Περιεχόμενα

Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010............................................................. 17

Αλλαγή της εμφάνισης της Κορδέλας ................................................................................ 23

Χαρακτηριστικά και συμβάσεις του βιβλίου....................................................................... 29

Χρήση των αρχείων εξάσκησης.......................................................................................... 31

Βοήθεια............................................................................................................................... 35

Μέρος 1 Microsoft Office Professional 2010

1 Εξερεύνηση του Office 2010 43

Εργασία στο περιβάλλον των προγραμμάτων του Office................................................................44

Αλλαγή των ρυθμίσεων των προγραμμάτων του Office .................................................................57

Προσαρμογή της Κορδέλας..........................................................................................................66

Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ..........................................................71

Βασικά σημεία ............................................................................................................................75

2 Εργασία με αρχεία 77

Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων............................................................................................78

Ειδικό πλαίσιο: Συμβατότητα αρχείων με προηγούμενες εκδόσεις

των προγραμμάτων του Office......................................................................................84

Άνοιγμα αρχείων, μετακίνηση στο εσωτερικό τους, και κλείσιμό τους .............................................86

Προβολή αρχείων με διαφορετικούς τρόπους................................................................................92

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................100

6 Περιεχόμενα

Μέρος 2 Microsoft Word 2010

3 Επεξεργασία και έλεγχος κειμένου 103

Αλλαγές στο κείμενο .................................................................................................................104

Ειδικό πλαίσιο: Σχετικά με το Πρόχειρο ............................................................................112

Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου ..........................................................................................113

Εύρεση της πιο κατάλληλης λέξης..............................................................................................119

Διόρθωση ορθογραφικών και γραμματικών λαθών ......................................................................127

Ειδικό πλαίσιο: Εμφάνιση στατιστικών στοιχείων εγγράφου ...............................................133

Εισαγωγή αποθηκευμένου κειμένου ...........................................................................................133

Ειδικό πλαίσιο: Εισαγωγή ενός εγγράφου σε ένα άλλο .......................................................137

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................137

4 Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου 139

Γρήγορη μορφοποίηση κειμένου ................................................................................................140

Αλλαγή του θέματος ενός εγγράφου ..........................................................................................146

Μη αυτόματη αλλαγή της εμφάνισης χαρακτήρων ......................................................................151

Ειδικό πλαίσιο: Μορφοποίηση χαρακτήρων και πεζά-κεφαλαία ...........................................159

Μη αυτόματη αλλαγή της εμφάνισης παραγράφων .....................................................................159

Ειδικό πλαίσιο: Εύρεση και αντικατάσταση μορφοποίησης .................................................170

Δημιουργία και τροποποίηση λίστας ...........................................................................................170

Ειδικό πλαίσιο: Μορφοποίηση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση ......................................176

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................177

5 Παρουσίαση πληροφοριών σε στήλες και πίνακες 179

Παρουσίαση πληροφοριών σε στήλες.........................................................................................180

Δημιουργία λίστας με στηλοθέτες ..............................................................................................187

Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες ........................................................................................189

Ειδικό πλαίσιο: Υπολογισμοί σε πίνακες ............................................................................198

Ειδικό πλαίσιο: Άλλες επιλογές διάταξης ...........................................................................199

Μορφοποίηση πινάκων..............................................................................................................200

Ειδικό πλαίσιο: Γρήγοροι Πίνακες .....................................................................................204

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................205

Περιεχόμενα 7

6 Προσθήκη απλών στοιχείων γραφικών 207

Εισαγωγή και τροποποίηση εικόνων ...........................................................................................208

Ειδικό πλαίσιο: Σχετικά με τις έτοιμες εικόνες Clip Art ........................................................214

Αλλαγή του φόντου ενός εγγράφου ...........................................................................................216

Προσθήκη δομικών μονάδων .....................................................................................................223

Ειδικό πλαίσιο: Σχεδίαση πλαισίου κειμένου ......................................................................236

Προσθήκη κειμένου WordArt .....................................................................................................237

Ειδικό πλαίσιο: Μορφοποίηση του πρώτου γράμματος παραγράφου...................................242

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................243

7 Προεπισκόπηση, εκτύπωση, και διανομή εγγράφων 245

Προεπισκόπηση και προσαρμογή της διάταξης σελίδας ................................................................246

Έλεγχος των στοιχείων που εμφανίζονται σε κάθε σελίδα............................................................252

Εκτύπωση εγγράφων ................................................................................................................257

Προετοιμασία εγγράφων για ηλεκτρονική διανομή.......................................................................259

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................264

Μέρος 3 Microsoft Excel 2010

8 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 267

Δημιουργία βιβλίων εργασίας .....................................................................................................268

Τροποποίηση βιβλίων εργασίας ..................................................................................................273

Τροποποίηση φύλλων εργασίας .................................................................................................277

Προσαρμογή του παραθύρου προγράμματος του Excel 2010 .......................................................281

Μεγέθυνση τμήματος του φύλλου εργασίας......................................................................282

Τακτοποίηση παραθύρων βιβλίων εργασίας ......................................................................283

Προσθήκη κουμπιών στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ....................................284

Προσαρμογή της Κορδέλας..............................................................................................286

Μεγιστοποίηση του χώρου που χρησιμοποιείται στο παράθυρο προγράμματος....................289

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................293

8 Περιεχόμενα

9 Εργασία με δεδομένα και πίνακες Excel 295

Καταχώριση και αναθεώρηση δεδομένων ...................................................................................296

Μετακίνηση δεδομένων μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας ..................................................................300

Εύρεση και αντικατάσταση δεδομένων.......................................................................................304

Διόρθωση και βελτίωση των δεδομένων ενός φύλλου εργασίας ...................................................309

Ορισμός πινάκων Excel..............................................................................................................314

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................319

10 Υπολογισμοί με δεδομένα 321

Ονομασία ομάδων δεδομένων ...................................................................................................322

Δημιουργία τύπων για τον υπολογισμό τιμών..............................................................................326

Σύνοψη δεδομένων που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες..........................................................336

Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων σε υπολογισμούς....................................................................340

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................347

11 Αλλαγή της εμφάνισης βιβλίων εργασίας 349

Μορφοποίηση κελιών ................................................................................................................350

Ορισμός στυλ ...........................................................................................................................356

Εφαρμογή θεμάτων βιβλίων εργασίας και στυλ πινάκων Excel .....................................................360

Πιο ευανάγνωστοι αριθμοί .........................................................................................................367

Αλλαγή της εμφάνισης των δεδομένων με βάση την τιμή τους.....................................................372

Προσθήκη εικόνων σε φύλλα εργασίας.......................................................................................379

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................385

12 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με τη χρήση φίλτρων 387

Περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται στην οθόνη.........................................................388

Χειρισμός δεδομένων φύλλου εργασίας ......................................................................................394

Τυχαία επιλογή γραμμών λίστας.......................................................................................394

Σύνοψη φύλλων εργασίας με κρυμμένες και φιλτραρισμένες γραμμές ................................395

Εύρεση μοναδικών τιμών σε ένα σύνολο δεδομένων .........................................................398

Ορισμός έγκυρων συνόλων τιμών για περιοχές κελιών.................................................................401

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................407

Περιεχόμενα 9

Μέρος 4 Microsoft PowerPoint 2010

13 Επεξεργασία διαφανειών 411

Προσθήκη και διαγραφή διαφανειών ..........................................................................................411

Προσθήκη διαφανειών με έτοιμο περιεχόμενο.............................................................................414

Ειδικό πλαίσιο: Χρήση βιβλιοθηκών διαφανειών ................................................................419

Ειδικό πλαίσιο: Εξαγωγή παρουσιάσεων σε μορφή διάρθρωσης..........................................420

Διαχωρισμός παρουσιάσεων σε ενότητες ....................................................................................420

