jefe del rea solicitante manifiesta su requerimiento mediante el Formulario de Reclutamiento de Personal al Gerente del rea solicitante y procede a dar trmite con el Gerente de rea solicitante, quien analiza el requerimiento de personal y toma una decisin.

El Jefe de RR.HH. realiza la bsqueda de un candidato para cubrir la vacante existente cuando el Gerente del rea solicitante as lo dispone. La bsqueda del candidato se lleva a cabo de a acuerdo al perfil del cargo solicitado, segn lo dispone el Manual de Funciones y la Lista de la Empresa MOLINO ANDINO S. A.

Se anuncia la apertura del proceso de reclutamiento internamente, y en caso de que no exista personal interno que cumpa con los requisitos de la convocatoria, se realiza una convocatoria externa, por medios de comunicacin masivos, como: peridicos, publicidad volante e internet.Cuando los aspirantes se presenten al proceso de reclutamiento se les entrega una solicitud de empleo, el cual es revisado por el Jefe de RR.HH. para verificar que haya sido registrado correctamente. En el caso de que sea personal interno de la Empresa, el candidato al proceso rena las caractersticas del perfil, se toman pruebas de conocimiento.Los candidatos ms seleccionados continuarn con el siguiente proceso de seleccin de personal.

3.5 Flujograma Narrativo



El proceso inicia mediante la recopilacin y anlisis de las hojas de vida de los aspirantes que participaron en el proceso de reclutamiento.

El Jefe de RR.HH: compara la informacin presentada por cada candidato con el perfil de puesto descrito en el Manual de Funciones de la Empresa Molino Andino S.A. y selecciona a las personas que cumplan con los requerimientos del cargo y dispone la convocatoria de los candidatos a una entrevista.

Al momento de entrevistar al candidato, se procede a la toma de exmenes evaluacin del desempeo para ver las habilidades y destrezas del individuo que participa en el proceso.

El Coordinador de RR.HH. es designado para interpretar, analizar y ponderar los resultados de las pruebas y las entrevistas.

Se debe considerar que si los candidatos cumplen con una ponderacin superior al 60%, se les convocar a la segunda fase del proceso: entrevista y prueba tcnica con el Jefe de rea solicitante a cargo de la vacante. Con los resultados de la fase tcnica el Jefe de Recurso Humanos procede a la seleccin de(l) candidato(s) idneo(s).



El proceso inicia al recopilar los documentos personales que respalden la informacin de Hoja de Vida de cada uno de los candidatos seleccionados, como Cedula de Identidad, Certificado de Trabajo (respaldado de experiencia laboral) Certificado de Cursos y Capacitaciones en las que participo (si participo).

El Coordinador de RR.HH. es el encargado de verificar que la documentacin se encuentre completa, caso contrario otorgar un plazo de 24 horas como mximo al candidato para que se proceda a la presentacin de la misma.

Cuando se han cumplido con los requisitos ante mencionados, se define el tipo de contrato al que comparecern las partes:

Contrato ZAFRA Contrato PLAZO FIJO Contrato INDEFINIDO

Al momento que se ha acordado el tipo de contratacin, se procede a la elaboracin y firma del respectivo contrato bajo las condiciones acordadas y la normativa legal vigente.

Todo ingreso de nuevo personal a la Empresa, se registrar en el Sistema que se maneja en RR.HH. para manejo de nmina; asignado as al empleado la responsabilidad de registro para que firme su hora de entrada y salida de la jornada laboral de Molino Andino S.A.



A fin de cumplir con la normativa legal vigente, se procede a tramitar el registro de nuevos contratos en el Ministerio de Trabajo dentro del plazo de 30 das posteriores a la celebracin del contrato.

En caso de que una de las dos partes decidiere dar por terminado la relacin laboral, se reunir la evidencia suficiente para determinar las causas de la separacin del trabajador de la Empresa.

La liquidacin del trabajador conjuntamente con el Acta de Finiquito respectiva se registrar en la web del Ministerio de Trabajo dentro del plazo de 30 das posterior a la determinacin del contrato.

El coordinador de RR.HH. deber comunicar al Ex-empleado el da y fecha para la cual se ha notificado la entrega de su liquidacin en el Ministerio de Trabajo.

