Περιεχόµενα - Public · 8 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια...
Transcript of Περιεχόµενα - Public · 8 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια...
7
Περιεχόµενα
Ευχαριστίες...................................................................................................... 17
1 Λίγα λόγια για το βιβλίο............................................................ 19
Χωρίς τεχνική ορολογία! .................................................................................. 19
Σύντοµη παρουσίαση ...................................................................................... 20
Τι νέο υπάρχει στο Office 2007;....................................................................... 23
Μερικές υποθέσεις........................................................................................... 25
Μία τελευταία λέξη (ή και δύο) ......................................................................... 26
2 Εργασία στο Office ................................................................... 27
Τι υπάρχει στο Office....................................................................................... 28
Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου.................................................................... 29
Χρήση της Κορδέλας ....................................................................................... 30
Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων ............................................................. 32
Χρήση µόνο του πληκτρολογίου ...................................................................... 34
Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου ........................................................ 36
Λήψη βοήθειας ................................................................................................ 38
Αποθήκευση της εργασίας σας........................................................................ 39
Οι µορφές αρχείων του Office.......................................................................... 40
3 Συνηθισµένες εργασίες στο Office .......................................... 41
Εργασία µε παλαιότερα έγγραφα..................................................................... 42
Εισαγωγή ειδικών χαρακτήρων ....................................................................... 43
Εισαγωγή εικόνων ........................................................................................... 44
Αλλαγή µεγέθους εικόνας ................................................................................ 45
Επεξεργασία εικόνας ....................................................................................... 46
Προσθήκη σχηµάτων....................................................................................... 48
Προσθήκη εικόνων clip art ............................................................................... 49
Μορφοποίηση σχηµάτων................................................................................. 50
8 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Εισαγωγή ηµεροµηνίας και ώρας .................................................................... 51
∆ηµιουργία καλλιτεχνικού κειµένου.................................................................. 52
Εισαγωγή διαγραµµάτων σχέσεων.................................................................. 54
∆ιεξαγωγή έρευνας για ένα θέµα ..................................................................... 56
4 Προβολή και επεξεργασία κειµένου στο Word ...................... 57
Περιήγηση στα στοιχεία του Word 2007 .......................................................... 58
∆ηµιουργία νέου εγγράφου.............................................................................. 60
Σύνθεση διαφορετικών τύπων εγγράφων........................................................ 61
Οι προβολές του Word .................................................................................... 62
Ανάγνωση εγγράφου ....................................................................................... 64
Επεξεργασία κειµένου ..................................................................................... 65
Εύρεση κειµένου.............................................................................................. 66
Αντικατάσταση κειµένου .................................................................................. 67
Ορθογραφικός και γραµµατικός έλεγχος ......................................................... 68
Αυτόµατη διόρθωση κειµένου .......................................................................... 70
Προσθήκη αριθµών σελίδων............................................................................ 71
Εναλλακτικοί τρόποι εκτέλεσης εργασιών........................................................ 72
Σήµανση και αναθεώρηση αλλαγών σε ένα έγγραφο ...................................... 74
Σύγκριση εγγράφων σε παράθεση .................................................................. 76
5 Μορφοποίηση στο Word.......................................................... 77
Έλεγχος της εµφάνισης: Θέµατα, στυλ, και γραµµατοσειρές........................... 78
Καθορισµός της συνολικής εµφάνισης............................................................. 79
Μορφοποίηση κειµένου ................................................................................... 80
Χρήση οποιουδήποτε στυλ .............................................................................. 81
Αλλαγή γραµµατοσειρών χαρακτήρων ............................................................ 82
Ορισµός στοίχισης παραγράφου ..................................................................... 83
Προσαρµογή του διάστιχου παραγράφων....................................................... 84
Εσοχή παραγράφου ........................................................................................ 86
Μορφοποίηση µε στηλοθέτες .......................................................................... 87
Εφέ χαρακτήρων και ειδική µορφοποίηση ....................................................... 88
Αντιγραφή µορφοποίησης ............................................................................... 89
Περιεχόµενα 9
∆ηµιουργία λίστας µε κουκκίδες ή αριθµηµένης λίστας ................................... 90
Μορφοποίηση λίστας....................................................................................... 91
∆ηµιουργία πίνακα από το µηδέν .................................................................... 92
Χρήση προσχεδιασµένου πίνακα .................................................................... 93
∆ηµιουργία πίνακα από υπάρχον κείµενο ....................................................... 94
Προσθήκη ή αφαίρεση γραµµών και στηλών................................................... 95
Μορφοποίηση πίνακα...................................................................................... 96
Βελτίωση της διάταξης µε συλλαβισµό ............................................................ 97
∆ιάταξη σελίδας ............................................................................................... 98
Αλλαγή προσανατολισµού σελίδας σε ένα έγγραφο...................................... 100
Ροή κειµένου σε στήλες ................................................................................. 101
∆ηµιουργία κεφαλαίων................................................................................... 102
Αναδίπλωση κειµένου γύρω από γραφικά..................................................... 103
∆ηµιουργία επαναλαµβανόµενης κεφαλίδας.................................................. 104
Ταξινόµηση των πληροφοριών σας............................................................... 105
Αναδιοργάνωση εγγράφου ............................................................................ 106
6 Χρήση ειδικού περιεχοµένου στο Word ............................... 107
Εισαγωγή εξωφύλλου .................................................................................... 108
Αρίθµηση επικεφαλίδων ................................................................................ 109
Προσθήκη αριθµών γραµµών........................................................................ 110
Εισαγωγή πληροφοριών µε έξυπνες ετικέτες ................................................ 111
Εισαγωγή εξισώσεων .................................................................................... 112
Προσθήκη ένθετου κειµένου ή παράθεσης φράσης....................................... 113
Εισαγωγή υδατογραφήµατος......................................................................... 114
∆ηµιουργία υποσηµειώσεων και σηµειώσεων τέλους ................................... 115
Εισαγωγή µιας βιβλιογραφικής αναφοράς ..................................................... 116
∆ηµιουργία πίνακα περιεχοµένων ................................................................. 118
Εκτύπωση φακέλων ...................................................................................... 119
Εκτύπωση ετικέτας αλληλογραφίας ............................................................... 120
Συγχώνευση αλληλογραφίας: Ευλογία και κατάρα ........................................ 121
∆ηµιουργία µιας φόρµας επιστολής............................................................... 122
Ολοκλήρωση του εγγράφου σας.................................................................... 124
10 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