Αναδιάταξη διαφανειών και ενοτήτων ........................................................................................424

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................427

14 Επεξεργασία κειμένου διαφανειών 429

Καταχώριση κειμένου σε δεσμευτικά θέσης ................................................................................430

Προσθήκη πλαισίων κειμένου ....................................................................................................433

Ειδικό πλαίσιο: Αλλαγή της προεπιλεγμένης γραμματοσειράς των πλαισίων κειμένου ...........440

Επεξεργασία κειμένου ...............................................................................................................440

Ειδικό πλαίσιο: Λίγα λόγια για το Πρόχειρο .......................................................................445

Διόρθωση και αλλαγή μεγέθους κειμένου κατά την πληκτρολόγηση .............................................446

Έλεγχος ορθογραφίας και επιλογή των πιο κατάλληλων λέξεων ...................................................452

Ειδικό πλαίσιο: Έρευνα πληροφοριών και μετάφραση κειμένου ..........................................457

Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου και γραμματοσειρών............................................................458

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................461

15 Επεξεργασία διαφανειών 463

Εφαρμογή θεμάτων ..................................................................................................................463

Χρήση διαφορετικών συνδυασμών χρωμάτων και γραμματοσειρών..............................................466

Αλλαγή του φόντου μιας διαφάνειας ..........................................................................................469

Αλλαγή της εμφάνισης των δεσμευτικών θέσεων ........................................................................473

Αλλαγή της στοίχισης, του μεγέθους, της απόστασης, και της εμφάνισης του κειμένου..................477

Ειδικό πλαίσιο: Χρώματα που δεν περιλαμβάνονται στους συνδυασμούς χρωμάτων ............484

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................485

10 Περιεχόμενα

16 Προσθήκη απλών οπτικών βελτιώσεων 487

Εισαγωγή φωτογραφιών και έτοιμων εικόνων clip art ..................................................................488

Εισαγωγή διαγραμμάτων ...........................................................................................................494

Ειδικό πλαίσιο: Μορφές αρχείων γραφικών .......................................................................495

Ειδικό πλαίσιο: Μετατροπή υπαρχόντων στοιχείων κουκκίδων σε διαγράμματα ...................502

Εισαγωγή γραφημάτων .............................................................................................................502

Σχεδίαση σχημάτων ..................................................................................................................510

Ειδικό πλαίσιο: Σύνδεση σχημάτων ..................................................................................518

Προσθήκη εφέ μετάβασης.........................................................................................................519

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................523

17 Αναθεώρηση και προβολή παρουσιάσεων 525

Ρύθμιση παρουσιάσεων για προβολή..........................................................................................526

Προεπισκόπηση και εκτύπωση παρουσιάσεων.............................................................................531

Προετοιμασία σημειώσεων ομιλητή και ακροατηρίου...................................................................535

Ειδικό πλαίσιο: Βελτιωμένες σημειώσεις ακροατηρίου ........................................................541

Ολοκλήρωση παρουσιάσεων......................................................................................................542

Ειδικό πλαίσιο: Ρύθμιση της προβολής Παρουσιαστή .........................................................548

Προβολή παρουσιάσεων σε κοινό ..............................................................................................549

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................552

Μέρος 5 Microsoft OneNote 2010

18 Εξερεύνηση του OneNote 2010 555

Περιήγηση στο παράθυρο προγράμματος του OneNote ...............................................................556

Ειδικό πλαίσιο: Εργασία με πολλά σημειωματάρια .............................................................558

Εργασία στο παράθυρο προγράμματος του OneNote...................................................................559

Χρήση της Κορδέλας και της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης..............................559

Εργασία στην προβολή Παρασκηνίου ...............................................................................562

Εξερεύνηση του OneNote μέσα από το προεπιλεγμένο σημειωματάριο .........................................566

Προσαρμογή του OneNote ........................................................................................................575

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................577

Περιεχόμενα 11

19 Δημιουργία και διευθέτηση σημειωματαρίων 579

Δημιουργία σημειωματαρίου για χρήση από ένα άτομο ................................................................580

Δημιουργία σημειωματαρίων για χρήση από πολλά άτομα............................................................583

Κοινή χρήση νέου ή υπάρχοντος σημειωματαρίου .............................................................584

Διαχείριση κοινόχρηστου σημειωματαρίου ........................................................................588

Δημιουργία ενοτήτων και σελίδων..............................................................................................590

Δημιουργία σελίδων και δευτερευουσών σελίδων..............................................................591

Ονομασία ενοτήτων και σελίδων ......................................................................................594

Δημιουργία ενοτήτων και ομάδων ενοτήτων .....................................................................595

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................601

20 Δημιουργία και οργάνωση σημειώσεων 603

Χρήση περιεκτών σημειώσεων ...................................................................................................604

Καταχώριση περιεχομένου απευθείας σε μια σελίδα.....................................................................605

Αναφορά σε εξωτερικά αρχεία .........................................................................................605

Δημιουργία χειρόγραφων σημειώσεων..............................................................................607

Εισαγωγή εικόνων...........................................................................................................608

Μορφοποίηση σημειώσεων, σελίδων, και ενοτήτων...........................................................609

Προσθήκη ετικετών ........................................................................................................618

Αποστολή περιεχομένου στο OneNote........................................................................................619

Συγκέντρωση αποσπασμάτων οθόνης ..............................................................................621

Συγκέντρωση σημειώσεων Ιστού .....................................................................................623

Ειδικό πλαίσιο: Εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας ...............................................................624

Καταγραφή οπτικοακουστικών σημειώσεων................................................................................625

Ειδικό πλαίσιο: Δεν βρίσκετε το εικονίδιο του OneNote; ....................................................630

Λήψη γρήγορων σημειώσεων ....................................................................................................631

Ειδικό πλαίσιο: Συγκέντρωση πληροφοριών εκτός του περιβάλλοντος του OneNote ............633

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................634

12 Περιεχόμενα

Μέρος 6 Microsoft Outlook 2010

21 Αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 637

Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων ........................................................................................638

Διευθύνσεις μηνυμάτων ..................................................................................................639

Αντιμετώπιση προβλημάτων με διευθύνσεις μηνυμάτων ....................................................641

Καταχώριση περιεχομένου...............................................................................................643

Αποθήκευση και αποστολή μηνυμάτων.............................................................................644

Ειδικό πλαίσιο: Διαχείριση πολλών λογαριασμών ...............................................................654

Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα ..............................................................................................655

Ειδικό πλαίσιο: Αντιμετώπιση προβλημάτων με τύπους και προεκτάσεις αρχείων.................657

Προβολή μηνυμάτων και συνημμένων αρχείων ...........................................................................658

Ειδικό πλαίσιο: Προβολή συνομιλιών ................................................................................667

Ρύθμιση της συμπεριφοράς του παραθύρου Ανάγνωσης..............................................................667

Προβολή του περιεχομένου του παραθύρου Ανάγνωσης....................................................667

Σήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων ..........................................................................668

Ανάγνωση μηνυμάτων με ένα πλήκτρο.............................................................................669

Προβολή πληροφοριών για τους συμμετέχοντες .........................................................................670

Εικονίδια παρουσίας ........................................................................................................670

Κάρτες επαφών ..............................................................................................................670

Το παράθυρο Ατόμων .....................................................................................................672

Ειδικό πλαίσιο: Αντιμετώπιση προβλημάτων με το παράθυρο Ατόμων ................................673

Απόκριση σε μηνύματα .............................................................................................................674

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................680

Ειδικό πλαίσιο: Επανάληψη αποστολής και ανάκληση μηνυμάτων.......................................681

22 Αποθήκευση και προσπέλαση πληροφοριών επαφών 683

Αποθήκευση και ενημέρωση πληροφοριών επαφών ....................................................................684

Δημιουργία εγγραφών επαφών ........................................................................................685

