Üzemgazdasági Controlling Rendszer - Abacomabacom.hu/uploads/abacom/Files/tbiz.pdfMerevlemez 30MB...
Transcript of Üzemgazdasági Controlling Rendszer - Abacomabacom.hu/uploads/abacom/Files/tbiz.pdfMerevlemez 30MB...
Abacom Kft.
Üzemgazdasági Controlling Rendszer
Felhasználói Kézikönyv
Készítette: Abacom Kft.
2
Tartalomjegyzék
I. Bevezető
II. Üzemgazdasági Controlling Rendszer felépítéséről röviden
III. Általános tudnivalók a rendszer használatához
1. Szoftver és hardver követelmények
2. Általános funkció-gombok és ablakok
IV. Beállítások
V. Törzsadatok karbantartása
1. Alaptörzsek
2. Információs-beállítási törzsek
3. Összefüggő törzsek
4. Alapmutatók
VI. Alapadatok karbantartása
1. Felépítése
2. Műveletek/ Szerkesztés
3. Eltérések (gyors) elemzése
4. Nyomtatható listák
VII. Tervadatok karbantartása
1. Felépítése
2. Műveletek/ Szerkesztés
3. Háttérmodulok (Beemeléseknél használt ellenőrző hibalisták)
4. Kiegészítő funkciók (Átcsoportosítás)
VIII. Kimutatások
1. Szerkezete:
a) Műveletek/ Szerkesztés
b) Controlling besorolások szerinti kimutatások
c) Listák
d) Időszakokkal való modellezés, tervezés
3
I. Bevezető
A controlling szoftver alapvető célja, hogy a pénzügyi adatokat és a finanszírozási adatokat egy
rendszerbe hozza össze. Ennek eredményeképpen pontosabb és átfogóbb képet lehet kapni egy
intézmény (intézet, kórház stb.) költségeinek és bevételeinek alakulásáról, gazdálkodásának
eredményességéről a tényleges teljesítmények tükrében.
A rendszer képes a főkönyvi rendszerből nyert bevételi- és költségadatok fogadására, valamint
megyei illetve OEP finanszírozási visszaigazolások beemelésére, ami magába foglalja a járó és
fekvő betegellátás jelentett/ visszaigazolt teljesítményeit.
A rendszer rugalmassága nemcsak a tetszőleges költség és bevétel struktúra kialakítását teszi
lehetővé, hanem ezeken keresztül különböző csoportok (bevétel- és költségcsoportok,
költséghelyi és költségviselői csoportok (osztályok), szakmacsoportok, kasszák) képzését is.
A többféle csoportosítás révén különböző aspektusokból tudjuk megvizsgálni intézményünk,
ezen belül is egy-egy részegység illetve egy-egy osztály gazdálkodásának eredményességét.
A rugalmassághoz még hozzátartozik az is, hogy lehetőséget biztosít a controlling rendszer az
egyes bevétel- és költségadatok tetszőleges átcsoportosítására, valamint szabadon választott
felosztási kulcsok segítségével közvetett költségek képzésére is.
Egy hatékony controlling rendszer – a vezetői információs rendszerben elfoglalt helye szerint –
alkalmas kell, hogy legyen a környezet és a vezetők által támasztott változó igények kezelésére.
Így struktúrájában és felépítésében is teljes mértékben felhasználó-barátnak kell lennie.
Ennek megfelelően került kialakításra ez az üzemgazdasági controlling rendszer.
4
II. Üzemgazdasági Controlling rendszer felépítéséről röviden
A controlling rendszer 12 hónap adatait képes egy kiválasztott évre vonatkozóan kezelni.
Az adatok feldolgozása havi bontásban történik (lásd „Alapadatok karbantartása” főmenü pont
alatt).
Az egészségügy csúsztatott finanszírozását kezelve, a tárgy hónap bevételeit a tárgy hónap
teljesítményein keresztül vizsgálhatjuk, vagyis a tárgyhavi tényleges bevételeket állítjuk szembe
a kiadásokkal.
Az adatok (pl.: közvetlen költség, bevételi adatok; visszaigazolt fekvő, járó teljesítmények)
beemelés útján kerülnek a controlling rendszerbe a meghatározott kiterjesztésű fájlok (prn, abszt
stb.) segítségével.
A közvetlen költségek beemelésén túl lehetőség van, szabadon választott felosztási arányszámok
alapján közvetett költségek számítására. Ezáltal pontosabb és részletesebb képet kaphatunk az
intézeten belül működő egységek tényleges működési költségeiről.
A tény üzemgazdasági év feldolgozása mellett tervezhetünk és különböző variánsokat
készíthetünk egy gazdálkodási időszakra (lásd „Terv adatok karbantartása” főmenü pont alatt).
A feldolgozott adatokat a „Kimutatások” főmenü pont alatt szabadon listázhatjuk,
összehasonlíthatjuk és az eltéréseket elemezhetjük mind intézményi (összintézeti, összkórházi),
mind osztályos szinten.
A gazdálkodás hatékonyságának és eredményességének részletesebb vizsgálatát különböző
mutatószámok listázásával is végezhetjük.
Összességében a controlling rendszer egy gazdálkodó egység (kórház, intézet) teljes
üzemgazdasági adatait képes több év dimenziójában kezelni és szemléltetni.
5
Az alábbi képen a controlling rendszer induló képernyője – mint főmenü - látszik, amely puzzle-
szerűen helyezkedik el. A főmenün keresztül 6 darab funkciója érhető el a programnak:
1. Alapadatok karbantartása,
2. Terv adatok karbantartása,
3. Törzsadatok karbantartása,
4. Kimutatások,
5. Beállítások,
6. Kilépés
(Ezen főmenü-pont egyértelműsége miatt külön fejezetben nem
ejtünk szót).
6
III. Általános tudnivalók a program használatához
1. Szoftver és hardver követelmények
A rendszer adatbázis kezelője MySQL, így az adatbázis külön gépre is telepíthető akár Windows
alapú, akár Linux alapú operációs rendszerre. A kliens program Microsoft Windows 98 feletti
(Milleneum, 2000, XP) operációs rendszeren fut.
A hardver konfiguráció erősen függ az intézmény nagyságától, az alábbi táblázat egy közepes
intézményre (kb.300 költséghelyre) irányadó:
Hardver elem Minimum Ajánlott
Processzor 700Mhz 1-2 Ghz
Memória 256 MB 512 MB
Merevlemez 30MB / év / terv 30MB / év / terv
Képernyő 800x600 1024x768
2. Általános funkció-gombok és ablakok
A program kezelése egyszerű, a felhasználói felület kialakítása során törekedtünk az egységesség
elvére.
Az ablakok és a párbeszéd ablakok felső részén mindig az elérhető funkciókat (pl.: új tétel,
törlés, szerkesztés, stb.) aktiváló nyomógombokat találhatjuk. Az ablak jobb felső részén az
intézmény neve, az éppen használt funkció megnevezése és az aktuális év látható. Az ablakok
középső-alsó részén az adatokat reprezentáló táblázatok illetve az adatbeviteli mezők
szerepelnek.
