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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO PERIODO NOVIEMBRE 2018 A FEBRERO DE 2019 OFICINA DE CONTROL INTERNO

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

PERIODO NOVIEMBRE 2018 A FEBRERO DE 2019

OFICINA DE CONTROL INTERNO

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INTRODUCCIÓN De conformidad con las disposiciones contenidas en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno presenta y publica el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), correspondiente al periodo noviembre de 2018 a febrero de 2019. A partir de la implementación del Modelo MIPG Decreto 1499 de 2017, el seguimiento pormenorizado por parte de la Oficina de Control Interno OCIN, se enmarca en los postulados del MIPG, sus siete (7) dimensiones, de las cuales hace parte el control interno, las políticas definidas para cada dimensión, y las cuatro (4) líneas de defensa de que trata este Modelo1. Séptima Dimensión Séptima dimensión – Control Interno

Fuente: Manual Operativo MIPG – versión publicada en Página web Función Pública 29-01-2018

1 Manual Operativo MIPG

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Este informe se continúa presentando bajo la estructura del Modelo MECI, enfocado en la séptima dimensión de control interno dentro del MIPG, en línea con las buenas prácticas que referencia el Modelo COSO, y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1) Ambiente de Control, 2) Evaluación del Riesgo, 3) Actividades de Control, 4) Información y Comunicación y 5) Actividades de Monitoreo. Institucionalidad De acuerdo con lo previsto en el Decreto 648 y 1499 de 2017, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca actualizó los actos administrativos relacionados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, mediante Resolución No. 3835 del 29 de noviembre de 2018 “Por la cual se modifica la Resolución CAR No. 070 de 2018, por la cual se crea y se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca –CAR- y se dictan otras disposiciones”.

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

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Igualmente se tuvo en cuenta la integración de la Política de Mejora Normativa, en atención al Decreto 1299 de 2018, política que busca, mejorar “la calidad en la producción de las normas, su impacto, la racionalización del inventario normativo, la participación y consulta pública en el proceso de elaboración de las normas, la generación de capacidades dentro de la administración pública, al igual que la defensa y la divulgación del ordenamiento jurídico”. El sistema de control interno de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), ha mantenido un desarrollo sostenido, propendiendo por el aseguramiento y mantenimiento de la calidad, siendo una constante la actualización y mejora continua de sus procesos, para el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. Para el funcionamiento del Sistema de Gestión Publica establecido en la Entidad y su articulación con el Sistema de Control Interno, la entidad ha continuado con la implementación del Modelo de Planeación y Gestión (MIPG), acorde con lo establecido en el Manual Operativo 2, dispuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, el cual está integrado por 7 dimensiones, a saber: 1. Dimensión Talento Humano 2. Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación 3. Dimensión Gestión con Valores para el Resultado 4. Dimensión Evaluación para el Resultado 5. Dimensión Formación y Comunicación 6. Dimensión Gestión del Conocimiento e Innovación 7. Dimensión Control Interno En la CAR, la metodología del MIPG, fue socializada por parte de la Oficina Asesora de Planeación a los distintos procesos, así mismo, teniendo en cuenta la evaluación realizada por la Oficina de Control Interno, se desarrollaron mesas de trabajo con los responsables de cada área, en la cual se tuvieron en cuenta las recomendaciones de la OCIN, y se generó el documento, con los ajustes correspondientes para la implementación del plan de acción, buscando la sostenibilidad y mejora del modelo en la entidad. De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, la dimensión de Control Interno se desarrollará a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el cual fue actualizado en el marco general de MIPG y fundamentado en 5 componentes:

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Fuente: MIPG

A continuación de manera resumida se reflejan acciones adelantadas en la entidad, de acuerdo a la estructura del Modelo Estándar de Control Interno:

I. AMBIENTE DE CONTROL

Este componente focaliza primordialmente el compromiso de la Corporación con la integridad, la cual se vivencio a lo largo de la gestión institucional, mediante la ejecución de las siguientes actividades: Gestión Estratégica del Talento Humano La Gestión del Talento Humano de forma estratégica hacia el logro de los objetivos de la Corporación, de que trata esta dimensión, se enmarca en el desarrollo del Proceso de Gestión del Talento Humano, el cual reporta para el periodo objetivo de este informe la formulación de su “Plan Institucional de Capacitación, Bienestar e Incentivos, Seguridad en el Trabajo” conformado por sus planes de: “Institucional de Capacitación 2018” y “Plan Estratégico del Talento Humano (PETH) vigencia 2018”, cuya construcción parte del Diagnóstico de Necesidades e intereses de los servidores de Entidad, como por ejemplo intereses en participación de actividades culturales, deportivas y torneos internos, y jornadas de esparcimiento y recreación, como se muestra a continuación:

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Políticas de operación del Proceso de Gestión Humana. El proceso de Gestión del Talento Humano cuenta con Políticas que propendan por el mejoramiento continuo mediante la ejecución de planes, programas y proyectos, alineados con la planeación estratégica de la entidad. En este periodo evaluado, frente al monitoreo y/o seguimiento del SIGEP, se continua adelantando ejercicios seguimiento y control para asegurar la confiabilidad de la información registrada en el Sistema. Igualmente, el proceso de Gestión del Talento Humano, adelanto las actividades propuestas en el Plan de Acción por Procesos, reportando su ejecución a diciembre 31 de 2018. En el componente Desarrollo del Talento Humano, se llevaron a cabo las siguientes actividades:

Temáticas asociadas a Rutas de Creación de Valor Plan de Bienestar Social e Incentivos

En los meses de noviembre y diciembre se continuó con el desarrollo de las actividades planteadas con el Plan de Bienestar social correspondiente a la vigencia 2018:

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Jornadas deportivas Jornada deportiva dirigida a las Direcciones Regionales, en las que se

desarrollaron los diferentes torneos

Programas recreativos Vacaciones recreativas, jornadas culturales para hijos de servidores,

actividades de recreación Institucional de fin de año y reconocimiento de

incentivos, navidad ambiental para hijos de servidores, jornada

prepensionados.