7 Εργασία µε το Excel................................................................ 125
Περιήγηση στα στοιχεία του Excel ................................................................. 126
Καταχώριση δεδοµένων ................................................................................ 127
Επεξεργασία δεδοµένων ............................................................................... 128
Οι εκκεντρικότητες του Excel ......................................................................... 129
Χρήση προκαθορισµένου βιβλίου εργασίας .................................................. 130
Μορφοποίηση κελιών .................................................................................... 131
Αλλαγή της συνολικής εµφάνισης .................................................................. 132
Μορφοποίηση αριθµών ................................................................................. 133
Μετακίνηση και αντιγραφή δεδοµένων .......................................................... 134
Προσθήκη και διαγραφή στηλών και γραµµών .............................................. 136
∆ηµιουργία σειράς ......................................................................................... 138
Απόκρυψη στηλών και γραµµών ................................................................... 139
∆ιαστάσεις κελιών.......................................................................................... 140
Οργάνωση φύλλων εργασίας ........................................................................ 142
∆ιαµόρφωση σελίδας..................................................................................... 144
Εκτύπωση φύλλου εργασίας.......................................................................... 146
Προσθήκη και εµφάνιση σχολίων .................................................................. 148
8 Ανάλυση και παρουσίαση δεδοµένων στο Excel................ 149
∆ηµιουργία πίνακα......................................................................................... 150
Αναφορές κελιών, τύποι, και συναρτήσεις ..................................................... 152
Αριθµητικές πράξεις....................................................................................... 154
Άθροιση δεδοµένων....................................................................................... 156
∆ηµιουργία σειράς υπολογισµών................................................................... 157
Εκτέλεση υπολογισµών µε συναρτήσεις........................................................ 158
Αντιµετώπιση προβληµάτων σε τύπους ........................................................ 160
Ταξινόµηση δεδοµένων ................................................................................. 162
Φιλτράρισµα δεδοµένων................................................................................ 163
∆ιαχωρισµός δεδοµένων σε στήλες............................................................... 164
∆ηµιουργία µερικών αθροισµάτων................................................................. 165
Σύνοψη δεδοµένων µε Συγκεντρωτικό Πίνακα .............................................. 166
Εµφάνιση σχετικών τιµών.............................................................................. 168
Αυτόµατη επισήµανση συγκεκριµένων δεδοµένων ....................................... 169
Περιεχόµενα 11
Προσαρµογή της µορφοποίησης υπό όρους ................................................. 170
Ανατοµία ενός γραφήµατος ........................................................................... 171
∆ηµιουργία γραφήµατος από τα δεδοµένα σας ............................................. 172
Μορφοποίηση γραφήµατος ........................................................................... 174
Προσαρµογή γραφήµατος ............................................................................. 176
Εξέταση δεδοµένων....................................................................................... 178
9 ∆ηµιουργία παρουσίασης του PowerPoint .......................... 179
Περιήγηση στα στοιχεία του PowerPoint ....................................................... 180
∆ηµιουργία παρουσίασης .............................................................................. 182
Εισαγωγή πίνακα........................................................................................... 184
Μετατροπή κειµένου σε γραφικό SmartArt .................................................... 185
Μετατροπή κειµένου σε WordArt ................................................................... 186
Προσθήκη διαφάνειας από άλλη παρουσίαση............................................... 187
Εισαγωγή πολυµέσων ................................................................................... 188
Μορφοποίηση διαφάνειας.............................................................................. 190
Προσθήκη κίνησης σε στοιχεία διαφάνειας .................................................... 192
Προσαρµογή της κίνησης .............................................................................. 194
Προσθήκη ενέργειας σε διαφάνεια................................................................. 195
Επεξεργασία παρουσίασης ........................................................................... 196
Επανάληψη περιεχοµένου σε κάθε διαφάνεια ............................................... 198
Προσθήκη εφέ εναλλαγής διαφανειών........................................................... 199
Τροποποίηση της προεπιλεγµένης διάταξης ................................................. 200
∆ηµιουργία άλµπουµ φωτογραφιών .............................................................. 202
10 Παρουσίαση διαφανειών του PowerPoint ............................ 203
Προσθήκη σηµειώσεων οµιλητή .................................................................... 204
Εκτύπωση σηµειώσεων για το ακροατήριο ................................................... 206
Οι κίνδυνοι µιας παρουσίασης ....................................................................... 207
Εκτέλεση παρουσίασης ................................................................................. 208
Εκτέλεση παρουσίασης σε δύο οθόνες ......................................................... 210
Προσαρµογή παρουσίασης ........................................................................... 211
Ηχογράφηση αφήγησης................................................................................. 212
12 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Χρονισµός παρουσίασης ............................................................................... 213
∆ηµιουργία διαφορετικών εκδόσεων µιας παρουσίασης διαφανειών ............ 214
∆ηµιουργία προβολής διαφανειών για διανοµή ............................................. 215
Μεταφορά παρουσίασης................................................................................ 216
Χρήση κουµπιών περιήγησης........................................................................ 217
∆ηµιουργία εικόνων από τις διαφάνειές σας .................................................. 218
Αναθεώρηση παρουσίασης ........................................................................... 219
Αλλαγή ρυθµίσεων προβολής παρουσίασης ................................................. 220
11 Εργασία µε µηνύµατα στο Outlook ....................................... 221
Περιήγηση στα στοιχεία των µηνυµάτων του Outlook.................................... 222
Αποστολή µηνύµατος .................................................................................... 224
Παραλαβή και ανάγνωση µηνυµάτων............................................................ 226
Απάντηση σε µήνυµα και προώθηση µηνύµατος .......................................... 227
Αποστολή ή λήψη αρχείου............................................................................. 228
Μορφοποίηση µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου ................................ 230
∆ιαχείριση µηνυµάτων ................................................................................... 232
Προσθήκη υπογραφής σε µηνύµατα ............................................................. 234
∆ιευθέτηση συνδροµών RSS......................................................................... 235
Ανάγνωση στοιχείων RSS ............................................................................. 235
∆ιευθέτηση λογαριασµών ηλεκτρονικού ταχυδροµείου.................................. 236
Αποστολή χρονοδιαγράµµατος µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο ........................ 238
Βασικές έννοιες κρυπτογράφησης µηνυµάτων .............................................. 240
12 Οργάνωση µε το Outlook ....................................................... 241
Περιήγηση στα στοιχεία του Outlook ............................................................. 242
Παρακολούθηση του χρονοδιαγράµµατός σας .............................................. 244
Κοινή χρήση ηµερολογίων............................................................................. 246
Εµφάνιση χρονοδιαγράµµατος οµάδας ......................................................... 248
Προγραµµατισµός σύσκεψης......................................................................... 250
∆ιαχείριση των επαφών σας .......................................................................... 252
Παρακολούθηση των εργασιών σας .............................................................. 254
Ανάθεση εργασιών......................................................................................... 256
