Oep PubliseringsløSning For Offentlig Elektronisk Postjournal

OEP - publiseringsløsning for Offentlig elektronisk

postjournal26. November 2009

Sidsel I. Tønnessen

FAD

OFFENTLIG ELEKTRONISK POSTJOURNAL - OEP

Off. forvaltnin

g

JusIKT

Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 2

Demokratihensyn

• Grl § 100 – fastslår retten til frimodige ytringer• Ytringsfrihetskommisjonen – åpenhet og

informasjon er en forutsetning for å kunne realisere den demokratiske retten til deltagelse

• Den politiske prosess skal foregå for åpen scene

Fastsatt spesielt i Offentlighetsmeldingen, St. m. 32 (1997-98)


Offentlighetsprinsippet


Elektronisk PostJournal

EPJ - et lukket system med elektroniske postjournaler for noen medieredaksjoner (elektronisk postjournal EPJ)

EPJ startet i 1993, internettløsningen kom i 1996


Lov av 19. mai 2006 nr 16 Om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) og Forskrift om rett til innsyn i offentleg verksemd (Offentlegforskrifta)

I kraft 01.01.2009.


EPJ har vært en pilot-tjeneste siden oppstart

Lukket tjeneste for presse / media

Ikke alle departementer med, ikke alle direktorater – totalt ca 50 innholdsleverandører

Gammeldags system basert på foreldet teknologi

Sterkt behov for ny løsning

Utredningsarbeid startet 2002


På grunnlag av utkast til den nye Offentleglova, tilhørende ny offentlegforskrifta og det parallelle arbeidet med å fornye EPJ, fikk vi i 2006 formell beslutningen om at det skulle etableres

Allmenn tilgjengelig internettbasert publiseringstjeneste for offentlige postjournaler.

Tjenesten skal samtidig avløse dagens pilottjeneste fra 1993 som er en lukket tjeneste for pressen og de større medieredaksjonene.


Organiseringen av prosjektet:

Prosjektet er forankret i FAD. Styringsgruppen: Ole Willy Sandbekk, Geir Leo Sedler, Sidsel Tønnessen, leverandør og DIFI.

Interdepartemental prosjektgruppe - SMK, FIN, NHD, JD, UD, KKD og FAD samt fagorganet: Datattilsynet

Brukerforum – Pressens organer, Forbrukerrådet og KS i tillegg til utvalgte innholdsleverandører fra Prosjektgruppen

Det legges stor vekt på at dette skal bli en publiseringstjeneste med et godt og funksjonelt brukergrensesnitt – testgrupper


Nytt - OEP

Allmenn internettbasert tjeneste – åpen for alle, og ikke bare noen få

Alle departementer, SMK og de større direktoratene skal være med

Hjemlet i forskrift - Off.forskr. § 6

For å markere at dette er ny publiseringstjeneste – nytt navn; Offentlig elektronisk postjournal – OEP


Den elektroniske postjournalen skal effektivisere forvaltningens gjennomføring av offentlighetsprinsippet og styrke forvaltningens demokratiske tilgjengelighet.

Forskriften ”…departementene, SMK, alle statlige direktorater og tilsyn som fører elektronisk journal, skal gjøre den tilgjengelig for allmennheten på Internett…”

En felles nettportal skal gjøre det lettere for allmennheten å få tilgang til journalene til alle virksomhetene som tjenesten omfatter

Gjenkjenne postjournaler fra departementer og etater ut fra et enhetlig, felles brukergrensesnitt

På sikt, etter mer erfaring, kan det bli aktuelt å utvide ordningen til også å omfatte fylkeskommuner og større kommuner.


Utfordringer:

Personvernet skal ivaretas – avveie personvernhensyn opp mot offentlighetsprinsippet.

Lik forståelse, like rutiner må sikres – Kultur- og kirkedepartementet (KKD) har ansvar for å fastsette rutiner og veiledning for journalføring i samarbeid med Justisdepartementet (JD) og FAD.

Lenker i løsningen til dokumenter som er offentlige.Løsningen måtte innrettes slik at systemet tillater at det kan etableres elektronisk tilgang direkte fra journalen til saksdokumenter, dersom det senere blir bestemt at en slik funksjon skal tas i bruk.


Utfordringer – forts

Eksportformatet – basert på Noark 4.1.Alle Arkivsystemene – flere versjoner fra flere ulike systemleverandører – må tilpasses et felles eksportformat

Opplæring – av sentrale nøkkelpersoner hos IL.

Basert på rutinebeskrivelser og veiledninger fra KKD og JD

Etablere mottaks- og forvaltningsapparat hos DIFI

Overgang fra EPJ til OEP – så smidig som mulig


Status

OEP-løsningen er ferdig utviklet og testet internt hos Machina

Driftsoperatør (teknisk) på plass

OEP-modulen for ivareta eksportformat og personskjerming er levert for de fleste arkivsystemene.

Rutinebeskrivelser og veiledning fra KKD og JD ferdig – Kurs gjennomføres primo desember.

Akseptansetest startet medio august. Starter testrunde III så snart alle avklaringer ift eksportmoduler er ferdig.


Alle funksjonene i alle deler av OEP-løsningen skal testes med så reelle data og belastning som mulig

Detaljert oversikt med testkriterier

Det er funksjonaliteten i OEP som skal testes, ikke interne rutiner og organisering hos IL.

Lansering når alle i første pulje – dvs departementene, SMK og Fylkesmennene - er klar til eksportere.


Dette vil ikke være en statisk publiseringstjeneste, men vil måtte videreutvikles etter noe erfaring og evaluering

FAD vil eie publiseringstjenesten. DIFI skal ha administrasjons- og forvaltningsansvaret.

Drift av tjenesten vil være satt ut til et profesjonelt driftsmiljø

Oep PubliseringsløSning For Offentlig Elektronisk Postjournal

Technology

Transcript of Oep PubliseringsløSning For Offentlig Elektronisk Postjournal