7
A táblázatok két félék lehetnek:
- az alábbi táblázat egy kiválasztó táblázat, amelyben az adatokat közvetlenül
szerkeszteni nem lehet. Az aktuális tételt egy hosszú kék ún. kurzor jelöli. Az
ilyen táblázatok alján egy összesítő sor látható. A táblázatok sorai különböző
színűek lehetnek az adott adat típusától függően. Az alábbiakban a kassza és
jogcím szerinti bevételi és költség adatokra láthatunk egy példát, ahol például az
OEP bevételek sorai fekete színnel, az egyéb bevételek különböző sorai kék
színnel, a költségek típusai pedig piros színnel jelennek meg.
A teljesen kék színű oszlopok fixek, amik a jobb oldali gördítő sávval való
mozgásnál (lefelé) nem mozdulnak. A táblázatok többségét az oszlopok
úgynevezett áthúzásával rendezni is lehet (például a hónapok oszlopait).
A táblázat kiválasztott sorára történő dupla (kettős) kattintással általában az adott
tételt tudjuk szerkeszteni, illetve további részletezést tudunk megjeleníteni, attól
függően, hogy hol járunk éppen a programban.
8
- a szerkeszthető táblázatoknál a táblázatokon belüli adatok kiválaszthatók,
szerkeszthetők, módosíthatók. Itt a kurzor csak az aktuális cellát színezi kékre.
a) Részletesen az alábbi funkció-gombokkal és ablakokkal találkozhatunk a program
használata során:
Az ablakok jobb felső sarkában találhatóak az ablak lekicsinyítésére ( - tálcára
helyezés), teljes képernyőre nagyítás ( ) és az ablak bezárására ( ) szolgáló nyomógombok.
Ezen funkció-sor az ablakok bal felső részében található, a nyomógombok száma függ az adott
program részben elérhető funkcióktól.
9
A funkció sorban kétféle nyomógombot különböztetünk meg:
- az egyszerűt (ilyen az első kettő) ;
- ún. menü funkciót, amely egy lenyíló menüt aktivál (harmadik nyomógomb jobb
oldalán egy fekete háromszöggel)
.
Néhány jellegzetes funkció-gomb:
Új tétel létrehozása;
Tétel törlése;
Adatok szerkesztése, további funkciók a legördülő menübe;
Az ablakhoz kapcsolódó listák nyomtatási képének megjelenítése;
Tárgyév kiválasztása;
Terv kiválasztás;
Eltérések vizsgálata (Alapadatok / Terv adatok);
Eltérések vizsgálatánál a tárgy időszak (Alapadatok) kiválasztása (legördülő menü);
Eltérések vizsgálatánál a hasonlító időszak (Terv adatok) kiválasztása (legördülő menü);
Kilépés az aktuális ablakból;
Adatok beillesztése a vágólapról. (pl. Excel, Word Szerkesztés – Másolás után);
Változtatások elmentése;
Változtatások elvetése;
Feldolgozás indítása.
10
Bármely változtatást eszközölünk a programban a „Változtatások elmentése” gombra
történő kattintás után fogja módosítani az adatot a program.
Az éppen nem használható funkciók nyomógombjai szürke színűek.
Az ablak jobb felső részén található Státusz sor az intézmény nevével, az aktuális funkció
megnevezésével és az aktuális évvel jelenik meg:
A navigációs sor segítségével (is) lehet közlekedni a táblázatokban, illetve az adatok változásait
elmenteni, elvetni, ill. frissíteni (lásd pl.: „Törzsadatok karbantartása” főmenü ponton belül).
Sorrendben a következő funkciók érhetőek el: első tételre ugrás, előző tétel, következő tétel,
utolsó tétel, mentés, elvetés, frissítés.
Az ún. fülek segítségével egy ablakon belül több ablak közül választhatunk az egér bal
gombjának használatával (lásd pl.: „Törzsadatok karbantartása” főmenü ponton belül).
b) Az adatok speciális szerkesztésére a következő mezőket használhatjuk:
- a dátum mező a dátum típusú adatok bevitelét könnyíti meg.
11
- a kiválasztó mezők segítségével egy listából adatokat választhatunk ki. A
kiválasztandó adatot akár az egér bal gombjának segítségével, akár a
kiválasztandó adat első betűinek a beírásával is választhatjuk.
- a hierarchikus adatok kiválasztásához egy fastruktúrás kiválasztó lista nyújt
segítséget. Itt általában csak a legalsó szint a kiválasztható.
- a számok bevitelére egy számológéppel támogatott segédeszköz áll a
rendelkezésünkre.
12
IV. Beállítások
Itt lehet beállítani a program használatához elengedhetetlen feltételeket. Ezen főmenü pont alatt
plusz funkció-gombokat is találhatunk:
Saját jelszó módosítása;
Kapcsolódás az adatbázishoz;
Szétkapcsolódás az adatbázistól;
Adatok mentése;
Felhasználó adatainak módosítása.
Az alábbi ablakok szemléltetik a „Beállítások” főmenü ponton belül rendelkezésre álló, a
program működéséhez szükséges fülek paramétereit:
- 1. számú ablak: ezen a fülön belül kell megadni a programot használó személyek
felhasználó nevét és jelszavát, akik elkezdhetik a program használatát.
- 2. számú ablak: az „Adatbázis” fülnél kell megadni a program által használt
szerver vagy IP címet, a MySQL adatbázis nevét, felhasználó nevét és jelszavát.
Ezen paraméterek megadása után alkalmazható a „Kapcsolódás az adatbázishoz”
gomb.
1. számú ablak 2. számú ablak
13
- 3. számú ablak: az adatbázishoz való kapcsolódás előtt még szükséges megadni a
programot használó intézményt is. Plusz funkcióként, a program használatakor
megjelenő ikon (nézet) átlátszóságát is felhasználónként változtatni lehet. Ezáltal
a program használatával egy időben, a számítógép asztalán lévő többi ikon is
láthatóvá válik. Természetesen csak azokra az ikonokra érvényes ez, amelyet a
program induló képernyője eltakarhat.
- 4. számú ablak: a program hozzáférésére jogosult személyek felhasználó nevét és
teljes nevét tartalmazza. A „Felhasználó adatainak módosítása” funkció-gomb
segítségével módosíthatjuk az adatokat, vagy ezen belül egy gombra való
kattintással új felhasználókat vihetünk fel a rendszerbe. A mellette lévő gombbal
( ) pedig a már rögzített, a program használatára jogosult személy adatait
törölhetjük. Ne felejtsük el!!! A (pipa) gombra való kattintással hagyjuk
jóvá (ezután hajtja végre a rendszer) az általunk kért változtatásokat.
