Oficina de Auditoría Interna (OAI)

Nuestro aporte al mejoramiento de la gestión institucional

(Informe de gestión con base en plan estratégico 2009-2012)

Contenido

• El proceso y cumplimiento de la planificación estratégica 2009-2012

• Los principales resultados de la OAI durante el 2012

• El seguimiento de recomendaciones

• Puntos de atención para la gerencia

Los lineamientos estratégicos de gestión

• Plan estratégico de auditorías 2009-2012

• Planes anuales de auditoría basados en riesgos

• Reglamento de organización y funciones

• Normas internacionales para el ejercicio profesional de la función de auditoría interna

Las orientaciones estratégicas

Visión Misión

Ser una instancia líder y estratégica dentro del CATIE, que se destaca por la calidad de su servicio, por agregar valor y por apoyar el posicionamiento del CATIE como una de las mejores organizaciones a nivel mundial en sus campos de acción

Contribuir con el CATIE, a través de evaluaciones profesionales e independientes, a la mejora continua de sus procesos de gobierno, gestión de riesgos y control, en procura del logro de objetivos institucionales para el beneficio de sus poblaciones meta.

Estrategia

Integrar la función de Auditoría Interna como un ente participante proactivo en los procesos de gobierno, riesgos y control en el CATIE, aplicando un enfoque de auditoría integral que permita una razonable cobertura institucional y agregar valor para la mejora continua de actividades.

Las áreas claves de gestión

El proceso de planificación estratégica

Actualización del universo de auditoría

Revisión de factores de

riesgo

Evaluación de entes

auditables

Seleccionar auditorías a

incluir en plan anual

El universo auditable priorizado

Nivel de riesgo Bajo Medio Alto Total

Dependencias 0 64 18 82

Convenios 0 27 4 31

Sistemas de información 1 6 6 13

Financiero Contable 16 42 14 72

Total 17 139 42 198

El cumplimiento de objetivos estratégicosObjetivo estratégico Logros principales

OE.1: Promover mejoras en proceso de gobierno del Centro

• Asesoría a órganos de gobierno• Evaluaciones marco normativo• Lineamientos de ética • Integridad de información financiera,

administrativa y operacional

OE.2:Contribuir con la implementación del proceso de gestión de riesgos

• Promover la gestión de riesgos• Apoyo en el desarrollo del sistema de

gestión de riesgos• Análisis de riesgos en áreas específicas• Formulación política institucional

OE.3:Evaluar el control interno de manera sistemática

• Evaluaciones – mejoras sistemáticas de control interno

• Sugerencia de adoptar un marco de control interno de aceptación general

El cumplimiento de objetivos estratégicosObjetivo estratégico Logros principales

OE.4:Evaluar las acciones y actividades estratégicas

• 95 auditorías • 642 recomendaciones • Labores de asesoría y apoyo a instancias

institucionales

OE.5:Mantener una efectiva vinculación con la Alta Gerencia y Auditores Externos

• Comunicación directa con instancias gerenciales

• Apoyo y comunicación con auditores externos

• Programa seguimiento recomendaciones auditorías interna/externa

OE.6:El fortalecimiento de la gestión de la OAI

• Implementación planes de auditoría basados en riesgos

• Actualización universo auditable y jerárquico de riesgos

• Evaluaciones de calidad por auditados y autoevaluaciones de cumplimiento de normas profesionales

El cumplimiento de objetivos estratégicos

Objetivo estratégico Logros principalesOE.7:Implementar un programa de capacitación para el personal

• Participación en eventos de capacitación profesional

• Obtención certificaciones profesional CIA (Certified Internal Auditor) – IIACRMA (Certification in Risk Management Assurance) - IIANIIF-CCPACR

Las principales funciones, procesos o actividades evaluadas/mejoradas

Función, proceso o actividad auditada Recomendaciones

Evaluación del marco normativo institucional 3

Revisión a la gestión del Comité Editorial del CATIE (CEC). 5Auditoría al proceso de contratación de consultorías 11

Evaluación a la administración de activos fijos y proceso de aseguramiento

18

Auditorías de Oficinas Técnicas Nacionales de El Salvador, Honduras, Guatemala y Nicaragua (en proceso)