En caso de que la terminacin del contrato sea por visto bueno, ser la Gerencia General, quien disponga la terminacin de contrato al personal que presenta mal desempeo y reincidencia en faltas graves, se emite un informe en el cual se evidencie y se expondr ante el Directorio de la empresa la peticin. Si el Visto Bueno es aprobado se delegar el tramite al abogado de la empresa.



Tras la visita al Departamento de Recurso con el objetivo de conocer en qu consiste el proceso de Induccin al Personal.

El proceso inicia el realizar la presentacin formal del nuevo empleado al personal que conforma Molino Andino S.A.

Se da a conocer al empleado las polticas de la empresa, su estructura organizacional, jornadas laborales y se procede a la entrega de ejemplares del Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento Interno de Seguridad y Salud de los Trabajadores.

El proceso de Induccin es diferenciado para el personal Administrativo y de Planta, como se detalla a continuacin:

Personal Administrativo:

Presentar al empleado al cuerpo directivo de la empresa con la finalidad de que conozca ms a fondo los procesos internos de la misma. Indicar las funciones que deber desempear por el cargo contratado.

Personal de Planta

Direccionar al empleado a su rea de trabajo e indicar las funciones que deber desempear. Disponer a un trabajador antiguo que facilite la capacitacin especfica al nuevo trabajador de acuerdo al rea y lnea de produccin asignada.



El proceso inicia al momento de planificar la elaboracin del Plan Anual de Capacitacin aplicando el Instructivo de Capacitacin. Mediante el cual se importen las instrucciones al personal sobre cmo se convocar a cursos de capacitacin propuestos segn el temario que se mantiene con fechas tentativas entregado por el jefe de cada rea.

El Jefe de RR.HH. dispone que se comunique a los empleados las condiciones bajo las cuales se puede aprobar capacitaciones externas, bajo los siguientes parmetros:

Cuando el curso es de inters directo de la compaa se asume el 100% del curso, en tanto ste no supere los Bs 1.000 Si el costo del curso excediera de Bs 1.000, la empresa pagara el 80% y el empleador el 20%. Cuando la capacitacin es de beneficio muto para las partes, el empleado asume el 50% y el gerente de rea y el gerente de recurso humanos determinara la forma de pago por parte del empleador y en caso de no aprobacin, si el beneficiario asume todo el costo del curso.

En lo que respecta a cursos que oscilan entre los Bs 2.000 a los Bs 3.000, el 50% del valor del curso se pagar previo firma de un acuerdo entre las partes de permanencia por un lapso de determinado. Si sale de la compaa antes de tiempo se ejecutar el documento legal.

Direccionar las solicitudes a Gerencia General para que sean analizadas bajo las condiciones que convengan las dos partes.



Todo debe cumplir con la evaluacin de desempeo inmediatamente despus de haber recibido una capacitacin.Por ello, se debe llevar a cabo la evaluacin de desempeo por lo menos una vez al ao, a todo el personal, tanto Administrativo como Operativo que labora en la Empresa Molino Andino S.A.Dentro del proceso de evaluacin, el personal evaluador deber registrar en el formulario de Evaluacin de Desempeo, el resultado de las evaluaciones realizadas. Adicionalmente, todo empleado debe alcanzar una calificacin de al menos el 70% para ser considerado como aceptable; caso contrario, el Jefe de rea se rene con el Jefe de Recursos Humanos para determinar las medidas correctivas que se requieran. Se proceder de la siguiente forma:

1. Conceder al trabajador un plazo no mayor a 90 das para que su rendimiento mejore y luego proceder a tomar una nueva evaluacin.

2. si los resultados reinciden en el mismo nivel de insatisfaccin, la Empresa utilizar mecanismos de sancin apegados a la ley vigente.

MOLINO ANDINO S.A.PROCESO DE RECLUTAMIENTO AL PERSONALPERIODO: DEL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNONARRATIVA

Funcin: Coordinador de Recursos Humanos

NPREGUNTASRESP.CALIFICACINOBSERVACIONES

SINOPOND.CALIF.OBTE.

AM BIENTE DE CONTROL

1 Se han establecido polticas o lineamientos que regulen el proceso de reclutamiento de personal? x 10 0 nicamente se han establecido atributos profesionales y personales que debe cumplir el personal reclutado

2Se han definido niveles de autoridad y decisin para los responsables del proceso de reclutamiento de personal? x1510Para seleccionar al personal se considera la decisin del jefe del rea solicitante, las opiniones del personal de RR.HH. responsable del proceso y la Gerencia General

3 Se aplican las polticas o lineamientos que regulen el proceso de reclutamiento de personal? x 10 0 No se han establecido polticas para el desarrollo de este proceso

4 Tiene polticas internas e indicadores de gestin en el proceso de reclutamiento y seleccin de personal x10 4No se cuenta con un control adecuado del proceso de reclutamiento, seleccin y, contratacin; por tanto no se puede medir con indicadores de gestin.