Καταγραφή σηµειώσεων................................................................................ 257
Περιεχόµενα 13
∆ηµιουργία και αποστολή επαγγελµατικών καρτών
µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο .......................................................................... 258
Προσαρµογή του Outlook .............................................................................. 260
13 ∆ηµιουργία δηµοσίευσης στο Publisher .............................. 261
Περιήγηση στα στοιχεία του Publisher ........................................................... 262
∆ηµιουργία δηµοσίευσης µε βάση µια σχεδίαση............................................ 263
∆ηµιουργία δηµοσίευσης από το µηδέν......................................................... 264
Προσθήκη κειµένου ....................................................................................... 265
Ροή κειµένου µεταξύ πλαισίων κειµένου........................................................ 266
Προσαρµογή του κειµένου σας...................................................................... 268
Προσθήκη πίνακα .......................................................................................... 269
Επανάληψη αντικειµένων σε κάθε σελίδα...................................................... 270
Τροποποίηση εικόνας.................................................................................... 271
Μορφοποίηση αντικειµένου ........................................................................... 272
Προσθήκη αντικειµένου σχεδίασης................................................................ 273
∆ιάταξη αντικειµένων στη σελίδα................................................................... 274
Στοίβαξη και οµαδοποίηση αντικειµένων....................................................... 276
Ροή κειµένου γύρω από αντικείµενο.............................................................. 277
Επαναχρησιµοποίηση περιεχοµένου............................................................. 278
Εισαγωγή των επαγγελµατικών σας στοιχείων.............................................. 279
∆ηµιουργία τοποθεσίας Ιστού στο Publisher ................................................. 280
Επανέλεγχος της δηµοσίευσής σας............................................................... 282
Αποστολή δηµοσίευσης ως µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου.................. 283
Εκτύπωση της δηµοσίευσης .......................................................................... 284
14 Εργασία στην Access............................................................. 285
Περιήγηση στα στοιχεία της Access............................................................... 286
Τι είναι µια σχεσιακή βάση δεδοµένων; ......................................................... 288
Χρήση υπάρχουσας βάσης δεδοµένων ......................................................... 289
∆ηµιουργία βάσης δεδοµένων από πρότυπο ................................................ 290
Προσθήκη πίνακα σε βάση δεδοµένων ......................................................... 292
Τροποποίηση πίνακα..................................................................................... 293
14 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Προσθήκη δεδοµένων σε πίνακα................................................................... 294
Μορφές αρχείων της Αccess ......................................................................... 295
Εισαγωγή δεδοµένων .................................................................................... 296
Εξαγωγή δεδοµένων...................................................................................... 298
Ορισµός σχέσεων µεταξύ πινάκων................................................................ 299
∆ηµιουργία φόρµας........................................................................................ 300
∆ηµιουργία έκθεσης από τα δεδοµένα........................................................... 302
Εξαγωγή πληροφοριών από µια βάση δεδοµένων (Ερωτήµατα) .................. 304
Ανάλυση δεδοµένων µε Συγκεντρωτικό Γράφηµα ......................................... 306
Συλλογή δεδοµένων µε χρήση ηλεκτρονικού ταχυδροµείου .......................... 308
Προσαρµογή της Access ............................................................................... 310
15 Ανταλλαγή δεδοµένων µεταξύ προγραµµάτων................... 311
Εισαγωγή δεδοµένων του Excel σε έγγραφο, δηµοσίευση ή παρουσίαση .... 312
Εισαγωγή γραφήµατος του Excel σε έγγραφο, δηµοσίευση ή παρουσίαση .. 314
Ανάλυση πίνακα του Word στο Excel ............................................................ 315
Χρήση του Word για προετοιµασία κειµένου του PowerPoint........................ 316
Προετοιµασία σηµειώσεων ακροατηρίου του PowerPoint στο Word ............. 317
Εισαγωγή προβολής διαφανειών του PowerPoint
σε έγγραφο, φύλλο εργασίας, ή δηµοσίευση ................................................. 318
Χρήση του Publisher για την παρουσίαση εγγράφου του Word..................... 319
Χρήση του Word για την προετοιµασία κειµένου του Publisher..................... 320
Χρήση του Word για την παρουσίαση δεδοµένων της Access ...................... 321
Ανάλυση δεδοµένων της Access στο Excel................................................... 322
Προσθήκη δεδοµένων του Excel σε βάση δεδοµένων της Access................ 323
Xρήση δεδοµένων της Access σε συγχώνευση αλληλογραφίας ................... 324
Χρήση της λίστας επαφών σας σε συγχώνευση αλληλογραφίας................... 325
∆ηµιουργία εγγράφων PDF ή XPS ................................................................ 326
∆ηµιουργία µιας εικόνας της εργασίας σας.................................................... 328
Προβολή και σχολιασµός σαρωµένης εικόνας ή φαξ..................................... 329
Μετατροπή σαρωµένου εγγράφου σε κείµενο ............................................... 330
Σάρωση εγγράφου......................................................................................... 331
∆ιαχείριση και επεξεργασία των εικόνων σας ................................................ 332
Σύνδεση µε αρχείο ή ιστοσελίδα .................................................................... 333
∆ιαχείριση εικόνων, βίντεο, και αρχείων ήχου ............................................... 334
Περιεχόµενα 15
16 Προσαρµογή και προστασία του Office ............................... 335
Προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ....................... 336
Προσαρµογή του παραθύρου........................................................................ 338
Προσαρµογή της επεξεργασίας σας .............................................................. 340
Αλλαγή των πληροφοριών χρήστη ................................................................ 341
Προσαρµογή του ορθογραφικού και γραµµατικού ελέγχου ........................... 342
Προσαρµογή των ορθογραφικών σας λεξικών .............................................. 343
Αλλαγή της θέσης και του τύπου των αποθηκευµένων αρχείων ................... 344
Προστασία εγγράφου..................................................................................... 345
Προστασία εγγράφου, βιβλίου εργασίας, ή παρουσίασης
µε κωδικό πρόσβασης ................................................................................... 346
Υπογραφή εγγράφου ή βιβλίου εργασίας µε ορατή υπογραφή ..................... 348
Υπογραφή εγγράφου, βιβλίου εργασίας, ή παρουσίασης
µε ψηφιακό πιστοποιητικό ............................................................................. 350
Έλεγχος µακροεντολών, πρόσθετων, και χειριστηρίων ActiveX.................... 351
Λήψη πρόσθετων και άλλου δωρεάν λογισµικού........................................... 352
Προσθήκη ή αφαίρεση στοιχείων του Office .................................................. 353
Έλεγχος συµβατότητας.................................................................................. 354
Επιδιόρθωση του Office ................................................................................ 355
Ευρετήριο................................................................................. 357
27
Τι υπάρχει στο Office;
Αποφάσεις στα πλαίσια
διαλόγου
Χρήση της Κορδέλας
Χρήση µενού και
γραµµών εργαλείων
Χρήση µόνο του
πληκτρολογίου
Μετακίνηση και
αντιγραφή περιεχοµένου
Λήψη βοήθειας
Αποθήκευση της
εργασίας σας
Οι µορφές αρχείων του
Office
Σε αυτό το κεφάλαιο του βιβλίου θα αναφερθούµε στα διάφορα
προγράµµατα του 2007 Microsoft Office System — τις οµοιότητες
και τις διαφορές τους, και τους τρόπους µε τους οποίους λειτουρ-
γούν τόσο αυτόνοµα όσο και σε συνεργασία. Ανάλογα µε το ποια
έκδοση του Office χρησιµοποιείτε, µπορεί να έχετε µερικές ή όλες
τις εφαρµογές εγκατεστηµένες στον υπολογιστή σας. Όλα τα προ-
γράµµατα του Office έχουν κοινά στοιχεία, αλλά υπάρχουν δύο µε-
γάλες διαφορές τις οποίες θα παρατηρήσετε αµέσως. Κάποια προ-
γράµµατα χρησιµοποιούν τη νέα σχεδίαση, που περιλαµβάνει την
Κορδέλα και τις καρτέλες διαταγών και δεν περιλαµβάνει κανένα
µενού και καµία γραµµή εργαλείων, εκτός από ένα και µοναδικό
µενού και µία γραµµή εργαλείων. Τα άλλα προγράµµατα χρησιµο-
ποιούν τη σχεδίαση που βασίζεται στα µενού, µε την οποία θα είστε
ήδη εξοικειωµένοι αν είστε λάτρης του Office, ενώ υπάρχει και ένα
πρόγραµµα, το Microsoft Outlook, το οποίο χρησιµοποιεί ένα συν-
δυασµό και των δύο σχεδιάσεων. Θα περιγράφουµε κατά περίπτω-
ση τους διαφορετικούς τρόπους λειτουργίας του κάθε προγράµµα-
τος.