Βιβλία διευθύνσεων ........................................................................................................686

Ειδικό πλαίσιο: Κανόνες κλήσης .......................................................................................688

Ειδικό πλαίσιο: Σωστή καταχώριση διευθύνσεων...............................................................696

Περιεχόμενα 13

Επικοινωνία με τις επαφές σας ...................................................................................................696

Έναρξη επικοινωνίας μέσα από τις εγγραφές επαφών........................................................697

Επιλογή παραληπτών μηνυμάτων από βιβλία διευθύνσεων ................................................698

Προβολή εγγραφών επαφών με διαφορετικούς τρόπους..............................................................699

Ειδικό πλαίσιο: Πεδία οριζόμενα από τον χρήστη...............................................................706

Εκτύπωση των εγγραφών επαφών σας.......................................................................................707

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................716

23 Διαχείριση χρονοπρογραμματισμού 719

Προγραμματισμός και τροποποίηση συναντήσεων.......................................................................720

Ειδικό πλαίσιο: Προσθήκη τοπικών αργιών στο ημερολόγιό σας .........................................726

Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία συνάντησης από μήνυμα .........................................................728

Προγραμματισμός και τροποποίηση συμβάντων..........................................................................729

Προγραμματισμός συσκέψεων ...................................................................................................731

Ειδικό πλαίσιο: Ενημέρωση και ακύρωση συσκέψεων ........................................................737

Απόκριση σε προσκλήσεις σε σύσκεψη.......................................................................................738

Προβολή ημερολογίου με διαφορετικούς τρόπους.......................................................................741

Προβολές .......................................................................................................................741

Επιλογές τακτοποίησης....................................................................................................741

Χρήση του τμήματος Επισκόπησης Ημερομηνιών ..............................................................743

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................752

24 Παρακολούθηση εργασιών 755

Δημιουργία εργασιών ................................................................................................................756

Δημιουργία εργασιών από μηδενική βάση .........................................................................756

Επιλογές εργασιών ..........................................................................................................757

Δημιουργία εργασιών από στοιχεία του Outlook ................................................................758

Ενημέρωση εργασιών................................................................................................................766

Κατάργηση εργασιών και άλλων στοιχείων από λίστες εργασιών ..................................................769

Διαχείριση ανάθεσης εργασιών...................................................................................................770

Εργασίες που αναθέτετε σε άλλους ..................................................................................770

Εργασίες που αναθέτουν άλλοι σε εσάς ............................................................................772

Προβολή εργασιών με διαφορετικούς τρόπους............................................................................775

Ειδικό πλαίσιο: Εύρεση και οργάνωση εργασιών................................................................782

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................783

14 Περιεχόμενα

Μέρος 7 Microsoft Access 2010

25 Εξερεύνηση μιας βάσης δεδομένων της Access 2010 787

Εργασία με την Access 2010......................................................................................................788

Ειδικό πλαίσιο: Ενεργοποίηση μακροεντολών και άλλου περιεχομένου βάσεων δεδομένων ..798

Κατανόηση εννοιών βάσεων δεδομένων.....................................................................................800

Εξερεύνηση πινάκων.................................................................................................................801

Ειδικό πλαίσιο: Σελίδες σε καρτέλες και επικαλυπτόμενα παράθυρα ....................................806

Εξερεύνηση φορμών.................................................................................................................808

Εξερεύνηση ερωτημάτων ..........................................................................................................813

Εξερεύνηση εκθέσεων...............................................................................................................817

Προεπισκόπηση και εκτύπωση αντικειμένων της Access ..............................................................822

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................827

26 Δημιουργία βάσεων δεδομένων και απλών πινάκων 829

Δημιουργία βάσεων δεδομένων από πρότυπα .............................................................................830

Ειδικό πλαίσιο: Βάσεις δεδομένων Ιστού...........................................................................835

Δημιουργία βάσεων δεδομένων και πινάκων με μη αυτόματο τρόπο.............................................836

Ειδικό πλαίσιο: Σχεδιασμός βάσεων δεδομένων.................................................................844

Χειρισμός στηλών και γραμμών πινάκων.....................................................................................845

Βελτίωση της δομής των πινάκων ..............................................................................................848

Δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων .........................................................................................853

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................859

27 Δημιουργία απλών φορμών 861

Δημιουργία φορμών με το εργαλείο Φόρμας ...............................................................................862

Αλλαγή της εμφάνισης των φορμών...........................................................................................869

Αλλαγή της διάταξης φορμών ....................................................................................................877

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................883

Περιεχόμενα 15

28 Προβολή δεδομένων 885

Ταξινόμηση πληροφοριών σε πίνακες .........................................................................................886

Ειδικό πλαίσιο: Πώς ταξινομεί η Access.............................................................................890

Φιλτράρισμα πληροφοριών σε πίνακες........................................................................................891

Φιλτράρισμα πληροφοριών με χρήση φορμών ............................................................................895

Ειδικό πλαίσιο: Χαρακτήρες-μπαλαντέρ ............................................................................899

Εντοπισμός πληροφοριών που ικανοποιούν πολλά κριτήρια .........................................................899

Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία εκθέσεων ...............................................................................903

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................904

Μέρος 8 Microsoft Publisher 2010

29 Τα πρώτα βήματα στο Publisher 2010 907

Δημιουργία νέων δημοσιεύσεων.................................................................................................908

Χρήση προτύπων............................................................................................................909

Ειδικό πλαίσιο: Προσαρμοσμένα πρότυπα.........................................................................910

Εισαγωγή εγγράφων του Word ........................................................................................911

Αποθήκευση προσωπικών και εταιρικών στοιχείων ......................................................................919

Προεπισκόπηση και εκτύπωση δημοσιεύσεων .............................................................................927

Έλεγχος δημοσιεύσεων ...................................................................................................928

Χρήση προχωρημένων ρυθμίσεων εκτυπωτή ....................................................................928

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................937

30 Δημιουργία ελκυστικών οπτικών στοιχείων 939

Χρήση πλαισίων κειμένου ..........................................................................................................940

Χειρισμός πλαισίων κειμένου............................................................................................940

Μορφοποίηση κειμένου με σκοπό τον εντυπωσιασμό ........................................................941

Χρήση κειμένου WordArt...........................................................................................................948

Χρήση γραφικών.......................................................................................................................959

Χρήση σχημάτων......................................................................................................................971

Χειρισμός σχημάτων .......................................................................................................971

Σύνδεση και ομαδοποίηση σχημάτων ...............................................................................972

Χρήση έτοιμων οπτικών στοιχείων .............................................................................................980

Βασικά σημεία ..........................................................................................................................987

16 Περιεχόμενα

31 Δημιουργία πολύχρωμων καρτών και ημερολογίων 989

Δημιουργία αναδιπλούμενων καρτών .........................................................................................990

Επιλογή σχεδίασης ή διάταξης (στοιχειοθέτησης) ..............................................................990

Αλλαγή του συνδυασμού χρωμάτων ................................................................................991

Χρήση χρωμάτων που δεν περιλαμβάνονται στους συνδυασμούς χρωμάτων.......................992

Επιλογή κειμένου ............................................................................................................992

Δημιουργία ταχυδρομικών καρτών ........................................................................................... 1003

Χρήση συγχώνευσης αλληλογραφίας.............................................................................. 1003

Χρήση συγχώνευσης καταλόγων.................................................................................... 1004

Δημιουργία ημερολογίων......................................................................................................... 1014

Προσθήκη λεζαντών, τίτλων αναγνώρισης, και πνευματικών δικαιωμάτων ........................ 1014

Αλλαγή φόντου σελίδας ................................................................................................ 1015

Χρήση κύριων σελίδων.................................................................................................. 1015

Βασικά σημεία ........................................................................................................................ 1024

Γλωσσάρι........................................................................................................................ 1025

Λεξικό όρων ................................................................................................................... 1043

Ευρετήριο....................................................................................................................... 1048

Οι συγγραφείς................................................................................................................ 1095

Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010

Το Microsoft Office 2010 είναι ένα πλήρες σύστημα προγραμμάτων, υπηρεσιών, και λύσεων, συμπερι-

λαμβανομένων έντεκα προγραμμάτων παραγωγικότητας για τον εργασιακό χώρο τα οποία μπορείτε

να εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας, καθώς και τεσσάρων νέων διαδικτυακών εκδόσεων προ-

γραμμάτων. Για να καλύψει τις ποικίλες ανάγκες χρηστών και επιχειρήσεων, η Microsoft προσφέρει

πέντε διαφορετικά πακέτα του λογισμικού Office 2010, καθένα από τα οποία απαρτίζεται από ένα δια-

φορετικό υποσύνολο προγραμμάτων. Στον παρακάτω πίνακα αναφέρονται τα προγράμματα που δια-

θέτει καθένα από τα πακέτα λογισμικού.

