Office Groove User Guide(Korean, 한글)

User Guide Book사용자 가이드

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사용자 가이드

1. Microsoft Office Groove 2007 소개

2. Groove 2007 사용 환경 - Groove 2007 Server 구성

3. Groove 2007 화면 구성

4. Groove 2007 로 협업을 위한 작업 영역 만들기

5. Groove 2007 사용자를 작업 영역에 초대하기 (사용자 간 메신저, 채팅 기능 소개)

6. 동시에 여러 사용자를 추가하고 초대하기

7. 작업 영역에서 파일 공유하기

8. 토론 도구를 이용해 토론하기 (양식 도구, 문제점 처리 보고서 도구 소개)

9. 일정 도구 추가하기

10. 모임 도구 추가하기

11. SharePoint 파일 도구 추가하기

12. 관리자 도구

13. 내 컴퓨터의 특정 폴더를 Groove 2007 로 직접 동기화 하기

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1. Groove 2007 평가판 다운로드 및 Groove 2007 계정 생성

2. 권한 설정

3. 알림(Alert) 기능 설정

4. 다운로드 설정 변경

5. 파일을 첨부하지 않고 링크로 보내기

6. 작업 영역 보기 방식 변경하기

7. Groove를 이용한 협업 시나리오

8. 백업 및 복원 (사용자 계정, 작업 영역)

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Contents

부록

1Microsoft Offi ce Grove 2007 사용자가이드

Microsoft Office Groove 는기업에서 발생하는 다양한 형태의 업무를 지원 할 수 있는 도구로서

팀원들이 시간과 장소에 상관 없이 안전하게 파일 공유 및 정보 공유,

공동 작업을 할 수 있도록 도와 주는 솔루션 입니다.

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사용자 가이드

1. Microsoft Office Groove 2007 소개 업무 환경의 변화

최근 기업 업무 환경의 변화

업무 환경 변화

e-Mail의 양은 지난 10년간 수 십 배 증가

글로벌 업무환경에서 최신의 정보를 공유하며 협업을 진행해야 되는 환경

동기화 되지 않는 커뮤니케이션 수단에의존적인 환경데이터,음성,화상이 통합될 수 있는 기술의 발전

대부분 필요한 정보의 수취는 사람에 의존적임에도정보와 사람의 효율적 검색이 어려움

프로세스, 정보 등은 각각 자동화 및 통합되어 있지만, 사용자의 업무상황에 따라 유기적으로 제공되지 못하고 있음.

업무 니즈

Email 의 과부하 및모바일 환경 지원 필요성

분산된 환경에서 팀 협업의 어려움

실시간 데이터 액세스에 대한요구 증가

정보와 사람에의즉각적인 접근 방안 필요

프로세스 및 프로젝트의연계성 필요

E-mail

Teaming

Communication Requests

Information Growth

Data Needs


첨부 파일 너무 커요~! 메일을 못 받았어요~!

방화벽 보안 때문에 웹 하드가 연결이 안돼요!

업데이트된 자료를 빨리 보내 줘야 이쪽 업무가 진행 될 것 아닙니까?

매번 USB에 넣어서 보내 주지 않아도 되는군!집에서도 문서 작업을 하고 바로 공유가 가능하군!

복잡하고 다양한 업무 환경 때문에 생산성이 늘지 않습니다.

업무 생산성을 간단하고 효율적으로 높일 수 있습니다.

어려운 문서 공유 및 협업 Groove 2007로 손쉬운 협업 및 문서 공유

공동 편집하는 문서의 변경된 문서를 알 수 있게 할 수는 없을까 ?

외부 협력사 직원이 보안된 경로로 이러한 협업에 참여 할 수 없을까 ?

프로젝트 팀 구성원이 모두 접근하여 사용 할 수 있는 작업 공간이 없을까 ?

다른 네트워크에 있는 팀 구성원에 대한 파일 공유는 ?

문서 하나 공동으로 만드는데 메일, 메신저, 웹 하드 를 모두 이용해야 되나?

외부에 있거나 인터넷이 안되면 기존 문서에 접근도 안되고…그렇다고 매번 다운 받을 수도 없고~!

10분짜리 미팅을 하려고 2시간 동안 차를 타고 서울로 가야 돼 ?

파일 서버 하나 사용하는데 무슨 인증이 이리 복잡해~

모든 프로젝트 팀원이 하나의 작업 공간에서 협업을 하고 있군!

공유 문서에 대한 관리가 한곳에서 이루어 져서 문서 관리가 참 쉬워졌어~!

외부 협력 사와도 보안에 문제 없이 안전하고 쉽게 문서 공유와 작업을 하게 되는군~!

프로젝트 시 토론이 이렇게 쉽게 진행 될 줄 몰랐네

SharePoint나 그룹웨어등 내부 시스템과 연동이 되니 내부 IT Infra를 활용 할 수 있어 생산성이 높아지는군~!

언제 어디서라도 문서 작성 및 협업이 쉽게 이루어 지는군

간단한 미팅이나 토론이 즉시 즉시 이루어 져서 시간이 효율적으로 사용되고 있습니다~!

OCS와도 연동이 되니 온라인 미팅 및 화상 미팅으로 협업이 참 쉬워졌습니다

업무 환경에서의 활용

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사용자 가이드

2. Microsoft Office Groove 2007 사용 환경

서버 기반의 Groove Server와 Client 기반의 Groove Client로 사용 할 수 있습니다

이 문서에서는 Client 위주의 사용법에 대한 내용을 다루고 있습니다.

소규모 그룹 단위의 Workgroup 작업을 수행 할 수 있음

연결되지 않은Groove Client

연결되지 않은Groove Client

Groove Server Relay

DB & Application

Groove Data Bridge

Groove Manager Server

외부 Groove Client

내부 Groove Client

외부 Groove Client

Online시 동기화

Online시 동기화

Client 기반

Server 기반

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Feature Groove 2007 Client Groove 2007 Server

구분 Desktop Server

기업의 AD와 연동 기능 No (서버 버전과 연계 시 가능) Manager Server

기업 PKI 와 연동 기능 No (서버 버전과 연계 시 가능) Yes

관리 보고서 제공 기능 No Yes

Groove Relay Services No (서버 버전과 연계 시 가능) Relay Server

보안, 백업, 관리 정책을 위한 인터페이스

수동 조작 Data Bridge Server

License type별도 구매 또는 Office Enterprise 2007에 포함

별도 구매


2. Microsoft Office Groove 2007 사용 환경 - 구성

공동 작업자의 제한이나 감사 기능 등에 의한 보안 기능 제공

외부 네트워크와의 연결을 관리

업무 시스템의 제휴에 의한 워크스페이스의 활발한 이용

데스크탑 간 통신에 의한 간편한 협업

Microsoft Office Groove 2007 Server는 클라이언트끼리의 유연한 협업을

기업의 IT부문의 관리하에서 효율적으로 전개·관리하기 위한 기능을 제공하는 서버 제품

Microsoft Office Groove 2007 Server

Groove Manager 어카운트 관리, 폴리시 설정, 리포팅 등의 관리 기능의 제공

Groove Relay 직접 접속할 수 없는 클라이언트끼리의 통신을 중계하는 기능의 제공

Groove Data Bridge 워크 스페이스와 업무 어플리케이션의 접속을 가능하게 하는 플랫폼의 제공

동일 네트워크상의 공동 작업자

외부의 공동 작업자

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사용자 가이드

3. Microsoft Office Groove 2007 화면 구성

4. Groove 2007 로 협업을 위한 작업 영역 만들기

Groove는 실행창과 작업 영역, 두 개의 화면으로 구성되어 있습니다. 실행창에서 작업 영역을 생성하고

관리하며 작업 영역은 팀이 공동으로 파일 공유 및 수정, 토론, 채팅, 모임 관리 등을 할 수 있는 가상 공

간입니다.