3. számú ablak 4. számú ablak
14
V. Törzsadatok karbantartása
Ezen főmenü pont alatt található a controlling és a hozzákapcsolódó alrendszerek (Főkönyv,
OEP visszaigazolások stb.) struktúrája és azoknak az összefűzése. A törzsadatok teljes
mértékben lefedik egy intézmény költség és bevételi, valamint finanszírozási struktúráját,
amelyeken keresztül gazdálkodásának eredményessége vizsgálható.
A törzsadatokat kétfelé bonthatjuk:
- elsődleges törzsek: ide tartozik a controllinghoz kapcsolódó összes alrendszer
struktúrája (Főkönyv, Finanszírozási adatok),
- másodlagos törzsek: itt jelenik meg ún. controlling besorolás szerinti törzsek, amelyeket
a „Aktuális tétel szerkesztése” gombbal lehet elérni (költséghelyek,
költségviselők, költségnemek, bevételnemek). A controlling besorolás szerinti törzs
fastruktúrában helyezkedik el és háromszintű, ahol a legalsó szint a legrészletesebb
adatokat tartalmazza. Ezt a fastruktúrát szabadon lehet szerkeszteni és kialakítani az
intézményre jellemző csoportosításokat. Lásd a következő táblázatot, ahol a
bevételnemek egyfajta csoportosítása látható:
15
A törzsadatok közötti összefüggések jobb megértését az alábbi ábra segíti:
A rendszer alapbázisát - mint ahogyan korábban is említettem - a főkönyvi költségek és
bevételek, valamint a finanszírozási adatok adják (ez az ábrán a függőleges vastag vonal bal
oldala).
Mint egy tükör, ehhez van hozzárendelve a „Controlling szerinti besorolás” felelősségi
körönként vagy munkahelyenként (ez az ábrán a függőleges vastag vonal jobb oldala). A jobb
oldalon csoportosíthatjuk 3 szinten az adatokat, így a főkönyv legrészletesebb adataiból tudunk
csoportokat képezni: a költséghely, költségviselőknél felelősségi körönként vagy
munkahelyenkét; a költség- és bevételnemeknél pedig azok típusa szerint tudjuk csoportosítani.
Ezek mellett még „magasabb kategóriák” képzésére is ad lehetőséget a controlling program, mint
például:
- az összetartozó költséghelyeket és költségviselőket (természetesen csak,
ahol lehet) OEP kódokhoz tartozó osztályokhoz rendeli (az ábrán az
„Osztály-összerendelés és az OEP kódok” mutatják ezt);
- az „Osztály-összerendelés”-nél („Osztály” fül) még megadhatunk olyan ún.
„Szakmacsoportba sorolást” (ez a törzsadatok karbantartásánál a
„Szakmacsoport”-fül alatt található), amely a tevékenység típusa szerint
kategorizálja az osztályokat (Pl.: Aktív fekvő kassza, Gondozói kassza,
Vállalkozási tevékenység kassza stb.);
16
- a költségnemek és bevételnemek controlling besorolás szerinti
legrészletesebb megbontása megegyezik a „jogcímek” fül alatt található
felsorolás részletezésével. A „Kasszák” gyűjtő pedig a bevételnemek és a
költségnemek controlling besorolás szerinti legfelsőbb, legösszevontabb
csoportosítását jelenti.
Az osztályok-összerendelés, a jogcímek részletesebb, a szakmacsoportok és a kasszák pedig az
intézményünk összeszedettebb áttekintését teszik lehetővé számunkra.
Az alapadatok karbantartását funkciójuk szerint 4 főcsoportba sorolhatjuk:
1. Alaptörzsek
2. Információs-beállítási törzsek
3. Összefüggő törzsek
4. Alapmutatók.
17
1. Alaptörzsek
Az alaptörzsekhez hozzátartozik minden olyan törzs, tényező és csoportosítási szempont,
amelyek a későbbiekben valamilyen formában alapfeltételei a program működésének.
A következő fülek alá tartozó információk részei az alaptörzsnek:
a.) Hónapok:
A kiválasztott, aktuális év hónapjai látszanak státusz szerint, amelyek lehetnek nyitottak
és zártak. Természetesen az adatok feldolgozása csak nyitott időszak alatt történhet.
Egy időszakot az adatok feldolgozása után – rákattintva a lezárandó hónap státusz
cellájára – itt zárhatjuk le.
A lent látható kép jobb oldalán pedig az intézményünkben havonta használt naturáliák
típusát és értékét (Szorzó, Alapdíj Ft) adhatjuk meg. Ezt minden hónapban aktualizálni
kell.
Megjegyzés:
A korábban már említett funkció-sorok itt is alkalmazhatók. Lehetséges időszakváltás, új
tételek felvétele, régiek törlése, szerkesztése stb.
18
b.) B+K típus:
Ezen fül alatt kell megadni az intézményünkben használt kiadások és bevételek gyűjtőit.
Alapbeállításként az alábbi példában látható sorok szerepelnek.
Itt az egyes bevétel- és kiadás-típusokhoz tudunk előjelet és betű-színt hozzárendelni, ami
a későbbiekben az adatfeldolgozás áttekinthetőségét könnyíti meg számunkra. Lásd az
eredményét az „Alapadatok karbantartása” és a „Tervadatok karbantartása” menüpontok
alatt, ahol a jogcímek sorainak a színe mutatja azt, hogy melyik „B+K típus”-ba tartozik.
19
c.) Jogcímek:
A bevételek és kiadások legrészletesebb alábontását a programban „Jogcímek”-nek
hívjuk.
Itt kell felvenni az adatok feldolgozása során használt bevétel- és költség-típusokat,
amelyeknek meg kell egyeznie a „Költségnemek” és a „Bevételnemek” fül alatt található
controlling besorolás szerinti struktúra legalsó, legrészletesebb (III.) szintjével.
Ez azért lényeges, mert – mint láthatjuk az alábbi ábrából – a jogcímeknél megadhatunk
egy ún. „Terv-növekmény %”-ot, aminek a tervek vagy a variációk elkészítésénél
könnyíti meg a dolgunkat. Pontosabban, ha egy tervet vagy variációt szeretnék
elkészíteni egy adott tárgy időszakból, akkor a meglévő jogcímeket – a terv vagy a
variáció létrehozása előtt – itt tudom százalékosan növelni vagy csökkenteni. Ez akkor
előnyös, ha tudom, hogy az egy jogcím kb. hány százalékkal fog változni (nőni vagy
csökkeni) és ezt egyszerűen a program felszorozza a létrehozott tervben vagy
variációban.
20
d.) Kasszák:
A „Kasszák” fül a bevételek és a kiadások csoport-gyűjtőjét jelenti.
A következő ábrán a tevékenység fő csoportjaiból származó bevételek és a hozzájuk
kapcsolódó költségek főbb gyűjtőit láthatjuk.
Jelenesetben is használhatók a funkciós sorok.
