NORME METODOLOGICE din 21 octombrie 2003privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura

Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi în unităţile aflate însubordinea sau coordonarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului

Prezentele norme sunt elaborate în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002,privind auditul public intern şi ale Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 38/2003,pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern.Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, organizează şi exercită activitatea de auditpublic intern în structura proprie şi în instituţiile subordonate sau coordonate.Prin unităţi şi instituţii aflate în subordinea şi coordonarea Ministerului Educaţiei Cercetăriişi Tineretului, nominalizate în anexele Hotărârii Guvernului nr. 741/2003 privindorganizarea şi funcţionarea MECT, se înţeleg: Consiliile Consultative ale MinisteruluiEducaţiei Cercetării şi Tineretului, inspectoratele şcolare judeţene şi al municipiuluiBucureşti, instituţiile de învăţământ superior de stat, instituţiile şi unităţile de cercetareştiinţifică, dezvoltare tehnologică şi inovare şi alte unităţi finanţate sau subvenţionatetotal sau parţial de la bugetul de stat, prin Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului,bibliotecile centrale universitare şi pedagogice, casele universitarilor, casele de cultură şicomplexele cultural-sportive studenţeşti, Agenţia Naţională a Taberelor şi TurismuluiŞcolar din România, Palatul Naţional al Copiilor din Bucureşti, palatele şi cluburileculturale ale elevilor, cluburile sportive şcolare, casele corpului didactic.

PARTEA I: APLICAREA NORMELOR DE AUDIT PUBLIC INTERN LA UNITĂŢILE AFLATE ÎNSUBORDINEA ŞI COORDONAREA MINISTERULUI EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI

CAPITOLUL I: ORGANIZAREA ŞI ATRIBUŢIUNILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLICINTERNAuditul public intern reprezintă o activitate independentă organizată sub forma Direcţieide Audit, la nivelul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului şi sub formacompartimentelor de audit la nivelul unor instituţii subordonate, constituite în directasubordonare a conducătorilor instituţiei respective. Dacă la nivelul unor instituţiisubordonate, nu se înfiinţează compartiment de audit public intern, auditul public internal entităţii respective, se efectuează de către compartimentul de audit public intern alinstituţiei ierarhic superioare.Compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilorde control intern şi în desfăşurarea activităţilor supuse acestui control.Auditorii interni care sunt funcţionari publici sunt selectaţi şi au drepturile, obligaţiile şiincompatibilităţile prevăzute de Statutul funcţionarilor publici.Auditorii interni, au un nivel de salarizare corespunzător ierarhiei acestei funcţii în cadrulsistemului de salarizare a funcţionarilor publici, totodată auditorii interni, beneficiază deun spor pentru complexitatea muncii de 25 % aplicat la salariul de bază brut lunar.Auditorii interni care nu sunt funcţionari publici, beneficiază de sporul de 25 %, înaceleaşi condiţii ca şi funcţionarii publici.SUBCAPITOLUL A: Organizarea auditului public intern1.La nivelul Ministerului Educaţiei Cercetării şi TineretuluiActivitatea de audit public intern în cadrul MECT, este organizată şi funcţionează în cadrulDirecţiei de Audit, subordonată nemijlocit ministrului educaţiei cercetării şi tineretului.La nivelul consiliilor consultative ale Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului,nominalizate în anexa nr. 2, la Hotărârea Guvernului nr. 741/2003, privind organizareaşi funcţionarea Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, nu se organizeazăcompartimente de audit public intern. Auditarea acestor unităţi, se realizează de DirecţiaAudit a MECT.

2.În instituţiile de învăţământ preuniversitar de stat, nominalizate în anexa nr. 3 lit. A,pct. 1, la Hotărârea Guvernului nr. 741/2003

Activitatea de audit public intern se desfăşoară în cadrul compartimentelor de audit publicintern ale inspectoratelor şcolare judeţene şi a serviciului de audit public intern alInspectoratului Şcolar al Municipiului Bucureşti. Compartimentele de audit public interncare sunt organizate la nivelul fiecărui inspectorat şcolar judeţean şi serviciul de audit alinspectoratului şcolar al Municipiului Bucureşti, sunt subordonate nemijlocit inspectoruluişcolar general judeţean, respectiv inspectorului şcolar general al Municipiului Bucureşti.Casele corpului didactic, palatele copiilor, cluburile sportive şcolare judeţene, nuorganizează compartimente de audit public intern. Activitatea de audit public intern laaceste unităţi se realizează de către compartimentele de audit ale inspectoratelor şcolarejudeţene, respectiv serviciul de audit al inspectoratului şcolar al Municipiului Bucureşti.

3.La instituţii şi unităţi de învăţământ superior de statLa universităţile nominalizate la lit. A pct. II din anexa nr. 3 la Hotărârea Guvernului nr.741/2003, funcţionează compartimente de audit public intern în structura aprobatăconform Legii nr. 161/2003, prin organigramele şi statele de funcţii ale instituţieipublice.Compartimentele de audit public intern sunt subordonate nemijlocit rectoruluiuniversităţii.

4.La bibliotecile centrale şi universitare, precum şi la unităţile cuprinse la pct. IV-XXIII,anexa nr. 3, la Hotărârea Guvernului nr. 741/2003La bibliotecile centrale universitare, nominalizate la anexa nr. 3 lit. A, pct. III, precum şila unităţile nominalizate la pct. IV-XXIII, anexa nr. 3, la Hotărârea Guvernului nr.741/2003, nu se organizează compartimente de audit public intern.La aceste unităţi, activitatea de audit public intern va fi efectuată de către Direcţia deAudit a MECT.

5.La unităţile nominalizate la pct. XXIV, anexa nr. 3 la Hotărârea Guvernului nr.741/2003Casele universitarilor, nominalizate la lit. A pct. XXIV din anexa nr. 3, la HotărâreaGuvernului nr. 741/2003 nu organizează compartiment de audit public intern. Auditulse va asigura de către auditorii interni ai Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului,sau de auditori interni ai universităţii din raza lor teritorială, nominalizaţi prin ordin alministrului educaţiei cercetării şi tineretului.

6.La casele de cultură studenţeşti şi cluburile sportive studenţeşti, nominalizate înanexa nr. 4 la Hotărârea Guvernului nr. 741/2003Unităţile nominalizate în anexa nr. 4 la Hotărârea Guvernului nr. 741/2003, respectivcasele de cultură studenţeşti şi cluburile sportive studenţeşti, care funcţionează însubordinea MECT, nu organizează compartimente de audit public intern.Auditul se va asigura de către auditorii interni ai MECT sau de auditori interni aiuniversităţilor din raza lor teritorială, nominalizaţi prin ordin al ministrului educaţieicercetării şi tineretului.

7.La unităţile nominalizate în anexele nr. 5,6 şi 8 la Hotărârea Guvernului nr.741/2003Cu excepţia Institutului de Ştiinţe ale Educaţiei şi a Centrului European UNESCO pentruÎnvăţământ Superior (CEPES) nominalizate la pct. 1 şi 2 din anexa 5 la HotărâreaGuvernului nr. 741/2003 şi a Agenţiei Naţionale pentru Sprijinirea Iniţiativelor Tinerilor- ANSIT, nominalizată în anexa nr. 8 la Hotărârea Guvernului nr. 741/2003, la careauditul se va efectua de către Direcţia de Audit a MECT, toate celelalte unităţinominalizate în anexele nr. 5 şi 6 la Hotărârea Guvernului nr. 741/2003, îşi organizeazăcompartimente de audit public intern.

SUBCAPITOLUL B: Atribuţiile compartimentului de audit public intern1.Atribuţiile Direcţiei de Audit din cadrul MECTa)elaborează normele metodologice specifice unităţilor aflate în subordinea şi

coordonarea Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului.Normele metodologice se elaborează cu avizul Unităţii Centrale de Armonizare pentruAuditul Public Intern.Unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, nu elaborează Norme metodologiceproprii.

b)elaborează proiectul planului anual de audit public intern şi avizează proiecteleplanurilor anuale ale unităţilor subordonate sau coordonate de MECT.

c)efectuează activităţi de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele demanagement financiar şi control sunt transparente şi sunt conforme cu normele delegalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate.Direcţia Audit Public Intern din cadrul MECT auditează la unităţile care sunt cuprinse înplan, cel puţin odată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele:- angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaţii de plată,inclusiv din fondurile comunitare;- plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din patrimoniul MECT, saual unităţilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT;- constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de creanţă;- modul în care se face fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi cum se alocăcreditele bugetare;- modul în care este organizat sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia, ca principalinstrument de cunoaştere, gestiune şi control patrimonial şi al rezultatelor obţinute;- modul în care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare,organizare, coordonare, urmărire şi control al îndeplinirii deciziilor;- structura sistemelor de conducere şi control precum şi riscurile asociate;- sistemele informatice;

d)informează UCAAPI, despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţiipublice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;În acest sens, Direcţia de Audit din cadrul MECT, transmite UCAAPI, sinteze alerecomandărilor neînsuşite de conducătorul instituţiei publice auditate, precum şiconsecinţele neimplementării acestora, însoţite de documentaţia justificativă.Transmiterea sintezelor se va face până la 10 ale lunii următoare pentru trimestrultrecut.

e)raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate dinactivităţile sale de audit.Direcţia de Audit Public Intern, din cadrul MECT transmite la cerere la UCAAPI, raportăriprivind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activitatea de auditdesfăşurată.

f)Direcţia de Audit Public din cadrul MECT, elaborează rapoarte anuale cu privire laactivitatea de audit public intern.Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultatedin activitatea de audit public intern, stadiul implementării recomandărilor, eventualeleprejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi informaţiireferitoare la pregătirea profesională a auditorilor.Raportările anuale întocmite de Direcţia de Audit a MECT, privind activitatea de auditpublic intern se transmit la UCAAPI până la 25 ianuarie.

g)În cazul identificării unor iregularităţi, sau posibile prejudicii, raportează imediatconducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate.În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de laregulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabilestructurii auditată, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entităţii publice şistructura de inspecţie, sau o altă structură de control intern stabilită de conducătorulentităţii publice, în termen de 3 zile.În cazul identificării unor iregularităţi majore, auditorul intern poate continua misiuneasau poate să o suspende cu acordul conducătorului entităţii care a aprobat-o dacă dinrezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu seating obiectivele stabilite.

2.Atribuţiile compartimentelor de audit public intern din unităţile subordonate saucoordonate de MECTa)elaborarea proiectului planului anual de audit public intern

b)efectuează activităţi de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele demanagement financiar şi control sunt transparente şi sunt conforme cu normele delegalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate.Compartimentele de audit din cadrul unităţilor subordonate sau coordonate de MECT,auditează la unităţile care sunt cuprinse în plan, cel puţin odată la trei ani, fără a selimita la acestea, următoarele:- angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaţii de plată,inclusiv din fondurile comunitare;- plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din patrimoniul propriu;- constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de creanţă;- modul în care se face fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi cum se alocăcreditele bugetare;- modul în care este organizat sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia, ca principalinstrument de cunoaştere, gestiune şi control patrimonial şi al rezultatelor obţinute;- modul în care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare,organizare, coordonare, urmărire şi control al îndeplinirii deciziilor;- structura sistemelor de conducere şi control precum şi riscurile asociate;- sistemele informatice;- sistemul de luare a deciziilor.

c)informează despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii, precum şidespre consecinţele acestora;În acest sens, compartimentul de audit public intern transmite la MECT, sinteze alerecomandărilor neînsuşite de către conducătorul entităţii şi consecinţele neimplementăriiacestora, însoţite de documente relevante. Transmiterea sintezelor la MECT, se facetrimestrial până la data de 5 a lunii următoare încheierii trimestrului.

d)raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate dinactivităţile sale de audit.Compartimentele audit public intern din cadrul entităţilor aflate în subordinea saucoordonarea MECT, transmit la cerere, Direcţiei Audit Public Intern din cadrul MECTrapoarte, privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activitatea deaudit desfăşurată.

e)elaborează rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern.Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultatedin activitatea de audit public intern, stadiul implementării recomandărilor, eventualeleprejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi referitoare lapregătirea profesională a auditorilor.Raportările anuale întocmite de compartimentele audit public intern din cadrul entităţiloraflate în subordinea sau coordonarea MECT, vor transmite Direcţiei Audit Public Intern aMECT, rapoartele anuale, până la data de 10 ianuarie.

f)în cazul identificării unor iregularităţi, sau posibile prejudicii, raportează imediatconducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate.În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de laregulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabilestructurii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entităţii publice şistructura de inspecţie, sau o altă structură de control intern stabilită de conducătorulentităţii publice, în termen de 3 zile.În cazul identificării unor iregularităţi majore, auditorul intern poate continua misiuneasau poate să o suspende cu acordul conducătorului entităţii care a aprobat-o dacă dinrezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu seating obiectivele stabilite.

g)În unităţile de învăţământ preuniversitar de stat, ai căror ordonatori principali decredite sunt primarii comunelor, oraşelor, municipiilor, sectoarelor municipiului Bucureşti,auditorii interni de la inspectoratele şcolare judeţene şi de la inspectoratul şcolar alMunicipiului Bucureşti, vor efectua următoarele activităţi de audit:evaluarea activităţii conducătorilor unităţilor din învăţământul preuniversitar de stat, dinpunct de vedere al managementului financiar şi de resurse umane.