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano

Se adoptó el Plan de Bienestar Social para la vigencia 2019, mediante Resolución 207 del 28 de enero 2019 “Por la cual se adopta el plan de bienestar social, para los servidores públicos de la Corporación”. Con relación al Plan de Incentivos En atención a las Políticas de Talento Humano, se adoptó la Resolución No. 3827 del 29 de noviembre de 2018, "Por la cual se proclaman el mejor empleado de carrera administrativa, los mejores empleados de carrera administrativa de cada nivel jerárquico y el mejor funcionario de libre nombramiento y remoción para el

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periodo comprendido entre el 1 de febrero de 2017 y el 31 de enero de 2018, los mejores equipos de trabajo del año 2018 y se les reconocen incentivos a los mejores equipos de trabajo del año 2018 y se les reconocen pecuniarios y no pecuniarios". Así mismo, en el desarrollo de la actividad institucional de fin de año, se adelantó la premiación de los mejores equipos de trabajo correspondiente a la vigencia 2018 y se realizaron los pagos a los mejores empleados. Evaluación del desempeño La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), mediante la Resolución No. 198 del 25 de enero de 2019 “Por la cual se da cumplimiento al Auto de fecha 16 de agosto de 2018, proferida por el Consejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda - Subsección A, dentro del Proceso No 0677-2017”, suspendió provisionalmente el artículo 3 de la Resolución No. 2466 de 2018 “Por la cual se reglamenta la evaluación del desempeño laboral de los empleados públicos de la entidad”, que corresponde a evaluación del desempeño funcionarios provisionales, conforme a lo ordenado en el Auto proferido por el Consejo de Estado. La Oficina de Talento Humano, en cumplimiento del Acuerdo No. 565 de 2016 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil, Resolución CAR No. 2466 de 2016 y Circular de la CNSC No 20181000000067 (suspensión algunos apartes del Acuerdo 565 de 2016) solicito a los directores y jefes de oficina, la realización de la Evaluación del Desempeño Laboral anual para el periodo comprendido entre el 1 de febrero de 2018 al 31 de enero de 2019. Igualmente, mediante Resolución CAR 0321 del 7 de febrero de 2019, “Por la cual se reglamenta la evaluación del desempeño laboral de los empleados públicos de la entidad”, en la cual, adopto la evaluación del desempeño laboral de los servidores con derechos de carrera administrativa y en periodo de prueba y para los empleados de libre nombramiento y remoción de los niveles asesor con personal a cargo, profesional, técnico y asistencial, el sistema tipo de evaluación del desempeño aprobado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, mediante Acuerdo No. 20181000006176 del 10 de octubre de 2018; hasta cuando la Corporación cuente con un sistema propio de EDL. Se implementó el aplicativo Sistema de Evaluación del Desempeño (SEDEL) para realizar el proceso de concertación de compromisos y evaluación del desempeño dando cumplimiento al Acuerdo 617 de 2018 y se elaboró un instructivo que describe casa paso a adelantar y se viene brindando asesoría a nivel Corporativo. Se capacitó a 239 funcionarios evaluadores y evaluados, en la aplicación del proceso de evaluación anual Acuerdo 565 de 2016 y concertación de compromisos Acuerdo 617 de 2018.

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Clima organizacional

De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Talento Humano, se diseñó e impulsó el Programa para la Atención del Bienestar del Funcionario "PABF", con el fin de aportar al mejoramiento en el equilibrio entre la vida personal y la vida laboral de los Funcionarios. Mediante el instrumento CLICAR2018, se realizó prueba piloto con la Oficina Asesora de Planeación para la medición del clima organizacional. Se lleva a cabo el Programa de Atención para el Bienestar para el Funcionario frente a intervenciones jurídicas, sociales y círculos de apoyo psicoemocional. Plan Institucional de Capacitación

De acuerdo a la información suministrada por la Oficina de Talento Humanos, para el periodo evaluado se adelantaron las siguientes actividades: Se realizaron procesos de inducción institucional para los nuevos servidores públicos de la CAR en periodo de prueba, como resultado de la convocatoria CNSC No. 435 de 2016. Realización de cuatro programas especiales de actualización para servidores públicos de la Corporación. Se aplicó de la encuesta para el diagnóstico necesidades individuales y por dependencias en función del Decreto 1567 de 1998 y el Decreto 1083 de 2015 y para posteriormente formular el Plan Institucional de Capacitación 2019.

Seguridad y Salud en el Trabajo

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), dentro del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, se han elaborado folletos informativos tendientes a comunicar Tips de Prevención, lecciones aprendidas, la importancia de asistir a las capacitación de Seguridad y Salud en el Trabajo, como acciones para la mejora continua. La Oficina de Talento Humano en coordinación con la Administradora de Riesgos Laborales ARL, adelanto capacitación sobre investigación accidentes de trabajo, con el ánimo de afianzar el conocimiento y asegurar la calidad de las investigaciones de los accidentes de trabajo.

