แนวคิด สํานักงานเปรียบเสมือนสถานที่ ที่ใชเพื่อทํางานในดานตาง ๆ เชน งานดานบริหาร งานดานทรัพยากรมนุษย งานดานขอมูลขาวสาร เปนตน ในบทเรียนนี้จึงไดนําเสนอถึงความสําคัญของสํานักงานที่มีตอองคกร ซึ่งเปนสิ่งที่ทําใหองคกรประสบความสําเร็จ และลุลวงตามวัตถุประสงคขององคกร

วัตถปุระสงค 1 เพื่อใหเขาใจถึงความหมายของ

คําวา “สํานักงาน” 2 เพื่อใหเขาใจถึงหนาที่ และ

บทบาทของสํานักงาน 3 เพื่อใหเขาใจถึงลักษณะของการ

บริหารงานภายในสํานักงาน 4 เพื่อใหทราบถึงลักษณะของ

สํานักงาน 5 เพื่อใหทราบถึงความสําคัญถึง

การวางแผนผังสํานักงาน

Chapter 1 สํานักงาน (Office)

สํานักงานอัตโนมัต ิ

2

1 สํานักงาน (Office)

สํานักงานเปรียบเสมือนสถานที่ในการทํางาน บริหารงาน จัดการเกี่ยวกับขอมูลและเอกสาร สํานักงานจึงประกอบดวยบุคลากร อุปกรณ และแผนงาน เพ่ือใหการทํางานบรรลุวัตถุประสงคเดียวกัน นอกจากนี้สํานักงานยังเปนหัวใจในการทํางานของการบริหารงานทั่ว ๆ ไป เชน งานบัญชี งานการเงิน งานสารบรรณ เปนตน จึงมีผูใหคํานิยามของคําวา ”สํานักงาน” ในความหมายตาง ๆ กัน ดังน้ี

สํานักงาน แปลวา ที่พัก ที่อาศัย ที่ทําการ แหลงสถาบัน หรืออาคารที่ใชเปนทีท่ํางาน (พจนานุกรมไทย พ.ศ. 2530)

สํานักงาน หมายถึง ที่สําหรับบริหารงาน จัดการเกี่ยวกับขอมูลและเอกสาร โดยมีการรวบรวม บันทึก และประมวลผลใหไดขอมูลที่เปนประโยชน และมีความหมาย และเปนทีท่ีมี่รูปแบบการทาํงานเปนระเบียบแบบแผนแนนอน นอกจากนี้อาจดาํเนินการเกี่ยวกับการบญัชี การเงินและงบประมาณ และการสั่งงาน สํานักงานประกอบดวยบคุลากรที่ใชวัสด ุ อุปกรณ และระเบียบวธิีปฏบิัติงาน ในอันที่จะทําใหองคกรสามารถดําเนินการธุรกรรมตาง ๆ ไดบรรลุตามวัตถุประสงค (แววตา เตชาทววีรรณ) สํานักงาน หมายถึง สถานที่ปฏิบตัิงานของผูบริหาร หรือหมายถึง สถานที่ดําเนินงานหนังสือ งานเอกสาร หรืองานขาวสารขอมูล (พรรณี ประเสริฐวงษ) สํานักงาน คือ สถานที่ทีมี่การโตตอบจดหมาย การจัดเตรียมแบบฟอรมและรายงาน การจัดเก็บเอกสาร และการบริหารงานเอกสาร ซ่ึงงานเหลานี้เปนที่หนาของ นักงานพิมพดีด เลขานุการ ผูจัดเก็บเอกสาร พนักงานบัญชี ผูใชเครื่องใชสํานักงาน ผูควบคุม และผูจัดการสํานักงาน (Keeling and Kallaus)

บทที่ 1 สํานักงาน 3

รูปภาพ ตัวอยางของสํานักงานในรูปแบบตาง ๆ

2 หนาที่และบทบาทของสํานักงาน

หนาที่ของและบทบาทของสํานักงานในแตละแหงมีความแตกตางกนัตามแตประเภท

ของงาน แตสวนใหญแลวหนวยงานภายในองคการดําเนินการเกี่ยวกับงานสารสนเทศขององคกร เกี่ยวของกับงานการวางแผน การควบคุมดําเนินการ ใหบริการเกี่ยวกับสารสนเทศทกุชนิดขององคกร และบริการสิ่งอํานวยความสําดวกในการปฏบิัติงานใหสวนงานทั้งหมดขององคกร เพ่ือใหดําเนินงานอยางมีประสิทธภิาพ จึงไดแบงบทบาทของสํานักงานไดเปน 2 ระดับ คือระดับพ้ืนฐาน และระดับสูง

สํานักงานอัตโนมัต ิ

4

2.1 บทบาทระดบัพื้นฐาน (Primary Functions) ประกอบดวย 7 หนาที่ ดังน้ี 1. งานที่เก่ียวกบัเอกสาร (Paperwork) สํานักงานเปรียบเสมือนศูนยปฏิบตัิการดานเอกสาร และเปนศูนยกลางที่ใชจัดเกบ็ และ

คนคืนเอกสารทั้งหมด เพ่ือใชในการอางอิง ประกอบการตัดสินใจ หรือเพ่ือใชเปนหลักฐาน ตาง ๆ เปนตน

รูปภาพ งานที่เกี่ยวกบัเอกสาร

ในปจจุบันงานที่เกี่ยวของกับเอกสารมีแนวโนมที่จะลดปริมาณจํานวนเอกสารลง

เน่ืองจากมีเทคโนโลยี เขามาชวยในการบริการจัดการ ทําใหไมจําเปนตองใชกระดาษ แตผูอ่ืนก็ยังสามารถไดรับขอมูลตาง ๆ ครบถวน อาจโดยการสงผานระบบอีเมล หรือระบบสารสนเทศ ในประเภทตาง ๆ เปนตน

บทที่ 1 สํานักงาน 5

2. งานติดตอสือ่สารและการประชาสัมพนัธ (Communication and Public Relation)

