ÖĞRETİM GÖREVLİSİ SEVİL BEKTAŞ

ÖĞRETİM GÖREVLİSİ SEVİL BEKTAŞ

MHIR 118İLETİŞİM

6

Yazılı İletişimde Kullanılan Araçlar1

Rapor ve Rapor Hazırlama Teknikleri

Hafta 6 Yazılı İletişim II BLUES

Rapor nedir?

Kamu ya da tüzel kuruluşların yetkilileri tarafından incelenmek üzere görevlisine havale edilen ya da doğrudan görevlisi tarafından görülen bir sorun üzerine

yapılan inceleme sonucunu, ilgili makama bildiren yazıya rapor denir.

6


Rapor ve Rapor Hazırlama Teknikleri


Rapor Yazma Becerileri

Rapor yazarken gerçeklerin açık ve objektif bir biçimde gözlemlenmesi,

Gerçeklerin doğru bir şekilde yazılıp sebeplere bağlanması gerekir.

6



Bir Raporun Hazırlanmasında Göz Önünde Tutulması Gereken Nitelikler;

Raporun konusunu iyi kavramış olmak.

Kaynaklardan elde edilen malzemeyi etkili, çarpıcı, inandırıcı ve doyurucu nitelikte hazırlamak.

Raporları belli bir plân dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek.

Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde açıklamak.

6



Kuruluşlarda Rapor Yazmanın Teknikleri

Yapılan İşlerin Kayıtlarını Tutmak,

Durum değerlendirmesi yapmak,

Yeni fikirleri değerlendirmek,

Gelecekle ilgili aksiyonları göstermek…

6

İŞ RAPORLARININ TÜRLERİ

1


Fonksiyonlarına Göre Raporlar

Kaynaklara Göre Raporlar

Hedef Kitlesine Göre Raporlar

Zaman Aralığına Göre Raporlar

İçerik Yönünden Raporlar

6




Bilgi veren raporlar: kuruluşun çeşitli faaliyet alanlarıyla ilgili olarak, kuruluş hiyerarşisindeki

kişiler ile, kuruluş içi veya kuruluş dışı danışmanların hazırladığı raporlardır.

6




Analiz Raporları: Gerçekleri ortaya çıkarmayı amaçlayan,

gerçeklerle ilgili nedenleri araştıran, soruşturan

belgelerdir.

6

Kaynaklara Göre Raporlar

1


Ar-ge Raporları

Satış Birimi Raporları

Muhasebe Finans Birimi Raporları

İnsan Kaynakları Birimi Raporları

6




İşletme İçine Yönelik Raporlar: Kuruluşta kısa ya da uzun dönemde kullanılmak üzere

hazırlanmaktadır. İşletme içine yönelik raporlardan önemli olanlar dosyalanmaktadır.

6




İşletme Dışına Yönelik Raporlar: Değişik yönetim kademelerine göre

yapılmaktadır. Devlet ve yerel yönetim kurumlarına, meslek

örgütlerine, basın kuruluşlarına ve diğer sosyo-kültürel amaçlı

derneklere yöneliktir.

6


Zaman Aralığına Göre Raporlar


Periyodik Raporlar: kuruluştaki birimlerin işin niteliğine göre rutin olarak, günlük, haftalık, aylık, 3-6 aylık, yıllık ve birkaç yıllık raporladır. Standart bir görüntüye ve formata sahiptir. Bilgi verici ve karar vericinin karar vermesini kolaylaştıracak

niteliktedir.

6




Mektup Raporları: Duyuru raporlarına göre daha biçimsel olup, kuruluş dışındaki kişi ya da kişiler tarafından

hazırlanmaktadır. Mektup raporlar;Yetki ifadesi,

Mektubun amacı,Problemin tanıtımı,

Değerlendirme, Sonuç,

İsim ve imza bölümlerinden oluşmaktadır.

6




Resmi raporlar: resmi raporların yazımı önce bir hazırlık sürecini gerekli kılmaktadır. Üst yönetime ve alt kademe hazırlanacak bir raporun, kelime hazinesi, üslubu, teknik

düzeyi farklı olabilir.

6




Gelişme Raporları: Periyodik raporlara benzemektedir. Belirli bir projeyi yürüten

grupların önceden belirlenmiş zaman aralıklarında, o zamana kadar yapılan işler hakkında bilgi veren, kuruma gönderilen

yazılı metinlerdir.

6



RAPORDA BULUNMASI GEREKEN BÖLÜMLER

Dış Kapak

İç Kapak

Önsöz/ Teşekkür

İçindekiler

Giriş

Metin

Sonuç ve Öneriler

Ekler

Kaynakça

• RESMİ YAZI ÖRNEĞİ 1

• T.C.İSTANBUL VALİLİĞİİl Milli Eğitim Müdürlüğü

• Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/1950030/01/2009Konu :.................................................... •

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA(Personel Genel Müdürlüğü)

•Metin içeriği ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

• (İmza)Adı SOYADIOkul Müdürü

•30/01/2009 Müdür Yardımcısı:30/01/2009 Müdür Yardımcısı:

•

Adres: ...................................................................................................................................................................................................................

İş Görev Raporları

• Kurumlarda en çok hazırlanan raporlardan biri de iş ya da görev raporudur. Yurt içinde veya dışında belirli bir süre ve belirli bir görev ya da hizmet için görevlendirilen kişiler, görev dönüşlerinde birimlerine veya üstlerine bir rapor sunarlar.

• Ancak çoğu kişi,rapor yazmayı bilmediğinden ya rapor yazmaz ya da kendine göre bir rapor yazar.

• Bir iş ya da görev raporunun biçimi ve içeriği konusunda aşağıdaki yöntem önerilmektedir.