Amennyiben új tételt, sort szeretnénk felvenni, akkor meg kell adni a „Kód”-ját – kvázi
sorszámát – és a „B+K típus” alatt beállított bevétel és kiadás típusát (itt egy ún. „lenyíló
menü” segíti a kiválasztást). Az alapadatoknál ez a „Kód” jelenik majd meg a jogcímek
előtt, jelezve azt, hogy melyik kassza-gyűjtőbe tartozik.
21
e.) Naturáliák:
A „Naturáliák” fül két részre bontható.
Az egyikben az ún. „Költséghelyekhez kapcsolódó naturáliák”-at kell beállítani.
Pontosabban ez a közvetett költségek képzéséhez szükséges felosztási kulcsokat jelenti,
vagyis a későbbiekben milyen mértékegységek alapján képezzük a belső szolgáltatást
nyújtók fajlagos költségeit (az összes lehetséges naturália típust itt fel kell venni, hogy a
későbbiekben ki tudjuk választani a költséghelyeknél).
A másik fele az ablaknak „Költségviselőkhöz kapcsolódó naturáliák”, amelyek az egyes
költségviselők bevételi fajtáihoz kapcsolható összes naturália típust tartalmazza. A felvett
naturália típushoz meg kell adni egy szorzót és egy alapdíjat. Ez a két plusz oszlop
funkciója függ az intézményben végzett tevékenységektől. Például az aktív fekvőbeteg
osztálynál a naturália típusa: Aktív HBCS súlyszám, mivel nincs szorzó szám ennél az
ellátásnál, így ez 1 lesz és az „Alapdíja” 126.000 Forint/ HBCS súlyszám. A másik példa
a rehabilitációs tevékenység típusa: Rehabilitáció 2 ápolási nap, amelynek szorzója 1,6 és
az alapdíja pedig 4.010 Forint/ ápolási nap (lásd a lenti ablakot). A tény alapadatoknál
beemelt teljesítmények és az itt beállított szorzók, alapdíjak segítségével képződik a
tevékenységgel járó bevétel.
22
f.) Szakmacsoport:
A „Szakmacsoport”-ok képzésével lehetőség van arra, hogy egy intézményben a végzett
tevékenységeket csoportokba soroljuk. Ennek révén összefüggően nagyobb
szakmacsoportokban is vizsgálhatjuk az egyes osztályok eredményességét.
A lenti ablakban egy ún. „Teszt intézmény”-ben használt szakmacsoportok sorait látjuk
(„Kód”-dal és megnevezéssel), amely lefedi az említett intézmény teljes tevékenységét.
Például az „AF” Aktív fekvő kassza az összes aktív fekvőbeteg ellátást szolgáltató
osztály gyűjtője, az „AT” Átvezetési kasszák pedig az intézményben végzett plusz
tevékenységek pénzügyi helyeinek a gyűjtője (pl.: EU-s pályázatok,
gyógyszerkipróbálások stb.).
23
2. Információs-beállítási törzsek
A következőkben szereplő két információs-beállítási törzs tárolja a saját és a partner
intézményeket és az általunk létrehozott terveket, variációkat.
a.) Partner:
Ezen fül alatt tároljuk a saját valamint a partner-intézményeink nevét, OEP és
Gyógyinfók-os kódját. A „Beállítás”-ok főmenüvel kapcsolatban van fontos szerepe,
mivel az itt berögzített, saját vagy partner-intézmény megadásával választjuk ki a
beállításoknál, hogy melyik intézmény adatbázisában szeretnénk dolgozni.
24
b.) Tervek:
Az általunk az adott évben létrehozott tervek és variációk megnevezését és a készítésük
időpontját tárolja itt a program. Nem itt hozunk létre új tervet vagy variációt, hanem a
„Tervadatok karbantartása” menü alatt. De amennyiben az egyes tervek vagy variációk
feleslegessé vállnak, akkor a funkció-gombbal törölhetjük őket.
25
A törölni kívánt terv vagy variáció megszűnésével a fennmaradó adatbázis struktúráját és
a tárolt adatokat a program képes optimalizálni, ami azt jelenti, hogy a felhasználó által
nem látott – nem használt – háttér adatbázisban tárolt, a törölt tervvel kapcsolatos plusz
információkat törli a program. Ezzel nem terheli saját adatbázisát és a további
munkaműveleteket is meggyorsítja.
Lásd a következő két üzenetet, ahol az „Igen” gombra kattintva a program végrehajtja az
adatbázis optimalizálását:
26
3. Összefüggő törzsek
Az alábbi fülek már tartalmazzák a program által használt főkönyvi számlatükör adatait és az
általunk berögzített – a fentiekben tárgyalt – törzset, csoportokat és naturáliákat.
A költséghelyek, a költségnemek, a költségviselők és a bevételnemek fülekhez a fejezet
bevezetőjében már leírt, a felelősségi körönként, munkahelyenként vagy tetszőleges
csoportosításként 3 szintű „Controlling besorolás szerinti” struktúra, mint másodlagos törzs
kapcsolódik. A „Controlling besorolás szerinti” törzs mindenesetben az adatok
szerkesztése funkció gombbal hívható elő. Mindegyik fülnél a főkönyvi számlatükör adatait
tartalmazó oszlopok után következő oszlopokban szerepelnek a „Controlling besorolás
szerinti” struktúra adatai, amelyek csak akkor jelennek meg a kiválasztó mezőkben, ha előtte
azokat létrehoztuk az adatok szerkesztése funkció-gombbal előhívott ablakban.
Az alábbiakban csak a költséghelyek fülnél használt másodlagos törzset fejtem ki bővebben,
mert a többi fülnél található controlling besorolások ugyanezen az elven működnek.
a.) Költséghelyek:
Az alábbi ablakban jól látható, hogy az első két oszlopban a főkönyvi költséghelyek
száma és megnevezése szerepel. Az ablak bal felső sarkában található funkció-gombok
segítségével vehetünk fel új tételeket vagy törölhetjük a nem használatosakat.
27
A harmadik oszlopban a „Controlling besorolás szerinti” törzs kiválasztó mezői
szerepelnek.
A „Kontrolling besorolás” oszlop adatait az adatok szerkesztése funkció-gombbal
előhívott ablakban módosíthatjuk, hozhatunk létre új tételt 3 szinten. Mindig a
legalacsonyabb, a 3.szintű törzset is létre kell hoznunk az általunk megválasztott
számozás alapján ahhoz, hogy a kiválasztó mezőben megjelenjen.
28
A controlling besorolás szerinti fastruktúrát 3 szinten, tetszőlegesen, az általunk
megválasztott csoportosítások szerint, a saját intézményünk képére alakíthatjuk ki.
Az ablak bal felső sarkában a kibővített funkció-sor látható, melynek segítségével a
controlling besorolás szerinti fastruktúra létrehozható és szabadon módosítható.