การติดตอสื่อสารและการประชาสัมพันธน้ันสามารถทําไดทั้งภายในองคกร และระหวางองคกร ทั้งทางวาจา ลายลกัษณอักษร หรือชองทางสื่อสารอื่น ๆ เชนโทรศัพท ระบบการประชมุทางไกล จดหมาย โทรเลข หรือจดหมายอิเล็กทรอนกิส เปนตน ปจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารแพรหลายมากขึ้นจึงไดประยุกตเทคโนโลยีดานนี้มาชวยในการติดตอสื่อสาร และการประชาสัมพันธองคกรมากยิ่งขึ้น เชน การประชาสัมพันธผานเว็บไซต หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส เปนตน

รูปภาพ การประชาสัมพันธองคกรในรูปแบบตาง ๆ

3. งานจัดใหมีสิ่งอํานวยความสะดวกทางภายภาพในสํานักงาน (Facilities) งานดานอํานวยความสะดวกภายในสํานักงาน โดยทั่วไปเรียกวางานอาคารสถานที่ หรือ

งานพัสดุครุภัณฑ ซ่ึงเปนสําหรับจัดหาเครื่องมือเครื่องใชภายในสํานกังาน และยังรวมถึงการวางแผนการใชพ้ืนที่สํานักงาน การเลือกทําเลที่ตั้ง การจัดแผนผังองคกร การจัดสภาพแวดลอมดานตาง ๆ เปนตน

รูปภาพ การจัดใหมีสิ่งอํานวยความสะดวกภายในสาํนักงาน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

6

4. งานวิเคราะหและจดัระบบงาน (System Analysis and Operation Management)

งานที่เกี่ยวของกับการวิเคราะหระบบงานจะเกี่ยวกบัการวิเคราะห และปรับปรุงงาน การกําหนดมาตรฐาน และปรับปรุงใหเกดิวิธีการทํางานที่งายขึ้น (Work Simplification) เพ่ือประหยัดเวลา แรงงาน และลดคาใชจายตาง ๆ ภายในสํานักงาน การจัดลักษณะรูปแบบงานภายในสํานักงาน (Workflow Process) การควบคมุออกแบบ และการผลติแบบฟอรมใชในสํานักงาน (Forms Control, Design and Production) การทําคูมือ (Manuals) งานเหลานี้ตองอาศัยทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเปนพิเศษ อีกทั้งยังตองมีความรู และประสบการณอยางมากในการบริหารสํานักงาน

5. งานควบคุมระบบงานในสํานักงาน (Control) การควบคุมระบบงานในสํานักงาน สวนใหญแลวจะมีมาตรฐานกลางที่ใชในการควบคุมเพ่ือใหการทํางานในสํานักงานมีลักษณะ แบบแผนที่เปนมาตรฐาน เชน ISO และ QC เปนตน เพ่ือควบคุมคณุภาพของงาน ควบคุมสายการผลิต เพ่ือใหตรงตามมาตรฐานทีไ่ดกําหนดไว

รูปภาพ ตัวอยาง ISO ที่ใชในการควบคมุมาตรฐานตาง ๆ

6. งานบริหารทรัพยากรมนุษย (Human Resource Management) งานเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรมนุษย หรือเรียกกันคุนปากวา HR เปนงานที่ตองมี

ความรับผิดชอบสูง เน่ืองจากเปนการบริหารงานเกี่ยวกับมนุษย หรือบุคคล ซ่ึงตองใชความพิถีพิถัน และความละเอียดรอบคอบสูง เน่ืองจากมนุษยมีจิตใจออนไหว ทําใหงายตอการชักจูงทั้งในสิ่งที่ถูก และผิด ดังน้ันในการคัดสรรบุคลากร จะตองคัดสรรที่เหมาะสมกับงานที่ตองการ ดังน้ันงานดานนี้จึงตองมีการกําหนดความรับผิดชอบของผูปฏิบัติงานในแตละตําแหนงที่ชัดเจนแนนอน อีกทั้งยังตองทําการฝกอบรมบุคลากร เพ่ือเพ่ิมความรูความสามารถของพนักงาน เพ่ือนํากลับมาพฒันาองคกร

บทที่ 1 สํานักงาน 7

รูปภาพ มาตรฐานในงานบริหารทรัพยากรมนุษย

7. งานการเงินและบัญชี (Finance Management)

งานดานการเงินและบัญช ี ถือวามีความสําคัญตอองคกรเปนอยางยิ่ง เน่ืองจากเปนการควบคุมงบประมาณตาง ๆ ทั้งรายได คาใชจาย การเงิน คาจาง เพ่ือไมใหองคกรเกิดการขาดทุน เปนตน

รูปภาพ ลักษณะงานดานการเงินและบัญชี

2.2 บทบาทระดบัสูง (Secondary Functions)

บทบาทระดับสูง คือการรวมมือกันระหวางสํานักงานกับแผนกตาง ๆ ในองคกร ในการใหบริการเปนสํานักงานยอยในแผนกตาง ๆ เพ่ือใหการบริการที่สะดวก และรวดเร็วตอแผนกตาง ๆ และยังรวมถึงการประสานงานอยางใกลชดิกับฝายบริหารในการรวบรวม จัดเก็บ วิเคราะห และนําเสนอขอมูลเพ่ือใชในการตัดสินใจ การวางแผนและจัดทํานโยบายตาง ๆ ขององคกรเพื่อรองรับการขยายตัวของสํานักงานในอนาคต

สํานักงานอัตโนมัต ิ

8

รูปภาพ อุปกรณสื่อสารที่ชวยในการติดตอสื่อสารกับภายนอกองคกร

รูปภาพ ลักษณะการติดตอสื่อสารในลักษณะตาง ๆ

3 ความสําคญัของสํานักงาน

สํานักงานเปรียบเสมือนศูนยรวมของการทํางานทุกอยาง ไมวาจะเปนการติดตอประสานงานกับหนวยงานภายนอก หนวยงานภายใน หรือแมกระทั่งการจัดทําเอกสารตาง ๆ เพ่ือคอยอํานวยความสะดวกตอพนักงานภายในองคกร กิจกรรมตาง ๆ ไมวาจะสงผลดี หรือผลเสียตอองคกร ขึ้นอยูกับการจัดระบบการทํางาน หรือที่เรียกวา การบริหารงานภายในสํานักงาน ดังน้ันทุกองคกรควรตอง บริหารงานในสํานักงานใหมีประสิทธิภาพมากที่สุด เนื่องจากสํานักงานมีความสําคัญตอองคกร ดังน้ี