Groove 사용자는 자신이 수행하는 프로젝트에

따라 여러 개의 작업 영역을 생성하여 목적에 맞

게 사용할 수 있습니다.

2. 실행창이라고 부르는 대화상자가 나타납니

다. Groove는 두개의 탭으로 구성되어 있습

니다. 하나는 작업 영역을 생성하고 관리하

는 작업 영역 탭이고, 다른 하나는 팀 구성원

을 추가하고 관리하는 연락처 탭입니다.

3. 실행창에서 [파일] - [새로 만들기] - [작업 영

역]을 클릭 또는 작업 영역 탭 하단에 있는 [

새 작업 영역]을 클릭합니다.

1. 작업 표시줄의 알림 영역에서 Groove 아이

콘 을 더블 클릭하거나 [시작] - [모든 프

로그램] - [Microsoft Office] - [Microsoft Office

Groove 2007]을 클릭합니다.

구성원 목록 및 상태

실행창 작업 영역

작업 영역 메뉴

구성원 초대

도구모음

Groove 아이콘 더블 클릭


4. [새 작업 영역 만들기] 대화상자가 나타나면 세

가지 작업 영역 중 하나를 선택할 수 있습니다.

[표준]은 파일 도구와 토론 도구를 기본적으로

제공하는 작업 영역을 생성해주며,[파일 공유]

는 특정 폴더를 Groove 작업 영역으로 변환하

여 파일 공유만 하고자 할 때 사용합니다. [서

식 파일]은 별도로 제작한 양식 기반의 작업 영

역 템플릿을 선택할 때 사용합니다. 여기에서

는 [표준]을 선택하고 [작업 영역 이름] 항목을

작업과 관련된 이름으로 입력한 다음 [확인]를

클릭합니다.

5. 새로운 작업 영역이 만들어지면서 새 창이 열

리게 됩니다. 표준 작업 영역이 만들어지면

화면 하단에 [파일]과 [토론] 도구가 자동으로

추가된 것을 확인할 수 있습니다.

Groove 2007은 다음과 같은 3가지 타입의 작업 영역을 지원합니다.

표준 : 파일 도구와 토론 도구를 포함합니다. 또한 프로젝트에 필요한 일정이나 미팅 같은 도구를 추가할 수 있습니다.

파일 공유 : 선택된 파일 폴더를 서로 동기화 할 수 있는 작업공간입니다. 이 형태의 작업 공간은 오프라인에서 파일 만을 자주 사용해야 하는 경우가 있는 형태의 팀원이 자신의 컴퓨터에 협업 파일을 저장하여야 할 경우 유용합니다.

서식 파일 : 프로젝트에 필요한 형태로 디자인 된 템플릿 형태의 작업공간입니다. Microsoft Office Online에 접근하여 추가적인 Groove 작업공간 템플릿을 다운로드 하여 사용할 수 있으며, 사용자가 정의할 수 있습니다.

1. 새 작업 영역의 이름 입력

2. 작업 영역형식 선택

3. [확인] 클릭으로 작업 영역 생성완료

TipTi

작업 영역(표준)이 만들어 지면서 기본으로 [파일]과 [토론] 도구 생성

작업 영역 형식의 종류

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사용자 가이드

5. Groove 2007 사용자를 작업 영역에 초대하기

1. 실행창에서 사용자를 초대하는 방법

실행창 - 사용자를 초대할 작업 영역 선

택 - 마우스 오른쪽 버튼 클릭 후

작업 영역으로 초대 : 초대 보내기 창이

실행되어 사용자를 검색 또는 입력 후

초대하는 일반 적인 방법

초대 방법(Outlook) : Office Outlook을 사

용하고 있는 경우 초대 메일을 작성하여

사용자를 초대

초대를 파일로 저장 : 해당 작업 영역에

참여 할 수 있게 초대 파일이 생성되며

실행 시 작업 영역에 참여

클립보드로 초대 복사 : Outlook이 아닌

웹 메일 서비스들을 이용하여 메일 작성

시 초대 메일 내용이 클립보드에 저장되

며 붙여넣기를 이용하여 내용 작성 후

발송하여 사용자를 초대

2. 작업 영역에서 사용자를 초대하는 방법

작업 영역 창 : 파일 메뉴 선택 후

- 초대를 파일로 저장

- 클립보드로 초대 복사

작업 영역 창 : 옵션 메뉴 선택 후

- 작업 영역으로 초대

- 초대 방법 : Outlook

작업 영역 창 : 우측 작업 영역 구성원 하

단( 작업 영역으로 초대

- 기타 : 초대할 사용자를 검색 또는 입

력 후 초대 보내기 창이 실행되어 초대

- 이름 또는 전자 메일 입력(시작) : 사

용자의 이름 혹은 메일 주소를 입력하

여 초대

이 문서에서는 실행창에서 사용자를 초대

하는 방법에 대해 기술 합니다.

작업 영역에 사용자를 초대 하는 방법에는 여러

가지가 있습니다.

작업 영역의 공유를 위해 Groove 사용자를 초대

하기 위해서는 먼저 초대할 상대방에게 어떤 역

할을 부여할 지 생각해두어야 합니다.

관리자는 다른 사용자를 초대하고 기존 파일을

편집하거나 작업 영역 자체를 삭제할 수도 있습

니다.

참석자는 파일을 편집하거나 삭제할 수 있습니

다. 방문자는 파일이나 데이터를 볼 수만 있고 수

정을 할 수는 없습니다. (부록2. 권한 설정 참조)

1. 실행창에서 작업 영역을 선택한 다음 마우

스 오른쪽 단추를 클릭한 다음 [작업 영역

으로 초대]를 선택합니다. 또는 현재 열려

있는 작업 영역의 우측 영역에서 초대할 사

용자 이름을 입력하고 [시작]를 누릅니다.

2. [초대 보내기] 대화상자가 열리면 초대할

사용자의 역할을 선택하고 초대 메시지를

입력한 다음 [초대] 단추를 누릅니다.

1. 초대할 사용자 입력2. 사용자의 역할 선택 - 사용자 역활 및 권

한에 대한 설명은 부록2 권한 설정 참조3. 초대 매시지 입력

4. 초대 버튼 클릭

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4


3. 처음으로 Groove 사용자를 초대할 경우 다

음 두 가지의 안내 대화상자가 나타납니다.

만약 다음 번에 이 대화상자가 나타나길 원

하지 않을 경우 체크 상자를 체크한 다음 [

확인] 을 누릅니다.

4. Groove가 자동으로 작성한 이메일 초대장

이 열립니다. 추가할 내용을 작성한 다음 [

보내기]를 누르면 해당 사용자에게 초대장

이 메일로 발송됩니다. 만약 상대방이 일회

성으로 단기간만 함께 협업을 해야 하는 외

부 사용자일 경우라면 초대 메시지 본문에

Groove 평가판을 다운로드 할 수 있는 링

크를 자동으로 생성해주므로 추가적인 비

용 부담 없이 Groove를 통해 협업이 이루

어질 수 있게 됩니다.

5. 이제 초대를 받은 사용자의 화면을 살펴보

겠습니다.초대 메일을 연 다음 첨부된 *.grv

파일을 더블 클릭하여 열거나 메시지 본문

에는 초대 수락 링크를 클릭합니다.

Groove 초대 파일

Groove 평가판 다운로드 링크

초대 수락 링크

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사용자 가이드

6. 초대에 회신 대화 상자가 나타나면 [동의

함]를 누릅니다. 만약 바로 수락을 하지 않

고 메시지를 전송하고 싶다면 [회신]를 누

르고 메시지를 회신할 수 도 있습니다.

10. 초청자와 동일한 Groove 작업 영역이 생성

되었음을 확인할 수 있습니다.

7. 이제 초대자의 컴퓨터에 상대방이 수락했

음을 알리는 메시지가 나타나며 최종 수락

을 위해 해당 메시지를 클릭합니다.

