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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CODIGO: FR-GSI-GD-31 VERSION: No. 01 OFICINA PRODUCTORA: 410. GESTION FINANCIERA Página 264 de 357 CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT E M S CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental “TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR” 410-1 ACTAS 2 10 x Esta serie es histórica porque contiene documentos relevantes para la ciencia, la historia y la cultura. 410-1.5 Acta de Comité de Conciliación TD: Convocatoria, acta, anexos El acta es transferida al archivo central por el subproceso presupuesto 410-2 ACUERDOS 410-2.30 Acuerdo de Presupuesto de Rentas y Gastos 1 4 x Los acuerdos son custodiados por el proceso gerencia 410-4 AUDITORIAS 410-4.34 Auditorías Internas de Calidad TD: Programa de auditorías, plan de auditorías, informe de auditoría, 2 x En archivo de gestión dos años según lo
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CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
410-1 ACTAS 2 10 x Esta serie es histórica porque contiene documentos relevantes para la ciencia, la historia y la cultura.
410-1.5 Acta de Comité de Conciliación TD: Convocatoria, acta, anexos
El acta es transferida al archivo central por el subproceso presupuesto
410-2 ACUERDOS
410-2.30 Acuerdo de Presupuesto de Rentas y Gastos 1 4 x Los acuerdos son custodiados por el proceso gerencia
410-4 AUDITORIAS
410-4.34 Auditorías Internas de Calidad TD: Programa de auditorías, plan de auditorías, informe de auditoría,
2 x En archivo de gestión dos años según lo
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
comunicaciones estipula el listado maestro de registros de calidad y se transfiere al proceso de calidad
410-4.35 Auditorías Internas de Control Interno TD: Programa de auditorías, matriz de seguimiento auditorías de control, comunicaciones
2 x En archivo de gestión dos años según lo estipula el listado maestro de registros de calidad y se transfiere al proceso de Control Interno
410-11 BOLETINES
410-11.47 Boletín de Deudores Morosos TD: Reporte de cartera deudores morosos
2 10 x Se elimina el impreso porque queda en el sistema
410-17 CERTIFICACIONES
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
410-17.57 Certificación Bancaria 1 x Se depura cada cuatro meses, por perdida de vigencia
410-17.58 Certificado de Disponibilidad Presupuestal 1 2 x Se elimina del subproceso presupuesto porque es un tipo documental de la cuenta mensual de tesorería
410-17.59 Certificado de Ingresos y Retenciones TD: Certificados por proveedores
1 1 Se elimina del subproceso presupuesto porque es un tipo documental de la cuenta mensual de tesorería
410-17.60 Certificado de Registro Presupuestal TD: Consecutivo de RPD por rubros, planilla de registro
1 x Se elimina del subproceso
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presupuesto porque es un tipo documental de la cuenta mensual de tesorería
410-19 COMPROBANTES
410-19.65 Comprobante Contable TD: Comprobante, comprobante de causación, documentos a fines
1 5 x Contiene valor contable, fiscal, jurídico e histórico
410-20 COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS 1 1 x Perdida de vigencia y valor administrativo
410-20.487 Memorando 410-20.507 Notas Internas 410-20.516 Oficios
410-21 CONCILIACIONES
410-21.70 Conciliación Bancaria
TD: Formato, extractos bancarios, libro auxiliar de bancos
1 x En archivo de gestión la custodia el
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CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
subproceso tesorería. Se elimina del subproceso porque es un tipo documental de la cuenta mensual de tesorería
410-21.71 Conciliación de Contabilidad con: Facturación, Cartera, Costos, Glosas, Inventarios, Nómina y Aportes TD: Cuadros de conciliación, documentos afines
1 5 x Pérdida de vigencia y valor administrativo, contable y fiscal
410-21.79 Conciliación de Glosas TD: Conciliación Prefactura, acta de conciliación de glosas
1 5 x Pérdida de vigencia administrativa y contable
410-21.80 Conciliación de Presupuesto con: Compras, Suministro, Contratación, Contabilidad, Facturación, Glosas, Cartera, Tesorería, Nomina y Aportes TD: Acta, cuadro de conciliación, documentos afines
1 5 x Pérdida de vigencia administrativa, contable y fiscal
410-22 CONSOLIDADOS
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
410-22.88 Consolidado Errores de Facturación TD: Formato
1 x Se actualiza mes a mes y se lleva en archivo digital
410-27 CUADROS
410-27.126 Cuadros de Turnos TD: Cuadros de turno área facturación, reporte de novedades
1 x La transferencia al archivo central la realiza el proceso talento humano
410-28 CUENTAS
410-28.127 Cuenta de Cobro TD: Factura Individual, documentos afines según norma 3047
1 1 x El subproceso facturación la transfiere al archivo central
410-28.128 Cuenta Mensual Tesorería Comprobantes de egreso, orden de pago, factura de venta o contrato, orden de compra, recibo de mercancía, recibo a satisfacción,
1 10 x En archivo de gestión lo custodia el subproceso tesorería.