verificarea obiectivelor şi activităţilor finanţate de la bugetul de stat, în conformitate cuprevederile Legii nr. 84/1995, republicată, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 538/2001 cumodificările şi completările ulterioare, privind aprobarea Normelor metodologice pentrufinanţarea învăţământului preuniversitar de stat avându-se în vedere printre altele:- încadrarea în fondurile alocate de Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, privindderularea proiectelor de reformă cofinanţate de Guvernul României şi de organismelefinanciare internaţionale, rambursările de credite externe, conform programului stabilitprin proiecte, plăţile de dobânzi şi comisioanele la creditele externe aferente acestorproiecte;- legalitatea acordării burselor pentru elevii din Republica Moldova, elevii străini şi etniciiromâni din afara ţării, conform dispoziţiilor legale în vigoare;- legalitatea realizării cheltuielilor aferente organizării de examene, concursuri, olimpiadenaţionale;- legalitatea privind evidenţa şi realitatea cheltuielilor aferente activităţii de perfecţionarea pregătirii profesionale a cadrelor didactice;- realitatea raportărilor unităţilor şcolare privind numărul de elevi, pe profiluri deînvăţământ, număr de clase etc., în vederea stabilirii costurilor medii orientative peelev/preşcolar;- avizarea proiectelor de buget ale unităţilor şcolare, conform normelor metodologice învigoare;- legalitatea finanţării manualelor şcolare, în conformitate cu metodologia elaborată deMinisterul Educaţiei Cercetării şi Tineretului;- îndeplinirea obligaţiilor privind transmiterea raportărilor referitoare la execuţia bugetarătrimestrială şi anuală, conform anexelor 2 şi 3 la Normele pentru finanţareaînvăţământului preuniversitar de stat, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.538/2001.h)Auditorii interni de la compartimentele de audit public intern din cadrul inspectoratelorşcolare judeţene şi al Municipiului Bucureşti, pot exercita şi activităţi de audit ad-hoc, launităţile de învăţământ, pe baza unor solicitări scrise ale primarilor şi cu acordulconducerii inspectoratelor şcolare judeţene.

SUBCAPITOLUL C: Norme aplicabile compartimentului de audit publicintern

(1)Norme de calificare1.Carta auditului intern şi Codul privind conduita etică a auditorului intern

Carta auditului intern defineşte potrivit legii, drepturile şi obligaţiile auditorilor interni.Carta oferă informaţii despre obiectivele şi metodele de audit, clarifică misiunea de audit,fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promovează regulile de conduită.Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de reguli şiprincipii de conduită, care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni.Codul privind conduita auditorilor interni cuprinde regulile pe care auditorii trebuie să lerespecte în exercitarea atribuţiilor.

2.Independenţă şi obiectivitate2.1.Independenţă organizatorică

Compartimentul de audit public intern, funcţionează în subordinea conducătorului entităţiipublice, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile entităţii publice.Compartimentul audit public intern, nu trebuie să se implice în elaborarea procedurilor decontrol intern.Activitatea de audit public intern nu trebuie supusă nici unei ingerinţe externe, începândde la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până lacomunicarea rezultatelor.

2.2.Obiectivitate individualăAuditorii trebuie să aibă atitudine imparţială, să nu aibă prejudecăţi şi să evite conflictelede interese.Auditorii interni, trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cuprofesionalism şi integritate, potrivit normelor şi procedurilor specifice activităţii de auditpublic intern.

2.3.Numirea şi destituirea şefului compartimentului de audit public intern

a)Numirea directorului, a şefului de serviciu ai Direcţiei Audit a MECT şi cea a şefilorcompartimentelor de audit public intern ale entităţilor subordonate sau coordonate deMECT, constituite conform prevederilor titlului III, art. XVI, pct. 2, lit. a şi b, din Legeanr. 161/2003, se face după cum urmează:numirea directorului direcţiei de audit public intern a MECT, se face de către ministruleducaţiei cercetării şi tineretului, cu avizul prealabil al UCAAPI, în baza procedurilorstabilite de către acest organism.numirea şefilor compartimentelor de audit public intern (şefi de birouri, şefi de servicii) laentităţile subordonate sau coordonate de MECT (acolo unde prin statele de funcţii aleentităţii economice sunt prevăzute aceste funcţii), se face de conducătorul fiecăreientităţi, cu avizul conducerii MECT.- candidaţii pentru funcţia de şef al compartimentului de audit public intern, depun ladirecţia de audit public intern a MECT, următoarele documente: curriculum vitae; minimdouă scrisori de acreditare; o lucrare de concepţie privind organizarea şi exercitareaauditului public intern la entitatea respectivă; o declaraţie privind respectareaprevederilor art. 20, alin. (1) din Legea nr. 672/2002, referitoare la incompatibilităţileauditorilor interni.- avizul se acordă în termen de 10 zile de la data depunerii documentaţiei, prinanalizarea acesteia şi prin consultări directe cu candidatul şi cu conducătorul entităţiipublice angajatoare.- După obţinerea avizului favorabil, numirea şefului compartimentului audit public internse face de către conducătorul entităţii publice, în conformitate cu prevederile legale cuprivire la organizarea concursurilor pentru ocuparea acestor posturi.- În cazul în care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv, nu poate participa laconcursul pentru ocuparea postului respectiv.

b)Destituirea directorului direcţiei de audit public intern al MECT, se face de MinistrulEducaţiei Cercetării şi Tineretului, doar cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cuprocedura stabilită de acest organism.Entităţile subordonate sau aflate în coordonarea MECT, solicită avizul de destituire aşefului compartimentului de audit public intern de la conducerea MECT.- pentru destituirea şefului compartimentului de audit public intern, conducătorul entităţiipublice subordonate sau coordonate de MECT, notifică intenţia de destituire conduceriiMECT, expunând argumentele care stau la baza intenţiei de destituire.- directorul direcţiei de audit public intern a MECT, analizează motivele, efectueazăinvestigaţii, are consultări cu şeful compartimentului de audit public intern propus pentrudestituire precum şi cu conducătorul instituţiei care a făcut propunerea de destituire şi întermen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil sau nefavorabil privind destituirea.- în cazul obţinerii avizului favorabil, conducătorul entităţii publice care a solicitatdestituirea procedează în conformitate cu prevederile legale.- în cazul avizului nefavorabil destituirea nu este posibilă.

2.4.Numirea şi revocarea auditorilor interniNumirea sau revocarea auditorilor publici interni, se face de către conducătorul entităţiipublice, numai cu avizul prealabil al şefului compartimentului de audit public internastfel:a)Pentru acordarea avizului, în vederea numirii auditorilor interni, directorul direcţiei deaudit public intern din cadrul MECT sau conducătorul compartimentului de audit publicintern al entităţii publice subordonate sau coordonate de MECT, analizează dosareledepuse de candidaţi, pentru ocuparea funcţiei de auditori interni, putând să aibăconsultări directe cu aceştia, cu 5-10 zile înainte de data susţinerii examenului. Dosarultrebuie să cuprindă obligatoriu declaraţiile candidaţilor privind respectarea prevederilorart. 20 alin. (1) din Legea nr. 672/2002, referitoare la incompatibilităţile auditorilorinterni, precum şi o scrisoare de recomandare. În cazul obţinerii avizului favorabil,numirea în funcţie se face de către conducătorul entităţii publice, în conformitate cuprevederile legale privitoare la angajare. În situaţia în care angajarea se face la o entitatecare nu are organizat compartiment de audit public intern, procedurile de avizaredescrise sunt îndeplinite de către şeful compartimentului audit public intern al MECT, saude un auditor desemnat de acesta din cadrul Direcţiei de Audit Public Intern al MECT.

b)Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entităţii publice, înştiinţează şefulcompartimentului de audit public intern despre intenţia de revocare, precum şi despremotivele intenţiei de revocare. Şeful compartimentului de audit public intern analizeazămotivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu părţile, după caz, şi în termende 10 zile prezintă avizul favorabil sau nefavorabil revocării. Dacă entitatea nu areorganizat compartiment de audit public intern, procedurile de mai sus sunt îndeplinite dedirectorul direcţiei de audit public din cadrul MECT, sau de o persoană din cadrul direcţieidesemnată de către acesta.c)Procedura este valabilă atât pentru auditorii care ocupă funcţii publice cât şi pentru ceicare ocupă funcţii contractuale.

2.5.Pierderea independenţei şi obiectivitătii auditorilor interniSunt incompatibili cu funcţia de auditor intern în aceiaşi unitate:- persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cuconducătorul entităţii publice, sau cu membrii organului colectiv de conducere;- auditorii care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţateintegral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestorprograme;- auditorii interni care au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod în activitateaentităţii publice, decât după trecerea unei perioade de trei ani.Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus au obligaţia de ainforma în scris conducătorul entităţii publice şi şeful structurii de audit public intern,despre eventualele incompatibilităţi.

3.Competenţă şi conştiinţă profesională3.1.Competenţă

Pentru desfăşurarea activităţii de audit public intern, auditorii interni, trebuie:a)să aibă experienţă şi să dovedească pregătire profesională corespunzătoare, conformăcu cerinţele postului;b)să dovedească competenţă în vederea aplicării normelor, procedurilor şi tehnicilor deaudit;c)să cunoască principiile de bază ale economiei, să aibă cunoştinţe juridice şi detehnologia informaţiei;d)să aibă suficiente cunoştinţe pentru a identifica elementele de iregularitate şi fraudă,pe care însă nu le investighează auditorii;

e)să aibă capacitatea de a se exprima scris şi oral şi de a expune obiectivele,constatările şi recomandările fiecărei misiuni de audit public internMisiunile de audit public intern, vor fi încredinţate acelor persoane cu pregătire, şiexperienţa necesară, corespunzătoare nivelului de complexitate al misiunii.Compartimentul da audit public intern, trebuie să dispună de metodologii, sistememoderne de informatizare, să folosească metode de eşantionare statistică şi instrumentede control ale sistemelor informatice.Pentru cunoştinţe de strictă specialitate, pot fi contractate servicii de consultanţă dinafara entităţii publice.Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toatăcompetenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit.Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelorpersoane cu o pregătire şi experienţă corespunzătoare nivelului de complexitate alsarcinii.Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şidesfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigure resursele necesareîndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.

3.2.Conştiinţă profesionalăAuditorul intern trebuie ca în cursul desfăşurării misiunii sale să depună toate eforturile şisă ia în considerare următoarele elemente:a)perioada de lucru necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;b)complexitatea şi importanţa domeniilor auditate;c)pertinenţa şi eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor;d)posibilitatea existenţei erorilor, iregularităţilor şi a unor disfuncţionalităţi semnificative;

e)costurile implementării unor controale suplimentare, în raport cu avantajelepreconizate;

3.3.Pregătirea profesională continuăAuditorii interni trebuie să-şi îmbunătăţească cunoştinţele profesionale, printr-o pregătireprofesională continuă. Şeful compartimentului de audit public intern şi conducereaentităţii publice, vor trebui să asigure condiţiile pentru pregătirea profesională continuă,durata minimă afectată pregătirii profesionale a auditorilor interni, fiind de minim 15 zileanual.

4.Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii4.1.Definire

Şeful compartimentului de audit public intern, sau în cazul în care nu este organizatcompartiment de audit public intern, auditorul desemnat prin decizie a ordonatorului decredite să coordoneze activitatea de audit public intern, are obligaţia să elaboreze unprogram de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit public intern sub toateaspectele.

4.2.Evaluarea programului de calitateAuditul public intern, necesită adoptarea unui proces permanent de supraveghere şievaluare a eficacităţii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permităevaluări interne şi externe.

4.3.Evaluarea internăPresupune efectuarea de controale permanente, prin care şeful compartimentului deaudit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentrua verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit intern sunt aplicateîn mod satisfăcător, garantând calitatea rapoartelor de audit public intern. În acestcontext, supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistareadeficienţelor, iniţierea îmbunătăţirilor necesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelormisiuni de audit public intern şi perfecţionarea activităţilor de perfecţionare profesională.

4.4.Evaluarea externăEvaluarea externă este efectuată de către UCAAPI, prin:- verificarea respectării normelor, instrucţiunilor şi a Codului privind conduita etică aauditorilor interni, cel puţin o dată la cinci ani, iniţiindu-se măsurile necesare încolaborare cu conducătorul entităţii publice în cauză;- avizarea numirii sau destituirii directorului direcţiei de audit public intern din cadrulMECT şi a şefului de serviciu.

SUBCAPITOLUL D: Norme de funcţionare a auditului public intern1.Cerinţe privind funcţionarea compartimentului de audit public intern

Directorul Direcţiei de Audit Public Intern din cadrul Ministerului Educaţiei Cercetării şiTineretului şi şefii compartimentelor de audit public intern din unităţile subordonate saucele aflate în coordonarea MECT, sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurareaactivităţilor de audit public intern în entităţile în care îşi desfăşoară activitatea.În unităţile în care activitatea de audit public intern nu este organizată în compartimentdistinct de audit public intern iar activitatea de audit se desfăşoară de un singur auditor,responsabilitatea pentru organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit public intern,revine acestuia, prin decizie a ordonatorului de credite.