Office Home and Student 2010

Office Home and Business 2010

Office Standard 2010

Office Professional 2010

Office Professional Plus 2010

Access Ναι Ναι

Communicator Ναι

Excel Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι

Infopath Ναι

OneNote Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι

Outlook Ναι Ναι Ναι Έκδοση Outlook που περιλαμβάνει και το Business Contact Manager

PowerPoint Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι

Publisher Ναι Ναι Ναι

SharePoint Workspace

Ναι

Word Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι

Office Web Apps

Ναι Ναι

Οι εκδόσεις Office Standard και Office Professional Plus είναι διαθέσιμες μόνο για συνδρομητές με

πολλές άδειες χρήσης. Οι Εφαρμογές Web του Office, οι οποίες είναι διαθέσιμες με τις εκδόσεις Office

Standard και Office Professional Plus, αλλά παρέχονται επίσης στο ευρύ κοινό μέσω της τοποθεσίας

Ιστού Windows Live, είναι οι διαδικτυακές εκδόσεις των εφαρμογών Word, Excel, PowerPoint, και

OneNote. Με τη χρήση των Εφαρμογών Web του Office, έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύετε έγ-

γραφα στο Διαδίκτυο και να τα επεξεργάζεστε μέσα από το παράθυρο οποιουδήποτε φυλλομετρητή

Ιστού.

18 Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010

Το βιβλίο αυτό σας παρέχει εκπαιδευτικό υλικό για τα προγράμματα που αναφέρονται παρακάτω και

συλλογικά αποτελούν το πακέτο προγραμμάτων του Office Professional 2010:

• Microsoft Word 2010 Ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου με το οποίο μπορείτε να

συντάσσετε και να μορφοποιείτε έγγραφα γρήγορα και αποδοτικά.

• Microsoft Excel 2010 Ένα πρόγραμμα λογιστικών φύλλων με το οποίο μπορείτε να ανα-

λύετε, να μεταδίδετε, και να διαχειρίζεστε πληροφορίες.

• Microsoft PowerPoint 2010 Ένα πρόγραμμα με το οποίο έχετε τη δυνατότητα να ανα-

πτύσσετε δυναμικές παρουσιάσεις διαφανειών με επαγγελματική εμφάνιση και να τις δείχνετε

στο κοινό σας.

• Microsoft OneNote 2010 Ένα πρόγραμμα ψηφιακού σημειωματαρίου με το οποίο μπο-

ρείτε να συγκεντρώνετε, να οργανώνετε, και να εντοπίζετε γρήγορα πολλούς τύπους ηλε-

κτρονικών πληροφοριών.

• Microsoft Outlook 2010 Ένα πρόγραμμα διαχείρισης πληροφοριών με το οποίο μπορείτε

να διαχειρίζεστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στοιχεία επαφών, συσκέψεις, εργα-

σίες, και άλλα είδη επικοινωνιών.

• Microsoft Access 2010 Ένα πρόγραμμα βάσεων δεδομένων με το οποίο μπορείτε να συλ-

λέγετε πληροφορίες και να τις εξάγετε σε πολλές μορφές για να τις χρησιμοποιείτε με άλλους

τρόπους.

• Microsoft Publisher 2010 Ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής σελιδοποίησης με το οποίο έχετε

τη δυνατότητα να δημιουργείτε διατάξεις σελιδοποίησης για ενημερωτικά φυλλάδια, κάρτες,

ημερολόγια, και άλλες δημοσιεύσεις.

Οι πληροφορίες που περιέχει το βιβλίο αυτό αναφέρονται στα προγράμματα τα οποία περιέχονται σε

όλα τα πακέτα λογισμικού. Αν δεν διαθέτετε την έκδοση Office Professional, αλλά κάποια άλλη έκδο-

ση του πακέτου λογισμικού, ή σε περίπτωση που εγκαταστήσατε μεμονωμένα ένα ή περισσότερα από

τα προγράμματα αυτά, τότε αυτό είναι το σωστό βιβλίο για εσάς.

Πιστοποίηση

Στην εποχή μας, η επάρκεια γνώσεων και ικανοτήτων στη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών έχει ο-

λοένα και μεγαλύτερη σημασία στον επαγγελματικό χώρο. Κατά την προεπιλογή, την πρόσληψη, και

την εκπαίδευση των υπαλλήλων, όλο και περισσότεροι εργοδότες στηρίζονται στην αντικειμενικότητα

και τη συνέπεια των τεχνολογικών πιστοποιήσεων προκειμένου να εξασφαλίζουν την επάρκεια των

ικανοτήτων του εργατικού δυναμικού. Είτε είστε υπάλληλος είτε αναζητείτε εργασία σε κάποια εταιρεία,

με τις τεχνολογικές πιστοποιήσεις μπορείτε να αποδείξετε ότι ήδη διαθέτετε τις δεξιότητες που χρειάζε-

στε για να επιτύχετε. Οι πιστοποιήσεις Microsoft Office Specialist (MOS) αποκτώνται από άτομα που έ-

χουν αποδείξει ότι κατέχουν κοινώς αποδεκτά επίπεδα δεξιοτήτων στις εξετάσεις πιστοποίησης για ένα ή

περισσότερα από τα προγράμματα του Office 2010, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft Access, Excel,

Outlook, PowerPoint, ή Word. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα MOS, επισκε-

φθείτε την τοποθεσία Ιστού Microsoft Office Specialist Certification στον σύνδεσμο go.microsoft.com/

fwlink/?LinkId=193884.

Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010 19

Περισσότερες πληροφορίες

Τα κεφάλαια του βιβλίου αυτού που καλύπτουν τα Microsoft Word 2010, Excel 2010, και Access 2010

αποτελούν αποσπάσματα από τα ξεχωριστά βιβλία της σειράς Βήμα Βήμα που έχουν γραφεί για καθέ-

να από αυτά τα προγράμματα. Το βιβλίο που κρατάτε στα χέρια σας θα σας δώσει μια γενική περι-

γραφή για κάθε πρόγραμμα και κάποια στοιχεία που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε να τα χρησιμο-

ποιείτε. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στα παρακάτω βιβλία.