Létrehozhatunk az aktuális tételeken kívül újat az „új tétel aktuális szinten” gombbal és
az új tétel alatt lévő szinten „új tétel alábontásként” gombbal alacsonyabb szintű
struktúrát. Az ablak alsó részében egy kód (sorszám) és a megnevezés megadásával
jelenik meg az új tétel a fastruktúrában.
Lásd a fentiekben a költséghelyekre példaként:
1.szinten 40.Műszaki Osztály
2.szinten 205.Karbantartók
3.szinten 468.Műszaki iroda, karbantartók
469.Műszerész műhely stb.
2.szinten 206. Intézeti Mosoda stb.
A korábban már leírt funkció gombok ugyanúgy alkalmazhatók, mint a program más
részeiben. Plusz gombként a mentés Excelbe nevű gomb került be, ami lehetővé
teszi a már létrehozott struktúrát Excel formátumba való konvertálását.
A negyedik oszlopban pedig a költséghelyekhez kapcsolódó naturáliák szerepelnek.
Itt kell megadni azt, hogy a későbbiekben a közvetett költségeket milyen naturáliák
alapján képezzük, valamint azt is, hogy a többi költséghelynek az azonosítása milyen
mértékegység alapján történik.
Pl.:
- a 6114 Asztalos műhely szolgáltatásának mértékegysége munkaórában történik;
- a 6231 Mosoda a mosott ruha kilogrammja alapján szolgáltat a belső egységeknek
stb.
29
b.) Költségnemek:
A fentiekben leírt első két oszlop a főkönyvi költségnemek számlaszámainak listájából
(számlaszám + megnevezés) áll. Ezekhez a költségnemekhez rendelünk hozzá kassza és
jogcím-gyűjtőket - amit már korábbiakban létrehoztunk külön füleken -, amelyek alapján
a főkönyvi és finanszírozási adatok kategorizálva jelennek meg az „Alapadatok
karbantartása” és a „Terv adatok karbantartása” menü alatt.
Ugyanerre a főkönyvi költségnemekre, harmadik oszlopként létrehozandó a controlling
besorolás szerinti, tetszőleges csoportosítású háromszintű fastruktúra.
A kassza és jogcím szerinti csoportosítás, és a controlling besorolás szerinti struktúra
segítségével ugyanarra az adatállományra kétféle szempont szerinti csoportosítást is
alkalmazhatunk.
30
c.) Költségviselők:
Ugyanúgy, mint a költséghelyek fülnél itt is az első két oszlopban a főkönyvi
költségviselők szerepelnek és a harmadik oszlopban a háromszintű controlling besorolás
szerinti költségviselők legalsó szintje. A negyedik oszlopban pedig a költségviselőkhöz
rendelt naturáliákat választhatjuk ki egy kiválasztó mező segítségével. Ezek a naturália
típusok nem fixek, a korábban már leírt naturália fül alatt bővíthetők.
31
d.) Bevételnemek:
A költségnemeknél már kifejtett oszlopokból és részletezettségből áll a bevételnemek fül
is. A kasszánál és a jogcímeknél megadott adatokhoz, valamint a controlling besorolás
szerinti törzshöz rendelhetjük hozzá a bevételnemeket tartalmazó főkönyvi számokat.
A korábban említettek szerint a főkönyvi számok összevontabban, a kasszákhoz és a
jogcímekhez hozzárendelt megbontásban jelennek meg az „Alapadatok karbantartása” és
a „Tervadatok karbantartása” menüpontok alatt.
32
e.) Osztályok:
Az Osztályok fül komplexen összefogja a „Törzsadatok karbantartása” menüponton
belül, több fülön berögzített adatokat. Itt van lehetőség az egymással „párban álló”
költséghelyek és bevételhelyek (költségviselők) összerendelésének, valamint ezek ún.
szakmacsoportokba való besorolásának, amellyel a hasonló típusú tevékenységeket
egymáshoz tudjuk rendelni.
Az első két oszlopban kell megadni az „Osztály” kódot és a megnevezést. Itt az „Osztály”
oszlop az egymáshoz rendelt költséghelyek és költségviselők általános elnevezését rejti
magába (itt tehát nem csoportgyűjtőként vagy több alegység gyűjtőjeként szerepel).
Az „Osztály” kódok minden esetben az aktuális intézmény (jelenesetben „Teszt
Intézmény” = 0161) Gyógyinfok-os kódjával kezdődnek, amelyhez hozzá kell rendelni a
„Teszt Intézmény”-ben szereplő és bevételt termelő egységek teljes Gyógyinfok-os
kódjait, valamint az intézményben lévő egyéb egységek tetszőleges megbontású (saját
magunk által kitalált) kódjait.
33
A következőkben példaként az „új tétel felvétele” funkció-gombbal két új osztály
felvételét láthatjuk, az egyik egy Gyógyinfok-kódos (az első táblában), a másik egy
egyéb kategóriába sorolt osztályt (a második táblában) ábrázol.
Mindkét esetben az intézményi Gyógyinfok-os négyjegyű kódot a program
automatikusan adja és a mögötte lévő cellában kell megadni az intézményen belüli
ötjegyű Gyógyinfok-os vagy tetszőleges kódot. A kódhoz rendelt megnevezést a
fentiekben leírtak szerint célszerű megválasztani. Három legördülő, kiválasztó mező
segítségével tudjuk kiválasztani az összepárosítandó költséghelyeket, költségviselőket és
a hozzájuk tartozó szakmacsoportot.
A fentiekben látható szakmacsoportok-megbontás főként az OEP besorolása szerint lett
kialakítva pl.: Aktív fekvőbeteg ellátás kasszája, Járóbeteg ellátás kasszája, stb.
Ugyanakkor tetszőleges csoportok is képezhetők pl.: Vállalkozás jellegű tevékenység
kasszája, Egyéb központi kassza stb. (lásd „1.Alaptörzsek” menü / „f. Szakmacsoport”
pont alatt).
34
4. Alapmutatók
Az „Alapmutatók” fülön belül a Controlling rendszerhez kapcsolódó mutató adatbázist
tetszés szerint alakíthatjuk ki.
Az alábbi ábra az „Alapmutatók” ablaknak a megosztását szemlélteti, ahol az ablak jobb
oldalán a felvett mutatók listája látható, amelyhez – attól függően, hogy melyik mutatón
állunk – kapcsolódik alul az aktuális mutató havi bontása. Az ablak bal oldalán az általunk
tetszőlegesen kialakított mutató-fastruktúra található.
A következő két – egymás mellett lévő – ábra a mutató-adatbázis fastruktúrájának egy
lehetséges variációját szemlélteti. Természetesen ezt minden intézmény saját képére
alakíthatja ki. Az ábra szerint a „Teszt intézmény” mutató-adatbázisa két részre lett osztva
aszerint, hogy hogyan képződnek. Konkrétan az „Alapmutatók” ág az egyszerűbb, nem a
program által képzett mutatókat tartalmazza (Pl.: ágyszám, létszám, fedezetek stb.).