1.1.Elaborarea planului de audit public internPlanul de audit public intern, se întocmeşte anual de către Direcţia de Audit Public Interna MECT şi de compartimentele de audit public intern ale entităţilor aflate în subordineasau coordonarea MECT, care au organizate astfel de compartimente.Selectarea misiunilor de audit public intern, se face în funcţie de următoarele elementede fundamentare:a)Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sauoperaţiuni;b)Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entităţii publice, respectiv: deficienţeconstatate anterior în rapoartele de audit; deficienţe constatate în procesele-verbaleîncheiate în urma inspecţiilor; deficienţe consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alteinformaţii şi indicii referitoare la disfuncţionalităţi sau abateri; aprecieri ale unorspecialişti, experţi etc. cu privire la structura şi dinamica unor riscuri interne sau de

sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcţionăriisistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evolueazăsistemul auditat;c)Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entităţilor publice suntobligaţi să ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI săfie introduse în planul anual de audit public intern al entităţii publice, realizate în bunecondiţii şi raportate în termenul fixat;d)Numărul entităţilor publice subordonate;e)Respectarea periodicităţii în auditare, cel puţin o dată la 3 ani;f)Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonată;

g)Recomandările Curţii de Conturi.Proiectul planului anual de audit public intern este întocmit până la data de 30 noiembriea anului precedent anului pentru care se elaborează.Conducătorul entităţii publice aprobă proiectul planului anual de audit public intern pânăla 20 decembrie a anului precedent. Unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT,care au organizate compartimente de audit public intern, vor înainta la MECT spre avizareproiectul planului de audit public intern, până la data de 10 decembrie a anului curent.Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat înarhiva instituţiei publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cuprevederile Legii Arhivelor Naţionale.

1.2.Referatul de justificareProiectul planului anual de audit public intern este însoţit de un referat de justificare amodului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan.Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern,rezultatele analizei riscului asociat (anexă la referatul de justificare), criteriile semnal şialte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiuniirespective.

1.3.Structura planului de audit public internPlanul anual de audit intern are următoarea structură:- scopul acţiunii de auditare;- obiectivele acţiunii de auditare;- identificarea/descrierea activităţii/operaţiunii supuse auditului public intern;- identificarea/descrierea entităţii/entităţilor sau a structurilor organizatorice la care se vadesfăşura acţiunea de auditare;- durata acţiunii de auditare;- perioada supusă auditării;- numărul de auditori proprii antrenaţi în acţiunea de auditare;- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum şia numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii deexpertiză/consultanţă (dacă este cazul);- numărul de auditori care urmează să fie atraşi în acţiunile de audit public intern dincadrul structurilor descentralizate.

1.4.Actualizarea planului de audit public internActualizarea planului de audit public intern se face în funcţie de:- Modificările legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificaţie aauditării anumitor operaţiuni, activităţi sau acţiuni ale sistemului;- Solicitările UCAAPI/entitatea publică ierarhic imediat superioară de aintroduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui Referat demodificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entităţii publice.

1.5.Gestionarea resurselor umaneDirectorul Direcţiei de Audit Public Intern, conducătorii compartimentelor de audit publicintern, sau persoana împuternicită să coordoneze activitatea de audit public intern launităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, sunt responsabili pentruorganizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigureresursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.

1.6.Reglementarea activităţii compartimentului de audit public intern

Unităţile aflate în subordonarea sau coordonarea MECT, nu elaborează norme proprii deaudit public intern. Activitatea de audit public intern, se va desfăşura în conformitate cuprevederile prezentelor norme.

1.7.Raportarea activităţii de audit public internRaportul de audit public intern, finalizat împreună cu rezultatele concilierii, este transmisconducătorului entităţii publice care a aprobat efectuarea misiunii de audit public intern,pentru analiză şi avizare.Compartimentul de audit public intern asigură:- raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate dinactivitatea de audit;- elaborarea raportului anual al activităţii de audit public intern;- în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, se raporteazăconducătorului entităţii publice şi structurii de control intern;- informarea UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţiipublice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;- verificarea şi raportarea la UCAAPI, sau la organul ierarhic imediat superior asupraprogreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

2.Obiectivele aferente unei activităţi de audit public intern2.1.Evaluarea managementului riscurilor

Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entităţii publice în identificarea şievaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătăţirea sistemelor de managemental riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze şi să evalueze eficacitateaacestui sistem.Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operaţiilor şi sistemelorinformatice ale entităţii publice privind:- fiabilitatea şi integritatea informaţiilor financiare şi operaţionale;- eficacitatea şi eficienţa operaţiilor;- protejarea patrimoniului;- respectarea legilor, reglementărilor şi contractelorÎn cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care excedperimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.

2.2.Evaluarea sistemelor de controlAuditul public intern ajută entitatea publică să menţină un sistem de control adecvat prinevaluarea eficacităţii şi eficienţei acestuia, contribuind la îmbunătăţirea lui continuă.În cursul misiunii, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern, înacord cu obiectivele misiunii în vederea identificării tuturor deficienţelor semnificative aleacestora.Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate.Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entităţii publice, adefinit criterii adecvate de apreciere şi dacă obiectivele au fost realizate. Dacă acestecriterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate şi de auditorii interni în evaluarea sistemuluide control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni, trebuie, împreună cuconducerea entităţii publice să elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.CAPITOLUL II: NORME METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE

AUDIT PUBLIC INTERNÎn desfăşurarea unei misiuni de audit public intern, sunt necesare următoarele etape şiproceduri.

1.Pregătirea misiunii de audit public intern1.1.Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se întocmeşte de către directorul direcţiei de audit public intern, alMinisterului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, iar la entităţile aflate în subordinea saucoordonarea MECT, de către şefii de compartimente sau de către auditorul împuternicit alentităţii publice subordonate sau coordonate de către MECT, în baza planului de auditpublic intern aprobat. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie, precum şimodalitatea de intervenţie a auditorului intern astfel încât acesta să poată demaramisiunea de audit.

1.2.Declaraţia de independenţă

Independenţa auditorilor interni selectaţi pentru realizarea unei misiuni de audit, trebuiedeclarată prin întocmirea unei declaraţii de independenţă, de către fiecare auditor.

1.3.Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public internCompartimentul de audit public intern, notifică entitatea care urmează a fi auditată cu 15zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern despre scopul, principaleleobiective, durata acesteia, precum şi despre faptul că pe parcursul misiunii de auditpublic intern vor avea loc deplasări în cadrul structurilor entităţii ce urmează a fi auditate,deplasări al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord cu entitatea auditată.

1.4.Colectarea informaţiilorÎn această etapă auditorii interni solicită şi colectează informaţii cu caracter generaldespre entitatea auditată. Colectarea acestor informaţii trebuie să atingă în finalurmătoarele scopuri:- identificarea principalelor elemente economice şi instituţionale în care entitatea auditatăîşi desfăşoară activitatea;- cunoaşterea modului de organizare al entităţii, a tehnicilor sale de lucru, şi a diferitelornivele de administrare, conform organigramei;- identificarea punctelor cheie ale funcţionării entităţii auditate şi ale sistemelor sale decontrol, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe;- identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă;- identificarea informaţiilor necesare pentru atingerea obiectivelor controlului şiselecţionării tehnicilor de investigare adecvate.

1.5.Prelucrarea informaţiilorPrelucrarea informaţiilor constă în:- analiza structurii entităţii auditate, şi a activităţii sale;- analiza cadrului normativ care reglementează activitatea entităţii;- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit publicintern;- analiza rezultatelor controalelor precedente;- analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea auditată.

1.6.Identificarea obiectivelor auditabileObiectul auditabil reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat, ale căreicaracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practică.Etapele identificării obiectelor auditabile.Identificarea obiectelor auditabile se realizează în trei etape:- detalierea fiecărei activităţi, în operaţii succesive, descriind procesul de la realizareaacestei activităţi până la înregistrarea ei;- definirea pentru fiecare operaţiune în parte a condiţiilor pe care trebuie să leîndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente;- determinarea modalităţilor de funcţionare necesare pentru ca entitatea să atingăobiectivul şi să elimine riscurile.Lista centralizatoare a obiectelor auditabileLista centralizatoare a obiectelor auditabile constituie suportul analizei riscurilor.1.7.Analiza riscurilor

1.7.1.Definirea risculuiRiscul reprezintă orice eveniment, acţiune situaţie sau comportament cu impactnefavorabil asupra capacităţii entităţii publice de a realiza obiectivele.

1.7.2.Categorii de riscuri

a) riscuri de organizare În această categorie se includ riscuri produse ca urmare a lipseiunor responsabilităţi precise; insuficienta organizare a resurselorumane; documentaţie insuficientă şi neactuală

b) riscuri operaţionale Se întâlnesc în situaţia neînregistrărilor în evidenţele contabile;păstrarea şi utilizarea necorespunzătoare a arhivei; lipsa unuicontrol asupra operaţiunilor cu risc ridicat.

c) riscuri financiare Constau în plăţi nesecurizate; nedetectarea operaţiunilor cu riscfinanciar.

d) riscuri generate de schimbărilegislative, structurale, manageriale etc.

1.7.3.Componentele riscului

Componentele riscului sunt:- probabilitatea de apariţie;- nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinţelor şi durata acestora.

1.7.4.Scopul analizei riscurilorAnaliza riscurilor reprezintă o etapă importantă şi are drept scop:- să identifice pericolele ce pot apărea în structura auditată;- să identifice dacă este organizat controlul intern şi dacă acesta răspunde nevoilor deprevenire, eliminare sau minimizare a pericolelor;- să evalueze structura controlului intern al entităţii.

1.7.5.Fazele analizei riscurilorFazele care trebuie urmărite în analiza riscurilor sunt următoarele:- analiza activităţii entităţii auditate;- identificarea şi evaluarea riscurilor inerente;- verificarea existenţei controalelor interne, a procedurilor de control intern precum şievaluarea acestora;- evaluarea punctelor slabe, cuantificarea şi împărţirea lor pe clase de risc.

1.7.6.Măsurarea riscurilorMăsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariţie a riscului şi de gravitateaconsecinţelor evenimentului. Pentru realizarea măsurării riscurilor, se utilizează dreptinstrumente de măsurare, criteriile de apreciere.

1.7.7.Măsurarea probabilităţiiCriteriile utilizate pentru măsurarea probabilităţii de apariţie a riscului, sunt:

a) aprecierea vulnerabilităţii entităţii;b) aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de apariţie a riscului variază de la imposibilitate la certitudine şi esteexprimată pe o scară de valori pe trei niveluri:probabilitate mică;probabilitate medie;probabilitate mare.

a)Aprecierea vulnerabilităţii entităţiiPentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toţi factorii cu incidenţă asupravulnerabilităţii domeniului audiabil, cum ar fi:- resursele umane;- complexitatea prelucrării operaţiilor;- mijloacele tehnice existente.Vulnerabilitatea se exprimă pe trei nivele:- vulnerabilitate redusă;- vulnerabilitate medie;- vulnerabilitate mare.

b)Aprecierea controlului internAprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului intern alentităţii, pe trei niveluri:- control intern corespunzător;- control intern insuficient;- control intern cu lipsuri grave.Măsurarea gravităţii consecinţelor evenimentului (nivelul impactului).Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale şi se poate exprimape o scară de valori pe trei niveluri:- impact scăzut;- impact moderat;- impact ridicat.

1.7.8.Metoda - model de analiză a riscurilorEfectuarea analizei riscurilor se face prin parcurgerea următorilor paşi:a)identificarea (listarea) operaţiilor/activităţilor auditabile, respectiv a obiectelorauditabile. În această fază se analizează şi se identifică activităţile/operaţiile precum şiinterdependenţele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiză;

b)identificarea ameninţărilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestoroperaţiuni/activităţi, prin determinarea impactului financiar al acestora;c)stabilirea criteriilor de analiză a riscului. Se recomandă utilizarea criteriilor: apreciereacontrolului intern, aprecierea cantitativă şi aprecierea calitativă;d)stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori petrei nivele, astfel:d1)pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel 1; controlintern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3;d2)pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu -nivel 2; impact financiar important - nivel 3;d3)pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie -nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3.

e)stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate şiun nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori dă punctajul pentru criteriulrespectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operaţie/activitate auditabilă conduce ladeterminarea punctajului total al riscului operaţiei/activităţii respective. Punctajul total alriscului se obţine utilizând formula:

Unde:Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sauT = N1 x N2 x .... x Ni, undeN = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.f)clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obţinute anterior, în: risc mic, risc mediu,risc mare;

g)ierarhizarea operaţiunilor activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborareatabelului puncte tari şi puncte slabe. Tabelul punctelor tari şi punctelor slabe prezintăsintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi/operaţiuni/teme analizate şi permiteierarhizarea riscurilor în scopul orientării activităţii de audit public intern, respectivstabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezintă în partea stângă rezultatele analizeiriscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori şi indici),iar în partea dreaptă opinia şi comentariile auditorului intern.

OpinieDomeniu Obiective Riscuri

F/f Consecinţe Gradul deîncredere

Comentariu

1.8.Elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public internTematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor de auditat selectate, este semnată dedirectorul direcţiei de audit public intern a Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretuluişi/sau de şefii compartimentelor de audit public intern din unităţile aflate în subordineasau coordonarea MECT şi este adusă la cunoştinţa principalilor responsabili ai entităţiiauditate în cadrul şedinţei de deschidere.

1.8.1.Programul de audit public internProgramul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului deaudit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecareobiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingeriiobiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.Programul de audit public intern are drept scopuri:a)asigură şeful compartimentului de audit public intern că au fost luate în consideraretoate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;b)asigură repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor.