8. 수락 확인 대화 상자가 나타나면 [확인]을

누릅니다.

9. 이제 초대를 받은 사용자의 컴퓨터에 해당

작업 영역의 정보 및 파일이 다운로드 됩니

다. 작업 영역을 열기 위해 전송이 완료되

었다는 메시지를 클릭합니다.


1. 작업 영역의 우측 부분에 있는 작업 영역

구성원 탭을 선택하고 하단에 [구성원에게

메시지 보내기] 를 클릭하게 되면 해당 작

업 영역에 속한 사용자를 선택하여 메시지

를 보낼 수 있습니다.

2. 혹은 작업 영역 구성원 목록에 있는 사용자

를 선택 후 하단의 [메시지 보내기] 를 클릭

하거나, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 [

메시지 보내기] 를 클릭하여 메시지를 보낼

수 있습니다.

3. 내용을 입력 및 파일을 첨부할 수 있

으며, 하단의 보내기 버튼을 클릭하

면 해당 사용자에게 메시지를 보내

게 됩니다.

5. Groove 2007 사용자를 작업 영역에 초대하기 사용자 간 메신저, 채팅 기능 소개

Groove 상에서 사용자 간 메신저 및 채팅 기능을 이용하여 커뮤니케이션을 할 수 있습니다.

A. 사용자에게 메시지 보내기 (작업 영역에서 보내기)

12 M

사용자 가이드

4. 메시지 발송이 완료 되면 받는 사용자에게

는 아래와 같이 알림이 발생하고 해당 알림

을 클릭하게 되면 메시지를 확인 할 수 있

습니다.

1. 실행창에서 사용자에게 메시지를 보내기

위해서는 [연락처] 탭 선택 후 사용자를 선

택한 다음 하단의 일반 작업에 있는 [메시

지 보내기] 혹은 마우스 오른쪽 버튼 클릭

후 [메시지 보내기] 를 클릭하여 메시지를

보낼 수 있습니다.

2. 혹은 실행창의 메뉴의 [옵션]을 선택 후 [메

시지 보내기] 를 통해서도 사용자에게 메시

지를 보낼 수 있습니다.

3. 이 후의 메시지 발송 작업은 작업 영역에서

보내는 것과 동일합니다.

5. 메시지 확인 후 회신, 전달을 통해 사용자

에게 메시지를 보낼 수 있습니다.

6. 또한 작업 영역의 메뉴의 [옵션] 을 클릭 한

후 메뉴의 [메시지 보내기] 혹은 [구성원에

게 메시지 보내기] 를 클릭하여 사용자에게

메시지를 보낼 수 있습니다

B. 사용자에게 메시지 보내기 (실행창에서 보내기)


1. 멤버를 초대할 때 나타나는 [초대 보내기]

대화상자 우측의 [추가]를 선택합니다.

3. 찾고자 하는 상대방의 이름이나 이메일 주

소를 입력한 다음 [찾기] 단추를 누르면 이

미 등록된 Groove 사용자를 찾을 수 있습

니다.또 한 메신저 연락처도 함께 검색을

하여 이메일로 초대를 할 수 있습니다. 초

대할 사용자를 선택한 다음 [추가]를 누릅

니다.

3. 이제 다시 이전 대화상자로 돌아오면 [확

인] 단추를 누릅니다. 이 단계를 계속 반복

하면 동시에 여러 사용자를 한 번에 초대할

수 있습니다. 추가적으로 검색 대상을 지정

하지 않고 사용자 검색을 하는 경우 Active

Directory 사용자 및 Office Communicator

주소록과 연계하여 사용자를 검색 및 초대

할 수 있습니다.

2. 새로운 대화상자가 나타나면 [사용자 검색]

단추를 누릅니다.

1. 작업 영역이 우측에 보면 채팅 탭이 있으

며, 해당 기능을 이용하여 작업 영역에 참

여중인 사용자에게 실시간으로 메시지를

보내거나 받을 수 있습니다.

2. 채팅 탭의 확장 아이콘( ) 클릭 시 채팅

창을 분리하여 사용 할 수 있습니다.

C. 사용자와 채팅을 이용하여 실시간 대화 하기

6. 동시에 여러 사용자를 추가하고 초대하기

14 M

사용자 가이드

7. 작업 영역에서 파일 공유하기

1. 작업 영역 상단에서 [파일 추가] 단추를 누

릅니다.

3. 선택한 파일이 작업 영역에 등록됩니다.

4. 이제 다른 팀원의 컴퓨터를 확인해 보겠습

니다.Groove 알림 창에 “읽지 않은 데이터”

가 있다는 메시지가 나타납니다.

2. 대화상자가 열리면 공유하고자 하는 파일

을 선택한 다음 [열기]단추를 누릅니다.

파일 도구는 작업 영역 구성원들에게 오피스 프

로그램으로 만든 파일을 포함하여 다양한 형식

의 파일을 쉽게 공유하고 협업을 할 수 있

게 해줍니다. 팀원들이 파일을 추가하거나 수정

을 한 경우 모든 멤버들의 Groove 작업 영역이

자동으로 업데이트 됩니다.

만약 두 명의 팀원이 하나의 파일을 동시에 열

어서 작업을 하는 경우에는 처음으로 문서를 연

사용자는 원본 파일을 업데이트 하게 되고

두 번째 사용자는 파일명에 해당 팀원의 이름이

추가된 형태로 문서가 관리됩니다.

Windows 탐색기와 유사한 환경으로,

- 마우스로 선택해서 끌어넣기

- 복사 및 붙여 넣기 를

이용해서 파일 추가가 가능

TipTi


5. 메시지를 클릭하면 작업 영역이 열리며 조금전 추가한 파일이 동기화되어 들어와있음을 알 수 있습

니다.또 해당 파일을 읽지 않은 경우 읽지 않은 표식( )이 되어 있으며 실행창에도 해당 작업 영

역에 변화가 있음( )을 보여줍니다.

6. 이제 파일을 열어서 검토를 한 다음 다시 파일을 닫게 되면 표식이 사라짐을 확인 할 수 있습니다.

16 M

사용자 가이드

7. 처음에 구성원을 초대할 때 권한을 참석자 로 주었다면 참가한 구성원도 열린 작업 영역에 파일을 추

가하거나 동기화 된 파일을 열어서 편집할 수 있습니다. 참가자가 새로운 파일을 추가한 경우 초대자

의 작업 영역에도 동일하게 업데이트가 일어납니다.

8. 두 팀원간 어느 한쪽에서 파일을 연 다음

내용을 수정하고 저장을 하고 프로그램을

종료하게 되면 Groove는 이를 작업 영역에

반영할 것인지를 묻습니다. [예]누르면 해

당 파일이 업데이트 되고 전체 멤버의 작업

영역도 동시에 업데이트 됩니다.

10. 이 경우 먼저 저장한 파일의 경우에는 동일

한 파일명이 되고나중에 저장한 파일 이름

뒤에는 해당 멤버의 이름이 함께 기록됩니

다.

이 경우에는 팀의 리더가 해당 팀원과 조율

하여 내용을 병합하여야 합니다.

단, Groove에는 병합 명령(파일을 합치는)

이 없으므로 이는 수동으로 처리를 하여야

합니다.

처리 후에는 해당 파일을 제거하여 팀 멤

버들이 최종 결과물을 확인할 수 있도록 하

는 것이 좋습니다.9. 만일 동시에 여러 팀원이 파일을 열어서 해

당 문서를 저장하게 되면 충돌이 일어났다

는 경고 창을 띄웁니다.


8. 토론 도구를 이용해 토론하기

1. 작업 영역 화면 하단의 토론 탭을 클릭하여

토론 도구로 이동합니다.