5 El proceso de reclutamiento que se realiza en la empresa se rige a los cambios en la normatividad laboral vigente

x104No porque se recluta de acuerdo a la necesidad de la empresa

3.6 Cuestionarios de Control Interno



SINOPOND.CALIF.OBTN.

EST ABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

6 Existe una filosofa organizacional que permita evitar la rotacin de personal?

x

10

5 No, tiene una filosofa corporativa y no posean una formacin integral.

7 Se controla que el aumento de procesos de reclutamiento para el rea productiva se autoricen de acuerdo a los incrementos en las proyecciones del nivel produccin? x10 5La empresa no realiza procesos de reclutamiento en virtud del nivel de produccin de acuerdo a las ventas que ha pronosticado para ciertos meses en los que existe mayor demanda de productos.

8La empresa en el caso de requerir contrataciones inmediatas de igual manera da cumplimiento con los procesos de reclutamiento y seleccin de personal?x100Esto ha sucedido nicamente para contrataciones de tipo temporal para el rea productiva, cuando se debe entregar algn pedido urgente.

9 Se controla que se planifique la cantidad mnima de aspirantes que deben reclutarse durante cada proceso a fin de cumplir con el requerimiento de personal solicitado por cada rea de la empresa? x15 8 Se realiza reclutamientos en virtud de la cantidad del personal que solicita cada rea para cubrir las vacantes disponibles de acuerdo al plazo asignado para el proceso


NPREGUNTASRESP.CALIFICACIONOBSERVACIONES


10 Se controla que al llevar a cabo el proceso de reclutamiento de personal se cumpla con el presupuesto asignado? x 10 9 En la empresa, los reclutamientos de personal se realizan por convocatorias en medios de comunicacin masiva, por lo cual se asignan recursos econmicos constantemente para anuncios publicitarios

IDEN TIFICACIN DE EVENTOS

11 Se verifica que el personal de la empresa realice peridicamente un anlisis de puestos de la empresa con la finalidad de analizar la necesidad de creacin de puestos o la verificacin de vacantes que deban ser cubiertas mediante un proceso de reclutamiento adecuado? x 15 0 La empresa ha descuidado la necesidad de realizar un anlisis de puestos peridico al menos una vez al ao

12La empresa planifica el proceso de contratacin en virtud de cubrir las vacantes disponibles causadas por la elevada rotacin personal?x150No se lleva un registro de indicadores de rotacin de personal que le permitan conocer exactamente a la empresa los periodos en los cuales la demanda laboral se va a incrementar

13Durante el proceso de seleccin se toma en mayor consideracin al personal que posee ttulos profesionales o de especializacin en el rea a la cual aplican?x107Los candidatos que poseen mayor experiencia en cargos similares son los ms opcionados




14Se ha estimado el nivel de deserciones con respecto a los aspirantes reclutados que podra afectar al cumplimiento de objetivos del proceso?

x

10

0Para cubrir determinadas vacantes del rea productiva prevalece ms el entusiasmo que refleja el personal para trabajar que la experiencia relacionada con el cargo El nivel de deserciones puede variar debido a que en ocasiones el personal reclutado est participando en ms de un proceso a la vez. Lo cual no depende nicamente de la empresa sino del comportamiento del mercado laboral

15El proceso de seleccin est a cargo de personal capacitado continuamente sobre nuevas tendencias y herramientas que mejoran su ejecucin?

X

10

0La empresa cuenta con personal con experiencia en este tipo de procesos. Sin embargo, se requiere implementar un sistema de mejoramiento y actualizacin de tendencias de anlisis y entrevista mediante capacitaciones, para optimizar el proceso

16Todos los candidatos reclutados que participan en el Manual de Funciones de la empresa? proceso de seleccin cumplen con perfil de puesto establecido en el

x

15

0

EVAL UACIN DE RIESGOS

17El personal reclutado cuenta con la experiencia suficiente para pertenecer a la empresa? x 10 5 La empresa muchas veces opta por contratar personal que desee y tenga las ganas de trabajar, debido a que muchas veces el periodo para cumplir el requerimiento es inferior al requerido



SINOPOND.CALIF. OBTN.