บทที่ 1 สํานักงาน 9

1. เปนศูนยกลางรับสงขอมูล 2. เปนศูนยกลางความจํา 3. เปนศูนยกลางการบริการ 4. เปนศูนยกลางในการตัดสินใจ การบริหารงานสํานักงานจึงตองอาศัยความรู ความสามารถ ประสบการณ และยุทธวิธี

(Tactic) ที่ชาญฉลาด ดังน้ันนักบริหาร ควรที่จะมีการพัฒนาตัวเองอยูตลอดเวลา 4 องคประกอบของสํานักงาน

องคประกอบของสํานักงานควรประกอบไปดวย 3 องคประกอบ ดังน้ี

4.1 อาคารสถานที่ สถานที่ตั้งขององคกร ถือเปนสิ่งที่สําคัญ เน่ืองจากในยุคปจจุบันทุกมุมเมืองเกิดสภาวะรถติด เกิดปญหาสภาพสิ่งแวดลอม ดังน้ันในการเลือกสถานที่ตั้งขององคกรควรที่จะเลือกสถานที่ที่เหมาะสม ซ่ึงจะชวยใหพนักงานสามารถมาทํางานไดสะดวก และอาจยงัทําใหพนักงานมีความสุขในการทํางาน ทําใหทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ

รูปภาพ อาคารสถานที่ตั้งของสํานักงาน

4.2 เครื่องใชสํานักงาน เครื่องใชสํานกังาน เปรียบเสมือนสิ่งทีช่วยอํานวยความสะดวกตอบุคลากร ทาํใหชวยทุนแรงในการทํางาน เครื่องใชสํานักงาน เชน เครื่องถายเอกสาร โทรศัพท เครื่องพิมพดีดคอมพิวเตอร เปนตน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

10

รูปภาพ ตัวอยางของอุปกรณสํานักงาน

รูปภาพ การเลือกอุปกรณสํานักงานใหเกิดประโยชนสูงสุดในการทํางาน

บทที่ 1 สํานักงาน 11

รูปภาพ การเลือกวัสดุอุปกรณที่สามารถประยุกตใชงานไดหลากหลาย

หรือปรับเปลีย่นไดตามวตัถุประสงคของผูใชงาน

4.3 ผูปฏิบัติงาน ผูปฏิบัติงาน หรือบุคลากร เปรียบเสมือนแรงขับเคลื่อน ที่ชวยใหองคกรเกิดแรงผลักดัน

และทําใหเกิดความสําเร็จ ผูปฏิบัติงานจึงเปนไดตั้งแตผูบริหาร ไปจนกระทั่งพนักงานทั่วไป ผูปฏิบัติงาน หรือบุคลากรที่เกี่ยวของภายในสํานักงาน ประกอบดวย 4 ฝายที่สําคญั ดังน้ี

1. ผูบริหารระดับสูง (Top Management) ทําหนาที่วางแผนยุทธศาสตรระยะยาว 2. ผูบริหารระดับกลาง (Middle Management) ทําหนาที่วางแผนการบริหาร 3. ผูบริหารระดับลาง (Lower Management) ทําหนาที่วางแผนระดับปฏิบัติการ 4. ระดับปฏิบตัิการ (Operation Employee) ทําหนาที่ปฏบิัติการ

สํานักงานอัตโนมัต ิ

12

ภาพประกอบ ลําดับชั้นการบริหารงานภายในองคกร

รูปภาพ ทีมงานที่ดีที่ปฏิบตัิงานภายในสํานักงาน

บทที่ 1 สํานักงาน 13

5 ลักษณะของสํานักงาน

ปจจุบันลักษณะการทํางานมีการเปลี่ยนแปลงไปอยางมากมาย ดังน้ันลักษณะของสํานักงานจึงอยูเปลี่ยนแปลงไปเชนเดียวกัน จึงสามารถสรุปลักษณะของสํานักงานไดดังน้ี

5.1 Traditional Office

Traditional Office หรือสํานักงานแบบดั้งเดิม สํานักงานแบบนี้เกดิขึ้นในยุคสมยัแรก ๆ ดังน้ันการทํางานจึงเปนลักษณะแบบการทํามือ (Manual) โดยสวนใหญ โดยที่ยังไมมีเทคโนโลยีเขามาชวยในการทํางานมากนัก เน่ืองจากเทคโนโลยีน่ันเองทําใหสํานักงานแบบนีไ้ดหายไปจากสงัคม

รูปภาพ ลักษณะของ Traditional Office

5.2 Virtual Office

Virtual Office หรือสํานักงานเสมือน เปนสํานักงานที่ไมเนนที่ตั้ง เนนการทํางานผานระบบออนไลน เน่ืองจากในปจจุบันเทคโนโลยีไดเขามามีบทบาทตอสํานักงานเปนอยางยิ่ง เชนเทคโนโลยีการสื่อสาร เทคโนโลยีคอมพิวเตอร จึงทําใหการติดตอสือ่สารระหวางบุคลากรภายในองคกรทําไดในหลายรูปแบบ เชน อีเมล โทรศัพท เปนตน ทําใหบุคลากรสามารถที่จะทํางาน ณ บริเวณไหนของโลกก็ได

สํานักงานเสมือนจึงทําใหคนจํานวนหนึ่งสามารถทํางานรวมกันได โดยไมตองใชสถานที่เปนหลักแหลง โดยอาศัยเครื่องมือที่ทันสมัยเขามาชวยในการติดตอสื่อสาร ซ่ึงทําใหลดความเสี่ยงในการลงทุน ซ่ึงเม่ือผนวกสํานักงานเสมือนเขากับระบบอินเทอรเน็ตทําใหสาํนักงานเสมือน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

14

สามารถใหบรกิารไดตลอด 24 ชั่วโมง และยังสามารถทําธุรกิจในระดับนานาชาติไดอยางงาย อยางไรก็ดีสํานักงานเสมือนไมไดมีความหมายครอบคลุมเพียงสํานักงานขนาดเล็ก (Small Office) แตองคกรขนาดใหญที่มีสํากนักงานอยูจริงก็สามารถประยุกตใชสํานกังานเสมือนไดเชนเดียวกัน เชนเปดสํานักงานเสมือนแทนสํานักงานสาขาจริง เปนตน