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Se emitieron circulares con lecciones aprendidas derivadas de investigaciones de accidentes de trabajo ocurridos durante la participación en actividades deportivas, recreativas y culturales organizadas por la Corporación. Se han efectuado todas las afiliaciones de ARL; así mismo, se realizó un acompañamiento al proyecto “Recuperación hidráulica y ambiental del complejo Lagunar de Fúquene, Cucunubá y Palacio” específicamente al equipo Draga de corte y succión Ellicott 1870, donde evidenciaron aspectos a mejorar, que fueron comunicados al área responsable para la implementación del plan de acción, que permita dar cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo. Igualmente, se desarrollaron las siguientes actividades:

Programa Actividad

Identificación y control de riesgos en SST

Actualización del Procedimiento de Identificación, valoración de riesgos y establecimiento de controles Socialización para implementar el formato pre-operacional para salida a campo en 12 direcciones regionales y el laboratorio Diseño y aplicación de la encuesta del perfil socio-demográfico de la entidad

Seguridad - Elementos de Protección Personal

Revisión y actualización del profesiograma y formato de verificación de elementos de protección personal. Entrega de elementos de protección personal para funcionarios Inspección de elementos de protección personal de funcionarios y contratistas

Gestión de requisitos legales - Planificación y cumplimiento

Aplicación de la Autoevaluación del Sistema de Gestión de SST con la metodología de la Resolución 1111 de 2017. Actualización del normograma Reunión trimestral del comité de Convivencia Reuniones mensuales del COPASST Afiliación a la ARL de funcionarios nuevos, contratistas y estudiantes. Reporte de accidentes ante la ARL Revisión y solicitud de actualización de indicadores del proceso GHU en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Concientización y competencia

Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo a funcionarios nuevos Exámenes ocupacionales ingreso, post-incapacidad, retiro. Capacitación a los nuevos integrantes del Comité de Convivencia sobre sus funciones y responsabilidades.

Seguridad vial

Reunión del Comité de Seguridad Vial Diseño e implementación de la herramienta de comunicación de riesgos y procedimientos o políticas para usuarios de transporte Inspección de vehículos contratados Mesa de trabajo para la actualización del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

Seguridad - Contratistas

Presentación de la propuesta de actualización del Anexo 2 del Manual de Supervisión e Interventoría y otros documentos relacionados con requisitos HSEQ para contratistas Evaluación y seguimiento al cumplimiento legal en SST de contratistas.

Preparación y respuesta a Emergencias

Análisis de necesidades y convocatoria para conformación de la brigada de emergencias Evaluación de los planes de emergencias y formulación del plan de actualización

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano

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Integridad

Este componente focaliza primordialmente el compromiso de la Entidad con la integridad, la Oficina de Talento Humano adelanto trabajó en la difusión y sensibilización a los servidores públicos, la socialización del “Código de Integridad – “Valores del Servidor Público”, labor desarrollada con amplia participación, mediante campañas pedagógicas internas en la CAR. Documento que se encuentra publicado en la página web de la Corporación. No obstante, en concordancia con el Decreto Nacional 1499 de 2017 y el Manual Operativo del MIPG-v2, los “Valores del Servicio Público – Código de Integridad”, se invita a que desde la Oficina de Talento Humano y Planeación, se armonice el ideario ético de la Entidad y el Código de Integridad del Servidor Público, mediante el establecimiento de estrategias para la apropiación de valores y comportamientos, que permitan fortalecer la cultura de integridad y la implementación de la Política de Integridad de que trata el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Planeación Institucional: Durante el período evaluado se adelantaron diferentes Comités de Dirección, donde entre otros, se realizaron presentaciones respecto al avance de los Planes, como al Plan de Acción a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, informe de avance de Gestión Contractual a cargo de la Secretaria General, informe del avance de ejecución presupuestal 2018, a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, informe de Auditoria Externa de Certificación, a cargo de la Oficina Asesora de Planeación (OAP) y grupo Auditor, avance del Plan Estratégico del Recurso Humano – PERH, a cargo de la OTH, presentación de cronogramas de reporte del Plan de Acción por Procesos (PAP) de 2018 y Construcción del PAP para el año 2019, a cargo de la OAP, presentación del aplicativo de publicación de Actos Administrativos , a cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, entre otros. Los parámetros y lineamientos para la ejecución de las actividades propias de la gestión institucional están dados en sus políticas de operación, lo mismo que en sus procesos, y procedimientos los cuales a su vez describen en detalle objetivos, líneas y formas de acción, y controles, todo en conjunto atendiendo las correspondientes disposiciones legales que enmarcan la gestión de la Entidad. Política Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público En cumplimiento de las Políticas de Operación del Proceso de Gestión Financiera, se ha venido trabajando sobre la elaboración del presupuesto para lo cual se sigue lo estructurado en el Procedimiento “Elaboración y Aprobación del Presupuesto GFI-PR-02”.

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Seguimiento a la Ejecución Presupuestal Teniendo en cuenta las funciones de medición, seguimiento y mejora continua propias de la Oficina de Control Interno, se viene realizando seguimiento al comportamiento de la ejecución presupuestal, donde para diciembre 31 de 2018 se presentó resumen a la Alta Dirección y líderes de Proceso, la relación con los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda, inversión y reservas (2017).

