Oliveira Santa
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A empresa Viva é uma Empresa cliente do projeto “Oliveira
Santa” cujo produto da poda das plantas de oliveira da área
de produção de azeites se transformará em mudas de oliveira.
Para isso será necessário a aquisição de duas estufas
agrícolas com sistema de irrigação já instalado para a
produção de mudas e outra de fase de crescimento em vasos
que serão posteriormente comercializados.
INTEGRANTES
Alessandro R. Santos
José RamalhoFernando J. Muçouçah
Anselmo Thimóteo
Andréa S. Leite Maria Rosangela R. Miranda
OBJETIVO
Elaboração do gerenciamento das aquisições do projeto
Oliveira Santa que compreende as aquisições de duas estufas
agrícolas, sistema de irrigação e insumos necessários ao
projeto.
Produção de mudas de oliveira
WBS
Project Charter[1.1]
Projeto agrícola[1.2]
Execução[1.3]
Logística[1.4]
Produção[1.5]
Encerramento[1.6]
Criar PC[1.1.1]
Definir papéis e
responsab.[1.1.2]
Definir recursos
disponíveis[1.1.3]
Definir fornecedores
[1.2.1]
Marketing[1.2.2]
Definir pontos de venda
[1.2.3]
Terraplanagem[1.3.1]
Montagem estufa/
enraizamento[1.3.2]
Montagem estufa/
produção[1.3.3]
Montagem sistema de irrigação
[1.3.4]
Insumos[1.4.1]
Box Aparecida
[1.4.2]
Box CEAGESP-
SP[1.4.3]
Box CEAGESP-
SP[1.4.4]
Luvas Veilina
Holambra[1.4.5]
Caminhão[1.4.6]
Contratação Emp. Logística/Comercialização e distribuição
[1.4.7]
Produção estacas[1.5.1]
Produção vasos[1.5.2]
Comercialização[1.6.1]
Desmobilização da equipe
[1.6.2]
Pacotes make
Pacotes buy
Critérios
A Empresa não é especialista nas áreas contratadas;
Falta de infraestrutura necessária;
Necessidade de atendimento a custos;
Necessidade de atendimento a prazos;
Compartilhar o risco das áreas da qual a equipe não
possui Know How;
As áreas escolhidas não são estratégicas para a
Empresa;
Contratação de Empresas especializadas.
Make or buy
Pacote Buy adotado
Concorrência Item a ser contratado REF.WBS VendedorLista
Orçamento Prazo Critério Make/Buy adotado
1 Consultoria de Marketing
1.2.2EvolutivaMols MarketingAgromarketing
R$ 15.000,00 60 DiasFalta especialista no Time
2 Terraplenagem 1.3.1
DucaAg TerraplenagemJG Belo
R$ 3.000,00 1 DiaFalta Equipamentos
3Montagem Estufas agricolas/Enraizamento
1.3.2Flórida EstufasGreen HouseAgriestufa
R$ 221.000,0021 Dias
Falta Especialista
4Montagem Estufas agricolas/Produção
1.3.3 Transtin R$ 4.000,00/Mês 15 dias Falta estrutura
5 Irrigação 1.3.4 Hortshop R$ 60.000,00 21 dias Falta Especialista
Mapa das Aquisições
Produção de mudas de oliveira
Project Charter[1.1]
Projeto agrícola[1.2]
Execução[1.3]
Logística[1.4]
Aquisições[1.5]
Produção[1.6]
Encerramento[1.7]
Criar PC[1.1.1]
Definir papéis e
responsab.[1.1.2]
Definir recursos
disponíveis[1.1.3]
Definir fornecedores
[1.2.1]
Marketing[1.2.2]
Definir pontos de venda
[1.2.3]
Terraplanagem[1.3.1]
Montagem estufa/
enraizamento[1.3.2]
Montagem estufa/
produção[1.3.3]
Montagem sistema de irrigação
[1.3.4]
Insumos[1.4.1]
Box Aparecida
[1.4.2]
Box CEAGESP-
SP[1.4.3]
Box CEAGESP-
SP[1.4.4]
Luvas Veilina
Holambra[1.4.5]
Caminhão[1.4.6]
Contratação Emp. Logística/Comercialização e distribuição
[1.4.7]
Elaboração controle de
documentos [1.5.1]
Administ. controle da execução
[1.5.2]
Contrato[1.5.3]
Elaboração e análise de proposta
[1.5.4]
Encerramento de processos
[1.5.5]
Produção estacas[1.6.1]
Produção vasos[1.6.2]
Comercialização[1.7.1]
Desmobilização da equipe
[1.7.2]
Pacotes make
Pacotes buy
WBS modificada
WBS Modificada
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco
Atraso na entrega dos materiais da estufa
Verificar histórico de fornecedor;Aplicação de clausula de multa;
Antes da contratação e definição dos fornecedores;
Materiais fora das especificações para a montagem da estufa
