WERKT MET JE MEE

OMDAT JE WILT WERKEN WAAR JE WILT

OMDAT JE JE KANTOOR ALTIJD BIJ DE HAND WILT HEBBEN

Het Nieuwe Werken. U hoort er ongetwijfeld veel over.

Het staat voor het werken van nu. Maar wat betekent

dat voor de dagelijkse praktijk van uw organisatie?

Meer flexibiliteit! Want uw medewerkers, klanten en

zelfs uw partners kunnen nu nog efficiënter samen­

werken. Zonder dat dit grote kosten met zich meebrengt.

Wij noemen deze manier van werken daarom liever

Slimmer Werken. Want slim is het als iedereen kan

werken waar, wanneer, hoe en met welk apparaat hij of

zij dat wil. Dit scheelt u trouwens flink wat tijd, geld en

papier. Helemaal wanneer u WerkBox inzet. Want met

WerkBox is uw kantoor altijd (digitaal) binnen handbereik

van u en al uw medewerkers.

MEER EffIcIENcy. BETERE REsuLTATEN.

Het principe is simpel: efficiënter werken leidt direct tot betere resultaten.

Met de juiste apparatuur ­ zoals laptops, smart phones en iPads ­ zijn

uw medewerkers misschien nu al mobiel en altijd bereikbaar. Maar dat

betekent nog niet dat ze ook mobiel samenwerken. Daarvoor moeten uw

medewerkers namelijk tijd­ en plaats onafhankelijk kunnen beschikken

over de meest actuele bedrijfsgegevens en/of documenten. Want pas

dan is op elk tijdstip en op iedere locatie adequaat en goed ge nformeerd

reageren op urgente vragen mogelijk. En dat is uiteindelijk toch precies

wat u wilt? Omdat wij snappen dat u graag inzicht in alle lopende zaken

heeft en de controle over uw bedrijf en business houdt, is WerkBox aan

te schaffen voor een vast bedrag per maand. Zo werken wij met u mee.

“ OMDAT MET WERKBOX sAMENWERKEN NOG EENVOuDIGER EN WINsTGEVENDER WORDT”

WAAROM WERKBOX WERKT

Omdat u en uw medewerkers met WerkBox kunnen werken waar en

wanneer u maar wilt, neemt deze dienst u werk uit handen. U kunt

immers processen in gang zetten die anders op zich laten wachten.

Denk bijvoorbeeld aan het doorsturen van (digitale) facturen naar de

juiste afdelingen, of deze alvast laten accorderen door de teken bevoeg­

den. WerkBox laat u en uw collega’s slimmer samenwerken. En dat zorgt

voor nog betere dienstverlening naar uw klanten. Dat is pure winst!

DE VOORDELEN Op EEN RIJTJE • U kunt alles eenvoudig terugvinden en u raakt geen documenten

meer kwijt.

• Efficiënter en flexibeler samenwerken is nu mogelijk.

• Digitale post­ en factuurverwerking levert u kosten­ en tijdsbesparing op.

• U heeft géén investeringskosten, maar betaalt een vast bedrag per

maand op basis van gebruik.

• Optimale flexibiliteit levert u ook nog eens tevreden medewerkers!

• WerkBox is duurzaam: u verbruikt namelijk minder papier.

• De dienst is eenvoudig te realiseren en te implementeren.

• WerkBox verhoogt de veiligheid: uw bestanden staan nu op een

beveiligde plek met backup.

RIcOH WERKBOX WERKT MET JE MEE

Met WerkBox digitaliseert u alle informatie binnen uw bedrijf. Dit houdt

in dat alle belangrijke informatie gescand en opgeslagen wordt in

mappen op een externe server. Via deze server kunnen uw (bevoegde)

medewerkers deze informatie raadplegen. Dag en nacht. En vanaf elke

plek. Het grootste voordeel hiervan? U bent 24/7 in bedrijf. Alle actuele

gegevens zijn namelijk altijd en overal voor u en uw medewerkers

beschikbaar. Zo kan uw accountmanager bijvoorbeeld een klant met een

urgent probleem direct hulp bieden. Ook ’s avonds of in het weekend.

Of hij nu thuis of op kantoor is.