รูปภาพ ลักษณะของ Virtual Office

บทที่ 1 สํานักงาน 15

เทคโนโลยีทีส่ามารถนํามาใชงานรวมกับสํานักงานเสมือน ไดแก 1. เครื่องคอมพิวเตอร 2. โทรศัพทมือถอื 3. โมเด็ม 4. โทรศัพท 5. โทรสาร 6. อินเทอรเน็ต

ประโยชนของสํานักงานเสมือน

7. การลดตนทุน 8. เพ่ิมโอกาสในการทํางาน 9. เกิดความคลองตัวตอองคกร 10. เกิดความคลองตัว และความมีอิสระของพนักงาน 11. สามารถเปดทาํการไดตลอด 24 ชั่วโมง 12. ไมมีขอจํากัดเรื่องเน้ือที่ของสํานักงาน 13. ไมขึ้นอยูกับตาํแหนงที่ตั้งของสํานักงาน

รูปภาพ ลักษณะการทํางานของ Virtual Office

5.3 Mobile Office

Mobile Office หรือที่เรียกกันวาสํานักงานเคลื่อนที่ ตามความหมายจริง ๆ แลวไมไดหมายถึงสํานักงานที่สามารถเคลื่อนยายไปไหนมาไหนก็ได แตเปนการลดงบประมาณในการดําเนินงาน เชน บริษัท IBM ที่ประเทศสหรัฐ ตองการที่จะขยายกลุมลูกคามายงัประเทศไทย ก็สามารถทําไดโดยเปดสํานักงานเล็ก ๆ หรือที่เรียกวา Mobile Office เพ่ือไมใหเสียคาใชจาย

สํานักงานอัตโนมัต ิ

16

ตาง ๆ มากมาย โดยที่สํานักงานนั้นสามารถที่จะใหลูกคาทําการสั่งซ้ือ หรือใหบริการดานตาง ๆ แกลูกคาไดครบถวน เหมือนอยูในสํานักงานใหญที่ประเทศสหรัฐ เม่ือลูกคาไดทําการสั่งซ้ือสํานักงานที่ประเทศไทย ก็จะทําการสงใบสั่งซ้ือไปยังสํานักงานใหญ ทําใหลดตนทุนในการเกบ็สินคา ลดตนทุนในการดูแลสินคา เปนตน

แตในปจจุบันน้ีไดมีการขายในลกัษณะใหมที่เรียกวา Mobile Office เกิดขึ้นเยอะแยะมากมาย การขายในลักษณะที่เรียกวา Mobile Office น้ันไดแก การนําสินคา และบริการ ไปใหบริการแกลกูคาที่อยูไกลออกไป ทําใหสะดวกตอลูกคา ทําใหลูกคาไมตองเดินทางมายังสํานักงาน การใหบริการลักษณะนี้เชน การใหบริการของธนาคารในการรับฝากเงนิ เปนตน

รูปภาพ ลักษณะของ Mobile Office ในลกัษณะตาง ๆ

อีกรูปแบบหนึง่ของการจัดสํานักงานแบบ Mobile Office โดย Mr. Kunio Ushioda รองผูอํานวยการสํานักงาน Corporate Marketing Headquarters (CHM) บริษัท NTT DoCoMo ซ่ึงเปนบริษทัโทรคมนาคมที่อยูในระดับแนวหนาของประเทศญี่ปุน เริม่แนวคิดตั้งแตป พ.ศ. 2546 โดยประยุกตใชแนวความคดิทางดาน การจัดการฐานความรู (Knowledge Management: KM) ที่ทราบกันในชื่อของ SECI Model จาก Prof. Nonaka และ Dr. Takeuchi จาก Hitotsubashi

บทที่ 1 สํานักงาน 17

University โดยหลักการที่อาศัย KM เปนแนวคิดจะมีรูปลักษณที่แตกตางจากสํานักงานทั่วไปในปจจุบัน ที่จัดโตะทํางานใหพนักงานนั่งครอบครองเปนเจาของคนละชุด อีกทั้งยังแบงพ้ืนที่ของแตละคนโดยใชพาทิชันกั้น หรืออาจจัดหองทํางานที่มีประตูปดอยางมิดชิด ซ่ึงสิ่งเหลานี้จะไมพบเห็นในรูปแบบของ Mobile Office และรูปแบบของสํานักงานตามแนวคิดใหมน้ีจะมีรูปแบบที่สามารถสรุปไดดังน้ี

1. หองทํางานเปดโลง ไมมีผนังกั้นใหเปนหองเล็ก ๆ ทําใหผูบริหารสํานักงานสามารถมองเห็นไดทุกมุมในสํานักงาน

2. โตะทํางานของพนักงานเปนโตะขนาดใหญที่ทํางานได 4 ที่น่ัง เพ่ือใหพนักงานทํางานรวมกัน พนักงานสามารถเปลี่ยนที่น่ังไดตลอด โดยเลอืกนั่งกับใครก็ไดขึ้นอยูกับภาระงานที่จะตองไปทํางานประสานกับเพ่ือนรวมงานคนใดในชวงเวลานัน้

3. พนักงานทุกคนจะมีคอมพิวเตอร Notebook และโทรศพัทมือถือ โดยใชเปนเครื่องมือในการปฏบิตังิานที่โตะทํางาน บนโตะจะมีเอกสารเฉพาะเทาที่จําเปนตองใชในขณะน้ัน โดยจัดเก็บเอกสารใหอยูในรูปของเอกสารอิเล็กทรอนิกส (E-Document) โดยเก็บไวทีเ่ครื่องแมขาย (Server) พนักงานสามารถเรียกใชไดตลอดเวลา ทําใหสํานักงานลดการใชกระดาษ (Paperless) ใหมากที่สุด

โดยบริษัทไดจัดบางสวนของสํานักงานในแตละชั้นของตึกทํางาน ตามภาระการใชงาน

ออกเปน 4 สวน ดังน้ี

1. Base Zone เปนพ้ืนที่สวนใหญของหองทํางานที่พนักงานจะหมุนเวียนกันมานั่งทํางานเปนกลุมตาม

โตะทํางานที่จัดไวโตะละ 4 คน งานสวนใหญเปนการประสานงานปรึกษางาน รวมถึงการวางแผนการปฏิบตัิงานรวมกัน ซ่ึงกิจกรรมดังกลาวจะกอใหเกิดกระบวนการแลกเปลี่ยนทักษะ ประสบการณซ่ึงกันและกันระหวางพนักงาน