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
certificado de disponibilidad presupuestal, certificado de Registro presupuestal, nota debito a proveedor, nota crédito a proveedor, conciliación bancaria, extracto bancario, copia libro auxiliar de banco, notas bancarias, legalización de avances, descuentos, nomina personal de planta, consignaciones Bancarias, ingresos por rubro presupuestal entre fechas, estado de tesorería al periodo,
Su conservación es total por que contiene valor jurídico, contable, fiscal e histórico
410-33 DECLARACIONES
410-33.132 Declaración Anual de Ingresos y Patrimonio TD: Balance de prueba, borrador de la declaración
1 5 x Contiene valor administrativo, fiscal, jurídico, contable e histórico
410-33.133 Declaración Mensual de Retención en la Fuente TD: Liquidación declaración libro auxiliar de cuentas por pagar por concepto de retenciones
1 5 x Contiene valor administrativo, fiscal, jurídico, contable e histórico
410-35 DOCUMENTOS DEL GRUPO DE TRABAJO 2 3 x Se seleccionan las actas para su
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
conservación total por el valor técnico, administrativo, científico e histórico que ellas representan
410-35.162 Documentos del Grupo de Trabajo Subproceso Cartera TD: Acta, informes, comunicaciones, soportes de pago y documentos afines
410-35.163 Documentos del Grupo de Trabajo Subproceso Contabilidad TD: Actas, informes, comunicaciones y documentos afines
410-35.164 Documentos del Grupo de Trabajo Subproceso Costos TD: Actas, resoluciones, informes, comunicaciones y documentos afines
410-35.168 Documentos del Grupo de Trabajo Subproceso Facturación TD: Actas, informes, comunicaciones y documentos afines
410-35.174 Documentos del Grupo de Trabajo Subproceso Presupuesto TD: Actas, informes, proyecciones del presupuesto, comunicaciones y
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
documentos afines
410-35.181 Documentos del Grupo de Trabajo Subproceso Tesorería TD: Actas, informes, comunicaciones oficiales y documentos afines
410-36 DOCUMENTOS EXTERNOS
410-36.209 Extracto Bancario 2 3 x Pierde vigencia administrativa
410-36.223 Formulario Cierre de Tesorería 2 3 x Pierde vigencia administrativa
410-36.224 Formulario Cuentas Bancarias 1 x Se elimina el físico porque se conserva en el sistema
410-36.225 Formulario Estado de Fondos Entidades Territoriales 1 x Se elimina el físico porque se conserva en el sistema
410-36.499 Normograma 1 x Se selecciona solo la normatividad vigente
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
para custodiarla en el sistema
410-36.572 Registro Consignación Bancaria
1 x Contiene información con valor contable
410-41 EJECUCIONES PRESUPUESTALES MENSUALES TD: Ejecución presupuestal de ingresos, ejecución presupuestal de gastos, informe de recaudos, informe de glosas, informe de facturación, relación de egresos entre fechas, relación de cuentas por pagar del periodo, reporte de la red hospitalaria F1
2 3 x Solo se conserva el producido de los últimos 10 años
410-43 ESTADOS FINANCIEROS Y ECONOMICOS 2 20 x Se selecciona un 10% de la producción anual para su conservación
410-43.41 Balance de Prueba 410-43.42 Balance General 410-43.197 Estado de Cambios en el Patrimonio 410-43.198 Estado de Cambios en la Situación Financiera
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
410-43.199 Estado de Flujo de Efectivo 410-43.200 Estado de Resultados
410-43.292 Indicadores Financieros 410-43.509 Notas de Análisis Complementarias 410-43.510 Notas de Carácter General 410-43.511 Notas Especificas a los Estados Financieros
410-50 FACTURAS TD: Factura, hoja de admisión, copia de documento de identificación del paciente, copia carne EPS, formato de verificación de derechos, copia de denuncio, estado de cuenta, impresión de Fosyga, DNP, base Cauca, base desplazados, anexo 2, anexo 3, copia de OPS, fotocopia de cedula en atenciones de SOAT del paciente y del conductor, copia de tarjeta de propiedad de vehículo, copia de póliza SOAT