18nicamente pueden participar aspirantes que no presenten enfermedades infectocontagiosas, a fin de cumplir con las Buenas Prcticas de Manufactura establecidas en la empresa?x

15

15La mayora del personal de la empresa es del rea productiva y esto interfiere directamente en la calidad de elaboracin de los productos al poner en peligro el bienestar del consumidor

RES PUESTA AL RIESGO

19La empresa inicia la bsqueda de aspirantes al proceso de reclutamiento dentro de la base de ex empleados que desean reincorporarse a la empresa?x

5

4La empresa cuenta con una base de datos de posibles candidatos que puedan estar interesados dentro del proceso. Adicionalmente, se cuenta con la modalidad de referidos, lo cual consiste en que el personal interno recomiende a una persona de su confianza que desee trabajar y tenga disponibilidad.

20La empresa mantiene convenios o contratos con empresas especializadas en reclutamiento de personal, a fin de reducir la bsqueda de candidatos y mejorar la eficiencia del proceso?x

10

10La empresa cuenta con una empresa especializada en el reclutamiento de personal para cargos importantes y relevantes a fin de reducir el uso de recursos

21La bsqueda de un candidato se la dirige en base al perfil del cargo solicitado segn lo dispuesto en algn manual de perfil de puesto especfico de la empresa?

x

12

5La empresa ve la capacidad del personal aunque no cumplan los objetivos y el perfil requerido




ACTI VIDADES DE CONTROL

22Existe un formato especfico que sea entregado a cada rea o Departamento de la empresa para la emisin de solicitudes de requerimientos de personal? x10 4 La empresa no cuenta con un Formulario de Requerimiento de Personal, en el cual se establece la cantidad de personas requeridas para cubrir las vacantes disponibles

23 El formato de requerimiento de personal es adaptable a la realidad de la empresa y contiene la informacin suficiente para buscar un candidato idneo? x

10 6 El formato del requerimiento es adecuado, el problema es que existen deficiencias en el registro de toda la informacin solicitada

24 Se indaga dentro de la entrevista a los aspirantes al proceso sobre las condiciones de su salud? x 10 7 Se analiza la adaptabilidad del aspirante al cargo al que est aplicando, si rene las condiciones fsicas y psicolgicas

SIST EMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN

25Se ha realizado la correcta difusin a travs de los medios necesarios, para el reclutamiento de los posibles candidatos para las vacantes presentadas?x55Cuando existen vacantes dentro de la empresa se realizan publicaciones en carteleras de reas sociales de la empresa e incluso de hace uso de herramientas de difusin masiva

26Se emite algn reporte en el que se d a conocer el avance del proceso y sobre los aspirantes ms opcionados que se han reclutado?x100




MONI TOREO Y SUPERVISIN

27Existe algn formato en el cual el aspirante a la vacante en la empresa registre datos personales e informacin laboral?x55En el formulario de solicitud de empleo que se entrega a los participantes que asistieron al proceso

28 Se ha realizado seguimiento a las referencias personales que el empleado presenta en su solicitud de empleo? x 15 0

29Se lleva un registro de informes que reflejen los resultados de las evaluaciones tanto tcnicas como psicolgicas a las cuales han sometido los candidatos durante el proceso?x100nicamente se cuenta con una base de datos que refleja la calificacin otorgada al candidato como resultado de las pruebas aplicadas

30Existe algn tipo de registro documental verificable, en el cual conste un detalle de las observaciones, resultado de las entrevistas realizadas a los candidatos participantes del proceso?x100

3.7 Observaciones de Control Interno

MOLINO ANDINO S.A.PROCESO DE RECLUTAMIENTO AL PERSONALPERIODO: DEL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013HALLAZGOSNARRATIVA

OBSERVACION N 1

FALTA DE POLITICAS QUE REGULEN EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

CONDICINMolino andino desarrolla el proceso de reclutamiento sin contar con polticas o lineamientos que regulen cada una de sus actividades.