Θα δούµε σύντοµα τα βασικά στοιχεία που είναι κοινά σε όλα
τα προγράµµατα του Office: πλαίσια διαλόγου που χρησιµοποιείτε
για να ενεργοποιείτε διάφορες επιλογές, µενού συντόµευσης που
εµφανίζονται όταν πατάτε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε
ένα στοιχείο, συντοµεύσεις πληκτρολογίου που επιταχύνουν το
ρυθµό εργασίας σας, το Πρόχειρο του Office και το Πρόχειρο των
Windows που χρησιµοποιείτε για να αποκόπτετε, να αντιγράφετε,
και να µετακινείτε κείµενο από ένα σηµείο σε ένα άλλο, το σύστη-
µα Βοήθειας και, φυσικά, τη διαδικασία αποθήκευσης της εργασίας
σας. Επίσης, θα βρείτε και έναν κατάλογο µε τις πολλές µορφές αρ-
χείων του Office.
Εργασία
στο
Office
Στο κεφάλαιο αυτό
28 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Τι υπάρχει στο Office
Ακολουθεί ένας κατάλογος µε τα πιο συνηθι-
σµένα προγράµµατα που περιέχονται στο 2007
Microsoft Office System, µαζί µε µια σύντοµη
περιγραφή του σκοπού του καθενός. Ανάλογα
µε το ποια έκδοση του Office 2007 έχετε και το
αν έχετε προµηθευτεί κάποια επιπρόσθετα προ-
γράµµατα του Office, πιθανόν να έχετε µερικές
ή όλες αυτές τις εφαρµογές εγκατεστηµένες
στον υπολογιστή σας. Παρατηρήστε τη διαφορε-
τική σχεδίαση των προγραµµάτων. Τα Microsoft
Word, Excel, PowerPoint, και Access βασίζο-
νται στη νέα σχεδίαση µε την Κορδέλα, η οποία
περιέχει καρτέλες για την εµφάνιση των διαφο-
ρετικών εργαλείων για συγκεκριµένους τύπους
εργασιών. Το Microsoft Publisher και τα προ-
γράµµατα της οµάδας Εργαλεία του Microsoft
Office χρησιµοποιούν την πιο παραδοσιακή
σχεδίαση που βασίζεται στα µενού. Το Micro-
soft Outlook αποτελεί ένα «υβρίδιο» — σε κά-
ποια τµήµατά του χρησιµοποιείται η παραδο-
σιακή σχεδίαση και σε άλλα η σχεδίαση µε την
Κορδέλα. Καθώς θα εξοικειώνεστε µε τις δια-
φορετικές σχεδιάσεις, θα ανακαλύψετε ότι είναι
εύκολο να κατανοήσετε τον τρόπο µε τον οποίο
λειτουργούν τα προγράµµατα, καθώς θα µετα-
βαίνετε από το ένα στο άλλο.
Τα προγράµµατα του Microsoft Office 2007
Η Microsoft Office Access είναι ένα πρόγραµµα
σχεσιακών βάσεων δεδοµένων για την
αποθήκευση, την ανάκτηση, και την ανάλυση
δεδοµένων.
Το Microsoft Office Excel είναι µια εφαρµογή
λογιστικών φύλλων που χρησιµοποιείται για την
οργάνωση, την ανάλυση, και τη γραφική
αναπαράσταση δεδοµένων.
Το Microsoft Office Outlook είναι ένα πρόγραµµα
ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και διαχείρισης των
επαφών, των εργασιών, και των
χρονοδιαγραµµάτων σας.
Το Microsoft Office PowerPoint είναι µια
εφαρµογή για την ανάπτυξη και την προβολή — σε
οθόνη υπολογιστή, µέσω προβολέα, ή στον Ιστό —
ηλεκτρονικών διαφανειών µε συνοδευτικές
σηµειώσεις οµιλητή και σηµειώσεις για το
ακροατήριο.
Το Microsoft Office Publisher είναι ένα
πρόγραµµα ηλεκτρονικής σελιδοποίησης για την
περίτεχνη τοποθέτηση κειµένου και γραφικών σε
τυπωµένες σελίδες ή στον Ιστό.
Το Microsoft Office Word είναι µια ισχυρή
εφαρµογή επεξεργασίας κειµένου µε την οποία
µπορείτε να κάνετε τα πάντα — από τη συγγραφή
µιας επιστολής ή ενός µυθιστορήµατος µέχρι τη
δηµιουργία οµαδικής αλληλογραφίας.
Τα Εργαλεία του Microsoft Office είναι
προγράµµατα που µπορείτε να χρησιµοποιείτε σε
συνδυασµό µε τις βασικές εφαρµογές του Office:
� Η Οργάνωση Clip της Microsoft παρέχει
εύκολη πρόσβαση σε εικόνες clip art και σε
άλλο παρόµοιο υλικό.
� Οι Ρυθµίσεις γλώσσας Microsoft Office 2007
καθορίζουν τις γλώσσες που αναγνωρίζονται
και χρησιµοποιούνται στα προγράµµατά σας.
� Τα ∆ιαγνωστικά του Microsoft Office
παρέχουν ένα σύνολο διαγνωστικών
προγραµµάτων για τον καθορισµό των αιτιών
της κακής λειτουργίας του Office, και είτε
αποκαθιστούν το πρόβληµα είτε σας δίνουν
πληροφορίες για να βρείτε εσείς τον τρόπο
διόρθωσης του προβλήµατος.
� Η εφαρµογή Microsoft Office Picture Manager χρησιµεύει στη οργάνωση και τη
γρήγορη προσπέλαση των εικόνων σας.
� Οι εφαρµογές Microsoft Office Document
Imaging και Microsoft Office Document Scanning χρησιµοποιούνται για τη σάρωση και
την προβολή εγγράφων, αλλά και την
αναγνώριση κειµένου σε σαρωµένες
(σκαναρισµένες) εικόνες και έγγραφα φαξ.
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 29
Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου
Καθώς θα δουλεύετε µε τα προγράµµατα του
Office θα βλέπετε πολλά πλαίσια διαλόγου, µε τα
οποία θα εξοικειωθείτε σύντοµα ακόµα και αν
δεν είστε τώρα. Τα πλαίσια διαλόγου εµφανίζο-
νται όταν ένα πρόγραµµα (ή τα Windows) χρει-
άζεται από εσάς να αποφασίσετε τι θέλετε να
κάνετε. Μερικές φορές το µόνο που πρέπει να
κάνετε είναι να πατήσετε σε ένα κουµπί OK, ή
ένα κουµπί Ναι, ή ένα κουµπί Όχι. Άλλες φο-
ρές, θα υπάρχουν αρκετές περισσότερες αποφά-
σεις που θα πρέπει να λάβετε σε ένα πλαίσιο
διαλόγου. Το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση, το
οποίο φαίνεται στην εικόνα µοιάζει µε πολλά
άλλα πλαίσια διαλόγου και πιθανότατα θα το
βλέπετε συχνά, γι' αυτό εξετάστε τα στοιχεία του
και τον τρόπο λειτουργίας του. Αν χρησιµο-
ποιείτε τα Windows Vista, θα βλέπετε επίσης
µερικά παράθυρα που λειτουργούν σαν πλαίσια
διαλόγου, και κάποια πλαίσια διαλόγου που λει-
τουργούν σαν παράθυρα. Όπως και αν ονοµάζο-
νται, τα χρησιµοποιείτε για να λάβετε αποφάσεις
και να συνεχίσετε την εργασία σας.