3 7 x Valor administrativo, jurídico e histórico
410-74 INDICADORES
410-74.291 Indicadores del Proceso 3 x Lo transfiere al archivo
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TD: Matriz de indicadores de proceso, formatos, reporte de indicadores, presentación de indicadores, informes
central el subproceso estadística
410-75 INFORMES
410-75.294 Información Exógena Anual TD: libro auxiliar por terceros de toda la vigencia, libro auxiliar por terceros de todas las cuentas contables por año
1 5 x Contiene valor administrativo, fiscal, jurídico, contable e histórico
410-75.298 Informes a Entidades del Estado TD: Banco de la Republica, DIAN, solicitudes, informes, comunicaciones, anexos
3 10 x Contiene documentos
relevantes para la
historia, la ciencia y la
cultura. Se transfiere en
archivo escaneado
410-75.299 Informes a Organismos de Control TD: Contraloría general, supersalud, ministerio de la protección social, secretaria departamental de salud, contraloría departamental,
3 10 x Contiene documentos
relevantes para la
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
contaduría general de la nación, solicitudes, informes, comunicaciones, anexos
historia, la ciencia y la
cultura. Se transfiere en
archivo escaneado
410-75.304 Informes de Análisis de Inventario Físico Valorizado TD: Tablas tarjeta de control, informes del sistema
1 x Se elimina el físico
porque se custodia en
el sistema
410-75.307 Informes de Conciliación 3 5 x Perdida de vigencia administrativa y jurídica
410-75.312 Informes de Costo Estándar TD: Valor ideal de los productos por costo del estándar. Tiempos y suministros por procedimiento- estandarización
2 10 x Perdida de vigencia administrativa
410-75.314 Informes de Costos por Centro de Costo TD: Análisis de costos mes, informe consolidado de gastos generales, informe consolidado de suministros, consolidado y registro
1 5 x El físico se elimina y queda en bakcup
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de producción, informe consolidado de costo de mano de obra , informe consolidado costo primo, informe consolidado de costo total final, informe consolidado costo distribuido, consolidado de facturación, margen de operación acumulado en el periodo, reportes del sistema, gráficos
410-75.315 Informes de Estado de Tesorería al Periodo (Saldo Caja Bancos) TD: Recibos de caja, comprobantes de ingreso, notas debito, traslados, notas crédito, actas de arqueo.
1 1 x Se elimina el físico
porque se custodia en
el sistema
410-75.336 Informes Inventario de Bienes TD: Consolidado valorizado, tarjetas de conteo
1 1 x El inventario de bienes se encuentra en el subproceso compras y suministros
410-77 INSTRUMENTOS DE CONTROL
410-77.66 Compromiso de Pago 2 x Pérdida de vigencia administrativa, fiscal y
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contable
410-77.573 Registro Control Cuentas por Pagar 2 x Se convierte en tipo documental de la ejecución de gastos
410-83 LIBROS
410-83.382 Libro Auxiliar de Bancos 1 x Se elimina por que se actualiza mensualmente
410-83.383 Libro Auxiliar de Caja 5 5 x Contiene información relevante para la historia del hospital
410-83.388 Libro Consecutivo de Cuentas de Cobro 5 5 x Contiene información relevante para la historia del hospital
410-83.389 Libro Control de Refacturaciones 5 5 x Contiene información relevante para la
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historia del hospital
410-83.392 Libro de Contabilidad 5 5 x Contiene información relevante para la historia del hospital
410-83.403 Libro Entrega de Cheques 5 2 x Contiene información relevante para la historia del hospital
410-83.407 Libro Radicador Certificados de Registro Presupuestal 5 2 x Contiene información relevante para la historia del hospital