Ελληνικό Microsoft Word 2010 Βήμα Βήμα

Των Joyce Cox και Joan Lambert (Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2010)

ISBN 978-960-461-406-6

Περιεχόμενα:

1 Εξερεύνηση του Word 2010

2 Επεξεργασία και έλεγχος κειμένου

3 Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου

4 Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες

5 Προσθήκη απλών στοιχείων γραφικών

6 Προεπισκόπηση, εκτύπωση, και διανομή εγγράφων

7 Προσθήκη και τροποποίηση διαγραμμάτων

8 Προσθήκη και τροποποίηση γραφημάτων

9 Χρήση άλλων οπτικών στοιχείων

10 Οργάνωση και διάταξη περιεχομένου

11 Δημιουργία εγγράφων για χρήση έξω από το Word

12 Εξερεύνηση περισσότερων τεχνικών επεξεργασίας κειμένου

13 Χρήση εργαλείων αναφοράς για μεγαλύτερα έγγραφα

14 Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

15 Συνεργασία με άλλους

16 Πιο αποδοτική χρήση του Word

20 Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010

Ελληνικό Microsoft Excel 2010 Βήμα Βήμα

Του Curtis Frye (Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2010)

ISBN 978-960-461-407-3

Περιεχόμενα:

1 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας

2 Εργασία με δεδομένα και πίνακες Excel

3 Υπολογισμοί με δεδομένα

4 Αλλαγή της εμφάνισης βιβλίων εργασίας

5 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με τη χρήση φίλτρων

6 Αναδιάταξη και σύνοψη δεδομένων

7 Συνδυασμός δεδομένων από πολλές πηγές

8 Ανάλυση εναλλακτικών συνόλων δεδομένων

9 Δημιουργία δυναμικών φύλλων εργασίας με χρήση Συγκεντρωτικών Πινάκων

10 Δημιουργία γραφημάτων και γραφικών

11 Εκτύπωση

12 Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών με χρήση μακροεντολών

13 Συνεργασία με τα υπόλοιπα προγράμματα του Microsoft Office

14 Συνεργασία με άλλους

Ελληνική Microsoft Access 2010 Βήμα Βήμα

Των Joyce Cox και Joan Lambert (Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2011)

ISBN 978-960-461-417-2

Περιεχόμενα:

1 Εξερεύνηση μιας βάσης δεδομένων της Access 2010

2 Δημιουργία βάσεων δεδομένων και απλών πινάκων

3 Δημιουργία απλών φορμών

4 Προβολή δεδομένων

5 Δημιουργία απλών εκθέσεων

6 Διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων

7 Δημιουργία προσαρμοσμένων φορμών

Εισαγωγή στο Microsoft Office Professional 2010 21

8 Δημιουργία ερωτημάτων

9 Δημιουργία προσαρμοσμένων εκθέσεων

10 Εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων

11 Δημιουργία βάσεων δεδομένων φιλικών προς τον χρήστη

12 Προστασία βάσεων δεδομένων

13 Προσαρμογή της Access

Ας ξεκινήσουμε!

Το Office 2010 περιλαμβάνει νέες δυνατότητες, νέες λειτουργίες, καθώς και μια εύχρηστη διασύνδεση

χρήστη, που αποσκοπούν να βελτιώσουν τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή και

να σας διευκολύνουν στην εκμάθηση νέων προγραμμάτων. Είμαστε πολύ ενθουσιασμένοι που σας

δείχνουμε, έστω και φευγαλέα, τις εσωτερικές διεργασίες ορισμένων επιλεγμένων δυνατοτήτων των

βασικών προγραμμάτων του Office. Θα αρχίσουμε από τα βασικά και θα προχωρήσουμε σιγά-σιγά

στις πιο ενδιαφέρουσες και πλέον απαραίτητες δυνατότητες κάθε προγράμματος. Αν έχετε πείρα στη

χρήση του Office, τότε μπορείτε να ξεφυλλίσετε το Κεφάλαιο 1, «Εξερεύνηση του Office 2010», να

παραλείψετε το Κεφάλαιο 2, «Χρήση αρχείων» και να προχωρήσετε απευθείας στα κεφάλαια που α-

ναφέρονται σε καθένα από τα προγράμματα ξεχωριστά.

12 Εργασία με αρχεία

Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε

Να δημιουργείτε και να αποθηκεύετε έγγραφα.

Να ανοίγετε έγγραφα, να κινείστε μέσα σε αυτά, και να τα κλείνετε.

Να εμφανίζετε έγγραφα με διαφορετικούς τρόπους.

Όταν εργάζεστε σε κάποιο από τα Microsoft Word, Excel, ή PowerPoint, αποθηκεύετε περιεχόμενο σε

μεμονωμένα αρχεία. Σε κάθε πρόγραμμα, μπορείτε να αποθηκεύετε αρχεία διαφορετικών τύπων ανά-

λογα με το σκοπό καθενός. Τα τυπικά αρχεία είναι έγγραφα του Word, βιβλία εργασίας του Excel, και

παρουσιάσεις του PowerPoint. Ανεξάρτητα από το πρόγραμμα ή τον τύπο αρχείου, σε όλα τα προ-

γράμματα χρησιμοποιείτε παρόμοιες τεχνικές για τη δημιουργία αρχείων, την αποθήκευσή τους, τη

μετακίνηση στο εσωτερικό τους, και την προβολή τους.

Όταν εργάζεστε στο OneNote, το περιεχόμενό σας αποθηκεύεται σε μεμονωμένα αρχεία τα οποία

αντιστοιχούν στις σελίδες που αποτελούν τη δομή των σημειωματαρίων. Το OneNote δημιουργεί αυ-

τόματα τα αντίστοιχα αρχεία και αποθηκεύει τις αλλαγές σας καθώς εργάζεστε, με αποτέλεσμα να μη

χρειάζεται να το κάνετε εσείς. Ωστόσο, για τη μετακίνηση στο εσωτερικό των αρχείων και την προβο-

λή τους χρησιμοποιείτε μερικές από τις ίδιες τεχνικές που χρησιμοποιείτε και στα άλλα προγράμματα

του Microsoft Office 2010.

Στο κεφάλαιο αυτό θα εξασκηθείτε στη χρήση αρχείων στο Word, χρησιμοποιώντας τεχνικές που α-

φορούν τη χρήση όλων των αρχείων, είτε δημιουργήθηκαν στο Word, είτε στο Excel, είτε στο

PowerPoint. Πρώτα θα δημιουργήσετε και θα αποθηκεύσετε ένα έγγραφο και μετά θα αποθηκεύσετε

ένα υπάρχον έγγραφο σε μια άλλη θέση. Έπειτα, θα μάθετε να ανοίγετε ένα υπάρχον έγγραφο Word,

να μετακινείστε μέσα σε αυτό, και να το κλείνετε. Τέλος, θα εξερευνήσετε διάφορους τρόπους προ-

βολής του περιεχομένου των αρχείων.

Αρχεία εξάσκησης Για να ολοκληρώσετε τις ασκήσεις αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να αντιγράψετε τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης στον υπολογιστή σας. Τα αρχεία εξάσκησης που θα χρησιμοποιήσετε για να ολοκληρώσετε τις ασκήσεις του κεφαλαίου περιέχονται στον φάκελο Κεφάλαιο02. Μια πλήρη λίστα των αρχείων εξάσκησης θα βρείτε στην ενότητα «Χρήση των αρχείων εξάσκησης» στην αρχή του βιβλί-ου.

78 Κεφάλαιο 2 Εργασία με αρχεία

Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων

Όταν ξεκινάτε το Word, το Excel ή το Powerpoint χωρίς να ανοίξετε ένα συγκεκριμένο αρχείο, εμφα-

νίζεται ένα κενό έγγραφο, βιβλίο εργασίας ή παρουσίαση, όποτε εσείς μπορείτε απλώς να πληκτρολο-

γήσετε το περιεχόμενο του αρχείου. Το παλλόμενο σημείο εισαγωγής στο τμήμα κειμένου ή στο κελί

του φύλλου εργασίας δείχνει πού θα εμφανιστεί ο επόμενος χαρακτήρας που θα πληκτρολογήσετε.

Όταν έχετε ήδη ανοιχτό ένα πρόγραμμα του Office 2010, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο

από τη σελίδα Δημιουργία της προβολής Παρασκηνίου, την οποία ανοίγετε πατώντας στην καρτέλα

Αρχείο της Κορδέλας.