Η γραµµή τίτλου.
σύρετέ τη για να
µετακινήσετε το πλαίσιο
διαλόγου.
Επιλέξτε ένα στοιχείο
από έναν πτυσσόµενο
κατάλογο.
Πατήστε σε ένα κουµπί
επιλογής για να
ενεργοποιήσετε µια
επιλογή της οµάδας.
Αποεπιλέξτε το πλαίσιο
ελέγχου για να
απενεργοποιήσετε την
επιλογή.
Επιλέξτε το πλαίσιο
ελέγχου για να
ενεργοποιήσετε την
επιλογή.
Πατήστε στο κουµπί
Κλεισίµατος για να
κλείσετε το πλαίσιο
διαλόγου.
Πατήστε στο κουµπί
αυτό για να ανοίξετε ένα
άλλο πλαίσιο διαλόγου
µε περισσότερες
επιλογές.
Πατήστε εδώ για να
αυξήσετε ή να µειώσετε
µια τιµή.
Οι επιλογές που
φαίνονται αµυδρά δεν
είναι διαθέσιµες εκείνη
τη στιγµή.
Πατήστε για να
ακυρώσετε τις
αποφάσεις σας και να
κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.
Πατήστε για να
εφαρµόσετε τις
αποφάσεις σας — στη
συγκεκριµένη
περίπτωση, για να
τυπώσετε τις
διαφάνειές σας.
30 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Χρήση της Κορδέλας
Οι εφαρµογές Word, Excel, PowerPoint, και Ac-
cess, και κάποια τµήµατα του Outlook, χρησι-
µοποιούν την Κορδέλα και τις διάφορες καρτέ-
λες της αντί της τυποποιηµένης δοµής µενού για
την προσπέλαση των διαταγών και λειτουργιών
τους. Με την Κορδέλα, µπορείτε να περνάτε από
µια θεµατική καρτέλα σε µια άλλη, και να βλέ-
πετε τις διαθέσιµες επιλογές. Επιπλέον, για πολ-
λά στοιχεία παρέχεται και «ζωντανή προεπισκό-
πηση» (ή προεπισκόπηση σε πραγµατικό χρόνο):
αν δείξετε σε κάποιο στοιχείο της Κορδέλας,
όπως ένα στυλ ή µια γραµµατοσειρά, θα δείτε
αµέσως πώς επηρεάζει το περιεχόµενο του εγ-
γράφου σας.
Εξερεύνηση της Κορδέλας
1 Ανοίξτε ένα από τα προγράµµατα που
χρησιµοποιούν την Κορδέλα.
2 Αν βλέπετε τις καρτέλες διαταγών αλλά όχι τις
ίδιες τις διαταγές, πατήστε σε µια καρτέλα
διαταγών για να εµφανίσετε προσωρινά την
Κορδέλα.
3 Κάντε κάτι από τα παρακάτω:
� Πατήστε σε ένα κουµπί για να εκτελέσετε
µια διαταγή.
� Πατήστε σε κάποιο βέλος για να ανοίξετε
µια συλλογή, ένα πτυσσόµενο µενού, ή ένα
πτυσσόµενο κατάλογο.
� ∆είξτε σε ένα στοιχείο µιας συλλογής για
να δείτε την επίδρασή του στο περιεχόµενο
του εγγράφου σας.
4 Πατήστε σε µια άλλη καρτέλα και εξερευνήστε τα
στοιχεία της.
5 Πατήστε στο κουµπί Office για να δείτε τις
διαταγές που αφορούν το άνοιγµα, την
αποθήκευση, την εκτύπωση, ή γενικότερα τη
διαχείριση του εγγράφου σας.
2 1
3 5 4
Μια συλλογή
Η Κορδέλα αποτελείται από
καρτέλες και διαταγές. Όταν η Κορδέλα είναι ε-
λαχιστοποιηµένη, βλέπετε µόνο τις καρτέλες.
Συμβουλή
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 31
Ρύθµιση εµφάνισης της Κορδέλας
1 Με ορατή την Κορδέλα, πατήστε στο κάτω
βέλος στα δεξιά της γραµµής εργαλείων
Γρήγορης Πρόσβασης. Στο µενού Προσαρµογή γραµµής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης,
επιλέξτε τη διαταγή Ελαχιστοποίηση της
κορδέλας.
2 Όταν θέλετε να εµφανίσετε την Κορδέλα,
πατήστε στην καρτέλα που θέλετε να
χρησιµοποιήσετε. Η Κορδέλα θα εµφανιστεί και
θα εξακολουθήσει να είναι ορατή µέχρι να
πατήσετε σε µια διαταγή της ή να πατήσετε στο
έγγραφό σας.
3 Για να ρυθµίσετε την Κορδέλα να είναι συνεχώς
ορατή, πατήστε στο κάτω βέλος στα δεξιά της
γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και
επιλέξτε πάλι τη διαταγή Ελαχιστοποίηση της κορδέλας.
Με ορατή την Κορδέλα, δι-
πλοπατήστε στην ενεργό καρτέλα για να ελαχι-
στοποιήσετε την Κορδέλα, και µετά πατήστε σε
οποιαδήποτε καρτέλα για να εµφανίσετε προ-
σωρινά την Κορδέλα. Για να την ελαχιστοποιή-
σετε πάλι, πατήστε σε κάποιο σηµείο του εγ-
γράφου σας. Για να ρυθµίσετε την Κορδέλα ώ-
στε να εµφανίζεται µόνιµα, διπλοπατήστε στην
ενεργό καρτέλα της. Πατήστε Ctrl+F1 για να
κρύψετε την Κορδέλα, και πατήστε ξανά τον ίδιο
συνδυασµό πλήκτρων προκειµένου να εµφανί-
ζεται συνεχώς.
1
2
3
Δοκιμάστε αυτό
32 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων
Αν τα µενού είναι «πύλες» προς τις δυνατότητες
των εφαρµογών σας, τότε οι γραµµές εργαλείων
είναι «συντοµεύσεις» προς τις λειτουργίες που
χρησιµοποιείτε συχνότερα από τα µενού. Μέσα
στα µενού υπάρχουν αποθηκευµένες συντοµεύ-
σεις πληκτρολογίου που επιταχύνουν την εργασία
σας. Επιπλέον, υπάρχουν ειδικά θεµατικά µενού
συντόµευσης, που εµφανίζονται αµέσως όταν
πατάτε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού. Για να
επιταχύνουν και να διευκολύνουν την εργασία
σας στο Publisher και σε κάποια τµήµατα του
Outlook, τα µενού και οι γραµµές εργαλείων
χρησιµοποιούν την ίδια βασική δοµή, µε προ-
σαρµογές για κάθε πρόγραµµα.
