协同办公系统 - nc.gxnu.edu.cn · 第一章、公文管理...
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广西师范大学办公系统操作手册
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常用问题解答
1、公文或者通知公告提交的时候,一直提示‘请稍后’,无法完成提交。
答复:请使用常用浏览器,比如 IE、360、腾讯等浏览器访问协同办公系统;
由于窗口被拦截,请在 IE 浏览器点‘工具’菜单,然后选择‘弹出窗口组织程序’
—‘关闭弹出窗口阻止程序’
2、进入协同办公系统,在办理公文或者打开收到的公文正文时,正文内容无法正常显示;
答复:第一次使用协同办公系统时,先安装‘协同办公控件’; 手动安装控件步骤:
.⑴ 下载附件‘协同办公控件.rar’;
.⑵ 右键‘解压到协同办公控件’;
.⑶ 打开解压文件夹,点击‘setup.ext’安装,如下图标:
.⑷ 点‘浏览’设置安装文件夹路径,也可以直接点‘确认’进行控件安装;
.⑸ 出现如下图时,表示控件安装成功。
3、校园网内用户访问个人服务中心,网站无法打开。
答复:目前个人服务中心暂未开放校园网外网访问权限。如果在校园网内打开
https://ca.gxnu.edu.cn:7002/zfca/,无法访问网站,请将网络设置中的 DNS 服务器设为
202.193.160.33 和 202.193.160.34。 设置步骤如下: ⑴.‘开始’-‘控制面板’; ⑵.双击‘网络连接’,出现如下页面:
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⑶.右键‘本地连接’,点击‘属性’,出现如下页面:
⑷.点击‘Internet 协议(TCP/IP)’,然后点‘属性’,出现如下页面:
⑸.在首选 DNS 服务器和备用 DNS 服务器中输入⑷图片的地址,完成后点确认。
4、原来 OA 中的学校公文在门户网站上看不到。
答复:原来 OA 的公文,需要登陆个人服务中心后查看,新 OA 系统中发布的公文,非登陆
校园网用户可在门户网站的快速通道-公文收发-学校公文中查看。如下图:
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5、从门户点开‘数字化校园’,出现如下图的提示:
答复:点击‘继续浏览此网站’,不影响正常使用,但每次都打都会出现这个提示。推荐按
如下步骤将证书导入: ⑴ 、点击‘继续浏览此网站’, 进入输用户名密码页面的时候,点击上面的“证书
错误”按钮,点击“查看证书”;
⑵、在跳出的界面上点击“安装证书”,如下图;
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安全设置: 初次登入系统时,需要将系统站点加为 Intranet 站点,方便在各类型操作系统或浏览
器下顺利访问系统。
a) 在浏览器地址栏中复制站点地址
b) 点击浏览器工具选项
c) 选择工具中 Internet 选项
d) 在弹出对话框中,点击安全选项卡
e) 选择本地 Intranet
f) 点击站点按钮
g) 在弹出对话框中,在将该网站添加到区域中:文字下方的方框中粘贴步骤 a)中复
制的站点地址。
h) 点击添加按钮。看到网站:文字下方的方框中出现了步骤 g)粘贴的地址。
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i) 点击关闭按钮,关闭对话框。
j) 点击确定按钮,完成添加。
建立桌面快捷方式:
将系统站点设为桌面快捷方式,需要访问时只需在桌面上双击快捷方式即可运行。 a) 在浏览器中选择文件选项 b) 点击发送 c) 在弹出的菜单中选择桌面快捷方式
在桌面上即可看到协同办公系统的快捷方式了,双击即可运行。
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第一章、公文管理
这是进行文件办公的主要功能,有发文和收文两个部分。
1、 发文管理
进入‘发文管理’, 默认界面为‘在办文件’,在办文件中记录信息是用户正在处理中
的文件。 界面如图:
发文的增加是在‘在办文件’中增加的,点击“新增”按钮会弹出选择流程的页面如图:
根据需要选择流程,完毕后确定,出现发文表单 如下页图:
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发文时的正文内容写在‘正文’word 文档里,这里引用的就是个人电脑上的 word 软件。 点击“正文”显示出来的页面为:
文件填写完毕后保存,关闭 word 文档。 再保存发文信息,页面刷新后,在‘当前位置’下的多功能区会多出‘提交’,‘流程跟
踪’两个按钮,如果选择的流程在发文起草时设置的有任务,多功能区会再多出一个或多个
任务按钮,此时就必须完成任务才能提交。 点击‘提交’后,有一个新的窗口弹出,在这个窗口里是下一步的名称和操作人,当操
作人只有一个时,就是只有下面第一个的图;当操作人是多人时,会自动弹出另一个窗口,
在新的窗口中,需要自己选择合适的操作人;
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当弹出来的窗口是‘拒绝访问’时,查看一下在浏览器上方,也就是在办公系统字样上
方,有一个提示‘阻止了一个弹出窗口…’,或者是在下面的状态栏里有一个图标,出现这
个情况后,只要点击这两个地方的任何一个,选择‘总是允许来自此站点的弹出窗口’,点
击确定刷新后就可以了(刷新后的界面是办公系统的首页,这个时候就可以点击待办事宜里
的那个文件,直接进入发文管理里); 点击‘待办文件’,界面如图:
点击查询 可以对待办信息记录进行查询。单击标题超链接,进入发文页面处理发文。 “办结文件”是已处理文件的信息记录。 “分发文件”分发给自己的文件。可以从首页的标签中的‘最新公文’中查看。