Fuente: Seguimiento Ejecución Presupuesta 20193108846 Presupuestales equivalentes al 74.01%, se ha comprometido registros presupuestales equivalentes al 74.01% y se han causado pagos por un 27.95% lo cual refleja una moderada ejecución presupuestal y baja ejecución en pagos, para lo cual desde la Oficina de Control Interno se realizaron recomendaciones, con el propósito de propender por la mejora continua. Frente a los proyectos de inversión la ejecución presupuestal, se observó lo siguiente: • Disponibilidad equivalentes al 70.62% • Compromisos equivalentes al 70.62% • Pagos un 15.50% Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Frente a la gestión del riesgo de corrupción, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca-CAR alineada a la política de “Transparencia, participación y servicio al ciudadano” continúa realizando el seguimiento a las actividades enunciadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano-PAAC, realizando diferentes mesas de trabajo con los responsables de cada proceso, para consolidar el seguimiento al PAAC con corte a 30 de diciembre del 2018, siendo publicado en la página de la Corporación, en el enlace. https://www.car.gov.co/vercontenido/2241. En el periodo analizado frente a riesgos de corrupción no se han materializado los riesgos identificados y en cuanto a gestión si bien se materializan riesgos no presentan mayor impacto en la gestión institucional.

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II. EVALUACIÓN DE RIESGOS

Administración de riesgos La Corporación tiene definido en la Política de Administración de Riesgos, que le permite identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de sus objetivos institucionales. Así mismos, conforme a lo establecido en el artículo 2.2.22.3.5 del Decreto 1499 de 2017, el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y atendiendo a los lineamientos del componente de Administración del Riesgo del MECI, la Corporación se encuentra en proceso de actualización de la Política de Administración del Riesgo. De acuerdo a la Resolución CAR 2045 de 2016, los líderes de los procesos efectúan la evaluación de la probabilidad e impacto de los riesgos inherentes a la operación y que se conocen como “riesgos antes de controles”. Al aplicar la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública, que establece la clasificación de las zonas de riesgo como Baja, Moderada, Alta y Extrema, se deduce que los 69 riesgos que componen el mapa de procesos, se comportan de la siguiente forma:

Fuente: Informe de seguimiento riesgos de gestión segundo semestre 2018 - 20193111776

De acuerdo al gráfico anterior, se resalta la importancia a los líderes de los procesos, para mantener los controles en los riesgos que se ubicaron en zona de riesgo baja, así como la necesidad de aumentar los controles en los riesgos residuales, que se ubican en zona de riesgo moderada y alta. Esto con el fin, que estos riesgos no representen una amenaza para el cumplimiento de los objetivos de los procesos y la Corporación.

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Del mismo modo, producto del seguimiento efectuado se detectó la materialización de los siguientes riesgos:

Fuente: Informe se seguimiento a Riesgos de Gestión primer semestre 20183147016

La OCIN remitió informe a los líderes de Procesos con el seguimiento y las respectivas recomendaciones e invito a que en atención a la Resolución CAR 3835 de 2018 y el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), se adelanten las acciones descritas para cada una de las líneas de defensa. Es necesario tomar las medidas para identificar las causas de la materialización de dichos riesgos, desarrollar e implementar planes de contingencia para asegurar la continuidad de los procesos. Por otra parte, la Norma de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 y la Norma de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 que hacen parte del Sistema Integrado de Planeación y Gestión de la Corporación, tienen un enfoque sistemático de pensamiento basado en riesgos, considerado desde el principio y a lo largo de las normas, introduciendo adicionalmente el concepto de oportunidad y su aplicación. Y de acuerdo al artículo 2.2.23.2 del Decreto 1499 de 2017, la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y atendiendo a los lineamientos del componente de Administración del Riesgo del MECI, es necesaria la formulación de Políticas de Administración del Riesgo de la Corporación, acorde a lo indicado en el numeral 7.2.2. "Gestión de los Riesgos Institucionales" del Manual Operativo del MIPG, es pertinente que desde la Oficina Asesora de Planeación se actualice la Política de Administración de Riesgos, en atención a la nueva normativa, definiendo el rol de cada una de las instancias que participan en la definición y ejecución de las acciones, métodos y procedimientos de control y gestión del riesgo, de conformidad con MIPG. (Alta Dirección, Lideres de Proceso, responsables de monitoreo, entre otros).

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Revisar e implementar el esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control establecido en el Manual Operativo del Sistema de Gestión de MIPG, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, y de acuerdo a las competencias descritas para las diferentes líneas de defensa.

III. ACTIVIDADES DE CONTROL

En materia de Políticas de Operación, en el cuatrimestre se documentaron entre otras las siguientes actividades: El Sistema de gestión de la Corporación cuenta con políticas formuladas que dan línea para la operación de sus procesos. En el marco del Sistema de Gestión Ambiental de la Corporación, certificado bajo la norma ISO 14001:2015, que cuenta con una Política del Sistema Integrado de Gestión Pública, la cual en su componente ambiental establece que “minimizar los impactos ambientales que ocasionan el agotamiento de los recursos naturales renovables en el desarrollo de las actividades de la CAR, para prevenir la contaminación, adaptarse al cambio climático y hacer un uso sostenible de los recursos”. En ese sentido, la Corporación socializo la matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales producto del desarrollo de las actividades de la Entidad.

Fuente: OAP

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Las Políticas de Operación de la Corporación han sido definidas y documentadas en los procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Pública y se difunden a través de la Oficina Asesora de Planeación y su publicación en la plataforma documental de la entidad, Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”. Teniendo en cuenta la importancia de las Políticas de Operación como elemento de control, para la definición de lineamientos alineados a los procesos y actividades, se observó para el periodo en seguimiento la actualización de algunos procedimientos, como se detalla a continuación:

Fuente: Sidcar 20184100394

Desde la alta Dirección se ha venido haciendo la invitación a mantener el compromiso frente a los Sistemas de Gestión y el mejoramiento continuo con el fin de asegurar la satisfacción de nuestros clientes, la seguridad de nuestros funcionarios y colaboradores, nuestra responsabilidad con el medio ambiente y continuar como referentes de gestión en nuestra jurisdicción.