CRITERIOSegn lo dispuesto por el cdigo de trabajo en el art 64 Reglamento Interno: Las fbricas y todos los establecimientos de trabajo colectivo elevaran a la Direccin Regional del Trabajo en sus respectivas jurisdicciones, copia legalizada del horario y del reglamento interno para su aprobacin. Sin tal aprobacin, los reglamentos no surtirn efecto en todo lo que perjudiquen a los trabajadores, especialmente en lo que se refiere a sanciones.El objeto de esta norma es que los ejemplares contengan todas las disposiciones necesarias ras para la regulacin justa de los inters de empleadores y trabajadores y el pleno cumplimiento de las prescripciones legales pertinentes.

CAUSALa empresa mantiene vigente un reglamento Interno. Sin embargo, no se han implementado polticas o lineamientos especficos que regulen el adecuado funcionamiento del proceso reclutamiento de personal.

EFECTOLas personas que ejecutan cada una de las fases del proceso a su conveniencia, de tal manera que, administran los recursos humanos sin que se mantenga un control adecuado sobre estas actividades, incrementado el riesgo de que las actividades no sean eficientes ni eficaces, afectando su rendimiento.

ELABORADO POR:FECHA:

REVISADO POR:FECHA:


OBSERVACION N2

APLICACIN DE POLITICAS O LINEAMIENTOS QUE REGULEN EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

CONDICINSe aplican las polticas o lineamientos que regulen el proceso de reclutamiento de personal

CRITERIOSegn el Coordinador del departamento de Recursos Humanos se debe aplicar polticas y lineamientos que regulen el proceso de reclutamiento de personal

CAUSAFalta de implementacin de controles en el proceso de reclutamiento, permite que el Manual de Funciones que no est siendo aplicado.

EFECTOSe produce una ineficacia del 16,72% en el cumplimiento de reclutamiento de personal apto para participar en el proceso.

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:FECHA:


OBSERVACION N3

CUENTA LA EMPRESA CON INDICADORES Y LINEAMIENTOS PARA RECLUTAR PERSONAL

CONDICINTiene polticas internas e indicadores de gestin en el proceso de reclutamiento y seleccin de personal

CRITERIONo se cuenta con un control adecuado del proceso de reclutamiento, seleccin y, contratacin; por tanto no se puede medir con indicadores de gestin.

CAUSA

EFECTO

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:FECHA:


OBSERVACION N 4

AUSENCIA DE POLTICAS INTERNAS E INDICADORES DE GESTIN EN EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y CONTRATACIN

CONDICION:Aplicado el Cuestionario de Control Interno Administrativo, se determin que en el proceso de reclutamiento, seleccin y, contratacin no cuentan con polticas internas e indicadores de gestin.

CRITERIO:

Segn lo analizado se debera tener polticas internas e indicadores de gestin que regulen el proceso de reclutamiento, seleccin y, contratacin.

CAUSA: Falta de conocimiento del personal en la realizacin de polticas internas e indicadores de gestin.

EFECTO: No se cuenta con un control adecuado del proceso de reclutamiento, seleccin y, contratacin; por tanto no se puede medir con indicadores de gestin.

ELABORADO POR: FECHA:

SUPERVISADO POR: FECHA:


OBSERVACION N5

EL RECLUTAMIENTO QUE REALIZA LA EMPRESA RIGE CON LA NORMATIVA LABORAL

CONDICIN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO


REVISADO POR:FECHA:


OBSERVACION N 6

TIENE UNA FILOSOFIA ORGANIZACIONAL QUE EVITE LA ROTACION DEL PERSONAL

CONDICINNo, tiene una filosofa corporativa y no posean una formacin integral.

CRITERIODebera de contar con una filosofa organizacional para evitar la rotacin de personal ya que esto implicara capacitaciones y riesgos en la produccin.

CAUSAPerdida en la produccin e incumplimiento de metas propuestas por la gerencia de Molino Andino.

EFECTODesabastecimiento al mercado interno de nuestro pas, perdida en nuestras utilidades

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:FECHA:


OBSERVACION N 7

EL PERSONAL SELECCIONADO ES SOLO PARA PARTE DE PRODUCCION

CONDICINSe controla que el aumento de procesos de reclutamiento para el rea productiva se autoricen de acuerdo a los incrementos en las proyecciones del nivel produccin

CRITERIOLa empresa no realiza procesos de reclutamiento en virtud del nivel de produccin de acuerdo a las ventas que ha pronosticado para ciertos meses en los que existe mayor demanda de productos.

CAUSAEl nuevo personal no tendra los conocimientos sobre la actividad que realiza la empresa, y la elaboracin de sus productos.