Εξερεύνηση των µενού
1 Σε µια εφαρµογή του Office που χρησιµοποιεί
την τυπική δοµή µενού, ανοίξτε το µενού
Αρχείο.
2 Πατήστε σε µια διαταγή µε βέλος που δείχνει
προς τα δεξιά για να δείτε τα περιεχόµενα του
υποµενού.
3 Πατήστε στο όνοµα ενός άλλου µενού για να το
ανοίξετε, και εξετάστε τα στοιχεία που
εµφανίζονται. Το εικονίδιο στα αριστερά ενός
στοιχείου µενού είναι το κουµπί γραµµής
εργαλείων που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε
για να εκτελέσετε τη συγκεκριµένη διαταγή, ενώ
το κείµενο στα δεξιά της διαταγής είναι η
συντόµευση πληκτρολογίου της.
4 Συνεχίστε να εξερευνείτε τα διάφορα µενού σε
αυτήν και σε άλλες εφαρµογές του Office.
5 Για να εκτελέσετε οποιαδήποτε διαταγή, απλώς
πατήστε σε αυτήν.
6 Για να κλείσετε ένα µενού χωρίς να εκτελέσετε
κάποια διαταγή του, απλώς πατήστε έξω από το
µενού.
Για να ανοίξετε ένα µενού
χωρίς να χρησιµοποιήσετε το ποντίκι, πατήστε
και αφήστε το πλήκτρο Alt, και στη συνέχεια
πατήστε στο πληκτρολόγιό σας το υπογραµµι-
σµένο γράµµα που φαίνεται στο όνοµα του µε-
νού. Έπειτα, για να εκτελέσετε µια διαταγή, πα-
τήστε στο πληκτρολόγιό σας το υπογραµµισµέ-
νο γράµµα που φαίνεται στο όνοµα της διατα-
γής.
1 2 Ένα υποµενού
4 3 5
6
Συμβουλή
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 33
Χρήση γραµµών εργαλείων
1 ∆είξτε σε ένα κουµπί µιας γραµµής εργαλείων
και περιµένετε µέχρι να εµφανιστεί µια
συµβουλή οθόνης, η οποία δείχνει το όνοµα του
κουµπιού. Πατήστε στο κουµπί για να
εκτελέσετε την αντίστοιχη διαταγή.
2 Αν ένα κουµπί φαίνεται «πατηµένο», πατήστε
πάλι σε αυτό για να απενεργοποιήσετε τη
συγκεκριµένη λειτουργία.
3 Αν η γραµµή εργαλείων βρίσκεται στην ίδια
σειρά µε µια άλλη γραµµή εργαλείων και είναι
συµπτυγµένη — δηλαδή ένα µέρος της δεν είναι
ορατό, πατήστε στα δεξιά βέλη για να
εµφανίσετε τα κρυµµένα κουµπιά.
1 3 2
Για πληροφορίες σχετικά
µε την προσαρµογή της γραµµής εργαλείων
Γρήγορης Πρόσβασης στο Word, το Excel, το
PowerPoint, την Access, και τον Επεξεργαστή
του Outlook δείτε την ενότητα «Προσαρµογή
της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης»
στις σελίδες 336-337.
Χρήση µενού συντόµευσης
1 Πατήστε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε
οποιοδήποτε περιεχόµενο ή σηµείο του
προγράµµατος όπου θέλετε να εκτελέσετε µια
ενέργεια.
2 Επιλέξτε την ενέργεια που θέλετε από το
θεµατικό µενού συντόµευσης το οποίο
εµφανίζεται.
Τα στοιχεία που φαίνονται
αµυδρά σε µενού ή γραµµές εργαλείων δεν είναι
διαθέσιµα τη συγκεκριµένη στιγµή. Για παρά-
δειγµα, αν δεν έχετε αντιγράψει κάτι, το κουµπί
Επικόλληση θα είναι αµυδρό αφού δεν υπάρχει
κάτι για να επικολληθεί.
1 2
Συμβουλή
Δείτε επίσης
34 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Χρήση µόνο του πληκτρολογίου
Αν προτιµάτε να έχετε τα χέρια σας συνέχεια
στο πληκτρολόγιο αντί να χρησιµοποιείτε το πο-
ντίκι, µπορείτε να κάνετε σχεδόν τα πάντα µε
συντοµεύσεις πληκτρολογίου που σχετίζονται µε
το Office και µε συγκεκριµένα προγράµµατα.
Αν ενεργοποιήσετε τις καρτέλες διαταγών και
την Κορδέλα, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τα
πλήκτρα που εµφανίζονται για την περιήγηση
και την εκτέλεση διαταγών και ενεργειών. Υ-
πάρχουν επίσης και πολλές συντοµεύσεις πλη-
κτρολογίου που µπορείτε να χρησιµοποιείτε για
να εκτελείτε µερικές από τις πιο συνηθισµένες
διαταγές και ενέργειες.
Περιήγηση στην Κορδέλα µέσω του πληκτρολογίου
1 Πατήστε και αφήστε το πλήκτρο Alt για να
εµφανίσετε τις συµβουλές πλήκτρων που
αφορούν την προσπέλαση των καρτελών και
της Κορδέλας.
2 Πατήστε το γράµµα του πληκτρολογίου που
αντιστοιχεί στην καρτέλα της αρεσκείας σας.
Μπορείτε ακόµα να πατήσετε το γράµµα που
αντιστοιχεί σε οποιοδήποτε στοιχείο της
γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ή για
να ανοίξετε το µενού Office.
3 Πατήστε το γράµµα ή τη συντόµευση
πληκτρολογίου για να προσπελάσετε το στοιχείο
που θέλετε στην Κορδέλα. Αν εµφανιστεί µια
συλλογή ή ένα πτυσσόµενο µενού,
χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα µετακίνησης για να
επιλέξετε το στοιχείο που θέλετε, και µετά
πατήστε το Enter.
4 Αν θέλετε να προσπελάσετε στοιχεία στη
γραµµή κατάστασης, πατήστε το πλήκτρο F6
µέχρι να επιλεγεί ένα στοιχείο της. Μετά
χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα µετακίνησης για να
επιλέξετε ένα από τα στοιχεία της γραµµής
κατάστασης, και πατήστε το Enter για να
εκτελέσετε την ενέργεια που επιλέξατε.
Αν αποφασίσετε ότι δεν θέ-
λετε να εκτελέσετε µια ενέργεια αφού έχετε πα-
τήσει το πλήκτρο Alt, πατήστε το πλήκτρο Esc
για να επιστρέψετε στο έγγραφό σας.
2
3
4
Συμβουλή
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 35
Χρήση των συντοµεύσεων
πληκτρολογίου
Συνηθισµένες συντοµεύσεις
πληκτρολογίου
1 Χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα συντόµευσης που
αναφέρονται στον πίνακα για να εκτελέσετε την
αντίστοιχη ενέργεια. ∆εν ισχύουν πάντοτε όλες
οι συντοµεύσεις σε όλες τις εφαρµογές.
2 Αν θέλετε να κάνετε χρήση του πληκτρολογίου
αντί του ποντικιού, δείξτε στο κουµπί ή όποιο
άλλο στοιχείο που θέλετε να χρησιµοποιήσετε,
και σηµειώστε το πλήκτρο συντόµευσης που
φαίνεται στη συµβουλή οθόνης. Κατόπιν
χρησιµοποιήστε αυτή τη συντόµευση
πληκτρολογίου.