1.9.Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului.

Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului se întocmeşte în baza programului deaudit public intern şi prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propunsă le efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea acestora cu materialeprobante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului.

1.10.Deschiderea intervenţiei la faţa loculuiŞedinţa de deschidereŞedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului se derulează la unitatea auditată cuparticiparea auditorilor interni şi a personalului entităţii auditate.Ordinea de zi a şedinţei de deschidere trebuie să cuprindă:- prezentarea auditorilor interni care urmează să desfăşoare misiunea de audit;- prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;- stabilirea tematicii în detaliu;- acceptarea calendarului întâlnirilor;- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.Entitatea auditată, poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate.Amânarea trebuie discutată cu compartimentul de audit public intern şi notificată laconducătorul entităţii publice.Minuta şedinţei de deschidereData şedinţei de deschidere, participanţii, aspectele importante rezultate în urmadiscuţiilor vor trebui consemnate în minuta şedinţei de deschidere.

1.11.Notificarea privind realizarea intervenţiilor la faţa loculuiDirecţia de audit Public Intern a MECT, sau compartimentele de audit public intern careefectuează misiunea de audit, trebuie să notifice entitatea auditată despre programulverificărilor care urmează să fie realizate la faţa locului, inclusiv perioadele dedesfăşurare a acestora. Odată cu notificarea se transmite şi Carta auditorului intern.

2.Intervenţia la faţa locului (munca de teren)2.1.Definire şi etape

Intervenţia la faţa locului constă în colectarea documentelor, analiza şi evaluareaacestora.Intervenţia la faţa locului cuprinde următoarele etape:- cunoaşterea activităţii supuse verificării şi studierea procedurilor aferente;- intervievarea personalului auditat;- verificarea înregistrărilor contabile;- analiza datelor şi informaţiilor;- evaluarea eficienţei şi eficacităţii controalelor interne;- realizarea de testări;- verificarea modului de realizare a corectării acţiunilor menţionate în auditărileprecedente.

2.2.Tehnici şi instrumente de audit internPrincipalele tehnici de audit internVerificarea trebuie să asigure validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor,documentelor, declaraţiilor, concordanţa cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitateacontroalelor interne.Tehnicile de verificare sunt:Comparaţia - confirmă identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două saumai multe surse diferite;Examinarea - presupune urmărirea şi detectarea erorilor sau a iregularităţilor;Recalcularea - constă în operaţiunea de verificare a tuturor calculelor matematice;Confirmarea - constă în solicitarea de informaţii din două sau mai multe surseindependente, cu scopul validării acesteia;Punerea de acord - reprezintă procesul de potrivire a două categorii diferite deînregistrări;Garantarea - constă în verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinareadocumentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;

Urmărirea - reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative, cătrearticolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate modificărilepatrimoniale au fost înregistrate.Observarea fizică reprezintă modul prin care auditorii interni îşi formează o părereproprie.Interviul reprezintă procedeul prin care auditorii obţin informaţii prin intervievareapersoanelor care au legătură cu problematica verificată de auditor.Analiza constă în descompunerea unei entităţi în elemente care pot fi izolate, cuantificateşi măsurate distinct.Principalele instrumente de audit internChestionarul - cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni.Chestionarul este de mai multe tipuri:Chestionarul de luare la cunoştinţă - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizatoric, organizarea internă, funcţionarea entităţii auditate;Chestionarul de control intern - orientează auditorii interni în activitatea de identificareobiectivă a disfuncţiilor şi cauzelor reale ale acestor disfuncţii;Chestionarul - listă de verificare - este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuiesă le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standardprivind obiectivele definite, responsabilităţile metodele şi mijloacele financiare, tehnice şide informare, resursele umane existente.Tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite:- stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiilor şi responsabilităţilor referitoare la acestea;- stabilirea documentaţiei justificative complete;- reconstituirea operaţiunilor de la suma totală până la detalii individuale şi invers.Formularele constatărilor de audit public intern - se utilizează pentru prezentareafundamentată a constatărilor auditului public intern.- Fişa de identificare şi analiza problemelor - FIAP - se întocmeşte pentru fiecaredisfuncţionalitate constatată. Prezintă rezumatul disfuncţionalităţii, cauzele, consecinţele,precum şi recomandările pentru rezolvare. FIAP, este întocmită de către auditor şiconfirmată de reprezentanţii entităţii auditate şi supervizată de şeful compartimentului deaudit sau de înlocuitorul acestuia.- Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor - se întocmeşte în cazul în careauditorii interni constată existenţa sau posibilitatea producerii unor iregularităţi. Setransmite şefului compartimentului de audit public intern, care va informa în termen de 3zile conducătorul entităţii auditate şi structura de control abilitată în vederea continuăriiverificărilor. În cazul în care auditorul nu face parte dintr-un compartiment, va informadirect în acelaşi termen conducerea entităţii auditate şi compartimentul de control alacesteia, în vederea continuării verificărilor.

2.3.Dosarele de audit public internDosarele de audit public intern, asigură legătura între sarcina de audit, intervenţia la faţalocului şi raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilorauditorilor interni.Dosarele de audit public intern sunt de mai multe tipuri:

a)Dosarul permanent-cuprinde următoarele secţiuni:

Secţiunea A - Raportul de audit public intern şi anexele acestuia- ordinul de serviciu;- declaraţia de independenţă;- raport intermediar şi/sau final;- fişele de identificare şi analiza problemelor;- formularele de constatare a iregularităţilor;- programul de audit.

Secţiunea B - Administrativă:- notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern;- minuta şedinţei de deschidere;- minuta reuniunii de conciliere;- minuta şedinţei de închidere;- corespondenţa cu structura auditată.

Secţiunea C - Documentaţia misiunii de audit public intern- strategii interne;- reguli, regulamente şi legi aplicabile;- proceduri de lucru;- materiale despre entitatea auditată (indicatori, responsabilităţi, nr. de angajaţi, fişele posturilor, naturaînregistrărilor contabile etc.);- informaţii financiare;- rapoarte de audit anterioare şi externe;- documentaţia analizei riscurilor.Secţiunea D - Supervizarea şi revizuirea desfăşurării misiunii de audit public intern şi a rezultatelor acestuia:

- revizuirea raportului de audit public intern;- răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b)Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox ale documentelor justificative,extrase din acestea, care trebuie să confirme şi să sprijine concluziile auditorilor interni.2.4.Revizuirea - Se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectuluiRaportului de audit public intern, pentru a se asigura că documentele de lucru suntpregătite în mod corespunzător.

2.5.Păstrarea şi arhivarea dosarelor de audit public internDosarele de audit public intern sunt confidenţiale. Ele se păstrează până la îndeplinirearecomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhivează în concordanţăcu prevederile legii.2.6.Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului, are drept scop prezentarea opinieiauditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit public intern şia calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmeşte o minută a şedinţei deînchidere.

3.Elaborarea raportului de audit public intern3.1.La elaborarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie avute în vedere

următoarele elemente şi principii:a)constatările inserate în proiectul raportului de audit public intern să fie în corelaţie cuobiectivele misiunii de audit public intern şi să fie susţinute de documente justificativecorespunzătoare;b)recomandările să fie stabilite în concordanţă cu constatările şi să urmăreascăreducerea riscurilor potenţiale;c)raportul trebuie să exprime doar opiniile auditorului intern, bazate pe constatărileefectuate;d)raportul să fie întocmit pe baza fişelor de identificare şi analiză a problemelor;e)constatările trebuie să fie prezentate într-o manieră pertinentă şi incontestabilă;f)să se evite utilizarea expresiilor imprecise, a stilului eliptic de exprimare, a limbajuluiabstract;g)să se promoveze un limbaj cât mai uzual şi un stil de exprimare concret;h)să se evite tonul polemic, jignitor, tendenţios;i)să se realizeze constatările, cele mai importante vor fi prezentate în sinteză sau înconcluzii;j)se vor evidenţia aspectele pozitive şi îmbunătăţirile constatate de la ultima misiune deaudit public intern realizată.

3.2.Structura proiectului de Raport de audit public internProiectul Raportului de audit public intern, trebuie să cuprindă cel puţin următoareleelemente:a)scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern;b)date de identificare a misiunii de audit public intern;c)modul de desfăşurare a acţiunii de audit public intern, proceduri, metode şi tehniciutilizate, documente examinate, materiale întocmite în cursul acţiunii de audit publicintern;d)constatări efectuate;e)concluzii şi recomandări;f)documentaţie anexată, care trebuie să cuprindă note explicative, note de relaţii,situaţii, acte, documente, precum şi orice alt material probant sau justificativ.

3.3.Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditată, iar aceastapoate transmite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele devedere primite trebuie analizate de către auditorii interni.

3.4.Reuniunea de conciliereÎn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeazăşedinţa de conciliere cu structura auditată în cadrul căreia se analizează constatările şiconcluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmeşte o minutăprivind desfăşurarea reuniunii de conciliere.

3.5.Elaborarea Raportului de audit public internRaportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite dincadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi însoţit de o sinteză aprincipalelor constatări şi recomandări.Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să informeze UCAAPI sau organulierarhic superior despre recomandările care nu au fost avizate de conducătorul entităţiipublice. Aceste recomandări vor fi însoţite de documentaţia de susţinere.

3.6.Difuzarea Raportului de audit public internŞeful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern,finalizat, împreuna cu rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii/structuriiauditate conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiză şiavizare.Pentru instituţia publică mică, Raportul de audit public intern este transmis spre avizareconducătorului acesteia.După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit public intern, acestea vor ficomunicate structurii auditate.Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verificărilor pecare le efectuează.

3.7.Urmărirea recomandărilorObiectivul acestei etape este asigurarea că recomandările menţionate în Raportul deaudit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite şi că conducerea aevaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.Structura auditată trebuie să informeze compartimentul de audit public intern asupramodului de implementare a recomandărilor.

3.8.Responsabilitatea structurii auditateResponsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor constă în:a)elaborarea unui plan de acţiune, însoţit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;b)stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;c)punerea în practică a recomandărilor;d)comunicarea periodică a stadiului de aplicare a recomandărilor;e)evaluarea rezultatelor obţinute.

3.9.Responsabilitatea compartimentului de audit public internCompartimentul de audit public intern verifică şi raportează la UCAAPI, sau la organulierarhic superior asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.Compartimentul de audit public intern va comunica conducătorului entităţii publice stadiulimplementării recomandărilor.

3.10.Supervizarea misiunii de audit public internŞeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturoretapelor de desfăşurare a misiunii de audit public intern.Scopul acţiunii de supervizare este de a asigura că obiectivele misiunii de audit publicintern au fost atinse în condiţii de calitate. Prin acţiunea de supervizare se stabilescinstrucţiunile necesare derulării misiunii de audit, se verifică executarea corectă aprogramului misiunii de audit, se verifică existenţa elementelor probante, se verifică dacăredactarea raportului de audit intermediar şi final este exactă, clară şi concisă şi seefectuează în termenele fixate.În cazul în care şeful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea deaudit, supervizarea este asigurată de un auditor intern desemnat de acesta.CAPITOLUL III: GHID PROCEDURALSUBCAPITOLUL 1: PROCEDURA P-01 ORDINUL DE SERVICIU

Model A-01Scopul:De repartizare a sarcinilor de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceştia să poatădemara misiunea de audit public intern.Premise:Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie şi se întocmeşte pe baza planuluianual de audit public intern.Procedura:

1. Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor înparte;

Şeful compartimentului de audit public intern,sau conducătorul instituţiei publice (în cazul încare nu este organizat compartiment de auditpublic intern)

2. Întocmeşte Ordinul de serviciu pe baza planului anual deaudit public intern.

3. Alocă un număr Ordinului de serviciuPersonal de secretariat

4. Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru alechipei de audit.

Auditorii 5. Iau la cunoştinţă de Ordinul de serviciu şi de sarcinilerepartizate

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public internNr. ........... din ................ORDIN DE SERVICIUÎn conformitate cu prevederile ...... şi cu Planul anual de audit public intern, se vaefectua o misiune de audit public intern la ...... , în perioada ........ . Scopul misiunii deaudit este .......... , iar obiectivele acesteia sunt ............ .Menţionăm că se va efectua un audit de ............. .Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori ................. .DIRECTOR-DA-MECT/Şeful compartimentului de audit public intern/Conducătorulinstituţiei care aprobă efectuarea misiunii de audit în situaţia în care în instituţie nu estedecât un auditor

SUBCAPITOLUL 2: PROCEDURA P-02 DECLARAREA INDEPENDENŢEIScopul:De a demonstra independenţa auditorilor faţă de entitatea auditatăPremise:În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern,vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel un auditor nu va fidesemnat acolo unde există incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui esteimperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătoruluiCompartimentul de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare oincompatibilitate reală sau presupusă, auditorii sunt obligaţi să informeze conducerea.Procedura:

1. Completează Declaraţia de independenţă - Model A 02;

2. Îndosariază Declaraţia de independenţă în dosarul de audit;

Auditorii

3. Dacă în timpul misiunii de audit apare o incompatibilitate reală sau presupusă,informează de urgenţă conducerea.

4. Verifică Declaraţia de independenţă;

5. Identifică incompatibilitatea semnalată de auditori şi stabileşte modalitatea încare aceasta poate fi atenuată;

Şeful serviciului

6. Aprobă Declaraţiile de independenţă.

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ - Model A-02MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public internSe completează de fiecare auditor în parte, inclusiv consultanţii.Numele ............ Data ........ 1)

Misiunea de audit public intern ...........