EFECTOEl proceso se vuelve ineficiente ya que se destina mayor cantidad de tiempo para la capacitacin al nuevo personal y retraso en la produccin.


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OBSERVACION N 8

CUMPLE CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA UN CONTRATACION INMEDIATA

CONDICINLa empresa en el caso de requerir contrataciones inmediatas de igual manera da cumplimiento con los procesos de reclutamiento y seleccin de personal

CRITERIOSe debe contratar personal aquel que tenga conocimientos sobre la elaboracin de los diferentes productos que ofrece Molino Andino o tambin acudir a los ex trabajadores.

CAUSASi es nuevo personal sin experiencia no desempeara al 100% y los trabajadores antiguos serian los ms perjudicados.

EFECTOMal desempeo, tardanza en el trabajo, rencillas entre trabajadores.


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OBSERVACION N 9

SE PLANIFICA LA CANTIDAD DEL PERSONAL QUE DEBE RECLUTAR LA EMPRESA

CONDICINSe controla que se planifique la cantidad mnima de aspirantes que deben reclutarse durante cada proceso a fin de cumplir con el requerimiento de personal solicitado por cada rea de la empresa

CRITERIOSe debe realiza reclutamientos en virtud de la cantidad del personal que solicita cada rea para cubrir las vacantes disponibles de acuerdo al plazo asignado para el proceso

CAUSAFalta de coordinacin entre los encargados del proceso de reclutamiento y los diferentes niveles de autorizacin al aprobar requerimientos incompletos.

EFECTOSe refleja una ineficiente del 12,50 en el registro de solicitudes de reclutamiento, lo que influye sobre la actividad de la empresa.


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OBSERVACION N 10

SE REALIZA VERIFICACION A LAS DISTINTAS AREAS DE LA EMPRESA

CONDICINSe verifica que el personal de la empresa realice peridicamente un anlisis de puestos de la empresa con la finalidad de analizar la necesidad de creacin de puestos o la verificacin de vacantes que deban ser cubiertas mediante un proceso de reclutamiento adecuado

CRITERIOLa empresa ha descuidado la necesidad de realizar un anlisis de puestos peridico en las distintas reas se debera de realizarla por lo menos una vez al ao

CAUSAFalta de conocimientos sobre las distintas reas y sobre la actividad que desempea cada una de ellas.

EFECTOMal desempeo e incumplimiento laboral.


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OBSERVACION N 11

EN QUE SE BASA PARA EL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

CONDICINDurante el proceso de seleccin se toma en mayor consideracin al personal que posee ttulos profesionales o de especializacin en el rea a la cual aplican

CRITERIOLos candidatos que poseen mayor experiencia en cargos similares son los ms opcionados para cubrir el cargo disponible.

CAUSARequerimiento de personal en esa rea o bien se queda vacancia tras el despido o jubilacin de un trabajador de la empresa

EFECTODeficiencia e inexperiencia en las funciones que se desempea.


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OBSERVACION N12

POR LA ROTACION DE PERSONAL SE PLANIFICA RECLUTAR PERSONAL

CONDICION:La empresa planifica el proceso de contratacin en virtud de cubrir las vacantes disponibles causadas por la elevada rotacin personal

CRITERIO:No se lleva un registro de indicadores de rotacin de personal que le permitan conocer exactamente a la empresa los periodos en los cuales la demanda laboral se va a incrementar

CAUSA: El personal de RR.HH no es eficiente en su trabajo ya que no tiene conocimiento sobre el requerimiento de personal ya que no tiene registros sobre la rotacin del personal y actividad que tiene cada area

EFECTO: Se refleja una mala organizacin y sobrecargo de trabajo en esa determinada rea, por falta de personal.


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OBSERVACION N13

SE ESTIMO EL NIVEL DE DESERCIONES CON RESPECTO A LOS RECLUTADOS

CONDICION:Se ha estimado el nivel de deserciones con respecto a los aspirantes reclutados que podra afectar al cumplimiento de objetivos del proceso

CRITERIO:El nivel de deserciones puede variar debido a que en ocasiones el personal reclutado est participando en ms de un proceso a la vez. Lo cual no depende nicamente de la empresa sino del comportamiento del mercado laboral

CAUSA:Ineficiencia, falta de ganas para trabajar, no le gusta el modo de trabajo que tiene la empresa.

