1

議程09:30-09:40:首長致詞及與會人員介紹

09:40-10:00:簡報

10:00-10:20:參訪校史館環境設施

10:20-11:10

• 檔管入庫管理實作檢核

• 進入庫房檢查保管相關設施

• 檔管作業系統操作與訪談

• 檔案應用處所與人員訪談

11:10-11:20:訪視委員彙整結果資料

11:20-11:50:綜合座談

國立臺北大學檔案管理業務執行與成效

簡報

2

中華民國99年11月23日

3

目錄

學校檔案管理政策與發展--王怡心副校長

總務處配合學校檔案管理政策與發展執行方案--------------------------李孟峰總務長

文書組執行學校和總務處檔案管理政策與發展的實作情形---------------郭宗孟組長

4

簡報者：王怡心副校長

學校檔案管理政策與發展

5

校史沿革

1949年11月 - 1955年7月 臺灣省立行政專科學校

1949年春 - 1955年7月 臺灣省行政專修班

1955年7月 - 1961年6月 臺灣省立法商學院

1961年11月 - 1971年7月 臺灣省立中興大學法商學院

1971年8月 - 2000年2月 國立中興大學法商學院

2000年2月迄今 國立臺北大學

傑出校友：江丙坤先生民國42年(1953)行政專校48-地政系海基會董事長

傑出校友： 彭淮南 先生民國51年(1962)經濟系中央銀行總裁

傑出校友：賴英照先生民國62年(1973)法律系前司法院長

6

38年至88年（省立行政專科至國立中興大學法商學院）

89年改制國立臺北大學

38年至95年紙本簽核96年起線上簽核與紙本簽核97年2月起全面線上簽核

92年至99年完成檔案掃描建立影像檔。

38年至91年約12萬件紙本檔案未掃描建立影像檔。

7

校方檔案

秘書室（校務會議、行政會議、校務發展、校長移交、校慶等）

學務處（畢業典禮、社團等）

其它：

人事室（文康活動等）

體育室（校內、外各項運動競賽）

總務處（公文檔案、工程圖書、招標文件等）

教務處（學籍資料等）

8

資訊中心異地備援

電子公文異地備份及備援

人事會計出納系統異地備援

教學系統異地備援

9

三峽校區圖資大樓

異地備援基地

各類檔案(含公文檔案、建築模型、重要活動及會議等檔案)永久存放區

中程檔案室-臺北校區舊圖書館

38年至88年紙本公文

38年至88年其它檔案

短期檔案室公文檔案存放文

書組

其它檔案存放各承辦單位

10

簡報者：李孟峰總務長

總務處配合學校檔案管理執行方案

11

設置簡易式之檔案閱讀區 設置簡易式檔案檢調區

制訂文書檔案相關法規制定文書檔案標準作業

程序與流程

短程方案

12

檔案庫房改善

•費用：約71萬3千元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

異地備份•費用：約61萬4千元

•期程：俟預算來源無虞後，1年內完成

中程方案

13

雲端技術•費用：約103萬3千元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

公文掃描•費用：約77萬元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

長程方案

14

簡報者：郭宗孟組長

文書組執行學校和總務處檔案管理政策與發展的實作情形

15

檔案管理業務現況簡介

檔案管理

• 計畫與培訓

• 檔案立案編目

• 清理與機密檔案管理

• 檔案保管與庫房設施

• 檔案應用

• 作業資訊化

檔案管理整體綜合表現與特殊績效

未來努力方向與檢討

16

總 務 處

文 書 組

組 長

公文交換中心

（ 3人）

收文管理

（ 1人）

繕打校對

（ 1人）

發文管理

（ 1人）

檔案管理

（ 1人）

研考稽催

（ 1人）

文書檔案管理者

督導

17

•國立臺北大學檔案管理辦法(99.9.27)

•國立臺北大學文書處理作業辦法(99.9.27)

•國立臺北大學公文時效管理與獎懲要點(99.9.27)

•文書組標準作業程序與流程(96.5.31&99.6.25)

•國立臺北大學教職員工郵件處理作業規範(99.3.9)

檔案管理

•庫房管理須知

•檔案檢調須知

•檔案檢調流程

檔案相關須知

•總務處檔案管理緊急應變計畫（99.9.27）

•總務處文書檔案中長程計畫書（99.9.27）相關計畫

18

紙本收文

線上收文

掃描

線上簽核 陳核公文分文

核決

發文

存查

立案

點收紙本掃描

歸檔

庫房

電子公文自動編卷

編目

19

管理計畫與培訓

校內

校外

每學期舉辦1至2次

對象：教職員工研究助理

參與教育部、檔管局、軟體協會等單位訓練

長官與文書組參訪檔案標竿之機關學校

20

立案編目

97年：17,706件

98年：13,239件

99年1月至8月：17,522件

目錄彙送

97年度：367筆

98年度：492筆

99年：1,085筆

21

檔案清理

98年：23卷、459件

99年：28卷、788件

共計完成51卷、1,247件

機密檔案管理

97年度：無

98年度：19件

共計完成19件

22

檔案保管：分為電腦伺服器保管與檔案室庫房保管。

電腦伺服器保管:

項 目

檔 案 保 管 件 數

紙 本其 它件 卷 頁

97年度 4,520 675 55,506 9,319

98年度 4,947 873 62,925 51,963

99年1月至8月 1,517 564 28,478 576

備註:98年度因雇用短促就業人員4人，造成檔案保管件數激增。

23

檔案室設施：

檔案庫房防火門 密集式書櫃 庫房須知告示牌 庫房除濕機 庫房滅火器

檔案檢調區 庫房煙霧偵測器 CD片及影音檔防潮箱

檔案庫房之雙層梯

24

線上調檔示意圖

線上調檔申請示意圖

97年•885件

98年•2,834件

99年

1月至8月•780件

25

電子公佈欄 個人電子信件臺北大學首頁

臉書(Facebook)示意圖(網址:http://www.facebook.com/#!/pages/tai-bei-da-xue-wen-shu-zu/129416453771427)

26

郵件掛號(紙本收件)

公文取號與分文

承辦人陳核

發文與歸檔

點收、立案、編目

電子公文線上作業資訊一貫化

郵件掛號查詢系統：提供同仁查詢掛號、包裹

電子公文故障排除申請：提供同仁申請電子公文故障排除及提供統計電子公文故障類別，俾便教育訓練之Q&A之依據

紙本掃描影像及線上簽核：提供同仁線上調檔與申請

27

項目

收文

收文總數 電子收文電子收文率

收創文件數

線上簽核件數

線上簽核比率

97年度 9,600 7,268 75.71% 15,007 9,131 60.84%

98年度 10,816 8,621 79.71% 17,190 13,576 78.98%

99年1月至8月

7,553 6,071 80.38% 11,478 9,305 81.07%

97年至99年1月至8月電子收創文統計表

28

0

2,000

4,000

6,000

8,000

10,000

12,000

14,000

16,000

18,000

20,000

97年度 98年度 99年1月至8月

收文件數

電子收文

收創文件數

線上簽核件數

60.84%

78.98% 81.07%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

線上簽核率

線上簽核率

97年至99年電子收(創)文統計

線上簽核趨勢圖

29

項目

發文

發文總數 電子發文 電子發文率 電子公佈件數

97年度 3,135 497 15.85% 399

98年度 3,518 545 15.49% 2,055

99年1月至8月

2,254 804 35.67% 1,342

97年至99年1月至8月電子發文統計表

30

497 545

804

399

2,055

1,342

0

500

1,000

1,500

2,000

2,500

97年度 98年度 99年1月至8月

電子發文件數

電子公佈欄件數

電子發文與電子公佈欄趨勢圖

31

項目歸檔件數

點收件數 退文件數 編目件數 掃描件數 掃描頁數

97年度 7,444 18 13,239 8,233 53,862

98年度 11,453 1517,760

23,365 147,266

99年1月至8月

6,493 27 17,522 4,176 30,887

97年至99年8月歸檔統計表

32

0

5000

10000

15000

20000

25000

97年度 98年度 99年1月至8月

點收件數

編目件數

掃描件數

97年至99年8月點收、編目及掃描件數統計圖

33

•參訪國家圖書館檔案。

•人員：王怡心副校長、李孟峰總務長、郭宗孟組長及文書組。

99年9月9日

•參訪教育部、臺灣大學。

•人員：郭宗孟組長及文書組檔管人員。

99年9月16日

•召開教育部訪視協調會議。

•與會人員：王怡心副校長、

吳嘉生學務長、李孟峰總務長、秘書室、總務處、學務處、

人事室、體育室、資訊中心、文書組等。

99年9月7日

99年10月18日

34

99年9月9日參訪國家圖書館 99年9月16日參訪教育部 99年9月16日參訪台灣大學

99年9月7日研商「教育部99年度大學校院檔案績效訪視協調」會議(第1次)

99年10月18日研商「教育部99年度大學校院檔案績效訪視協調」會議(第2次)

電子公文故障排除申請系統99年3月至8月總計申請226件。

35

項目教師 職員 學生

件數 比率 件數 比率 件數 比率

已領取 2,404 99.50% 1,814 98.32% 525 96.51%

未領取 9 0.37% 31 1.68% 14 2.57%

掛失 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%

退件 3 0.12% 0 0.00% 5 0.92%

合計 2,416 100.00% 1,845 100.00% 544 100.00%

99年1月至99年6月教職員工生掛號郵件統計表

36

37

檔案庫房改善

•費用：約71萬3千元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

異地備份•費用：約61萬4千元

•期程：俟預算來源無虞後，1年內完成

中程方案

38

雲端技術

•費用：約103萬3千元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

委外掃描•費用：約77萬元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

長程方案

39

結論

檔案是促進人類人文關懷的素材，掌握社會文化變遷的基石。運用資訊科技的技術，結合網路連線方式，使檔案不受時空限制，讓有需要者即時利用網路上網查詢與使用，以達到「網路遍寰宇，資訊握掌中」的境界。

本校建校雖僅為10周年，本組本著「前人種樹，後人乘凉」的精神，無時無刻，以保有及管理紙質檔案之品質，使其免於蟲害、受潮、人為及天然災害為首要任務。配合校方檔案政策管理，先行改善檔案庫房及電子公文異地備份為優先任務。未來，結合政府雲端技術政策，發展出「檔案無國界」的終極目標。