410-83.410 Libro Radicador de Entrega de Cuentas a Cartera 5 2 x Contiene información relevante para la historia del hospital
410-83.412 Libro Radicador Disponibilidades y Ordenes de Pago 5 5 x Contiene información relevante para la historia del hospital
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410-88 MANUALES 4 x Normatividad ISO 9001:2000 (Diciembre de 2000) control de la documentación (4.2) el documento obsoleto se elimina. Lo actualiza y transfiere al archivo central el proceso de calidad
410-88.467 Manual de Procedimientos Gestión Financiera-Cartera TD: Documentos de dirección, documentos del proceso, documentos de apoyo
410-88.468 Manual de Procedimientos Gestión Financiera-Contabilidad TD: Documentos de dirección, documentos del proceso, documentos de apoyo
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“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
410-88.469 Manual de Procedimientos Gestión Financiera-Costos TD: Documentos de dirección, documentos del proceso, documentos de apoyo
410-88.470 Manual de Procedimientos Gestión Financiera-Facturación TD: Documentos de dirección, documentos del proceso, documentos de apoyo
410-88.471 Manual de Procedimientos Gestión Financiera-Presupuesto TD: Documentos de dirección, documentos del proceso, documentos de apoyo
410-88.472 Manual de Procedimientos Gestión Financiera-Tesorería TD: Documentos de dirección, documentos del proceso, documentos de apoyo
410-95 NOTAS
410-95.500 Nota Crédito Cartera Anticipo por Legalizar 1 x Se custodia en el sistema
410-95.501 Nota Crédito Gastos Financieros Cartera 1 x Se custodia en el
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sistema
410-95.502 Nota Crédito Glosa Digitada 1 x Se custodia en el sistema
410-95.503 Nota Crédito Proveedores 2 1 x Se conserva en medio magnético el 10% de lo producido en 3 años
410-95.504 Nota Debito N1-Cartera 1 x Se custodia en el sistema
410-95.505 Nota Debito Proveedores 1 x Se custodia en el sistema
410-95.506 Nota Debito Ya-Anticipo de Cartera 1 x Se custodia en el sistema
410-95.508 Notas Contables 2 5 x La información es relevante por su valor contable, jurídico e histórico
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PROCEDIMIENTOS ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL CT E M S
CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
410-106 PLANES
410-106.485 Matriz de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejoramiento TD: Matriz formulada, informes, comunicaciones
3 5 x Pérdida de valor administrativo
410-106.532 Plan Anual de Caja TD: Reporte de ejecución del PAC de la vigencia
2 3 x La información es relevante por su valor contable, jurídico e histórico
410-106.535 Plan de Acción TD: Formato 5W1H, informe plan de acción
3 2 x Perdida de vigencia
410-124 REGISTROS
410-124.563 Registro Amortización Mensual TD: registro gastos para diferir encontrados en consumos, gastos mensuales para amortizar y depreciar.
3 2 x Pérdida de vigencia administrativa
410-124.564 Registro Aplicación de Anticipos Cartera 3 2 x Pérdida de vigencia administrativa
410-124.565 Registro Arqueo de Caja 1 x La información se
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CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
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requiere como suministro para generación de los indicadores del proceso
410-124.585 Registro de Mano de Obra
TD: Nominas mensuales de planta de personal, de cooperativa y de ordenes de servicio, archivo plano de mano de obra.
1 x Se custodia en el sistema
410-124.586 Registro de Producción TD: Registro Archivo Plano de Producción, consolidado de producción por centro de costo
1 x Se custodia en el sistema
410-124.587 Registro de Saldo por Zona y Cliente 1 x Se custodia en el sistema y bakcup
410-124.588 Registro de Suministros TD: Informe de consumo de suministros por centro de costo y cuenta contable.