EFECTO: Retardacin de trabajo y mal desempeo.

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OBSERVACION N14

EL PROCESO DE SELECCIN ESTA A CARGO DE UNA PERSONA CAPACITADA

CONDICION:El proceso de seleccin est a cargo de personal capacitado continuamente sobre nuevas tendencias y herramientas que mejoran su ejecucin

CRITERIO:

La empresa debe contar con personal con experiencia en este tipo de procesos. Sin embargo, se requiere implementar un sistema de mejoramiento y actualizacin de tendencias de anlisis y entrevista mediante capacitaciones, para optimizar el proceso

CAUSA: Ingreso de personal ineficiente.

EFECTO: El personal ingresado es Ineficiente en el puesto de trabajo que se le asigno

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OBSERVACION N 15

EL PERSONAL SELECCIONADO NO CUMPLE CON EL PERFIL DE PUESTO ESTABLECIDO EN EL MANUAL

CONDICINEL MOLINO ANDINO S.A. desarrolla el proceso seleccin sin considerar todos los parmetros establecidos en el Manual de Funciones de la Empresa.

CRITERIOSegn lo dispuesto en el Reglamento Interno de la Empresa art 4 Al momento de seleccionar al candidato ms idneo que cumpla con todos los requisitos detallados en las descripciones de puesto. La empresa se reserva el derecho de solicitar y verificar las referencias de trabajos anteriores, as como referencias personales.

CAUSAEl personal de RR.HH. en ocasiones no cumple con el mnimo de candidatos que se solicita en el requerimiento de personal presentado, por lo cual toma a todos los aspirantes que se han presentado y los promueve al siguiente proceso sin considerar si su experiencia y conocimiento corresponden al perfil de puesto de la vacante.

EFECTOEl proceso se vuelve ineficiente ya que se destina mayor cantidad de tiempo en entrevistar y tomar pruebas psicolgicas a los candidatos que no se apegan al perfil buscado, dejando pasar por alto otros candidatos que podran ser idneos para participar en el proceso.


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OBSERVACION N 16

LA EMPRESA CUENTA CON UN FORMATO PARA EL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

CONDICIONExiste un formato especfico que sea entregado a cada rea o Departamento de la empresa para la emisin de solicitudes de requerimientos de personal

CRITERIO:

La empresa no cuenta con un Formulario de Requerimiento de Personal, en el cual se establece la cantidad de personas requeridas para cubrir las vacantes disponibles

CAUSA:

Bajo desempeo en el rea incumplimiento de metas Trabajo no terminado

EFECTO:Mejor desempeo, calidad de trabajo

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OBSERVACION N 17

SE DA LAGUN REPORTE EN EL Q SE MENCIONA SOBRE LA SELECCIN DEL PERSONAL

CONDICIONSe emite algn reporte en el que se d a conocer el avance del proceso y sobre los aspirantes ms opcionados que se han reclutado

CRITERIO:Se debe dar un reporte ya que nos ayudara a seleccionar un buen personal y elegir bien si tendra un buen desempeo en el puesto vacante

CAUSA:Eleccin de mal personal para las distintas reas ya que este, no cuenta con una experiencia en el rea requerida

EFECTO:

No se desempea al 100% , ya que no tiene la experiencia requerida

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OBSERVACION N 18

REQUERIMIENTO DE PERSONAL PRESENTADOS Y APROBADOS

CONDICINDurante el 2013 se presentaron y aprobaron 24 requerimientos de personal, de los cuales 5 solicitudes fueron autorizadas sin contar con la informacin suficiente.

CRITERIOSegn el Coordinador del Departamento de RR.HH. las solicitudes de requerimiento de personal son correctas si: Se ha registrado adecuadamente el detalle del cargo vacante, el motivo del requerimiento. El plazo asignado para cumplir el procedimiento y la fecha de cumplimiento por parte de RR.HH.

CAUSAFalta de coordinacin entre los encargados del proceso de reclutamiento y los diferentes niveles de autorizacin al aprobar requerimientos incompletos.

EFECTOSe refleja una ineficiente del 12,50 en el registro de solicitudes de reclutamiento, lo que influye tambin en la demora de plazos asignados al cumplimiento del proceso.