Από τη σελίδα Δημιουργία μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που να βασίζεται σε κάποιο προ-μορφοποιημένο πρότυπο.

Συμβουλή Στα διαθέσιμα πρότυπα της τοποθεσίας Ιστού Microsoft Office Online προστίθενται συ-

νεχώς νέα, οπότε τα πρότυπα που εμφανίζονται στη σελίδα Δημιουργία μπορεί να διαφέρουν από

αυτά της εικόνας.

Τα έγγραφα που περιέχονται στη σελίδα Δημιουργία βασίζονται σε πρότυπα, τα οποία είναι σύνολα

μορφοποιήσεων που έχουν αποθηκευτεί με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως

οδηγούς για νέα έγγραφα. Για παράδειγμα, στο Word 2010 τα εικονίδια της πρώτης ενότητας της

συλλογής διαθέσιμων προτύπων είναι τα εξής:

• Κενό έγγραφο Αυτός είναι ο τύπος εγγράφου που επιλέγεται εξ ορισμού. Το έγγραφο είναι

κενό.

Συμβουλή Οι τυπικές ρυθμίσεις των εγγράφων του Word βασίζονται στο πρότυπο Normal,

το οποίο εγκαθίσταται στον υπολογιστή σας κατά την εγκατάσταση ολόκληρου του Office.

Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο πρότυπο Normal, αλλά αυτό δεν συνηθίζεται, ούτε σας το

προτείνουμε.

Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων 79

• Δημοσίευση ιστολογίου Πατώντας σε αυτό το εικονίδιο ανοίγετε ένα έγγραφο κατάλληλο

για δημοσίευση σε ένα ιστολόγιο. Το παράθυρο εγγράφου περιλαμβάνει επιπλέον λειτουργίες

οι οποίες σας επιτρέπουν να αναρτάτε τις δημοσιεύσεις σας σε ένα υπάρχον ιστολόγιο απευ-

θείας μέσα από το ίδιο το Word.

• Πρόσφατα πρότυπα Όταν πατάτε σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζεται μια σελίδα με τα πιο

πρόσφατα πρότυπα που έχετε χρησιμοποιήσει.

Συμβουλή Πατώντας στο κουμπί Προηγούμενο ή στο κουμπί Αρχική επιστρέφετε στη

σελίδα Δημιουργία.

• Δείγματα προτύπων Όταν πατάτε σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζεται μια σελίδα με δείγμα-

τα εγγράφων που συνοδεύουν το Word.

• Τα πρότυπά μου Πατώντας σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζετε ένα πλαίσιο διαλόγου στο

οποίο μπορείτε να επιλέξετε ως βάση για ένα νέο έγγραφο ένα πρότυπο που έχετε δημιουρ-

γήσει.

• Δημιουργία από υπάρχον Με αυτό το εικονίδιο εμφανίζετε ένα πλαίσιο διαλόγου στο ο-

ποίο μπορείτε να επιλέξετε ένα υπάρχον έγγραφο ως βάση για ένα νέο έγγραφο.

Τα εικονίδια στην περιοχή Πρότυπα του Office.com αντιπροσωπεύουν κατηγορίες συνηθισμένων

τύπων εγγράφων. Ανάλογα με το πλήθος των προτύπων που είναι διαθέσιμα σε μια κατηγορία, το

αντίστοιχο εικονίδιο μπορεί να είναι και φάκελος. Σε κάθε περίπτωση, πατώντας σε ένα από αυτά τα

εικονίδια εμφανίζετε τα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στην τοποθεσία Ιστού Office.com. Μπορείτε

επίσης να ψάξετε για συγκεκριμένα έγγραφα, καταχωρίζοντας τον τύπο που σας ενδιαφέρει στο πλαί-

σιο κειμένου Αναζήτηση στο Office.com και πατώντας στο κουμπί Έναρξη αναζήτησης.

Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τα πρότυπα εγγράφων, ανατρέξτε στο βιβλίο Ελληνικό

Microsoft Word 2010 Βήμα Βήμα των Joyce Cox και Joan Lambert (Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2010).

Όταν βρείτε ένα πρότυπο που ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως βάση για το νέο σας έγγραφο, και

πατήστε στο εικονίδιό του, στο δεξιό τμήμα παραθύρου θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση αυτού του

τύπου εγγράφου. Στη συνέχεια, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Δημιουργία στο δεξιό τμήμα πα-

ραθύρου για να δημιουργήσετε το έγγραφο.

Συμβουλή Διπλοπατώντας σε ένα εικονίδιο δημιουργείτε τον συγκεκριμένο τύπο εγγράφου χωρίς

πρώτα να το εμφανίσετε στο τμήμα προεπισκόπησης.

Κάθε έγγραφο που δημιουργείτε είναι προσωρινό μέχρι να το αποθηκεύσετε ως αρχείο με ένα μοναδι-

κό όνομα ή σε μια μοναδική θέση. Για να αποθηκεύσετε για πρώτη φορά ένα έγγραφο, πατήστε στο

κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ή στην επιλογή Αποθήκευση σε

προβολή Παρασκηνίου. Και με τους δύο τρόπους ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, όπου

μπορείτε να δώσετε στο έγγραφο ένα όνομα και να ορίσετε μια θέση αποθήκευσης.

80 Κεφάλαιο 2 Εργασία με αρχεία

Εξ ορισμού, το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως εμφανίζει τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης Εγγράφων.

Πρόβλημα Η παραπάνω εικόνα δείχνει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως όπως εμφανίζεται

όταν το Word εκτελείται στα Windows 7. Αν χρησιμοποιείτε κάποια διαφορετική έκδοση του λειτουρ-

γικού συστήματος των Windows, το πλαίσιο διαλόγου είναι διαφορετικό, αλλά η λειτουργία του είναι

η ίδια.

Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε έναν φάκελο διαφορετικό από αυτόν που εμφανίζεται στη

γραμμή Διεύθυνσης στην κορυφή του πλαισίου διαλόγου, μπορείτε να πατήσετε στο βέλος ή στα

καλλιτεχνικά εισαγωγικά (<<) στη γραμμή Διεύθυνσης ή να πατήσετε σε διάφορες θέσεις στο τμήμα

Περιήγησης στα αριστερά για να εμφανίσετε τον κατάλληλο φάκελο. Αν θέλετε να δημιουργήσετε

έναν φάκελο για να αποθηκεύσετε το έγγραφο εκεί, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Δημιουργία

φακέλου της γραμμής εργαλείων.

Αν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο σε μια μορφή διαφορετική από εκείνη που εμφανίζεται στο

πλαίσιο Αποθήκευση ως, πατήστε στο βέλος του πλαισίου και μετά, από τη λίστα, επιλέξτε τη μορ-

φή αρχείου που θέλετε.

Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων 81

Αφού αποθηκεύσετε ένα έγγραφο για πρώτη φορά, μπορείτε να αποθηκεύετε τις αλλαγές σε αυτό

απλώς πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση. Στην περίπτωση αυτή, η καινούργια έκδοση του εγγρά-

φου αντικαθιστά την προηγούμενη.

Συντόμευση Πατήστε τα πλήκτρα Ctrl+S για να αποθηκεύσετε το ενεργό έγγραφο.

Συμβουλή Τα Windows 7 διατηρούν αυτόματα τις προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων. Για να

προβάλετε τις προηγούμενες εκδόσεις ενός αρχείου σε κάποιον υπολογιστή με Windows 7, πατήστε

με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο αρχείο μέσα από την Εξερεύνηση των Windows, και στη συ-

νέχεια επιλέξτε τη διαταγή Επαναφορά προηγούμενων εκδόσεων.