3 Αν δεν βρίσκετε τη συντόµευση που θέλετε στον
πίνακα ή σε κάποια συµβουλή οθόνης,
αναζητήστε τη στη Βοήθεια µε το λήµµα
«Συντοµεύσεις πληκτρολογίου».
Για πληροφορίες σχετικά
µε το πώς να αξιοποιείτε το σύστηµα Βοήθειας
του Office δείτε την ενότητα "Λήψη βοήθειας"
στη σελίδα 38.
ΕΝΕΡΓΕΙΑ ΠΛΗΚΤΡΟ ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗΣ
Αντιγραφή και διαγραφή (αποκοπή) επιλεγµένου περιεχοµένου
Ctrl+X
Αντιγραφή επιλεγµένου περιεχοµένου
Ctrl+C
Επικόλληση περιεχοµένου Ctrl+V
Απόκρυψη ή ελαχιστοποίηση της Κορδέλας
Ctrl+F1
Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης έντονης γραφής
Ctrl+B
Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης πλάγιας γραφής
Ctrl+I
Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης υπογράµµισης
Ctrl+U
Στοίχιση παραγράφου αριστερά Ctrl+L
Στοίχιση παραγράφου στο κέντρο
Ctrl+C
Στοίχιση παραγράφου δεξιά Ctrl+R
Προσθήκη/αφαίρεση κενού που προηγείται µιας παραγράφου
Ctrl+0 (µηδέν)
Εφαρµογή διάστιχου δύο γραµµών
Ctrl+2
Εφαρµογή διάστιχου µίας γραµµής
Ctrl+1
Εφαρµογή Βασικού στυλ Ctrl+Shift+N
Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 1»
Alt+Shift+1
Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 2»
Alt+Shift+2
Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 3»
Alt+Shift+3
Εναλλαγή πεζών–κεφαλαίων Shift+F3
Αναίρεση τελευταίας ενέργειας Ctrl+Z
Επανάληψη τελευταίας ενέργειας
Ctrl+Y
Άνοιγµα µενού συντόµευσης Shift+F10
Ορθογραφικός έλεγχος F7
Αποθήκευση εγγράφου Ctrl+S
Αποθήκευση ως F12
Εκτύπωση (εµφάνιση του οµώνυµου πλαισίου διαλόγου)
Ctrl+P
Βοήθεια F1
Δείτε επίσης
36 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου
Οι εφαρµογές του Office, και η πλειοψηφία των
υπόλοιπων προγραµµάτων, χρησιµοποιούν ένα
εργαλείο, το Πρόχειρο, ως χώρο προσωρινής
αποθήκευσης περιεχοµένου που θέλετε να µετα-
κινήσετε ή να αντιγράψετε σε άλλο τµήµα του
εγγράφου σας, σε άλλο έγγραφο της ίδιας εφαρ-
µογής, ή σε ένα έγγραφο άλλη εφαρµογής. Α-
πλώς µεταφέρετε το κείµενό σας στο Πρόχειρο
και έπειτα, όταν είστε έτοιµοι, το ανακτάτε και
το «επικολλάτε» στη νέα θέση του. Τα προ-
γράµµατα του Office χρησιµοποιούν δύο διαφο-
ρετικά Πρόχειρα: το Πρόχειρο των Windows,
στο οποίο αποθηκεύεται το τελευταίο αντικείµε-
νο που αποκόψατε ή αντιγράψατε, και το Πρό-
χειρο του Office, στο οποίο µπορούν να αποθη-
κευτούν µέχρι και 24 διαφορετικά στοιχεία, συ-
µπεριλαµβανοµένου και του τελευταίου στοιχεί-
ου που αποκόψατε ή αντιγράψατε. Συνήθως θα
χρησιµοποιείτε το κουµπί Επικόλληση (ή τη
συντόµευση πληκτρολογίου Ctrl+V) για να επι-
κολλάτε το τελευταίο στοιχείο που αποκόψατε ή
αντιγράψατε, και το Πρόχειρο των Windows ό-
ταν θέλετε να µετακινήσετε αρκετά διαφορετικά
τµήµατα κειµένου από µια θέση σε µια άλλη.
Αποκοπή ή αντιγραφή κειµένου
1 Επιλέξτε το κείµενο που θέλετε να αποκόψετε ή
να αντιγράψετε.
2 Κάντε κάτι από τα παρακάτω:
� Πατήστε στο κουµπί Αποκοπή (ή τα
πλήκτρα Ctrl+X) για να διαγράψετε το
επιλεγµένο κείµενο και να το
αποθηκεύσετε στο Πρόχειρο.
� Πατήστε στο κουµπί Αντιγραφή (ή τα
πλήκτρα Ctrl+C) για να διατηρήσετε το
επιλεγµένο κείµενο στη θέση που
βρίσκεται και ταυτόχρονα να τοποθετήσετε
ένα αντίγραφό του στο Πρόχειρο.
Για πληροφορίες σχετικά
µε την τροποποίηση των προκαθορισµένων
ρυθµίσεων για τον τρόπο αποκοπής και επι-
κόλλησης στοιχείων στα έγγραφά σας, και για
την εµφάνιση του κουµπιού Επιλογές επικόλ-
λησης δείτε την ενότητα "Προσαρµογή της επε-
ξεργασίας" στη σελίδα 340.
Μπορείτε να χρησιµοποιεί-
τε και το Πρόχειρο των Windows και του Office
για να αποθηκεύετε όχι µόνο κείµενο, αλλά και
άλλα στοιχεία, όπως εικόνες, πίνακες, ακόµα
και δεδοµένα από φύλλα εργασίας του Excel.
1
2
Αν και το Πρόχειρο των
Windows περιορίζεται στην αποθήκευση µόνο
ενός στοιχείου κάθε φορά, µπορείτε να το χρη-
σιµοποιείτε για να µεταφέρετε πληροφορίες µε-
ταξύ πολλών διαφορετικών προγραµµάτων.
Αντίθετα, το Πρόχειρο του Office λειτουργεί µό-
νο µεταξύ των εφαρµογών του Office.
Δείτε επίσης
Συμβουλή
Συμβουλή
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 37
Επικόλληση του αντιγραµµένου (ή αποκοµµένου) κειµένου
1 Πατήστε στο σηµείο του εγγράφου σας όπου
θέλετε να εισαγάγετε το κείµενο.
2 Πατήστε στο κουµπί Επικόλληση (ή τα
πλήκτρα Ctrl+V).
3 Αν το κείµενο που εισαγάγατε φαίνεται περιέργο
επειδή δεν ταιριάζει µε την εµφάνιση (δηλαδή,
µε τη µορφοποίηση) του περιβάλλοντος
κειµένου, πατήστε στο κουµπί Επιλογές επικόλλησης που εµφανίζεται και, από το
µενού, επιλέξτε τη διαταγή Συµφωνία µορφοποίησης προορισµού.