Conferencia dos materiais; No momento da entrega dos materiais;
Adversidades climáticasConhecimento da série histórica de chuvas;
Planejamento do projeto;
Atraso da concessão de outorga - irrigação
Entrar com o processo com antecedência;
Planejamento do projeto;
Atraso na entrega dos equipamentos importados
Consultar política de estoque; Planejamento do projeto;
Registro de risco
Objetivo: Detalhar as características do projeto;
Local de entrega: Mogi das Cruzes/SP;
Necessidades: Entender a proposta do projeto; Estabelecer estratégia; Divulgação dos mercados de atacado e varejo;
Expectativas: Alavancagem de vendas; Tornar o produto conhecido no mercado; Criar uma marca Atingir a meta de venda de 400 mil vasos ao ano;
Anseios: Ter um plano de marketing bem elaborado de acordo com as
necessidades da Empresa;
Declaração de trabalho
Cronograma físico-financeiro: O cronograma será apresentado em MS-Project versão 2007 ou
2010, com as descrições dos serviços à serem realizados com as datas de início e fim bem como a com a previsão de desembolsos e recursos;
Apresentação: Apresentar a proposta do plano de Marketing com no mínimo
três cenários do mercado nacional; Prazos:
45 Dias; Formação de preços:
Pesquisa de preço de produtos similares ao projeto; Suporte:
Acompanhamento por 6 meses;
Declaração de trabalho
Item Critérios eliminatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C
1 Ser filiado a uma associação de classe; Sim Sim Não
2Os profissionais envolvidos deverão ter formação/habilitação na área;
Sim Sim Sim
3 Apresentar a carteira total de portifólio; Sim Sim Sim
4 Atender as normas pertinentes ao setor; Sim Sim Não
5 Pendências financeiras. Sim Sim Sim
Critérios eliminatórios
Critérios Classificatórios
Item Critérios classificatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C
1 Redução de custo; SIM SIM NÃO
2 Redução de prazo; NÃO SIM SIM
3 Posicionamento no mercado; SIM SIM SIM
4 Tempo da existência da Empresa; SIM SIM SIM
5Localização da Empresa (Estado de São Paulo).
SIM NÂO SIM
Convidado/fornecedorA Empresa VIVA Empreendimentos não divulgará os critérios que classificará os concorrentes pois vê as seguintes desvantagens:
Acordo entre os fornecedores para envio de propostas combinadas;
Como estamos solicitando o envio do portfólio, os fornecedores podem enviar apenas os cases de sucessos, sendo assim corremos o risco de ter toda a sua carteira de clientes ( Para esta situação devemos ligar para o concorrente e solicitar que ele indique um cliente de seu rival);
Realização de uma grande lista de fornecedores com o objetivo minimizar o que foi citado no primeiro tópico;
Volume de trabalho muito grande com as diversas propostas enviadas pelo diversos fornecedores.
Critérios de avaliação
Critérios classificatórios
Sistema de pontuação
Critérios classificatóriosPeso
Fornecedor A
Fornecedor B
Fornecedor C
Nota
Média
Nota
Média
Nota
Média
Redução de custo; 30 8 240 8 240 6 180
Redução de prazo; 20 7 140 7 140 6 120
Posicionamento no mercado; 15 8 120 9 135 8 120
Tempo da existência da Empresa; 20 8 160 8 160 8 160
Localização da Empresa (São Paulo). 15 8 120 8 120 8 120
Total 100 780 795 700
Documento adotado: RFP (Request For Proposal).
Motivação
Como a equipe não tem conhecimento na área contratada
(Marketing), está é a melhor forma de solicitar e avaliar as
propostas. Como a RFP tem por característica o fornecimento do
escopo, a equipe interna receberá as diversas soluções, onde não
será necessário a decisão apenas por preço, mas na melhor
solução apresentada.
Documento de aquisição
O convite será divulgado ao provável
fornecedor por meio de e-mails. A VIVA
Empreendimentos entende que esta é a
melhor forma e a mais prática e com o
menor tempo para a execução deste
processo.