A „Képzett mutatók” ág pedig az „Alapmutatók” ágon belül lévő mutatók elosztásával
létrejött ágat jelenti.
35
A mutatók fastruktúráját – a megfelelő szintre kattintva – tetszés szerint alakíthatjuk, ha az
egéren a jobb gombot megnyomjuk, akkor létrehozhatunk új ágat, vagy a meglévőnek egy
alábontását vagy a meglévőt módosíthatjuk, törölhetjük. A kijelölés gombbal, akár több tételt
is kijelölhetünk, amelyeket átmozgathatunk, átmásolhatunk a meglévő struktúrában. Ha a
fastruktúrában oda kattintunk, ahová átmásolni vagy átmozgatni szeretnénk és az egér jobb
gombjával előhívott parancssorban az „Átmozgat ide” vagy az „Átmásol ide” funkciót
használjuk, akkor a korábban kijelölt tételek az általunk kívánt helyre kerülnek.
36
Az „Alapmutatók” fül ablakának jobb oldalán tudjuk meghatározni az egyes mutatók
funkcióját és típusát.
Új tétel felvételekor meg kell adni a Mutató nevét, a Leírását (ami a későbbiekben az ebből
létrehozott, képzett mutatók neve lesz), az Export nevét (ami a mutató nevére utaló rövidítést
jelent), a Szorzót (ami pl.: 1.000 Forintban lévő adatokat érinti) és a mutató Típusát.
A programban 6 mutató típus választható:
- Összeg: manuálisan vagy vágólapról berögzített külső adatokat jelentik (pl.: mosott ruha
kg. vagy élelmezési napok száma stb.), amelyeknek a havi értékei
összeadhatóak;
- Átlag: manuálisan vagy vágólapról berögzített külső adatokat jelentik (pl.: ágyszám,
óraszám stb.), amelyeknek a havi értékei nem adhatók össze;
- Számolt Ft: a controlling rendszer által tárolt Forint-adatok beemelését jelenti a mutató-
adatbázisba, amelyek a controlling adatok feldolgozása során jöttek létre
(pl.: bevételek, közvetlen költségek, fedezetek valamint ezek alábontásai);
- Számolt naturália: a controlling rendszer által tárolt naturália-adatok beemelését jelenti
a mutató-adatbázisba, amik a teljesítmény-adatok felolvasásával
keletkeztek;
- Mutató: az OEP-es táblából beimportált adat-sorozatot tartalmazza (pl.: CMI-index,
teljes esetszám, hosszú áp.nap stb.);
- Képzett mutató: két alapmutató elosztásával képzett mutatókat foglalja magába.
37
A fentiek alapján a mutató képzése háromféleképpen történhet:
- manuálisan berögzített adatok, amelyeket a mutató típus létrejöttével az „Alapmutató”
fül ablakának alsó részében, havi bontásban rögzíthetünk a programba;
- adatok importálásával (beemelésével) külső vagy már feldolgozott adatokból. Itt
lehetséges excel-táblákból, a controlling programban már feldolgozott adatokból
(pl.: bevételek, költségek stb.) vagy külső adatfájlokból (pl.: OEP táblából);
- a létrehozott alapmutatókból (jelenleg a teszt intézményben alapmutatóknak hívott)
képzett mutatók létesítésével.
A mutató képzését a legegyszerűbben a következő ablakban látható példa alapján tehetjük
meg. Az adatok szerkesztése funkció-gombbal előhívhatjuk az eddig összerendelt,
képzett mutatókat. Ezen az ablakon belül az eddig már használt funkció-gombok
alkalmazásával tudunk új tételeket létrehozni vagy a meglévőket módosítani, törölni.
38
Ha új képzett mutatót szeretnénk létrehozni (a plusz gombbal), akkor meg kell adnunk a
kiválasztó mező segítségével a mutató számláló és nevező tartalmát, valamint a mutató
megnevezését. Legutoljára itt állíthatjuk be a mutató típusára jellemző „Szorzót”, amellyel a
mutató le lesz osztva.
Az „Alapmutatók” fül egy új, az OEP Lista beolvasása funkció-gombbal bővült,
amellyel az adott intézményre jellemző, az OEP által visszaigazolt finanszírozási adatok
beemelhetők.
39
A program által megadott, az OEP listában szereplő mutató-„nevekhez” hozzá kell rendelni a
saját mutató listánkban szereplő mutató-neveket (lásd az előző példa-ablakban lévő a mutató
oszlopot). Ezek után újból az OEP lista beolvasása funkció-gombra kattintva előjön a
könyvtárstruktúra, ahonnét az aktuális hónap DAT típusú fájlját kiválasztva a fekvőbeteg
ellátás teljesítmény adatai beemelődnek.
40
VI. Alapadatok karbantartása
1. Felépítése
Az „Alapadatok karbantartása” menü kassza és jogcímenkénti bontásban tartalmazza az adott
intézmény bevételeit és kiadásait. A „Törzsadatok karbantartása” menüpontban beállított kassza-
összesítők kódjai (kasszagyűjtő kódok), valamint a jogcímek megnevezései szerepelnek az első
két oszlopban. A harmadik oszlop a belépés dátumát jelzi, amely konkrétan az adatállomány
létrehozásának dátumát jelenti. A további 12 oszlopok egy éves adatállomány havi bontását
tükrözik, amit utolsó, tizenharmadik oszlopként az adatok éves összesítése zár.
A különböző jogcímeket, a „Törzsadatok karbantartása” fejezet alatt leírt bevételi és kiadási
típusok szerint, színekre bontva találjuk meg itt.
A jogcímekre való dupla kattintással, az adott jogcím alá tartozó bevételnemek és költségnemek
részletezését hívhatjuk elő a különböző költséghelyekre és költségviselőkre bontva.
41
Az „Alapadatok karbantartása” ablak jobb felső sarkában láthatjuk az intézményünk kódját,
megnevezését és az aktuális időszakot, amelyben dolgozunk.
Az ablak bal-felső sarkában különböző funkció-gombok találhatók, amelyekkel a tényadatok
feldolgozása lehetővé válik.
Természetesen a fentiekben bemutatott példa - ami a „Teszt intézmény” kasszáinak és
jogcímeinek egyfajta összerendelését mutatta be - nem minden intézményre értendő.
Minden egyes intézmény saját struktúrájának és elképelésének megfelelően alakíthatja ki a rá
jellemző összerendelést.