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La Dirección General comunico “Que una vez finalizado el proceso de Auditoría de Certificación, llevado a cabo por parte del ente certificador SGS Colombia S.A.S, en el cual el equipo auditor verificó que la Corporación ha establecido y mantenido su Sistema de Gestión de acuerdo con los requisitos de la norma, demostrando la capacidad del sistema para alcanzar sistemáticamente los requisitos establecidos para los productos o servicios dentro del alcance y los objetivos de la política de la organización. Por lo tanto, el equipo auditor, basado en los resultados de esta Auditoría y el estado de desarrollo y madurez demostrado del Sistema, ha recomendado renovar las certificaciones del Sistema de Gestión de acuerdo con las Normas de Calidad ISO 9001:2015, Ambiental ISO 14001:2015 y de Seguridad y salud en el Trabajo OHSAS 18001:2007”. De otra parte, dentro del seguimiento y evaluación de las metas, planes programas y proyectos de la Corporación, analizó la información reportada por los líderes de procesos de acuerdo al documento GSG-PR-04-GI-01 Guía Metodológica Cuadro de Mando Integral, el cumplimiento de los Objetivos de Calidad diligenciados en formato GSG-PR-04-FR-02 Cuadro de Mando Integral de los Indicadores de Gestión de Procesos y remitió el consolidado a la Oficina de Control Interno para la evaluación y recomendaciones. La Oficina de Control Interno en cumplimiento de sus funciones efectuó el seguimiento a los indicadores de gestión, verificando las evidencias suministradas por los líderes de proceso, comparadas con la hoja de vida del indicador. Producto del seguimiento se evidenció el incumplimiento de las metas de los indicadores en los siguientes procesos:

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Fuente: Sidcar 20193111763

La OCIN presento el informe de seguimiento a los líderes de procesos donde se efectuaron recomendaciones como:

Mantener el constante monitoreo de las acciones definidas, desde la visión de verificar el cumplimiento de las metas, la generación correcta de la medición, establecer los registros que comprueban el resultado alcanzado y establecer los controles y acciones con el grupo de trabajo, que permitan mantener los resultados programados.

Elaborar los planes de mejora para el caso de los indicadores que se ubicaron en los rangos “Riesgo y Críticos”, a fin de diseñar las acciones correctivas que permitan verificar en el próximo reporte su cumplimiento.

Verificar los datos reportados, para garantizar la exactitud, calidad y veracidad a fin de evitar riesgos en análisis y toma de decisiones frente a datos incorrectos.

Así mismo, se incluirán en el Programa de Auditoría 2019 los Procesos que presentaron indicadores en “Riesgo” y “Crítico”, con el fin de verificar el origen del incumplimiento de las metas, así como la formulación de planes de mejoramiento producto del análisis del líder del Proceso.

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Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos: Estructura Organizacional

La estructura organizacional de la Corporación está definida y publicada en la página web de la Entidad. Actualmente, el organigrama se encuentra publicado en la página Web de la Corporación, link: https://www.car.gov.co/vercontenido/2216 Durante el periodo de análisis se presentaron los siguientes movimientos en la planta de personal de la Corporación:

Nivel Vinculaciones Encargos Re-ubicaciones y

Traslados Retiros

Libre nombramiento y remoción 6 7 0 1

Provisional 4 N/A 0 48

Carrera administrativa 55 10 2 8

OTRAS NOVEDADES

Terminación encargo Comisión para desempeñar

empleos de L.N.R.

Libre nombramiento y remoción 6 N/A

Carrera administrativa 21 3 Fuente: Datos oficina de Talento Humano

De los 331 empleos ofertados en la Convocatoria 435 de 2016 y con corte al 28 de febrero de 2019 hay provistos en período de prueba 237 empleos correspondientes al 71,60 %. Modelo de Operación por Procesos La documentación del Sistema incluye la declaración de la política y objetivos de calidad, el Manual de Calidad y otros manuales, los documentos de planificación, la caracterización de los procesos y subprocesos, los procedimientos (documentos de operación y control), las guías, los instructivos y los formatos que son difundidos a través de la Oficina Asesora de Planeación y publicados en la página web de la Entidad, en S:\ Procesos y Procedimientos SIGESPU//DELLBOGOTA. La Corporación modifico la Resolución CAR No. 070 de 2018, mediante la Resolución CAR No. 3835 de 29 de noviembre de 2018 “Por la cual se modifica Resolución CAR No. 070 de 2018, por la cual se crea y conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) y se dictan otras disposiciones”

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Divulgación de los Procedimientos: Durante el período de análisis, se realizaron cambios y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública, los cuales fueron socializados a todos los funcionarios y contratista de la Entidad mediante el Sistema de Gestión documental, referenciados en los sidcar 2018100347, 20184100353, 20184100352.

IV. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

En cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC), desde la Dirección General se recordó, “Que se incorporó en los Planes de Acción por Procesos (PAP) y el Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano (PIASC) de la entidad, el fortalecimiento de la Cultura del Servicio, a través de una de sus estrategias como es la implementación del Protocolo de Atención y Servicio al Ciudadano, que hace parte del procedimiento GSC - PR - 01, (Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano), en el cual se establecen los atributos del buen servicio y los parámetros sobre cómo deben ser atendidos nuestros usuarios, a través de los diferentes canales oficiales de recepción de peticiones y atención a los ciudadanos, a saber:

Atención Presencial: Los Usuarios CAR tienen a su disposición atención personalizada por profesionales idóneos a través del SAC de las 14 Direcciones Regionales, SAC del nivel central y punto de atención de la Dirección de laboratorio e innovación ambiental (Ver direcciones y teléfonos en la página web https://www.car.gov.co/vercontenido/156).