1 2
3
Αντιγραφή και επικόλληση πολλών στοιχείων
1 Σε κάποιο από τα προγράµµατα Word, Excel,
PowerPoint, ή Access, πατήστε στο κουµπί
ανοίγµατος του Προχείρου, στην Κεντρική
καρτέλα. Στο Publisher ή το Outlook, επιλέξτε
Πρόχειρο του Office από το µενού
Επεξεργασία. Σε ένα νέο µήνυµα του Outlook,
πατήστε στο κουµπί ανοίγµατος του Προχείρου
στην καρτέλα Μήνυµα. Επιλέξτε και αποκόψτε ή
αντιγράψτε τα στοιχεία που θέλετε σε µία ή
περισσότερες ξεχωριστές θέσεις στο έγγραφό
σας, ή σε οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του
Office.
2 Αν είναι απαραίτητο, µεταφερθείτε στο έγγραφο
στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε µερικά ή όλα
τα στοιχεία που αποκόψατε ή αντιγράψατε.
Πατήστε στο σηµείο που θέλετε να εισαγάγετε
κάποιο από τα στοιχεία.
3 Πατήστε στο στοιχείο που θα προσθέσετε.
Συνεχίστε να εισαγάγετε, να αποκόπτετε, και να
αντιγράφετε κείµενο σύµφωνα µε τις ανάγκες
σας.
4 Για να επικολλήσετε όλα τα στοιχεία που
αντιγράψατε σε µία θέση, πατήστε στο κουµπί
Επικόλληση όλων.
5 Πατήστε στο κουµπί Απαλοιφή όλων όταν δεν
χρειάζεστε πλέον κανένα από τα αντιγραµµένα
στοιχεία, και θέλετε να αδειάσετε το Πρόχειρο
για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε νέα
αντικείµενα.
1 5
4 3 2
Το Πρόχειρο του Office
38 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά
Λήψη βοήθειας
Τίποτα δεν µπορεί φυσικά να υποκαταστήσει το
βιβλίο αυτό, αλλά το Office σάς παρέχει άλλους
πόρους για να σας βοηθά στην επίλυση προβλη-
µάτων που µπορεί να συναντάτε. Εδώ θα χρησι-
µοποιήσουµε τη Βοήθεια του Word για να σας
δείξουµε τους τρόπους µε τους οποίους µπορείτε
να πάρετε βοήθεια σε όλες τις εφαρµογές του
Office.
Περιήγηση στη Βοήθεια
1 Στη εφαρµογή που χρησιµοποιείτε, πατήστε το
πλήκτρο F1 για να εµφανίσετε το αντίστοιχο
παράθυρο Βοήθειας.
2 Πατήστε σε µια κατηγορία για να επεκτείνετε τη
λίστα.
3 Πατήστε στο κατάλληλο θέµα, και στη συνέχεια
πατήστε σε ένα άρθρο που φαίνεται σχετικό µε
την απορία σας.
4 Αν το µέγεθος της γραµµατοσειράς είναι πολύ
µικρό ή πολύ µεγάλο, πατήστε στο κουµπί
Αλλαγή µεγέθους γραµµατοσειράς, και
επιλέξτε µέγεθος γραµµατοσειράς από τον
κατάλογο.
5 Για να τυπώσετε το θέµα, πατήστε στο κουµπί
Εκτύπωση.
6 Για να επιστρέψετε είτε στον κατάλογο είτε στα
άρθρα, πατήστε στο κουµπί Πίσω. Για να
επιστρέψετε στον αρχικό κατάλογο θεµάτων,
πατήστε ξανά στο ίδιο κουµπί.
Μετακίνηση µεταξύ θεµάτων που έχετε ήδη προβάλει.
1 Πατήστε σε αυτό το εικονίδιο για να παρα-µείνει το παράθυρο σε πρώτο πλάνο.
Αναζήτηση στη Βοήθεια
1 Πληκτρολογήστε το κείµενο σας στο πλαίσιο
Αναζήτησης.
2 Αν θέλετε να καθορίσετε συγκεκριµένους
πόρους Βοήθειας, πατήστε στο βέλος του
κουµπιού Αναζήτηση, και κατόπιν πατήστε στο
σχετικό πόρο.
3 Πατήστε στο κουµπί Αναζήτηση.
4 Επιλέξτε ένα σχετικό αποτέλεσµα αναζήτησης.
Αν τα αποτελέσµατα ξεπερνούν τη µία σελίδα,
πατήστε στο κουµπί Επόµενο στο επάνω µέρος
των αποτελεσµάτων αναζήτησης για να δείτε τις
επιπλέον σελίδες.
5 Κλείστε το παράθυρο όταν τελειώσετε.
1 3 2
2 6
3
4 5
5
4
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 39
Αποθήκευση της εργασίας σας
Ενώ δουλεύετε στο έγγραφό σας, καλό είναι να
το αποθηκεύετε ανά τακτά χρονικά διαστήµατα
για να διασφαλίζετε ότι θα είναι διαθέσιµο για
µελλοντική χρήση — ή τουλάχιστον µέχρι να το
ολοκληρώσετε, να το τυπώσετε, ή να το στείλετε
σε κάποιον για να το διαβάσει ή να το αναθεω-
ρήσει. Αφού ονοµάσετε το αρχείο και το αποθη-
κεύσετε για πρώτη φορά, την επόµενη φορά που
θα το αποθηκεύσετε δεν θα εµφανιστεί πάλι το
πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.
Αποθήκευση αρχείου
1 Σε κάποια από τις εφαρµογές Word, Excel, και
PowerPoint, πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση
της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.
Στο Publisher, πατήστε στο κουµπί
Αποθήκευση στη Βασική γραµµή εργαλείων.
Στην Access, το αρχείο αποθηκεύεται αυτόµατα,
όταν το δηµιουργείτε. πατήστε στο κουµπί
Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε
µεµονωµένα στοιχεία, όπως ένα νέο πίνακα.
2 Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το αρχείο στο
πλαίσιο Όνοµα αρχείου, αν δεν θέλετε το
όνοµα που σας προτείνει το πρόγραµµα. Τα
ονόµατα αρχείων µπορούν να περιέχουν µέχρι
250 χαρακτήρες και να περιλαµβάνουν κενά
διαστήµατα, όµως όχι τους χαρακτήρες \ / * ? <
> και |.
3 Αν θέλετε πάντα να αποθηκεύετε τα αρχεία σας
στην προεπιλεγµένη σας θέση, πατήστε στο
κουµπί Απόκρυψη φακέλων.
4 Αν δεν θέλετε το αρχείο σας να αποθηκευτεί µε
την προτεινόµενη µορφή αρχείου, διαλέξτε µια
άλλη.
5 Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου (αν
είναι διαθέσιµο), αν θέλετε να βλέπετε µια
µικρογραφία του αρχείου στο παράθυρο του
φακέλου αποθήκευσης.
6 Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση.
7 Συνεχίστε την εργασία σας, φροντίζοντας να την
αποθηκεύετε συχνά χρησιµοποιώντας το κουµπί
Αποθήκευση ή τη συντόµευση πληκτρολογίου
Ctrl+S.
1 2
3 5 4 6
Αν χρησιµοποιείτε τα Win-
dows XP αντί των Windows Vista, το πλαίσιο
διαλόγου Αποθήκευση ως θα διαφέρει από αυτό
της εικόνας, αλλά θα λειτουργεί µε παρόµοιο
τρόπο.
Συμβουλή