Αν θέλετε να διατηρήσετε και την καινούργια και την παλιά έκδοση, πατήστε στην επιλογή Αποθή-

κευση ως της προβολής Παρασκηνίου, και μετά αποθηκεύστε τη νέα έκδοση με διαφορετικό όνομα

στην ίδια θέση ή με το ίδιο όνομα σε μια διαφορετική θέση. (Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε δύο αρ-

χεία με το ίδιο όνομα στον ίδιο φάκελο.)

Συμβουλή Εξ ορισμού, το Word αποθηκεύει περιοδικά το έγγραφο το οποίο επεξεργάζεστε για την

περίπτωση διακοπής απόκρισης του προγράμματος ή διακοπής του ρεύματος. Για να ρυθμίσετε το

χρονικό διάστημα μεταξύ των αυτόματων αποθηκεύσεων, μεταφερθείτε σε προβολή Παρασκηνίου,

πατήστε αρχικά στο κουμπί Επιλογές, μετά πατήστε στην επιλογή Αποθήκευση στο αριστερό τμή-

μα παραθύρου του πλαισίου διαλόγου Επιλογές του Word, και στη συνέχεια καθορίστε το χρονικό

διάστημα στο πλαίσιο που βρίσκεται στα δεξιά του πλαισίου ελέγχου Αποθήκευση πληροφοριών

Αυτόματης Ανάκτησης κάθε. Κατόπιν πατήστε στο OK.

Στην επόμενη άσκηση θα δουλέψετε με αρχεία στο Word, εφαρμόζοντας τεχνικές οι οποίες είναι κοι-

νές σε όλα τα προγράμματα του Office 2010. Θα δημιουργήσετε ένα κενό έγγραφο, θα καταχωρίσετε

κείμενο σε αυτό, και θα αποθηκεύσετε το έγγραφο σε έναν φάκελο που θα δημιουργήσετε.

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ Δεν χρειάζεστε αρχεία εξάσκησης για να ολοκληρώσετε την άσκηση αυτή·

ανοίξτε το Word και ακολουθήστε τα βήματα.

1. Στην Κορδέλα, πατήστε στην καρτέλα Αρχείο. Στη συνέχεια, στο αριστερό τμήμα παραθύ-

ρου της προβολής Παρασκηνίου, πατήστε στην επιλογή Δημιουργία.

2. Στη σελίδα Δημιουργία, διπλοπατήστε στην επιλογή Κενό έγγραφο.

Το Word θα δημιουργήσει ένα κενό έγγραφο το οποίο θα έχει το προσωρινό όνομα Έγγρα-

φο2 και θα το εμφανίσει στο παράθυρο προγράμματος σε προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. Το

Έγγραφο1 θα παραμείνει ανοιχτό, αλλά το παράθυρό του θα κρυφτεί από το παράθυρο του

εγγράφου Έγγραφο2.

Συμβουλή Το Έγγραφο1 δημιουργήθηκε αυτόματα από το Word κατά την εκκινησή του.

Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εναλλαγή μεταξύ ανοιχτών

παραθύρων, δείτε την ενότητα «Εμφάνιση εγγράφων με διαφορετικούς τρόπους» στη

συνέχεια του κεφαλαίου.

3. Με το σημείο εισαγωγής στην αρχή του νέου εγγράφου, πληκτρολογήστε Ημέρα πάρκων,

και στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο Enter.

Το κείμενο θα εμφανιστεί στο νέο έγγραφο.

82 Κεφάλαιο 2 Εργασία με αρχεία

4. Πληκτρολογήστε την παρακάτω φράση (χωρίς να ξεχάσετε την τελεία στο τέλος): Βοηθή-

στε να ομορφύνουμε την πόλη μας συμμετέχοντας στον ετήσιο καθαρισμό του

Ανατολικού Πάρκου, του Δυτικού Πάρκου, και του Νότιου Πάρκου. Θα διασκεδά-

σετε πολύ! Για τους εθελοντές προβλέπεται ένα δωρεάν μπλουζάκι και ένα γεύμα

μπάρμπεκιου. Φέρτε τα δικά σας κηπουρικά εργαλεία και γάντια.

Παρατηρήστε ότι δεν χρειάστηκε να πατήσετε Enter όταν το σημείο εισαγωγής έφτασε στο

δεξιό περιθώριο, επειδή το κείμενο αναδιπλώθηκε και συνεχίστηκε στην επόμενη γραμμή.

Πρέπει να πατάτε Enter μόνο στο τέλος κάθε παραγράφου, αφού το κείμενο αναδιπλώνει αυτόματα στο τέλος κάθε γραμμής.

Συμβουλή Αν κάτω από κάποια λέξη ή φράση εμφανιστεί μια κόκκινη κυματιστή γραμμή,

το Word επισημαίνει ένα πιθανό λάθος. Προς το παρόν, αγνοήστε τυχόν λάθη.

5. Πατήστε το πλήκτρο Enter, και μετά πληκτρολογήστε την παρακάτω φράση (χωρίς να ξεχά-

σετε την τελεία στο τέλος): Ο συντονισμός των ομάδων που θα συμμετάσχουν στο

γεγονός είναι αρμοδιότητα της Επιτροπής Συντονισμού. Αν σας ενδιαφέρει να πε-

ράσετε τον χρόνο σας στο ύπαιθρο με την οικογένεια και τους φίλους σας, βελτιώ-

νοντας ταυτόχρονα την ποιότητα των πάρκων της πόλης μας, επικοινωνήστε με

τον Παύλο Σενίδη στη διεύθυνση paul@treyresearch.net.

6. Στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση.

Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, με τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης Έγ-

γραφα. Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου, το Word προτείνει ως πιθανό όνομα τις

πρώτες λέξεις του εγγράφου.

7. Μεταφερθείτε στον φάκελο Κεφάλαιο02 των αρχείων εξάσκησης.

Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων 83

8. Στη γραμμή εργαλείων του πλαισίου διαλόγου, πατήστε στο κουμπί Δημιουργία φακέλου,

πληκτρολογήστε Τα νέα έγγραφά μου ως όνομα του νέου φακέλου, και πατήστε το Enter.

Στη συνέχεια, διπλοπατήστε στον φάκελο Τα νέα έγγραφά μου.

9. Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου, πατήστε οπουδήποτε στο όνομα Ημέρα πάρκων για

να το επιλέξετε, και μετά αντικαταστήστε το πληκτρολογώντας Η ανακοίνωσή μου.

Σημαντικό Κάθε τύπος αρχείου προσδιορίζεται από μια συγκεκριμένη προέκταση ονόματος

αρχείου. Για παράδειγμα, η προέκταση .docx προσδιορίζει έγγραφα του Word 2010. Τα Win-

dows 7 δεν εμφανίζουν εξ ορισμού αυτές τις προεκτάσεις, και δεν πρέπει να τις πληκτρολο-

γείτε στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο, το Word προ-

σθέτει αυτόματα την προέκταση που είναι συσχετισμένη με τον τύπο αρχείου ο οποίος είναι

επιλεγμένος στο πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου Αποθήκευση ως.

10. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση.

Το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως θα κλείσει, το Word θα αποθηκεύσει το έγγραφο Η

ανακοίνωσή μου στον φάκελο Τα νέα έγγραφά μου, και το όνομα του εγγράφου, Η α-

νακοίνωσή μου, θα εμφανιστεί στη γραμμή τίτλου του παραθύρου του προγράμματος.

11. Μεταφερθείτε σε προβολή Παρασκηνίου και στη συνέχεια πατήστε στην επιλογή Αποθή-

κευση ως.

Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, εμφανίζοντας τα περιεχόμενα του φακέ-

λου Τα νέα έγγραφά μου επειδή αυτός είναι ο τελευταίος φάκελος που χρησιμοποιήσατε.

12. Στη γραμμή Διεύθυνσης του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως, στα αριστερά της θέσης

Τα νέα έγγραφά μου, πατήστε στη λέξη Κεφάλαιο02.