Ennek megfelelően az „Új kassza és jogcím pár felvitele” funkció-gombbal
összerendelhetjük az általunk kiválasztott jogcímet és kasszát. Először is meg kell adnunk a
„Belépés dátumát”, vagyis mikortól lép érvénybe az új jogcím. Majd két kiválasztó mező
segítségével az új jogcímet (jelen példában a Villamosenergiát) egy kassza-gyűjtőbe
(Szolgáltatások díjaiba) sorolhatjuk. Ezután ki kell választani az összerendeléshez kapcsolódó
„Kódot”, amellyel az adatrögzítést könnyíthetjük meg:
- az alábbi példában először az „Időszaki” kódot állítottuk be, így berögzíthetjük
manuálisan, havonta az értékeket. A másik lehetőség, hogy nem rögzítünk be
értéket, mert a későbbiekben a pénzügyi rendszerből átvett, havi fájlokat
beemeljük a programba (lásd 2. Műveletek/ Szerkesztés fejezetet).
42
Ha nem akarjuk manuálisan berögzíteni a havi adatokat, de egy excel-táblában
rendelkezésünkre állnak ezek, akkor a táblában kijelöljük a bemásolandó cellákat
havonta, majd másolással (használjuk a Ctrl+C gombkombinációt) helyezzük
vágólapra az értékeket.
Majd a kezdő hónap értékcellájára állunk és a „Havi előirányzatok beillesztése
vágólapról” funkció-gombbal beillesztjük az értékeket.
- amennyiben a havi átlagos értéket szeretnénk berögzíteni, akkor a „Tárgyévi
előirányzat” cellába beírjuk az adott hónapokra vonatkozó összeget (a példában
12 millió Forint), ezután átállítjuk a „Kód”-ot „Rendszeres”-re. Mint a lenti
ablakban is láthatjuk, a belépés dátumától egyenlő arányban osztja szét a program
a beírt értéket.
43
Ha a megfelelő paramétereket beállítottuk, akkor a „Változtatások mentése” gombbal
jóváhagyhatjuk vagy ha meggondoltuk magunkat, akkor használva a „Változtatások elvetése”
funkció-gombot, a beállítások módosítását elhagyhatjuk. Az előző esetben a következő
ellenőrző-ablak jelenik meg:
Az „Igen” gombra kattintva megtörténik az adatok mentése.
44
A „Változtatások elvetése”-kor pedig a következő ellenőrző ablak jelenik meg:
Természetesen itt is a „Kilépés” funkció-gombbal visszatérhetünk a főmenübe.
Amennyiben változtattunk az adott jogcím paraméterein, de elfelejtettük menteni, akkor a
következő ellenőrző-ablak ugrik elő:
Itt még lehetőségünk van elmenteni a változtatásokat, ha szükség van rájuk.
Az előbbiek alapján – visszatérve a főmenübe – a már korábban létrehozott jogcímeket
törölhetjük is a „Kassza és jogcím pár törlése” funkció-gombbal. Ennek megfelelően is
egy ellenőrző ablak ugrik elő:
45
2. Műveletek/ Szerkesztés
Az „Alapadatok karbantartása” menün belül az első funkció-gomb, amely menü funkcióval bír
az „Adatok beolvasása, szerkesztése, stb.” gomb.
a) A „Szerkesztés” gomb segítségével a korábban létrehozott jogcím paramétereit (Belépés
dátumát, Kódot, Értéket) tudjuk módosítani.
b) A „Főkönyvi adatok beillesztése” funkcióval a főkönyvi adatok vágólapról történő
beillesztését hajthatjuk végre.
c) A „Főkönyvi adatok (költség) beolvasása” funkció a pénzügyi rendszerből lehívott,
költséghelyi közvetlen költségeket tartalmazó PRN típusú fájlok beolvasását teszi
lehetővé. A menüsorra való kattintással egy ablak ugrik elő, ahonnét – megkeresve a
könyvtárstruktúrában – a korábban elmentett fájlt meg tudjuk nyitni (lásd az alábbi példa-
ablakot).
46
A példában a főkönyv szerinti 6-sal és 7-sel kezdődő költséghelyi közvetlen költségek
külön fájlba lettek elmentve. A két fájlt így külön-külön kell beolvasni a programba, a
megnyitott fájl adatai megjelennek a programablakban is:
47
Mint látjuk a programablakban két fül szerepel. Aktuálisan az egyik a közvetlen
költségek fül, a másik pedig a ráosztott költségek fül. A program csak a közvetlen
költségeket olvassa be, mert a ráosztott (közvetett) költségeket különböző vetítési alapok
alapján külön képezzük. Amennyiben a PRN fájlba közvetett költség is szerepel, akkor az
a ráosztott fül alatt megjelenik.
Az adatok beolvasása előtt a program lehetővé teszi azt, hogy a beemelendő PRN fájl
adatait a program törzsadataival összevessük. A nyomtató funkció-gomb
menüszerűen kínálja fel az adott táblázat nyomtatását és az ellenőrző („hiba”) listákat.
48
Mindkét esetben a program az adatokból Microsoft Internet Explorer segítségével HTML
típusú fájlt készít. Tehát innét tudjuk a beolvasásra váró főkönyvi adatokat nyomtatni, a
„hibalistákon” keresztül a főkönyvnek és a program-törzsének az összevetését
ellenőrizni. Amennyiben a hibalistánkon a fejlécen kívül más adatok is szerepelnek (lásd
az alábbi példát), akkor ez azt jelenti, hogy a megjelenő adatok hiányoznak a program
törzséből. Konkrétan itt a költségnemi hibalistát láthatjuk, vagyis a programban lévő
költségnemek közül hiányzik a 13.havi illetmény, ami nem kerül beemelésre, ha ezt nem
hozzuk létre a „Törzsadatok karbantartása” menü alatt.
Amennyiben minden „hibalistát” ellenőriztünk és semmilyen összerendelés sem
hiányzik, akkor beemelhetjük az adatokat a programba. Az adatok beolvasása gomb
megnyomása után kiválaszthatjuk azt, hogy melyik hónap adatait szeretnénk beemelni.
Megadhatunk csak egy hónapot, vagy ha több havi állományról van szó, pl.: negyedéves,
akkor három hónapot kell itt bejelölnünk, így a költségeket a program egyenlő arányban
három hónapra fogja beilleszteni.
49
A beolvasás lefutása után egy üzenet jelenik meg, mely a vágólapról beemelt tételek
számát mutatja:
Így a művelet befejezéseként visszatér program az „Alapadatok karbantartása” menübe
és megjeleníti a beemelt adatokat. Alul a legalsó sor mutatja az adott havi költségek és
bevételek különbségeként létrejött összintézeti fedezetet.
d) A következő menüpont a szerkesztésen belül, a „Főkönyvi adatok (bevétel) beolvasása”,
amellyel az OEP bevételeken kívül minden más bevétel típust be tudunk olvasni a
programba. Ennek oka az, hogy az üzemgazdasági szemléletű controlling program az
tény havi bevételeket állítja szembe a tény havi költségekkel. Az OEP finanszírozása
szerint kb. két és fél hónappal később érkeznek meg a bevételek, mintahogyan a
költségek keletkeznek. Ezt elkerülve a program a tényleges teljesítményekkel képződött
bevételeket emeli be a tény költségekkel szemben (lásd f. és a g. pontokat).