1 x Se custodia en el sistema y bakcup
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CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
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410-124.589 Registro de Validaciones TD: Formato
1 x Se custodia en el sistema y bakcup
410-124.592 Registro Depreciación Mensual TD Formato
1 x Se custodia en el sistema
410-124.612 Registro Estado de Cuenta Detallado por Empresa TD: Formato
1 x Se custodia en el sistema y bakcup
410-124.618 Registro Extracto de Cuenta por Cliente 1 x Se custodia en el sistema y bakcup
410-124.619 Registro Facturas Pendientes por Enviar a Cobro 1 x Se convierte en tipo documental del informe de costos por centro de costos
410-124.620 Registro Gastos Generales TD: Registro gastos por centro de costo, registro gastos de caja menor, registro gastos mensuales encontrados en consumos, cuadre mensual de gastos generales
1 x Se custodia en el sistema
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PROCEDIMIENTOS ARCHIVO DE
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CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
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410-124.622 Registro Gestión de Cobro TD: Formato
1 x Se convierte en tipo documental de la cuenta mensual de tesorería
410-124.625 Registro Hoja de Trabajo TD: Formato
1 x Se custodia en el sistema y bakcup
410-124.632 Registro Manejo de Avances TD: Solicitud de avances, documentos para la legalización de avances
1 x Se custodia en el sistema y bakcup
410-124.639 Registro Matriz de Información Empresas TD: Formato
1 1 x Se elimina en físico porque se custodia en el sistema
410-124.641 Registro Novedades para Nomina TD: Relación de descuentos, documentos afines
1 x La información se requiere como suministro para generación de los indicadores del proceso
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CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
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410-124.642 Registro Oportunidad en la Entrega de Cuentas a Cartera 1 x La información se requiere como suministro para generación de los indicadores del proceso
410-124.647 Registro Programación Horas TD: Registro programación horas médicos especialistas, registro programación horas médicos especialistas por centro de costo, registro programación horas médicos anestesiólogos, registro programación horas médicos servicio social obligatorio, registro programación horas médicos adscritos, registro programación horas médicos de hospitalización, registro programación horas médicos coordinadores y cuadros de turno mensuales.
1 x Se custodia en el sistema
410-124.655 Registro Respuesta de Glosas TD: Formato, comunicaciones, soportes de glosa, historia clínica
1 x La información se requiere como suministro para generación de los
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RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL CT E M S
CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
indicadores del proceso
410-125 RELACIONES
410-125.698 Relación de Cuentas por Pagar
410-125.699 Relación de Facturas Anuladas
410-125.760 Soportes de Pago TD: No. de facturas, valor pagado por factura
410-126 REPORTES
410-126.703 Reporte Circularización de Saldos 1 x La información se requiere como suministro para generación de los indicadores del proceso
410-126.704 Reporte Comprobante de Egreso
1 x Se convierte en tipo documental de la cuenta mensual de
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PROCEDIMIENTOS ARCHIVO DE
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CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
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tesorería
410-126.706 Reporte Cuadro de la Red Hospitalaria F1 1 x Se custodia en el sistema
410-126.711 Reporte de Cartera por Edades Tipo de Crédito, Cliente y Cuenta de Cobro
1 x Se convierte en tipo documental de la cuenta mensual de tesorería
410-126.712 Reporte de Cartera Radicada por Edades Tipo de Crédito, Cliente
1 x Se convierte en tipo documental porque hace parte de la ejecución presupuestal
410-126.730 Reporte GEMA TD: No conformes, incidentes, eventos adversos, plan acción gema
1 x Se elimina por que el
proceso de Calidad lo
conserva en magnético
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VERSION: No. 01 OFICINA PRODUCTORA: 410. GESTION FINANCIERA Página 290 de 357
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PROCEDIMIENTOS ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL CT E M S
CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
410-126.731 Reporte Ingresos por Rubro Presupuestal Entre Fechas 1 x Se custodia en el sistema
410-126.732 Reporte Recaudo entre Fechas por Centro de Costos TD: Relación diaria de recibos
1 5 x Se custodia en el sistema
410-126.733 Reporte Relación de Egresos entre Fechas 1 5 x Se custodia en el sistema
410-127 RESOLUCIONES
410-127.741 Resolución Modificación al Presupuesto 2 1 x Valor contable e histórico
410-132 SOLICITUDES
410-132.758 Solicitud Pedidos TD: Formato de solicitud , comprobante egreso de bodega
1 x Se elimina por perdida de vigencia y la transferencia al archivo central la realiza el subproceso compras y
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CT: Conservación Total SERIE: MAYÚSCULA FIJA Y NEGRILLA E: Eliminación SUBSERIE: Mayúsculas Iníciales y Negrilla Sostenida M: Microfilmación TIPO: Mayúscula Inicial S: Selección TD: Tipo Documental Responsable: Lucia Rodríguez Rojas Fecha: 22 de Diciembre de 2011 Líder Subproceso Gestión Documental
“TRABAJAMOS EN EQUIPO CON EXCELENCIA, POR SU SALUD Y BIENESTAR”
suministros
410-132.759 Solicitud Servicio de Mantenimiento TD: Formato de solicitud, orden de trabajo, comunicaciones, registro de mantenimiento e informe técnico
1 x Se elimina por perdida de valor técnico y la transferencia al archivo central la realiza el subproceso mantenimiento