4. 만약 글의 본문 내용 중 서식을 변경하고자

한다면 원하는 글영역을 선택한 후 마우스

오른쪽 단추를 눌러 서식을 변경할 수 있습

니다.

5. 글의 성격별로 토론이 일어난 글을 분류하

려면 범주를 등록하면 됩니다. [+]을 누른

후 범주 이름을 입력하고 [확인]을 누릅니

다. 그리고 [저장]을 눌러 토론 글을 등록합

니다.

2. [새로 만들기]-[주제]를 눌러 새 글을 작성할

창을 엽니다.

3. 제목란에 제목을 입력하고 본문을 입력합

니다. 만일 게시할 글에 첨부할 파일이 있

을 경우 [첨부]를 누르면 대화상자가 열리

고 파일을 첨부할 수 있습니다.

토론 도구를 이용하면 공지사항이나 뉴스, 팀원

들이 공유해야 할 정보 등을 Groove 작업 영역

을 이용해 공유할 수 있습니다.

단, 주의할 점은 토론 도구는 최초 작업 영역을

생성할 때 작업 영역 형식을 [표준]으로 선택해

야만 나타납니다.

18 M

사용자 가이드

6. 토론 도구에 글이 등록되었음을 확인할 수

있습니다.

9. 답변을 작성하여 등록하면 상대방 컴퓨터

에도 알림 창이 뜨며동일하게 반영이 됨을

확인할 수 있습니다.7. 이와 동시에 다른 구성원의 컴퓨터 하단에

도 알림 창이 나타나서 새로운 글이 등록

되었음을 알려줍니다. 또한 알림 창을 미처

보지 못한 경우라도 구성원의 토론 도구에

업데이트 된 사항을 알려주는 아이콘이 표

시됨을 알 수 있습니다.

8. 이제 다른 구성원의 작업 영역에서 답변을

달아보도록 하겠습니다. Groove의 경우 올

려진 글에 답변을 다는 방법은 우리가 많이

쓰는 게시판과 약간 다릅니다. 답변을 달

고 싶은 글을 목록에서 선택한 다음 좌측

상단의 [새로 만들기]-[주제] 대신 [새로 만

들기]-[응답]을 눌러야 답변을 달 수 있습니

다.


10. 사용자에게 토론 도구에 읽지 않은 데이터

가 있습니다. 라고 알림 창에 표기 됩니다.

8. 토론 도구를 이용해 토론하기 양식 도구, 문제점 처리 보고서 도구 소개

양식 도구

작업 영역 구성원은 Groove 양식 도구에서 사용

자 지정 보기에 표시된 사용자 지정 양식을 사용

하여 레코드를 만들 수 있습니다. 여기서 시작을

클릭하여, 새 양식 도구 응용 프로그램의 디자인

요소를 만드는 작업을 시작할 수 있습니다. 필요

할 경우 사용자를 비롯한 다른 사용자가 작업 영

역에 추가할 수 있는 도구 서식 파일로 양식 도

구 응용 프로그램을 저장할 수 있습니다.

문제점 처리 보고서 도구

문제점 처리 보고서는 Groove 양식 도구를 사용

하여 디자인된 도구로, 문제점 보고 및 응답 추

적의 모든 단계를 관리하는 데 유용합니다. 사용

자는 보고서를 만들고 소유권을 지정하며 시간

에 따른 상태를 추적할 수 있습니다.

20 M

사용자 가이드

9. 일정 도구 추가하기

1. 작업 영역 화면 우측 하단의 [일반 작업]영

역에서 [도구 추가] 를 선택합니다.

4. [일정] 탭이 추가되었습니다. [새 약속]을 누

르거나 해당 일자에서 마우스를 더블 클릭

하여 프로젝트 팀원들에게 공유할 일정을

추가합니다.

5. 다른 팀원의 작업 영역에도 일정 탭이 추가

되어 있음을 확인할 수 있습니다. 또한 새

롭게 일정이 추가될 때마다 Groove 알림

영역을 통해 변동 사항을 알려주고 각 일정

마다 아이콘을 통해 업데이트가 된 부분을

표시하여 최근 변동 사항을 한눈에 파악할

2. [다른 도구] 창에서 [일정] 체크상자를 선택

한 다음 [확인] 단추를 누릅니다.

3. 또는 도구 탭의 우측에 있는 단추( )를

누른 다음 일정을 선택하여도 동일한 결과

를 얻을 수 있습니다.

작업 영역의 형식을 표준으로 설정한 경우 Groove 2007에서 제공하는 다양한 도구를 추가하여 다양한

정보를 교환할 수 있습니다 작업 영역의 형식을 표준으로 설정한 경우 Groove 2007에서 제공하는 다양

한 도구를 추가하여 다양한 정보를 교환할 수 있습니다


1. 도구 탭의 우측에 있는 단추를 누른 다

음 모임을 선택하면 화면과 같이 모임 도구

탭이 추가 됨을 알 수 있습니다. 화면 좌측

상단의 [새 모임]을 클릭합니다.

2. [모임 마법사] 대화상자가 나타나면 미팅

주제 및 일시, 장소와 안건을 기재한 다음

[확인]를 누릅니다. 미리 배포할 자료가 있

다면 하단의 클립 단추를 눌러 [추가..] 명령

으로 파일을 첨부할 수 있습니다.

6. 일정 도구의 메뉴

Groove의 모임 도구를 추가하여 반복되는 팀 프로젝트의 모임을 계획하고 결과를 기록할 수 있습니다.

모든 작업 영역 멤버가 정보를 추가할 수 있으므로 한 사람이 팀 전체의 의견을 모으는 대신 모임 의제를

공동으로 협업하여 개발할 수 있습니다. 모임 도중에는 의사록 기록자가 의제를 노트 기록 영역에 삽입하

고 실시간으로 회의록을 기록할 수 있으며 참가자는 기록되고 있는 의사록을 볼 수 있습니다.

이전 일정 혹은 다음 일정으로 이동

읽지 않은 이전 일정 혹은 다음 일정

으로 이동

오늘 날짜의 일정으로 이동

Outlook의 일정과 같이 일 단위/주

단위/월 단위로 표시 방법을 변경 할

수 있음

이전 페이지 혹은 다음 페이지로 이동

해당 날짜의 시간 별 일정을 표시

10. 모임 도구 추가하기

1

2

3

22 M

사용자 가이드

3. 입력한 내용이 방금 생성한 모임의 [프로

필] 탭에 등록이되었음을 확인할 수 있습니

다. 추가로 [참석자], [안건] 탭을 눌러 이동

한 다음 [편집] 단추를 누르면 참석자에 대

한 정보와 모임에 대한 안건을 기록해 둘

수 있습니다.

5. 만약 회의를 원격으로 진행하는 경우에도

팀 구성원 중 누구라도 내용을 추가하게 되

면 미팅 결과에 대한 기록을 실시간으로 제

공받을 수 있습니다. 또한 추후에도 프로젝

트에 참여할 다른 구성원을 작업 영역에 초

대하게 되면 현재 입력된 모든 도구 탭과

내용이 해당 구성원의 작업 영역에 전송이

되어 프로젝트에 대한 이력을 한 눈에 파악


4. 실제 회의 도중에 결정된 사항에 대한 액션

플랜을 기록하여 프로젝트 팀 구성원간에

공유를 할 수 있습니다.


6. 모임 도구 메뉴

모임 목록의 표시 형식을 일/주/월/연도 단위로 변경

<프로필>해당 모임에 대한 일정 및 요약 정보

<참석자>해당 모임에 참석하는 사용자 정보

<의견>해당 모임에 대한 안건을 생성 및 편집

<동작>해당 모임에 대한 순차적인 작업 목록을 생성 및 관리

<분>해당 모임에 대한 내용 삽입 및 편집

24 M

사용자 가이드

11. SharePoint 파일 도구 추가하기

1. 다음과 같은 회사 내부의 SharePoint 문서

라이브러리를 Groove 작업 영역으로 가져

오도록 하겠습니다.