2. Creative Zone เปนสวนของสาํนักงานที่สวนใหญจัดใหอยูริมหนาตาง มีจอภาพขนาดใหญไวสําหรับ

แสดง หรือนําเสนอขอมูล พ้ืนที่ในสวนนี้จัดไวสําหรับการประชุมอยางเปนทางการของคณะทํางานกลุมเล็ก ๆ เพ่ือระดมสมองหาแนวคิดใหม ๆ สวนเครื่องคอมพิวเตอรสามารถเชื่อมตอเครือขายอินเทอรเน็ตผานทั้งระบบมีสาย และไรสาย เพ่ืออํานวยความสะดวกในการสืบคนขอมูล โดยหองประชุมขนาดเลก็ในลักษณะนี ้ สามารถปรับเปลีย่นรูปแบบของหองใหเหมาะสมกับการใชงานไดอยางสะดวก รวดเร็วตามความตองการ

3. Concentration Zone เปนสวนของสํานักงานที่จัดไวสําหรับการทํางานที่ตองการสมาธิในการทํางานเปนอยาง

มาก เชนการวางระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร หรืองานรางแผนงานโครงการตาง ๆ สํานักงานในสวนนี้จะถกูจัดใหเปนสัดสวน และมีโตะทํางานเฉพาะบุคคล

สํานักงานอัตโนมัต ิ

18

4. Refresh Zone เปนสวนที่จัดไวสําหรับเปนที่พักผอนของพนักงาน อาจประกอบไปดวยตูเครื่องด่ืมแบบ

หยอดเหรียญ หรือที่อานหนังสือพิมพ เพ่ือใหพนักงานทุกแผนกสามารถใชสําหรบัพบปะพูดคยุกัน ทําใหไดทําความรูจักเพือ่นใหม ๆ อยางไมเปนทางการ 5.4 Home Office

Home Office หรือ การประยุกตบานใหเปนที่ทํางาน ซ่ึงการประยุกตบานใหเปนที่สํานักงานนั้นชวยลดตนทุนเปนอยางมาก เน่ืองจากปจจุบันน้ีคาใชจายตาง ๆ เชน คาเชา คาเดินทาง เปนตน สูงขึ้นเปนอยางมาก ทําใหตองลดคาใชจายบางสวนที่ไมจําเปนบางสวนออกไป Home Office จึงเปนอีกทางเลือกหนึ่งที่จะทําใหชวยประหยัดคาใชจายในการดําเนินงาน

การทํางานภายในบานทําใหมีอิสระในการทํางานเปนอยางสูง ทําใหเปนเจานายของตนเอง ตลอดจนไดแตงตัวตามสบายทุกวัน ไมตองเครียดในการไปทํางานใหทันเวลาในชวงเชา ซ่ึงถือวาเปนการเริ่มตนธุรกจิสําหรับบุคคลที่มีทุนนอย

การออกแบบ Home Office การออกแบบ Home Office ตองคํานึงถึงสิ่งตาง ๆ ตอไปน้ี

1. อันดับแรก สิ่งที่ตองคํานงึเปนอยางมากคือ พ้ืนที่ในการทาํงาน และความเปนสวนตวั การจดัพื้นที่

ทํางานควรแยกหองทํางานออกมาใหเปนกิจจะลักษณะ ไมยุงเกี่ยวกบัสวนอ่ืนภายในบาน หรือถามีงบไมเพียงพอ อาจกั้นดวยพาทิชัน (Partition) หรือตูสูงเพ่ือแบงแยกพื้นที่ออกจากหองอ่ืน เน่ืองจากบางครั้งอาจมีการเจรจาตอรองสัญญากับลูกคา

2. อันดับสอง สิ่งตอไปที่ตองคํานึงก็คือ โตะทํางาน สามารถเลือกไดวาตองการโตะทํางานที่มีขนาด

ใหญ หรือถาบานมีพ้ืนที่จํากัด อาจจะใชโตะทํางานทีเ่ปนเคานเตอรติดริมหนาตางก็ได หากมีเพ่ือนรวมงาน หรือพนักงานที่มาทํางานกับเรา อาจตองคํานึงถึงการจัดวางพื้นที่ทํางานใหเหมาะสม เน่ืองจากพื้นที่ทํางานที่ดี และเหมาะสม จะทําใหคนทํางานมีสมาธิ และทํางานไดมีประสิทธิภาพสูงกวาคนทีท่าํงานในพื้นที่แออัด

ตูเก็บของ ก็เปนอีกสิ่งหน่ึงที่ตองคํานึง เน่ืองจากสํานักงานอาจมีอุปกรณที่จําเปนตอการใชงานตาง ๆ เชน โทรศัพท โทรสาร เครื่องคอมพิวเตอร เครื่องพรินเตอร ตลอดจนแฟมเอกสาร และเอกสารตาง ๆ ซ่ึงสิ่งตาง ๆ เหลานีพ้รอมที่จะทําใหหองทํางานยุงเหยิงจนไมอยากทํางานได ดังน้ันควรที่จะเลือกตูที่มีหนาบานปดแบบตาง ๆ ตลอดจนชั้นปรับระดับได นอกจากนี้ลิ้นชักยังมีหนาที่สําคัญในการจัดเก็บกระดาษ หรือแฟมเอกสารจําพวกแขวน และชวยในการจัดระเบียบเอกสารไดเปนอยางดี

บทที่ 1 สํานักงาน 19

3. อันดับสาม การวางแผนผัง (Planning) หองทํางาน หากหองทํางานมีหนาตาง หรือชองรับแสงที่รับ

วิวภายนอกทีส่วยงาม ก็ควรจัดตําแหนงของโตะทํางานใหสอดคลองกับหนาตาง เพ่ือชวยผอนคลายเวลาทํางาน ทําใหทํางานไดอยางสบายตลอดทั้งวัน