DA NU

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea auditată

Aţi avut relaţie oficială financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limitezemăsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de auditde orice fel?

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar puteasă vă influenţeze în misiunea de audit?

Aţi avut sau aveţi funcţii sau aţi fost implicaţi în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitateaentităţii ce va fi auditată?

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţialde Uniunea Europeană?

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţiice va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea deredevenţe de la vreun grup anume?

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii ceurmează să o auditaţi?

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea ceurmează să o auditaţi?

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea ce urmează să o auditaţi?

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea ce urmează să oauditaţi?

Dacă în timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personală, externă sauorganizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartelede audit imparţiale, notificaţi şeful compartimentului de audit public intern sauconducătorul entităţii care a dispus misiunea de audit

_____1) Va fi completată de auditor, inclusiv consultanţii

Auditor DIRECTOR/Conducătorul compartimentului de audit public intern/Împuternicitul cucoordonarea activităţii de audit public intern.

Model A-02MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern/Conducătorulinstituţiei care aprobă efectuarea misiunii de audit în situaţia în care în instituţie nu estedecât un auditor.Se completează de şeful compartimentului de audit1.Incompatibilităţi personale. - În cazul în care există se trec din rândul celor inserate întabelul anterior

2.Pot fi negociate sau diminuate incompatibilităţile?Dacă da explicaţi cum anumeData şi semnătura.................

SUBCAPITOLUL 3: PROCEDURA P-03 NOTIFICAREA PRIVINDDECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERNScopul:Să informeze entitatea auditată despre declanşarea misiunii de audit public intern.Premise:Se intenţionează ca prin notificarea entităţii să se asigure desfăşurarea corespunzătoarea procedurilor de audit.Procedura:

Auditorii 1. Pregătesc adresa de notificare către părţile interesate în vederea transmiteriiacesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern

2. Verifică adresa de notificareConducătorulCompartimentului de audit 3. Semnează adresa de notificare

Personalul de secretariat 4. Alocă un număr adresei de notificare şi o transmite entităţii auditată

5. Includ domeniile de interes (dacă se comunică), în programul de audit;Auditorii

6. Îndosariază copia adresei de notificare în dosarul permanent.

Model B-01MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public internData ...........NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERNCătre ...........De la .......... Directorul Direcţiei de Audit a MECT/Conducătorul compartimentului deaudit public intern, sau conducătorul instituţiei care dispune efectuarea misiunii de audit.Ref ......... Se denumeşte misiunea de audit public internStimate(ă) ....................În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada ....... , săefectuăm o misiune de audit public intern cu tema ............. , la unitateadumneavoastră.Auditul va examina responsabilităţile asumate de către unitatea dumneavoastră şi vadetermina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile într-un mod eficient şi efectiv.Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţă de deschidere învederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinzând:- prezentarea auditorilor;- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;- programul intervenţiei la faţa locului;- scopul misiunii de audit public intern;- alte aspecte.Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm să ne puneţi ladispoziţie următoarea documentaţie ............... .Dacă aveţi unele întrebări privind această acţiune, vă rog să contactaţi pe (numeleauditorului), sau pe mine.Cu stimăConducătorul compartimentului de audit public intern.......................Data...............

SUBCAPITOLUL 4: PROCEDURA P-04 COLECTAREA ŞI PRELUCRAREAINFORMAŢIILORScopul:Cunoaşterea domeniului auditabil îl ajută pe auditor să se familiarizeze cu entitateaauditată. Colectarea informaţiilor facilitează procedurile de analiză de risc şi cele deverificare.Premise:Colectarea, este de fapt pregătirea informaţiilor în vederea efectuării analizei de risc şipentru identificarea informaţiilor necesare, în vederea atingerii obiectivelor misiunii deaudit public intern.Colectarea informaţiilor presupune:- identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic încare entitatea auditată îşi desfăşoară activitatea;- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii auditate;- analiza entităţii auditate şi activităţile sale;- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit;- identificarea punctelor cheie ale funcţionării entităţii auditate, şi ale sistemelor sale decontrol, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe;- identificarea constatărilor semnificative şi a recomandărilor din rapoartele de auditprecedente care ar putea să afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit;- identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă;- identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi aleauditului.Procedura:

Auditorii 1. Identifică legile şi regulamentele de aplicare ale entităţii auditate;

2. Obţin organigrama, regulamentele de funcţionare, fişe ale posturilor şi orice altedocumente;

3. Identifică personalul responsabil;

4. Identifică circuitul documentelor;

5. Obţin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;

6. Adună date statistice pentru a le putea folosi în faza de analiză a riscului;

7. Se familiarizează cu activitatea entităţii auditate.

8. Revede documentaţia;ConducătorulCompartimentului de auditpublic intern

9. Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor auditabile şi a criteriilorde analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi ametodologiei după caz.

SUBCAPITOLUL 5: PROCEDURA P-05 ANALIZA RISCURILORScopul:Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit public intern, care aredrept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea auditată, modul în care controaleleinterne sau procedurile entităţii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele,evaluarea structurii controlului intern.Premise:Analiza riscurilor, reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului cu punctele tari şipunctele slabe.Aprecierea unui risc are la bază două estimări:- gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului- probabilitatea ca riscul să revină.Riscurile potenţiale se pot concretiza în recomandări de audit. Punctele tari şi puncteleslabe, se exprimă calitativ şi cantitativ în funcţie de rezultatele aşteptate şi de condiţiilede obţinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcţiede un obiectiv de control intern sau de o caracteristică urmărită, pentru a asigura bunafuncţionare a entităţii, sau atingerea unui rezultat scontat.Procedura:

1. Din activitatea desfăşurată în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor,pregătesc o listă centralizatoare a obiectivelor auditabile;

2. Identifică riscurile asociate;

3. Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor;

4. Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;

5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;

7. Clasează riscurile pe baza punctajelor totale obţinute;

8. Ierarhizează operaţiunile activităţilor ce urmează a fi auditate şi elaboreazătabelul punctelor tari şi cele slabe;

9. Transmit tabelul punctelor tari şi slabe, conducătorului compartimentului deaudit public intern;

Auditorii

10. Îndosariază tabelul punctelor tari şi slabe în dosarul permanent, Secţiunea C.

11 Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor de audit şi a criteriilorde analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi ametodologiei după caz;

Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern

12. Avizează tabelul punctelor tari şi punctelor slabe şi fişele de constatare aproblemelor iniţiate pentru fiecare control potenţial.

ExempluMINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public internModel C-01 Tabelul "PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE"

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

OpinieDomeniul Obiective Riscuri

F/f Consecinţe Gradul deîncredere

Comentariu

Ghidul de Evaluare al controlului intern

Controlul interneste

Dacă

SLAB

- conducerea şi/sau personalul demonstrează o atitudine necooperantă şi nepăsătoare cuprivire la conformitate, păstrarea dosarelor, sau reviziile externe.- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite.- analiza dezvăluie ca nu sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.- procedurile de control intern lipsesc sau sunt puţin utilizate.

POTRIVIT

- conducerea şi personalul demonstrează o atitudine cooperanta cu privire la conformitate,păstrarea dosarelor şi reviziilor externe.- Auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, darconducerea a luat măsuri de remediere şi a răspuns satisfăcător la recomandările auditului.- analiza arată că sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.

PUTERNIC

- conducerea şi personalul demonstrează o atitudine constructivă, existând preocuparea de aanticipa şi înlătura problemele.- auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme.- analiza arată că sunt în funcţiune numeroase şi eficiente tehnici de control intern.- procedurile sunt bine susţinute de documente.

SUBCAPITOLUL 6: PROCEDURA P-06 - ELABORAREA PROGRAMULUI DEAUDITScopul:Asigură conducătorul compartimentului de audit public intern că au fost luate înconsiderare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern şiasigură repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor.Premise:Programul de audit este un document de lucru al compartimentului de audit public intern,care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematicadetaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şirepartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul preliminar de intervenţie lafaţa locului se întocmeşte în baza programului de audit public intern şi prezintă detaliatlucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, testele,validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează acesteverificări la faţa locului.Procedura:

1. Pregătesc programul de audit, incluzând următoarele:- obiectivele auditului- testările care se vor efectua- alte proceduri de audit şi teste după caz.

2. Pregătesc o notă cu următoarele anexe:- colectarea şi prelucrarea datelor;- tabelul cu puncte tari şi puncte slabe;- programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului

3. Îndosariază programul de audit

Auditorii

4. Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii.

5. Organizează şedinţa de analiză.

6. Verifică nota şi anexele acesteia.

7. Analizează şi modifică după caz documentele prezentate.

Conducătorulcompartimentului de audit

8. Aprobă nota şi anexele.

PROGRAMUL DE AUDIT

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Model A-03

Aprobat de .............. Data ..........

Obiectivele Activităţi Durata Persoaneimplicate

Loculdesfăşurării

Ordinul de serviciu

Declaraţia de independenţă

Notificarea

Şedinţa de deschidere

Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Prelucrarea testelor

Elaborarea FIAP-urilor

Adunarea dovezilor

Constatarea şi raportarea iregularităţilor

Întocmirea formularelor de raportare airegularităţilor

Revizuirea documentelor

Îndosarierea

Şedinţa de închidere

Elaborarea proiectului de raport

Transmiterea proiectului de raport

Reuniunea de conciliere

Raportul de audit final

Difuzarea raportului de audit

A. Urmeazăenumerareaobiectivelor de la a .....z

Urmărirea recomandărilor

Model A-03-1PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Perioada supusă auditului .........

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

Obiectivele Tipul verificării Locul testării Durata testării Auditorii

SUBCAPITOLUL 7: PROCEDURA P-07 ŞEDINŢA DE DESCHIDEREScopul:Să efectueze o şedinţă de deschidere cu reprezentanţii entităţii auditate, pentru a discutascopul auditului, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru privind auditul.Premise:Şedinţa de deschidere serveşte ca întâlnire de început a misiunii de audit. Ordinea de zi aşedinţei de deschidere va cuprinde:- prezentarea auditorilor;- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;- prezentarea în detaliu a tematicii;- acceptarea calendarului întâlnirilor;- analiza şi acceptul cartei auditorului;- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii.Procedura:

1. Contactează telefonic entitatea auditată pentru a stabili data întâlnirii.Auditorii

2. Întocmesc minuta şedinţei de deschidere cu următoarea structură:A. Menţiuni generale- tema misiunii de audit public intern;- perioada auditată;- numele celor care întocmesc minuta şedinţei de deschidere;- numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii minutei de deschidere;- lista participanţilor la şedinţa de deschidere cu menţionarea numelui, funcţiei,direcţiei şi a numărului de telefon.B. Stenograma şedinţei de deschidere:- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor şedinţei de deschidere.

3. Îndosariază minuta şedinţei de deschidere în dosarul permanent

Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern, auditorii,reprezentanţii entităţiiauditate

4. Participă la desfăşurarea şedinţei de deschidere

ExempluMINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Model B-02Entitatea publică

A. Menţiuni generale

Tema misiunii de audit: Auditul ................. Perioada auditată ................

Întocmit de ...................... Data .............

Verificat de ...................... Data .............

Lista participanţilor:

Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon

B. Stenograma Şedinţei de deschidere

SUBCAPITOLUL 8: PROCEDURA P-08 COLECTAREA INFORMAŢIILORScopul:Informaţiile colectate asigură o evidenţă suficientă şi oferă bază pentru constatările şiconcluziile auditorilor.Premise:În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii efectuează testări înconcordanţă cu programul de audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezide audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii şi recomandări.Procedura:

1. Efectuează testările şi procedurile stabilite în programul de audit;

2. Apreciază dacă dovezile obţinute sunt suficiente şi folositoare;

3. Colectează documentele pentru toată misiunea de audit;

3. Etichetează şi numerotează toate documentele;

4. Pregătesc şi finalizează FIAP;

5. Transmit FIAP şefului compartimentului de audit public intern;

6. Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de audit;

Auditorii

7. Etichetează, numerotează şi îndosariază testele şi FIAP în dosarul permanent;

8. Analizează şi aprobă testele;Conducătorulcompartimentului de audit 9. Revede şi aprobă FIAP.

ExempluModel A-04MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulSă evalueze eficienţa şi eficacitatea controalelor interne asupra operaţiunilorentităţii/structurii auditate în următorul ciclu de operaţiuni:- plăţi- contabilitate

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

PLĂŢI

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi dacă operaţiile de control sunt însoţite de liste de verificare(check-list)

8. apreciaţi calitatea listelor de verificare

9. verificaţi dacă controalele efectuate au fost formalizate (data, semnătura)

10. controlaţi conformitatea plăţii cu procedurile privind cursul de schimb

11. urmăriţi plăţile cu extrasele de cont

12. urmăriţi plăţile în cartea mare asigurându-vă că sunt transcrise corect

13. revizuiţi procedurile referitoare la plăţile care nu sunt efectuate

14. verificaţi dacă este stabilită atribuirea responsabilităţilor

15. verificaţi dacă procedurile asigură separarea responsabilităţilor

16. verificaţi dacă contabilul principal are o autoritate adecvată asupraangajaţilor din compartimentul contabil

17. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

18. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

19. verificaţi dacă procedurile stabilesc şi explică politica contabilă şiprocedurile

20. verificaţi dacă numai persoanele autorizate pot să modifice sau săstabilească noi politici sau proceduri

21. controlaţi ca procedurile de declaraţii să includă:a) planul de conturi însoţit de explicaţii ale operaţiunilor;b) identificarea şi descrierea principalelor înregistrări contabile, intrărileperiodice;c) identificarea posturilor care au autoritatea să aprobe că intrările suntefectuate;d) explicaţi pentru documentele şi necesităţile de aprobare pentru diverseletipuri de tranzacţii periodice şi neperiodice şi intrările în jurnal;

22. verificaţi pregătirea şi aprobarea funcţiilor pentru intrările în jurnalpentru a controla că ele sunt separate

23. verificaţi că toate intrările în jurnal sunt revăzute şi aprobate de cătrepersoanele competente la nivelurile adecvate

24. toate intrările în jurnal sunt explicate corespunzător şi justificate

25. controalele efectuate sunt formalizate (data şi semnătura)

26. rapoartele financiare sunt pregătite pentru perioadele contabile solicitate

27. revedeţi procedurile privind corectarea rapoartelor

28. revizuiţi procedurile de închidere

29. verificaţi dacă fiecare cont bancar corespunde unui cont în registre

30. revizuiţi cartea mare pentru a verifica dacă tranzacţiile sunt trecute încontul corect

31. verificaţi sumele defalcate pe creditori şi debitori

32. verificaţi dacă cecurile din jurnal sunt trecute în ordine numerică şi dacăcele care lipsesc sunt semnalate

CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulSă evalueze eficienţa şi eficacitatea controalelor interne asupra operaţiunilorentităţii/structurii auditate în următorul ciclu de operaţiuni:- angajamente bugetare

ANGAJAMENTE BUGETARE Da Nu Auditori

1. Verificaţi dacă există proceduri scrise

2. Verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri.

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi dacă controalele efectuate au fost formalizate (dată şisemnătură)

8. verificaţi executarea creditelor bugetare

9. verificaţi încadrarea cheltuielilor efectuate în creditele aprobate

10. urmăriţi soldul din extrasele de cont cu cel al contului de finanţarebugetară

11. verificaţi modul de întocmire a proiectelor de buget

12. verificaţi procedurile cu privire la creditele neutilizate

13. verificaţi dacă procedurile asigură separarea responsabilităţilor

14. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

15. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

16. verificaţi dacă sunt stabilite măsuri care să urmărească aplicareaprocedurilor contabile

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulSă evalueze eficienţa şi eficacitatea controalelor interne asupra operaţiunilorentităţii/structurii auditate în următorul ciclu de operaţiuni:- vânzare, gajare concesionare

ACTIVITATEA VÂNZARE, GAJARE, CONCESIONARE DA NU Auditori

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competentelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi dacă controalele efectuate au fost formalizate (data, semnătura)

8. verificaţi încadrarea operaţiunilor în legislaţia în vigoare

9. urmăriţi modul de întocmire al contractului economic

10. urmăriţi derularea operaţiunilor

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulSă evalueze eficienţa şi eficacitatea controalelor interne asupra operaţiunilorentităţii/structurii auditate în următorul ciclu de operaţiuni:- venituri realizate

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

VENITURI REALIZATE

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi dacă operaţiile de control sunt însoţite de liste de verificare(check-list)

8. verificaţi modul de încasare a veniturilor

9. verificaţi dacă controalele efectuate au fost formalizate (data, semnătura)

10. verificaţi data încasării veniturilor

11. controlaţi modalitatea de utilizare a veniturilor

12. verificaţi dacă obţinerea veniturilor generează cheltuieli şi care estevolumul acestora

13. verificaţi legalitatea şi oportunitatea efectuării eventualelor cheltuieli

14. verificaţi sumele defalcate pe debitori

15. verificaţi modul în care au fost emise chitanţele care atestă încasareaveniturilor

16. verificaţi notele contabile întocmite şi înregistrarea lor în contabilitate

17. verificaţi dacă situaţiile financiare sunt pregătite şi înaintate în termen

18. verificaţi dacă fiecare cont bancar corespunde unui cont în registre

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulSă evalueze eficienţa şi eficacitatea sistemului contabil şi a fiabilităţii acestuia în cadrulunităţii auditate

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

ORGANIZARE FIABILITATE

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competentelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi dacă numărul de posturi aprobat asigură necesarul

8. verificaţi dacă atribuţiile au fost repartizate pe post

9. verificaţi dacă contabilul şef are autoritate adecvată asupra salariaţilor dincompartiment

10. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

11. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

12. verificaţi dacă procedurile de declaraţii includ planul de conturi însoţit deexplicaţia operaţiunilor

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă audituluiDenumirea misiunii de audit .............

Întocmit de .............. Data ..........

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulSă evalueze modul de emitere a deciziilor şi implementarea acestora:

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

EMITEREA DECIZIILOR

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă controalele au fost formalizate

7. verificaţi conformitatea emiterii deciziilor

8. verificaţi oportunitatea emiterii deciziilor

9. verificaţi legalitatea emiterii deciziilor

10. verificaţi concordanţa între data emiterii deciziilor şi data aplicării lor

11. verificaţi modul de aplicare în practică a deciziilor

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulSă evalueze eficienţa şi eficacitatea sistemelor informative asupra operaţiunilor unităţiiauditate, în următorul ciclu de operaţiuni:- organizare-implementare- legalitate

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

SISTEM INFORMATIC

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi autorizarea sistemelor folosite

8. verificaţi dacă sistemul răspunde cerinţelor legale şi specifice MECT

9. controlaţi eficienţa folosirii sistemului

10. controlaţi implementarea sistemului la unităţile subordonate

11. controlaţi modul de asigurare a confidenţialităţii datelor

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulSă evalueze eficienţa şi eficacitatea activităţii de management al sistemelor deconducere, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme asupra operaţiunilor înunitatea auditată, în următorul ciclu de operaţiuni:

- sisteme de conducere- sisteme de control- riscuri asociate

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

MANAGEMENT, SISTEME DE CONTROL ŞI RISCURI ASOCIATE

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi existenţa controlului intern şi modul de organizare

8. verificaţi existenţa CFPP

9. verificaţi legalitatea urmăririi documentelor numai de persoaneleîmputernicite

10. verificaţi riscurile asociate deciziilor luate

11. verificaţi riscurile sistemului decizional

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulEvaluarea eficienţei şi eficacităţii modului de gestionare şi a evidenţei cantitative şicalitative a stocurilor de produse din gestiunile unităţii, în următorul ciclu de operaţiuni:- evidenţa de gestiune- stocuri

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

EVIDENŢA GESTIUNII

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi existenţa fişelor de magazie

8. verificaţi modalitatea de înregistrare în fişe

9. verificaţi existenţa documentelor primare

10. verificaţi concordanţa dintre datele cantitative şi calitative din fişe şidocumentele primare

11. verificaţi concordanţa dintre înscrisurile din fişele de magazie cu cele dinfişele din contabilitate

12. verificaţi modul în care îşi desfăşoară activitatea comisiile de recepţie

13. verificaţi modul de derulare a operaţiunilor de casă şi respectareaplafonului de casă

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă audituluiDenumirea misiunii de audit .............

Întocmit de .............. Data ..........

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulEvaluarea eficienţei şi eficacitatea contractelor economice încheiate asupra operaţiunilordesfăşurate de unitatea auditată în următorul ciclu de operaţiuni- urmărire şi evidenţă- derulare

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

CONTRACTE ECONOMICE

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competentelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi baza legală a întocmirii contractelor

8. verificaţi concordanţa dintre prevederile iniţiale şi cele cuprinse în contract

9. verificaţi clauzele asigurătorii ale contractelor şi modul de realizare

10. verificaţi respectarea termenelor contractuale

11. verificaţi prevederile referitoare la modalitatea de plată

12. verificaţi îndeplinirea obligaţiilor părţilor privind obiectul contractului

13. verificaţi întocmirea documentelor financiar contabile aferente derulăriicontractului

14. verificaţi termenele contractuale

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulEvaluarea eficienţei şi eficacităţii modului de evidenţă şi încasare a debitelor în următorulciclu de operaţiuni:- evidenţa debitelor- încasarea lor

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

EVIDENŢA DEBITELOR

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi dacă există evidenţă analitică pentru debitori

8. verificaţi concordanţa datelor înscrise în fişele analitice, cu cele înscrise înevidenţa sintetică

9. verificaţi corectitudinea calculelor privind debitele

10. verificaţi modul de urmărire şi încasare a debitelor

11. verificaţi recuperarea debitelor restante

12. verificaţi litigiile şi modul lor de soluţionare

13. verificaţi modul de calcul şi încasare a penalităţilor de întârziere

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI

Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulEvaluarea eficienţei şi eficacităţii operaţiunilor de aprovizionare tehnico-materialăefectuată de unitatea auditată în următorul ciclu de operaţiuni- documente justificative- aprovizionare tehnico-materială

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

APROVIZIONARE

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi baza legală a operaţiunilor de aprovizionare

8. verificaţi modalitatea de întocmire şi aprobare a referatelor de necesitate

9. verificaţi concordanţa dintre prevederile iniţiale cu cele referitoare la plăţi

10. verificaţi modul de întocmire şi plată a facturilor

11. verificaţi documentele ataşate la facturi

12. verificaţi oportunitatea şi eficienţa operaţiunilor

13. verificaţi modul în care se face preluarea mărfurilor şi aprovizionarea decătre persoanele care are împuternicire în acest sens

14. verificaţi modul de întocmire a NRCD

15. verificaţi datele din fişele de magazie cu cele din fişele contabile

16. verificaţi modul de eliberare a bunurilor din magazie

17. verificaţi prin sondaj cantităţile din stoc

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulEvaluarea eficienţei şi eficacităţii modului de organizare a evidenţei contabile şi a moduluide înregistrare în evidenţele contabile, în următorul ciclu de operaţiuni:- operaţiuni economico-financiare- înregistrări şi evidenţe contabile

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

OPERAŢIUNI ECONOMICO-FINANCIARE, ÎNREGISTRĂRI ŞI EVIDENŢECONTABILE

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi modul de organizare şi exercitare a CFPP

8. verificaţi modul în care este asigurată confidenţialitatea plăţilor

9. verificaţi plăţile efectuate din extrasele de cont

10. verificaţi modul în care se completează: cartea mare, registrul jurnal,registrul inventar

11. verificaţi registrul mijloacelor fixe, concordanţa dintre datele înscrise înevidenţa analitică şi cea sintetică

12. verificaţi modul în care îşi desfăşoară activitatea comisiile de recepţie

13. verificaţi modul în care se completează registrul de casă

14. verificaţi modul în care se completează şi se utilizează carnetele de CECşi ordinele de plată

15. verificaţi cum se ţine evidenţa chitanţierelor

16. verificaţi cum se întocmesc notele de comandă şi documentele care seataşează la acestea

17. verificaţi concordanţa dintre înregistrările contabile din notele decomandă cu cele din registrul jurnal

18. verificaţi modul de întocmire a balanţelor şi bilanţului

19. verificaţi concordanţa înregistrărilor cu prevederile din planul de conturi

20. verificaţi concordanţa dintre evidenţa sintetică şi cea analitică

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulEvaluarea eficienţei şi eficacităţii modului de organizare a activităţii de investiţii, reparaţiicurente şi reparaţii capitale în următorul ciclu de operaţiuni:- investiţii, RC, RK

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

INVESTIŢII, REPARAŢII CURENTE, REPARAŢII CAPITALE

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi legalitatea desfăşurării operaţiunilor

8. verificaţi respectarea procedurilor legale pentru fiecare operaţiune

9. verificaţi solicitările şi repartizările de fonduri

10. verificaţi încadrarea în fondurile alocate

11. verificaţi încadrarea cheltuielilor în articolele bugetare

12. verificaţi corectitudinea datelor înscrise în facturile furnizorilor

13. verificaţi deciziile interne care stabilesc responsabilităţi personale

14. verificaţi modul în care se face adjudecarea lucrărilor de investiţii, RC şiRK

15. verificaţi modul în care se încheie contractele cu furnizorii

16. verificaţi realitatea lucrărilor executate pe teren

17. verificaţi documentele de recepţie a lucrărilor

18. verificaţi documentele care atestă calitatea lucrărilor

19. verificaţi modul în care au fost întocmite situaţiile de lucrări

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public internCHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............. Data ..........

Denumirea misiunii de audit .............

Aprobat de .............. Data ..........