3. 주소 입력란에 SharePoint 사이트 주소를

입력한 다음 [선택]을 누릅니다.

4. 사용자 인증 과정을 거친 후 SharePoint

Site의 접속이 이루어지면 문서라이브러리

목록이 나타납니다. 이중에서 가져올 라이

브러리를 선택하고 [선택]를 누릅니다.

SharePoint 파일 도구는 Groove 파일 도구의 기능뿐만 아니라 SharePoint Services에서 제공하는 문서 라

이브러리와 통합을 시켜줍니다. 따라서 회사 내부 사용자뿐만 아니라 SharePoint를 접근할 수 없는 외부

사용자들이 Groove 를 통해 문서를 동기화 할 수 있습니다. 회사 내부 사용자는 손쉽게 문서를 SharePoint

문서 라이브러리에서 Groove 작업 영역으로 체크 아웃하고 프로젝트에 참여한 Groove 팀원들은 이 문

서를 공유 및 수정한 다음 작업을 마친 후 문서를 다시 SharePoint 문서 라이브러리에 체크인하여 게시


2. 도구 탭의 우측에 있는 단추를 누른 다

음 SharePoint 파일을 선택하면 화면과 같

이 SharePoint 도구 탭이 추가 됨을 알 수

있습니다. 회사내부의 SharePoint 문서 라

이브러리를 설정하기 위해 화면 좌측 하단

의 [설치]을 클릭합니다.


5. Groove가 다운로드 작업을 마치고 나면 그

림과 같이 SharePoint 문서 라이브러리와

동일하게 파일이 동기화 된 것을 확인할 수

있습니다. 또한 다른 팀 구성원도 동일한

도구가 추가되어 해당 파일에 접근할 수 있

습니다.

6. 이제 다른 Groove의 구성원이 해당 파일을

수정할 수 있도록 하기 위해 선택한 파일을

SharePoint 에서 체크 아웃 하겠습니다. 참

고로 체크아웃은 구성원 중 SharePoint File

도구를 등록한 사람만이 할 수 있습니다.

파일을 선택한 다음 마우스 오른쪽 단추를

클릭하고 [체크 인/체크 아웃]-[SharePoint

에서 체크 아웃] 를 선택합니다.

7. 체크 아웃이 되면 SharePoint 문서 라이브

러리에도 아이콘이 체크 아웃 상태로 표시

되기 때문에 회사 내부 사용자는 해당 파일

이 체크 인 되기 전까지는 파일을 읽기 전

용으로만 열 수 있고 직접 수정할 수 없습

니다.

26 M

사용자 가이드

8. 이제 Groove 작업 영역에 참여한 회사의

외부 팀원이 해당 문서를 연 다음 내용을

수정한 다음 문서를 저장 합니다. Groove

는 이를 인식하여 대화상자를 띄우게 되며

[예]를 클릭하면 모든 프로젝트 멤버에 변

경사항이 동기화됩니다.

10. SharePoint 체크 인 대화상자에 문서의 변

동 사항 이력을 기재한 다음 [OK]를 누릅니

다.

11. 체크 인이 완료되었습니다. 이제 Share-

Point 문서 라이브러리에서 문서를 선택하

고 [버전 기록] 을 선택하여 버전 기록을 조

회해 보겠습니다.

12. 그림과 같이 버전 기록이 등록되어 있음을

알 수 있습니다. 따라서 회사 내부의 프로

젝트 팀원과 회사 외부의 Groove 멤버간에

도 보안이 유지된 상태에서 손쉽게 협업이

가능함을 알 수 있습니다.

9. 최초 SharePoint 파일 도구를 생성한 멤버

의 컴퓨터에 체크아웃한 파일이 변경 되었

음을 알리는 메시지가 도착하면 이를 검토

한 후 마우스 오른쪽 클릭한 다음 [체크 인/

체크 아웃]-[SharePoint 체크 인]을 선택합

니다.


13. 또 한 Groove의 SharePoint 파일 작업 영역

에 파일을 업로드 한 뒤에 SharePoint의 문

서 라이브러리를 업데이트 할 수 있습니다.

14. 지금 동기화] 버튼을 클릭하게 되면 아래와

같이 동기화 대상에 대한 정보 및 확인 창

이 뜨며, 다시 한번 [지금 동기화] 버튼을 클

릭하게 되면 동기화 상태 및 완료 창을 확

인 할 수 있으며, 동기화가 완료 된 이 후

SharePoint의 문서 라이브러리를 확인 합

니다.

15. 아래와 같이 Groove 에서 업로드 한 파일

이 문서 라이브러리에 동기화가 된 것을 확

인 할 수 있습니다.

1

2

3

1. SharePoint 파일 작업 영역의 [파일 추가]

메뉴를 클릭 후 업로드 할 파일을 선택

2. 선택한 파일이 작업 영역에 등록된 것

을 확인

3. [지금 동기화] 버튼을 클릭하여 Share-

Point에 업로드

28 M

사용자 가이드

12. 관리자 도구 소개

작업 영역 창의 관리자 도구를 이용하여 작업 영

역, 연락처, 통신 상태에 대해 확인 및 전체적인

관리가 가능 합니다.

관리자 도구는 작업 영역 관리자, 연락처 관리자,

통신 관리자가 있으며 작업 영역 창의 [옵션] 메

뉴 하단에서 실행이 가능 합니다.

작업 영역 관리자에서는 모든 컴퓨터의 작업 영

역이 모두 표시되고, 작업 영역 상태 정보가 나

타납니다.

연락처 관리자 창에서는 연락처 속성 확인 및 숨

기기 혹은 표시 설정이 가능합니다.

통신 관리자에서는 작업 영역, 메시지 및 초대에

대한 작업 상태 확인 및 선택한 영역에 대한 통신

을 중지 또는 오프라인 작업으로 진행하도록 변

경 할 수 있습니다.


13. 내 컴퓨터의 특정 폴더를 Groove로 직접 동기화 하기

파일 공유를 위주로 협업 작업을 하는 경우에

는 실행창에서 작업 영역을 생성할 때 형식을 [

표준]이 아닌 [파일 공유]로 선택을 하면 됩니다.

Groove 2007 은 실행창을 통해 작업 영역을 생

성하는 방법 외에 윈도 탐색기에 존재하는 폴더

를 바로 GFS(Groove 2007 Folder Synchroniza-

tion) 폴더로 변환하여 파일을 공유할 수 있게 해

줍니다.

이 방법으로 생성된 결과는 실행창에서 만든 작

업 영역과 동일하므로 이번 장에서는 이 방법을

살펴보도록 하겠습니다. 단, GFS 폴더는 용량이

최대 2GB 까지 그리고 파일 개수는 최대 5,000

개 까지만 가능합니다. 또한 50MB가 넘는 파일

을 공유하는 경우 시스템의 성능 저하가 올 수 있

으므로 용량이 큰 파일을 공유하는 것은 권장하

지 않습니다.

1. 윈도 탐색기를 실행한 다음 GFS 폴더로 변

환할 폴더를 선택하고 마우스 오른쪽 단추

를 누른 다음 [Groove 폴더 동기화]-[동기화

시작] 을 선택합니다.

3. 이제 실행창에 방금 생성한 폴더가 등록되

어 있음을 확인 할 수 있습니다. 더블 클릭

하여 작업 영역을 엽니다.

4. GFS 폴더가 탐색기 형태로 열리며 좌측에

Groove 폴더 동기화 창이 나타납니다. 폴

더를 공유할 멤버를 추가하기 위해 [다른

사람 초대]를 클릭합니다. [초대 보내기] 대

화상자가 열리면 초대할 사람의 이메일과

초대 메시지를 입력하고 [초대]를 누릅니

다.