4. อันดับสี่ คํานึงถึงแสงสวาง เน่ืองจากแสงสวางมีบทบาทสําคญั และชวยกระตุนใหเกิดความรูสึก

อยากทํางาน การจัดโตะทํางานติดหนาตางทําใหมองเห็นทัศนียภาพที่สวยงาม และทําใหรูสึกผอนคลายเวลาทํางาน และยังทําใหไดรับแสงธรรมชาตไิดอีกดวย

การจัดพื้นที่ทํางาน (Zone Management) การจัดพื้นที่ทํางานสามารถแบงไดเปน 3 สวนดังน้ี

1. สวนสาธารณะ (Public Zone) สวนสาธารณะก็คือสวนดานหนาของออฟฟศ สวนที่คนจากภายนอกสามารถเขาถึงได

ควรประกอบดวย สวนตาง ๆ ดังน้ี สวนตอนรับ (Information) เปนสวนแรกของออฟฟศ หรือเปรียบเสมอืนหนาตาของ

สํานักงาน และยังเปนสวนใหขอมูลตาง ๆ ตอผูมาติดตองานอีกดวย สวนพักคอย (Waiting Area) ถาพื้นที่ภายในบานมีไมมากพอ สวนพักคอยอาจเปน

สวนเดียวกับสวนตอนรับเลยก็ได แตถามีพ้ืนที่มากพออาจแยกออกไปเปนสวนตางหาก อาจเปนทั้งภายใน และภายนอกบานก็ได แลวแตจุดประสงค และความสะดวก หรืออาจตามสไตลของการตกแตงก็เปนได

รูปภาพ การแบงพ้ืนที่สวนพักคอย

สํานักงานอัตโนมัต ิ

20

2. สวนกี่งสาธารณะ (Semi Public Zone) สวนกึ่งสาธารณะ เปนสวนที่เชื่อมตอจากสวนสาธารณะ ใชสําหรับเปนทีต่ิดตอ

ประสานงาน ระหวางผูมาตดิตองาน และพนักงาน ควรประกอบดวย สวนตาง ๆ ดังน้ี หองประชุม (Meeting Room) ควรเปนหองที่สามารถเปด-ปดไดโดยสะดวก เผื่อกรณี

ที่ตองการความเปนสวนตัวมากยิ่งขึ้น อาจกั้นดวยผนังกระจก ซ่ึงทําใหรูสึกไมอึดอัด และควรเตรียมอุปกรณตาง ๆ ที่ใชในการประชุมไวใหพรอม เชน ทีวี ไวทบอรด เปนตน

สวนเอนกประสงค (Multi Function) อาจเปนสวนที่ใชรับรองลกูคา อาจทําเปนมุม คาเฟเล็ก ๆ ไวรับรองลูกคา และพนักงาน เพ่ือใชเปนสวนพักผอน หรือเปลี่ยนบรรยากาศการทํางาน

3. สวนตวั (Private Zone) พ้ืนที่สวนนี้แบงไวสําหรับพนักงาน (Staff Only) ซ่ึงจะไมอนุญาตใหลูกคาเขามาในสวนนี้ได ควรประกอบดวย สวนตาง ๆ ดังน้ี

สวนทํางาน (Working Area) ควรออกแบบใหมีบรรยากาศที่นาทํางาน ไมใชสีสันที่ฉูดฉาด เพ่ือทําใหมีสมาธิในการทํางาน และควรวางแผนเพื่อใหรองรับเทคโนโลยตีาง ๆ ที่ชวยสงเสริมการทํางานใหสะดวกรวดเร็วยิ่งขึน้

ที่เก็บเอกสาร (File Storage) เอกสารเปนสิ่งจําเปนสําหรับออฟฟศทุกประเภท ยิ่งนานวันเอกสารยิ่งเพ่ิมขึ้นเปนทวีคูณ ดังน้ันควรเตรียมสถานที่เพ่ือจัดเก็บเอกสาร เพ่ือใหสะดวกตอการคนคืน เปนตน

สวนเตรียมอาหาร (Panty) อาจใชรวมกับหองครัวของสวนพักอาศัย เน่ืองจากพนักงานอาจใชเปนที่พักรบัประทานอาหารกลางวัน ซ่ึงจะไดไมสงกลิ่นไปรบกวนสวนทํางาน

บทที่ 1 สํานักงาน 21

รูปภาพ ลักษณะของ Home Office

6 ขอบเขตการบริหารสํานักงานในองคกร

ลักษณะของการบริหารสํานักงานในแตละองคกร อาจมีการบริหารงานที่แตกตางกันออกไป โดยอาจมีการบริหารโดยบุคคลเพียงคนเดียว หรือหนวยงานเดียว ซ่ึงเรียกการบริหารแบบน้ีวาง ”การบริหารงานแบบรวมอํานาจ” แตเม่ือไหรก็ตามที่มีการมอบหมายงานบริหารสํานักงานใหฝายตาง ๆ รวมกันทํา เรียกวา ”การกระจายอํานาจ” ซ่ึงองคกรตาง ๆ สามารถที่จะประยุกต โดยอาศัยการผสมผสานระหวางการรวมอํานาจ และการกระจายอํานาจ เน่ืองจากแตละวธิีจะมีจุดเดน และจุดดอยที่แตกตางกัน

กอนที่องคกรจะตัดสินใจในการรวมอํานาจ หรือกระจายอํานาจ ตองมองถึงความเหมาะสมกับลักษณะของงานภายในสํานักงานเสียกอน การจัดสํานักงานอาจทําไดในกรณีใดกรณีหน่ึงดังตอไปน้ี

สํานักงานอัตโนมัต ิ

22

1. สถานที่ตั้งอยูรวมกัน และการจัดองคการแบบรวมอํานาจ 2. สถานที่ตั้งแยกกัน และการจัดองคการแบบรวมอํานาจ 3. สถานที่ตั้งแยกกัน และการจัดองคการแบบกระจายอํานาจ 4. สถานที่ตั้งอยูรวมกัน และการจัดองคการแบบกระจายอํานาจ