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OBSERVACION N19

CANDIDATOS SELECCIONADOS CUMPLEN LOS REQUISITOS PSICOLOGICOS Y TECNICOS PERO NO LA CALIFICACION REQUERIDA PARA OCUPAR LAS VACANTES

CONDICINDurante el 2013 se seleccionaron 77 personas para cubrir los diferentes vacantes disponibles en la empresa de las cuales 5 cumplen con el nivel de conocimiento y aptitud, pero no con el mnimo de calificacin que se requiera para aplicar a la vacante disponible en la empresa.

CRITERIOSegn el Coordinador de recursos Humanos en el proceso nicamente se puede admitir candidatos que mantengan una calificacin superior al 70% en las evaluaciones tcnicas y psicolgicas realizadas, adems de, mantener un perfil que se apegue al del cargo al cual aplican.

CAUSANo se est considerando que los candidatos deben ser seleccionados si cumplen el rendimiento mnimo del 70%de calificacin en las evaluaciones aplicadas, a fin de continuar participando en el proceso.

EFECTOSe refleja una ineficacia del 6,49% en la seleccin de candidatos que cumplen con los requisitos psicolgicos y tcnicos del cargo, pero su rendimiento en la calificacin de las evaluaciones es inferior al requerido.


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OBSERVACION N20

TIENE ALGUN REGISTRO DE RESULTADO DE LAS ENTREVISTAS

CONDICIONExiste algn tipo de registro documental verificable, en el cual conste un detalle de las observaciones, resultado de las entrevistas realizadas a los candidatos participantes del proceso

CRITERIO:Se debe redactar u informe explicando la calidad de cada uno de los candidatos al los puestos vacantes.

CAUSA:

No saber las deficiencias que llegara a tener el personal tanto psicolgica como tcnica

EFECTO:Con los resultados obtenidos se podr evitar las debilidades y fortalezas del personal a reclutar.

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3.8 Conclusin sobre Evaluacin del Control Interno

MOLINO ANDINO S.A.PROCESO DE RECLUTAMIENTO AL PERSONALPERIODO: DEL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013CONCLUCION SOBRE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNONARRATIVA

Se ha auditado los Procesos de Reclutamiento, dedicada a la elaboracin de productos alimenticios a base de trigo, las normas de Auditora exigen que el auditor obtenga un conocimiento global y detallado de los procesos que se encuentran en estudio o se auditen.La administracin de la empresa MOLINO ANDINO S.A., es responsable de establecer y mantener el sistema de control interno, para llevar a cabo esta actividad, se requiere de estimaciones y opiniones de la direccin de la empresa, para determinar y evaluar los beneficios esperados y costos que implican las polticas y procedimientos del sistema de control interno.En las fases de planificacin y ejecucin de la Auditora de Gestin a los Procesos de Reclutamiento, consideramos su sistema de control interno para determinar la naturaleza, el alcance y la profundidad de procedimientos de Auditora, ms no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control interno. Durante la evaluacin de control interno de los Procesos del Departamento de Recursos Humanos de la empresa MOLINO ANDINO se ha determinado los hallazgos de auditora que se encuentran descritos a continuacin:


FALTA DE POLTICAS QUE REGULEN EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL MOLINO ANDINO S.A., desarrolla el proceso de reclutamiento sin contar con polticas o lineamientos que regulen cada una de sus actividades. Segn lo dispuesto por el Cdigo de Trabajo Reglamento interno: Las fbricas y todos los establecimientos de trabajo colectivo elevarn a la Direccin Regional del Trabajo en sus respectivas jurisdicciones, copia legalizada del horario y del reglamento interno para su aprobacin. Sin tal aprobacin, los reglamentos no surtirn efecto en todo lo que perjudiquen a los trabajadores, especialmente en lo que se refiere a sanciones. El objeto de esta norma es que los ejemplares contengan todas las disposiciones necesarias para la regulacin justa de los intereses de empleadores y trabajadores y el pleno cumplimiento de las prescripciones legales pertinentes. MOLINO ANDINO mantiene vigente un Reglamento Interno. Sin embargo, no se han implementado polticas o lineamientos especficos que regulen el adecuado funcionamiento del proceso reclutamiento de personal.Las personas que ejecutan cada una de las fases del proceso a su conveniencia, de tal manera que, administran los recursos humanos sin que se mantenga un control adecuado sobre estas actividades, incrementado el riesgo de que las actividades no sean eficientes ni eficaces, afectando su rendimiento.


Conclusin: El riesgo de que el proceso de reclutamiento sea ineficiente incrementa al no contar con polticas interna

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