A művelet végrehajtása ugyanúgy történik, mint ahogyan az előző pontban leírtuk (PRN
típusú fájl kiválasztása, vágólapra helyezés, hibalista-ellenőrzése, adatok beolvasása stb.).
50
e) A „Főkönyvi adatok” menüsorral, a dupla kattintást helyettesítve az aktuális jogcím
alábontását érjük el. Ennek megfelelően láthatjuk az adott jogcím alá tartozó főkönyvi
költséghelyeken illetve költségviselőkön lévő költségnemeket és bevételnemeket.
f) A „Visszaigazolt fekv. teljesítmények beolvasása” menüsor hasonlóképpen működik,
mint a költségek és bevételek beolvasása a pénzügyi rendszerből. Jelenesetben a
finanszírozó által visszaigazolt ABSZT_ (aktuális hónap).DAT típusú fájl adatai kerülnek
beolvasásra a programba.
Kiválasztjuk és megnyitjuk a megfelelő fájlt:
51
Ezután a fekvőbeteg ellátás adatai közül kiválaszthatjuk, hogy melyeket szeretnénk
beemelni. Alapbeállításként, mind az aktív, mind a nappali kórházak, mind rehabilitációs
osztályok bevételei kerülnek beolvasásra, de ezeket külön-külön is kiválaszthatjuk, ha a
kiválasztó kockába kattintunk.
Természetesen ez az adatállomány nem tartalmaz forintértékeket, csak naturália adatokat.
A bevételek az adott hónapban a beemelt, visszaigazolt teljesítmények és a szorzók,
valamint az alapdíjak szorzataként képződnek, amit a „Törzsadatok karbantartása”
menün belül már korábban beállítottunk (lásd „Hónapok” fül).
g) A „Visszaigazolt járób. teljesítmények beolvasása” menüsorral a finanszírozó által
visszaigazolt, Jb(Intézeti kód, aktuális hónap).DBF fájl adatait emelhetjük be.
Kiválasztjuk és megnyitjuk a megfelelő fájlt:
52
Ennél a beolvasási formánál is választhatunk, hogy a visszaigazolt járóbeteg ellátás
teljesítményei közül, melyeket olvassuk be:
h) Inaktív menüsorokként szerepelnek a „Szállítói számlák beolvasása” és a „Vevőszámlák
beolvasása”. Ezeket majd a Controlling rendszer pénzforgalmi szemléletű részében
alkalmazhatjuk.
i) Az „Átcsoportosítás” menüsorral bevétel és kiadási típusonként tudunk tételeket
áthelyezni egyik költséghelyről, költségviselőről a másikra. Vannak olyan költség és
bevételi korrekciók, amelyek a tárgy hónapra vonatkoznak, de a főkönyv már lezárt és
utólagosan nem szeretnének korrekciót felvinni, majd csak a következő hónapra
könyvelik le. Ilyenkor a controllingnak kell a tény üzemgazdasági eredményesség
kimutatása érdekében a tárgy hónapban a korrekciót megtenni, valamint későbbiekben a
következő hónap bevételi vagy költség oldalát is korrigálni.
Nézzük részletesen az átcsoportosítás működését a következő példán keresztül:
- egy OEP bevételi korrekciót láthatunk, ahol Belgyógyászat – szakambulanciáról
vonunk le 30.000 németpontot és rakunk át a Belgyógyászati – sürgősségi
ambulanciára. Az előugró ablakban szinte mindenhol kiválasztó mezők segítik a
munkánkat. Első lépésben meg kell adnunk, hogy „Honnan” szeretnénk
átcsoportosítani és milyen bevételnem típust. Ehhez választjuk ki azt a „Hónap”-
ot, amelyik adatait szeretnénk használni. Az alábbiakban látszik, hogy kiválasztva
a januári hónapot, megjeleníti az adott hónapban ezen a költségviselőn lévő
„Rendelkezésre álló naturáliát és az összeget” (36.885 németpont és 34,67 ezer
forint). Ezután kell kiválasztani azt, hogy „Hová” és milyen „Bevételnemként”
szeretnénk a tételt átcsoportosítani. Meg kell adnunk, hogy melyik „Hónap”
53
adataihoz rendeljük hozzá az értéket. Az alábbiakban is látszik, hogy a januári
hónapban a Belgyógyászat – sürgősségi ambulancián 5.558 németpontnak
megfelelő 5,22 ezer forint bevétel van az átcsoportosítás előtt. Jobb oldalt az
„Átmozgatni kívánt naturália” összegét (30.000 németpont) adjuk meg a
számológép segédeszköz segítségével. Ezalatt pedig automatikusan megjelenik az
adott hónap teljesítmény adataihoz kapcsolódó alapdíj felszorzásával az
„Átmozgatni kívánt összeg”. E két cella alatt egy nagyobb, a megjegyzések
beírására szolgáló ablakrészt láthatjuk. Ide bármit beírhatunk az általunk az
átcsoportosításhoz kapcsolódóan, ami a későbbiekben magyarázatul szolgálhat
magunknak és mások számára is.
A „Változtatások elmentése” gombbal hajtatjuk végre az átcsoportosítást. A
következő ablak, a már végrehajtott művelet utáni ablakot szemlélteti, ahol az
általunk megadott paraméterek inaktívvá váltak és a naturáliák, valamint az
értékek átcsoportosultak egyik helyről a másikra. Ezen kívül a művelet
végrehajtásával – mint dokumentáció – az ablak alsó részében automatikusan
54
megjelent egy sor, ami az átcsoportosítás lényeges információit dokumentálja. Ha
ugyanebben a hónapban még egyszer szeretnénk átcsoportosítani, akkor ez a
dokumentációs sor automatikusan megjelenik.
Amennyiben kiválasztjuk azt, hogy honnan, milyen bevételnemet, költségnemet és
melyik hónapban szeretnénk átcsoportosítani hová, akkor – ha ugyanazt a bevételnemet,
költségnemet akarjuk máshelyre átrakni – a „Költség-,bevételnem megfeleltetés”
funkciógombot használva automatikusan kiválasztódik a „Hová” kis-ablakban lévő
bevételnem, költségnem.
j) Az „Aktuális év adatainak törlése” menüsorral az adott évre vonatkozó összes bevételi és
költség adatot törölhetjük. Mielőtt a program valóban törölné az adatokat egy biztonsági
üzenet jelenik meg:
55
Az „Igen” gombra kattintva egy következő üzenet jelenik meg:
Ha itt az „Igen” gombra kattintunk, akkor a „Törzsadatok karbantartásánál” szereplő
törzset is törli a program. Legvégül még egyszer rákérdez, hogy egészen biztosak
vagyunk a törlésben.
k) A „Hónap(ok) adatainak törlése”
56
3. Eltérések (gyors) elemzése
57
4. Nyomtatható listák