Línea Telefónica: 580-11-11

Línea Telefónica gratuita: 01 8000 915 317 - 01 8000 913606.

Radicación Escrita: Nuestros Usuarios tienen la oportunidad de radicar documentos en el SAC de las 14 Direcciones Regionales o a través del área de Gestión Documental, ubicada en la sede central de la Corporación, Av. de la Esperanza No. 62 - 49, Complejo Empresarial Gran Estación, piso 6.

Medios Electrónicos: Página Institucional https://www.car.gov.co/ (PQR) y Correo Electrónico Institucional [email protected].

De igual manera me permito invitar a todos los servidores que hacen parte del equipo CAR para que consulten y apliquen lo establecido dentro del Protocolo de Atención y Servicio al Ciudadano, el cual se encuentra publicado en procesos y procedimientos de la entidad en la nuestra página web https://www.car.gov.co/uploads/files/5adfa2bdc3a15.pdf

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Así como en el servidor oficial de Procesos y Procedimientos en el proceso de Gestión de Atención y Servicio al Ciudadano”. Por otro lado, la Corporación ha venido fortaleciendo el Sistema de Gestión Documental (SIDCAR), sistema para controlar, elaborar y agilizar eficazmente los trámites que realiza la entidad, incrementando sustancialmente la productividad, controlando los tiempos de respuesta y permitiendo llevar un control adecuado sobre las tareas específicas de cada trámite, para lo cual mediante Resolución 3783 de 2018: “Por medio de la cual se reglamenta y se institucionaliza el Sistema de Información Documental de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – SIDCAR, se derogan las Resoluciones 1522 de 2009 y 555 de 2011 y se dictan otras disposiciones”. Igualmente, la comunicación interna responde a la necesidad de difundir y trasmitir información institucional al interior de la entidad, así como contar con servidores públicos informados de manera clara y oportuna sobre los objetivos, estrategias, planes, programas y la gestión de la Corporación, mediante mecanismos como: Servicio de Noticias, Mensajes directos con información puntual, Intranet, Campañas Internas, entre otros. Por otra parte, a nivel de comunicación externa como mecanismo estratégico y transversal a la estructura la CAR, para el cumplimiento al principio constitucional de publicidad y transparencia, que tiene como propósito contactar, difundir y transmitir información de calidad a sus grupos de valor, la Entidad ha venido haciendo uso de los medios que se describen a continuación: Contenidos informativos del Portal Web, Boletines de Prensa, Diálogo directo – entrevistas, Artículos especializados e infografías sobre temas específicos, entre otros. Con respecto a la comunicación y consulta con las partes involucradas (Internas/Externas) para la gestión del riesgo en la entidad, la CAR ha abordado el tema en los siguientes aspectos: Mantiene definida su política del riesgo tomando como referente los parámetros del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Actualmente, dicha política se encuentra en etapa de revisión y actualización. Además, ha venido fortaleciendo sus Sistemas de Información, implementando herramientas que permiten mejorar los procesos, como el fortalecimiento al Sistema de Gestión Contractual, Documental, en búsqueda de la mejora continua.

Otro elemento importante de comunicación son los mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía; en este caso, la Corporación mantiene y gestiona una serie de canales de servicio, a través de los cuales los grupos de valor caracterizados por la entidad pueden solicitar trámites y servicios, sobre temas de competencia de la entidad.

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Fuente: Memorando 20193103169

El grupo de Servicio de atención al Ciudadano (SAC) genera y divulga mediante el SIDCR, Informe unificado de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD), donde se detalla y analiza el resultado de los requerimientos radicados a través de los diferentes canales de atención con respecto a los productos, trámites y servicios ofrecidos por la Corporación, formulando las recomendaciones para el mejoramiento continuo de la entidad. Adicionalmente la Oficina de Control Interno en cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 76 Ley 1474 de 2011, reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012 presenta el informe semestral de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS), A continuación, se presentan algunos resultados del informe a 31 diciembre de 2018: Porcentaje de participación por canal de información – 2 do Semestre 2018.

Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos del SAC.- 20193103169

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Con un total de 18.366 solicitudes recibidas en el segundo semestre, el medio más utilizado por los usuarios para presentar las PQRS sigue siendo el OFICIO, disminuyendo su participación en 2,5 puntos porcentuales (p.p) con respecto al primer semestre (de 58,5% a 56,0%). Así mismo, los medios menos utilizados son APLICAR y la VITAL, con sólo un 0,2% de participación cada uno. Canales como correo electrónico, llamada telefónica, PQRS sitio web, y visita personal, aumentaron sus porcentajes de participación con respecto al primer semestre. Cumplimiento en las respuestas PQRS.

Memorando 20193103169

Con un total de 18.366 solicitudes recibidas en el segundo semestre, se evidencia que el porcentaje de CUMPLIMIENTO es del 98,87%, mientras que el porcentaje de INCUMPLIMIENTO fue del 1,13% (incluyendo “respuesta fuera de términos” y “sin respuesta vencido”). De igual modo, la Oficina de Control Interno desarrolló diferentes actividades de seguimiento a PQRS, las cuales fueron dadas a conocer a los responsables de los procesos, para la aplicación de las medidas respectivas.