2. 잠시 확인을 묻는 대화상자가 나타나면 [

예]를 누릅니다. 잠시 작업이 진행되고 나

면 폴더 아이콘에 Groove 아이콘이 겹쳐진

형태로 변경된 것을 확인할 수 있습니다.

30 M

사용자 가이드

5. Groove가 생성한 초대 메일을 보낸 후 초

청을 받은 멤버가 이를 수락하고 초청자가

최종 수락을 하고 나면 상대방 컴퓨터에 준

비가 되었다는 Groove 알림 메시지가 나타

납니다.

이를 마우스로 클릭하면 동기화할 폴더의

위치를 어디에 둘 것인지를 묻는 대화상자

가 나타납니다.

폴더의 위치는 “바탕화면”, “특정 위치 지

정”, “기존의 자신의 폴더와 병합” 세가지

중 한가지 방식을 선택할 수 있습니다.

여기에서는 바탕화면을 지정하도록 하겠

습니다.

8. Groove 폴더 동기화 메뉴

6. 바탕화면에 동기화된 Groove 폴더가 생성

되며 이 폴더를 더블 클릭하면 초대자와 동

일한 파일이 동기화 되어 있음을 알 수 있

습니다.

7. 이제 초대를 받은 사용자가 특정 파일을 열

어서 수정을 하거나 별도의 파일을 복사하

여 폴더에 붙여 넣기를 하면 실시간 동기화

가 이뤄짐을 알 수 있습니다. 따라서 토론

게시판, 일정이나 모임 등의 도구들이 필

요하지 않고 단순히 파일을 공유하고자 할

때는 기존 폴더를 Groove 폴더로 변환하여

즉시 협업 작업을 할 수 있습니다.

1. 공유 된 폴더에 참여하고 있는 사용자 정보2. 다른 사람 초대 : 사용자를 공유 폴더에 초대

내 다른 컴퓨터 초대 : 사용자 계정의 다른 PC를 초대

‘폴더 이름’의 다운로드 설정 편집 : 파일 다운로드 설정 변경

‘폴더 이름’의 속성 표시 : 해당 폴더의 속성 확인

‘폴더 이름’ 동기와 중지 : 현재 폴더에 더 이상 참여 하지 않음

3. 채팅 도구 모음을 활성화 하게 되면 해당 폴더의 참여자와 메시지를 주고 받을 수 있음

4. 이 폴더를 읽은 상태로 표시 : 해당 폴더를 읽은 상태로 변경 이 폴더를 읽지 않은 상태로 표시 : 해당 폴

더를 읽지 않은 상태로 변경 이 폴더의 알림 설정 : 해당 폴더의 알림

설정 변경 이 폴더의 다운로드 설정 편집 : 파일 다운

로드 설정 변경 이 폴더의 속성 표시 : 현재 폴더의 속

성 확인

1

2

3

4


부록 - 1. Groove 2007 평가판 다운로드 및 Groove 2007 계정 생성

Groove 2007을 구입하기 전 기능을 사용해보고자 하는 경우에는 아래 사이트에 접속하여 Windows Live

ID 로 로그인 한 다음 간단한 신상 정보를 입력 후 다운로드 받으실 수 있습니다.

다운로드 후 설치를 마친 다음 [시작] - [모든 프

로그램] - [Microsoft Office] - [Microsoft Office

Groove 2007]을 클릭하여 Groove를 시작합니

다.

Microsoft Office Online 사이트 접속

사이트 상단의 [제품] 메뉴 클릭

좌측 메뉴의 [데스크톱 프로그램] 항목에 [Groove] 클릭

좌측 메뉴의 [제품 정보] 항목에서

[60일 평가판] 클릭 언어 선택 후 [지금 다운로드] 클릭

32 M

사용자 가이드

1. [계정 구성 마법사]가 실행 됩니다. 실행 된

계정 구성 마법사 에서는 Groove 계정을

생성하는 두 가지 옵션이 표시됩니다.여기

서는 새 Groove 계정 만들기 옵션을 선택

합니다.

3. Groove 계정 정보 입력 페이지에서

Groove 계정 관련 정보를 입력한 다음 [다

음]을 누릅니다.

4. Groove 사용자가 사용자를 쉽게 검색할 수

있도록 돕기 페이지서는 공용 Groove 디렉

토리에 자신의 Groove 계정을 어떤 항목까

지 공개할지를 선택합니다. 만약 개별적으

로 초대장을 보낸 사람들과만 협업 작업을

할 예정이라면 [표시 안함]을 선택하고 [마

침]를 누릅니다.2. 이제 Groove 계정 구성 코드를 가지고 있

는지의 여부를 물어보는 창이 나타납니다.

세번째 [Groove 계정 구성 코드가 없습니

다.] 를 선택하고 다음 버튼을 클릭합니다.

» 새 Groove 계정 만들기 : Groove를 처음 사용하는 경우 선택합니다.

» 이미 만든 Groove 계정 사용 : 다른 컴퓨터에서 Groove를 사용한 적이 있거나 현재 컴퓨터의 계정을 복원하고자 할 때 선택합니다.

» Groove 계정 구성 코드가 있습니다. : IT 관리자로부터 Groove 구성 코드를 전달받은 경우

» Groove 계정 구성 코드를 찾는 데 도움이 필요 합니다. : IT 관리자가 내가 필요한 Groove 계정 구성 코드를 가지고 있지만, 찾기 위해 도움이 필요한 경우

» Groove 계정 구성 코드가 없습니다. : Groove 계정을 구성하기 위한 구성 코드가 필요하지 않은 경우 (조직에 속한 사용자가 아닌 일반 사용자일 경우 선택)


5. 사용자 컴퓨터에 Groove 사용자 계정이 생

성됩니다.

6. 온라인 ‘시작 동영상’ 시청 관련 대화상자가

나타납니다. (이 동영상은 도움말 메뉴에서

언제든지 볼 수 있습니다.) [아니오] 버튼

을 클릭하면 계정 설정이 완료됩니다.

» Groove 계정을 생성하는 이유 : Groove 계정은 컴퓨터에 저장된 파일로서, 다음과 같은 유형의 정보가 포함되어 있습니다.

Groove ID 및 해당 ID를 정의하는 암호화 "개인 키"

작업 영역을 보호하기 위한 "마스터 키" 등 기타 암호화 정보

Groove를 실행하는 장치 정보 사용자가 구성원으로 속해 있는 작업 영역에 대한 참조

사용자와 통신하는 연락처에 대한 정보

해당 정보로 사용자끼리의 신원을 확인 및 통신을 하게 되고 또한 작업 영역에 참여하기 위하여 Groove 계정을 생성하고 관리해야 합니다.

부록 - 2. 권한 설정

Groove 작업 영역에 참가자를 초대할 경우에는 다음 세가지 중 한가지의 역할을 부여 받게 됩니다.

관리자 : 모든 작업 영역과 생성된 도구에 대한 관리 권한을 가집니다.

참석자 : 멤버를 초대하거나 도구를 추가할 수 있는 권한을 가집니다. 단, 자신이 생성한 도구와 데

이터만 편집과 삭제가 가능합니다.

방문자 : 참여한 작업 영역과 관련 도구의 내용에 대한 읽기만 가능합니다.

이를 표로 살펴보면 다음과 같습니다.

작업 영역에 대한 권한

권한/역활 관리자 참석자 방문자

초대 o o ×

초대 취소 o × ×

도구 추가 o o ×

도구 삭제 o × ×

34 M

사용자 가이드

1. 만약 기본적으로 설정된 값을 변경하고자

한다면 작업 영역에서 [파일]-[속성]-[작업

영역]을 선택합니다. 또는 실행창에서 설

정을 변경할 작업 영영에서 마우스 오른쪽

단추를 누른 다음 [속성]을 선택합니다.