İŞ GÖREV RAPORLARI• Kapak• Sunuş• (Bu bölümde, görevin dayanağı, yeri, amacı, türü, süresi ve yöntemi belirtilir ve• yardımcı olanlara teşekkür edilir. Altına tarih atılır. Raporu hazırlayan adını,

soyadını ve• unvanını yazıp imzalar.)• Konu• Yapılan çalışmalar• Karşılaşılan güçlükler ve problemler• Öneriler• Sonuç• (Konu, önemli sorunları ve önerileri içerecek şekilde kısaca özetlenir.)• Ekler

6


E-postayla İletişim


E-posta yoluyla raporlar, mektuplar ve diğer bilgiler bilgisayar yardımıyla istenen

alıcıya mesafe tanımadan gönderilir.E-posta mesajı, aynı anda birçok kişiye

göndermeye imkan tanır.E-posta ile iletişimin en büyük avantajı

hızlı olması ve resmi olmamasıdır.

En bariz hatalar

►Yalnızca büyük harf kullanarak yazı yazmayın. Bu karşı tarafa bağırmak anlamına geliyor. Metin içerisinde fazla ünlem kullanmaktan da uzak durmak gerekiyor.

Sadece iş ilişkiniz olan birine şiirler,şakalar, virüs uyarıları gibi programlar atmak imajınızı ►direkt zedeler. Tabii iş ilişkinizin boyutu daha samimi bir noktaya geldiyse, buna diyecek bir sözümüz yok.

Sinirli olduğunuzda sakın bilgisayarın karşısına geçmeyin. Bir süre bekleyin,sakinleşin ve ►mantık çerçevesinde e-postalar yazın. Gerekiyorsa yazdıklarınızı yanınızdaki bir başka kişiye kontrol ettirin.

Mümkün olduğunca kısa yazın, hayat hikâyenizi anlatmaya kalkmayın. Metnin kısa ►olmasının yanında, öz ve açık ifadeler kullanmak da önemli.

Alaycı olmayın! Zeki olduğunuzu düşünebilirsiniz, ancak karşı tarafın şakalarınızdan rahatsız ►olabileceğini unutmayın.

E-POSTA HATALARI

E-POSTA HATALARI• Biraz daha dikkat!

• Mesajın içeriği de bir hayli önemli. Bu durumda mesajı oluştururken dikkat etmeniz gerekenler de şöyle:

En başta mutlaka mesajın neden gönderildiğini güzel bir Türkçe'yle tanımlayın.►

Nazik olayım derken şirinlik muskası olmayın, gayri ciddi ifadeler ve simgelerden kaçının.►

Mutlaka postanızı oluştururken muhatabına ismiyle hitap edin.►

Empati kurun, mesajı göndermeden önce mutlaka "Bu mesaj bana gelseydine düşünürdüm" ►diye sorgulayın. Mesajı alanın ne düşüneceğini tahmin etmeye çalışın.

E-postalarda mesajı kişiselleştirilmeyin ve "ben" sözcüğünü çok fazla kullanmayın.►

Kullanılmaması gereken bir başka unsur da onaylatma cümleleri. Kişinin kendisini ►onaylatmak için kullandığı "... değil mi?" ya da "Siz nedersiniz?" gibi sorular, iş dünyasında çok şık durmayan cümleler olarak tanımlanıyor.

►Yanlış adrese giden postalar da itibarı zedeleyen yanlışların başında geliyor. Bitirilmiş postada adres kısmına, özellikle de çoklu gruplara ileti gönderirken bir hayli dikkat etmek gerekiyor. İstenmeyen kişilere, istenmeyen e-mail'lerin gitmesi sizi zor durumda bırakabilir. Bu yüzden e-mail'in içeriğini oluştururken gösterdiğiniz özeni, mail'i tamamlayıp "gönder" demeden önce de gösterin.

Ekleri iliştirmeyi unutmak, olumsuz izlenim yaratmanın en büyük nedenlerinden biri... Yanlış bir ►dosya eklenmiş ya da hiç dosya eklenmemiş e-postalarla imajınızı bozmak istemiyorsanız göndermeden önce ekleri mutlaka kontrol edin. Yanlış ekle ya da eksik gönderilen mail'lerin ardından özür mesajları atmak ve birkaç kere bu hatanın tekrarlanması, sizin profesyonelliğiniz hakkında kafalarda soru işaretleri yaratacaktır.

Kimliğinizi iyi bir şekilde ortaya koyun. Mail'lerinizin sonuna mutlaka adınız, soyadınız, unvanınız ►ve iletişim numaralarınızın olduğu bölümü ekleyin.

Mail adresi edinirken adınızın baş harfi ve soyadınızın bulunduğu kombinasyonları seçin. ►"Nickname" yani takma isim tarzındaki mail adresleri imajınızı ciddi anlamda zedeler.

Görünmez değilsinizİnternet ortamında, insanlara rahatsız edici sözler ve görüntüler içeren mektuplar gönderirken, yaptıklarınızın ortaya çıkmayacağını düşünmeyin. Çünkü e-postaların kimden geldiğini anlamak hiç de zor değildir. En basit olarak postanın gönderildiği bilgisayarın numarası tespit edilerek, kimin adına kayıtlı olduğu saptanabilir. O yüzden ya bu tarz işlere hiç girmeyin, giriyorsanız da bunun sonsuza kadar saklı kalacağını düşünmeyin.

6

Bölüm Sonu


ÖĞRETİM GÖREVLİSİ SEVİL BEKTAŞ

Documents

Transcript of ÖĞRETİM GÖREVLİSİ SEVİL BEKTAŞ