ObiectivulEvaluarea eficienţei şi eficacităţii modului de organizare a activităţii de personal şisalarizare, urmărindu-se următoarele:- funcţii şi atribuţii- control intern- probleme de personal- probleme de salarizare

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditori

ORGANIZARE, PERSONAL SALARIZARE

1. verificaţi dacă există proceduri scrise

2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelorsunt declarate în proceduri

3. controlaţi dacă angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică

4. verificaţi dacă procedurile asigură separarea sarcinilor

5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate

6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate

7. verificaţi organigrama şi statul de funcţiuni

8. verificaţi fişa postului

9. verificaţi încadrarea în numărul de personal

10. verificaţi dacă sunt operate la zi cărţile de muncă

11. verificaţi modul în care se emit deciziile privind angajarea şi încetarearaporturilor de muncă

12. verificaţi modul de atribuire a sarcinilor pe compartimente şi funcţii

13. verificaţi corectitudinea evidenţelor

14. verificaţi încadrarea în legislaţie a deciziilor de salarizare

15. verificaţi încadrarea în prevederile legale a acordării sancţiunilor

16. verificaţi modul în care se gestionează evidenţa reclamaţiilor şisesizărilor

17. verificaţi modul de calcul al drepturilor salariale pentru fiecare salariat alentităţii

18. verificaţi modul în care se urmăresc orele suplimentare ale salariaţilor

19. verificaţi modul în care se respectă normele de protecţie a muncii

20. verificaţi modul de încadrare pe funcţii al salariaţilor

21. verificaţi modul de acordare a calificativelor

Model A-05MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public internTema misiunii de audit public intern: .........................Numele auditorului: ........................Data realizării: ..................FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEINr. ...............1.Problema: .......................................................2.Constatări: ......................................................3.Cauze: ............................................................

4.Consecinţe: ....................................................Recomandări şi soluţii propuse: ...........................

Întocmit de:................

Supervizat....................

Pentru conformitate:Entitatea auditată........................

SUBCAPITOLUL 9: PROCEDURA P-09 CONSTATAREA ŞI RAPORTAREAIREGULARITĂŢILORScopul:De a furniza un ghid în cazurile de descoperire de iregularităţiPremise:Când auditorii ajung la concluzia bazată pe FIAP-uri că s-a comis o iregularitate vortrebui să raporteze cel mai târziu a doua zi conducătorului compartimentului audit publicintern prin transmiterea formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor.Procedura:

Auditorii 1. Raportează cel mai târziu a doua zi conducătorului compartimentului de auditpublic intern orice iregularitate constatată, prin transmiterea formularului deconstatare şi raportare a iregularităţilor.

Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern

2. Informează în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura decontrol abilitată pentru continuarea verificărilor.1)

1) În cazul inspectoratelor şcolare judeţene şi al universităţilor la care nu există funcţia deconducător al compartimentului de audit public intern, sarcina informării inspectoruluişcolar general şi a rectorului revine auditorului care efectuează misiunea de audit publicintern.FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILORModel A-06MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de Audit Public InternCătre: conducătorul Compartimentului de audit public internÎn urma misiunii de audit public intern ................... efectuată la .......................... s-auconstatat următoarele:a)constatarea (abaterea);b)actul sau actele normative încălcate;c)recomandări;

d)anexe.Auditor ...............Data ....../..../..........

SUBCAPITOLUL 10: PROCEDURA P-10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DELUCRUScopul:Să asigure că documentele sunt pregătite în mod corespunzător şi că acestea furnizeazăsprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii deaudit public intern.Premise:Auditorii revăd FIAP-urile şi documentele de lucru din punct de vedere al formatului şi alconţinutului, asigurându-se că dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trecetestul de evidenţă. Pentru a trece testul, evidenţa trebuie să fie suficientă şi relevantă.Procedura:

1. Pe măsură ce auditul progresează, etichetează şi numerotează toatedocumentele.

2. Apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru asigură un sprijincorespunzător pentru misiunea de audit public intern.

3. Revizuiesc lucrările din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi apreciazădacă FIAP-urile şi documentele de lucru pot trece testul de evidenţă.

4. Efectuează modificările necesare la documente.

Auditorii

5. Întocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru.

Model C-02

Entitatea publică Entitatea auditatăMINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI

Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul deMINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI

Direcţia/Direcţia generală/ISJ/Universitate

audit public intern.

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Perioada auditată ....................Denumirea misiunii de audit .............Întocmit de .............. Data ........

ExistăConstatarea Documentul justificativ

Da Nu

Auditori

Secţiunea E

.....

Secţiunea F

.....

Auditori,SUBCAPITOLUL 11: PROCEDURA P-11 ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE

Scopul:Permite prezentarea către entitatea auditată a opiniei auditorilor interni, a recomandărilorfinale din proiectul raportului de audit public intern.Premise:Să se asigure că raportul de audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant.Clar - adică să fie uşor de înţeles, evident, să nu permită interpretări;Obiectiv - să nu fie părtinitor;Fundamentat - fiecare constatare să aibă la bază documente doveditoare şi să facătrimiteri la textul legal incident;Relevant - aspectele semnalate să ajute conducerea entităţii în luarea deciziilormanageriale.Procedura:

Secretariatul 1. Planifică şedinţa de închidere

2. Participă la şedinţa de închidere. Conducătorii entităţii auditate îşi declarăpărerile în privinţa constatărilor auditorilor precum şi a corecţiilor de efectuat.

Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern, auditorii,conducătorii structuriiauditate

3. Cad de acord asupra modificărilor raportului de audit dacă este nevoie.

4. Fac rezumatul discuţiilor într-o minută a şedinţei de închidere.

5. Pregătesc actele suplimentare necesare pentru a justifica modificările la raportulde audit.

Auditorii

6. Îndosariază toate modificările aprobate.

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

Model B-03Entitatea publică

A. Menţiuni generale

Tema misiunii de audit: Auditul ................. Perioada auditată ...................

Întocmit de .................. Data ..........

Verificat de .................. Data ..........

SUBCAPITOLUL 12: PROCEDURA P-12 ELABORAREA PROIECTULUI DERAPORT DE AUDITScopul:Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilorpublici interni.Premise:În elaborarea raportului de audit public intern, auditorul foloseşte dovezile de audit,raportate în fişele de identificare şi analiza problemelor şi în formularul de constatare şiraportare a iregularităţilor.Procedura:

1. Redactează proiectul raportului de audit utilizând formatul prezentat mai jos;

2. Indică pentru fiecare constatare din proiectul raportului de audit dovadacorespunzătoare;

3. Transmite conducătorului compartimentului de audit public intern proiectulraportului de audit împreună cu dovezile constatărilor;

4. Efectuează schimbările propuse de către conducătorul compartimentului deaudit public intern;

Auditorii

5. Îndosariază proiectul raportului de audit public intern, incluzând corecţiileaprobate de către conducătorul compartimentului de audit public intern.

6. Analizează proiectul raportului de audit;Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern

7. Stabileşte dacă proiectul în întregime sau doar parţial din el trebuie să fietransmis la compartimentul juridic pentru revizuire.

Model A-07-1MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public internPagina de titlu şi cuprinsulReprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern.Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor.SemnăturaRaportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecarepagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată şi de către şefulCompartimentului de audit public intern.IntroducereDescrie tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipade auditori, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare, perioada auditată).Identifică activitatea ce este auditată şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiuneade audit public internPrezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii deaudit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate;documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materialeîntocmite în cursul misiunii de audit public intern).Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până lamomentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.Stabilirea obiectivelorObiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscriseîn programul de audit.Stabilirea metodologieiExplică tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndepliniobiectivele misiunii de audit public intern.Constatările şi recomandările audituluiAuditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au foststabilite în Programul de audit.Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele laRaportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv deconstatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte,şi al identificării căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte.Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având uncaracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate în raport cuconstatările pe care se bazează.Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă ungrad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupraentităţii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază,de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelulentităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sistemede dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei demanagement.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată după următoarea structură:1) Faptele;2) Criteriile, cauzele, efectele;3) Recomandările.Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienţă constatată. Recomandările vor fiprezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi AnalizaProblemelor: majore, medii şi minore.

SUBCAPITOLUL 13: PROCEDURA P-13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DERAPORT DE AUDIT INTERNScopul:Să asigure entităţii auditate posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit şi de aformula un punct de vedere la constatările şi recomandările auditului.Premise:Proiectul de raport de audit transmis la entitatea auditată trebuie să fie complet, cu toatedovezile asupra faptelor, opiniilor şi concluziilor la care face referire.Procedura:

Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern

1. Transmite proiectul de raport de audit la entitatea auditată.

2. Analizează proiectul de raport de audit.

3. Solicită o reuniune de conciliere dacă este cazul.

Entitatea auditată

4. Transmite punctul de vedere la proiectul raportului de audit în termen de 15 zilede la primirea proiectului de raport de audit.

5. Revăd răspunsurile de la entitatea auditată.Auditorii Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern

6. Discută pregătirea unei reuniuni de conciliere dacă este cazul.

7. Precizează în raportul de audit aspectele reţinute din punctul de vedere alentităţii auditate, dacă este cazul.

Auditorii

8. Îndosariază punctul de vedere al entităţii auditate.

SUBCAPITOLUL 14: PROCEDURA P-14 REUNIUNEA DE CONCILIEREScopul:Acceptarea constatărilor şi recomandărilor formulate de către auditori în proiectulraportului de audit şi prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.Premise:Auditorii pregătesc reuniunea de conciliereProcedura:

1. Pregătesc în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de laentitatea auditată reuniunea de conciliere.

2. Informează entitatea auditată asupra locului şi datei reuniunii de conciliere.

Auditorii

3. Întocmesc minuta reuniunii de conciliere.

Auditorii Entitatea auditată 4. Analizează constatările şi concluziile raportului de audit în vederea acceptăriirecomandărilor formulate.

ExempluMINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

Model B-04MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit/Compartimentul de audit public intern

A. Menţiuni generale

Tema misiunii de audit: Auditul ................. Perioada auditată ................

Întocmit de ...................... Data .............

Verificat de ...................... Data .............

Lista participanţilor:

Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon

B. Rezultatele concilierii:

SUBCAPITOLUL 15: PROCEDURA P-15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLICINTERNScopul:Să prelucreze raportul de audit pentru redactarea finală şi pentru tipărire.Să constate dacă raportul de audit este complet, incluzând punctul de vedere al entităţiiauditate.Premise:Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de calitate a raportului deaudit şi întocmirea unei liste complete.Procedura:

1. Constată că toate modificările aprobate la proiectul de raport sunt efectuate;

2. Finalizează raportul;

Auditorii

3. Constată dacă lista de difuzare este completă şi corectă.

Model A07-2MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia Audit Public Intern/Compartimentul de audit public internPagina de titlu şi cuprinsulReprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern.Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor.SemnăturaRaportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecarepagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată şi de către Directorul Direcţieide Audit a MECT, sau de şeful Compartimentului de audit public intern.IntroducereDescrie tipul de audit şi baza legală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitărispeciale).Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipade auditori, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare, perioada auditată).Identifică activitatea ce este auditată şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiuneade audit public intern.Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii deaudit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate;documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materialeîntocmite în cursul misiunii de audit public intern).Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până lamomentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.Stabilirea obiectivelorObiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscriseîn programul de audit;Stabilirea metodologieiExplică tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndepliniobiectivele misiunii de audit public intern.Constatările şi recomandările audituluiEventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse decătre conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul deaudit public intern final.Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au foststabilite în Programul de audit.Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele laRaportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv deconstatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive pe de o parte,şi al identificării căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte.Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având uncaracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate în raport cuconstatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă ungrad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupraentităţii/structurii auditate. Trebuie sa aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază,unul de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelulentităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sistemede dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei demanagement.Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată după următoarea structură:1) Faptele;2) Criteriile, cauzele, efectele;3) Recomandările.Vor fi redactate dar, concis pentru fiecare deficienţă constatată. Recomandările vor f iprezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi AnalizaProblemelor: majore, medii şi minore.

SUBCAPITOLUL 16: PROCEDURA P-16 SUPERVIZAREAScopul:De a asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii decalitate.Premise:Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizareamisiunii de audit public intern.Procedura:

Auditorii 1. Prezintă conducătorului compartimentului de audit public intern documenteledin dosarul permanent al misiunii de audit public intern.

2. Oferă instrucţiunile necesare derulării misiunii de audit

3. Verifică executarea corectă a programului de audit public intern.

4. Verifică existenţa elementelor probante.

5. Supervizează FIAP-urile.

6. Verifică dacă redactarea raportului de audit public intern este exactă, clară şiconcisă.

Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern

7. Verifică dacă raportul de audit public intern este elaborat la termenul fixat.

SUBCAPITOLUL 17: PROCEDURA P-17 DIFUZAREA RAPORTULUI DEAUDIT PUBLIC INTERNScopul:Analizarea şi avizarea recomandărilor din raportul de auditPremise:Raportul de audit final trebuie să conţină şi o sinteză a constatărilor şi recomandărilor.Pentru instituţia mică raportul este transmis spre avizare conducătorului acesteia.Proceduri:

1. Transmit raportul de audit public intern, rezultatele concilierii şi punctul devedere al entităţii auditate la conducătorul compartimentului de audit care aaprobat misiunea de audit public intern.

Auditorii

2. Pentru instituţia publică mică raportul de audit public intern se transmiteconducătorului acesteia spre avizare.

Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern care aaprobat misiunea de audit

3. Semnează şi transmite raportul de audit public intern conducătorului entităţiiauditate.

Conducătorul entităţiiauditate

4. Analizează şi avizează raportul de audit public intern.

5. Transmit entităţii auditate recomandările aprobate.Auditorii

6. Transmit la UCAAPI sau la organul ierarhic superior o informare desprerecomandările care nu au fost avizate însoţită de documentaţia de susţinere.