1. 도구에 대한 권한 설정 값을 변경하고자 한

다면 해당 도구를 선택하여 연 다음 [파일]-[

속성]-[도구]를 선택합니다. 또는 도구 탭에

서 마우스 오른쪽 단추를 누른 다음 [속성]

을 선택합니다.

2. [사용 권한]탭을 누른 다음 역할에 대한 드

롭 다운 메뉴를 선택한 다음 각각의 권한

설정 값에 대한 체크 상자를 클릭하여 조정

한 다음 [적용]을 누릅니다.

2. [속성] 탭을 누른 다음 역할에 대한 드롭 다

운 메뉴를 선택한 다음 각각의 권한 설정

값에 대한 체크 상자를 클릭하여 조정한

다음 [적용]를 누릅니다

Microsoft Office Groove는 작업 영역 및 각 도구에 대한 권한을 개별적으로 설정할 수 있습니다.

도구에 대한 권한

권한/역활 관리자 참석자 방문자

데이터 생성/추가 o o ×

모든 데이터 편집 o × ×

자신의 데이터 편집 o o ×

모든 데이터 삭제 o × ×

자신의 데이터 삭제 o o ×


1. 작업 영역에서 [옵션]-[알림 설정]-[작업 영

역]을 선택하면전체 작업 영역에 대한 알림

설정을 지정할 수 있습니다. 변경된 사항이

있거나 특정 멤버가 접속 시 효과음을 부여

할 수도 있습니다.

2. 도구 탭에서 마우스 오른쪽 단추를 눌러 [

알림 설정]을 선택하면 도구마다 알림 설정

을 지정할 수 있습니다.

3. 기본 값은 [상속]으로 작업 영역에 설정된

알림 설정을 그대로 이어받지만 슬라이더

막대를 변경하여 이를 변경할 수 있습니다.

각 항목별 설정 값은 아래 표와 같습니다.

4. 알림 기능을 간단히 해제 싶다면 실행창의

일반 작업 영역에서 [알림 해제]를 누르면

모든 알림 기능이 [해제] 상태로 됩니다. 특

정 도구의 알림 기능 해제는 작업 영역의

일반 작업 영역에서 [현재 도구에서 읽지

않음 알림 해제]를 누릅니다.

5. 참고로 도구 탭에서 마우스 오른쪽 클릭하

여 [도구를 읽은 상태로 표시]를 선택하면

도구 탭 혹은 작업 영역에 표시된 아이콘

을 표시를 모두 해제할 수 있습니다. 나중

에 확인을 위해 [도구를 읽지 않은 상태로

표시]를 선택하면 이미 확인한 내용이라 하

더라도 다시 읽지 않음 표시를 할 수 있습

니다.

Groove는 알림 기능을 통해 작업 영역에 새로운

내용이 추가되거나 변경된 사항을 확인할 수 있

도록 해줍니다. 최초 작업 영역 생성시 기본 값은

자동으로 설정되어 있지만 설정 값을 변경하여

원하는 작업 영역이나 도구만 알림을 받을 수 있

도록 설정할 수 있습니다.

부록 - 3. 알림(Alert) 기능 설정

자동높음과 유사하지만 예전에 읽지 않은 알림 내용은 사라집니다. (기본값)

높음새로운 알림 항목과 읽지 않은 항목을 모두 표시하여 주며 아이콘도 표시해 줍니다.

보통읽지 않은 항목에 대해 아이콘으로만 표시해 줍니다.

해제새로 추가되거나 변경된 항목을 알리지 않습니다.

상속작업 영역에 설정된 알림 설정을 그대로 이어받습니다. (기본값 : 자동)

36 M

사용자 가이드

부록 - 4. 다운로드 설정 변경

부록 - 5. 파일을 첨부하지 않고 링크로 보내기

1. 파일 도구나 SharePoint 파일 도구 탭을 선

택한 다음 좌측 폴더 영역에서 루트 폴더

를 선택하고 [파일]-[속성]-[파일]을 선택합

니다.

2. [다운로드] 탭을 선택하면 세가지의 옵션이

나타납니다.특정 파일 크기 이하일 경우만

동기화 할 경우에는 “자동 다운로드 제한”

을 선택하고 필요에 따라 선택적으로 파일

을 다운로드 할 경우에는 “수동 다운로드”

를 선택합니다.

3. 만약 수동 다운로드를 선택한 경우에는 파

일 도구에 새로운 파일이 업데이트 되었을

경우 아래 화면과 같이 파일 앞에 화살표

아이콘이 나타납니다. 다운로드를 원한다

면 해당 파일을 선택하고 도구 모음에서 [

다운로드] 단추를 누르면 됩니다.

만약 외부의 인터넷 접속 환경이 매우 느리거나 많은 비용을 부담해야 하는 경우라면 Groove에서 동기

화 할 항목 중에서 파일 도구나 SharePoint 파일 도구의 경우에는 자동 동기화 설정을 변경할 필요가 있

습니다.

1. 특정 파일을 마우스 오른쪽 클릭한 다음 [

링크로 복사]를 선택하여 복사합니다. 도구

탭도 링크로 보낼 수 있습니다. 도구 탭에

서 마우스 오른쪽 클릭한 다음 [도구를 링

크로 복사]를 선택합니다.

2. Outlook을 통해서도 링크를 발송할 수 있

습니다.

3. 이제 토론 게시판에 본문 입력창에 마우

스 오른쪽 클릭한 후 [붙여넣기]를 선택하

면 해당 문서 혹은 도구가 링크로 붙여넣기

되었음을 확인할 수 있습니다. 팀 멤버들은

이 링크를 클릭하면 작업 영역을 찾아 해매

지 않고 바로 특정 파일을 열거나 작업 영

역에 포함된 도구 페이지로 이동할 수 있습

니다.

웹에서 하이퍼링크를 복사하듯이 Groove 작업

영역 내부의 어떠한 파일이나 내용을 팀 멤버에

게 링크로 복사하여 보낼 수 있습니다.


1. 실행창 하단의 일반 작업 영역에서 [보기

기준] 목록 단추를 누른 다음 [폴더]를 선택

합니다. [파일]-[새로 만들기]-[작업 영역 폴

더]를 선택하거나 일반 작업 영역에서 [새

폴더]를 선택합니다.

3. 이외에도 아래와 같은 다양한 형태로 작업

영역을 분류하여 볼 수 있습니다.

2. 폴더가 만들어지면 작업 영역 이름 부분을

마우스로 드래그 하여 폴더 별로 작업 영역

을 분류하여 살펴볼 수 있습니다.

조직에 Groove를 도입한 후 시간이 경과하면 할

수록 관리하는 작업 영역의 숫자가 늘어나게 마

련입니다. Groove는 다양한 보기 방식을 제공하

여 생성하거나 참여한 작업 영역을 분류하여 줍

니다.

부록 - 6. 작업 영역 보기 방식 변경하기

사전순

종류

상태

읽지 않은 마지막 시간

38 M

사용자 가이드

부록 - 7. Groove를 이용한 협업 시나리오_여러 작업자들과의 협업

업무 Process상 관련자들의 협업

메일 서버 기술부 조과장

파일 서버 영업부 김대리

협력사 최수석

실제 사용자들 조사 결과

영업소 유대리

부산공장 백과장

제품 생산에 필요한 영업부와 기술부의 의견이 수시로 필요하나 원거리에 있어 커뮤니케이션 어려움

고객인 기술부 조과장에게 수시로 기술 자료를 전달하려고 하나 메일 용량 초과로 전달 하지 못함

본사에 있는 파일 서버에 있는 영업자료를 보안 정책으로 인해 볼 수 가 없음

업무상의 모든 커뮤니케이션을 저장하고 관리 하기에 용량, 기능면에서 부족 함

영업부에서 신제품에 대한 Feedback을 메일로 받고 있어 메일 관리가 어려움

부서 단위의 권한 관리 및 버전 체크 기능을 지원하지 않음 함

영업자료를 파일 서버에 올리면 다른 부서에서 권한이 없어 볼 수 가 없음

석

영

영

Internet

“모든 업무의 시작부터 종료까지 포함할 수 있는 기능이 있으면 좋겠다. 회의록 관리, 산출물 관리, 참고 자료

검색 등록, 프로젝트 종료됐을 때 자료 저장 및 활용할 수 있으면 좋겠다. “

“메일함이 다 차면 경고가 계속해서 뜨고 메일을 안 지우면 새로운 메일이 들어오지 않음. 그래서 서버 담당

자한테 연락 후 다시 보내달라고 해야 함.”