Το πλαίσιο διαλόγου θα εμφανίσει τώρα τα περιεχόμενα του φακέλου Κεφάλαιο02, ο οποί-

ος περιέχει τον φάκελο Τα νέα έγγραφά μου.

Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των ιδιοτήτων

αρχείων που εμφανίζονται στη βάση του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως, δείτε την ε-

νότητα «Προετοιμασία εγγράφων για ηλεκτρονική διανομή» στο Κεφάλαιο 7, «Προεπισκόπη-

ση, εκτύπωση, και διανομή εγγράφων».

13. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση.

Το Word θα αποθηκεύσει το έγγραφο Η ανακοίνωσή μου στον φάκελο Κεφάλαιο02. Τώ-

ρα θα έχετε δύο εκδόσεις του εγγράφου, αποθηκευμένες με το ίδιο όνομα αλλά σε διαφορε-

τικούς φακέλους.

ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ Στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου, πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος (με το X) για

να κλείσετε το έγγραφο Η ανακοίνωσή μου, αφήνοντας ανοιχτό το Έγγραφο1 για την επόμενη

ενότητα.

84 Κεφάλαιο 2 Εργασία με αρχεία

Συμβατότητα αρχείων με προηγούμενες εκδόσεις

των προγραμμάτων του Office

Τα προγράμματα του Microsoft Office 2010 χρησιμοποιούν μορφές αρχείων που βασίζονται

στην Επεκτάσιμη Γλώσσα Σήμανσης (Extensible Markup Language) ή, απλώς XML. Αυτές οι

μορφές, οι οποίες ονομάζονται Ανοιχτές Μορφές αρχείων XML του Microsoft Office, παρουσιά-

στηκαν για πρώτη φορά στο Microsoft Office 2007.

Οι Ανοιχτές Μορφές αρχείων XML του Microsoft Office έχουν τα παρακάτω πλεονεκτήματα:

• Το μέγεθος του αρχείου είναι μικρότερο επειδή τα αρχεία συμπιέζονται κατά την αποθή-

κευση, με αποτέλεσμα να απαιτείται λιγότερος χώρος δίσκου για την αποθήκευση του αρ-

χείου, καθώς και λιγότερο εύρος ζώνης για την αποστολή αρχείων με ηλεκτρονικό ταχυ-

δρομείο, μέσω δικτύου, ή μέσω του Διαδικτύου.

• Είναι δυνατή η ανάκτηση τουλάχιστον ενός μέρους του περιεχομένου αρχείων που έχουν

υποστεί βλάβη, επειδή τα αρχεία XML μπορούν να ανοίξουν σε ένα πρόγραμμα

επεξεργασίας απλού κειμένου όπως το Σημειωματάριο.

• Η ασφάλεια είναι μεγαλύτερη επειδή οι τυπικές μορφές αρχείων (π.χ. docx) δεν είναι δυ-

νατόν να περιέχουν μακροεντολές, και είναι εφικτός ο εντοπισμός και η αφαίρεση προσω-

πικών δεδομένων από τα αρχεία. (Το Word 2010 και το Word 2007 παρέχουν μια

διαφορετική μορφή αρχείου — την .docm — για έγγραφα που περιέχουν μακροεντολές.)

Κάθε πρόγραμμα του Office 2010 προσφέρει διάφορες μορφές αρχείων οι οποίες παρέχουν συ-

γκεκριμένα οφέλη. Στις μορφές αρχείων και τις προεκτάσεις ονομάτων αρχείων για τα έγγραφα

του Word 2010 συγκαταλέγονται οι εξής:

• Έγγραφο του Word (.docx)

• Έγγραφο Word με ενεργοποιημένες μακροεντολές (.docm)

• Πρότυπο του Word (.dotx)

• Πρότυπο Word με ενεργοποιημένες μακροεντολές (.dotm)

• Έγγραφο XML του Word (.xml)

Στις μορφές αρχείων και τις προεκτάσεις ονομάτων αρχείων για βιβλία εργασίας του Excel 2010

περιλαμβάνονται οι εξής:

• Βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsx)

• Βιβλίο εργασίας του Excel με δυνατότητα μακροεντολών (.xlsm)

• Δυαδικό βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsb)

• Πρότυπο του Excel (.xltx)

• Πρότυπο του Excel με δυνατότητα μακροεντολών (.xltm)

• Πρόσθετο του Excel (.xlam)

Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων 85

Στις μορφές αρχείων και τις προεκτάσεις ονομάτων αρχείων για παρουσιάσεις του PowerPoint

2010 συγκαταλέγονται οι εξής:

• Παρουσίαση του PowerPoint (.pptx)

• Παρουσίαση με δυνατότητα μακροεντολών του PowerPoint (.pptm)

• Πρότυπο του PowerPoint (.potx)

• Πρότυπο με δυνατότητα μακροεντολών του PowerPoint (.potm)

• Προβολή του PowerPoint (.ppsx)

• Προβολή με δυνατότητα μακροεντολών του PowerPoint (.ppsm)

• Πρόσθετο του PowerPoint (.ppam)

• Παρουσίαση XML του PowerPoint (.xml)

• Παρουσίαση εικόνων του PowerPoint (.pptx)

Επιπλέον, από το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως κάθε προγράμματος είναι διαθέσιμοι και

άλλοι τύποι αρχείων οι οποίοι δεν αφορούν αποκλειστικά ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα, όπως

αρχεία κειμένου, ιστοσελίδες, αρχεία PDF, και αρχεία XPS.

Συμβουλή Τα σημειωματάρια του OneNote αποθηκεύονται σε φακέλους. Για πληροφορίες σχετικά

με τις μορφές αρχείων του OneNote, δείτε την ενότητα «Περιήγηση στο παράθυρο προγράμματος

του OneNote» στο Κεφάλαιο 18, «Εξερεύνηση του OneNote 2010».

Μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο που έχει δημιουργηθεί στο Office 2003, το Office XP, το Office

2000 ή το Office 97 στο αντίστοιχο πρόγραμμα του Office 2010, αλλά δεν θα είναι διαθέσιμες οι

νέες δυνατότητες του Office 2010. Το όνομα του αρχείου εμφανίζεται στη γραμμή τίτλου με τη

φράση [Λειτουργία συμβατότητας] στα δεξιά του. Μπορείτε να δουλέψετε σε λειτουργία

συμβατότητας, ή να μετατρέψετε το αρχείο στη νέα μορφή, αφού πρώτα μεταφερθείτε σε προ-

βολή Παρασκηνίου, πατήστε στην επιλογή Πληροφορίες, και μετά πατήστε στο κουμπί Μετα-

τροπή της ενότητας Λειτουργία συμβατότητας. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να πατήσετε

στην επιλογή Αποθήκευση ως σε προβολή Παρασκηνίου για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο

του αρχείου στην τρέχουσα μορφή.

Αν συνεργάζεστε με άτομα που χρησιμοποιούν κάποιο από τα Office 2003, Office XP, Office

2000 ή Office 97, μπορείτε να αποθηκεύετε τα έγγραφά σας σε μια μορφή την οποία θα μπο-

ρούν και αυτοί να ανοίξουν και να χρησιμοποιήσουν, επιλέγοντας την αντίστοιχη μορφή αρχείου

με το επίθεμα 97-2003 από τη λίστα Αποθήκευση ως. Εναλλακτικά, οι χρήστες αυτοί μπορούν

να κατεβάσουν το πακέτο συμβατότητας του Microsoft Office για τις μορφές αρχείων Word, Ex-

cel, και PowerPoint από την τοποθεσία Ιστού Κέντρο Λήψης της Microsoft (στη διεύθυνση

download.microsoft.com), ώστε να μπορούν να ανοίγουν αρχεία της τρέχουσας έκδοσης του Of-

fice στην έκδοση που διαθέτουν.