53

Evaluación a la función de tesorería 32

Auditoría administrativa al Proyecto Finnfor-Fase I 11

Revisión al proceso de reclutamiento y selección de personal 5

Auditoría del sistema de becas-préstamo 15

Las principales funciones, procesos o actividades evaluadas/mejoradas

Función, proceso o actividad auditada Recomendaciones

Auditoría al proceso de adquisición de bienes y servicios 32

Revisión al proceso de evaluación del desempeño 4

Evaluación al Programa de Competitividad y Cadenas de Valor 16

Revisión a los gastos por viajes nacionales e internacionales 8Evaluación a los servicios de hospitalidad 21

Auditoría a la función de comunicación institucional 24

Revisión sobre el funcionamiento del Comité Administrativo de la Biblioteca Conmemorativa Orton (CABCO)

7

Revisión a las actividades agropecuarias (informe en borrador) 18Revisiones relacionadas con el Programa Agroambiental Centroamericano (MAP)

111

La gestión cumplida por la OAIdurante el 2012

Los objetivos de las actividades cumplidas

• Verificar la razonabilidad y confiabilidad de información financiera y operativa

• Evaluar aspectos de eficiencia y eficacia en el desempeño de actividades

• Determinar la adecuada salvaguarda de activos del Centro

• Evaluar el cumplimiento de leyes, políticas, reglamentos y normas internas

• Identificar exposiciones a riesgos desmedidos y la suficiencia o necesidad de controles internos

• Determinar la existencia de objetivos y metas congruentes para actividades evaluadas

• Investigar actos de fraude descubiertos en la Institución

Consideraciones generales

• Atención auditorías no programadas

• Investigaciones especiales

• Reprogramación de 4 actividades de auditoría

• 28 actividades de auditoría cumplidas

• 115 recomendaciones formuladas

Los principales resultados…

Actividad auditada ProgramadasNo

programadas Ejecutadas Proceso

Total cumplidas

Auditorias administrativas 5 3 3 1 4

Auditorías financieras 2 2 3 - 3

Oficinas Técnicas Nacionales 1 - 1 - 1

Convenios y proyectos 4 11 13 - 13

Sistemas de Información (TI) 2 - - - -

Servicios de consultoría 3 - 3 - 3

Investigaciones 0 4 4 - 4

Totales 17 20 27 1 28

Situación irregular en proyecto institucional

1. Alteraciones en montos de cheques para la sustracción de efectivo en bancos

Un total de 47 cheque por un monto total de US$15.175,23, girados contra la cuenta bancaria en dólares estadounidenses N°172-301-01-00028-9, fueron alterados para ser cobrados al Banco Citi por la suma total de US$62.175,23, conllevando a una sustracción irregular de fondos por la suma de US$47.000,00.

Un total de 5 cheques por un monto total de C$.12.116,37, girados contra la cuenta bancaria en Córdobas nicaragüenses N°172-301-01-000017-8, fueron alterados y cambiados ante el Banco por la suma total de C$.73.116,37, ocasionado cobros irregulares por la suma de C$.61.000,00 (US$2.773 aprox.).

Situación irregular en proyecto institucional

2. Retenciones indebidas de dineros mediante el cobro irregular de cheques

Un total de 5 cheques girados a fraudulentamente a nombre de consultores – funcionarios del Proyecto fueron cambiados irregularmente y el efectivo obtenido no fue recibido por los beneficiarios (Monto total de US$9.436,07)

3. Reporte y cobro irregular de gastos improcedentes o no autorizados

Cobros de gastos no autorizados o no relacionados con actividades del Proyecto. (C.15.372,33 equivalente a US$699 aprox.)

La forma como fue cometida y encubierta la defraudación

El medio principal consistió en idear e implementar un sistema para la administración fraudulenta de las operaciones financieras del Proyecto Finnfor-Nicaragua, a través de:

• Transacciones irregulares en bancos mediante la alteración de montos de cheques y la suplantación de los beneficiarios de los pagos falsificando sus firmas de endoso.

• Alteración/destrucción de información bancaria para ocultar los verdaderos movimientos y saldos en cuentas bancarias del Proyecto, incluyendo la usada en la preparación de conciliaciones bancarias.

• Aplicando técnicas de engaño a la Coordinadora Nacional, Oficial Administrativo de OTN, Representante de OTN y Oficinas Administrativas en la Sede Central – Falsificación de firmas.