โครงสรางของการบริหารสํานักงาน มีอิทธิพลตอโครงสรางระบบสารสนเทศภายใน

สํานักงาน ตลอดจนถึงการพิจารณาในการจัดสรรเรื่องของวัสดุอุปกรณ ดังน้ันจึงควรพิจารณาถึงการบริหารสํานักงานใหถี่ถวนกอนเลือกที่จะจัดการบริหาร ซ่ึงแยกพจิารณาไดดังน้ี 6.1 การจัดองคการสํานักงานแบบรวมอํานาจ (Centralization)

เปนการรวมกจิกรรมที่มีลักษณะคลายคลงึกัน ซ่ึงปฏิบตัิอยูในฝายตาง ๆ ขององคกร ใหอยูภายใตการควบคุม การสั่งการ การตัดสินใจ และความรับผิดชอบของบุคคลหรือหนวยงานเดียว

ขอดี

1. ทําใหวธิีการปฏิบัติงาน และการรบริหารงานสามารถกําหนดเปนรูปแบบเดียวกนัทําใหเกิดมาตรฐานในการปฏบิัติงาน

2. ตนทุนในการปฏิบัติ ”งานบริหารสํานักงาน” ลดลง เชน ตนทุนในการบริหาร

คาใชจายในดานเครื่องจักรสํานักงาน วัสดุ และบุคลากรจะลดลง เน่ืองจากลดการทํางานซ้ําซอน สามารถใชรวมกันได

3. บุคลากรเกิดความชํานาญเฉพาะอยาง 4. ทําใหมีการประสานงานไดดียิ่งขึ้น

ขอเสีย

5. การบริหารงานลาชาเพราะมีขั้นตอนในการปฏิบัติงานมาก 6. ไมสามารถสนองความตองการของผูติดตอไดทันทวงท ี เน่ืองจากตองรอขอความ

เห็นชอบจากสวนกลาง 7. ผูบริหารระดับสูงไมสามารถควบคุมกิจการไดทั่วถึง ในกรณีที่มีปริมาณงานมาก

6.2 การจัดองคการสํานักงานแบบกระจายอํานาจ (Decentralization)

เปนการมอบหมายอํานาจหนาที่ ความรับผิดชอบ การควบคมุ และการตดัสินใจใหหนวยงานตาง ๆ ภายในองคกร

บทที่ 1 สํานักงาน 23

ขอดี 1. การปฏิบัติงาน และการบริหารงานเปนไปอยางรวดเร็ว ถูกตอง และเหมาะสมกับ

สถานการณแตละอยาง เน่ืองจากเปนการปฏิบัติงานและการตัดสินใจโดยบุคคลที่รูรายละเอียดของงานเปนอยางดี

2. เปนการแบงเบาภาระของงานสวนกลางใหลดลง 3. บุคลากรมีการพัฒนาอยางรวดเร็วทางดานตาง ๆ เชน ความเชือ่ม่ันในตนเอง การ

บริหารงาน และการตัดสินใจ 4. สามารถลดงานบางประเภทลงได เชน งานติดตอที่ไมจําเปน

ขอเสีย

1. ถากระจายอํานาจมากเกินไป ทําใหการควบคุมดูแลไมทั่วถึง อาจทําใหเกิดผลเสียหายได

2. ตนทุนในการปฏิบัติงานเพิม่ขึ้น เชน ตนทุนเกี่ยวกบัเครื่องจักร เครื่องใช และวัสด ุตาง ๆ จะเพ่ิมขึ้น

3. รูปแบบวิธีปฏบิัติงานและการบริหารงานจะแตกตางกนั และบางหนวยอาจไมมีมาตรฐานที่ดีพอ

6.3 การจัดองคการสํานักงานแบบรวมอํานาจ และกระจายอํานาจ (Centralization

and decentralization) การจัดองคการแบบนี้มีวตัถปุระสงคที่จะชวยแกขอเสียของทั้งสองแบบ จึงไดนําเอาการ

จัดองคการมาใชรวมกันทั้ง 2 แบบ โดยมี 2 ลักษณะคือ 1. กระจายอํานาจใหหนวยงานตาง ๆ รับผิดชอบในงานของตน และเพื่อใหมีการ

ประสานงาน สํานักงานจึงรวมอํานาจใหบุคคลหนึ่งควบคุมงานของหนวยงานตาง ๆ 2. รวมอํานาจ ”งานบริหารสํานักงาน” ที่สําคัญบางชนดิใหผูบริหารระดับสูงรับผิดชอบ

และกระจาย “งานบริหารสํานักงาน” บางอยางใหหนวยงานตาง ๆ ควบคุม 7 การวางแผนผังสํานักงาน

การวางแผนผังสํานักงาน เปนการจัดการ การวางแผนในพื้นที่ใชสอยภายในองคกร หรือบริษัทเพือ่จัดวางองคประกอบตาง ๆ ไดแก อุปกรณเครื่องมือเครื่องใชสํานักงาน อุปกรณคอมพิวเตอร ระบบการติดตอสื่อสาร เพ่ือใหแตละสวนมีความสัมพันธกับลักษณะการทํางาน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

24

ดังน้ันในการวางแผนสํานักงานจึงตองพิจารณาถึงความตองการของสํานักงานเปนสวนรวม ผูทําหนาที่วางแผนสํานักงานตองสามารถคาดคะเนความเปลี่ยนแปลงทีอ่าจเกิดขึ้นไดในอนาคต และที่สําคัญผูทําหนาที่วางแผนสํานักงานตองเขาใจถึงลกัษณะงานภายในสํานักงาน เพ่ือใหการทํางานเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

รูปภาพ ตัวอยางการจัดผังของสํานักงาน

รูปภาพ ตัวอยางอาคาร และผังสํานักงานของ Tokyo Tech Office Thailand

บทที่ 1 สํานักงาน 25

7.1 ความสําคัญของการวางแผนผังสํานักงาน การวางแผนผังสํานักงานทําใหระบบการทาํงานภายในสํานักงานมีประสิทธิภาพมาก

ยิ่งขึ้น ซ่ึงกอใหเกิดความสําคัญตอสํานักงาน ดังน้ี 1. ชวยใหบุคลากรสํานักงานสามารถผลิตงานไดรวดเร็ว เรียบรอย และไดผลดี

ยิ่งข้ึน ผลผลติที่เกิดขึ้นจากสํานักงานนั้น สวนหนึ่งมาจากการวางแผนผังสํานักงาน เน่ืองจาก