HOE HET WERKT IN DE pRAKTIJK

WerkBox werkt eenvoudig. Wij passen uw multifunctionele printer

(MFP) aan zodat alles wat u scant op onze server in digitale mappen

opgeslagen wordt. Dit betekent dat u niet hoeft te investeren in nieuwe

apparatuur of software. U betaalt een maandelijkse fee op basis van uw

gebruik. Omdat wij vinden dat slim werken ook slim voor uw portemonnee

moet zijn.

“ OMDAT DE KOsTEN VOOR WERKEN OVERZIcHTELIJK MOETEN BLIJVEN, BETAALT u BIJ ONs EEN VAsT BEDRAG pER MEDEWERKER pER MAAND”

pOsTVERWERKING

Met één simpele druk op de knop plaatst u uw papieren poststuk in een

digitale postkamer. Geselecteerde medewerkers ontvangen dit ingescan­

de poststuk per mail. Zo raakt u nooit meer brieven of contracten kwijt.

fAcTuuRVERWERKING

Het verspreiden en verwerken van facturen was nog nooit zo eenvoudig.

Met WerkBox kunnen u en uw medewerkers namelijk ook op meerdere

locaties facturen scannen, distribueren, digitaal verwerken en goed­ of

afkeuren. Vragen stellen over facturen zonder vertraging is ook mogelijk.

De behandeltijd wordt bewaakt (dit voorkomt escalaties) en elke stap in

het factuurproces is inzichtelijk (logging). Daarbij kunt u door het snelle

accorderen en betalen van facturen voldoen aan de betalingstermijn korting.

WHAT’s IN THE BOX?

WerkBox werkt niet alleen met u mee, maar groeit ook graag met u

mee. Omdat u wel wilt dat uw documenten overzichtelijk, gestructu­

reerd, up­to­date en vindbaar blijven, zorgen wij dat we de vijf modules

van WerkBox verder blijven ontwikkelen en optimaliseren. Zodat u in de

toekomst met behulp van onze expertise op het gebied van informatie­

oplossingen kunt uitbreiden.

Startpagina Koppeling met Outlook 2010

pERsONEELsDOssIER

Omdat u uw personeelsdossiers up­to­date en snel toegankelijk wilt

hebben, zorgt de module Personeelsdossier dat documenten met een

gemeenschappelijk onderwerp gebundeld worden. Ook worden deze

beschikbaar gesteld aan een door u geselecteerde medewerker.

Maar deze module biedt meer. Zo kunt u ook eigenschappen toekennen

aan groepen documenten en deze voorzien van een zoek­ en beveiligings­

functie. Hierdoor kunt u snel schakelen tussen uw personeelsvraagstukken.

pROJEcTDOssIER

Wilt u de precieze en actuele stand van zaken rondom een project

weten? En het liefst meteen? Dan biedt de module Projectdossier uit­

komst. Alle projectdocumentatie is in deze module namelijk in één

oogopslag beschikbaar. Daarnaast kunt u continu documenten toevoe­

gen en delen met teamleden.

KLANTDOssIER

Was er nu al actie ondernomen op die vraag van uw klant? En is die

extra bestelling al geleverd? De module Klantdossier geeft iedere

bevoegde medewerker volledig inzicht in de actuele status van klanten

en opdrachten. Handig!

Projectdossier Zoeken

VOOR WIE?

Omdat elk modern bedrijf inkomende, uitgaande en intern gecreëerde

documenten wil (en moet) bewaren, is WerkBox geschikt voor praktisch

elke organisatie binnen de sector MKB. Vooral organisaties in de zake­

lijke dienstverlening waarbij documenten een hoge toegevoegde waarde

hebben en bedrijven die veel last (en dus pijn) hebben bij het ontbreken

van documenten op belangrijke momenten, zijn bij deze kosteneffectieve

oplossing gebaat. Dus is de beschikbaar­ en vindbaarheid van documen­

ten voor uw bedrijf van belang? Kunt u het zich niet veroorloven om tijd en

geld te verliezen aan fouten en inefficiënte samenwerking? Wilt u graag

decentraal en op flexibele werkplekken werken? En is het uw wens om

volledig ontzorgt te worden bij het in gebruik nemen van een document

management oplossing? Dan is WerkBox de ideale dienst voor u!

MEER WETEN?

Wilt u meer weten over WerkBox en de mogelijkheden voor uw organisatie?

Bel ons: 073 - 64 52 600. Of surf naar www.ricoh.nl/WerkBox.

Natuurlijk kunt u ons ook mailen. stuur uw vraag naar info@ricoh.nl

of kijk op www.ricoh.nl voor meer informatie.