V. ACTIVIDADES DE MONITOREO

A continuación, se relacionan las acciones permanentes de monitoreo y supervisión efectuadas, que permiten valorar la efectividad del Control Interno de la Entidad; la eficiencia, la eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; y finalmente los resultados de la gestión, para detectar las desviaciones frente a las metas planificadas, y generar las recomendaciones para las acciones de mejoramiento de la Corporación:

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En el marco de la Ley 909 de 2004, el Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, la Resolución CAR 2662 de 2013 y la Resolución CAR 614 de 2015, la Oficina de Control Interno realizó la evaluación por dependencias tomando como insumo la información institucional suministrada por las diferentes áreas durante el presente mes de enero. Es de anotar que los resultado de la evaluación por dependencias fue remitido a al área competente (Oficina de Talento Humano) para realizar el proceso de Evaluación del Desempeño. La Oficina de Control Interno (OCIN) en el marco de su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones en el rol de asesoría o acompañamiento, ha facilitado herramientas técnicas que permiten hacer efectiva la asesoría, llevándola a la práctica y a la consecución de los resultados esperados. De igual forma, se continúa con la aplicación de los diferentes mecanismos de autoevaluación y seguimiento a la gestión como los procedimientos MSM PR-01 Auditorias, MSM PR-02 Asesoría y Acompañamiento a la Gestión Institucional, MSM PR-03 Formulación Planes de Mejoramiento, MSM PR-04 Atención a Entes de Control y Organismos Legislativos, MSM PR-05 Seguimiento, para el seguimiento y evaluación de la gestión institucional, la elaboración de los informes sobre análisis de los indicadores por proceso, la presentación de Informes, entre otros. La Oficina de Control Interno, en cabeza de los enlaces ha venido realizando acompañamiento y asesoría en el seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos, de acuerdo con las fechas de cumplimiento y actividades establecidas. De acuerdo al reporte de la Oficina Asesora de Planeación, se adelantó el seguimiento a los indicadores, evidenciado a través del link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos SIGESPU\5. GESTION DEL SIGESPU\Calidad\Reportes\Indicadores de Gestión De igual manera, la Oficina de Control Interno (OCIN) en el marco de su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones en el rol de asesoría o acompañamiento, continúa con la aplicación de los diferentes mecanismos de Autoevaluación y Seguimiento a la Gestión, generando recomendaciones y alertas dirigidas a lograr la eficacia y eficiencia en la toma de decisiones oportunas que contribuyan al mejoramiento continuo. Además, producto de la gestión desarrollada por la Oficina de Control Interno, se emiten informes en forma periódica, dentro de los cuales algunos son reportados a los organismos de control externo y a los directivos de la entidad, que permiten dar a conocer los resultados, especialmente en lo referente a la labor evaluadora y a la de acompañamiento o asesoría. Por mencionar algunos tenemos: Seguimiento al

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Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, Seguimiento a Riesgos de Corrupción, informe de Austeridad, de peticiones quejas y reclamos, entre otros. El Departamento Administrativo de la Función Pública coloco a disposición el aplicativo FURAG II, con el fin de medir la gestión y el desempeño institucional vigencia 2018 en las entidades que están en el ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y del Modelo Estándar de Control Interno MECI, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1083 de 2015, para el efecto se procedió a diligenciar con el acompañamiento de las áreas responsables de la información el formulario MECI - POLÍTICAS DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO GENERALES, el cual fue dado a conocer a la alta dirección. La información detallada, recomendaciones y conclusiones de cada uno de los informes de seguimiento efectuados por la Oficina de Control Interno, se encuentran publicados en la Página web Institucional, y se pueden consultar en la sección de “Reportes de Control Interno” ingresando por el botón de “Transparencia” – enlace: https://www.car.gov.co/vercontenido/2226. De igual modo, la OCIN interesada en promover la cultura de Autocontrol emite mensajes referentes a la autoevaluación, con el propósito de fomentar la mejora continua. Además, la Oficina de Control Interno continúa dando cumplimiento a su rol de relación con Entes Externos a través de la respuesta oportuna de los requerimientos de los Entes de Control, entre los cuales se encuentra la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible, entre otros. A partir de los resultados de los diversos seguimientos y ejercicios de auditoría, la Oficina de Control Interno (OCIN) presta asesoría y acompaña a las áreas en el análisis de causas y la formulación de los respectivos planes de mejoramiento. Igualmente, consolida la información correspondiente en la matriz del Plan de Mejoramiento Institucional, el cual se publica en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos\SIGESPU\Medición Seguimiento y Mejora\ reportes También, exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias. Así mismo, invitó a los líderes de los procesos a fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, y así garantizar que las actividades estén dirigidas a la eliminación de la causa raíz inicialmente identificada.

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Mejoramiento continuo: Se evidencia que la entidad desarrolló los Autodiagnósticos sugeridos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), lo que le permitió realizar mediante un proceso de articulación entre las áreas, la elaboración del Plan Preliminar de Implementación del MIPG el cual se encuentra en ejecución. Aspectos sobre los cuales la Oficina de Control Interno recomienda fortalecer: En atención a los resultados de los Autodiagnósticos adelantados por las áreas y ante la formulación de los planes de acción de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) definido a través del Decreto 1499 de 2017, es preciso recomendar a los líderes de los procesos disponer de las acciones tendientes a la ejecución del plan en mención. Y evaluar la coyuntura que se pueda presentar por la situación de cambio de personal, lo que puede generar un riesgo asociado con el aplazamiento de las actividades y por ende incumplimiento de lo planteado. Los cambios generados con la implementación las actividades descritas en el Plan de Acción para la provisión de empleos de la convocatoria 435 de 2016, generan un riesgo relacionado con las curvas de aprendizaje y la apropiación del conocimiento, dada la salida del personal, por lo que, se recomienda generar estrategias que permitan dar continuidad a la planeación y operación de las actividades. Se exhorta a los líderes de procesos adelantar actividades de Autocontrol que permitan asegurar el cumplimiento de las actividades descritas en los diferentes planes de mejoramiento dentro de los tiempos previstos. Efectuar mesas de trabajo de seguimiento a los controles implementados a los procesos que alimentan la información de la gestión de la Entidad y continuar trabajando en las acciones que se establecieron en el Plan de Mejoramiento a fin de subsanar eficientemente los hallazgos descritos por la Contraloría y los originados producto de la Auditoria Interna, de tal manera que contribuyan al fortalecimiento los procesos. Fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, efectuando el análisis de causas con la participación del equipo de trabajo y del líder del proceso, con el objeto de elaborar un plan de mejoramiento efectivo y realizable dentro de los tiempos establecidos.