Forma de convite
Forma:
O contrato será executado com o fornecedor via
contrato formal, sendo informado o cliente via carta
de intenção para agilizar o inicio dos trabalhos.
Espécie:
Será via empreitada pois teremos um trabalho bem
definido com inicio, meio e fim.
Tipo:
Preço global, pois como não somos especialistas
nos trabalhos a serem executados.
Contrato
Tipo da concorrência Será uma concorrência privada, pois a VIVA Empreendimentos não é
uma Empresa pública.
COMO CONDUZIR AQUISIÇÕES
RFP
Publicidade
Divulgação
Meio de Divulgação (E-mail)
Avaliação das propostas
Revisa proposta?
Revisão das propostas
Análise classificatória
Propostas finalistas
Informar fornecedor ganhador
Informar aos fornecedores que não
ganharam
Contrato
Bco de dados de fornecedores – Vendor
List
sim
não
Controle da aquisição Atitudes:
Gerir de forma que o escopo do trabalho seja garantido; Ter a contratada como parceira; Seguir o escopo, e em caso de mudanças, ser ético e propor
aditivo; Controlar o contrato de forma que os eventos de pagamentos
sejam cumpridos.
Fiscalização: Reunião de kick-off para definição e lançamento das ordens de
serviço; Definições de etapas; Auditorias dos processos de cada etapa; Medições de cada processo pré-definido:
Definição da marca; Definição de embalagem; Definição dos pontos de venda; Definição de preços de venda.
Relatórios
Como se trata da área de marketing, os resultados serão apresentações de imagens, fotos ou gráficos dos estudos efetuados, portanto para cada uma das tarefas listadas abaixo teremos relatórios conforme segue:
Definição da marca; Definição da embalagem; Definição dos pontos de venda; Definição do preço de venda.
Os campos do relatório são:
• Nome do projeto: Constará o nome do projeto em questão.
• Gestor do projeto: Constará o nome do gestor do projeto.
• Datas previstas e de medição: Constará as datas de acordo com o descritivo.
• Fase do projeto: Terá o nome da fase que se está medindo.
• Aceite da fase: Terá ter assinalado a opção do responsável pela medição.
• Imagem da marca proposta/aceita: Este campo receberá a(s) imagens, fotos ou
gráficos realizados pelo contratante.
• Responsáveis: Deverá contar os responsáveis de cada parte, com nome, assinatura
e carimbo para controle.
Controle da aquisição
Critérios de medição
Contrato assinado
Definir matriz de responsabilidade
Definir gerente do projeto
Reunião de kick-off
Apresentação do serviço contratado
Inicio da execução do projeto
Aplicação das ferramentas de
gestão
Definição da marca
Definição dos pontos de
vendas
Definição de embalagem
Definição do preço de
vendaEstratégia de divulgação
Avaliar os resultados
Reunião de lançamento
Encerramento
Define as mudanças
Implementação das mudanças
Análise de riscos
Não Aceito Aceito
Pagamento
ENCERRAR CONTRATO
Entrega dos resultados
Avaliação dos
resultados
Refazer Pacotes
Refazer Pacotes com atraso
Penalidade de contrato
Termino das entregas
Reunião de lições aprendidas
Arquivamento das lições aprendidas
Encerramento
Bco de dados de arquivamento de lições aprendidas/contratos
PGAPlano de gerenciamento das aquisições
Começando da WBS teremos:1 – WBS;2 – Análise das aquisições;3 – Mapa das aquisições;
3.1 – O mapa das aquisições será alimentado por:3.1.1 – Cronograma;3.2.1 – Orçamento.
3.2 – O mapa das aquisições alimentará a Revisão da WBS;3.3 – Revisão da WBS – Isto faz voltar ao item 1.
4 – Declaração de trabalho:4.1 – Deverá haver uma DT para cada atividade.4.2 – A declaração de trabalho alimenta os itens 5 e 6.
5 – Cartas introdutórias;6 – Modela de carta;
6.1 – Os itens 5 e 6 alimentam o item 7.7 – RFP – Request For Proposal;
7.1 – Haverá um número de propostas suficientes para que as partes cheguem em um acordo.7.2 – A RFP alimentará os itens 8, 9 e 10.
8 – Critérios de avaliação;9 – Definir meio de comunicação;10 – Definir a forma, espécie e tipo de contrato;11 – Assinar contrato.