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2、收文管理
当有文件需要领导阅批的时候,在‘待办事宜’里就会有一个收文的信息,如图:
或者在浏览器的右下角,在刷新后有一个消息提醒,如图:
点击马上处理,就进入了即时消息:
点击标题,进入收文的操作页面:
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要查看文件,只要点击‘上级来文’的附件就行了,查看后再点击‘同意’按钮,在弹
出的窗口里填写自己对于这个文件的意见,点击‘确定’完成操作。
第二章、个人办公
1、个人群组
点击‘个人群组’,进入个人群组的自定义和维护界面。如图:
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点击‘群组名管理’——‘新增’进行个人群组的定义和维护。
选择群组名称,点击‘添加组成员’,进行组成员的添加。
自定义的个人群组会在内部传阅、电子邮件和收发文中出现,方便人员的选择。
2、通讯录
通讯录分为个人通讯录、公用通讯录、部门通讯录,个人通讯录就是用户个人使用的;
公用通讯录里显示的是系统中所有人的通讯信息,只要其他用户填写了个人名片的信息,那
么在这里就会显示相关的信息,便于查询;部门通讯录里显示的是各部门对外的联系信息。 点击进入“通讯录”,界面如图(进入后的界面默认打开“公用通讯录”): 这里显示的信息需要用户自己在个人名片里进行设置;
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点击“个人通讯录”,就可以添加个人联系人信息,进入界面如图:
当要新增一个自己的联系人的时候,需要先设置分组,点击图中的‘自定义组’: 再点击‘新增’,在跳出来的页面里填写组名称,点保存就可以了。 在‘个人通讯录点击’里点击“增加”按钮,添加联系人信息, 填写信息,完毕保存。 当你觉得联系人的分组要变换时可以用‘转移’功能,更改用户所属分组,选中要更改
的联系人,点击‘转移’显示的页面如图(保存后所选联系人就到新的分组里):
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导出数据:点击“导出数据”按钮弹出页面如图:
点击“保存”即可保存导出的数据。 导入数据:点击“导入数据”按钮弹出页面如图:
点击“浏览”按钮 选择你要导入的 Excel 文件 点击“上传”显示出字段匹配页面如图:
根据需要选择字段进行匹配,点击“确定”进行上传 “部门通讯录”查看部门通讯信息:
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注:部门的维护在后台的“系统维护”的“部门维护”中进行。
3、工作日志
工作日志就是填写自己的个人日志,或者工作日志。点击‘撰写查看’,界面如图:
点击‘新增’,几面如图:
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写完后保存,回到‘撰写查看’页面,在这里选中一个日志,点击‘权限设置’,界面如图:
在这里可以设置这个日志的查看人员,设置好后相关人员就可以在他人日志里看见这个
日志:
4、工作委托
在你需要出差,不能进入办公系统办公的时候,就可以用这个功能,把你不在学校期间,
把需要你完成的工作委托给其他人办理。 点击“委托设置”,界面如图:
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系统会自动获取到用户的姓名,其他的信息需要用户自己填写,完毕保存。
6、待办事宜
点击‘待办事宜’,可以查看最新需要处理的公文信息。界面如图:
7、已办事宜
点击‘已办事宜’,可以查已经处理过的公文信息。界面如图:
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8、个人日程
点击‘个人日程’,进入个人日程的界面,可以进行个人日,周,月日程的安排。
双击某日某时段的空格,添加日程安排。
添加的日程安排可以在“首页”——‘个人日程’里查看。
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第三章、事务管理
事务管理中包括了内部传阅、工作下达等。
1 文件传阅
进入‘事物管理’,点击内部传阅菜单,进入内部传阅界面。界面如图:
新建一个传阅点击 进入新建传阅界面:
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点击选择,在弹出框中按部门选择接收对象:
点击收件箱中查阅新的传阅,点击‘确认到下一条’进行确认和处理,点击转发可以进行转
发。
2、第九节:工作安排
工作下达
此模块是下达工作任务安排功能,把任务下达给相应的人员,在规定的时间内完成任
务。如下图:
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选择签收,如果对工作有疑问,可以单击回复,写回执信息,工作完成后可以点击完成。
第四章、公共服务
1、通知公告
通知公告分公告浏览、公告起草、公告发布三个模块,在浏览里可以看到所有的你有权
限查看的公告;公告起草里进行起草;公告发布是公告管理员使用的。
1.1 公告浏览
进入“公告浏览”,界面如图:
通知公告按“类别”、“级别”、“部门”进行查询,公告发布时间超过有效天数后会变成
历史公告,有效时间在公告起草时设置的,默认的是一个月。
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1.2、公告起草
进入“公告起草”界面。点击“增加”按钮,添加公告,增加页面如图:
注:截止日期是该公文发布后转变成历史公告的时间,默认是一个月。
填写信息,完毕保存。 保存后在页面下方的按钮就会多出一个‘公告审批’,要是这个文件要走审核流程的就
点击‘公告审批’,会有一个新的窗口,点击‘提交’,就把这个工作转到审核人处,自己的
工作就完成了;