• La inclusión de pagos en reportes de liquidación de gastos inexistentes o la apropiación de compras financiadas por el Proyecto.

Las principales causas del fraude– La concentración funciones incompatibles en la Asistente Administrativa

del Proyecto

– La inefectiva aplicación de controles internos:• Inapropiado proceso para verificar y aprobar conciliaciones

bancarias• Inadecuado proceso para la elaboración de cheques• Anteponer la confianza a la estricta aplicación de controles internos

– La falta de integración entre instancias administrativas, Sede Central-Países, para una efectiva aplicación de controles

– Poca o casi nula participación de la Coordinación Nacional en la revisión y aprobación de desembolsos del Proyecto

– La falta de sentido de cuestionamiento y procedimientos de verificación por parte de instancias administrativas de la Sede Central

– La débil atención de recomendaciones de la OAI para fortalecer controles internos

Generalidades de proceso de arbitraje contra el CATIE en Guatemala

• CATIE adjudicado para ejecutar el Programa de Desarrollo Sostenible (PDS) del Petén-Guatemala.

• Firma de contrato de servicios para asumir administración de Unidad Ejecutora Central (UEC) del PDS – Fecha 17-09-1998.

• La UEC, luego de ampliaciones al contrato original, finalizó operaciones el 10-10-2007.

• CATIE y MAGA firman contrato de ampliación para UEC, bajo modalidad de servicios de administración, para completar procesos y proyectos pendientes dentro del marco del PDS.

• La vigencia de contrato de ampliación del 11-10-2007 al 31-12-2008 (ampliado al 09-09-2009).

La descripción y resolución del caso…

• Se relacionan con la contratación en el 2002 de servicios realizados por el CATIE, dentro de sus funciones de administrador del PDS, con la entidad Corporación antigua S.A. (CORANSA).

• El origen de los procesos de arbitraje/conciliación planteado en el 2007 se relacionan con: a) retención de garantías por incumplimiento de requisitos contractuales; b) reclamo de pagos por obras adicionales.

• CORANSA invoca cláusula de arbitraje ante el CENAC • El resultado del proceso:

– El laudo arbitral emitido en el 2009 establece pagos a favor de CORANSA por Q.1.2 millones (US$156.000 aprox.) más intereses sobre ciertos rubros.

– CATIE plantea acciones judiciales cuyos resultados finalmente fueron desfavorables– CATIE cancela obligación por cerca de Q.2.3 millones (US$300.000) mediante

entrega de edificio

• Gestión ante el Gobierno de Guatemala para la recuperación del monto cancelado

Aspectos relacionados con asuntos financieros

• El déficit contable por US$437.246

• La ejecución de gastos sin contenido presupuestario en fondo básico (US$286.000)

• Sobregiros en fondos en custodia (financiamientos internos) para actividades comerciales por cerca de US$311.000

• Los efectos financieros/normativos:– Efecto en resultado financiero del período– Incumplimiento de normas de presupuesto– Riesgo de pérdida de liquidez financiera

• Revisar normas del Reglamento Financiero en relación con manejo del fondo de trabajo y ajustar aspectos presupuestarios con adopción de normas contables (NIIF)

Los resultados del seguimiento de recomendaciones

482

473422

Adoptadas (82%) En proceso (8 %) No cumplidas (6%) No aplican (4%)

Nuestras conclusiones y recomendaciones generales

• El CATIE cuenta con un control interno que brinda un nivel de seguridad razonable para el cumplimiento de sus objetivos

• El control interno es un proceso dinámico y por lo tanto, debe adaptarse a las condiciones y estrategias que adopte el CATIE

• La implementación de un efectivo sistema de gestión de riesgos, abarcando entre sus categorías los riesgos estratégicos, financieros, de imagen, legales, de fraude y otros, es clave para fortalecer el control interno institucional

• Existe un alto compromiso en la Gerencia Superior del CATIE hacia el control interno y no tolerar acciones de fraude

• La evaluación de riesgos de fraude y las implementación de efectivos controles es un punto de especial atención

• El control presupuestario, ajustado a la actual capacidad financiera institucional, es un punto de especial atención para la gerencia

Muchas gracias….