SUBCAPITOLUL 18: PROCEDURA P-18 URMĂRIREA RECOMANDĂRILORScopul:

Este de a urmări dacă scopul şi obiectivele misiunii de audit intern au fost corectformulate.Premise:Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constatăcaracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducereaentităţii auditată pe baza recomandărilor din raportul de audit public intern.Procedura:

1. Întocmesc fişa de urmărire a recomandărilor.Auditorii

2. Verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite.

Entitatea auditată 3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o notă de informare cu privire lastadiul implementării recomandărilor din raportul de audit public intern.

4. Transmite UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselorînregistrate în implementarea recomandărilor.

Conducătorulcompartimentului de auditpublic intern 5. Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează conducătorul

entităţii publice.

ExempluModel A-08MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUIDirecţia de Audit Public Intern/Compartimentul de Audit Public InternFIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Entitatea publică Direcţia/Serviciul Sfârşit de lună

Entitatea/structura auditată Misiunea de audit public intern Raport de Auditnr.

RecNr.

Recomandarea Implementat ParţialImplementat

Neimplementat Dataplanificată/Dataimplementării

CAPITOLUL IV: CARTA AUDITORULUI INTERN(1)Rolul şi obiectivele auditului public intern1.Rolul auditului intern

Prezenta cartă stabileşte drepturile şi obligaţiile auditorilor interni, din cadrul Direcţiei deAudit a Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, defineşte obiectivele, drepturile şiobligaţiile acestora, fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promoveazăregulile de conduită.Activitatea de audit public intern, este activitate funcţional independentă şi obiectivă caredă asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilorministerului. Ajută la îndeplinirea obiectivelor, abordându-le sistematic şi metodic,evaluând şi îmbunătăţind eficienţa şi eficacitatea sistemelor de conducere, având ca bazăevaluarea riscurilor, a controlului şi a proceselor de administrare.Auditul intern nu trebuie să fie confundat cu controlul intern.Conform prevederilor inserate la art. 2 lit. b)din Legea nr. 672/2002, "controlul internreprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusivauditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia, şi cureglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,eficient şi eficace, include de asemenea structurile organizatorice, metodele şiprocedurile".Rolul auditului public intern organizat în cadrul MECT, este de a contribui la bunagestionare a fondurilor de care ministerul şi unităţile subordonate beneficiază în cadrulfiecărui exerciţiu financiar. Activitatea de audit public intern, trebuie să urmăreascăpromovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv şi eficient.

2.Obiectivele Direcţiei de Audit2.1.Obiectivele Direcţiei de Audit din cadrul MECT, sunt:

- să ajute la soluţionarea problemelor de ansamblu, la nivelul structurilor organizatoriceale ministerului, cât şi ale unităţilor aflate în subordinea şi coordonarea MECT, prinintermediul opiniilor şi recomandărilor;- să ajute la gestionarea riscurilor;- să asigure o mai bună administrare şi păstrare a patrimoniului;

- să asigure o mai bună monitorizare a conformităţii cu regulile şi procedurile existente;- să asigure o evidenţă contabilă şi un management informatic fiabile şi corecte;- să îmbunătăţească calitatea managementului, a controlului şi auditului intern la nivelulMECT, cât şi la nivelul unităţilor aflate în subordinea şi coordonarea MECT.

2.2.Obiectivele misiunii de audit public internMisiunile de audit efectuate de auditorii din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, trebuie săurmărească două obiective principale:- asigurarea conformităţii procedurilor şi a operaţiunilor cu normele juridice - auditul deregularitate;- evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite şi examinarea impactului efectiv -auditul de performanţă.

3.Organizarea auditului public intern în România3.1.Unitatea Centrală de Armonizare a Auditului Public Intern

Este constituită în cadrul Ministerului Finanţelor Publice, este structurată pecompartimente de specialitate, în subordinea directă a ministrului finanţelor publice.UCAAPI, este condusă de un director general, numit de ministrul finanţelor publice, cuavizul Comitetului pentru Audit Public Intern (CAPI).UCAAPI, are atribuţii de elaborare a strategiei şi a cadrului normativ general, decoordonare şi evaluare a activităţii de audit public intern la nivel naţional, dezvoltă şiimplementează proceduri şi metodologii uniforme, bazate pe standardele internaţionale,inclusiv manuale de audit public intern, elaborează Codul privind conduita etică aauditorului intern.

3.2.Comitetul de Audit Public InternCAPI, este un organism cu caracter consultativ care funcţionează pe lângă UCAAPI şicontribuie la definirea strategiei şi îmbunătăţirea activităţii de audit public intern însectorul public. CAPI, este condus de un preşedinte ales dintre membrii comitetuluipentru o perioadă de 3 ani.

3.3.Direcţia de Audit Public InternDirecţia de Audit Public Intern, este constituita la nivelul Ministerului Educaţiei Cercetăriişi Tineretului, având şi rolul de a coordona activitatea de audit public intern la unităţileaflate în subordinea şi coordonarea MECT.

(2)Statutul Direcţiei de Audit Public Intern a MECTDirecţia de audit public intern a MECT, funcţionează în directa subordonare a ministruluieducaţiei cercetării şi tineretului, exercitând o funcţie distinctă şi independentă deactivităţile ministerului. Direcţia de audit public intern a MECT, nu este implicată înelaborarea procedurilor de control intern.

1.Atribuţiile Direcţiei de audit public intern sunt:a)elaborează norme metodologice specifice, valabile pentru aparatul propriu alministerului, precum şi pentru unităţile aflate în subordinea şi coordonarea MECT, cuavizul UCAAPI;b)elaborează proiectul planului de audit public intern pentru activitatea propriedesfăşurată în cadrul ministerului;c)efectuează activităţi de audit public intern în aparatul propriu al ministerului sau înunităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, pentru a evalua dacă sistemele demanagement financiar şi control sunt transparente şi sunt conforme cu normele delegalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate;d)informează UCAAPI, despre recomandările neînsuşite, de conducerea ministerului şidespre consecinţele acestora;e)raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate dinactivităţile de audit;f)elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern;

(3)Principiile aplicabile compartimentului de audit public intern şi auditorului intern1.Independenţă şi obiectivitate

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerinţelor externe, începândde la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până lacomunicarea rezultatelor acesteia.Directorul direcţiei de audit din cadrul MECT, este numit de ministru, cu avizul UCAAPI.

Persoanele care sunt rude sau afini până la gradul patru cu ministrul educaţiei cercetăriişi tineretului, nu pot fi auditori în cadrul Direcţiei de Audit a MECT.Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, nu pot efectua misiuni de audit launităţi aflate în subordinea sau coordonarea MECT, dacă sunt soţi, rude, afini până lagradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului deconducere colectivă.Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, care au responsabilităţi în derulareaprogramelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuieimplicaţi în auditarea acestor programe.Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, nu trebuie să primească misiuni deaudit public intern, la unităţi din subordinea sau coordonarea MECT, dacă au deţinutfuncţii sau au fost implicaţi în alt mod în activitatea acestora. Această interdicţie se poateridica doar după trecerea unei perioade de 3 ani.

2.Competenţă şi conştiinţă profesionalăAuditorii din cadrul Direcţiei de Audit Public a MECT, trebuie să dispună de pregătire şiexperienţă profesională ridicate, elemente esenţiale în atingerea eficacităţii activităţii deaudit.Indiferent de natura lor, misiunile de audit, vor fi încredinţate acelor persoane cu opregătire şi experienţă corespunzătoare nivelului de complexitate a sarcinilor.În cazul în care pentru finalizarea unei misiuni de audit public intern, este nevoie deservicii de expertiză din afară, acestea vor fi supervizate de Direcţia de Audit a MECT.În cadrul Direcţiei de Audit a MECT, trebuie să existe metodologii şi tehnici de informare,moderne, metode de analiză analitică şi instrumente de control ale sistemelorinformatice.Se vor adopta măsuri organizatorice pentru asigurarea condiţiilor necesare efectuării unuinumăr de minim 15 zile de pregătire pe an a fiecărui auditor.

3.Programul de asigurare a calităţiiDirectorul Direcţiei de audit a MECT, va elabora un program de asigurare a calităţii subtoate aspectele activităţii de audit public intern. Programul trebuie să asigure că normele,instrucţiunile şi codul etic sunt respectate de auditori.Auditul public intern va fi supravegheat şi evaluat în permanenţă, prin evaluări interne şiexterne.Evaluarea internă, presupune atât controale permanente privind buna funcţionare aauditului public intern cât şi controale periodice, efectuate de auditorii înşişi.Directorul Direcţiei de Audit Public Intern a MECT, va examina eficacitatea normelorinterne de audit, pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor deaudit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantând calitatea rapoartelor de audit.Evaluarea internă va permite depistarea insuficienţelor şi va întreprinde îmbunătăţirilenecesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit.Evaluarea externă, este exercitată de UCAAPI, prin:- verificarea respectării normelor, instrucţiunilor, precum şi a Codului privind conduitaetică a auditorului intern; UCAAPI poate iniţia măsurile corective necesare în colaborarecu conducătorul entităţii publice în cauză;- avizarea de către UCAAPI a numirii/destituirii directorului Direcţiei de Audit a MECT.

(4)Metodologie1.Planul anual de audit public intern

Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către Direcţia de Audit a MECT,pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sauoperaţiuni, precum şi prin preluarea sugestiilor ministrului educaţiei cercetării şitineretului, ţinând cont de recomandările Curţii de Conturi.Ministrul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, aprobă anual proiectul planului de audit publicintern.Auditorul intern desfăşoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cucaracter excepţional, necuprinse în planul anual de audit public intern.

2.Condiţiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public internAccesul auditorilor interni la informaţii şi documente

Direcţia de Audit Public Intern are acces sau poate solicita toate datele şi informaţiileutile şi probante (inclusiv cele în format electronic) pe care le consideră relevante pentruscopul şi obiectivele misiunii de audit public intern utilizând principiul circuitului auditului(pista de audit).Reprezentanţilor autorizaţi ai Comisiei Europene şi ai Curţii de Conturi Europene li seasigură drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejăriiintereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceştia trebuie să fie împuterniciţi în acestsens printr-o autorizaţie scrisă, care să le ateste identitatea şi poziţia, precum şi printr-un document care să indice obiectul şi scopul controlului sau inspecţiei la faţa locului.Relaţiile cu entitatea auditată, obiectul audituluiContactarea responsabililor entităţii auditateResponsabilul entităţii este informat înainte de misiune cu privire la data de intervenţie aauditului şi a conţinutului său, definite într-un ordin de serviciu.Realizarea misiunii la faţa loculuiAuditul trebuie să fie realizat într-un climat de încredere, asigurat prin însuşi rolulauditului public intern, care în esenţă vizează îmbunătăţirea funcţionării entităţii şirăspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atât şedinţa de deschidere cât şitransmiterea cartei de audit public intern.Şedinţa de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condiţiilor salemateriale, stabilirea întâlnirilor şi a contactelor, şi diminuarea perturbărilor înfuncţionarea entităţii.Transmiterea rezultatelorConstatările şi recomandările sunt aduse ia cunoştinţa entităţii auditate pe măsuraobţinerii acestora, dacă ele prezintă importanţă. Răspunsurile responsabililor entităţiireprezintă un element de validare şi de corectare pentru auditor, fără a fi necesar să seaştepte finalizarea raportului. Acestea pot să determine corectarea aprecierii auditului şireorientarea cercetărilor sale.Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de încheiere, la faţa locului, prin carese realizează informarea responsabililor entităţii auditate asupra observaţiilor principalerelevante, validarea acestor observaţii şi aplicarea primelor măsuri corective de către ceiinteresaţi.Proiectul raportului de audit public intern se transmite la structura auditată. Aceastapoate trimite în maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vorfi analizate de auditorii interni.În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, Direcţia de Audit Public Intern,organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia se analizeazăconstatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate.Directorul Direcţiei de Audit Public Intern a MECT, trimite raportul de audit public intern,finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, ministrului educaţiei cercetării şi tineretului,pentru analiză şi avizare. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit publicintern vor fi comunicate structurii auditate.Urmărirea misiunilor de auditReuniunea de conciliere fixează modalităţile de aplicare a recomandărilor.Responsabilul entităţii auditate, respectiv directorii şi directorii generali din cadrul MECT,inspectorii şcolari generali, rectorii sau conducătorii unităţilor de învăţământ auditată,trebuie să propună planul de acţiune însoţit de un calendar de implementare arecomandărilor. În cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate şi acceptate decomun acord.Responsabilul entităţii auditate asigură urmărirea aplicării planului de acţiune. El îlinformează pe auditor periodic în privinţa acestui lucru.

(5)Reguli de conduităAuditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale şi trebuie să respecte secretulprofesional în ceea ce priveşte informaţiile colectate.Auditorul exercită o funcţie de evaluare independentă, care se concretizează înrecomandări.Auditorul trebuie să respecte codul privind conduita etică.

Auditorul trebuie să semnaleze imediat, pe linie ierarhică, fraudele de orice tip şineregulile grave care fac obiectul auditului.Auditorul trebuie să comunice rezultatele muncii sale (constatările şi recomandările)responsabilului entităţii auditate.Raportul de audit este supervizat, înainte de difuzarea sa, de către responsabilul misiuniide audit sau, în lipsa acestuia, de către un auditor care nu a participat la misiune. Acestase asigură ca sunt validate constatările şi informaţiile probante.Auditatul are drept de răspuns la constatările şi recomandările prezentate în raport. Înacest sens, el are la dispoziţie un termen de 15 zile.

Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 879 bis din data de 10 decembrie 2003