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Es recomendable dentro de las dinámicas de autoevaluación, avanzar con las actividades del plan de acción propuesto para cada una de las políticas del MIPG. Se recomienda, al área de Talento Humano integrar en el Plan Estratégico de Talento Humano los planes de Bienestar, Institucional de Capacitación y Anual de Vacantes y fijarlo en la página web de la entidad. Acoger las recomendaciones establecidas en la circular OCIN Nº 20174100134 (Recomendaciones Planes de Mejoramiento PUMI). Los líderes de los procesos deben asegurarse que se ejecuten los controles establecidos en el mapa de Riesgo de Gestión y dentro de los períodos establecidos en dicha herramienta, con el fin que realicen el monitoreo desde el ejercicio del autocontrol, en especial si el comportamiento del riesgo se ubicó en zona de riesgo “extrema” o “alta”. Conservar el acervo documental de los registros que evidencian la ejecución de las acciones programadas en el Mapa de Riesgos, con el fin de facilitar en la etapa de seguimiento, la trazabilidad y que dan cuenta del cumplimiento de las actividades descritas en el mismo. Atender las recomendaciones de la auditoría interna, conforme a la inclusión de las actividades que pueden generar un riesgo en el desempeño del proceso, el cual no están incluidas y controladas por medio del Mapa de Riesgo de Gestión. Realizar el análisis y evaluación por parte de los líderes de proceso y sus grupos de mejora de la pertinencia de los indicadores y su aporte al cumplimiento del objetivo del proceso, los objetivos de calidad establecidos para la Corporación. Es importante continuar revisando las metas y/o compromisos que en los seguimientos de la Oficina de Control Interno se han encontrado pendientes y/o atrasados con relación a lo programado. Realizar por parte de los líderes de proceso un adecuado seguimiento y análisis del indicador, con el fin de que permita la toma de decisiones ante posibles incumplimientos o desviaciones. De acuerdo a la valoración realizada sobre los autodiagnósticos por la Oficina Asesora de Planeación, la evaluación realizada por la Oficina de Control Interno para cada una de las políticas y componentes, de conformidad con el desarrollo y la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, cuyo objetivo incluye “Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua”, se recomienda adelantar acciones tendientes a que los líderes de proceso adelanten las actividades dispuestas en cada plan de acción.

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Igualmente, atendiendo a los lineamientos del componente de Administración del Riesgo del MECI, es necesaria la formulación de Políticas de Administración del Riesgo, acorde a lo indicado en el numeral 7.2.2. "Gestión de los Riesgos Institucionales" del Manual Operativo del MIPG, por lo que, es pertinente que desde la Oficina Asesora de Planeación se actualice la Política de Administración de Riesgos, en atención a la nueva normativa, definiendo el rol de cada una de las instancias que participan en la definición y ejecución de las acciones, métodos y procedimientos de control y gestión del riesgo, de conformidad con MIPG. (Alta Dirección, Lideres de Proceso, responsables de monitoreo, entre otros). Revisar e implementar el esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control establecido en el Manual Operativo del Sistema de Gestión de MIPG, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, y de acuerdo a las competencias descritas para las diferentes líneas de defensa. Generar estrategias de comunicación Institucional para sensibilizar al equipo directivo, líderes de proceso, funcionarios y contratistas respecto a la responsabilidad Institucional para cumplir con la implementación de Modelo y las bondades que podría traer consigo la adecuada implementación, respecto al desempeño institucional. Así mismo, la Oficina de Talento Humano en atención a la circular No. 100-04 del 14 diciembre de 2018, emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, donde indica que “Todos los servidores públicos deben tomar como mínimo el modulo Fundamentos Generales del MIPG”, se recomienda que en la formulación del Plan Institucional de Capacitación se incluya lo relacionado al curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. De igual modo, se invita a que desde la Oficina de Talento Humano y Planeación, se armonice el ideario ético de la Entidad y el Código de Integridad del Servidor Público, mediante el establecimiento de estrategias para la apropiación de valores y comportamientos, que permitan fortalecer la cultura de integridad y la implementación de la Política de Integridad de que trata el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Por último, teniendo en cuenta que el Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, y que el artículo 2.2.23.2 del Decreto 1499 de 2017. “Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación Y Gestión MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento Y aplicación para las entidades Y organismos a que hace referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993”.

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Es pertinente recomendar que desde las líneas de defensa y atendiendo los roles y responsabilidades se visibilice la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, contenida en la Séptima Dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), dado que a través de ella se define la estructura para mantener y mejorar el Sistema de Control Interno establecido por la ley 87 de 1993. (Original firmado) CLAUDIA ROCIO SANDOVAL Jefe Oficina Control Interno-CAR. Fecha de elaboración: 11 de marzo de 2019

Elaboró: Gladys Bonilla Pineda Revisó: Edwin Camilo Leguizamón Peñuela Aprobó: Claudia Roció Sandoval Ruiz