ถาทําการวางแผนผังสํานักงานไดไมดี อาจทําใหการปฏิบัติงานเกดิการไมคลองตัว เกิดความสับสนในการทํางาน ถาทําการวางแผนผังสํานักงานไดดี ทําใหผังการทํางาน (Flow) ของแตละแผนก สามารถที่จะทํางานเชื่อมตอกันได ทําใหไมตองเสียเวลาในการเดินของงาน ซ่ึงกอใหเกิดความรวดเรว็ในการทํางาน

รูปภาพ การจัดพื้นที่การทํางานที่มีอยูอยางจํากัด

2. ชวยใหสํานักงานประหยัดคาใชจาย เม่ือผูทําหนาที่วางแผนสํานักงาน วางแผนสํานักงานไดอยางเหมาะสม เชน จัดใหกลุม

งานที่มีลักษณะงานที่สอดคลองกันอยูในกลุมเดียวกนั จัดใหมีวัสดุอุปกรณที่ครบครันพรอมใชงาน จะเปนสวนที่ทําใหลักษณะของงานเดินไปไดอยางสะดวก และมีประสิทธิภาพ ซ่ึงมีสวนทําใหประหยัดคาใชจายภายในสํานักงานไดเปนอยางดี เชน อาจประยุกตใชระบบเครือขายคอมพิวเตอร ทําใหในสาํนักงานสามารถใชงานพรินเตอรรวมกัน ซ่ึงกอใหเกิดการประหยัดงบประมาณในการซื้อวัสดุอุปกรณ เปนตน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

26

7.2 วิธีการวางแผนผังสํานักงาน 1. จัดหาแผนผังของบริเวณทีจ่ะวางแผนผังสํานักงาน 2. ประมาณการเนื้อที่ของบริเวณที่จะใชเปนทางเดินทางสวนกลาง 3. ศึกษาลักษณะงานที่ตองปฏิบัตใินเนื้อทีบ่ริเวณนั้น ๆ แตละงาน 4. ประมาณการปริมาณเนื้อที่ ขนาด ชนิดและรูปแบบของเน้ือที่ 5. จําแนกประเภทของพนักงานในสํานักงาน 6. ปรึกษาหัวหนาพนักงานในแตละแผนกเพื่อศึกษาลักษณะงาน 7. วางระเบียบเกี่ยวกับการใชหรือการงดเวนในเนื้อที่แตละสวน 8. จัดทํารางสํานักงาน ตามสวนของเนื้อที่ และวสัดุอุปกรณที่จะใชในเนือ้ที่น้ัน 9. จัดทําเครื่องหมายบอกทางเดินของงาน สายโทรศัพท ไฟฟา และชื่อพนักงาน 10. ตรวจสอบ และแกไขดัดแปลงแผนผังสํานักงาน เทาที่จําเปน 11. สงแผนผังสํานักงานใหฝายบริหารพิจารณา

7.3 สิ่งที่สํานักงานจะตองพจิารณากอนที่จะมีการตกแตงสํานักงานใหม

1. ประสทิธิภาพการใชงานของอุปกรณตาง ๆ 2. ศึกษาระบบการทํางานในแตละแผนก 3. ประเภทของคอมพิวเตอร และอุปกรณที่ใช 4. คาใชจายที่ใช (การปรับปรงุเปลี่ยนแปลงภายใน, อายุการใชงาน) 5. ความเหมาะสมกับเน้ือที่ในสํานักงาน โดยใหเหมาะสมกับงานแตละประเภท 6. การเลือกกลุมสีโดยใหเหมาะสมระหวางสภีายในกับเครือ่งใชวัสดุตกแตงอ่ืน ๆ 7. ระบบการจัดเก็บเอกสารและขอมูล 8. การขยายงาน หรือการเปลี่ยนแปลงในอนาคต 9. สรางภาพพจนใหกับองคการธุรกิจ และสรางบุคลิกภาพของธุรกิจ

บทที่ 1 สํานักงาน 27

รูปภาพ การจัดการพื้นที่ภายในสํานักงานใหเกิดความเปนระเบยีบเรียบรอย

8 ควรจัดสํานักงานเพื่ออะไร

สํานักงานนั้นเปรียบเสมือนหนาตาขององคกร เน่ืองจากบางองคกรอาจใชเปนสถานที่ที่ใชตอนรับผูมาเยือน ดังน้ันจึงควรที่จะจัดระเบียบสํานักงานเพื่อจุดประสงคดังตอไปนี้

1. เพ่ือความเปนระเบียบเรียบรอย 2. เพ่ือความเปนระเบียบเรียบรอย 3. เพ่ือความสะดวกในการควบคุม ดูแล และสั่งการ 4. เพ่ือใหสอดคลองกับสายงาน และใหเกิดความคลองตวัในการทํางาน 5. เพ่ือจัดสิ่งอํานวยความสะดวกใหอยูใกลกบัผูปฏบิตัิงาน 6. เพ่ือใหมีสภาพแวดลอมที่เหมาะสมในการทํางาน 7. เพ่ือใหสามารถใชประโยชนจากพื้นที่ไดอยางเต็มที ่8. เพ่ือใหบุคลากรในสํานักงานเกิดแรงจูงในในการทํางาน เพ่ือทํางานไดอยางมี

ประสิทธิภาพ

สํานักงานอัตโนมัต ิ

28

รูปภาพ การจัดตกแตงสํานักงานในลักษณะตาง ๆ

บทที่ 1 สํานักงาน 29

1 บทบาทของสาํนักงานที่มีตอองคกรเปนอยางไร และมีความสําคัญตอองคกรมากนอยแค

ไหน 2 รูปแบบของสาํนักงานในปจจุบันแบงออกเปนกี่ลักษณะที่สําคัญ 3 ลักษณะของการบริหารสํานักงานแบงไดเปนกี่ประเภท แตละประเภทมีความสําคัญ

แตกตางกันอยางไร 4 ผูปฏิบัติงานทีอ่ยูภายในองคกรสามารถแบงออกเปนกี่ประเภท และมีประเภทอะไรบาง 5 กอนที่จะวางแผนผังของสาํนกังาน ควรที่จะคํานงึถงึสิ่งใดเปนสําคัญ เพราะอะไร

แบบฝกหัดทายบทที่ 1