“이메일 통한 자료가 엄청 많으나 항구적으로 보관할 방법 없음. 메일 함 차면 비우는 수 밖에 없음.”

“보안 때문에 일반 엑셀 파일 같은 것 PDF로 전환하거나 도면 포함하면 수십 메가가 쉽게 넘어 버린다. 용량

때문에 나눠서 보내거나 개인 메일로 보내기도 하고 퀵 사용 할 때도 있음. ”

“여러 부서가 보낸 것 취합 하는 업무가 많음. 한 공간에 한 양식 있으면 한 사람씩 들어와서 자료 넣으면 되

는데 지금은 20개 메일 받아서 따로 정리해야 함”.

“서로 다른 층에 있을 때 간단한 사항 협의하기 위해 왔다 갔다 하는 경우도 있고, 갔을 때 상대방이 자리 비

운 경우도 있음. 가상공간 회의 등 상대방한테 예약해 놓고 채팅이나 회의할 수 있도록 하면 좋겠다.”

“일정 관리는 알 수 없다. 어느 정도 진행이 되는지 구두로 커뮤니케이션 하는 방법 외엔 없다. 어느 정도 공

정이 진행 되었는지 보면 좋겠음.”

최수최최최수최수최수최수최최수석석석석석


부산공장 백과장영업부 김대리

영업소 유대리

기술부 조과장

협력사 최수석

영업부에서 추정한 예상 판매량을 근거로 생산량을 증가 시킴

신제품에 대한 기능 및 기술 자료 등록

신제품에 대한 개선 설계도를 조과장에게 전달 하고 관련 의견을 토론 게시판에 등록 함

Groove에서 신제품 영업에 필요한 기술 자료를 검토 하고 지난 판매데이타를 집계 후 신규 영업 전략 지침을 게시판에 등록함

판매 데이터를 Groove파일 도구에 등록 후 새로운 영업 전략에 대한 관련자 미팅(채팅)을 제안 함

신제품에 대한 판매 결과 및 공정 향상에 대한 원가 절감 등을 공유 하여 가격 경쟁력과 차기 제품에 대한 준비를 함

새로운 제품의 기술적인 특장점을 공유 하여 신 영업 전략을 수립 함

관련자들에게 작업 영역으로 초대 메시지를 보냄

영업소 유대리에게 최신 판매 데이터 업데이트를 쪽지로 보내고 기술 자료의 궁금한 점을 기술부 조과장과 채팅 함

신제품에 대한 생산 계획을 게시판에서 공유 하고 개선 점을 토론함

영업소에서 이루어 지는 판매 일정 등을 공유 하고 공장에서 제품 출고 예정일 확인 함

보안 채널로 A기업의 내부 네

트워크로 연결 함

진행 하였던 데이터와 파일을 서로 상호간 공유하여 새로운 아이디어를 만들어 냄

1 2

4

6

3

75

40 M

사용자 가이드

부록 - 7. Groove를 이용한 협업 시나리오_공간을 초월한 협업

11월 10일 : A기업의 김과장은 짧은 기간 내에 제안서 작성을 해야 함.

그러나 부산 출장으로 인해 시간이 없음 이를 해결 하기 위해 Groove를 사용 함

문서 완성도0%

문서 완성도50%

김과장

13:00 PM10:00 AM

11:00 AM

16:00 PM

김과장

제안서에 필요한 기술 자료와 필요 견적을 협력 업체에 요청 하고 Groove에 작업 공간을 만든후 관련자들을 초대 함

다른 업무로 부산 출장을 가게 됨 KTX내에서 문서를 작성 하고 초안을 작성 함

출장 전 Groove의 작업 영역에 있는 관련 자료를 동기화 함

영업부 이과장

영업부 이과장

협력사 조과장

이전 관련 프로젝트의 제안서 참고 자료를 Groove로 공유 함

견적자료에 추가 할 부분을 토론게시판에서 한 후 수정 견적을 협력사에 공유 함

요청 받은 자료를 작성후 Groove의 작업 영역에 공유 함


문서 완성도80%

문서 완성도100%

17:00 PM 18:00 PM

16:00 PM

김과장 김과장

부산 지사에서 인터넷으로 연결 하여 견적 자료와 공유된 추가 자료를 받아 제안서를 완성 하고 법무팀에 검증요청 함

법무팀 수정 사항을 반영하여 문서 완성 하고 영업부 이과장에세 제본을 요청함

영업부 이과장

영업부 이과장

법무팀 한과장

수정 사항이 반영된 부분만 다시 프린트 해서 문서를 제본 함

수정 사항 이외에 제안서에 대해서만 문서 제본을 위해 프린트 하고 수정 사항을 기다림

수정 사항을 전달함

42 M

사용자 가이드

부록 - 8. 백업 및 복원 (사용자 계정)

사용자 계정 백업

Groove 사용자 계정을 백업하여 다른 PC에서

사용할 수 있습니다.

1. 실행창에서 [파일] - [다른 컴퓨터에서 계정

사용] 을 선택혹은 실행창에서 [옵션] - [기

본설정] - [계정] - [계정을 파일로 저장] 선택

3. 저장이 완료되면 하기와 같이 파일 생성

1. 사용자 계정이 저장된 파일 실행

2. Groove 시작 화면이 실행되며, 여기서 사

용자 계정의 암호를 입력 후 로그인을 클릭

하여 실행

3. 혹은 Windows 작업표시줄의 Groove 아이

콘에서 마우스 우측 버튼 클릭 후 [새 계정]

클릭 및 아래의 과정 실행

2. 다른 컴퓨터에 복사할 계정 파일 저장 부분

의 찾아보기를 클릭하여 저장 위치 및 파일

명을 입력 후 확인

사용자 계정 복원

이전 페이지에서 사용자 계정을 저장한 파일을

가지고 다른 PC에서 복원할 수 있습니다.


부록 - 8. 백업 및 복원 (작업 영역)

작업 영역 저장 작업 영역 복원

해당 작업 영역에 대해서 전체 문서와 관련 기록

들을 따로 저장 할 수 있습니다.

이전 페이지에서 작업 영역을 저장한 파

일을 가지고 다른 PC에서 복원할 수 있

습니다.

작업 영역 저장 후 생성된 파일을 더블-클

릭으로 실행, 혹은 실행창의 [옵션] - [작업

영역 관리자] 실행 후[파일] - [새로 만들기]

- [작업 영역 위치] - [보관] 을 선택하여 저

장된 파일을 선택 후 열기 선택

1. 작업 영역 저장

2. 저장된 작업 영역 불러 들이기

해당 작업 영역에서

파일-> 다른 이름으로 작업 영역 저장 ->

보관 선택

작업 영역이 저장된 폴더에서 보관된 파일

을 더블 클릭 하면 보관된 작업 영역을 사

용 할 수 있습니다.

보관할 이름을 입력 하고 저장

일반적으로

내문서 ->Groove Workspace Archives가

기본 경로다

보관되는 작업 영역은 모든 도구의 내용과

작업 영역의 구성원 목록이 포함 됩니다

보안을 위해 암호 설정을 할 수 있습니다

필요에 따라 암호를 설정 합니다.

Office Groove User Guide(Korean, 한글)

Documents

Transcript of Office Groove User Guide(Korean, 한글)